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ENTRAR NO SISTEMA

Entrar no Sistema é o primeiro passo e o mais essencial para se fazer o uso do mesmo.

SEPARADOR “BEM-VINDO”

Logo ao iniciar, o sistema apresentará está tela, inclusa dentro do separador denominado
“Bem-Vindo”, que contém, em si, botões de atalho para várias outras áreas sugestivas.
SEPARADOR “DASHBOARD”

Sempre, logo ao iniciar o sistema, bem ao lado do separador “Bem-vindo” estará o separador
“Dashboard”, como separador padrão.

SEPARADORES DE MENÚS

Tabelas

ENTIDADES
Selecionando este menu, imediatamente o sistema apresentará uma lista das entidades já existentes,
registradas ou não no sistema e a possibilidade de se efetuar um novo registro de entidades. Deve-se salientar
que há a possibilidade de ir direto para o registro específico de entidade (Cliente ou Fornecedor), assim
assinalada em amarelo.
Ao clicarmos nesta seta acima marcada por vermelho, é aberta a possibilidade de efetuar o registro
de contatos e moradas, como é mostrado abaixo:

Contatos

Selecionado o menu Contatos, será apresentado uma lista de contatos e a possibilidade de criação
de um novo contato, como é apresentado abaixo:

Selecionado o menu “Novo”, marcado acima por vermelho, será apresentado a seguinte tela para realizar
o registro de contatos:
Moradas

Selecionado o menu “Moradas”, será apresentado uma lista de moradas e a possibilidade de


criação de uma novo morada, como é apresentado abaixo:

De igual modo que em “Contactos”, ao selecionar-se o menu “Novo”, marcado acima por vermelho,
será apresentado a seguinte tela:
Vendas

Compras

Stocks

CONTAS
O menu principal do módulo de contas é constituído por quatro grupos, Conta, Movimentação,
Consulta e Configuração. O primeiro grupo, contem o acesso às janelas de inserção de conteúdo onde
pode criar as contas de negócio, as rubricas, categorias e os tipos de conta.
Poderá contornar estas funcionalidades e inserir o conteúdo base disponível no painel de
configuração (explicado mais à frente no manual). O segundo grupo, contem o acesso à gestão de
movimentação. Aqui poderá aceder às janelas de Movimentos Manuais, Movimentos Programados e
Orçamentação.
O grupo de consulta dá acesso ao relatório de extrato e outros relatórios. Por fim a configuração
de tesouraria completa o menu principal.
Contas
Na criação de contas deverá definir obrigatoriamente um nome, descrição e tipo para a conta.
Pode criar o tipo de conta que assim desejar, recorrendo à janela “Tipos”. O tipo “Caixa” e “Banco” são
tipos pré-definidos do sistema.
Os campos “Saldo máximo” e “Saldo de Aviso” são utilizados para avisos de saldo, sendo que o
primeiro é lançado se o saldo da respetiva conta exceder o montante definido, e o segundo caso o saldo
seja inferior ao mesmo.

Rubricas
As rubricas têm como campos obrigatórios “Nome” e “Descrição”. Poderá adicionalmente
inserir uma imagem que será apresentada nas impressões das listagens. Posteriormente serão atribuídas
ou não aos movimentos.

O campo “tipo predefinido” dá a possibilidade de escolher um tipo de movimento para associar


automaticamente ao movimento aquando da seleção da respetiva rubrica em questão.
Categorias
As categorias têm como campos obrigatórios “Nome” e “Descrição”. Assim como nas rubricas
pode ser introduzida uma imagem. Podem ser inseridas em árvore, ou seja, poderá criar subcategorias de
uma categoria principal.

Tipos de Conta
Um tipo de conta apenas necessita de uma descrição. De salientar que o tipo de conta “Caixa” e
“Banco”, com os códigos 1 e 2 respetivamente, não podem ser eliminados e/ou editados.

Movimentos Manuais
A janela de movimentos manuais pode ser usada tanto para consulta dos movimentos como para
lançamento dos mesmos. Aqui poderão ser lançados movimentos de forma individual, ou por
reconhecimento de extrato.
Poderá também realizar transferências de montante ou de movimentos entre contas. De salientar
que para realizar qualquer tipo de operação terá de ter selecionada uma conta de negócio. O menu
principal é constituído por sete grupos.
O grupo de edição contem as operações básicas de edição. O segundo grupo contem as
funcionalidades de transferência, falaremos mais detalhadamente das mesmas mais à frente. De seguida
está disponível o botão “Extrato” de conta, se esta estiver selecionada.
O quarto grupo, com Reconciliação de Extrato em rodapé, inicia a funcionalidade de
reconciliação bancária. Esta funcionalidade vai ser explicada detalhadamente mais à frente no manual.
Em seguida vem o grupo “Arquivo Digital”. Por fim, o grupo de impressão para criação e visualização
de listagens dos movimentos.

Na janela de movimentos manuais destacam-se dois painéis com funcionalidades distintas. O


primeiro contem a listagem dos movimentos consoante a conta selecionada 8 e intervalo de datas. O
segundo painel contem o formulário para a criação de um movimento ou consulta do mesmo.

Listagem de Movimentos

A listagem de movimentos apresenta os movimentos na conta selecionada que contenham o


campo “Data de Registo” entre as datas escolhidas no cabeçalho. Adicionalmente poderá agrupar os
movimentos da lista por tipo de movimento (crédito e débito).
Quanto às colunas da grelha, o campo “Pendente” demonstra se um dado movimento é ou não
pendente. Movimentos pendentes não são tidos em conta no saldo efetivo. De salientar também que os
movimentos gerados a partir de movimentos programados são listados como pendentes e são validados
nesta mesma listagem ou nos detalhes do movimento no painel abaixo.
As seguintes colunas da listagem apresentam os dados base dos movimentos, a descrição,
rubrica, categoria, data de registo, data de vencimento, tipo (crédito ou débito) e o valor. As ultimas duas
colunas apresentam o saldo calculado da listagem, divididas em saldo a crédito e saldo a débito. Existe
uma situação particular para a existência de movimentos anteriores ao intervalo de datas selecionado.
Caso esta situação aconteça é apresentado um movimento com a descrição “Saldo Anterior” na
grelha. Como o próprio nome indica, este movimento fictício contem os montantes calculados de todos
os movimentos anteriores à data inicial de pesquisa.

Detalhes de Movimento
O painel detalhes de movimento tem como principal intuito criar movimentos. Os campos
obrigatórios dos movimentos são “Data de Emissão”, “Data de Vencimento”, “Valor” e tipo de
movimento (crédito ou débito). Os restantes campos podem ser omitidos se assim o desejar.

Este painel também serve para edição de movimentos, de salientar que apenas movimentos
manuais podem ser editados. Para editar um movimento, selecione-o com um duplo clique na grelha de
movimentos.

Transferências
Para realizar uma a transferência de montante, clique no botão no menu principal desta janela
(“Movimentos Manuais”). Assim que aparecer a janela de transferência selecione a conta de destino e o
montante a transferir. Após confirmar a transferência, irá ser gerado um movimento em cada conta em
questão (origem e destino). Para atribuir rubrica e categoria automaticamente aos movimentos
resultantes, terá de ir à configuração do módulo de contas.

Para efetuar uma transferência de movimentos, primeiramente selecione os movimentos a


transferir da listagem de movimentos. De seguida clique na opção “Transferência de Movimentos” no
menu principal e escolha a conta de destino na janela de transferência. Os movimentos serão então
transferidos na integra para a conta de destino e serão gerados os contra movimentos na conta de origem.
O campo "Observações" será adicionado à descrição do movimento original e do movimento
resultante da transferência. Caso a transferência seja apagada uma outra observação será adicionada à
descrição do movimento original salientando que a transferência foi apagada.

Reconciliação Bancária
A reconciliação bancária consiste na importação de extratos de movimentos para o sistema de
contas. Estes movimentos a importar são cruzados com os movimentos já existentes afim de executar a
reconciliação.
De forma a facilitar a integração de movimentos, é necessário configurar um modelo dos dados a
importar para estes serem reconhecidos de forma automática. Esta funcionalidade é acionada na janela
de “Movimentos Manuais”, pressionando a combinação de teclas “CTRL+V” ou a arrastar o conteúdo
para a listagem de movimentos.
A janela de configuração do modelo também pode ser acionada no menu principal. O
reconhecimento de rubricas e categorias de forma automática é possível caso se definam os respetivos
dicionários de reconhecimento. Estes dicionários recorrem a expressões regulares para identificar
padrões de texto na descrição do movimento a importar.
Ao gerar os dados base do modulo de tesouraria ou no momento de criação de uma conta, serão
adicionadas algumas das expressões para as rubricas e categorias já existentes.

Criação de Modelo de Reconciliação


O modelo de reconciliação serve para identificar os campos dos movimentos com os campos do
extrato a importar. Para iniciar a configuração terá de previamente de copiar uma linha (pelo menos) de
exemplo do seu extrato ou pdf de “home banking” (qualquer conteúdo desde que seja texto dividido em
colunas ou seja ‘\t’).
Também pode copiar o cabeçalho da tabela de extrato, mas certifique-se que este é consistente
com o conteúdo nas linhas seguintes da tabela. Os campos obrigatórios simbolizados a negrito não
podem ser ignorados, “Data de Criação”, “Descrição” e “Montante”. A “Data de Vencimento” pode ser
ignorada, sendo assim é atribuído o valor da data de criação à data de vencimento.
Descriminação de Montante
A identificação do Montante pode ser feita de três formas diferentes, “Montante com sinal”,
“Colunas Débito e Crédito” e “Coluna de Tipo”. A imagem acima mostra a janela de “Novo Modelo” de
importação com a descriminação de Montante com sinal.
Neste caso a identificação do tipo de montante (débito ou crédito) é feita pelo sinal do montante,
se for negativo é um débito, positivo será um crédito. A descriminação de montante “Colunas Débito e
Crédito” identifica os tipos de montante em colunas distintas. Para cada tipo terá de identificar a coluna
respetiva como no exemplo seguinte.

A descriminação de montante “Coluna de Tipo” identifica o tipo de montante pela identificação


de texto especifico na coluna que representa o tipo. O campo tipo de movimento vai identificar a coluna
onde a expressão que representa o tipo de movimento vai aparecer.
O campo “Expressão Regular” serve para identificar o texto representativo de um débito, caso
não seja reconhecida a expressão é atribuído o tipo crédito. Por fim será necessário identificar a coluna
do montante.
No caso da expressão regular do exemplo acima apresentado, o movimento a importar será
reconhecido como “Débito” se na coluna “Tipo de Movimento” estiver contido “debt”, “debito” ou
“débito”. As expressões regulares podem ser testadas na respetiva janela de testes de expressões, caso
tenha alguma incerteza quanto à mesma, falaremos mais particularmente acerca deste tópico mais à
frente.
Importação de Extrato
Para inicializar a importação de extrato copie o conteúdo do mesmo e pressione ‘CTRL+V’ na
janela de movimentos manuais, ou arreste o conteúdo para cima da grelha de movimentos manuais.
Atenção o conteúdo a importar terá de ser consistente com o modelo que definiu, se assim não for
nenhum movimento será reconhecido ou os valores serão inconsistentes com os valores reais.
Caso um modelo de importação já estiver definido para a conta em questão uma nova janela
aparecerá com os movimentos reconhecidos automaticamente. Desta janela também tem acesso à
reconfiguração do modelo.

Os movimentos reconhecidos aquando da importação podem ser distinguidos como repetidos ou


novos. Para que um movimento seja reconhecido como repetido a data de emissão, o montante e o tipo
de montante terão de coincidir com um movimento já existente (ou estarem dentro do intervalo de
tolerância de datas e montante, se definidos).
Movimentos Repetidos
Os movimentos repetidos que forem escolhidos serão atualizados no respetivo movimento já
existente, substituindo parcialmente o conteúdo do mesmo. 15 Para os movimentos que não forem
escolhidos serão apagados os respetivos movimentos já existentes. Para criar um movimento novo em
vez de substituir o conteúdo do repetido ou apaga-lo, clique no botão “Novo Movimento” para mover o
movimento repetido selecionado.
Novos Movimentos
Os movimentos novos que forem escolhidos são gerados normalmente. Os movimentos que não
forem escolhidos serão ignorados. Movimentos que foram previamente listados como repetidos podem
ser transferidos de novo para a tabela repetidos, clique no botão “Movimento Repetido”.
Configuração de Modelo de Reconhecimento
A janela de Configuração do Modelo permite definir a rubrica e categoria geral, assim como as
tolerâncias de datas e montante nos reconhecimentos. A rubrica e categoria geral é atribuída caso não
seja encontrada nenhuma ocorrência nos respetivos dicionários.

As tolerâncias são usadas para auxiliar a identificação dos movimentos repetidos. Caso não
sejam definidas, um movimento repetido só é reconhecido como tal se tiver o montante e data
exatamente correspondentes ao movimento já existente.

Em relação ao reconhecimento de repetidos e ao funcionamento que as tolerâncias têm no


reconhecimento, seguimos o seguinte exemplo: se definir uma tolerância de montante de 10€, o
movimento a importar será reconhecido como 16 repetido se o seu montante estiver a uma distância de
10€ do movimento original (tanto no sentido positivo como negativo).
A mesma lógica é usada na tolerância de datas. De salientar também que a cada tolerância é
acrescentado um desvio de forma a identificar movimentos que estejam fora, mas muito perto do
intervalo das tolerâncias. Se forem identificados vários movimentos correspondentes ao movimento a
inserir, o movimento que estiver mais próximo do novo será o escolhido.
Para cada rubrica existente no sistema poderão ser atribuídas as respetivas tolerâncias, para tal
terá de se dirigir à opção dicionário de rubricas. No próximo tópico iremos aprofundar mais este aspeto.
Configuração Dicionários de Reconhecimento
Os dicionários de reconhecimento são usados para atribuir aos movimentos a importar as
respetivas rubricas e categorias. Verificam através de expressões regulares a ocorrência de determinados
padrões de texto nas descrições dos movimentos a importar. À primeira correspondência atribuem
automaticamente a respetiva rubrica/categoria.

No caso do dicionário de rubricas poderá definir as tolerâncias especificas para cada rubrica. O
comportamento será idêntico as tolerâncias gerais, sendo que neste caso se estiverem definidas as
tolerâncias de rubrica, as tolerâncias gerias serão ignoradas.

Para verificar se a expressão regular é válida poderá clicar no botão verificar na lista do
dicionário, ou na palavra “aqui” na caixa de texto de ajuda.
A janela de teste de Expressões regulares (figura acima), mostra alguns exemplos básicos da
aplicação de expressões regulares. Poderá testar a ocorrência da sua expressão na caixa com o texto a ser
reconhecido, para tal insira a expressão a testar no campo “Expressão” e clique no botão procurar.
Caso a expressão corresponda a algum padrão da caixa de texto, o respetivo texto será
selecionado. Terá de ter em atenção que se uma expressão não for suficientemente complexa pode fazer
com que esta seja sempre reconhecida em qualquer descrição dos movimentos, o que resultará no
reconhecimento da mesma categoria/rubrica para todas as importações.
Tente distinguir nas expressões os padrões de texto contidos na descrição que são únicos e
característicos da respetiva categoria/rubrica. Estas expressões regulares utilizam símbolos para dar
lógica à identificação do texto. Existem imensos símbolos para estas expressões, mas o mais útil para
utilizar 18 neste caso é a barra vertical. A barra vertical simboliza um “ou”, assim poderá distinguir
várias palavras na mesma expressão.

Movimentos Programados
Os movimentos programados são utilizados para gerar movimentos de forma recorrente. Como
campos obrigatórios temos a conta, valor, tipo e prazo de pagamento, assim como a recorrência.

Como exemplo, na imagem acima podemos ver um movimento programado do pagamento da


luz. Em particular, a recorrência é definida como mensal, com o intervalo de datas a conter o ano de
2015 e o lançamento a cada dois meses.
Isto resulta em seis movimentos gerados que após a gravação são adicionados à listagem de
movimentos manuais, no entanto estes movimentos são gerados como pendentes. Como já foi explicado
no tópico dos movimentos manuais, para validar estes movimentos gerados através de movimentos
programados, na janela “Movimentos Manuais” terá de retirar a flag pendente.
Recorrência
A recorrência varia entre quatro tipos, Diária, Semanal, Mensal e Anual. No caso de ser
Semanal, Mensal ou Anual a seleção da recorrência é idêntica para estas três. A imagem acima apresenta
o caso de uma recorrência Mensal, são definidas duas datas, inicial e final, e um intervalo entre
ocorrências, ou seja, “a cada”.
O caso da recorrência diária já varia um pouco do contexto das anteriores, sendo que em vez de
selecionar um “a cada dia”, é possível selecionar os dias da semana que querem que o movimento
ocorra. Os intervalos de datas mantêm-se iguais aos outros 20 casos. O seguinte exemplo demonstra o
lançamento de uma recorrência para todos os dias úteis do ano de 2015.

Após todos os movimentos recorrentes serem validados, poderá renovar a recorrência do


movimento, sendo que o intervalo de datas será incrementado com a mesma diferença de datas anterior e
o mesmo tipo de recorrência. Assim que renovar a recorrência, os movimentos manuais gerados
anteriormente, perderão a referência ao seu movimento programado e passarão a ser tratados como
movimentos manuais.
Extrato
O relatório de extrato apresenta todos os movimentos contidos no sistema. Pode descriminar a
pesquisa pelos seguintes parâmetros: conta, intervalo de datas, rubrica, categoria e tipo de movimento.
Para os parâmetros conta, rubrica, categoria e tipo, poderá incluir todos os valores, selecionando
‘[Todas]’ ou no caso do tipo “Ambos”.
Existe também a possibilidade de incorporar a faturação validando o campo faturação. Para
definir a atribuição das rubricas de faturação poderá ir à configuração da tesouraria, este passo será
explicado mais à frente no tópico configuração.
Após o clique em “Executar” ou “F5” a respetiva listagem dos movimentos aparece segundo os
parâmetros escolhidos. Os movimentos obtidos geram dois gráficos que descriminam as rubricas por
tipo de movimento (débito e crédito).