UFCD 0717

METODOLOGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO DE
SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE

Informação Documentada
 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
Referencial normativo NP EN ISO 9001:2015

7.5 Informação documentada

7.5.2 Criação e atualização

7.5.3 Controlo da informação documentada

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Doc014/9 05-01-2017
 DOCUMENTO

Informação e respetivo meio de suporte.

Exemplos: Registo, especificação , documento de

procedimento, desenho, relatório, norma.

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Doc014/9 05-01-2017
 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

Informação que deve ser controlada e mantida

por uma organização e o meio onde a mesma
está contida.

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Doc014/9 05-01-2017
 RELAÇÃO ENTRE CONCEITOS

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Doc014/9 05-01-2017
 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
A Organização mantém informações
documentadas (documentos) e retém informação
documentada (registos).

O sistema de gestão da qualidade deve estar

documentado, englobando todos os documentos
onde estejam definidas a política, a estrutura da
autoridade e responsabilidade e os procedimentos
para cada um dos requisitos do sistema.

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Doc014/9 05-01-2017
 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
A informação documentada necessária depende:
• dimensão e contexto da Organização
• produtos e serviços fornecidos
• complexidade dos processos e suas interações
• competência das pessoas

A própria organização é que define o critério e a

forma de organização e a extensão dessa
documentação.
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Doc014/9 05-01-2017
 ESTRUTURA DOCUMENTAL

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Doc014/9 05-01-2017
 CRIAR DOCUMENTO
1) Definir modelo de documento

Exemplo 1: Logótipo Título do documento Data

Número de página
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Doc014/9 05-01-2017
 CRIAR DOCUMENTO
1) Definir modelo de documento
Código:
Logótipo Título do documento Data:
Exemplo 2:

Elaborado por:
Aprovado por: Número de página
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Doc014/9 05-01-2017
 CRIAR DOCUMENTO
2) Definir formato e suporte do documento

Exemplos: em papel, em formato eletrónico,

como instruções numa aplicação informática (ex.
MRP), num esquema gráfico, uma fotografia de
um defeito,etc.;

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Doc014/9 05-01-2017
 CRIAR DOCUMENTO
3) Assegurar a sua revisão e aprovação em
termos de pertinência e adequação

A evidência da revisão e aprovação pode ser feita

por assinatura, pela introdução num software ou
colocação numa pasta de ficheiros específica por
uma pessoa autorizada, etc.

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Doc014/9 05-01-2017
CONTROLO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

O controlo da documentação deve assegurar que

a informação documentada está disponível no
local e momento apropriado, e é adequada para o
uso pretendido.

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Doc014/9 05-01-2017
CONTROLO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
• Atividades de controlo da informação
documentada:

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Doc014/9 05-01-2017
 CONTROLO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

Responsável

Responsável

Localização

Documento
Elaboração

Eliminação
Aprovação

Aprovação

Registo de
Alterações

Tempo de
retenção
Suporte
Data de

Tipo de
Título

Digital e
Papel
Política da xx-xx- Departamento Gestão (distribuição Intern Destruir
Software xxx 3 anos
Qualidade xxxx de Qualidade de Topo física na o o ficheiro
entrada da
empresa)

Manual da
Qualidade

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Doc014/9 05-01-2017
 Em todas as etapas é importante atribuir
Responsabilidades

Quem elabora os documentos?

Quem aprova os documentos?

Quem disponibiliza os documentos?

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Doc014/9 05-01-2017
 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
Exemplo de Procedimento:

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Doc014/9 05-01-2017
 EXERCÍCIO
Criou a sua empresa e vai certificar segundo
normativa NP EN ISO 9001:2015.

Defina e elabore os documentos do seu Sistema

de Gestão de Qualidade.

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Doc014/9 05-01-2017
 EXERCÍCIO

1) Definir Política da Qualidade

2) Determinar objetivos de Qualidade

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Doc014/9 05-01-2017
 POLÍTICA DE QUALIDADE
A Política da Qualidade pode ser considerada
como a consciência da Organização.

Deverá ser:
• Adequada ao propósito e contexto da
organização
• Enquadrada nos objetivos de qualidade
• Compromisso para satisfação das necessidades
e expetativas dos seus clientes
• Compromisso para melhoria contínua e eficácia
do sistema 20
Doc014/9 05-01-2017
 POLÍTICA DE QUALIDADE
A Política da Qualidade pode ser considerada
como a consciência da Organização.

Deverá ser:
• Adequada ao propósito e contexto da
organização
• Enquadrada nos objetivos de qualidade
• Compromisso para satisfação das necessidades
e expetativas dos seus clientes
• Compromisso para melhoria contínua e eficácia
do sistema 21
Doc014/9 05-01-2017
 EXEMPLOS

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 EXEMPLOS

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 EXEMPLOS

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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS DA QUALIDADE
É um resultado que se procura obter ou atingir
relacionado com o grau de satisfação de requisitos
dados por um conjunto de características
intrínsecas.

Os objetivos da qualidade são determinados pela

Organização, suportando a sua política da
qualidade, para atingir resultados específicos.

Relacionados com objetivos estratégicos da

empresa, não devem estar isolados.
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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS DA QUALIDADE
Deverão ser:
• Consistentes com a Política de Qualidade
• Mensuráveis
• Consistentes com requisitos aplicáveis
• Relevantes
• Monitorizados
• Comunicados
• Atualizados

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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS

• Específicos (Specific)

Os objetivos devem ser focados e bem definidos.

Exemplo:
Um objetivo como “conseguir mais clientes” seria mais bem definido
como “conseguir 100 clientes”.

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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS

• Mensuráveis (Measurable)

Os objetivos devem permitir a medição do seu progresso.

Se o objetivo não é mensurável, não é possível saber se a
equipa está a fazer progressos.

Exemplo:
Um objectivo como “fazer os clientes mais felizes” seria mais bem definido
como “receber 100 avaliações positivas dos Clientes”.
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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS

• Alcançáveis (Attainable)

Os objetivos devem ser realista, sendo que as metas a

atingir devem ser ajustadas à realidade da organização.

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 OBJETIVOS

• Relevante (Relevant)

O objetivo deve ser importante para a missão e visão da

organização.

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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS

• Tempo-limite (Time-based)

Os objetivos devem ter uma duração limite para

ser alcançado.
Se não for definido uma duração para os
objetivos ser atingido, os esforços colocados no
mesmo irão diminuir.
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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS DA QUALIDADE

Como iremos atingir estes

objetivos?
PLANEAMENTO
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Doc014/9 05-01-2017
 OBJETIVOS DA QUALIDADE

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 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• APCER. (2015). Guia do utilizador ISO 9001:2015.

• Feigenbaum, A. V. (1991). Total Quality Control. New
York, McGraw Hill.
• International Organization for Standardization. (2016)
Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001 Linhas de
orientação em: Processos.
• Instituto Português da Qualidade. (2015). NP EN ISO
9000:2015 - Sistemas de gestão da qualidade -
Fundamentos e vocabulário.
• Instituto Português da Qualidade. (2015). NP EN ISO
9001:2015 - Sistemas de Gestão da Qualidade.
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Doc014/9 05-01-2017
 Autoria: Daniela Portugal

Data da última versão: 4 de novembro de 2019

Termos-chave: Informação documentada; Política da Qualidade; Objetivos da

Qualidade; Ciclo PDCA; Metodologia 5W2H

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