Empresa de prestação de serviços na área da contabilidade Conta Certa,

Lda.
A sua zona de intervenção é em Leiria onde se situa o seu escritório. Neste
escritório todo o serviço é elaborado por 4 colaboradoras que têm como
função, toda a organização e distribuição de tarefas. Para salvaguardar
toda a documentação foi criado um arquivo, que se situa numa sala
existente no escritório e no qual está guardada toda a documentação
(processos) de clientes, fornecedores e toda a documentação da empresa.
Como se trata de uma pequena empresa o arquivo é centralizado, usando
para a sua organização armários onde vamos separar os vários processos.
Cada armário vai ser identificado por tipo de arquivo (activo, semi-activo e
morto). No arquivo activo serão colocados os processos de clientes,
fornecedores, despesas correntes uma vez que são documentos que é
preciso consultar com frequência e para tal vamos usar arquivadores de
argolas (capas). Para facilitar a identificação , vamos colocar clientes na
prateleira superior e fornecedores na prateleira inferior. Cada pasta
corresponde a um fornecedor, e estam ordenadas por ordem alfabética .
Dentro de cada pasta será arquivada toda a documentação correspondente
a cada fornecedor, desde facturas, guias de remessa, orçamentos, recibos,
etc. Por cada item vamos ordenar os documentos por ordem de chegada à
empresa (ordem cronológica) do mais antigo para o mais recente, sendo
facilitada a sua identificação e por sua vez uma rápida consulta aos
documentos pretendidos.
Este arquivo será mantido por um período de um ano, passando de
seguida para o arquivo semi-activo durante cinco anos e posteriormente
para o arquivo inactivo ou morto onde vamos guardar todo o histórico da
empresa.