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DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS
DOCUMENTAÇÃO
As instituições públicas ou privadas conservam e guardam muitos documentos para poderem ser
utilizados para alguma finalidade específica em um determinado momento.
Ele pode também ser fonte de algo que ensine, prove ou comprove algum fato.
A documentação são métodos que tem a finalidade de produzir, sistematizar, distribuir e utilizar estes
documentos.
A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são
consultados com frequência e ficam próximo de quem utiliza.
A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são
pouco usados.
A terceira fase/ idade é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo
tendo então um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.
ARQUIVO
Podem ser criados devido a um trabalho executado e são conservados como evidência do passado para
fins informativos, culturais ou como prova de alguma contestação futura.
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03/04/2020 Noções de documentação e arquivo - Central de Favoritos
Tipologia: configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou ou
natureza do conteúdo. Ex.: Ata de reunião de um condomínio
Tipos de arquivos:
Arquivos correntes, intermediários e permanentes.
Arquivo Corrente:
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Consta também no artigo 8º § 1º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos
público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo
importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à
grande possibilidade de uso que apresentam e são conhecidos também como arquivos ativos.
Arquivo Intermediário:
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo
pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo
CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.
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03/04/2020 Noções de documentação e arquivo - Central de Favoritos
Consta também no artigo 8º § 2º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos
público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Arquivo Permanente:
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor
secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber
como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser
eliminados.
Organização de arquivos
Os arquivos devem ser organizados com segurança e simplicidade para que seu acesso seja fácil e
rápido. Deve-se prestar atenção nas condições de preservação para que o documento não se deteriore
e nem se extravie e tomando cuidado com os documentos sigilosos para que seja acessado apenas
pelas pessoas autorizadas.
Métodos de arquivamento:
Métodos Básicos:
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03/04/2020 Noções de documentação e arquivo - Central de Favoritos
3.1 Método numérico simples: Número do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
3.2 Método numérico cronológico: Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data.
Muito usado em repartições públicas.
3.3 Método numérico digito-terminal: A ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o
arquivamento mais rápido e eficiente. Caso sejam iguais a ordenação se dará pelos dois dígitos
anteriores e assim sucessivamente.
Ex.: 001.298 Pedrinho Abelha 033.298 Mariazinha Camacho 305.118 Joaninha Pereira 785.654 Joãozinho
Cardoso
Ordem de arquivamento:
Métodos padronizados:
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