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Matriz de Eisenhower: Como trabalhar terça, 19 fevereiro 2013 12:33

de maneira mais e ciente


Escrito por  Ana Sera m

A Matriz de Eisenhower é uma das mais simples ferramentas que o podem ajudar a
gerir, de um modo mais e caz, o seu tempo. Este método terá sido usado pelo
presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower e é bem descrito numa citação
que lhe foi atribuída: "O que é importante é raramente urgente e o urgente é
raramente importante."

Sempre que era confrontado com alguma coisa que precisava ser feita Eisenhower questionava-se:

Formação Avançada: Próximas Ações


Power BI Aplicado à Gestão e Finanças - Nível 1: Live Streaming, 21 e 23 de Setembro | Porto,
13 e 14 de Outubro | Lisboa, 10 e 11 de Novembro
Power BI Aplicado à Gestão e Finanças - Nível 2: Live Streaming, 28 e 30 de Setembro | Porto,
20 e 21 de Outubro | Lisboa: 17 e 18 de Novembro
Machine Learning and Data Analytics: Live Streaming, 28 e 30 de Outubro
Excel para Finanças: Live Streaming, 25 de Setembro
Agile:Live Streaming, 14 de Setembro | Porto, 03 de Novembro | Lisboa, 26 de Novembro

1. Esta tarefa é importante?


2. É urgente?

Assim, esta simples matriz ajuda-o a pensar sobre as suas prioridades e determinar quais das suas
actividades são importantes/menos importantes e urgentes/menos urgentes.

O que são actividades Urgentes e Importantes


Gerir bem o tempo signi ca ser e caz bem como e ciente. Gerir o tempo de forma e caz e alcançar as
coisas que quer alcançar, signi ca gastar o seu tempo em coisas que são importantes e não apenas
urgentes. Assim, é importante compreender a diferença entre estes dois conceitos:
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Actividades importantes têm um resultado que leva à obtenção dos seus objectivos (pro ssionais
ou pessoais)
Actividades urgentes são aquelas que exigem a sua atenção imediata e estão, frequentemente,
associadas à obtenção de objectivos de outras pessoas.

Habitualmente as actividades urgentes são aquelas em que nos concentramos porque as


consequências de não lidarmos com elas são imediatas.
Como já referimos, utilizar esta matriz é uma maneira poderosa de pensar as suas prioridades,
ajudando-o a ultrapassar a tendência natural de se focar nas actividades urgentes. Deste modo pode
car com tempo su ciente para se concentrar nas actividades realmente importantes.

Como é que esta ferramenta funciona?


Pegue numa folha de papel (ou computador) e desenhe um quadrado grande. Depois divida o quadrado
em 4 partes iguais de modo a formar quatro quadrantes. Continue a completar a sua matriz indicando
na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme gura abaixo:

Agora, para usar a matriz e dar uma ordem de prioridade às suas actividades deve:

1. Listar todas as actividades e projectos que sente que deve fazer (tente incluir tudo o que lhe faz
gastar tempo).
2. Depois atribua, numa escala de 0 a 5, importância a cada uma das actividades listadas
(importância que a actividade tem no que respeita à ajuda que lhe dá para atingir os seus
objectivos).
3. Agora avalie a urgência de cada actividade. Enquanto faz isto, coloque cada item na matriz
consoante os valores que lhe atribuiu.
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4. Analise e estude a matriz, de acordo com as seguintes estratégias, para conseguir calendarizar as
suas prioridades.

Estratégias para os diferentes quadrantes da Matriz

URGENTE E IMPORTANTE

Podemos distinguir dois tipos de actividades urgentes e importantes:

Aquelas que não conseguiu prever


Aquelas que deixou para o último minuto

Estas últimas pode evitá-las se zer um bom planeamento e se deixar de as adiar. As que não
conseguiu prever (problemas e crises) por vezes são difíceis de prever e evitar por isso, o melhor a
fazer é deixar algum tempo livre no seu horário para lidar com estes assuntos inesperados e
actividades importantes não planeadas.
Se veri car que tem muitas actividades importantes e urgentes tente identi car quais dessas
poderiam ter sido previstas e pense como é que as poderia agendar, atempadamente, para que não se
tornem urgentes.

Neste quadrante podemos encontrar actividades como:

Prazo limite de entrega de documentos às nanças


Um incêndio em casa / inundação no escritório
Bebé a chorar

URGENTES E NÃO IMPORTA NTES

Neste quadrante encontram-se aquelas actividades que o impedem de atingir os seus objectivos ou
que o impedem de terminar o seu trabalho. São tarefas que necessitam de ser feitas rapidament mas
será que você é a pessoas indicada para as fazer? Veri que se estas tarefas podem ser reagendadas ou
se as pode delegar a outra pessoa. Pode também:

Dizer "Não", educadamente,


Encorajar as pessoas a resolver, elas próprias, o problema
Agendar uma reunião, ou marcar uma hora na sua agenda, regularmente, para que as pessoas o
possam interromper nessa altura com os problemas a resolver

Deste modo vai poder concentrar-se nas suas actividades importantes por períodos de tempo mais
longos.
Privacidade - Termos de
Utilização

/
Assim, neste quadrante podemos encontrar actividades como:

Interrupções de colegas no trabalho


Reuniões
Telefonemas
Problemas de outras pessoas

NÃO URGENTES MAS I MP ORTA NTES

Aqui encontram-se as actividades que o ajudam a alcançar os seus objectivos, pessoais e pro ssionais,
e a nalizar o trabalho importante. Quanto mais tempo gastarmos neste quadrante maior será a
capacidade de fazermos um trabalho melhor, com mais qualidade e de forma mais produtiva. Se não o
zer as tarefas vão tornar-se urgentes (mudar de quadrante), aumentando o stress e a criação de novas
crises.

Neste quadrante podemos incluir:

Trabalhar num projecto


Planeamento a longo prazo
Inovações
Tempo com a família
Desenvolvimento pessoal (formação, por exemplo)
Exercício físico

NÃO URGENTES E NÃO I MP ORTA NTES

Estas actividades também se podem denominar de distracções e devem ser evitadas, se possível. Estas
actividades são pouco, ou nada, produtivas e não acrecentam qualquer valor. Algumas podem ser
simplesmente ignoradas ou canceladas; outras podem ser coisas que as outras pessoas querem que
você faça mas que não contribuem para os resultados que você deseja. Para estas últimas, pode sempre
dizer "Não" educadamente.

Podemos encontrar neste quadrante actividades como:

Telefonemas e e-mails irrelevantes


Demasiado tempo dedicado à Internet ou televisão

O quadrante Importante e Não Urgente é aquele onde deve gastar a maior parte do seu tempo.
Conseguir isto não é assim tão difícil, basta:

1. Fazer apenas as tarefas que são importantes e


2. Planear com antecedência.
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Se conseguir olhar em frente e assumir o controlo da forma como gasta o seu tempo, pode terminar
todas as suas tarefas antes de elas se tornarem urgentes. Desta maneira vai conseguir ser mais
produtivo e concentrar-se melhor em todas as coisas que faz.

Resumidamente, esta matriz ajuda-o a olhar para a sua lista de tarefas e a rapidamente identi car as
actividades em que se deve focar, uma vez que tem uma quantidade limitada de tempo, diariamente e
não é possível fazer tudo. Atribuir prioridades, utilizando esta matriz, vai fazer com que possa lidar
com os problemas verdadeiramente urgentes e simultaneamente continuar a trabalhar em direcção
aos objectivos importantes.

Considerações nais
Muitas pessoas gastam o seu tempo nas actividades do quadrante "Importantes e Urgentes" tentando
resolver as crises e "apagar incêndios". Apesar de algumas pessoas gostarem de trabalhar neste
quadrante (são vistas como heroínas) estas crises não são mais do que o resultado da falta de
planeamento e de visão a longo prazo, ou falta de organização na empresa.

Quanto mais tempo dedicar às actividades Importantes não Urgentes menos tempo vai dedicar às
actividades Urgentes e Importantes. Resultado: menos stress, mais qualidade, mais produtividade e
menos desperdício.

Se reduzir o tempo dedicado às actividades Urgentes e Não Importantes bem como às actividades Não
Urgentes e Não Importantes vai conseguir o tempo necessário para as actividades Importantes e Não
Urgentes. Pode fazê-lo através da delegação de tarefas, dizendo "Não" educadamente, eliminando (ou
adiando para mais tarde) tarefas inúteis.

Etiquetado em #gestão #processos #estratégia

Ana Sera m
Psicóloga do Trabalho e das Organizações

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Comentários (1) ·  Faça o seu comentário

Comentários (1)

Maria
há 1 ano atrás ·  #1440

Muito obrigada ! Esta ideia é muito interessante - tenho CURIOSIDADE enorme para saber mais!! Com certeza queria
implementar sua ideia na minha vida pro ssional :)) além disso deixe me partilhar mais uma ideia - ou seja, uma
ferramenta que...

Leia Mais
Última edição do comentário em há 1 ano atrás por Nuno Nogueira

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