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E MODELAGEM
DE PROCESSOS
Introdução
É crescente a necessidade de as empresas se renovarem a fim de se
manterem competitivas frente à concorrência, e criar novos modelos
de negócio como estratégia é uma opção inteligente. Nesse contexto,
o business process management (BPM) vem ocupando espaço cada vez
maior na pauta estratégica das empresas.
Neste capítulo, você verá as principais atividades executadas na fase de
planejamento do BPM; a governança sobre os processos com o estabeleci-
mento de estratégias, objetivos e abordagens para promover mudanças e
estrutura do BPM; classificação, coleção e repositórios, seleção e priorização
de processos, bem como as armadilhas comuns no planejamento do BPM.
Outro fator não menos importante é preparar o ambiente para que este possa receber
as mudanças necessárias. Sabemos que, em qualquer tipo de mudança organizacional,
uma das barreiras mais potentes é a resistência às mudanças.
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Todo processo de planejamento deve ser realimentado, ou seja, uma vez que a atividade
de BPM é contínua, é preciso controlar a execução atualizando dados e informações
se necessários, para manter o trabalho estável (ABPMP, 2013).
Abordagens
Você sabe o que é governança? Veja algumas abordagens de diferentes autores
sobre o tema:
Estratégias
Para Korhonen (2007 apud ELOGROUP, 2015), os membros da estrutura devem
se reunir periodicamente visando ao ajuste de políticas, responsabilidades
e papeis de atuação. Além disso, devem garantir que os processos estejam
alinhados à estratégia da organização.
É preciso ter em mente que a governança de processos deve ser pautada por regras e
padrões que estabeleçam como deve se dar a relação e integração entre os gestores
de áreas funcionais e gerentes/donos de processos, definindo as responsabilidade e
autoridade de cada um. Do contrário, o resultado é o fracasso do processo, pois este não é
viável sem acordos e ajustes entre todos os envolvidos. Os gerentes de processos devem
coordenar todo o processo e se reportar aos donos do processo, que possuem autoridade
para tomar decisões, sempre que houver necessidade de mudanças (ABPMP, 2013).
Falando sobre mudanças, você sabe que, mesmo que traga benefícios, ge-
ralmente não são bem vistas. Toda mudança gera situação de desconforto,
insegurança e ansiedade, muitas vezes pela falta de informações corretas, o
que faz com que as pessoas usem a imaginação de forma negativa a respeito
delas. Por isso, os objetivos das mudanças devem ser claros e de conhecimento
de todos na organização, seja por meio do Manual de Gestão do BPM ou pelos
canais de comunicação oficiais da organização. O impacto inicial do BPM
atinge os membros da organização a partir das fases de análise, modelagem e
otimização de processos, por isso a gestão da mudança deve estar presente em
todas as fases do BPM, indiferentemente de qual seja, em maior ou menor escala,
dependendo do projeto em questão (BALDAM; VALLE; ROZENFELD, 2014).
A equipe de BPM é permanente na estrutura organizacional e responsá-
vel por coordenar as diversas ações que compreendem o gerenciamento de
processos. Veja a sua composição (BALDAM; VALLE; ROZENFELD, 2014):
Objetivos
Veja os objetivos da governança de processos (VEYRAT, 2016):
Para o alcance dos objetivos por meio das iniciativas apresentadas, é preciso
a execução direta e o controle dos processos da organização, coordenação
e visão geral da gestão de processos e a integridade e confiabilidade dos
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Gerenciamento de coleções
Todas as empresas possuem vários processos de trabalho. Os produtos e
serviços que elas oferecem possuem um processo para serem gerados. Dessa
forma, as empresas lidam com variados processos, que gera uma coleção
de processos. Como diz Gonçalves (2000, p. 6) “as empresas são grandes
coleções de processos”.
https://goo.gl/AFvbQ
Reuso — uma coleção de modelos de processo pode servir como uma fonte
valiosa para modelos de processos novos, especialmente quando os modelos
existentes contêm comportamento que também ocorre em outros processos
(por exemplo, a forma como os clientes são cobrados).
Repositório de processos
Repositório de processos é uma localização central para armazenar informação
sobre o modo como as organizações operam. Essas informações podem estar
contidas em várias mídias, com o mecanismo de armazenamento apropriado
para cada uma. São várias as funções do repositório, como comunicar sobre
o que é o processo, a forma de aplicá-lo e o responsável pela sua execução;
identificar e validar a solução apropriada dos problemas identificados; e permitir
a compreensão das entradas e dos resultados esperados. Além disso, mantém
informações para a medição, análise, melhoria e controle de processos do ne-
gócio (ABPMP, 2013). O entendimento dos elementos básicos de um processo
colabora para a criação de repositórios.
São funcionalidades específicas do repositório (YAN; GREFEN, 2011):
Avaliação
Descrição
Item problema G U T Total Priorização
1 Roubo a 5 4 3 12 2º
transeuntes
2 Assalto a 5 5 5 15 1º
estabelecimentos
comerciais
3 Furto a residências 4 4 3 11 3º
4 Transeuntes com 3 2 2 7 4º
medo de sair na rua
Cabe destacar que, assim como outras formas de priorização, o GUT também está
sujeito à variação dos valores, dependendo dos avaliadores daquele momento.
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https://goo.gl/cGWoXT
Estabelecer acordos fica mais difícil, principalmente para as pessoas que não
possuem autoridade sobre o trabalho, mas possuem a responsabilidade de
fazê-lo acontecer e dar certo (ABPMP, 2013).
Pode-se concluir que é preciso estar comprometido com os objetivos do
BPM e com foco no resultado que se deseja alcançar. A equipe deve estar
informada sobre todas as etapas do processo e estar unida, trabalhando em
um sistema de colaboração.
ABPMP. BPM CBOK Guia para o gerenciamento de processos de negócio corpo comum
de conhecimento. V3.0. [São Paulo]: BPM, 2013. Disponível em: <http://c.ymcdn.com/
sites/www.abpmp.org/resource/resmgr/Docs/ABPMP_CBOK_Guide__Portuguese.
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BALDAM, R.; VALLE, R.; ROZENFELD, H. Gerenciamento de processos de negócio — BPM:
uma referência para implantação prática. Rio de Janeiro: Elsevier Brasil, 2014.
BRASIL. Procuradoria Geral da República. Secretaria Jurídica e de Documentação.
Manual de gestão por processos. Brasília: MPF/PGR, 2013.
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2015. Disponível em: <http://elogroup.com.br/conhecimento/insights/governanca-
-de-bpm-abordagem-para-a-governanca-de-bpm-parte-1/>. Acesso em: 25 set. 2017.
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MARCONDES, J. S. Matriz de priorização de GUT (Gravidade × Urgência × Tendência):
o que é?. 2016. Disponível em: <http://www.gestaodesegurancaprivada.com.br/
matriz-de-priorizacao-de-gut/>. Acesso em: 25 set. 2017.
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Leitura recomendada
PAVANI JUNIOR, O.; SCUCUGLIA, R. Mapeamento e gestão por Processos — BPM: gestão
orientada por meio de objetos. São Paulo: M. Books do Brasil, 2011.
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