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Sistema de información para la gestión 1

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¿QUÉ ES UN ERP?

Definición

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP,


enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que
integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se


caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una
única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción,
ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos,
GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes,
pedidos, nóminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integración de
todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de
facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra
aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento
de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de
negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de
toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimización de los procesos empresariales.


Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna
(integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesari de reingeniería).

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del


negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente
manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y
disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software


empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptables

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la


compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de
inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga
un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
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proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de


distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos
movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener
varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la
desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el
margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de
captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un
ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de
todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra
protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de


departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los
ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con
los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control
de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de


cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o
parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible
que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa
no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de
programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos
procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe
hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de
cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.


Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce
como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles
de cada usuario, es un todo. Esto es: es un único programa (con
multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una base de datos
centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP
con la de una suite de gestión.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o
aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).
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Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido


a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la
parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y
desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en
tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la
aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son


todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas;


solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando
el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la
implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.


Definición del modelo de negocio.
Definición del modelo de gestión.
Definición de la estrategia de implantación.
Evaluación de oportunidades para software complementario al producto
ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
Análisis del cambio organizativo.
Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
Implantación del sistema.
Controles de calidad.
Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantación.

Implantación

Debido a su amplia visión de aplicación dentro de la empresa, el sistema


software ERP confía en algunos de los software más largos que se hayan
elaborado. Al implementar tal sistema de software largo y complejo en una
compañía se solía involucrar a un grupo de analista, programador y usuarios.
Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet permitiendo a los
consultantes tener acceso a las computadoras de la compañía con el fin de
poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementación del
ERP, sin ayuda profesional, puede ser un proyecto muy caro para grandes
compañías, especialmente para las transnacionales. Las compañías
especializadas en la implementación del ERP, sin embargo, pueden expedir
estos procesos y pueden complementar la tarea por debajo de seis meses con
un sólido examen piloto.
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Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces


estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas
de automatización logística. El software de cadenas de suplemento
administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con
proveedores.

Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces


buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías
consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de
negocios y consulta técnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de
negocios actuales de las compañías y muchos de estos corresponden a los
procesos del sistema ERP, a través de la configuración de los sistemas ERP
para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muchas veces
implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten
modificar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Muchas de las empresas que buscan la implantación de un ERP comenten el


error de no contratar a una empresa integradora, la cual no solamente les
ayuda en la implantación sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos
los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administración
del cambio. Muchas de las empresas por no gastar más dinero, en este tipo de
proveedores pueden tener implantaciones fracasadas. Algunas de las
empresas integradoras son EDS, Price Waterhouse Cooper, IBM, GETI.

Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado,


porque muchos paquetes no están diseñados para el soporte personal, así que
muchos negocios implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los
sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e
informes, tal personalización se espera en cada implementación. Es importante
el reconocimiento para estos paquetes, hace con mucho más sentido la compra
de los reportes de paquetes de tercera parte, que interactúan particularmente
con el ERP.

Hoy éstos son algunos sistemas ERP basados en Web. Las compañías
podrían desplegar ERP basados en Web, porque no requiere un lado cliente en
la instalación, y es un cruce de programa y mantenimiento central. Mientras se
tenga una conexión a internet, se puede acceder a los ERP basados en Web a
través del típico navegador web.
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Ventajas

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades,


puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se
pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería
para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la
satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de
los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de
los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de
elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo
esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es


como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control
cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos
productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la
suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para
identificar el número de la versión (código de barras).

La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger
en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos
puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo
poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del
ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación


administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la
compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye
control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en
los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los
proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la
ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y
efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la
administración de la manufactura.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la
inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas
corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se
mantienen actualizados.
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Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,


incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje
correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por
personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que
no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía
empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no
están sincronizados con el sistema.
La instalación del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la
renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño
del ERP de la compañía o sus ganancias.
El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas
inapropiadas de la estructura coorporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al
flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas
compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas "weakest link" e ineficiencia en uno
de los departamentos o algunos de los compañeros puede afectar a otros
participantes.
Muchos de los links necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar
efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos sobre un
tiempo "dirty data" y reducirá la confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema este establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la información interna entre departamentos
puede reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas
legales de los socios.
Los sistemas pueden estar saturados relativamente a las necesidades del
consumidor.
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HISTORIA

Fundada en 1972, SAP es el líder mundial de soluciones de software de


negocios colaborativas para todo tipo de industria y para cada uno de los
principales mercados.

Con 12 millones de usuarios, 84.000 instalaciones y 1.500 socios de negocio,


SAP es la compañía de software empresarial más importante, y el tercer
proveedor independiente de software del mundo. SAP emplea a más de 30.000
personas en más de 50 países. Nuestros profesionales están comprometidos
en proveer soporte y servicios de alto nivel a los clientes.

Las siglas SAP (System, Applications and Products) identifican a una compañía
de sistemas informáticos con sede en Alemania, que se introdujo en el
mercado de los sistemas de información con un producto denominado SAP
R/2, antecesor al SAP R/3.

Estas son algunas cifras del éxito en el mundo:

5º mayor proveedor de software del mundo.


Líder de mercado con 34% de cuota de mercado en soluciones de gestión
empresarial (ID, 1996).
25 años de experiencia en negocio.
Más de 6.000 clientes en más de 50 países.
Más de 8.000 instalaciones de SAP R/3 y más de 2.200 instalaciones de
SAP R/2.
Las ventas del grupo sumaron más de 1.800 millones de dólares en 1995;
el 70% fue generado fuera de Alemania.

La versión SAP R/3 se desarrollo en 1989. Desde entonces hasta ahora, no ha


dejado de evolucionar. Las principales diferencias técnicas respecto a las
versión anterior, SAP R/2, son:

Arquitectura cliente/servidor
Entorno gráfico
Puede desarrollarse sobre diferentes tipos de plataformas informáticas y
sistemas de bases de datos

Todas estas características permiten al usuario de SAP disponer de un sistema


más potente, rápido y eficaz, enfocado a facilitar su operativa diaria.
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Sistema R/3

Desde un punto de vista funcional y de su arquitectura técnica, SAP R/3®


puede definirse como un sofware abierto, basado en la tecnología
cliente/servidor, diseñado para manejar las necesidades de información de una
empresa. SAP R/3® es el software de estas características de mayor
divulgación en todo el mundo, contando con más de 18.000 instalaciones en
más de 100 países. Es la versión mejorada de un producto anterior (sistema
R/2®) que ha permitido a SAP AG convertirse en la empresa líder de software
empresarial, que es en lo que consiste básicamente SAP R/3®. Sin embargo,
no se limita a ser un simple paquete de programas informáticos; SAP R/3® va
más allá: supone todo un equipo (de personal, programas, comunicaciones,
partners...) trabajando 24 horas al día para la empresa en que se instale.

El sistema R/3 es un sistema "On-line" y en tiempo real diseñado para cubrir de


forma global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo
medio/grande. Consta de un conjunto de módulos totalmente integrados que
cubren una amplia variedad de funciones de negocio entre las que se incluyen:
Gestión Económico Financiera (Contabilidad General, Contabilidad Analítica,
Activos Fijos, Módulo Financiero, etc.), Logística, Comercial y Distribución,
Producción (Planificación, Control, Sistemas de Producción en serie, lotes, JIT,
etc.), Control de Calidad, Mantenimiento, Gestión integrada de Proyectos,
Recursos Humanos, Workflow, etc.

En definitiva, puede afirmarse que cubre todas las áreas funcionales de la


empresa. Además, se están desarrollando y en su caso mejorando, las
llamadas Soluciones Industriales, lo que significa una mayor adecuación del
sistema SAP a las particularidades de cada negocio sectorial: Petróleo,
Automoción, Publishing, Laboratorios Farmacéuticos, Retail, Alimentación,
Sector Público, Telecomunicaciones, etc.

Características del sistema R/3:

SAP R/3® ha tenido tanto éxito debido a que combina unas características
únicas que son ideales a la hora de trabajar en gestión empresarial.

SAP es muy flexible. Permite agilizar las tareas diarias de cualquier empresa
independientemente del sector y del país en que trabaje, de su tamaño (si bien
es cierto que parece estar dirigido más bien a grandes empresas) y de otros
factores que pueden suponer un problema con otro software.
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Otro aspecto importante es que es altamente integrado: supera las limitaciones


jerárquicas y funcionales típicas de la empresa. Todo está integrado en un
mismo software que coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de
todos los departamentos y áreas funcionales, permitiendo a cada empleado
disponer de toda la información necesaria en todo momento. Así, no solo
actualiza la información en tiempo real (importantísima característica de SAP
que constituye una enorme ventaja), sino que además basta con introducir los
datos una sola vez, puesto que es el sistema se encarga de pasar y actualizar
los datos en el resto de los módulos o programas.

Así la interconexión entre centrales, oficinas, centros de producción, etc. queda


asegurada. Antes de los sistemas SAP, todas las operaciones podían hacerse,
en cada departamento, oficina, fábrica.... con sus programas específicos para
cada una (software para la gestión de materiales, software para controlar
salarios, ventas, compras, etc. y cada uno de ellos trabajando con sus propios
protocolos, con su propia información, adaptados para hardware distinto, sin
conectar ni compartir información) con lo que se trabajaba el doble: los datos
que se repiten en diversas áreas se manejan varias veces (por ejemplo, en el
almacén y en la administración) y, al no estar interconectados, (aunque exista
una red interna, los diversos programas podrían trabajar con formatos, datos,
máquinas incompatibles) es necesario que alguien se dedique a pasar la
información de unos a otros, perdiendo un tiempo que se podría dedicar a
mejorar la estrategia.

Imaginemos por ejemplo una fábrica de sillas metálicas, con su almacén de


piezas, maquinaria, oficinas, muelle de carga para los camiones, oficinas, salas
de reuniones etc. La empresa tendrá personal de almacén, conductores,
operarios de maquinaria, encargados, jefe de personal, administrativos,
comerciales, jefe de ventas, jefe de administración, gerente, y puede ser una
pequeña empresa (tendrá mucho menos personal e instalaciones) o una gran
empresa (más camiones, más personal etc.), o no ser un fábrica, sino un
empresa de servicios, (en lugar de operarios podría tener dependientes), para
el caso es lo mismo. En nuestra fábrica se genera y se necesita información
constantemente: entrada de mercancías y materias primas, necesidades de
barras metálicas y tornillos, presupuestos que piden los clientes, albaranes de
venta, notas de consumo de gasoil, vencimientos de pedidos, pagarés que nos
entregan los clientes, letras que firmamos a proveedores, facturas de
acreedores, balances que hay que presentar en el Registro Mercantil, etc. etc.
Y toda esta información la suministran personas de la empresa (el
administrativo del almacén que solicita materias primas, el contable que pasa
los apuntes, los vendedores que introducen los pedidos etc.) y la solicitan
también (el Jefe de Administración quiere ver algunos mayores, el comercial la
forma de pago de algún cliente etc.). SAP R/3® evita que se repita
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innecesariamente la información (los datos que introduzca uno no hace falta


que los introduzca otro, aunque sea de otra sección) y asegura que si en
nuestra fábrica de Berlín se fabrica una silla, en ese mismo momento, nuestra
sucursal en Albacete sabe que tiene una silla más que podría vender.

SAP es también abierto. Fue fue diseñado como un producto integrado, pero
existe la posibilidad de instalar sólo parte del software (los módulos pueden
utilizarse individualmente) para luego ir ampliando paso a paso según sus
necesidades. Permite además la comunicación con terceros (clientes o
proveedores de su empresa que no sean SAP AG y sus partners).

Es asimismo moderno y universal. SAP R/3® está preparado para el euro


(especialmente importante para empresas que trabajan en Europa con la
implantación de la moneda única en 1999), incorporando un programa para la
conversión capaz de trabajar con diferentes tipos de cambio (funcionalidad
multidivisa). Además, con SAP no hay necesidad de estar pendiente de qué
pasará en la empresa el 1 de enero del 2000, ya que el sistema trabaja con
años de 4 dígitos. Otra ventaja es que está directamente conectado a Internet y
preparado para el comercio electrónico. Así la World Wide Web (www) puede
servir como una interfase de usuario alternativa para las aplicaciones de
empresa R/3, abriendo nuevas vías de negocio para los clientes.

Por otro lado, SAP R/3® opera en EE.UU, Asia o África con igual eficacia
gracias a las versiones existentes en 24 lenguas (incluido chino, kanji y cirílico)
y a las 39 versiones específicas para países que permiten trabajar con
diferentes monedas, impuestos y normativas fiscales. Y todo esto asegurando
una perfecta interrelación entre ellas. La universalidad de SAP R/3 no consiste
sólo en la adaptabilidad a monedas, lenguajes o leyes, sino que es capaz de
satisfacer las necesidades tanto de empresas pequeñas y medianas (más del
50% de las instalaciones, por ejemplo, Grupo Árbol Producciones S.A.) como
de grandes multinacionales (Mercedes Benz o Microsoft) y empresas de
cualquier sector (aerospacial y defensa, automoción, banca y seguros, bienes
de consumo, gestión sanitaria, ingeniería y construcción, petróleo y gas...).

SAP R/3® tiene además otras ventajas. Ofrece algo más que soluciones
informáticas. Las aplicaciones también enlazan sus procesos empresariales
con los de sus clientes y proveedores, permitiendo integrar a los bancos y otras
empresas colaboradoras (incluyendo el ya mencionado TeamSap®. y sus
partners con una disponibilidad de 24 h diarias de atención al cliente) dentro de
las comunicaciones internas (a nivel nacional e internacional).

Ofrece también la posibilidad de escoger entre más de 100 escenarios y 1000


procesos empresariales ya confeccionados en numerosos sectores
industriales, permitiendo beneficiarse de los modelos empresariales de las
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empresas líderes. SAP ha desarrollado una amplia librería de procesos de


negocio predefinidos que abarcan cada requerimiento de software funcional.
Nuevos procesos de negocio y tecnologías se ponen a disposición de los
clientes regularmente, facilitándoles soluciones empresariales al último nivel
tecnológico, lo que les permite satisfacer la siempre cambiante demanda del
mercado.

Dispone aismismo de sistemas EIS y de alerta temprana como son EarlyWatch


y GoingLive Cheks que ayudan a detectar y corregir (incluye procesos de toma
de decisiones) los problemas (como valores umbrales críticos) antes de que
afecten a las operaciones.

SAP es infinitamente ampliable: es posible diseñar software específico en


varios lenguajes de programación.

Necesita breves periodos de implantación. El tiempo que dure ésta, la empresa


no podrá rendir al 100%, pero actualmente el 90% de las instalaciones se
hacen en menos de un año, permitiendo un rápido retorno de la inversión. Por
ejemplo, la instalación de SAP R/3® en COBEGA S.A. (primera instalación en
España sobre AS/400) se llevó a cabo en seis meses y es considerada una
instalación récord. Sin embargo, la implantación en S.A. EL AGUILA duró
desde febrero de 1997 hasta julio de 1998 (19 meses). Esto datos son sólo
orientativos, pues, como ya hemos mencionado, los módulos pueden instalarse
por separado y es lógico que la instalación dependa del número de módulos y
de la complejidad de la empresa.

La duración no debe parecernos excesiva si tenemos en cuenta que supone la


adaptación de maquinaria, procesos, personal e incluso el diseño específico de
funcionalidades no cubiertas con el software estándar. Tal es el caso del
GRUPO ENHER, en el que fue necesario desarrollar programas específicos en
ABAP/4® (lenguaje de SAP ya mencionado) y cuya instalación se llevó a cabo
en dos fases. es una de las ventajas de poder instalar los módulos por
separado; de esta forma, no es necesario trabajar en toda la empresa a la vez
(y la empresa no disminuye tanto su rendimiento).

Tiene un sistema de arquitectura abierta que facilita a las compañías el elegir


los equipos informáticos y los sistemas operativos de tal manera que se pueda
aprovechar al máximo los avances en la tecnología. Emplea estándares
internacionales reconocidos, lo que le permite a la empresa hacer distintas
combinaciones (según sus preferencias) entre proveedores de hardware, bases
de datos, sistemas operativos y lenguajes de programación:
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La compatibilidad con HTML y JAVA permite diseñar programas específicos en


estos lenguajes, haciéndose más visual. Así JAVA permite programación de
objetos para trabajar con ventanas, ratón, botones, etc.., y, por tanto, más fácil
de manejar (más cómodo para el personal); mientras que el HTML está
orientado a Internet (es el lenguaje de las páginas web).

La combinación de estructuras organizativas y funciones informáticas "on-line"


(ya sea a través de Internet o de intranets -redes internas-) conduce, si se
desea, a un proceso de datos descentralizado bajo una arquitectura
cliente/servidor de tres niveles distintos:

Servidor de base de Datos:


El ordenador central (Host IBM, miniordenadores, etc.) gestiona todas las
funciones de la base de datos tales como actualización, consulta y otros.

Servidor de aplicaciones:
Está conectado al servidor de Base de Datos, y para cada departamento de la
empresa, carga y ejecuta los programas y aplicaciones (ordenadores
departamentales).
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Servidor de presentación:
Estaciones de trabajo y ordenadores personales se conectan al nivel anterior
de aplicación y presentan y hacen accesible la información y los procesos al
usuario.

La flexibilidad de la arquitectura cliente/servidor le permite a las organizaciones


obtener un óptimo uso de los recursos informáticos, pudiendo disfrutar de las
ventajas que las nuevas y mas avanzadas tecnologías de hardware van
ofreciendo, así como la posibilidad de adaptar los procedimientos de negocio a
los nuevos requerimientos que el mercado establece.

Soluciones de Explotación de la Información.

Las aplicaciones SAP incluyen contenidos y servicios para realizar negocios


colaborativos y procesos de negocios integrados a través de los componentes
que subyacen o integran sus aplicaciones de e-business.

Entre estas aplicaciones integradoras tenemos:

· SAP Advanced Planner and Optimizer

· SAP Business Connector

· SAP Business-to-Business Procurement

· SAP Business Information Warehouse

· SAP Gestión de Finanzas Corporativas

· SAP Customer Relationship Management

· SAP Internet Sales

· SAP Complementary Software SAP Knowledge Warehouse

· SAP Logistics Execution System

· SAP Online Store

· SAP R/3 Enterprise Resource Planning


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· SAP R/3 Finanzas

· SAP R/3 Recursos Humanos (castellano)

· SAP R/3 Recursos Humanos (inglés)

· SAP R/3 Logística

· SAP Real Estate Management

· SAP Strategic Enterprise Management

SAP CRM

El principio fundamental de la filosofía CRM es: El cliente debe ser el centro de


su estrategia.

CRM (Customer Relationship Management) está obligando a las compañías a


dejar de focalizarse en los segmentos de mercado, para pasar a explorar las
necesidades individuales de cada uno de sus clientes, acarreando importantes
beneficios en la gestión del servicio que se entrega a los clientes.

Las principales soluciones CRM de SAP son las siguientes:

Internet: brinda atención y soporte al cliente, ofreciendo sus productos y


servicios las 24 hs, los 365 días del año.

Call Center: administra las llamadas entrantes y salientes con un centro de


atención totalmente integrado al software de gestión del cliente.

CRI - Inteligencia en la Gestión de la Relación con el Cliente: permite analizar


la marcha de los negocios y evaluar la satisfacción de los clientes a través de
otras aplicaciones SAP (SAP SEM y SAP BW).

Soluciones SAP para Pymes

ara permitir que las pequeñas y medianas empresas, cualquiera que sea su
tamaño y sector de actividad, puedan explotar herramientas tecnológicas
adecuadas para gestionar la organización interna, optimizar los procesos y
planificar la actividad, SAP ofrece al mercado un paquete preconfigurado R/3
que rebaja de manera importante los costos de implantación.
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A través de una arquitectura estratégica que, con la integración de todos los


procesos y las funciones, define también la estructura organizativa ideal para
crecer y afianzarse en los mercados del nuevo milenio, SAP implementa una
solución que cubre las aplicaciones de negocios centrales (Ej: Finanzas,
Control de Gestión,

Manejo de Materiales y Ventas) y una nueva dimensión de aplicaciones para


dar soporte en el proceso de la toma de decisiones, la gestión de la cadena de
suministro y la relación con los clientes.

SAP, en conjunto con sus socios de negocios, ofrece hoy tres paquetes con el
Sistema R/3 preconfigurado:

BDO Integral: La alianza formada por SAP, BDO, Microsoft y Compaq ofrece
esta solución económica para el mercado de las Pymes: BDO Integral, un
sistema de Hardware, Software de Base y Sistema SAP R/3 listo para usar.

IBM.SAP.Pack: IBM y SAP se unieron para ofrecer una solución de bajo costo
para Pymes. SAP aporta las licencias e IBM es quien implanta la solución,
aportando el servidor y los servicios de implementación.

KPMG Jet: SAP, KPMG, Microsoft y Compaq se han unido para ofrecer una
nueva solución de negocios: hardware configurado según las necesidades de
industria, con el Sistema R/3 cargado y listo para iniciar el proyecto de
implementación, más opciones de financiamiento de la solución completa a
través de empresas subsidiarias (Compaq Credit).

Soluciones de Industria
SAP AG ofrece módulos con diferentes funcionalidades para cada área
específica de la compañía y además diferenciados por industria, gracias a
grupos de expertos de SAP que trabajan organizados en unidades de negocio
por industria.

Los mapas de soluciones otorgan a cada segmento una herramienta de


planeamiento para obtener el mayor potencial de las funcionalidades que le
ofrecen los productos de SAP y sus socios de negocios. Los mapas le permiten
visualizar, planear e implementar de una manera integrada y coherente una
solución tecnológica para la gestión de su negocio y la obtención de la mejor
información gerencial en la empresa.
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Soluciones Verticales

SAP Automotriz

SAP Banca y Servicios Financieros

SAP Farmacéutica

SAP Ingeniería y Construcción

SAP Manufactura

SAP Medios de difusión

SAP Papel y Productos Forestales

SAP Petróleo y Gas

SAP Productos de Consumo Masivo

SAP Química

SAP Retail

SAP Salud

SAP Sector Público

SAP Seguros

SAP Telecomunicaciones

SAP Service Provider

SAP Servicios Públicos

SAP Universidades
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Las principales características de SAP son:

Información "on-line"

Esta característica significa que la información se encuentra disponible al


momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y
procesamiento habituales en otros sistemas.

Jerarquía de la información

Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde


diferente vistas.

Integración

Esta es la característica más destacable de SAP y significa que la información


se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que pueden
tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como
entre todas las áreas.

La integración en SAP se logra a través de la puesta en común de la


información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una base de
datos común.

Por lo tanto, debemos tener en cuenta que toda la información que


introducimos en SAP repercutirá, al momento, a todos los demás usuarios con
acceso a la misma. Este hecho implica que la información siempre debe estar
actualizada, debe ser completa y debe ser correcta.

¿Qué son los módulos SAP?

El sistema SAP está compuesto de una serie de áreas funcionales o módulos,


que responden de forma completa, y en tiempo real, a los procesos operativos
de las compañías. Aunque pueden ser agrupados en tres grandes áreas
(financiera, logística y de recursos humanos), funcionan de un modo integrado,
dado que existe una conexión natural entre los diferentes procesos.

En el área financiera, el módulo FI proporciona una visión completa de las


funciones contables y financieras, e incluye un amplio sistema de información y
de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. El módulo CO
(Controlling) se utiliza para representar la estructura de costos y los factores
que tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como contabilidad
interna de las compañías. Otros módulos son IM (Gestión de inversiones) y TR
(Tesorería).

En el área logística, el módulo LO brinda las herramientas e informes


necesarios para analizar y gestionar el estado de la logística de la compañía y
realizar previsiones en la cadena de suministros. El módulo MM (Gestión de
materiales) comprende todas las actividades con la adquisición y control de los
Sistema de información para la gestión 19

inventarios, en tanto PM (Mantenimiento) se encarga de los sistemas de control


de plantas y PP (Planificación y de la producción) engloba las diferentes tareas
y metodologías utilizadas en el proceso mismo de la producción, SD (Ventas y
distribución) es el módulo comercial.

El módulo de recursos humanos (HR) incluye todos los procesos necesarios


para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos
humanos de las empresas: desde la gestión de candidatos hasta la elaboración
del desarrollo del personal, así como el control de tiempos. Sus componentes
abarcan el soporte total para la administración de salarios y nóminas, modelos
de turnos, planificación de trabajo, gestión de viajes, entre otros.

Finanzas (FI)
Controlling (CO)
Gestión de materiales (MM)
Ventas y distribución (SD)
Recursos Humanos (HR)
Business Intelligence (BI)
ABAP

Finanzas (FI)

El módulo FI satisface todas las necesidades internacionales que debe cumplir


el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus
funcionalidades son las siguientes:

Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el


principio del registro por documentos
Flujo de datos abierto e integrado, asegurado por actualizaciones
automáticas
Disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las
cuentas auxiliares con la contabilidad del libro Mayor
Preparación de información operativa para ayudar a la toma de
decisiones estratégicas
La integración de FI con otros módulos asegura que se reflejen
exactamente los movimientos logísticos de mercancías (tales como las
entradas y salidas de mercaderías) en las actualizaciones de
contabilidad basadas en valor.

El área funcional FI comprende los siguientes subcomponentes:

Libro Mayor (FI-GL)


Cuentas a pagar (FI-AP)
Cuentas a cobrar (FI-AR)
Contabilidad bancaria (FI-BL)
Activos fijos (FI-AA)
Control presupuestario (FI-FM)
Gestión de viajes (FI-TV)
Sistema de información para la gestión 20

Controlling (CO)

El módulo CO proporciona la información para facilitar las decisiones de


gestión. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los
procesos en una empresa. Esto implica registrar tanto el consumo de los
factores de fabricación como los servicios suministrados.

Además de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling es la


planificación. Puede determinar desviaciones mediante la comparación de
datos reales con datos de plan. La determinación de dichas desviaciones
permite controlar flujos empresariales.

Las cuentas de explotación, como la que corresponde al cálculo del margen de


cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de áreas concretas de una
organización y de la organización completa.

Los siguientes son subcomponentes del área funcional CO:

Contabilidad de clases de costo (CO-OM-CEL)

Contabilidad de centros de costo (CO-OM-CCA)

Contabilidad de costos por procesos (CO-OM-ABC)

Órdenes CO (CO-OM-OPA)

Controlling de costos del producto (CO-PC)

Cuenta de resultados (CO-PA)

Contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA)


Sistema de información para la gestión 21

Gestión de materiales (MM)

El módulo MM se integra completamente a las otras áreas funcionales de SAP


y da soporte a todas las fases de gestión de materiales: planificación de
necesidades y control, compras, entrada de mercaderías, gestión de stocks y
verificación de facturas.

Los subcomponentes más importantes son los siguientes:

Planificación de necesidades sobre consumo (MM-CBP): La función


principal es la de supervisar stocks y crear automáticamente propuestas
de pedidos para el departamento de compras y de fabricación.

Compras (MM-PUR): Las tareas incluyen aprovisionamiento externo de


materiales y servicios, determinación de posibles fuentes de
aprovisionamiento, supervisión de entregas y pagos a los proveedores.

Gestión de servicios (MM-SRV): Ofrece soporte al ciclo completo de


licitación, la fase de adjudicación/concesión de pedidos y la aceptación
de servicios, así como el proceso de verificación de facturas.

Ventas y distribución (SD)

Dentro del área logística, el módulo SD o Comercial incluye los siguientes


subcomponentes y funcionalidades:

Funciones básicas (SD-BF): Comprende la determinación de precio y


condiciones, verificación de disponibilidad, gestión de créditos y de
riesgos, determinación de material, determinación de mensajes,
determinación de impuestos y determinación de cuentas.

Ventas (SD-SLS): Diferentes operaciones comerciales se basan en


documentos de ventas definidos en el sistema: consultas y ofertas de
cliente, pedidos de cliente, contratos marco y reclamaciones. Algunos
activan de forma automática la creación de documentos de entrega y de
facturación posteriores.

Facturación (SD-BIL): Representa la etapa de tratamiento final de una


operación comercial. La información sobre la facturación está disponible
en cada una de las instancias de gestión de pedidos y de entregas.

Comercio exterior / Aduanas (SD-FT): Permite gestionar procesos de


exportación e importación, identificar automáticamente los requisitos de
autorización, simplificar la gestión de informes con procedimientos
automáticos para completar declaraciones, determinar qué productos
estarán sujetos a un régimen de preferencia.
Sistema de información para la gestión 22

Recursos humanos (HR)

El módulo HR comprende distintos procesos como la planificación de recursos


necesarios, el reclutamiento y la selección, la gestión del personal, la
liquidación de haberes, el desarrollo del personal y la capacitación.

Los principales subcomponentes son los siguientes:

Gestión de personal (PA): Centraliza las actividades relacionadas con


los recursos humanos y contribuye a las tareas de planificación. Incluye
el proceso de contratación de personal y ofrece un marco flexible para
crear y gestionar paquetes de beneficios diseñados especialmente.

Gestión de tiempos (PT): Contempla los procesos que implican la


planificación, registro y valoración del trabajo interno y externo realizado
por los empleados, así como los tiempos de ausentismo. Proporciona
información a otros procesos empresariales tales como la determinación
de costos de personal y la creación de facturas.

Cálculo de nómina (PY): Se utilizar para calcular la remuneración de


cada empleado. Consta, además, de una serie de procesos derivados
de la legislación de cada país, en términos de beneficios sociales,
seguridad laboral y asistencia médica.

Business Intelligence (BI)

El componente SAP Business Intelligence (SAP BI) ofrece las funcionalidades


necesarias para una perfecta integración de la información en toda la empresa.
Permite identificar y analizar datos de fuentes dispares, para tomar decisiones
acertadas.

Las funcionalidades clave incluyen:

Data Warehousing: Permite construir almacenes de datos, modelos de negocio


y una arquitectura de la información acordes con la estructura de la empresa, y
administrar datos de fuentes diversas.

Inteligencia de negocios: Permite acceder a información y presentar


datos, buscar patrones e identificar excepciones, a través de
procesamiento analítico, data mining y alertas.

Insight de negocios: Permite crear informes para análisis, dar respaldo a


decisiones en todo nivel y ofrecer aplicaciones de inteligencia de
negocios a través de Internet y dispositivos móviles.

Capacidades de gestión y medición: Permite monitorear los progresos,


ofrecer plantillas de informes, garantizar datos coherentes y colaborar en
la toma de decisiones.
Sistema de información para la gestión 23

ABAP

SAP está construido con el lenguaje de programación ABAP (siglas de


Advanced Business Application Programming). Aunque los consultores no
necesitan dominarlo, ya que el desarrollo de las aplicaciones corre por cuenta
de los programadores, sí se valora que tengan nociones básicas. Al incorporar
un entorno de programación, SAP permite ampliar la funcionalidad
proporcionada en el estándar.

ABAP es un lenguaje de programación orientada a objetos y tiene como


características principales las siguientes:

Está basado en la programación estructura


Es un lenguaje interpretado y no compilado, aunque se pueden
generar versiones compiladas
Se utiliza para desarrollar dos tipos de programas: los que se
ejecutan en modo reporting y los que se ejecutan en modo
diálogo; existen sentencias que permiten conmutar entre los dos
modos
Está dirigido por eventos
Está integrado por completo en el sistema SAP R/3
Está preparado para que sea multi-idioma

Incorpora elementos que permiten declarar datos, elementos de control interno,


elementos operacionales y acceso a bases de datos.
Sistema de información para la gestión 24

Clientes

Cada vez más empresas en Argentina, Bolivia, Chile, Paraguay y Uruguay se


benefician al implementar las soluciones de SAP. Descubra cómo leyendo las
historias de éxito.

Agroindustria

 Arysta LifeScience
 Landicorp

Automotriz

 Corven Amortiguadores
 Master Trim de Argentina
 Nefex

Banca y Servicios Financieros

 Banco Hipotecario
 Zurich Bolivia

Explotación Aeroportuaria y Comercial

 AEROCARDAL
 Aeropuertos Argentina 2000

Farmacéutica

 HLB Pharma
 Bedson S.A.

Forestal y Papelera

 Labels Plast
 Masisa S.A. - mySAP ERP
 Masisa S.A. - SAP NetWeaver

High Tech y Electrónica

 Grupo Larcos
 Kretz
 Orión 2000
 Whirlpool
Sistema de información para la gestión 25

 Yx Wireless S.A.

Industria Editorial

 Editorial Sudamericana

Ingeniería y Construcción

 Autopista Central
 Tefra S.A.
 Vespucio Norte Express

Medios de comunicación

 Claxson

Metalúrgica

 FASTPACK
 Ortíz y Cia

Minería

 Codelco
 Minera Paitití

Petróleo y Gas

 ANCAP

Productos de Consumo Masivo

 Aceite Fino (Bolivia)


 Carozzi
 Nestle
 Artel SAIC
 Badinotti Chile
 Caími
 Coagra S.A.
 Concha y Toro
 DyM Ltda.
 Embotelladora Andina
Sistema de información para la gestión 26

 Hagraf S.A.
 Inversiones Tikvah
 Macrofood
 Molino La Estampa
 Molinos Río de la Plata
 Mulpulmo
 Nutra Bien
 Polytex
 Quillayes
 Quilmes
 Rasic
 Robinson Crusoe
 Soprole S.A.
 Teka Chile
 Viñedos Emiliana

Productos Forestoindustriales

 Alto Paraná S.A.

Química

 Anaeróbicos S.A.
 Solvay Indupa

Retail

 ALVI Supermercados Mayoristas S.A.


 Intercom

Salud

 Hospital Británico

Sector Público

 Casa de Moneda de Chile


 CORFO

Servicios
Sistema de información para la gestión 27

 Explora S.A.
 MercadoLibre.com
 Rentapack S.A.

Servicios Públicos

 Aguas Andinas
 Camuzzi Gas
 Valle Hermoso S.A.

Telecomunicaciones

 Dedicado Telecomunicaciones
Telefónica Chile

Transporte y Almacenes

 América Latina Logística


 SuBus Chile S.A.

¿Quiénes implementan SAP en Chile?

ALGUNAS CONSULTORIAS DE SAP:

BACKOFFICE
NOVIS
SAP CHILE
ACTUALISAP
CONEKTRA
LEUTER LATINOAMERICA
VISION ONE INCORPORATED
QUINTEC
Sistema de información para la gestión 28

¿Cuál es su costo?

La implementación de SAP R/3 comprende los siguientes costos


(Welti, 1999):

Costo del Hardware


Costo del software (R/3)
Costo de software no-SAP (sistema operativo, software de respaldo) y
hardware adicional (equipo de lectura de código de barras).
Costo de la Implementación de procesos
Costo de entrenamiento de los operadores
Costo de mantenimiento del sistema
Costo de oportunidad por fallas de sistema.
Costo de actualización periódica del sistema.

Costo de Hardware:

SAP R/3 requiere de un equipo de cómputo adecuado para poder


funcionar, esto implica servidores poderosos y buenas estaciones de trabajo.
Entre las marcas de hardware que SAP considera “partners” o socios de
negocios, se encuentran: COMPAQ, IBM, HP y SUN.

Costo de Software:

SAP R/3 software está patentado y únicamente se adquiere a través de


SAP Alemania. Al momento de adquirirlo, se especifica la versión, qué módulos
se implantarán y el número de licencias necesarias.

Costo de hardware y software adicional:

En ocasiones es necesario comprar algún software adicional como por


ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP, o
comprar algún hardware adicional como sería una pistola lectora de código de
barras.

Costo de la implementación de los procesos:


Este costo consiste en:
Costo de ayuda experta
Costo de suplir al personal de la empresa que se encuentre
dedicado al 100% en el proyecto
Costo de distraer personal de la empresa para trabajar con los
expertos en sesiones esporádicas.
Capacitación del personal.
Pruebas del sistema
Documentación
Sistema de información para la gestión 29

Costo de capacitación:

El costo de capacitación es elevado en el período de implementación del


programa, y debe ser simultáneo, más aún la capacitación debe continuar aún
después del período de implementación.

Costo de mantenimiento:

El sistema requiere mantenimiento y es necesario personal capacitado


para este fin de lo contrario se corre el riesgo de detener la operación por un
período de tiempo prolongado.

Costo de oportunidad por fallas del sistema:

Por ser un sistema integrado, una falla en el sistema no permitirá la


operación normal, provocando pérdidas probables en ventas o en otros
procesos de la empresa

Costo de actualizaciones periódicas del sistema:

SAP es un sistema en evolución constante por lo que para poder obtener


los máximos beneficios es necesario contar con todas las actualizaciones.

¿Qué hardware y software se necesita?

El producto no lo es todo y debe colocarse en un servidor de una marca


determinada (Sun, HP, Compaq, etc.), al cual debe acoplarse un sistema de
base de datos determinado (Informix, Oracle, SQL Server, Adabas, etc.) que
pueda ejecutarse además en un sistema operativo dado (Windows 2000,
Solaris, Linux, AS/400 etc.)

El siguiente equipo es suficiente para la instalación de un sistema SAP R/3. Si


pretende darle uso de producción necesitará un estudio más detallado:

Componente 4.6B 4.6C


Procesador Pentium® III 800MHz x 2 Pentium III 800MHz x 2
Memoria 1GB ECC 2GB ECC
Espacio en disco 50-60GB (IDES) 50-60GB (IDES)
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MOTIVOS DE UNA MALA IMPLEMENTACION DE SAP:

Hay un alto porcentaje de empresas que no terminan su implementación


a tiempo o bien que no obtienen los resultados esperados. Esto se debe a:

Falta de un equipo de administración del cambio. Una idea errónea es


que el crear este equipo es inútil, sin embargo su misión es muy clara:
ser catalizadores para que los empleados se mantengan informados,
participen en las actividades que se requieran y que la transición se
realice de la manera más sutil posible.

Falta de comunicación con todos los niveles del organigrama. Dado que
los usuarios de un ERP se colocan a diferentes niveles de la jerarquía
organizacional, es importante que todos estén enterados de los nuevos
procesos y políticas. La falta de comunicación genera incertidumbre en
los empleados y ansiedad, haciéndolos pensar que el no estar al tanto
significa no ser partícipe del proyecto y por consecuencia, les presenta
la posibilidad de abandonar la empresa.

Falta de capacitación suficiente. Si bien un ERP puede implantarse en


cualquier empresa sin importar su tamaño ni giro, es de esperarse que a
mayor cantidad de empleados, mayor es la complejidad de la transición
de la tecnología actual (que a veces es inexistente) a una
implementación de este tipo, por lo cual es muy importante tener una
buena estrategia de capacitación. Por lo general, se asigna a un grupo
de personas en mandos medios para ser capacitados por el equipo de
implementación (que son los que tienen todo el conocimiento de “cómo
se hacía” y “cómo se hace ahora”). De esa manera, se garantiza que la
capacitación se realice en grupos pequeños y se extienda de manera
rápida.

Pobre dimensionamiento de equipo. Un problema común es la falta de


orientación por parte de la compañía implementadora con respecto a la
carga que representa para el servidor, el uso del sistema. Con
frecuencia, la empresa inicia pensando en hacer accesible el ERP a un
número limitado de usuarios y con base en esto se efectúa un cálculo de
los recursos (dimensionamiento) del equipo de cómputo a utilizarse,
cuando en la realidad el sistema debe ser accesado por un número
mayor de usuarios. Como consecuencia el sistema se vuelve lento y
causa descontento, entre los usuarios por la aparente ineficiencia del
nuevo sistema y en la gerencia al no ver los resultados que ellos
esperaban ante la magnitud de la inversión que representó la
implementación.