host - PMS

FORMAÇÃO
Manual Prático
João Paulo Rodrigues
 INDICE

INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 3
AMBIENTE DE TRABALHO ......................................................................................... 3
DISPONIBILIDADE ................................................................................................... 4
VISUALIZAÇÃO GRÁFICA ..................................................................................................................................... 5
Vista em modo Gráfico – 1 semana ............................................................................................. 5
Vista em modo Gráfico – 2 semanas ........................................................................................... 5
VVISUALIZAÇÃO LISTA2 ...................................................................................................................................... 5
Vista em modo Gráfico – 1 mês................................................................................................... 6
Vista em modo Lista2 .................................................................................................................. 6
PREVISÃO ANUAL ................................................................................................................................................ 7
Vista em modo Previsão Anual.................................................................................................... 7
ALLOTMENT PICKUP ............................................................................................................................................ 8

ESTADO DO HOTEL ................................................................................................... 9

PPESQUISAR RESERVA ............................................................................................. 9
PESQUISAR/VISUALIZAR RESERVA ..................................................................................................................... 11
AATRIBUIR QUARTO .......................................................................................................................................... 11

CRIAR RESERVA ...................................................................................................... 13

CARDEX ............................................................................................................................................................. 14
ECRÃ PRINCIPAL – DADOS HÓSPEDE E DA RESERVA ........................................................................................... 15
EECRÃ PRINCIPAL – MARKETING E DETALHES DA RESERVA .............................................................................. 15
ECRÃ PRINCIPAL – OUTROS DADOS .................................................................................................................... 17
PPACKAGES ....................................................................................................................................................... 17
MMUDAR PACKAGE ........................................................................................................................................... 18
INSTRUÇÕES DE FACTURAÇÃO ........................................................................................................................... 20
ENCARGOS FIXOS ............................................................................................................................................... 21
DEPÓSITOS ......................................................................................................................................................... 22
MUDANÇA DE QUARTO ...................................................................................................................................... 23
TAREFAS ............................................................................................................................................................ 24
HÓSPEDES ADICIONAIS/VOUCHERS .................................................................................................................... 25
Vouchers.................................................................................................................................... 25
Hóspedes adicionais.................................................................................................................. 26
HISTÓRICO ......................................................................................................................................................... 27
CARTAS DE CONFIRMAÇÃO ................................................................................................................................ 28

GESTÃO DE CONTAS E CHECK-OUT ........................................................................ 29

Janela inicial de check-out ........................................................................................................ 29
PPESQUISA DE CONTAS ...................................................................................................................................... 29
REIMPRIMIR FACTURAS...................................................................................................................................... 31
Nota de Crédito ......................................................................................................................... 31
MANIPULAR CONTAS ......................................................................................................................................... 32
Passar encargos entre contas.................................................................................................... 32
João Paulo Rodrigues

FACTURAÇÃO .................................................................................................................................................... 33
Extracto de conta ...................................................................................................................... 33
Libertar para contas correntes.................................................................................................. 33
Check-Out ................................................................................................................................. 33
LLANÇAMENTOS ............................................................................................................................................... 33
Lançar ....................................................................................................................................... 34
Creditar ..................................................................................................................................... 35
Pagamento ................................................................................................................................ 35
Anular Pagamento .................................................................................................................... 35
 MANUAL HOST - PMS

MANUTENÇÃO DE QUARTOS................................................................................... 36
Esta janela permite a alteração do estado e o controlo da data limite. .................................... 36
ADICIONAR QUARTO EM MANUTENÇÃO ............................................................................................................. 37
TAREFAS ............................................................................................................................................................ 38

GOVERNANTA DE QUARTOS ................................................................................... 39

Pesquisa e listagem de quartos ................................................................................................. 39
Botões de mudança rápida de estado ........................................................................................ 39
GESTOR DE TELEFONES .......................................................................................... 40
Pesquisa e listagem de extensões telefónicas ............................................................................ 40
Botões de acção rápida ............................................................................................................. 40
PLANNING ............................................................................................................... 41
Ecrã do Planning - Mensal ....................................................................................................... 41
Barra de Pesquisa ..................................................................................................................... 41
VISUALIZAÇÃO DO PLANNING ............................................................................................................................ 42
Tipos de visualização ................................................................................................................ 42
Exemplo: Planning diário ......................................................................................................... 42
CRIAÇÃO E MANIPULAÇÃO DA RESERVA ............................................................................................................ 43
Criação de reserva .................................................................................................................... 43
AGENDA TELEFÓNICA ............................................................................................. 44
ANÁLISE DE VENDAS .............................................................................................. 45
Manager’s Report ..................................................................................................................... 45
Tipos de visualização ................................................................................................................ 45
Global ....................................................................................................................................... 46
Alterar visualização .................................................................................................................. 46
RELATÓRIOS ........................................................................................................... 47
Página inicial e suas pastas ...................................................................................................... 47
Refinamento da consulta ........................................................................................................... 48
Impressão ou exportação .......................................................................................................... 48
JPR v.3
 MANUAL HOST - PMS

INTRODUÇÃO

AS EMPRESAS, AO CONTRÁRIO DO SER HUMANO, NÃO MORREM POR CAUSAS

NATURAIS, MAS SÃO SUFOCADAS POR UMA INVARIÁVEL REJEIÇÃO À MUDANÇA, À

RENOVAÇÃO E À INOVAÇÃO. COMO TODOS SABEMOS AS MUDANÇAS SÃO

INCÓMODAS E FAZ PARTE DA NOSSA NATUREZA CRIAR UMA CERTA RESISTÊNCIA AO

ALTERAR UM PROCEDIMENTO CONHECIDO. ASSIM, PARA QUE AS EMPRESAS

SOBREVIVAM É NECESSÁRIO QUE ESTAS SE QUESTIONEM E SE RENOVEM

DIARIAMENTE, POIS É SABIDO QUE O DIA SEGUINTE NUNCA SERÁ IGUAL AO

ANTERIOR.

SÃO BEM CONHECIDAS AS DIFICULDADES, BEM COMO OS NOSSOS CONCORRENTES

DIRECTOS E É IMPORTANTE ESTARMOS ATENTOS A TODOS ELES E AOS SEUS

PASSOS E MUDANÇAS, DE FORMA A PODER LER NESTES PEQUENOS INDICADORES O

CAMINHO A SEGUIR, PARA NÃO FICAR PARA TRÁS E AO MESMO TEMPO TORNARMO-

NOS MENOS COMPETITIVOS.

ASSIM, A FORMAÇÃO E A INOVAÇÃO SÃO ALGUMAS DAS VIAS A SEGUIR PARA SE

ATINGIREM GRANDES OBJECTIVOS.

JPR v.3
 MANUAL HOST - PMS

AMBIENTE DE TRABALHO NOTAS

Após a autenticação e entrada na aplicação Host PMS, o utilizador é

confrontado com a janela principal da aplicação. Nesta janela, através
dos botões colocados à disposição conseguirá ter acesso às principais
funcionalidades do Front Office; as restantes encontram-se listadas
dentro dos menus. O acesso à aplicação é feito
normalmente através do ícone
para o efeito

Janela de autenticação, onde será

necessário ter previamente os
utilizadores criados, bem como
atribuída a respectiva palavra-chave

A janela, se maximizada terá um aspecto semelhante ao apresentado

abaixo. Se estiver com um tamanho mais reduzido poderá mostrar mais
que uma linha de botões.
JPR v.3

3
 MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

Neste ecrã é possível, através de vários modos de visualização

disponíveis, bem como da utilização dos variados critérios de pesquisa,
visualizar de uma forma rápida e eficiente as disponibilidades da
Unidade Hoteleira por número de quartos, por tipologia ou até por
intervalos de datas.

1 CAMINHO:
Disponibilidades

Carregar no Botão das

3 1
2
Disponibilidades
4
2
Seleccionar um dos modos de
visualização

3
Utilizar, de acordo com o
pretendido, os múltiplos
critérios de pesquisa
4
Carregar no botão actualizar
para observar os resultados

Este ecrã é actualizado após o

número de segundos registados
no canto inferior esquerdo da
janela

A qualquer momento podem-se refazer os critérios bem como alterar o

modo de visualização, a informação é actualizada após utilizado o botão Legenda:

“Actualizar”.
Overbkd
Quartos em Overbooking
Nesta visualização em forma de Lista é possível reorganizar as colunas
Allt. Disp.
de forma a ter a informação a comparar mais próxima uma da outra. Quartos disponíveis em Allotment

Por exemplo, ter o total de quartos ao lado da coluna dos quartos livres. % Occ.
Percentagem de ocupação
Para tal basta seleccionar o título da coluna e através do arrastamento
FdS
deslocar para o local pretendido. Fora de Serviço
JPR v.3

4
 MANUAL HOST - PMS

VISUALIZAÇÃO GRÁFICA NOTAS

Para além da vista anterior em modo Lista, é possível usar outras

formas de visualização.

Vista em modo Gráfico – 1 semana

Visualização gráfica de uma

semana

Vista em modo Gráfico – 2 semanas

Visualização gráfica de duas

semanas, podendo assim prever
a semana seguinte
JPR v.3

V
5
 MANUAL HOST - PMS

VISUALIZAÇÃO LISTA2 NOTAS

Vista em modo Gráfico – 1 mês

Com esta visualização mensal

consegue-se ter um panorama
de disponibilidade mais alargado

Vista em modo Lista2

Também neste modo podem ser

utilizados os vários critérios para
a visualização semanal, duas
semanas e mensal
JPR v.3

6
 MANUAL HOST - PMS

PREVISÃO ANUAL NOTAS

Para além da vista anterior em modo Lista, é possível usar outras

formas de visualização.

Vista em modo Previsão Anual

Através destes filtros pode-se

alterar a visualização da grelha

Nesta vista é possível ter um resumo da ocupação durante todo o ano.

Neste quadro é possível mostrar / ocultar dias, meses do ano, assim
como existem à disposição várias informações que podem ser
seleccionadas, tais como:

Livres / OverBookings / Allotments / %Ocupação / Fora de Serviço /

Reservados / Opção / LIST / Totais.
JPR v.3

7
 MANUAL HOST - PMS

ALLOTMENT PICKUP NOTAS

Por último, temos a visualização Allotment Pickup que permite a

visualização e controlo individual dos Allotments existentes na unidade
hoteleira.

Através desta caixa de listagem

é possível mudar a visualização
do contrato de Allotment

Tal como no modo previsão

anual, podem ser alterados os
filtros de visualização

As datas marcadas com fundo amarelo, indicam o período de Release

definido.

Nas visualizações em que se encontra este botão é possível exportar

directamente para a folha de cálculo toda a informação visível no ecrã.

Com a caixa de opção “usar letras pequenas” marcada consegue-se um

maior enquadramento no Excel em quadros extensos.
JPR v.3

8
 MANUAL HOST - PMS

ESTADO DO HOTEL NOTAS

Esta opção, tal como o nome indica, permite de uma forma global
avaliar a capacidade da Unidade Hoteleira nas suas variadas vertentes.

CAMINHO:
Disponibilidades
1
3

Carregar no botão Estado

2 Hotel
2
Seleccionar um dos campos a
3 amarelo para ver os detalhes

Utilizando o botão direito do

rato, podem-se seleccionar
algumas das opções:

Por exemplo, escolhendo a opção Abrir Cardex, surgirá:

JPR v.3

P
9
 MANUAL HOST - PMS

PESQUISAR RESERVA NOTAS

Neste quadro, através das múltiplas opções de pesquisa, é possível

encontrar as reservas pretendidas. CAMINHO:
Pesquisar Reserva

1
Carregar no botão Pesquisar
2
Especificar a pesquisa
pretendida. Neste exemplo
2
foi usado o Apelido, mas
3
poderá existir uma
multiplicidade de opções.

Carrega em pesquisar.
Dependendo da posição do
4 3
cursor, também a tecla Enter
poderá dar o arranque para a
pesquisa.

4 O resultado, mais ou menos

aprimorado, surgirá na grelha

Nota: Se não for estabelecido

nenhum critério, surgirão
todos os registos, o que se
pode traduzir numa lista
incómoda dado a sua
extensão.

Hóspede: Permite a pesquisa pelo nome, normalmente apelido

Nº Reserva: Quando activo, permite escrever o nº da reserva
Voucher: Tal como o anterior, mas através da identificação do voucher
Chech in/out: Permite identificar datas de check in/out
Check in Hoje: Mostrará somente quem tem check in previsto para hoje
Tipo Reserva: Permite filtrar pelo tipo de reserva especificado

Todas as restantes opções funcionam de igual modo. Isto é, depois de

marcadas nas respectivas caixas, abrirão as opções atribuídas aquando
a configuração do hotel.
JPR v.3

10
 MANUAL HOST - PMS

PESQUISAR/VISUALIZAR RESERVA NOTAS

Após efectuada a pesquisa, se com ela foram encontrados os valores

pretendidos, poderão efectuar-se um leque variado de opções. A mais CAMINHO:
Pesquisar Reserva
usual será o acesso directo à reserva que poderá ser feito com dois
cliques sobre a linha pretendida.
Primeiro deve ser elaborado
1 o critério de pesquisa e
depois carrega na lupa

2
Para abrir a reserva deverá
ser efectuado um duplo
clique na linha pretendida

Será aberta a janela da

1
3
reserva, mostrando a
informação anteriormente
registada.

4 Nota: se for efectuada

alguma alteração, esta terá
2
que ser guardada.

4
JPR v.3

A
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 MANUAL HOST - PMS

ATRIBUIR QUARTO NOTAS

Dentro do leque de opções que a pesquisa de reserva dispõe, pode ser

muito útil a atribuição directa do quarto. CAMINHO:
Pesquisar Reserva

Para além do critério de

1

pesquisa, será necessário

marcar a opção que permite
efectuar a atribuição do
quarto.

Após efectuada a pesquisa,

2

será aberto um complemento

de janela onde será possível
2 atribuir o quarto.

Após utilizar o botão para

3

atribuir quarto, surge a janela

com os quartos disponíveis,
donde, após duplo clique, o
quarto será atribuído.

Após a utilização do botão de acesso aos quartos, será visualizada a

janela com os quartos disponíveis para a categoria seleccionada. Notas:
Poderá ser escrito à mão o
número do quarto.

Poderão ser seleccionadas

várias reservas, utilizando as
teclas Enter e Shift e
atribuído o mesmo quarto

Na janela pesquisar reserva, existem um leque de botões para acesso

rápido a algumas funcionalidades chave, como atribuir no show,
identificar a reserva como um walk In, cancelar um check in ou aceder
aos depósitos.
JPR v.3

12
 MANUAL HOST - PMS

CRIAR RESERVA NOTAS

Existem várias possibilidades para a criação de uma nova reserva, a

opção que se segue é a tradicional. CAMINHO:
Nova Reserva

Escolher Nova Reserva

1

2 2 Escolher o botão Pesquisar do

grupo pretendido

3 Digite um texto e carregue em

Enter.

4 Para o critério seleccionado

3
surgirá a grelha com os
possíveis hóspedes.
Faça dois cliques ou carregue
no botão validar para escolher
o hóspede pretendido.

Através destes dois botões,

poderá adicionar uma entrada
nova no Cardex ou Editar uma
3 existente.

4
3

Se forem detectadas reservas para

o hóspede escolhido, o sistema irá
perguntar se quer editar a reserva
existente ou criar uma nova
JPR v.3

13
 MANUAL HOST - PMS

CARDEX NOTAS

Quando o hóspede for novo na unidade hoteleira, deverá ser

preenchida, da forma mais completa possível, a sua ficha (Cardex) CAMINHO:
Cardex
No caso de hóspedes estrangeiros, há que ter em conta a informação
relevante para o SEF – Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.
O acesso ao cardex, pode ser
1 efectuado por inúmeros locais,
neste caso veio na sequência
da reserva.

Preencher, de forma mais

3 2 completa possível, os dados
gerais do hóspede.

Escolha contactos para

2 associar pessoas ao perfil.
3 Esta opção torna-se útil na
medida em que consegue-se
perceber o tipo de relações
existentes entre os hóspedes

4
Deverá ser guarda a
3 informação registada

4
3

A coluna à direita comporta uma série de funcionalidades extra.

Nota:
Estes são os campos e as
opções mais importantes para
um registo, no entanto ainda
se podem deixar informações
sobre o cliente para as
secções, visualizar o histórico
ou preencher outro tipo de
informação financeira
JPR v.3

14
 MANUAL HOST - PMS

ECRÃ PRINCIPAL – DADOS HÓSPEDE E DA RESERVA NOTAS

Depois de identificados os hóspedes, agências ou empresas, surgirá o

ecrã principal da reserva onde será agora melhorada a informação da
mesma de acordo com a informação possível no momento da criação da CAMINHO:
Reserva
reserva.

1 Informação referente às
entidades.

2 Dados da reserva.

3 Informação de Marketing

4 Dados detalhados da reserva

5 Outros dados relevantes

4

5
4

2 4

Este botão permite substituir a informação existente

nos vários campos, no entanto se for utilizado no campo
Hóspede o seu comportamento será diferente dos restantes.
Não existe anulação no hóspede, por ter que existir pelo
menos esta identificação preenchida para confirmar reserva.

O botão com a cruz permite remover uma entidade.

Neste separador encontram-se os restantes tipos

de entidades possíveis de ser usados.

Nesta área, para além das datas de entrada e saída, nº de

noites e quartos, também deve ser indicado a categoria do
quarto. Estas categorias são definidas nas configurações
antes do arranque do hotel.
Permite fazer uma reversa com upgrade à categoria, isto é
fundamental quando não existem quartos disponíveis para a
categoria pretendida e hotel opta por ceder uma categoria
de nível superior ao preço da escolhida pelo cliente.
JPR v.3

E
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 MANUAL HOST - PMS

ECRÃ PRINCIPAL – MARKETING E DETALHES DA RESERVA NOTAS

Esta área representa a informação definida pelo gestor

hoteleiro na altura da parametrização do hotel e serve para
categorizar a reserva e proporcionar estatísticas de vendas e
ocupação.

PAX: Divide-se em 3 para identificar o número de pessoas,

crianças de 1ª idade e crianças de 2ª idade.
Quarto: A atribuição de quarto é facultativa no acto da
reserva e até ao momento do check-in. No entanto,
utilizando o botão poderá escolher o quarto a atribuir à
reserva através da janela Quartos Disponíveis.
Tabela de preços: Indica a tabela a ser considerada no
preço.
Package: Indica o pakage vendido na reserva. Estes
packages estão indexados à tabela de preços.
Descontos e regras: Permite a escolha do tipo de desconto e
regras a aplicar, se existirem configuradas.
Preço manual: Será o preço utilizado, caso a tabela
configurada não apresente o preço acordado com o cliente.

Permite visualizar o preço e forma como é ventilado,

bem como o impacto que o desconto tem no preço.

Esta será a janela que surge quando se carrega no botão do quarto

JPR v.3

16
 MANUAL HOST - PMS

ECRÃ PRINCIPAL – OUTROS DADOS NOTAS

O painel à direita representa a

disponibilidade para a categoria
seleccionada no momento.

Esta é uma área informativa e está representada por vários separadores.

Ultimas reservas do hóspede: Apresenta informação histórica referente às últimas
reservas efectuadas para esse hóspede.
Mensagem: Zona para visualização de alertas referentes ao cliente.
Limite de crédito: Como o nome indica, representa as limitações de crédito impostas.
Comissões: Quadro de comissões. (disponível em algumas versões)

Tipo: O tipo “Normal” é o pré-definido e o que afecta a disponibilidade.

Os tipos “Opção” e “Lista Espera” servem para registar a reserva, mas sem afectarem a
disponibilidade. Pode por exemplo, ser utilizado o tipo “Opção” para controlar as reservas de
grupos pedidas mas não confirmadas e a “Lista Espera” para pedidos de reservas
individuais. O tipo “Cancelamento” retira a reserva da disponibilidade e cria estatísticas de
cancelamentos. Este tipo fica em arquivo para o caso de haver necessidade de reactivar a
reserva e para manter o histórico.
O tipo “No Show”, funciona de forma idêntica à do cancelamento, embora seja para utilizar
no dia da chegada da reserva.
Oferta: Esta opção faz com que a reserva seja complementary; podendo distinguir o que é
oferta e uso interno, se utilizar neste último caso a opção correspondente.
Garantida: Dá a reserva como garantida, omitindo a hora da reserva para que fique
indisponível nas pesquisas até à hora indicada para libertação.
Não mudar Qrt: Dá indicação ao sistema para que não seja permitido efectuar mudança
de quarto ao longo da estadia.

Estas observações são relevantes porque surgem em vários mapas e

também na operação de check-out, onde se pode deixar alguma informação adicional.

A informação aqui exposta irá passar para o Cardex, na secção

informação do hóspede.

Local para introduzir o nº de crianças por grupo de idades.

Zona para introdução de texto a ser incluído na factura.

JPR v.3

17
 MANUAL HOST - PMS

PACKAGES NOTAS

Quando se inicía uma reserva, e até gravar pela primeira vez, somente o
separador “PRINCIPAL” da janela da reserva se encontra activo. Após
esta gravavação surgem de imediato os restantes separadores.
CAMINHO:
Reserva/Packages

1 1 Os separadores, para além do

principal, só ficam activos
depois da primeira gravação
A informação constante neste separador é bastante relevante, pois é a da reserva.

que vai ser utilizada para os lançamentos da diária, durante a auditoria 2 O segundo separador mostra
os vários packages activos e
da noite (night auditor). permite gerir ou alterar esta
informação.

Serve para adicionar um package extra que não tenha alojamento como
componente.
Esta opção permite ao hotel maior flexibilidade, permitindo criar reservas
para vários tipos de serviços.

Permite editar a linha seleccionada, de forma a poder efectuar alguma

alteração.

Permite eliminar a linha seleccionada. Esta é removida após confirmação

JPR v.3

M
18
 MANUAL HOST - PMS

MUDAR PACKAGE NOTAS

Esta funcionalidade permite, de uma forma bastante flexível, efectuar

alterações à reserva. Estas vão desde o número de hóspedes, ao preço,
à categoria, e ao próprio package, etc.

1
Esta opção chama a janela para permitir a gestão do package.

CAMINHO:
Reserva/Packages

1 No separador package, clicar

no botão Mudar Package.

2 2
Efectuar alterações
necessárias.

As alterações Podem ser

aplicadas a toda a restante
3
estadia e/ou permitir o
Overbooking

4 Gravar as alterações

4
3

Através deste botão terá acesso à gestão avançada de packages,

onde poderá facilmente gerir packages para intervalos de datas.
JPR v.3

19
 MANUAL HOST - PMS

INSTRUÇÕES DE FACTURAÇÃO NOTAS

Por omissão, é o cliente hóspede quem paga tudo no hotel. No entanto, CAMINHO:
Reserva / Instruções de
pode-se definir quem paga o quê. No exemplo seguinte, verifica-se que facturação
a empresa paga o alojamento e o cliente os restantes encargos.

1
Seleccione o separador
Instruções de facturação.

Seleccione a instrução a
2
adicionar.

As opções presentes na
1 segunda linha, modificam a
3 grelha de opções para depois
2
serem escolhidos os encargos
ou packages pretendidos.

4
Seleccione a entidade de
3 facturação
4
Verifique o intervalo de datas
5 a que se aplica e carregue no
5
botão Adicionar.

Este botão permite, se existir

interface com a UNICRE,
Full Credit: Indica que a entidade paga sem excepção todas as despesas
garantir o pagamento

Indica que a entidade paga todos os encargos extra. Por exemplo, poderá
Todos os
encargos:
ser importante quando a agência paga todo o package e o restante
facturado ao hóspede.
Todos os
packages:
A entidade irá pagar todos os packages definidos na reserva.

Os grupos de Ao ser activada esta opção, serão mostrados os grupos de encargos

encargos: parametrizados. A entidade ira pagar sem excepção os que forem indicados
Os Encargos: A entidade irá pagar somente os encargos especificados
Os packages: Quando a entidade pagar unicamente os packages seleccionados

Nota: Nunca esquecer que, para além da escolha do tipo de instrução

de facturação, deverá sempre seleccionar a entidade de facturação que
vai receber tais indicações.
JPR v.3

20
 MANUAL HOST - PMS

ENCARGOS FIXOS NOTAS

Com esta opção é possível, no acto da reverva, definir alguns CAMINHO:

Reserva / Instruções de
lançamentos fixos que irão ser lançados na conta do hóspede ao longo facturação
da estadia. Por exemplo, uma cama extra, um welcome pack, etc.

Seleccione o separador
Instruções de facturação.

Seleccione a instrução a
2
adicionar.

As opções presentes na
segunda linha, modificam a
3 grelha de opções para depois
serem escolhidos os encargos
ou packages pretendidos.

Seleccione a entidade de
facturação

Verifique o intervalo de datas

5 a que se aplica e carregue no
botão Adicionar.

Também aqui existe a possibilidade de efectuar ligação à rede UNICRE

JPR v.3

21
 MANUAL HOST - PMS

DEPÓSITOS NOTAS

A funcionalidade dos depósitos permite definir um depósito a cobrar à CAMINHO:

Reserva / Depósito
reserva. Dá também a possibilidade de efectuar o seu lançamento após
recebimento do respectivo valor.
1 Seleccione o separador
depósito.

2 Escolha o tipo de depósito.

Definir a data limite para o

3
depósito.

4 Gravar o depósito
1

Efectuar Lançamento:

2 Escolher a conta (folio) para

5
onde deve ser efectuado o
lançamento, bem como o
4 meio de pagamento
3
6 Efectuar o lançamento
6

7
Seleccionar o tipo de IVA e
5
encargo correspondente

8 Validar

Após gravado o depósito, há que efectuar o lançamento respectivo

para a conta pretendida.
Na parte superior é mostrado um
pequeno resumo da reserva

8
JPR v.3

22
 MANUAL HOST - PMS

MUDANÇA DE QUARTO NOTAS

A opção mudança de quarto permite isso mesmo, efectuar mudanças ao

CAMINHO:
longo da estadia. Para além disso, mostra na grelha todas as mudanças Reserva / Mudança de quarto

já agendadas.

1 Seleccione o separador
Mudança de Quarto.

1 Carregue no botão Mudar

Quarto.
2

3 Na janela de alterações, altere

o que for necessário.

4 Gravar as alterações
2

O painel da mudança de quarto, permite efectuar mais operações

relacionadas com alterações à estadia.

Após gravar a mudança, fica a nova linha na grelha.

JPR v.3

23
 MANUAL HOST - PMS

TAREFAS NOTAS

Neste separador definem-se tarefas, individuais ou recursivas, que irão

CAMINHO:
surgir nas listagens de manutenção das governantas. Reserva / Tarefas

1 Seleccione o separador
Tarefas.

1 2 Carregue no botão Adicionar

2 Na janela da nova reserva,

3 esquematizar o conteúdo
consoante o pretendido.
5

4 Gravar as alterações

5
Na grelha surgirão as tarefas
adicionadas.

Podem ser adicionadas mais do que uma tarefa para a mesma reserva.

Permite efectuar alterações à

tarefa ou dá-la como concluída.

Permite apagar a tarefa

seleccionada.

Permite copiar a tarefa para

outros hóspedes da reserva.
3

Por defeito, esta opção encontra-

se desmarcada. Isto significa que
se existirem tarefas concluídas
não ficam visíveis.
Marcando conseguem-se ver as
tarefas já dadas como terminadas
JPR v.3

24
 MANUAL HOST - PMS

HÓSPEDES ADICIONAIS/VOUCHERS NOTAS

Neste separador podemos dividir o ecrã ao meio, pois existem dois tipos
CAMINHO:
de funcionalidades. Uma ligada ao controlo do número do voucher para Reserva / Vouchers

aparecer na factura e outra para adicionar hóspedes adicionais.

1 Seleccione o separador
Hóspedes adicionais /
Vouchers.
Vouchers
2 Carregue no botão Adicionar
Nesta área gerem-se os vouchers uilizando para o efeito os botões
3 Introduza o Código e a
adicionar/remover. descrição do voucher.

3
JPR v.3

25
 MANUAL HOST - PMS

HÓSPEDES ADICIONAIS/VOUCHERS NOTAS

Nesta parte de baixo deste separador é possível adicionar acompanhantes CAMINHO:

Reserva / Vouchers
ou hóspedes adicionais.

Seleccione o separador
Hóspedes adicionais 1
Hóspedes adicionais /
Vouchers.
Nesta área podem atribuir-se directamente os nomes dos
Escolha se pretende o registo
2
acompanhantes ou utlizando o cardex para o efeito. directo ou através do cardex.

Carregue no botão Adicionar

3
com a opção directo activa.

Preencha os dados na janela

que surge e carregue em Ok.
4

1 A linha será imediatamente

5
adicionada à grelha.

4
3
5

No caso de ser utilizado o cardex irá surgir a respectiva janela para que
se possa escolher um contacto associado ou um novo.

O pequeno botão com o sinal +

permite adicionar um novo
contacto ao cardex existente ou a
um novo e definir que tipo de
relação se pretende com o
contacto actual
JPR v.3

26
 MANUAL HOST - PMS

HISTÓRICO NOTAS

Através da informação existente neste separador é possível perceber, se CAMINHO:

Reserva / Histórico
algo correr mal, qual foi a última sequência de instruções. Isto é, este
ecrã mostra os movimentos efectuados desde a reserva e todas as suas
Seleccione o separador
posteriores alterações. 1
Histórico.

2
Grelha com o histórico dos
movimentos

Esta informação e outros mecanismos utilizados poderão contribuir para

que o departamento técnico consiga perceber a situação e ajudar
utilizadores quando algo diferente do esperado acontecer.
JPR v.3

27
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CARTAS DE CONFIRMAÇÃO NOTAS

Local onde se encontram alguns modelos criados para emitir cartas de CAMINHO:
Reserva / Carta de
confirmação, pré-configuradas, para os clientes. Confirmação

1
Seleccione o separador Carta
de Confirmação.

Escolha a entidade para quem

2
se destina a carta.
1
2 3
Seleccione o modelo de
documento

Escolha criar documento do

4 Word ou simplesmente enviar
por E-mail o modelo escolhido
3

Quando é escolhida essa opção a carta é guardada

na pasta configurada para esse efeito.

Por sua vez, por esta via surgirá uma janela,

semelhante à do lado com as propriedades de envio
e com a pré-visualização da carta.

O sitema irá enviar notificação a indicar o sucesso ou insucesso do envio

do E-mail com a carta de confirmação.
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GESTÃO DE CONTAS E CHECK-OUT NOTAS

1
Após a efectivação do check-in ao quarto é possível, através desta CAMINHO:
Check Out
funcionalidade, ter acesso a toda a informação das contas das entidades,
bem como dos lançamentos efectuados e a toda a informação ligada aos
Seleccione o botão check out
movimentos financeiros e, como não podia deixar de ser, ao próprio 1
para abrir a janela de gestão
check-out. de contas e check-out.

Janela de gestão de contas e

2
check-out.
Janela inicial de check-out

Permite activar a visualização em arvore da estrutura de contas.

Posteriormente, através destes botões , é possível
fechar esta visualização, expandi-la ou reduzir a estrutura.

Permite efectuar a divisão do ecrã para que sejam manipuladas

várias contas em simultâneo. Esta divisão é limitada a 4 contas.

Limpa do ecrã as contas abertas, permitindo assim nova selecção.

Com este botão é possível efectuar a criação de uma nova conta

agregada ao quarto seleccionado.
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P
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PESQUISA DE CONTAS NOTAS

Esta é uma das opções fundamentais para a gestão de contas e check-

CAMINHO:
out, pois permite refinar a pesquisa de uma conta específica. Check-out/Pesquisar

1 2 Seleccione o critério de
pesquisa.
1

Identificar o tipo de
A pesquisa pode ser conjugada com a 2
ordenação pretendido
ordenação ascendente por quarto ou nome
Refinar a pesquisa ou
3
simplesmente carregar na
Hóspedes tecla Enter no campo
Permite efectuar a pesquisa das contas de quartos residentes.
Residentes pretendido para ver todos os
dados para o critério
Check-Out Serve para efectuar a consulta dos quartos com check-out construído.
de hoje programado para a data do dia corrente.
Check-Out Semelhante à opção anterior com a diferença de corresponder
p/ amanhã ao dia seguinte ao corrente.
Contas de Pesquisa contas reservadas, mas ainda sem check-in
reservas efectuado, para permitir lançar algumas despesas.
Facturado
Permite visualizar os as contas dos quartos já saídos.
hoje
Todas as
Mostra todas as contas de quartos em aberto, mesmo que a
contas de
quartos
essas contas já tenha sido dado check-out.

Contas em Permite ver as contas criadas através da opção “Criar Conta”

aberto e que já tenham sido libertadas.
Contas sem Permite ver as contas criadas através da opção “Criar Conta”
quarto e que estejam abertas, mas sem quarto indexado.

A tecla de ENTER permite

3
efectuar uma busca de todos as
contas que se incluam no critério

Depois de escolhido o critério de pesquisa e a ordenação, temos o motor

da pesquisa propriamente dito, onde se poderá de uma forma genérica
fazer Enter num dos campos para visualizar toda a informação ou
especificar um critério especifico, como por exemplo o número de quarto.
JPR v.3

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REIMPRIMIR FACTURAS NOTAS

Esta funcionalidade permite a reimpressão de documentos antigos, por

CAMINHO:
exemplo uma factura. Check-Out/Reimprimir
documentos antigos

1
3

Seleccione o botão para

1
reimprimir documentos.

2
Especifique o critério de
pesquisa, por exemplo, o
número do quarto ou
factura

Seleccione a conta para o

4 3
qual pretende reimprimir o
documento
5
Carregue nas setas para
4 adicionar/remover a conta
pretendida

Finalmente, basta carregar

Nota de Crédito no botão Reimprimir e
5
surgirá uma segunda via do
Para além da reimpressão, também, neste quadro, é possível gerar uma documento seleccionado.

nota de crédito para o cliente. Basta para tal usar o botão para o efeito.

Irá surgir um aviso, indicando que os movimentos serão cancelados.

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MANIPULAR CONTAS NOTAS

Depois de conhecidas as operações de pesquisa é agora importante CAMINHO:

Check-Out /seleccionar
perceber o funcionamento e manipulação das contas. conta

Não esquecer que a grelha pode ter até quatro contas configuradas e isso
pode ser feito no botão correspondente.
Efectuar dois cliques sobre a
1
conta pretendida.

A conta surge com os

movimentos, com o seu
2
saldo e com a informação do
quarto e cliente.

Seleccione a conta para o

3 qual pretende reimprimir o
documento.

Carregue nas setas para

4 adicionar/remover a conta
pretendida.
2

Dividir ecrã:

Passar encargos entre contas

Para transferir um encargo de

uma conta para outra, basta
arrastar o encargo de uma conta
para a outra.
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FACTURAÇÃO NOTAS

Existem outras funcionalidades relevantes para incidirem na manipulação

de contas, como a emissão do extracto de conta, o envio do valor para a
conta corrente da entidade e o próprio check out.

Extracto de conta

Podemos visualizar o extracto da conta seleccionada, que será

semelhante à factura, mas sem qualquer valor contabilístico associado.

Com este botão será impresso o extracto da conta pretendida.

Libertar para contas correntes

Caso o entidade tenha crédito aberto é possível gerar um valor

em dívida. Este valor será posteriormente tratado no backoffice.

Passa o valor da conta para as contas correntes, não libertando o quarto.

Check-Out

Esta opção permite efectuar a emissão da factura, libertando a

respectiva conta, bem como o quarto, devolvendo-o assim à
disponibilidade.
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L
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LANÇAMENTOS NOTAS

Esta funcionalidade permite a manipulação dos lançamentos de encargos,

bem como dos pagamentos.

Lançar

Permite os lançamentos para a conta selecionada, onde o que

existir no campo Valor será multiplicado pelo valor existente no campo #.

Depois de escolhida a tabela de preços a ser aplicada, navegamos,

utilizando a tecla de Enter, para o campo Código Encargo, onde
também aqui utilizando o Enter, acede-se à lista de encargos de forma a
que possa selecionar o encargo a lançar.
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PAGAMENTOS NOTAS

Creditar

Permite os lançamentos para a conta selecionada. Estes lançamentos têm

lugar na factura. O que existir no campo Valor será multiplicado pelo valor
existente no campo #.

A utilização prática é semelhante à descrita anteriormente.

Pagamento

Permite efectuar o pagamento para a conta selecionada.

Anular Pagamento

Semelhante à opção anterior, mas para o efeito de anulação.

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MANUTENÇÃO DE QUARTOS NOTAS

Esta opção permite efectuar o controlo e gestão das intervenções CAMINHO:

Manutenção
efectuadas nos quartos, bem como a sua gestão no que respeita ao
11
inventário dos mesmos.

Através desta janela, conseguem-se ver os quartos indicados para

manutenção, que não ficam indisponíveis, bem como os quartos fora de
serviço ou de inventário que se encontram bloqueados para atribuição
nas datas seleccionadas.
Seleccione o botão
1
Manutenção.

2
3
Defina os critérios de pesquisa
2
que ache adequados.
Se ficar em branco, serão
considerados todos.

3
Clique na lupa para ver os
resultados.
4

Resultado da pesquisa e dos

6 4 quartos em manutenção ou
fora de serviço.

Depois de seleccionado um
5
quarto na grelha superior,
5
surgirão as tarefas atribuídas
a esse quarto.

Esta janela permite a alteração do estado e o controlo da data limite.

6
Para mudar o estado de um
quarto, poderá efectuar um
7 duplo clique em cima da linha
respectiva ou usar o botão
Editar.

7
Na janela de informação do
quarto poderá ser alterado o
tipo de estado.
JPR v.3

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ADICIONAR QUARTO EM MANUTENÇÃO NOTAS

Esta funcionalidade permite adicionar quartos à manutenção. Poderá ao CAMINHO:

Manutenção
mesmo tempo também ser atribuida uma tarefa a um funcionário.

Seleccione o botão Nova na

1
janela da manutenção.

Marque o quarto ou quartos

2
pretendidos.

1
Defina o intervalo de datas
3 em que o quarto estará fora
de serviço ou inventário.

Se necessário, poderá ser

atribuída uma tarefa. Para tal
4 basta escolher a secção e o
funcionário. Pode ainda ser
enviada a tarefa por email.
3

Se o endereço de E-mail
2
não for correcto poderá
surgir a seguinte mensagem

Surgirá então na grelha o quarto adicionado com o respectivo estado.

JPR v.3

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TAREFAS NOTAS

A grelha de tarefas, ligada à manutenção dos quartos, permite a criação CAMINHO:

Manutenção
de tarefas a serem atribuídas e realizadas pelo pessoal deste
departamento.
1
Seleccione o botão Adicionar
na lista de tarefas.

2 Defina o limite temporal.

3
Seleccione o estado e o tipo
1
de prioridade.

4 Escolha a secção, a definição

da tarefa e o funcionário.

5
Poderá ser incluído um texto
complementar.

6 Identifique o endereço de
Email.

Na janela de tarefas é possível definir o tipo de tarefa, a sua

periodicidade, a secção e o funcionário a quem vai ser atribuida a tarefa. Permite abrir a janela da
tarefa, permitindo alterar a
informação.

3
2
Elimina a tarefa seleccionada

Utilizado para duplicar uma

4
tarefa semelhante à necessária

6
JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

GOVERNANTA DE QUARTOS NOTAS

Esta opção permite uma visualização do estado dos quartos e também CAMINHO:
Governantas
atribuir novos estados relacionados com a inspecção do quarto, limpeza,
bem como seu estado.
1

Pesquisa e listagem de quartos

1
Seleccione o botão que acede
à janela Governantas.

3 Defina os critérios de pesquisa

2 2
que ache adequados.
Se ficar em branco, serão
considerados todos.

3
Clique na lupa para ver os
resultados.

4 Resultado da pesquisa e dos

4 quartos e do seu estado
actual.

Utilize o conjunto de botões

5
para alterar os respectivos
estados.

Botões de mudança rápida de estado

Permite alterar o estado do quarto para Limpo.

Permite alterar o estado do quarto para Sujo.

Muda o quarto para o estado Inspecionado.

Muda o quarto para o estado Não Inspecionado.

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 MANUAL HOST - PMS

GESTOR DE TELEFONES NOTAS

Esta opção permite gestão das extensões ligadas aos quartos do hotel. CAMINHO:
Gestor de Telefones
Normalmente é utilizado via interface directo com a central telefónica,
modo hotel instalada.
1

Pesquisa e listagem de extensões telefónicas

1
Seleccione o botão que acede
ao gestor de telefones.

2 3 Defina os critérios de pesquisa

2
que ache adequados.
Se ficar em branco, serão
considerados todos.

Clique na lupa para ver os

3
resultados.

Resultado da pesquisa e das

4 extensões e do seu estado
actual.

Utilize o conjunto de botões

5
para alterar os respectivos
estados.

Botões de acção rápida

Permite bloquear a extensão para chamadas exteriores.

Permite desbloquear a extensão para chamadas exteriores.

Permite definir uma hora para o serviço despertar.

Cancela o serviço despertar, após confirmação.

Selecciona o grupo.
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 MANUAL HOST - PMS

PLANNING NOTAS

Através do ecrã do Planning, o utilizador pode visualizar de uma forma CAMINHO:

Planning
gráfica e intuitiva o estado de ocupação do seu hotel. O planning permite
ainda efectuar uma série de operações de forma rápida e eficiente, tais
1

como uma mudança de quarto, uma alteração de datas, acrescentar dias

à estadia, etc.

Ecrã do Planning - Mensal

Quando se abre o Planning, é mostrada uma visualização mensal.

1
Seleccione o botão que acede
ao Planning.
2

Escolha o tipo de visualização

2 que achar mais adequado:
Diária, Semanal ou Mensal.

3
Grelha de visualização das
reservas.
3

Barra de Pesquisa

Esta barra pode ajudar a enquadrar melhor a informação a visualizar.

Pode também seleccionar um determinado mês ou

utilizar as cores definidas para alguns tipos definidos.
JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

VISUALIZAÇÃO DO PLANNING NOTAS

Através dos tipos de visualização, é possível enquadrar da forma mais CAMINHO:

Planning
adequada a informação produzida na grelha do planning.

Tipos de visualização

Permite navegar para o 1º dia do mês.

Navega para o dia corrente, isto é, para a data do sistema.

Visualiza na grelha o planning diário.

Visualiza na grelha o planning Semanal, incluindo fim de semana

Mostra a visualização mensal do planning.

Exemplo: Planning diário

JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

CRIAÇÃO E MANIPULAÇÃO DA RESERVA NOTAS

No planning também é possível efectuar activamente algumas operações, CAMINHO:

Planning
como a criação de uma reserva, alteração de existentes ou a sua
eliminação.

Criação de reserva 1
Procurar uma zona disponível
e utilizar a técnica de
arrastamento com o rato na
No planing, numa zona vazia, pelo processo de arrantamento, pode abrir- grelha.
se uma área que irá corresponder à reserva pretendida.
Será aberto o cardex, onde
2 será iniciado o processo da
reserva.

O restante processo é o
semelhante a uma reserva
normal.

O sistema irá abrir o Cardex para dar início ao processo de reserva.

2
JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

AGENDA TELEFÓNICA NOTAS

A agenda telefónica é um utilitário simples e prático para guardar aqueles CAMINHO:

contactos a ter sempre mão de forma rápida para resposta imediata

numa recepção.

Seleccione a opção que acede

1
à lista telefónica.

Pode usar a pesquisa para

2 mais facilmente encontrar o
contacto desejado na lista de
contactos.

Para registar um novo

3 contacto utilize os botões à
direita.

Preencha os dados na zona de

4
detalhe que surge.

5 Grave o registo.
Quando se utilizam os botões novo ou editar é complementada a janela
com uma zona de detalhe editável para registar uma nova entrada ou
simplemente corrigir a informação já registada.

O botão Apagar permite eliminar entradas da lista telefónica.

JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

ANÁLISE DE VENDAS NOTAS

Através da análise de vendas o utilizador poderá de uma forma minuciosa CAMINHO:

obter informação de gestão bastante útil, como: saber quais os quartos

ocupados, qual a percentagem de ocupação, a receita total, receita por
quarto, os no shows, etc.

Manager’s Report 1

1
Seleccione a opção que acede
à Análise de Vendas.
2

2
Seleccione a opção Manager’s
Report (simples).

Na grelha da direita surgem

3 duas páginas de informação
útil para a gestão.
3

Nesta janela é mostrada uma visualização pré-definida com informação

necessária para a gestão da unidade hoteleira.

Também é visualizada informação referente ao ano passado e a valores

orçamentados para o corrente ano.

Este botão permite

Tipos de visualização actualizar a informação
visível na grelha.

Exportações ou outputs possíveis.

Selecção da data de visualização.
JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

ANÁLISE DE VENDAS NOTAS

Através da análise de vendas o utilizador poderá de uma forma minuciosa CAMINHO:

controlar o seu negócio, organizando a informação pretendida como

melhor lhe convier.

Global

A grelha do Global é bastante flexível e personalizável, permitindo assim

1

ao utilizador ajustar a informação ao que realmente é pretendido analisar.

4
2
1 Seleccione a opção que acede
à Análise de Vendas.

2 Seleccione a opção Global.

3 Esta grelha mostra a

3 configuração por defeito, mas
é personalizável.

Podem ser adicionadas

4 colunas à grelha, utilizando
para o efeito o botão valores.

Podem ainda ser feitos

5
agrupamentos em linha
deslocando elementos.

Alterar visualização
JPR v.3

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 MANUAL HOST - PMS

RELATÓRIOS NOTAS

O Host contém actualmente um leque variado de mapas de exploração CAMINHO:

pré-definidos. Estes estão organizados em pastas e agrupados por temas. 1

Página inicial e suas pastas

Seleccione a opção que acede
1
aos Relatórios.

Na janela Inicial dos

relatórios, entre na pasta
2
correspondentes aos relatórios
2
que pretende ver.

Na pasta escolhida abra o

3
relatório pretendido.

3
JPR v.3

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RELATÓRIOS NOTAS

Estes tipos de relatórios são bastante flexíveis, permitindo ao utilizador, CAMINHO:

para cada relatório, refinar a informação a visualizar no mapa.

Por sua vez, os relatórios poderão ser construídos consoante as

necessidades específicas dos clientes.

Refinamento da consulta
Utilize os critérios disponíveis
4
para filtrar as opções do
relatório a visualizar.
Consoante o relatório
seleccionado, as opções de
formulação da consulta
5
poderão alterar-se.
4

5
Clique no botão exibir
relatório.

Utilize os botões da barra para

6
exportar ou imprimir os
relatórios.
6

Impressão ou exportação

Na barra encontram-se alguns botões, nomeadamente, os dois botões

que geram outputs, quer para a impressora, quer para exportação nos
formatos possíveis. 6
JPR v.3

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