CÓDIGO: U-PR-11.005.

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LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO: VERSIÓN: 0.0
ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
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DOCUMENTAL
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: 11 SUBPROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Elaborar el instrumento archivístico esencial para la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los Archivos de Gestión, Central e Histórico de la Universidad.

ALCANCE: Inicia con la compilación de la información institucional y termina con la aprobación de las TRD por parte del Comité de Archivo de Sede o Comité Nacional de
Archivo para las Sedes de Presencia Nacional. Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que forman parte de la estructura orgánico – funcional de la
Universidad.

DEFINICIONES:
1. Archivos de Gestión: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación,
resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.
2. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas de la vida de los documentos desde su producción, recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración al Archivo Histórico.
3. Comité de Archivo de Sede: Órgano asesor del Consejo de Sede en materia de archivos. Estudia y decide sobre las modificaciones de las TRD que sean necesarias con
posterioridad al aval del Comité de Archivo de la Institución.
4. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención
y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
5. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.
6. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
7. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
8. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla y describirla
9. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.
10. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o
contables.
11. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
(Fuente: Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario actualizado)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley 594 de 2000, Art. 24. Ley General de Archivos.
2. Tablas de Retención y transferencias documentales, Mini-Manual No. 4. Archivo general de la Nación, 2001
3. Acuerdo 039 de 2002. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.
4. Resolución 385 de 2003. Rectoría General Universidad Nacional de Colombia. “Por la cuál se fijan las Políticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan
los Comités de Archivo”.
5. Resolución 386 de 2003. Rectoría General Universidad Nacional de Colombia. “Por la cuál se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad”.
6. Guía para la Implementación de un programa de gestión documental. Archivo General de la Nación, 2006.
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

CONDICIONES GENERALES:

1. Se debe conocer el Acto Administrativo de creación o reestructuración de la oficina para la cual se elaborará la TRD.
2. Las TRD deben ser revisadas y actualizadas por cada oficina por lo menos cada dos años y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y / o
funcionales que la afecten. Las modificaciones que surjan serán evaluadas por la Unidad de Archivo de Sede o la oficina que haga sus veces y aprobadas por el
Comité de Archivo de Sede.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE

DEPENDENCIA O CARGO Y/O INFORMACIÓN O
UNIDAD DE GESTIÓN PUESTO DE APLICATIVOS
TRABAJO INFORMÁTICOS
Se compila la información institucional contenida
en:
- Disposiciones legales, actos administrativos y
otras normas relativas a la creación, y Formato de Hoja de cálculo
Compilar la cambios estructurales de la Universidad Soporte Excel
Unidades de
1 información (decretos, acuerdos, resoluciones). Jefe o Normativo por
Archivo
institucional - Estructura interna vigente, manuales de dependencia
funciones y procedimientos. diligenciado
- Organigrama actual, actos administrativos de
creación de oficinas y asignación de
funciones.
A través de la encuesta se identifican las
unidades documentales producidas por la oficina
Aplicar
en desarrollo de sus funciones, se analiza la
encuesta a Jefe o Formato de
producción y trámite de los documentos y se Unidades de Documento
2 los Coordinador encuesta
identifican los valores primarios de la Archivo Word
productores de Unidad diligenciado
documentación. Con la aplicación de la encuesta
documentales
se complementa la información recolectada en
las fuentes institucionales.
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ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE

DEPENDENCIA O CARGO Y/O INFORMACIÓN O
UNIDAD DE GESTIÓN PUESTO DE APLICATIVOS
TRABAJO INFORMÁTICOS
Con base en el análisis de la información
recolectada en las actividades previas, se
Analizar e conforman las series y subseries de la oficina
Jefe o
interpretar la con sus respectivos tipos documentales, se Unidades de N/A
3 Coordinador N/A
información establecen sus tiempos de retención en cada Archivo
de Unidad
recolectada fase de archivo y se determina el destino final de
la documentación (conservación, selección,
eliminación).
Formato de
Elaborar Partiendo de las series y subseries Jefe o Tabla de
Unidades de
propuesta de documentales producidas por cada dependencia, Coordinador Retención Hoja de cálculo
4 Archivo
TRD. se elabora la propuesta de TRD. de Unidad Documental Excel
diligenciado

Presentar
La propuesta de TRD se presenta a los Jefe o
TRD a Unidades de N/A
5 respectivos productores de la información para Coordinador N/A
Productores Archivo
su revisión y sugerencias. de Unidad
documentales

Acta del
Presentar
La propuesta de TRD se presenta ante el Comité Jefe o Comité de N/A
TRD al Unidades de
6 de Archivo de Sede para su estudio y aval. Coordinador Archivo
Comité de Archivo
de Unidad
Archivo
TRD firmada
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Sección de Archivo y Unidades de Archivo de Nivel Nacional,

ELABORÓ Correspondencia Sedes Palmira Coordinación UN SIMEGE Medellín, Manizales, Bogotá y Palmira y
REVISÓ APROBÓ
Sección de Archivo Sede Manizales Secretarías de Sede de Presencia Nacional
Jefes y Coordinadores de Archivo,
Analista y Coordinador UN SIMEGE Nodo Secretarios de Sede de Orinoquía y Caribe,
CARGO Coordinadoras de Sección
CARGO Nacional CARGO Delegada de la Secretaría de Sede de
Amazonía

FECHA 17 de septiembre de 2008 Septiembre de 2008 25 de septiembre de 2008

FECHA FECHA