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REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL

MGS
DETALHAMENTO DE PROCESSOS
CADEIA DE VALOR MGS
DESENVOLVIMENTO DO NEGÓCIO GOVERNANÇA

DESENVOLVER E
GERIR REALIZAR REALIZAR REALIZAR GERIR POLÍTICAS E
ACOMPANHAR DESENVOLVER NOVOS PROSPECTAR NOVOS
MODERNIZAÇÃO PLANEJAMENTO GERIR RISCOS GERIR OUVIDORIA CONTROLE AUDITORIA NORMATIVOS
PLANEJAMENTO SERVIÇOS MERCADOS
ORGANIZACIONAL FISCAL E TRIBUTÁRIO INTERNO INTERNA INSTITUCIONAIS
ESTRATÉGICO

GERIR CONTRATOS GERIR SERVIÇOS


DESENVOLVER
BUSCAR MELHORES GERIR ROTA DE TREINAMENTOS TÉCNICOS
GERIR PROMOVER GERIR CONTRATOS PRÁTICAS DE MERCADO
GERIR INDICADORES SUPERVISORES PARA O SERVIÇO
ALTERAÇÕES RELACIONAMENTO COM
CONTRATUAIS
CONTRATUAIS COM O CLIENTE SUBCONTRATADAS ACOMPANHAR SUPERVISIONAR GERIR SATISFAÇÃO DO
DESEMPENHO OPERACIONAL EXECUÇÃO NO LOCAL CLIENTE

REALIZAR VENDA DE SERVIÇO EXECUTAR SERVIÇO FATURAR SERVIÇO ENCERRAR PRESTAÇÃO


DO SERVIÇO

PROSPECTAR CAPACITAR
PLANEJAR E MOVIMENTAR PROCESSAR LOGÍSTICA DE DESMOBILIZAR
NOVAS ELABORAR EMPREGADOS
SOLICITAR PESSOAS ENTREGAS E DEVOLUÇÕES RECURSOS
DEMANDAS PROPOSTA PARA OS SERVIÇOS GERIR
DIMENSIONAR INSUMOS,
COMERCIAL E CONTAS A
RECEBER DEMANDA EQUIPAMENTOS REALOCAR REALIZAR
FORMALIZAR GERIR ESCALA DE GERIR ESCALA RECEBER
DEMANDA DO E PESSOAS EQUIPES NOS ATENDIMENTO ENCERRAR CONTRATO
CONTRATO EQUIPES MÓVEIS DE FÉRIAS
CLIENTE CONTRATOS AO CLIENTE

PROVER PESSOAS PROVER INSUMOS E EQUIPAMENTOS

REALIZAR REALIZAR
GERIR RECRUTAR RECURSOS GERIR PROCESSO ADQUIRIR INSUMOS
TREINAMENTO GERIR RISCOS GERIR MANUTENÇÃO EM
DESLIGAMENTOS HUMANOS SELETIVO E EQUIPAMENTOS E GERIR ESTOQUE
INTRODUTÓRIO OCUPACIONAIS UNIFORMES EQUIPAMENTOS E
SERVIÇOS
PATRIMÔNIO

GESTÃO FINANCEIRA GESTÃO DE SUPRIMENTOS GESTÃO CONTÁBIL GESTÃO DE PESSOAS


ELABORAR E GERIR GERIR TREINAMENTO E
GERIR CONTAS A PAGAR GERIR CUSTOS REALIZAR ATENDIMENTO AO
GERIR CONTRATOS COM FORNECEDORES ORÇAMENTO DESENVOLVIMENTO
EMPREGADO
CORPORATIVO
REALIZAR CONCILIAÇÃO FINANCEIRA REALIZAR FECHAMENTO
CONDUZIR INVENTÁRIO GERIR TRIBUTOS GERIR ATRAÇÃO E RETENÇÃO GERIR FOLHA DE PAGAMENTO
CONTÁBIL
REALIZAR ANÁLISES DE CRÉDITO CONTROLAR HISTÓRICO GERIR CONVÊNIOS
PLANEJAR COMPRAS FUNCIONAL
GERIR ASPECTOS JURÍDICOS
GERIR NOTAS FISCAIS GERIR INFORMAÇÕES DO GERIR APURAÇÃO DE PONTO
ANALISAR TERMOS EMPREGADO
GERIR AÇÕES JUDICIAIS
GERIR BENS E SERVIÇOS CONTRATUAIS
GESTÃO DE TI GERIR ASOS GERIR ABSENTEÍSMO
INTERNALIZAR E DESENVOLVER E MANTER
PARAMETRIZAR SOLUÇÕES SISTEMAS ATENDER À DEMANDAS DOS GERIR CONTENCIOSO
GERIR PROTOCOLO ADMINISTRATIVO APURAR ILÍCITOS
ÓRGÃOS DE CONTROLE GERIR BENEFÍCIOS
PROVER SOLUÇÕES DE ADMINISTRATIVOS
GERIR ESTRATÉGIA DE TI
GERIR FROTA TECNOLOGIA ACOMPANHAR
DESENVOLVER E MANTER GERIR PROCESSOS
GERIR SERVIÇOS DE TI RELACIONAMENTO COM GESTÃO DE COMUNICAÇÃO
GERIR PATRIMÔNIO INFRAESTRUTURA CONSULTIVOS
SINDICATOS
GERIR COMUNICAÇÃO EXTERNA E
GERIR SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO GERIR COMUNICAÇÃO INTERNA
INSTITUCIONAL
Natureza do Processo
Divisão do processo de trabalho por natureza
Operação do serviço Provimento para Operação
Vendas e Análise de Mercado

NOVOS MERCADOS VENDAS PÓS VENDA ATENDIMENTO PROVER INSUMOS E


SERVIÇO 1 SERVIÇO 2 SERVIÇOS 3 PROVER PESSOAS EQUIPAMENTOS
AO CLIENTE

PROSPECTAR NOVAS GERIR ALTERAÇÕES PLANEJAR E SOLICITAR INSUMOS, EQUIPAMENTOS E PESSOAS ADQUIRIR INSUMOS,
PROSPECTAR NOVOS GERIR SATISFAÇÂO RECRUTAR RECURSOS
MERCADOS DEMANDAS CONTRATUAIS DO CLIENTE GERIR ESCALA DE FÉRIAS EQUIPAMENTOS E
HUMANOS
SERVIÇOS

GERIR INDICADORES BUSCAR MLEHORES PRÁTICAS DE MERCADO


DESENVOLVER NOVOS RECEBER DEMANDA DO CONTRATUAIS SUPERVISIONAR
CLIENTE MOVIMENTAR PESSOAS GERIR ESTOQUE
SERVIÇOS EXECUÇÃO NO GERIR DESLIGAMENTOS
LOCAL
PROMOVER DESENVOLVER TREINAMENTOS TÉCNICOS PARA O SERVIÇO
RELACIONAMENTO PROCESSAR LOGISTICA
DIMENSIONAR ÁREA COM O CLIENTE REALIZAR GERIR PROCESSO GERIR RISCOS DE ENTREGA E
ATENDIMENTO AO SELETIVO OCUPACIONAIS DEVOLUÇÕES
CLIENTE ACOMPANHAR DESEMPENHO OPERACIONAL
ELABORAR PROPOSTA GERIR CONTRATOS COM
COMERCIAL E TERCEIRIZADAS
REALIZAR REALIZAR
FORMALIZAR
TREINAMENTO GERIR UNIFORMES MANUTENÇÃO EM
CONTRATO GERIR ROTA DE
GERIR ESCALA DE EQUIPES MÓVEIS INTRODUTÓRIO EQUIPAMENTOS
SUPERVISORES
REALOCAR EQUIPES
NOS CONTRATOS
CAPACITAR
DESMOBILIZAR RECURSOS EMPREGADOS PARA OS
SERVIÇOS
ENCERRAR CONTRATO

Suporte à gestão Suporte aos processos finalísticos

ASSESSORIA DE GESTÃO TECNOLOGIA DA CONTABILIDADE SUPRIMENTOS FINANCEIRO ADMINISTRAÇÃO ORGANIZAÇÃO E PESSOAS


INFORMAÇÃO

DESENVOLVER E
ACOMPANHAR GERIR CONTENCIOSO DESENVOLVER E
ELABORAR E GERIR GERIR CONTAS A GERIR TREINAMENTO E
MANTER SOLUÇÕES DE GERIR FOLHA DE
PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO ORÇAMENTOS GERIR CONTRATOS PAGAR GERIR PROTOCOLO DESENVOLVIMENTO GERIR CONVÊNIOS
TELECOMUNICAÇÕES E PAGAMENTO
ESTRATÉGICO COM FORNECEDORES CORPORATIVO
REDES
REALIZAR
GERIR MODERNIZAÇÃO GERIR PROCESSOS FECHAMENTO GERIR CONTAS A REALIZAR
ORGANIZACIONAL CONSULTIVOS DESENVOLVER E RECEBER GERIR ATRAÇÃO E
CONTÁBIL GERIR SERVIÇOS ATENDIMENTO AO GERIR ASOS
MANTER SERVIÇOS DE CONDUZIR RETENÇÃO
GERAIS E EMPREGADO
INFRAESTRUTURA INVENTÁRIO
GERIR INFORMATIVOS PAGAMENTOS
REALIZAR AUDITORIA REALIZAR
ANALISAR TERMOS E DECLARAÇÕES
INTERNA CONCILIAÇÂO GERIR APURAÇÃO DE
CONTRATUAIS OBRIGATÓRIAS CONTROLAR HISTÓRICO
DESENVOLVER E FINANCEIRA GERIR BENEFÍCIOS PONTO
FUNCIONAL
MANTER SISTEMAS REALIZAR PLANEJAR COMPRAS GERIR PATRIMÔNIO E
PLANEJAMENTO FROTA
GERIR COMUNICAÇÃO GERIR OUVIDORIA REALIZAR ANÁLISES
FISCAL E TRIBUTÁRIO DE CRÉDITO
INSTITUCIONAL GERIR INFORMAÇÔES DO APURAR ILÍCITOS GERIR ABSENTEÍSMO
GERIR GOVERNANÇA E EMPREGADO ADMINISTRATIVOS
GERIR POLÍTICAS E GERIR CUSTOS
ESTRATÉGIA DE TI
NORMATIVOS
GERIR RISCOS INSTITUCIONAIS

GERIR TRIBUTOS
ACOMPANHAR GERIR AÇÕES JUDICIAIS GERIR SERVIÇOS DE TI
RELACIONAMENTO
COM SINDICATOS GERIR NOTAS FISCAIS
ATENDER A DEMANDAS
DOS ÓRGÃOS DE ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2016 |3
CONTROLE
ORGANOGRAMA MGS Assembleia Geral
Assembleia Geral
Proposta do novo organograma da MGS
Conselho Conselho fiscal
Conselho de
Administração Conselho Fiscal

Presidência

Presidência
Auditoria Gabinete

Auditoria Interna Gabinete da


Presidência
Ouvidoria
A. Estratégica
Coordenação Ouvidoria Assessoria de
Planejamento e
Contencioso Comunicação Gestão
Jurídico Assessoria de
Comunicação
Riscos
Coordenação Assessoria
Assessoria de
Jurídica
Gestão de Riscos
Consultivo

Diretoria Diretoria Diretoria

Centro Diretoria
Diretoria de Recursos Administrativa e
Diretoria de Negócios Centro de
Humanos Capacitação e Financeira
Treinamento

Superintendência Superintendência Superintendência Superintendência Superintendência Superintendência Superintendência

Superintendência de Superintendência de
Tecnologia da Superintendência Superintendência de Superintendência Superintendência de
Recrutamento e Controladoria e
Informação Comercial Operações Gestão de Pessoas Logística
Logística de Pessoas Finanças

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação


Coordenação Coordenação
Atendimento ao Contabilidade e
Infraestrutura Vendas e Gestão de Apuração e Compras
Desenvolvimento de cliente Fiscal
Tecnológica Recrutamento Pagamento
Mercados e Desligamento
Coordenação
Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação
Gestão de Coordenação
Coordenação
Suporte e Documentos Custos e
Gestão Almoxarifado
Atendimento a Logística de Orçamento
Gestão de Contratos Coordenação Funcional
Sistemas e Resultados Pessoas
Coordenação Limpeza e Conservação, Coordenação Coordenação
Coordenação
Portaria e Condomínios
Tecnologia e
Desenvolvimento Saúde Administração Tesouraria
Coordenação Ocupacional e Patrimônio
de Sistemas
©EloGroup| TodosOperacionais,
osServiços
direitos
Técnicos e reservados 2016
Manutenção
|4
e Atendimento
DESDOBRAMENTO
PROPOSTA
DIRETORIA DE NEGÓCIOS
DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria Comercial e de Logística

Diretoria

Diretoria Comercial e de
Logística

Superintendência

SUNEG
Departamento

DEDOC

Gestão de Documentos

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

COCEN COCON CONEG COCIA

Central de Relacionamento Elaboração e acompanhamento de Comercialização e Gestão de Cidade Administrativa


documentos contratuais Negócios

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DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria de Negócios

Diretoria

Diretoria de Negócios

Superintendência Superintendência

Superintendência Superintendência de
Comercial Operações

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

Coordenação Vendas Coordenação de Limpeza e Serviços técnicos e


Time de Gestão de conservação, operacionais,
e Desenvolvimento Gestão de Contratos
atendimento ao Documentos portaria e manutenção e
de Mercado e Resultados
cliente condomínios atendimento ao público

CONEG COCON
CONEG DEDOC CONEG COPRED*

©EloGroup| Todos os direitos reservados 2016 |8


DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria de Negócios
Diretoria

Diretoria de Negócios

Superintendência Superintendência

Superintendência Superintendência de
Comercial Operações

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

Coordenação de Vendas e Serviços técnicos e


Desenvolvimento de
Gestão de Contratos e Atendimento ao Gestão de documentos Limpeza, conservação, Operacionais,
Mercado Resultados Cliente Portaria e condomínios Manutenção e
Atendimento
ACOMPANHAR
PROSPECTAR NOVAS ACOMPANHAR ACOMPANHAR
GERIR ALTERAÇÕES REALIZAR ATENDIMENTO DESEMPENHO
DEMANDAS/ RECEBER DESEMPENHO DESEMPENHO
CONTRATUAIS AO CLIENTE OPERACIONAL
DEMANDA DO CLIENTE OPERACIONAL OPERACIONAL

PLANEJAR E SOLICITAR PLANEJAR E SOLICITAR PLANEJAR E SOLICITAR


DIMENSIONAR DEMANDA GERIR INDICADORES GERIR ROTA DE INSUMOS, EQUIPAMENTOS INSUMOS, EQUIPAMENTOS INSUMOS, EQUIPAMENTOS
CONTRATUAIS SUPERVISORES E PESSOAS E PESSOAS E PESSOAS

ELABORAR PROPOSTA BUSCAR MELHORES BUSCAR MELHORES


GERIR SATISFAÇÃO DO BUSCAR MELHORES
COMERCIAL E GERIR CONTRATOS COM PRÁTICAS DE MERCADO PRÁTICAS DE MERCADO
CLIENTE PRÁTICAS DE MERCADO
FORMALIZAR CONTRATO TERCEIRIZADAS

PROSPECTAR NOVOS DESMOBILIZAR RECURSOS DESMOBILIZAR RECURSOS


SUPERVISIONAR
MERCADOS REALOCAR EQUIPES NOS DESMOBILIZAR RECURSOS
EXECUÇÂO NO LOCAL
CONTRATOS
DESENVOLVER DESENVOLVER
DESENVOLVER NOVOS
DESENVOLVER TREINAMENTOS TÉCNICOS TREINAMENTOS TÉCNICOS
SERVIÇOS
TREINAMENTOS TÉCNICOS PARA O SERVIÇO PARA O SERVIÇO
ENCERRAR CONTRATO
PARA O SERVIÇO
PROMOVER
RELACIONAMENTO COM GERIR ESCALA DE EQUIPES GERIR ESCALA DE EQUIPES
MÓVEIS MÓVEIS
O CLIENTE ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2016 |9
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:

SUPERINTENDÊNCIA Superintendência responsável por acompanhar e direcionar melhorias para os resultados financeiros dos contratos da MGS com
COMERCIAL seus clientes; buscar novas oportunidades de mercado para ampliação da atuação da empresa em novos serviços e clientes.

COORDENAÇÃO PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO:

• Prospectar/ receber novas demandas: Atuar como ponto focal da MGS no cliente. Manter um próximo relacionamento com o cliente,
buscando novas oportunidades por serviços oferecidos pela MGS dentro de cada um dos contratos, bem como atender à novas demandas
sinalizadas pelos clientes
• Elaborar proposta comercial : Elaborar propostas comerciais que atendam a necessidade do cliente e ao mesmo tempo aos interesses
econômicos da MGS;
• Dimensionar área: Realizar a coleta de informações necessárias (pessoas, insumos, equipamentos, etc.) para a construção de uma proposta
comercial adequada à realidade e necessidade do cliente, utilizando premissas técnicas delimitadas pela equipe de operação do serviço.
COORDENAÇÃO DE Garantir a identificação do quantitativo correto de insumos que corresponda à necessidade do cliente.
VENDAS E • Promover relacionamento com o cliente: Manter contato próximo com o cliente da MGS, entendendo suas demandas e necessidades e
DESENVOLVIMENTO sinalizando possíveis desvios à equipe de operações dos serviços.
DE MERCADO • Gerir inteligência de mercado: Analisar e recomendar ações que visam o melhor conhecimento sobre as necessidades do mercado e
direcionamento das ações estratégicas a serem adotadas para aprimorar o desempenho da prestação de serviços da MGS
• Prospectar novos mercados: Realizar análise de potencial e propor estratégia de entrada em novos clientes; Analisar viabilidade de entrada
em novos mercados ainda não explorados pela MGS
• Desenvolver novos serviços: Estudar necessidades dos clientes e propor novos serviços e/ou desenvolver novas formas de prestar o serviço;
Precificar novos serviços e avaliar sua viabilidade e potencial de venda

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir alterações de contratos: Manter atualizados e dentro do prazo os instrumentos contratuais celebrados entre a MGS e os clientes;
Negociar reequilíbrio econômico do contrato quando necessário.
COORDENAÇÃO DE • Monitorar resultados financeiros: Monitorar desempenho financeiro dos contratos da MGS, acompanhando margem de contribuição, gastos
GESTÃO DE por rubrica, limites financeiros, custo por atividade, dentre outros. Orientar equipe de operações sobre possíveis desvios na execução
CONTRATOS E financeira do contrato
• Gerir contratos com terceirizadas: Gerir valores , prazo de vigência e execução financeira dos contratos com empresas quarteirizadas que
RESULTADOS prestam serviço nos clientes
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO

Realizar prospecção e gestão da carteira de clientes, buscando a qualidade de atendimento ao cliente da MGS

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Conhecer o mercado de atuação da MGS, percebendo novas oportunidades de prestação de serviços para a empresa
 Conhecer os diferentes serviços oferecidos pela MGS e buscar novas prospecções em atuais clientes
 Sinalizar à chefia as demandas fora do escopo do caderno de serviços, para que possa ser verificada a possibilidade de
atendimento
 Conhecer e apresentar ao cliente as vantagens da contratação dos serviços da MGS
 Conhecer as modalidades de prestação dos serviços e oferecer a mais adequada às necessidades do cliente
ANALISTA  Identificar e sinalizar novas oportunidades de negócio para a empresa
COMERCIAL  Elaborar proposta comercial mais adequada às necessidades do cliente
 Acompanhar equipe de dimensionamento durante a mensuração do serviço no cliente
 Informar as demais áreas de suporte sobre o andamento das negociações com clientes, para fins de projeção de
demanda
 Elaborar e assinar documentos essenciais para tramitação interna, responsabilizando-se pela tramitação dos
instrumentos contratuais
 Acompanhar a elaboração de orçamentos, propostas, termos aditivos e contratos de forma a agilizar o processo e
evitar alterações constantes e atraso nas entregas pelo cliente
 Acompanhar o período de mobilização no cliente
 Realizar visitas periódicas ao cliente a fim de acompanhar a qualidade do serviço , adequar e buscar novas demandas
 Reportar possíveis adequações do serviço aos especialistas
 Gerenciar projetos de desenvolvimento de novos serviços
 Contatar clientes em tempo hábil para manifestar interesse de renovação de contrato e conhecer sua intenção
ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO

Estudar necessidades dos clientes e propor novos serviços e/ou desenvolver novas formas de prestar o serviço

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Conhecer o mercado de atuação da MGS, percebendo novas oportunidades de prestação de serviços para a empresa
 Conhecer os diferentes serviços oferecidos pela MGS e buscar novas prospecções em atuais clientes
 Acompanhar periodicamente as atividades no cliente, buscando identificar falhas, melhorias ou melhores práticas na
execução do serviço
TIME DE  Captar e organizar proativamente informações relevantes sobre o comportamento da concorrência, de seus clientes e
DESENVOLVIMENTO do mercado como um todo, analisando tendências e cenários, e permitindo um melhor processo de tomada de decisão
DE MERCADO no curto e longo prazo
 Identificar características do mercado tais como oferta, demanda, tendências, ameaças e oportunidades, analisando e
mensurando a atratividade econômica dos empreendimentos, visando dar suporte às decisões estratégicas e à
elaboração de plano de negócios.
 Estabelecer metodologia de desenvolvimento de serviços, aplicando os passos para criação e testes de novos serviços a
serem prestados pela MGS
 Realizar estudos de viabilidade de projetos e reduzir os riscos da MGS com novos empreendimentos
 Precificar novos serviços
ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO
FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO
Realizar a gestão dos contratos de clientes, buscando o melhor desempenho financeiro e abrangência adequada dos
contratos da MGS

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Controlar prazo de vigência do instrumento e encaminhar solicitações de prorrogação


GESTOR DE  Acompanhar margem de lucro dos contratos e atuar na correção de desvios
 Controlar os custos gerais dos contratos mediante acompanhamento mensal e monitorando os gastos com pessoal,
CONTRATO
materiais, equipamentos, diárias de viagem, transporte e demais custos relacionados aos serviços
 Acompanhar execução do contrato, garantindo o cumprimento das clausulas acordadas pela MGS e pelo cliente
 Monitorar limites financeiros e operacionais dos contratos e acionar atualizações do instrumento
 Estabelecer prazos para a correção de pendências e negocia-los internamente e junto ao cliente
 Controlar a vigência dos contratos com empresas terceirizadas e avaliar constantemente sua prestação de serviços
 Tramitar o encerramento de contrato
 Outras atribuições intrínsecas a um gestor de contrato

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO


Elaborar e acompanhar a formulação e aprovação de instrumentos contratuais, garantindo a agilidade e a qualidade das
informações dos contratos e a inserção dos dados relevantes no sistema.

PRINCIPAIS ATIVIDADES
 Realizar lançamentos dos custos gerais dos contratos com pessoal, materiais, equipamentos, diárias de viagem,
TÉCNICO DE transporte e demais custos relacionados aos serviços;
CONTRATOS  Cadastrar e acompanhar os registros de contratos no sistema de gestão, tais como datas de vencimento e atualizações,
alterações, movimentações, cadastro de produtos e quantitativos
 Atualizar, em todos os contratos vigentes, taxas, impostos, e outras atualizações que ocorrerem ao longo da vigência
do contrato;
 Acompanhar prazos de assinatura dos instrumentos no cliente, informando o gestor do contrato no caso de problemas
 Responsabilizar-se pela assertividade dos critérios técnicos de contrato apontados no check-list, antes de dar
prosseguimento ao processo de verificação jurídica
COORDENADORIA DE VENDAS E DESENVOLVIMENTO DE MERCADO | Prospectar/ receber novas demandas

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


• Demanda do cliente mapeada • Conversão de visitas em novos contratos
Atuar como ponto focal da MGS no cliente. Manter um próximo
• Programação de dimensionamento agendada
relacionamento com o cliente, buscando novas oportunidades por
• Orçamento apresentado ao cliente
serviços oferecidos pela MGS dentro de cada um dos contratos,
bem como atender à novas demandas sinalizadas pelos clientes

ESCOPO

DE: Identificação de oportunidade de venda ATÉ: Orçamento aprovado

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Cliente Cliente Cliente

Email, ligação
ENTRADA ou Citsmart Orçamento
Serviços que demandam encaminhado para
A demanda pode ser rotineira e dimensionamento no avaliação
constar no contrato do cliente. local
Receber demanda de
serviço do cliente MGS Elaborar orçamento Proposta Acompanhar
Agendar/realizar Agendar visita de ou proposta
dimensionamento apresentada ao tramitação do Tramitar contrato
visita ao cliente Identificar oportunidade comercial cliente contrato no cliente
de venda de novo serviço
ao cliente MGS
+ +
Serviço não previsto em contrato ou
demanda por desenvolvimento
específico Agendamento de visita Dados necessários para
Agendamento de de dimensionamento elaboração do
visita comercial realizada orçamento
SAÍDA
realizado

Elaborar proposta
Dimensionar
comercial e formalizar
INTERFACE demanda
contrato

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente Ciitsmart para o recebimento de demandas spot para


Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado complementação de contratos
Equipe multidisciplinar de dimensionamento (áreas envolvidas) Sistema corporativo para elaboração de orçamentos e precificação
Coordenações de Serviços (diversas) de contratos.
COORDENADORIA DE VENDAS E DESENVOLVIMENTO DE MERCADO | Dimensionar demanda

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Dimensionar área do cliente onde será executado o trabalho, garantindo a • Dados da área do cliente registrados realizado • Acuracidade do dimensionamento realizado
coleta de informações relevantes que irão influenciar nas variáveis • Quantitativo de pessoas, materiais e • Análise de viabilidade operacional • Percentual de ocupação do contrato
operacionais da prestação do serviço. Calcular o numero ideal de pessoas, equipamentos indicados em da prestação do serviço realizada
equipamentos e materiais suficientes para que o serviço seja realizado com proposta comercial • Termo de referência de insumos não
qualidade. • Planejamento do fornecimento planejados

ESCOPO

DE: Agendamento da visita de dimensionamento ATÉ: Dados para orçamento coletados, calculados e encaminhados para orçamento

FLUXO DE TRABALHO

Prospectar novas Gerir Riscos Gerir contratos com Prospectar novas


INTERFACE demandas (agendar demandas (elaborar
Ocupacionais (EPI) terceirizadas
visita de dimensionamento) orçamento inicial)

Agendamento de visita Dados do


Dimensionamento da Avaliar demanda por
ENTRADA de dimensionamento Avaliar com as demais serviços terceirizados e
dimensionamento
necessidade de EPIs junto à encaminhados para
realizado áreas as incluir no contrato
Segurança do Trabalho. orçamento
particularidades e
ajustes da proposta

Analisar
Coletar dados de Calcular quantitativo Analisar
Consolidar viabilidade Encaminhar dados
Agendar visita de ideal de insumos, particularidades Avaliar necessidade
dimensionamento escopo do operacional para orçamento
dimensionamento equipamentos, com áreas de subcontratação
do cliente no local fornecimento da prestação de serviço
e pessoas especialistas
do serviço

Todos os custos diretos para Planejamento de


a prestação dos serviços demanda Escopo de Análise de viabilidade
devem ser dimensionados, Fornecimento operacional do serviço
SAÍDA
incluindo EPI
Consultar áreas especialistas da MGS para construir melhor proposta comercial
Planejar e solicitar
Prover insumos e Realizar Processos Elaborar proposta
Prover pessoas Gerir riscos insumos,
equipamentos manutenção em Jurídicos comercial e formalizar
ocupacionais equipamentos e
INTERFACE equipamentos (consultivo e contencioso) contrato
pessoas

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Equipe de dimensionamento
Áreas envolvidas com provimento de pessoas
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado A DESENVOLVER: Sistema onde seja possível registrar os
Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Compras dados do local, como metragem, fotos, plantas, tipo de
Almoxarifado piso, dentre outras informações relevantes para o serviço.
Jurídico
Coordenações de Serviços
COORDENADORIA DE VENDAS E DESENVOLVIMENTO DE MERCADO | Elaborar proposta comercial e formalizar contrato

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Elaborar propostas comerciais que • Orçamento do serviço • Contrato assinado • Numero de alterações em propostas comerciais
atendam a necessidade do cliente e ao • Análise de viabilidade econômico-financeira e • Publicação do contrato no DOE pelo cliente em tramitação
mesmo tempo aos interesses econômicos indicadores de resultado do contrato definidos • Tempo de tramitação de instrumentos (total)
da MGS. • Proposta comercial elaborada e entregue ao
cliente

ESCOPO

ATÉ: Contrato publicado no Diário Oficial do Estado


DE: Orçamento aprovado pelo cliente

FLUXO DE TRABALHO

Dimensionar
INTERFACE demanda
Gerir custos Cliente Cliente

Dados de
ENTRADA Dados de
custos
dimensionamento
Orçamento Proposta
Adequações no orçamento comercial

Elaborar planilha para Tramitar internamente


Receber e analisar Analisar Analisar e redigir
Elaborar cenários Elaborar orçamento proposta
dados de precificação da rentabilidade do condições da
para a proposta e enviar ao cliente comercial e
dimensionamento proposta serviço proposta
formalizar contrato

Análise de viabilidade Os cenários da proposta


Serviço econômica e deverão seguir as
precificado indicadores de negociações e orçamento Publicação DOE
desempenho econ-fin sinalizado pelo cliente Proposta
SAÍDA do contrato comercial

Gerir indicadores contratuais Analisar termos Cliente


INTERFACE contratuais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado


Coordenação de Contratos e Resultados
ACo para a gestão dos prazos de envio de instrumentos
Coordenadoria consultiva do jurídico
ERP para lançamento dos dados e gestão do contrato
Coordenadoria(s) de serviços
Cliente
COORDENADORIA DE VENDAS E DESENVOLVIMENTO DE MERCADO | Desenvolver novos serviços

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Usar as informações proporcionadas por clientes da MGS e pelas • Portfólio atualizado • Rentabilidade de novos serviços
inovações de mercado para desenvolver novos serviços aderentes • Novo serviço planejado
à estratégia da MGS e que possam gerar novas fontes de receita • Crescimento do mercado da MGS
para a empresa.

ESCOPO

DE: Demanda de desenvolvimento de um novo serviço. ATÉ: Novo serviço testado e pronto para ser oferecido ao mercado

FLUXO DE TRABALHO
Buscar melhores Receber demanda
INTERFACE práticas de mercado do cliente
Promover
Superintendência
relacionamento com
de operações
o cliente
Demanda de novo serviço ainda
não prestado pela MGS, ou Planejamento do
ENTRADA adequação em serviço do novo serviço
portfólio

Incluir novo
Avaliar viabilidade
Analisar aderência Avaliar melhorias serviço no
Receber demanda econômico- Conceber projeto Planejar processo Realizar piloto do
ao portfólio/ e lançar novo portfólio e
de novo serviços financeira do novo de serviço do novo serviço serviço
estratégia da MGS serviço prospectar novos
serviço
clientes

A interface de planejamento de novos Novo serviço


serviços dependerá da sua natureza, mas desenvolvido e pronto
deverá acontecer fortemente alinhada para ser oferecido aos
SAÍDA com a superintendência de operações e clientes
com as áreas de provimento

Prospectar novas
INTERFACE demandas

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado


Coordenações de Serviços (dependendo da natureza do serviço) Gerenciador de projetos para registro dos projetos bem sucedidos
Coordenação de atendimento ao cliente e mal sucedidos
COORDENADORIA DE VENDAS E DESENVOLVIMENTO DE MERCADO | Promover relacionamento com o cliente

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Manter uma comunicação e um contato constantes com os • Adequação em contratos • Numero de novos serviços prospectados
clientes, auxiliando na gestão de sua satisfação, coletando novas • Novos serviços identificados • Índice de Satisfação do cliente
demandas dos clientes e detectando a possibilidade de execução • Visita realizada
de novos serviços. • Novas demandas coletadas

ESCOPO

DE: Visita periódica ao cliente ou necessidade de visita urgente. ATÉ: Dados de visita consolidados

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Gerir alterações


Cliente contratuais

Periodicidade de visita
Necessidades de
do cliente ou
ENTRADA alterações
necessidade de visita
contratuais
urgente

Analisar dados Gerar escala de Coletar novas Identificar


Consolidar
do contrato e visitas dos Agendar visita demandas e necessidades de
relatório de visita
novas propostas Assistentes periódica ao cliente negociar novos adequações
ao cliente
para o cliente de vendas serviços contratuais

Insumos coletados
Visitas ao cliente com os clientes que
SAÍDA agendadas possam gerar um
novo serviço

Cliente Desenvolver novos


INTERFACE serviços

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Contratos e Resultados


CRM
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
COORDENADORIA DE GESTÃO DE CONTRATOS E RESULTADOS | Gerir alterações contratuais

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


• Nova visita comercial agendada • Contratos não conformes
Manter atualizados e dentro do prazo os instrumentos contratuais
• Aditivo assinado entregue ao cliente • Prazo elaboração de aditivos e apostilas
celebrados entre a MGS e os clientes; Negociar reequilíbrio
• Apostila com alterações contratuais gerada
econômico do contrato quando necessário
• Indicadores contratuais atualizados

ESCOPO

DE: Solicitação de alteração contratual ou Prazo de vencimento atingido ATÉ: Contrato publicado no Diário Oficial do Estado

FLUXO DE TRABALHO
Realizar
Gerir folha de Adquirir insumos e
INTERFACE Cliente planejamento fiscal
pagamento equipamentos Cliente
e tributário

Atualização dos Atualização dos


Demanda de alteração valores de salários Atualização dos Aditivo
impostos cobrados
ENTRADA contratual valores de insumos contratual
Caso haja alteração do local de prestação do
serviço, será necessário novo
dimensionamento para serviços
Realizar visita de
Receber demanda
dimensionamento Elaborar novo Tramitar internamente
de alteração contrato Compilar Avaliar alterações em Reajustar valores
de demanda contrato com proposta
alterações taxas, impostos, de insumos
as informações comercial e
Data de vencimento contratuais encargos, etc. para serviço
Agendar visita atualizadas formalizar contrato
do contrato próxima ao cliente

90 dias antes do fim Prazos de atualizações


Apostila com Indicadores de
do contrato de CCT e outros valores
Agendamento de visita atualizações de gestão do
comercial realizado contrato Publicação DOE
SAÍDA valores
atualizados

Cliente Cliente Gerir indicadores Cliente


INTERFACE contratuais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente
Emissor de ticket para o recebimento de demandas spot para
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
complementação de contratos
Coordenação de Custos e Orçamentos
Sistema corporativo para elaboração de orçamentos e
Coordenação de Apuração e Pagamento
precificação de contratos.
Coordenação de Compras
ERP para lançamento e atualização de dados contratuais
Coordenação de Contratos e Resultados
COORDENADORIA DE GESTÃO DE CONTRATOS E RESULTADOS | Gerir indicadores contratuais

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

• Plano de coleta de indicadores alinhado com as áreas • Desempenho financeiro dos contratos
Manter um controle e um acompanhamento contínuo dos
• Indicadores de resultado avaliados e comunicados às áreas (rentabilidade dos contratos)
resultados contratuais e propor melhorias para aprimorar o
• Plano de ação para aprimorar indicadores de desempenho
desempenho dos contratos

ESCOPO

DE: Definição da forma de coleta dos indicadores junto às áreas ATÉ: Plano de melhorias desenvolvido

FLUXO DE TRABALHO
Gerir alterações
contratuais
Os processos cujos indicadores
Elaborar proposta
INTERFACE MGS serão coletados irão depender
comercial e formalizar
de cada contrato
contrato
Caso os indicadores sejam específicos de um
Indicadores de gestão cliente ou local, é papel do gestor do contrato
ENTRADA do contrato sinalizar o problema e apoiar a construção de
Dados do contrato
um plano de melhoria

Definir Analisar Sinalizar Construir plano


Coletar dados de Analisar dados e
dados dos indicadores Coletar dados resultados e desempenho dos de ação para
custos e consolidar
de desempenho operacionais impacto dos indicadores para as desenvolver
faturamento indicadores
do contrato indicadores áreas responsáveis melhores resultados

Forma de coleta de Indicadores de Plano de


dados alinhada junto desempenho e impactos melhoria
SAÍDA analisados
às áreas

MGS MGS
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Contratos e Resultados


Citsmart para o recebimento de demandas spot para
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
complementação de contratos
Todas as áreas da MGS que sejam responsáveis pelos indicadores
ERP para coleta dos dados e registro dos indicadores
de desempenho que causam impactos nos contratos
BI para a sistematização dos indicadores de desempenho
COORDENADORIA DE GESTÃO DE CONTRATOS E RESULTADOS | Gerir contratos com subcontratadas

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Gerir contratos de serviços específicos (que não fazem parte do • Termo de Referência do serviço a ser contratado • Solicitações de aditamento fora do prazo
negócio da MGS) para clientes que possuam a demanda. Garantir • Instrumento de avaliação do fornecedor • Contratos em execução com vigência expirada
a boa gestão destes contratos • Acompanhamento e emissão de NFs
• Solicitação de aditivos contratuais

ESCOPO

DE: Necessidade de subcontratação identificada ATÉ: Contrato com terceirizada encerrado

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Dimensionar Gerir indicadores


demanda contratuais

Demanda de Acompanhar
subcontratação resultado da
ENTRADA 90 dias antes do
identificada subcontratação no
contrato fim do contrato
Monitorar Encerrar contrato de
Autorizar
saldo contratual e Avaliar fornecedor prestação de serviço
Avaliar Identificar requisitos Incluir valores emissão de
vencimento e atestar
necessidade de e redigir Termo do serviço no NF e
serviço
subcontratação de Referência contrato Acompanhar pagamento Solicitar
prestado
execução técnica de fatura aditivo contratual
Instrumento de
Termo de Referência NF para Solicitação de
avaliação de
de compra/ pagamento aditivo
fornecedores
SAÍDA contratação contratual
preenchido

Adquirir insumos, Adquirir insumos,


Gerir contratos com
equipamentos e Gerir notas fiscais equipamentos e
INTERFACE serviços
fornecedores
serviços

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Contratos e Resultados


Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
ERP
Coordenação de compras
ACO
Tesouraria
Coordenação de Fiscal e de Contabilidade
COORDENADORIA DE GESTÃO DE CONTRATOS E RESULTADOS | Realocar equipes nos contratos

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Realocar empregados em novos endereços ou contratos com • Dados do dimensionamento do novo local • Prazo para formalização da realocação
agilidade, garantindo que não ocorram perdas financeiras para a • Orçamento aprovado pelo cliente (execução do processo ponta a ponta)
MGS durante o processo. • Proposta comercial adequada ao novo escopo do cliente

ESCOPO

DE: Comunicação de mudança de endereço ou troca de empregado de setor ATÉ: Empregados mobilizados no novo endereço

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE
Movimentar
Cliente Cliente pessoas

Comunicação de Para os serviços por


mudança de Aprovar orçamento
ENTRADA métrica é necessário com o cliente
endereço dimensionar o novo
local
Até 30 Movimentar e
dias comunicar empregados
Receber comunicação Realizar Gerar relatórios
Realizar Formalizar de vista de
de mudança de dimensionamento
novo orçamento novo contrato supervisão
endereço do novo local Lançar novas informações
do local no sistema

Insumos para
Dados do novo Proposta comercial compilação dos
local adequada ao novo indicadores
SAÍDA escopo

Elaborar proposta
Gerir indicadores
Dimensionar demanda comercial e formalizar
INTERFACE contratuais
contrato

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente
Coordenação de Atendimento ao Cliente (supervisores de campo)
Coordenação de Contratos e Resultados
ERP
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
Coordenação de Logística de Pessoas
Coordenação de serviço
COORDENADORIA DE GESTÃO DE CONTRATOS E RESULTADOS | Encerrar contrato

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Encerrar todo e qualquer compromisso e/ou pendência que a • Termo de rescisão assinado • Prazo de encerramento do contrato
MGS tenha com clientes que não pretendem estender sua • Comunicação para enceramento de contrato para as áreas
prestação de serviços com a empresa.. interessadas
• Pendências financeiras identificadas e enviadas ao cliente
• Recursos desmobilizados

ESCOPO

DE: Antecedência de 90 dias para o encerramento de contrato de um cliente. ATÉ: Termo de rescisão assinado.

FLUXO DE TRABALHO
Desmobilizar
recursos
Gerir contratos com
INTERFACE
terceirizadas
Gerir contas a
Cliente Planejar insumos, receber
equipamentos e pessoas
Ofício para Ofício de comunicação Comunicado de Débitos do cliente e
ENTRADA prorrogação do de encerramento do encerramento do pendências
contrato contrato com a MGS contrato financeiras

Comunicar interesse Comunicar


Receber formalização Avaliar pendências Gerar cobranças
em prorrogar internamente Desmobilizar Redigir termo de
de encerramento financeiras do pendentes e avaliar
contrato para o encerramento do recursos rescisão
do contrato cliente acertos
cliente contrato +
Necessidade de
Comunicado de
elaboração de termo Termos de rescisão de
encerramento do
aditivo para prorrogação contrato
SAÍDA contrato
do contrato
Gerir recrutamento
Gerir alterações Gerir orçamentos Cliente
INTERFACE contratuais Gerir custos
Gerir desligamento

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente Coordenações de Serviços


Coordenação de Contratos e Tesouraria
Resultados Coordenação de Recrutamento e
Citsmart
Coordenação de Vendas e desligamento
ACO
Desenvolvimento de Mercado Coordenação de Custos e
Coordenação de Atendimento Orçamento
ao Cliente
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:

SUPERINTENDÊNCIA DE Superintendência responsável por planejar, programar e monitorar a entrega dos serviços prestados pela MGS; buscar
OPERAÇÕES melhores práticas do mercado para atendimento às necessidades dos clientes; acompanhar prazos e qualidade de entrega

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:

• Realizar atendimento ao cliente: Acompanhar e direcionar chamados de clientes às áreas responsáveis por solucionar os problemas
operacionais; prestar informações ao cliente em suas demandas operacionais; monitorar indicadores de atendimento; acompanhar
respostas de atendimento junto ao cliente e gerir demandas urgentes ou prioritárias; desenvolver e apurar avaliações de qualidade e
direcionar resultados às áreas operacionais responsáveis;

COORDENAÇÃO DE • Gerir rota de supervisores: Desenvolver e gerenciar rota dos supervisores de campo de forma a abranger o maior numero de
ATENDIMENTO AO endereços para a auditoria do serviço prestado no cliente;
• Gerir satisfação do cliente: Coletar dados e auditar o serviço prestado pela MGS no endereço do cliente; indicar não conformidades
CLIENTE
aos gestores de serviços; auditar cumprimentos dos níveis de acordo de serviço da MGS com o cliente; disponibilizar informações
operacionais e de atendimento ao cliente.

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Acompanhar desempenho operacional dos serviços: Acompanhar indicadores de qualidade e produtividade dos serviços, tomando
decisões que visam melhorar o desempenho operacional com qualidade do gasto.

• Planejar e solicitar insumos, equipamentos e pessoas para atender aos serviços: Receber e controlar demandas da área comercial e
planejar de forma sistemática as demandas de materiais, pessoas e equipamentos necessárias para atender o cliente. Informar e
acompanhar o planejamento junto às demais áreas que deverão executar a solicitação.
COORDENAÇÃO DE • Buscar melhores práticas de mercado: Buscar e implementar as melhores práticas de marcado no que diz respeito aos equipamentos e
SERVIÇO materiais utilizados nos serviços, treinamento dos empregados e fiscalização das atividades. Diferenciar as necessidades de cada cliente
(Múltiplas) de acordo com o segmento de mercado.

• Gerir escala de equipes móveis: Quando aplicável ao serviço, gerir as escalas de atendimento das equipes móveis, garantindo a
alocação dos empregados de forma a gerar o maior retorno financeiro para a MGS alinhado às necessidades e ao cronograma solicitado
pelo cliente.

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor


ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO

Buscar as melhores práticas de mercado no que diz respeito à execução do serviço nos clientes, estando sempre atento à
evolução das tecnologias e garantindo a qualidade do serviço prestado

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Buscar melhores práticas de mercado para adequação e melhoria dos serviços prestados
 Atualizar o caderno de serviços da MGS conforme a evolução da produtividade e adequação da forma de prestação do
serviço
 Acompanhar periodicamente as atividades no cliente, buscando identificar falhas, melhorias ou melhores práticas na
execução do serviço
 Identificar os melhores materiais, insumos e equipamentos, visando o aumento da produtividade e reduzindo custos
de operação
 Ser responsável pela mobilização e acompanhamento do processo de mudanças tecnológicas no que diz respeito à
COORDENAÇÃO DE melhoria dos serviços prestados pela MGS
SERVIÇO  Atuar como responsável pela atualização das especificações do caderno de produtos, redigindo os termos de
referência para novos produtos a serem adquiridos e orientando a descrição dos materiais
 Atuar como responsável pelo catálogo de consumo por serviço, identificando problemas de produtividade e adequação
dos materiais a cada cliente
 Elaborar os treinamentos técnicos necessários para a prestação de serviços e atualizá-los mediante a percepção de
possíveis melhorias na maneira de executar os serviços.
 Interpretar dados de produtividade dos contratos e atuar para sua melhoria/ correção
 Atuar como suporte para a adequação da metodologia de dimensionamento conforme mudanças na forma de
prestação dos serviços
 Acompanhar resultados da pesquisa de satisfação com o cliente, buscando adequar o serviço com o intuito de
melhorar os resultados
 Monitorar capacidade de atendimento da MGS
 Elaborar o planejamento de insumos, equipamentos e serviços necessários para a prestação de serviços
 Gerir escala de equipes móveis
 Gerir indicadores referentes aos serviços prestados
ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO

Garantir o atendimento de qualidade às demandas dos clientes, repassando para os setores responsáveis e
acompanhando o atendimento das demandas no tempo acordado

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Receber, cadastrar, acompanhar as demandas encaminhadas pelos clientes, garantindo o atendimento pleno às
necessidades contratuais
 Cobrar a resolução dos chamados pelas áreas responsáveis dentro dos prazos acordados
 Acompanhar indicadores de atendimento ao cliente e atuar sobre os problemas
SUPORTE E  Informar problemas críticos ao Gestor de Contratos, a fim de evitar glosas por falta de atendimento
ATENDIMENTO  Classificar e priorizar demandas conforme urgência e importância do chamado
 Atuar proativamente a fim de evitar problemas operacionais causados por dificuldade de comunicação entre as áreas
da MGS
 Acompanhar processo de solicitação e sugerir mudanças
 Sugerir melhorias no sistema de emissão de chamados e nos processos de atendimento às demandas
 Solicitar informações sobre a execução e saneamento de pendências do contrato antes de rescisões
 Disponibilizar informações para o acompanhamento operacional pelos especialistas de serviço
 Receber demandas/ reclamações do cliente e direciona-las à equipe administrativa para solução
 Acompanhar relatórios dos supervisores a fim de direcionar tratativas de problemas da operação do contrato
 Elaborar a rota de supervisão de cada um dos supervisores, buscando o menor custo possível, maior cobertura por
cada um dos supervisores e o melhor atendimento
ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO

Acompanhar a execução do contrato em campo, garantindo a qualidade na prestação dos serviço e o atendimento às
demandas dos clientes

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Acompanhar o período de mobilização dos empregados no inicio de cada contrato/ serviço


 Realizar visitas periódicas, conforme programação, aos endereços dos clientes sob sua supervisão
 Colher e direcionar demandas dos clientes à equipe de atendimento responsável
 Tratar ocorrências e aplicar advertências e suspensões aos empregados com problemas disciplinares, conforme
orientação da equipe de RH
 Acompanhar qualidade da execução das atividades pelos funcionários lotados
 Acompanhar , reportar e tratar desvios de função
 Reportar problemas em equipamentos e solicitar correção
 Informar desvios da execução do contrato ao gestor do contrato
SUPERVISOR DE  Acompanhar e reportar práticas de utilização de materiais e equipamentos pelos funcionários em relatório específico
CAMPO  Acompanhar indicadores de execução dos serviços dimensionados e formular relatório
 Coletar informações operacionais para elaboração de treinamento visando a melhora na produtividade
 Orientar encarregados na elaboração de cronograma de serviço
 Acompanhar o preenchimento da pesquisa de satisfação junto ao cliente, garantindo o seu correto preenchimento e
apontamento das justificativas, conforme orientado em modelo padrão
 Reportar desvios na frequência e quantitativo de materiais e solicitar correções
 Acompanhar cronograma de entrega de uniformes e informar desvios
 Realizar movimentação de empregados e equipamentos conforme necessidade do cliente
 Acompanhar escala de férias dos empregados das localidades atendidas
 Recolher folha de ponto mensalmente, averiguando se está preenchida corretamente
 Reportar reclamações dos empregados e orientar tratativa
 Atuar como representante responsável da MGS frente aos empregados lotados, orientando ações e direcionando
demandas para tratativa interna
 Acompanhar cronograma de entrega de EPI’s, coletar as fichas de recebimento de EPI’s e devolver na sede da MGS
ATRIBUIÇÕES POR FUNÇÃO

FUNÇÃO OBJETIVOS DA FUNÇÃO

Garantir a qualidade e produtividade dos serviços prestados no local do trabalho, acompanhando cronogramas e
distribuindo as atividades de forma otimizada e adequada às necessidades do local.

PRINCIPAIS ATIVIDADES

 Atuar como preposto da MGS perante o cliente, na prestação dos serviços sob sua responsabilidade
 Distribuir, coordenar e supervisionar a execução dos serviços de limpeza, conservação e vigilância observando as
frequências programadas para cada situação
 Multiplicar os conhecimentos técnicos específicos para prestação de serviços em sua frente
 Responder pelos resultados da equipe, fornecendo orientação técnica e comportamental quando necessário
 Acompanhar e controlar execução das tarefas, o consumo de materiais e o uso correto de equipamentos
 Acompanhar, corrigir e reportar desvios de função
 Efetuar permanente avaliação e melhoria das técnicas de trabalho utilizadas, de forma a buscar excelência na
ENCARREGADO qualidade dos serviços prestados
 Controlar a frequência individual e o desempenho do grupo sob sua supervisão
 Reportar ao supervisor qualquer problema técnico/ comportamental identificado
 Quando necessário, acompanhar o trabalho de equipes itinerantes, a fim de garantir a qualidade do serviço prestado
 Conhecer as clausulas contratuais que possam gerar impactos financeiros à MGS e atuar proativamente a fim de evita-
los, reportando imediatamente os problemas ao responsável (ex: falta de algum material crítico)
 Solicitar, sempre que necessário, uniformes e EPIs para os empregados da localidade, por meio de solicitação padrão
 Preencher e enviar relatórios de consumo e produtividade do serviço
 Reportar possíveis adequações do serviço aos supervisores
 Atualizar, sempre que necessário, os dados dos empregados lotados no setor, como tamanho de uniforme, endereço e
outras informações pertinentes
 Identificar possíveis danos a saúde dos empregados na prestação de serviços, sabendo direcioná-los para outras
atividades que não sejam nocivas à integridade
COORDENADORIA DE SERVIÇO (por serviço) | Planejar e solicitar insumos, equipamentos e pessoas Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Receber e controlar demandas da área comercial e planejar de • Planejamento de demanda monitorado, atualizado e
• Aderência do planejamento de insumos com o executado (por
forma sistemática as demandas de materiais, pessoas e entregue ao setores competentes.
rubrica)
equipamentos necessárias para atender o cliente. Informar e
acompanhar o planejamento junto às demais áreas que deverão
executar a solicitação.

ESCOPO

DE: Receber dados de demandas do cliente/ área de vendas ATÉ: Planejamento de demanda encaminhado às áreas

FLUXO DE TRABALHO

Dimensionar
INTERFACE
demanda

Dimensionamento de pessoas,
ENTRADA/ materiais, equipamentos e EPIs
SAÍDA
Periodicamente, a previsão de demanda deverá ser
atualizada e informada às áreas de provimento

Receber dados de
dimensionamento Elaborar Acompanhar
Gerar e atualizar Encaminhar
planejamento de mobilização de
Receber dados de dados de demandas previsão às áreas
demanda recursos
demandas pontuais
de clientes
Planejamento de
Revisões de demanda de demanda por tipo
pessoas, materiais, de insumo
ENTRADA/ equipamentos e EPIs
SAÍDA

Realizar Gerir
Adquirir insumos e Gerir riscos Movimentar
atendimento alterações Gerir estoque Gerir Uniformes
INTERFACE ao cliente contratuais
equipamentos ocupacionais pessoas

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Time de dimensionamento Coordenação de Atendimento ao
(representantes das áreas Cliente
envolvidas) Coordenação de Compras
Coordenação de Vendas e Almoxarifado ERP (lançamento da previsão de insumos)
Desenvolvimento de Mercado Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Gestão de Coordenação de Gestão Funcional
Contratos e Resultados Coordenação de Logística de Pessoas
Coordenações de serviços
COORDENADORIA DE SERVIÇO (por serviço) | Gerir escala de equipes móveis Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Quando aplicável ao serviço, gerir as escalas de atendimento das • Cronograma de atendimento aos setores; • Satisfação geral dos clientes quanto à frequência dos
equipes móveis, garantindo a alocação dos empregados de forma a • Avaliação de qualidade dos serviços móveis serviços prestados;
gerar o maior retorno financeiro para a MGS alinhado às • Aderência ao cronograma de atendimento
necessidades e ao cronograma solicitado pelo cliente. • Margem de lucro dos serviços volantes

ESCOPO

DE: Venda de serviços móveis/ demanda de cliente por serviços móveis ATÉ: Dados de avaliação do serviço coletados no local e enviados para
compilação
FLUXO DE TRABALHO
Realizar Supervisionar
Dimensionar
INTERFACE atendimento ao execução no
demanda local
cliente

Nova requisição por serviços


ENTRADA/ Novo cronograma
móveis. Dimensionamento do
SAÍDA de atendimento de
local comunicado ou demanda
enviada setores

Comunicar encarregados
Receber demanda Analisar Readequar do novo cronograma Coletar dados de Acompanhar
de novo local de prioridades cronograma avaliação execução
atendimento de atendimento de atendimento Solicitar insumos do serviço do cronograma
e rota de entrega

Avaliação de
Solicitação de desempenho
materiais qualitativo do serviço
ENTRADA/
SAÍDA

Processar logística
Gerir satisfação
de entregas e
INTERFACE devoluções
do cliente

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Atendimento ao Cliente


Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado CRM
Almoxarifado Emissor de ticket
COORDENADORIA DE SERVIÇO (por serviço)| Desmobilizar recursos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Ao final do contrato, desmobilizar os recursos humanos e insumos • Cronograma de desmobilização • Prazo de desmobilização atendido (aderência do planejamento)
alocados no cliente de forma a minimizar perdas financeiras por • Planejamento de realocação de empregados
ociosidade de recursos para a MGS.

ESCOPO

DE: Venda de serviços móveis/ demanda de cliente por serviços móveis ATÉ: Dados de avaliação do serviço coletados no local e enviados para
compilação
FLUXO DE TRABALHO
Gerir Gerir
Encerrar
INTERFACE patrimônio e patrimônio e Empregados
contrato
frota frota

ENTRADA/ Ofício de encerramento Prazo para Comunicação de


SAÍDA Equipamentos
de contrato e prazo de recolhimento dos movimentação/
recolhidos
desmobilização equipamentos demissão

Recolher
Planejar cronograma de
Comunicar equipamentos e Emitir avisos de
Receber desmobilização Acompanhar
áreas sobre acessórios no local movimentação e
notificação e atestar
encerramento Analisar vagas em Realizar supressão de demissão aos
de desmobilização desmobilização
do contrato aberto e possíveis materiais no planejamento empregados
realocações de fornecimento

Quantitativo de Planejar junto às áreas a desmobilização de empregados e avaliar


supressão de prospects para possíveis realocações; bem como avaliar históricos dos
insumos empregados para direcionar demissões
ENTRADA/
SAÍDA

Planejar e solicitar Movimentar


Gerir riscos Controlar histórico
insumos, equipamentos pessoas
INTERFACE e pessoas (devolução)
ocupacionais funcional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenações de Serviço
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
Coordenação de Suporte Administrativo
CRM
Coordenação de Logística de Pessoas
Emissor de ticket
Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Gestão Funcional
COORDENADORIA DE SERVIÇO | Acompanhar desempenho operacional Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Acompanhar a prestação dos diferentes tipos de serviço, prezando • Relatório de desempenho operacional; • Lucratividade dos serviços.
sempre pela sua qualidade e pela satisfação do cliente e buscando • Levantamento de melhorias operacionais.
sempre possíveis pontos de melhoria.

ESCOPO

DE: Dados de desempenho dos serviços coletados ATÉ: Relatório de desempenho operacional elaborado e
melhorias propostas.
FLUXO DE TRABALHO
Supervisionar Realizar Buscar melhores Gerir
INTERFACE execução no atendimento práticas no satisfação do
local ao cliente mercado cliente

ENTRADA/
SAÍDA
Informações relevantes referentes a
prestação de serviços

Coletar dados de Gerar dados de Direcionar Elaborar relatório


Analisar
desempenho produtividade tratativas de desempenho
informações
dos serviços e lucratividade de desvios operacional

Demanda de melhoria nos


serviços
ENTRADA/
SAÍDA

Buscar melhores Desenvolver Planejar e Solicitar


Gerir riscos Gerir
práticas de treinamentos técnicos insumos, equipamentos
INTERFACE ocupacionais uniformes
mercado para o serviço e pessoas

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Atendimento ao Cliente


Coordenação de Serviços
Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Gestão Funcional
COORDENADORIA DE SERVIÇO | Buscar melhores práticas de mercado Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Estar sempre atento às práticas mais comuns e eficazes no • Planos de adequação do serviço; • Rentabilidade do serviço
mercado de atuação da MGS, bem como às possíveis inovações • Definição de atualizações do catálogo de serviços;
nos serviços prestados. Acompanhar desempenho operacional dos • Plano de treinamento para os empregados;
serviços prestados e buscar melhores formas de adequação. • Termos de referência para compra de materiais,
equipamentos e serviços.

ESCOPO

DE: Necessidade de revisão nos métodos de prestação de serviços. ATÉ: Catálogo de produtos e serviços atualizado

FLUXO DE TRABALHO
Acompanhar Desenvolver
Realizar Dimensionar
INTERFACE desempenho treinamentos
treinamentos serviço
operacional para serviços

ENTRADA/ Desempenho Operacional e Novas diretrizes de Alteração na forma de


SAÍDA demandas de melhoria dos treinamento para a prestação Solicitação de Dimensionamento e
serviços do serviço capacitação catálogo de serviços

Comparar práticas
Buscar e analisar Analisar viabilidade Redigir termos de Capacitar Realizar
do mercado com Planejar adequações Monitorar
serviços de de adequação da referência para a empregados adequações nos
o desempenho da nova prática resultados das
empresas prática aquisição de novos para as catálogos de
dos serviços da para os clientes adequações
concorrentes internamente insumos adequações produtos e serviços
MGS

Práticas de prestação
de serviços Termos para aquisição Necessidade de
de novos insumos e alterações contratuais
ENTRADA/ equipamentos
SAÍDA

Adquirir insumos Gerir


Concorrência Cliente Fornecedores e equipamentos Alterações
INTERFACE e serviços Contratuais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Serviços
Coordenação de Compras
Coordenação de Atendimento ao Cliente ERP -
Coordenação de Recrutamento e Desligamento BI
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
COORDENADORIA DE SERVIÇO | Desenvolver treinamentos técnicos para o serviço Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Atualizar constantemente os treinamentos ministrados aos • Plano de treinamento para o serviço; • Satisfação dos clientes quanto ao desempenho dos empregados;
empregados operacionais, visando sempre a melhoria na • Cronograma de treinamentos e reciclagem;
prestação dos serviços, difundindo-os para os funcionários aos • Materiais de treinamentos técnicos atualizados;
quais é pertinente. • Atualização dos encarregados e multiplicadores.

ESCOPO

DE: Necessidade de revisão nos métodos de prestação de serviços. ATÉ: Treinamentos realizados

FLUXO DE TRABALHO
Buscar melhores Acompanhar
Dimensionar
INTERFACE práticas de desempenho
mercado operacional serviço

Necessidade de atualização
ENTRADA/ Avaliação operacional
de treinamento
SAÍDA do serviço

Analisar requisitos
Formatar
para execução do Formatar material Orientar Ministrar Monitorar
treinamentos e
Serviço/ Informativo para multiplicadores dos treinamentos desempenho do
critérios
melhorias de os empregados treinamentos treinamento
treinamentos
específicos +

Termos para aquisição Detalhamento do


ENTRADA/ de treinamento treinamento
SAÍDA

Adquirir insumos, Gerir Realizar


equipamentos e comunicação treinamento
INTERFACE
serviços interna introdutório

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Serviços
Coordenação de Recrutamento e Desligamento
Assessoria de Comunicação ERP
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
Coordenação de Atendimento ao Cliente
COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE| Gerir satisfação do cliente (Reclamação do Cliente) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Analisar e direcionar reclamações de clientes relativas ao serviço • Relatórios periódicos sobre os principais motivos de • Tempo médio de resolução das demandas;
prestado no cliente e garantir que haja a correta tratativa/ reclamação dos cliente; • Índice de satisfação do cliente
resposta à demanda. • Plano para tratativa das reclamações frequentes;

ESCOPO

DE: Reclamação do cliente recebida. ATÉ: Relatórios de reclamação gerados e analisados

FLUXO DE TRABALHO
Realizar
Gerir satisfação do
INTERFACE atendimento Cliente cliente
ao cliente

ENTRADA/ Reclamação
Reclamação
SAÍDA Resolvida/ Dados de problemas
do Cliente operacionais
justificada

Receber reclamação Apurar Direcionar tratativa Acompanhar


Gerar relatórios de
do cliente reclamação para a área tratativa da
reclamações
responsável reclamação

Tratativa da Reclamação
ENTRADA/ Registro da ocorrência no
SAÍDA histórico do empregado

Desenvolver Acompanhar Controlar


PROVER INSUMOS Apurar ilícitos
PROVER PESSOAS treinamentos técnicos desempenho histórico
INTERFACE administrativos
para o serviço operacional funcional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas e
Desenvolvimento de Mercado Coordenação de Recrutamento e
Coordenação de Atendimento ao Desligamento
Cliente Almoxarifado Emissor de Ticket
Coordenação de Logística de Comissão de Sindicância ERP
Pessoas Auditoria Interna
Cliente Coordenação de Gestão Funcional
COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE| Gerir satisfação do cliente (Acompanhamento Periódico) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Acompanhar a satisfação do cliente, na tentativa de perceber • Indicadores de satisfação do cliente gerados • Índice de satisfação do cliente
possíveis fatores que poderiam levar a uma insatisfação.

ESCOPO

DE: Pesquisa de satisfação realizada. ATÉ: Indicadores de satisfação direcionados às áreas de provimento

FLUXO DE TRABALHO

Supervisionar
INTERFACE Cliente execução no local

Pesquisa de satisfação
ENTRADA/ coletada no local
SAÍDA

Coletar dados da Direcionar


Tabular os dados Gerar indicadores
Pesquisa de indicadores para
da pesquisa de satisfação
Satisfação tratativa das áreas

As pesquisas de satisfação deverão ser


feitas online ou coletadas e verificados
pelos supervisores de campo ou Fatores de insatisfação
assistentes de vendas
ENTRADA/
SAÍDA

PROVER INSUMOS E Desenvolver Acompanhar Promover


Apurar ilícitos
INTERFACE PROVER PESSOAS treinamentos técnicos desempenho relacionamento
EQUIPAMENTOS administrativos
para o serviço operacional com o cliente

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente Coordenação de Compras


Coordenação de Atendimento ao Almoxarifado
Cliente Comissão de Sindicância Emissor de Ticket
Coordenação de Logística de Pessoas Coordenação de Serviços ERP
Coordenação de Recrutamento Coordenação de Vendas e
e Desligamento Desenvolvimento de Mercado
COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE| Gerir satisfação do cliente (Relacionamento com o Cliente) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Fazer a gestão do conhecimento de possíveis fatores que possam • Indicadores de satisfação coletados. • Índice de satisfação do cliente
impactar a satisfação dos clientes.

ESCOPO

DE: Contato com o cliente. ATÉ: Plano de ação para tratativa elaborado.

FLUXO DE TRABALHO

Controlar histórico
INTERFACE Cliente funcional

ENTRADA/ Pesquisa de satisfação Registro da ocorrência no


SAÍDA respondida pelo cliente histórico do empregado

Inserir
Coletar informações informações em
de impacto na sistema de gestão Tabular e analisar Traçar plano de ação
satisfação do cliente do relacionamento informações para tratativa
com o cliente

Tratativa para o fator de


insatisfação do cliente

ENTRADA/
SAÍDA

Desenvolver Acompanhar Promover


PROVER INSUMOS treinamentos Apurar ilícitos
PROVER PESSOAS Desempenho relacionamento
INTERFACE técnicos para o administrativos
Operacional com o cliente
serviço

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Cliente
Coordenação de Atendimento ao Cliente
Coordenação de Logística de Pessoas
Coordenação de Recrutamento e Desligamento
Coordenação de Compras CRM
Almoxarifado
Comissão de Sindicância
Coordenação de Gestão Funcional
COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE | Realizar atendimento ao cliente Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Acompanhar e direcionar chamados de clientes às áreas • Demandas dos clientes direcionadas às áreas • Tempo médio de atendimento das demandas (Conforme SLA);
responsáveis por solucionar os problemas operacionais; prestar competentes; • Taxa de resolubilidade.
informações ao cliente em suas demandas operacionais; monitorar • Informações de demanda geradas
indicadores de atendimento; acompanhar respostas de
atendimento junto ao cliente.

ESCOPO

DE: Contato do cliente. ATÉ: Demanda resolvida.

FLUXO DE TRABALHO
Desenvolver Controlar Acompanhar
Movimentar PROVER INSUMOS
INTERFACE Cliente treinamentos técnicos histórico desempenho
pessoas
para o serviço funcional operacional

Demanda
ENTRADA/ Demandas operacionais de Demandas de Denúncias de Dados de
operacional
SAÍDA treinamentos conduta atendimento
do cliente insumos e pessoas
às demandas

Direcionar Acompanhar Gerir


Receber solicitação Analisar Finalizar
demanda para atendimento da dados de
do cliente demanda chamado
atendimento demanda atendimento

Neste caso, apenas demandas


de solicitações operacionais
Demanda
Reclamação não prevista
ENTRADA/ do Cliente em contrato
SAÍDA

Gerir Gerir
Satisfação do alterações
INTERFACE Cliente contratuais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Cliente
Coordenação de Atendimento ao Cliente
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
Coordenação de Logística de Pessoas Emissor de Ticket
Coordenação de Compras ERP
Coordenação de Recrutamento e Desligamento CRM
Coordenação de Gestão Funcional
Coordenação de Serviço
COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE | Gerir rota de supervisores Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Desenvolver e gerenciar rota dos supervisores de campo de forma • Rota de supervisores monitorada e atualizada. • Tempo médio por atendimento;
a abranger o maior numero de endereços para a auditoria do • Frequência de atendimento nos clientes (numero de
serviço prestado no cliente; visitas)
• % de execução da rota (locais programados x atendidos)

ESCOPO

DE: Necessidade de supervisionar a execução do serviço nos clientes da MGS. ATÉ: Rotas de supervisão planejadas e prontas para serem executadas.

FLUXO DE TRABALHO
Realizar
INTERFACE MGS atendimento ao
cliente

Demanda de visita
ENTRADA Demanda Urgente
Cada local deve possuir um formulário próprio
de coleta de informações que deve ser emitido
na ocasião de cada visita.

Gerar relatórios de Receber demanda Atender demanda


Identificar coleta de informações de visita urgente de visita urgente
Informar Reprogramar as Comunicar aos Compilar e
requisitos
rota aos rotas dos supervisores analisar
dos locais
Realizar programação supervisores supervisores mudanças da rota dados das rotas
a serem visitados Realizar atendimentos de rotina
das rotas
Definir periodicidade e tempo de visita de
acordo com a quantidade de empregados,
se há encarregado no local, etc. Rota de
Rota de Supervisão Supervisão Dados da rota dos
ENTRADA/ atualizada supervisores
SAÍDA

Supervisionar Supervisionar execução


INTERFACE execução no local no local

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente
Coordenação de Atendimento as Cliente Emissor de Ticket
Áreas demandantes de visitas e coleta de informação
COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE | Supervisionar Operação no Local Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Coletar dados e auditar o serviço prestado pela MGS no endereço • Avaliação da prestação de serviços em cada um dos • Conformidade dos serviços nos locais auditados
do cliente; indicar não conformidades aos gestores de serviços; clientes (formulário)
auditar cumprimentos dos níveis de acordo de serviço da MGS com • Demandas pontuais/ urgentes dos clientes
o cliente; disponibilizar informações operacionais e de • Dados do serviço
atendimento ao cliente.

ESCOPO

DE: Rota de supervisão e formulário de avaliação elaborados. ATÉ: Formulário registrado e dados compilados

FLUXO DE TRABALHO
Realizar
Gerir rota de
INTERFACE supervisores
atendimento
ao cliente

ENTRADA/ Rota de supervisores e


SAÍDA formulário de avaliação do
serviço

Avaliar
Receber Compilar e gerir
Realizar Solicitar demandas conformidades e
rota e formulário informações
visita ao local urgentes no local não-conformidades
de avaliação de visita
do serviço

Cada local deve possuir um formulário


próprio de coleta de informações que deve Ticket de Formulário de
ser emitido na ocasião de cada visita. demanda visita por cliente Registro da ocorrência no
emitido preenchido histórico do empregado
ENTRADA/
SAÍDA

Realizar Acompanhar Controlar histórico


atendimento ao desempenho funcional
INTERFACE cliente operacional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Atendimento as Cliente


Coordenação de Serviços Emissor de ticket
Coordenação de Gestão Funcional Formulário de avaliação
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria de Gestão de
Pessoas
Diretoria

Diretoria de Gestão de
Pessoas

Superintendência Superintendência

SUMOP SUREH

Departamento
Departamento Departamento

DEMEST
DEADM DEFOP
Medicina e Segurança
do Trabalho Admissão e Psicologia Folha de pagamento e
benefícios

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

COSET COMED COMOP COPES COADT CORES COBEN COPAT COAPU


Encaminhamento Cadastros e Rescisões
Segurança do Trabalho Medicina do Trabalho Administrativa de Avaliação de Benefícios Pagamentos e Apuração de Frequência
e Movimentação pessoal Desempenho e rotinas trabalhistas
Treinamento

©EloGroup| Todos os direitos reservados 2016 | 42


DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria de Recursos Humanos


Diretoria Centro

Diretoria de Recursos Centro de Capacitação e


Humanos Treinamento

Superintendência Superintendência COADT

Superintendência de
Superintendência de Gestão
Recrutamento e Logística de
de Pessoas
Pessoas

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

Coordenadoria de Coordenadoria de
Gestão de Coordenadoria de Coordenadoria de Coordenadoria Saúde
Apuração e
Recrutamento e Logística de Pessoas Gestão Funcional Ocupacional
Pagamento
Desligamento

CORES COPAT COAPU COBEN COADT


DEADM
COMOP COMED COSET
COPES
COCEN

©EloGroup| Todos os direitos reservados 2016 | 43


DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria de Recursos Humanos


Diretoria Centro

Centro de Capacitação e
Diretoria de Recursos
Treinamento
Humanos
GERIR TREINAMENTO E
DESENVOLVIMENTO

GERIR ATRAÇÃO E RETENÇÃO


Superintendência Superintendência
REALIZAR TREINAMENTO
INTRODUTÓRIO
Superintendência de
Superintendência de Gestão CAPACITAR EMPREGADOS PARA OS
Recrutamento e Logística de
de Pessoas SERVIÇOS
Pessoas

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

Coordenadoria de Coordenadoria de
Gestão de Coordenadoria de Coordenadoria de Coordenadoria Saúde
Apuração e
Recrutamento e Logística de Pessoas Gestão Funcional Ocupacional
Pagamento
Desligamento
GERIR FOLHA DE GERIR BENEFÍCIOS GERIR RISCOS
GERIR PROCESSO SELETIVO MOVIMENTAR PESSOAS PAGAMENTO OCUPACIONAIS

GERIR CONVÊNIOS
GERIR APURAÇÃO DE
RECRUTAR RECURSOS PONTO GERIR ASOS
GERIR ESCALA DE FÉRIAS
HUMANOS CONTROLAR HISTÓRICO
FUNCIONAL

REALIZAR ATENDIMENTO GERIR ABSENTEÍSMO


GERIR DESLIGAMENTO
AO EMPREGADO

GERIR UNIFORMES GERIR INFORMAÇÕES DO


EMPREGADO

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ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:


SUPERINTENDÊNCIA
DE RECRUTAMENTO E Superintendência responsável por garantir a alocação de mão de obra nas frentes de serviço da MGS por meio da movimentação dos
LOGÍSTICA DE empregados e da realização de novas contratações e demissões.
PESSOAS

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:


• Gerir recrutamentos: Planejar e realizar a admissão de novos empregados para as frentes de serviço da MGS de acordo com as demandas e
COORDENADORIA histórico de necessidade, e disponibilizá-los para as áreas dentro do prazo estabelecido.
DE GESTÃO DE • Gerir uniformes: Garantir que todos os empregados exerçam suas atividades laborais com o uniforme correto, em quantidade adequada, em
RECRUTAMENTO E bom estado e com tamanho adequado.
• Gerir desligamentos: Conduzir o processo demissional dos empregados da MGS a fim de garantir a sua regularidade perante à legislação.
DESLIGAMENTO • Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
• Movimentar pessoas: Movimentar empregados de forma temporária ou permanente para as frentes de serviço da MGS de acordo com as
demandas de substituição a fim de garantir que os clientes da MGS estejam sempre com o posto de serviço ocupado quando se julgar
COORDENADORIA necessário e de acordo com o contrato estabelecido
DE LOGÍSTICA DE • Gerir escala de férias: Gerenciar as férias dos empregados de modo que a programação de afastamentos ao longo do ano esteja alinhada com
PESSOAS o quantitativo de empregados disponíveis para substituição nos meses e com os limites financeiros paga pagamento de adiantamento
conforme planejado pela gestão do fluxo de caixa da organização.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor.

NÚCLEO PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO NÚCLEO:

• Gerir treinamento e desenvolvimento: Desenvolver e promover politicas de capacitação e integração dos empregados e demais setores da
sede da MGS; gerir contratos e parcerias com fornecedores de cursos e instituições de ensino; gerir processo de avaliação de desempenho de
gestores de superintendentes e coordenadores da MGS, acompanhando o alcance de metas de desenvolvimento de competências junto aos
seus gestores imediatos; desenvolver e gerir processo de gestão por competências visando desenvolver os empregados da MGS de acordo com
as atividades realizadas nos processos de trabalho.
CENTRO DE • Gerir atração e retenção: Desenvolver politicas organizacionais que visem atrair bons profissionais para a MGS, além de reduzir a rotatividade
CAPACITAÇÃO E de empregados da organização; desenvolver e gerir politicas de remuneração e reconhecimento para empregados da MGS.
TREINAMENTO • Realizar treinamento introdutório: Planejar e conduzir os treinamentos introdutórios a fim de apresentar institucionalmente a MGS para os
novos empregados, garantindo que tenham acesso a todas as informações necessárias para iniciar e dar continuidade ao seu trabalho na
empresa.
• Capacitar empregados para os serviços: Preparar empregados para a prestação de serviços, fornecendo-lhes o conhecimento técnico
essencial para a realização de suas atividades em campo.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
CENTRO DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO
Time de Gente e Gestão Operacional e Comportamental
• Gestão de contratos com fornecedores: o Time de Gente e Gestão deve • Gestão de contratos com fornecedores: o sub-núcleo Operacional e Comportamental deve realizar a
realizar a gestão dos contratos das empresas que oferecem capacitações gestão dos contratos das empresas que oferecem capacitações voltadas para a prestação de serviços
voltadas para o desenvolvimento dos empregados da sede administrativa da dos empregados da ponta da MGS, melhoria dos métodos de prestação, avaliando tanto a vigência e
MGS, avaliando tanto a vigência e o saldo contratual, quanto a qualidade dos o saldo contratual quanto a qualidade dos treinamentos ministrados;
treinamentos ministrados. • Domínio da forma de execução dos serviços operacionais: o sub-núcleo Operacional e
• Gestão por competências: o time de Gente e Gestão deve fornecer as Comportamental deve dominar os métodos de prestação dos serviços operacionais, tanto para
diretrizes para que os gestores realizem uma gestão por competências dos conseguir capacitar os empregados quanto para avaliar continuamente a qualidade do método, para
empregados da sede administrativa, visando planos para melhoria de sempre que necessário promover melhorias internas ou buscar capacitações no mercado;
desempenho e identificação de demandas de treinamentos externos; • Análise de indicadores: o sub-núcleo Operacional e Comportamental deve ser capaz de analisar os
• Estruturação de modelo de carreira e sucessão: o Time de Gente e Gestão indicadores operacionais, extraindo conclusões quanto a qualidade do serviço prestado e a satisfação
deve estruturar um plano de carreiras e de sucessão que estimule os dos clientes, e ao impacto dos treinamentos metodológicos e comportamental nestes resultados,
empregados da sede a traçarem objetivos para sua carreira e terem um para, caso necessário, buscar melhorias nos treinamentos ou capacitações externas;
desempenho melhor; • Treinamento operacional: o sub-núcleo Operacional e Comportamental deve capacitar os
• Pesquisa de clima organizacional: o Time de Gente e Gestão deve realizar a empregados da ponta para a prestação de serviços específica para cada segmento;
Pesquisa de Clima Organizacional com os empregados da sede administrativa, • Visitas a campo: o sub-núcleo Operacional e Comportamental deve realizar visitas a campo com o
traçando ações que promovam o melhor ambiente de trabalho para estes; propósito de coletar demandas de treinamento e identificar possíveis oportunidades de melhoria nos
• Mecanismos de reconhecimento e motivação: o Time de Gente e Gestão é métodos usados para prestação de serviços em cada uma das frentes;
responsável pela promoção de campanhas de reconhecimento e motivação • Treinamento comportamental: o sub-núcleo Operacional e Comportamental é responsável por
dos empregados da sede administrativa da MGS, visando maior engajamento fornecer treinamento comportamental aplicado a cada um dos serviços prestados pela MGS a seus
destes com a empresa, como forma de potencialização de seu desempenho. empregados da ponta, de forma que o comportamento dos empregados da empresa contribua para
elevar a satisfação dos clientes;
• Pesquisa de clima: o sub-núcleo Operacional e Comportamental deve realizar a Pesquisa de Clima
com os empregados da ponta, como forma de identificação do envolvimento destes com a empresa e
de pontos de melhoria para aumentar seu engajamento.

Treinamento Introdutório Segurança do Trabalho

• Atualização de informações de integração do empregado: o Time de Gente e • Uso correto de EPI’s: o sub-núcleo de Segurança do Trabalho é responsável por capacitar os
Gestão deve estar sempre em contato com as áreas que possuem interação empregados quanto ao uso correto dos EPI’s utilizados em sua frente de serviços, formas de colocar,
direta com os empregados para manter atualizadas as informações que utilizar e conservar;
necessitam de ser repassadas a estes no treinamento introdutório; • Prevenção de acidentes: o sub-núcleo de Segurança do Trabalho é responsável por capacitar os
• Edição e gravação dos vídeos de treinamento: o Time de Gente e Gestão é empregados quanto a formas de prevenirem acidentes usando os recursos que possuem, de forma
responsável por editar, gravar e atualizar os vídeos do treinamento individual ou coletiva;
institucional, com foco em passar aos empregados todas as informações úteis • CIPA: o sub-núcleo de Segurança do Trabalho é responsável por instruir os empregados quanto à
a eles enquanto empregados da MGS; formação das CIPA na MGS, regras, prazo, entre outros.
• Formatação do material: o Time de Gente e Gestão deve formatar o material • Identificação de novas demandas/ reciclagem: o sub-núcleo de Segurança do Trabalho é responsável
de suporte ao treinamento introdutório, contendo um resumo de todas as por identificar no campo novas demandas de equipamentos de proteção individual e coletiva, bem
informações passadas de forma acessível e simples para os empregados; como de formas de prevenção de acidentes, aprimorando os treinamentos para os novos empregados
• Capacitação do atendimento: o Time de Gente e Gestão deve capacitar os e preparando reciclagem para aqueles que já estão no campo;
responsáveis pelo atendimento aos empregados para realizarem um • Gestão do vencimento das NR’s: o sub-núcleo de Segurança do Trabalho é responsável por
atendimento adequado que direcione os empregados para os canais corretos acompanhar a vigência e a atualização das normas de segurança regulatória, para manter seus
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para solução de suas dúvidas e problemas, sem onerar Todos osdas
o trabalho direitos
áreas reservados 2016 sempre atualizados e, se necessário, preparar treinamentos de reciclagem. | 46
treinamentos
administrativas.
COORDENADORIA DE RECRUTAMENTO E DESLIGAMENTO | Recrutar recursos humanos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Gerir necessidade de recrutamento de novos empregados e • Demanda para realização de processo seletivo; • Tempo médio de admissão
realizar processo de admissão no prazo de mobilização negociado • Requisições para realização de exames; • Taxa de desistentes
com o cliente. • Agendamento de treinamentos

ESCOPO

DE: Demanda de nova vaga ATÉ: Empregados contratados.

FLUXO DE TRABALHO
Dimensionar
demanda
Gerir processo Realizar Capacitar
Movimentar treinamento empregados para
INTERFACE seletivo Candidatos
pessoas introdutório os serviços

Demanda de Agendar
empregados e previsão treinamentos
ENTRADA Lista de Documentos
para novos contratos candidatos necessários para
aprovados admissão

Avaliar descritivo de Preencher o Solicitar Encaminhar


Convocar Movimentar
Receber cargo e CBO cadastro inicial Realizar exame
empregados benefícios, empregado no empregado
demanda de dos empregados admissional
Avaliar saldo de aprovados para assumir uniformes e sistema para
nova vaga
em processo seletivo vagas + EPIs treinamento

Emprego não existe ou não há Encaminhar


empregados na lista de empregado exame
espera: Criar novo cargo e admissional
SAÍDA realizar processo seletivo Requisição de
uniformes e EPI’s

Gerir processo Gerir Gerir Gerir riscos


Gerir ASOS
INTERFACE seletivo benefícios Uniformes ocupacionais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas e Coordenação de Recrutamento e Citsmart


Desenvolvimento de Mercado Desligamento Sistema Corporativo CLT
Coordenação de Logística de Pessoas Coordenação de Serviços Sistema Concursos e Seleções
Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Gestão Funcional
COORDENADORIA DE RECRUTAMENTO E DESLIGAMENTO | Gerir processo seletivo (Processo Seletivo) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Planejar e executar um processo seletivo dentro das normais • Lista de candidatos aprovados • Prazo de aprovação de candidatos
legais e que garanta o quadro de empregados necessário, de • Projeto básico para realização de concurso • Tempo médio de duração de um processo seletivo
acordo com o planejado, considerando numero, funções e
distribuição geográfica.

ESCOPO

DE: Demanda de contratação de pessoal recebida. ATÉ: Divulgação da lista de candidatos aprovados.

FLUXO DE TRABALHO

Recrutar recursos
INTERFACE humanos

Demanda de contratação de
ENTRADA pessoas, detalhando o número
necessário , os respectivos cargos e
cidades de alocação
MGS como Executora

Receber Formar comissão Elaborar provas Aplicar provas Corrigir provas


Publicar edital Receber/ Registrar
demanda de e desenvolver
de processo elaborar lista de aprovados
realização de edital para
seletivo Terceirizar processo Acompanhar execução aprovados no sistema
processo processo seletivo
seletivo do processo
Processo de planejamento da Terceirização de Executora
necessidade de recrutamento
Planejamento da estratégia de Termo de referência Acompanhamento e Registro dos candidatos
Em caso de Executora registros da
divulgação do processo para contratação de aprovados no sistema
recrutamento contratada
SAÍDA seletivo executora execução do
amplo processo

Gerir processo Gerir comunicação Recrutar recursos


Adquirir insumos, equipamentos e Gerir contratos com
seletivo (Recrutamento externa e
INTERFACE serviços terceirizadas humanos
Amplo) institucional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenações de serviço Citsmart


Coordenação de recrutamento e desligamento Concursos e seleções
Assessoria de comunicação
Assistente de vendas (previsão de demanda)
COORDENADORIA DE RECRUTAMENTO E DESLIGAMENTO | Gerir processo seletivo (Recrutamento Amplo) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Planejar e executar um processo seletivo dentro das normais • Candidato convocado e direcionado ao recrutamento • Prazo de aprovação de candidatos
legais e que garanta o quadro de empregados necessário, de • Tempo médio de duração de um processo seletivo
acordo com o planejado, considerando numero, funções e
distribuição geográfica.

ESCOPO

DE: Demanda de contratação de pessoal recebida. ATÉ: Candidato convocado para admissão

FLUXO DE TRABALHO

Recrutar recursos Gerir alterações


INTERFACE contratuais Presidente
humanos

Número necessário , Autorização de


ENTRADA os respectivos recrutamento Autorização para
cargos e cidades de para o contrato recrutamento amplo
alocação

Avaliar situação Solicitar


Receber demanda Receber
contratual aprovação Contatar
de realização de candidato
do cliente de recrutamento candidato
processo para admissão
solicitante amplo ao gabinete

Em caso de Candidato direcionado


processo seletivo para processo de
ou simplificado recrutamento
SAÍDA

Gerir processo seletivo Recrutar recursos


INTERFACE (Processo seletivo) humanos

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de recrutamento e desligamento


Coordenação de Gestão de Contratos e Pós Venda Citsmart -
Gabinete
COORDENADORIA DE RECRUTAMENTO E DESLIGAMENTO | Gerir uniformes Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir que todos os empregados exerçam suas atividades • Empregado com uniforme completo • Número de trocas de tamanho
laborais com o uniforme correto, em quantidade adequada, em • Relatório de demanda de uniformes • Perda de uniformes (devoluções por danos)
bom estado e com tamanho adequado. • Planejamento de compras • Kits vencidos

ESCOPO

DE: Solicitação de uniformes para novos empregados ou novos contratos. ATÉ: Uniforme correto entregue ao empregado

FLUXO DE TRABALHO

Gerir Processar logística


Dimensionar informações do Gerir contratos com
INTERFACE de entregas e
demanda empregado fornecedores
devoluções

Quantidade de Tamanho de
ENTRADA/ uniformes e uniformes, função,
Acompanhamento
SAÍDA funções local de trabalho e Trocar uniforme
de saldo e prazo
demandadas prazo de substituição
registradas no sistema

Replanejar Emitir AF e solicitar Gerir saldo Entregar


Receber Coletar dados Analisar saldo uniforme para Gerir
quantitativo de tamanho e uniformes contratual Gerir
demanda de contratual empregado e necessidades
para quantidades estoque de
novos com Elaborar termo de coletar do de troca de
aquisição de necessárias Lançar requisição de uniformes
uniformes fornecedores referência e coletar controle de uniforme
uniformes uniformes no GEM
orçamentos recebimento

Analise da demanda de Informação de entrega


prorrogação de contrato ou de do uniforme registrada
ENTRADA/ novo contrato de fornecimento
SAÍDA

Adquirir insumos, Gerir informações


INTERFACE
equipamentos e do empregado
serviços

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado HR


Coordenação de Gestão de Contratos ART RH
Coordenação de Gestão Funcional GEM
Coordenação de Compras
COORDENADORIA DE RECRUTAMENTO E DESLIGAMENTO | Gerir desligamento Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Conduzir o processo demissional dos empregados da MGS a fim • Comunicação de demissão do empregado • Tempo de desligamento do empregado
de garantir a sua regularidade perante a legislação. • Agendamento de exame demissional • Tempo de rescisão do empregado
• Pagamento da rescisão do empregado • Perda financeira por não desligamento
• Funcionário desligado. • Perda financeira por não rescisão
• Dados de demissão registrados

ESCOPO

DE: Solicitação de desligamento de empregado. ATÉ: Dados do empregado desligado lançados no sistema

FLUXO DE TRABALHO

Movimentar Gerir processos Empregado


INTERFACE pessoas do consultivo

ENTRADA/ Motivação para Parecer sobre Manifestação do


SAÍDA demissão do motivações especiais empregado quanto à
empregado para desligamento demissão

Receber Comunicar
Analisar Instruir Realizar Realizar Pagar Realizar
relatório com a empregado e Avaliar
motivação da processo exames cálculos rescisão do desligamento do
motivação da aguardar prazo manifestação
demissão demissional demissionais demissionais empregado empregado no
demissão, ofício de manifestação sistema
e folha

Dados de
Motivação sem fundamento. Comunicação de Exame desligamento do
Necessidade de movimentar demissão ao demissional empregado
ENTRADA/ empregado de contrato empregado agendado lançados no
SAÍDA sistema

Gerir
Movimentar Empregado Gerir ASOs informações
INTERFACE pessoas
do empregado

PARTICIPANTES SISTEMAS REGULADORES

Coordenação de Logística de Pessoas


Assessoria Jurídica HR;
Coordenação de Saúde Ocupacional ART RH.
Coordenação de Gestão Funcional
COORDENADORIA DE LOGISTICA DE PESSOAS | Movimentar pessoas (Nova Vaga) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Movimentar empregados de forma temporária ou permanente • Dados completos do planejamento da necessidade de • Tempo para preenchimento de novas vagas
para as frentes de serviço da MGS de acordo com as demandas de recrutamento
substituição a fim de garantir que os clientes da MGS estejam • Dados do empregado e da vaga ocupada no sistema
sempre com o posto de serviço ocupado quando se julgar • Postos de serviço ocupados.
necessário e de acordo com o contrato estabelecido
ESCOPO

DE: Demanda de nova vaga. ATÉ: Postos de serviço ocupados.

FLUXO DE TRABALHO
Realizar atendimento
ao cliente Gerir alterações Controlar histórico
contratuais funcional
Planejar insumos, Movimentar
INTERFACE equipamentos e pessoas Gerir folha de
Gerir benefícios
pessoas (Devolução) pagamento

Dados completos Empregado


ENTRADA/ - Necessidade de alterações contratuais
da demanda de devolvido,
SAÍDA - Necessidade de alteração de benefícios;
nova vaga necessitando de
- Necessidade de alterações no pagamento
realocação
- Alterações no registro do empregado;

Recrutar Receber novo Analisar quadro de


Receber Avaliar número Direcionar Realizar Registrar
recursos empregado e substituição e
demanda de ótimo e validar empregado para movimentação alterações de
humanos alocá-lo no quadro identificar
nova vaga contratação substituição no do empregado no necessidade de
de substituição empregado por
cliente sistema EPIs e uniformes
+ georreferenciamento

Dados completos de - Necessidade de troca de


necessidade de Novo empregado uniformes;
recrutamento contratado - Novos EPIs
ENTRADA/
SAÍDA

Recrutar recursos humanos Gerir uniformes

Gerir riscos
INTERFACE
ocupacionais

PARTICIPANTES SISTEMAS Melhorias

Coordenação de Recrutamento e Desligamento


Emissor de Ticket
Coordenação de Logística de Pessoas
ERP -
Coordenação de Contratos e Pós Venda
Coordenação de Gestão Funcional
Coordenação de Apuração e Pagamento
Coordenação de Saúde Ocupacional
COORDENADORIA DE LOGISTICA DE PESSOAS | Movimentar pessoas (Devolução) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Movimentar empregados de forma temporária ou permanente • Ocorrência do empregado registrada no histórico • Tempo de atendimento ao cliente em devoluções
para as frentes de serviço da MGS de acordo com as demandas de • Planejamento de necessidade de novas contratações • Taxa de devolução
substituição a fim de garantir que os clientes da MGS estejam • Empregado encaminhado para demissão/ realocação
sempre com o posto de serviço ocupado quando se julgar
necessário e de acordo com o contrato estabelecido
ESCOPO

DE: Solicitação de devolução do empregado ATÉ: Devolução registrada E/OU empregado demitido

FLUXO DE TRABALHO
Supervisionar
execução no local

Realizar atendimento Movimentar


INTERFACE pessoas
ao cliente

ENTRADA/ Encaminhar empregado


SAÍDA Motivação para realocação em
para devolução outro cliente ou Remoto.

Receber Analisar Definir a Avaliar número


solicitação de motivação e situação do ótimo e validar
devolução registrar empregado contratações
ocorrência devolvido

Registro de Encaminhar Dados completos de


ocorrência com empregado para necessidade de novo
ENTRADA/ recrutamento
empregado demissão
SAÍDA

Controlar Gerir Recrutar


histórico recursos
INTERFACE desligamento
funcional humanos

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente Sistema de Devolução de empregados


Coordenação de Atendimento ao Cliente Emissor de Ticket -
Coordenação de Gestão Funcional Sistema de registro de histórico funcional
Coordenação de Logística de Pessoas
Coordenação de Recrutamento e Desligamento
COORDENADORIA DE LOGISTICA DE PESSOAS | Movimentar pessoas (Substituição Temporária) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir que todas os postos de serviço que demandam • Empregado comunicado para substituição • Tempo de atendimento ao cliente em substituições temporárias
substituição temporária estejam ocupados dentro do prazo • Postos de serviço ocupados. • Taxa de ocupação
pactuado com o cliente. • Performance de atendimento

ESCOPO

DE: Solicitação de substituição recebida. ATÉ: Comunicação de posto ocupado recebida

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Cliente Empregado

Solicitação de
ENTRADA/ Comunicação enviada Comunicação de
substituição
SAÍDA ao empregado ocupação do posto

Avaliar Comunicar
Avaliar empregado Receber
Receber solicitação disponibilidade de empregado local e
disponível mais comunicação de
de substituição empregados na hora para
próximo ao cliente ocupação de posto
função substituição

Escala de férias dos


empregados do
ENTRADA/ Quadro de Substituição
SAÍDA registrada no HR

Gerir escala de
INTERFACE férias

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Cliente
Corporativo
Empregado -
Emissor de ticket
Coordenação de Logística de Pessoas
COORDENADORIA DE LOGISTICA DE PESSOAS | Gerir escala de férias Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Gerenciar as férias dos empregados de modo que a programação • Mapa de férias • Taxa de alteração do planejamento de férias
de afastamentos ao longo do ano esteja alinhada com o • Comunicado de férias entregue aos empregados • Variação do fluxo de caixa planejado para pagamento de férias
quantitativo de empregados disponíveis para substituição nos • Programação para pagamento de férias
meses.

ESCOPO

DE: Construção do mapa anual de férias ATÉ: Programação do pagamento de férias enviada à folha

FLUXO DE TRABALHO

Clientes

Movimentar pessoas
INTERFACE Empregados

ENTRADA/ Até setembro do ano anterior, iniciando pela Solicitação de Analisar numero
SAÍDA geração do quantitativo de efetivos, sua alteração de férias ótimo do NULOP
validação e finalizando com a elaboração e
Mínimo de 30 dias antes do período
validação da escala de feiristas
programado

Processar solicitações Analisar viabilidade


Comunicar de alteração da alteração da data
Elaborar mapa de Comunicar
empregados do Comunicar alterações
férias anual dos alterações e
planejamento de Gerir afastamentos, Realizar alterações de e remanejamentos
empregados pagamentos à folha
férias faltas, vencimentos, acordo com os
férias coletivas e retornos remanejamentos
Escala de férias dos Comunicado de Comunicado de formalização
empregados do escala de férias Exames médicos de alteração de férias Encaminhar férias
Quadro de divulgado na comprobatórios de para faturamento
ENTRADA/ Substituição Intranet faltas
SAÍDA registrada no HR

Movimentar Empregados Gerir folha de


Gerir ASOS Empregados Clientes
INTERFACE pessoas pagamento

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Coordenação de Logística de pessoas
Empregados
Clientes Intranet
Coordenação de Saúde Ocupacional HR
Coordenação de Apuração e Pagamento
Tesouraria
CENTRO DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO | Realizar treinamento introdutório Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Planejar e conduzir os treinamentos introdutórios a fim de • Empregados treinados; • Percentual de empregados que realizaram o treinamento introdutório
apresentar institucionalmente a MGS para os novos empregados, • Cronograma de treinamentos periódicos
garantindo que tenham acesso a todas as informações necessárias • Registro do treinamento do empregado em sistema
para iniciar e dar continuidade ao seu trabalho na empresa.

ESCOPO

DE: Treinamentos desenvolvidos ATÉ: Treinamento introdutório registrado no histórico do empregado

FLUXO DE TRABALHO

Dimensionar
Recrutar recursos humanos
INTERFACE demanda

ENTRADA/ Previsão para Empregado contratado e


Programação de
SAÍDA novas demandas direcionado para
treinamentos treinamento introdutório
de treinamento

Analisar Comunicar agenda de Capacitar


Desenvolver demandas e treinamentos Receber Ministrar Registrar presença
empregados para
treinamentos programar datas agendamentos treinamento dos empregados
os serviços
institucionais para os Adequar agenda de dos treinamentos institucional nos treinamentos
treinamentos treinamentos +
Os treinamentos acontecem de forma periódica e Treinamentos no interior podem
programada de acordo com as demandas acontecer por videoconferência Registrar treinamento
comunicadas ao histórico do
ENTRADA/ empregado
SAÍDA

Controlar histórico
INTERFACE funcional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Recrutamento e Desligamento HR


Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado ERP
Coordenação de Gestão Funcional
CENTRO DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO | Capacitar empregados para os serviços Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Preparar empregados para a prestação de serviços, fornecendo- • Diagnóstico de necessidade de treinamento técnico • Percentual de empregados que realizaram o treinamento operacional
lhes o conhecimento técnico essencial para a realização de suas • Convocação de empregados para os treinamentos • Percentual de realização das ações de treinamento que foram programadas
atividades em campo. • Comunicação da programação dos treinamentos para o período
• Empregados treinados. • Índice de satisfação do cliente com o desempenho dos empregados

ESCOPO

DE: Necessidade de elaboração de novo treinamento técnico. ATÉ: Treinamento registrado no histórico do empregado

FLUXO DE TRABALHO
Supervisionar
execução no local

Realizar atendimento Recrutar recursos Empregado


INTERFACE humanos
ao cliente

Necessidade de diagnóstico para a


ENTRADA/ elaboração de treinamento Convocação do
SAÍDA Novas demandas de
específico para a prestação de empregado para
treinamentos
serviços treinamento

Solicitar Avaliar demanda Convocar empregados Registrar


Receber adequação do Programar treinamento no
Realizar visita de reciclagem e Realizar
demandas de treinamento à treinamentos histórico do
diagnóstica treinamento Comunicar cliente da treinamento
treinamento demanda operacionais empregado
inicial data programada

Novas demandas de contratos e


Comunicar cliente da Registrar treinamento
Insumos técnicos para Escopo de novo treinamentos periódicos devem ser
mobilização dos ao histórico do
a elaboração de um treinamento considerados para a programação
empregados para empregado
novo treinamento dos treinamentos
ENTRADA/ técnico treinamento
SAÍDA

Desenvolver
Cliente Controlar histórico
treinamentos técnicos
funcional
INTERFACE Gerir riscos
ocupacionais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Atendimento ao Cliente


Coordenações de Serviços HR para registro do treinamento realizado pelo empregado
Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Vendas e gestão de Contratos
Citsmart
Coordenação de Gestão Funcional
CENTRO DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO | Gerir treinamento e desenvolvimento corporativo Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Desenvolver e promover politicas de capacitação e integração dos • Treinamentos adquiridos • Turnover de empregados da sede
empregados e demais setores da sede da MGS; desenvolver e gerir • Mapa de competências definido • Satisfação dos empregados com o trabalho
processo de gestão por competências visando desenvolver os • Planos de desenvolvimento
empregados da MGS de acordo com as atividades realizadas nos
processos de trabalho.

ESCOPO

DE: Identificação das competências para as funções ATÉ: Acompanhamento do mapa de desenvolvimento do empregado

FLUXO DE TRABALHO

Adquirir insumos,
equipamentos e
INTERFACE
serviços

ENTRADA/ Termo de referência para


SAÍDA contratação de treinamento

Solicitar orçamento
Realizar Identificar ações Construir planos Priorizar ações para a aquisição de Realizar
Identificar
levantamento de de de de treinamentos acompanhamento
proficiência dos
competências desenvolvimento desenvolvimento desenvolvimento dos planos de
empregados nas Informar ações de
nas áreas e para as para os que serão desenvolvimento
competências desenvolvimentos
funções competências empregados executadas
aos empregados

As ações de desenvolvimento que não


foram priorizadas no orçamento deverão
Competências e proficiências Planos de desenvolvimento ser comunicadas aos empregados para
ENTRADA/ levantadas e validadas construídos que eles possam buscar se desenvolver
SAÍDA por conta própria.

INTERFACE Gestores Empregados

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Gestores
Empregados -
-
Time de Gente e Gestão
Coordenação de Compras
CENTRO DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO | Gerir atração e retenção (atração de empregados com perfil adequado) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Desenvolver politicas organizacionais que visem atrair bons • Diretrizes e processos para contratação de pessoas • Turnover de empregados da sede
profissionais para a MGS, além de reduzir a rotatividade de
empregados da organização; desenvolver e gerir politicas de
remuneração e reconhecimento para empregados da MGS.

ESCOPO

DE: Necessidade de novo empregado informada ATÉ: Novo empregado ocupando a função

FLUXO DE TRABALHO

Gerir treinamento
Área e desenvolvimento
INTERFACE
demandante corporativo

Necessidade de Competências
ENTRADA/ A participação do gestor responsável pelo
novo necessárias para a
SAÍDA novo empregado é imprescindível desde a
empregado função
seleção dos currículos até a finalização das
entrevistas
Realizar pesquisa
Desenvolver junto à de candidatos Convocar
Coletar Convocar Apresentar Apresentar
área demandante Divulgar para a vaga candidato
competências candidatos com expectativas empregado
os papéis e oportunidade selecionado
necessárias Analisar perfil e realizar informações contratado à
responsabilidades de vaga e direciona-lo
para a função currículos entrevistas da função área
da função para contratação
recebidos

Empregado encaminhado
E-mail de para processo de Inicio do trabalho
Planejamento da estratégia
ENTRADA/ de divulgação da vaga convocação contratação
SAÍDA

Gerir comunicação
Candidatos Recrutar recursos Gerir atração e
externa e
INTERFACE humanos retenção
institucional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Time de Gente e Gestão


Intranet -
Área demandante
HR
Coordenação de Recrutamento e Desligamento
Assessoria de Comunicação
CENTRO DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO | Gerir atração e retenção (desenvolver mecanismos de retenção) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Desenvolver politicas organizacionais que visem atrair bons • Plano de carreira • Turnover de empregados da sede
profissionais para a MGS, além de reduzir a rotatividade de • Políticas de remuneração • Satisfação dos empregados
empregados da organização; desenvolver e gerir politicas de
remuneração e reconhecimento para empregados da MGS.

ESCOPO

DE: Construção do plano de cargos ATÉ: Bonificações e promoções realizadas

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Gerir Riscos Diretoria Executiva Gestor

ENTRADA/ Analisar e monitorar Realizar análise de Acompanhamento Feedbacks e


SAÍDA riscos do plano impacto da nova política do alcance de metas metas

Desenvolver plano Estabelecer


Realizar pesquisa Estabelecer Monitorar
de cargos e Aprovar metas junto Monitorar o Realizar Realizar
de clima com foco políticas de e realizar
salários com base diretrizes da aos alcance de feedbacks e promoções
em retenção e remuneração melhorias
nas características nova política empregados e metas atualizar metas e bonificações
motivação para novo plano no plano
da organização gestores

Acordo de metas junto aos


Planejamento da
empregados e seus gestores
estratégia de pesquisa
ENTRADA/
SAÍDA

Gerir comunicação
Empregado Gestor
INTERFACE interna

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Time de Gente e Gestão


Empregados -
Gestores
Assessoria de Comunicação
Diretoria Executiva
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:

SUPERINTENDÊNCIA DE Superintendências responsável pela gestão dos empregados da MGS, no que diz respeito ao seu comportamento, frequência,
GESTÃO DE PESSOAS histórico, informações pessoais e saúde ocupacional.

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:

• Gerir apuração de ponto do empregado: Realizar a apuração ágil e correta do ponto de frequência do empregado; Garantir que as
informações de frequência reflitam a realidade do serviço efetivamente prestado ao cliente e que as informações para o pagamento do
COORDENADORIA DE salário do empregado esteja de acordo com os dias efetivamente trabalhados ou abonados.
• Gerir cálculo e recolhimentos: Garantir o correto cálculo e recolhimento dos tributos/encargos trabalhistas dos empregados, utilizando
APURAÇÃO E informações funcionais e de frequência para a execução do processo. Gerar informações de declarações de IR e RAIS (DIRF).
PAGAMENTO • Gerir folha de pagamento: Garantir o correto pagamento dos salários dos empregados da organização, realizando a quitação e
recolhimento de todos os vencimentos, bem como encargos sociais, dentro do prazo determinado.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir convênios e benefícios: Garantir que todos os empregados da MGS tenham acesso aos benefícios e convênios aos quais têm
direito; gerir relacionamento contratual da organização com os fornecedores destes benefícios.
COORDENADORIA DE • Controlar histórico funcional do empregado: Gerir todos os registros funcionais e disciplinares dos empregados, garantindo que os
dados necessários estejam atualizados, corretos e disponíveis para gestão e tomada de decisão,
GESTÃO FUNCIONAL • Realizar atendimento ao empregado: Garantir acesso do empregado às informações pessoais e pertinentes ao exercício das suas
atividades na MGS.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir saúde ocupacional: Gerir ações de promoção à prevenção de acidentes ou afastamentos, minimizando o numero de problemas
e/ou ausências por motivos de saúde; acompanhar motivos dos afastamentos dos empregados e buscar formas de reduzir os índices de
absenteísmo; Fiscalizar os ambientes de trabalho dos empregados da MGS e direcionar ações de forma a minimizar ocorrências de
saúde; realizar o controle de exames demissionais, admissionais e periódicos dos empregados; a
COORDENADORIA DE • Gerir riscos ocupacionais (EPI): Garantir que todos os empregados cuja função e/ou o local de execução do serviço demandem a
SAÚDE OCUPACIONAL utilização de Equipamento de Proteção Individual (EPI), o tenham em quantidade, condição de uso e especificação corretas; conhecer e
minimizar os riscos de acidentes nos locais de trabalho; definir e acompanhar incidência de insalubridade e periculosidade nos postos
de serviço, buscando garantir o correto enquadramento e pagamento dos adicionais aos empregados sob estas condições, acompanhar
e promover a comunicação de acidentes de trabalho (CAT);
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
COORDENADORIA DE APURAÇÃO E PAGAMENTO| Gerir apuração de ponto Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Realizar a apuração ágil e correta do ponto de frequência do • Dados de frequência do empregado; • Percentual de apuração fechado com 30 dias
empregado; Garantir que as informações de frequência reflitam a • Informações para folha de pagamento. • Inconsistências de apuração
realidade do serviço efetivamente prestado ao cliente e que as • Percentual de empregados sem ponto digital
informações para o pagamento do salário do empregado esteja
de acordo com os dias efetivamente trabalhados ou abonados.
ESCOPO

DE: Recebimento de informações de ponto. ATÉ: Apuração de ponto realizada e enviada para faturamento.

FLUXO DE TRABALHO

Controlar
Gerir Gerir
INTERFACE Cliente histórico
protocolo absenteísmo
funcional

Folha de ponto física Informações


ENTRADA/ Atestados médicos
com recebimento Ajustes e referentes a
SAÍDA para abono de
protocolado abonos adicionais, atrasos,
frequência
advertências
Receber folha
de ponto física
Analisar cortes Disponibilizar Realizar ajustes Lançar
Importar informações Registrar e Gerir folha de
de faturamento informações finais e informação de Gerar
do sistema de tratar pagamento
e lançar em para ajuste do consolidar folha apuração para apontamentos
marcação de ponto ocorrências
sistema cliente de ponto faturamento
+
Coletar informações de
marcação de ponto - Hora extra não autorizada
- Licença
Informações de
- Hora extra Faturar
descontos e
- Atraso serviço
ENTRADA/ - Falta
proventos
SAÍDA
- Abonos legais

Gerir contas a Gerir folha de


INTERFACE receber pagamento

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Ponto Web
Cliente iFractal
Coordenação de Apuração e Pagamento FQX
Coordenação de Saúde ocupacional 2FQ
Tesouraria
COORDENADORIA DE APURAÇÃO E PAGAMENTO | Gerir folha de pagamento Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir o correto pagamento dos salários dos empregados da • Pagamento do salário do empregado; • Consistência das informações geradas
organização, realizando a quitação e recolhimento de todos os • Pagamento do sindicato; • Número de recibos avulsos
vencimentos, bem como encargos sociais, dentro do prazo • Pagamento de férias; • Verbas em atraso
determinado. • Pagamento de pensões.

ESCOPO

DE: Informações de descontos e proventos ao final de cada mês. ATÉ: Obrigações dos empregados pagas e rotinas periódicas geradas.

FLUXO DE TRABALHO
Gerir apuração de Gerir ações Controlar histórico
Gerir benefícios Gerir convênios Diárias de viagem CCT’s e Sindicatos
ponto judiciais funcional
• Frequência • Demandas judiciais • VT, VA • Empréstimo/ previdência • Pagamento de diárias • Salário família • Atualizações salariais e
Recrutar recursos Gerir riscos Movimentar Gerir ilícitos descontos
INTERFACE Gerir absenteísmo Gerir desligamento
humanos ocupacionais pessoas administrativos
• Cadastro • Licença/ Retorno • Info de desligamento • Insalubridade/ • Alteração de carga • Solução de sindicância
periculosidade horária

ENTRADA Informações de descontos


ou proventos

Receber e tratar
Analisar Gerar relação de
informações de Realizar cálculo e Gerar rotinas
consistência das pagamento do
descontos ou recolhimentos mensais e anuais
informações empregado
proventos

Relação de - DIRF
pagamento dos - RAIS
empregados - CETIP
SAÍDA registrada no HR e - MANAP
no GEM

Gerir contas a
INTERFACE pagar

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

C. de Apuração e pagamento C. de Gestão Funcional HR


C. de Recrutamento e Tesouraria FQ
Desligamento C. Logística de Pessoas Corporativo
A. Jurídica C. de Suporte Administrativo GEM
C. de Saúde ocupacional A. de Auditoria
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL| Gerir benefícios (vale transporte) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir que os empregados da MGS tenham os benefícios • Vale transporte carregado • Valor economizado em VT
necessários para a prestação de seu serviço disponíveis. • Informação de endereço atualizado • Uso indevido de VT
• Notas fiscais para faturamento

ESCOPO
Vale transporte carregado de acordo com a necessidade
DE: Solicitação de transporte pelo empregado (requerimento de uso do vale) ATÉ:
do empregado

FLUXO DE TRABALHO

Recrutar
Gerir Gerir Movimentar
INTERFACE recursos Empregado apuração absenteísmo pessoas
humanos

ENTRADA Dados do Comprovante de novo Informações de Informações Empregados


empregado endereço feriados de faltas movimentados

Identificar Entregar Importar Realizar ajustes


Buscar Preparar e Calcular valores Realizar
linhas e cartão informações de de VT de
endereço entregar de VT para prestação de
valores do provisório ao faltas e abater na empregados
avaliar trajeto cartão compra de contas do mês
transporte empregado compra do movimentados
do empregado definitivo crédito anterior
necessário benefício no faturamento

Participação do Notas fiscais de Dados de compras e


Informação de Ajustes de
empregado no compra de crédito notas fiscais
tarifa faturamento
SAÍDA
valor

Realizar
Gerir informações Gerir folha de Gerir contas a Gerir contas a
fechamento
INTERFACE do empregado pagamento pagar receber
contábil

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Coordenação de Recrutamento Tesouraria
e Desligamento Coordenação Fiscal e de
Coordenação de Apuração e Contabilidade HR
Pagamento Coordenação de Logística de ART RH
Coordenação de Saúde Pessoas
Ocupacional
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL| Gerir benefícios (vale alimentação) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir que os empregados da MGS tenham os benefícios • Vale alimentação carregado • Valor economizado em VA
necessários para a prestação de seu serviço disponíveis. • NFs para faturamento

ESCOPO

DE: Admissão do empregado ATÉ: Vale alimentação carregado e faturado para o cliente

FLUXO DE TRABALHO

Recrutar
Gerir Gerir
INTERFACE recursos
apuração absenteísmo
humanos

ENTRADA Dados do Informações de Informações


empregado feriados de faltas

Importar Realizar ajustes


Calcular valores Realizar
Preparar e informações de de VT de
de VA para prestação de
entregar cartão faltas e abater na empregados
compra de contas do mês
definitivo compra do movimentados
crédito anterior
benefício no faturamento

Notas fiscais de
Dados de compras e
compra de
notas fiscais
SAÍDA crédito de VA

Realizar
Gerir contas a
fechamento
INTERFACE pagar
contábil

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Coordenação de Recrutamento e Tesouraria
Desligamento Coordenação Fiscal e de HR
Coordenação de Apuração e Contabilidade ART RH
Pagamento Coordenação de Logística de
Coordenação de Saúde Pessoas
Ocupacional
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL| Gerir convênios (empréstimos) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Auxiliar os empregados no processo de aquisição de crédito e • Crédito concedido • Diferença de valor pago em convênio
fornecer as informações necessárias para desconto em folha. • Informações para desconto em folha

ESCOPO

DE: Documentação para solicitação de empréstimo ATÉ: Desconto em folha para o empregado efetuado

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Empregado

Documentação de
ENTRADA contratação do
empréstimo

Fundação Libertas
Receber documentação para
análise de empréstimos Realizar Aprovação e
análise de averbação no
Receber documentação de crédito sistema
autorização de desconto
Caixa Econômica
Notas fiscais de
Autorização de compra de crédito
desconto em folha de
SAÍDA
pagamento

Caixa Gerir folha de


INTERFACE Econômica pagamento

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Fundação Libertas
HR
Caixa Econômica
ART RH
Empregado
Coordenação de Gestão Funcional
Coordenação de Apuração e Pagamento
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL| Gerir convênios (seguro de vida) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir o acesso ao seguro de vida para todos os empregados da • Seguro de vida pago • Diferença de valor pago em convênio
MGS, como lhes é direito. • Relatórios de verbas gerado
• Registro de sinistro
• Atestado de invalidez
• Parecer quanto à solicitação de benefício

ESCOPO

DE: Cadastro de novos empregados na apólice do seguro ATÉ: Pagamento do seguro de vida ao beneficiário

FLUXO DE TRABALHO

Recrutar
INTERFACE recursos Beneficiário Seguradora
humanos

ENTRADA Documentação com Parecer quanto a


dados e nome dos Certidão de óbito
solicitação
beneficiários

Receber certidão Receber Informar


Encaminhar de óbito Abrir sinistro informação de empregado ou
Gerar relatórios
dados à junto à aprovação ou beneficiário
de verbas Receber documentos
seguradora de comprovação de seguradora negativa da sobre concessão
invalidez seguradora dos valores

Relatórios de verbas Atestado de Registro de Parecer quanto a


para seguradora invalidez sinistro solicitação
SAÍDA

Seguradora INSS Seguradora Beneficiário


INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Gestão Funcional


Coordenação de Recrutamento e Desligamento
Beneficiário HR
INSS ART RH
Seguradora
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL | Gerir informações do empregado Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir a disponibilidade das informações atualizadas de todos • Informações pessoais dos empregados atualizadas • Conformidades das informações auditadas
os empregados da MGS.

ESCOPO

DE: Documentos dos empregados para cadastro. ATÉ: Informações pessoais dos empregados atualizadas.

FLUXO DE TRABALHO

Realizar
Recrutar atendimento ao
INTERFACE recursos empregado
humanos

Documentos Solicitação de atualização


ENTRADA/
necessários para a dos dados pessoais
SAÍDA
admissão

Gerar relatórios e
Preencher o Coletar os Atualizar as orientar áreas
cadastro inicial dos Realizar auditoria
tamanhos de informações dos quanto a
empregados das informações
uniformes e EPI’s empregados informações
incorretas
-Documentos Pessoais
- Endereço Tamanhos de
uniformes e EPI’s Dados de check-list de
dos em pregados verificação em campo
ENTRADA/ no 4°nível
SAÍDA

Gerir
Supervisionar
Gerir riscos
INTERFACE uniformes execução no
ocupacionais
local

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Recrutamento e Desligamento


Coordenação de Saúde Ocupacional
Coordenação de Gestão Funcional ERP -
Coordenação de Atendimento ao Cliente
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL | Realizar atendimento ao empregado (call center) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir acesso do empregado às informações pessoais e • Resposta à demanda do empregado • SLA de retorno ao empregado em chamados atribuídos;
pertinentes ao exercício das suas atividades na MGS. • Percentual de chamados solucionados.

ESCOPO

DE: Demanda dos empregados ATÉ: Empregado atendido

FLUXO DE TRABALHO

Gerir histórico
Empregados funcional
INTERFACE

Questionamento, Demanda do empregado


ENTRADA/ solicitação ou dúvida do registrada no sistema de histórico
SAÍDA
empregado

Responder questionamento, realizar alterações de registro


e registrar chamado para consulta futura
Receber solicitação, Solicitar matricula,
dúvida ou gerar protocolo e Registrar demanda do Encaminhar chamado Acompanhar solução Encerrar
questionamento informar empregado no sistema para área respondente do chamado chamado
do empregado ao empregado
Realizar agendamento de
atendimento presencial
Solicitação do empregado - Crachás
de: - Declaração de
Solicitação de Demanda do empregado - Mudança de Férias Trabalho
ENTRADA/ atendimento presencial - Empréstimos - Desligamentos
SAÍDA - Atualização de CTBS
- CIPA

Recrutar
Gerir escala Gerir Gerir
INTERFACE Empregados recursos
de férias convênios desligamento
humanos

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Recrutamento e Desligamento HR


Coordenação de Gestão Funcional ERP
Coordenadoria de Logística e Movimentação de Pessoas Sistema de agendamento de atendimentos online
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL | Realizar atendimento ao empregado (atendimento online) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir acesso do empregado às informações pessoais e • Resposta à demanda do empregado • SLA de retorno ao empregado;
pertinentes ao exercício das suas atividades na MGS.

ESCOPO

DE: Demanda dos empregados ATÉ: Empregado atendido

FLUXO DE TRABALHO

Gerir histórico
Empregados funcional
INTERFACE

Questionamento, Demanda do empregado


ENTRADA/ solicitação ou dúvida do registrada no sistema de histórico
SAÍDA
empregado

Encaminhar
Receber registro de agendamento Informar data e hora Registrar demanda Processar demanda Encerrar
empregado para
de atendimento do atendimento do empregado do empregado atendimento
área responsável
Data do
Solicitação do empregado - Crachás
atendimento
de: - Declaração de
Solicitação de Demanda do empregado - Mudança de Férias Trabalho
ENTRADA/ atendimento presencial - Empréstimos - Desligamentos
SAÍDA - Atualização de CTBS
- CIPA

Recrutar
Gerir escala Gerir Gerir
INTERFACE Empregados recursos
de férias convênios desligamento
humanos

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Recrutamento e Desligamento HR


Coordenação de Gestão Funcional ERP
Coordenadoria de Logística e Movimentação de Pessoas Sistema de agendamento de atendimentos online
COORDENADORIA DE GESTÃO FUNCIONAL | Controlar histórico funcional Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Gerir os documentos e informações dos empregados enquanto • Informações e documentos armazenados e atualizados • Disponibilidade das informações funcionais
funcionários da MGS. • Taxa de absenteísmo

ESCOPO

DE: Recebimento de evento ocorrido com empregado ATÉ: Evento registrado e ações realizadas

FLUXO DE TRABALHO
Supervisionar Gerir ações Realizar atendimento Desmobilizar Realizar treinamento Gerir apuração Gerir Gerir satisfação
execução no local judiciais ao empregado recursos introdutório de ponto absenteísmo do cliente

Realizar atendimento Capacitar empregados Movimentar Gerir contencioso Gerir folha de


INTERFACE Gerir ouvidoria Gerir ASOS
ao cliente para os serviços pessoas administrativo pagamento

Eventos dos
ENTRADA/
empregados
SAÍDA
Outros eventos (qualquer evento pertinente de registro
para o controle do histórico do empregado)

Registrar evento no sistema Gerar relatórios e


orientar áreas
Receber evento Realizar auditoria
Encaminhar orientação de quanto a
do empregado Proceder com advertência Registrar dos lançamentos
Analisar advertência para preposto lançamentos
ou sanções ao empregado advertência
ocorrência incorretos
disciplinar Arquivar ocorrência e registrar informação no
histórico do empregado

Ocorrência disciplinar
ENTRADA/
SAÍDA

INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Coordenação de Atendimento ao Cliente Coordenações de Serviço
Coordenação de Gestão Funcional Assessoria Jurídica
Ouvidoria Coordenação de Logística de Pessoas
ERP -
Coordenação de Recrutamento e Coordenação de Apuração e Pagamento
Desligamento Coordenação de Saúde Ocupacional
Assessoria Jurídica
COORDENADORIA DE SAÚDE OCUPACIONAL| Gerir riscos ocupacionais (Gerir EPI’s) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir que todos os empregados cuja função e/ou o local de execução do • EPI’s entregues a todos os empregados aos quais é • Empregados sem EPI
serviço demandem a utilização de EPI o tenham em quantidade, condição de pertinente. • Valores pagos em insalubridade por falta de EPI ou condições adequadas do local
• Percentual dos PPRA emitidos
uso e especificação corretas; conhecer e minimizar os riscos de acidentes nos • Adequações em instalações prediais sinalizada à equipe
locais de trabalho; conhecer motivos que geram adicionais por periculosidade • Percentual de empregados capacitados nos procedimentos e normas de segurança
comercial do trabalho
e insalubridade e gerenciar a necessidade deste adicional.
• Termo de referência e requisição de compras • CIPA implantadas/ renovadas

ESCOPO

DE: Receber demanda de novo serviço. ATÉ: EPIs corretos entregues aos empregados

FLUXO DE TRABALHO

Prospectar novas
INTERFACE demandas (agendar visita de Gerir estoque
dimensionamento)

Relação de funções e
ENTRADA Dados de
escopo do trabalho
levantada pela área estoque de EPIs
comercial

Identificar cargos Identificar EPIs Identificar disponibilidade de EPI’s no estoque


Avaliar
relacionados e Ir ao local e adequados e
estoque
atividades que reconhecer os quantidade necessária Solicitar Redigir descrição do EPI Avaliar amostras e Emitir autorização de
serão possíveis riscos Identificar adequações compra para projeto básico autorizar fornecimento fornecimento
desenvolvidas no ocupacionais necessárias no local
local
Requisição de Projeto Amostra do Autorização de
Visita de identificação Sinalização de Compra Básico fornecedor fornecimento
de riscos demanda de
SAÍDA manutenção predial

Adquirir Gerir
Dimensionar Prospectar Adquirir insumos e
insumos e contratos com
demanda novas demandas equipamentos
INTERFACE equipamentos fornecedores

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado


Almoxarifado
Coordenação de Compras ERP
Coordenação de Atendimento ao Cliente
Coordenações de Serviços
COORDENADORIA DE SAÚDE OCUPACIONAL| Gerir riscos ocupacionais (Gerir EPI’s) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir que todos os empregados cuja função e/ou o local de execução do • EPI’s entregues a todos os empregados aos quais é • Empregados sem EPI
serviço demandem a utilização de EPI o tenham em quantidade, condição de pertinente. • Valores pagos em insalubridade por falta de EPI ou condições adequadas do local
• Percentual dos PPRA emitidos
uso e especificação corretas; conhecer e minimizar os riscos de acidentes nos • Adequações em instalações prediais sinalizada à equipe
locais de trabalho; conhecer motivos que geram adicionais por periculosidade • Percentual de empregados capacitados nos procedimentos e normas de segurança
comercial do trabalho
e insalubridade e gerenciar a necessidade deste adicional.
• Termo de referência e requisição de compras • CIPA implantadas/ renovadas

ESCOPO

DE: Projeto básico de EPI’s descrito. ATÉ: EPI’s entregues e registrados.

FLUXO DE TRABALHO

Planejar e solicitar
INTERFACE Supervisionar
insumos, equipamentos
execução no local
e pessoas

Relatório de
ENTRADA acompanhamento de Atualização de
necessidades no local demanda

Monitorar
Solicitar Realizar visitas Gerir necessidade Gerir quantitativo
Entregar EPI’s no necessidade de
quantitativo de periódicas ao setor de entrega mensal entregue e
local substituição ou
EPI’s para entrega de serviço por localidade planejar compras
troca de EPI’s

Demanda de
Requisição Planejamento
EPI entregue substituição/ troca de
para entrega de compras
EPI’s
SAÍDA

Processar logística de entregas e Adquirir insumos,


Gerir estoque
INTERFACE devoluções equipamentos e serviços

PARTICIPANTES SISTEMAS REGULADORES

Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado


Almoxarifado NRs
Coordenação de Compras ERP
Coordenação de Atendimento ao Cliente
Coordenações de Serviços
COORDENADORIA DE SAÚDE OCUPACIONAL | Gerir absenteísmo Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Gerir ações de promoção à prevenção de acidentes ou • Análises epidemiológicas • Índice de atestados falsos
afastamentos, minimizando o numero de problemas e/ou ausências • Ações de prevenção de doenças e acidentes de trabalho • Índice de absenteísmo por motivos de saúde
por motivos de saúde; acompanhar motivos dos afastamentos dos • Gestão de atestados graciosos
empregados e buscar formas de reduzir os índices de absenteísmo;

ESCOPO

DE: Recebimento de atestados médicos. ATÉ: Ações de prevenção realizadas.

FLUXO DE TRABALHO
Gerir riscos
ocupacionais

Realizar treinamentos
INTERFACE
Gerir ASOS Gerir comunicação
interna

ENTRADA/ Campanhas e
SAÍDA
Recibo de entrega treinamentos para
dos atestados prevenção de doenças

Avaliar capacidade laborativa em atestados com mais


Auditar Emitir Analisar e Elaborar plano Monitorar
de 3 dias
Acatar licença atestados relatórios de investigar de ação para alcance e
médica falsos e realizar empregados dados de redução do resultado das
Encaminhar empregados Acompanhar retorno do
investigação com atestado absenteísmo índice de ações
para INSS em atestados com empregado e agendar absenteísmo
ais de 15 dias perícia

Atestado do Informação de
INSS afastamento do
ENTRADA/ empregado
SAÍDA
Controlar
Gerir apuração
INSS histórico
de ponto
funcional
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS REGULADORES

Saúde ocupacional
Gestão funcional
HR
Apuração e pagamento
ART RH
Treinamento
Comunicação
COORDENADORIA DE SAÚDE OCUPACIONAL | Gerir ASOS Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Avaliar periodicamente o estado de saúde dos empregados, de • Avaliação demissional • Empregados com exames periódicos atrasados
forma a garantir que todos os empregados da MGS tenham • Registros de saúde do empregado • Empregados ativos com alterações nos exames periódicos
condições físicas de prestar serviços para os clientes da empresa. • ASOS
• Relatório anual de PCMSO

ESCOPO

DE: Guia com demanda de exames médicos. ATÉ: Situação de saúde do empregado definida.

FLUXO DE TRABALHO
Gerir desligamento

Gerir recrutamento
INTERFACE Controlar histórico
Gerir absenteísmo funcional

ENTRADA/ Condições de saúde do


SAÍDA Guia com dados e empregado registradas
exames e riscos Periódico e admissional
Avaliar dados do exame Registrar condições de Emitir ordem de
e função saúde do empregado restrição caso Avaliar Emitir guias Monitorar
necessário periodicidade
Encaminhar Mudança de função de exames
empregados Realizar pelo PCMSO realizados
Avaliar dados do exame Orientar função mais Realizar treinamento da convocação
para exames exames
ocupacionais e mudança de setor adequada por carreira nova função no cliente
médicos
Avaliar dados do exame
e proceder para Apontamento para
demissão movimentação de Convocação para
Exames Demissional realização de
empregado para nova
ocupacionais Conclusões do exame exame
função
ENTRADA/ demissional
SAÍDA

Clinicas Gerir Movimentar


desligamento Empregados
terceirizadas pessoas
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS REGULADORES

HR
ART RH
DIRETORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria Administrativa e Financeira

Diretoria

Diretoria de
Administrativa e
Financeira

Superintendência Superintendência Superintendência

Superintendência de
Superintendência de Superintendência de
Controladoria e
Finanças Suprimentos Departamento
Contabilidade

Departamento de
Manutenção,
Patrimônio e Serviços

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

COCONT COFIT COORC COCOR COCOP COTES COALM COCOMP COMAP COPROT COATRA COPRED
Orçamento e Manutenção de
Contabilidade Fiscal e Tributário Contas a Receber Contas a Pagar Tesouraria Almoxarifado Compras e Gestão Protocolo Administrativa e de Conservação
Gestão de Custos Patrimônio
de Fornecedor Transporte Predial

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DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria Administrativa e Financeira

Diretoria

Diretoria de
Administrativa e
Financeira

Superintendência Superintendência

Superintendência de Logística Superintendência de


Controladoria e Finanças

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

Administração e Gestão de
Compras Almoxarifado Fiscal e Orçamento e Tesouraria
Patrimônio Contabilidade Custos

COPROT COATRA COCONT COFIT COCOR COCOP COTES


COCOMP COALM COORC
COMAP

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DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Diretoria Administrativa e Financeira

Diretoria

Diretoria de
Administrativa e
Financeira

Superintendência Superintendência

Superintendência de Logística Superintendência de


Controladoria e Finanças

Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

Administração e Gestão de
Compras Almoxarifado Fiscal e Orçamento e Tesouraria
Patrimônio Contabilidade Custos
ADQUIRIR INSUMOS, REALIZAR FECHAMENTO GERIR CUSTOS
GERIR PATRIMÔNIO GERIR CONTAS A PAGAR
EQUIPAMENTOS E GERIR ESTOQUE CONTÁBIL
SERVIÇOS
ELABORAR E GERIR GERIR CONTAS A
GERIR TRIBUTOS ORÇAMENTO RECEBER
GERIR CONTRATOS COM PROCESSAR LOGISTICA DE GERIR PROTOCOLO
FORNECEDORES ENTREGA E DEVOLUÇÕES
REALIZAR
PLANEJAMENTO FISCAL GERIR TESOURARIA
E TRIBUTÁRIO
REALIZAR MANUTENÇÃO
PLANEJAR COMPRAS CONDUZIR INVENTÁRIO EM EQUIPAMENTOS E REALIZAR CONCILIAÇÃO
PATRIMÔNIO FINANCEIRA

REALIZAR ANÁLISES DE
CRÉDITO
GERIR FROTA

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ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:

Organizar um adequado sistema de informações gerenciais que permita à administração conhecer os fatos ocorridos e os resultados obtidos com as
SUPERINTENDÊNCIA atividades; Comparar permanentemente o desempenho esperado com o real e classificar as variações entre estimativas e desempenho; Identificar as
DE CONTROLADORIA causas e os responsáveis pelas variações de desempenho; Apresentar recomendação para a adoção de medidas corretivas para resolver deficiências
E FINANÇAS em processos e controles; Elaborar demonstrações financeiras; Trabalhar no planejamento tributário; Implantar e gerir sistemas orçamentários.
Atuar como a primeira linha defensiva, avaliando a gestão e conformidade operacional de suas coordenadorias.

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:

• Gerir escrituração contábil: Preparar, assinar e publicar contas estatutárias da MGS; Apurar informações e emitir relatório contábil visando
atender a legislação vigente; Realizar a conciliação bancária para garantir a consistência das transações financeiras com as baixas dos sistemas
COORDENADORIA legados; Elaborar demonstrações financeiras e societárias; Validar regras fiscais; Realizar fiscalizações contábeis;
• Gerir processos e planejamento fiscal e tributário: Corrigir possíveis erros de interpretação e execução no cumprimento das obrigações e
FISCAL E DE rotinas fiscais na empresa; Evitar contingências fiscais (multas e sanções), bem como o pagamento indevido de tributos; Implementar formas
CONTABILIDADE lícitas de economia tributária; Registrar NF de entrada; emitir NF de saída; apurar impostos e emitir guias de recolhimento; conferir e recolher
impostos retidos; apurar e enviar obrigações acessórias municipais, estaduais e federais.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir custos: Garantir a manutenção das estruturas de custos nos sistemas de gestão da empresa; apropriar corretamente os custos diretos
aos contratos; realizar rateios de custos indiretos; realizar validações mensais de folha; realizar análises de DER por cliente e por contrato.
COORDENADORIA Manter as informações de custos e despesas dos contratos corretas, atualizadas, a tempo e a hora para que os gestores de contratos possam
tomar decisões; gerir custos da organização.
DE CUSTOS E • Elaborar e gerir orçamento: Garantir uma gestão eficiente e eficaz do orçamento no que tange à sua elaboração, comunicação, revisão e
ORÇAMENTO monitoramento, realizando sua atualização constante juntamente com as áreas responsáveis

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir contas a pagar: Garantir o correto pagamento dos fornecedores e empregados e demais despesas da MGS, considerando valores e
prazos , respeitando a disponibilidade do caixa;
• Gerir contas a receber: Acompanhar valores a receber, atualizando o provisionamento de recebimentos; acompanhar valores pendentes e
realizar a cobrança de clientes; realizar negociação de pagamento de faturas pendentes; Garantir a confiabilidade das informações das
TESOURARIA cobranças realizadas, que os valores cobrados dos clientes reflitam a realidade dos serviços prestados;
• Gerir fluxo de caixa: Provisionar entradas e saídas do caixa de empresa, a fim de organizar e negociar prazos de pagamento a fornecedores;
gerir aplicações financeiras;
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
COORDENADORIA DE CUSTOS E ORÇAMENTO | Gerir custos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir a manutenção das estruturas de custos nos sistemas de • Dados de Custos por área • Aderência da conciliação contábil (apropriação dos custos)
gestão da empresa; apropriar corretamente os custos diretos aos • Dados de Custos por contrato
contratos; realizar rateios de custos indiretos; realizar validações • Dados de Custos por cliente
mensais de folha; realizar análises de DRE por cliente e por • DRE’s
contrato.

ESCOPO

DE: Orçamento anual ou fechamento de um novo contrato ou aditamento de um contrato. ATÉ: Relatórios de custos elaborados.

FLUXO DE TRABALHO
Elaborar proposta Gerir
INTERFACE comercial e alterações MGS Gerir tributos
formalizar contrato contratuais
Valores do contrato
ENTRADA/ Dados do para projeção de
SAÍDA custos e orçamento Dados de custos Realizar conciliação
contrato
(HR e Corporativo) contábil

Codificar estrutura
de custos do Validar pessoal Consolidar Concluir relatórios
contrato Parametrizar alocado no Importar dados relatórios e validar contábeis e
dados e lançar contrato contábeis Informações apresentar
Definir orçamento no sistema (Validação de
lotação)
lançadas resultados
da área

Valores por área Relatórios Contábeis


para projeção de Dados de atualizações e Resultados da MGS
ENTRADA/ custos salariais para lançamento
SAÍDA de custos

Movimentar Diretoria Executiva e Gerir indicadores


Gerir orçamentos
INTERFACE pessoas Conselho de contratuais
Administração

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas s Desenvolvimento de Mercado


Coordenação de Gestão de contratos e Pós venda GEM para consulta de orçamentos
Coordenação de Orçamento e Custos HR para consulta de pessoal e importação de informações
Coordenação de Logística de Pessoas contábeis
Coordenação fiscal e tributária Corporativo para importação de informações contábeis
Demais áreas da MGS para envio de informação de custos ERP para estruturas de despesas e contratos
COORDENADORIA DE CUSTOS E ORÇAMENTO | Elaborar e gerir orçamento Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Maximizar o crescimento sustentável e viabilizar as expectativas de • Plano de orçamento anual da MGS. • Aderência do Planejamento Orçamentário
retorno financeiro diante das estratégias traçadas e desvios de • Plano de orçamento para as áreas
cenários, assim como verificar e reportar a execução do orçamento • Relatórios de acompanhamento do orçamento
previsto.

ESCOPO

DE: Período de início do planejamento de orçamento. ATÉ: Acompanhamento mensal do orçamento

FLUXO DE TRABALHO
Gerir Gerir
INTERFACE Alterações Indicadores MGS
Contratuais Contratuais

Alterações Resultado dos


ENTRADA/ contratuais Indicadores Relatórios de
SAÍDA acompanhamento e
atualização do orçamento

Parametrizar e Acompanhar gastos


Elaborar relatórios Analisar orçamento Conferir previsão Analisar informações
Aprovar orçamento importar e monitorar
anuais, servindo concretizado e Enviar para as áreas do orçamento e enviadas pelas
com a Diretoria Informações de reprogramações,
de insumo para adequar valores para análise preencher novas áreas e realizar
Executiva orçamento no suplementações e
o ano seguinte ao cenário atual despesas adequações
sistema transferências

Orçamento
Orçamento Orçamento
para
ENTRADA/ das áreas anual
aprovação
SAÍDA

MGS Diretoria Gerir Custos


INTERFACE Executiva

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas s Desenvolvimento de Mercado GEM para consulta de orçamentos


Coordenação de Gestão de contratos e Pós venda HR para consulta de pessoal e importação de informações
Coordenação de Gestão de Custos e Orçamento contábeis
Todas as áreas da MGS Corporativo para importação de informações contábeis
Diretoria Executiva ERP para estruturas de despesas e contratos
COORDENADORIA DE CONTABILIDADE | Realizar fechamento contábil Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Preparar, assinar e publicar contas estatutárias da MGS; Apurar • Contas conciliadas; • Tempo de realização do fechamento e elaboração dos
informações e emitir relatório contábil visando atender a legislação vigente; • Relatórios contábeis relatórios
Realizar conciliação bancária e consistência das transações financeiras com
as baixas dos sistemas legados; Elaborar demonstrações financeiras e
societárias; Realizar fiscalizações contábeis;

ESCOPO

DE: Período de fechamento contábil mensal. ATÉ: Contas conciliadas e relatórios gerados.

FLUXO DE TRABALHO

Gerir folha de Gerir contas a Gerir contas a


INTERFACE Gerir estoque Gerir benefícios Gerir inventário
pagamentos receber pagar

ENTRADA/ Dados de contas


SAÍDA contábeis e notas
fiscais

Gerar relatórios
Extrair dados
Conciliar contas Gerir tributos de fechamento
dos sistemas
contábil
+

Relatórios de
Relatórios de
fechamento
fechamento contábil
ENTRADA/ contábil da MGS
de contratos
SAÍDA

Gerir indicadores
Gerir tributos Diretoria Executiva
INTERFACE contratuais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Almoxarifado
Coordenação de Gestão Funcional ART RH
Coordenação de Apuração e Pagamento HR
Tesouraria GEM
Coordenação Fiscal e de Contabilidade Corporativo
COORDENADORIA DE CONTABILIDADE | Gerir tributos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Evitar contingências fiscais (multas e sanções), bem como o • DRE; • Número de lançamentos manuais realizados;
pagamento indevido de tributos; Implementar formas lícitas de • Relatórios Gerenciais. • Multas e juros pagos por atrasos em tributos.
economia tributária; Apurar impostos e emitir guias de
recolhimento; conferir e recolher impostos retidos; apurar e enviar
obrigações acessórias municipais, estaduais e federais.
ESCOPO

DE: Contas conciliadas. ATÉ: Relatórios gerados

FLUXO DE TRABALHO
Realizar
INTERFACE fechamento
contábil

ENTRADA/ Contas
SAÍDA conciliadas

Gerar Gerar fechamento


Realizar Gerar obrigações Apurar Imposto
Apurar tributos demonstrativos dos demonstrativos
conciliação fiscal acessórias de Renda
contábeis parciais contábeis

ENTRADA/
SAÍDA

INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

ART RH
Coordenação de Contabilidade e Fiscal HR
GEM
Corporativo
COORDENADORIA DE CONTABILIDADE | Realizar planejamento fiscal e tributário Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Corrigir possíveis erros de interpretação e execução no • Relatórios Gerenciais. • Economia com recuperação de impostos (valor).
cumprimento das obrigações e rotinas fiscais na empresa; Evitar • Ganhos contabilizados
contingências fiscais (multas e sanções), bem como o pagamento
indevido de tributos; Implementar formas lícitas de economia
tributária;

ESCOPO

DE: Potencial de ganho identificado ATÉ: Ganhos contabilizados

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE

ENTRADA/
SAÍDA

Proativa

Acompanhar mudanças Avaliar potencial de


de processos nas áreas economia de tributos Propor mudanças Acompanhar
Contabilizar
para redução da implantação da
ganhos
Investigar potenciais Avaliar potencial carga tributária mudança
economias de tributos de ganho
Reativa
Acompanhamento da
Contratos e implantação na mudança de
ENTRADA/ processos modelo/ processo para
SAÍDA organizacionais redução de tributos

MGS MGS
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Superintendência de Controladoria e Finanças ART RH


Todas as áreas da MGS com potencia de redução de custos com HR
tributos GEM
Corporativo
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:

SUPERINTENDÊNCIA Superintendência responsável por adquirir, gerir e entregar produtos, equipamentos, uniformes e EPIs, além de garantir a
manutenção dos equipamentos lotados nas frentes de Serviço. Tem como responsabilidade a execução de atividades de gestão de
LOGÍSTICA
despesas e manutenção das unidades da sede da MGS.

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:

• Adquirir insumos, equipamentos e contratar serviços: Garantir a aquisição de produtos e serviços, dentro do prazo estabelecido, de acordo
com as especificações técnicas fornecidas pelo solicitante, assegurando a qualidade do produto e buscando o menor preço do mercado.
• Gerir contratos com fornecedores: Gerir e fiscalizar a atualização de informações dos fornecedores da MGS, de modo a registrar a ocorrência
de todos os eventos do contrato e garantir as entregas no prazo acordado.
COORDENADORIA
• Planejar necessidades de compras: Garantir o quantitativo de insumos necessário para a entrega na sede e nas frentes de serviço, com base
DE COMPRAS na análise histórica de consumo e planejamento da demanda das áreas de negócio, reduzindo o risco de desabastecimento do almoxarifado.
• Desenvolver fornecedores: Estreitar relacionamento com os principais fornecedores da MGS, promovendo a pré qualificação dos produtos e
garantindo o cumprimento dos termos acordados entre a MGS e o fornecedor.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir estoque: Realizar a gestão do estoque, por meio da revisão periódica do ponto de ressuprimento dos itens e solicitação de emissão de
autorização de fornecimento, a fim de garantir o almoxarifado abastecido
• Processar logística de entrega e devoluções: Atender às solicitações de entrega de materiais e de devoluções realizadas pelos clientes ou pelo
público interno da MGS no quantitativo correto e dentro do prazo acordado;
ALMOXARIFADO • Conduzir inventário: Realizar anualmente o inventário do estoque a fim de mensurar a assertividade do processo. Quando necessário, realiza-
se também inventários rotativos a fim de ajustar a acuracidade de itens críticos; garantir que a acuracidade do estoque esteja dentro dos
limites legais estabelecidos.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir patrimônio e frota: Gerir demandas de deslocamento, em taxi ou veículo institucional, visando a otimização dos custos operacionais;
Gerir contratos com empresas de locação de veículos;
• Gerir protocolo: Supervisionar o envio e recebimento de correspondências via Correio; Garantir a correta tramitação documentos de interesse
COORDENADORIA da organização na sede da MGS; Garantir a otimização de custos com correspondências.
DE • Gerir serviços gerais: Gerir serviços de limpeza e conservação, portaria, manutenção, vigilância e serviços operacionais prestados pela MGS;
ADMINISTRAÇÃO E monitorar central telefônica da MGS; gerir contas ; realizar inventário de bens da MGS
• Gerir patrimônio no cliente: Garantir que todos os equipamentos utilizados nas frentes de serviço estejam em plenas condições de utilização;
PATRIMÔNIO realizar manutenção de equipamentos com defeito no prazo estabelecido, acompanhando os indicadores da área e garantindo a otimização
dos custos com a manutenção.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
COORDENADORIA DE COMPRAS | Planejar compras Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir o quantitativo de insumos necessário para a entrega na • Programação periódica da necessidade de compras • Assertividade de planejamento de compras (disparidade
sede e nas frentes de serviço, com base na análise histórica de atualizada entre o previsto e a demanda real mensal entregue)
consumo e planejamento da demanda das áreas de negócio,
reduzindo o risco de desabastecimento do almoxarifado.

ESCOPO

DE: Necessidade de compra registrada ATÉ: Necessidade de compras ajustada

FLUXO DE TRABALHO
Planejar e solicitar
INTERFACE
Dimensionar Gerir Estoque
insumos, equipamentos
Demanda
e pessoas
Previsão de demanda
ENTRADA/ Informações de
para novos contratos
SAÍDA estoque registrado
Planejamento de demanda de no sistema GEM
materiais para os próximos 12 meses

Analisar estoque
Identificar atual de insumos Ajustar
Adequar Replanejar
necessidade de planejamento da Readequar ponto
planejamento de necessidade de
compra (quantidade Adquirir insumos, necessidade dos de ressuprimento
aquisições compras
e especificação) equipamentos e serviços itens
+
Para o planejamento de compras, o setor deverá receber o
planejamento das áreas e a especificação dos produtos a serem
adquiridos, bem como o prazo da necessidade Necessidade de
compras planejada e
ENTRADA/ Especificação para compra Especificação para compra sinalizada
SAÍDA de novos produtos par a de novos produtos/serviços
prestação de serviços para a organização

Adquirir Insumos,
Buscar melhores MGS
INTERFACE práticas de mercado
equipamentos e
serviços

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Vendas s Desenvolvimento de Mercado


Coordenação de Gestão de contratos e Pós venda GEM para consulta de saldo contratual e contratos existentes e do
Coordenação de serviços estoque
Almoxarifado vigente
Gestores (solicitação de compras para a sede)
COORDENADORIA DE COMPRAS | Gerir contratos com fornecedores Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir que os contratos de fornecimento da MGS sejam seguidos • Autorização de fornecimento • Solicitações de aditamento fora do prazo
e garantam as melhores condições para a empresa, bem como • Ordens de Serviço • Contratos em execução com vigência expirada
disponibilizem materiais e equipamentos nos momentos • Avaliação de qualidade do fornecedor
necessários. • Nota fiscal autorizada
• Solicitação de aditamento

ESCOPO

DE: Novo contrato com fornecedor firmado. ATÉ: Contratos de fornecimento vigentes e com saldo disponível.

FLUXO DE TRABALHO
Adquirir Insumos, Adquirir Insumos,
INTERFACE equipamentos e Gerir Estoque Fornecedor MGS equipamentos e
serviços serviços

ENTRADA/ Comunicação da Estoque registrado Agendamento 3 orçamentos


SAÍDA assinatura do AF para Acompanhamento de
no sistema GEM de entrega para justificar
contrato fornecedor saldo e vigência
informado aditamento
Insumo
Solicitar emissão da
Analisar ponto de Agendar entrega Atestar Solicitar
Comunicar áreas Autorização de Emitir AF Encaminhar Monitorar
ressuprimento de materiais recebimento aditamento
interessadas sobre Fornecimento (AF) pagamento saldo contratual
serviço
o início da vigência Avaliar momento para e vencimento do
Emitir ordem de provisório/ Encerrar
do contrato de necessidade contabilidade contrato
serviço definitivo contrato
do serviço
Serviço A responsabilidade sobre o
Nota Fiscal acompanhamento do saldo e vigência é de
Avaliação de
OS para autorizada para cada gestor do contrato, bem como a
qualidade do
fornecedor pagamento solicitação do seu aditamento.
ENTRADA/ fornecedor
SAÍDA

Desenvolver Gerir Notas


Fornecedor
INTERFACE fornecedores Fiscais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Compras
Almoxarifado
Fornecedores GEM para consulta de saldo contratual e contratos existentes e do
Tesouraria estoque vigente
Gestores de contratos de todas as áreas da MGS
COORDENADORIA DE COMPRAS | Adquirir insumos, equipamentos e serviços Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir a aquisição de produtos e serviços, dentro do prazo • Contratos de Fornecimento; • Prazo médio de execução do processo de compras (para cada
estabelecido, de acordo com as especificações técnicas fornecidas • Contratos de Prestação de Serviços; modalidade)
pelo solicitante, assegurando a qualidade do produto e buscando o • Materiais, equipamentos e serviços adquiridos.
menor preço do mercado.

ESCOPO

DE: Solicitação de compra recebida. ATÉ: Inicio da vigência do contrato comunicada ao demandante

FLUXO DE TRABALHO

Analisar termos
INTERFACE Demandante contratuais

ENTRADA/ Solicitação de Compra


Minuta Termo contratual
SAÍDA – Termo de Referência
contratual aprovado
- Justificativa

Examinar termo
de referência Analisar Elaborar e Comunicar
Aprovar Registrar
Analisar Instruir processo validar Publicar início da
justificativa requisição contrato
orçamentos de compra termos contrato vigência ao
Receber solicitação do gasto de compra no sistema
contratuais demandante
de aditamento +
As diversas modalidades
de compras estão descritas Comunicar inicio da
Valor e Compra vigência do
nos fluxogramas detalhados.
ENTRADA/ justificativa aprovada contrato
SAÍDA

Gerir contratos com


Comitê de despesas
fornecedores
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenação de Compras
Assessoria Jurídica
GEM para cadastro, aprovação e acompanhamento de todos os
Comitê de despesas
dados do processo.
Áreas demandantes
COORDENADORIA DE ALMOXARIFADO | Processar logística de entregas e devoluções Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Atender às solicitações de entrega de materiais e de devoluções • Produtos entregues no cliente • Volume de P0’s
realizadas pelos clientes ou pelo público interno da MGS no • Recebimento registrado no sistema • Quantidade de itens devolvidos por mês/ categoria
quantitativo correto e dentro do prazo acordado; • Relatórios de entrega

ESCOPO

DE: Solicitação de consumo recebida. ATÉ: Dados de compras lançados em planilha de controle de
requisições.
FLUXO DE TRABALHO

Planejar e solicitar insumos,


INTERFACE Cliente Cliente
equipamentos e pessoas

ENTRADA/ Solicitação
SAÍDA de consumo Replanejamento de
Produto entregue
As entregas periódicas são programadas insumos por cliente
por cliente. Apenas solicitações fora da
previsão são recebidas via ticket
Receber solicitação de Receber requisição
consumo Preencher relatório Lançar dados na Registrar dados,
Identificar e separar assinada pelo
de separação de planilha de Expedir elaborar e
produtos para cliente e relatório
Receber produtos e definir controle de pedidos armazenar
Apurar expedição de viagens assinado
solicitação de rotas requisições relatórios finais
solicitação pela transportadora
troca
Necessidades de alterações no
quantitativo periódico a ser entregue Recebimento Relatórios de
Solicitação deverão ser sinalizadas pelas registrado no rotas e custos
ENTRADA/ de troca coordenações de serviços sistema
SAÍDA

Cliente Gerir estoque


INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Coordenações de serviços
Cliente ERP para consulta das solicitações de consumo.
Almoxarifado
COORDENADORIA DE ALMOXARIFADO | Conduzir inventário Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Realizar anualmente o inventário do estoque a fim de mensurar a • Nível de acuracidade do inventário • Acuracidade do inventário.
assertividade do processo. Quando necessário, realiza-se também • Ações corretivas
inventários rotativos a fim de ajustar a acuracidade de itens
críticos; garantir que a acuracidade do estoque esteja dentro dos
limites legais estabelecidos..

ESCOPO

DE: Período de realização do inventário ATÉ: Inventário contabilizado.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Gerir estoque

ENTRADA/ Informações
SAÍDA de estoque

Analisar os
Conduzir contagem Gerar inventário resultados e
física dos itens rotativo no sistema identificar ações
corretivas

ENTRADA/
SAÍDA

INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Almoxarifado GEM para consulta de saldo contratual e contratos existentes e do


estoque vigente
COORDENADORIA DE ALMOXARIFADO | Gerir estoque Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Realizar a gestão do estoque, por meio da revisão periódica do • Ponto de ressuprimento calculado • Valor contábil em estoque
ponto de ressuprimento dos itens e solicitação de emissão de • Cronograma de reabastecimento • Custos associados à falta de estoque (compras urgentes/ glosa)
autorização de fornecimento, a fim de garantir o almoxarifado • Autorizações de fornecimento
abastecido

ESCOPO

DE: Informações de demanda recebidas ATÉ: Replanejamento de estoque realizado.

FLUXO DE TRABALHO
Planejar insumos,
INTERFACE equipamentos e
pessoas

ENTRADA/ Informações
SAÍDA de demanda

Recalcular nível Replanejar


Receber informações
de estoque e cronograma de Emitir autorizações
atualizadas de
ponto de reabastecimento de fornecimento
demanda
ressuprimento de estoque

Realizar AF
planejamento de emitida
ENTRADA/ compras
SAÍDA

Adquirir Insumos,
equipamentos e Fornecedor
INTERFACE serviços

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Fornecedores
Almoxarifado GEM para consulta de saldo contratual e contratos existentes e do
Coordenação de Compras estoque
Coordenações de Serviços vigente
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PATRIMÔNIO | Gerir protocolo Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Supervisionar o envio e recebimento de correspondências via • Correspondências entregues • Valor gasto com envio de correspondência (por tipo)
Correio; Garantir a correta tramitação documentos de • Faturas encaminhadas para pagamento
interesse da organização na sede da MGS; Garantir a
otimização de custos com correspondências

ESCOPO

DE: Recebimento das correspondências ATÉ: Fatura encaminhada para pagamento

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Cliente Fornecedor MGS

ENTRADA/
SAÍDA Correspondência Correspondência

Registrar
Distribuir documento
recebimento do
Receber internamente
documento Registrar entrega de Controlar faturas
correspondências
Registrar documento e postagens
documentos Entregar documentos ao
saída do
destinatário ou aos correios
documento

Correspondência Faturas dos


ENTRADA/
Correspondência correios
SAÍDA

Cliente externo/
MGS Gerir contas a pagar
INTERFACE Correios

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

MGS
Clientes/ Fornecedores
Coordenação de Apoio Administrativo
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PATRIMÔNIO | Realizar manutenção em equipamentos e patrimônio Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir que todos os equipamentos utilizados nas frentes de • Correspondências entregues • Custo médio de manutenção por equipamento
serviço estejam em plenas condições de utilização; realizar • Faturas encaminhadas para pagamento • Prazo entre coleta e devolução de equipamentos
manutenção de equipamentos com defeito no prazo estabelecido,
acompanhando os indicadores da área e garantindo a otimização
dos custos com a manutenção.
ESCOPO

DE: Demanda de equipamentos nas frentes de serviço ATÉ: Manutenção realizada/ baixa do equipamento no sistema

FLUXO DE TRABALHO
Planejar insumos, Gerir Gerir alterações
Cliente Cliente Cliente
INTERFACE equipamentos e patrimônio e contratuais
pessoas frota

ENTRADA/ Previsão para Lançamento do Solicitação de novo Solicitação de Sinalizar retirada do


SAÍDA compra/ troca de patrimônio no equipamento
equipamentos devolução ou reparo equipamento da Protocolo de
sistema relação contratual devolução

Registrar
devolução
Receber demanda Analisar demanda, Registrar Entregar permanente
Recolher
de novo redigir TR e solicitar patrimônio equipamento Consertar Devolver
equipamento Analisar
equipamento compra adquirido no cliente equipamento equipamento
possibilidade de
reparo Registrar Sinalizar necessidade
sucateamento de aquisição
Solicitação de
Planejamento de Recebimento dos Sinalização de necessidade
compra de novos Baixa do patrimônio
aquisição para novos de novo equipamento no
ENTRADA/ equipamentos no sistema
novo contrato equipamentos cliente
SAÍDA

Planejar insumos,
Dimensionar Adquirir Insumos, Gerir patrimônio e
equipamentos e
INTERFACE demanda equipamentos e serviços frota
pessoas

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

MGS
Clientes
Coordenação de Apoio Administrativo Citsmart
Coordenações de Serviços ERP
Coordenação de Vendas e Desenvolvimento de Mercado
Coordenação de Compras
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PATRIMÔNIO | Gerir patrimônio Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Garantir o registro patrimonial da MGS de acordo com a alocação • Patrimônio registrado em sistema • Acuracidade do patrimônio inventariado
dos seus equipamentos e mobiliário; garantir o registro da • Inventário realizado
mutação do patrimônio por meio da coleta, armazenamento e • Notificações de não conformidade emitidas
processamento das informações dos atos e fatos que alteram a
massa patrimonial da empresa.

ESCOPO

DE: Necessidade de registro patrimonial ATÉ: Inventário patrimonial realizado

FLUXO DE TRABALHO
Adquirir Insumos,
INTERFACE equipamentos e
serviços

ENTRADA/ Novo patrimônio


SAÍDA adquirido

Anualmente

Registrar Realizar Realizar Efetuar


Registrar local Notificar não
patrimônio movimentações auditoria inventário
do patrimônio conformidades
adquirido de patrimônio patrimonial patrimonial

Local para registro Relatório de auditoria


ENTRADA/ do patrimônio patrimonial
SAÍDA

Realizar manutenções
INTERFACE
em equipamentos e MGS Cliente
patrimônio

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

MGS
Clientes Citsmart
Coordenação de Apoio Administrativo ERP
Coordenação de Compras
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PATRIMÔNIO | Gerir frota Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Gerir demandas de deslocamento, em taxi ou veículo institucional, • Rotas de motoristas otimizada • Capacidade de utilização da frota (otimização de viagens x taxi)
visando a otimização dos custos operacionais; Gerir contratos com • Rateio do custo com veículos
empresas de locação de veículos;

ESCOPO

DE: Solicitação de deslocamento recebida ATÉ: Valores rateados entre as unidades

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE MGS

ENTRADA/ Data, hora e destino


SAÍDA do deslocamento

Frota MGS
Comunicar Registrar
Programar Realizar
rota aos quilometragem
Receber Analisar viagens corrida Realizar rateios e Gerir
motoristas rodada Gerir contrato
solicitação prioridades atribuir gasto manutenção
com locadoras
de deslocamento e distâncias Distribuir vouchers Registrar valores ao CC da unidade em veículos
de taxi gastos
Taxi

Pagamentos e renovações
ENTRADA/ contratuais
SAÍDA

Gerir contratos com


INTERFACE fornecedores

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Áreas da MGS (solicitação de viagens) Citsmart


Coordenação de Apoio Administrativo ERP
PRESIDÊNCIA
DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS
Presidência
Presidência
Presidência

Gabinete Auditoria
Gabinete da Assessoria de
Presidência Auditoria

Estratégia Ouvidoria
Assessoria de
Gestão Ouvidoria
Estratégica

Comunicação
Assessoria de
Comunicação

Superintendência
Jurídico
Superintendência de Assessoria Jurídica
TI

Departamento Departamento Departamento

DETEC DESIS DETEL Coordenação Coordenação Coordenação

Tecnologia Desenvolvimento e Telecomunicações e Rede COMOR Consultivo Contencioso


Manutenção de
Sistemas Modernização Administrativa

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DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Presidência Presidência

Presidência
Auditoria
Assessoria de
Auditoria Ass. Estratégica
Assessoria de
Comunicação COMOR
Planejamento e
Assessoria de Gestão
Comunicação
Gestão de
Ouvidoria Riscos
Ouvidoria Assessoria de
Gestão de Riscos

Superintendência Jurídico Gabinete


Assessoria Gabinete da
Superintendência Jurídica
de TI Presidência

Escritórios
Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação
Regionais
Suporte e Tecnologia e Escritório Regional
Infraestrutura Desenvolvimento Consultivo Contencioso
Atendimento a
Tecnológica Sistemas de Sistemas
COCIA
DETEC DETEL DESIS DESIS CONSUL CONTEN

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DESDOBRAMENTO OPERACIONAL DO DESIGN ORGANIZACIONAL PARA AS ÁREAS

Presidência
Presidência

Presidência
Auditoria Ass. Estratégica
Assessoria de
Assessoria de
Planejamento e
Auditoria
Gestão de Gestão
REALIZAR Comunicação Riscos DESENVOLVER E
AUDITORIA INTERNA ACOMPANHAR
Assessoria de Assessoria de PLANEJAMENTO
Comunicação Gestão de Riscos ESTRATÉGICO
APURAR ILÍCITOS Ouvidoria GERIR
ADMINISTRATIVOS GERIR
COMUNICAÇÃO GERIR RISCOS MODERNIZAÇÃO
EXTERNA E Ouvidoria ORGANIZACIONAL
GERIR POLÍTICAS E
INSTITUCIONAL NORMATIVOS
GERIR INSTITUCIONAIS
GERIR OUVIDORIA
COMUNICAÇÃO REALIZAR CONTROLE
INTERNA INTERNO

Superintendência Jurídico Gabinete


Assessoria Gabinete da
Superintendência Jurídica
de TI Presidência

Escritórios
Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Regionais
Suporte e Tecnologia e Escritório Regional
Infraestrutura Contencioso
Atendimento a Desenvolvimento Consultivo
Tecnológica de Sistemas GERIR ESCRITÓRIOS
Sistemas
GERIR SEGURANÇA GERIR PROCESSOS ACOMPANHAR REGIONAIS
GERIR SUPORTE DESENVOLVER E
DA INFORMAÇÃO CONSULTIVOS RELACIONAMENTO
TÉCNICO MANTER SISTEMAS COM SINDICATOS
DESENVOLVER E
MANTER GERIR
GERIR GOVERNANÇA INTERNALIZAR E CONTENCIOSO GERIR AÇÔES
INFRAESTRUTURA PARAMETRIZAR
DE TI ADMINSITRATIVO JUDICIAIS
INTERNALIZAR E SOLUÇÕES
PARAMETRIZAR ANALISAR ATENDER A
SOLUÇÕES TERMOS DEMANDAS DOS
CONTRATUAIS ÓRGÃOS DE
PROVER SOLUÇÕES
CONTROLE
DE TECNOLOGIA
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ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA SUPERINTENDÊNCIA:


SUPERINTENDÊNCIA Suportar todas as áreas da MGS no que diz respeito a aplicações de TI, definindo soluções mais aderentes, gerenciando os projetos de
DE TECNOLOGIA DA novas soluções ou de manutenções evolutivas/corretivas, garantindo o fornecimento de produtos e serviços de TI. Planejar
INFORMAÇÃO contratações de novos sistemas; prospectar novas tecnologias mais modernas e aderentes ao negócio.

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:

• Gerir infraestrutura tecnológica: Garantir que a infraestrutura tecnológica da organização, sejam elas plataformas de hardware, ambientes,
servidores, bancos de dados, telecomunicações, redes e instalações físicas sejam compatíveis com a realidade da execução do seu negócio e que
funcionem com a máxima disponibilidade necessária para garantir a confiabilidade da execução das atividades da MGS; Inspecionar instalações
prediais, instalações elétricas, equipamentos (Nobreaks, estabilizadores e refrigeração do Datacenter) e telecomunicações; gerenciar ativos de TI da
COORDENADORIA MGS na sede e nos clientes.
• Gerir segurança da informação: Supervisionar o desenvolvimento, implantação e execução da política de segurança da informação, identificando
DE riscos e criando planos de contingência; ,garantir a segurança dos ambientes de TI; Monitorar acessos e cópias de segurança das bases de dados da
INFRAESTRUTURA MGS.
TECNOLÓGICA • Gerir governança em TI: Prestar suporte para o planejamento anual dos recursos, instalações, softwares e equipamentos de TI para manutenção e
sustentação da infraestrutura e levantamento de novas necessidades; Acompanhar o planejamento anual e realizar uma análise quantitativa e
qualitativa de sua execução; Analisar relatórios gerenciais mensais.
• Gerir os contratos de fornecedores de infraestrutura de TI:
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor.
• Realizar monitoramento integrado dos serviços: Acompanhar o nível de serviço prestado (indicadores, satisfação do usuário, etc), prover análises e
planos de contingência quanto aos desvios de execução da qualidade e quantidade de atendimentos realizados;
• Gerir suporte e atendimento aos usuários: Garantir a plena usabilidade e disponibilidade dos sistemas e da infraestrutura; prover atendimento rápido
COORDENADORIA às áreas de negócio, minimizando os impactos de possíveis problemas de acesso ou utilização de sistemas e equipamentos; dar suporte e
DE SUPORTE E acompanhamento no uso de sistemas e infraestrutura ao usuário final;
ATENDIMENTO A • Gerir governança em TI: Realizar em conjunto com as demais Coordenadorias de TI o planejamento anual de recursos, instalações, softwares e
equipamentos de TI para manutenção e sustentação da infraestrutura e levantamento de novas necessidades; Acompanhar o planejamento anual e
SISTEMAS realizar uma análise quantitativa e qualitativa de sua execução; Elaborar relatórios gerenciais mensais; desenvolver e atualizar catálogo de serviços da
TI
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor.
• Gerir desenvolvimento de sistemas: Gerir projetos de desenvolvimento, prospecção e implantação de novos sistemas de informação com base no
processo de negócio estabelecido, de forma a garantir a melhor operação do serviço; Realizar testes e homologar sistemas desenvolvidos e/ou
COORDENADORIA alterados; realizar manutenções nos sistemas; efetuar estudos e propor atualizações em sistemas tecnológicos que garantam a melhoria das
DE TECNOLOGIA E atividades da organização;
• Gerir os contratos de fornecedores de aplicações de TI:
DESENVOLVIMENTO • Gerir governança em TI: Prestar suporte para o planejamento anual dos recursos e sistemas de TI para manutenção e sustentação das soluções e o
DE SISTEMAS levantamento de novas necessidades; Acompanhar o planejamento anual e realizar uma análise quantitativa e qualitativa de sua execução; Analisar
relatórios gerenciais mensais.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor.
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA

ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DA ASSESSORIA:

Alinhar as atividades jurídicas à estratégia da empresa, contribuindo para a segurança, a mitigação de riscos jurídicos e o
ASSESSORIA JURÍDICA desenvolvimento institucional.

COORDENAÇÕES PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS COORDENAÇÕES:

• Gerir processos contenciosos: Administrar e minimizar o passivo trabalhista da empresa mediante a plena defesa da companhia
em juízo, bem como sugerir medidas preventivas para mitigar as causas a curto, médio e longo prazo; Realizar defesa das ações
COORDENADORIA judiciais cíveis e trabalhistas; representar a MGS no Ministério Público Estadual, Ministério Público do Trabalho, Ministério do
DE ASSESSORIA Trabalho, Tribunal de Contas do Estado e outros órgão de controle; Propor medidas de correção e preventivas às diversas áreas
JURÍDICA buscando reduzir o passivo trabalhista; Ministrar treinamento às chefias mediatas e imediatas dos empregados para a adoção
CONTENCIOSA das boas práticas das rotinas trabalhistas.

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir processos consultivos: Analisar e suportar juridicamente os processos licitatórios, de dispensa ou inexibilidade, garantindo
COORDENADORIA a legalidade e segurança dos processos de compras da organização; Apoiar a elaboração de regulamentos e resoluções
institucionais; Revisar contratos e redigir pareceres relativos aos contratos com clientes e fornecedores, garantindo que todas as
DE ASSESSORIA
relações contratuais estes atores estejam dentro da legalidade; Avaliar e propor ações para mitigar quaisquer riscos legais
JURÍDICA inerentes às tomadas de decisão dos negócios.
CONSULTIVA
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA
ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS ASSESSORIAS:

• Gerir Ouvidoria: Atuar como canal de comunicação entre a MGS e os seus empregados e cidadão, assegurando a estrita observância das
normas legais e regulamentares relativas aos seus direitos; garantir a resolução em tempo hábil de questionamentos e problemas dos
demandantes, Encaminhar feedback da atuação das áreas envolvidas devido à relevância dos temas tratados; Dar o devido encaminhamento
aos órgãos de controle no âmbito institucional, às denúncias e reclamações referentes aos dirigentes, empregados ou atividades e serviços
OUVIDORIA prestados pela empresa; realizar intermediação entre demandante e unidade administrativa envolvida, em caso de necessidade de maior
informação, ou em situações de conflito real ou potencial; realizar gestão da informação referente às demandas recebidas, tratadas e
encerradas. Preparar de relatórios gerenciais para informação da alta direção empresa.

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Gerir comunicação institucional e externa: Gerir o desenvolvimento de materiais informativos de comunicação externa à organização,
prezando pela imagem da empresa perante seus diversos stakeholders;
ASSESSORIA DE
• Gerir comunicação interna: Produzir materiais e utilizar as mais diversas mídias para promover a motivação dos empregados, para que estes
COMUNICAÇÃO estejam alinhados com a estratégia de negócio, e sejam informados de tudo que lhes compete saber;

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Realizar auditoria interna: Realizar atividades de auditoria e fiscalização nos sistemas contábil, financeiro, orçamentário, de pessoal, de
recursos externos e nos demais sistemas administrativos e operacionais, segundo os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade,
AUDITORIA publicidade, razoabilidade, eficiência e economicidade;
INTERNA • Apurar denúncias de ilícitos administrativos: Receber, analisar, formar equipe e apurar ilícitos administrativos recebidos por meio de
denúncia ou identificados pelos processos de auditoria. Atuar de forma independente e imparcial quanto as medidas cabíveis.
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor
ATRIBUIÇÕES POR ÁREA
ÁREA PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DAS ASSESSORIAS:

• Acompanhar e gerenciar riscos do negócio: Avaliar previamente riscos e vulnerabilidade de investimentos, impactos de ordem tributária,
fiscal e trabalhista, dentre outras medidas que possam ter impacto direto na saúde financeira, jurídica, política e de imagem institucional da
organização. Auxiliar a Diretoria Executiva na tomada de decisão quanto a direcionadores estratégicos do negócio; avaliar todas as variáveis de
influência em uma decisão de grande impacto da organização; realizar treinamento anual aos administradores sobre a política de gestão de
riscos. Reportar diretamente ao conselho de Administração qualquer suspeita de envolvimento do diretor-presidente em irregularidades.
GERENCIAMENTO • Realizar controle interno: Desenvolver atividades, planos, rotinas, métodos e procedimentos integrados com vistas a assegurar que os
DE RISCOS objetivos da administração sejam alcançados; propor ações para prevenção de ocorrência de ilícitos administrativos no âmbito da organização;
garantir a efetividade do controle de riscos e dos processos de governança e a confiabilidade do processo de coleta, mensuração, classificação,
acumulação, registro e divulgação de eventos e transações, visando o preparo de demonstrações financeiras.
• Gerir políticas e normativos institucionais: acompanhar e recomendar atualizações nas politicas e normativos institucionais conforme as
alterações nas formas de condução dos procedimentos da organização;
• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Realizar planejamento estratégico: Conduzir, revisar e acompanhar o planejamento estratégico da MGS; acompanhar e disseminar as metas
do planejamento; acompanhar a execução dos projetos estratégicos

ASSESSORIA DE • Gerir modernização organizacional: Identificar, apoiar e integrar as múltiplas iniciativas de mudança organizacional, alinhando as ações com
PLANEJAMENTO E a estratégia da empresa; prover suporte metodológico e acompanhar projetos de melhoria das diversas áreas da MGS; suportar o
desenvolvimento institucional por meio de metodologias de gestão de projetos e processos; monitorar junto aos gestores das áreas, o
GESTÃO
desempenho dos processos, por meio de estatísticas dos principais indicadores das áreas;

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor

• Coordenar atividades de Gabinete: Assistir o Diretor Presidente em suas atividades em sua representação politica e social; ocupar-se das
relações públicas e promover as atividades de agenda, cerimonial, promoção institucional e de eventos, preparo e despacho dos expedientes
do Diretor Presidente; facilitar a comunicação e relações entre as diversas instancias, externas e internas à organização.
PRESIDÊNCIA • Gerenciar os escritórios regionais: Acompanhar as atividades das unidades regionais da MGS; acompanhar indicadores de gestão e reportar os
direcionamentos institucionais a estas unidades; promover o relacionamento, facilitar a comunicação e a troca de experiências entre as
diversas unidades e a sede da organização;

• Outras atividades: Desempenhar outras atividades afins ao escopo de trabalho do setor


OUVIDORIA | Gerir Ouvidoria (Tratar manifestações de empregados e cidadãos) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Receber e processar manifestações (críticas, denúncias, elogios e • Manifestações encaminhadas aos responsáveis • Tempo médio de resposta às manifestações
reclamações), direcionar às áreas responsáveis, acompanhar o • Plano de ação para manifestações recorrentes • Porcentagem de manifestações pertinentes recebidas pela ouvidoria
desdobramento das manifestações e responder demandante. • Manifestações de funcionários ou cidadãos resolvidas e
Tratar casos recorrentes e realizar planos de ação junto às áreas respondidas.
para mitiga-los.
ESCOPO

DE: Manifestação de um funcionário ou cidadão. ATÉ: Manifestações atendidas/ Plano de ação para tratativa
desenvolvido
FLUXO DE TRABALHO

Funcionários MGS MGS


INTERFACE ou cidadãos

Manifestação recebida Plano de ação para


ENTRADA Manifestação de do demandante e Resposta da minimizar risco de
funcionários ou encaminhada à área manifestação recorrência da
cidadãos responsável manifestação

Encaminhar
manifestação para Arquivar e Compilar Desenvolver plano
Avaliar Processar Dar devolutiva
Receber a área encerrar a manifestações e de ação para
consistência da resposta da área ao demandante
manifestação responsável pela manifestação gerar estatística minimizar
manifestação
apuração ocorrências

Resposta à manifestação
impertinente ou Resposta à
inconsistente manifestação
SAÍDA

Funcionários Funcionários
ou cidadãos ou cidadãos
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Sistema de Ouvidoria da MGS
Funcionários ou cidadãos Sistema da Ouvidoria Geral do Estado
Ouvidoria Sistema da SEPLAG
Demais áreas da MGS para onde a manifestação for encaminhada Email
Telefone
Correios
COORDENADORIA CONSULTIVA| Analisar processo de compra (fase jurídica) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Analisar e suportar juridicamente os processos licitatórios, de • Parecer jurídico; • Tempo de atendimento das demandas de análise encaminhadas ao
dispensa ou inexibilidade, garantindo a legalidade e segurança • Diligências. jurídico (etapa do processo de compras)
dos processos de compras da organização; • Numero de inconsistências nos instrumentos

ESCOPO

DE: Solicitação de aquisição de bens e/ou serviços. ATÉ: Parecer jurídico ou diligência emitida

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Área demandante

Documentação inicial
ENTRADA com a demanda e a
justificativa de compra

Comitê de despesas

Receber solicitação de Encaminhar processo Analisar aspectos Emitir parecer


aquisição para avaliação Analisar pedido e
aprovado formais do processo jurídico ou
do comitê de despesas documentação do
ao setor de compras de compras diligência
processo
Processo
negado
Despacho com Despacho de
negativa do aprovação da Contrato de Parecer jurídico
SAÍDA comitê compra Fornecimento ou diligência

Adquirir insumos, equipamentos e serviços


Área demandante
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Comitê de Despesas
Coordenação de Compras ERP Lei 8.666
Assessoria Jurídica - Consultivo
COORDENADORIA CONSULTIVA| Analisar termos contratuais Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Revisar contratos e redigir pareceres relativos aos contratos com • Visto do Assessor Chefe; • Tempo de atendimento das demandas
clientes e fornecedores, garantindo que todas as relações • Diligências; • Inconsistências nos instrumentos contratuais
contratuais estes atores estejam dentro da legalidade • Instrumento de Análise.

ESCOPO

DE: Solicitação de análise de termo contratual ATÉ: Parecer ou diligência do termo contratual elaborada

FLUXO DE TRABALHO

Gerir alterações Gerir contratos com


contratuais fornecedores
Elaborar proposta
Gerir contratos com
INTERFACE comercial e formalizar
terceirizadas
contrato

ENTRADA
• Contratos Novos com clientes
• Termos Aditivos
• Termos de Apostila
• Termos de Rescisão
• Contratos com fornecedores

Receber termo Analisar aspectos


formais do Emitir parecer
contratual
instrumento

Visto do Assessor Chefe


Diligências
SAÍDA Instrumento de Análise

Elaborar proposta Gerir Gerir Gerir


comercial e alterações contratos com contratos com
INTERFACE
formalizar contrato contratuais terceirizadas fornecedores

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Assessoria Jurídica - Consultivo


Coordenação de Compras - Lei 8.666
Coordenação de Vendas Lei 13.303
COORDENADORIA CONSULTIVA E CONTENCIOSA| Gerir processos consultivos (Consultivo e Contencioso) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Avaliar e propor ações para mitigar os riscos legais inerentes às • Memorando e despachos; • Tempo de atendimento das demandas de consulta
tomadas de decisão dos negócios; suportar juridicamente • Parecer jurídico. • Número de questionamentos de mesma natureza recebidos
decisões estratégicas dos gestores. • Número de demandas de natureza não jurídica recebidas

ESCOPO

DE: Consulta Jurídica recebida. ATÉ: Parecer Jurídico ou memorando emitido.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Área demandante

ENTRADA Consulta jurídica de


qualquer natureza

Análise do pedido Revisão do parecer, Assinatura e


Recebimento
de memorando ou entrega da
da consulta
consulta despacho documentação ao
demandante

Parecer jurídico
SAÍDA memorando e despachos

Área demandante
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Assessoria Jurídica – Consultivo


Todas as áreas da MGS - -
COORDENADORIA CONTENCIOSA | Gerir contencioso administrativo Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Alinhar as atividades jurídicas à estratégia da empresa, • Defesa perante os órgãos reguladores • Taxa de sucesso do recurso;
contribuindo para a segurança, a mitigação de riscos jurídicos e o • Recurso perante autoridade de trânsito; • Número de autuações
desenvolvimento institucional. • Nota técnica;
• Parecer ou memorando.

ESCOPO

DE: Processo jurídico recebido de órgão regulador ou autoridade ATÉ: Defesa do processo Jurídico.

FLUXO DE TRABALHO

Gerir Gerir Gerir


Órgãos alterações contratos com contratos com
INTERFACE reguladores contratuais terceirizadas fornecedores

Informações para a
ENTRADA Processo elaboração da defesa
Jurídico

Recebimento do Análise e registro Elaboração e Assinatura e envio


processo do processo revisão da defesa da defesa

Registro do caso no Defesa perante o órgão


histórico do funcionário regulador/ Nota técnica/
SAÍDA envolvido (se for o caso) Parecer ou memorando

Controlar
Órgãos
histórico
reguladores
INTERFACE funcional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS


Assessoria Jurídica – Consultivo
Órgãos reguladores
Coordenação de gestão de contratos e pós venda Sistema de registro funcional
Coordenação de compras ERP (processo de compras e contrato com fornecedor)
Coordenações de serviços (diversas)
COORDENADORIA CONTENCIOSA| Gerir ações judiciais (parte 1) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Administrar e minimizar o passivo trabalhista da empresa • Processo instruído; • Número de ações por natureza
mediante a plena defesa da companhia em juízo. • Indenização paga; • Número de treinamentos preventivos
• Cálculos judiciais; • Taxa de sucesso em ações judiciais
• Baixa do processo. • Tempo de atendimento das demandas

ESCOPO

DE: Recebimento de ação judicial. ATÉ: Encerramento do processo judicial.

FLUXO DE TRABALHO

Órgãos
INTERFACE Externos Controlar Histórico Funcional MGS

ENTRADA Informações Ação registrada no


Ação Documentos
funcionais do histórico do funcionais ou provas
Judicial empregado empregado do processo

Cadastrar novo
compromisso
Registrar Coletar documentos Distribuir
Receber ações Comparecer em (nova audiência)
ação em do empregado processos entre os Produzir defesa
judiciais juízo (audiência)
sistema advogados
Julgamento

Contingência
SAÍDA Contabilizada
Laudo pericial

Gerir riscos Órgãos Externos


Gerir Custos
INTERFACE
ocupacionais

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Jurídico ERP
Coordenação de Saúde ocupacional HR
Tesouraria Corporativo
Coordenação de Gestão Funcional Sistema de controle de histórico funcional
Coordenação de Orçamento e Custos
COORDENADORIA CONTENCIOSA| Gerir ações judiciais (parte 2) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Administrar e minimizar o passivo trabalhista da empresa • Processo instruído; • Número de ações por natureza
mediante a plena defesa da companhia em juízo • Indenização paga; • Número de treinamentos preventivos
• Cálculos judiciais; • Taxa de sucesso em ações judiciais
• Baixa do processo. • Tempo de atendimento das demandas

ESCOPO

DE: Recebimento de ação judicial. ATÉ: Encerramento do processo judicial.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Jurídico

Até 2ª instância - TST


ENTRADA

Cadastrar novo
Aguardar recurso
compromisso Formatar e ministrar
da outra parte Comparecer em (nova audiência) capacitação para
juízo Analisar natureza
Solicitar depósito reduzir volume de
Produzir recurso e (audiência) dos processos
Julgamento ações judiciais
solicitar depósito recorrentes

Solicitar pagamento Registrar ganho Solicitar Capacitação com foco em


do depósito de causa pagamento do redução de ações judiciais
SAÍDA Laudo Pericial depósito recorrentes

Gerir Contas a Órgãos Gerir ações Gerir Contas a


Saúde MGS
Pagar Externos judiciais Pagar
INTERFACE Ocupacional

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Jurídico ERP
Coordenação de Saúde ocupacional HR
Tesouraria Corporativo
Coordenação de Gestão Funcional Sistema de controle de histórico funcional
Coordenação de Orçamento e Custos
COORDENADORIA CONTENCIOSA| Atender à demandas dos órgãos de controle Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Contribuir com as investigações das denúncias realizadas pelos • Arquivamento ou ajuizamento da ação.
• Não se aplica
órgãos de controle e evitar que elas levem a uma ação judicial
contra a MGS e mitigar riscos de ações judiciais provenientes
destas denuncias.

ESCOPO

DE: Investigação de um órgão de controle recebida. ATÉ: Ação arquivada ou ajuizada.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE
Órgãos de MGS
Controle

Documentos
ENTRADA Demanda de para análise
investigação do
órgão

Arquivar ação
Receber Comparecer à
demanda de Analisar natureza Formular
da demanda resposta à ação audiência para
investigação do defesa
órgão Ajuizar ação

Ação
SAÍDA
ajuizada

Gerir ações
Diretoria Executiva judiciais
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Diretoria executiva
Jurídico contencioso - -
Áreas da MGS responsáveis pelas informações demandadas
COORDENADORIA CONTENCIOSA| Acompanhar relacionamento com sindicatos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Realizar negociações entre os órgãos sindicais dos empregados da • Acordo da CCT; • Não se aplica
MGS afim de garantir a representação da empresa na defesa dos • Apostila;
seus interesses. • Aditivos.

ESCOPO

DE: Inicio do período de negociação sindical ATÉ: Valores de ajuste de CCT comunicado ao RH

FLUXO DE TRABALHO

Sindicatos Sindicatos
INTERFACE

ENTRADA
Demanda sindical Resposta escrita ou reunião

Dirimir demanda sindical Análise da demanda e resposta da tratativa


Decisão
sobre valores
Alinhamento sobre o
Período de negociação Receber convocação Sustentação da tese e da CCT
tema (voto) na
de CCT das assembleias voto
assembleia

Alinhamento de expectativa Informação de


SAÍDA com a diretoria executiva reajustes salariais

Gerir folha de
Diretoria Executiva pagamento
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Jurídico
Diretoria Executiva - CCT
Coordenação de Apuração e Pagamento
AUDITORIA INTERNA| Realizar Auditoria Interna (Realizar Planejamento Anual de Auditoria) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Elaborar Plano Anual de Auditoria conforme direcionamento de • Plano Anual de Auditoria • Cumprimento do Plano Anual de Auditoria
órgão regulador e a partir da necessidade da emprega. • Porcentagem de recomendações executadas
• Prazo de atendimento às demandas

ESCOPO

DE: Inicio do período de elaboração do PPA ATÉ: Plano Anual de Auditoria aprovado e comunicado.

FLUXO DE TRABALHO

Controladoria Controladoria
INTERFACE Geral do Estado Geral do Estado

ENTRADA Ações
obrigatórias
do PAA Plano Anual de
Auditorias
aprovado

Receber ações Comunicar PAA


Identificar ações Detalhar ações do Submeter plano à Submeter PAA à
obrigatórias para o Identificar novas
internas prioritárias avaliação da CGE avaliação do para a Diretoria
Plano Anual de demandas internas PAA
para o PAA Presidente Executiva
Auditoria (PAA)

Plano Anual de Comunicação


SAÍDA PAA aprovado
Auditorias do PAA

Executar Planejamento
Diretor Presidente
INTERFACE Anual de Auditoria

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Controladoria Geral do Estado – CGE


Auditoria
Diretor Presidente ERP
Diretoria Executiva
AUDITORIA INTERNA| Realizar Auditoria Interna (Executar Planejamento de Auditoria) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Executar o maior número de auditorias previstas dentro do plano, • Melhorias implementadas. • Cumprimento do Plano Anual de Auditoria
para garantir a conformidade dos processos internos da empresa. • Recomendações emitidas • Porcentagem de recomendações executadas
• Relatório de encerramento • Prazo de atendimento às demandas

ESCOPO

DE: Plano de Auditoria Aprovado. ATÉ: Recomendações implementadas.

FLUXO DE TRABALHO

Realizar
Planejamento MGS
INTERFACE Anual de Auditoria

ENTRADA Documentos e informações


Plano Anual de
necessários para Auditoria
Auditoria

Para a avaliação de efetividade é necessário coletar novamente os documentos para análise

Elaborar Levantar Documentar Realizar


Elaborar Emitir Relatório
cronograma de informações e Realizar testes arquivos de Emitir relatório avaliação de
programa de de Encerramento
auditorias e definir coletar de auditoria papéis de de auditoria efetividade
trabalho de Exercício
executores documentos trabalho das ações

Recomendações de Relatório de
SAÍDA Melhorias encerramento

MGS Diretoria Executiva


INTERFACE
Conselho

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Todas as áreas auditadas da MGS


Auditoria São utilizados todos os sistemas de gestão da casa para acesso às
Diretoria Executiva informações, porém apenas no modo leitura.
Conselho de Administração
AUDITORIA INTERNA| Realizar Auditoria Interna (Atender consultas técnicas e de assessoramento) Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Emitir um parecer técnico em situações pontuais quando • Nota técnica; • Cumprimento do Plano Anual de Auditoria
solicitado pelas mais diversas áreas. • Despacho. • Porcentagem de recomendações executadas
• Prazo de atendimento às demandas

ESCOPO

DE: Consulta técnica recebida. ATÉ: Emissão de nota técnica ou despacho.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Área demandante

ENTRADA Consulta Técnica

Receber Avaliar Responder


consulta demanda consulta

Despacho ou
Nota Técnica
SAÍDA

Área demandante
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Todas as áreas da MGS que demandem informações de


competência da auditoria
Auditoria interna
AUDITORIA INTERNA | Apurar ilícitos administrativos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Receber, analisar, formar equipe e apurar ilícitos administrativos • Instrução do processo de sindicância • Não se aplica
recebidos por meio de denúncia ou identificados pelos processos • Relatório de conclusão da sindicância ou processo
de auditoria. Atuar de forma independente e imparcial quanto as administrativo
medidas cabíveis. • Decisão da sindicância ou processo administrativo
cumprida

ESCOPO

DE: Denúncia de ilícito pela ouvidoria ou identificação de um ilícito durante auditoria. ATÉ: Decisão da sindicância ou processo administrativo cumprida.

FLUXO DE TRABALHO

Gerir auditoria
interna
INTERFACE
Gerir ouvidoria

Denúncia vinda da
ENTRADA ouvidoria ou identificação
de ilícito durante auditoria

Identificar/ receber Instaurar Emitir decisão e


Realizar instrução Formar comissão Emitir relatório
comunicação de sindicância ou oficiar Analisar recursos Cumprir decisão
prévia e apurar processo de conclusão
infração PAD empregado

Parecer da
Relatório de
sindicância ou Recurso ao parecer da sindicância
SAÍDA
conclusão
processo ou processo administrativo
emitido
administrativo

Gerir auditoria
interna Empregado
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Ouvidoria
Auditoria Interna
Comissão de Apuração de Sindicância - -
Empregado envolvido
ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO | Gerir comunicação interna Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Produzir materiais e utilizar diversos canais para promover a • Material de treinamento; • Matérias de comunicação • Alcance de campanhas de divulgação
motivação dos empregados, para que estes estejam alinhados • Peças gráficas; • Site • Efetividade das informações divulgadas
com a estratégia de negócio, e sejam informados de tudo que lhes • Sinalização; • Briefing
compete saber; • Identidade Visual da MGS. • Estratégia de comunicação

ESCOPO

DE: Demanda de mobilização ou divulgação. ATÉ: Material publicado

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Área demandante Gabinete

Requisição de comunicação de
ENTRADA
informações relevantes para a
organização Material
aprovado

Receber ou Levantar e Desenvolver Desenvolver Acompanhar


Desenvolver Solicitar
identificar demanda compilar as briefing para material para Publicar repercussão de
estratégia de aprovação
de mobilização ou informações aprovação do aprovação do material material divulgado/
comunicação do Gabinete
divulgação necessárias solicitante solicitante prazo de divulgação

Também é papel da comunicação identificar


proativamente demandas de informações
relevantes para a organização Estratégia de Briefing do
material Material
comunicação aprovado
SAÍDA aprovado

Área demandante Área demandante Área demandante


INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Assessoria de comunicação
Áreas internas da MGS
Gabinete
ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO | Gerir comunicação institucional e externa Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Garantir a difusão das informações necessárias e pertinentes para • Estratégia de comunicação • Efetividade das campanhas de divulgação
os públicos externos da empresa, prezando pela imagem da MGS. • Briefing. • Pesquisa de imagem da MGS
• Material para divulgação
• Plano de acompanhamento

ESCOPO

DE: Demanda de mobilização ou divulgação. ATÉ: Releases publicados.

FLUXO DE TRABALHO

MGS Órgãos
INTERFACE Externos Gabinete

Demanda de
comunicação externa Material
ENTRADA identificada/ recebida aprovado

Receber/ Identificar Identificar Aprovar Publicar


Analisar impacto Desenvolver Produzir release e Acompanhar
demanda, notícia informações material com o informação ou
da notícia e meios estratégia de aprovar material divulgação
ou notificação pertinentes ao gabinete matéria
para divulgação comunicação
externa tema tratado
As demandas de comunicação externa podem surgir por sinalização das áreas,
necessidades sinalizadas por outros órgãos ou demandas externas identificadas Material
pela própria comunicação publicado
Estratégia de
comunicação
SAÍDA

Órgãos
MGS Sociedade
INTERFACE Externos

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Órgãos externos
Mídias parceiras Fale Conosco
Gabinete Intranet
Área da MGS responsável pela informação
ASSESSORIA DE GESTÃO DE RISCOS | Gerir políticas e normativos institucionais Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Acompanhar e recomendar atualizações nas politicas e • Políticas e normativos vigentes atualizados. • Processos com normativo estabelecido
normativos institucionais conforme as alterações nas formas de • Politicas e normativos atualizados (levantamento por
condução dos procedimentos da organização; amostragem realizada por meio de auditoria)

ESCOPO

DE: Demanda de elaboração de nova política ou normativo. ATÉ: Políticas e normativos atualizados.

FLUXO DE TRABALHO

Gerir auditoria
Gerir riscos interna

INTERFACE
Área demandante Área demandante Área demandante

ENTRADA Demanda de nova de Envio de texto Demanda de atualização


política ou normativo para aprovação de política ou normativo

Identificar Monitorar
necessidade ou Coletar informações processo e
para redação de Aprovar texto do Publicar Catalogar e inserir
receber demanda de acompanhar
normativo normativo normativo na base de dados
atualização redação necessidades de
de normativo atualização

Informações Publicar nova política ou Política ou normativo


necessárias para a normativo nos portais atualizado, publicado e
SAÍDA
redação do normativo legais exigidos divulgado

Área demandante MGS


INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Todas as áreas da MGS


Auditoria Interna - -
Assessoria de Gestão de Riscos
ASSESSORIA DE GESTÃO DE RISCOS | Gerir riscos Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO

Auxiliar a Diretoria Executiva na tomada de decisão quanto a • Mapa de riscos da organização • Eficácia dos planos de contenção de riscos
direcionadores estratégicos do negócio; analisar as variáveis de • Planos de prevenção de riscos aplicados
influência em uma decisão de grande impacto da organização;. • Riscos comunicados

ESCOPO

DE: Riscos da organização identificados ATÉ: Planos de prevenção de riscos aplicados.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE
MGS

Dados para
ENTRADA
análise

Identificar riscos Estruturar riscos Realizar Coletar dados Analisar dados Elaborar árvore Elaborar plano e
Consolidar Consolidar
em potencial na conforme matriz avaliação para realizar e definir de causas e acompanhar
matriz de riscos fatores de risco
organização qualitativa qualitativa análise premissas consequências desenvolvimento

• Área de procedência
Riscos de processos • Benchmarking Plano de
identificados • Auditoria Interna execução
SAÍDA • Sistemas

MGS MGS
INTERFACE

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Todas as áreas da MGS


Assessoria de Gestão de Riscos Todos os sistemas internos da MGS para coleta de informações -
ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO | Desenvolver e acompanhar planejamento estratégico Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Conduzir, revisar e acompanhar o planejamento estratégico da MGS; • Plano estratégico
acompanhar e disseminar as metas do planejamento; acompanhar a • Portfólio de projetos
execução dos projetos estratégicos

ESCOPO

DE: Prazo para reformulação do planejamento estratégico. ATÉ: Resultados do planejamento divulgados

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE
Diretoria Executiva

Prazo de reformulação
ENTRADA do planejamento
estratégico
Anualmente

Analisar ambiente
organizacional e Construir plano Desdobrar plano Gerir portfólios e Divulgar
Revisar plano
definir estratégico estratégico projetos resultados
estratégico
direcionadores
estratégicos +

Direcionadores Resultados
para definição divulgados para a
SAÍDA do orçamento organização

Gerir Gerir
Elaborar e gerir
modernização comunicação MGS
INTERFACE
orçamento
organizacional interna

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Todas as áreas da MGS


Assessoria de Planejamento e Gestão
Diretoria Executiva -
Coordenadoria de Custos e Orçamento
Assessoria de comunicação
ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO | Gerir modernização organizacional Cadeia de Valor

MISSÃO DO PROCESSO SAÍDAS INDICADORES DE DESEMPENHO


Identificar, apoiar e integrar as múltiplas iniciativas de mudança • Planos de ação para transformação de processos • Ganhos definidos por processo alcançados
organizacional, alinhando as ações com a estratégia da empresa; prover • Melhorias de processo implementadas e controladas
suporte metodológico e acompanhar projetos de melhoria das diversas • Resultados dos processos mensurados
áreas da MGS; suportar o desenvolvimento institucional por meio de
metodologias de gestão de projetos e processos;

ESCOPO

DE: Identificação de melhoria de processo. ATÉ: Melhorias de processo implementadas e acompanhadas.

FLUXO DE TRABALHO

INTERFACE Elaborar e gerir


Área MGS MGS
orçamento
demandante

Demandas de transformação Dados para análise Autorização para Informações de


ENTRADA de processos dos processos execução de projeto Planos de ação execução dos
projetos
Receber demanda de
transformação de
processo Realizar Identificar Acompanhar Iniciar gestão do
Identificar/ Analisar
Analisar indicadores entendimento problemas e Desenvolver implementação dia-a-dia e avaliar
Propor disponibilidade
de processos inicial do gargalos dos planos de ação do processo TO maturidade
melhorias orçamentária
processo (AS IS) processos BE institucional
Receber direcionadores
estratégicos

Direcionadores
SAÍDA
estratégicos

Desenvolver e
acompanhar
INTERFACE planejamento
estratégico

PARTICIPANTES SISTEMAS MELHORIAS

Todas as áreas da MGS


Assessoria de Planejamento e Gestão -Todos os sistemas internos da MGS -
Comitê de despesas