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PROCEDIMENTO DE REEMBOLSO DE PRDV

VIAGENS Versão: 01

É vetada a reprodução parcial ou total do Procedimento de Reembolso de Despesas de Viagens por ser
parte integrante das práticas da SIRONA DENTAL, sendo obrigatório para tanto a autorização formal do
Representante da Direção.

I
PROCEDIMENTO DE REEMBOLSO DE PRDV
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SUMÁRIO

1. Objetivo .............................................................................................................1

2. Definições ..........................................................................................................1

2.1 Viagem a serviço .........................................................................................1

2.2 Adiantamento de viagem ............................................................................1

2.3 Prestação de contas/acerto de despesas ...................................................1

3. Solicitação de adiantamento de viagem nacional e internacional ....................2

3.1 Adiantamento nacional ...............................................................................2

3.2 Adiantamento internacional .......................................................................2

4. Prestação de contas do adiantamento de viagem e solicitação do reembolso

de viagens ..............................................................................................................4

4.1 Prazo para prestação de contas do adiantamento e reembolso ...........4

4.2 Despesas reembolsáveis pela empresa e instruções de preenchim. .....6

4.3 Despesas não reembolsáveis pela empresa. ........................................13

4.4 Comprovantes de despesas aceitos. ....................................................13

5. Elaboração .......................................................................................................15

6. Período de vigência..........................................................................................15

Anexos .................................................................................................................15

Histório de alterações ..........................................................................................16

Aprovações ..........................................................................................................16

Recebimento do procedimento de relatório de despesas ..................................17

II
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Estabelecer Normas e Procedimentos a serem seguidos pelos missionários da

Sirona Dental Brasil, com relação a Reembolso de despesa de viagens a serviço

dentro e fora do território nacional.

2. DEFINIÇÕES

2.1 – Viagem a serviço

Viagem a serviço da empresa é a locomoção de missionários da Sirona Dental

para localidades onde serão desenvolvidas atividades profissionais específicas.

É a quantia em dinheiro entregue ao missionário viajante para cobrir gastos

com hospedagem, passagem aérea, estacionamento, refeições, material de

escritório para missionários externos, taxi, quilometragem, combustível, pedágio,

refeições com cliente, passagem terrestre, correios, outros custos (lavanderia, taxa

de hotel, internet somente no caso da indisponibilidade do modem, água com

limite máximo de R$ 8,00 por dia, no qual, deverá ser especificado no relatório de

consumo do hotel ou através de cupom fiscal e não será aceito como descrição de

consumo “Frigobar”).

É o conjunto de documentos que comprova as despesas efetuadas durante a

viagem, imprescindíveis para o acerto de contas no retorno.

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Para solicitar o adiantamento de viagem nacional, o missionário preencherá o

formulário “Solicitação de Adiantamento de Viagem”, anexo I, e enviará ao seu

gerente solicitando aprovação via e-mail com cópia para o departamento

financeiro: angelica.silva@sirona.com ou na ausência para

adriana.silverio@sirona.com.

O valor autorizado pela Sirona Dental é de R$ 100,00 por dia para gastos com

refeição, taxi e passagem terrestre.

O prazo para solicitação é de 4 dias úteis antes do início da viagem.

A devolução do valor de adiantamento de viagem em casos de cancelamento,

deverá ser efetuado 2 dias úteis após o cancelamento da viagem e informar a data

de devolução ao departamento financeiro.

Importante: O missionário poderá ter somente 1 (um) adiantamento

pendente, não ultrapassando 20 dias do retorno da viagem, caso o prazo não

seja respeitado o superior imediato será notificado.

Para requerimento de adiantamento de viagem internacional, o missionário

viajante preencherá o formulário de “Solicitação de Adiantamento de Viagem”,

anexo I, e o enviará ao seu gerente solicitando aprovação via e-mail com cópia para

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o departamento financeiro: angelica.silva@sirona.com, ou na ausência para

adriana.silverio@sirona.com

Para viagens internacionais, a Sirona Dental disponibilizará um cartão de

viagem com senha e a cada solicitação de viagem, este cartão será recarregado.

Os missionários que viajarem pela primeira vez pela Sirona Dental, deverá

enviar junto com a solicitação, cópia da CNH ou RG e CPF e comprovante de

endereço para emissão do cartão pela corretora de câmbio.

O valor autorizado pela Sirona Dental é de 100,00 (moeda solicitada), por dia

para gastos com refeição, taxi e passagem terrestre e 100,00 (moeda solicitada)

para diária de hotel caso não ocorra o faturamento para a Sirona Brasil ou Sirona

exterior.

O prazo máximo para solicitação é de até 6 dias úteis antes do início da viagem.

Na possibilidade de cancelamento da viagem, o missionário deverá avisar com 2

dias úteis após o cancelamento da viagem.

Importante: O missionário poderá ter somente 1 (um) adiantamento

pendente, não ultrapassando 20 dias do retorno da viagem, caso o prazo não

seja respeitado o superior imediato será notificado.

O missionário deverá efetuar a devolução na seguinte conta corrente.

DADOS BANCÁRIOS
Sirona Dental Comércio de Produtos e Sistemas Odontológicos Ltda.
CNPJ: 12.483.930/0001-22

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Nome do Banco: Bradesco


Nº do Banco: 237
Agência: 3380-4
Conta Corrente: 0238802-2
Local: São Paulo
Observação: É obrigatório informar o CPF do missionário depositante.

 Prazo para prestação de contas do Relatório de Despesa

O missionário deverá apresentar seu relatório em até 7 (sete) dias corridos

do retorno de sua viagem.

 Prazo para Pagamento do Relatório de Despesa

a) Os relatórios que chegarem na Sirona São Paulo para o setor financeiro

do dia 1º ao dia 15, serão reembolsados em até 2 dias úteis antes do último dia útil

do mês atual.

b) Os relatórios que chegarem na Sirona São Paulo para o setor financeiro

do dia 16 ao dia 30, serão reembolsados no dia 15 do mês subsequente.

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Importante: Após a prestação de contas, se a apuração resultar em saldo a

devolver para Sirona deverão ser respeitados os prazos acima (item a e b),

fazer depósito na conta da Sirona conforme dados abaixo e o comprovante de

depósito deverá ser enviado para o setor financeiro juntamente com o

relatório em questão.

Nas viagens internacionais, o relatório deverá vir acompanhado expressamente

com cópia do extrato do cartão de viagem que pode ser impresso através do site

https://cliente.cartoesrendimento.com.br/travel/Login_Primeiro_Acesso.aspx

Quando for utilizado o cartão de viagem, o departamento financeiro irá incluir a

taxa de conversão no relatório de despesa (esta taxa é a mesma na compra da

moeda).

Nos casos em que o missionário utilizar o seu cartão de crédito pessoal, deverá

apresentar uma cópia da sua fatura e a taxa de conversão utilizada será a mesma

praticada pelo cartão de crédito em questão.

Nos casos em que o missionário pagar as despesas com seu dinheiro, deverá

acessar e imprimir a conversão no site do Banco Central (utilizar a taxa do 1º dia ou

do último dia da viagem, dos dois o maior) e incluir a informação no relatório de

despesa no campo “TAXA”.

Site do Banco Central

http://www4.bcb.gov.br/pec/conversao/conversao.asp

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Importante: Os relatórios deveram ser enviados primeiramente para o

superior imediato solicitando aprovação por e-mail e os prazos abaixo serão

praticados após aprovação. O valor aprovado pelo superior imediato não

necessariamente será o valor pago devido à checagem pelo setor financeiro de

acordo com a política de viagem.

Sirona Dental Comércio de Produtos e Sistemas Odontológicos Ltda.

CNPJ: 12.483.930/0001-22
Nome do Banco: Bradesco
Nº do Banco: 237
Agência: 3380-4
Conta Corrente: 0238802-2
Local: São Paulo
Observação: É obrigatório informar o CPF do missionário depositante.

Os missionários situados fora da cidade de São Paulo deverão encaminhar os

comprovantes por correios aos cuidados de Angélica Silva informando fora do

envelope “relatório de despesa” e nome.

Enviar os relatórios na Sirona São Paulo

Rua Gomes de Carvalho, 1306 conj 51 – Bairro Vila Olímpia

Cidade: São Paulo UF: SP Pais: Brasil

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CEP: 04547-005 Fone: (11) 3046-2222 Fax: (11) 3046-2205

Os missionários situados no escritório de São Paulo deverão entregar os

comprovantes diretamente ao setor financeiro com identificação no envelope.

As células em vermelho são Campos Obrigatórios que deverão ser preenchidos

corretamente no Relatório de Despesas.

Obs: A soma de todas as despesas do relatório ocorrerá somente se todos os

campos obrigatórios estiverem devidamente preenchidos

A planilha de relatório deverá conter a data de emissão. Esta informação é de

extrema importância e servirá como controle interno para o setor financeiro.

O número de matricula inicia com 20 (referente aos missionários contratados

pela filial de São Paulo) ou 10 ( referente aos missionários contratados pela ( matriz

em Itajaí ) e a numeração final são os 3 (três) últimos números informados no

campo Matricula no holerite junto ao nome.

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O número do Centro de Custo é informado no campo C.Custo abaixo do nome

em seu holerite.

Somente será reembolsado o valor do KM de veículos próprio quando o

missionário estiver a trabalho, ou seja, quando usado para fins da empresa em

visita a clientes, eventos, reuniões e treinamentos internos na Sirona São Paulo. O

valor por Km rodado é de R$ 0,60 centavos. Deverá ser preenchido os seguintes

campos: Dia/ Mês, De/para (ex: São Paulo/ Campinas/ São Paulo), nome do

cliente e motivo da visita (neste campo consta uma lista de motivos que deverá

ser selecionado).

Não será reembolsado o trajeto: Residência – Sirona – Sirona - Residência

Para veículos alugados, será reembolsado o valor de combustível, mediante

apresentação da nota ou cupom fiscal.O reembolso de quilometragem, não será

aplicado neste caso.

Deverão ser preenchidos os seguintes campos: Dia/ Mês, Local (endereço do

cliente), nome do cliente e motivo da visita (neste campo consta uma lista de

motivos que deverá ser selecionado).

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O pedágio será pago mediante comprovante da concessionária da rodovia. Nos

casos de Sem Parar, o missionário deverá enviar por e-mail o extrato em pdf e

excel da fatura fechada, obrigatoriamente selecionando o valor a ser

reembolsado.

Deverão ser preenchidos os seguintes campos: Dia/ Mês, Local (endereço do

cliente), nome do cliente e motivo da visita (neste campo consta uma lista de

motivos que deverá ser selecionado).

As despesas com taxi serão efetuadas mediante apresentação de um recibo de

taxi preenchido (numeral e por extenso), itinerário, data, nome do taxista, placa do

veiculo e assinatura.

Deverão ser preenchidos os seguintes campos: Dia/ Mês, Local (endereço do

cliente), nome do cliente e motivo da visita (neste campo consta uma lista de

motivos que deverá ser selecionado).

O missionário terá o direito ao reembolso do valor de até R$ 20,00 de café da

manhã (caso não esteja incluso na diária do hotel). O almoço é coberto pelo vale-

refeição previamente creditado ao missionário por meio do cartão vale-refeição,

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com o valor de R$ 20,00. Aos sábados, domingos e feriados, o missionário fará jus

ao reembolso de despesas com almoço até o limite de R$ 20,00.

Caso o missionário esteja em cliente ou evento em domicílio diferente do qual

reside ou, ainda, trabalhando nas dependências da empresa após as 20h00 o

mesmo terá direito ao limite de R$30,00 para o jantar. Não será reembolsado esse

valor para o missionário que permanecer nas dependências da empresa por motivo

de rodízio do seu veículo.

O missionário que pagar para outros missionários terá o direto a R$ 30,00 no

jantar e R$ 20,00 no almoço aos sábados, domingos e feriados por pessoa (ex: 4

missionários jantaram e apenas 1 deles desembolsou o gasto, será pago R$

120,00 respeitando o limite permitido, inclusive reuniões de confraternizações

com a equipe).

Importante: Antes do envio ao setor financeiro, os missionários deveram

solicitar aprovação do gerente geral por e-mail para os valores que

ultrapassarem os limites estipulados na política de viagem.

O reembolso de refeições com cliente será ressarcido mediante cupom fiscal ou

nota fiscal.

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Importante: Antes do envio ao setor financeiro, os missionários deveram

solicitar aprovação do gerente geral por e-mail para os valores que

ultrapassarem os limites estipulados na política de viagem.

As hospedagens devem ser solicitadas a agência de viagens contratada pela

empresa e aprovadas pelo superior imediato. Serão faturadas diretamente a Sirona

não cabendo o reembolso ao missionário. Nos casos em que houve imprevistos

referentes a hospedagens, enviar a nota fiscal para o departamento financeiro e

especificar na planilha de relatório de despesas o motivo do gasto. O reembolso

será efetuado após a aprovação do superior imediato.

As passagens aéreas devem ser solicitadas a agência de viagens contratada pela

empresa e aprovadas pelo superior imediato. Serão faturadas diretamente para

Sirona não cabendo o reembolso ao missionário. Nos casos em que houve

imprevistos referentes a passagens aéreas, enviar o ticket ou canhoto para o

departamento financeiro e especificar na planilha de relatório de despesas o

motivo do gasto. O reembolso será efetuado após a aprovação do superior

imediato.

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Missionários terão direito a reembolso de estacionamento quando visitar

clientes e quando ocorrer eventos e feiras da empresa. Quando nas dependências

do escritório da Sirona, deverá solicitar o selo de estacionamento junto a nossa

recepção para que não haja desembolso. A solicitação de selos se aplica somente

aos missionários que não permanecem no escritório.

O reembolso de correios será pago em casos de envio restritamente

profissional. Deverá ser especificado o motivo do envio. O envio deverá ser via

Sedex normal.

Será reembolsado material de escritório para o missionário que tiver solicitado

para seu superior imediato antes da compra e estiver fora do escritório desde que seja

de uso exclusivo para a empresa e aprovado antes da compra por seu superior

imediato.

Outros custos se referem à lavanderia, taxa de hotel, internet somente no caso

da indisponibilidade da internet 3G disponibilizados para os missionários, água

com limite máximo de R$ 8,00 por dia, no qual, deverá ser especificado no

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relatório de consumo do hotel ou através de cupom fiscal e não será aceito como

descrição de consumo “Frigobar”.

As taxas de hotel são cobranças de hospedagem solicitada pelo hotel que

deverá ser especificado no relatório.

Os serviços de lavanderia serão reembolsados após o 4º dia de hospedagem.

Importante, informação para os técnicos: Não será aceito reembolso de

ferramentas e peças através do relatório de despesa de viagem, o missionário

deverá solicitar o reembolso através da requisição de compras de acordo com os

procedimentos internos mediante aprovação do superior imediato.

Não serão reembolsadas despesas com diversões em geral (cinema, teatro,

competições esportivas etc.) e outras provenientes do consumo de isqueiros,

cigarros ou bebidas alcoólicas.

Importante: Brindes a clientes não está autorizado, caso seja necessário,

deverá ser solicitado para o departamento de marketing.

As despesas realizadas acima dos limites estabelecidos e/ou não suportadas por

documentos hábeis correrão por conta do missionário viajante.

Todas as despesas realizadas na viagem, a serem reembolsadas pela empresa,

devem ser comprovadas com documentação hábil, conforme segue:

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Cupom ou nota Fiscal com detalhe de quantidade de refeições. Não serão

aceitos ticket de Caixa, comprovantes de cartões de débito, crédito e vale refeição

expedida pelas operadoras de cartão.

Nota Fiscal de Serviços, Fatura de Serviços e/ou Conta de Hospedagem.

Recibo fornecido pelo Caixa ou fatura fechada do Sem Parar.

Cupom fiscal do estacionamento ou nota fiscal fornecido pelo estabelecimento.

Cartão de embarque e voucher da passagem aérea contendo o trecho, nome do

missionário e valor. Na passagem terrestre será aceito apenas o bilhete de

passagem contendo as informações de trecho e valor.

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Comprovante fornecido pelo motorista, sendo que, na prestação de contas,

será especificado o itinerário realizado (origem - destino), data, placa do veículo e

assinatura do condutor.

Sempre verificar com a agência, possibilidade de locação de carro, já que em

algumas cidades o táxi sai mais caro.

Comprovante fornecido pela Empresa Brasileira de Correios e Telegráfos.

Nota fiscal ou cupom fiscal fornecido pelo estabelecimento.

Essa política foi elaborada pelo Departamento Financeiro.

Essa Política entra em vigor na data de sua assinatura e tem vigência por prazo

indeterminado.

• Anexo I = Formulário de Solicitação de Adiantamento de Viagem

• Anexo II = Relatório de Reembolso de Despesas Nacional e Internacional

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HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Versão Resumo de Mudanças

00 Emissão Inicial

APROVAÇÕES

NOME Assinatura Data


Elaborado por: Angélica Silva (Analista
Contábil)
Revisado por: Adriana Silvério
(Coordenadora Contábil)
Aprovado por: Edirlene Amaral (Gerente
Financeira)

São Paulo, 27 de Junho de 2013.

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Recebimento do Procedimento de reembolso de viagens

Eu declaro ter recebido uma cópia do Procedimento de Reembolso de Viagens

da Sirona Dental.

Eu entendo e concordo que é de minha responsabilidade ler o Guia Orientação

e respeitar as regras, politicas e normas da Companhia.

Reconheço também que a Sirona se reserva no direito de rever, apagar ou

adicionar qualquer item neste guia a qualquer momento.

Se eu tiver dúvidas sobre o conteúdo ou interpretação deste guia, me

comprometo entrar em contato com o Departamento de Recursos Humanos.

Data:____________________________

Nome: ___________________________

Assinatura:________________________

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