MANUAL DE INFORMACIONES Versión 1 – Marzo 24, 2.

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GENERALES DE SAP
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MANUAL DE INFORMACIONES GENERALES DE SAP

OBJETIVO

El objetivo de este manual es documentar las principales generalidades de SAP que aplican a
todos los módulos y algunas ayudas complementarias para el trabajo del usuario.

CONTENIDO

1. Acceso al sistema SAP ……………………………………………………………… 2

2. Menú Principal de SAP ………………………………………………………. 4

3. Funciones en el Menú SAP y Barra de herramientas …………………….. 7

3.1 Iconos en la Pantalla Inicial de SAP ………………………………… 8

3.2 Barra de estándar de herramientas …:::………………………….. 9

4. Configuraciones de usuario …………………………………..…………………….. 12

4.1 Configurar para visualizar códigos en las listas desplegables ………….…….. 12

4.2 Configuración para visualizar nombre de las transacciones en el menú y

ubicación de favoritos ………………………………………………………………. 17

4.3 Configurar valores prefijados de usuario ………………………………………….. 19

5. Control de la cola de impresión (spool) ……………………………………………… 21

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1. ACCESO AL SISTEM SAP

Para que un usuario tenga acceso al sistema SAP debe cumplir los siguientes prerrequisitos:

1- El usuario debe estar autorizado por la Gerencia para el acceso del sistema SAP como
herramienta de uso para las labores de su cargo.
2- En el computador del usuario debe tener instalado un programa de acceso denominado

SAP Logon el cual se accesa desde el escritorio del computador del usuario.
3- El usuario debe tener una asignación de identificación de usuario y una clave de acceso.
4- Sitúese sobre la el texto NEW SAP PRD SMART y de clic en el recuadro

Una vez hecho lo anterior el sistema abre la pantalla de acceso a SAP:

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• Client: número de
identificación interno del
sistema (fijo 300)
• User: identificación de
usuario
• Password: contraseña
personal del usuario
• Language: identificación
del lenguaje de acceso

Si el usuario ingresa por primera vez, o el tiempo de expiración de la contraseña a terminado, el

sistema mostrará al usuario la siguiente pantalla solicitando cambio de contraseña (password).

Los datos a ingresar son:

- New Password: ingrese nueva contraseña
- Repeat Password: repita el ingreso de la contraseña
- Termine con Enter.

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NOTAS:

El manejo de contraseñas en esta versión de SAP tiene las siguientes reglas:

- Longitud mínima: 6 caracteres alfanuméricos
- Mínimo debe incluir un número
- Expirará cada 60 días
- Después de seis intentos no válidos el sistema bloqueará al usuario. En este caso el
usuario debe acudir a Sistemas y/o a la persona asignada en Laboratorios Smart.
- La contraseña es sensible a mayúsculas y minúsculas

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2. MENU PRINCIPAL DE SAP

Una vez se ingresa al sistema, se ve en pantalla el menú de SAP en la versión 6.0, el cual no
ha cambiado mucho respecto a la versión 4.6B

La ventana lateral del SAP Easy Access contiene el menú desplegable verticalmente lo mismo
que vemos en la versión 4.6B. Este menú, si se personaliza, solo visualizara las opciones que
Ud. necesita para su tarea diaria.
Este formato de menú usado por SAP, usa los estándares del software moderno de
aplicaciones, de modo que se puede expandir haciendo clic en el triangulo a la izquierda de las
carpetas, o se contrae con clic en el triangulo que está apuntando hacia abajo.

En caso de que al entrar por primera vez el sistema muestre un menú diferente al mostrado en
la pantalla arriba, es porque de acuerdo a los roles de seguridad asignados al usuario SAP
muestra un menú de usuario como se ve en la siguiente pantalla:

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Para seleccionar el formato estándar de menú SAP de clic en el icono de la barra de

íconos. El efecto será la pantalla estándar de inicio de la página anterior.

NOTA:

En esta versión hay muy pocos cambios respecto a la funcionalidad de SAP, pero para algunos
módulos aparecen nuevas transacciones especialmente de consulta para los usuarios. Tal vez,
uno de los cambios más significativos está en el módulo de materiales, en el que aparece la
transacción MIRO, la cual reemplaza varias de las transacciones de Gestión de stocks, que se
explica en el manual respectivo de la MIRO.

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3. FUNCIONES EN EL MENÚ SAP Y BARRA DE HERRAMIENTAS

A continuación se explica brevemente los iconos del Menú y algunos tips que el usuario puede
realizar.

3.1 Iconos de Menú de la Pantalla Inicial de SAP

Icono Nombre Función

Desplegar Haga clic en para desplegar las opciones

del menú.

Contraer Haga clic en para contraer las opciones

del menú.
Si su menú es diferente al menú mostrado
Menú de SAP arriba Ud. da clic en este icono y lo obtiene.

Cuando está en menú SAP y quiere regresar

Menú de Usuario a menú de usuario dé clic en este icono.

Añadir y Eliminar de Botones en la barra de iconos del menú

favoritos principal de SAP para añadir y eliminar
opciones a la carpeta de Favoritos del
usuario

Generar modo nuevo Icono para abrir una sesión nueva en SAP.
El sistema fue definido con máximo 6
sesiones abierta por usuario

Cerrar sesión/modo Icono para cerrar una sesión de SAP. No

significa salir del sistema, solo si es la única
sesión abierta del usuario.

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F1 Ayuda El usuario podrá acceder a la ayuda de SAP:

1- Si el usuario está sobre una opción del

menú y tiene acceso a Internet, el sistema le
conducirá a una información sobre la opción
respectiva, en inglés al dar clic en este icono
o F1.

2- Si el usuario está sobre algún campo y

pide ayuda el sistema le dará una
información básica del significado y/o uso del
campo.

Ajuste de disposición Permite ajustar algunas opciones de

local visualización y otros datos de usuario.

Campo comandos Permite ingresar la identificación de la

transacción a ejecutar, es decir, el usuario
puede ir por el menú o por el nombre de la
transacción.

3.2 Barra estándar de herramientas

A continuación se describen los iconos que aparecen en las transacciones SAP y su

funcionamiento es estándar.

Icono Nombre Función

Enter Clic en este icono es lo mismo que dar

Enter del teclado. Confirma el ingreso de
datos.

Ejecutar Con clic en este icono el usuario informa

el sistema para ejecutar una transacción
después de ingresados los parámetros.

Salvar Salva/ graba su trabajo

Volver Retorna a la pantalla previa.

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Salir Sale de la transacción sin salvar y retorna

a la pantalla inicial o el menú principal.

Cancelar Sale de la transacción actual sin salvar.

Especialmente útil en caso de un error
persistente en la entrada de los datos.

Imprimir Imprime el listado relacionado a la

transacción que se está consultando. Su
activación depende de la transacción y en
algunos casos de la autorización.

Buscar Busca un dato requerido en la pantalla

actual.

Movimiento en la Primera página, página previa, próxima

página página y página final. Especialmente útil
en las listas largas de muchas páginas.

Visualizar Detalle Este icono usualmente indica que

posicionado sobre un número de
documento el sistema le mostrará el
detalle de tal documento.

Ordenar En las listas el usuario se posiciona sobre

Ascendente y un campo de la lista y luego da clic sobre
descendente uno de estos iconos para que el sistema
ordene por el campo ascendente o
descendentemente.

Fijar filtro El usuario puede filtrar la visualización de

la información en pantalla, listas, por
algún criterio o campo de filtro.

Sumatoria / Posicionado el cursor sobre una columna

Subtotal numérica y luego dar clic en este icono el
sistema genera la sumatoria de los
valores numéricos.

Generar gráfico En algunas consultas aparece este icono

el cual genera una representación gráfica
de la información.

Vistas de Con este se puede seleccionar la forma

Disposición de la de visualizar las listas en pantalla: como
información lista, en cuadrícula y en formato Excel.

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Cambiar de vista Cuando aparece este icono el usuario

puede seleccionar otras informaciones
adicionales

Desplazamiento Estos iconos se usan para hacer

de columnas desplazamiento horizontal de las
columnas: Ir la primera columna, siguiente
a la izquierda, siguiente a la derecha y
última a la redecha respectivamente,

Variantes Este icono usualmente representa una de

dos opciones:

1- Que para la opción deseada puede

haber una o más variantes de
visualización, con algún nombre.

2- La lista de campos posibles a

visualizar en la opción.

Nota: Una variante es un formato

particular para la visualización de la
información. Algunas variantes las provee
SAP, otras pueden ser generadas por los
usuarios.

Delimitaciones El usuario puede usar este icono para

obtener otros filtros para la consulta a
realizar.

Lista detallada En las consultas de listas el sistema

cambia la disposición de la información a
lista con formato de cuadrícula.

Visualizar Usualmente mostrará la información

resumen del detallada de las posiciones de un
documento documento.

Visualizar Visualizar cabecera de documento

cabecera de
documento

Cambiar de Usar para cambiar número de documento

documento que se está consultado por otro

Modificar Usar para cambiar de visualizar a

modificar documento.

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Matchcode Cuando aparece este icono pequeño al

lado derecho de un campo, indica que el
contenido del campo depende de una lista
de valores definidos en el sistema.

Desplazar entre Use para hacer desplazamiento horizontal

pestaña entre pestañas

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4. CONFIGURACIONES DE USUARIO

4.1 CONFIGURAR PARA VISUALIZAR CODIGOS EN LAS LISTAS DESPLEGABLES

A continuación se ilustran los pasos a seguir para configurar que las listas de SAP, o valores
que se ven al dar clic en algún Matchcode, muestren, además de los textos, los códigos y se
ordenen por estos.

Como se ve en esta pantalla la lista de motivos de pedido, usado para devoluciones de ventas,
aparecen sin el código a la izquierda del texto, lo cual en esta opción u otras de SAP puede
confundir o llevar a errores.
Esto se debe a una configuración del usuario SAP, la cual puede ser modificada por el mismo
usuario a través del icono Ajuste de disposición local , ubicado en la barra superior de iconos
de SAP en cualquier opción SAP.

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• El sistema despliega un
recuadro con varias opciones
que el usuario puede usar y
experimentar efectos
especialmente sobre la
visualización.
• Seleccione Opciones

Una vez seleccionado Opciones en la pantalla arriba, el sistema vuelve a mostrar otro recuadro
con varias carpetas / pestañas. Si al abrir no aparece visualizada la carpeta Experto de clic en
el botón de Matchcode en la esquina superior para que el sistema muestre la lista de carpetas,
como se ve en la figura de abajo.

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El sistema le ubica en la carpeta en la cual el usuario debe activar con clic las dos opciones de
controles:
- Visualizar teclas en todos los cuadros desplegables
- Clasificar entrada según clave

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Finalice seleccionando y luego .

El efecto de esta operación es inmediato. Para este ejemplo se visualizan además de los textos,
los códigos de los motivos de pedido como se ve en la siguiente pantalla.

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4.2 CONFIGURACION PARA VISUALIZAR NOMBRE DE LAS TRANSACCIONES EN EL

MENU Y UBICACIÓN DE FAVORITOS

A continuación se ilustran los pasos a seguir para configurar que el menú de SAP muestre el
código de la transacción, además de la descripción de la misma.
Algunas veces puede suceder que al desplegar el menú como se ve en la siguiente pantalla,
SAP no muestre la identificación de la transacción:

Para configurar que el sistema muestre la transacción, o para cambiar la ubicación de los
favoritos al final del menú de SAP (en este ejemplo), vaya por el menú: Detalles
Opciones
como se ve en esta misma pantalla (arriba).

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El sistema abre una pequeña ventana en la que se seleccionan las opciones deseadas:
- Visualizar favoritos al final del menú de SAP
- Visualizar sólo los favoritos y no el menú SAP
- Visualizar los nombres técnicos de las transacciones

El efecto para este ejemplo se visualiza en las siguientes dos pantallas:

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Observe que los favoritos se ubicaron al final del menú SAP y aparecen los nombres de las
transacciones en el menú.

4.3 CONFIGURAR VALORES PREFIJADOS DE USUARIO

Por medio de la transacción SU3 es posible modificar algunos valores importantes del usuario
conectado a SAP, referentes a sus propios datos personales y a datos de trabajo en SAP.

Al ejecutar SU3 en el campo de comandos, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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La información del usuario aparece en tres carpetas:

- Dirección: datos personales

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- Valores fijos: valores de trabajo como idioma, representación decimal, de fechas,

impresora de salida, tipo de salida

- Parámetros: son valores especiales de autorización asignados en una herramienta

especial de diseño, de modo que si el usuario por ejemplo sólo tiene autorización a la
sociedad 0070, el sistema siempre determinará ese valor en las pantallas.
Haga los cambios deseados y finalice grabando.

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5. CONTROL DE LA COLA DE IMPRESIÓN (SPOOL) – SP01

SAP provee la transacción SP01 para que el usuario pueda visualizar las impresiones
generadas con su usuario. Esta transacción es útil para:

- Monitorear el estado de impresión de listados, o reportes, desde SAP

- Liberar la impresión de algún reporte que no se hizo con la opción de salida inmediata
- Reimprimir algún reporte de fechas anteriores, y que está en el spool, porque se generó
sin la opción de salida inmediata.

Al ejecutar la transacción en el campo de comandos de SAP, el sistema ejecuta la siguiente

pantalla:

En esta pantalla:
- Creador: el sistema sugiere identificación del usuario, pero se puede cambiar a otro
- Fecha creación: fechas de impresión desde / hasta.
- Dé ejecutar.

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El sistema muestra la lista de impresiones generadas en el sistema bajo los parámetros

especificados para la consulta. Los datos en las columnas son:

- Nº Spool: número interno que asigna el sistema a cada impresión

- Tp: clasifiación SAP que indica si es un reporte, un formulario (como factura, orden de
compra) o un listado compuesto
- Fecha y Hora: fecha y hora SAP de generación de la impresión
- Status: indica estado de impresión. Puede ser terminado, en proceso o error.
- Páginas: indica el número de páginas de la impresión
- Título o nombre orden spool: testo interno de SAP para la impresión

Los íconos más importantes, disponibles, en esta pantalla son:

- Refrescar la pantalla
- ordenar la salida a impresora de un spool particular sin modificar

- ordenar la salida a impresora de un spool particular con los parámetros modificados

- borrar spool seleccionado
- visualizar spool en pantalla

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