EVENTOS

Carolina M. Arraya

“Un evento bien logrado, puede significar un

gran negocio, un día inolvidable o un momento que
posiblemente pase a la historia”1.

Los eventos son una de las herramientas más utilizadas por los departamentos de marketing,
comunicación y recursos humanos para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre públicos
objetivos muy concretos. Prácticamente todas las empresas y asociaciones organizan algún evento
a lo largo del año (asistencia a la feria del sector, celebración de empresa, sesión de formación,
lanzamiento de producto, reunión de fin de año, etc.). En esas circunstancias el profesional
encargado de organizarlo se encuentra ante la compleja tarea de tener que conjugar originalidad en
la concepción del evento, rapidez y eficacia en la organización, metódica coordinación en la ejecución
del mismo y, para completar, un estricto control presupuestario.

Un evento es un momento de máxima exposición donde el ente organizador se presenta ante sus
públicos de manera directa. Allí todo será vivenciado y evaluado desde la propia experiencia, por lo
que es necesario planificar cada uno de los detalles y ser absolutamente rigurosos en ellos. Nada
debe quedar librado al azar porque esta actividad comunicacional tiene un mínimo margen de error y
una “distribución instantánea”, ya que todas las acciones se concentran en un solo momento y son
evaluadas por sus destinatarios inmediatamente. Lo que no se hizo hasta ese día, difícilmente pueda
ser resuelto a tiempo cuando los invitados ya estén allí.

Se dice que los acontecimientos de este tipo son un “momento de verdad” por excelencia, porque en
ellos el cliente/beneficiario se pone en contacto directo con el producto o servicio y con la
organización. Así, los eventos son la principal ocasión a través de la cual muchas organizaciones
propician que esta vivencia directa o de verdad se haga posible. Se sostiene también que el éxito de
un evento radica en la experiencia que vivan en él los invitados, por ello es muy importante el
cuidado de los detalles y la innovación al momento de ponerse a trabajar en la una producción de un
acontecimiento de este tipo –no queremos ser uno más, queremos que nos recuerden y la diferencia
e innovación puede ayudar-.

Como criterios generales para su realización debemos comprender que en un evento, como en toda
producción comunicacional estratégica, se debe tener perfectamente en claro el objetivo a alcanzar
y los públicos a los que va dirigido. A su vez, se debe mantener una identidad homogénea en cada
una de sus instancias: desde la invitación formal por carta a los asistentes especiales, hasta el
recibimiento del público cuando ingrese, pasando por todos y cada uno de los detalles existentes,
deben estar en absoluta armonía y trabajar sinérgicamente para alcanzar la meta planteada.

Otro aspecto destacado de estas acciones comunicacionales es que generalmente son muy costosas
(esto también depende del tipo de acontecimiento que se organice) pero si resultan exitosas, generan
múltiples consecuencias positivas para el organizador. Por ello, cada vez son más las entidades que

1
Eliana Gherardi. Cómo hacer eventos exitosos. Intermedio Editores.

1
apuestan a organizar acontecimientos relevantes para agasajar a sus clientes, presentar un producto,
aclarar o enfrentar una situación de crisis o despedir el año.

¿Un evento es un lenguaje o un soporte? Naturalmente la respuesta es que no. Un evento no es

ninguna de las dos cosas ¿Qué es entonces? Desde la perspectiva del Comunicador Organizacional
se puede entender que es básicamente un producto de comunicación muy especial, que el
profesional de la disciplina debe contar entre sus opciones. Es un acontecimiento, una “puesta en
escena” que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales: generalmente
hay muchísimas producciones gráficas, pero también audiovisuales, multimediales –sitios web o cd-
room, spots sonoros, etc.

¿Puede un Comunicador Organizacional organizar un evento con éxito? Seguramente habrá

opiniones diversas al respecto, pero si se tiene en cuenta que la organización de un evento implica:
una buena definición de sus principios rectores, una planificación detallada de actividades, el control
de la realización de todo lo establecido y la delegación de tareas, entre otras cosas, podemos pensar
que el Comunicador Organizacional se encuentra perfectamente preparado para la organización y
el trabajo en estos acontecimientos. Pasemos ahora a los detalles.

¿Cuáles son las claves para alcanzar el éxito de un evento?

En principio es necesario armar un cronograma básico de actividades –hay pasos que no se

pueden omitir ni postergar-, pero también es necesario ser lo suficientemente flexible en el manejo de
los imponderables que irán surgiendo a lo largo de toda la organización.

La realización de cualquier evento conlleva 3 etapas básicas: el diseño y organización, la

coordinación de las actividades in situ y el seguimiento y evaluación de los resultados.
Veremos ahora un breve detalle de las tareas involucradas en cada etapa.

DISEÑO Y ORGANIZACIÓN

PASOS BÁSICOS INICIALES DE DISEÑO

2
I. Objetivo y públicos del evento . Es importante que, como en todo producto comunicacional,
nos hagamos las siguientes preguntas y las contestemos claramente:

¿Para qué se hace este evento?

¿A quiénes va dirigido?
¿Qué quiero comunicarle a cada uno de esos públicos?
¿Vale la pena la inversión de recursos humanos, tiempo y dinero?
¿Es la mejor manera de alcanzar lo que la organización está buscando?

2
Naturalmente, excepto en las grandes organizaciones que cuentan con abultados presupuestos para estas
actividades, el primer ítem a considerar antes de comenzar con la organización de un evento es la viabilidad
económica. Para ello, será necesario realizar un esbozo lo más exhaustivo posible de los costos y hacer un
cálculo pesimista de los mismos con el fin de anticipar posibles dificultades antes de embarcase en el trabajo.

2
 II. Definición del tipo de evento a organizar y establecimiento del nombre e identidad del
mismo.
¿Será una conferencia de prensa, una convención, una fiesta, un almuerzo? ¿Cuáles serán
los valores o ideas esenciales que comunicaremos? Es decir, qué idea atravesará cada una
de las producciones que realicemos –invitaciones, afiches, publicidades, souvenirs, etc.-

Si es necesario –depende del tipo de acontecimiento elegido- necesitaremos seleccionar un

nombre y definir claramente la identidad particular del evento –excediendo a la del
organizador-. Por ejemplo, si desde una facultad organizamos un congreso de los
profesionales de esa disciplina, seguramente tendremos que determinar el nombre del
congreso y una identidad visual para el mismo que pueda diferenciarlo y darle entidad propia.
Qué tan cercana o autónoma sea esta identidad respecto a la de la organización, depende de
la relación que pretendamos hacer visible entre ambos. En esto mediarán cuestiones políticas
y estratégicas, como qué tanto nos permitirán “diferenciarlos” o si conviene pegar el nombre
de la organización porque su prestigio funcionará como un poderoso atractivo para el público
potencial.

III. Fecha, hora y lugar.

Es importante chequear todas las agendas y calendarios necesarios para identificar si no
existe otro evento al que estén invitados los mismos públicos o un acontecimiento que revista
demasiada relevancia a nivel general y “desluzca” nuestro esfuerzo. Lógicamente, el criterio
para elegir la fecha y hora debe considerar, por un lado, la comodidad y posibilidades del
público que invitaremos y por el otro, el objetivo que nos planteamos para el evento –si, por
ejemplo, en ese acontecimiento queremos que un grupo de 50 invitados se conozcan y
establezcan vínculos entre sí, no sería apropiado pensar en un evento de 1.30hs. de duración
ya que resultaría demasiado breve para posibilitar esos vínculos-.

El lugar a elegir debe ser absolutamente apropiado para el tipo de evento que hayamos
decidido organizar, esto implica que debe contar con las comodidades necesarias para
realizar todas las actividades que nos propusimos o, con la posibilidad de instalarlas.
Asimismo, tiene que ser coherente con la identidad del evento y de fácil acceso para nuestros
invitados. Una vez seleccionado y evaluada su conveniencia, el espacio debe ser reservado y
3
contratado con anticipación .

En la contratación del espacio se debe tener en cuenta que si se organiza un evento de

dimensiones importantes, que requiere de la instalación de estructuras, es necesario alquilar
el lugar por lo menos uno o dos días antes para tener tiempo de trabajar, limpiar y dejar todo
en condiciones. Ej: Montaje de stands con arquitectura compleja como sistemas de video,
refrigeración, o exposición de productos de difícil movimiento como pueden ser maquinarias o
maquetas.

IV. Cronograma de actividades

3
Se recomienda firmar contratos con cada uno de los proveedores involucrados –un presupuesto detallado con
los datos del proveedor y su firma también suele ser válido para acciones legales- ya que, si bien en algunos
casos puede resultar hasta irrisorio por la pequeñez del servicio o la confianza con el proveedor, la falta de
cumplimiento de alguno puede ocasionar muchos problemas y esta es una manera de comprometerlo más en el
cumplimiento de lo que nos ofreció.

3
 Tendremos que armar un cronograma básico con todas las actividades que se realizarán en
el evento para poder comenzar a viabilizarlas. Para estructurarlo es necesario que tengamos
siempre presente el objetivo del evento, los públicos a los que va dirigido y todas las demás
decisiones que se hayan tomado con anterioridad (las posibilidades que nos de el espacio, la
cantidad de horas o días que durará el evento, etc.)

Es fundamental que tengamos en cuenta que los asistentes deben pasar un momento
agradable y ameno en el evento, por ello la distribución de las actividades debe ser pensada
en función de ello. A su vez, debemos distribuir los acontecimientos pensando en cómo
queremos que la gente “circule” por el espacio y cuánto tiempo pretendemos que
permanezcan en cada lugar y en el evento en general. Es decir, que si queremos que se
queden durante las 5 horas que se prolonga el evento o si pretendemos que vengan los 2
días que dura el mismo, tendremos que proyectar la realización de actividades atractivas en
momentos clave de ese periodo de tiempo en función de nuestro objetivo.

También, en el caso de no ser los organizadores sino expositores, debemos conocer el

diagrama de circulación pensado por el organizador, ya que eso funciona como el número de
página de una publicidad en medios gráficos: No es lo mismo si el público pasa por nuestro
stand luego de pasar frente al stand de otras organizaciones similares a las nuestras o no. El
contexto de recepción será muy diferente en uno u otro caso. Si se tratara de una
conferencia, usando el mismo criterio, aconsejamos ponerse en contacto con los
organizadores y/o expositores para conocer de qué hablarán para no encontrarnos 5 minutos
antes de exponer con que otro invitado ya dijo lo que nosotros pensábamos decir (y
dejándonos mal parados o improvisando con dudosa suerte).

ACTIVIDADES DE ORGANIZACIÓN SUBSIGUIENTES

Luego de esos 4 pasos básicos iniciales es necesario continuar la organización en función del tipo
de evento a realizar y de las actividades pautadas en el cronograma. Según el acontecimiento
que se haya elegido serán los pasos que seguirán en las etapas subsiguientes. Sin embargo, es
recomendable comenzar con algunas tareas que si bien no tienen un órden cronológico como las
anteriores también resultan imprescindibles para la realización de cualquier tipo de evento:

Las averiguaciones y gestiones legales como los impuestos a pagar –por ejemplo si hay
música siempre hay que abonar a SADAIC-, normas a respetar, horarios, etc.

Aspectos de seguridad: contratación de un seguro, de un servicio de salud/ambulancia,

seguridad policial, dar aviso a los bomberos, etc.-.

La comunicación del evento a algunos de sus públicos. Según el caso pueden ser
autoridades –en algunos eventos, es necesario poner en conocimiento a ciertas autoridades
gubernamentales para que estén al tanto de lo que vamos a hacer-; la prensa –se puede ir
anticipando a los medios en caso de desearlo-, el personal de la organización, etc.

La contratación de proveedores y/o la invitación de expositores, disertantes, etc.

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OTRAS ACTIVIDADES ESENCIALES DE ORGANIZACIÓN Y ALGUNOS TIPS…

Productos comunicacionales para el evento

Toda la papelería necesaria para el evento –invitaciones, afiches, volantes, cartas de invitación
especial, tarjetas o planillas de acreditación4, tarjetas de identificación, etc.- debe ser realizada una
vez definidos los 4 pasos básicos iniciales y respetando cada una de las decisiones tomadas en ellos.
Es básico recordar que el objetivo y la identidad definida deben atravesar todas y cada una de
las producciones manteniendo una coherencia absoluta.

No está de más aclarar que todos los productos relacionados al evento que se distribuyan antes de
su realización contribuirán al interés y motivación por participar y asistir de cada uno de los públicos
relacionados –invitados, miembros de la organización anfitriona, expositores, etc.-. Por ello, es
importantísimo lograr producciones de calidad que vayan anticipando explícita e implícitamente qué
va a suceder y que, por supuesto, también sean coherentes con lo que efectivamente ocurrirá en el
evento en sí.

“La decepción corre más rápido que el fuego”, y asistentes decepcionados arruinarán todo el clima
del evento, haciéndose comentarios y divirtiéndose con nuestros errores. Igualmente, nos guste o no,
una de las actitudes más populares de nuestra cultura es la crítica no constructiva del que hace algo -
aunque, claro, a veces está más que justificada-. Así que tratemos de no darle excusas a ese deseo
de crítica destructiva, hagamos las cosas bien.

Invitaciones

Existe una especie de fórmula para reconocer la cantidad de asistentes que efectivamente tendremos
el día del evento: básicamente se debe calcular que concurrirá la cuarta parte de la gente invitada. Es
decir, que se debe entender que del total de invitados, la mitad aproximadamente confirmará su
asistencia y, de esa cantidad de personas, nuevamente la mitad asistirá afectivamente. Es decir, que
la relación es la siguiente:

Invitados % 4= Asistentes.

Por supuesto, esta relación cambia por varios factores interrelacionados:

Lo atractivo que se le presenta al público el evento

Atractivo real del evento
Promoción del mismo
La oportunidad de la convocatoria
Tiempo entre convocatoria y evento
Coincidencia o cercanía de eventos de interés para el mismo público

4
Estas son importantísimas, ya que nos generan una actualización de los datos de los asistentes conocidos y
nos abren una vía de contacto con los asistentes no convocados por nosotros (si es que el evento no es
“cerrado” a nuestros invitados).

5
 Imagen (y/o “prestigio”) del convocante / organizador
Expositores o disertantes que se presentarán (en el caso de que los haya)
Especificidad del público convocado (No es lo mismo la masividad de la convocatoria
y el nivel de asistencia / promoción de la Feria del Libro que de un Seminario sobre
enfermedades endémicas de la región La Plata)
Carácter pago o gratuito del evento y sistema de acreditación: A los eventos gratuitos
confirma mucha más gente de la que va a ir efectivamente, pero si la confirmación
requiere de un previo pago, el índice de asistencia sobre confirmados se eleva
notablemente.

Que no nos sea posible contar con una fórmula mágica para prever la asistencia, no quiere decir que
estamos perdidos. Podemos usar parámetros comparativos con eventos similares, estimar la amplitud
de la convocatoria, ya sea por vía de envíos personalizados o impacto estimado de los medios de
promoción utilizados.

Por otra parte es importante identificar a los asistentes especiales e invitarlos de manera diferencial.
Para ello, hay que considerar la realización de una carta formal de invitación para todas las
autoridades involucradas, un brief para los medios que se debe adjuntar a la invitación –sobre todo
cuando el evento no es una conferencia de prensa o similar y se pretende que lo cubran- y algún otro
medio de invitación para los miembros de la organización, sobre todo en aquellas entidades que
cuentan con personal en diferentes espacios físicos por lo que resulte difícil reunirse con ellos e
invitarlos personalmente.

TIPS
Es necesario recordar que la impresión de invitaciones supone habitualmente 15 días y el
envío un mínimo de 2 días. (No hay que confiarse en los tiempos de imprenta / correos
porque pueden prolongarse).

Es muy importante chequear en el boceto de las invitaciones que los datos sean los correctos
y no haya errores de tipeo, sobre todo en la fecha, lugar y hora y en los nombres de los
invitados especiales (disertantes, autoridades, etc.). Parece una obviedad, pero es uno de los
errores más comunes.

Las invitaciones deben ser enviadas con suficiente anticipación para que la fecha pueda ser
reservada, pero no tan anticipadamente como para que resulte olvidada o no prioritaria. Se
calculan 15 días para el público en general y 10 días para los periodistas aproximadamente,
igualmente esto varía en función del tipo de evento ya que por ejemplo, para algunos
congresos las invitaciones se realizan con más de 2 años de anticipación y se van
recordando cada vez con más frecuencia a medida que se acerca la fecha.

Follow up / seguimiento: es necesario chequear que las invitaciones hayan llegado

(telefónicamente, vía e-mail o personalmente, pero esto es imprescindible, sobre todo si el
invitado es alguna personalidad que podría ofenderse en caso de no recibir la tarjeta). Un
sistema de seguimiento por planillas (papel o digitales) o software ad-hoc es necesario. Lo
segundo es lo más recomendado, pero igual un control en papel es mejor que nada.

Preacreditación: en muchos tipos de eventos se realiza esta actividad -que a los

comunicadores, en principio nos sirve para ir confirmando las asistencias- pero a su vez,

6
 permite ir generando una base de datos de los invitados, ya que con la confirmación de
asistencia, se puede aprovechar para preguntar muchas cosas más5.

Hay empresas especializadas en hacer o recibir llamados telefónicos de confirmación:

Outbown: llamar para confirmar la asistencia. (Tiene un costo alto)
Inbown: la gente llama y confirma la asistencia

Acreditación

La acreditación consiste en la información por parte del invitado de sus datos básicos y,
generalmente, en la entrega a cambio de una credencial que identificará al asistente durante el
6
evento . Esta actividad se realiza sólo en algunos tipos de acontecimientos pero igualmente es central
por diversos motivos. En principio, se efectúa por una cuestión se seguridad, ya que si se plantea una
acreditación obligatoria, el organizador cuenta con los datos de cada uno de los asistentes al evento y
con una manera de “filtrar” –gracias a la incomodidad- a aquellos públicos no directamente
interesados (esto cuenta sobre todo para los eventos de ingreso libre y gratuito, como por ejemplo las
grandes ferias como la Expofarmacia, Hospitalaria, etc.).

Por su parte, para el organizador también son importantes los datos que se pueden conseguir de sus
invitados por lo que se debe realizar una buena ficha en acuerdo con la dirección y con las
necesidades de información que tenga cada ente organizador en particular. Asimismo, otro aspecto
sobre el que se debe tener especial cuidado es en el modo que se elige para realizarla, ya que si no
está bien organizada la acreditación de los asistentes puede ser un “cuello de botella” para el evento
que implique incomodidad y molestias para los invitados.

Con respecto a esto último es recomendable prever un espacio de acreditación lo suficientemente

amplio para que si llegan grupos grandes de personas puedan estar cómodos y completar las fichas
con tranquilidad (mostradores o mesas y lapiceras son fundamentales). También es positiva la
realización de una preacreditación, gracias a la cual se puede limitar la cantidad de gente que deberá
completar sus datos ese día y se puede avanzar antes del día del evento con la elaboración de las
credenciales (Ejemplo: Las completa on-line o por correo y al llegar al evento sólo retira su credencial,
7
con lo que ganamos varios minutos por cada asistente ). En relación a la elaboración y entrega de
credenciales, se debe prever un sistema lo más veloz posible, ya que hay que comprender que

5
Recordemos que una buena base de datos de sus beneficiarios/clientes es una información muy codiciada por
cualquier organización. Con ella podrá conocer un poco más el perfil de su público objetivo y obtener valiosos
datos tanto para su comunicación como para sus estrategias de desarrollo o negocios.
6
Algunas credenciales tienen inclusive un código de barras y cuando el invitado participa de alguna actividad o
se acerca a algún espacio, con un lector de código de barras que se puede alquilar y es similar a una lapicera, se
registra su paso o accionar. Así, los organizadores de grandes eventos pueden conocer la conducta y los
recorridos de sus invitados, y los expositores se quedan con una información valiosísima: Quién está interesado
en nosotros. La relación entre los códigos de barra y los datos es establecida al acceder a la base de datos de
acreditaciones (generalmente está incluido en los costos de participar u organizar el evento.)
7
Algo muy utilizado es la existencia de muchas credenciales iguales, pero con un espacio en blanco para
agregarle un sticker autoadhesivo que está preparado antes de que llegue el público. Este servicio puede
tercerizarse, de manera que le delegamos el problema a especialistas y no tenemos que comprar equipamiento o
sacar a nuestro personal de otras tareas para ese momento puntual.

7
cuando la gente llega a un evento, quiere estar en él y no perder tiempo rellenando formularios y
esperando una credencial.

TIPS

Si el evento no lo permite o justifica -por más que tengamos mucha necesidad de tener una
base de datos-, no implementemos este mecanismo porque puede molestar a nuestros
invitados. Igualmente, existen otras formas de conseguir en un evento datos de los
asistentes: se pueden hacer sorteos, entregar regalos o souvenirs, entre otras cosas, a
cambio de los datos necesarios.

Es recomendable que se responsabilice a una persona o grupo de personas y que se

diferencie un espacio para recibir y acreditar a las personas que están preacreditas.

Si se cuenta con un listado de invitados para aquellas personas que están preacreditadas, se
recomienda contar con tres juegos de listados completos para que puedan ser tildados
durante la acreditación, donde estén resaltadas las personas confirmadas/preacreditadas. La
informática también puede ser de gran ayuda para este proceso.

En el caso de que se maneje una lista de invitados, es aconsejable que si se convocaron a

representantes de determinadas organizaciones (por ejemplo el caso de los periodistas en
las conferencias de prensa) se tenga en el listado el nombre de la persona, pero también el
de la organización a la que pertenece, en caso de que envíen a otro sujeto en
representación.

Catering

Para los eventos que requieren un servicio de catering es recomendable determinar el menú y el tipo
de servicio con los encargados del catering que se contrate o con alguien que cuente con sobrada
experiencia en el tema. Quienes tengan conocimiento de las características y necesidades de este
particular servicio en los diferentes tipos de eventos, podrán sugerirnos la manera ideal de lograr o
respetar el objetivo de nuestro acontecimiento.

La comida es un aspecto muy delicado que, de existir, debe ser de calidad acorde a la identidad del
evento, con un servicio de atención apropiado a la cantidad de invitados y al tipo de prestación que
se de. No es lo mismo servir una cena a 100 personas sentadas que a la misma cantidad de gente
pero paradas y con un cuidado de los detalles que requiere de gente con experiencia y conocimiento
del tema. Por otra parte, la logísitca que implica montar una cocina o mantener la cadena de frío de
alimentos (o de calentar café para 100 personas) lo transforma casi en un evento en sí mismo. Este
servicio también suele tercerizarse como una concesión de cantina o buffete, si el evento lo permite,
(lo cual no implica que cada concesionario puede hacer la comida que se antoje ni tener la
presentación que se le ocurra, pero con sólo controlar que no se salgan de lo establecido nos
sacamos un problema de encima y hasta podemos generar un ingreso extra por los cánones que
deben pagarnos).

TIPS

8
 El catering en un evento debe ser un valor agregado que no obstaculice la actividad principal.

Un punto a favor es que la comida sea original, pero amplia en gustos y preferencias.

La decoración de los platos, mesas y/o bandejas debería reforzar el objetivo e identidad del
evento –siempre que el caso lo permita-.

Si el evento se realiza al mediodía, no se debería hacer énfasis en las bebidas alcohólicas

(en el caso de que estas sean apropiadas o permitidas por el marco legal del evento).

Es importante tener en cuenta que puede haber invitados destacados con “necesidades
especiales” que no se deben desatender (por ejemplo, agua mineral en botella de vidrio, que
suelen pedir los extranjeros por los importantes trastornos gástricos que puede generar la
adaptación al agua de cada región). Niños y adultos mayores son especialmente sensibles a
los alimentos y bebidas.

Debe haber la cantidad de mozos adecuada según el servicio –no se necesita la misma
cantidad de persona para una comida con servicio de mesas, que para un lunch-.

Es recomendable definir claramente el tiempo del servicio (tiempo de rotación de la mesa o

los diferentes tipos de platos, si fuera el caso)

Elementos técnicos – hardware / software

Es necesario que, según las actividades involucradas en el evento, se prevean todos los elementos
técnicos que serán necesarios durante el o los días que se desarrolle el mismo - probablemente sea
necesario consultar a quienes desarrollarán actividades ese día-. Estas necesidades de equipos van
desde las PC para las acreditaciones y/o la impresión de certificados, hasta los micrófonos para el
vocero y los periodistas –en las conferencias de prensa-, o el acceso a Internet para algún invitado o
actividad particular y el equipo funcional de sonido para la música ambiental. También estos servicios
se pueden tercerizar mediante concesiones: Ej: El equipamiento informático para esos días lo puede
proveer una marca de computadoras, a cambio de poner su logo y algunas promotoras en la mesa de
acreditación. Es imprescindible analizar antes si esto en conveniente desde el punto de vista de
nuestra imagen, ya que estamos metiendo en circulación elementos significantes poderosos, como
8
son otras marcas o productos .

Prácticamente todo lo que sucede en un evento hoy en día requiere de algún soporte técnico, por lo
que resulta imprescindible contar con dichos equipos –la mayoría se pueden alquilar y generalmente
los espacios preparados para eventos cuentan con casi todos ellos-.

Por su parte, también es necesario contar con personal capacitado para manejar los equipos y, de ser
necesario, reparar fallas o dificultades leves. Asimismo, de ser posible también es recomendable
tener algunas unidades “de reserva” en caso de que algún elemento imprescindible se rompa a último
momento (scanners de códigos de barra, impresoras, micrófonos, etc).

8
Ej: El respaldo de IBM puede ser importante económica y en lo que al prestigio se refiere, pero no si se trata de
un congreso de informática bancaria, por ejemplo, dada la imagen que puede arrastrar luego de algunos sonados
casos judiciales.

9
TIPS

Armar los equipos preferentemente el día anterior y probarlos para resolver posibles
fallas en ese momento.

Probar todos los equipos minutos antes de la presentación (no debemos esperar que el
disertante, la banda de música o el presidente de la organización estén frente al público
para comprobar que en las pocas horas pasadas desde la última prueba de sonido…
“algo se desconectó/rompió”)9

En caso de que haya, pedir la grabación de las presentaciones/proyecciones y probarlas.

En caso de que haya una presentación sobre pantalla (Powerpoint o filminas), chequear
10
la iluminación para que las luces no la obstaculicen .

Ambientación

Siguiendo la coherencia de todos los elementos, la ambientación debe corresponderse también con el
objetivo y la identidad del evento. Es importante tener en cuenta que un evento es una acción de
comunicación y, por ello, la decoración y ambientación del espacio es fundamental para el logro de
sus objetivos ya que la misma estará significando y hablando durante todo el periodo de tiempo que
la gente esté allí. Es un espacio que no se debe desaprovechar.

Si bien el diseño de la cartelería e identidad visual, así como la decoración y armado de los diferentes
espacios del evento correrá por parte de profesionales del diseño y la decoración, el planificador
comunicacional que organice el evento, debe controlar la realización de todas actividades. Debe
evaluar si la ambientación y la cartelería es suficiente o no, si está adecuada a la situación, si es
coherente con el objetivo del evento, si se están comunicando los valores establecidos, etc.

A su vez, también se debe tener bien claro si en el evento se va a comunicar la identidad de la

organización que hace el evento; la identidad particular de un producto/servicio/espacio; ambas
identidades de manera equilibrada; etc. Esto es imprescindible para poder distribuir la decoración de
los espacios y definir el tipo de elementos y cartelería a incluir. Por ejemplo, en la presentación de un
producto se puede destinar un espacio exclusivo del salón para que hable únicamente el producto –
con muebles, iluminación, cartelería y hasta aromas particulares-, mientras que los demás lugares
evidencien la identidad de la empresa. O viceversa.

TIPS

Todo tiene que comunicar la identidad y el mensaje del evento: iluminación, mobiliario,
tamaño de los espacios libres, distribución, diagramación del posible recorrido, cartelería
informativa/orientativa, cartelería promocional, etc.

9
Igualmente, en caso de que algo pudiera fallar lo mejor es actuar con naturalidad, pedir al público las
correspondientes disculpas y tratar de resolver el problema lo antes y mejor posible.
10
Para ampliar, puede consultar “Sugerencias para una presentación usando Powerpoint” de Silvio Menna y
Juan S. Boscardin (www.perio.unlp.edu.ar/tpm).

10
 Cartelería en posición estratégica para las fotos y/o filmaciones. Por ejemplo, en los
escenarios donde se realizan conferencias se recomienda que el fondo se componga de
un mosaico logos pequeños de la entidad organizadora o auspiciantes, ya que si éstos
son grandes, en las tomas de video y fotografía sólo se ven “porciones” y no la totalidad
de la identidad visual.

Si se va a filmar una conferencia o similar se deben prever espacios y/o plataformas para
que las cámaras de tv tengan una buena visión.

Personal adicional

En prácticamente todos los eventos se necesita algún tipo de personal adicional para realizar cierta
tarea, es por ello que debemos tener en cuenta algunos criterios generales para optimizar estos
recursos. Es importante reconocer que lo más probable es la gente que colabore no conozca para
nada los criterios y cultura organizacional, ni la identidad del evento o la organización anfitriona, por lo
tanto, debemos ponerlos al corriente para poder orientar su accionar y que cada cosa que realicen se
guíe por las mismas pautas que las nuestras.

Como ya sabemos, todo comunica y todos comunican, así que tenemos que tener en cuenta que las
promotoras, el locutor, el personal de seguridad, los encargados de limpieza o cualquier otra persona
contratada para ese día, aunque sea para la actividad más insignificante, estará hablando por
nosotros en cada acto y respuesta y colaborará para que nuestros invitados se sientan o no a gusto.
Por lo tanto, vale la pena dedicar tiempo a cada persona que se sume al grupo de los anfitriones para
contarle cómo queremos tratar a nuestros invitados y porqué, qué es lo que queremos comunicar
básicamente y todo lo que sea necesario que sepa para coadyuvar con su accionar al logro del
objetivo del evento. Para el público, todo y todos son el evento.

Asimismo, una vez que nos aseguremos que el personal adicional comprendió lo que le
comunicamos no es recomendable olvidarse del asunto, ya que probablemente su accionar requiera
de alguna corrección sobre la marcha.

Algunas de las personas que podemos necesitar son: promotoras; técnicos varios; personal de
armado de escenarios, stands, equipo de sonido e iluminación; locutor; etc. En los grandes eventos
seguramente también necesitaremos personal médico y seguridad.

TIPS

Para algunas actividades será necesario realizar un pequeño entrenamiento y ensayo.

Si se contratan traductores es importante darles información acerca de la

temática/personalidad anticipadamente, -por lo menos dos días antes-. Si deben traducir
una presentación lo ideal es que, de ser posible, se les facilite el documento.
El traductor debe hablar antes con el orador para medir el tono de voz, la modulación,
etc.
En la traducción simultánea la visión de los oradores no debe estar obstaculizada.

11
Información en el evento

Es necesario prever que el día del evento los invitados deben contar con la suficiente información
para desplazarse cómodamente por todos los espacios y actividades que se realicen. Por lo tanto, es
necesario evaluar que sea apropiada la señalización de los servicios básicos -baños, sala de
primeros auxilios, salidas de emergencia-, que esté al alcance de todos el cronograma de las
actividades a través de papelería o carteles y que estén señalizados también ciertos espacios
importantes para nosotros, por ejemplo, la zona de acreditaciones o los espacios de degustaciones
y entrega de souvenirs.

Igualmente, si en el evento hay sonido ambiente y contamos con un encargado de la locución,

podemos valernos de eso para apoyar la información importante a comunicar, recodar el horario de
ciertas actividades e, inclusive, hacer recomendaciones para el uso de los espacios (no fumar ni
comer, por ejemplo).

Espectáculos – shows

Los shows en los eventos suelen ser un valor agregado y de diferenciación que tiene muy buena
recepción en los invitados. Hacen que el “momento de verdad” vivido sea más emotivo y por lo tanto
habrá más posibilidades de que los invitados recuerden con mayor intensidad ese día. Además, las
posibilidades son muchísimas: se puede hacer desde un espectáculo unipersonal de magia o humor
hasta la elevación de un globo aerostático o una demostración de aviones a chorro. En Europa, por
ejemplo, para los eventos están ofreciendo unas instalaciones que contienen diferentes mascarillas
conectadas a mangueras de colores a través de las cuales uno puede “oler” aromas agradables que
tendrían diferentes efectos –relajación, euforia, etc-. Esta tendencia “totalizante” del evento está en
línea con el auge del marketing de experiencias, que postula que se debe tomar al contacto con el
producto / servicio / idea como una experiencia del conjunto de las sensaciones.

Como siempre, es importante recordar que el show debe ser un elemento más que refuerce la
temática del evento. Aquí también se debe tener en cuenta el objetivo e identidad del acontecimiento
ya que el espectáculo a seleccionar debe ser coherente con lo que buscamos y, sobre todo, con el
público invitado. Siguiendo un principio básico de cualquier gestión, “todo lo que no suma, resta. Por
lo tanto, simplifique para ganar efectividad”: Si hay dudas sobre la conveniencia del show, quizá lo
mejor sea descartarlo (salvo que el show sea el evento, lógicamente).

Obsequios

Entregar un obsequio en un evento es una acción de promoción que puede responder a diversos
objetivos. Igualmente, el hecho de “llevarse algo a casa” siempre resulta atractivo para los invitados y,
para quien lo organiza, es la oportunidad de acercar al espacio privado de su cliente/beneficiario
determinado elemento cuidadamente seleccionado.

En el caso de los congresos en donde se debe abonar un canon para participar es prácticamente
imposible no entregar a cambio los tradicionales elementos: bolso, carpetas, lapiceras, hojas

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membretadas, CD con las ponencias, etc. Por su parte, también se acostumbra la entrega de
muestras o información/papelería acerca del producto presentado, así como de obsequios o simples
souvenirs de diferentes características. Las posibilidades son infinitas y dependen del tipo de evento y
por supuesto, del objetivo y presupuesto del mismo.

TIPS

Pensar en el logo y la información a incluir en el momento de la elección del objeto a

regalar.

Tener en cuenta que requieren tiempos relativamente extensos de producción (y que los
podemos tener con anticipación guardados, por lo que no es necesario esperar hasta
último momento para definirlos y mandarlos a hacer).

Las cantidades pequeñas suelen ser difíciles de producir por los costos.

CONSIDERACIONES FINALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Los miembros de la entidad que organice el evento son una pieza fundamental para el éxito del
mismo. Es imprescindible que todos tengan una absoluta predisposición y si es posible interés en
el éxito de la iniciativa, tanto si el tipo de evento a organizar requiere su colaboración en tareas
específicas como si sólo es necesaria su simple presencia.

Si todos los integrantes de la organización apoyan la iniciativa, comprenden claramente su

objetivo e identidad y conocen el cronograma de actividades, no sólo podrán ayudarnos en la
organización y notar o resolver algún problema imprevisto, sino que también colaborarán para
posibilitar que nuestros invitados vivan una experiencia inolvidable y el evento resulte un éxito.

¿Cómo lograr esto? Básicamente, como dicen muchos textos de recursos humanos y
comunicación interna organizacional: haciéndolos parte de la iniciativa. Compartiendo las
decisiones, consultando sus opiniones, recibiendo sus sugerencias y explicándoles la importancia
del acontecimiento para la organización y el por qué de cada cosa. Naturalmente siempre estarán
los más y menos interesados, pero de todas maneras, es una tarea que debemos asumir y nos
acarreará más beneficios que dificultades.

Tener una mano derecha o un equipo de trabajo al que le tengamos suma confianza para
poder delegar tareas es fundamental -necesidad que lógicamente variará según la magnitud y
características del evento-. Generalmente son muchas las cosas por hacer y no podremos
realizar todo nosotros solos, por ello tener a alguien en quien podamos confiar -no sólo en la
organización sino durante el evento- es muy importante: recuerde que el evento es en tiempo real
y que una persona no puede estar en más de un lugar al mismo tiempo. De todos modos, en caso
de efectivamente delegar algunas actividades en un grupo de gente o una persona, es
recomendable controlar o seguir de cerca su realización ya que no podemos confiarnos en la
realización de algo que al último momento resulta fallar. De ser posible y si al evento no es
disfucional, ese equipo deberá estar comunicado por un sistema de intercomunicadores, Nextel o
teléfonos móviles. Su alquiler por unos días no es costoso.

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EL DÍA LLEGÓ

Cuando llegue el gran día prácticamente todo debería estar listo, sólo podremos resolver allí algunos
detalles ínfimos. Lo ideal es que el organizador del evento esté listo cual bombero para salir corriendo
a resolver los imprevistos así que, dentro de lo posible, tratemos de no dejar nada para último
momento.

Es importante tener en cuenta que nuestros invitados pueden llegar antes de lo previsto –aunque no
es lo correcto de su parte, suele suceder-, por lo que debemos estar preparados para recibirlos y
atenderlos por lo menos media hora antes -aunque ellos sean lo que se adelantaron-.

Si el espacio donde se llevará a cabo el evento es amplio o se realizarán variadas actividades, es

imprescindible que contemos con un equipo de intercomunicación para que puedan ubicarnos
inmediatamente. Si bien lo ideal son los intercomunicadores o radios –por la inmediatez de la
comunicación-, un teléfono celular puede servirnos perfectamente. Como ya se explicitó, pueden
alquilarse por día.

De más está decir que debemos tener en cuenta que lo más importante en un evento son nuestros
invitados. Como anfitriones debemos hacerlos sentir muy bien, por lo que ante cualquier problema
tengamos en cuenta que lo principal es su bienestar y comodidad. Es decir, si se nos rompe el
escenario por ejemplo, no nos pongamos a martillar allí mismo para contar con ese elemento
prescindible a costa de perturbar a los asistentes que estén cerca de ese espacio. Es preferible que
hagamos el show final o la apertura de alguna otra manera, en otro espacio si es que hay, o debajo
de la tarima. Llegado el caso, considere suspender el show antes de invadir con técnicos y
herramientas el espacio del público.

COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES IN SITU

A- Lo primero que debemos realizar ese día antes de que comiencen a llegar los invitados (por lo
menos dos horas antes si el evento es de cierta magnitud, como para tener un mínimo margen
de tiempo para resolver algo en caso de que sea necesario), es CHEQUEAR QUE TODO
ESTÉ EN ORDEN Y REALIZAR LOS ÚLTIMOS CONTROLES –equipo de sonido, unidad de
frío / calor, vestimenta del personal, lapiceras en la zona de acreditación, mesas y sillas donde
corresponde, etc.-.

También es una buena idea conversar por última vez con la gente que trabaja con
nosotros y con los miembros de la entidad –si es que se los invitó para que fueran más
temprano- para dar las últimas directivas/consejos/ánimos/etc.

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B- Un encargado de las relaciones públicas del evento o de la entidad organizadora debe DAR LA
BIENVENIDA A LOS INVITADOS y estar a su disposición en los primeros minutos como
para orientarlos en el espacio y las actividades –por lo tanto, aunque no haya participado de la
organización- debe conocer dónde se ubican las instalaciones y el detalle de actividades del
día-. No sería correcto simplemente dejar las puertas abiertas para que la gente pase, aunque
sea una breve bienvenida es una opción mucho mejor.
Asimismo, en caso de tener un evento donde concurra la prensa también es importante contar
con alguien que pueda atenderlos como corresponde: darles información, acercarlos a las
personas clave que puedan entrevistar, llevarlos a los mejores lugares para las fotografías o
tomas, comentarles los aspectos más destacados del evento, etc. La prensa está en
condiciones de amplificar nuestro éxito o nuestro fracaso, por lo que ganarse su favor es
obviamente recomendable.

C- Acreditaciones. Al principio del día deberíamos controlar que todo en la zona de

acreditaciones funcione como corresponde –que se reciba bien a los invitados, que el trámite
sea rápido, que se entreguen en condiciones las credenciales, que funcionen todas las
computadoras, etc.- para poder hacer los ajustes necesarios lo antes posible. Es una buena
idea designar a alguien con capacidad de decisión para que se encargue del funcionamiento de
cada zona y resuelva los pequeños inconvenientes, por ejemplo, una persona que haya hecho
la preacreditación y ese día no se encuentre, por lo que debería hacerla de nuevo… o no.
Pequeñas decisiones también hacen a grandes resultados.

D- Apertura. La apertura del evento es uno de los momentos más formales de toda la
organización. Aquí se tienen que cumplir ciertas normas protocolares y formalidades para
inaugurar las actividades que se desarrollarán a continuación (nuevamente es recomendable
consultar libros de Ceremonial y Protocolo o asesorarse con un experto para saber cómo
organizar esto correctamente, sobre todo si el acto es formal o involucra asistentes de varias
culturas). En las aperturas de eventos a veces se cortan cintas, otras simplemente se da la
bienvenida a los invitados o se anuncian todas las autoridades presentes y dicen algunas
palabras las más relevantes, etc. En síntesis, se hace una apertura oficial y se da comienzo a
las actividades. Como en todos los ítems que vamos viendo, los detalles y características más
particulares se configurarán según el tipo de evento a realizar y según sus características
propias.

E- Control de las actividades / coordinación de los proveedores / atención de los invitados

especiales. Es muy importante que no se desatiendan estros tres ejes. El correcto desarrollo
de las actividades es esencial para que el evento evolucione favorablemente. Por ello resulta
muy importante que haya un responsable de coordinar los horarios y avisar o recordar a quien
corresponda que debe comenzar tal o cual actividad.
Los diversos proveedores también deben recibir atención. Seguramente alguno tendrá cosas
que preguntar o alguna necesidad o problema. Lo ideal es destinar a alguien que se ocupe de
ellos. No se debe permitir que la entidad organizadora realice un evento donde los invitados se
van muy contentos, pero los proveedores no quieren volver a trabajar más con ellos porque ni
siquiera les ofrecieron un vaso de agua.
Los invitados especiales resultan excepcionales. A ellos no sólo hay que destinarles alguien
para que los atienda por gentileza y porque es lo correcto, sino porque lo estarán esperando y,
de no ser así, probablemente se sientan ofendidos o maltratados. Entre más jerarquía tenga la
personalidad invitada más formalidad y atenciones hay que destinarle (muchas veces podemos

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 sorprendernos con la humildad y sencillez, pero es preferible estar preparado para poder
brindar todas las ceremonias correspondientes). Además, estas personas seguramente serán
las más buscadas por los asistentes y /o la prensa, por lo que su comodidad o incomodidad se
verá amplificada.

F- Cierre formal. El cierre de un evento es indispensable. Sea con algo especial o no, y aunque
quede poca gente, es necesario hacer un cierre formal de lo realizado. Es el “broche” del
evento y no puede faltar. Por supuesto, que si va acompañado de alguna sorpresa, mejor, ya
que todos podrán irse a sus casas con un recuerdo fuerte del acontecimiento. Además, el cierre
da paso a los comentarios, por lo que preparar el clima para ese natural intercambio de
opiniones entre los miembros del público es siempre una buena idea. Principio básico de la
psicología de grupos: Los miembros de un grupo se influyen más entre sí de lo que se dejan
influir por el contexto, el grupo es el primer filtro de la realidad.

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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS

Esta parte del trabajo es bastante más tranquila que las anteriores, pero de todos modos, sigue
siendo parte del evento y es necesario terminarla como corresponde. Básicamente las tareas a
realizar son las siguientes:

1. Agradecimientos. A todos aquellos que colaboraron, asistieron y trabajaron en el evento. Es

muy importante que expresemos nuestro agradecimiento, no sólo porque son personas y se
esforzaron en que todo salga adelante, sino también porque en el futuro podremos necesitar
de los mismos proveedores, colaboradores para otro trabajo o porque se realizará otra
edición de mismo acontecimiento. Naturalmente, si se llegaran, por ejemplo, a producir
tarjetones de agradecimiento o algo similar, la identidad deberá seguir siendo coherente con
la aplicada para todos los demás productos del evento.

2. Devoluciones. Muchas veces en los eventos se realizan canjes: publicidad por muebles u
otros elementos necesarios. Con todos los préstamos hay que tomar una actitud responsable
y devolver inmediatamente las cosas en perfectas condiciones o mencionar el daño causado
en el elemento prestado y afrontar los costos del mismo. Seguimos bogando por una misma
idea: la imagen de una organización se construye en base a todos los detalles.

3. Evaluación de los resultados. ¡Fundamental! No sólo para saber cómo resultó lo hecho y
poder mejorar o aumentar la apuesta, sino porque probablemente mucha gente pregunte
acerca de la cantidad de asistentes, la cantidad total y por stand de consultas o ventas (esto
es común en las exposiciones), etc. Saber cuánta gente se acercó al evento, la proporción de
invitados/asistentes o preacreditados/asistentes, el impacto y recepción del acontecimiento en
los medios de comunicación, la opinión del director y todos los miembros de la organización,
etc. son todos datos fundamentales para el trabajo. Se puede realizar también un estudio de
impacto en el público objetivo de la organización, sobre todo si existían estudios previos.
Además, si piensa repetir el evento, los posibles socios, auspiciantes y/o expositores le
requerirán esa información durante las negociaciones previas a la próxima edición.

4. Armado de la base de datos. Si se realizó una acreditación o algún tipo de instancia en la

que los asistentes debían dejar sus datos es imprescindible que, una vez finalizado el evento,
se confeccione la base de datos. Además de los comunicadores, otras áreas o miembros de
la organización pueden utilizarla y sacarle provecho. Si tiene un sistema informático para
esto, la base de datos puede estar disponible en pocos segundos. Lo que puede demorarse
es la grabación de los CDs y/o la distribución.

5. Producciones finales. Generalmente si el evento es de gran magnitud se realizarán varias

producciones como revistas con lo acontecido allí, sitio web (en caso de que no existiera con
anterioridad), memorias (producciones gráficas o audiovisuales con todo lo acontecido en el
evento, así como las que se realizan siempre en los acontecimientos científicos para dejar
sentadas las exposiciones), vídeos o CD Rooms interactivos para repartir a todos los
asistentes o para invitar a los ausentes a participar el próximo año, etc.

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UNAS OBSERVACIONES FINALES:

Protocolo y Ceremonial. Para los actos más formales o protocolares como eventos con funcionarios,
miembros del clero, realeza o diplomacia, es imprescindible tomar un par de libros de Ceremonial y
Protocolo y estudiar sus consejos (también se puede contratar un encargado de protocolo). En estos
casos, es básico conocer los diferentes órdenes de precedencias 11, que son las reglas formales
para el trato con autoridades y personajes destacados. Estas reglas explicitan, por ejemplo, cómo se
deben ubicar en las mesas –quién ocupa cada lugar-, en los autos, en los salones, qué lugar ocupa
cada uno en una caminata (quién va a la derecha, quién a la izquierda, etc.).

No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. En la organización de un evento todos los días
pueden surgir imponderables que hay que resolver indefectiblemente y que pueden atrasar las
actividades medulares del evento. Por eso es recomendable siempre avanzar. La organización de un
acontecimiento es una vorágine de trabajo que aumenta y aumenta hasta que llega el día, por lo que
probablemente ¡mañana será peor!

El día antes de mañana. El día antes del acontecimiento es clave, generalmente de mucho trabajo y
diversas situaciones a resolver y controlar. Igualmente, lo mejor es hacer el mayor esfuerzo para que
quede prácticamente todo listo y, en el evento, poder estar disponible y atento a los imprevistos.

Pasar desapercibido. Es recomendable que el organizador no tenga una exposición muy alta ese
día. Es decir, que no se lo destine a actividades de relaciones públicas o que no se lo presione para
presentarlo a todos los invitados importantes. Seguramente el organizador estará muy ocupado
atendiendo las consultas que le realicen los proveedores o ayudantes que tenga, ocupándose porque
todo salga bien, cansado de tanto trabajo y bastante nervioso –además de que seguramente tendrá
un par de handies o teléfonos celulares colgados que suenen frecuentemente-.

11
Los países y las diferentes instituciones tienen órdenes de precedencias distintos, por ello hay que consultar la
bibliografía apropiada.

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TIPOS DE EVENTOS

La variedad de eventos es infinita, ya que si bien existen categorías estables y formales, hoy en día
también se impone la innovación como una condición imprescindible al momento de planear un
acontecimiento de este tipo. De todos modos, aquí va un breve detalle de los tipos de eventos más
tradicionales y conocidos.

Conferencias de Prensa: invitación de periodistas de diversos medios para tratar algún tema en
particular. Generalmente se realiza una exposición del tema y luego los periodistas tienen
posibilidad de preguntar al expositor.

Viajes de periodistas: invitación a periodistas para viajar a determinado destino con el fin de
conocer un lugar, una actividad o una personalidad y realizar una nota sobre ello. Además de la
cobertura, el organizador se asegura un valioso tiempo de contacto con miembros del cuarto
poder durante el viaje. Es frecuente que se destinen espacios o momentos para conversaciones
12
off the record .

Presentaciones de productos/servicios: acontecimiento de diversos tipos donde una entidad

presenta ante sus públicos un nuevo producto o servicio.

Visitas a plantas / Inauguraciones: evento que tiene como punto central la recorrida o
presentación de determinados espacios.

Exposiciones: son eventos donde se montan espacios para la exhibición de productos,

empresas, instituciones, etc. Generalmente se realizan en predios feriales o espacios amplios que
cuenten con la posibilidad de armar diferentes tipos de stands. Suelen durar más de un día.

Charlas/Seminarios: acontecimiento de índole educativa o informativa donde se presentan uno o

varios invitados que exponen sus conocimientos u opiniones en referencia a una temática
específica.

Torneos: eventos donde se realiza una competencia deportiva.

“Asamblea: Reunión numerosa de personas para algún fin.

Coloquio: Conversación entre una o más personas.

Convención: Asamblea de los representantes de un país, que asume todos sus poderes.
Reunión corporativa de los concesionarios, distribuidores, empleados, etc. de una firma.

Congreso: Reunión de varias personas para tratar generalmente asuntos de interés científico y
cultural, cambiar impresiones sobre ellos y comunicar sus últimos progresos en la materia
tratada”.13

12
Es parte de “los códigos” de la prensa y las RRPP garantizar cierto acceso privilegiado a información, a
condición de que nada quede registrado ni sea citada la fuente.
13
BERISSO, MARÍA. Protocolo y Ceremonial. Oficial, empresario y social. Teoría y práctica. Ed. María Berisso y
Raúl de los Santos. Buenos Aires, 1991. PÁG.174

19
FUENTES

PUIG PICART, TONI. Manual de Comunicación. Universidad de Barcelona. 2001

BERISSO, MARÍA. Protocolo y Ceremonial. Oficial, empresario y social. Teoría y práctica. Ed.
María Berisso y Raúl de los Santos. Buenos Aires, 1991.

Workshop de Comunicación Institucional: “Principales Herramientas de las Relaciones Públicas”,

organizado por la Facultad de Diseño y Comunicación de la Universidad de Palermo y la
Consultora Muchnik, Alurralde, Jasper y Asociados. Dictado por Mariana Jasper.

BLANCO VILLALTA, JORGE G. Ceremonial. Editorial Lugar. Segunda Edición. Buenos Aires.
1992

Investigación en Internet.

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