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Alternate | Technologies – Documentação - Última revisão: 05/08/2015 – Revisão III

FórmulaCerta

Rastreabilidade de
cápsulas

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Alternate | Technologies – Documentação - Última revisão: 05/08/2015 – Revisão III

INTRODUÇÃO
Vamos inicialmente relembrar a regra de escolha de cápsulas usadas em versões
anteriores do FórmulaCerta:

As cápsulas eram escolhidas através do argumento “CDCAPX”, com ele era possível
cadastrar tipos de cápsulas:
 Gelatinosas;
 Incolores;
 Amiláceas;
 EnTéricas;
 Envelope.
Além disso, indicava-se o volume interno e externo das mesmas.

Outro argumento envolvido com a escolha de cápsulas é o “PESOCAP”, com ele


indicávamos o peso da cápsula vazia para uso no módulo Peso Médio. Tínhamos
também o argumento “CORCAP”, que permitia cadastrar as cores das cápsulas que
tínhamos em estoque e a prioridade de escolha das mesmas. Atualmente estes três
argumentos serão substituídos por uma nova tabela dentro do módulo: Parâmetros.
Esta tabela consolidará todos os argumentos anteriores e com ele você terá
inúmeras vantagens e flexibilidade ao sistema.

A primeira mudança é que agora cada cor de cápsula passa a ser um produto único,
com estoque exclusivo, preço exclusivo, movimentação exclusiva, etc., ou seja,
cada cor de cápsula terá o seu código e será um produto único, portanto você
precisará mudar o modo como mantêm o cadastro destas cápsulas. Veja como
proceder:

Acesse o módulo Produtos (Arquivos | Produtos). Aqui você deve cadastrar todas as
suas cápsulas. Por exemplo:
Você tinha um único código para cápsula gelatinosa 0 que era o código 59067. As
diferentes cores desta cápsula eram cadastradas no argumento CORCAP em ordem
de prioridade. Para ficar mais claro, vamos usar o exemplo hipotético que a cápsula
gelatinosa número 0 (zero) existe fisicamente em sua farmácia nas cores:
Caramelo/Rosa, Branca/Vinho, Fucsia/Magenta, Azul/Branca e Incolor. Como
proceder agora?

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Localize a cápsula de código 59067 que está cadastrada como cápsula gelatinosa 0
e entre na função Alterar (F3):

Para aproveitar o cadastro altere a descrição incluindo a cor de uma das cápsulas,
exemplo: o código 59067 será a “CAP GELAT 0-CARAMELO/ROSA”:

Na sequência inclua as outras cores que faltam: CAP GELAT 0-BRANCA/VINHO,


CAP GELAT 0-FUCSIA/MAGENTA, CAP GELAT 0-AZUL/BRANCA e a CAP
GELAT INCOLOR 0. Pronto, cada cor de cápsula gelatinosa 0 é um produto
específico com a sua ficha específica. Lógico que será necessário que você acerte os
estoques das novas fichas e da original além de, nas novas fichas, incluir todos os
campos necessários ao cadastro como: preço, setor, unidade, etc.. que deverão ser
idênticos à ficha original.
Note que agora existirão 5 códigos (fichas de produtos) para a cápsula gelatinosa 0
(um para cada cor) e, portanto, será possível controlar estoques, ter preços
diferenciados, estoques mínimos, etc. para cada cor de cápsula.

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Faça a mesma operação para todas as cores e tamanhos de cápsulas que você
tiver estoque e somente após todos os cadastros estarem prontos, você deverá
prosseguir para incluir os dados na nova tabela de cápsulas.

Depois de cadastrar todos os tamanhos e cores de cápsulas será preciso cadastrar


os volumes (interno/externo), prioridades de cores, etc. Veja como proceder:

Estando na janela principal do módulo Parâmetros (Arquivos | Parâmetros), clique


na aba Tabela de cápsulas | Tabela de cápsulas – Rastreabilidade. Será
apresentada a nova tabela e nela estarão todas as cápsulas anteriormente
cadastradas. Na seção Tipo de cápsulas estarão todos os tipos de cápsulas
cadastradas no seu banco de dados. Selecione o tipo para o qual irá incluir as
cores:

Em seguida localize a seção Cores. Nela haverá uma cor com a descrição Padrão:

Edite esta cor, colocando na descrição uma das cores usadas na sua farmácia:

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Agora basta incluir as outras cores que serão usadas para o tipo de cápsula
selecionado, neste exemplo, as cápsulas gelatinosas coloridas:

Note que na seção Volumes as cápsulas que estavam com a cor padrão agora
estão com a cor azul/cinza. Você deve manter a cor apenas na cápsula que
realmente tem esta cor e editar as outras, informando a cor correta:

Neste exemplo mostramos as cápsulas tipo gelatinosas. Faça o mesmo com os


outros tipos de cápsulas que você utiliza, exemplo Incolores, Entéricas, etc.

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Volumes e pesos das cápsulas

O FórmulaCerta utiliza para os cálculos da escolha do tamanho da cápsula e para o


cálculo da quantidade do excipiente, a metodologia volumétrica.

Para facilitar você deve previamente ter em mãos os seguintes dados:


tamanhos e respectivas cores das cápsulas utilizadas, exemplo: números
4,3,2,1,0,00.

Sugerimos utilizar, os volumes internos sugeridos pelos fornecedores de


cápsulas. Pode haver uma pequena variação de um fornecedor para outro,
porém esta variação pouco influenciará na escolha do tamanho da cápsula.

Importante: O FórmulaCerta considera a unidade volumétrica microlitros (µl)


para o cálculo dos volumes internos e externos das cápsulas.

Para transformar a unidade mililitro (mL) em microlitro (µl), multiplique a


quantidade em mL por 1000.
1 mL 1000 µl

Para transformar a unidade microlitro (µl) em mililitro (mL), divida a quantidade em µl por
1000.
1 µl 0,001 mL

Sugerimos que configure seu FórmulaCerta com os seguintes volumes internos e


externos (em microlitros = µl):

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Cápsulas Volume Interno (µl) Volume Externo (µl)

00 950 (=0,95mL) 2000 (=2,00mL)

0 680 (=0,68mL) 1640 (=1,64mL)

1 500 (=0,50mL) 1060 (=1,06mL)

2 370 (=0,37mL) 850 (=0,85mL)

3 300 (=0,30mL) 650 (=0,65mL)

4 210 (=0,21mL) 350 (=0,35mL)

As informações acima poderão ser ajustadas de acordo com a realidade de cada


farmácia. Você poderá copiar os volumes internos e externos informados
no argumento CDCAPX.
Obs.: o Volume Externo das cápsulas deve ser informado para que o
FórmulaCerta escolha da embalagem (pote) com capacidade adequada para acomodar o
total de cápsulas.

Peso da cápsula
Cápsulas
vazia (mg)

00 121

0 103

1 78

2 60

3 47

4 40

A tabela acima (Peso da cápsula vazia) é apenas ilustrativa. Para o cálculo do


Peso da Cápsula vazia, utilize uma amostra de 20 unidades e verifique o peso
médio desta amostra (encontre o peso de 1 cápsula, dividindo o a massa total
por 20). No FórmulaCerta você deve usar a unidade “mg” para informar este
campo.
Você poderá copiar os pesos das cápsulas vazias informados no argumento PESOCAP.

Após finalizar o cadastro, veja como ficará a tabela de volume das cápsulas
GELATINOSAS:

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Nesta seção é importante observar que:

1) Na coluna do peso da cápsula vazia (para uso no módulo de peso médio) o peso
da cápsula vazia 00 cor vinho/branca é de 121 mg enquanto que a mesma cápsula
00 com a cor verde/branca tem o peso de 117,740 mg, e assim por diante.

2) As cápsulas gelatinosas de tamanho 0 têm quatro opções de cores e a cor de


prioridade 4 (branca/branca) está inativa ou seja, não entrará na escolha.
Provavelmente, esta cor está em falta no estoque e, portanto, teve o seu Status
modificado para Inativo (I).

Veja a seguir, o ambiente pronto, com todos os cadastros e ajustes já efetuados:

Pronto! Agora sua nova tabela para escolha de cápsulas está pronta para ser
utilizada. Neste momento você poderá ligar o novo parâmetro TABCAP e usufruir do
novo esquema e novos controles.

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TABCAP
Função: Este argumento define se a sua farmácia usará o novo método de escolha
de cápsulas disponível a partir da versão 5.2.
Manutenção: Na opção de menu Arquivos | Parâmetros, informe a tabela 31
(Receitas).
Argumento: TABCAP
Parâmetro: S ou N. O padrão do sistema é N.

Mude o parâmetro para S, como mostra a figura a seguir:

Uma vez alterado o parâmetro deste argumento, os argumentos antigos deixam


de funcionar e a nova tabela de cápsulas passa a comandar todas as escolhas.
Portanto, é fundamental que antes de ligar o TABCAP, você acerte todos os
cadastros necessários para que o mesmo funcione adequadamente.

Entenda agora, como funcionará a regra de escolha do tamanho/cor


da cápsula, através do FórmulaCerta (argumento TABCAP = S)

O FórmulaCerta utiliza para os cálculos da escolha do tamanho da cápsula e para o


cálculo da quantidade do excipiente, a metodologia volumétrica.

Entenda através do exemplo abaixo, o comportamento do sistema até a versão 5.8


– service pack 5:
1) Imagine que na sua farmácia existam 3 cores de cápsulas gelatinosas 00:

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Prioridade 1 = Branca/vinho

Prioridade 2 = Verde/Branca

Prioridade 3 = Incolor

Um cliente encomenda em sua farmácia, 3 fómulas de cápsulas e coincidentemente


para todas elas você usará o tamanho 00 para manipula-las. Ao incluir estas
receitas você informará o mesmo número de requisição (versão não PAF-ECF),
mudando apenas o número de série, exemplo 090-0, 090-1, 090-2.

Na 090-0 será selecionada a cápsula branca/vinho (prioridade1);


Na 090-1 será selecionada a cápsula verde/branca (prioridade2);
Na 090-2 será selecionada a cápsula incolor (prioridade3);
NOVA REGRA: Alteração na regra de escolha da cor da cápsula:
A partir do Service Pack 6 do FórmulaCerta 5.8 o sistema passou a
escolher a cor da cápsula a partir do nome do paciente contido na
receita e não mais em função do número de série do orçamento/receita.

Veja abaixo o Cenário 1 com Regra Antiga e com a Nova Regra:

Cenário 1 – Regra Antiga


Dia 19/08/2013
Paciente: João
Orçamento: 090-0 > Cápsula 00 – cor branca/vinho (prioridade 1)
Orçamento: 100-0 > Cápsula 00 – cor branca/vinho (prioridade 1)
100-1 > Cápsula 00 – cor verde/branca (prioridade 2)

Na regra antiga, tomando como base este cenário, a configuração de cores da


cápsula seria exatamente como mostrada na sequencia acima. O que poderia
acontecer neste cenário, por exemplo, é que o paciente estivesse levando duas
fórmulas de cápsulas de tamanho e cores iguais (ao aprovar o orçamento de
número 90 e 100 de final 0). Com isso, uma das fórmulas voltaria para o
laboratório para desmanchar as cápsulas e encapsulá-las novamente com outra cor.

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Com a nova regra, o cenário atual apresentará o seguinte resultado, veja:


Cenário 1 – Nova Regra
Dia 19/08/2013
Paciente: João
Orçamento: 090-0 > Cápsula 00 – cor branca/vinho (prioridade 1)
Orçamento: 100-0 > Cápsula 00 – cor verde/branca (prioridade 2)
100-1 > Cápsula 00 – incolor (prioridade 3)

Veja que a questão das cores iguais não acontece mais! Isto
certamente é mais segurança para o seu cliente!

Supondo que a ordem de aprovação siga a sequencia abaixo, as cores serão


recalculadas e ficarão da seguinte forma:
Orçamento: 100-1 > Cápsula 00 – cor branca/vinho – aprovado como 1º.
Orçamento: 100-0 > Cápsula 00 – cor verde/branca – aprovado como 2º.
090-0 > Cápsula 00 – incolor – aprovado como 3º.

Conclui-se que, independente da ordem de aprovação, o sistema sempre


recalculará e adotará o critério de prioridades de cores para garantir a não
semelhança de cores entre as fórmulas (apenas para inclusão com o mesmo
paciente, na mesma data).

Cenário 2 – Nova Regra


Dia 19/08/2013
Paciente: João
Orçamento: 090-0 > Cápsula 00 – cor branca/vinho (prioridade 1)

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Orçamento: 100-0 > Cápsula 00 – cor verde/branca (prioridade 2)


100-1 > Cápsula 00 – incolor (prioridade 3)

Dia 20/08/2013
Paciente: João
Orçamento: 200-0 > Cápsula 00 – cor branca/vinho (prioridade 1)

No cenário 2, ao cadastrar o orçamento 200, foi mantida a cor branca/vinho


(prioridade 1), pois não havia outra fórmula de cápsula com o mesmo tamanho no
dia 20/08. O sistema considera a regra apenas para inclusões efetuadas no mesmo
dia, para o mesmo paciente.

Detalhes da nova regra


 É obrigatório que o argumento TABCAP esteja igual a S (Sim).
 Como você pode ver, a escolha da cor deixa de ser em função dos números de séries da
receita cadastrada e passa a ser a partir do nome do paciente contido na receita e mais:
o A forma farmacêutica deve ser igual a 1 e a cápsula do mesmo tamanho;
o No cadastro do orçamento o sistema verificará se há algum orçamento cadastrado
no mesmo dia para o paciente (nome do paciente) informado no orçamento atual;
se houver alguma fórmula com forma farmacêutica igual a 1 e cápsula do mesmo
tamanho, então o sistema escolherá a próxima da lista de prioridades (Arquivos |
Parâmetros| Tabela de cápsulas – Rastreabilidade). Não havendo nada no dia,
então a cor será a primeira da lista de prioridades.
o De forma geral o sistema calcula e aplica o critério de cores com base nos
orçamentos e/ou receitas do paciente aprovados no mesmo dia.

Ao cadastrar suas prioridades de cores/tamanhos, você deve tomar o cuidado


para que, principalmente as primeiras cores não coincidam.

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A seguir, um exemplo de tabela:

00 0 1 2 3 4

Prioridade 1 Branca/vinho Caramelo/rosa Branca/laranja Incolor Branca/branca Azul/branca

Prioridade 2 Verde/Branca Azul/Amarela Azul/cinza Amarela/amarela Incolor Verde/Rosa

Prioridade 3 Incolor Azul/Branca Branca/branca Verde/branca Branca/vinho Verde/Branca

Prioridade 4 Branca/branca Incolor Incolor Branca/vinho Verde/branca Incolor

O que fazer quando a cor de prioridade 1 acabar?

Como foi explicado anteriormente, depois de cadastrar todas as cores de cápsulas


disponíveis e informar a prioridade de escolha de cada uma delas o sistema
selecionará as cápsulas de acordo com a ordem informada. O que fazer quando a
cor de prioridade 1 acabar? Basta colocar a cor como Inativa até que novo lote
seja disponibilizado para uso. Veja como proceder:

Siga os procedimentos usados para informar/editar os dados das cápsulas. Pare no


campo Status:

Clique na caixa de listagem e selecione a opção: Inativo.

Pronto! O sistema passará a usar a próxima prioridade como padrão.

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Possibilidade de padronizar o tipo e cor da cápsula de acordo


com o fármaco

Outra inovação é que agora você poderá determinar a cor da cápsula que será
usada em função do fármaco, tipo de cápsula e tamanho usado. Esta alteração foi
feita atendendo ao pedido de muitos usuários. Veja como proceder:

Siga os procedimentos para acessar a Tabela de cápsulas - Rastreabilidade e, lá


clique na aba Cores das Cápsulas / Produtos. Será apresentada a seção Produtos
por volume/COR:

Clique no botão Adicionar e será apresentada a janela Cor Cápsula/ Produto:

No exemplo acima foi adicionado o fármaco “Gincobiloba Ext Seco”, especificando


que quando for utilizado na cápsula com volume interno de 370 µl (= 0,37 mL), ou
seja, na cápsula número 2 (ver tabela anterior), a cápsula escolhida será a do
“tipo” – “I” = INCOLOR. Depois de preencher todas as informações clique no botão
Ok.

Agora veja o caso da Amoxicilina na tela abaixo:

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Veja que pelo cadastro feito acima, no caso de uma fórmula de “Amoxicilina” usar a
cápsula número 2 (370 µl = 0,37 mL) a cor escolhida será branca/verde, no
entanto se a cápsula for a número 1 (500 µl = 0,50 mL) a cor será branca/laranja,
e assim por diante. (Cápsula 0 680 µl = 0,68 mL azul/branca /
Cápsula 00 950 µl = 0,95 mL vinho/branca).

Obviamente o padrão seria ligar um produto a uma determinada cor específica não
importando o tamanho, ou seja, toda a fórmula de amoxicilina, independente do
tamanho da cápsula, será sempre, por exemplo, no TIPO = gelatinosa e na cor
branca/verde. Para isto bastaria cadastrar a amoxicilina na tabela acima
escolhendo sempre a cor branca/verde qualquer que fosse o tamanho da cápsula.
Lógico que para isso seria necessário ter a mesma cor de cápsula em todos os
tamanhos, previamente cadastradas e em estoque. Este exemplo da amoxicilina
serve apenas para mostrar o grau de flexibilidade do novo modelo. Veja a seguir
um modelo de banco de dados com vários fármacos padronizados:

Esta padronização só funcionará quando a fórmula for monodroga, exemplo:


Uma fórmula: spirulina 250 mg, o sistema esquecerá a escolha da cor por
prioridade e escolherá a cor de acordo com tabela acima, ou seja, usará a
incolor.
Já na fórmula: spirulina 250 mg + cáscara sagrada 100 mg, por não ser
monodroga, o sistema escolherá a cor baseado no esquema da prioridade definido na tabela
“tipos de cápsulas/volume”.

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Incluindo novos tipos de cápsulas (clorofila, vegetais, etc.).

Outra grande vantagem deste módulo é a possibilidade de incluir novos tipos de


cápsulas. Suponha que você queira incluir a cápsula vegetal, com seus volumes,
preços etc. Isto será feito de forma simples e rápido. Veja como proceder:

Siga os procedimentos para acessar a nova tabela de cápsulas e na seção Tipo de


cápsulas clique no botão Adicionar, será apresentada a janela cápsula:

No campo Descrição informe vegetal e na sequência o tipo da cápsula - V


(vegetal), e clique no botão OK. Pronto, agora basta você cadastrar as cápsulas
vegetais no módulo Produtos (Arquivos | Produtos), colocar os preços, estoques,
etc. e incluí-las na tabela de volumes informando os dados de cores, prioridades,
tamanho, volumes interno e externo, peso da cápsula vazia, etc.
Feito isto na hora de cadastrar uma receita ou orçamento, basta informar no tipo
da cápsula a letra V de vegetal:

E o sistema usará este tipo em vez do padrão, normalmente padronizado como


gelatinosa (G).

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Você poderá definir o TIPO de cápsula mais utilizado em sua farmácia, para que a
opção escolhida seja sugerida automaticamente no ato do orçamento.
Acesse o módulo: Parâmetros (Arquivos | Parâmetros) - localize o argumento
TIPOCAPDEF. Conheça a síntese do argumento:

TIPOCAPDEF
Função: Este argumento define qual é o tipo de cápsula mais usado em sua
farmácia.
Manutenção: Na opção de menu Arquivos | Parâmetros, informe a tabela 31
(Receitas).
Argumento: TIPOCAPDEF
Parâmetro: inicial da cápsula, por exemplo: I=Incolor, G=gelatinosa colorida, etc.

Como faço para o sistema escolher automaticamente o tipo


“Entérica”?

Em primeiro lugar, você deverá definir a letra que corresponde ao TIPO utilizado
para cápsulas entéricas. Em nosso exemplo, utilizaremos a letra “T”.
Acesse o módulo: Parâmetros (Arquivos | Parâmetros) - localize o argumento
TPCAPENTERICA. Conheça a síntese do argumento:

TPCAPENTERICA
Função: Este argumento define qual é a letra correspondente ao TIPO de cápsula
entérica.
Manutenção: Na opção de menu Arquivos | Parâmetros, informe a tabela 31
(Receitas).
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Argumento: TPCAPENTERICA
Parâmetro: inicial da cápsula, por exemplo: E=ENTÉRICA.

Após efetuar o cadastro do argumento TPCAPENTERICA, acesse o cadastro da


substância que deverá ser acondicionada na cápsula entérica e informe “SIM” em
para Revest. Entérico.
Acesse o módulo: Produtos (Arquivos | Produtos) - localize a substância que
necessita de cápsula entérica, clique em ALTERAR, depois na aba MANIPULADOS |
INSUMOS e informe “SIM” em Revest. Entérico.
Dessa forma, ao efetuar um orçamento/inclusão, o sistema escolherá
automaticamente o TIPO “E” = ENTÉRICA.

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Após a receita estar aprovada, como fazer para trocar uma cor
ou tamanho de cápsula, ou um tipo, ou a prioridade?

Acesse o módulo: Receitas (Saídas | Receitas) e localize uma receita já incluída


(aprovada).

Com a receita na tela, clique em “∑ Excipiente/Cápsulas”, conforme abaixo:

Note que para esta fórmula, o FórmulaCerta escolheu a CAP GELAT 0-CARAMELO/ROSA.

Ao clicar em “∑ Excipiente/Cápsulas”, o sistema abrirá a seguinte tela e


apresentará o menu para efetuar as alterações desejadas:

Será possível alterar:

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- TIPO (o tipo escolhido para o exemplo foi o “G=gelatinosa”. Você poderá efetuar
a troca para a opção I=Incolor ou outro tipo, conforme desejar).

- COR (a cor escolhida para o exemplo foi a CARAMELO/ROSA, prioridade 1


cadastrada na tabela de rastreabilidade. Você poderá escolher outra cor que
desejar).

- PRIORIDADE (a prioridade escolhida foi a 1 = CARAMELO/ROSA. Você poderá


escolher outra prioridade que desejar).
Obs.: a tecla “Alterar Cápsula” só ficará habilitada quando você optar por uma das
opções acima.

Agora, serão apresentados alguns exemplos de como efetuar as 3 opções de


alterações:

ALTERAR TIPO: clique em “Alterar Tipo”, opte por um tipo e em seguida, em


“OK”.

Serão apresentadas todas as cápsulas para o TIPO selecionado, conforme a seguir:

Clique 2 vezes sobre a linha da cápsula escolhida para selecionar. O FórmulaCerta


assumirá a respectiva cápsula.

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ALTERAR A COR: clique em “Alterar COR”.

Serão apresentadas no grid, todas as cores para aquele determinado tamanho de


cápsula. No nosso exemplo, para a cápsula “0” (680 µl = 0,68mL).

Clique 2 vezes sobre a linha da cápsula escolhida para selecionar. O FórmulaCerta


assumirá a respectiva cápsula.

ALTERAR A PRIORIDADE: clique em “Alterar Prioridade”.

Serão apresentadas no grid, todas as cores para aquela determinada prioridade. No


nosso exemplo, para a prioridade 2.

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Clique 2 vezes sobre a linha da cápsula escolhida para selecionar. O FórmulaCerta


assumirá a respectiva cápsula.

A qualquer momento, você poderá restaurar os padrões iniciais e para isto, clique
em “Restaurar Padrões”, conforme tela a seguir:

Observe que ao clicar em “Restaurar Padrões”, o FórmulaCerta retornará à cápsula


escolhida inicialmente: CAP GELAT 0-CARAMELO/ROSA.

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 Todas as alterações serão gravadas e ao efetuar qualquer edição, o sistema


comprometerá o estoque no transitório da nova cápsula escolhida.

 Se você efetuar uma alteração de tamanho de cápsula e em função disto houver a


necessidade da troca da embalagem, o sistema recalculará e sugerirá a nova
embalagem com capacidade adequada ara o armazenamento das cápsulas.

 As alterações de cápsulas só serão possíveis se a receita NÃO estiver com status de


“CONFERIDA”.

 Caso após efetuar alguma alteração de cápsula, você precisar alterar algum outro
campo da Receita, ao final, o sistema retornará ao status inicial, ou seja, o sistema
voltará a assumir a cápsula inicialmente escolhida. Será necessário fazer a alteração
da cápsula novamente em “∑ Excipiente/Cápsulas”.

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