Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

1.1 Database dalam Excel

Database adalah sekumpulan data yang disusun dengan aturan

tertentu sehingga memudahkan kita dalam mengelola dan mem-
peroleh informasi darinya.

Contoh tabel berikut ini merupakan suatu database. Dari

A
tabel tersebut kita dapat dengan mudah memasukkan data
baru, mengedit data, dan mencari informasi tentang alamat
seseorang.

Contoh tabel di bawah ini bukan merupakan database

B
karena data tidak diorganisasi sehingga kita akan sulit untuk
menambahkan data baru, mengedit, maupun mendapatkan
informasi yang bermanfaat.

2
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Database yang sekarang paling banyak dipakai adalah database

relasi. Database relasi biasanya disusun dalam bentuk kolom-kolom
dan baris-baris.

Kolom-kolom (kolom disebut juga sebagai field) biasa

A dipakai untuk pengelompokan jenis data, misalnya nama,
alamat, telepon.

Baris-baris (disebut juga sebagai record) biasa dipakai untuk

B membedakan satu set data dengan data lain. Jadi, satu
baris merupakan satu kesatuan data yang terdiri atas be-
berapa kelompok data. Misalnya data seseorang, disimpan
dalam satu baris yang terdiri atas kolom nama, alamat, dan
telepon.

Lembar-lembar kerja (worksheet) dalam Microsoft Excel (untuk

selanjutnya dalam buku ini disebut sebagai Excel saja) tersusun
dalam kolom-kolom dan baris-baris sehingga Anda dengan mudah
dapat membuat suatu database dalam Excel.

Selain Anda dapat membuat database langsung dalam lembar kerja

Excel, Anda dapat pula mengambil data dan mengolah database dari
program lain. Format database yang dapat diakses oleh Excel antara
lain seperti berikut ini.

3
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

• Microsoft SQL Server OLAP Services (OLAP provider)

• Microsoft Access
• dBASE
• Microsoft FoxPro
• Microsoft Excel
• Oracle
• Paradox
• SQL Server
• Database Text
• Database dari penyedia program lainnya

Anda dapat menggunakan driver ODBC dan driver data source dari
produsen program lain untuk mengakses format database dalam
format lainnya. Jadi, sebetulnya hampir semua format database bisa
diakses Excel, asalkan ada driver yang sesuai.

1.2 Mengolah Database dalam Excel

Pada bagian ini, kita akan belajar dasar-dasar pengolahan database

dalam Excel. Perlu diingatkan bahwa sebetulnya Anda dapat meng-
gunakan semua fungsi, perintah, dan fasilitas lain dalam Excel untuk
mengolah dan mendapatkan informasi dari suatu database. Misalnya
Anda dapat menggunakan fungsi If, fungsi Vlookup, dan lain-lain.

Oleh karena itu, yang dimaksud dasar-dasar pengolahan database di

sini adalah fasilitas yang secara khusus disediakan untuk mengolah
database, sedangkan fungsi-fungsi umum dalam Excel, tidak akan kita
pelajari secara khusus, tetapi akan kita pakai pada kasus-kasus ter-
tentu. Untuk mempelajari fungsi-fungsi dan fasilitas lain dalam Excel,
Anda dapat membaca buku yang dikarang penulis yang sama yang
berjudul "Student Guide Series: Microsoft Office Excel 2007".

4
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

1.3 Membuat Database

Sebagai contoh, bukalah buku kerja (workbook) baru dan buatlah

tabel seperti pada gambar berikut ini. Setelah selesai, simpanlah
dengan nama SIFO1.

Perhatikan bahwa judul database hanya boleh berisi satu baris. Jika
ada dua baris, maka hanya baris yang kedua yang dianggap sebagai
judul database. Selanjutnya seluruh sel di bawah judul akan dianggap
sebagai isi database.

5
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

Database dibagi dalam kolom (column) dan baris (row). Satu kolom
biasa disebut field, mempunyai judul yang unik (tidak sama) terhadap
kolom lain.

Satu baris merupakan satu kesatuan informasi yang sering disebut

sebagai record. Pada contoh gambar di atas, judul database pada
baris nomor 3 terdiri atas judul kolom Counter, NoBon, TgBon,
Sales, KdBr, Banyak, Harga, dan NilaiJual. NilaiJual berisi
rumus "Banyak kali Harga" yang ditulis sebagai =F4*G4 lalu
disalin ke bawah.

1.4 Mengurut Database

Database pada Excel sebetulnya sama saja dengan tabel biasa. Hanya
saja pada beberapa pengoperasian database, diperlukan syarat antara
lain harus mempunyai judul kolom yang unik (tidak boleh ada yang
sama) pada setiap kolomnya. Perintah mengurutkan data yang akan
kita bahas tidak hanya berlaku pada database, tetapi dapat dilakukan
pada tabel biasa. Untuk mengurutkan tabel biasa atau database
lakukanlah langkah-langkah berikut ini.

Bloklah pada range tabel yang akan diurutkan. Disarankan

1 judul tabel tidak perlu ikut diblok.

2 Urutkan tabel yang diblok.

Memblok Tabel
Jika database besar, cara memblok yang cepat adalah dengan
langkah-langkah berikut ini.

1 Bawa penunjuk sel pada pojok kiri atas tabel data.

6
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Shift+End+Ö 

Shift
+
End
+
Ø

1 2 3

Tahan tombol Shift lalu tekan berturut-turut tombol End,

2
panah kanan.

Tahan tombol Shift lalu tekan berturut-turut tombol End,

3 lalu panah bawah dan lepas tombol Shift.

Mengurut Tabel
Jika pengurutan dilakukan berdasar kolom paling kiri dari range yang
diblok, maka cukup Anda lakukan:

Klik menu (tab) Data lalu klik ikon Sort A to Z untuk peng-
A
urutan menaik.

7
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

Klik menu (tab) Data lalu klik ikon Sort Z to Z untuk peng-
B
urutan menurun.

Jika kunci pengurutan bukan pada kolom paling kiri, maka lakukan
langkah-langkah berikut ini.

2 1

Pilihlah menu (tab) Data kemudian klik icon Sort sehingga

1 muncul kotak dialog Sort.

Pada Sort by klik dan pilih nama kolom yang akan dijadikan
2 kunci pengurutan. Jika Anda ingin menambahkan kunci
pengurutan kedua dan seterusnya, kliklah tombol Add
Level.
Pilihan Sort On untuk memilih pengurutan berdasar isi sel
(Value), Cell Color (warna sel), Font Color (warna font), atau
Cell Icon (ikon sel). Pilihan Order untuk memilih arah
pengurutan.

8
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Setelah selesai Anda tentukan pilihan-pilihan pengurutan,

klik OK.

1.5 Penyaringan AutoFilter

Fasilitas AutoFilter dipakai untuk menyaring data sehingga database

akan ditampilkan sesuai pilihan pada saringan atau filternya. Perha-
tikan bahwa data aslinya tidak akan hilang, meskipun pada saat
digunakan AutoFilter, sebagian data tidak akan ditampilkan. Untuk
mengaktifkan AutoFilter, lakukanlah langkah-langkah berikut ini.

1 2

Bloklah seluruh judul kolom database, baris-baris data

1 tidak perlu diblok.

2 Pilih menu (tab) Data > Filter.

9
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

Untuk menonaktifkan kembali filter, cukup Anda pilih kembali menu

(tab) Data > Filter.

Perhatikan bahwa begitu AutoFilter aktif, maka pada setiap

judul kolom akan muncul tombol pilihan. Tombol-tombol pilihan
tersebut dapat dipakai untuk menentukan filter atau saringan
yang dipakai.

1.6 Menggunakan AutoFilter

Sebelum menggunakan AutoFilter, simpanlah terlebih dahulu buku

kerja sekarang dengan nama baru SIFO2. Setelah AutoFilter aktif,
kita dapat menggunakan AutoFilter dengan beberapa cara seperti
berikut ini.

Menyaring yang Isinya Sama dengan Nilai Tertentu

Untuk menyaring data yang isinya sama dengan nilai tertentu, kita
tinggal memilih nilai yang diinginkan dari tombol pilihan pada setiap
judul kolom. Jika kita menggunakan lebih dari satu judul kolom, maka
data yang ditampilkan hanya yang memenuhi semua syarat pada
kolom-kolom yang ditentukan.

Sebagai contoh, jika Anda ingin menampilkan data pada buku kerja
SIFO2 yang counternya "DAGO", maka cukup Anda pilih pilihan
tersebut pada tombol pilihan COUNTER.

Jika kemudian Anda memilih pada tombol pilihan TGBON dengan

pilihan 16-11-2007, maka data yang ditampilkan adalah yang
counternya "DAGO" sekaligus tanggal bonnya harus "16-11-2007".

10
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Membatalkan Saringan
Untuk membatalkan saringan pada satu kolom saja, maka kita tinggal
memilih pilihan Select All pada tombol pilihan kolom yang ber-
sangkutan. Jika ingin membatalkan semua filter, gunakan menu (tab)
Data > Filter.

Pilihan Custom pada AutoFilter

Pilihan Custom dipakai untuk membuat syarat penyaringan yang
bervariasi. Sebagai contoh, misalnya kita menginginkan data yang
ditampilkan hanya yang banyak barangnya antara 10 sampai 20,
lakukanlah langkah-langkah berikut ini.

Klik tombol pilih filter pada kolom Banyak, kemudian tunjuk

1 Number Filters > Custom Filter sehingga muncul kotak
dialog Custom AutoFilter.

11
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

1 2

Pada isian Show rows where: pada pilihan pertama,

2 pilihlah Is greater than or equals to lalu pada kotak nilai
pilih atau ketik nilai awalnya, yaitu 10. Selanjutnya pada
pilihan kedua pilihlah is less than or equals to lalu pilih
atau ketik nilai akhirnya, yaitu 20. Untuk menghubungkan
dua syarat gunakan pilihan And.
Klik tombol OK jika sudah selesai.

Perhatikan bahwa Excel menyediakan dua syarat yang dapat dire-

lasikan dengan operator And dan Or. Gunakan And jika ingin dua
syarat harus dipenuhi, atau gunakan Or jika ingin salah satu syarat
saja yang harus dipenuhi.

12
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Kotak pilihan sebelah kiri untuk memilih cara pembandingan dan

kotak pilihan sebelah kanan untuk mengetik atau memilih nilai yang
dibandingkan.

Pada pembandingan data text atau karakter –misalnya

nama sales–, Anda dapat menggunakan karakter "?" untuk
mewakili satu karakter apa saja, dan Anda dapat juga
menggunakan karakter "*" untuk mewakili suatu seri karakter
apa saja. Misalnya teks "An?" bisa berarti "Ani", "Ana", "Ane"
dan lain lain, sedangkan teks "An*" bisa berarti "Ani", "Anita",
"Anneke", dan lain-lain.

1.7 Menambahkan SubTotal

Excel menyediakan fasilitas untuk mengelompokkan database ber-

dasar nilai kolom tertentu, dan menambahkan nilai subtotal pada tiap
kelompok, serta menambahkan total keseluruhan pada akhir tabel
seperti pada gambar berikut ini.

Untuk mengelompokkan data dan menambahkan subtotal, lakukanlah

langkah-langkah berikut ini.

13
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

Sebagai data contoh bukalah buku kerja SIFO1. Setelah itu

1 bloklah seluruh tabel, mulai judul kolom sampai baris
terakhir yang akan disertakan dalam proses.

Urutkan data berdasar kunci subtotal akan dibuat, yaitu

2 dengan memilih menu (tab) Data > Sort. Untuk contoh
sekarang, urutkanlah data berdasar Counter.

Pilih menu Data > Subtotals sehingga muncul tampilan

3 seperti pada gambar di bawah ini.

14
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

4 Beri tanda pilih pada pilihan yang Anda kehendaki.

Pilihan Add subtotal to untuk menampilkan nilai subtotal
pada kolom yang dipilih. Pilihan Replace current
subtotals untuk menimpa subtotal yang sudah ada. Pilihan
Page break between groups untuk menyisipkan pemisah
halaman tiap kelompok subtotal. Pilihan Summary below
data untuk menambahkan nilai total keseluruhan (grand
total) di bagian paling bawah data. Tombol Remove All
untuk menghapus atau membatalkan pengelompokan dan
penambahan subtotal.

Klik tombol OK jika sudah ditentukan semua pilihan. Setelah

5
selesai, simpanlah buku kerja dengan nama baru SIFO3.

Perhatikan bahwa Excel akan secara otomatis menambahkan ikon-

ikon dan gambar garis di sebelah kiri lembar kerja, yang berguna
untuk melihat dan mengatur penampilan subtotal, yaitu:

Ikon berupa angka digunakan untuk menampilkan tingkat

A atau level pengelompokan. Nomor satu untuk menampilkan
grand total saja, nomor dua untuk menampilkan grand total
dan subtotal saja, sedangkan nomor tiga untuk menam-
pilkan grand total, subtotal, dan seluruh itemnya.

Ikon berupa tanda minus, dipakai untuk menyembunyikan

B isi dalam tingkat yang bersangkutan, sedangkan ikon tanda

15
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

plus, dipakai untuk menampilkan kembali isi dalam tingkat

yang bersangkutan.

1.8 Latihan dan Contoh Kasus

Berikut ini diberikan beberapa latihan dan contoh kasus sederhana

untuk mencoba penguasaan materi yang sudah diberikan sebelum-
nya.

Buatlah tabel seperti tampak di bawah ini dan simpanlah

A
dengan nama Nilai01.

16
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Cara membuat tabel di atas:

Isilah tabel seperti biasa. Anda dapat memasukkan data

1 yang berbeda atau menambahkan data, makin banyak
jumlah data makin baik (sebagai contoh dan latihan).

Untuk mengisi data rata-rata, pada sel E4 ketiklah rumus

2 =AVERAGE(B4:D4) kemudian salinlah ke bawah.

B Urutkan data berdasar nama siswa dan simpanlah dengan

nama Nilai01a. Setelah itu urutkan berdasar nilai rata-
rata dengan urutan menurun dan simpanlah dengan nama
Nilai01b.
Cara mengurutkan data:

Blok range data tanpa judul kolomnya. Pada contoh di atas

1 adalah range A4:E15.

Untuk mengurutkan data berdasar nama siswa (kolom

2 pertama), cukup Anda pilih menu (tab) Data lalu klik ikon

17
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 2007

Sort A to Z . Selanjutnya untuk menyimpan dengan

nama baru gunakan perintah Office Button > Save As.

Untuk mengurutkan data berdasar nilai rata-rata, gunakan

3 menu Data > Sort. Selanjutnya untuk menyimpan dengan
nama baru gunakan perintah Office Button > Save As.

C Buatlah AutoFilter, kemudian coba tampilkan data yang rata-

rata nilainya minimal 80. Simpanlah hasilnya dengan nama
Nilai01c.

Cara membuat AutoFilter:

1 Bloklah judul kolom.

2 Pilih menu (tab) Data > Filter.

Klik pada Rata-Rata, kemudian pilih Number Filters lalu

3 Custom Filters. Selanjutnya pada pilihan Show rows
where: pilihlah Is greater than or equal to dan isi
nilainya dengan 80, lalu klik OK.

18
 Modul 1: Dasar-Dasar Database dalam Excel

Dari tabel Nilai01 buatlah tampilan-tampilan berikut ini.

A Data yang nilai Mat, Fis, dan Kim semuanya minimal 80.
Simpanlah dengan nama Nilai01d.

Data yang namanya diawali huruf A. Simpanlah dengan

B nama Nilai01e.

19