Manual Excel

MANUAL DEL ESTUDIANTE
Microsoft® Office
Excel 2003
2º Nivel
ROBYN FRANCIS
®
Microsoft Office
Excel 2003
2º Nivel
Robyn Francis
Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel
Número de parte: 084266
Edición: del curso 1.0
RECONOCIMIENTOS
Equipo en el proyecto
Organizador de planes de estudio y redactor de textos técnicos: Robyn Francis • Gerente de contenido: Christopher Clark •
Editores senior de contenido : Elizabeth M Fuller, Peter Bauer and Christy D Johnson • Editores senior de material : J-P
Altieri and Lance Anderson • Diseño de Impresiones: Larry Conrow • Especialista técnico de proyectos: Michael Toscano
AVISOS
DESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Aunque Element K Press LLC toma sus recaudos para asegurar la precisión y calidad de estos materiales, no podemos garantizar dicha precisión y todos los
materiales se brindan sin garantía alguna, incluyendo, pero sin limitarse a, las garantías implícitas de comerciabilidad o adecuación para un propósito en particular. El nombre que se usa para los
archivos de datos de este curso pertenece a una empresa ficticia. Cualquier similitud con empresas actuales o futuras es simple coincidencia. No creemos haber usado el nombre de ninguna persona
real al crear este curso, pero si lo hemos hecho, sírvase avisarnos y lo cambiaremos en la próxima revisión del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitación integradas
para individuos, empresas, instituciones educativas y agencias gubernamentales. El uso de pantallas, fotografías de productos de otra entidad, o cualquier nombre de producto o servicio de otra entidad
en este libro obedece a propósitos exclusivamente editoriales. Ningún uso de este tipo debe interpretarse como demostración de auspicio o aval del libro por parte de dicha entidad ni como afiliación de
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ii Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

Este logotipo significa que el presente curso ha sido aprobado por el Programa de Especialistas en Microsoft Office lo cual lo ubica entre los mejores para el aprendizaje de Microsoft Excel 2003.
También implica que, al terminar este curso, estará preparado para presentar un examen de calificación como Especialista en Microsoft Office.
¿Qué significa ser especialista en Microsoft Office? Un especialista en Microsoft Office es una persona que ha aprobado los exámenes para certificarse en una o más de las aplicaciones de escritorio de
Microsoft Office tales como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access, o Microsoft Project. El Programa de Especialista en Microsoft Office ofrece
normalmente exámenes en los niveles de habilidad“Fundamentos”y“Experto” El Programa de Especialista en Microsoft Office es el único programa en el mundo aprobado por Microsoft para evaluar el
nivel de habilidad en las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office y Microsoft Project. Este programa de evaluación puede ser una valiosa herramienta al buscar empleo o como superación
profesional.
Para obtener más información sobre cómo llegar a ser un especialista en Microsoft Office, visite www.microsoft.com/officespecialist. Para obtener más información sobre otros cursos de especia-
lista en Microsoft Office aprobados por Element K, visite www.elementkcourseware.com.
*La disponibilidad de los exámenes para certificarse como especialista en Microsoft Office varía según la aplicación, la versión de la misma, y el idioma. Visite www.microsoft.com/officespecialist
para revisar la disponibilidad de exámenes.
Microsoft, el logotipo de Microsoft Office, PowerPoint, y Outlook son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos de América y/o en otros
países, y el logotipo de especialista en Microsoft Office se utiliza bajo licencia del propietario.
Element K es independiente de Microsoft Corporation, y no está afiliado con Microsoft de manera alguna. Esta publicación puede utilizarse para ayudar estudiantes a prepararse para el examen de
especialista en Microsoft Office. Ni Microsoft, ni su administrador de programa designado o el revisor del curso, así como tampoco Element K garantizan que el uso de esta publicación asegure la
aprobación del examen pertinente.
iii
NOTAS
iv Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

CONTENIDO
MICROSOFT® OFFICE EXCEL 2003: 2º
NIVEL
LECCIÓN 1: CREAR Y APLICAR PLANTILLAS

A. Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
B. Crear una plantilla personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
C. Trabajar con comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Comentario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
D. Crear un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
E. Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web. . . . . . . . . . . . . . . 19
Herramientas de búsqueda con base en la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
LECCIÓN 2: CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS

A. Crear un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Tipos de gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
B. Dar formato a los elementos de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Elementos de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
C. Cambiar el tipo de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
D. Crear un diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
LECCIÓN 3: TRABAJAR CON OBJETOS GRÁFICOS

A. Insertar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
B. Crear autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Contenido v
CONTENIDO
C. Darle formato a objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
D. Cambiar el orden de los objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Transposición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
E. Agrupar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Agrupar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
F. Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
LECCIÓN 4: CALCULAR USANDO FÓRMULAS AVANZADAS

A. Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Nombre de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
B. Calcular en varias hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Referencia de celda tridimensional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
C. Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Categorías de funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Funciones de Fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
D. Realizar cálculos usando funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
E. Realizar cálculos utilizando funciones estadísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Funciones estadísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
F. Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia . . . . . . . . . . . . 95
Funciones de búsqueda y referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
G. Realizar cálculos usando funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
LECCIÓN 5: ORDENAR Y FILTRAR DATOS

A. Ordenar listados de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
B. Filtrar listados de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
C. Crear y aplicar filtros avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Opciones de filtro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
D. Realizar cálculos usando base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Funciones de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
vi Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

CONTENIDO
E. Agregar subtotales a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
LECCIÓN 6: USAR EXCEL EN LA WEB

A. Exportar datos Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Exportar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Tipos de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
B. Publicar una hoja de trabajo en la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
C. Importar datos de la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Importar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
D. Crear una consulta Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Consulta Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
APÉNDICE A: PROGRAMA DE ESPECIALISTA EN MICROSOFT OFFICE

LABORATORIOS DE LA LECCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
ÍNDICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Contenido vii
NOTAS
viii Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

INTRODUCCIÓN
ACERCA DEL CURSO

En Microsoft® Offıce Excel 2003: 1er. Nivel, usted creó, editó, formateó, e imprimió hojas de
cálculo básicas. Ahora tiene necesidad de optimizar tareas repetitivas y mostrar datos de hojas
de cálculo de manera más efectiva. En este curso, utilizará Excel 2003 de Microsoft para
optimizar y mejorar las hojas de cálculo con plantillas, gráficas, gráficos, y fórmulas.
Usted se ha tomado el tiempo para ingresar todos los datos en un libro de trabajo. Los datos,
una vez en docenas de hojas de papel, ahora están disponibles en un formato electrónico.
Conoce los datos al derecho y al revés; sin embargo, cualquier otra persona no familiarizada
con los datos puede no entender, de un simple vistazo, lo que representan. Si usted organiza
los datos, los muestra en un gráfico, optimiza la entrada de los mismos y hace que el libro de
trabajo esté disponible en un formato Web, tendrá sin duda, datos susceptibles de ser analiza-
dos en múltiples formas por otras personas.
Descripción del curso

A quiénes está dirgido este curso
Este curso fue diseñado para estudiantes que desean adquirir las habilidades necesarias para
crear plantillas, ordenar y filtrar datos, importar y exportar datos, analizar datos, y trabajar con
Excel en la Web. Además, este curso ayuda a preparar a los estudiantes que deseen capacitarse
para el examen de especialista en Microsoft Office en Excel o en el módulo 2 y quienes ya
tengan conocimiento de los fundamentos de Excel, incluyendo la creación, edición, formato, e
impresión de hojas de trabajo básicas.
Prerrequisitos del curso

Para asegurar el éxito, recomendamos que se tenga experiencia en crear, editar, dar formato,
guardar, e imprimir hojas de cálculo básicas en Excel 2003 de Microsoft. Para adquirir este
nivel de habilidad, los estudiantes pueden tomar el siguiente curso de Element K:
• Microsoft Excel 2003: 1er. Nivel
Además, es muy recomendable tener experiencia en navegar en la red.
Introducción ix
INTRODUCCIÓN
Cómo usar este libro
Como Guía de aprendizaje
Cada lección abarca un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones están
organizadas en orden de destreza creciente con Excel 2003 de Microsoft Offıce; las habilidades
que se adquieren en una lección se usan y desarrollan en las subsiguientes. Por este motivo, se
debe trabajar a través de las lecciones de manera secuencial.
Hemos organizado cada lección en temas orientados hacia los resultados. Los temas incluyen
toda la información relevante y de apoyo que se necesita para dominar Excel 2003 de
Microsoft, las actividades permiten aplicar esta información a ejemplos prácticos.
Se hace probar cada habilidad nueva en un archivo de muestra especialmente preparado. Esto
ahorra tiempo de tecleo y permite concentrarse en la habilidad que se tiene entre manos. A
través del uso de archivos de muestra, actividades prácticas, ilustraciones que brindan retroali-
mentación en pasos cruciales e información pertinente general de apoyo, este libro suministra
los cimientos y la estructura para aprender Excel 2003 de Microsoft Offıce rápida y fácilmente.
Como Herramienta de revisión

La eficacia de cualquier método de instrucción sólo depende del tiempo y esfuerzo que se esté
dispuesto a invertir en él. Además, parte de la información que se aprende en clase puede no
resultar importante en lo inmediato, pero quizás lo sea más adelante. Por este motivo, le alen-
tamos a dedicar cierto tiempo a la revisión de los temas y actividades después del curso. Para
tener un estímulo adicional al revisar actividades, pruebe con la columna “Qué hacer ”antes de
mirar la columna “Cómo hacerlo”.
Como Referencia
La organización y diseño del libro lo hacen fácil de usar como herramienta de aprendizaje y
como referencia después de clase. Este libro se puede usar como primera fuente para obtener
definiciones de términos, información pertinente sobre temas dados y resúmenes de
procedimientos.
El presente curso es uno de una serie de títulos de enseñanza de Element K que trata un con-
junto de habilidades para especialista en Microsoft Office (Especialista en Office). El programa
de Especialista en Office es para personas que utilizan software empresarial de escritorio de
Microsoft y buscan reconocimiento por su destreza en ciertos productos específicos de
Microsoft. Los candidatos a certificación deberán aprobar uno o más exámenes de destreza a
fin de obtener certificación como especialista en Office.
Objetivos del curso

En este curso, podrá aplicar elementos visuales y fórmulas avanzadas a una hoja de trabajo
para mostrar los datos en distintos formatos.
Usted podrá:
• crear y aplicar plantillas.
• crear y modificar gráficos.
x Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

INTRODUCCIÓN
• trabajar con objetos gráficos.
• calcular usando fórmulas avanzadas.
• ordenar y filtrar datos.
• usar Excel en la Web.
Requisitos para el curso

Hardware
Para este curso, necesitará una computadora para cada estudiante y una para el instructor. Cada
computadora requerirá como mínimo los siguientes componentes:
• Un procesador clase Pentium 233 MHz si utiliza como sistema operativo Windows XP
Profesional. Se recomiendan 300 MHz.
• Un procesador clase Pentium 133 MHz si utiliza como sistema operativo Windows 2000
Profesional.
• 128 MB de RAM.
• Un disco duro de 5 GB o mayor si utiliza como sistema operativo Windows XP
Profesional. Deberá tener al menos 600 MB de espacio disponible en el disco duro para la
instalación de Office.
• Un disco duro de 3 GB o mayor si utiliza como sistema operativo Windows 2000
Profesional. Deberá tener al menos 600 MB de espacio disponible en el disco duro para la
instalación de Office.
• Una unidad para disquetes de 3.5″.
• Un mouse o algún otro dispositivo apuntador.
• Un monitor de 800 x 600 de resolución.
• Tarjeta y cableado de red para el acceso a la red local.
• Acceso a Internet (consulte al administrador de su red local).
• Una impresora (opcional).
• Un sistema de proyección para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.
Software
• Ya sea Windows XP Profesional con Service Pack 1, o bien Windows 2000 Profesional
con Service Pack 3.
• Edición Enterprise Profesional 2003 de Microsoft.
Introducción xi
INTRODUCCIÓN
Preparación de la clase
Para la organización inicial de la clase
1. Instale Windows 2000 Profesional o Windows XP Profesional en una partición vacía.
• Deje en blanco la contraseña del administrador.
• Para todos los demás parámetros de instalación, utilice valores que sean apropiados
para su entorno (consulte al administrador de su red local para obtener detalles).
2. En Windows 2000 Profesional, cuando se ejecute el Asistente para identificación de red
después de la instalación, seleccione la opción Los usuarios deben introducir un nombre
de usuario y contraseña para usar esta computadora. (Este paso asegura que los estudian-
tes puedan ingresar como el usuario administrador sin importar qué otras cuentas de
usuario existan en la computadora.)
3. En Windows 2000 Profesional, en la ventana Introducción a Windows 2000, quite la
marca Mostrar esta pantalla al inicio. Haga clic en Salir.
4. En Windows 2000 Professional, establezca una resolución de 800 x 600 en pantalla: Haga
clic con el botón derecho en el escritorio y seleccione Propiedades. Seleccione la ficha
Configuración. Mueva el control deslizante del área de pantalla a 800 x 600 pixeles. Haga
dos veces clic en Aceptar, luego haga clic en Aceptar.
5. En Windows 2000 Profesional, instale Service Pack 3. Utilice los valores predeterminados
de instalación de Service Pack.
6. En Windows XP Profesional, deshabilite la pantalla de bienvenida. (Este paso asegura que
los estudiantes puedan ingresar como el usuario administrador sin importar qué otras
cuentas de usuario existan en la computadora.) Haga clic en Inicio, elija Panel de control,
y haga clic en Cuentas de usuarios. Haga clic en Cambiar la forma en la que los usuarios
inician y cierran sesión. Desmarque Usar la Pantalla de bienvenida. Haga clic en Aplicar
opciones.
7. En Windows XP Profesional, instale Service Pack 1. Utilice los valores predeterminados
de instalación de Service Pack.
8. En cualquiera de esos sistemas operativos, instale un controlador para impresora (un dis-
positivo de impresión físico es opcional).
• Para Windows XP Profesional, haga clic en Inicio y elija Impresoras y faxes. Bajo
Tareas de Impresora, haga clic en Agregar una impresora y siga las indicaciones.
• Para Windows 2000 Profesional, haga clic en Inicio y elija Configuración →
Impresoras. Ejecute el Asistente para agregar impresoras y siga las indicaciones.
9. Ejecute el Asistente para conexión a Internet para establecer la conexión a Internet más
apropiada para usted, si es que no hizo esto durante la instalación.
10. Inicie sesión en la computadora como el usuario administrador si no lo ha hecho aún.
11. Lleve a cabo una instalación completa de Edición Profesional Enterprise 2003 de
Microsoft Office.
12. Minimice la Barra de idioma si aparece.
13. Extraiga los archivos de datos del curso desde el CD-ROM suministrado con el manual de
curso. En el CD-ROM del curso, abra la carpeta 084_261. Después, abra la carpeta Datos.
Ejecute el archivo autoextraíble 084261.dd.exe localizado en la misma. Ello instalará una
carpeta llamada 084261Datos en la unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos de
datos que usted utilizará para completar este curso. Necesita mover los archivos de datos
a la carpeta Mis documentos del usuario administrador.
xii Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

INTRODUCCIÓN
Antes de cada clase
1. Inicie sesión en la computadora como el usuario del administrador.
2. Elimine todos los archivos de datos existentes de la carpeta Mis documentos.
3. Extraiga una copia reciente de los archivos de datos del curso del CD-ROM suministrados
con el manual de curso.
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirán para com-
pletar esa actividad. Muchas actividades también requieren archivos adicionales que los
estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos
archivos de apoyo están incluidos
Introducción xiii
NOTAS
xiv Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 1
LECCIÓN 1 Duración de la lec-

ción
1 hora(s)
Crear y aplicar plantillas
Objetivos de la lección:
En esta lección, podrá crear y aplicar plantillas.
Usted podrá:
• Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla.
• Crear una plantilla personalizada.
• Agregar comentarios a una hoja de trabajo.
• Crear un hipervínculo.
• Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web.
Lección 1: Crear y aplicar plantillas 1

LECCIÓN 1
Introducción
Probablemente haya creado suficientes libros de trabajo para darse cuenta de que muchos de
ellos contienen formato y datos iguales o similares. Ahora desea automatizar este proceso. En
esta lección, utilizará Excel 2003 de Microsoft Excel para crear y aplicar plantillas al libro de
trabajo.
Primero usted crea un libro de trabajo, agrega datos, realiza cálculos, y luego da formato al
libro de trabajo. Entonces hace cambios, algunas veces más de una vez. Al usar plantillas, sin
embargo, no tiene que realizar este proceso cada vez que cree un libro. Simplemente se utiliza
una plantilla para crear un libro de trabajo pre-configurado.
TEMA A
Crear un libro de trabajo a partir de
una plantilla
Ya ha formateado de manera manual un libro de trabajo y ha creado fórmulas básicas. Puede
haber ocasiones, sin embargo, en las que no desee elaborar todo un libro de trabajo partiendo
de cero. En este caso, querrá crear un libro de trabajo a partir de una plantilla.
Para crear un nuevo libro de trabajo, se empieza con una hoja de trabajo en blanco. Se tienen
que ingresar los datos, crear fórmulas, agregar formato, y cuando está casi lista, habrá
cambios. Sin embargo, en una plantilla Excel, el formato y las fórmulas ya están hechas para
usted, todo lo que necesita hacer es ingresar los datos.
Plantilla
Definición:
Una plantilla es un libro de trabajo que contiene formato, fórmulas y texto pre-
configurados. Simplemente carece de datos reales. Usted puede usar plantillas pre-
configuradas a partir de los archivos de programa Excel, desde el sitio Web Galería de
plantillas de Microsoft, o bien, crear una plantilla partiendo de un libro de trabajo
existente. Las plantillas tienen una extensión de archivo .xlt en vez de una extensión
de archivo .xls usada en los libros de trabajo. Además, puede crear múltiples libros de
trabajo partiendo de una sola plantilla.
Nombres de archivo para libros de trabajo creados a partir de plantillas

Cuando se crea un libro de trabajo a partir de una plantilla, el nombre de archivo del
libro es el mismo que el nombre de archivo de la plantilla con un número que se
agrega al mismo. Además, la extensión del archivo cambia de .xlt, para una plantilla, a
.xls, indicando que se ha creado un libro de trabajo a partir de una plantilla.
2 Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 1
Ejemplo: Una plantilla
Cómo crear un libro de trabajo a partir de una

plantilla
Referencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla
Excel
Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Excel:
1. Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas y
seleccione Nuevo libro.
2. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas, haga clic en Mi PC.
3. Si es necesario, haga clic en la ficha Soluciones de hoja de cálculo para mostrar
plantillas adicionales.
4. Seleccione la plantilla que desee usar.
5. Hacer clic en Aceptar.
También puede hacer doble clic en la plantilla para abrirla en Excel.
Referencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla

Microsoft.com
Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla en Microsoft.com:
1. Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas y
seleccione Nuevo libro.
2. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas en Microsoft.com, en el cuadro
de texto Buscar en línea, ingrese el tipo de plantilla que desee encontrar.
3. Haga clic en Ir.

LECCIÓN 1
Si es la primera vez que abre plantillas en línea, tendrá que aceptar el contrato de licencia a fin
de proceder.
4. En el listado Resultados de la búsqueda, seleccione la plantilla a usar.

5. Haga clic en Descargar ahora para abrir una copia de la plantilla en un libro de
trabajo.
ACTIVIDAD 1-1
Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla
Punto de partida:
La computadora está encendida y no hay programas ejecutándose.
Situación:
Usted trabaja para una cadena grande de tiendas para mascotas llamada Tienda de mascotas de
Raquel. Cada tienda registra sus ventas en un libro de registros con copia al carbón. Ahora que
la empresa ha comenzado a utilizar Excel, la presidenta de la cadena quisiera comenzar a utili-
zar una versión electrónica de una factura de venta. Ella le ha pedido buscar una plantilla
Excel y crear una factura de muestra para que la pueda revisar.
Qué se hace Cómo se hace
1. Muestre las plantillas de libro de a. Con Excel abierto, haga clic en la flecha
trabajo disponibles en la desplegable en el panel de tareas y
computadora. seleccione Nuevo libro.
b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo

Plantillas, haga clic en Mi PC.
c. En el cuadro de diálogo Plantillas, haga

clic en la ficha Soluciones de hoja de
cálculo.
2. ¿Qué plantilla usaría en este caso?

LECCIÓN 1
3. Seleccione la plantilla adecuada a. Seleccione la plantilla Factura.
para crear una factura.
b. Hacer clic en Aceptar. Se abre un nuevo
libro de trabajo llamado Factura 1.
4. Personalíce la plantilla para las a. Haga clic en la celda que contiene el

tiendas de mascotas de Raquel. texto Escriba la información de la
organización.
b. Teclee Tienda de mascotas de Raquel
c. Desplácese a la parte inferior de la hoja

de trabajo.
d. Haga clic en la celda que contiene el

texto Escriba el mensaje de despedida.
e. Teclee ¡Gracias por comprar con

Raquel!
5. Guarde y cierre el libro de trabajo. a. Elija Archivo→Cerrar.
b. Cuando se le pida guardar los cambios en

Factura 1, haga clic en Aceptar.
c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

teclee Mi Factura
d. Haga clic en Guardar.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD OPCIONAL 1-2
Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Web
Punto de partida:
Microsoft Excel se está ejecutando. Se abre un libro de trabajo en blanco.
Situación:
Algunas de las tiendas tienen clientes que regularmente compran, en gran cantidad, comida y
artículos varios para sus mascotas. A estos clientes se les permite tener crédito con su tienda
en tanto se mantengan al día en sus pagos. A los gerentes de las tiendas les gustaría un estado
de cuenta electrónico para darle seguimiento a los cargos y abonos de los clientes.
1. Localice una plantilla de informe de a. Con Excel abierto, elija Ver→Panel de

facturación en Microsoft.com. tareas.
b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo

Plantillas en Microsoft.com, en el cuadro
de texto Buscar en línea, teclee factura
c. Haga clic en Ir.
d. Desde el listado Resultados de la bús-

queda, haga clic en Factura de servicios
con deducción de depósito.
Si es la primera vez que abre plantillas en línea,

tendrá que aceptar el contrato de licencia a fin de
proceder.

LECCIÓN 1
2. Personalíce la plantilla para las a. Haga clic en Descargar ahora.
tiendas de mascotas de Raquel.
b. Si aparece ayuda adicional, haga clic en
Aceptar.
c. En la celda A1, teclee Tienda de

mascotas de Raquel
d. Si se requiere, en la celda A12, ingrese la

fecha de hoy.
3. Guarde el libro de trabajo como Mi a. Elija Archivo→Cerrar.

factura de servicios con deducción
de depósito1 y cierre el libro de
trabajo. b. Cuando se le pida guardar los cambios de
Informe de facturación 1, haga clic en
Aceptar.

teclee Mi factura de servicios con
deducción de depósito1
d. Haga clic en Guardar.
TEMA B
Crear una plantilla personalizada
Ha creado un libro de trabajo a partir de una plantilla, pero no siempre una plantilla pre-
configurada puede satisfacer requerimientos específicos de un libro de trabajo. En este caso,
querrá crear una plantilla personalizada.
Aunque una plantilla pre-configurada es útil, está limitada a los formatos y fórmulas usados
para crearla. Puede ser que en la plantilla se requieran formatos o fórmulas similares o com-
pletamente distintos a la misma. Podría modificar una plantilla existente, pero tal vez tardaría
mucho tiempo en realizar los cambios. En vez de ello, una plantilla personalizada permite usar
el formato y las fórmulas que desee, para así crear una plantilla que satisfaga lo que usted
necesita.
Cómo crear una plantilla personalizada

Referencia de procedimiento: Crear una plantilla personalizada
Para crear una plantilla personalizada:
1. Abra el libro de trabajo que desee usar como plantilla.
2. Elija Archivo→Guardar como.

LECCIÓN 1
3. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de la plantilla.
4. En el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla.
Esto automáticamente cambiará la ubicación Guardar en a la carpeta Plantillas. Si

desea guardar la plantilla en un lugar diferente, seleccione la ubicación una vez
seleccionado el tipo de archivo.
5. Haga clic en Guardar.
ACTIVIDAD 1-3
Crear una plantilla personalizada
Archivos de datos:
• Presupuesto.xls
Situación:
Beto Peña, el gerente de la tienda #33, ha creado una hoja de trabajo presupuestal para mostrar
el ingreso y los gastos mensuales en su tienda. La presidenta de la empresa ha visto la hoja y
quiere que todos los gerentes de las sucursales usen la hoja de trabajo. La presidenta le pide a
usted crear una plantilla a partir de un libro de trabajo y personalizarla para que sea genérica y
cualquier gerente pueda utilizarla.
1. Guarde el libro de trabajo como a. En Mis documentos, abra Presupuesto.

plantilla. xls.
b. Elija Archivo→Guardar como para abrir

el cuadro de diálogo Guardar como.

teclee Mi presupuesto.
d. En el listado desplegable Guardar como

tipo, seleccione Plantilla (*.xlt).
Esto automáticamente cambiará el listado

desplegable Guardar en para así mostrar
la carpeta Plantillas.
e. Haga clic en Guardar.

LECCIÓN 1
2. Elimine los datos de la hoja que a. En la celda A2, teclee Tienda #
pertenezcan a una tienda en espe-
cífico y reemplace con marcadores
de posición genéricos. Guarde el b. En la celda B2, teclee Gerente
archivo cuando haya terminado.
c. En la celda A4, teclee Año
d. Guarde y cierre el libro de trabajo.
TEMA C
Trabajar con comentarios
Creó una plantilla personalizada y ahora otras personas quisieran usarla. ¿Qué pasa si esas per-
sonas tienen preguntas relacionadas con el uso de la plantilla? Puede ofrecer ayuda en un libro
de trabajo agregando comentarios.
Puede haber ocasiones en que usted quiera agregar información de texto a la hoja de trabajo
para explicar o brindar asistencia en ciertas celdas. Las líneas de texto grandes en las celdas
pueden ser de utilidad, pero ocupan un valioso espacio y afectan la presentación final del
documento. Por otra parte, los comentarios pueden usarse en cualquier parte de un libro de
trabajo y aparecen sólo cuando se necesitan.
Comentario
Definición:
Un comentario es texto que pertenece al contenido de una celda en específico. Los
comentarios se muestran en un cuadro de texto emergente en vez de una celda en la
hoja de trabajo. Cuando una celda contiene un comentario, aparece un triángulo rojo
pequeño en la esquina superior derecha de la celda. Los comentarios pueden ser usa-
dos en cualquier celda, sin importar el tipo de datos que la celda contenga. Los
comentarios están ocultos de manera predeterminada y se hacen visibles cuando se
pasa el puntero del mouse sobre la celda que contiene el comentario.

LECCIÓN 1
Ejemplo: Comentario
Cómo trabajar con comentarios

Referencia de procedimiento: Agregar un comentario
Para agregar un comentario:
1. Seleccione la celda donde desee agregar un comentario.
2. Elija Insertar→Comentario. Aparece un cuadro de texto de comentario en
amarillo.
También puede hacer clic con el botón derecho en la celda y desde el menú de accesos directos,
elegir Insertar comentario
3. Teclee el texto del comentario.
Si no quiere que su nombre aparezca en el comentario, seleccione y elimine el nombre.
4. Si desea visualizar el comentario, haga clic en cualquier otra celda en la hoja de

trabajo y luego muévase sobre la celda con el comentario.
Referencia de procedimiento: Modificar un comentario

Para modificar un comentario:
1. Haga clic con el botón derecho donde se localiza el comentario.
2. En el menú de accesos directo, elija Modificar comentario.
3. Aparece un cuadro de texto de comentario. Haga los cambios necesarios.
Referencia de procedimiento: Eliminar un comentario

Para eliminar un comentario:
1. Haga clic con el botón derecho donde se localiza el comentario.

LECCIÓN 1
2. En el menú de accesos directos, elija Eliminar comentario.
ACTIVIDAD 1-4
Agregar comentarios
Archivos de datos:
• Plantilla Informe de facturación.xlt
Situación:
Usted encontró una plantilla para informes de facturación; sin embargo, el personal de la
tienda que usa la plantilla no está seguro de la información que se requiere. Usted necesita
agregar comentarios para ayudar a que el personal que trabaja en las tiendas complete, en la
hoja de trabajo, las secciones de información sobre una tienda en específico así como sobre los
clientes. Usted quiere guardar los cambios en la plantilla.
1. En el libro de trabajo Plantilla a. Abra el libro de trabajo Plantilla Informe

Informe de facturación.xlt, en la de facturación.
hoja de trabajo Informe, agregue un
comentario a la celda A4 para
pedirle al empleado que ingrese su b. Seleccione la celda A4.
número de tienda.
c. Elija Insertar→Comentario para abrir un
cuadro de texto de comentario.
d. En el cuadro de texto de comentario,

teclee Ingrese el número de tienda.
e. Haga clic en cualquier otra celda para

ocultar el comentario.
Tome en cuenta que la celda ahora con-

tiene un triángulo rojo en la esquina
superior derecha para indicar que hay un
comentario asociado con la misma.
f. Desplácese sobre la celda para mostrar

el comentario.

LECCIÓN 1
2. Agregue un comentario a la celda a. Seleccione la celda E11.
E11 para pedir al empleado que
ingrese el nombre propio, o bien, el
nombre de la empresa. b. Haga clic con el botón derecho y elija
Insertar comentario.
c. En el cuadro de texto de comentario,

teclee Ingrese el nombre de la empresa
del cliente, o bien, si no hay nombre de
la empresa, ingrese el nombre y ape-
llido del cliente.
3. ¿Qué otros comentarios podría usted agregar a esta plantilla para hacerla más fácil de
usar?
4. Agregue un comentario en la celda a. Seleccione la celda E15.

E15 para usarla como contacto con
la empresa, si es posible. Guarde el
b. Haga clic con el botón derecho y elija
archivo cuando haya terminado.
Insertar comentario.
c. En el cuadro de texto de comentario,

teclee Use esta celda para ingresar un
contacto en la empresa (nombre de la
persona), si hay alguno disponible.
d. Guarde la plantilla.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-5
Modificar un comentario
Punto de partida:
Está abierto Plantilla Informe de facturación.xlt.
Situación:
Ha recibido comentarios de algunas de las tiendas con relación a la plantilla Informe de
facturación. Algunos gerentes mencionaron que los nuevos empleados no saben el número de
la tienda donde trabajan. Le han pedido a usted modificar el comentario y agregar información
para que los empleados acudan a los gerentes cuando necesiten información.
1. Edite el comentario en la celda A4 a. Haga clic con el botón derecho en la

para dirigir a los empleados con sus celda A4.
gerentes cuando necesiten más
información.
b. En el menú de accesos directos, elija
Modificar comentario.
Habrá un punto de inserción intermitente

en el cuadro de texto de comentario.
c. Con el punto de inserción al final del

texto, teclee Si no está seguro del
número de tienda, consulte al gerente.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-6
Eliminar un comentario
Punto de partida:
Situación:
La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel mencionó que el departamento de contabili-
dad del corporativo va a elaborar un listado de identificaciones de los clientes y distribuirá el
listado a cada una de las tiendas. Usted ya no necesita que el comentario indique a los emplea-
dos que llamen al departamento de contabilidad del corporativo para obtener los números de
los clientes.
1. Elimine el comentario en la celda a. Haga clic con el botón derecho en la

B13 y guarde el archivo. celda B13.
b. En el menú de accesos directos, elija Eli-

minar comentario.
Tome en cuenta que el triángulo rojo en

la esquina superior derecha ya no está,
indicando que no hay ya comentario en la
celda.

LECCIÓN 1
TEMA D
Crear un hipervínculo
En la plantilla usted puede hacer que los que la usen, abran una dirección de correo electró-
nico, otro archivo, o bien, información de la Web desde el mismo libro de trabajo. Usted
puede ayudar a lograrlo al crear un hipervínculo.
Una persona que tenga una pregunta sobre la plantilla que usted personalizó, pero que no
tenga manera de contactarlo, puede no llegar a utilizarla correctamente y en todo caso, puede
que no la utilice del todo. Para evitarlo, puede usted crear un hipervínculo que conformará un
mensaje de correo electrónico para la persona y automáticamente el mensaje le será enviado a
usted.
Hipervínculo
Un hipervínculo es la conexión entre una celda específica en una hoja de trabajo y:
• Un archivo existente (tal como un documento Word) o una página Web.
• Otra celda en el mismo libro de trabajo.
• Un nuevo documento.
• Una dirección de correo electrónico.

LECCIÓN 1
Al insertar un hipervínculo, deberá ingresar un nombre para el vínculo. El nombre del vínculo
entonces aparece en la celda como un elemento activo, susceptible de hacer clic en él en la
hoja de trabajo. Al hacer clic en el vínculo, la pantalla automáticamente muestra el archivo, la
página Web, o el mensaje de correo electrónico indicado en el hipervínculo.
Cómo crear un hipervínculo

Referencia de procedimiento: Crear un hipervínculo
Para crear un hipervínculo:
1. Seleccione la celda en la cual desea crearlo.
2. Elija Insertar→Hipervínculo.
3. Determine el tipo de hipervínculo que desea.
Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Archivo o página Web existente.
b. En el cuadro de texto Texto, ingrese el nombre para el hipervínculo.
c. Teclee el nombre completo del archivo (incluyendo la ruta) o bien, elija el
archivo o página Web desde el listado.
Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Dirección de correo electrónico.
c. Ingrese el asunto para el correo.
d. Ingrese la dirección de correo electrónico o elija una de las recién usadas.
Crear un hipervínculo a un lugar del documento

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Lugar de este documento.
c. Ingrese la referencia de celda o seleccione un lugar del listado.
Crear un hipervínculo a un nuevo documento

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Crear nuevo documento.
c. En el cuadro de texto Nombre del nuevo documento, ingrese el nombre del
nuevo documento.
d. Si es necesario, haga clic en Cambiar para cambiar la ruta.
e. Bajo Cuándo modificar, seleccione ya sea Modificar documento nuevo ahora,
o bien, Modificar documento nuevo más adelante.
Para visualizar los detalles del hipervínculo, muévase sobre el mismo.

LECCIÓN 1
Referencia de procedimiento: Modificar un hipervínculo
Para modificar un hipervínculo:
1. Haga clic con el botón derecho en la celda donde se localiza el hipervínculo.
2. En el menú de accesos directos, elija Modificar Hipervínculo.
3. Haga los cambios necesarios.
ACTIVIDAD 1-7
Crear un hipervínculo a partir de un archivo existente
Punto de partida:
Situación:
Las tiendas de mascotas de Raquel tienen cientos de clientes y es imposible memorizar la
identificación de cada uno. A fin de agilizar el proceso para encontrar la identificación de cada
cliente para facturación, creará un hipervínculo a un documento Word llamado Identificaciones.
doc.
1. En la plantilla Informe de facturación a. Seleccione la celda A13.

en la celda A13,cree un hipervínculo
al archivo Identificaciones.doc.
b. Elija Insertar→Hipervínculo para que
aparezca el cuadro de diálogo
Hipervínculo.
c. En el cuadro de texto Texto, teclee Lis-

tado de identificación del cliente
d. Desde el listado del archivo Mis documen-

tos, seleccione Identificaciones.doc para
crear un vínculo a un archivo existente.
e. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-8
Modificar un hipervínculo
Punto de partida:
Está abierto plantilla Informe de facturación.xlt.
Situación:
Uno de los gerentes de las sucursales agregó un hipervínculo a la plantilla. El hipervínculo
envía un correo electrónico a su cuenta de correo personal en caso de que algún cliente tuviese
dudas sobre su estado de cuenta. Sin embargo, la presidencia de la empresa quisiera que todas
las dudas de los clientes fuesen dirigidas a la dirección de correo electrónico del departamento
de contabilidad del corporativo, contabilidad@tiendamascotasraquel.ejemplo. Usted desea guar-
dar los cambios en la plantilla.
1. En el hipervínculo en la celda E6, a. En la celda E6, haga clic con el botón

cambie la dirección a derecho en el hipervínculo.
contabilidad@tiendamascotasraquel.ejemplo
y guarde el archivo.
b. En el menú de accesos directos, elija
Modificar Hipervínculo.
c. En el cuadro de texto Dirección de correo

electrónico, resalte
correoelectrónico@ejemplo.ejemplo y
teclee
contabilidad@tiendamascotasraquel.
ejemplo
En el texto de la dirección de correo elec-

trónico, no se puede eliminar mailto:, se
inserta de manera automática.
d. Haga clic en Aceptar.
e. Guarde la plantilla.

LECCIÓN 1
TEMA E
Utilizar herramientas de búsqueda
con base en la Web.
Puede haber ocasiones en que usted cree una plantilla para la cual necesite ayuda o recursos
adicionales. Cuando esto ocurra, se pueden utilizar herramientas de búsqueda con base en la
Web para obtener lo que se necesita.
Si alguna vez se ha visto buscando la palabra correcta al elaborar un documento, no se sienta
tan mal. Incluso los escritores más versados necesitan ayuda de vez en vez. Los libros de tra-
bajo contienen primordialmente datos y fórmulas; normalmente no hay mucho texto del cual
preocuparse. Sin embargo, cuando necesite agregar texto, quiere estar seguro de que el texto
sirva para realzar lo expuesto en los datos, y no que vaya en detrimento de los mismos, o que
confunda a quienes los revisan. Las herramientas de búsqueda con base en la Web permiten
buscar la palabra precisa a fin de lograr el significado exacto.
Herramientas de búsqueda con base en la Web

Las herramientas de búsqueda con base en la Web se componen de:
• Diccionario—Ofrece definiciones de la palabra seleccionada.
• Tesauro—Ofrece sugerencias de palabras similares o distintas a la palabra seleccionada.
• Enciclopedias—Ofrece información de fondo sobre un asunto en particular que contenga a
la palabra seleccionada.
• Traducción—Ofrece la palabra seleccionada en distintos idiomas.
Las herramientas de búsqueda primero buscan en la computadora y luego en los recursos dis-
ponibles en la Web. Puede personalizar las herramientas de búsqueda para las opciones que
más utilice y en el (los) idioma (s) que prefiera.
Cómo utilizar herramientas de búsqueda con

base en la Web
Referencia de procedimiento: Utilizar herramientas de búsqueda con base en
la Web.
Para utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web:
1. Haga clic con el botón derecho en la celda que contenga los datos sobre los que
desee ahondar.
2. Si es necesario, en el cuadro de texto Buscar, ingrese la o las palabras que desee
encontrar.
3. Desde el listado desplegable Buscar, seleccione la herramienta que desee usar.
4. Si es necesario, haga clic en el botón Iniciar búsqueda.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-9
Usar herramientas de búsqueda con base en la Web
Punto de partida:
Está abierto plantilla Informe de facturación.xlt.
Situación:
El corporativo ha recibido mensajes de los clientes que ignoran lo que se quiere decir con la
palabra “Desembolso” en el informe de facturación. Para evitar confusiones, se le ha pedido
encontrar otra palabra que la sustituya en el informe de facturación. Usted quiere guardar los
cambios en la plantilla antes de cerrarla.
1. En la celda que contiene la palabra a. Haga clic con el botón derecho en la

Desembolso , utilice el tesauro para celda B38 y elija Buscar.
encontrar una sustituta.
Si se le pide instalar la configuración de servi-
cios en línea de Microsoft Office, haga clic en
Cancelar.
b. Desde el cuadro de listado desplegable

Buscar, elija Sinónimo: Español (España -
alfab. internacional).
2. Reemplace la palabra Desembolso a. De los resultados mostrados,muévase

con la palabra Pago. sobre la palabra Pago y haga clic en la
flecha desplegable.
b. Desde el listado desplegable, seleccione

Insertar.
c. Guarde los cambios y cierre la plantilla.

LECCIÓN 1
Lección 1 Seguimiento
En esta lección, aprendió a crear libros de trabajo en menor tiempo y con mayor consistencia
al crear y aplicar plantillas a los mismos. Además, aprendió a ofrecer ayuda y guías correctas
en las plantillas al crear comentarios e hipervínculos. Y cuando necesita asistencia, aprendió a
utilizar las herramientas de búsqueda en la Web.
1. ¿Qué libros de trabajo ha creado en los que pudiera haber usado una plantilla? ¿Existen
libros de trabajo que usted haya creado en los que le gustaría usar una plantilla?
2. ¿Qué tipos de hipervínculos y comentarios podría usted usar en sus libros de trabajo?

NOTAS

LECCIÓN 2

ción
1 hora(s)
Crear y modificar gráficos
En esta lección, podrá crear y modificar gráficos.
Usted podrá:
• Crear un gráfico.
• Darle formato a los elementos de gráfico.
• Cambiar el tipo de gráfico.
• Crear un diagrama.
Lección 2: Crear y modificar gráficos 23

LECCIÓN 2
Introducción
Le ha agregado datos numéricos a la hoja de trabajo y ahora desea analizar los datos mostrán-
dolos de una manera visual más efectiva. En esta lección, creará y modificará gráficos para
mostrar los datos gráficamente.
A veces, cuando uno observa una gran cantidad de datos, fila tras fila, los números pueden
llegar a parecer interminables. Es más, es casi imposible sacar conclusiones claras de tantos
datos que hay. Al elegir una gráfica, sin embargo, puede consolidar datos en un formato visual
más fácil de comprender. Al ver la información de esta forma, puede comparar los datos rápi-
damente y encontrar información que de otra forma no hubiera logrado comprender.

LECCIÓN 2
TEMA A
Crear un gráfico
Ya ha ingresado gran cantidad de datos en el libro de trabajo y puede ser difícil leerlos todos y
sacar de ahí conclusiones claras. A usted le gustaría ver los datos en un formato compacto y lo
puede hacer mediante un gráfico.
Al crear un gráfico a partir de los datos del libro de trabajo, usted puede visualizarlos de
manera gráfica en vez de leer filas y columnas de datos que no dicen nada. Ya que lo que está
viendo es una representación visual de los mismos datos, puede rápidamente analizarlos y
lograr obtener conclusiones claras.
Gráfico
Definición:
Un gráfico es una representación visual de información con base en datos de la hoja de
trabajo. Un gráfico contiene:
• Rango de datos—Rango de celdas que contienen los datos que se habrán de
graficar.
• Punto de datos—Un elemento de datos (una celda) en un rango de datos.
• Fila de datos—Una fila de datos donde cada celda contiene información única
como elemento, costo y cantidad. Una fila de datos contiene distintos puntos de
datos.
• Serie de datos—Una columna que contiene los mismos puntos de datos (informa-
ción) de cada fila de datos.
• Marcadores de datos—La representación gráfica de puntos de datos en un gráfico
tales como una barra en un gráfico de barras o una sección en un gráfico circular.
Hay una variedad de gráficos. El tipo que usted elija depende de la manera en que
desee analizar los datos. Los gráficos pueden contener elementos adicionales tales
como un título y una leyenda para mayor claridad.
Ejemplo: Un gráfico

LECCIÓN 2
Tipos de gráficos
Hay una variedad de gráficos. El tipo de análisis que usted desee realizar determina el tipo de
gráfico a usar. En la Tabla 2-1 se muestran los distintos tipos de gráficos.
Tabla 2-1: Tipos de gráficos

Tipo de gráfico Descripción Ejemplo
Columnas Compara valores por
categorías.
Barras Compara valores por

categorías.
Líneas Muestra tendencias en el

tiempo o por categorías.

LECCIÓN 2
Circular Muestra la contribución de
cada valor a un total.
XY (Dispersión) Compara valores en pares.
Áreas Muestra la tendencia de la

contribución de cada valor
en el tiempo, o bien, por
categorías.
Anillos Muestra la contribución de

cada valor a un total, pero
puede llegar a contener
series múltiples.

LECCIÓN 2
Radial Muestra cambios en valores
relativos a un punto central.
Superficie Muestra tendencias en valo-

res en dos dimensiones en
una curva continua.
Burbujas Compara series de tres

valores.

LECCIÓN 2
Cotizaciones Muestra distintas series de
datos en un orden especí-
fico, que incluyen apertura,
máximos, mínimos, cierre y
volumen.
Cilíndrico Un gráfico de columnas o

barras con una forma
cilíndrica.
Cónico Un gráfico de columnas o

cónica.

LECCIÓN 2
Piramidal Un gráfico de columnas o
piramidal.
Cómo crear un gráfico

Referencia de procedimiento: Crear un gráfico de columnas, barras o de líneas
Para crear un gráfico de columnas, barras o de líneas:
1. Elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos.
2. En la ficha Tipos estándar, seleccione el gráfico de columnas, barras, o lìneas.
3. Si es necesario, seleccione los subtipos de gráfico apropiados.
4. Haga clic en Siguiente.
5. En la ficha Rango de datos:
• Seleccione el rango de celdas que contenga los datos a graficar.
• Seleccione si las series están en filas o en columnas.
6. En la ficha Serie:
• Ingrese el nombre para cada serie de datos al teclear texto o seleccionar una
celda.
• Si es necesario, seleccione el rango de celdas representado por cada serie de
datos.
• Ingrese un rótulo para el eje de categorías (X) al teclear texto o seleccio-
nando un rango de celdas.
Si no se muestran series de datos, puede seleccionar una serie haciendo clic en Agregar.
Puede eliminar una serie de datos al hace clic en Quitar.

8. En la ficha Títulos:
• Ingrese el título del gráfico.
• Ingrese el título del eje de categorías (X).

LECCIÓN 2
• Ingrese el título del eje de categorías (Y).
9. Si es necesario, en la ficha Eje, seleccione Automático, Categoría, o Escala de
tiempo para el eje de categorías (X).
10. Si es necesario, en la ficha Líneas de división, seleccione Líneas de división prin-
cipales y líneas de división secundarias para el eje de valores (X) y eje de valores
(Y).
11. Si es necesario, en la ficha Leyenda, cambie la ubicación de la leyenda.
Se puede elegir eliminar la leyenda completamente al desmarcar la casilla de verificación Mostrar

leyenda.
12. Si es necesario, en la ficha Rótulos de datos, elija rótulos de datos que contengan
el nombre de la serie, el nombre de la categoría, valor o cualquier combinación de
entre ellas. Si elige múltiples rótulos de datos, puede indicar un separador tal
como un espacio, coma, punto y coma o un renglón de separación.
13. Si es necesario, en la ficha Tabla de datos, marque la casilla de verificación Mos-
trar tabla de datos.
15. En el área Colocar gráfico, seleccione una ubicación para el gráfico, ya sea:
• En una hoja nueva y dé nombre a la misma.
• Como objeto en y seleccione cualquiera de las hojas de trabajo en el libro de
trabajo.
16. Haga clic en Finalizar.
Referencia de procedimiento: Crear un gráfico circular

Para crear un gráfico circular:
1. Elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos.
2. En la ficha Tipos estándar, seleccione Circular.
3. Si es necesario, seleccione el subtipo de gráfico apropiado.
5. En la ficha Rango de datos:
• Seleccione el rango de celdas que contenga los datos a graficar.
• Seleccione si las series están en filas o en columnas.
6. En la ficha Serie:
• Ingrese el nombre para cada serie de datos al teclear texto o seleccionar una
celda.
• Si es necesario, seleccione el rango de celdas representado por cada serie de
datos.
• Ingrese un rótulo para la categoría al teclear texto o seleccionando un rango
de celdas.
Si no se muestran series de datos, puede seleccionar una serie haciendo clic en Agregar.

LECCIÓN 2
Puede eliminar una serie de datos al hace clic en Quitar.

8. En la ficha Títulos, ingrese el título del gráfico.
9. Si es necesario, en la ficha Leyenda, cambie la ubicación de la leyenda.
Se puede elegir eliminar la leyenda completamente al desmarcar la casilla de verificación Mostrar

leyenda.
10. Si es necesario, en la ficha Rótulos de datos, elija rótulos de datos que contengan
el nombre de la serie, el nombre de la categoría, valor o cualquier combinación de
entre ellas. Si elige múltiples rótulos de datos, puede indicar un separador tal
como un espacio, coma, punto y coma o un renglón de separación.
11. Si es necesario, en la ficha Tabla de datos, marque la casilla de verificación Mos-
trar tabla de datos.
13. En el área Colocar gráfico, seleccione una ubicación para el gráfico, ya sea:
• En una hoja nueva y dé nombre a la misma.
• Como objeto en y seleccione cualquiera de las hojas de trabajo en el libro de
trabajo.
14. Haga clic en Finalizar.
Seleccionar datos no adyacentes

Los datos de su gráfico no necesitan estar en filas o columnas adyacentes, o que estén
una junto a la otra. Puede seleccionar datos en celdas no adyacentes simplemente opri-
miendo sin soltar la tecla Ctrl y seleccionando las celdas apropiadas, o bien los rangos
de celdas que desee graficar.

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-1
Crear un gráfico de columnas
Archivos de datos:
• Gráficas.xls
Situación:
La presidencia de la cadena de tiendas de mascotas de Raquel ha recibido una hoja de trabajo
de uno de los gerentes regionales con datos de las ventas trimestrales de cada tienda. Sin
embargo, a la presidenta de la cadena le gustaría tener los datos en un formato visual, y le ha
pedido crear un gráfico que muestre las ventas trimestrales de cada tienda y que sean compara-
dos entre sí. Quiere que el gráfico aparezca en una hoja de trabajo separada a la cual deberá
llamarse Ventas por trimestre. Y para no complicarse la vida, usted guardará los cambios en
una nueva hoja de trabajo a la cual llamará Mis gráficos.
1. En el libro de trabajo Gráficas, en la a. Abra Gráficas.xls.

hoja de trabajo Datos gráfico,
inserte un gráfico de columnas
b. En la hoja de trabajo Datos gráfico, elija
agrupadas.
Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asis-
tente para gráficos.
c. Haga clic en Siguiente para insertar

Columna agrupada como el tipo de gráfico
predeterminado, que a la vez, es el
subtipo de gráfico.

LECCIÓN 2
2. Seleccione de las celdas B6 a la E13 a. En la ficha Rango de datos,haga clic en el
para el rango de datos en un for- botón Contraer a la derecha del cuadro
mato de columna. de texto Rango de datos para minimi-
zar el asistente para gráficos y mostrar
solamente el cuadro de texto Rango de
datos.
b. Seleccione el rango de datos de B6 a

E13.
c. Haga clic en botón del cuadro de diálogo

Expandir a la derecha del cuadro de
texto Rango de datos para mostrar el
asistente.
d. En el área Series en:, seleccione

Columnas.
3. Seleccione los rótulos trimestrales a. Haga clic en la ficha Serie.

como el nombre de las series.
Seleccione el número de tienda
b. En el cuadro de lista Nombre, teclee B5
para el rótulo del eje X.
para crear un nombre para la Serie1.
c. Para el nombre de la Serie 2, teclee C5
d. Para el nombre de la Serie 3, teclee D5
e. Para el nombre de la Serie 4, teclee E5

LECCIÓN 2
f. En el cuadro de texto Rótulos del eje de
categorías, seleccione de las celdas A6 a
la A13.
g. Haga clic en Siguiente.
4. Ingrese los títulos para el gráfico, el a. En la ficha Títulos, en el cuadro de texto

eje X, y el eje Y para identificar lo Título del gráfico, teclee Tienda de
que representan los datos del mascotas de Raquel
gráfico.
b. En el cuadro de texto Eje de categorías
(X), teclee Número de tienda
c. En el cuadro de texto Eje de valores (Y),

teclee Ventas en dólares americanos
d. Haga clic en Siguiente.
5. Coloque el gráfico en una nueva a. En el área Colocar gráfico, seleccione En

hoja de trabajo llamada Ventas tri- una hoja nueva.
mestrales y guárdelo como Mis
gráficos
b. En el cuadro de texto, resalte Gráfico1 ,

si es necesario, y teclee Ventas trimes-
trales
c. Haga clic en Finalizar.
d. Guarde el archivo como Mis Gráficos

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-2
Crear un gráfico circular
Punto de partida:
Está abierto Mis gráficos.xls.
Situación:
Raquel Peñaloza, la presidenta de la empresa, se convence de que el gráfico de columnas es
muy útil y le gustaría que usted creara un gráfico circular que muestre también las ventas tota-
les por trimestre. A ella le gustaría que el gráfico se llamara Totales trimestrales y que fuese
colocado en una nueva hoja de trabajo. Usted desea guardar los cambios del libro de trabajo.
1. En el libro de trabajo Mis gráficos, en a. En la hoja de trabajo Datos gráfico, elija

la hoja de trabajo Datos gráfico, Insertar→Gráfico.
inserte un gráfico circular con
efecto 3D.
b. Desde el cuadro de lista Tipo de gráfico,
seleccione Circular.
c. Bajo el subtipo de gráfico, seleccione Cir-

cular seccionado con efecto 3D.
2. Seleccione los rangos adyacentes de a. En la ficha Rango de datos, seleccione el

A5 a E5 y de A14 a E14 para el rango de datos de A5 a E5.
rango de datos.
b. Mientras oprime la tecla Ctrl, seleccione
el rango de datos de A14 a E14.
c. Si fuera necesario, en el área Series en,

seleccione Filas.

LECCIÓN 2
3. Agregue rótulos a los datos que a. Haga clic en la ficha Rótulos de datos.
muestren el porcentaje que cada
sección representa.
b. Bajo Contenido del rótulo, marque
Porcentaje.
c. Haga clic en Siguiente.
4. Coloque el gráfico en una nueva a. En el área Colocar gráfico, seleccione En

hoja llamada Totales trimestrales y una hoja nueva.
guarde el archivo.
b. En el cuadro de texto, teclee Totales
trimestrales.
c. Haga clic en Finalizar.
d. Guarde el libro de trabajo.
TEMA B
Dar formato a los elementos de
gráfico
Agregó elementos a un gráfico, pero no aparecen tal y como usted quiere. A fin de cambiar la
apariencia de estos elementos, puede darles formato.
El formato predeterminado de un elemento de gráfico puede o no representar el significado de
los datos en el gráfico. El gráfico no será útil si los elementos de gráfico que explican los
datos son incorrectos o difíciles de entender. Por lo anterior, puede darle formato a cada ele-
mento de gráfico a fin de que represente sus necesidades empresariales.
Elementos de gráfico
Hay una variedad de elementos de gráfico. Los elementos de gráfico que agregue al mismo
dependen de las áreas en el gráfico que podrían requerir mayor explicación o claridad. La
Tabla 2-2 muestra los elementos de gráfico que pueden usarse.

LECCIÓN 2
Tabla 2-2: Elementos de gráfico
Elemento de gráfico Objetivo
Título del gráfico Describe lo que, de manera general, representa el gráfico.
Título de categorías del eje (X) Describe lo que representa el eje X.
Título del eje de valores (Y) Describe lo que representa el eje Y.
Ejes En gráficos que muestran múltiples series de datos, el eje X mues-
tra las series de datos en cada categoría, y el eje Y muestra cómo
se miden los datos (cantidades en dólares, tiempo, entre otros).
Líneas de división Cada uno de los ejes X e Y pueden mostrar líneas de división prin-
cipales y secundarias.
Leyenda Indica qué color representa una serie de datos dada.
Rótulos de datos Indica el valor numérico, porcentaje, o el nombre de un punto de
datos sencillo.
Tabla de datos Muestra los datos de la hoja de trabajo en la cual se basa el grá-
fico, en una tabla justo debajo del gráfico.
Figura 2-1: Elementos de gráfico.

LECCIÓN 2
Cómo darle formato a elementos de gráfico
Referencia de procedimiento: Modificar elementos de gráfico
Para modificar los elementos de gráfico:
1. Haga clic con el botón derecho en cualquierárea en blanco del gráfico y elija
Opciones de gráfico.
2. Seleccione la ficha correspondiente al elemento que desea modificar.
3. Haga el cambio.
Referencia de procedimiento: Darle formato a los elementos de gráfico

Para darle formato a los elementos de gráfico:
1. Haga clic con el botón derecho en el elemento y elija Formato.
2. Haga los cambios necesarios.
ACTIVIDAD 2-3
Darle formato a los elementos de gráfico
Punto de partida:
Situación:
Creó un gráfico llamado Totales trimestrales para la presidente de la compañía. Ella ha revi-
sado el gráfico y desea realizar algunos cambios. Le gustaría que la leyenda fuese colocada en
la parte superior de la página con un fondo gris claro y una fuente más grande. Sin embargo,
ella cambió de opinión sobre los rótulos de datos y quiere ver cantidades en dólares en vez de
porcentajes y de nuevo, quiere que la fuente sea de mayor tamaño. Le gustaría que el título
apareciera con mayor tamaño y en una fuente distinta. Por último, le gustaría que el fondo del
gráfico fuera color verde claro. Usted quiere guardar los cambios en el libro al terminar.
1. Cambie la ubicación de la leyenda a a. En el gráfico Totales trimestrales, haga

fin de que aparezca en la parte clic con el botón derecho en un espacio
superior de la página. en blanco y elija Opciones de gráfico.

LECCIÓN 2
b. En la ficha Leyenda, bajo Ubicación,
seleccione Arriba.
2. Cambie los rótulos de datos para a. En la ficha Rótulos de datos, bajo Conte-
mostrar valores en dólares en vez nido del rótulo, desmarque Porcentaje.
de porcentajes.
b. Marque la casilla Valor.
c. Hacer clic en Aceptar.
3. Formatee el título del gráfico a fin a. Haga clic con el botón derecho en Título
de que sea Verdana 28 pt . y elija Formato del título del gráfico.
b. En la ficha Fuente, desde el listado

Fuente, seleccione Verdana.

LECCIÓN 2
c. Desde el listado Tamaño, seleccione 28.
4. Formatee los rótulos de datos a fin a. Haga clic con el botón derecho en Rótu-
de que sean de una fuente de 14 los de datos y elija Formato de rótulos
pt. de datos.
b. Desde el listado Tamaño, seleccione 14.
c. Haga clic en Aceptar.
5. Formatee la leyenda a fin de que a. Haga clic con el botón derecho en la

tenga un fondo gris claro y aparezca leyenda y elija Formato de leyenda.
en una fuente de 12 pt.
b. En la ficha Tramas, bajo Área, seleccione
el cuadro con el color gris más claro.
c. En la ficha Fuente, desde el listado

Tamaño, seleccione 12.
6. Formatee el área de gráfico a fin de a. Haga clic con el botón derecho en un

que tenga un fondo color verde espacio en blanco del gráfico y elija For-
claro. mato del área de gráfico.

LECCIÓN 2
b. En la ficha Tramas, bajo Área, seleccione
el cuadro con el color verde más claro.
c. En la página Fuente, desde el listado

Tamaño, seleccione 12.

LECCIÓN 2
7. Mueva el gráfico debajo de los datos a. Haga clic con el botón derecho en el
en la hoja de trabajo Datos de grá- fondo color verde claro del gráfico y
fico, y luego guarde el libro de seleccione Ubicación.
trabajo.
b. En el cuadro de diálogo Ubicación del grá-
fico, seleccione la opción Como objeto
en.
c. Desde el listado desplegable Como objeto

en, seleccione Datos de gráfico, y luego
haga clic en Aceptar.
d. En la hoja de trabajo Datos de gráfico,

arrastre el gráfico a fin de que aparezca
debajo de la fila Total trimestral.
e. Si es necesario, redimensione el gráfico a

fin de que los rótulos de datos sean fáci-
les de leer.
f. Guarde el libro de trabajo.

LECCIÓN 2
TEMA C
Cambiar el tipo de gráfico
Ha presentado los datos en un gráfico y ahora le gustaría mostrarlos en un formato gráfico dis-
tinto para su comparación. A fin de lograrlo, puede cambiar el tipo de gráfico.
Al crear un gráfico usted puede elegir el primer tipo de gráfico que se le ofrece. Al comenzar a
trabajar en el gráfico, sin embargo, podría ser que el tipo elegido no represente los datos de la
manera más clara posible. Afortunadamente, no está confinado a trabajar con el tipo de gráfico
que eligió inicialmente. Se puede cambiar el tipo de gráfico a fin de que los datos de la hoja
de trabajo sean claros y fáciles de entender.
Cómo cambiar el tipo de gráfico

Referencia de procedimiento: Cambiar el tipo de gráfico
Para cambiar el tipo de gráfico:
1. Haga clic con el botón derecho y elija Tipo de gráfico.
2. Seleccione el tipo apropiado de gráfico.
3. Haga clic en Aceptar.
Tal vez sea necesario cambiar o darle formato a algunos elementos de gráfico para
que aparezcan de manera correcta en el nuevo tipo de gráfico.
ACTIVIDAD 2-4
Cambiar el tipo de gráfico
Punto de partida:
Situación:
Tras pensarlo bien, la presidenta decide que el gráfico Ventas trimestrales está demasiado
saturado. Quiere visualizar, de manera horizontal, los datos trimestrales para cada tienda y le
ha pedido cambiar el gráfico.

LECCIÓN 2
1. Cambie el tipo de gráfico. a. En el gráfico Ventas trimestrales, haga

clic con el botón derecho en un espacio
en blanco y elija Tipo de gráfico.
b. Desde el cuadro de lista Tipo de gráfico,

Seleccione Barras.
c. Bajo subtipo de gráfico, elija Barra

agrupada.
TEMA D
Crear un diagrama
Ha creado gráficos a partir de la hoja de trabajo con datos y ahora quiere representar
visualmente la información que no es parte de los mismos. Lo puede hacer creando un
diagrama.
Los gráficos son excelentes cuando necesita que los datos de la hoja de trabajo aparezcan en
un formato visual, pero ¿qué pasa si desea incluir otra información que no esté basada en los
datos? Puede haber información que necesite representar visualmente tal como un organigrama
o un diagrama de flujo que le ayude a mejorar el gráfico pero que no tenga nada que ver con
los datos trabajados. En vez de usar un programa de gráficos y pasar horas y horas creando
algo visual, puede crear un diagrama en la hoja de trabajo siguiendo pasos muy sencillos y así
utilizar toda la información que desee.
Diagrama
Definición:
Un diagrama es un gráfico que se coloca en una hoja de trabajo para ilustrar un con-
cepto o mejorar el libro de trabajo. Los diagramas no se basan en números, no se
crean directamente a partir de los datos de la hoja de trabajo. Un diagrama se crea al
seleccionar una plantilla a partir de la galería de diagramas y agregando el texto
adecuado. Los diagramas tienen un borde de dibujo y controladores de tamaño que
permiten personalizar el diagrama.
• Organigrama—Muestra una relación jerárquica.
• Diagrama de ciclo—Muestra un proceso o ciclo continuos.
• Diagrama radial—Muestra la relación de un elemento fundamental con otros
elementos.
• Diagrama piramidal—Muestra relaciones basadas en la infraestructura.
• Diagrama de Venn—Muestraáreas de superposición entre los elementos.

LECCIÓN 2
• Diagrama de círculos concéntricos—Muestra los pasos para lograr un objetivo.
Ejemplo: Un organigrama
Cómo crear un diagrama

Referencia de procedimiento: Crear un diagrama
Para crear un diagrama:
1. Seleccione la ubicación para el diagrama.
2. Elija Insertar→Diagrama.
3. Seleccione el tipo de diagrama.
4. Ingrese el texto.
5. Si es necesario, agregue objetos adicionales.
6. Si fuera necesario, cambie el diseño.
7. Si fuera necesario, dé formato al diagrama.
8. Si fuera necesario, reposicione el diagrama.

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-5
Crear un diagrama
Punto de partida:
Situación:
Uno de los gerentes regionales ha sugerido la utilidad de tener un organigrama con todas las
tiendas y gerentes en cada región. Usted se ofreció a poner las bases del mismo y quiere guar-
dar los cambios en el libro de trabajo antes de dárselo al gerente.
1. Cree un organigrama. a. Seleccione la hoja de trabajo Hoja2.
b. Elija Insertar→Diagrama para que apa-

rezca el cuadro de diálogo Galería de
diagramas.
c. Seleccione Organigrama, haga clic en

Aceptar para aceptar el tipo de diagrama
predeterminado.

LECCIÓN 2
2. Agregue el nombre de la presi- a. En el cuadro superior, teclee Raquel
dente, Raquel Peñaloza , al Peñaloza
diagrama, junto con los rótulos de
las regiones Oeste , Central y Este .
b. Oprima la tecla Tab y teclee Oeste
c. Oprima la tecla Tab y teclee Central
d. Oprima la tecla Tab y teclee Este
3. Agregue un objeto subordinado a. Con el objeto Este seleccionado, en la

bajo el objeto Este para #53 Aldo barra de herramientas Organigrama, haga
Wilkins. clic en Insertar forma.
Esto automáticamente agrega un objeto

subordinado.
b. Oprima la tecla Tab.
c. Teclee #53
d. Oprima Intro.
e. Teclee Aldo Wilkins

LECCIÓN 2
4. Agregue Compañero de trabajo para a. Haga clic en la flecha de lista desplega-
#72 Jaime Falcón. ble junto al botón Insertar forma.
b. Seleccione Compañero de trabajo.
c. Oprima la tecla Tab.
d. Teclee #72
e. Oprima Intro.
f. Teclee Jaime Falcón
5. Cambie la fuente usada en el a. Para seleccionar todo el diagrama, haga

diagrama. clic en la marquesina de selección que
va alrededor del perímetro del
diagrama.
b. Para abrir el cuadro de diálogo Formato

del organigrama, elija Formato→
Organigrama.
c. En la ficha Fuentes, desde el listado Fuen-

tes, seleccione Courier New.
d. Desde el cuadro de lista Estilo de fuente,

seleccione Negrita.
e. Desde el listado Tamaño, seleccione 10.
6. Agregue un relleno de transparen- a. En el cuadro de diálogo Formato del orga-

cia del 50% al diagrama. nigrama, en la ficha Colores y líneas, bajo
Relleno, en el listado desplegable Color,
seleccione Amarillo.
b. En el cuadro despegable Transparencia,

teclee 50
7. Alínee la esquina superior derecha a. Arrastre el organigrama para colocar la

del diagrama con la celda A1, y esquina superior izquierda en la celda
luego guarde y cierre el archivo. A1.
b. Guarde y cierre el archivo.

LECCIÓN 2
En esta lección, aprendió a mostrar los datos de manera gráfica mediante gráficos. Estos gráfi-
cos permiten observar gran cantidad de datos y sacar conclusiones correctas de manera rápida.
1. ¿En qué situación de negocios o personal le serviría usar un gráfico?
2. ¿Qué tipos de gráficos conoce? ¿Cree que un tipo de gráfico es mejor que otros? ¿Por
qué?

LECCIÓN 3

ción
1 hora(s)
Trabajar con objetos

gráficos
En esta lección, podrá trabajar con objetos gráficos.
Usted podrá:
• Insertar objetos gráficos.
• Crear autoformas.
• Darle formato a objetos gráficos.
• Cambiar el orden de los objetos gráficos
• Agrupar objetos gráficos.
• Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos.
Lección 3: Trabajar con objetos gráficos 51

LECCIÓN 3
Introducción
Ha agregado datos a las hojas de trabajo y los ha representado en gráficos. Ahora desea facili-
tar a los usuarios el que puedan localizar visualmente elementos específicos de datos en el
libro de trabajo. Lo puede hacer agregando elementos gráficos a la hoja de trabajo.
Cuando se utilizan elementos gráficos en una hoja de trabajo, puede llamar la atención hacia
áreas específicas de la hoja de trabajo y mejorar el aspecto de la misma con logotipos corpora-
tivos y otros elementos gráficos.

LECCIÓN 3
TEMA A
Insertar objetos gráficos
Tiene una hoja de trabajo y desea agregar elementos visuales a la misma. Puede hacerlo inser-
tando objetos gráficos.
Usted sabe que algunos gráficos podrían lograr que su hoja de trabajo se viera muy bien, pero
no está seguro de lo que debe hacer. El idear algo e ir creando gradualmente un objeto gráfico
paso a paso puede consumir demasiado tiempo; incluso podría no valer la pena todo el
esfuerzo necesario para crear un objeto gráfico. Sin embargo, si cuenta con una selección de
gráficos que ya existen, tales como imágenes prediseñadas, puede rápidamente elegir e insertar
gráficos en donde usted los necesite.
Objetos gráficos
Definición:
Un objeto gráfico es un elemento visual que puede insertarse en una hoja de trabajo.
Los gráficos pueden insertarse en cualquier parte de la hoja de trabajo y no están aso-
ciados con una celda en específico. Cuando se selecciona un objeto gráfico, el borde
del mismo se indica con controladores de tamaño pequeños de color blanco. Los obje-

LECCIÓN 3
tos gráficos también tienen controladores de tamaño color verde. Algunos objetos
gráficos tienen controladores de ajuste de color amarillo. Los gráficos pueden moverse,
copiarse y redimensionarse. Existen distintos tipos de objetos gráficos que incluyen
fotografías, imágenes prediseñadas, Autoformas y WordArt.
Ejemplo: Objetos gráficos
Ejemplo: Tipos de objetos gráficos
Cómo insertar objetos gráficos

Referencia de procedimiento: Insertar imágenes prediseñadas
Para agregar una imagen prediseñada:
1. Elija Insertar→Imagen→Imágenes prediseñadas.
2. En el cuadro de texto Buscar, teclee una breve descripción de la imagen
prediseñada que se está buscando.
3. Si es necesario, en el cuadro desplegable Buscar en, seleccione la colección
apropiada.
De manera predeterminada, todas las colecciones están seleccionadas.

LECCIÓN 3
4. Si es necesario, en el cuadro desplegable Los resultados deben ser, seleccione el
tipo multimedia adecuado.
De manera predeterminada, todos los tipos de archivos multimedia están

seleccionados.
5. Haga clic en Ir.
6. Seleccione la hoja de trabajo donde desee insertar la imagen prediseñada.
7. Haga doble clic en la imagen prediseñada que desee insertar. Se agrega la imagen
prediseñada a la hoja de trabajo.
Referencia de procedimiento: Posicionar una imagen

Para posicionar una imagen:
1. Seleccione la imagen.
2. Arrastre la imagen a su nueva ubicación dentro de la hoja de trabajo.
Referencia de procedimiento: Darle formato a imágenes

Para darle formato a imágenes:
1. Haga clic con el botón derecho en la imagen y elija Formato de imagen.
2. Seleccione la ficha apropiada para el cambio que necesite.
3. Haga el cambio.
ACTIVIDAD 3-1
Insertar imágenes prediseñadas
Archivos de datos:
• Gráficos.xls
Situación:
La dueña de las tiendas de mascotas de Raquel le ha pedido agregar una imagen de un pinzón
a la hoja de trabajo Datos de gráfico antes de enviarla al gerente regional. El gerente regional
está esperando los datos así que usted necesita encontrar una imagen rápidamente de entre las
colecciones de imágenes prediseñadas. No está seguro si va a conservar la imagen en la hoja
de trabajo, así que guarda el archivo como Mis Gráficos.
1. Localice una imagen de un pinzón a. Abra Gráficos.xls.

de entre las colecciones de imáge-
nes prediseñadas.
b. Elija Insertar→Imagen→Imágenes
prediseñadas.

LECCIÓN 3
c. En el panel de tareas Imágenes
prediseñadas, en el cuadro de texto Bus-
car:, teclee pinzón
d. En el listado desplegable Los resultados

deben ser, desmarque Películas y
Sonidos.
e. Haga clic en Ir.

LECCIÓN 3
2. Inserte la imagen en la hoja Datos a. Seleccione la hoja de trabajo Datos de
de gráfico y guarde el archivo como gráfico.
Mis Gráficos.
b. Haga doble clic en la segunda imagen de
un pinzón para insertarla en una hoja de
trabajo.
La imagen prediseñada quedará extremadamente

grande al insertarse por primera vez en la hoja de
trabajo.
c. Guarde el archivo como Mis Gráficos
ACTIVIDAD 3-2
Darle formato a una imagen
Punto de partida:
Está abierto Mis Gráficos.xls.
Situación:
Insertó una imagen prediseñada de un pinzón, pero está demasiado oscura y además ocupa
mucho espacio. Usted quiere reducir el tamaño de la imagen a un 10 por ciento de su tamaño
y girarla a la izquierda unos cuantos grados. La imagen deberá aparecer en la esquina superior
izquierda cerca del título de la hoja. También desea incrementar el contraste y el brillo. Usted
desea guardar los cambios de la imagen.

LECCIÓN 3
1. Redimensione la imagen a un 8 por a. En la hoja de trabajo Datos de gráfico,

ciento de su tamaño original, gírela haga clic con el botón derecho en la
7 grados y muévala a la izquierda imagen del pinzón y elija Formato de
del título de la hoja de trabajo. imagen.
b. En la ficha Tamaño, bajo Tamaño y giro,

cambie el giro a 7 grados.
c. Bajo Escala, cambie el Alto a 8%.
e. Arrastre la imagen a fin de que la rama

en la que el ave está posada apenas
toque la parte inferior de la línea de
división en la celda A4. Al mover la ima-
gen, la esquina superior izquierda de la
línea punteada fuera de la imagen apenas
tocará la parte inferior del encabezado de
la columna A y la esquina inferior derecha
de la línea punteada tocará la parte supe-
rior del borde de la celda A6 .
2. Recorte la imagen 1,27 cm a la a. Haga clic con el botón derecho en la

izquierda y 2,0 cm en la parte imagen del pinzón y elija Formato de
inferior. imagen.
b. En la ficha Imagen, bajo Recortar, cambie

el recorte de la izquierda a 1,27 cm

LECCIÓN 3
c. Cambie el recorte de la parte de abajo a
2,0 cm
3. Ajuste el brillo a 60 por ciento y el a. Bajo Control de imagen, cambie el brillo

contraste a un 55 por ciento y luego a 60%.
guarde el libro de trabajo.
b. Cambie el contraste a 55%.
d. Cierre el panel de tareas Imágenes

prediseñadas.
e. Guarde los cambios.
TEMA B
Crear autoformas
Una vez creado un libro de trabajo con datos y formato, podría querer agregarle un interés
visual o enfatizar un área de una hoja de trabajo en particular con flechas, círculos y otros ele-
mentos gráficos. En este tema, creará una autoforma.
Un objeto gráfico bien colocado puede ser exactamente lo que la hoja de trabajo necesita para
llamar la atención en ciertas áreas de datos, o para clarificar lo que éstos representan. Los grá-
ficos que usted cree pueden ser muy simples—una flecha—o muy complejos, como el logotipo
de una empresa. Los gráficos pueden mejorar el aspecto de la hoja de trabajo y hacerla lucir
más profesional.

LECCIÓN 3
Autoformas
Definición:
Las autoformas son una colección de formas pre-dibujadas que pueden insertarse,
formatearse y redimensionarse. Existe una amplia variedad de autoformas, entre las
que se encuentran las líneas, círculos, rectángulos, cuadrados, flechas y llamadas.
Ejemplo: Autoformas
Cómo crear autoformas

Referencia de procedimiento: Crear un objeto gráfico
Para crear objetos gráficos:
1. En la barra de herramientas Dibujo, seleccione la forma que desee dibujar.
2. Seleccione la ubicación aproximada en la hoja de trabajo donde desee que apa-
rezca el dibujo.
3. Arrastre el puntero del mouse en la hoja de trabajo hasta que el objeto gráfico
tenga la forma y tamaño deseados.

LECCIÓN 3
ACTIVIDAD 3-3
Crear objetos gráficos
Punto de partida:
Situación:
La presidenta de las tiendas de mascotas de Raquel quiere llamar la atención hacia el excelente
trabajo que la región desempeñó en el cuatro trimestre en la hoja de trabajo Gráfico–Totales
trimestrales. Quiere que usted añada una llamada en la que incluya texto en el área del gráfico.
Una vez hechos los cambios, usted quiere guardar el archivo.
1. En la hoja de trabajo Gráfico–Totales a. En la hoja de trabajo Gráfico–Totales tri-

trimestrales, inserte un cuadro de mestrales, en la barra de herramientas
texto de llamada sobre la región 4T. Dibujo, haga clic en Autoformas.
(sección color turquesa).
b. Elija Llamadas.
c. Seleccione la forma de llamada con línea

2.

LECCIÓN 3
d. Coloque la cruz de dibujo justo sobre
$25,150 en la región 4T del gráfico
circular.
e. Arrastre el objeto de la llamada hacia

arriba a la derecha hasta que quede
centrada sobre la sección del gráfico
circular.
2. Agregue texto para indicar que la a. Con el punto de inserción destellando en

región realizó un excelente trabajo el cuadro de texto, teclee ¡Esta región
este trimestre. Guarde los cambios realizó un excelente trabajo este tri-
cuando haya terminado. mestre!
b. Haga clic en cualquier parte fuera del

cuadro de la llamada para visualizar la
manera en que aparecerá el objeto
gráfico.
c. Guarde los cambios del libro de trabajo.

LECCIÓN 3
TEMA C
Darle formato a objetos gráficos
Ha creado un objeto gráfico y ahora necesita hacerle cambios en su aspecto. Lo puede hacer al
darle formato a los objetos gráficos.
Uno de los objetos gráficos en el libro de trabajo está casi perfecto, mas ¿qué pasaría si tuviera
que modificarlo? De hecho, no sería muy agradable empezar de cero para crear un nuevo
objeto gráfico. En vez de ello, se puede modificar la apariencia de un objeto gráfico con sólo
darle formato.
Cómo darle formato a objetos gráficos

Referencia de procedimiento: Darle formato a los objetos gráficos
Para darle formato a los objetos gráficos:
1. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Formato de autoforma.
2. Seleccione la ficha apropiada para el cambio que necesite.
3. Haga los cambios de formato que desee.
ACTIVIDAD 3-4
Darle formato a los objetos gráficos
Punto de partida:
Situación:
La llamada que agregó a la hoja de trabajo Gráfico– Totales trimestrales se ve bien, pero se
podría ver mejor. Usted quiere que el color sea coral claro con un borde rojo oscuro. También
quiere engrosar la línea y cambiarla a un cuadrado punteado que inicie con un pequeño óvalo
y termine en una flecha. Finalmente, quiere que el texto quede de 9 pt y centrado en el cuadro
de llamada. Usted desea guardar los cambios del libro de trabajo.
1. Cambie el color del fondo del cua- a. Haga clic con el botón derecho en el
dro de la llamada a un sombreado borde del cuadro de la llamada y elija
coral claro. Formato de autoforma.

LECCIÓN 3
b. En la ficha Colores y lIneas, bajo Relleno,
haga clic en la flecha desplegable junto
a Color y elija coral.
c. Cambie la transparencia a 40%.
2. Dé mayor grosor a la línea y cambie a. En el área Línea, haga clic en la flecha

el color de la misma a rojo oscuro. desplegable junto a Color y seleccione el
rojo oscuro.
b. Haga clic en la flecha desplegable junto

a Tipo y seleccione Punto cuadrado.

LECCIÓN 3
c. Cambie el grosor a 2 pt.
3. Cambie el tipo de línea a Guión y a. En el área Flechas, haga clic en la flecha

agregue un óvalo al principio y una desplegable junto a Estilo inicial y selec-
flecha al final. cione Flecha ovalada.

a Tamaño inicial y seleccione Tamaño 1
de flecha I.
c. Haga clic en la flecha desplegable junto

a Estilo final y seleccione Flecha.
4. Centre el texto horizontal y a. En la ficha Alineación, bajo Alineación del

verticalmetne y cambie la fuente a texto,haga clic en la flecha desplegable
9 pt. Guarde los cambios al junto a Horizontal y seleccione Centrar.
terminar.
a Vertical y seleccione Centrar.
c. En la ficha Fuente, bajo Tamaño:, selec-

cione 9.

LECCIÓN 3
e. Haga clic en otra área del gráfico para
visualizar cómo aparece el cuadro de
llamada.
f. Guarde el archivo.
TEMA D
Cambiar el orden de los objetos
gráficos
Usted tiene un objeto gráfico que está compuesto de pequeños objetos gráficos en la hoja de
trabajo. Algunos objetos gráficos individuales necesitan aparecer arriba de otros y algunos
objetos gráficos necesitan aparecer en la parte inferior. Para lograr lo anterior cambie el orden
de los objetos gráficos.
Los objetos gráficos pueden ser un elemento simple o bien, pueden componerse de distintas
piezas individuales. Si esas piezas no aparecen en el orden correcto, los objetos gráficos pue-
den oscurecer a los más pequeños y, en vez de hacer que el objeto gráfico mejore la hoja de
trabajo, tendrá una conglomeración de objetos gráficos que distaerá la atención de los datos.
Transposición
Definición:
Transposición es un método para mostrar gráficos que traslapa los gráficos en un orden
determinado. Cada objeto gráfico se considera una transposición por separado. El orden
de transposición y la opacidad del objeto gráfico determinan qué parte del gráfico será
visible.

LECCIÓN 3
Ejemplo: Transposición
Cómo cambiar el orden de los objetos gráficos

Referencia de procedimiento: Cambiar el orden de los objetos gráficos
Para cambiar el orden de los objetos gráficos:
1. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Ordenar.
2. Elija la acción apropiada para mover el objeto gráfico hacia adelante o hacia atrás.
• Para colocar un objeto gráfico al frente de todos los demás objetos gráficos,
elija Traer al frente.
• Para colocar un objeto gráfico detrás de todos los demás objetos gráficos,
elija Enviar al fondo.
• Para mover un objeto gráfico delante de otro objeto gráfico y directamente
sobre éste, elija Traer adelante.
• Para mover un objeto gráfico detrás de otro objeto gráfico y directamente
debajo de éste, elija Enviar atrás.

LECCIÓN 3
ACTIVIDAD 3-5
Cambiar el orden de los objetos gráficos
Punto de partida:
Situación:
La presidenta ha intentado crear un logotipo con objetos gráficos, pero no ha tenido mucha
suerte. Le pide a usted echarle un vistazo y ver si puede solucionar esto. En la hoja de trabajo
Organigrama, existen distintos objetos gráficos incluyendo la imagen original de un pinzón,
WordArt, un óvalo verde y un óvalo amarillo. El problema es que el óvalo está ocultando los
objetos gráficos que ya están ahí. Usted necesita cambiar el orden de los objetos gráficos a fin
de que el logotipo aparezca correctamente y luego guardar el libro de trabajo.

LECCIÓN 3
1. Mueva los óvalos verde y amarillo al a. En la hoja de trabajo Organigrama, haga

fondo y centre el óvalo amarillo clic en el óvalo verde y elija Ordenar→
dentro del óvalo verde. Enviar al fondo.
b. Haga clic con el botón derecho en el

óvalo amarillo y elija Ordenar→Enviar al
fondo.
Ahora el óvalo amarillo está detrás del

óvalo verde.
c. Haga clic con el botón derecho en el

óvalo amarillo y elija Ordenar→Traer al
frente.
El óvalo amarillo se mueve al frente del

óvalo verde pero permanece detrás de la
imagen y del texto.
d. Arrastre el óvalo amarillo en la parte

superior del óvalo verde a fin de que el
óvalo verde aparezca como un borde fino
alrededor del óvalo amarillo.

LECCIÓN 3
2. Mueva la imagen del pinzón a fin de a. Mueva la imagen del pinzón a fin de que
que cubra completamente la parte cubra completamente la parte más hacia
más hacia la izquierda del logotipo la izquierda de los óvalos amarillos y
y mueva el pinzón entre los óvalos verdes.
amarillo y verde.
b. Seleccione la imagen del pinzón y elija

Ordenar→Enviar atrás.
3. Mueva el texto a fin de que quede a. Arrastre el texto sobre el óvalo amarillo
centrado en el óvalo amarillo y y céntrelo dentro del óvalo.
guarde el libro de trabajo.
b. Guarde el libro de trabajo.

LECCIÓN 3
TEMA E
Agrupar objetos gráficos
Ha creado gráficos que se componen de distintos elementos y ahora desea mantenerlos juntos.
Lo puede hacer agrupando objetos gráficos.
Podría usted querer mover un objeto gráfico complejo, sólo para darse cuenta de que movió la
mayoría de las piezas, pero que le faltaron algunas. Sin embargo, al agrupar las piezas indivi-
duales de un objeto gráfico en un sólo elemento, puede estar seguro de que ninguna pieza
faltará cuando mueva o copie el objeto gráfico.
Agrupar
Definición:
Agrupar es un método para conectar múltiples gráficos y formar un sólo objeto gráfico.
Un objeto agrupado tiene sus propios controladores de selección que pueden usarse
para copiar, mover y redimensionar el gráfico combinado como un solo elemento. Los
objetos gráficos individuales son susceptibles de obtener formato por separado. Un
objeto gráfico agrupado puede llegar a contener otros gráficos agrupados.
Ejemplo: Agrupar
Cómo agrupar objetos gráficos

Referencia de procedimiento: Agrupar objetos gráficos
Para agrupar objetos gráficos:
1. Seleccione los objetos gráficos que desee agrupar.
2. Haga clic con el botón derecho en los objetos gráficos seleccionados y elija
Agrupar→Agrupar.
Referencia de procedimiento: Desagrupar objetos gráficos

Para deagrupar un objeto gráfico:
1. Seleccione el objeto gráfico que desee desagrupar.

LECCIÓN 3
2. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráficos seleccionado y elija
Agrupar→Desagrupar.
ACTIVIDAD 3-6
Agrupar objetos gráficos
Punto de partida:
Situación:
Ha creado un logotipo que incluye distintos objetos gráficos. Utilizará el logotipo frecuente-
mente y está preocupado porque si lo mueve, los objetos gráficos individuales podrían quedar
fuera de su posición. Usted, definitivamente, quiere conservar losóvalos verde y amarillo como
un solo objeto pues le costó mucho trabajo posicionarlos de manera correcta.
1. Seleccione y agrupe los óvalos a. Seleccione el óvalo verde.

verde y amarillo.
b. Oprima Ctrl y seleccione el óvalo
amarillo.
c. Haga clic con el botón derecho en los

objetos gráficos seleccionados y elija
Agrupar→Agrupar.
2. Seleccione y agrupe los objetos grá- a. Oprima Ctrl y seleccione WordArt de la

ficos (incluyendo los óvalos tienda de mascotas de Raquel.
agrupados).
b. Oprima Ctrl y seleccione la imagen del
pinzón.
c. Haga clic con el botón derecho en los

objetos gráficos seleccionados y elija
Agrupar→Agrupar.

LECCIÓN 3
TEMA F
Mover, copiar y redimensionar
objetos gráficos
Ha colocado un objeto gráfico en el libro de trabajo y ahora necesita el mismo objeto gráfico,
sólo que más pequeño, en otra área del libro de trabajo. Puede hacerlo al mover, copiar y
redimensionar objetos gráficos.
Ya que ha pasado tiempo creando un objeto gráfico complejo, ciertamente no quiere volver a
hacer el mismo objeto gráfico una y otra vez cada vez que lo utilice. Afortunadamente, puede
copiar, mover y redimensionar gráficos a fin de que aparezcan en un libro de trabajo tantas
veces como sea necesario en un tamaño apropiado.
Cómo mover, copiar y redimensionar objetos

gráficos
Referencia de procedimiento: Mover objetos gráficos en una hoja de trabajo
Para mover objetos gráficos:
1. Seleccione el objeto que desee mover.
2. Arrastre el objeto gráfico a su nueva ubicación dentro de la misma hoja de
trabajo.
Referencia de procedimiento: Copiar objetos gráficos

Para copiar objetos gráficos:
1. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Copiar.
2. Seleccione la hoja de trabajo donde desee copiar el objeto gráfico.
3. Pegue el objeto gráfico en su nueva ubicación.
Para pegar un objeto gráfico en una hoja de trabajo o en un gráfico

dentro de una hoja de trabajo
a. Haga clic con el botón derecho en la hoja de trabajo y elija Pegar.
Para pegar un objeto gráfico en un gráfico

a. Seleccione el gráfico.
b. Elija Edición→Portapapeles de Office.
c. Bajo Haga clic en el elemento que desea pegar:, haga doble clic en el ele-
mento que desee pegar.
Referencia de procedimiento: Redimensionar objetos gráficos

Para redimensionar objetos gráficos:
1. Seleccione el objeto que desee redimensionar.
2. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Formato de objeto.

LECCIÓN 3
3. En la ficha Tamaño, haga los cambios necesarios.
ACTIVIDAD 3-7
Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos
Punto de partida:
Situación:
Creó un logotipo para la empresa de tiendas de mascotas de Raquel en la hoja de trabajo
Organigrama y desea usar el mismo logotipo en la hoja de trabajo Gráfico–Totales trimestrales
Desea colocar el logotipo debajo del título del gráfico y ponerlo en un tamaño menor con res-
pecto a su tamaño original. Al terminar de hacer los cambios, desea guardar y cerrar el libro
de trabajo.
1. Copie el logotipo de la hoja de tra- a. En la hoja de trabajo Organigrama, haga

bajo Organigrama en la hoja de clic con el botón derecho en el logotipo
trabajo Gráfico– Totales y elija Copiar.
trimestrales.
b. Haga clic en la ficha Gráfico– Totales
trimestrales.
c. Elija Edición→Portapapeles de Office.
d. Desde el cuadro de lista Haga clic en el

elemento que desea pegar, haga doble
clic en el logotipo.
El logotipo aparece en la esquina superior

izquierda del gráfico.

LECCIÓN 3
2. Mueva el logotipo bajo el título a. Si fuera necesario, seleccione el logotipo.
Totales trimestrales.
b. Arrastre el logotipo a fin de que se
posicione justo debajo del título del
gráfico.
3. Redimensione el logotipo a una a. Haga clic con el botón derecho y elija

altura de 1,9 cm y con un ancho de Formato de objeto
5,1 cm. Cierre el panel de tareas
Portapapeles. Guarde y cierre el
libro de trabajo. b. Seleccione la ficha Tamaño.
c. Bajo Tamaño y giro, cambie el Alto a 1,9

cm
d. Cambie el Ancho a 5,1 cm
f. Cierre el panel de tareas Portapapeles.
g. Guarde y cierre el libro de trabajo.
En esta lección, agregó elementos gráficos a una hoja de trabajo. Los elementos gráficos pue-
den hacer que una hoja de trabajo aparezca de manera más profesional y llame la atención en
ciertas áreas que de otra forma serían difíciles de identificar.
1. ¿Qué gráficos ha usado en una hoja de trabajo? ¿Qué efectos lograron?
2. ¿Qué gráficos perjudicarían los datos en una hoja de trabajo? ¿Por qué?

NOTAS

LECCIÓN 4

ción
1 hora(s), 15 minutos
Calcular usando fórmulas

avanzadas
En esta lección, podrá calcular usando fórmulas avanzadas.
Usted podrá:
• Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas.
• Realizar cálculos en varias hojas de trabajo.
• Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora.
• Realizar cálculos usando funciones financieras.
• Calcular usando funciones estadísticas.
• Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia.
• Realizar cálculos usando funciones lógicas.
Lección 4: Calcular usando fórmulas avanzadas 77

LECCIÓN 4
Introducción
Usted ya ha generado nuevos datos a partir de datos existentes al aplicarles fórmulas básicas
en las hojas de trabajo. Ahora necesita realizar cálculos más complejos ya sea en una hoja de
trabajo o en múltiples hojas. Lo puede hacer creando fórmulas avanzadas en su libro de
trabajo.
Una de las cosas que más tiempo se lleva y que usted necesita hacer al crear un libro de tra-
bajo es calcular datos. Esto no es tan grave cuando se agrega una sola columna, pero ¿qué
pasa si necesita calcular cuánto dinero tiene para pagar una casa nueva o de cuánto serán los
pagos a un crédito que usted haya adquirido? Este tipo de situaciones matemáticas pueden
tomar horas para solucionarse si se utiliza matemática simple. En vez de ello, puede usar las
funciones integradas en el libro de trabajo: todo lo que requiere es ingresar los datos. La fun-
ción realiza el cálculo y entonces la respuesta aparece casi de manera inmediata.
TEMA A
Crear y aplicar un nombre para un
rango de celdas
Ha trabajado con fórmulas para calcular datos en un rango de celdas. Ahora necesita crear fór-
mulas más complejas utilizando una manera sencilla para referenciar rangos de celdas. Puede
hacerlo creando y aplicando un nombre a un rango de celdas.
Entre más compleja sea una fórmula, más difícil puede llegar a ser el determinar exactamente
qué datos se utilizan en cierta parte de la fórmula. Al dar un nombre a un rango, se puede
determinar fácilmente el rango referenciado en la fórmula en vez de estar adivinando con refe-
rencias de celdas.
Nombre de rango
Definición:
Un nombre de rango es un método para referenciar un rango de celdas con un nombre
de texto. El rango de celdas puede localizarse en cualquier parte del libro de trabajo.
Pueden ser celdas adyacentes o celdas no adyacentes. Cuando se selecciona un rango
de celdas que tiene un nombre, el nombre del rango aparece en el cuadro de nombre.
Cada rango deberá tener un nombre único; el mismo nombre no podrá usarse para
referenciar más de un rango en un libro de trabajo. El nombre de rango puede ser
cualquier texto que usted desee para identificar el rango.

LECCIÓN 4
Ejemplo: Un nombre de rango
Cómo crear y aplicar un nombre para un rango

de celdas
Referencia de procedimiento: Crear un nombre para un rango de celdas
Para crear un nombre para un rango de celdas:
1. Seleccione el rango de celdas a nombrar.
2. Haga clic en el cuadro de nombre a la izquierda de la barra de fórmulas.
3. Teclee el nombre del rango.
4. Oprima Intro.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-1
Crear un nombre para un rango de celdas
Archivos de datos:
• Funciones.xls
Situación:
Tiene que realizar cálculos usando las funciones del libro de trabajo, lo cual incluye extensos
rangos de celdas. A fin de llevar el control de qué rango de celdas se está usando en los cálcu-
los, desea nombrar el rango Costo para la tienda en las hojas de trabajo Aves, Gatos y Perros,
como Costo_Aves, Costo_Gatos y Costo_Perros, respectivamente. Al terminar, guardará el
libro de trabajo como Mis funciones.
1. En la hoja de trabajo Aves, selec- a. Abra el libro de trabajo Funciones.

cione el rango para el Costo para la
tienda.
b. En la hoja de trabajo Aves, seleccione las
celdas D7 a D20.
2. Nombre el rango Costo_Aves. a. Haga clic en el cuadro de nombre.
b. Teclee Costo_Aves
c. Oprima Intro.
3. En la hoja de trabajo Gatos, nombre a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione

el rango Costo para la tienda como las celdas D7 a D20.
Costo_Gatos.
b. Haga clic en el cuadro de nombre.
c. Teclee Costo_Gatos
d. Oprima Intro.

LECCIÓN 4
4. En la hoja de trabajo Perros, nombre a. En la hoja de trabajo Perros, seleccione
el rango de Costo para la tienda las celdas D7 a D20.
como Costo_Perros y guarde el
archivo como Mis funciones.
b. En el cuadro de nombre, teclee Costo_
Perros
c. Oprima Intro.
d. Guarde el libro de trabajo como Mis fun-

ciones
ACTIVIDAD 4-2
Cálculos con rangos ya nombrados
Punto de partida:
Está abierto Mis funciones.xls.
Situación:
La presidenta de las tiendas de mascotas de Raquel le ha pedido determinar el costo total de
todas las aves, gatos y perros disponibles, e ingresar la información en la hoja de trabajo Resu-
men para el primer trimestre. Usted creó un nombre para cada uno de los rangos y ahora
puede usarlos para crear esta fórmula.
1. En la hoja de trabajo Resumen, en la a. En la hoja de trabajo Resumen, selec-

celda B7, ingrese una función de cione la celda B7.
suma.
b. En la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Insertar Función.
2. Ingrese un argumento de función a. En el cuadro de texto Número1, teclee

separado para el costo de todas las Costo_Aves
aves, gatos y perros.
b. En el cuadro de texto Número2 teclee
Costo_Gatos

LECCIÓN 4
c. En el cuadro de texto Número3, teclee
Costo_Perros
3. ¿Cuál es el costo total de los animales vendidos en el primer trimestre?

a) $15,000
b) $14,300
c) $14,000
d) $15,500
TEMA B
Calcular en varias hojas de trabajo
Ha creado fórmulas usando datos en una hoja de trabajo sencilla y ahora desea crear fórmulas
que funcionen con datos de distintas hojas de trabajo. Esto lo puede hacer realizando cálculos
en varias hojas de trabajo
Puede haber ocasiones en que se tengan datos localizados en distintas hojas de trabajo los cua-
les necesite usar en los cálculos. Podría cortarlos y pegarlos en una sola hoja, pero si los datos
originales cambiasen, los datos duplicados serían incorrectos. Para evitarlo, es posible realizar
cálculos en varias hojas de trabajo a la vez utilizando una fórmula. Los cálculos serán exactos,
sin importar dónde se encuentren los datos.
Referencia de celda tridimensional

Definición:
Una referencia de celda tridimensional (3-D) es una referencia de celda que está en el
mismo lugar en cada hoja de trabajo. Una referencia 3-D puede usarse solamente en
un libro de trabajo con hojas de trabajo múltiples. Cada referencia 3-D contiene un
punto de inicio (la primera hoja de trabajo), un punto final (la última hoja de trabajo),
y una referencia de celda. Las referencias 3-D pueden usarse en algunas funciones y
en ciertas fórmulas.

LECCIÓN 4
Ejemplo: Referencia de celda tridimensional
Cómo realizar cálculos en varias hojas de

trabajo
Referencia de procedimiento: Realizar cálculos en varias hojas de trabajo
Para realizar cálculos en varias hojas de trabajo:
1. Seleccione la celda dónde aparecerá la fórmula.
2. Empiece a ingresar la fórmula hasta que necesite ingresar una referencia de celda
o un rango de celdas.
3. Seleccione la primera hoja de trabajo que será incluida en la fórmula.
4. Seleccione la celda o el rango de celdas que utilizará de cada hoja de trabajo.
La celda o rango de celdas serán iguales en cada hoja de trabajo usada para reali-
zar los cálculos.
5. Complete la fórmula oprimiendo la tecla Mayús y seleccionando la última hoja de
trabajo que será incluida en la fórmula.
6. Suelte Mayús y oprima Intro.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-3
Realizar cálculos en varias hojas de trabajo
Punto de partida:
Situación:
La presidenta ahora le ha pedido obtener el precio de venta total de todos los animales vendi-
dos este trimestre. Quiere la información a la brevedad posible. Usted no le ha dado nombre a
los rangos para obtener esto, pero la información está en el mismo rango de celdas en cada
hoja de trabajo.
1. En la hoja de trabajo Resumen, en la a. En la hoja de trabajo Resumen, selec-

celda B8, ingrese una fórmula SUMA cione la celda B8.
con el rango de Precio de venta de
la hoja de trabajo Aves.
b. Haga clic en el botón Autosuma.
para comenzar a ingresar la fórmula.
c. En la hoja de trabajo Aves, seleccione el

rango de celdas de E7 a E20.
2. Complete la fórmula para incluir las a. Mantenga oprimida la tecla Mayús y haga
hojas de trabajo Gatos y Perros. clic en la ficha de la hoja de trabajo
Perros.
Tome en cuenta que las fichas de las cua-

tro hojas de trabajo ahora están
resaltadas: Resumen, Aves, Gatos y
Perros.
b. Suelte la tecla Mayús y oprima Intro.
3. ¿Cuál es la utilidad bruta para este trimestre?

a) $12,265
b) $14,500
c) $26,765
d) $18,375

LECCIÓN 4
TEMA C
Realizar cálculos con las funciones
Fecha y hora
Podría tener datos en la hoja de trabajo los cuales necesiten indicar una fecha y una hora, y
usarlos para realizar cálculos. Esto lo puede hacer realizando cálculos con las funciones de
hora y fecha.
Aunque puede ingresar una fecha o la hora a manera de texto en la hoja de trabajo, no puede
realizar cálculos con el mismo. A fin de usar la fecha o la hora para realizar cálculos, la fecha
o la hora necesitan guardarse como un código especial. Luego, en vez de intentar calcular
cuántos días hay en el mes y agregar ese dato a la fórmula, puede usar la función Fecha y así
obtener el dato automáticamente.
Categorías de funciones
Existen nueve categorías de funciones en Excel y cada categoría tiene un uso específico tal y
como se muestra en la Tabla 4-1.
Tabla 4-1: Categorías de funciones

Categoría Propósito
Financieras Ejecuta cálculos comunes en los negocios, incluyendo contabili-
dad y finanzas.
Fecha y hora Ejecuta funciones que implican datos medidos en horas o días.
Matemáticas y trigonometría Ejecuta funciones matemáticas simples o complejas.
Estadísticas Ejecuta análisis estadístico en rangos de datos.
Búsqueda y referencia Encuentra valores en una tabla o listado correspondientes e incor-
pora los datos en el cálculo.
Base de datos Ejecuta una función solamente en datos que satisfacen un criterio
dado.
Texto Permite manipular texto en una operación de cálculo que también
contiene datos.
Lógicas Ejecuta un análisis condicional para verificar la falsedad o veraci-
dad de una condición.
Información Ejecuta un análisis en un rango de datos para determinar el tipo
de datos contenidos en una celda.

LECCIÓN 4
Funciones de Fecha y hora
Definición:
Una función Fecha y hora es una función que asigna un número de serie a datos de
fecha y hora a fin de usarlos en un cálculo. Aunque los datos son convertidos en un
número de serie, aparecen como texto en la hoja de trabajo. Las funciones de Fecha y
hora van desde una función que ingresa la fecha actual en la hoja de trabajo cada vez
que se abre, hasta una función que calculará cuánto tiempo ha pasado entre un lapso
inicial y un lapso final.
Ejemplo: La función Días360

Lorena está trabajando en una hoja de cálculo que muestra la fecha de ingreso y de
salida de todos los artículos en inventario. Su jefa le pide el dato de cuánto tiempo ha
pasado entre las dos fechas. Ella elige la función Días360. Lorena selecciona la celda
que contiene la fecha de ingreso del primer artículo en inventario. Luego selecciona la
celda que contiene la fecha de salida del artículo. El resultado de la fórmula es el
tiempo que ha transcurrido entre las dos fechas.
Ejemplo: La función Ahora

Ronaldo es responsable de darle seguimiento a distintas versiones de una hoja de tra-
bajo que se actualiza varias veces al día. Él desea insertar la fecha y hora más
recientes en la hoja cada vez que se haga un cambio en la misma. Elige la función
Ahora. La función Ahora no requiere argumentos de función. Una vez que Ronaldo
hace clic en Aceptar, la fecha y hora más recientes se insertan en la hoja de trabajo.
Cómo realizar cálculos usando las funciones

Fecha y hora
Referencia de procedimiento: Realizar cálculos con la función Fecha y hora
Para realizar cálculos con la función Fecha y hora:
2. Haga clic en el botón Insertar Función.
3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Fecha y hora.
4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función específica Fecha y
hora.

LECCIÓN 4
5. Haga clic en Aceptar para que aparezca el cuadro de diálogo Argumentos de
función.
6. Ingrese los argumentos de función.
ACTIVIDAD 4-4
Realizar cálculos con las función Fecha y hora
Punto de partida:
Situación:
Desea agregar la fecha de hoy en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo Resumen.
Desea que la fecha se actualice automáticamente siempre que se edite la hoja.
1. En la hoja de trabajo Resumen, a. En la hoja de trabajo Resumen, selec-

seleccione una celda en la esquina cione la celda E2.
superior derecha para allí colocar la
fecha.
b. Haga clic en el botón Insertar Función.

LECCIÓN 4
2. Inserte la función Fecha y hora para a. Desde el listado desplegable O seleccionar
ingresar la fecha actual. una categoría, seleccione Fecha y hora.
b. Desde el cuadro de lista Seleccionar una

función, seleccione HOY.
d. En el cuadro de diálogo Argumentos de

función, haga clic en Aceptar.
No hay argumentos de función para esta

función.

LECCIÓN 4
TEMA D
Realizar cálculos usando funciones
financieras
Si usted tiene datos financieros en su hoja de trabajo, tal vez pueda necesitar realizar cálculos
financieros especializados. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones financieras.
Si deseara saber cuanto interés habría que pagar por una casa, con base en una tasa de interés,
podría sentarse con lápiz y papel, hacer todas las cuentas y llegar finalmente al resultado
deseado. Pero ¿qué ocurriría si deseara conocer el interés mensual durante el primer año o
durante los primeros dieciocho meses? Eso le tomaría un poco más de tiempo para calcular. En
vez de ello, puede usar una función financiera para realizar los cálculos en una fracción de
tiempo.
Funciones financieras
Definición:
Una función financiera es una función que ejecuta cálculos contables y financieros.
Los cálculos se basan principalmente en la depreciación de activos, inversiones, y
préstamos. Cada una de las categorías se basa en datos tales como tasa de interés,
duración del plazo, valor de un artículo, y cantidad de pago.
Ejemplo: Función SLN

Linda trabaja en un despacho contable y es responsable de determinar el costo mensual
de cada computadora en su oficina con base en el precio de compra, el precio en que
será vendida cuando no se necesite más, y cuánto tiempo la empresa piensa usar la
computadora. A fin de lograrlo, Linda elige la función SLN e ingresa el precio de com-
pra, el valor residual y vida. El resultado de la fórmula es el costo promedio de cada
computadora en la empresa.
Ejemplo: Función VF
Matías está considerando invertir dinero en una cuenta de mercados de dinero. Antes
de invertir, sin embargo, desea determinar el valor futuro que tendrá su cuenta de mer-
cados de dinero si es que decide apartar una cantidad específica de cada cheque de
sueldo que reciba en los próximos cinco años. Para determinar esto, utiliza la función
VF. Ingresa la tasa de interés mensual, la vida y el pago. El resultado de la fórmula es
la cantidad que valdrá su inversión al final de cinco años.
Ejemplo: PAGO
Jaime quiere comprarse un auto nuevo. No está seguro si podrá pagar las
mensualidades. Para saberlo, utiliza la función PAGO. Ingresa el interés mensual, el
número de pagos y el costo del carro. La fórmula resulta en el total del pago mensual
del carro.

LECCIÓN 4
Cómo calcular usando funciones financieras

Referencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función finan-
ciera
Para realizar cálculos usando una función financiera:
3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría:, elija Financieras.
4. Desde el listado Seleccionar una función:, seleccione la función financiera
específica.
función.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-5
Realizar cálculos utilizando una función financiera
Punto de partida:
Situación:
La presidenta de la empresa desea adquirir un edificio como bodega en vez de estar rentando.
Necesita saber cuál sería el pago mensual hipotecario sobre un crédito a 30 años, con un pre-
cio de venta de $189,000, a una tasa de interés del 6.5 por ciento. Ella le ha pedido poner el
resultado en la hoja de trabajo Resumen en el lugar que ella ha indicado.
1. En la hoja de trabajo Resumen, a. En la hoja de trabajo Resumen, selec-

inserte una función financiera para cione la celda B19.
calcular los pagos mensuales
hipotecarios.
b. Haga aparecer el listado de funciones
financieras.
c. Seleccione la función PAGO.
2. En el cuadro de diálogo Argumentos a. En el cuadro de texto Tasa, teclee

de función, ingrese los argumentos 6,5%/12
de función para una hipoteca de 30
años sobre un préstamo de $189.
b. En el cuadro de texto Nper, teclee 30*12
000, a una tasa de interés de 6,5
por ciento anual pagada
mensualmente.

LECCIÓN 4
c. En el cuadro de texto Va, teclee 189000
3. ¿Cuál es pago mensual hipotecario?

a) 1,194.61
b) -1,194.61
c) -1,200.00
d) 1,200.00
TEMA E
Realizar cálculos utilizando
funciones estadísticas
Una vez que ha ingresado una gran cantidad de datos en la hoja, podría querer realizar un aná-
lisis estadístico en los mismos. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones
estadísticas.
Un profesor necesita determinar la calificación promedio para cada estudiante. En una tienda
de abarrotes se requiere conocer la variación que hay entre el precio de venta que tienen con
respecto a la competencia. Están utilizando estadística para obtener el resultado matemático.
Existen algunas funciones estadísticas muy útiles que son relativamente simples, pero la mayo-
ría de las funciones estadísticas son muy complejas e implican múltiples variables. Podría usar
un lápiz, papel y una calculadora para resolver estos problemas, sin embargo, una función esta-
dística puede hacer lo mismo en una fracción mínima de tiempo con gran exactitud, sin
importar el número de las variables que se usen.
Funciones estadísticas
Definición:
Una función estadística es una función que ejecuta análisis estadísticos en un rango de
datos en una hoja de trabajo, o bien, en un gráfico.

LECCIÓN 4
Ejemplo: Función MODA

Francisco necesita conocer el precio más común que los clientes pagaron por un par de
zapatillas. Utiliza la función Moda en su hoja de trabajo de ventas. Selecciona el rango
de datos que contiene los precios de las zapatillas en los últimos seis meses. Descubre
que los clientes compraron, en su mayoría, zapatos que se vendieron en $56.99.
Ejemplo: Función Mayor

A Pedro se le pidió buscar y encontrar a los cinco representantes de ventas de la
empresa más destacados a nivel nacional. Hay cientos de representantes y le tomará
horas saber la respuesta con tan sólo echarle un ojo a los datos. Pedro usa la función
Mayor en la hoja de trabajo ventas anuales. Selecciona el rango de datos que contiene
las ventas totales anuales por representante de ventas. El resultado arroja a la persona
que, por ventas, ocupa el quinto lugar.
Cómo calcular usando funciones estadísticas

Referencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función estadís-
tica
Para realizar cálculos usando una función estadística:
1. Seleccione la celda donde aparecerá la fórmula.
3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Estadísticas.
4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función estadística
específica.
función.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-6
Realizar cálculos utilizando una función estadística
Punto de partida:
Situación:
El gerente regional desea saber el costo promedio de un perro de raza pura en la región. Él le
ha pedido colocar el resultado en la parte superior de la columna Costo para la tienda en la
hoja de trabajo Perros.
1. En la hoja de trabajo Perros, inserte a. En la hoja de trabajo Perros, seleccione

una función estadística para calcu- la celda D5.
lar el promedio de un rango de
números.
estadísticas.
c. Seleccione la función PROMEDIO.

LECCIÓN 4
2. Ingrese los argumentos de función a. En el cuadro de diálogo Argumentos de
para el rango Costo para la tienda. función, en el cuadro de texto Número1,
teclee Costo_Perros
b. Haga clic en Aceptar.
3. ¿Cuál es el promedio del costo para la tienda de un perro de raza pura en la región
Nordeste?
a) $250.00
b) $249.00
c) $262.39
d) $267.86
TEMA F
Realizar cálculos con funciones de
búsqueda y referencia
Ha calculado datos en varias hojas de trabajo a la vez y ahora necesita usar todos los datos en
una sola fórmula. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones de búsqueda y
referencia.
¿Alguna vez se le ha dicho el precio de algo, sólo para encontrarse que es otro al momento de
pagar? Esto ocurre cuando se trabaja, equivocadamente, con datos no actualizados. Al utilizar
funciones de búsqueda y referencia, usted puede estar seguro que siempre utilizará los datos
más adecuados directamente. Cada vez que solicite estos datos, estará trabajando con la infor-
mación más actualizada disponible.
Funciones de búsqueda y referencia

Definición:
Una función de búsqueda y referencia es una función que obtiene datos en otra ubica-
ción con base en los datos que están en la hoja de trabajo activa. La información
encontrada puede así ser colcada en una celda o utilizarse en un cálculo. Los datos
usados en una función de búsqueda y referencia pueden encontrarse en el mismo libro
de trabajo, o bien, en otro libro de trabajo. Las funciones de búsqueda y referencia son
utilizadas, principalmente, como parte de una fórmula y no por sí mismas.

LECCIÓN 4
Ejemplo: Función Indirecto
Roberto tiene un libro de trabajo con un presupuesto que se divide en hojas de trabajo
separadas por mes, así como una hoja de resumen. En la hoja de trabajo Resumen,
tiene una fórmula que suma el mismo rango de datos en una hoja de trabajo mensual
dada. Él tiene que ingresar una nueva fórmula cada vez que trabaja con un mes
distinto. Definitivamente,él quisiera tener una función que busque la sumatoria de
acuerdo al nombre del mes que ingrese. Roberto usa la función INDIRECTO junto con
la función SUMA.
Cómo realizar cálculos con funciones de

búsqueda y referencia
Referencia de procedimiento: Realizar cálculos con funciones de búsqueda y
referencia
Para realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia:
3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Búsqueda y
referencia.
4. Desde el listado Seleccionar una función:, seleccione la función Búsqueda y
referencia.
función.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-7
Realizar cálculos con funciones de búsqueda y
referencia
Punto de partida:
Situación:
El gerente de la región Nordeste necesita determinar los impuestos de venta a cobrar por cada
venta de gato de raza pura, dependiendo de la ubicación de la tienda que lo venda. Le envía a
usted una tabla con las tiendas y sus impuestos de ventas respectivos. Usted agregó la hoja de
trabajo al libro de trabajo Mis funciones y ahora necesita calcular los impuestos de venta en la
hoja de trabajo Gatos con base en la información de la hoja de trabajo Ventas.
1. En la hoja de trabajo Gatos, inserte a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione la

una función de búsqueda para celda F7.
incorporar los datos en una
columna vertical con base en valo-
res que están en otra hoja de b. Muestre el listado de funciones Bús-
queda y referencia.
trabajo.
c. Seleccione la función BUSCARV.

LECCIÓN 4
para indicar el valor en que se basa función, en el cuadro de texto Valor_
la búsqueda, el rango que está buscado, teclee C7
siendo buscado, la columna en que
el valor de búsqueda se ubica, y el
b. En el cuadro de texto Matriz_buscar_en,
resultado debe ser idéntico.
teclee Tiendas!A6:B11
c. En el cuadro de texto Indicador_columnas,

teclee 1
d. En el cuadro de texto Ordenado, teclee 0
3. ¿Cuál es la cantidad de impuestos por ventas a ser cobrados por el primer gato?
a) $60.00
b) $62.00
c) $65.00
d) $61.50
ACTIVIDAD PRÁCTICA OPCIONAL 4-8

Cambiar valores en una tabla de búsqueda
Punto de partida:
Situación:
El gerente de la región Nordeste le acaba de notificar que hubo un cambio en la tasa del
impuesto sobre ventas. La tasa de impuestos sobre ventas para la tienda #62 disminuyó a un
7.25%. Usted necesita cambiar la tasa en la hoja de trabajo Tiendas y encontrar la diferencia
en el impuesto sobre ventas cobrado por el gato persa que fue vendido con respecto a la nueva
cantidad que debió haberse cobrado.

LECCIÓN 4
1. En la hoja de trabajo Gatos en la parte inferior de la columna Impuestos sobre
ventas, inserte una fórmula que determine el reembolso por impuestos sobre
ventas que habrá de acreditarse al cliente que adquirió el gato persa en la
tienda #62.
2. En la hoja de trabajo Tiendas, cambie la tasa impositiva de la tienda #62 a 7.25

por ciento.
3. En la hoja de trabajo Gatos, obtenga la nueva cantidad de impuestos sobre ven-

tas y sustráigala de la cantidad que se cobró en primera instancia.
TEMA G
Realizar cálculos usando funciones
lógicas
Usted tiene cálculos realizados en su libro de trabajo mediante el uso de fórmulas simples.
Ahora necesita evaluarlos antes de seguir calculando. A fin de lograrlo, puede calcular usando
una función lógica.
Podría desear realizar un cálculo en la hoja de trabajo solamente si una cierta condición se
cumple. Por ejemplo, si la empresa otorga a los vendedores un bono sólo si se logra un total
mínimo de ventas, usted necesitaría elaborar una fórmula para determinar si el total mínimo de
ventas se ha logrado por parte de cada vendedor y luego elaborar otra fórmula para calcular el
bono a otorgarse. O bien, podría usar una función lógica para determinar qué datos cumplen
los criterios y así realizar el cálculo, todo en un solo paso.
Funciones lógicas
Definición:
Una función lógica es una función que realiza cálculos en datos siempre y cuando se
cumpla un criterio dado. A diferencia de otras categorías de funciones, existen sola-
mente seis funciones lógicas (y, falso, si, no, o, verdadero) Las funciones lógicas se
basan en el valor de lo verdadero o de lo falso. Entonces el valor se usa para realizar
cálculos.
Ejemplo: La función Si
Roberto desea saber qué categorías de su presupuesto final anual están
sobrepresupuestadas y qué categorías están subpresupuestadas a fin de poder planificar
mejor el año siguiente. Roberto utilizará la función Si. Ingresa los totales anuales y las
cantidades presupuestadas. El resultado de la fórmula es la cantidad excedente o
faltante para cada categoría.

LECCIÓN 4
Cómo calcular usando funciones lógicas

Referencia de procedimiento: Realizar cálculos usando una función lógica
Para realizar cálculos usando una función lógica:
3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Lógicas.
4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función lógica específica.
función.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-9
Realizar cálculos usando una función lógica
Punto de partida:
Situación:
La tienda de mascotas de Raquel otorga a los gerentes de tiendas un bono mensual del 8 por
ciento cuando las ventas sobrepasan los $5,000. El gerente de la tienda #62 le envió sus resul-
tados trimestrales y ahora usted necesita determinar si deberá recibir un bono en enero, además
de determinar la cantidad del mismo. Desea cerrar el libro de trabajo y guardar los cambios al
terminar.
1. En la hoja de trabajo Tienda 62, a. En la hoja de trabajo Tienda 62, selec-

inserte una función lógica para rea- cione la celda B13.
lizar el cálculo siempre y cuando se
cumpla un criterio dado.
lógicas.
c. Seleccione la función SI.

para determinar si el total de enero función, en el cuadro de texto Prueba_
cumple lo mínimo requerido para lógica, teclee B11>5000
conceder un bono, y si así es, qué
cantidad implica el bono.
b. En el cuadro de texto Valor_si_verdadero,
teclee B11*0,08
c. En el cuadro de texto Valor_si_falso,

teclee 0
3. ¿Verdadero o falso? El bono ganado en enero fue de $416.00.

Verdadero
Falso

LECCIÓN 4
4. Cierre el libro de trabajo y guarde a. Cierre el libro de trabajo.
los cambios.
b. Cuando se le pida guardar los cambios en
Mis funciones, haga clic en Aceptar.
En esta lección, resolvió problemas matemáticos realizando cálculos con fórmulas avanzadas.
Existen ocasiones cuando las fórmulas se tornarán muy complejas y para encontrar una rápida
respuesta, habrán de usarse funciones avanzadas.
1. ¿Qué tipos de cálculos ha encontrado ya sea en su trabajo o de manera personal?
2. ¿Qué funciones en Excel cree usted utilizar más? ¿Por qué?

LECCIÓN 5

ción
1 hora(s), 15 minutos
Ordenar y filtrar datos
En esta lección, podrá ordenar y filtrar datos.
Usted podrá:
• Ordenar datos.
• Filtrar listados de datos.
• Crear y aplicar filtros avanzados.
• Realizar cálculos usando funciones de base de datos.
• Agregar subtotales a una hoja de trabajo.
Lección 5: Ordenar y filtrar datos 103

LECCIÓN 5
Introducción
Ha utilizado fórmulas, gráficos y objetos gráficos para visualizar los datos en un libro de tra-
bajo en distintas formas. Ahora desea pulir la presentación de los datos mostrando
subconjuntos de datos. Puede ordenar y agrupar datos en subconjuntos al ordenar y filtrar.
Un sólo libro de trabajo puede llegar a contener vasta cantidad de información. El localizar
datos específicos puede llevarse mucho tiempo ya que usted no cuenta con una manera de
lograr orden si no los visualiza fila por fila. Para complicar más las cosas, puede ser que
encuentre los datos que busca, pero con información que no se necesita. Al ordenar y filtrar,
puede visualizar los datos en una manera que se ajuste mejor a sus necesidades.
TEMA A
Ordenar listados de datos
Podría tener datos en su hoja de trabajo los cuales quisiera reordenar y mostrar en una secuen-
cia distinta. Para lograrlo, puede ordenar los datos.
Una vez ingresados los datos en la hoja, podría querer visualizarlos de manera distinta. Al
ordenarlos, puede lograr distintas perspectivas de los mismos datos sin alterar su formato
original.
Ordenar
Definición:
El ordenar es un método de visualizar datos que coloca los datos en un orden
específico. Los datos pueden clasificarse ya sea en orden ascendente o bien, en orden
descendente, con base en información numérica o alfabética. Los datos pueden
clasificarse utilizando ya sea un sólo criterio o bien, múltiples criterios.
Ejemplo: Ordenar en un sólo nivel—Orden ascendente

Donaldo necesita encontrar las cuentas por pagar en su hoja presupuestal antes del día
cinco de cada mes. A fin de lograrlo, quiere ordenar los datos por fecha. Ordena su
hoja de trabajo en la columna de fecha, esto, dando un orden ascendente.

LECCIÓN 5
Ejemplo: Orden multinivel—Orden ascendente y descendente

La hoja de trabajo de cuentas por pagar de Marco, enlista cada factura, vendedor,
fecha de vencimiento, y la cantidad. Marco necesita saber cúantas facturas, mayores a
$500, están vencidas con relación a un vendedor. Ordena su hoja de trabajo por vende-
dor en orden ascendente y luego por cantidad en orden descendente.
Cómo ordenar listados de datos

Referencia de procedimiento: Ordenar en un solo nivel
Para ejecutar una clasificación de un solo nivel:
1. Seleccione una celda en la columna a ordenar.

LECCIÓN 5
2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Orden ascendente, o
en el botón Orden descendente.
Referencia de procedimiento: Ordenar en multinivel

Para ejecutar una clasificación multinivel:
1. Seleccione una celda dentro del listado.
2. Elija Datos→Ordenar.
3. Haga clic en la flecha desplegable Ordenar por y seleccione el primer criterio para
ordenar.
4. Seleccione el tipo de orden apropiado.
5. Haga clic en la flecha desplegable Luego por y seleccione el segundo criterio para
ordenar.
Puede ordenar usando solamente dos criterios; no es necesario seleccionar un tercer criterio.
7. Haga clic en la flecha desplegable Luego por y seleccione el tercer criterio para
ordenar.
ACTIVIDAD 5-1
Ordenar listados de datos utilizando un solo criterio
Archivos de datos:
• Ordenar y filtrar.xls
Situación:
Un cliente está buscando un cachorro de perro de menos de un año y que cueste menos de
$500. El costo de un perro de raza pura en la región Nordeste se enlista en el libro de trabajo
Ordenar y filtrar en la hoja de trabajo Perros. Usted necesita hacerle saber al gerente si existen
perros en existencia.

LECCIÓN 5
1. En la hoja de trabajo Perros, ordene a. Abra el libro Ordenar y filtrar.

el listado por precio de venta de
menor a mayor.
b. En la hoja de trabajo Perros, seleccione
la celda F6.
Puede hacer clic en cualquier celda en la

columna que contenga los datos para
ordenarla.
c. En la barra de herramientas Estándar,

haga clic en el botón Orden ascendente.
.
2. ¿Hay en existencia perros disponibles que cumplan con el criterio del cliente?
a) Sí.
b) No.
c) No se puede saber con esta clasificación.
3. ¿Verdadero o falso? De los resultados obtenidos con esta clasificación, es fácil determi-
nar rápidamente cuántos perros tienen menos de un año de edad.
Verdadero
Falso
ACTIVIDAD 5-2
Ordenar listados de datos utilizando múltiples criterios
Punto de partida:
Está abierto Ordenar y filtrar.xls.
Situación:
Un cliente está buscando un ave amazónica hembra que cueste menos de $1,000.00. No
importa en qué tienda se encuentre el ave.

LECCIÓN 5
1. Comience a ordenar utilizando el a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione las

género de las aves. celdas A9 a F57.
b. Elija Datos→Ordenar.
c. Desde el listado desplegable Ordenar por,

seleccione Género.
d. Seleccione Ascendente.
2. Complete la clasificación agregando a. Desde el listado Luego por, seleccione

un criterio de ordenamiento de Sexo.
acuerdo al sexo del ave y a su pre-
cio de venta.
b. Seleccione Ascendente.
c. Desde el segundo listado desplegable

Luego por, seleccione el precio de venta.
d. Seleccione Ascendente.
3. ¿Existe un ave que cumpla lo que pide el cliente?

LECCIÓN 5
TEMA B
Filtrar listados de datos
Usted tiene ya una gran cantidad de datos ordenados en listados en la hoja de trabajo. Ahora
desea ver solamente aquellos que cumplan con un criterio dado. Puede hacerlo al filtrar
listados.
El revisar todos los listados de datos en el libro de trabajo para encontrar datos específicos
toma su tiempo. Podría resultar en un gran esfuerzo invertido para encontrar un elemento en
particular. Al filtrar los listados de datos con base en los criterios seleccionados, se puede ubi-
car el rango de datos exacto que se está buscando.
Filtrar
Definición:
Un filtro es un método de visualizar datos que muestra solamente los datos que cum-
plen un criterio dado. Los datos se pueden filtar con base en un criterio, o en múltiples
criterios usando información numérica y alfabética. Las flechas desplegables en cada
encabezado de columna indican que el listado está listo para ser filtrado. Cuando los
datos no cumplen con los criterios de filtro, la fila entera queda oculta. Un filtro puede
reordenar los datos en la hoja de trabajo o copiar la información en otro lugar de la
hoja de trabajo. Los datos filtrados se restauran a su formato original cuando se eli-
mina el filtro.
Ejemplo: Filtrar
Katy necesita revisar exclusivamente las órdenes tomadas el último mes por parte de
un vendedor en específico. La hoja de trabajo contiene múltiples vendedores que tienen
más de 50 filas de datos para el vendedor. A fin de limitar el volumen de datos a revi-
sar, Katy filtra la hoja de trabajo con base en dos criterios: el vendedor y la fecha de la
orden de venta.

LECCIÓN 5
Cómo filtrar listados de datos
Referencia de procedimiento: Filtrar un listado de datos con autofiltro
Para filtrar un listado de datos usando Autofiltro:
1. Seleccione cualquier celda en el listado que desee filtrar.
2. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.
3. Desde uno de los listados desplegables, seleccione una entrada como criterio para
filtrar.
4. Siga seleccionando entradas desde los listados desplegables para encontrar así los
datos que necesita.
Referencia de procedimiento: Filtrar un listado de datos con autofiltro personali-

zado
Para filtrar datos usando Autofiltro:
1. Seleccione cualquier celda en el listado que desee filtrar.
2. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.
3. Haga clic en una de las flechas desplegables en una columna en la que desee
crear un filtro personalizado y seleccione (Personalizar).
4. Ingrese los criterios para filtrar.
ACTIVIDAD 5-3
Filtrar listados de datos
Punto de partida:
Situación:
Un cliente está interesado en un gato persa. El cliente supo que Ferrer es un criador de gatos
reconocido y por ello le interesa encontrar un gato macho criado por Ferrer.
1. En la hoja de trabajo Gatos, filtre los a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione la

datos que muestren solamente celda A6.
gatos persas.
b. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

LECCIÓN 5
c. En la columna Raza, haga clic en la flecha
desplegable y seleccione Persa.
2. Filtre los datos un poco más para a. En la columna Criador, haga clic en la fle-
mostrar solamente los gatos persas cha desplegable y seleccione Ferrer.
criados por Ferrer.
3. ¿Existe un gato disponible que cumpla con lo que el cliente busca?

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-4
Filtrar un listado de datos con un autofiltro
personalizado
Punto de partida:
Situación:
Un cliente quiere ya sea un loro gris africano o bien, un ave amazónica doble amarillo. La
cliente está dispuesta a viajar solamente hasta donde se ubica la tienda #35 para ir por el ave.
1. En la hoja de trabajo Aves, configure a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione la

un autofiltro. celda A9.
Puede seleccionar cualqueir celda dentro

del listado de datos.

LECCIÓN 5
2. Cree un filtro personalizado para a. En la columna Especies, haga clic en la
obtener los resultados ya sea para flecha desplegable y seleccione
las especies gris africano o doble (Personalizar).
amarillo
b. En el listado desplegable superior dere-
cho, seleccione Gris africano.
c. Seleccione O.
d. En el listado desplegable inferior

izquierdo, seleccione Es igual a.
e. En el listado desplegable inferior derecho,

seleccione Doble amarillo.
f. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 5
TEMA C
Crear y aplicar filtros avanzados
Tiene listados de datos que se han filtrado con base en criterios preestablecidos. Ahora necesita
determinar criterios propios que no sean parte de los ya preestablecidos. Usted puede lograr
esto al crear y aplicar filtros avanzados a dicho listado.
De hecho, puede resultar limitante filtrar datos basándose solamente en opciones ya
preestablecidas. Si usted crea y aplica un filtro avanzado, sin embargo, puede filtrar los datos
utilizando cualquier criterio y así obtener los subconjuntos de datos más específicos posibles.
Opciones de filtro
Existen distintas opciones de filtro que se pueden usar a la hora de crear un filtro avanzado. En
la Tabla 5-1 se muestran las opciones.
Tabla 5-1: Opciones de filtro

Operador Objetivo
“=texto” Encuentra el texto especificado dentro de unas
comillas.
? Reemplaza cualquier carácter sencillo en la misma
posición al igual que el signo de interrogación
* Reemplaza múltiples caracteres en la misma posi-
ción que el asterisco.
= Igual a.
< Menor que.
> Mayor que.
=< Igual o menor que.
=> Igual o mayor que.
<> No igual a.
Cómo crear y aplicar filtros avanzados

Referencia de procedimiento: Crear y aplicar un filtro avanzado
Para crear y aplicar un filtro avanzado:
1. Seleccione los rótulos de columna para los valores que desee filtrar.
2. Seleccione los criterios que se buscan.
3. Elija Datos→Filtro→Filtro avanzado.
4. Seleccione el rango de la lista.
5. Seleccione el rango de los criterios.
6. Elija la ubicación para filtrar los datos.

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-5
Crear y aplicar filtros avanzados
Punto de partida:
Situación:
El gerente de la región Nordeste quisiera encontrar los guacamayos y cacatúas disponibles en
la región. Usted tiene ya un filtro previo colocado en la hoja de trabajo Aves y necesitará eli-
minarlo antes de aplicar un nuevo filtro. Al terminar, quiere guardar los cambios como Mi
Orden y filtro.
1. En la hoja de trabajo Aves, elimine a. En la hoja de trabajo Aves, elija Datos→

el filtro previo. Filtro→Mostrar todo.
2. Seleccione el rótulo de datos para a. Si fuera necesario, seleccione la celda

Géneros como el rótulo para filtrar. A9.
b. Copie el contenido de la celda A9 en la

celda A5.
3. Ingrese guacamayo y cacatúa como a. En la celda A6, teclee guacamayo

criterios bajo el rótulo del filtro.
b. En la celda A7, teclee cacatúa
c. Oprima Intro.

LECCIÓN 5
4. Cree un filtro avanzado con base en a. Seleccione la celda A9.
el rótulo del filtro y en los criterios
de filtro.
b. Elija Datos→Filtro→Filtro avanzado.
c. Minimice el cuadro de diálogo Filtro

avanzado para mostrar solamente el
cuadro de texto Rango de la lista.
d. Si fuera necesario, seleccione de la celda

A9 a la F57.
e. Oprima Intro.
f. Minimice el cuadro de diálogo Filtro

cuadro de texto Rango de criterios.
g. Seleccione las celdas A5 a F7.
h. Oprima Intro.

LECCIÓN 5
5. Localice los resultados del filtro en a. Bajo Acción, seleccione Copiar a otro
la misma hoja de trabajo debajo del lugar.
listado de datos original. Guarde el
archivo como Mi Orden y filtro al
b. Minimice el cuadro de diálogo Filtro
terminar.
cuadro de texto Copiar a otro lugar.
c. Si fuera necesario, seleccione de la celda

A60 a la F60.
d. Oprima Intro.
f. Guarde el libro de trabajo como Mi

Orden y filtro

LECCIÓN 5
TEMA D
Realizar cálculos usando base de
datos
Ha ordenado y filtrado datos y ahora desea realizar cálculos en los datos. En este tema, hará
cálculos usando una función de base de datos.
Al realizar un cálculo en una hoja de trabajo, se tienen que elegir los datos a incluir en el
cálculo. Esto puede llevarse mucho tiempo si hay muchos datos. Una función de base de datos,
por otra parte, puede encontrar los datos que usted está buscando y realizar los cálculos en un
solo paso.
Funciones de bases de datos

Definición:
Una función de base de datos realiza cálculos solamente en los datos que cumplen cri-
terios dados. Las letras BD anteceden cada función para indicar que se trata de una
función de base de datos. Una función de base de datos tiene tres argumentos: la base
de datos, el campo y los criterios.
Ejemplo: Ejemplo: Una función de base de datos

LECCIÓN 5
Cómo calcular usando funciones de base de

datos
Referencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función de base
de datos
Para realizar cálculos usando una función de base de datos:
1. Seleccione la celda donde aparecerá la fórmula.
3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, elija Base de datos.
4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función de base de datos
específica.
función.

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-6
Realizar cálculos utilizando una función de base de
datos
Punto de partida:
Está abierto Mi orden y filtro.xls.
Situación:
El gerente de la región Nordeste desea saber si vale la pena que en las tiendas se vendan aves
más grandes, tales como los guacamayos y las cacatúas. Necesita saber el costo total para la
tienda de ese tipo de aves, así como su precio de venta.
1. En la hoja de trabajo Aves, inserte a. En la hoja de trabajo Aves, en la celda E7,

una función de base de datos para ingrese una función BDSUMA.
sumar solamente el costo para la
tienda de los guacamayos y
cacatúas. b. En el cuadro de texto Base_de_ datos,
teclee A9:F57.
c. En el cuadro de texto Nombre_de_campo,

teclee “Costo para la tienda”
d. En el cuadro de texto Criterios, teclee

A5:A7
2. Inserte una función de base de a. Seleccione la celda F7.

datos para sumar solamente el pre-
cio de venta de los guacamayos y
b. Inserte una función BDSUMA.
cacatúas.
c. En el cuadro de texto Base_ de_ datos,

teclee A9:H57.
d. En el cuadro de texto Nombre_de_campo,

teclee “Precio de venta”
e. En el cuadro de texto Criterios, teclee

A5:A7
f. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 5
3. ¿Es rentable para la región Nordeste el vender guacamayos y cacatúas?
a) No muy rentable.
b) ¡Definitivamente!
c) Es difícil de saberlo.
TEMA E
Agregar subtotales a una hoja de
trabajo
Podría tener datos en la hoja de trabajo que estén separados en distintos listados. Ahora desea
un total para cada uno de los listados. Puede lograr esto agregando subtotales a la hoja de
trabajo.
Al ingresar datos, de manera periódica podría usted querer obtener un total, en vez de tener
que esperar el gran total al final. Esto puede ser especialmente útil cuando se trabaja en una
hoja de cálculo que tiene una gran cantidad de datos. Los subtotales en la hoja de trabajo tra-
bajan a manera de un mapa de datos en el cual se indican puntos importantes en el camino.
Subtotales
Definición:
Un subtotal es una función que se ejecuta en un subconjunto de datos que han sido
previamente ordenados. Los datos ordenados crean un grupo separado en cada cambio
en el campo de ordenamiento. El subtotal puede crearse usando distintas funciones
tales como la suma, el promedio, y el conteo. La hoja de trabajo puede tener tantos
subtotales como se requieran. Cada subtotal se inserta en la hoja de trabajo en una
línea separada justo debajo del grupo del cual se está obteniendo un subtotal. Los
subtotales, entonces, se incorporan para crear un gran total al final del listado de datos.
Símbolos de esquema
Cuando se agregan subtotales a la hoja de trabajo, Excel automáticamente agrega sím-
bolos de esquema a la hoja de trabajo. Usted verá estos símbolos a la izquierda de la
hoja en un área separada. Estos símbolos no afectan los subtotales.

LECCIÓN 5
Ejemplo: Subtotales
Cómo agregar subtotales a una hoja de trabajo

Referencia de procedimiento: Agregar subtotales
Para agregar subtotales a una hoja de trabajo:
1. Ordene el lista de datos en la columna a los cuales desea agregar un subtotal.
2. Elija Datos→Subtotales.
3. Ingrese los criterios.

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-7
Agregar subtotales a una hoja de trabajo
Punto de partida:
Está abierto Mi orden y filtro.xls.
Situación:
El gerente de la región Nordeste quisiera conocer los subtotales de los costos para la tienda y
los precios de venta de cada una de las sucursales.
1. En la hoja de trabajo Aves, ordene el a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione la

listado de datos por precio de celda F9.
venta.
b. En la barra de herramientas Estándar,
haga clic en Orden ascendente.
2. Para cada tienda, sume el precio de a. Elija Datos→Subtotales.

venta y el costo para la tienda.
b. En el listado desplegable Para cada cam-
bio en,seleccione Ubicación.
La función SUMA es la predeterminada en el

listado desplegable Usar función.
c. En la casilla de verificación Agregar

subtotal a, si es necesario marque las
casillas de verificación Precio de venta y
Costo para la tienda.
e. Guarde y cierre el archivo.

LECCIÓN 5
En esta lección, ordenó y filtró datos para crear subconjuntos. Cuando los datos se ordenan en
un subconjunto, toma menos tiempo analizarlos y encontrar la información buscada.
1. ¿Le parece que es más útil el ordenar y filtrar datos? ¿Por qué?
2. ¿En qué situación sería útil crear un esquema de datos que incluya subtotales? ¿Por
qué?

LECCIÓN 6

ción
1 hora(s)
Usar Excel en la Web
En esta lección, podrá usar Excel en la Web.
Usted podrá:
• Exportar datos Excel.
• Publicar una hoja de trabajo en la Web.
• Importar datos de la Web.
• Crear una consulta Web.
Lección 6: Usar Excel en la Web 125

LECCIÓN 6
Introducción
Ha creado y editado libros de trabajo en la computadora y ahora necesita recopilar información
de la Web. Desea incorporar datos de la Web en los libros de trabajo y ponerlos a disposición
de otras personas vía Web. Esto lo puede hacer importando datos de la Web en un libro de
trabajo y exportando el libro a la Web.
Al exportar datos a la Web, usted puede visualizar y cambiar archivos Excel en cualquier com-
putadora con conexión a Internet, sin tener la aplicación Excel. Al importar datos de la Web,
usted puede incorporar información en el libro de trabajo, tal como la cotización en la bolsa.
Incluso, los datos se actualizarán de manera automática en el libro de trabajo cuando la infor-
mación en la Web se actualice.
TEMA A
Exportar datos Excel
Ha trabajado con datos de un libro de trabajo ubicado en su computadora y ahora necesita
visualizar los datos en otras computadoras que podrían no tener Microsoft Excel. Esto lo puede
lograr si exporta datos Excel.
Los datos en un libro de trabajo están en un formato específico para la aplicación Excel. Sin
embargo, puede haber ocasiones en que necesite visualizarlo, pero no se tiene acceso a Excel.
Puede exportar datos Excel a otros formatos a fin de visualizarlos en una computadora que no
tenga Excel instalado.

LECCIÓN 6
Exportar
Definición:
Una exportación es un método para transferir datos creados en Excel hacia otra aplica-
ción distinta a fin de manipularlos en la nueva aplicación. Excel puede exportar un
rango de datos en una hoja de trabajo, o bien en un libro de trabajo entero. Existe una
gran variedad de formatos a usarse para exportar datos. Encontrará una lista de los
formatos en la Tabla 6-1. Al exportar datos, una copia de los mismos se formatea
específicamente de acuerdo a la aplicación en la cual será usada; el formato de los
datos originales no cambia.
Ejemplo: Exportar
Betania quiere colocar en el sitio Web de la empresa una hoja de trabajo que incluye
los beneficios que da la empresa. El administrador del sitio Web le pidió a Betania
darle formato a los datos en HTML. Betania exporta los datos y los guarda en una sola
página Web.

LECCIÓN 6
Tipos de archivo
Los datos Excel se pueden exportar en una gran variedad de tipos de archivo incluyendo los
que se mencionan en la Tabla 6-1 . El tipo de archivo se determina según la aplicación a la
cual se quiera exportar los datos.
Tabla 6-1: Tipos de archivo comunes para exportar datos Excel

Tipo de archivo Formato
XML Aplicaciones múltiples; uso principal en la Web .
HTML Datos usados en la Web o visualizados en un navegador
Web.
Texto Delimitado por tabulaciones para procesador de texto.
CSV Delimitado por comas para bases de datos.
WKS Lotus 1-2-3.
Cómo exportar datos Excel

Referencia de procedimiento: Guardar datos Excel como un tipo de archivo
distinto
Para exportar datos Excel en un formato de archivo distinto:
1. Abra el libro de trabajo.
2. Elija Archivo→Guardar como.

LECCIÓN 6
3. Si es necesario, desde el listado Guardar en, seleccione la ubicación para guardar
el archivo.
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de archivo.
5. Desde el listado Guardar como tipo, seleccione el tipo.
Referencia de procedimiento: Guardar datos Excel como una página Web

Para exportar datos Excel como una página Web:
1. Abra el libro de trabajo.
2. Elija Archivo→Guardar como página Web.
3. Si es necesario, desde el listado Guardar en, seleccione la ubicación para guardar
el archivo.
4. En el área Guardar, seleccione Todo el libro o Selección: Hoja.
5. Si es necesario, marque la casilla de verificación Agregar interactividad.
6. Si es necesario, agregue un título de página al hacer clic en Cambiar título.
7. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de archivo.
ACTIVIDAD 6-1
Guardar datos Excel en un formato XML
Archivos de datos:
• Animales.xls
Situación:
El gerente de la región Nordeste quisiera una copia de los datos del libro de trabajo Animales
pero los necesita en un formato de archivo XML. Le pide a usted guardar su copia del libro de
trabajo como Animales. Él hará uso de los datos en un lugar donde estará el cliente, y no ten-
drá acceso a programa XLM alguno. Le pide visualizar los datos en el Bloc de notas para
verificar que el archivo tenga etiquetas XML antes de que le sea enviado al gerente.

LECCIÓN 6
1. Guarde el libro de trabajo Animales a. En el libro de trabajo Animales, elija

como un archivo XML llamado Archivo→Guardar como.
Animales.
b. Desde el listado desplegable Guardar
como tipo, seleccione Datos XML (*.xml)
para guardar el libro Animales en la car-
peta Mis documentos.
c. Haga clic en Guardar.
d. Cierre el libro de trabajo.
2. Visualice el archivo Animales.xml a. En mis documentos, haga clic con el

en el Bloc de notas y cierre sin botón derecho en Animales.xml y elija
guardar cambios. Abrir con→Bloc de notas.
b. Observe que el archivo tiene etiquetas

XML y cierre el archivo.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-2
Guardar datos Excel en un formato CSV
Archivos de datos:
• Animales.xls
Situación:
La gerente de la región Centro quisiera una copia de la hoja Gatos perteneciente al libro de
trabajo Animales, pero la necesita en un formato de archivo delimitado por comas. Le pide a
usted guardarle una copia de la hoja de trabajo como Gatos.csv. La gerente utilizará los datos
durante una presentación a clientes en un viaje que realizará y no tendrá el tiempo suficiente
para revisar el archivo antes de presentarlo. Le pide a usted visualizar los datos en el Bloc de
notas para verificar que el archivo esté delimitado por comas antes de que le sea enviado a
ella.
1. Guarde el libro de trabajo como un a. En el libro de trabajo Animales, selec-

archivo nombrado Gatos.csv. cione la hoja de trabajo Gatos.
b. Seleccione Archivo→Guardar como.

teclee Gatos

tipo, seleccione CSV (delimitado por
comas) (*.csv).
f. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.
g. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.

LECCIÓN 6
2. Cierre el archivo, guarde los cam- a. Cierre el archivo.
bios, y elimine todo mensaje de
error.
b. Cuando se le pida guardar los cambios,
c. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.
d. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.
3. Visualice el archivo guardado en el a. Abra Gatos.csv en Bloc de notas.

Bloc de notas y cierre sin guardar
cambios.
b. Observe que el archivo contiene datos
separados solamente por comas y ahora,
cierre el archivo.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-3
Guardar datos Excel en un formato de texto
Archivos de datos:
• Animales.xls
Situación:
El gerente de la región Oeste medio quisiera una copia de la hoja Perros perteneciente al libro
de trabajo Animales, pero la necesita en un formato de archivo delimitado por tabulaciones. Le
pide guardar una copia de la hoja de trabajo como Perros.txt. Él usará la información en una
de las tiendas y no tendrá el tiempo suficiente para revisar el archivo antes de irse de viaje. Le
pide a usted visualizar los datos en el Bloc de notas para verificar que el archivo esté delimi-
tado por tabulaciones antes de que le sea enviado.
1. Guarde el libro de trabajo como un a. En el libro de trabajo Animales, selec-

archivo de texto nombrado Perros. cione la hoja de trabajo Perros.
txt.
b. Seleccione Archivo→Guardar como.

teclee Perros

tipo, seleccione Texto (delimitado por
tabulaciones) (*.txt).
f. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.
g. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.
2. Cierre el archivo, guarde los cam- a. Cierre el archivo.

bios, y elimine todo mensaje de
error.
b. Cuando se le pida guardar los cambios,
c. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.
d. Haga clic en Aceptar en el mensaje de

error.

LECCIÓN 6
3. Visualice Perros.txt en el Bloc de a. En Mis documentos, haga clic con el
notas y cierre sin guardar cambios. botón derecho en Perros.txt y elija Abrir
con→Bloc de notas.
b. Observe que el archivo contiene datos

separados solamente por tabulaciones y
ahora, cierre el archivo.
ACTIVIDAD 6-4
Guardar un libro de trabajo Excel como página Web
Archivos de datos:
• Animales.xls
Situación:
El gerente de la región Oeste medio va a lanzar el sitio Web para la tienda de mascotas de
Raquel y quiere comenzar con el libro de trabajo Animales. Antes de hacerlo, necesita mostrar
los datos a diseñadores de páginas Web a fin de que puedan ver cómo sería el formato en el
que aparecería el libro en la Web. Le pide a usted guardar una copia del libro de trabajo como
Página Web de Raquel y asegurarse de que cada ficha del libro sea accesible al abrirse como
página Web.
1. Guarde el libro de trabajo Animales a. En el libro de trabajo Animales, elija

como página Web nombrada Página Archivo→Guardar como página Web.
Web de Raquel.
b. En el área título de la página, haga clic
en Cambiar título.

LECCIÓN 6
c. En el cuadro de texto Título de la página,
teclee Tienda de mascotas de Raquel–
Animales en venta
e. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

teclee Página Web de Raquel
f. Haga clic en Guardar.
g. Cierre el libro de trabajo.
2. Visualice la página Web de Raquel a. En Mis documentos, haga doble clic en

en el Explorador de Internet. Página Web de Raquel.html.
b. Seleccione la hoja de trabajo Gatos.
c. Seleccione la hoja de trabajo Perros.
d. Cierre el archivo.

LECCIÓN 6
TEMA B
Publicar una hoja de trabajo en la
Web
Usted tiene una hoja de trabajo creada en el disco duro y ahora desea abrirla y hacerle cam-
bios cuando usted no se encuentre en la computadora. Esto lo puede lograr al publicar la hoja
de trabajo en la Web.
Puede visualizar los datos exportados en la Web, pero ¿qué pasa si necesita cambiarlos? Podría
revisar la hoja de trabajo original y exportarla de nuevo a la Web, pero ¿qué ocurre si no se
tiene acceso a la hoja de trabajo original? Cuando usted publica una hoja de trabajo en la Web,
se le pueden hacer cambios en los datos desde cualquier computadora con acceso a la Web.
Cómo publicar una hoja de trabajo en la Web

Referencia de procedimiento: Publicar una hoja de trabajo en la Web
Para publicar un libro de trabajo o una hoja de trabajo en la Web:
1. Si es necesario, seleccione la hoja de trabajo el rango de celdas que desea
publicar.
2. Elija Archivo→Guardar como página Web.
3. Desde el listado desplegable Guardar en, seleccione la ubicación para guardarla.
4. En el área Guardar, seleccione Todo el libro o Selección: Hoja.
5. Haga clic en Publicar en el cuadro de diálogo Guardar como.
6. Si es necesario, ingrese un título para la página Web.
7. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre para la página Web
8. Haga clic en Publicar.
9. Si es necesario, cambie las opciones para publicar.
10. Haga clic en Publicar.
Opciones para publicar

Publicar es una forma de generar el formato HTML que se requiere para mostrar la
información en la Web. Al publicar una página Web, usted cuenta con más opciones
que cuando simplemente exporta los datos en un formato HTML. Los datos publicados
como página Web pueden manipularse mediante un navegador Web. Los datos exporta-
dos en HTML no pueden manipularse.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-5
Publicar una hoja de trabajo en la Web
Archivos de datos:
• Animales.xls
Situación:
Por alguna razón, los gatos no se están vendiendo tanto como otros animales. La dueña ha
decidido que la hoja de trabajo Gatos, del libro de trabajo Animales, se publique como una
página Web para ver si ello pudiese generar mayores ventas. Le pide nombrar la página Web
como Tienda de mascotas de Raquel–Gatos de raza pura disponibles y nombrar el archivo
Página de gatos.
1. En el libro de trabajo Animales, a. En el libro de trabajo Animales, en la hoja

seleccione la hoja de trabajo Gatos de trabajo Gatos, seleccione cualquier
como página Web. celda.
b. Elija Archivo→Guardar como página

Web.
c. En el área Guardar, seleccione Selección:

Hoja.
2. Titule la página Web Tienda de a. Haga clic en Cambiar título.

mascotas de Raquel– Gatos de raza
pura disponibles.
b. En el cuadro de texto Título, teclee
Tienda de mascotas de Raquel– Gatos
de raza pura disponibles
3. Guarde la página Web como Página a. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

gatos. teclee Página gatos
b. Haga clic en Publicar.
Hacer clic en Publicar guarda el archivo la

primera vez que usted hace clic en el
botón.

LECCIÓN 6
4. Publíque la página Web con la a. En el área Publicar como, marque Volver
opción Volver a publicar y abra la a publicar automáticamente cada vez
página publicada en un navegador. que se guarde el libro.
b. Marque la casilla de verificación Abrir la

página en el explorador Web.
c. Haga clic en Publicar.
El libro de trabajo se abre en una ventana

del navegador tal y como aparecería en un
sitio Web.
d. Cierre la ventana del navegador.
e. Cierre todos los archivos abiertos.
f. Si se le pide guardar el archivo, haga clic

en Aceptar.
g. Haga clic en Aceptar para habilitar la

característica Volver a publicar.
TEMA C
Importar datos de la Web
Ha encontrado datos en la Web los cuales le gustaría usar en su libro de trabajo. Le gustaría
almacenar dicha información en una hoja de trabajo Excel. Puede lograr esto importando datos
de la Web.
Al navegar en la Web, podría usted encontrarse con datos que le gustaría usar en el libro de
trabajo. Podría cortar y pegar los datos, pero sería un proceso muy tedioso y no hay ninguna
garantía de copiar los datos de manera correcta. Incluso podría usted omitir parte de los datos.
A fin de capturar datos de la Web, puede importarlos y así estar seguro de que va a tener exac-
tamente lo que desea.

LECCIÓN 6
Importar
Definición:
Una importación es un método para transferir datos de otra aplicación hacia un libro
de trabajo Excel. Excel puede importar un archivo entero o datos seleccionados desde
un archivo. La importación cambia el formato de datos para así poder manipularlos en
una hoja de trabajo. Los datos importados aparecen igual que los datos creados directa-
mente en Excel. Usted trabaja los datos de la misma manera. Los datos pueden
importarse de otras aplicaciones de hojas de cálculo, bases de datos, documentos de
texto, o desde la Web.
Ejemplo: Importar
Como importar datos de la Web

Referencia de procedimiento: Importar datos de la Web
Para importar datos de la Web:
1. Abra la hoja de trabajo en la cual se importarán los datos.
2. Elija Datos→Obtener datos externos→Importar datos.
3. Desde el listado desplegable Buscar en, seleccione el origen de los datos.
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre para el archivo.
5. Bajo ¿Dónde desea situar los datos?, elija una ubicación para los mismos.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-6
Importar datos de la Web
Situación:
La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel está considerando hacer negocios en otros
países. Le ha pedido a usted descargar información de la Web relativa al mercado de divisas
en un nuevo libro de trabajo a fin de revisarla.
1. Importe información del mercado a. En un nuevo libro de trabajo, seleccione

de divisas de la Web en una hoja en una nueva hoja de trabajo.
blanco.
b. Elija Datos→Obtener datos externos→
Importar datos.
c. Desde el listado Mis archivos de origen de

datos, seleccione Mercado de divisas de
MSN MoneyCentral Investor.iqy.
d. Haga clic en Abrir.
e. Haga clic en Aceptar para aceptar la ubi-

cación predeterminada en la hoja de
trabajo existente.

LECCIÓN 6
TEMA D
Crear una consulta Web
Ha importado datos de la Web, los cuales siempre permanecen iguales en el libro de trabajo.
Ahora necesita importar datos que cambien constantemente en el libro. Lo puede hacer
creando una consulta Web.
Hay gran cantidad de datos en la Web que cambian a diario, a veces en horas. Capturarlos al
importarlos requeriría repetir el proceso de importación una y otra vez y en verdad que no se
podría estar seguro de si están o no realmente actualizados. Afortunadamente, puede crear una
consulta Web que constantemente actualizará los datos importados cuando se actualicen en la
Web, sin que usted tenga que hacer nada.
Consulta Web
Definición:
Una consulta Web es una importación que transfiere datos de la Web hacia una hoja de
trabajo Excel. Los datos pueden importarse de cualquier página Web. Se utiliza princi-
palmente para importar datos que constantemente cambian. La consulta Web determina
qué partes de la página Web están disponibles para ser importadas. A diferencia de
otros datos importados, los datos de una consulta web se actualizan automáticamente
en la hoja de trabajo cada vez que se actualiza el sitio Web. Se requiere tener conexión
a Internet para que los datos se actualicen.
Ejemplo: Consulta Web

Simón trabaja en un banco internacional y necesita tener acceso a información bursátil
actualizada durante el día. Podría revisar la Web cada vez que necesitara datos, pero
también desea utilizar los datos de las cotizaciones que están en su hoja de trabajo.
Simón crea una consulta Web que importa los datos a su hoja de trabajo y que actua-
liza la información de manera regular durante el día.

LECCIÓN 6
Cómo crear una consulta Web

Referencia de procedimiento: Crear una consulta Web
Para crear una consulta Web:
1. Seleccione la hoja de trabajo en la cual se importarán los datos.
2. Elija Datos→Obtener datos externos→Nueva consulta Web.
3. Navegue a la página Web desde la cual se importará la información.
4. Haga clic en Ir.
5. Seleccione las tablas a importar.
6. Haga clic en Importar.
7. Seleccione la ubicación para colocar los datos.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-7
Crear una consulta Web
Punto de partida:
Excel se está ejecutando y se abre un nuevo libro de trabajo.
Situación:
La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel tiene el dinero de la empresa invertido en
algunas acciones. Usualmente revisa la actividad bursátil en el sitio Web de finanzas de Yahoo.
Ya que usted ha trabajado tanto en Excel, ella le pide localizar la información bursátil de la
Corporación Microsoft en Yahoo e importar los datos en una hoja de trabajo en blanco y guar-
darla como Mi importación. Ella quisiera trabajar con información actualizada en la hoja de
trabajo sin tener que buscar y encontrar constantemente el sitio Web y empezar a buscar la
información bursátil.
1. Cree una nueva consulta Web en un a. Abra un nuevo libro de trabajo en

nuevo libro de trabajo en blanco. blanco.
b. Elija Datos→Obtener datos externos→

Nueva consulta Web.
2. Localice la página Web financiera a. En el campo Dirección, teclee http://

de Yahoo. finance.yahoo.com
b. Haga clic en Ir.

LECCIÓN 6
3. Seleccione los datos de la Corpora- a. En la parte superior central de la página,
ción Microsoft a importar. en el cuadro de texto Enter Symbol(s),
teclee MSFT
b. Inmediatamente a la derecha del cuadro

de texto Enter Symbol(s),haga clic en Ir.
c. En un lugar de la página, aproximada-

mente un tercio de la misma hacia abajo,
haga clic en la flecha junto a MICROSOFT
CP (NasdaqNM:MSFT) a fin de que cambie
a una marca de verificación.
d. Bajo MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT),

haga clic en la flecha junto a Last Trade
a fin de que cambie a una marca de
verificación.
e. Bajo MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT),

haga clic en la flecha junto a Daýs Range
a fin de que cambie a una marca de
verificación.
4. Importe los datos. a. Haga clic en Importar.
b. En el cuadro de diálogo Importar datos,

seleccione Nueva hoja de cálculo.
5. Guarde el libro de trabajo como Mi a. Guarde el libro de trabajo como Mi

importación y cierre Excel. importación
b. Cierre Excel.
En esta lección, utilizó Excel en la Web. Ya sea que requiera transferir datos de un libro de
trabajo a la Web para que otros los visualicen, o bien importar datos de la Web a fin de que
pueda trabajar dentro de una hoja de trabajo, el trabajar con datos en la Web ofrece flexibilidad
y facilidad para transportar los datos.
1. ¿En qué tipo de datos con los que usted trabaja podría servir el exportarlos?
2. ¿Qué tipo de datos importaría usted?

Seguimiento SEGUIMIENTO
En este curso, optimizó la creación de los libros de trabajo usando plantillas y funciones. Tam-
bién mejoró los libros de trabajo con objetos gráficos y creó gráficas a fin de analizar los
datos. Al usar uno de estos componentes, el libro de trabajo se verá más profesional y le será
útil a otras personas. Sin embargo, al combinar estos componentes, el libro de trabajo se con-
vierte en una herramienta para el análisis y colaboración con otras personas.
1. El uso de plantillas y funciones para elaborar hojas de trabajo, ¿facilita o dificulta la
creación de un libro de trabajo?¿Cómo afecta la entrada y edición de datos?
2. ¿Acaso los gráficos y gráficas le dan claridad al libro de trabajo? ¿Cómo?
3. ¿Cómo visualiza usted usar Excel en la Web con sus libros de trabajo?
¿Qué sigue?
Microsoft Excel 2003: 3er. Nivel es el curso que sigue de esta serie. En ese curso, aprenderá
una variedad de técnicas para personalizar libros de trabajo, analizar datos, crear tablas dinámi-
cas y colaboración en los libros de trabajo.
145
NOTAS

APÉNDICE A
APÉNDICE A
Programa de Especialista en
Microsoft Office
Algunos cursos selectos de Element K requieren habilidades de Especialista en Microsoft
Office. La tabla siguiente indica dónde se cubren las habilidades para Excel 2003. Por ejemplo,
del 1-3 indica la lección y el número de actividad aplicable a dicha habilidad.
Conjunto de habilidades funda-

mentales y habilidades a Excel 2003: 2do. Excel 2003: 2do. Excel 2003:
prueba Nivel Nivel 3er. Nivel
Ingresar y editar contenido de celda
Ingresar, editar y eliminar texto, 1-4
números y símbolos en celdas
Rellenar contenido de series utili- 2-2
zando la herramienta cotrolador
para relleno
Navegar a un contenido de celda en específico
Buscar y modificar o reemplazar 2-5, 4-8
contenido de celda o formatos
Navegar a un contenido en espe- 2-5
cífico (e.g., Ir a)
Localizar, seleccionar e insertar información de soporte
Localizar información de soporte 1-9
en materiales de referencia loca-
les o en Internet
Usar la herramienta Investigar 1-9
para seleccionar e insertar infor-
mación de soporte basada en
textos
Insertar, posicionar y dimensionar gráficos
Insertar, posicionar y dimensionar 3-1, 3-2
gráficos
Filtrar listados utilizando Autofiltro
Apéndice A: Programa de Especialista en Microsoft Office 147

APÉNDICE A
Filtrar listados usando Autofiltro 5-3, 5-4
Ordenar listados
Ordenar listados 5-1, 5-2
Insertar y modificar fórmulas
Crear y editar fórmulas 3-1
Ingresar un rango dentro de una 3-1
fórmula al arrastrar
Usar referencias (absoluta y rela- 3-3, 3-4
tiva)
Usar funciones de Estadísticas, Hora y fecha, Finanzas y Lógicas
Crear fórmulas usando las catego- 3-2 4-3, 4-4, 4-5, 4-6, 4-9
rías de función siguientes:
Estadísticas, Fecha y hora, Finan-
cieras y Lógicas (e.g., Suma,
Min, Max, Fecha u Hoy, PAGO,
SI, Promedio)
Crear, Modificar y Posicionar diagramas y gráficos con base en datos de hojas de trabajo
Crear, modificar y posicionar 2-1, 2-2, 2-3, 2-4, 2-5
diagramas y gráficos con base en
datos contenidos en el libro de
trabajo activo
Aplicar y modificar formatos de celda.
Darle formato a celdas 4-1, 4-2, 4-3, 4-4,
4-5, 4-6, 4-7
Aplicar Autoformatos a las celdas 4-9
y a los rangos de celdas
Aplicar y modificar estilos de celda
Aplicar estilos (e.g., aplicar un 4-10
estilo desde el listado Formato→
Estilo)
Modificar formatos de fila y columna
Modificar altura y ancho 4-3
Insertar y eliminar, mostrar y 2-4, 4-3, 4-4
ocultar filas y columnas
Modificar alineación 4-7, 4 Lab
Dar formato a las hojas de trabajo
Darle formato al color de la ficha, 4-2, 5-1
nombre de la hoja y fondo
Ocultar y mostrar hojas de trabajo 7-4
Insertar, visualizar y editar comentarios
Agregar y editar comentarios 1-4, 1-5, 1-6
anexos a las celdas de las hojas
de trabajo
Crear nuevos libros de trabajo a partir de plantillas.

APÉNDICE A
Crear un libro de trabajo a partir 1-1, 1-2
de una plantilla
Insertar, Eliminar y Mover celdas
Insertar y eliminar celdas selec- 2-4
cionadas
Cortar, copiar y pegar/pegado 2-1, 4-2
especial de celdas seleccioandas
Mover celdas seleccionadas 2-1
Crear y Modificar hipervínculos
Insertar y editar hipervínculos 1-7, 1-8
Organizar hojas de trabajo
Insertar hojas de trabajo en un 5-3
libro
Eliminar hojas de trabajo de un 5-3
libro
Reposicionar hojas en un libro 5-2
Abrir la vista preliminar de datos en otras vistas
Abrir la vista preliminar de 6-1, 6-2 5-Lab
impresión de páginas Web
Abrir la vista preliminar de saltos 6-5
de página
Personalizar el diseño de ventanas
Dividir y organizar libros de tra- 7-1, 7-2
bajo
Dividir, inmovilizar/movilizar, 7-1, 7-2, 7-3, 7-4
organizar y ocultar/mostrar libros
de trabajo
Configurar páginas para impresión
Establecer áreas de impresión 6-1, 6-6
Modificar la orientación de las 6-4
hojas de trabajo
Agregar encabezados y pies de 6-2
página a las hojas de trabajo
Visualizar y modificar saltos de 6-5
página
Establecer opciones para configu- 6-1, 6-3, 6-6
rar página para impresión (e.g.,
márgenes, área de impresión,
filas/columnas a repetirse)
Imprimir datos
Imprimir selecciones, hojas de 6-1, 6-3, 6-6
trabajo y libros de trabajo
Organizar libros de trabajo usando carpetas de archivo

APÉNDICE A
Crear y usar carpetas para alma- 1-5
cenar libros de trabajo
Renombrar carpetas 1-5
Guardar datos en formatos apropiados para distintos usos
Convertir archivos a distintos 6-1, 6-2, 6-3, 6-4
formatos de archivo para poder
transportarlos (e.g., .csv, .txt)
Guardar selecciones, hojas de 6-4
trabajo o libros de trabajo como
páginas Web
Conjunto de habilidades de Excel 2003: 2do. Excel 2003: 2do. Excel 2003:
experto y habilidades a prueba Nivel Nivel 3er. Nivel
Usar subtotales
Agregar subtotales a los datos de 5-7
la hoja de trabajo
Definir y aplicar filtros avanzados
Crear y aplicar filtros avanzados 5-5
Agrupar y esquematizar datos
Agrupar y esquematizar datos 3-6
Usar validación de datos
Agregar criterios para validación 1-5
de datos en la celdas
Crear y modificar rangos de listados
Crear y modificar rangos de lista- 4-1, 5-Lab
dos
Agregar, mostrar, cerrar, editar, combinar y compendiar escenarios
Administrar escenarios 4-2
Realizar análisis de datos usando herramientas automatizadas
Proyectar valores usando herra- 4-7
mientas de análisis (e.g.,
Herramientas para análisis)
Realizar análisis condicionales 4-3
Usar el complemento Solver 4-4
Crear Tabla dinámica y reportes de Tabla dinámica
Crear informes de Tabla dinámica 4-5, 4-6
e informes de Gráfico dinámico
Usar Funciones de búsqueda y referencia
Usar funciones de búsqueda y 4-7, 4-8
referencia (e.g., CONSULH,
CONSULV)

APÉNDICE A
Usar funciones de bases de datos
Crear y editar funciones de base 5-6, 5-Lab
de datos (e.g., BDSUM,
BDPROMEDIO)
Rastrear precedentes, dependientes y errores de fórmula
Rastrear precedentes de fórmula 3-1
Rastrear dependientes de fórmula 3-2
Rastrear errores de fórmula 3-3
Localizar datos y fórmulas inválidas
Usar Comprobación de errores 3-4
Poner en círculos datos no váli- 3-4
dos
Observar y evaluar fórmulas
Usar Evaluar fórmulas 3-5
Usar Observar celdas 3-5
Definir, modificar y usar rangos nombrados
Nombrar uno o más rangos de 4-1
celda
Usar en fórmula una referencia de 4-2
rango nombrado
Estructurar libros de trabajo usando XML
Agregar, modificar y eliminar 7-1
mapas
Administrar elementos y atributos 7-3
en libros de trabajo XML (e.g.,
agregar, modificar, eliminar, cor-
tar, copiar)
Definir opciones XML (e.g., apli- 7-4
car opciones de vista XML)
Crear y modificar formatos de datos personalziados
Crear y aplicar formatos de 4-6
número personalizados
Usar formato condicional
Usar formato condicional 1-4
Dar formato y redimensionar gráficos
Usar las herramientas cortar y 3-2
girar
Controlar el brillo y contraste de 3-2
imágenes
Dar escala y redimensionar gráfi- 3-2, 3-7
cos
Darle formato a gráficos y diagramas

APÉNDICE A
Aplicar formatos a los gráficos y 2-3, 2-4, 2-5
diagramas (e.g., series de datos,
área de trazado del gráfico)
Proteger celdas, hojas de trabajo y libros de trabajo
Agregar protección a las celdas, 2-1, 2-2, 2-3
hojas de trabajo y libros de tra-
bajo
Aplicar configuración de seguridad a un libro de trabajo
Usar firmas digitales para autenti- 2-10
ficar libros de trabajo
Configurar contraseñas 2-3
Establecer configuraciones para 2-9
macros
Compartir libros de trabajo
Crear y modificar libros de tra- 2-4
bajo compartidos
Combinar libros de trabajo.
Combinar múltiples versiones del 2-8
mismo libro
Dar seguimiento, aceptar y rechazar cambios a los libros de trabajo
Dar seguimiento a los cambios 2-5, 2-6
Aceptar y rechazar cambios 2-7
Importar datos a Excel
Traer información a Excel de 6-6, 6-7
fuentes externas
Vincular a datos de página Web 6-7
Exportar datos desde Excel
Exportar datos estructurados 6-1, 6-2, 6-3, 6-4 7-2
desde Excel
Publicar y editar libros de trabajo y hojas de trabajo Web
Publicar libros de trabajo con 6-5
base en Web
Crear y editar plantillas
Crear plantilla de un libro de tra- 1-3
bajo
Crear un nuevo libro de trabajo 2-10
con base en una plantilla definida
por el usuario
Editar una plantilla de un libro de 1-1, 1-4, 1-5, 1-6, 1-7,
trabajo 1-8, 1-9
Consolidar datos
Consolidar datos de dos o más 5-2
hojas de trabajo
Definir y modificar las propiedades de un libro de trabajo

APÉNDICE A
Administrar las propiedades de un 1-4
libro de trabajo (e.g., datos de
resumen)
Personalizar barras de herramientas y menús
Agregar y eliminar botones de las 1-3
barras de herramientas
Agregar menús personalizados 1-3
Crear, editar y ejecutar macros
Crear macros 1-1
Editar macros usando el Editor 1-2
Visual Basic
Ejecutar macros 1-1
Modificar las configuraciones predeterminadas de Excel
Modificar las configuraciones pre- 1-7
determinadas de fuente en Excel
Establecer el número predetermi- 1-7
nado de hojas de trabajo
Cambiar la ubicación de archivo 1-7
predeterminada para las plantillas

NOTAS

LABORATORIOS
DE LA LEC-
CIÓN
LABORATORIOS DE LA
LECCIÓN
Debido a limitaciones derivadas de la configuración del aula, algunos de los laboratorios no se
pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la lección asociada. Su instructor le dirá
si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente después de la lección o si requieren una
configuración independiente del contenido de la lección principal. La información sobre el
laboratorio a nivel de la lección se enumera en el frente de este manual, en la sección referida
a la configuración del curso.
LECCIÓN 1 LABORATORIO 1
Crear un listado de inventario a partir de una plantilla
en línea
Duración de la actividad:
10 minutos
Punto de partida:
Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 1, o una vez que los
estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos.
Situación:
Usted está a cargo del departamento de materia prima de la Corporación Vertex y desea empe-
zar a usar una plantilla de inventario para darle seguimiento a la materia prima. Ya que varias
personas piensan utilizarla, necesitará personalizar la hoja de trabajo a fin de que sea fácil de
usar. Lo primero que tiene que hacer es agregar un renglón en la parte superior e ingresar el
nombre de la empresa en la hoja de trabajo. Luego agregar una nota en la hoja de trabajo
explicando que el precio unitario incluye los impuestos sobre ventas. Además, si un artículo
queda descontinuado, el departamento de compras deberá ser notificado por correo electrónico.
Usted decide crear un comentario en la celda Descontinuado para recordar a la gente que envíe
un mensaje vía correo electrónico al departamento de compras, además inserta un hipervínculo
a la dirección de correo electrónico del departamento. Decide guardar el archivo como Mi Lis-
tado de inventario en la carpeta Mis documentos.
Laboratorios de la lección 155

LABORATORIOS
DE LA LEC-
Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo plantilla Listado de inventario com-
CIÓN pletado en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.
1. Localice y descargue la plantilla Listado de Inventario desde el sitio Web de
plantillas de Microsoft Office.
2. Inserte una fila sobre la fila 1 e ingrese el nombre de la empresa en la celda

A1.
3. Agregue un comentario a la celda Precio unitario indicando que el precio uni-

tario incluye impuestos sobre ventas.
4. Agregue un comentario a la celda Descontinuado para indicar que el departa-

mento de compras deberá ser notificado cuando un artículo sea
descontinuado.
5. Agregue un hipervínculo de correo electrónico a compras@vertex.ejemplo que

muestre la palabra Compras en la celda I1. El asunto deberá ser Artículo de
inventario descontinuado.
6. Guarde el libro de trabajo como Mi listado de inventario en Mis documentos y

cierre Excel.
Crear y dar formato a un gráfico de barras
20 minutos
Archivos de datos:
• Gráfico clase de matemáticas
Punto de partida:
Situación:
Como profesor de matemáticas en una escuela preparatoria, ha ingresado en una hoja de tra-
bajo los nombres y las calificaciones de los estudiantes. Desea crear un gráfico de barras que
compare la calificación promedio de cada examen. Cada serie de datos deberá rotularse con el
número de examen correspondiente. Usted decide titular el gráfico Puntuación promedio de

LABORATORIOS
exámenes en el primer periodo de ejercicios, a fin de que los estudiantes sepan lo que repre-
senta la gráfica. Una vez creado, desea darle formato, incluyendo la eliminación de la leyenda DE LA LEC-
y del título de la categoría del eje (X), agregar nombres a las series y valor a los rótulos de
datos, agrandar la fuente del título y agregar un fondo color púrpura. CIÓN
Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Gráfico completado de la clase de
matemáticas en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.
1. En la Hoja1 del libro de trabajo Gráfico clase de matemáticas,inserte un gráfico
de barras.
2. Seleccione los promedios de calificaciones de exámenes como las series de

datos.
3. Seleccione el número de examen para cada nombre de serie.
4. Ingrese Puntuación promedio de exámenes en el primer periodo de ejercicios

como título.
5. Coloque el gráfico como una nueva hoja llamada Prom1T.
6. Elimine la leyenda y el rótulo del Eje X.
7. Agregue el nombre de serie y valor a los rótulos de datos.
8. Cambie el fondo a color púrpura claro.
9. Incremente el tamaño de fuente en el título a 16pt.
10. Guarde el libro de trabajo como Mi gráfico clase de matemáticas en Mis docu-
mentos y salga de Excel.

LABORATORIOS
DE LA LEC-
CIÓN
Crear y darle formato a llamadas en una hoja de
trabajo
15 minutos
Archivos de datos:
• Llamadas balance general
Punto de partida:
Situación:
Ha estado trabajando en el balance general de la empresa Vertex y descubrió que los pasivos
de la misma son mayores que los activos. Necesita llamar la atención a ciertas áreas de pre-
ocupación en la junta que se tendrá esta semana con el dueño. La cantidad de efectivo es
mucho muy baja como para soportar las necesidades empresariales que se tienen. Las Cuentas
por cobrar son demasiado altas y se requiere un buen esfuerzo para cobrarlas lo antes posible.
Además, el capital propio y otras inversiones son demasiado altas en comparación con los acti-
vos disponibles. La hoja de trabajo será colocada en un retroproyector a fin de asegurarse de
que estas áreas resalten claramente. Usted decide utilizar llamadas con textos que expliquen
estos temas. También engrosará las líneas de las llamadas y agregará un color de fondo distinto
en cada llamada. Una vez terminadas las llamadas, usted decide que la hoja de trabajo se vería
mejor con imágenes prediseñadas en la esquina superior izquierda.
Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Llamadas completadas del balance
general, en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.
1. Cree una llamada para la cuenta de Efectivo 2003 e indique en el texto que la
cantidad es demasiado baja como para soportar las necesidades empresariales
actuales.
2. Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el gro-

sor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea verde claro.
3. Cree una llamada para la cuenta Cuentas por cobrar 2003 e indique en el texto
que se deberá hacer un mayor esfuerzo para cobrar las cuentas pendientes.

sor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea verde turquesa.

LABORATORIOS
5. Cree una llamada para la cuenta de Capital propio y otras inversiones 2003 e
indique en el texto que la cantidad es demasiado alta comparada con los acti- DE LA LEC-
vos actuales.
CIÓN
sor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea coral.
7. Busque los archivos de imágenes prediseñadas para escalas e inserte una ima-
gen de su elección en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo.
8. Redimensione la imagen prediseñada a fin de que tenga el tamaño apropiado

con relación a su ubicación.
9. Guarde el libro de trabajo como Mis Llamadas del balance general en Mis
documentos y cierre Excel.
Calcular calificaciones trimestrales y totales
acumulativos
20 minutos
Archivos de datos:
• Funciones clase matemáticas
Punto de partida:
Situación:
Es el final del ciclo escolar y usted tiene un libro de trabajo lleno de exámenes y calificaciones
de cada estudiante. Trabajará en la hoja Resumen por varios meses, así que desea que los datos
actualizados aparezcan en la hoja de trabajo cada vez que se edita. Necesita referenciar el pro-
medio por estudiante para cada trimestre en la hoja de trabajo Resumen y luego determinar el
promedio acumulado para cada uno.
Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Funciones completadas clase de
matemáticas en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

LABORATORIOS
1. En la esquina superior derecha de la hoja Resumen, agregue la función Fecha y
DE LA LEC- hora que inserte la fecha actual cada vez que se edita la hoja de trabajo.
CIÓN 2. En la hoja de trabajo Resumen bajo 1T, agregue una función de Búsqueda y
referencia para insertar el promedio de exámenes del primer trimestre.
3. Agregue una función de Búsqueda y referencia para insertar el promedio tri-

mestral de exámenes apropiado en los trimestres restantes.
4. Agregue una función estadística para promediar cada uno de los promedios de
los cuatro trimestres en un promedio final, esto para cada estudiante.
5. Guarde el libro de trabajo como Mis funciones clase de matemáticas en Mis

documentos y cierre Excel.
Analizar una hoja de inventario al ordenarla y filtrarla
15 minutos
Archivos de datos:
• Inventario en casa
Punto de partida:
Situación:
Es el responsable de darle seguimiento a la hoja de trabajo Inventario en casa. El presidente de
la empresa le ha pedido información sobre el estado del inventario. Él desea conocer qué artí-
culos en inventario no suman 50 piezas. También quiere conocer cuántos vendedores venden
tubería. También le ha pedido un informe que muestre los elementos de cada vendedor agrupa-
dos, los subtotales de las cantidades en existencia, así como las cantidades ya en orden.
Finalmente, quiere ver el promedio—no la sumatoria—de la cantidad de artículos en existencia
para el vendedor 9898.
Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Inventario completado en casa en la
carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.
1. Cambie el rango del listado a fin de capturar el rango completo de datos en la
hoja de trabajo.

LABORATORIOS
2. Ordene el listado de datos a fin de obtener los artículos cuyo número en inven-
tario sea menor a 50. DE LA LEC-
3. Filtre el listado de datos para determinar cúantos vendedores venden tubos CIÓN
rectos.
4. Ordene el listado en orden ascendente de acuerdo al vendedor.
5. Agregue subtotales a la hoja de trabajo para las cantidades en existencia y can-

tidades ya en una orden.
6. Edite la función de Subtotal de base de datos a fin de obtener el número pro-

medio de artículos en existencia para el vendedor 9898.
Exportar datos de Excel y publicar una página Web
10 minutos
Archivos de datos:
• Página Web Matemáticas 103.xls
Punto de partida:
Situación:
La escuela para la que usted trabaja ha decidido colocar en su sitio Web todas las calificacio-
nes de los alumnos. A usted se le ha pedido preparar un libro de trabajo con las calificaciones
para publicarlo en la Web. A fin de publicar la página Web correctamente, el administrador de
la Web le da instrucciones:
• El título de la página Web publicada deberá incluir el nombre del profesor y el
nombre de la clase.
• La página Web deberá incluir interactividad si existe más de una hoja de trabajo.
• La página Web deberá volver a publicarse cada vez que se guarde.
• El profesor es responsable de revisar la página Web antes de enviarla al adminis-
trador Web.
Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Página Web Matemáticas 103.html
en en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

LABORATORIOS
1. Guarde el libro de trabajo página Web.
DE LA LEC-
2. Agregue interactividad.
CIÓN
3. Cambie el título a Matemáticas 103 –Sr. Gómez.
4. Cambie el nombre de archivo a Mi Página Web Matemáticas 103.
5. Vuelva a publicar el libro cada vez que se guarde.
6. Haga una vista previa de la página Web en un navegador.
7. Cierre todos los archivos y salga de Excel.

SOLUCIONES
SOLUCIONES
Lección 1
Actividad 1-1
2. ¿Qué plantilla usaría en este caso?

La plantilla Factura.
Actividad 1-4
3. ¿Qué otros comentarios podría usted agregar a esta plantilla para hacerla más fácil de
usar?
Las respuestas serán diversas, pero pueden incluir:
En la celda B11, podría usted agregar un comentario para indicarle al empleado cómo
determinar el número de informe.
En la celda B13, podría agregar un comentario para indicarle al empleado dónde encon-
trar un listado de identificaciones de los clientes.
Lección 4
Actividad 4-2
3. ¿Cuál es el costo total de los animales vendidos en el primer trimestre?

a) $15,000
✓ b) $14,300
c) $14,000
d) $15,500
Actividad 4-3
3. ¿Cuál es la utilidad bruta para este trimestre?

✓ a) $12,265
b) $14,500
c) $26,765
d) $18,375
Soluciones 163
SOLUCIONES
Actividad 4-5
3. ¿Cuál es pago mensual hipotecario?

a) 1,194.61
✓ b) -1,194.61
c) -1,200.00
d) 1,200.00
Actividad 4-6
3. ¿Cuál es el promedio del costo para la tienda de un perro de raza pura en la región
Nordeste?
a) $250.00
b) $249.00
c) $262.39
✓ d) $267.86
Actividad 4-7
3. ¿Cuál es la cantidad de impuestos por ventas a ser cobrados por el primer gato?
a) $60.00
✓ b) $62.00
c) $65.00
d) $61.50
Actividad 4-9
3. ¿Verdadero o falso? El bono ganado en enero fue de $416.00.

✓ Verdadero
Falso
Lección 5
Actividad 5-1
2. ¿Hay en existencia perros disponibles que cumplan con el criterio del cliente?
✓ a) Sí.
b) No.
c) No se puede saber con esta clasificación.

SOLUCIONES
3. ¿Verdadero o falso? De los resultados obtenidos con esta clasificación, es fácil determi-
nar rápidamente cuántos perros tienen menos de un año de edad.
Verdadero
✓ Falso
Actividad 5-2

Sí, hay en existencia un ave amazónica corona lila con un costo de $949,00.
Actividad 5-3
3. ¿Existe un gato disponible que cumpla con lo que el cliente busca?

Sí. Hay un gato disponible que cumple con lo que el cliente busca.
Actividad 5-4

Sí, existe un loro gris africano disponible en la tienda #35.
Actividad 5-6
3. ¿Es rentable para la región Nordeste el vender guacamayos y cacatúas?

a) No muy rentable.
✓ b) ¡Definitivamente!
c) Es difícil de saberlo.
Soluciones 165
NOTAS

GLOSARIO
GLOSARIO
agrupar Diagrama radial
Un método para conectar múltiples objetos Un tipo de diagrama que muestra la relación
gráficos para formar un sólo objeto gráfico. de un elemento fundamental con otros
elementos.
Autoformas
Una colección de formas pre-dibujadas. ejes
En gráficos que muestran múltiples series de
comentario datos, el eje X muestra las series de datos en
Un comentario es texto que pertenece al con- cada categoría, y el eje Y muestra cómo se
tenido de una celda en específico. Los miden los datos (cantidades en dólares,
comentarios se muestran en un cuadro de tiempo, entre otros).
texto emergente en vez de una celda en la
hoja de trabajo. exportar
Un método para transferir datos creados en
Consulta Web Excel, hacia otra aplicación distinta.
Una importación que transfiere datos, la cual
cambia constantemente, de la Web hacia una fila de datos
hoja de trabajo Excel. Un elemento de gráfico que representa una
fila de datos donde cada celda contiene infor-
diagrama mación única como elemento, costo y
Un gráfico que se coloca en una hoja de tra- cantidad.
bajo para ilustrar un concepto o para mejorar
el libro de trabajo. filtro
Un método para visualizar datos que muestra
diagrama de ciclo solamente los datos que cumplen un criterio
Un tipo de diagrama que muestra un proceso dado.
o ciclo continuo.
función de base de datos
diagrama de círculos concéntricos Un tipo de función que realiza cálculos sola-
Un tipo de diagrama que muestra los pasos mente en los datos que cumplen criterios
para lograr un objetivo. dados.
Diagrama de Venn Función de búsqueda y referencia
Un tipo de diagrama que muestra áreas de Una función que encuentra datos en otra ubi-
superposición entre los elementos. cación con base en los datos que están en la
hoja de trabajo activa.
diagrama piramidal
Un tipo de diagrama que muestra relaciones Función lógica
basadas en la infraestructura. Una función que realiza un cálculo de datos
siempre y cuando se cumpla un criterio dado.
Glosario 167
GLOSARIO
gráfico gráfico piramidal
Representación visual de información basada Un gráfico que convierte los marcadores de
en datos en la hoja de trabajo. datos de un gráfico de columnas o de barras
en una forma piramidal.
gráfico cilíndrico
Un gráfico que convierte los marcadores de gráfico radial
datos de un gráfico de columnas o de barras Un gráfico que muestra cambios en valores
en una forma cilíndrica. relativos a un punto central.
gráfico circular gráfico XY (dispersión)

Un gráfico que muestra la contribución de Un gráfico que compara los valores entre
cada valor a un total. pares de datos.
gráfico cónico Herramientas de búsqueda con base en la

Un gráfico que convierte los marcadores de Web
datos de un gráfico de columnas o de barras Las herramientas de búsqueda son una serie
en una forma cónica. de recursos en línea que incluyen dicciona-
rios, tesauros, enciclopedias y traductores de
gráfico de anillos idioma.
Un gráfico que muestra la contribución de
cada valor a un total pero que puede llegar a hipervínculo
tener múltiples series. Un hipervínculo es la conexión entre una
celda específica en una hoja de trabajo y un
gráfico de áreas archivo existente, una página Web, otra celda
Un gráfico que muestra la tendencia de la en el mismo libro de trabajo, un nuevo docu-
contribución de cada valor en el tiempo, o mento, o una dirección de correo electrónico.
bien, por categorías.
imágenes prediseñadas
gráfico de barras Una colección de objetos gráficos pre-
Un gráfico que compara valores por catego- dibujados.
rías de manera horizontal.
importar
gráfico de burbujas Un método para transferir datos de otra apli-
Un gráfico que compara series de tres valores. cación hacia un libro de trabajo Excel.
gráfico de columnas leyenda
Un gráfico que compara valores por catego- Un elemento de gráfico que indica qué color
rías de manera vertical. o trama usados en el gráfico representan una
serie de datos dada.
gráfico de cotizaciones
Un gráfico que muestra distintas series de líneas de división
datos (mínimo de tres series) en un orden Un elemento de gráfico que indica incremen-
específico con relación al mercado de valores tos de un valor.
incluyendo apertura, máximos, mínimos, cie-
rre y volumen. marcador de datos
Un elemento de gráfico que representa gráfi-
gráfico de líneas camente un punto de datos en un gráfico.
Un gráfico que muestra las tendencias en el
tiempo, o bien, las tendencias por categorías. objeto gráfico
Un elemento visual que puede insertarse en
gráfico de superficie una hoja de trabajo.
Un gráfico que muestra tendencias en valores
en dos dimensiones en una curva continua.

GLOSARIO
opciones de filtro título del eje de categorías (X)
Una opción de filtro es un operador tal como Un elemento de gráfico que describe lo que
=, *, o bien < , que define el criterio utilizado representa el eje X.
en un filtro avanzado.
título del eje de valores (Y)
orden ascendente Un elemento de gráfico que describe lo que
Un tipo de orden que muestra los datos de representa el eje Y.
menor a mayor.
título del gráfico
orden descendente Un elemento de gráfico que describe lo que,
Un tipo de orden que muestra los datos de de manera general, el gráfico representa.
mayor a menor.
transposición
ordenar Un método para mostrar objetos gráficos que
Un método para visualizar datos que coloca traslapan otros objetos gráficos en un orden
todos los datos en un orden específico. determinado.
organigrama WordArt
Un tipo de diagrama que muestra una relación Una colección de estilos de texto pre-
jerárquica. formateados.
plantilla
Una plantilla es un libro de trabajo que con-
tiene formato, fórmulas y texto pre-
configurados
punto de datos
Un elemento de gráfico que representa una
celda de datos en un rango de datos.
rango de datos
Un elemento de gráfico que representa el
rango de celdas en una hoja de trabajo que
contiene los datos graficados.
rótulos de datos
Un elemento de gráfico que indica el valor
numérico, porcentaje, o el nombre de un
punto de datos sencillo.
serie de datos
Un elemento de gráfico que representa una
columna de celdas que contienen los mismos
puntos de datos de cada fila de datos.
subtotal
Una función ejecutada en un subconjunto de
datos que han sido previamente ordenados.
Tabla de datos
Un elemento de gráfico que muestra los datos
de la hoja de trabajo en la cual se basa el
gráfico, en una tabla justo debajo del gráfico.
Glosario 169
NOTAS

ÍNDICE
ÍNDICE
A funciones financieras, 89
agrupar, 71 funciones lógicas, 99
Autoformas, 53
G
C gráfico cilíndrico, 26
categorías de funciones, 85 gráfico circular, 26
comentario gráfico cónico, 26
agregar, 10 gráfico de anillos, 26
comentarios, 9 gráfico de áreas, 26
eliminar, 10 gráfico de barras, 26
modificar, 10 gráfico de burbujas, 26
consulta Web, 141 gráfico de columnas, 26
crear, 141 gráfico de cotizaciones, 26
gráfico de líneas, 26
D gráfico de superficie, 26
datos gráfico piramidal, 26
importar, 139 gráfico radial, 26
diagrama de ciclo, 45 gráfico XY (dispersión), 26
diagrama de círculos concéntricos, 45 gráficos, 25
diagrama de Venn, 45 crear, 25
diagrama piramidal, 45 insertar, 53
diagrama radial, 45 modificar, 25
diagramas, 45
crear, 45 H
Herramientas de búsqueda con base en la Web,
E 19
ejes, 37 hipervínculos, 15
elementos de gráfico, 37 crear, 15
modificar, 39 hojas de trabajo
exportar, 127 publicar, 136
realizar cálculos, 83
F
fila de datos, 25 I
filtro, 109 Imagen prediseñada, 53
funciones, 85 insertar, 54
funciones de base de datos, 118 imágenes
funciones de búsqueda y referencia, 95 dar formato, 55
Funciones de Fecha y hora, 86 posicionar, 55
funciones estadísticas, 92 importar, 139
Índice 171
ÍNDICE
L tipos de archivo, 128
leyenda, 37 tipos de gráficos, 26
libros de trabajo título del eje de categorías (X), 37
crear a partir de plantillas, 3 título del eje de valores (Y), 37
líneas de división, 37 título del gráfico, 37
listados de datos trasponer, 66
ordenar, 104
W
M WordArt, 53
marcadores de datos, 25
N
nombre de rango, 78
nombre del rango
crear, 79
O
objetos gráficos, 53
copiar, 73
crear, 60
darle formato, 63
mover, 73
redimensionar, 73
opciones de filtro, 114
orden ascendente, 104
orden descendente, 104
ordenar, 104
organigrama, 45
P
plantillas, 2
crear un libro de trabajo, 2
personalizar, 7
plantillas personalizadas, 7
crear, 7
punto de datos, 25
R
rango de datos, 25
rótulos de datos, 37
S
serie de datos, 25
subtotales, 121
agregar, 122
T
Tabla de datos, 37
tipo de gráfico
cambiar, 44

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MANUAL DEL ESTUDIANTE

ii Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

iv Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 1: CREAR Y APLICAR PLANTILLAS

LECCIÓN 2: CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS

LECCIÓN 3: TRABAJAR CON OBJETOS GRÁFICOS

LECCIÓN 4: CALCULAR USANDO FÓRMULAS AVANZADAS

LECCIÓN 5: ORDENAR Y FILTRAR DATOS

vi Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 6: USAR EXCEL EN LA WEB

APÉNDICE A: PROGRAMA DE ESPECIALISTA EN MICROSOFT OFFICE

viii Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

ACERCA DEL CURSO

Descripción del curso

Prerrequisitos del curso

Como Herramienta de revisión

Objetivos del curso

x Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

Requisitos para el curso

xii Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

Lista de archivos adicionales

xiv Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 1 Duración de la lec-

Crear y aplicar plantillas

Lección 1: Crear y aplicar plantillas 1

Nombres de archivo para libros de trabajo creados a partir de plantillas

2 Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

Cómo crear un libro de trabajo a partir de una

También puede hacer doble clic en la plantilla para abrirla en Excel.

Referencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla

Lección 1: Crear y aplicar plantillas 3

4. En el listado Resultados de la búsqueda, seleccione la plantilla a usar.

Qué se hace Cómo se hace

b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo

c. En el cuadro de diálogo Plantillas, haga

2. ¿Qué plantilla usaría en este caso?

4 Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

4. Personalíce la plantilla para las a. Haga clic en la celda que contiene el

b. Teclee Tienda de mascotas de Raquel

c. Desplácese a la parte inferior de la hoja

d. Haga clic en la celda que contiene el

e. Teclee ¡Gracias por comprar con

5. Guarde y cierre el libro de trabajo. a. Elija Archivo→Cerrar.

b. Cuando se le pida guardar los cambios en

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

d. Haga clic en Guardar.

Lección 1: Crear y aplicar plantillas 5

Qué se hace Cómo se hace

1. Localice una plantilla de informe de a. Con Excel abierto, elija Ver→Panel de

b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo

c. Haga clic en Ir.

d. Desde el listado Resultados de la bús-

Si es la primera vez que abre plantillas en línea,

6 Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

c. En la celda A1, teclee Tienda de

d. Si se requiere, en la celda A12, ingrese la

3. Guarde el libro de trabajo como Mi a. Elija Archivo→Cerrar.

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

d. Haga clic en Guardar.

Cómo crear una plantilla personalizada

Lección 1: Crear y aplicar plantillas 7

Esto automáticamente cambiará la ubicación Guardar en a la carpeta Plantillas. Si

Qué se hace Cómo se hace

1. Guarde el libro de trabajo como a. En Mis documentos, abra Presupuesto.