“Dores” em farmácias

 Falta de mercadorias em todas as seções

Quando o cliente entra na loja e percebe que alguns produtos estão faltando na prateleira,
isso pode levá-lo a crer que o dono da loja não tem dinheiro para comprar mais produtos ou
que os funcionários são desleixados e não arrumam a loja como deveriam.
*Bom mix de produtos na farmácia é essencial para atender necessidades do cliente.
 Não há autosserviço na farmácia
Os consumidores gostam de autonomia de decisão na hora da compra e o autosserviço é uma
forma deles escolherem os produtos que precisam sem a necessidade de pedir ajuda aos
funcionários. A falta do autosserviço desestimula a compra desse perfil de cliente e acaba
diminuindo as vendas. Nas drogarias, é possível criar seções de autosserviço com produtos de
perfumaria.

*Disposição dos produtos na farmácia facilita compra do cliente

 Falta de serviços dentro da loja

Atender bem é primordial para qualquer tipo de varejo, ainda mais quando falamos de
farmácia, em que o cliente tem necessidades específicas, principalmente relacionadas à saúde
e cuidados pessoais. Se você cobra algum valor para ele usar a balança ou medir a pressão, ele
pode usar isso como fator de decisão para não ser um cliente fiel da sua farmácia. Entre ir a
uma drogaria que não cobra pelo serviço ou ir à sua, você já sabe qual ele vai escolher, não é?

Dificuldades de Gestão
1. Rastreabilidade
Rastreabilidade é a capacidade de traçar o histórico de determinado produto, seja ele uma
matéria prima, um semiacabado ou um produto acabado. Este conceito se torna fundamental
e obrigatório quando estamos falando de medicamentos ou produtos que tem uma influência
direta na saúde do consumidor.
O rastreamento permite a identificação das matérias primas utilizadas na fabricação de um ou
outro produto acabado. A partir da identificação podemos saber sob quais circunstâncias é
realizada a produção dos alimentos, por exemplo. E caso surja algum problema com
determinado lote de produção ou com determinado lote de matéria prima utilizada que possa
afetar a saúde pública, é possível realizar o ‘recall’ de todo o lote contaminado, caso
necessário.
Além de realizar a retirada do lote do mercado, também é absolutamente necessário entender
com precisão as possíveis causas da falha, assim como os principais envolvidos, sejam eles
recursos humanos ou máquinas. Exatamente por isso é praticamente obrigatório controlar a
produção, sabendo quem realizou as etapas X ou Y de fabricação e em qual maquinário. E,
ainda, compreender se todo o processo padrão foi seguido da maneira correta.
O controle de todas essas informações naturalmente necessita um sistema informatizado e,
mesmo assim, muitas empresas acabam utilizando em excesso papéis que muitas vezes não
garantem a confiabilidade ideal no armazenamento e gerenciamento das informações.
2. Utilização excessiva de papéis
Normalmente, é necessário que documentos físicos sejam armazenados por um período de
tempo determinado, como prova e garantia de que todos os processos estão sendo
respeitados e seguidos conforme as normas vigentes do seu segmento.
Registramos e armazenamos informações sobre:
 Limpeza da área;
 Limpeza das máquinas e equipamentos;
 Limpeza das vestimentas;
 Lotes de matéria prima utilizados para fabricação;
 Responsáveis pela fabricação em cada uma das etapas;
 Responsáveis pela movimentação física e liberação de materiais;
 Tempo necessário para fabricação em cada uma das etapas;
 Lotes de fabricação;
 Testes de qualidade feitos durante as etapas de produção;
 Testes de qualidade feitos nas matérias primas utilizadas para fabricação;
 Testes de qualidade nos ambientes e máquinas utilizados para fabricação;

Esses simples exemplos mostram como é robusta e complexa a necessidade de controle do

seguimento. Tudo para garantir que o produto final atenda as expectativas do consumidor
final sem gerar nenhuma reação adversa.
Transforme cada uma dessas linhas em um documento de frente única (muitas vezes esses
registros consomem mais de uma página). Agora, vamos imaginar que cada um desses
documentos são necessários para a produção de um único lote. Em um mês é produzido 1 lote
por dia em ritmo contínuo de produção. Acumulamos, então, a necessidade de 220
documentos (11 documentos * 20 dias úteis por mês) no período de um único mês. Digamos
que as falhas humanas acarretem uma perda ou retrabalho no registro de 20% dos
documentos. Chegamos ao valor de 264 folhas por mês (220 * 1,2).

Quando colocamos na ponta do lápis, o custo dessas folhas normalmente é irrisório quando
comparado com os custos diretos de fabricação. Mas imagine o retrabalho no momento de
organizar os documentos já estamos falando de homem hora, um custo muito mais
significativo para empresa. Pior que isso, imagine que a ANVISA está realizando inspeção e os
documentos solicitados não estão presentes. Já estamos falando na possibilidade de multas
salgadas, ou pior, impossibilidade de continuar a produzir. E o último e pior cenário possível: a
contaminação de um lote não consegue ser identificada, deixando colocando em riscao a
contaminação de usuários finais ou fazendo com que seja necessário um recall gigantesco.

3. Gestão dos documentos

Como a demanda acaba sendo consideravelmente complexa, existe a necessidade de criar
áreas na empresa com foco em gerenciar os documentos que precisam ser preenchidos para
atender todas as normas regulamentadoras vigentes.
Além de atuar como gerente na cobrança da entrega completa, também vemos esforços
direcionados para o controle das revisões, armazenamento, validação e organização.
Normalmente a área da garantia da qualidade é responsável por estas atividades que são
essenciais para esse segmento. Veja alguns problemas que normalmente encontramos:
Controle das revisões dos modelos dos documentos
Muitas vezes, as diversas áreas produtivas são responsáveis por preencher o mesmo
documento em diversas etapas diferentes. Para a otimização do tempo, essas áreas imprimem
lotes significativos deste documento para todos os responsáveis por preenchê-lo. Imagine que,
após imprimir esse lote, o documento sofra alguma alteração e todo o lote impresso precise
ser descartado. Ou pior, já foram preenchidos e precisam ser transferidos, manualmente, para
os novos documentos. O retrabalho é enorme.

Validação dos documentos

Após o preenchimento de cada documento, é necessário que um funcionário valide todas as
informações preenchidas confira se todos os campos necessários estão preenchidos. Esta
tarefa gera uma mão-de-obra sendo alocada para uma tarefa que poderia ser automatizada,
elevando o custo.

Organização dos documentos em databooks

Cada área possui um ritmo que depende da própria natureza do trabalho em si. Nem sempre a
área de garantia da qualidade recebe esses documentos na ordem certa e, antes de armazenar
esses documentos, após a validação, é necessário reorganizá-los, até para facilitar a
identificação de pendências e o próprio armazenamento. A organização desses documentos
pode ser chamada de databook. O databook deve reunir todas as informações pertinentes a
produção daquele lote.

Armazenamento dos documentos

Em certos momentos vemos a necessidade de armazenar documentos por 2,3 e até por 5 anos
antes de poder descartá-los. São dezenas ou até centenas de milhares de páginas estocadas.
Por isso, é recomendado um espaço especial para armazenamento que poderia ser utilizado
para outras finalidades.
O que vemos acima que vimos acima são formas de reduzir ao mínimo possível o erro humano,
que sempre vai existir no registro e controle das atividades quando feito manualmente, além
de criar garantias de que a organização está apta e dentro das normas reguladoras que a rege.

4. Avaliação de indicadores
A análise de indicadores coletados na produção se mostra essencial para a manutenção de
boas práticas na produção. Essa observação depende das coletas que são feitas e registradas
nos documentos. Imagine, mais uma vez, o retrabalho que é procurar informações que são
colocadas nos documentos, um a um, e, em seguida, transferir essas informações para um
ambiente em que elas possam ser analisadas.
A análise de indicadores é passo importantíssimo para entender:
 os principais erros durante a produção;
 as principais causas de reprovação de lote;
 os principais índices de desperdício durante a produção;
 quais os principais recursos, humanos ou máquinas, geram esse desperdício;
Além dos indicadores de produção, temos outros indicadores comuns que nos ajudam a definir
qual é o melhor fornecedor, qual matéria prima estabelece um melhor resultado em
determinados testes de qualidade e quais são os testes que mais reprovam os lotes de
produção, por exemplo.

5. Controle de investimento em projetos de pesquisa e desenvolvimento

Para empresas do setor químico, o investimento no desenvolvimento e melhoria de seus
produtos, além da inovação e trabalho com novas linhas de produtos deve ser contínuo.
Gerenciar o custo real de um projeto de pesquisa e desenvolvimento sem as ferramentas
adequadas para tal é uma árdua tarefa. Porém, saber o momento de desistir ou mudar o rumo
da pesquisa é o que fará a diferença no futuro da sua indústria.
Em diversos momentos, uma equipe de projetos se vê diante de dezenas ou centenas de
iniciativas diferentes, com escopos, tarefas, prazos, requisitos de qualidade e orçamentos
diferentes, e precisa se organizar para obter melhor resultado possível. A dificuldade está em
organizar uma equipe de projetos, o que não é uma tarefa nada fácil e nem sempre é feita com
as ferramentas adequadas. Por isso, na prática, é comum vermos equipes de projetos mal
organizadas, o que resulta em projetos com problemas de qualidade, atrasos na entrega e
orçamentos comprometidos.

6. Gestão do negócio
A atividade fim da empresa precisa estar ligada com todos os aspectos administrativos que
contribuem diretamente para a tomada de decisão e saúde da empresa de uma maneira
indireta.
Precisamos identificar melhorias sempre que possível, trabalhando com metodologias e
ferramentas que possibilitem a otimização dos processos, gerando assim o aumento da
produtividade e a diminuição de falhas na compra das matérias primas até a entrega do
produto acabado.
Para que o planejamento de compra e produção funcione é necessário gerenciar muito bem o
estoque de toda a cadeia. Avalie quais são suas principais restrições produtivas e qual produto
merece maior atenção através de análises de rentabilidade dos produtos por volumes,
receitas, custos, vendedor, regiões, grupos e por clientes.
Administrar com inteligência o tempo de recursos se traduz em aumento da lucratividade pela
diminuição dos custos diretos e indiretos de fabricação e aumento da produtividade,
antecipando, assim, o retorno sobre o investimento.
Previsão de Demanda

Previsão estratégica nada mais é do que o planejamento estratégico da produção, vendas e

finanças de qualquer empresa. Ela permite que os administradores desses sistemas prevejam o
futuro e possam tomar decisões assertivas sobre precificação, posicionamento, potencial de
mercado, aquisição e expansão.

Possuem dois tipos de modelos de previsão de demanda:

Qualitativo: Utiliza análises e avaliações feitas por especialistas. Não apresenta um nível de
precisão muito alto por não apresentar a realidade do negócio.

Quantitativo: Utiliza fatores matemáticos e de estatísticas para a análise, permitindo a

identificação de fatores.
 Fluxo de Estoque
Manter o fluxo de estoque funcionando perfeitamente dentro de uma empresa não é
uma tarefa tão simples. O estoque de uma empresa é o volume de capital parado, ou seja,
quanto maior seu estoque parado, maior a perda de dinheiro. O fluxo de estoque é essencial
para que possamos ter conhecimento da quantidade exata de produtos que a empresa
necessita, a produtividade aumenta, os custos diminuem, as perdas são diminuídas e o capital
de giro pode ser investido em outros recursos dentro da própria empresa. Veja algumas dicas a
seguir:
 Prazo de entrega e volume de venda

Conheça o prazo de entrega dos seus fornecedores e o volume de vendas médias semanais.
Manter o estoque baixo significa otimização dos processos de compra e vai exigir menos
capital de giro imobilizado. Procure manter o estoque somente para a semana ou mês
seguinte.

 Evite grandes estoques

Produto em estoque é um produto desvalorizando e correndo o risco de perda, roubo ou

extravio. Evite comprar grandes quantidades apenas pelo desconto do seu fornecedor, além
disso, um grande estoque evolve um grande espaço de armazenamento, aumentando o seu
custo de aluguel.

 Datas comemorativas

Em datas de maior vendas para sua empresa, aumente seu estoque para atender a demanda.
Nesses períodos é melhor se prevenir e ter produtos disponíveis para a venda. Mas cuidado,

Grande parte das empresas não conseguem ter um controle eficaz de seus produtos,
tendo uma falha em mensurar se o consumo dos materiais está de acordo com as
necessidades do seu negócio além da possibilidade de desvios, impacto nas vendas e
produtividade de funcionários.

Controle de estoque tem condições de quantificar o volume disponível de cada item dentro da
empresa e também quanto dinheiro esses produtos valem.

Empresas que tem dificuldade em fazer um controle eficaz. Falha em mensurar se o consumo
dos materiais está de acordo com as necessidades do seu negócio além da possibilidade de
desvios e o impacto nas vendas e produtividade de funcionários;