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M.

de Oliveira
Índice

1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1
2. SENSO DE UTILIZAÇÃO .............................................................................................. 2
3. SENSO DE ORDENAÇÃO ............................................................................................. 3
4. SENSO DE LIMPEZA ..................................................................................................... 4
5. SENSO DE SAÚDE .......................................................................................................... 5
6. SENSO DE AUTODISCIPLINA ................................................................................... 6
7. RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 7
8. CRIAÇÃO DA COMISSÃO 5S ....................................................................................... 8
9. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S....................................................................... 9
9.1 Definição dos Setores Piloto ......................................................................................... 9
9.2 Mapear Áreas................................................................................................................. 10
9.3 Registro do cenário atual ............................................................................................ 12
9.4 Mutirão programa 5S .................................................................................................. 12
9.5 Capacitação dos colaboradores................................................................................... 13
10. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA ......................................................................... 13
10.1 Auditorias 5S ............................................................................................................... 14
10.2 Formulários ................................................................................................................. 14
10.3 Gerenciador de ações ................................................................................................. 17
10.4 Notas 5S ....................................................................................................................... 17
10.5 Apresentando os Resultados na empresa............................................................... 18
10.6 Reconhecimento .......................................................................................................... 18
11. CONSIDERAÇÕES GERAIS. .................................................................................... 19

M. de Oliveira
1. INTRODUÇÃO

Criado no Japão pelo engenheiro Químico, Kaoru Ishikawa, na


década de 60, o Programa 5S é uma filosofia de trabalho derivada das
cincos palavras de origem japonesa, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e
Shitsuke que foram adaptadas para o português e representam
respectivamente os sensos de: Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde
e Autodisciplina, na qual buscam a mudança no comportamento e nos
hábitos das pessoas.

Como organizar melhor uma empresa? Como combater, de modo


eficaz, os desperdícios de recursos essenciais como tempo, energia e
matéria-prima? Organizar uma empresa e combater os desperdícios são
duas das principais finalidades do Programa 5S, uma metodologia utilizada
por diversas empresas no mundo, como a JBS, Coca-cola, Seara, HP,
Boeing, Toyota e etc. No Japão esta poderosa ferramenta ajudou o país a
se recuperar da derrota na II Guerra Mundial e atualmente é considerada
como etapa inicial e como base para a implantação da Qualidade Total.

Esta metodologia baseada em cinco sensos possibilita desenvolver


um planejamento sistemático, permitindo maior produtividade, segurança,
clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente
melhoria da competitividade organizacional que proporciona maior chance
da sobrevivência da mesma no mercado competitivo. O programa tem
como objetivo buscar de forma simples e constante a transformação
cultural da empresa para um ambiente voltado a Qualidade Total,
motivando e engajando todos os envolvidos.

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2. SENSO DE UTILIZAÇÃO

Seiri é o Senso de Utilização. Analisando os materiais ou os objetos


presentes no ambiente de trabalho, a principal pergunta é: Este item é útil
para o trabalho? Com base nessa questão, devemos classificar e separar
os recursos como útil ou inútil, os não necessários devem ser
disponibilizados a quem precisa ou descartados, com a preocupação de
não agredir o meio ambiente. Em outras palavras é utilizar de forma
adequada o que temos disponível (equipamentos, utensílios, objetos, etc),
de acordo com a necessidade, evitando assim excessos e desperdícios.

O senso de utilização também deve ser aplicado no quesito


estrutural, ou seja, zelar pelas condições estruturais das áreas,
equipamentos, máquinas, mobiliários e evitar os famosos “quebra
galhos/gambiarras” visando facilitar as atividades. E em relação à
informação também é possível aplicador o conceito, se a informação não
estiver atualizada, torna-se inútil, ferindo os princípios do senso de
utilização. No conceito comportamental, ter Senso de Utilização é
preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como: Determinação,
humildade, amor, amizade, sinceridade, companheirismo e compreensão,
descartando aqueles sentimentos negativos como: Ódio, inveja, raiva e
entre outros, o intuito é de criar atitudes positivas para fortalecer e ampliar
a convivência no trabalho. Com isso, teremos como benefícios a
diminuição de custos, redução do desperdício, liberação de espaço e um
local de trabalho mais saudável, apresentável e produtivo.

Exemplos:

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3. SENSO DE ORDENAÇÃO

Seiton é o senso de ordenação. A premissa básica é colocar os


itens de trabalho ordenados e organizados, de modo que estejam
guardados com segurança e seja fácil localizá-los, sem perder tempo. Os
objetos de trabalho de uso diário devem estar próximos, os locais de
guardar materiais devem estar identificados e organizados, as
demarcações e placas de segurança devem estar visíveis e manter mesas,
armários e gavetas organizadas durante e após o uso.

Identificando e ordenando os objetos, equipamentos e informações


de modo que possam ser encontrados e utilizados de forma rápida por
todos. No conceito comportamental, é ainda não misturar suas
preferências profissionais com as pessoais, ordenar é planejar seu dia-a-
dia e atividades para garantir um equilíbrio físico, emocional, intelectual e
espiritual.

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4. SENSO DE LIMPEZA

Seiso é o Senso que remete à ideia de Limpeza. As pessoas que


trabalham em um mesmo ambiente devem ter total consciência da
necessidade de manter o ambiente limpo e organizado, de modo que seja
mais seguro, bonito e agradável a todos. Segundo a metodologia,
ambientes assim tendem a estimular a motivação da equipe e a
criatividade.

No nosso dia-a-dia podemos praticar das seguintes formas: Os


pisos e mesas dos setores devem estar limpos, sem acúmulo de resíduos,
dar descargas nos vasos sanitários após o uso, jogar lixos nos locais
corretos e em empresas do setor alimentício é fundamental o cumprimento
das boas práticas de fabricações (BPF).

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Por fim, devemos deixar o ambiente, materiais e equipamentos
limpos e nas melhores condições de uso, eliminar maus hábitos e qualquer
tipo de poluição. No conceito comportamental, ter Senso de Limpeza é
procurar ser honesto ao se expressar, ser transparente, sem segundas
intenções.

5. SENSO DE SAÚDE

O quarto S é o Seiketsu, ou Senso de Saúde, também é conhecido


como Senso de Higiene. Este é um Senso com amplo significado,
reforçando desde a necessidade dos funcionários cuidarem de sua higiene
pessoal, até cuidados com a iluminação do ambiente de trabalho,
passando por questões como ventilação, ergonomia, uso de EPI’s, pratica
de esportes e etc, ou seja, cuidar do nosso corpo e mente. Ter senso de
Saúde significa criar condições favoráveis à saúde física e mental do
indivíduo.

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No nosso dia-a-dia, dentro da empresa, podemos praticar das
seguintes formas: Andar pelas áreas demarcadas (faixas de pedestres,
demarcações de segurança), utilizar os EPI’s corretamente, não obstruir o
extintor de incêndio, evitar brincadeiras no ambiente de trabalho,
principalmente em tarefas de riscos e etc.

No conceito comportamental, significa ainda ter comportamento


ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, seja
social, familiares ou profissionais.

6. SENSO DE AUTODISCIPLINA

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Por fim, temos o Shitsuke que significa Autodisciplina, este Senso
reforça a necessidade de todos terem disciplina e se comprometerem
pessoalmente com o Programa 5S, devendo trabalhar em sinergia e com
respeito mútuo, se um elo se rompe, toda a estrutura se perde.

Ter Autodisciplina significa a manutenção constante da prática dos


outros Sensos. Além disso, é desenvolver o hábito de observar e seguir
normas, regras e procedimentos da empresa. No conceito
comportamental, Autodisciplina significa desenvolver o autocontrole, ter
paciência, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspirações,
respeitando espaço e a vontade alheia.

Sonhos sem disciplina produzem pessoas frustradas, que


nunca transformam seus sonhos em realidade.
Augusto Cury

7. RESPONSABILIDADES

Para implantação do Programa 5S é necessário a participação


efetiva de todos os envolvidos na empresa para o seu sucesso, sendo
eles, diretores e gerentes que garantem o cumprimento, apoiando,
auxiliando, acompanhando os indicadores de desempenho e
disponibilizando todos recursos necessários, sendo de pessoal ou
financeiro, além de incentivar e participar de todos os movimentos do
Programa.

Contudo é necessário a participação de todos os níveis hierárquicos


independente do tamanho da empesa, nos casos de empresas que

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possuem a função de supervisão, que estão abaixo da gerencia, estes tem
papéis fundamentais para manutenção da ferramenta, através de reuniões,
divulgação das premissas dos cinco sensos e principalmente estimulando
todos colaboradores no cumprimento do programa, o supervisor precisa
ser o exemplo dentro do setor, corrigindo as falhas e reforçando os
acertos.

Por fim os colaboradores, uma vez preparados e treinados,


praticam constantemente os cinco sensos no dia-a-dia, contribuindo assim
para um ambiente saudável e agradável, sem o envolvimento de todos é
impossível à implantação e manutenção do Programa 5S em qualquer
empresa.

8. CRIAÇÃO DA COMISSÃO 5S

Com o intuito de melhorar a aplicação do Programa 5S, uma


Comissão deverá ser criada, para gerenciar e executar as atividades do
programa. A escolha dos membros da Comissão é de responsabilidade
dos gerentes ou diretores da empresa, sempre levando em consideração
as pessoas que forem julgadas como aptas e possuírem perfis para
auxiliar na gestão e disseminação.

Quanto ao numero de membros da comissão, fica a critério de cada


organização dependendo da quantidade de funcionários e setores,
entretanto, a dica é ter pelo menos um colaborador de cada setor. Um
líder deverá ser eleito na comissão para estar à frente representando e
direcionando a equipe, o mesmo deverá garantir a realização das reuniões
e demais atividades desenvolvidas na implantação e manutenção. Sua

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atribuição e coordenar os membros da comissão e garantir o cumprimento,
qualidade das auditorias e efetividade dos planos de ação para correção
das não conformidades existentes.

A Comissão 5S deverá se reunir no mínimo uma vez ao mês, para


alinhar a condução do programa, propor novas ideias, sugestões,
acompanhar a evolução dos resultados e definir estratégias de melhorias.

Depois de formada, a comissão 5S deverá preencher um


cronograma de reuniões e seguir conforme estabelecidos sempre
registrando em atas os assuntos discutidos e alinhamento realizados.

9. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

Para que haja uma perfeita implantação na empresa é importante


que a Comissão 5S se reúna e estabeleça um plano de comunicação
sobre a implantação do Programa. Este plano deve contemplar todos os
funcionários, deve-se considerar a comunicação visual (banners, faixas e
comunicados), até mesmo a comunicação verbal. A divulgação deve ser
feita de acordo com os recursos disponíveis e com a disponibilidade de
cada empresa.

9.1 Definição dos Setores Piloto

A comissão 5S, criada na etapa anterior junto ao gerente deverá


realizar a Implantação do Programa 5S na empresa de forma gradativa,
sem atropelos, sugere-se que a empresa inicie a implantação com pelo

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menos dois setores pilotos e quando estes setores chegarem ao quarto
senso inicia-se a implantação nos demais, para que a equipe ganhe
experiência e aprenda a lidar com imprevistos. Contudo, caso a empresa
seja de pequeno ou médio porte e a equipe se sinta confortável em realizar
a implantação de todos os setores ao mesmo tempo, nada impede, desde
que garanta a qualidade e o padrão de implantação de cada senso.

9.2 Mapear Áreas

Com a definição dos setores pilotos é necessário à realização de


um mapeamento das áreas, com o objetivo de definir corretamente a
autoridade e responsabilidade de cada um. O programa deverá ser
implantado por setores/áreas, que podem ser definidas como áreas
internas e externas.

Áreas Internas correspondem aos setores, áreas externas são


próximas aos setores ou de uso comum, por isso devem ficar na
responsabilidade do mesmo, como por exemplo, banheiros, frente do setor
etc. Para organizar essas áreas uma tabela deverá ser criada com a
determinação dos locais que compõe as áreas que são de
responsabilidade de cada setor (Figura 11). Observação: Estes são
apenas alguns exemplos de áreas externas, cada empresa tem a sua
particularidade, monte o mapeamento das áreas de acordo com sua
realidade.

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PROGRAMA 5S
MAPEAMENTO DAS ÁREAS
Nº Responsável Setor Áreas externas
Sala da portaria
1 João Portaria Estacionamento área externa
Pátio ao redor
Sala de arquivo morto RH
Recursos
2 Pedro Sala de entrevistas
Humanos
Banheiro exclusivo

Figura 11 Mapeamento

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9.3 Registro do cenário atual

Com o mapeamento das áreas, é importante que seja feito um


registro do cenário atual, ou seja, estado do setor antes da aplicação dos 5
sensos, este registro pode ser realizado com fotos ou através de filmagens
dos ambientes. Reúna também dados numéricos dos indicadores como
absenteísmo e rotatividade, isso servirá para utilização no comparativo do
antes e depois.

O Registro da situação atual deve ser realizada com o objetivo de


mostrar o quanto pode melhorar o ambiente no qual fazemos parte e não
como uma forma de critica sobre as não conformidades registradas. As
áreas externas também devem ser fotografadas ou filmadas, o material
servirá para apoio em capacitações.

9.4 Mutirão programa 5S

Após a coleta de dados nos setores, inicia-se a fase de aplicação


do Programa 5S na área através do Mutirão 5S. Esta atividade representa
o start inicial do Programa, desta forma, gerente, lideranças, comissão 5S
e todos os colaboradores deverão ser comunicados e envolvidos no
movimento, importante a realização de uma abertura oficial nos setores
com a participação do gerente\diretor.

Programe uma semana de atividade, onde todos estarão envolvidos


na busca de oportunidades de melhorias 5S para o setor, exemplo:
Segunda-feira: Abertura, esclarecimentos e aplicação do primeiro senso;
terça, quarta e quinta, aplicação dos sensos de acordo com as orientações

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e sexta-feira, registro dos resultados alcançados. Recomenda-se realizar a
implantação de um senso por semana, sempre na ordem cronológica:
Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina.

É extremamente fundamental a observação e anotações de todas


as adequações estruturais e comportamentais necessárias. O Mutirão
deve contemplar também as áreas externas já mapeadas pela Comissão
5S anteriormente.

9.5 Capacitação dos colaboradores

Segundo Falconi, a maioria dos problemas de uma empresa é por


falta de treinamento e pecamos justamente naquilo que é mais fácil e
barato de fazer. Uma das etapas fundamental, se não a mais importante
para implementar o Programa 5S é a capacitação de todos os
colaboradores da empresa. Os treinamentos sobre as premissas dos
programas e os resultados esperados, devem acontecer baseados na
divisão de implantação dos setores, conforme estabelecido pela comissão,
contudo, 100% dos colaboradores, sem exceção de cargo devem ser
capacitados com conteúdos teóricos e práticos enfatizarem a importância
do programa.

10. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA

Após a aplicação dos princípios do programa 5S em todos os


setores e áreas da empresa é fundamental estabelecermos medidas para

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que o conhecimento e as melhorias alcançadas não se percam, o que
resultará no retorno aos maus hábitos, neste sentido é preciso seguir
alguns passos a seguir.

10.1 Auditorias 5S

As realizações de auditorias 5S, em pelo menos uma vez por


mês, são fundamentais para garantir a perenidade do Programa 5S nas
áreas e consequentemente na empresa. Trata-se de uma verificação
sistemática para evidenciar se as atividades propostas na implantação de
cada senso estão sendo mantidas conforme planejado, lembrando que tem
carácter educativo e construtivo, nunca de forma punitiva. O responsável
de cada área conforme definido no mapeamento, tem a responsabilidade
de acompanhar as auditorias e corrigir as não conformidades.

As auditorias são de responsabilidade da Comissão 5S. Neste


momento uma dupla de Auditores visita cada setor e acompanhado pelo
responsável da área, faz a auditoria identificando as oportunidades de
melhoria e as relatando no formulário de auditoria, que devem ser
entregue para o responsável do setor realizar as tratativas através de
planos de ações com data limite para correção da anomalia.

10.2 Formulários

Os Formulários de Avaliação 5S corresponde a 100% da nota de 5S


no mês. Cabe a Comissão 5S gerenciar a realização das auditorias
mensalmente e entregar os formulários, a comunicação dos percentuais

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alcançados pode ser informada em reuniões, murais, áreas de lazer entre
outros meios de comunicação.

É fundamental que a Comissão de auditores, observem


atentamente se as auditorias realizadas seguem o padrão estabelecido, se
reflete os percentuais apresentados, lembrando todos os auditores devem
ter a mesma visão no momento de abordagem dos setores para análise
dos sensos, ou seja, “utilizar a mesma lente”. Com o intuito de facilitar os
apontamentos das não conformidades, podemos utilizar o check list (Figura
12), com perguntas previamente determinadas que direcionam
automaticamente para a nota do setor em cada senso, ou seja, basta o
auditor responder o formulário marcando o X na coluna, “SIM”, “PARCIAL”
ou “NÃO” em cada pergunta.

Além de responder o formulário corretamente no momento da


avaliação, os Auditores devem anotar todas as oportunidades de melhoria
observadas, criando assim uma lista de não conformidades do setor, afim
de que as mesmas sejam tratadas com planos de ações pelo responsável
da área.

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FORMULÁRIO DE AUDITORIA
LOGO DA
EMPRESA

SETOR MÊS

ESTOQUE Janeiro

UTILIZAÇÃO PESO SIM PARCIAL NÃO ORDENAÇÃO PESO SIM PARCIAL NÃO

O setor está ausente de materiais objetos,


equipamentos, moveis e etc, sem utilidade ou em A porta de entrada do setor, gavetas, bancadas,
1.1 quantidade desnecessária? (Excesso) 2 X 2.1 mesas, armários, prateleiras e etc, possuem 1 X
identificações, as Identificações estão Padronizadas?

Os equipamentos, moveis estão adequados, sem Os materiais disponíveis no setor em gavetas,


1.2 necessidade de reparos? (mesa cadeira, armário, 3 X 2.2 bancadas, mesas, armários ou correspondem com as 2 X
computadores e etc) etiquetas de identificação?

O ambiente esta livre de desperdícios como água, As mesas, bancadas, armários, prateleiras, gavetas
1.3 energia, papel A4, insumos, matéria prima, 2 X 2.3 são mantidas organizadas durante e após o expediente 2 X
embalagens, materiais etc? de trabalho?

Os uniformes dos funcionários estão rasgados, com O setor possui objetivo deixados no piso, canto de
1.4 1 X 2.4 2 X
manchas, etc? parede ou em local inadequado ?
As informações estão expostas de maneira ordenada e
As informações expostas nos murais, fichas, pastas e
1.5 1 X 2.5 em locais apropriados, sem poluição visual ? (papéis 1 X
outros estão atualizadas ?
colados em paredes etc)
Os elementos de estrutura física estão adequados sem
1.6 necessidade de reparos ? ( Paredes, piso, forro e 1 X
outros) SAÚDE PESO SIM PARCIAL NÃO

O setor esta ausente de ocorrências de acidentes no


4.1 mês auditado? ( "Sim" ou "Não", neste pergunta não 3 X
LIMPEZA PESO SIM PARCIAL NÃO
se aplica o parcial

Os funcionarias utilizam os EPI's necessários no setor


Os objetos e ferramentas de trabalho de trabalho
3.1 2 X 4.2 (Ouvidos, Mãos e braços, Olhos e rosto, Cabeça, Pés e 3 X
estão limpos?
pernas e outros)?

As máquinas e equipamentos (giratórios/cortantes)


Os móveis e equipamentos estão limpos? (Mesa,
3.2 3 X 4.3 possuem proteções instaladas, para evitar 2 X
cadeira, armários, computadores, impressoras e etc)
ocorrências de acidente?

As paredes, o forro e as luminárias estão limpos?


O Setor possui Extintores, Hidrantes e Saídas de
3.3 (Considerar também a presença de poeira, insetos e 2 X 4.4 1 X
Emergência? (Caso necessário)
teias de aranha)
As condições ergonômicas do setor estão adequadas,
O piso do setor se encontra limpo, sem acumulo de cadeira com regulagem de altura, suporte para os pés,
3.4 2 X 4.5 2 X
resíduos, vazamento de água, acúmulo de poeira etc? apoio para o pulso e etc ? (Avaliar de acordo com as
atividades do setor)

Os colaboradores entendem e praticam as Boas


As condições do setor como, disponibilidade de água
3.5 Práticas de Fabricação - BPF ? ( Pergunta fundamental 3 X 4.6 2 X
potável, temperatura do ambiente, estão adequadas?
para empresas do ramo alimentício)

SENSO DE UTILIZAÇÃO 95,0


!POSSUI ERRO DE PREENCHIMENTO!
SENSO DE ORDENAÇÃO 62,5

SENSO DE LIMPEZA 66,7

SENSO SE SAÚDE 80,8

SENSO DE AUTODISCIPLINA 76,2

Figura 12 Formulário de auditoria

Dica:
SIM – Atende completamente;
PARCIAL Atende parcialmente, no máximo duas não conformidades.
NÃO – Três ou mais anomalias.

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10.3 Gerenciador de ações

Finalizando a Auditoria 5S, os auditores devem encaminhar o


formulário de avaliação para Comissão 5S analisar/lançar os dados que
servirão para realização da reunião com os colaboradores do setor, a fim
de comunicar os resultados alcançados bem como as anomalias
encontradas.

Á realização dos planos de ações gerados nos setores devem ser


lançadas na planilha Gerenciador de Ações com fórmulas automáticas de
status.

Figura 13 Gerenciador de ações

10.4 Notas 5S

A nota de aproveitamento para aprovação na auditoria


recomentada, é de 80% (somatória do aproveitamento de cada senso), e
todo percentual abaixo deste valor, demonstra não atendimento à meta.
Contudo, a meta pode ser definida de acordo com a realidade ou visão de
cada empresa, mas, sempre com o cuidado de definir uma meta
desafiadora, caso contrário, o resultado da aplicação não será visível. Por

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fim, o resultado da Auditoria 5S na empresa é a média simples da nota de
cada setor.

10.5 Apresentando os Resultados na empresa

A Comissão 5S deve consolidar os resultados de cada área e


apresentar em reuniões e murais. A ideia é que ocorra uma reunião para
acompanhamento de no mínimo uma vez por mês, com a presença de
toda a liderança da empresa.

10.6 Reconhecimento

É fundamental o reconhecimento no ambiente de trabalho. O ser


humano é movido desde o principio por estímulos, sejam eles sensoriais
ou psicológicos. O reconhecimento por mérito desencadeia uma série de
reações que de maneira geral são benéficas à organização e aos
funcionários. Pensando nisto, deve ser criado um evento para parabenizar
e premiar o ou os setores com melhor desempenho na manutenção do
Programa 5S.

As frequências de realização do evento e premiações podem ser


definidas pela empresa, contudo, recomenda-se a realização do evento em
no mínimo duas vezes ao ano.

Figura 14 Modelo troféu setor destaque

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11. CONSIDERAÇÕES GERAIS.

No Programas o 5S é fundamento o envolvimento de todos, para


criação de um ambiente propício e sólido. A disciplina no cumprimento das
atividades propostas neste material é um ponto crucial para o sucesso do
Programa durante sua implantação e manutenção, desta forma, segue o
que podemos chamar de “os Cincos mandamentos para o sucesso do
programa 5S na sua empresa”.

1. Participação efetiva da alta administração (Proprietários, diretores e


gerentes)
2. Capacitação de todos os envolvidos;
3. Estabelecimento de metas;
4. Avaliação mensal;
5. Participação de todos os funcionários, com exercício contínuo.

Infelizmente no Brasil, a maior parte das empresas não implantam o


método de modo completo, no inicio acontece aquela empolgação, todos
mão na massa, porém não passa de apenas uma “maquiagem”, que logo
se perde. O programa 5S não é apenas um meio para arrumar as coisas, é
preciso enxerga-lo como uma filosofia de vida, que entra na mente das
pessoas e torna-se um hábito, afinal, se essa ferramenta contribuiu para
levantar um país pós-guerra, já pensou o quão profunda possa ser a
transformação na sua empresa?

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