QUESTÕES BÁSICAS PARA A ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS EMPRESARIAIS

Marcia Cristina de Carvalho Pazin

Introdução

O texto a seguir visa apresentar as questões básicas que devem ser abordadas na
organização de arquivos de empresas, considerando as especificidades encontradas neste
tipo de acervo.
Porém, inicialmente é importante lembrar que algumas questões teóricas são básicas no
tratamento dos acervos arquivísticos, independentemente de suas características
específicas.

Os princípios de proveniência, da ordem original e da organicidade são fundamentais para

compreender a produção documental de uma instituição e para determinar sua Tipologia
Documental. Além dos princípios da Arquivologia, duas ciências são fundamentais na
análise da documentação.: a diplomática e sua evolução arquivística, a Tipologia
Documental.

“ A Diplomática, por definição, ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem
governamental e/ou notarial. Trata,portanto, dos documentos que, emanados das
autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como é o caso dos notários), são
submetidos para efeito de validade, à sistematização imposta pelo Direito.” 1

“ A Tipologia Documental é a ampliação da Diplomática em direção à gênese documental,

perseguindo a contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da
entidade geradora/acumuladora. Assim, o objeto da Diplomática é a configuração interna do
documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua
autenticidade, enquanto o objeto da Tipologia, além disso, é estuda-lo enquanto
componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental,
advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade.”2

I - Definições

A organização de qualquer de arquivo pressupõe a análise da estrutura administrativa e das

funções dos documentos que o compõem. Para isso, é imprescindível compreender a
distinção entre atividade-fim e atividade-meio. Em cada instituição, essa análise deverá ser
mediada pelos objetivos da instituição. Em determinados casos, uma atividade-meio em
uma instituição pode ser considerada atividade-fim em outra.

Sendo assim, essa distinção nem sempre é simples. Muitas vezes temos a tendência a pré-
definir algumas áreas como sendo tradicionalmente áreas meio (contabilidade, recursos
humanos) e outras como áreas fim (as áreas técnicas, de modo geral).

Porém, essa distinção não pode ser fixada dessa forma. Ela deve ser estabelecida sempre
pela Missão da instituição, seus objetivos e os meios que utiliza para alcançá-los.

1
Heloísa Belloto, Como fazer análise diplomática e tipológica de documentos de arquivo.
2
Idem, ibidem..

1
II - Gênese documental: atividades regulamentadas e não regulamentadas

Parte das atividades das instituições são regulamentadas, ora pelo Direito, ora por normas
técnicas. No caso do direito, desde seu nascimento, cada instituição é definida pelos
objetivos a que se propõe. Cada tipo de instituição obedece a legislação específica, na sua
formação e administração:

O Direito Empresarial divide as instituições, de acordo com sua natureza jurídica. O novo
Código Civil3 estabelece que são pessoas jurídicas de direito privado:
I - as associações;
II - as sociedades;
III - as fundações.
IV – as organizações religiosas;
V – os partidos políticos.

Vamos às definições:

Associação: Grupo de pessoas que se submetem a um regulamento a fim de exercer uma

atividade comum ou defender interesses comuns; agremiação, centro, grêmio, sociedade.
No art. 53 do Código Civil, está dito que “constituem-se as associações pela união de
pessoas que se organizem para fins não econômicos”.

Fundação: Instituição fundada por ato do Estado, ou liberalidade privada, por doação ou por
testamento, que institui uma pessoa jurídica autônoma destinada a fins de utilidade pública
ou de beneficência, mediante dotação especial de bens livres.
O Art. 62. do Código Civil determina que “para criar uma fundação, o seu instituidor fará, por
escritura pública ou testamento, dotação especial de bens livres, especificando o fim a que
se destina, e declarando, se quiser, a maneira de administrá-la”. Além disso, “a fundação
somente poderá constituir-se para fins religiosos, morais, culturais ou de assistência”.

Instituto: Organização de alto nível cultural dedicada ao estudo ou a pesquisas de caráter

especializado; Designação comum a certas agremiações de caráter cultural, artístico, etc;
Designação comum a certos estabelecimentos de ensino médio e superior; Título de
organização parestatal criada para fins de previdência social, aposentadoria, pensões, etc.

Sociedade. Contrato em que duas ou mais pessoas estipulam pôr em comum os seus bens,
total ou parcialmente, ou, ainda, a sua indústria, para praticar habitualmente atos de
comércio e dividir os lucros e perdas que houver.
No art. 981 do Código Civil, é determinado que Art. 981 Celebram contrato de sociedade as
pessoas que reciprocamente se obrigam a contribuir, com bens ou serviços, para o exercício
de atividade econômica e a partilha, entre si, dos resultados.
As sociedades passam a denominar-se Sociedades Empresárias4e podem ser divididas em:

S/A - Sociedade anônima: empresa de fim lucrativo que tem o capital dividido em ações,
limitando-se a responsabilidade dos sócios (acionistas) ao valor de emissão das ações que
detenham; companhia, sociedade por ações. Cabe lembrar que o termo Companhia é

3
Lei nº 10.406, de 10/01/2002, art. 44.
4
Esse nome é dado em virtude da figura do Empresário. O código civil define como empresário quem exerce
profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou a circulação de bens ou de serviços. (art.
966)

2
utilizado para identificar Sociedades Anônimas, sem a utilização da abreviatura S/A. Por
exemplo: Companhia Vale do Rio Doce.

Ltda - Sociedade por cotas: empresa em que o capital se divide em partes alíquotas
(percentuais), às quais se restringe a responsabilidade dos sócios, devendo seguir-se à
denominação social a palavra limitada, por extenso ou abreviadamente.

A partir do novo código civil, a distinção entre empresas atos de comércio e prestação de
serviços deixa de existir. Sendo assim, a Sociedade civil - S/C, associação que não tem
por objeto atos de comércio, voltada à prestação de serviços, desaparece.

O direito tributário ou fiscal é o conjunto de normas e princípios que regulam a

arrecadação de tributos, obrigações dos tributários, constituição, atribuições e
funcionamento dos órgãos fiscalizadores; direito tributário. Ele determina e regulamenta a
arrecadação de tributos e o regime tributário de cada instituição, de acordo com seus
objetivos e sua natureza jurídica.
Ele será diferente de acordo com legislação específica voltada a cada setor da economia.

Há regimes especiais para instituições sem fins lucrativos, para associações filantrópicas,
para micro e pequenas empresas.

Para algumas instituições esses regimes podem significar sua sobrevivência ou não. Por
exemplo: entidades filantrópicas, assim avaliadas pelo CNAS (Conselho Nacional de
Assistência Social) possuem isenção de recolhimento da GPS de empresa. Esse valor
representa em muitos casos até 20% do faturamento da instituição.

Também haverá diferenças de acordo com tributação voltada a atividades específicas,

como, por exemplo, transporte de cargas perigosas, transporte aéreo, atividade bancária
entre outras. Os percentuais de tributação podem variar de acordo com a localidade.
Tributos federais têm abrangência nacional. Os estaduais (ICMS, IPVA) e municipais (ISS)
possuem abrangência regional e por isso podem sofrer variações, de acordo com interesses
da instância governamental a que estiverem sujeitos.

O caso do ISS é clássico: a alíquota pode variar de 1 a 5% dependendo do município, que

também pode determinar a isenção por um período ou em casos específicos.

Direito do trabalho é o conjunto de normas que regem as relações de trabalho entre

empregados e empregadores, e bem assim os direitos resultantes da condição jurídica dos
trabalhadores.

A legislação brasileira é altamente regulamentada nas questões trabalhistas e

previdenciárias. Tradicionalmente, na dúvida, o direito é do trabalhador. Portanto, a grande
questão das instituições tem sido manter seus arquivos bastante organizados, para evitar
distorções deste direito legítimo dos funcionários.

O volume de encargos e obrigações trabalhistas é bastante grande, gerando uma grande

quantidade de papéis a serem arquivados.

Outro problema refere-se aos prazos de guarda da documentação. Durante muito tempo, a
Previdência Social teve dificuldades em fiscalizar adequadamente as atividades das
instituições no que se refere aos funcionários. Sendo assim, os prazos de guarda da
documentação passaram a ser considerados indeterminados. Não é o que diz a lei. A
maioria dos documentos que garantem direitos e deveres ligados à previdência prescrevem
em dez anos (a exceção é o FGTS, que possui legislação própria).

3
Por fim, direito administrativo é o complexo de normas e princípios que presidem à
organização e funcionamento dos serviços públicos.

Para este trabalho, não trataremos especificamente das atribuições do direito administrativo.
Convém somente lembrar que empresas públicas estarão subordinadas tanto às regras do
direito comercial quanto do direito administrativo, dependendo da sua área de atuação

III - A questão da tecnologia nos documentos de Arquivo

Norma Técnica é definida como o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto

coordenado de ações (pelo governo, pela direção de uma empresa, etc.) visando à
consecução de determinados objetivos.

A maioria das instituições que têm como objetivo a produção ou o desenvolvimento de bens
baseados em tecnologias, bem como a prestação de determinados serviços especializados,
devem seguir procedimentos relativamente padronizados por regras e normas técnicas.
No Brasil, a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) é responsável pelo processo
de normalização dos sistemas e procedimentos técnicos
A normalização5 é uma atividade que estabelece, em relação a problemas existentes ou
potenciais, prescrições destinadas à utilização comum e repetitiva com vistas à obtenção do
grau ótimo de ordem em um dado contexto.

Os Objetivos da Normalização são:

• Economia: proporcionar a redução da crescente variedade de produtos e
procedimentos
• Comunicação: proporcionar meios mais eficientes na troca de informação entre o
fabricante e o cliente, melhorando a confiabilidade das relações comerciais e de
serviços
• Segurança: proteger a vida humana e a saúde
• Proteção do Consumidor: prover a sociedade de meios eficazes para aferir a
qualidade dos produtos
• Eliminação de Barreiras Técnicas e Comerciais: Evitar a existência de
regulamentos conflitantes sobre produtos e serviços em diferentes países, facilitando
assim, o intercâmbio comercial

Desde o final da década de 80, um outro conjunto de normas passou a ser mundialmente
aplicado, como parte de grandes projetos de desenvolvimento de qualidade nas instituições
(especialmente indústrias). O conjunto de normas ISO 90006 definia os padrões mínimos de
qualidade para o desenvolvimento de projetos e produtos.

ISO 9000: Normas de gestão da qualidade e garantia da qualidade – diretrizes para seleção
e uso.
Normas de Sistemas de Qualidade:
ISO 9001: Modelo para garantia da qualidade em projetos/desenvolvimento, produção,
instalação e assistência técnica.
ISO 9002: Modelo para garantia da qualidade em produção e instalação.
ISO 9003: Modelo para garantia da qualidade em inspeção e ensaios finais.

5
A definição e os objetivos foram retirados de www.abnt.org.br.
6
No Brasil, a ABNT é a responsável pela edição das normas ISO 9000, registradas como NB-9000 e NBR
19000 (Inmetro).

4
ISO 9004: Gestão da qualidade e elementos do sistema da qualidade – Diretrizes.

Em todas elas, existe um tópico destinado aos procedimentos controle de documentos

relativos às atividades desenvolvidas no âmbito dos processos de qualidade.

Desde o início da década de 90, a certificação ISO tornou-se uma necessidade nas
empresas, que perceberam a nova importância da qualidade num mercado consumidor
cada vez mais exigente.

Arquivos Técnicos

Com a certificação, os Arquivos Técnicos passaram a ter um novo grau de importância, e

a receber novo tratamento. Após a certificação, as empresas recebem semestralmente a
visita de auditores das instituições certificadoras. Um dos principais tópicos auditados é
justamente a existência de registros dos processos (arquivos), em bom estado de
conservação, com documentos disponíveis para utilização rápida.

IV. Tipologia Documental por Áreas de Atuação

Por representar as funções e atividades desempenhadas por cada instituição, o arquivo será
formado por documentos, de acordo com sua estrutura jurídica, seu regime tributário, as
atividades técnicas desenvolvidas.

Apresentamos a seguir os principais tipos documentais encontrados nas instituições.7

1. Documentos de Constituição
São os documentos que dão origem a qualquer instituição e permitem sua existência
enquanto organismo social.

Contrato Social: (contrato) Acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre si
algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação (no caso a abertura da empresa). É o
documento de criação, específico das sociedades comerciais (Ltdas).

Estatuto: Lei orgânica que expressa formalmente os princípios que regem a

organização de um Estado, sociedade ou associação. As sociedades anônimas,
associações e fundações são regidas por estatuto.

Regimento: Conjunto de normas que regem o funcionamento de uma instituição:

Certificado de Inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica): É o

correspondente do “CPF” das instituições. O cadastro no CNPJ é obrigatório e dá
identidade tributária ao contribuinte.

2. Documentos de Direção

São os documentos, produzidos normalmente pela alta direção, que apresentam a

definição de rumos e a trajetória da instituição tendo como objetivo o seu crescimento e
desenvolvimento.

7
A divisão estabelecida por áreas foi baseada no trabalho de Louise Gagnon-Arguim, Typologie des Documents
des Organisations.

5
 Planejamento Estratégico: (planejamento) Processo que leva ao estabelecimento de
um conjunto coordenado de ações (pelo governo, pela direção de uma empresa, etc.)
visando à consecução de determinados objetivos.

Organograma: Representação gráfica de uma organização ou de um serviço, e que

indica os arranjos e as inter-relações de suas unidades constitutivas, o limite das
atribuições de cada uma delas, etc.

Políticas e Normas: é atribuição da direção das instituições o estabelecimento de

Políticas que regulamentem o sua atuação e funcionamento. Dessas políticas –
diretrizes gerais de atuação da instituição – nascem as Normas gerais e os
procedimentos específicos.

Os procedimentos, por sua vez, normalmente são formulados em instâncias inferiores

da instituição, de acordo com a abrangência de suas determinações. Trata-se
normalmente de questões técnicas (ou administrativas) para aplicação prática das
normas estabelecidas.

Relatório Anual : Exposição das atividades de uma administração ou duma sociedade

(Anualmente as sociedades são obrigadas a apresentar um relatório de administração).
O relatório anual, quando publicado em formato bem acabado, torna-se também um
instrumento de comunicação institucional, contribuindo para a formação de uma imagem
positiva diante do mercado.

Relatórios Gerenciais: são documentos não oficiais, produzidos e utilizados por cada
instituição de acordo com suas características de trabalho e com o sistema de gestão
adotado. Normalmente, referemÀse a avaliação de performance da instituição ou de
determinadas áreas dentro dela, podendo estar relacionados ao planejamento
estratégico e financeiro da instituição.

3. Documentos de Reunião

São documentos que apresentam os encaminhamentos e resultados de deliberações

para tomada de decisão. Em instituições colegiadas (associações, sociedades anônimas
etc), a instância de decisão ocorre em reuniões dos representantes legais dessas
instituições.

Edital de convocação: aviso publicado a mando de autoridade competente em órgão

de imprensa ou afixado em lugar público.

Ata: Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão, assim
como das decisões tomadas por seus membros.

Ata de Assembléia (Geral, de Acionistas, Ordinária, Extraordinária): A abrangência de

uma Assembléia Geral, seja de acionistas de uma Sociedade Anônima, seja de uma
Associação ou até de um condomínio, faz com que as decisões tomadas nessa instância
sejam soberanas, não cabendo questionamento posterior. Sendo assim, as deliberações
das Assembléias Gerais definem os caminhos das instituições.
Assembléia Geral Ordinária é aquela realizada anualmente. É obrigatória, e
normalmente trata de assuntos ligados a aprovação de contas e determinações
financeiras, além de eleição de dirigentes.

Ata de Reunião (Conselho de Administração, Diretoria, setorial): Por outro lado, as atas
de reunião resumem deliberações de temas em diversos níveis hierárquicos. Podem
ocorrem para as mais diversas finalidades.

6
 Resoluções: é um ato emanado de órgão colegiado registrando uma decisão ou uma
ordem no âmbito de sua área de atuação. Freqüentemente as decisões tomadas em
uma Reunião geram na ata, tópicos específicos de resolução, sem que esta apareça
como documento específico. “Após longo debate, a Assembléia resolveu que...”

4. Documentos de Gestão de Recursos Humanos

Administração de Pessoal: Trata especificamente das relações de trabalho entre

empregador e empregado. É responsável pelas questões burocráticas de contratação,
pagamento, regulamentação e afastamento dos funcionários.

Convenção coletiva de Trabalho: a OIT 8(Organização Internacional do Trabalho)

define como “todo acordo escrito e relativo às condições de trabalho e de emprego,
celebrado entre um empregador e um grupo de empregados por um lado e por outro
lado, uma ou várias organizações representativas de trabalhadores, ou em sua falta,
representantes dos trabalhadores interessados, devidamente eleitos e autorizados por
este último, de acordo com a legislação nacional."

Os principais documentos trabalhistas são:

Registro Individual
• Livro ou Ficha de Registro de Empregado;
• Prontuário: reunião cumulativa de documentos que acompanham o desempenho
dos interessados na sua atuação profissional em cursos, estágios, tratamentos
médicos e psicológicos, assim como em programas educativos e de lazer.
- Contrato de trabalho
- Cadastro do funcionário (opcional, de acordo com o sistema de trabalho da
instituição).
- Documentos de Admissão;
- Termo de Opção Vales transporte / Refeição;
- Termos de responsabilidade para Salário Família;
- Cópias de caderneta de vacinação / certidões de nascimento dos filhos;
- Declaração de Dependentes para Imposto de Renda;
- Advertências;
- Rescisão do Contrato de Trabalho;
- Comunicação de Dispensa;
- Processos Trabalhistas

Controles e Pagamentos
• Folha de Pagamento;
• Folha ou cartão de ponto;
• Recibos e pagamento (Hollerith-salário, vale transporte, vale refeição, 13º salário);
• Avisos de Férias e Recibo de Férias;

Encargos e Tributos
• GFIP – FGTS (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e
Informações à Previdência Social);
• GPS (Guia da Previdência Social) sobre salário (2100) e contribuição social;

8
OIT, res. Nº 91

7
 • DARF (Documento de Arrecadação e Recolhimentos Federais): IR sobre salário
(0561), PIS (8301), Cofins (5952), Finsocial;
• GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical
• Contribuição Assistencial e Custeio Confederativo

Declarações e Controles do Ministério do Trabalho

• DIRF – Declaração Imposto Retido na Fonte
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
• Livro de Inspeção do Trabalho

Saúde e Segurança do Trabalho

• Contrato PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional NR-79
• ASO (admissão, demissão, periódico);
• Laudo de PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – NR-9;
• Termo de Recebimento de EPI (Equipamento de Proteção Individual);
• Prontuário Médico (Histórico clínico de funcionário);
• Livro de Atas da CIPA;
• Processo Eleitoral da CIPA;
• CAT - Comunicado de Acidente de Trabalho;
• Mapa de Avaliação de acidentes de trabalho (SESMET);

Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas

• Plano de Cargos e Salários
• Descrição de Cargo
• Relatórios de Avaliação de Performance

• Programa de Integração de novos funcionários (Planejamento, Kit etc)

• Programa de Treinamento
• Lista de presença de curso

5. Documentos de Comunicação e Marketing

Comunicação10: é o conjunto de meios e procedimentos utilizados pela empresa em sua

interação com o público (interno e externo).

Comunicação institucional: conjunto de atividades através das quais a empresa

comunica suas práticas, objetivos e políticas, com o objetivo de formação de
imagem junto ao público.

Comunicação social: processada entre a empresa e a comunidade, através de

fontes organizadas de informação.

Marketing: conjunto de estratégias para adequação da oferta de seus produtos e

serviços às necessidades e preferências dos consumidores (pesquisa de mercado,
design de produtos, campanhas publicitárias, atendimento etc).

9
O Ministério do Trabalho possui uma série de Normas Técnicas voltadas à saúde e segurança do trabalho.
Essas normas são regulamentadas e aplicadas de acordo com a atividade da instituição. As duas normas básicas,
aplicáveis a qualquer atividade profissional são a NR-7 e a NR-9.
10
Para esse assunto ver Silvana Goulart. Patrimônio Documental e História Institucional.

8
 Além das atividades tradicionais de marketing, ligadas ao desenvolvimento de
campanhas voltadas à promoção de produtos e serviços específicos, há outras formas
de atuação das instituições.

Marketing institucional: voltado ao fortalecimento da imagem da empresa.

Inclui: marketing cultural (patrocínio e apoio a atividades culturais, científicas,
educacionais e esportivas) e ações sociais (programas comunitários : serviço
social, educação, saúde, lazer).

Principais documentos da área de comunicação e marketing:

• Comunicados e circulares (obs.: é importante lembrar que em qualquer área haverá
comunicados e circulares) Como são documentos enviados a um grupo grande de
funcionários e setores, serão localizados em diversas áreas. A avaliação é que dirá
onde deverão ser arquivados. Basicamente são instrumentos de comunicação mais
fortemente administrativa.

• Plano de comunicação;
• Boletim Interno – Jornal interno;
• Projetos de comunicação visual;
• Manual de utilização de marca;
• Dossiês de Eventos (institucionais ou promocionais);
• Dossiês de Projetos de Comunicação;
• Folders Institucionais;

• Plano de Marketing;
• Estudo de Mercado;
• Projeto de Campanha Publicitária;
• Anúncio Publicitário (mídia impressa, audiovisual, sonoro);
• Merchandising em Rádio e TV: forma diferenciada de anúncio publicitário, em que a
idéia da venda está implícita numa situação apresentada dentro de um programa
qualquer.
• “Release”: termo utilizado para matérias de divulgação produzidas normalmente por
uma instituição ou pessoa, na forma de sua Assessoria de imprensa, para
divulgação de atos ou fatos de interesse do divulgador.
• Clipping: é a reunião sistemática de matérias publicadas na imprensa (escrita ou
eletrônica) sobre determinada instituição. Neste caso, o
• Brindes;

6. Documentos “Administrativos”

Há inúmeras possibilidades de documentos produzidos para auxiliar a administração das

instituições. Por tratarem-se de documentos ligados a atividades não regulamentadas,
cada instituição criará documentos de acordo com suas necessidades.
Atualmente, muitos desses documentos tiveram suas mídias alteradas e passaram a ser
gerados e armazenados em sistemas de informática.
As principais áreas de atuação de documentos “administrativos” são:

Compras / Suprimentos
• Catálogos de Fornecedores;
• Cotação de Preços;
• Ordem de Compra;
• Controle de Estoque de Almoxarifado;

9
 • Certificado de garantia de equipamentos;

Logística
• Controle de entrada e saída – pessoas, veículos;
• Controle de manutenção de veículos de frota;
• Controle de Expedição de Documentos;

Porém, há inúmeras outras possibilidades, de acordo com as atividades desenvolvidas

pelas instituições e seu grau de sofisticação.

7. Documentos Financeiros

Os documentos financeiros representam a atividade de controle orçamentário das

instituições. Basicamente, estão divididos em duas áreas: contas a pagar (pagadoria) e
contas a receber (tesouraria)
• Orçamento (Budget): Planejamento financeiro dos gastos de uma instituição
num dado período. Normalmente é produzido anualmente e está
intimamente ligado ao planejamento estratégico da Instituição.
• Extrato bancário;
• Relatório ou extrato de contas (financeiras);
• Borderô de depósito bancário (relação);
• Conciliação Bancária;
• Títulos Comerciais: Ordem de Pagamento, Letra de Câmbio (título de crédito
emitido pelo credor (sacador), sob a forma de ordem ao devedor (sacado) para que
pague, ao próprio sacador ou a um terceiro, certa quantia em certa data; letra de
comércio.)
• Relatório de Resultados;

8. Documentos Contábeis e fiscais

A contabilidade reúne todos os documentos relativos à escrituração contábil das
atividades de uma instituição. Podemos considerar quatro níveis de documentos
produzidos:

Normas e Procedimentos
• Relatórios e Pareceres de auditoria
• Plano de Contas (Plano Contábil)

Lançamentos Contábeis
• Nota Fiscal de venda / prestação de Serviços
• Nota fiscal de aquisição de materiais, serviços e equipamentos
(Lançamentos contábeis)
• Fatura
• DARF – Imposto de Renda – CSLL/Cofins – PIS
• GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS
• DCTF – Declaração de Créditos e Débitos de Tributos Federais
• DIPJ - Declaração de Informações Econômicas e Fiscais da Pessoa Jurídica
• DACON – Declaração Anual de Contribuições Sociais

Registros de escrituração fiscal e comercial

• Diário Geral;
• Balanço (após a última movimentação anual, o balanço é impresso no Diário
Geral para ser registrado) na Junta Comercial do Estado;

10
 • Livros Fiscais: são aqueles de escrituração contábil que cumpre a finalidade
de registrar fatos patrimoniais sujeitos à fiscalização tributária, seja federal,
estadual ou municipal.
A pessoa jurídica, além dos livros de contabilidade previstos no Código
Comercial, para atender a legislação tributária, deverá possuir em cada um
dos estabelecimentos, os seguintes livros fiscais, de conformidade com as
operações que realizarem e a opção de regime de tributação:
• Registro de Entradas, modelo 1 (IPI e ICMS);
• Registro de Entradas, modelo 1-A (ICMS);
• Registro de Saídas, modelo 2 (IPI e ICMS);
• Registro de Saídas, modelo 2-A (ICMS);
• Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3 (Industrias e
Atacadistas);
• Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5 (Gráficas);
• Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências,
modelo 6 (Todos os contribuintes);
• Registro de Inventário, modelo 7;
• Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;
• Movimentação de Combustíveis;
• Registro de Serviços Prestados;
• Registro de Contratos (Prestadores de serviços);
• Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4 (IPI);
• Registro de Apuração do IPI, modelo 8;
• Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR;
• Livro de Movimento de Combustíveis
• Livro Razão,
• Livro Caixa.

Documentos auxiliares
A realização da contabilidade de uma instituição possui diversos relatórios que
auxiliam nas atividades. Quanto mais
• Diário auxiliar
• Diário de Contas correntes
• Balancete de verificação

OBS.: Regime especial para instituições sem fins lucrativos.

As instituições de educação e de assistência social, sem fins lucrativos são isentas de
recolhimento de GPS e Imposto de renda. Para isso, devem comprovar perante o CNAS –
Conselho Nacional de Assistência Social – a atuação e atendimento junto à população em
geral, demonstrando o caráter filantrópico. O documento que garante a isenção é o Atestado
de Filantropia, fornecido pelo próprio CNAS.

9. Documentos Jurídicos
São atos jurídicos quaisquer atos lícitos cujo objetivo imediato é adquirir, transferir,
resguardar, modificar ou extinguir direitos.

Atos Jurídicos (Ações e Processos)

• Procuração; documento em que se consigna legalmente incumbência dada a
outro por alguém para tratar de negócio(s) em seu nome.

11
 • Parecer jurídico: opinião técnica ou científica, fundamentada, sobre
determinado assunto, emitida por especialista, que serve de base para
tomada de decisão;
• Autos de ação: auto é o registro escrito e autenticado de qualquer ato.
• Licitação: embora a licitação seja um procedimento pelo qual a
administração pública seleciona a proposta mais vantajosa, quando compra
bens e serviços ou faz outras transações

Títulos de Propriedade Intelectual

• Processo de Registro Propriedade Intelectual;
• Certificado de Registro de Marca;
• Certificado de Registro de Patente;
• Certificado de Registro de Direito Autoral;

Contratos
• Apólice de Seguro;
• Contrato de Prestação de Serviços;
• Contrato de Compra e Venda;
• Contrato de Empréstimo e Financiamento;
• Contratos envolvendo direitos autorais;
• Termo de confissão de dívida;

Documentos de propriedade (bens móveis e imóveis)

• Escritura de compra e venda de imóveis
• Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos
• Certificado de Ação (atualmente há a opção de escrituração de ações
eletronicamente. Esse serviço é fornecido por diversas instituições
bancárias, eliminando o certificado de ação).

10. Documentos Técnicos

Desenvolvimento / Projetos
• Projetos de produtos
• Desenhos Técnicos
• Arquitetura
• Engenharia Civil
• Elétricos
• Mecânicos

Produção
• Controle de Produção
• Relatórios de Desenvolvimento de projetos

Gestão de Qualidade
• Manual de Normas e Procedimentos Técnicos

Atendimento a órgãos governamentais – relativos à atuação técnica da

instituição
• Meio-ambiente
• Agências Reguladoras (Aneel, Ana, Anatel)

12
BIBLIOGRAFIA

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Janeiro: Arquivo Nacional, 1995 (Publicações Técnicas, 47)

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