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Gerenciar melhor o seu tempo


segunda-feira, 28 de junho de 2004

por Cátia Rodrigues

Saber estabelecer e seguir um planejamento de atividades é uma tarefa nem sempre simples de ser cumprida, mas cada vez
mais necessária nos dias de hoje. Principalmente no campo profissional. Equipes enxutas, prazos de entrega dos trabalhos
reduzidos e acúmulo de funções são alguns exemplos de situações que compõem o cenário atual da maioria das empresas.
Por isso é preciso tentar priorizar aquilo que realmente é urgente e importante. Tal atitude não só revela o esforço da
pessoa em manter tudo organizado, como demonstra sua disposição para investir em qualidade de vida.

Antes de se planejar, porém, é preciso entender uma coisa: existe o tempo institucional. Ou seja, a agenda de atividades
dentro de uma empresa é compartilhada com outras pessoas, e por isso não depende somente de sua boa vontade para
que tudo ocorra no tempo certo. É o que explica o consultor Sebastião de Almeida Júnior, sócio da consultoria empresarial
Almeida & Cappeloza, empresa de Campinas (SP) especializada em desenvolvimento gerencial e organizacional.

Ciente dessa premissa, evite sair por aí se maldizendo porque não conseguiu cumprir alguma tarefa
num determinado dia. Como diz Almeida Júnior, a coisa mais importante a fazer é saber agendar as
atividades da semana e esforçar-se para cumpri-las. Assim você estará conseguindo gerenciar seu
tempo da melhor maneira possível. Veja abaixo como fazer isso.

Monte um plano estratégico factível – Em primeiro lugar, é preciso ter clareza dos objetivos que
se pretende atingir, quando e quais os recursos disponíveis para conseguir isso. Usando o velho dito
popular, querer abraçar o mundo com as pernas é puro idealismo. “Isso só leva ao desespero e ao
desânimo”, diz o consultor. Portanto, ele aconselha que seja feito um planejamento de atividades
semanal, para que as pessoas saibam de antemão o que têm para fazer. Na sua opinião, uma
semana é um prazo razoável para que as pessoas percebam se precisam empregar mais ou menos
gás na execução e cumprimento das tarefas.

Faça um rol de prioridades – Não faça uma lista enorme de atividades. Almeida Júnior recomenda que sejam destacadas
cinco prioridades, no máximo. Anote tudo numa folha de papel, que deve se fixada num local bem visível. “A minha
experiência tem demonstrado que as pessoas conseguem administrar razoavelmente bem apenas cinco prioridades por
semana”, comenta ele. Mas não coloque seus compromissos em ordem cronológica, porque o cumprimento delas (lembra-se
do tempo institucional?) para um determinado dia nem sempre depende da sua boa vontade.

Estabeleça algumas condições de trabalho – Saber gerenciar bem o tempo quando se está no trabalho significa
também contar com o bom senso dos colegas para que a atividade não seja interrompida a todo instante. Por isso Almeida
Júnior dá a seguinte dica: todos os funcionários precisam estar de acordo de que interrupções desnecessárias só atrapalham
o andamento dos trabalhos de toda a equipe, e não somente de uma pessoa em particular. Aceitas as novas condições de
trabalho, ele sugere que o chefe imediato tome a iniciativa de estabelecer algumas regras básicas para que todos respeitem
o espaço e o tempo alheios.

Reveja seu plano individual – Outra recomendação é fazer uma avaliação sincera do seu planejamento de atividades
durante o fim de semana. O consultor comenta que se a pessoa acredita que conseguiu “aprender, caminhar, contribuir para
a empresa”, então o esforço valeu a pena. Mas, se ao contrário, a pessoa fica pensando como descobrir uma saída para
justificar o não-cumprimento de determinada tarefa, é sinal de que ela precisa rever seus hábitos para obter resultados mais
eficazes na sua rotina profissional.

Produtividade e lazer – Por fim, Almeida Júnior lembra que a arte de conseguir administrar bem o tempo é importante
para todos. Para a empresa, porque normalmente os funcionários acabam produzindo mais e melhor. E para as pessoas,
porque elas passam a ter mais tempo livre para se dedicar à família, aos amigos e a si próprio.