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Integração

Fiscal x Contábil

Alterdata Software
05/02/2018
Sumário
Introdução a integração fiscal x contábil......................................................................................4
O que posso integrar?..............................................................................................................4
Parametrização............................................................................................................................4
AlterdataPack...........................................................................................................................4
Contábil....................................................................................................................................5
Cadastro de Empresas..........................................................................................................5
Cadastro de Histórico Padrão...............................................................................................7
Cadastro de Lançamento Automático..................................................................................7
Escrita Fiscal...........................................................................................................................10
Fornecedor Individual.........................................................................................................12
Cliente Individual................................................................................................................12
Desmembra valor contábil.................................................................................................12
NF devolução cliente/fornecedor.......................................................................................12
Integra Valor Contábil NF por item.....................................................................................12
Centro de Custo..................................................................................................................12
Código Empresa Outro Sistema..........................................................................................13
Tipos de Operações Contábeis...........................................................................................13
Vínculo no CFOP.................................................................................................................14
Vínculo no código de receita / dedução.............................................................................16
Vincula ao movimento........................................................................................................18
Vinculação Contábil............................................................................................................20
Lançamento de notas.................................................................................................................21
Integração por item............................................................................................................21
Lançamentos em Receitas e Deduções.......................................................................................22
Lançamentos em Outros Débitos e Créditos..............................................................................23
Exportar para o Contábil............................................................................................................23
Importar Lançamentos...............................................................................................................27
Desmarcar exportação...............................................................................................................33
Integração Online.......................................................................................................................34
Exemplo..................................................................................................................................36
Auditoria do sistema..............................................................................................................40

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Esta apostila poderá ser impressa e utilizada no treinamento do sistema. Deverão ser
utilizadas folhas de ofício no formato A4.

Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração desta apostila são


meramente ilustrativos e servem apenas como material didático.

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Introdução a integração fiscal x contábil

Com a finalidade de permitir a maior agilidade no controle das informações, na


contabilização e/ou administração de uma empresa, a Alterdata desenvolveu seus produtos
possibilitando a integração dos dados entre eles. Assim sendo, a integração entre os sistemas
Fiscal e Contábil, consiste na exportação dos valores de um sistema e a importação dos valores
separados por contas no outro.

O que posso integrar?

> Movimentação de nota fiscal.

> Movimentação de ISS.

> Movimentação de Cupom fiscal.

> Movimentação de Outros Débitos e Créditos.

> Movimentação de Duplicata.

> Movimentação de Receitas e Deduções

> Tributos.

Parametrização
Para efetuar a integração dos dados entre o sistema Escrita Fiscal e o sistema
Contabilidade, será necessário efetuar algumas parametrizações nos sistemas, iniciando no
sistema AlterdataPack.

AlterdataPack
O AlterdataPack é um gerenciador de sistemas e tem a finalidade de armazenar
informações-padrão que serão utilizadas por outros sistemas. Para evitar que o usuário tenha
que cadastrar a empresa em cada sistema da linha Pack, o mesmo cadastrará no AlterdataPack
e este disponibilizará o cadastro para todos os outros sistemas.

Nele, além das informações cadastrais, precisaremos acessar a aba Complementar >
sub aba Informações para o Contábil > para informar que a empresa trabalhará com
Lançamentos Automáticos e/ou com Centro de Custo.

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Após a configuração feita no sistema AlterdataPack, poderá seguir para o sistema wCont.

Contábil
O sistema Contábil Alterdata é uma excelente ferramenta para o gerenciamento das
informações contábeis. Através dele serão efetuados os registros dos lançamentos contábeis e
será permitido emitir diversos tipos de consultas e relatórios. Nele precisaremos
parametrizar:

Cadastro de Empresas

Para acessar o cadastro da empresa, basta ir em Aba Cadastros > Empresas. Neste
cadastro devemos informar para cada empresa o Plano de Contas que ela utilizará para
fazer seus lançamentos no sistema Contábil. Outra opção seria a “Trabalha com
lançamentos temporários”. Esta é utilizada para organizar a movimentação através de
“Lotes”.

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Os lotes têm o objetivo de organizar os lançamentos, que poderão ser agrupados por período
ou por tipo de movimento. Abaixo, constam os dados do contador. Por esta tela será possível
cadastrar ou editar os dados do contador, para isto, basta clicar nos itens correspondentes.

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Cadastro de Histórico Padrão
Também através da aba Cadastro, indo na opção Histórico Padrão, poderemos
cadastrar os históricos que serão vinculados aos nossos lançamentos automáticos. O histórico
padrão será utilizado nos lançamentos contábeis para descrever a operação efetuada e este, é
um item obrigatório.

Cadastro de Lançamento Automático


A outra parametrização seria do Lançamento Automático, que é o principal
componente para integração, pois serão os códigos dos lançamentos automáticos que
vincularemos no sistema Escrita Fiscal.

Da mesma forma que os históricos podem se repetir, os lançamentos também poderão


ser frequente repetidos, possuindo as mesmas contas a débito, a crédito e o mesmo histórico
padrão, tendo alteração apenas na data e nos valores. É o caso das contas mensais (água, luz e
telefone), como também pagamento dos impostos, dentre outros.

O usuário apenas precisará lançar a data, o valor e, se necessário, complementar o


histórico. Para cadastrá-los, acesse no sistema Alterdata Contábil o item ’lançamento
Automático’ na aba ‘Cadastros’:

Clique em 'Novo Cadastro' e digite um nome para o lançamento, em seguida, grave o cadastro.

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Após gravar, clicaremos na opção do menu Lançamentos, para que
então possamos seguir com a parametrização do nosso Lançamento
Automático.

Basta clicar na opção Novo para que possamos vincular o Plano de Contas e as contas
Devedora e Credora. Para as notas de saída, geradas nos Blocos C e D, como também para os
lançamentos de ISS saída, gerados no Bloco A, será considerada a chamada credora (receita
recebida).

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Para as notas de ISS Tomador será considerada a chamada devedora (receita a pagar).

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Através dos lançamentos automáticos o sistema irá identificar qual conta deverá
debitar/creditar em cada situação ocorrida no sistema de Escrita Fiscal.

Observação: Caso a empresa trabalhe com cliente individual e/ou fornecedor individual, a
conta credora ou devedora, não deverá ser informada, pois esta, o sistema trará do sistema
Escrita Fiscal.

Escrita Fiscal
Após a configuração feita, tanto no sistema AlterdataPack, como também no sistema
Contábil, poderemos nos direcionar ao sistema Fiscal.

Onde precisaremos configurar antes de qualquer outra configuração, a empresa que irá
integrar com a contabilidade. Para isso, devemos acessar a aba Cadastros > Empresas.

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Após abrir o cadastro da empresa, faz-se necessário informar ao sistema que a
empresa integra os dados com o contábil, marcando a opção “Integra com a Contabilidade”,
indo na aba Geral > sub aba Integração.

Observação: Caso está opção não esteja marcada, não será possível a integração do siste-
ma fiscal com o sistema contábil.

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Fornecedor Individual
A opção Fornecedor Individual somente deverá ser marcada caso seja utilizada uma
conta para cada fornecedor no plano de contas contábil. Estando marcada tal opção, o
lançamento automático envolvendo a conta do fornecedor deverá conter somente a
contrapartida, isto é, a conta devedora. O número pertinente ao fornecedor será informado
dentro do cadastro do mesmo, no sistema Escrita Fiscal.

Cliente Individual
A mesma regra será utilizada para a opção Cliente Individual. Se for utilizado uma
conta para cada cliente, marque esta opção. O lançamento automático relacionado às vendas
só deverá conter a contrapartida do lançamento, isto é, a conta credora. O número pertinente
ao cliente será informado dentro do cadastro do mesmo no sistema Escrita Fiscal.

Desmembra valor contábil


A opção Desmembra valor contábil, faz com que seja possível desmembrar o valor
contábil no momento da integração. Ou seja, informar mais de um lançamento automático
para o valor contábil. Estando ativa, será disponibilizada a aba Integração Contábil no
momento do lançamento da nota, onde o usuário poderá fazer a divisão do valor contábil
informando as respectivas contas.

NF devolução cliente/fornecedor
Com esta opção marcada, para as notas fiscais de entrada e saída de devolução, será
feito o lançamento nas notas existentes clientes/fornecedor no momento da integração.

Integra Valor Contábil NF por item


O campo será marcado para que seja possível efetuar a integração do valor contábil
pelo item da nota, neste caso, é necessário informar o código do lançamento automático no
cadastro do item.

Centro de Custo
O campo Centro de Custo ficará habilitado quando no cadastro desta empresa no sis-
tema AlterdataPACK for informado o Plano de Centro de Custo. Ao clicar neste campo será
apresentada uma listagem com os códigos do Centro de Custo do Plano de Centro de Custo
dessa empresa.

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Código Empresa Outro Sistema
Neste campo poderá ser configurado o código da empresa que receberá os movimen -
tos no sistema contábil. Como, por exemplo, para quem trabalha com empresas matriz e filiais
e precisa integrar os movimentos das filiais para a matriz. Neste caso deverá acessar o cadas-
tro da empresa Filial no Fiscal e informar o código da empresa Matriz que receberá os movi -
mentos na contabilidade.

Tipos de Operações Contábeis


Indo na aba Contábil > opção Tipos de Operações Contábeis, temos que cadastrar as
formas de pagamentos, esses cadastros são importantes para que possamos vincular ao
cadastro de CFOP, sendo assim, podemos cadastrar as formas de pagamentos vistas da
imagem abaixo:

Para incluir um novo tipo de operação contábil, bastará clicar na opção Novo e será aberta a
seguinte tela.

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Vínculo no CFOP
Após, podemos nos dirigir ao cadastro de CFOP, para que nele, informemos quais se-
rão os Lançamentos Automáticos por Tipo de Operação. Para isso, iremos acessar: Aba Cadas-
tros > CFOP.

Basta então localizar o CFOP que deseja configurar, dar um duplo clique sobre o mes-
mo e acessar a aba Opções > Sub aba Lanc. Contábil.

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Depois que clicar em Incluir, informaremos o código do Tipo de Operação e o lançamento au-
tomático no campo Lançamento Contábil.

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Vínculo no código de receita / dedução
Da mesma forma que para o CFOP, também poderemos parametrizar os códigos de
operação de receita e dedução, ligados aos movimentos de Serviço, Ganho de Capital, dentre
outros. Para isso, basta acessar: Aba Cadastros > Operações de Receita/Dedução.

Na tela que será aberta, basta clicar na folha em branco para criar um código de operação de
receita ou dedução.

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Nesta tela, configuraremos as informações básicas da operação, como Descrição, Tipo
e Natureza. Sendo uma receita ligada a uma operação escriturada F100, deve-se acessar a Aba
Lançamentos Automáticos para realizar a vinculação do código.

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Toda essa configuração fará com que, no momento da importação ou lançamento ma-
nual, o sistema já alimente o movimento de notas com os códigos de lançamento automático,
vinculados no campo Valor Contábil.

Vincula ao movimento
Porém, caso já tenha o movimento lançado ou importado antes da configuração, pode-
rá efetuar o procedimento de vincular ao movimento o código de lançamento automático.
Para isso basta acessar o cadastro de CFOP indo em Aba Cadastros > CFOP e clicando na opção
Vincular movimento.

Depois bastará seguir o passo a passo de cada tela, clicando em seguida em avançar.

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A primeira tela é a de boas vindas ao módulo, onde teremos um breve resumo do que podere -
mos fazer através do mesmo. Em seguida, será necessário informar o código da empresa que
deseja efetuar o procedimento de ajuste. Na próxima tela, deve-se informar o período inicial e
final para o ajuste, como também, marcar a opção de Sobrepor os Códigos de Lançamento Au-
tomático dos movimentos, caso seja necessário sobrepor algum código informado indevida-
mente ao movimento de venda. No final, será demonstrado o resultado da operação.

Caso seja encontrado qualquer pendência, o sistema emitirá o alerta com o que estava
informado errado. Estando tudo certo, o sistema efetuará o ajuste na movimentação e emitirá
o alerta “Processamento concluído!”, conforme imagem:

O mesmo, será possível para a Operação de Receita / Dedução. Para isso devemos
acessar a Aba Cadastros > Operação de Receita / Dedução, clicar na opção Vincular movimento
e seguir os procedimentos da mesma forma que para a vinculação do Lançamento Automático
no CFOP.

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Vinculação Contábil
Acessando a aba Cadastro > Vinculação Contábil, é possível configurar os níveis para
criação das contas, quando a empresa estiver configurada para trabalhar com cliente e
fornecedor individual.

Para criar uma nova vinculação, basta clicar no botão Novo e informar o Código, a Des -
crição, o Plano de Contas, Nível das Contas de Fornecedores e Nível das Contas de Clientes.

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Lançamento de notas
No lançamento de notas, identificando a configuração feita no CFOP, o sistema
alimentará a aba Integração Contábil, com os códigos de lançamento automático informado
anteriormente.

O mesmo acontecerá para as notas de serviço. Tendo a vinculação no código de receita


e dedução o sistema alimentará automaticamente o movimento.

Integração por item

É possível vincular o lançamento automático no item vinculado a nota fiscal, quando o


campo estiver preenchido a integração será feita respeitando o preenchimento deste campo.
Para isso, se faz necessário acessar o cadastro do Item e na aba Geral, informar os códigos de
lançamento Automático para o Valor de Entrada e Valor de Saída.

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Lançamentos em Receitas e Deduções
Indo em Lançamentos > Receitas e Deduções > Competência poderemos efetuar
outros tipos de lançamentos, como por exemplo, Ganho de Capital.

Para que esses valores sejam levados na integração, basta clicar em Novo e informar
os códigos de lançamento automático, no momento do lançamento do movimento.

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Lançamentos em Outros Débitos e Créditos
Indo em aba Lançamentos > Outros Débitos e Créditos, poderemos efetuar
lançamentos de outros débitos ou créditos, relacionado ao ICMS, e poderemos integrar esses
lançamentos com o sistema contábil.

Ao selecionar uma das opções, como por exemplo ICMS, poderemos informar a
empresa, abrir o período e clicar em novo para efetuar o lançamento. Assim, bastará informar
o código de lançamento automático, para que o sistema considere a movimentação e integre
com a contabilidade.

Exportar para o Contábil


Este módulo é responsável pela integração dos sistemas Fiscal x Contábil. Na primeira
tela do Assistente será possível selecionar a(s) empresa(s) que se deseja exportar. (Pelo botão
“Seleciona Todos” é possível selecionar todos as empresas de uma só vez).

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Na segunda tela do Assistente pode-se escolher o tipo da movimentação (notas fiscais,
notas de serviço e duplicatas, outros débitos e créditos) a ser exportado, o período, tal como
se o tributo também será exportado ou não.

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Logo abaixo, temos as opções:

Aglutinar os valores das notas desmembradas: Marcando esta opção, as notas des-
membradas serão somadas e integradas em apenas um lançamento.

Gerar Lote no Sistema Contábil Alterdata: Marcando esta opção o sistema Fiscal gera-
rá um lote automaticamente no sistema Contábil, sem precisar fazer a importação do arquivo
TXT.

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Caso tenha marcado na hora da exportação a opção: “Gerar Lote no Sistema Contábil Alterda -
ta”, será preciso apenas acessar no sistema Contábil a aba Lançamentos >> Opção Abrir para
visualizar o lote que foi integrado automaticamente.

Mas, se não marcar esta opção, ao clicar em Avançar, solicitará o diretório para geração do ar-
quivo, onde após informar, basta clicar sobre a opção Exportar, e o sistema gerará o arquivo
com a movimentação configurada.

Após a geração, poderemos abrir o arquivo gerado a fim de verificar se as informações foram
geradas.

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Importar Lançamentos
Agora no sistema contábil, poderemos realizar a importação do arquivo gerado. Para isso, bas-
ta acessar a aba Lançamentos > Importar Lançamentos.

Neste módulo, bastará seguir o passo a passo para que a importação seja feita com sucesso,
conforme imagens a seguir:

1º Passo – Selecionar a origem de geração do arquivo

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2º Passo – Selecionar se o sistema utilizado para geração está em Windows ou DOS

3º Passo – Selecionar a empresa que receberá os dados presentes no arquivo gerado.

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4º Passo – Informar o diretório onde o arquivo foi salvo.

5º Passo – Informar a data da movimentação

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6º Passo – Informaremos se desejamos aglutinar os lançamentos que tiverem o mesmo código
de lançamento automático.

7º Passo – Neste passo, informaremos como será apresentada a data para os movimento im-
portados.

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8º Passo – Informaremos neste passo, se desejamos importar a movimentação por partida
simples.

9º Passo – Nesta tela informaremos a descrição do lote e se desejamos liberar os lançamentos


e mover o arquivo após a importação.

Após, bastará clicar sobre o botão de Concluir que a movimentação será importada para o sis-
tema Contábil.

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Agora, precisaremos acessar Lançamentos > Abrir para verificar o lote importado.

Após, informaremos a empresa e o período que deseja consultar os lotes.

Depois, ao clicar sobre o botão OK, serão apresentados os lotes importados para a empresa,
de acordo com o período informado.

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Observação: Tento feita a exportação do fiscal para o contábil pela opção de gerar lote no
sistema Contábil Alterdata, bastará acessar este caminho diretamente, para verificar o lote
criado.

Desmarcar exportação
Sendo necessário realizar quaisquer ajustes na movimentação, será necessário reexportar a
movimentação para o contábil. Porém, por proteção, toda movimentação exportada fica
marcada, sendo necessário realizar o procedimento de desmarcar a exportação. Basta então
acessar a aba Contábil no sistema Fiscal e ir em Desmarcar Exportação.

Este módulo é muito semelhante ao de Exportar para o Contábil, sendo necessário seguir o
passo a passo para que a movimentação seja desmarcada e permita uma nova integração.

Primeiramente devemos informar a empresa na qual desejamos desmarcar a movimentação.

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Depois, basta informar o período e os tipos de movimentos. Por fim, clicaremos em Desmarcar
e a movimentação já poderá ser exportada novamente.

Integração Online
Atualmente a integração online considerará os movimentos de notas fiscais de entrada, saída,
ISS prestados, ISS tomador, tributos, duplicatas e receitas e deduções. Ao lançar uma nota no
fiscal ela será enviada para o contábil, editou ou a excluiu no fiscal, o lançamento será editado
ou excluído no lote do contábil automaticamente. Para isso, precisaremos realizar algumas
configurações no sistema Fiscal.

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A primeira será na aba Integração Online no cadastro da empresa, onde devemos marcar a
opção Integração automática. Assim, sempre que for feita movimentação no período, o
sistema verificará qual seria o tipo do movimento(Entrada/Saída), para criar o lote no contábil.

Ao marcar esta opção, será emitida o seguinte alerta: “As notas de saída modelo 65 e os
movimentos de Redução Z não são integrados pela Integração Online.” Informando também
como proceder para integrar os valores deste tipo de movimentação.

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O campo Início de utilização serve para informar a partir de que mês e ano, se começou a
trabalhar com a integração automática. Caso tenha começado a trabalhar depois do início do
mês, o sistema considerará para apenas os movimentos de notas posteriores a marcação da
opção.

Exemplo
Considere uma movimentação de notas até o dia 15, e só então, a opção Integração online foi
marcada. O sistema considerará apenas os movimentos a partir do dia 16, para a integração
online, sendo necessário, realizar a integração padrão para o movimento anterior.

Podemos também configurar um dia para sermos lembrados de exportar os movimento de


nota modelo 65 e de Redução Z, para isso basta informar no campo Dia da Notificação qual
seria o dia que o sistema deveria emitir o alerta. Assim, ao chegar na data informada, o
sistema nos emitira uma mensagem, lembrando de exportar essa movimentação.

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Clicando neste botão serão demonstrados todos os módulos de importação que já permitem a
Integração Online. Como na imagem a seguir:

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Após, bastará configurar quais os tipo de movimento, se deseja integrar de forma automática
pela Integração Online.

Observação: Toda configuração padrão para a integração convencional, servirá também


para a Integração Online. Basta configurar o sistema e ao lançar uma nota fiscal ou importar
uma nota fiscal pelo arquivo XML, Chave de Acesso ou Certificado Digital, essa nota será
levada para o contábil, conforme configuração feita no CFOP, dos códigos de Lançamento
Automático.

A verificação no sistema Contábil também será feita em Lançamentos > Abrir.

Onde serão demonstrados os lotes, separando por tipo de movimentação:

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Observação: No momento não estamos integrando os Centros de Custo. Uma empresa confi-
gurada para trabalhar com o mesmo não poderá utilizar a Integração Online.

Identificando qualquer pendência no lote, poderemos acessar no sistema Fiscal, a opção Meu
Gerente > Integração Online.

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O gerente eletrônico apresentará as pendências encontradas no momento da Integração Onli-
ne, como por exemplo:

 Lançamento automático que não possua contas definidas para o plano de contas da
empresa.

 Lançamento automático com apenas uma partida e o participante não possui conta in -
formada (empresa não trabalha com vinculação contábil).

 Valor dos tributos a serem deduzidos, maiores que o valor contábil da nota.

 Empresa configurada com a opção “NF devolução cliente / fornecedor” e não foi en -
contrado cadastro do cliente/fornecedor para o participante da nota.

 Movimento modelo 65 ou redução Z ainda não foi integrado.

Auditoria do sistema
Indo na aba Manutenção, opção Auditoria, será possível verificar todas as configurações e
alterações feitas no cadastro da empresa, quando a Integração Online.

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Sendo possível, identificar qualquer situação ligada a Integração Online.

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