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1 OBJETIVO

Este documento tem como finalidade estabelecer as diretrizes técnicas e operacionais


para a realização de recepção, preparo e encaminhamento de amostras- Setor APTIO.
Além disso, regulamenta os controles necessários para a correta realização dessa
atividade ou outros dados que justifiquem a definição de conduta pelo tema.

2 RESPONSÁVEIS
Auxiliares Administrativos, Auxiliares de Laboratório e Analistas Clínicos.

3 CAMPO DE APLICAÇÃO
Laboratório de Análises Clínicas Carlos Franco Voegeli – Setor APTIO.

4 RECURSOS PRINCIPAIS
Computadores, leitores de código de barras, impressora, impressora de código de barras,
Módulo Resultado - Software SCOLA, Software Centralink, Sistema APTIO, centrífugas,
banho – maria, geladeira, freezer, tubos e tampas para alíquotas de amostras, pipetas,
ponteiras, estantes, caneta marca texto, EPIs.

5 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

5.1 CONTROLE DE MATERIAL E REGISTRO


Após o recebimento das amostras no setor, deve-se registrar o Controle de Material no
sistema. Há duas maneiras de realizar o registro eletrônico do recebimento das amostras
no Setor APTIO:
1) Através do Módulo Resultado do software SCOLA:
a) Acessar o módulo Resultado com usuário e senha próprio;
b) Selecionar os setores: Imunoquímica, Imunologia, Bioquímica, Hematologia,
Coagulação e LABEX. Clicar em OK e clicar na tecla F8, Controle de Material .
Deixar o cursor no lado esquerdo da tela e fazer a leitura dos códigos de barras
das amostras. A lista de pedidos recebidos aparecerá no lado direito da tela;
c) Confirmar o recebimento das amostras olhando para a tela e verificar se aparece
alguma mensagem (ex.: Transplante, Nova colheita, Acidente de Trabalho,
Laboratório de Apoio) para encaminhar a amostra corretamente.
d) Amostras que possuem o tubo mãe e alíquota “atilhados” devem ser
centrifugadas manualmente após o Controle de material, com realização de
alíquota e respectivo registro, conforme item 5.5.3
2) Através do sistema APTIO e software Centralink:
Amostras cadastradas com prioridades Urgência, Consulta e Rotina serão inseridas no
sistema APTIO através do módulo Bulk ou IOM e o próprio sistema realizará o registro do
Controle de Material no software SCOLA. A rastreabilidade deste registro aparecerá
como “Centralink”.

5.2 GERENCIAMENTO DO CONTROLE DE MATERIAL


Acessar o módulo Resultado, item Gerenciamento da Rotina, Controle de Material para
acompanhar o tempo em que as amostras estão sendo recebidas na recepção interna e
encaminhadas ao setor analítico para controle de material, a fim de realizar a análise das
amostras conforme prioridade das mesmas.
Ao realizar o Gerenciamento da Rotina verificar se há algum exame a ser realizado em
outros setores analíticos e providenciar alíquota, com registro no software, encaminhando
a mesma com brevidade.
Obs.: verificar se na coluna à direita da aba gerenciamento da rotina, denominada
“Prev.Con.Médica”, há algum pedido com dia e hora de consulta que necessite ser
encaminhado com brevidade. Procurar a amostra e encaminhá-la.

5.3 IMPRESSÃO DE FICHA DE TRABALHO


O sistema irá imprimir automaticamente as fichas de trabalho para alguns exames sempre
que o controle de material for realizado. Ex.: cálcio iônico, citológicos qualitativos e/ou
quantitativos de líquidos biológicos, espermograma, este de fragilidade osmótica, exames
solicitados pela Hemoterapia, etc.
Caso seja necessária uma nova impressão de ficha de trabalho, seguir:
1) Ações (F8), selecionar “Fichas de trabalho”;
2) F2 – Busca, digitar o código do pedido;
3) Selecionar todo o pedido ou o exame;
4) Clicar no ícone “Exame” e confirmar a impressão das fichas de trabalho.
O mesmo processo pode ser realizado através do item Uso Geral, item Ficha de trabalho
(por exame).

5.4 IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS DE EXAMES PENDENTES NO SETOR


1) Clicar em Ações (F8);
2) Selecionar “Relatórios”;
3) Selecionar item 2: Relatório de Exames Pendentes por Setor;
4) Clicar em selecionar Exame;
5) Digitar a sigla do exame (por exemplo, VSG), clicar em “Visualizar relatório antes de
imprimir”, clicar em “OK”.
Com auxílio do relatório, separar e processar as amostras no respectivo equipamento, no
caso do VSG, processar após liberação da amostra para o Hemograma.
5.5 PREPARO DE AMOSTRAS

5.5.1 Centrifugação manual:


1) Verificar o tipo de material recebido (sangue, amostras biológicas diversas, urinas,
etc) e as condições de centrifugação. As informações de como colocar os tubos nas
centrifugas, velocidade e o tempo de centrifugação estão descritas no POP 0415 –
Centrífugas.
2) Obs.: caso seja necessário centrifugar novamente amostras em frasco com gel, é
necessário realizar uma alíquota com respectivo registro e somente após isto realizar
a centrifugação. Frascos com gel não podem ser “recentrifugados”. Alíquotas de HIV
somente podem ser realizadas pelos analistas clínicos.
3) Após centrifugação, retirar as tampas dos frascos identificados ainda na área de
centrifugação.
4) Verificar a condição e a posição das etiquetas de código de barras, nos tubos
centrifugados e se necessário emitir nova etiqueta de código de barras, antes de
distribuir o material no Setor de análise.
Obs.: Antes de inserir as amostras de sangue no sistema APTIO pelo módulo Bulk,
verificar a condição e a posição das etiquetas de código de barras dos tubos e, se
necessário, emitir nova etiqueta. Para as amostras que foram inseridas diretamente no
sistema APTIO pelo módulo Bulk ou IOM, o sistema identifica a necessidade de
centrifugação, e encaminha para a análise nos respectivos equipamentos.

5.5.2 Urinas de 24h:


1) Conferir identificação do paciente, quantidade de frascos “mãe” (sem conservante ou
com conservante – ácido / alcalino) e tubos alíquotas;
2) Receber as amostras no controle de material, conforme o item 5.1;
3) Homogeneizar todo o volume de urina utilizando a embalagem plástica (jarra) que se
encontra embaixo da pia com exaustor no Setor APTIO e medir todo o volume de
urina utilizando a proveta de vidro de 2L. Quando houver mais de um frasco de
amostras, misturar os volumes dos frascos para a embalagem plástica (jarra) que se
encontra embaixo da pia com uso do exaustor no setor APTIO. A partir desse
processo, medir o volume total na proveta de vidro de 2L, anotando o volume e
fazendo as alíquotas necessárias. Não utilizar o copo de Becker para medir;
4) Realizar duas alíquotas colocando a amostra dentro de dois tubos plásticos de 5mL,
já previamente etiquetado com os dados do paciente. Se a amostra for para
Laboratório de Apoio, os volumes das alíquotas variam conforme o exame, ao realizar
o controle de material, o sistema informa o volume a ser aliquotado e demais
informações pertinentes à amostra;
5) Descartar o(s) frasco(s) em lixo apropriado, devidamente identificado;
6) Registrar o volume medido na etiqueta dos tubos;
7) Encaminhar uma alíquota para análise e outra para reserva;
8) Registrar a realização da(s) alíquota(s): vide item 5.5.3.2;
9) Centrifugar a amostra de urina, conforme descrito no POP 0415 – Centrífugas;
10)Realizar o registro do(s) volume(s) desta(s) urina(s) no Módulo Resultado, verificando
o tipo de urina: urina sem conservante, com conservante ácido ou com conservante
alcalino;
11)Entrar no pedido correspondente em “Ações” e “Preenchimento de Resultados”;
12)Clicar em “Inform Adic. Pedido”;
13)Selecionar o campo correspondente para registrar o volume;
14)Digitar o volume de urina. ATENÇÃO: Após digitar o volume de urina conferir
novamente para verificar se o dado de volume de urina está correto e o tipo de urina,
inclusive quando for necessário inserir dados de peso e altura, no caso do exame
DCE, pois estes dados irão direto para o laudo do paciente;
15)Clicar em OK para salvar o registro e sair desta tela em “X”;
16)Encaminhar a (s) amostra (s) para análise, conforme prioridade;
Obs: as amostras de Laboratório de Apoio não devem ser centrifugadas e devem ser
enviadas para o Laboratório de Apoio conforme o item 5.5.6.

5.5.3 Alíquotas de materiais:


O sistema APTIO realiza automaticamente alíquota do exame INS e das amostras com
exames programados para serem encaminhadas aos Laboratórios de Apoio.
Demais exames que precisem ser realizadas alíquotas manuais devem ter a etiqueta
correspondente impressa no Módulo Atendimento do software SCOLA e coladas nos
tubos. ANTES de realizar a alíquota do material, inspecionar visualmente o tubo de
alíquota para verificar se o mesmo não encontra-se sujo e/ou quebrado. Após realizada a
transferência do material, realizar registro de alíquota conforme item 5.5.3.2.

5.5.3.1 Quando registrar a alíquota no Módulo Resultado do software SCOLA:


O registro de alíquota deve ser realizado pelos auxiliares de laboratório ou analista
clínicos quando for retirada do frasco-mãe uma parte do material e transferida para outro
frasco/tubo.
Esta(s) situação (ões) pode(m) ocorrer:
1) Quando há necessidade de encaminhar amostra para outros setores analíticos;
2) Quando a amostra é encaminhada para Laboratórios de Apoio;
3) Após revisão do cadastro das requisições e verificada necessidade de inclusão de
exames;
4) Exames que não são realizados diariamente ou por necessidade de adequação de
fluxo de amostras dentro do Setor analítico;
5) Quando há necessidade de separar amostra para ser enviada aos demais
Laboratórios da Santa Casa e para encaminhar para os Laboratórios vinculados à
Secretaria da Saúde – LACEN.
Obs.: O registro deve ser feito imediatamente após transferência da amostra do frasco
mãe para o frasco / tubo alíquota. Quando é realizada uma alíquota em um setor, mas a
análise da amostra aliquotada será em outro setor, o registro de alíquota deve ser apenas
no setor no qual a amostra será analisada.
Quando uma amostra apresenta volume muito baixo que possa interferir na precisão do
sistema de pipetagem do equipamento, o analista clínico/aux. laboratório transfere o
volume de soro para “cup” identificada com número interno do pedido e acopla a “cup” ao
tubo “mãe” de amostra para que seja realizada a análise, seguindo os passos abaixo:
1) Identificar a “cup” com o número interno da amostra a ser aliquotada;
2) Conferir o número interno da amostra com o número registrado na “cup”;
3) Realizar a alíquota;
4) Realizar o registro da alíquota no módulo Resultado (vide item abaixo);
5) Realizar o procedimento acima individualmente com cada amostra;
6) Encaminhar amostra para análise em rack específica, conforme equipamento;
7) Se já foram realizados todos os exames, desprezar a amostra excedente que estiver
na “cup”. NÃO retornar esta alíquota de soro para o tubo mãe.
Obs.: Verificar a real necessidade de fazer alíquota da amostra de soro em “cup”.

5.5.3.2 Como registrar a alíquota no Módulo Resultado do software SCOLA:


1) Para realizar o registro deve-se acessar o módulo Resultado do software SCOLA,
através de usuário e senha próprios:
2) Selecionar F8 (Ações);
3) Selecionar o item “alíquota de material” (U);
4) Ler o código de barras da alíquota ou digitar o número do pedido, número da ordem e
número do tubo;
Se o registro de alíquota já foi realizado aparecerá a mensagem “aíquota de material
realizada em __/__/__ (data), __:__:__(hora) , pelo usuário ____”.
Obs.: A realização do registro de alíquota para cada exame pode ser verificada pela
rastreabilidade do pedido no item Detalhes do exame – Rastreabilidade - Alíquota do tubo
/ amostra, e/ou pelo Log do pedido - Uso geral - 1 Log do pedido.

5.5.4 Encaminhamento de amostras:


Antes de encaminhar as amostras para processamento sempre observar o aspecto das
mesmas, verificando se não se encontram hemolisadas, ictéricas, lipêmicas e/ou com
pouco volume. Se for o caso, essas amostras deverão ser sinalizadas para os analistas
clínicos que devem tomar as devidas providências, como nova colheita, por exemplo.
1) As amostras, respeitando suas prioridades, deverão ser distribuídas da seguinte
maneira pelos auxiliares de laboratório:
a) Imediata, Acidente de trabalho e Doador de órgãos: entregar “em mãos” aos
Analistas Clínicos;
b) Emergências e Troponina: após a centrifugação manual encaminhar as
amostras sem tampa para a APTIO, via IOM, através da rack apropriada na linha
“Entrada destampados STAT” ou encaminhar amostra para colocar de forma
manual, pela frente do equipamento;
c) Urgências, Consulta e Rotinas: encaminhar para a APTIO via módulos Bulk ou
IOM.
2) Alguns tipos de exames necessitam de encaminhamentos especiais, como:
a) Amostras para pool de prolactina: o auxiliar de laboratório realiza o controle de
material no módulo Resultado, é impressa uma etiqueta de código de barras
denominada PPRL-Pool de Prolactina que deve ser usada para rotular um tubo
vazio. O auxiliar deverá entregar as três amostras centrifugadas manualmente
juntamente com o tubo já rotulado para o analista clínico do setor de Imunologia;
b) Amostras de pH de Líquido Pleural: devem ser colhidas e acondicionadas em
seringa vedada, e devem ser entregues para o analista clínico responsável.
Quando as amostras de líquido pleural vêm acondicionadas em frasco diferente
de seringa, o auxiliar de laboratório ao dar o controle de material deve comunicar
ao analista clínico que a mesma não veio em seringa para que seja solicitada a
nova coleta;
c) pH de outros líquidos biológicos: os auxiliares encaminham a amostra, acrescida
da ficha de trabalho, para os analistas clínicos realizarem o exame conforme
POP específico.
3) Amostras com necessidade de realização de testes em equipamentos não vinculados
a esteira são encaminhadas para o IOM diretamente pelo sistema APTIO, sendo
classificadas de acordo com a prioridade dos testes pendentes:
a) Amostras das saídas: CAI, Dimension, PBNP, Architect, Capillarys: Separadas
no IOM em linhas específicas. Essas amostras são retiradas e as colocadas nas
racks específicas para processamento dos testes nos equipamentos pertinentes.
b) Amostras com exame VDRL e MON: Separadas no IOM. O auxiliar posicionado
na APTIO retira esta amostra e coloca na rack da Sorologia, localizada na
geladeira 3 do setor APTIO.
c) CIC, CICNT, HBA e FKIMX: Em plantões diurnos e noturnos, as amostras
deverão ser acondicionadas em estantes próprias na geladeira 3 da APTIO.
d) Rapamicina: organizar as amostras, em estante própria na gaveta 1,no freezer 1
do Setor APTIO.
e) Metotrexato: a amostra deve ser recebida em tubo sem gel separador e vir
protegida da luz. Após a centrifugação, o auxiliar de laboratório deve entregar
em mãos para o analista clínico responsável pelos exames no dia.
f) Amostras das saídas Imunologia ou Incompletos: As amostras de exames que
não possuem rotina diária deverão ser distribuídas nas estantes localizadas na
geladeira 3, respeitando a seguinte prioridade:


2º 4º 5º 6º
IMUNO-
PROTEINOGRAMA CENTAUR IMMULITE “MÃOZINHA”
FLUORESCÊNCIA
FAF TXM ATPO FKIMX(tarde)
HVG
ADN (Confirmações) ATRG e demais amostras sem
HVM
CENTR PGS C19 rotina sendo realizada

g) Crioglobulina: a amostra deve ser recebida em mãos pelo auxiliar / analista


clínico. Após dar o controle de material, deve-se colocar a amostra no banho-
maria a 37ºC até a retração do coágulo e após ser centrifugada. Separar o soro,
realizar o registro de alíquota e fazer o envio para Apoio conforme item 5.5.6.
Armazenar a amostra em temperatura ambiente na estante identificada “Exames
para encaminhar para Lab. Apoio”, que se encontra na bancada da sala do setor
de Laboratório de Apoio.
h) Espermograma / Frutose: a amostra deve ser recebida, processada pelo analista
clínico de acordo com a solicitação de exames e após a liberação, deverá ser
centrifugada. Após, separar o sobrenadante cuidando para não pipetar o
sedimento, armazenar em novo frasco previamente identificado com etiqueta do
paciente, acondicionar a amostra conforme orientações disponíveis na aba 6 da
janela “detalhe do exame” da tela de “Digitação e Conferência de Resultados” do
módulo Resultado do Scola. Realizar o registro de alíquota.
i) INS: alíquota realizada pela esteira, congelar à -20ºC no freezer n° 01 da APTIO
em estante específica identificada. Antes do processamento, homogeneizar as
amostras descongeladas.

5.5.5 Organização diária das amostras no final da tarde:


Imprimir o “relatório de exames pendentes” no módulo Resultado do software SCOLA,
onde as amostras dos exames sinalizados abaixo deverão ser rastreadas através do
software SCOLA e da APTIO e armazenadas conforme descrito abaixo:
1) FAF, ADN e CENTR: armazenadas em seus tubos originais na estante da
Imunofluorescência, localizada na geladeira 3 da APTIO até a realização da rotina.
Nas sextas-feiras e fins de semana, realizar alíquota para o exame ADN e congelar à
-20ºC no freezer n° 01 da APTIO em estante específica identificada.
2) PGS: quando apenas restar o exame PGS a ser realizado, a amostra deverá ser
armazenadas em seu tubo original na estante de Proteinograma, localizada na
geladeira 3 da APTIO até a realização da rotina.

5.5.6 Amostras para Laboratórios de Apoio:

5.5.6.1 Preparo das amostras:


Antes do processamento da amostra sempre entrar no pedido correspondente, clicar no
exame a ser encaminhado e verificar as informações do item 6 “ Ajuda” em “Detalhes do
exame” para verificar como proceder adequadamente para o preparo, conservação e
envio do exame correspondente. As alíquotas realizadas pela APTIO e encaminhadas
através do IOM também deverão ter suas informações de conservação verificadas no item
Ajuda;
1) Depois de centrifugadas (quando necessário, conforme indicado no item “Ajuda”),
separar a amostra em tubo previamente identificado, de acordo com o Laboratório que
irá ser enviado o exame, com etiqueta de código de barras correspondente e tampar;
2) Para amostras que não necessitem centrifugação, realizar o preparo pertinente;
3) Verificar se a amostra deve ser refrigerada ou congelada e realizar registro de
alíquota;
4) Realizar o envio no sistema de todas as alíquotas (item 5.5.6.2) e encaminhar as
amostras ao setor de Laboratórios de Apoio, acondicionando nos locais adequados.
Observações:
1) O aux. de laboratório / analista clínico que iniciar o preparo destas amostras deve
realizar toda a atividade, do início ao fim, sem deixar pendência.
2) Se o volume obtido for inferior ao volume informado na aba “Ajuda” deverá ser
sinalizado para o Analista Clínico que definirá se será o mesmo será enviado ou
solicitado nova coleta.
3) Quando o envio físico no setor de Laboratório de Apoio estiver finalizado (período da
tarde e plantões), após preparo dos materiais mantê-los em uma estante específica
para “Exames Lab.Apoio”, na geladeira do setor APTIO, geladeira 3 ou no freezer 5 da
soroteca, na primeira gaveta, de acordo com as condições necessárias para a
realização dos testes.
4) Para amostras de plasma, antes da centrifugação, certificar-se que não haja fibrina ou
coágulo.

5.5.6.2 Envio das amostras:


O envio eletrônico das amostras somente deverá ser realizado após concluídas todas as
etapas sinalizadas acima. Ele deve ser realizado independente do dia/hora da semana.
No Módulo Resultado, selecionar a opção “Envio setor apoio administrativo”, realizando a
leitura automática do código de barras da(s) amostra(s) e confirmando visualmente a
troca de posição do pedido na tela da lista de material pendente (esquerda) para a lista de
material enviado (direita) e confirmando o envio ao término do procedimento.

Para os exames que são do setor analítico e não estão mapeados para “Labex”, porém,
por falta de insumos ou problemas em equipamentos serão encaminhados para
Laboratório de Apoio, proceder o envio manual dos mesmos:
1) Acessar o Envio Setor Apoio Administrativo;
2) Na lista de pendente inserir o número do pedido e número do tubo. Ex: P: 5555555-01-
0101;
3) Abrir uma janela com a relação de exames para este frasco;
4) Marcar o(s) exame(s) que será encaminhado para o Apoio Administrativo;
5) Clicar em OK;
6) Na lista de enviados, selecionar o pedido/exame;
7) Clicar em confirma;
8) Abre uma janela com a pergunta: “confirma envio de tubos para setor administrativo de
apoio?”, Clicar em “Sim”.

6. FORMULÁRIOS/REGISTROS VINCULADOS
Não aplicável.

7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Não aplicável.

8. ANEXOS
Não aplicável.

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