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GUIA PRÁTICO

PARA GESTORES
DE DADOS
Encontre as ferramentas certas para
navegar na atual abundância de dados

GUIA PRÁTICO PARA GESTORES DE DADOS


UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — LEAD CONVERSION

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SUMÁRIO
Um “canivete suíço” para os atuais gestores de dados 3

1 Single Table Dedupe 6

2 MassEffect 9

3 MassImpact 12

4 Lead Conversion 15

5 EmailConnect 17

6 Find/Report IDs 19

7 PowerGrid 21

8 Reassign Ownership 23

9 BulkBackup 25

10 ReportEdit 27

Tudo reunido em um só lugar com o JobBuilder 28

4 vantagens em relação às ferramentas nativas do 29


Salesforce

Navegue pelos perigos e inesperados obstáculos 30


diários com o DemandTools

GUIA PRÁTICO PARA GESTORES DE DADOS


ENCONTRE AS FERRAMENTAS CERTAS PARA NAVEGAR NA ATUAL ABUNDÂNCIA DE DADOS

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS
ATUAIS GESTORES DE DADOS
Os gestores de dados têm um papel crucial no sucesso das empresas atualmente. À primeira vista,

as responsabilidades deles podem parecer relativamente simples, mas a realidade é que esse

trabalho é incrivelmente complexo e sua execução requer um equilíbrio delicado entre gestão de

processos orientada por detalhes e solução criativa de problemas.

As empresas investem muito dinheiro em seus sistemas de CRM e esperam ver resultados na forma

de aumento da eficiência do fluxo de trabalho, análise aprimorada dos dados de seus clientes,
resultados aprimorados de cross-sell/up-sell e melhores relacionamentos com os clientes. Tudo isso

exige as habilidades e a experiência de um gestor de dados, que é responsável por:

• Garantir que os dados de CRM sejam limpos, precisos e confiáveis

• Gerenciar dados altamente complexos em massa

• Padronizar a estrutura, padrões e processos de dados para ampliar a


eficiência operacional

• Fornecer relatórios precisos que estimulam decisões de negócios


inteligentes

• Tornar os dados de CRM acessíveis e utilizáveis em toda a organização

Todos os dias, os gestores de dados enfrentam inúmeros perigos e obstáculos que ameaçam sua

capacidade de manter dados de CRM de alta qualidade nos quais a organização possa confiar. É

por isso que criamos o Guia prático para gestores de dados. O objetivo deste guia é servir como

referência para ajudar os atuais gestores de dados a navegar pelos obstáculos diários e preparar-se

para os futuros perigos desconhecidos.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

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Gestores de dados precisam das ferramentas certas para realizar

seu trabalho com eficácia, e eles precisam que essas ferramentas

funcionem em conjunto, sem interrupções e sob demanda. O

DemandTools da Validity é a melhor ferramenta de sobrevivência

para gestores de dados há quase duas décadas. Na verdade,

frequentemente é chamado de o “canivete suíço” dos gestores de

dados, com recursos e funcionalidades que realmente fazem tudo, da

eliminação de duplicidades e padronização a recursos sofisticados de

gestão de dados que mantêm o CRM sem dados obsoletos.

Em todos os aspectos, o DemandTools é uma solução inteligente

e versátil que aborda as necessidades essenciais de gestores de


dados e enfrenta os inevitáveis problemas que afetam qualquer CRM.

Suas capacidades são tão robustas que os usuários podem até não

conhecer alguns de seus recursos mais úteis.

Neste guia, vamos analisar em detalhes cada módulo desta solução


de “canivete suíço”. Do módulo mais comum ao mais especializado, o

pacote DemandTools oferece a solução multifuncional que os gestores

de dados precisam para lidar com a atual abundância de dados.

“Posso fazer muito mais com o DemandTools. É o meu cinto de ferramentas.


Com o abrangente conjunto de ferramentas oferecido pelo DemandTools, basta

perguntar: ‘Preciso de uma chave de fendas, um martelo ou uma furadeira?’”

— Karen Hayum, experiente administradora do Salesforce que usa


o DemandTools para ajudar empresas a obter dados mais limpos e
ORIENTAÇÃO
aprimorar a gestão de leads.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS
ATUAIS GESTORES DE DADOS
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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

A LÂMINA GRANDE

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SINGLE TABLE DEDUPE

A lâmina grande provavelmente é a ferramenta mais usada de


todos os canivetes suíços, simplesmente porque a necessidade
de cortar algo é muito comum — como abrir um pacote ou cortar
um pedaço comprido de barbante. De forma similar, o Single Table
Dedupe é uma das ferramentas mais poderosas e populares do
pacote DemandTools, pois lida com um dos problemas mais comuns

e devastadores que afeta dados de CRM: registros duplicados.

Os sistemas de CRM foram criados para proporcionar às empresas uma visão única de cada cliente,

tudo em um só local. Registros duplicados vão contra essa finalidade essencial — e, infelizmente,

duplicidade é um problema inevitável que gestores de dados enfrentam diariamente.

Além disso, as dores de cabeça criadas por registros

duplicados afetam departamentos em toda a organização VISÃO DUPLA


e podem afetar seriamente a geração de receita. Por

exemplo, os gastos com marketing frequentemente se Dados duplicados desperdiçam

gastos com marketing,


baseiam no tamanho do banco de dados. Se o banco de
distorcem previsões e frustram
dados estiver inchado com contatos redundantes e leads
os usuários. Pare de ver em
duplicados, o orçamento de marketing pode ser elevado dobro e comece a obter uma

desnecessariamente. Dados duplicados também criam única visão verdadeira dos

seus clientes.
preocupações sobre a propriedade de contas na equipe de

vendas, pois diversos vendedores podem acidentalmente visar e entrar em contato com o mesmo

lead. A previsões de vendas e marketing frequentemente são distorcidas por registros duplicados.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — SINGLE TABLE DEDUPE

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A LÂMINA GRANDE: SINGLE TABLE DEDUPE

O Single Table Dedupe é um poderoso eliminador de duplicidades que soluciona o problema de dados

duplicados encontrando e mesclando registros duplicados em conjuntos de dados de qualquer

tamanho. Ele foi o primeiro eliminador de duplicidades em massa personalizável a permitir a

mesclagem de objetos padrão e personalizados no Salesforce, com regras mestre e regras de campo

personalizadas. Com 20 algoritmos robustos correspondentes para localizar registros duplicados

com base em qualquer tipo de dados, as configurações permitem ao usuário especificar qual

registro duplicado será retido e quais valores de campo serão mantidos para cada registro.

Os casos de uso comum do Single Table Dedupe incluem:

Gestão de registros duplicados de rotina.

Se existe uma tarefa que os gestores de dados devem realizar com eficácia, é a gestão de registros duplicados.
Portanto, não é uma surpresa que o caso de uso mais comum do Single Table Dedupe seja a eliminação rotineira
de duplicidades com a utilização de várias técnicas de correspondência.

Verificação de registros duplicados pós-importação.

Importações de novos dados geralmente criam registros duplicados. Após uma importação de dados, o Single
Table Dedupe pode ser configurado para mostrar apenas correspondências em que pelo menos um dos registros
duplicados tenha sido criado na data em questão.

Estabelecimento de regras de campo.

O Single Table Dedupe pode ajudar a garantir o alinhamento entre diferentes departamentos e estabelecer uma
única fonte da verdade. Ao utilizar o Single Table Dedupe, um gestor de dados pode exportar as duplicidades
em um arquivo que pode ser compartilhado com outras pessoas, independentemente de elas terem acesso
ao DemandTools. Isso pode ser especialmente útil quando o gestor de dados precisa documentar o processo
de lidar com mesclagens ou quando a gestão de dados duplicados exigir a participação de outras equipes
para determinar qual registro deve ser mantido como o mestre. As regras de campo permitem que cada
departamento opine sobre como os dados devem ser controlados, especialmente os campos de dados que mais
utilizam. Como cada parte interessada dá sua opinião sobre como lidar com os dados, a qualidade dos dados
permanece em primeiro plano para todos os departamentos.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — SINGLE TABLE DEDUPE

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A LÂMINA GRANDE: SINGLE TABLE DEDUPE

Mesclagem eficaz de contatos e leads.

Às vezes, é importante reter os endereços de e-mail e números de telefone de todos os registros identificados
como duplicados. Por exemplo, se mesclar dados de uma feira comercial com seu CRM, você pode adicionar
endereços de e-mail de novos contatos a uma conta de destino existente. Isso significa novas oportunidades de
contato nessa empresa para campanhas de vendas e marketing. Também é possível descobrir que um contato
antigo agora tem um novo endereço de e-mail, o que pode reabrir as portas para interagir com esse prospect.

Rastreamento preciso de registros mesclados.

Os usuários frequentemente desejam saber quantos de seus registros foram processados como duplicados.
O Salesforce tem a capacidade de rastrear registros mesclados como parte do histórico de registros, mas é
difícil obter um relatório limpo. O Single Table Dedupe rastreia, com precisão, os registros duplicados que foram
eliminados e fornece uma forma mais simples de rastrear os dados se algo parecer estranho após uma mesclagem.

Como benefício adicional, o Single Table Dedupe pode ajudar a restaurar a confiança nos dados de

CRM e aumentar a adoção do CRM por usuários por lidar com o problema mais crítico de qualidade

de dados. Seus recursos robustos de eliminação de duplicidades estabelecem um nível básico de

confiança na validade e exclusividade de cada registro de dados, além de garantir aos usuários de

dados que seus esforços não serão desperdiçados devido a dados duplicados.

Um administrador de uma das maiores provedoras globais de dados


comerciais e análises usou o Single Table Dedupe para corrigir os
problemas durante uma migração de dados e ajudou a restaurar a
confiança nos dados do CRM.
ORIENTAÇÃO Leia o estudo de caso aqui

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

O ABRIDOR DE LATAS

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MASSEFFECT
Versátil e funcional, o abridor de latas é uma das ferramentas
preferidas do canivete suíço. O MassEffect ocupa uma posição
semelhante no pacote DemandTools, atuando como uma ferramenta
de ETL - extract, transform, load (extrair, transformar e carregar)
multifuncional que ajuda gestores de dados a importar, atualizar,
executar o upsert, excluir, cancelar exclusão e exportar dados.

Frequentemente, os dados que os gestores de dados


recebem para trabalhar não seguem protocolos de
MASSA CRÍTICA
formatação estabelecidos e têm que ser “adaptados” antes
Esta ferramenta de ETL
de poderem ser migrados para o CRM. Tipos de arquivo
multifuncional deixa o trabalho
diferentes, dados não padronizados e campos de dados
pesado a cargo da solução, não
inconsistentes criam dores de cabeça para gerentes de do administrador do Salesforce.
projetos e retardam o processo de mapeamento de dados. Ela possui padronização

Quando esse trabalho tem que ser executado manualmente, integrada e suporte para

caracteres internacionais,
normalmente são feitas manipulações na planilha original —
formatos de arquivos
o que cria mais potencial para erro humano e retrabalho.
avançados e muito mais.

O MassEffect foi projetado para otimizar as migrações de dados, gerenciar o processo geral de
importação de CRM e proporcionar ao usuário controle sobre os dados sem manipular a planilha —
para que os dados sejam não só importados para o CRM, mas importados de forma limpa e eficiente.
Com o MassEffect, você pode aplicar fórmulas de padronização aos dados conforme eles são inseridos
no CRM, em vez de alterá-los na planilha antes do upload. Se todos os registros devem ter o mesmo
valor para um determinado campo, você pode adicionar esse valor como uma constante — novamente,
sem manipular a planilha.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — MASSEFFECT

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O ABRIDOR DE LATAS: MASSEFFECT

A ferramenta foi otimizada para utilizar diversos tipos de arquivos, processar centenas de milhares
de registros e automatizar partes do fluxo de trabalho para tirar mais peso das costas do usuário.

Casos de uso comuns do MassEffect incluem:

Importação de dados de compras de listas.

Quando se trata de listas compradas ou alugadas, a consistência não faz parte do pacote. Com o
MassEffect, você pode assegurar que os registros sejam padronizados antes de serem migrados para
o seu CRM. A interface arrastar e soltar e a capacidade de salvar mapeamentos de campos torna mais
fácil mapear os campos, para que os dados possam ser importados de forma limpa e eficiente.

Upserts de sistemas não integrados.

Trazer dados de sistemas discrepantes pode ser um pesadelo — especialmente quando esses sistemas não se
integram diretamente ao seu CRM. Mas o MassEffect mantém os dados limpos e conectados corretamente ao mover
dados de um sistema para outro para que você não acabe com uma confusão de registros duplicados e conflitantes.
Upserts usam um campo-chave para mostrar onde os registros correspondem ou são novos. Isso permite aos
gestores de dados importar e atualizar sem despejar dados como se fossem novos quando não são. Isso ajuda em
migrações, pois normalmente há um identificador exclusivo (um campo de ID externo ou o ID do Salesforce) usado
nos dois sistemas que pode ser usado para manter os dados conectados. Além disso, o MassEffect exibe atributos
dos campos, por exemplo, se um campo é obrigatório e a quantidade máxima permitida de caracteres. Isso permite
que gestores de dados se lembrem e sigam rapidamente as configurações de nível de campo conforme os dados são
importados ou atualizados, bem como evitem erros que impeçam os dados de serem processados.

Adição de membros a uma campanha.

Criar leads e contatos como membros de uma campanha por meio da tabela de membros da campanha facilita a
atribuição de campanhas e ajuda a garantir que ela seja correta.

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O ABRIDOR DE LATAS: MASSEFFECT

Exportações de dados otimizadas.

O MassEffect inclui uma funcionalidade de exportação integrada que permite exportar os documentos
decodificados (exporta o arquivo real) em vez de primeiro criar um relatório do Salesforce e, em seguida,
exportar esse relatório. Além disso, o ID do Salesforce será incluído automaticamente em todos os
registros que você exportar. Isso é importante porque garante que o ID do Salesforce esteja presente, o
que significa que sempre há uma forma de identificar exclusivamente o registro na planilha do Salesforce.

Juntamente com outras ferramentas do pacote DemandTools, o MassEffect oferece uma solução
completa e poderosa para a importação, exportação e manipulação de dados. Sabemos como
agilizar os processos dos gestores de dados porque perguntamos — e nossos usuários nos deram
feedback sobre o design, recursos e funcionalidades da ferramenta. Em outras palavras, o pacote
DemandTools foi projetado para fazer a maior parte do trabalho para você, de forma a apoiar as
necessidades e processos exclusivos de cada organização.

“Em termos de produtividade, com certeza estou me livrando de 80 a 90% do


trabalho manual que precisaria ser feito sem essas ferramentas.”

— Gerry Marletta — Diretor de operações de tecnologia do Argyle


Executive Forum.
ORIENTAÇÃO
Leia o estudo de caso aqui

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

A TESOURA

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MASSIMPACT
A tesoura é uma peça permanente de qualquer canivete suíço porque
é útil em muitas situações que exigem mais precisão e controle do
que uma lâmina — como cortar um fio, remover uma ponta solta ou
romper um lacre plástico. Da mesma forma, o módulo MassImpact
no pacote DemandTools oferece uma funcionalidade aparentemente
simples que pode ser aplicada de diversas formas: capacidades de
padronização para a manutenção geral de dados.

Dados não padronizados tornam difícil para usuários de CRM realizarem pesquisas úteis, obterem
exibições de listas precisas ou tomarem decisões com base em dados. Por exemplo, imagine que
você deseja ver todos os registros em que o estado seja o “Tennessee”, mas o campo de estado inclui
entradas em diversos formatos como TN, Tenn e Tennessee. Claramente, seria difícil obter resultados de
pesquisa precisos.

O MassImpact elimina esse problema permitindo


CONSISTENTEMENTE
consultar os registros de CRM de qualquer objeto e
MELHOR
modificar os campos em massa, com base em fórmulas
Dados inconsistentes prontas para usar ou nos valores de padronização
impactam resultados de
personalizados que você especificar. É possível
pesquisas, contagens de
padronizar diversos campos simultaneamente e
objetos e muito mais. Garanta
executar o processo várias vezes por dia para garantir
a consistência. Modifique

milhares de registros uma qualidade de dados consistentemente alta. É até


existentes de uma vez usando possível automatizar o processo de padronização com
fórmulas personalizadas ou o JobBuilder (discutido posteriormente neste guia), o
prontas para usar.
que torna o MassImpact uma ferramenta instantânea
de economia de tempo.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — MASSIMPACT

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A TESOURA: MASSIMPACT

O MassImpact também é comumente usado para contagens de objetos e somas de campos para

ajudar a analisar e segmentar dados, o que resulta em interações mais personalizadas com clientes

e prospects. Por exemplo, você pode executar uma pesquisa para descobrir quantas contas

registraram cinco ou mais tíquetes de ajuda em um trimestre para identificar oportunidades de

treinamento adicional e atendimento com base em tutoriais.

Casos de uso comuns do MassImpact incluem:

Padronização de campos de estado, país e telefone.

Normalmente isso é feito usando um dos 19 cenários predefinidos do MassImpact, que incluem dois formatos
padrão para estados/províncias e três formatos padrão para países. Isso permite aos usuários definir como
padrão a forma curta ou longa do nome do estado/província e uma norma ISO para nomes de país.

Padronização de nomes de cargos.

É difícil extrair registros completos de todos os gerentes de vendas em sua lista de contatos se o campo de
cargo incluir variações como “Gerente de vendas” e “Ger. de vendas”. O MassImpact permite definir como padrão
um formato específico de nomes de cargos, fornecendo resultados de pesquisa mais precisos.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — MASSIMPACT

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A TESOURA: MASSIMPACT

Embora esses sejam os usos mais comuns do MassImpact, as possibilidades são verdadeiramente
infinitas. Alguns dos exemplos mais comuns que descobrimos incluem:

• Localizar todas as oportunidades convertidas em vendas no ano e alterar o


campo de tipo de conta para “Cliente”.

• Contar o número de oportunidades criadas em cada conta no ano em questão

• Colocar o número de registro da conta em cada registro de contato


associado a ela

• Descobrir o número total de interações de marketing por contato durante um


determinado período

• Executar somas de campos nas oportunidades que foram convertidas em


vendas para identificar e segmentar novos membros de fidelidade nas
verticais de varejo e hospitalidade

O MassImpact é uma das ferramentas favoritas de gestores de dados porque permite que eles
façam o ajuste diário dos dados com a atenção necessária. E como a automação desse processo
é tão fácil, a manutenção regular de dados pode ser realizada em segundo plano, sem intervenção
manual. O MassImpact também pode ajudar a aumentar a adoção do CRM pelos usuários tornando
os dados mais consistentes e fáceis para trabalhar.

“As aplicações do DemandTools são ilimitadas. Estamos impressionados


com o enorme poder e utilidade desta ferramenta em tornar nossos
processos e dados mais limpos, mais gerenciáveis e completamente
confiáveis.”

ORIENTAÇÃO — Trisha B.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

A LÂMINA PEQUENA

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LEAD CONVERSION
Embora possa parecer redundante ter duas lâminas em um único
canivete suíço, na realidade, há um bom motivo para incluir as duas. A
lâmina grande geralmente é responsável pelo uso pesado e, portanto,
pode ficar cega ao longo do tempo. Ter uma segunda lâmina de
reserva garante que uma faca bem afiada sempre esteja disponível
para tarefas altamente especializadas.

Da mesma forma, o módulo Lead Conversion é uma ferramenta de gestão e eliminação de duplicidades
de leads no DemandTools. Embora o Single Table Dedupe (discutido anteriormente neste guia) execute a

eliminação de duplicidades em um banco de dados inteiro, o Lead Conversion faz isso em um contexto

mais específico garantindo que seus leads não sejam duplicidades de contatos existentes.

O principal caso de uso do Lead Conversion é a


eliminação de duplicidades e conversão de leads. ASSUMA A
LIDERANÇA
Como leads vêm de diversas fontes ao longo do tempo,
Ao evitar leads duplicados
novos leads frequentemente são novos contatos
e encaminhá-los de forma
em uma organização com a qual você já tenha um
correta e eficiente, você pode
relacionamento. Isso pode criar confusão entre as agilizar o acompanhamento e o

equipes de vendas e marketing, pois pode ser difícil engajamento, além de melhorar

as taxas de conversão.
distinguir entre novos prospects, leads que já estão

no funil de vendas e clientes existentes. Este módulo

compara os leads com contas para mostrar onde esses relacionamentos existem, para que os leads

sejam encaminhados ao proprietário correto e tratados corretamente.

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A LÂMINA PEQUENA: LEAD CONVERSION

A ferramenta Lead Conversion é uma parte necessária em uma abordagem completa de eliminação

de duplicidades, além de fornecer funcionalidades que não estão disponíveis no ambiente nativo do

Salesforce.* Embora o Salesforce ofereça algumas comparações entre leads e contatos, e leads e

contas, elas podem ser feitas em massa e não permitem a correspondência de clientes.

Ao garantir listas de leads exclusivas e precisas com o Lead Conversion, é possível ter a certeza de

que todos os clientes e prospects terão a experiência que você deseja ao interagirem com a sua

organização. Novos leads não terão a experiência fragmentada de serem contatados por diversos

representantes de vendas e clientes fiéis nunca serão tratados como novos prospects.

*Observação: O Lead Conversion só pode ser usado por organizações que utilizam o
objeto de leads no Salesforce.

“Não sei como alguém pode gerenciar seus dados sem o DemandTools…
ele é essencial para se ter bons dados estratégicos.”

— Annette A.
ORIENTAÇÃO

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A CHAVE DE FENDA

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EMAILCONNECT
A genialidade da chave de fenda Phillips é a sua capacidade de se
autocentralizar, o que sempre garante um alinhamento correto.
Embora possa não ser usada tão frequentemente quanto as outras
chaves de fenda no canivete suíço, é uma ferramenta exclusiva e
importante para se ter.

Como a mais recente adição ao pacote DemandTools,


FIQUE CONECTADO
o EmailConnect garante o alinhamento correto entre
a sua marca e seus contatos oferecendo verificação

Identifique e-mails inválidos em massa de endereços de e-mail em seu CRM. Com


no CRM e previna que as tecnologia da BriteVerify, o EmailConnect assegura a
equipes de marketing, vendas
qualidade dos seus dados de CRM garantindo que todos
e atendimento ao cliente,
os endereços de e-mail sejam precisos e válidos.
interajam com eles.

Casos de uso comuns do EmailConnect incluem:

• Verificação de e-mails antes do lançamento de uma campanha de marketing

• Verificação de e-mails após carregar uma nova lista de leads

• Verificação de e-mails para garantir que os setores de vendas e suporte


possam incentivar o relacionamento e fornecer informações oportunas sobre
produtos e serviços

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — EMAILCONNECT

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A CHAVE DE FENDA: EMAILCONNECT

Eliminar endereços de e-mail inválidos do CRM pode ajudar a limitar o número de endereços inválidos

usados em suas campanhas de marketing, além de fornecer métricas de desempenho mais precisas.

Isso também ajuda a melhorar o relacionamento com clientes garantindo que os contatos recebam as

informações importantes de que precisam de suas equipes de vendas e atendimento.

Gerenciar esse processo diretamente na solução DemandTools economiza tempo e aumenta a eficiência,

pois ajuda a garantir a integridade e usabilidade dos dados sem a necessidade de mais uma ferramenta.

“Não dá para imaginar tentar fazer metade da limpeza ou da gestão de


dados que realizamos sem o DemandTools… ele é uma parte integral da
nossa estratégia e kit de ferramentas de dados. Ele torna muito mais
fácil a execução de atualizações em massa, eliminação de duplicidades e
normalização de dados. Adoramos.”
ORIENTAÇÃO
— Ryan G.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

A PINÇA

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FIND/REPORT IDs
A pinça está entre as ferramentas mais ignoradas de qualquer
canivete suíço. Mas fale com alguém que já tentou tirar uma farpa
no meio do mato e você verá que essa ferramenta menos conhecida
pode ser um salva-vidas.

Da mesma forma, o módulo Find/Report IDs no DemandTools pode ser uma ferramenta

absolutamente crucial para gestores de dados em situações em que precisam encontrar a conexão

(se existir) entre os dados em sua planilha e os dados no Salesforce. Ele permite que os usuários
comparem registros das planilhas com registros no Salesforce para, em seguida, retornarem e

exportarem resultados específicos de campos se existirem uma ou mais correspondências.

Casos de uso comuns dos Find/Report IDs incluem:

Comparação pré-importação de objetos padrão e personalizados.

Transferência limpa de dados de outro sistema para o Salesforce ou combinação de instâncias do Salesforce
(como no caso de uma aquisição).

Eliminação da necessidade de PROCVs no Excel.

Embora a PROCV seja uma função poderosa do Excel, dominá-la requer tempo. Além disso, a PROCV não diferencia letras
maiúsculas de minúsculas, o que é crucial ao comparar IDs do Salesforce que diferenciam maiúsculas de minúsculas. O
módulo Find/Report IDs permite escolher um subconjunto de dados e compará-lo com o restante dos dados em minutos.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — FIND/REPORT IDs

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A PINÇA: FIND/REPORT IDs

Redução do retrabalho na exportação e manipulação de dados.

Quem não passou por isto? Você exporta dados de seu CRM para um planilha e começa a manipulá-los e talvez
remover alguns registros para só então notar que se esqueceu incluir um ou dois campos de dados durante a
exportação. Em vez de iniciar do zero, o módulo Find/Report IDs permite comparar os dados da planilha com os
dados de CRM e retorna os campos desejados quando se encontra uma correspondência.

Localização de dados de nível de campo de registros incompletos.

Quando um usuário tem uma lista de nomes ou IDs de contas sem outros dados, o módulo Find/Report IDs
possibilita extrair do CRM os dados do nível de campo dessas contas, bem como uma lista de todos os contatos
em cada conta.

Manter dados de CRM de alta qualidade requer

ferramentas de pré-processamento como o Find/ COMBINAÇÃO


PERFEITA
Report IDs para identificar relacionamentos entre os

dados de forma rápida e fácil. Os dados vêm de muitas


Os dados vêm de diversas
fontes diferentes e usar uma ferramenta como o Find/ fontes. Procure facilmente a

Report IDs pode ajudar a gerenciar dados externos conexão entre os dados em

sua planilha e os dados no CRM


adequadamente conforme são inseridos no CRM.
e reduza o retrabalho devido a

exportações e manipulação de

dados.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

O SACA-ROLHAS

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POWERGRID
Seja parte de um canivete suíço ou um utensílio independente, a
simplicidade e utilidade de um saca-rolhas manual é de uma beleza
ímpar. Claro, há outras formas de remover a rolha do gargalo de uma
garrafa, mas o saca-rolhas é inegavelmente a ferramenta certa para
a tarefa.

Quando se trata de gestão de dados e garantia da qualidade, inevitavelmente ocorrem situações


em que as coisas precisam ser feitas manualmente. Para esses momentos, o módulo PowerGrid no
DemandTools é a solução certa para a tarefa.

O PowerGrid apresenta os dados em um espaço de trabalho no estilo de uma planilha que permite
modificações sem exigir que os dados sejam exportados e reimportados. Ele permite trabalhar com
subconjuntos de dados e fazer alterações em registros individuais ou em massa. E também inclui filtros
especializados que ajudam a identificar e limpar dados obsoletos, bem como uma funcionalidade de
eliminação de duplicidades específica.

Casos de uso comuns do PowerGrid incluem:

• Modificar dados “desregrados” que não se enquadram de forma lógica em


uma consulta do tipo “localizar e corrigir”

• Ajudar novos usuários a compreender como alterações feitas nos dados via
API são convertidas no CRM.

• Lidar com alterações solicitadas por usuários e outros problemas


relacionados a registros específicos

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — POWERGRID

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O SACA-ROLHAS: POWERGRID

Como o PowerGrid permite gerenciar dados dentro

do Data Center de CRM, sem a necessidade de


TENHA O CONTROLE
exportar e reimportar, ele reduz as preocupações

Modifique os dados registro por com segurança dos dados e facilita o cumprimento
registro ou aplique alterações
de novos requisitos de manipulação de dados. Em
a um conjunto inteiro de dados
tendo a exibição dos seus resumo, o PowerGrid é a forma mais fácil de localizar
dados de forma similar a uma e eliminar dados obsoletos que não se enquadram
planilha, que também suporta a
mesclagem e ajuda a identificar
em uma consulta padrão, fazer alterações manuais
e limpar dados obsoletos. em registros individuais ou em massa e manter a

segurança do seu conjunto de dados.

“Raramente escrevo críticas, mas o DemandTools se tornou uma parte


tão essencial da minha vida cotidiana no Salesforce que realmente não
posso imaginar o que eu faria sem ele.”

ORIENTAÇÃO — Erik N.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

O ABRIDOR DE GARRAFAS

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REASSIGN OWNERSHIP
O abridor de garrafas em um canivete suíço é uma ferramenta útil
por si só, mas também oferece muito mais do que se pensa. Porque
duas ferramentas adicionais estão integradas ao abridor de latas—
uma chave de fenda comum e um descascador de fios — que levam
esse item a outro patamar.

Da mesma forma, o módulo Reassign Ownership no pacote DemandTools leva a tarefa diária de

reatribuição de registros para outro patamar. Com essa ferramenta, os usuários podem fazer
reatribuições simples (por exemplo, coletar e reatribuir registros de propriedade de X para Y) ou

reatribuir com base em instruções lógicas e definições de territórios. Os registros relacionados

também podem ser reatribuídos como parte do mesmo processo — por exemplo, reatribuir não apenas

contatos, mas também casos e oportunidades abertos associados ao registro. Também é importante
observar que as reatribuições podem ser revertidas com rapidez e precisão, se necessário.

Casos de uso comuns do Reassign Ownership incluem:

Reatribuições de território.

Quando alguém sai da empresa ou muda de território, o Reassign Ownership pode ser usado para reatribuir suas
contas e todos os registros de objetos relacionados relevantes dessa pessoa em um processo.

Alinhamento de propriedade.

Em organizações em que todos os registros de subobjetos devem pertencer ao proprietário da conta, esta ferramenta
possibilita atribuir todos os registros secundários ao proprietário do objeto principal, tudo no mesmo processo.

GUIA PRÁTICO PARA GESTORES DE DADOS


UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — REASSIGN OWNERSHIP

23
O ABRIDOR DE GARRAFAS: REASSIGN OWNERSHIP

Garantir o alinhamento correto de cada registro

RESPONSABILIZE-SE propicia uma perspectiva clara da propriedade de

contas em toda a organização e elimina a confusão


Ter uma imagem clara sobre atribuições de responsabilidade. Além disso,
da propriedade das
os gerentes de vendas usam essas informações para
contas esclarece as
gerar projeções do pipeline e relatórios de territórios
responsabilidades e ajuda

gerentes de vendas a gerar precisos e confiáveis.


projeções de pipeline e

relatórios territoriais precisos.

“O DemandTools é uma ferramenta incrível. Ele economiza muito o meu


tempo. Migrei mais de 10 bancos de dados diferentes para o Salesforce
usando esta ferramenta e não consigo imaginar ter feito isso sem ele.”

ORIENTAÇÃO — Diane H.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — REASSIGN OWNERSHIP

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

A LUPA

9
BULKBACKUP
A lupa é uma ferramenta muito especializada em comparação com
outros componentes do canivete suíço. Mas quando é necessário ver

mais de perto, nenhuma outra ferramenta faz a tarefa.

O módulo BulkBackup no DemandTools desempenha um papel exclusivo semelhante para gestores de

dados oferecendo backup ilimitado de dados de CRM sob demanda. Garante que os usuários sempre

tenham um backup atualizado conforme manipulam os dados — para que alterações possam ser
facilmente revertidas caso algo dê errado.

Casos de uso comuns do


BulkBackup incluem:
EM ALERTA
• Backups do banco de dados inteiro

Proteja seus dados. Faça


• Backups de objetos selecionados
o backup da quantidade no banco de dados
de dados que desejar,

quando desejar, e reverta as

mudanças se algo der errado.


O BulkBackup permite aos usuários copiar seus dados

sempre que precisarem, com a frequência necessária —

preservando assim a qualidade dos dados obtida com

o DemandTools. E também vai além do valor integrado das ferramentas nativas do Salesforce, pois o

Salesforce oferece apenas capacidades de backup em uma versão Premium (há algumas opções de

backup manual no Salesforce, mas a Salesforce planeja descontinuar seus serviços de recuperação de

backups de dados em 2020).

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — BULKBACKUP

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A LUPA: BULKBACKUP

Incluir o BulkBackup no pacote DemandTools proporciona mais controle aos gestores sobre os dados e

procedimentos de backup, reduzindo simultaneamente os gastos totais. Isso pode ser especialmente

importante para empresas de menor porte e aquelas com recursos limitados para gestão de dados. Uma

solução multifuncional como o DemandTools ajuda organizações a garantir a gestão adequada de dados

e dados de alta qualidade, sem exceder o orçamento de tecnologia ou agregar ferramentas individuais.

“Não conta nada para o meu chefe, mas esta ferramenta reduziu
minha carga de trabalho pela metade. Agora tenho mais tempo para
examinar processos e projetos diferentes. Adoro esta ferramenta.”

ORIENTAÇÃO — Tamara B.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — BULKBACKUP

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS

O CHAVEIRO

10
REPORTEDIT
O chaveiro do canivete suíço é usado com chaves e outros objetos
pequenos que podem ser perdidos, mantendo-os organizados
e prontamente acessíveis. O módulo ReportEdit no pacote
DemandTools desempenha um papel comparável, permitindo aos
usuários organizar e gerenciar relatórios do Salesforce em massa.

Esta ferramenta permite reorganizar rapidamente os relatórios nas pastas corretas, alterar nomes

e descrições de relatório e remover relatórios antigos e desatualizados do CRM. Exibe informações


pertinentes de cada relatório, como a data de execução mais recente, que ajudam a garantir que

relatórios desatualizados possam ser facilmente identificados e excluídos.

O caso de uso típico do ReportEdit é a limpeza

LIMPEZA TOTAL trimestral ou semestral do CRM, quando os usuários


dedicam tempo para remover relatórios antigos,
Facilite a localização de reorganizando pastas de relatórios e atualizando as
dados relevantes removendo
descrições. Sem o ReportEdit, essa tarefa só é possível
relatórios antigos do
como um processo manual de um item por vez, o que é
sistema e os obstáculos que

informações desatualizadas frustrante e demorado — e tende a ser negligenciado


podem criar. pela maioria das organizações, exceto as mais zelosas.

Eliminar relatórios antigos do sistema garante que eles nunca sejam usados como base para

previsões de vendas, campanhas ou outras decisões de negócio críticas. E também facilita a

localização de relatórios verdadeiramente relevantes reduzindo a “bagunça” de informações

desatualizadas.

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UM “CANIVETE SUÍÇO” PARA OS ATUAIS GESTORES DE DADOS — REPORTEDIT

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TUDO REUNIDO EM UM SÓ LUGAR COM
O JOBBUILDER
Embora o JobBuilder não seja um módulo do pacote DemandTools, é um aplicativo complementar
incrivelmente poderoso que pode ser usado para automatizar os processos de qualidade de dados do
DemandTools no Salesforce. O JobBuilder foi criado para amplificar o valor do DemandTools, mas não
é só isso que ele faz.

O JobBuilder permite que gestores de dados

ECONOMIZE TEMPO automatizem muitos processos de qualidade de


dados cíclicos estabelecendo tarefas de rotina e
Automatize os processos personalizando várias opções. O resultado é um
de qualidade de dados e processo administrativo mais otimizado e eficiente
mantenha seus dados limpos. que economiza tempo do administrador e recursos
Os usuários que implementam
do sistema. Na realidade, comprovou-se que
o JobBuilder com DemandTools
JobBuilder economiza até 10 horas por semana dos
relataram uma economia de
administradores em tarefas manuais maçantes.
até 10 horas por semana!

Embora o JobBuilder sejam totalmente compatível com o DemandTools, ele também é uma
ferramenta de automação completa que pode ser utilizada para automatizar processos fora do
pacote DemandTools. Por exemplo, você pode enviar automaticamente um e-mail para notificar as
pessoas certas após as rotinas semanais de eliminação de duplicidades serem executadas.

O único módulo do DemandTools que não funciona em conjunto com o JobBuilder é o PowerGrid —
o que faz sentido, pois, conforme explicamos anteriormente, o PowerGrid é uma ferramenta
para simplificar a gestão manual de dados. Todos os outros módulos do DemandTools podem ser
programados por meio do JobBuilder, o que torna muito mais fácil o dia a dia de um administrador
do Salesforce.

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TUDO REUNIDO EM UM SÓ LUGAR COM O JOBBUILDER

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4 VANTAGENS EM RELAÇÃO ÀS FERRAMENTAS NATIVAS DO SALESFORCE
O pacote DemandTools oferece mais valor agregado do que as
ferramentas nativas do Salesforce.

Estes são quatro exemplos:

Capacidades de mesclagem
O utilitário de mesclagem do Salesforce não pode ser automatizado, portanto, não mescla objetos
personalizados, mescla apenas três registros por vez. O pacote DemandTools soluciona todas essas
deficiências e oferece backups a nível de registro — enquanto a ferramenta nativa do Salesforce não oferece
dados de backup relativos à mesclagem.

Prevenção de duplicidades
Com a recente adição do DupeBlocker ao pacote DemandTools, a prevenção de duplicidades é proativa na fonte
para proteger automaticamente a qualidade dos dados. Embora a gestão de duplicidades esteja disponível no
Salesforce, a solução não é tão robusta quanto a que você encontrará no pacote DemandTools. Por exemplo,
nossa solução pode mesclar automaticamente dados com base em regras definidas e já salvas pelo usuário,
não apenas bloquear as duplicidades. A mesclagem automática permite inserir o dado duplicado no Salesforce
e, em seguida, utiliza as regras predefinidas para garantir que todos os novos dados que entrem no registro
duplicado sejam retidos adequadamente. Isso oferece aos gestores de dados uma forma mais completa e
controlável de lidar com dados duplicados.

Mesclagem de registros duplicados em massa


As integrações disponíveis no Single Table Dedupe permitem aos usuários realizar mesclagens em massa de
registros duplicados relatados pelo DupeBlocker e capturar duplicidades com baixa qualidade para que possam
ser analisadas manualmente.

Importações poderosas
Outra adição recente ao pacote do DemandTools é o PeopleImport. Esta poderosa solução é especialmente
útil para quem executa tarefas de gerenciar dados de marketing e de marketing em geral. Também é uma
ferramenta essencial para otimizar o processo de importação. Com o PeopleImport, é possível manter o
seu banco de dados do Salesforce limpo ao adicionar continuamente contatos e leads a partir de listas de
eventos, campanhas de marketing ou outras atividades de geração de leads. O PeopleImport permite: importar
novos leads, contatos e contas e atualizar os existentes ao mesmo tempo, executar diversas comparações
personalizadas entre dados novos e dados existentes do Salesforce em um único processo e atribuir tarefas
para o acompanhamento adequado conforme novos leads e contatos são adicionados às campanhas.
CORTE AQUI

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4 VANTAGENS EM RELAÇÃO ÀS FERRAMENTAS NATIVAS DO SALESFORCE

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NAVEGUE PELOS PERIGOS E INESPERADOS
OBSTÁCULOS DIÁRIOS COM O
DEMANDTOOLS
Gestores de dados estão em uma batalha constante para manter dados de CRM limpos com

alta qualidade que possam ser confiáveis para previsões de vendas, campanhas de marketing e

outras iniciativas de negócios estratégicas. Todos os dias, eles enfrentam desafios como registros

duplicados, dados não padronizados e registros não verificados que ameaçam atrapalhar seus
esforços.

O DemandTools é a melhor ferramenta multifuncional para ajudar nessa luta. Por todos os lados,

seus módulos especializados ajudam a estabelecer e manter dados de CRM da mais alta qualidade,

enquanto removem as complexidades que podem desanimar até mesmo os gestores de dados mais

eficientes. E com funcionalidades para identificar, remover e até evitar que dados de má qualidade
entrem em seu sistema, o DemandTools é a única solução poderosa de gestão de dados necessária

para garantir que seus dados sejam os ativos confiáveis e versáteis que você deseja.

Para obter mais informações sobre o DemandTools e seu “canivete suíço” de módulos de gestão de

dados, faça o download do guia de produtos ou agende uma demonstração. Você também pode ver

todos os módulos do DemandTools em ação pessoalmente inscrevendo-se para um período de teste

de 30 dias do DemandTools aqui. Após se inscrever para o teste, você terá a oportunidade de criar

uma conta que lhe dará acesso instantâneo aos materiais de treinamento e documentos de ajuda do

DemandTools, bem como a outros usuários do DemandTools.

GUIA PRÁTICO PARA GESTORES DE DADOS


NAVEGUE PELOS PERIGOS E INESPERADOS OBSTÁCULOS DIÁRIOS COM O DEMANDTOOLS

30
Empresas funcionam melhor e crescem mais rapidamente com dados

confiáveis. Dezenas de milhares de organizações confiam nas soluções da

Validity — incluindo DemandTools, BriteVerify, Trust Assessment, Everest e

GridBuddy — para segmentar, entrar em contato, engajar e reter clientes de

maneira eficaz. As equipes de marketing, vendas e fidelização de clientes

em todo o mundo confiam nas soluções da Validity para ajudá-las a criar

campanhas mais inteligentes, gerar leads, obter respostas e aumentar a receita.

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