Los modelos y la Norma: fuentes de la normalización

internacional de la descripción archivística∗

Jaume Rufí i Pagès

Universidad de Girona. Biblioteca

Introducción
ISAD(G), norma internacional general de descripción archivística, considerada
el inicio de un programa de normalización, ha identificado y regulado el uso de
los componentes de la descripción archivística. Superado el miedo de que la
tarea quedase parada aquí con la publicación de normas sobre el control de
autoridades, hay que esperar que pronto lleguemos a los próximos estadios
previstos para este programa1. Con la publicación de la traducción al catalán de
ISAD(G)2 por parte de la Associació d’Arxivers de Catalunya, se contribuye a
evitar que este esfuerzo choque con el desinterés o el desconocimiento.
Disponemos ahora de la base para contribuir mediante, sobretodo, la aplicación
de la norma en diferentes contextos y para diferentes propósitos3. No podemos
olvidar que ISAD(G) aún está en un período quinquenal de prueba y que está
abierta a propuestas de mejora.
Aquí, quisiéramos dar un paso previo a la evaluación práctica o a la propia
crítica textual: establecer y analizar las fuentes. Esta vía nos mostrará qué hay
detrás de ISAD(G) que, como norma de archiveros, requiere, para entenderla
llanamente, que aportemos su procedencia, el contexto de creación y el ciclo
vital.
Así presentaremos primero, de forma independiente y obligadamente
condensada, los tres “manuales” que han fundamentado ISAD(G) – que
veremos entre líneas - introduciéndonos en su entorno y deteniéndonos en sus
“principios” (bases teóricas, modelos), “organización y contenido” y “alcance”
(objeto, objetivos, proyección). Con esta base y siguiendo un mismo esquema,
analizaremos finalmente la norma internacional desde la óptica de su relación
con los que hemos llamado “modelos”, señalando entonces de forma explícita
donde se concreta su influencia. La finalidad ultima no es otra que ofrecer vías
para una mejor interpretación de ISAD(G).
Aun reconociendo el papel previo de la implantación de estándares de
descripción en algunos países, que aquí se hará evidente, el proceso de
normalización internacional de la descripción archivística se inicia en 1988.
Este año, el CIA/ICA organizaba en Ottawa un encuentro internacional de
expertos en estándares descriptivos4 donde se trazará el camino que llevará a
ISAD(G). Una de sus resoluciones nos interesa aquí especialmente: “Que el
CIA/ICA evalúe las normas y directrices existentes para determinar su validez
para la descripción archivística”. Siguiendo estas recomendaciones, un grupo
derivado del de Ottawa se reúne en París en diciembre de 1989 para proponer
al CIA/ICA un plan de trabajo para un proyecto de normalización internacional
de la descripción archivística. Esta reunión acordó que los estándares de
descripción existentes en diferentes países fueran tomados en consideración
en el momento de preparar una normativa de alcance internacional. La
Comisión Ad Hoc sobre Estándares de Descripción del CIA/ICA se organiza a
partir de éstos precedentes y ya en su primera reunión opta por unas
determinadas obras, las cuales aparecen en el primer documento que elabora:
el Statemen of principles regarding archival description5. Toda descripción se
compone de un conjunto de elementos ordenados. En este aspecto que tenía
regular la futura norma, el Statemen of principles, que quería fijar unos
principios que sirvieran de base al proyecto en curso, introduce como modelos,
Archives, personal papers and manuscripts (APPM, Estados Unidos), A Manual
for archival description (MAD, Reino Unido) y Rules for archival description
(RAD, Canadá)6.
Las tres obras que seguidamente presentaremos surgen en los años ochenta
estimuladas por las nuevas tecnologías y consiguen, en mayor o menor grado,
homogeneizar la práctica descriptiva en sus entornos. Van dirigidas
preferentemente a la descripción, a nivel de fondo, de documentación sobre
soportes tradicionales, inactiva y organizada y se orientan – sobre todo en los
casos norteamericanos – a la proyección exterior de la información. Se puede
percibir la influencia del modelo bibliográfico de descripción. En parte por esta
influencia y más allá de los mismos textos, hay que remarcar que si en general
la normalización obliga a una revisión de los principios, las prácticas y
idiosincrasia de cualquier disciplina, y el camino seguido en los Estados Unidos
y en Canadá aportan importantes implicaciones en lo referente a la orientación
de la descripción y de la misma profesión archivística.

APPM (Archives, personal papers and manuscripts)7

En los Estados Unidos, la posibilidad de intercambiar la información mediante
redes telemáticas se convertirá en el motor de la normalización, haciéndola
efectiva con dos herramientas complementarias, desarrolladas de forma
independiente pero paralela: un formato electrónico y uno manual para la
catalogación bibliográfica de la documentación archivística.
APPM surge dentro de la tradición de los manuscript curators (archiveros, a
menudo dentro de las bibliotecas, orientados al tratamiento a nivel de
documento aislado de colecciones de archivos privados), uno de los mundos
en que se divide la archivística en los Estados Unidos, y es redactada como
ampliación en un sentido archivístico de las provisiones del capítulo 4 de
Manuscripts de AACR28. En AACR2 los documentos de archivo querían
asimilarse a los libros. No se captaba ni su naturaleza ni los requerimientos
descriptivos y la herramienta servía, como mucho, para una descripción a nivel
de documento aislado. El descontento ante las AACR2, en el mundo de la
biblioteconomía especializada, también era patente para otros materiales “no-
libros” y propició que la Biblioteca del Congreso promoviera manuales de
expansión de las AACR2. Uno de estos es APPM, redactado por Steven L.
Hensen.
Hensen partía de la creencia y el interés de que el conflicto entre la descripción
bibliotecaria y la archivística era más teórico que real, si se reconocían los
puntos de contacto y también las diferencias. Su motivación principal era la
integración de la descripción de los documentos de archivo con la del resto de
materiales, lo que hacía necesario la compatibilidad con AACR2. Antes, pero,
había que demostrar que una herramienta derivada de unas normas
inadecuadas podía funcionar sobre un material y bajo unos principios diferentes
y era necesario, además, vencer algunos prejuicios.
Aún teniendo en cuenta la dificultad del trabajo, el manual se convierte
rápidamente en best-seller profesional y en estándar de hecho. Tuvo un peso
decisivo el hecho de que algunas de las más importantes redes
norteamericanas de bibliotecas adoptaran de APPM, como complemento de
una variante archivística del formato MARC, con la cual cosa unen y fortalecen
ambos instrumentos. En 1977, la Society of American Archivists (SAA) había
creado la National Information Systems Task Force (NISTF), que tenía que
estudiar la constitución de un sistema nacional de información archivística. La
opción final era crear una red independiente o aprovechar las redes
bibliográficas en funcionamiento. Si se tomaba el segundo camino, la vía para
satisfacer la necesidad de un formato de comunicación era la incorporación a
MARC de unas prestaciones archivísticas básicas definidas mediante un censo
de los datos recogidos en la práctica descriptiva corriente, el Data elements
dictionary. El resultado de esta tarea es MARC: Archives and manuscripts
Control (MARC: AMC)9, dentro de la familia de formatos para la catalogación,
control e intercambio automatizados de datos bibliográficos, que con el apoyo
de la SAA hace posible la presencia de miles de registros sobre fondos
archivísticos en estas redes y se constituye en base de programar para
microordenador.
En los Estados Unidos se fijó, así, una norma sobre la estructura de los datos
antes de que hubiera una sobre la información que tenía que incluirse en ella.
Asimismo, MARC: AMC y APPM se basaban en los mismos estándares y
partían de la convicción de que el material archivístico podía compartir un
modelo de descripción con otros materiales igualmente diferentes. La
convergencia era natural y, así, la segunda edición de APPM – ya editada por
la SAA – muestra claramente el catálogo automatizado en MARC como hábitat.

Principios
Si a nivel “político” la clave de la difusión de APPM ha sido la fuerza de los
organismos que le han dado apoyo, en cuanto al contenido hay que atribuir su
éxito a la integración de los principios y las prácticas archivísticas dentro de la
estructura global de la descripción bibliográfica mediante el traslado a AACR2,
que la regula, de los “hechos diferenciales” de la descripción archivística
siguiente:
- La primacía de la procedencia y el papel del respect des fonds en el
significado, la ordenación y la descripción del material archivístico. Dentro
de APPM, estos principios se materializan en el hecho de adjudicar a la
procedencia la categoría de entrada principal en el registro catalográfico –
 que no autoría – y de ampliar las posibilidades de atribución de esta
responsabilidad principal a los organismos. En el mismo sentido, se enfatiza
el uso de notas para captar la complejidad del contexto y contenido de los
documentos y para que sea adecuado para una tradición, la archivística, de
análisis más subjetivo.
- El carácter agregado de la mayor parte del material archivístico, del cual se
deriva una gestión y descripción igualmente colectiva. Para adaptar a
AACR2 a este punto de partida, se establece que se deberá elaborar un
título - que raramente se encontrará – y que la descripción física ofrecerá
las cantidades totales de espacio o de unidades de una entidad archivística.
- El material archivístico no es publicado, los datos que lo identifican a
menudo no están presentados formalmente, la responsabilidad creadora no
está explícita y debe ser inferida a partir del material descrito y de otras
fuentes. Estas diferencias hacen que se establezcan los instrumentos de
descripción como fuente principal de información y que buena parte del
contenido de la descripción sea extraída del material tratado, sin indicarlo.
Si la catalogación representa el último eslabón de la descripción
archivística, la catalogación bibliográfica de la documentación archivística
se fundamente en los instrumentos de descripción como portada que da
paso e identifica lo que se describe.

Organización y contenido

APPM se estructura – como AACR2 – en dos partes. La primera parte,

Description, presenta los elementos o campos de descripción y las reglas que
los gobiernan, agrupados dentro de las áreas del código bibliográfico. De todas
maneras, de las ocho áreas de este, cuatro o no son ni enunciadas o bien se
presenta, sin embargo, como no definidas para el uso archivístico. Además, el
área de edición tiene una utilización restringida a la descripción de manuscritos
aislados con diferentes versiones. Así, pues, sólo quedan tres áreas para la
descripción archivística a cualquier nivel agregado y, del mismo modo, dentro
de la primera área la designación general del tipo de material es opcional para
catálogos con diferentes tipos de documentación. Dentro del área de la
descripción física tanto los títulos paralelos y las menciones de responsabilidad
como los otros detalles físicos y las dimensiones son también propios del
tratamiento a nivel de documento aislado.
Así, una descripción de un fondo consistirá esencialmente en un titulo (casi
siempre atribuido con nombre de productor, forma/tipología del material y
fechas límite), el volumen general (en términos lineales o cúbicos o en numero
de unidades) y una amplia batería de notas. Estas notas, originales en relación
a las AACR”, contribuyen a dar un carácter archivistico a la descripción, sobre
todo la biográfica/histórica (del productor), la de organización (clasificación y
ordenación), la de procedencia (historia de la custodia) y la entrada de vincula
– linking entry complexity – para las relaciones jerárquicas entre unidades de
descripción. Destacan también las notas que abarcan el material de referencia
o relacionado: instrumentos de descripción, citas (publicaciones con
información descriptiva de la unidad tratada), bibliografía (que se base en su
uso, estudio o análisis), otras formas físicas disponibles y localización de los
originales/duplicados que, combinada con los datos de la reproducción facilita
la descripción de copias.
La segunda parte de APPM, Headings and uniform titles, contiene reglas que
cubren la formulación de encabezamientos de nombres personales,
geográficos, corporativos y de títulos uniformes. La integración de los sistemas
de descripción exigía congruencia en el contenido de los puntos de acceso a la
información. Así, las directrices en este ámbito se han extraído de AACR2, pero
se presentan con un contexto, interpretación o ejemplo de cariz archivístico.

Alcance

APPM busca la integración de los fondos de archivo dentro de los sistemas

bibliográficos, pero también el control archivistico, alternativo al control
bibliográfico, de documentación presente en otros tipos de instituciones, con
alguna de estas características: única, existente en conjuntos en uno o
especialmente diferentes soportes, necesitada de gestión de su ciclo vital y
valiosa como fuente histórica o evidencia de una actividad. Para la descripción
a nivel de documento aislado, se nos remite a las reglas específicas para cada
soporte de AACR2 y a los manuales que las han desarrollado.
APPM no regula ni substituye la redacción de instrumentos de descripción
“clásicos” en el interior de cada deposito sino que dirige la entrada de catálogos
y redes de catálogos bibliográficos de una síntesis global y adicional de la
información contenida en los mencionado instrumentos. Para todo aquello que
es común con otros material o exterior a los registros catalográficos (fichero de
autoridades, materias) nos remite constantemente a AACR2 o a otras normas
de la biblioteconomía.
APPM tiene una orientación exterior, de difusión, consulta e intercambio y, por
tanto, tampoco entra en el control de procesos de gestión de la documentación
(selección, conservación, etc.) a pesar de que los resultados de estos controles
pueden ser reflejados en la descripción.
En cuanto a las entidades a que se aplica, APPM nos define diferentes
unidades archivísticas: manuscrito/documento, serie, colección, fondo (record
group), documento de archivo…y apunta la existencia de niveles de descripción
correspondientes a divisiones naturales. La descripción a diferentes niveles es
asimilable al análisis bibliográfico – aplicado, por ejemplo, a la catalogación de
una parte de una obra en volúmenes con relación a esta ultima –10 y se
establece que la descripción de una parte componente de un fondo tiene que
ser hecha en el contexto, referencia y subordinación de la unidad superior. De
todas maneras, no se nos ofrecen, en profundidad, mecanismos para satisfacer
las necesidades de vinculo entre las entidades de un fondo, la descripción
siempre se resuelve en registros separados y homogéneos en la forma y, en la
practica, APPM se aplicará esencialmente a la descripción a nivel de fondo o
colección.
APPM tiene un origen explícitamente textual pero pretende servir para describir
material archivístico en cualquier clase de soporte. No obstante, es un manual
genérico y, para la descripción de ciertos tipos de materiales (códices, libros
antiguos, cartografía y música – todos en forma manuscrita -, material gráfico,
ficheros de ordenador, películas, videos) da de nuevo la opción a recurrir a los
capítulos correspondientes de AACR2 y a los manuales que le son
compatibles. Así, APPM es útil para la descripción colectiva de material
“escrito” sobre papel o, en cualquier caso, para el tratamiento global de fondos
en soportes diferentes.

A pesar del trabajo teórico que conlleva11, la vía americana hacia la

normalización es pragmática y toma el camino más rápido y barato. La
adaptación del modelo bibliográfico y la incorporación a los catálogos y redes
de bibliotecas, que permite el acceso ampliado e integrado a las descripciones
de todo tipo de material, hace posible el intercambio de información ente
depósitos y acelera el proceso de informatización de los archivos. La opción
tomada comporta una integración de la descripción archivística en el marco de
la descripción bibliográfica y también la entrada de la profesión, con voz propia,
dentro de un nuevo ámbito. De todas maneras, las aportaciones circulan en
ambos sentidos, ya que si una nueva terminología, literatura, estándares, etc.
entran dentro de la archivística, también podemos hablar de la introducción de
conceptos y practicas que transforman el modelo descriptivo de las
bibliotecas12. APPM representa esta simbiosis entre principios, practicas y
profesiones, que está vinculada a una cierta disolución de las diferencias entre
los diferentes tipos de documentación y a una cierta presión hacia el acceso
integrado, interdisciplinario y multimedia a la información.

MAD (A Manual for archival description)13

MAD trabaja para un entorno , el ingles, diferentes pero quizás más cercano,
conformado por archivos históricos independientes, en los cuales intereses
localmente definidos se imponían al intercambio. Aquí, los estándares no
podían venir ni de una autoridad central, ni de una legislación global – ambas
inexistentes -, ni de la biblioteconomía, con la que no existía comunicación. Lo
único que homogeneizaba una practica muy vinculada a la disciplina histórica
era la costumbre y el ejemplo de los profesionales y servicios de prestigio. En
este contexto, la irrupción de la informática fuerza el paso a la acción. La
automatización de los procedimientos necesita normas para la entrada,
presentación e intercambio de datos y se convierte, así, en un motor añadido a
la voluntad de sistematizar los métodos.
Significativamente, el primer paso hacia un objetivo sólido se dio en este
campo. En 1982, la Society of Archivists (SA) y la British Library promueven un
grupo de investigación sobre la informatización de archivos. De este grupo
surgirá el Archival Description Project, con sede en la Universidad de Liverpool
y dirigido por su archivero, Michael Cook.

Principios

MAD se basa en los principios y procedimientos de la archivística y no tiene

que forzar sus contenidos para adaptarse a estándares foráneos. En este
sentido, el manual es no bibliográfico: descarta el modelo de AACR2 como
inadecuado para los archivos, por su incapacidad de generar vínculos entre las
descripciones y captar, así, la complejidad de los fondos. De todas maneras,
MAD no se puede sustraer de la influencia de las normas bibliográficas de las
cuales toma prestados algunos conceptos y apariencias. En la misma
dirección, su autor estudia la asociación al manual de una variante de MARC y
acabará aceptando, en ausencia de un modelo propio, un mecanismo de
recuperación basado en puntos de acceso controlados de origen igualmente
bibliográfico.
Lo que sí reconoce MAD es la influencia de la informática. Los instrumentos de
descripción son similares a bases de datos y la practica descriptiva se
sistematiza – i a veces se complica – con terminología importada de esta
técnica, a pesar de que, aun y su apariencia compleja, no hay nada que quiera
ser innovador en el fondo de MAD.
MAD parte de la centralidad de un modelo orgánico y jerárquico, en niveles, de
organización de la documentación, del cual derivará un procedimiento
descriptivo. Los fondos archivísticos están formados por grupos de documentos
orgánicamente relacionados que se pretenden de existencia y delimitación
objetiva y para los cuales MAD propone una denominación y codificación
igualmente universal: 0, deposito; 1, nivel de gestión; 2, fondo; 3, serie; 4,
documento; 5, pieza. La descripción debe permitir el vínculo entre estos
conjuntos y dentro de ellos y tiene que priorizar el más amplio: el fondo.
La descripción archivística se traduce en la producción de un sistema integrado
de instrumentos de descripción – finding aid system -, estructurado alrededor
de un principio que “defendería moralmente” al fondo, reflejando el contexto y
el orden original de los documentos. Los otros instrumentos de descripción se
podrían organizar siguiendo otros criterios, según su finalidad. La técnica de la
descripción multinivel, central en MAD, da los medios para relacionar esta
jerarquía de niveles e instrumentos de descripción. Según este procedimiento,
los instrumentos de descripción deben presentar simultáneamente dos niveles
de descripción o más, organizados en una macrodescripción – con información
común al conjunto de material descrito – y microdescripciones – con
información relativa a cada componente del nivel elegido.

Organización y contenido

El grueso de MAD esta dedicado a ilustrar una tabla con cien data elements o
componentes propuestos para la descripción archivística, estructurados en dos
sectores, siete áreas y veinticuatro sub-àreas. A pesar de la densidad de la
tabla, hay que tener en cuenta que MAD no ofrece un modelo rígido que tenga
que ser aplicado en su totalidad, sino que ofrece un abanico de posibilidades
para prever todas las necesidades descriptivas de un archivo. En este sentido,
hay que remarcar que la totalidad de uno de los dos sectores, el de la
información de gestión, que facilita el control de procesos sobre la
documentación descrita (métodos, fechas, financiación, responsables…del
ingreso, organización, descripción, indización, valoración, préstamo,
conservación, etc.) es opcional y no accesible a la consulta. Dentro de los
sectores la estructura es flexible, sólo prescribe la inclusión del título (con
forma/tipología/genero del material, nombre del productor y fechas límite) o del
código de referencia dentro del área de identificación y son el nivel y la
profundidad de la descripción los que definen que elementos se utilizan y con
qué extensión. La multiplicación de los data elements también quiere hacer
posible su transformación en campos de una base de datos, aunque en un
principio su destino tenía que ser muchas veces servir de orientación para el
contenido de las áreas y sub-áreas, de las cuales normalmente no pasará de
una descripción “manual”. Por otra parte, el uso de todos los elementos de
MAD daría como resultado una descripción redundante ya que la flexibilidad se
extiende a las opciones para la colocación de la información en la tabla14.
En definitiva, una descripción normalmente sólo utilizará una parte de los
elementos del sector de la descripción archivística, de dominio publico – por
ejemplo: a nivel de fondo tendrían que incluirse sólo elementos de las áreas de
identificación, de la historia administrativa y del contenido y el carácter. Dentro
de este sector, destaca la posición de privilegio que ocupa el código de nivel, la
inclusión de la descripción diplomática – MAD se ha gestado en la vieja Europa
– y la inclusión de la nota del archivero, espacio para la subjetividad del análisis
archivístico. Esta ultima sub-área incluye, como elementos, el sistema de
organización y los principio de valoración y selección aplicados a los
documentos, a demás del llamado status y complejidad relacional, para la
mención de las relaciones de procedencia, tanto de las partes componentes
con su unidad superior como de organización en partes de las unidades. No
hay que confundir este elemento con los materiales relacionados – por el
contenido – donde se puede hacer referencia a materiales bibliográficos, de
museo, etc., ni tampoco hay que confundirlo con el registro de publicaciones
para las obras en las que se reproduzca o cite el material descrito.
Un rasgo distintivo de MAD es la insistencia en la normalización de la
apariencia de la descripción, con la presentación de recomendaciones y
modelos basados en la combinación y disposición gráfica de estos data
elements para la composición de instrumentos de descripción para cada nivel
de descripción, tipología y soporte. Así, MAD da unos “modelos” que se pueden
utilizar y combinar en la presentación de estos instrumentos: modo párrafo, en
forma de texto en toda la anchura de la pagina, se utiliza para las
macrodescripciones, en las que los componentes principales (historia
administrativa, historia de la custodia, etc.) se redactaran en texto libre; modo
lista, en columnas, para las microdescripciones.

Alcance

MAD se resigna a la dificultad de imponer estándares rígidos y se conforma

con hacer posible la congruencia de las descripciones y servir a la formación.
Es un manual para la redacción de instrumentos de descripción tradicionales,
destinado a depósitos no especializados.
MAD no se dirige a la cuestión, posterior a la descripción, de la indización ni a
la cuestión previa de la organización: se aplica a fondos ordenados y
clasificados, preferentemente estáticos e inactivos. La inclusión opcional de
elementos para el control del procesamiento de los documentos se supedita a
la descripción y se restringe en el ámbito del deposito y no se dan medios
efectivos para adecuarse a los cambios en la titularidad de la procedencia o al
propio crecimiento físico del fondo.
En el objetivo de MAD, la descripción estricta, tampoco se profundiza su
proyección exterior. No se pretende facilitar la entrada a bases de datos, redes
o catálogos on-line sino sólo formalizar el trabajo descriptivo en el interior de
los archivos.
En cuanto al objeto de la descripción, MAD es aplicable a todos los niveles de
descripción, incluso simultáneamente, a pesar de que prioriza el fondo. En el
soporte, MAD se orienta de manera predominante a la descripción de
documentación original en texto sobre papel o pergamino.
El Reino Unido no dispone ni de organismos ni de procedimientos establecidos
para adoptar y mantener estándares y , por tanto, la implantación de MAD se
ha basado en un cierto consenso y en el apoyo de alguna personalidad, a
pesar de que el grupo de trabajo del National Council on Archives ha
recomendado la adopción de MAD como norma nacional de descripción y que
el manual se ha incorporado a cursos de formación organizados por la SA y ha
fundamentado el desarrollo de diferentes paquetes de programas. El modelo
británico de normalización, desarrollado sin participación colectiva de la
profesión y sin una autoridad que lo impulse, es obra de una persona y es hijo
de un entorno, unos principios y unos procedimientos que en ningún caso se
pretenden contrariar. Así, pues, MAD no propone cambios substanciales en la
descripción ni, mucho menos, modificaciones en la orientación de la profesión,
quiere – y ya es mucho – sistematizar y fijar lo que siempre se ha hecho.

RAD (Rules for archival description)15

Cuando nos hallamos ante RAD lo que más nos impresiona es el contexto y la
metodología que lo han hecho posible, que se constituyen en modelo de
normalización “políticamente correcto”. Los resultados obtenidos por los
archiveros canadienses no se entienden sin un estado de opinión activo, que
ha favorecido la aparición de actividades, organismos y proyectos, y también la
reflexión. El camino hacia los estándares de descripción, emprendido por toda
la profesión, ha culminado en un conjunto de reglas para mejorar las
descripciones - como servicio al usuario - y hacer posible su intercambio y la
integración, pero también nos muestra la importancia de cuestiones
estratégicas en un programa de normalización: la política de comunicación, la
formación, la creación de estructuras de mantenimiento y la conexión
internacional.
El camino llega al punto de no-retorno cuando el Bureau of Canadian Archives
(BCA) que integra la Association des archivistes du Quebec (AAQ) y la
Association of Canadian Archivists (ACA) crea el Canadian Working Group on
Archival Description Standards. Este equipo culmina su tarea con el documento
Towards descriptive standards [...]16, que diseña la metodología e identifica los
pilares del proceso de normalización: la definición y documentación de las
practicas descriptivas y el desarrollo de la descripción a partir de principios
archivísticos y del modelo bibliográfico. En esta ultima decisión lo importante es
la voluntad de incluir la descripción archivística en un marco integrado de
normas y materiales.
Para llevar a cabo este trabajo, el BCA creo el Planning Committee on
Descriptive Standards (PCDS, 1986), con representantes de las dos
asociaciones profesionales y un observador de los archivos nacionales de
Canadá además de técnicos profesionales. El PCDS tenía que dirigir proyectos
para la normalización de la descripción archivística y sobre otros temas afines,
además de asistir en la instauración de mecanismos de mantenimiento y
revisión de los standards adoptados. Se constituía igualmente en agente de
difusión, representación y formación en el ámbito de la normalización. Su
primer proyecto quería responder a la voluntad de difundir, integrar e
intercambiar información sobre el material archivístico con medios electrónicos.
El PCDS transmitió al ente regulador del formato MARC canadiense los
requerimientos que éste tenía que satisfacer para acomodar a el la
documentación archivística. Las propuestas fueron atendidas y la presencia de
la profesión en el organismo se hizo permanente. Igualmente, cualquier formato
de comunicación necesita standards sobre el contenido de la información que
haya que incluir, y de aquí que se considerara prioritaria la elaboración de
RAD.
La metodología utilizada quería dar representatividad al esfuerzo para ampliar
el impacto y la credibilidad de los resultados. Así, el PCDS constituyo grupos
de trabajo que redactaron propuestas de normas para cada nivel de
descripción y para cada tipo de soporte, que se distribuyeron en borradores
para su discusión entre la profesión. Una vez realizadas las modificaciones
oportunas, el PCDS y el BCA aprobaron las reglas, sucesivamente integradas
en RAD, que, de esta manera, se puede decir que tiene una elaboración “en
fascículos”.

Principios
RAD se fundamenta en el trabajo preparatorio de Towards descriptive
standards y también aprovecha el trabajo realizado previamente en las dos
comunidades - anglófona y francófona - de Canadá y otros países, y el ejemplo
ofrecido por los modelos establecidos por la biblioteconomía. En este último
sentido, RAD se adapta a ISBD(G) y AACR2, incluyendo las modificaciones
necesarias para acomodarlas a los principios archivisticos. El seguimiento del
modelo bibliográfico es, sin embargo, más directo en la estructura, que permite
la compatibilidad y la integración, que en aspectos del contenido, en los que
RAD resulta una mezcla de inspiraciones archivisticas intercontinentales,
muchas externas al ámbito de la “familia” AACR217. Así, RAD no seria un hijo
directo de la descripción bibliográfica, sino que se integraría a ella libremente,
manteniendo una aplicación autónoma y la preeminencia de los principios
autóctonos.

Organización y contenido

La estructura de RAD sigue el modelo en dos partes de AACR2. La primera

trata sobre la descripción estricta, con una reglas de aplicación general, reglas
para fondos en soportes diferentes y reglas específicas para cada uno de estos
soportes, además de un capitulo especifico sobre la descripción multinivel. Se
sigue ISBD(G) en cuanto al nombre y al orden de los elementos de descripción
y también en la puntuación que los estructura en nueva grandes áreas; las
ocho de la descripción bibliográfica y una área nueva.
La presentación de la totalidad de las áreas y elementos tiene un carácter
formal, justificado por la voluntad de integrarlo con el modelo bibliográfico y por
el deseo de abarcar todo tipo de materiales. En cualquier caso, la utilización de
más o menos áreas depende de la clase de material descrito. Así, muchas
áreas tendrán un uso restringido a algunos tipos de documentos o a un
determinado nivel de descripción, por ejemplo: área de edición (para
manuscritos o películas en diferentes versiones), el área especifica para ciertos
tipos de documentos (para material cartográfico y ficheros de ordenador). Lo
mismo pasará en el interior de las áreas, donde muchos elementos no tienen
sentido para materiales agregados y no publicados (títulos paralelos, lugar de
publicación, nombre del editor, etc.). De este modo, la descripción
recomendada para fondos en diferentes soportes sólo utilizará elementos
extraídos de cinco áreas.
Dada la fidelidad formal con AACR2, la originalidad de RAD en relación a los
componentes de la descripción bibliográfica radica en la inclusión del área de
descripción archivista y en la adaptación del área de notas. Asimismo, la nueva
área se elabora a partir de elementos presentes en APPM y MAD y el área de
las notas tampoco es de creación propia: las cuatro primeras también se
encuentran en AACR2. Destaca la fuente del titulo atribuido y la mención de
responsabilidad - en el sentido de que esta se obtiene desde fuera del material
-, que nos muestran que se mantiene la primacía del objeto descrito como
fuente principal de información. Las notas que siguen son importadas de APPM
hasta el área de unidades de descripción relacionadas - por procedencia - de
otros archivos y la de incrementos - para unidades abiertas, con previsión en
ritmo y volumen de transferencias -, similares a algunos de los elementos de
MAD.
La segunda parte de RAD regula, también a la manera de AACR2, la
formulación de encabezamientos, como puntos de acceso, para personas,
lugares y títulos uniformes.

Alcance
RAD se define como un conjunto flexible de instrucciones para hacer
consistente el contenido de la descripción. RAD trata de los procedimientos de
representación y no de sus resultados, no intenta dar uniformidad ni define los
tipos y formas de los instrumentos de descripción, las decisiones sobre la
estructura de los datos quedan en manos de los archivos, a los cuales se
ofrecen posibilidades de interpretación, reglas alternativas y opcionales.
Igualmente, RAD condiciona bastante la forma de la descripción al dar una
relación y un orden de componentes de la descripción archivista , una
puntuación que los estructura y unos niveles de detalle en el uso de estos
elementos. Además, aunque RAD pretende ser “neutral” en referencia al
producto final, es evidente que una herramienta que parte de ISBD y AACR2 es
perfectamente compatible con MARC, que se convierte en la prolongación ideal
en un medio informatizado integrado.
La finalidad específica de RAD es la descripción de fondos y partes de fondos
ya transferidos, ordenados y clasificados. Se recomienda su aplicación a
colecciones y documentos aislados, aunque el cumplimiento del respect des
fonds no permite ofrecer reglas para unos y otros.
RAD puede ser aplicado a documentación archivista - original o copia, única o
publicada - en cualquier tipo de soporte y ofrece reglas especificas para fondos
multimedia, material textual, material gráfico, cartografía, archivos de
arquitectura, imágenes móviles, grabaciones sonoras, ficheros de ordenador y
microformas.
La técnica que RAD propone da primacía a los niveles de organización y
descripción (fondo, serie, expediente y documento) y las relaciones entre estos
niveles, adaptando al mismo tiempo los procedimientos del análisis bibliográfico
y los de la descripción multinivel de MAD para evitar la presentación aislada de
la descripción y mantener la jerarquía de los documentos.
RAD puede ser asociado a métodos manuales o informáticos, aunque esta
ultima es la opción natural. Del mismo modo, en la aplicación final, RAD puede
servir tanto para la redacción de instrumentos de descripción “clásicos”, de uso
interno, como para la preparación de registros para la difusión exterior en
publicaciones, catálogos bibliográficos, bases de datos y redes.
En estrecha relación con RAD, otros grupos de trabajo del PCDS han
profundizado aspectos paralelos (indización por materias, formulación de
puntos de acceso, control de autoridades, delimitación del fondo…) y han
generado una profunda actividad teórica. En el campo del control de
autoridades, por ejemplo, se ha propuesto una aplicación archivista de un
mecanismo de origen biblioteconomico que ampliaría las referencias desde
encabezamientos no aceptados o relacionados y las notas de uso con
información sobre el creador del material archivistico (organigramas,
genealogías, historia administrativa, etc.)18.
Otro de los resultados de la efervescencia normalizadora, con un importante
papel consolidador, ha sido la creación de estructuras permanentes con
personal dedicado. Hay que destacar el Office of Archival Description
Standards de los archivos nacionales de Canadá, que ha asumido la
representación de la profesión en toda clase de cuerpos normalizadores, y
también la interpretación, documentación y política de aplicación de RAD.
Además, este ente actúa como Secretariado de la Comisión Ad Hoc sobre
Estándares de Descripción del CIA/ICA.
RAD es, pues, fruto de la participación de la profesión, mediante sus
asociaciones y con el apoyo de las instituciones archivisticas nacionales, en un
proceso planificado y ambicioso que suma tradiciones y disciplinas. El
resultado es una herramienta independiente pero integrada, que pretende
servir a lo que se ha llamado “descripción total”, multimedia y multinivel, para
todo tipo de archivos y funciones, abarcando la descripción estricta y la
formulación de puntos de acceso a esta descripción y acompañada de
accesorios teóricos y prácticos. Proceso y producto también resultan una
revisión igualmente total y un salto cualitativo para la profesión, que ha mirado
fuera desde sus depósitos y su corporación para acceder, con nuevas
herramientas, a una nueva fase de desarrollo.

ISAD(G): Los modelos y la norma

Presentadas las obras que han actuado de fundamentos de ISAD(G), será
necesario hablar de sus constructores, ya que desde la gestación de la norma
hallamos unos personajes que han sido también protagonistas de la
normalización descriptiva en sus respectivos países. Ya en la reunión de
Ottawa, embrión de la futura Comisión Ad Hoc sobre Estándares de
Descripción, se reúnen, entre otros, siete miembros o colaboradores del PCDS
canadiense – responsable de RAD - , los dos autores de MAD y tres
integrantes del Working Group on Archival Description de los Estados Unidos.
La propia elección del lugar del encuentro marca un hito en la proyección
exterior de la normalización archivista en Canadá y prefigura el considerable
peso que este país tendrá, ya desde la misma iniciativa, en el proceso que se
pone en marcha.
Entre los miembros iniciales de la Comisión Ad Hoc, cinco habían participado
en la reunión de Ottawa y cinco eran anglosajones – dos de ellos canadienses -
, proporción que aumenta con la entrada de un representante australiano. Su
presidente, Christopher J. Kitching presidió también el National Council on
Archives británico – que apoyo a MAD como estándar nacional – y su
Secretariado se sitúa en el Office of Archival Standards de los archivos
nacionales de Canadá, a cargo de Hugo L.P. Stibbe, también autor del borrador
de base del Statement of principles regarding archival description. Esta no era
la primera experiencia en este campo de Stibbe, que había presidido el grupo
de trabajo para la redacción de las ISBD para material cartográfico y que es
editor de un manual de interpretación de la provisiones de AACR2 en este
ámbito19.
El pequeño grupo dentro de la Comisión Ad Hoc que redactará ISAD(G) es
exclusivamente angloamericano. En él encontramos el factotum de MAD, dos
miembros del PCDS canadiense (que habían participado en el Grupo de
Trabajo sobre Puntos de Acceso) y una integrante del Working Group on
Archival Description de los Estados Unidos, encargada de hacer un estudio
comparativo de los tres manuales considerados modelos. Tenemos aquí
representantes de los productos o procesos normalizadores más consolidados
y no podemos dejar de notar estas presencias en el estándar que se nos
propone.
Ya en la motivación, ISAD(G) quiere hacer posible la difusión, el intercambio y
la integración internacionales de la información archivista, objetivos que ya se
han conseguido en algunos países con el apoyo de la informática y las
telecomunicaciones. El intercambio en el ideal, especialmente en los modelos
norteamericanos, y la informática como medio, en todos, han sido también los
motores de las normas o manuales nacionales establecidos como fuentes.
En la planificación de la normalización internacional se pueden percibir estadios
similares a los que recurrió el proceso de normalización canadiense: un grupo
plantea un estado de la cuestión y traza unas líneas generales de trabajo
(reunión de Ottawa), surge un organismo especifico (Comisión Ad Hoc), se
elabora una base teórica (Declaración de principios) y se redactan unas reglas
que se someten a discusión de la comunidad, son aprobadas por el organismo
competente (CIA/ICA) y se complementan en aspectos colaterales (soportes
especiales, control de autoridades, formato). Se solicita también la elaboración
colectiva y la implicación de la profesión, pero el hecho de acercarse al modelo
metodológico canadiense hace que no exista un contexto activamente
favorable. La comunidad archivista no da inicialmente excesiva trascendencia
al proceso de normalización, que da sus primeros pasos ante una cierta
indiferencia20.

Principios
ISAD(G) no dispone de un fundamento teórico explícito. El abandono de la
Declaración de principios descarta el paso previo, en lo ideal, de partir de unos
principios comúnmente aceptados. Dejando de lado las discusiones teóricas,
se pretende facilitar la aceptación de ISAD(G) que, en todo caso, no surge de
la nada y tiene un carácter dictado por unos modelos con los que se relaciona
desde su propio origen.
En el intento de basar las normas en una declaración de principios se refleja la
influencia del modelo proporcionado por la Conferencia Internacional de París
sobre “Principios de Catalogación de la IFLA” de 1961, punto de referencia
para el trabajo posterior de normalización internacional de la descripción
bibliográfica. La normalización en la biblioteconomía se halla detrás, a menudo
indirectamente y nunca explícitamente, del trabajo de la Comisión Ad Hoc. Esta
incidencia es ineludible a partir del momento en que la descripción bibliográfica
inspira, en un sentido u otro, los manuales de referencia y no hay ninguna
voluntad de alejarse de ella.
En el Statement of principles encontramos los pocos fundamentos de teoría
archivista más o menos aceptados por todos (principio de procedencia y de
respect des fonds, procedimiento descriptivo de general a especifico), también
por las tres obras comentadas, que marcan ya la orientación de partida que se
proponía para la norma. Si en la terminología y los procedimientos aplicables –
técnicas de descripción y de recuperación - ISAD(G) desarrollará lo que ya se
había apuntado en la Declaración de principios, en cuanto a lo que se refiere al
objeto y el objetivo de la descripción, esta orientación sufrirá cierta alteración
como resultado del contacto con el entorno.
La Comisión Ad Hoc quería centrarse en la descripción como representación
definitiva del material de conservación permanente, bajo tutela del archivo,
organizado y preparado para la consulta. En ningún caso se hace referencia a
una incidencia sobre la vida de los documentos antes de su transferencia a un
deposito. Ante ópticas que considerarían la descripción como un proceso
abierto y dinámico, nos encontraremos con una orientación hacia un producto
final estático, aplicado a material “muerto” y utilizado en la comunicación con
los usuarios que se dibuja quiere progresar en el ámbito considerado más útil y
factible. No se plantea la inclusión en la normalización de otras tareas
relacionadas con la descripción, como la clasificación, ni tampoco se pretende
considerar la gestión y el control en los depósitos (transferencias,
conservación, reproducción, etc.). Se actúa sobre un tipo concreto de
descripción adicional y sin incidencia sobre el trabajo interno en los archivos.
Otro factor de base que aparece ya en este primer documento de la Comisión
Ad Hoc es el establecimiento de los niveles de organización y descripción del
material archivistico, uno de los campos con potencial polemico en la tarea
iniciada. La Declaración de principios no sólo pretende establecer unos niveles
de descripción, con denominación y definición incluidas, establecidos para la
clasificación, sino también las relaciones entre estos principios en un esquema
jerarquico. Partiendo de este modelo, la intención era actuar a nivel de fondo,
unidad fundamental de descripción delimitada a partir del principio de
procedencia. Si la primacia del fondo – organizado y transferido – como objeto
y el carácter poco dinamico de la descripción, poco atento a la gestión de la
documentación activa es propio de los tres modelos fijados, en la proyección
ISAD(G) se situa más cerca de los norteamericanos que tienen el intercambio y
la difusión como motores y objetivos. En la estructuración de los fondos, el
carácter jerarquico y fisico, rigurosamente ligado a la organización y a la
procedencia de los niveles de descripción, se relacionaria más con las tesis de
MAD.
Igualmente, en los comentarios recibidos como resultado de la primera versión
de la Declaración de principios se atacan ya puntos de esta orientación. Para la
presentación de su segunda versión y de la primera ISAD(G) en el XII
Congreso Internacional de Archivos de Montreal21, se intenta llegar a un
consenso general: se atenua el papel del fondo, del principio de procedencia y
del modelo de organización y descripción. A pesar del apoyo de las
resoluciones del Congreso, las criticas, especialmente duras en lo que se
refiere a la marginación de los modelos de descripción basados en las series y
en la irrelevancia de la normalización propuesta para la gestión de documentos,
hacen que la Comisión Ad Hoc considere que la Declaración de principios ha
jugado su papel como llamamiento a la acción y centro de debate. El tiempo y
el metodo utilizados no dan para más. El documento parte de una aportación
individual y tiene una difusión limitada y un impacto mínimo. Sin una
construcción colectiva que le de autoridad, ni un debate profundo, se concluye
el primer intento de formulación internacional de una teoria de la descripción
archivistica y la Declaración de principios no sirve ni como introducción de
ISAD(G), donde no se hace ninguna referencia a ella, a pesar de que en la
norma reconoceremos muchos de los rasgos que apunta la declaración y
muchos de los conflictos que ya genera.
Finalmente, la dirección marcada por sus modelos, los cuales tenía que tomar
la norma, será matizada por el estaticismo, por el alcance en cuanto a los
niveles de descripción y por la adopción de una postura que aceptara el
carácter a menudo intelectual de estos modelos y, por tanto, el distanciamiento
entre la jerarquia de la procedencia y la estructura de la documentación. En su
ciclo vital, los documentos de la Comisión finalmente consideran el modelo
jerarquico como meramente ilustrativo, cualquier entidad archivistica
organizada puede ser considerada unidad de descripción y el fondo es,
simplemente, la más amplia. Se matiza la dependencia entre los niveles y la
actuación directa del principio de procedencia se substituye por su papel
orientativo, por una reflexión sobre la dificultad y flexibilidad de su aplicación y
por la resignación ante la imposibilidad de hacer una delimitación universal de
las unidades de descripción. Esta evolución busca la integración de aquellos
que consideran el fondo como una entidad subjetiva, no documental, y la serie,
como la unidad basica, por su capacidad de mantener la continuidad en las
funciones y actividades en un marco de cambios frecuentes en las
organizaciones. Esta tradición, con muchos partidarios en el mundo anglosajon,
esta presididad, en la gestación de ISAD(G), por los archiveros australianos –
un representante de los cuales será acogido en la Comisión Ad Hoc tras el
Congreso de Montreal.

Organización y contenido

Asimismo, ISAD(G) no nos explica este transcurso conceptual, ni esta

introducida por unos fundamentos teoricos – función reservada al arrinconado
documento que la precede – y elude, incluso, cualquier mención a los
manuales que la inspiran. Más allá de los preambulos, ISAD(G) presenta un
glosario, un modelo de organización, una técnica y, sobre todo, una relación de
los componentes de la descripcion.
La inclusión de un glosario en ISAD(G) es la culminación del trabajo
lexicografico de la Comisión Ad Hoc. Las dos versiones de la Declaración de
principios y la primera ISAD(G) también contienen uno, sin que esta vida
cambiante garantice la exactitud y la aceptación de unas definiciones que
tienen que traducirse a diversos idiomas y practicas, con los consiguientes
efectos sobre su aplicación. El glosario se declara estrictamente asociado a la
norma. El aviso, que repiten todos los documentos elaborados por la Comisión
Ad Hoc, está relacionado con la carencia de una terminología profesional
mundialmente aceptada y con las relativas novedades que se presentan. Se
intentan descartar criticas, delimitando el campo de aplicación del vocabulario
para avanzar en la normalización de los procedimientos sin completar la fase,
teoricamente previa, de armonización del lexico. El glosario pretende hacer
inteligibles las normas, en la línea de los vocabularios que se integran a los tres
modelos de referencia y de los cuales se extraen bastantes definiciones. La
mitad de estas (documento, expediente, fondo, organismo, productor,
procedencia, punto de acceso, serie, titulo atribuido, titulo formal, unidad de
descripción…) se copian o se inspiran directamente en las propuestas por
RAD, que en tres de ellas (documento, organismo, serie), a su vez, coincide
con las propuestas por APPM. MAD hace su aportación con: instrumento de
descripción y organización. Cabe decir que, en el lexico, los tres modelos se
inspiran igualmente en otras fuentes22 y de todas ellas bebe el glosario de
ISAD(G) que, aunque no ofrece grandes novedades, no adopta ninguna y opta
por añadir otra referencia a la lista de vocabularios archivisticos.
ISAD(G) es, sin embargo, una tabla de elementos de descripción se centra en
un modelo de “ficha” con sus componentes o campos. Es aquí donde realizan
su función APPM, RAD y MAD: ser la fuente desde la cual la Comisión Ad Hoc
los extraerá, su Data elements dictionary. Los procesos de normalización de los
Estados Unidos, el Reino Unido y Canadá parten de una recopilación de las
practicas de descripción de cada país. ISAD(G) utiliza los tres manuales como
fuentes secundarias que le ahorran tener que hacer este trabajo.
El resultado es un cóctel de compromiso, fruto de la selección entre los data
elements propuestos por APPM, MAD y RAD, siguiendo la línea de collage
iniciada por el manual canadiense. Tras ello, el modelo bibliográfico se intuye
en la estructuración de los elementos en áreas, compartida por los tres. Más en
el fondo, el contenido informativo de ISAD(G) se halla incluido en su mayor
parte en cada uno de los tres modelos y en su totalidad si los consideramos
globalmente. Los campos se toman directamente de uno u otro modelo y en las
denominaciones, las definiciones y las reglas se realizan pequeños cambios o
se opta directamente por una transcripción punto por punto. APPM aporta
especialmente los elementos que RAD también le toma prestados: datos sobre
el ingreso, sistema de organización, idioma de los documentos, instrumentos
de descripción, localización de los originales, existencia de copias, bibliografía
y notas. La contribución especifica de MAD es más visible si consideramos en
detalle todos sus data elements, aunque se reconocen: código de referencia,
nivel de descripción - aquí con nombre y no con número -, características
físicas y unidades de descripción relacionadas del mismo archivo. RAD,
además de coincidir con buena parte de las aportaciones de APPM, completa
ISAD(G) con los elementos: incrementos y unidades de descripción
relacionadas de otros archivos y coincide en la separación de las fechas de
producción y del nombre del productor - que APPM y MAD incluyen en el título
-, asegurando así la presencia de la procedencia para utilizarla como punto de
acceso.
Fuera de lo que se excluye específicamente de un modelo, los demás
elementos están, con uno u otro nombre, en todos los modelos. En la
comparación, sólo se puede destacar de ISAD(G) la posibilidad de incluir
fechas de producción en custodia para fondos dispersos, fechas de formación,
en el caso de que no coincidan con las anteriores, y la aparición de información
sobre evaluación y selección, integrando datos sobre estos procesos que
puedan afectar la interpretación del material.
El poco espacio para la originalidad de que dispone ISAD(G) derivaría de la
ruptura, a través de la selección, de la organización de los tres modelos y de la
agrupación resultante de los elementos en unas áreas propias. ISAD(G) no
necesita multiplicar las notas, donde se integra buena parte de la información
de control propiamente archivistico de APPM y RAD por imperativo del modelo
bibliográfico, y puede reunir los elementos en conjuntos lógicos.
Estos elementos son utilizables en mayor o menor cantidad según cual sea la
entidad archivistica tratada y, en definitiva, según la decisión de cada deposito.
ISAD(G), como sus modelos, ofrece un abanico de campos descriptivos en el
cual se da un amplio margen de maniobra al archivero.
En los procedimientos aplicables a la descripción, ya el Statement of principles
apuntaba hacia un compromiso entre sus modelos y presentaba las dos
opciones que ISAD(G) establecerá: la descripción aislada un solo nivel de tipo
bibliográfico, representada por APPM, y la descripción multinivel presente en
MAD y RAD. La flexibilidad se extiende, pues, a la técnica de descripción. La
relevancia que se da a la descripción multinivel parecería indicar que esta es la
alternativa preferente, reflejando una correlación de fuerzas desigual entre
ambos procedimientos para la conversión al multinivel de los canadienses, con
unos orígenes más cercanos a la vía de APPM. Igualmente, las reglas que se
ofrecen no se alejan de un juicio genérico i, más allá, no se expone una
metodología para aplicarla. A una tabla para la descripción se le superpone una
técnica sólo anunciada que nos propone el vinculo de los diferentes niveles de
descripción sin darnos medios para conseguir este objetivo. Tampoco podemos
saber si el modelo que ha inspirado la practica es el presentado en MAD o el
de RAD, influido también por el análisis bibliográfico. Por otra parte, como
hemos visto, la evolución de la Comisión AD Hoc aligera el rigor del modelo de
organización y descripción del cual deriva esta técnica y la estructura de
ISAD(G), su condición de vehículo ideado para el transporte de
representaciones de fondo - autónomos y autosuficientes, para los que se
prescribe la descripción a un solo nivel - hacen que el resultado más directo de
su aplicación sea una descripción mononivel, similar a la dibujada por APPM.
En cuanto al modelo de organización, en la estructuración en niveles
coincidieron MAD y RAD pero en su denominación (fondo, serie, expediente,
documento...) la coincidencia con RAD es literal. El término francés elegido
para la unidad principal de descripción - fonds, también en la versión oficial
inglesa, ante group (MAD) o record group (APPM) -, además de hacer patente
la opción inicial por entidades orgánicas también es el resultado de las
influencias quebequenses en RAD.
Para ilustrar este modelo de organización, como ya se ha hecho en
documentos publicados anteriormente por la Comisión Ad Hoc, ISAD(G) ofrece
de él una presentación gráfica en árbol. Con relación a las versiones anteriores
desaparece el fondo compuesto únicamente por ítems (documentos), que
deben estar integrados en un nivel intermedio de expedientes y en relación
con la ampliación del alcance de la norma, también se aplica la posibilidad de
subdividir los niveles en series. En cualquier caso, después de las criticas
generadas por su primera aparición se recalca el carácter ilustrativo del
esquema. Este modelo y también la terminología utilizada, sin embargo,
pueden ser fijados por el uso (o actuar como el árbol que no deja ver el
bosque) y convertirse en un obstáculo para la aceptación y la aplicación
congruente de la norma.

Alcance
Con ISAD(G) se pretende conseguir específicamente la normalización que se
considera necesaria a nivel internacional, suplementaria de la que se realice en
cada país y en cada institución. La mayor parte de una descripción “mediante
ISAD(G)” podría hacerse sin tener que recurrir directamente al material
descrito, a partir de instrumentos de descripción ya elaborados y sin la
obligación de indicar que la fuente de información es externa, en la línea de
APPM. Se confirma, así, su carácter adicional a estos instrumentos y su
orientación exterior, que lleva a optar por aquellos elementos necesarios para
el intercambio ente archivos, de manera que se descarta la información sobre
la gestión de los documentos.
Así, ISAD(G) podría ser utilizada para cualquier nivel de descripción. El nuevo
instrumento (o sobreinstrumento) de descripción reglado por ISAD(G) no se
dirige finalmente de manera exclusiva a los fondos. Se abandona la intención
de elaborar normas especificas para cada nivel de descripción, en la línea de lo
que pretenden RAD y MAD, y se habla de aplicación general en todos los
niveles y de aplicación preferente en los niveles superiores de descripción
(fondo y series)23. De todas maneras, el origen, el carácter, el contenido y las
aplicaciones previstas para ISAD(G) la mantienen como instrumento pensado
para la descripción de cualquier entidad que pueda recibir el nombre de fondo.
En cuanto a la intención de esta norma, podríamos decir que ISAD(G) se
acerca más a la función que hace APPM, servir a la elaboración de una primera
aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.
No se parte, sin embargo, de un acuerdo sobre realidades documentales
objetivas previas a la descripción ni tampoco sobre su vinculación a la
procedencia y es difícil, sin una definición clara, que un usuario entienda qué
es, por ejemplo, una serie. Es significativo que la Declaración de principios
hable de delimitación nacional del fondo y también lo haga, en el mismo
sentido, la definición de subfondo de ISAD(G), donde se refleja la posibilidad de
subdividir los niveles de descripción a partir de la existencia de cierta relación
entre un grupo de documentos. Puede parecer que en ISAD(G) los objetos
existen por el simple hecho de que se les representa y se les convierte en
unidades de descripción. Ente estas, las definidas difícilmente se adoptaran,
traducirán y aplicaran de forma homogénea y esto puede hacer prever ciertas
dificultades en la congruencia e inteligibilidad de las descripciones.
Otra dificultad podría derivarse del que hecho que ISAD(G), siguiendo sus
modelos, tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales
cerrados, organizados e inactivos, y que no incluye la información sobre la
gestión de los documentos, más allá de los resultados de esta que puedan
afectar a una descripción orientada al usuario. Así, es cuestionable – pero no
se puede descartar – la utilidad de ISAD(G) para los archivos administrativos, a
pesar de que el contacto de la Comisión Ad Hoc con el exterior ha aportado un
ligero matiz que se refleja en la inclusión de elementos que aportan datos sobre
selección y valoración y sobre el crecimiento de la unidad de descripción y en
la inclusión de datos de creación y acumulación y datos de extensión abiertos.
No obstante, la norma pretende ser un punto de partida y también la base de
un “universo” de estándares y, por tanto, nada limita su aplicación.
Respecto a los soportes a los que va dirigida, el calificativo de general (G) y su
nombre, derivados de ISBD(G), repiten un modelo de norma global y normas
especificas para el tratamiento de materiales con diferentes características
físicas. Si la primera versión de ISAD(G) era general porque no incluía el
tratamiento de materiales especiales, esencialmente por el soporte, la segunda
es aún más genérica y no es competente para materiales cartográficos,
películas ni ficheros de ordenador. De esta manera, ISAD(G) pretende ser
aplicada sobre documentos en papel o pergamino, pero genéricamente, ya que
la norma tampoco se considera adecuada para ciertos tipos de documentos
textuales (por ejemplo: privilegios, escrituras notariales y títulos de propiedad),
limitaciones que, con distintas traducciones, comparte con APPM y MAD, lejos
de las pretensiones multimedia de RAD.
En cuanto a los medios, ISAD(G) puede servirse de métodos manuales pero
requiere los automatizados en tanto que su estructuración en áreas y
elementos prefigura una codificación informática necesaria para el ideal de
intercambio y difusión que mueve la norma. En esta intención y en el medio
que requiere, ISAD(G) se encuentra mucho más cerca de los estándares
norteamericanos que de un manual de redacción de instrumentos de
descripción al estilo de MAD.
La función genérica que debe tener ISAD(G) es la herramienta de intercambio y
difusión de información y su aplicación concreta pasaría por la elaboración de
guías de fondos o de fuentes para ámbitos territoriales, temas, personas o
instituciones en diferentes depósitos y en toda clase de niveles geográficos. El
horizonte final seria que la norma fuera útil, como sus modelos americanos,
para la regulación de la entrada de datos en sistemas y redes que permitieran
la búsqueda y el intercambio a distancia mediante sistemas telemáticos24.
Ya la Declaración de principios anunciaba una visión del proceso de
normalización que pretende ir más allá de la descripción estricta y, como
complementos orientados a la recuperación de la información incidiendo en
aquella que se refiere a la procedencia, se introducen los conceptos de puntos
de acceso y de control de autoridades. ISAD(G), que sólo trata la descripción
estricta, no tiene como APPM y RAD (más propiamente como AACR2) una
parte dedicada a la recuperación aunque reitera esta opción: un control de
autoridades de origen bibliográfico expandido en un sentido archivistico a la luz
de las experiencias hechas en los Estados Unidos y en Canadá en este ámbito
y en la explotación del formato MARC25. Concretamente, con la alternativa de
incluir la información sobre la procedencia del área de contexto en ficheros de
autoridades vinculados a la descripción, la Comisión Ad Hoc toma la dirección
de acceso a las descripciones mediante un encabezamiento principal para la
procedencia dotado de unos registros de autoridad ampliados26. Esta opción
presupone un hábitat informatizado y suena a catalogo bibliográfico.
Igualmente, ISAD(G) como estándar de contenido regula sólo el interior de los
data elements que propone y no tiene establecido un vinculo directo, al menos
explícito, con una forma gráfica o formato electrónico de la manera en que sí lo
tienen sus modelos. No obstante, una decisión respecto a esto es la
prolongación natural de la norma y el ejemplo de los modelos establecidos
podría hacer pensar en una posible compatibilidad con MARC27.

Epilogo
APPM, MAD y RAD tienen una función mucho más relevante que la de simple
inspiración y, más que de influencia, tendríamos que hablar de presencia
directa mediante protagonistas compartidos. Esta relación intensa se traduce
en todos los ámbitos des los que se analiza ISAD(G), desde el contexto que la
genera hasta el detalle literal de su contenido. La opción por unos modelos
puede pretender la compatibilidad de estos estándares nacionales con ISAD(G)
– una síntesis que les facilita la proyección exterior – y también, a través de
estos mismo modelos, la de ISAD(G) con “el otro” sistema descriptivo.
Lo cierto es que ISAD(G), por sus fuentes, es una norma angloamericana muy
influida por la descripción bibliográfica. Algunos quizás querrán partir de aquí
para ignorar, descalificar o interpretar a su gusto la norma. Son otras las
dificultades que ISAD(G) puede encontrar, algunas se han apuntado ya, pero
seguro que la normalización en la archivistica substituirá todo aquello que hacia
su papel y mostraba su necesidad: las “tradiciones”, las costumbres, las
“figuras, lo que hace el vecino, etc. A nuestro entender, el establecimiento de la
paternidad de ISAD(G) no la desvaloriza. Más al contrario, es una puerta
abierta a una mejor interpretación y más efectiva aplicación de una herramienta
que puede tener una trascendencia y utilidad que superen su propia intención.
Esto depende en gran medida de nosotros.
Lista de siglas

AACR: Anglo-American Cataloguing Rules

AACR2: Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd ed.
AAQ:Association des Archivistes du Quebec
ACA: Association of Canadian Archivists
APPM: Archives, personal papers and manuscripts
BCA:Bureau of Canadian Archivists
CIA/ICA:Conseil International des Archives/International Council of Archives
IFLA:Internacional Federation of Library Associations
ISAD(G): General Internacional Standard Archival Description
ISBD(G):General Internacional Standard Bibliographic Description
MAD:A Manual of archival description
MARC: Machine Readable Catalog
MARC: AMC:Machine Readable Catalog: Archives and Manuscript Control
NISTF:National Information Systems Task Force
PCDS: Planning Committee on Descriptive Standards
RAD: Rules of Archival Description
SA: Society of Archivists
SAA: Society of American Archivists

∗
Síntesis del trabajo de Master de archivistica de la Universidad de Gerona, con el mismo título, dirigido
por Narcís castells i Calzada. Noviembre de 1995. Corrección: Albert Pradas

1
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. ISAAR (CPF): International Standard Authority Record for
Corporate Bodies, Personas and Families: draft prepared by de Ad Hoc Commission on Descriptive
Standards: The Hague, Netherlands, 17-19 october 1994. Ottawa: the Secretariat of the ICA Commission
on Descriptive Standards, 1994.
Después de ISAAR(CPF) – que regularía el control de autoridades en los puntos de acceso que hacen
referencia a la procedencia -, serian necesarias normas de descripción para tipos especiales de
documentación (imágenes fijas, imágenes móviles, planos y mapas, grabaciones sonoras, documentos
electrónicos…) tomando ISAD(G) como punto de partida y tendría que promoverse un formato electrónico
que permitiera la comunicación internacional de las descripciones reguladas por las normas.
Véase “Activités de la Comission ad hoc sur les normes de description, 1992-1993”. Bulletin du CIA, 1993,
nº 40, pág. 28 -31

2
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. AD HOC COMMISSION ON DESCRIPTIVE
STANDARDS. ISAD(G): norma internacional general de descripció arxivística: adoptada per la
Commission Ad Hoc de Normes de Descripció, Estocolm, Suècia, 21-23 de gener de 1993: versió final
aprovada pel CIA. Barcelona: Associació d’Arxivers de catalunya: Departament de Cultura de la
Generalitat de Catalunya, 1995

3
Véase. PUIG I USTRELL, Pere. Els pergamins documentals. Barcelona: Generalitat de Catalunya, 1995.
(Normativa arxivistica; 3). Se hace una adaptación de ISAD(G) a la descripción de pergaminos superando
el nivel de descripción y la tipología de lo previsto por la norma.
CRUZ MUNDET, José. Manual de Archivistica. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994. Se
utilizan los elementos de ISAD(G) en toda la tipología de instrumentos de descripción.

4
Toward International descriptive standards for archives: papers presented at the ICA Invitational Meeting
of Experts on Descriptive Standards: National Archives of Canada, Ottawa, 4-7 october, 1988. München:
Saur, 1993.

5
“Statement of principles regarding archival description: adopted by the Ad Hoc Commission on
Descriptive Standards, Hohr-Grenzhausen, Germany, October 1990”. International Council on Archives.
Archivi & Computer, 1991, 1, pág. 8-12

6
HENSEN, Steven L. (comp.). Archives, personal papers and manuscripts: a cataloging manual for
archival repositories, historical societies, and manuscript libraries. 2nd ed. Chicago: Society of American
Archivists, 1989.
COOK, Michael; PROCTER, Margaret. A manual of archival description. Hants: Gower, 1989
PLANNING COMMITEE IN DESCRIPTIVE STANDARDS (dir.). Rules for archival description. Ottawa:
Bureau of Canadian Archivists, 1990.

7
Vease HENSEN, Steven L. “Squaring the circle: the reformation of archival description in AACR2”.
Library trends, Winter 198, pág. 539-552
HENSEN, Steven L. “The first shall be first: APPM and its impact on american archival description”.
Archivaria, Spring 1993, nº 35, pág. 64 -70

8
Regles angloamericanes de catalogació: traducció de les Anglo-american Cataloging Rules, second
edition, 1988 revision. Editadas por Michael Gorman y Paul W. Winkler. Barcelona: Biblioteca de
Catalunya; Eumo, 1996.

9
SAHLI, Nancy. MARC for archives and manuscripts: the AMC format. Chicago: The Society of American
Archivists, 1985.

10
Regles angloamericanes de Catalogació. Op. cit. Capitulo 13, pág. 341-350

11
El trabajo principal del Working Group on Standards for Archival Description representa un corpus
sintético y, al mismo tiempo, enciclopédico de teoría y metodología de la normalización.
Vease The american archivist. Vol. 52, nº 4, Fall 1989 y vol. 53, nº 1, Winter 1990.
12
Por ejemplo: la ruptura de las barreras entre forma física que presuponían reglas de catalogación
diferentes – los archives and manuscripts representan, más que diferentes materiales, diferentes
orígenes, propósitos y audiencias -, primacía del contexto, procedencia y tipología sobre el contenido,
tratamiento agregado, gestión del ciclo vital, control de autoridades expandido, etc. Vease BEARMAN,
David. “Archives and manuscript control with bibliographic utilities: challenges and oportunities”. The
American Archivist, vol. 52, Fall 1989, pág. 26-39

13
COOK, Michael. “The british move toward standards of archival description: the MAD standards”. The
American Archivist, vol. 53, Winter 1990, pág. 130-138
COOK, Michael. “MAD2: reassessing the experience”. Archivaria, Spring 1993, nº 35, pág. 15-23

14
Por ejemplo: la información sobre la condición física del material se puede incluir en las subáreas de
descripción física o de registro del acceso – si afecta al uso – o repartida entre ellas y ampliada en el
registro de conservación, en la medida en que este material sea objeto de procesos de conservación o no
haya estado.

15
Vease HAWORTH, Kent M. “The development of descriptive standards in Canada: a progress report”.
Archivaria, Summer 1992, nº 34, pág. 75 -90.
HAWORTH, Kent M. “The Voyage of RAD: from the old world to the new”. Archivaria, Spring 1993, nº 35,
pág. 55-63

16
Towards descriptive standards: report and recommendations of the canadian working group on archival
description standards. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 1985.

17
Por ejemplo: además de MAD y APPM, RAD se inspira también en la obra de Ann PEDERSON (ed.)
Keeping archives (Sidney: Australian Society of archivists, 1987)

18
Vease: STIBBE, Hugo. “L’application de la notion de fonds: un article qui traite de la catégorie d’accés
principale, de la description à plusiers niveaux et du contrôle d’autorité”. Archives, 1994, vol. 25, nº 1, pág.
51-83

19
FEDERACIÓ INTERNACIONAL D’ASSOCIACIONS DE BIBLIOTECARIS I DE BIBLIOTEQUES. Grup
de Treball sobre la Descripció Bibliogrà fica Internacional. ISBD(CM): Descripció Bibliogrà fica Normalitzada
Internacional per a Documents Cartogrà fics = International Standard Bibliographic Description for
Cartographic Materials. Barcelona: Generalitat de Catalunya, 1985.
STIBBE, Hugo L.P. (general ed.); CARTMELL, Vivien; PARKER, Velma (eds.). Cartographic material: a
manual of interpretation for AACR2. Chicago: American Library Association, 1982

20
La llamada a la discusión de la Declaración de principios, que se había difundido entre las asociaciones
profesionales y ramas, comités y secciones del CIA/ICA, sólo obtuvo catorce respuestas: ocho de
asociaciones profesionales (Australia, Alemania, holanda, Nueva Zelanda, Portugal, Reino Unido y
Estados Unidos), tres de profesionales a título individual (Roberto Cerri, Italia; Antonia Heredia Herrera,
España, y David Bearman, Estados Unidos), dos de servicios de archivos nacionales (Brasil y Escocia) y
una de una rama regional del CIA/ICA (Southeast Asian Regional Branch, SARBICA).
21
La transcripción de las discusiones y las ponencias del congreso, que tratan diferentes aspectos de la
normalización, muestran los puntos conflictivos en el proceso en marcha y en los mismos documentos
presentados: la cooperación con otras profesiones del campo de la información, la terminología, la
relación entre descripción y organización y el papel de la procedencia de estas tareas, la decisión sobre la
unidad principal de descripción, la función de la indización y de los puntos de acceso, la aplicación de la
normalización de la descripción en el ciclo vital de los documentos y en los archivos administrativos, etc.
Vease: “Proceedings of the 12th International Congress on Archives (Montreal, 6-11 september 1992)”.
München: Saur, 1994. Archivum, 39.

22
La terminología utilizada en MAD se inspira en, entre otras fuentes, APPM, Towards descriptive
standards (Op. cit.), el Data elements dictionary de la NISTFF (vease Nancy SAHLI, Op. cit.) y el
Dictionary of Archival Terminology (Op. cit.). El glosario de RAD se basa también en este diccionario, en
Ann PEDERSON (Op. cit.), también con una incidencia directa sobre el vocabulario utilizado por APPM.

23
KITCHING, Cristopher. “Applications and development of the International Standard Archival Description
ISAD(G)”. En XXIX International Conference of the Round Table on Archives. Mexico, 22-24 september
1993. 2nd working session. Function follows form.

24
KITCHING, Cristopher. Op. cit.

25
Vease: BEARMAN, David. Op. cit.

26
Vease INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Op. cit.

27
Algunos piden ya la traducción a MARC de las provisiones de la norma. Vease: CERRI, Roberto. “Il
Manuale Gada: qualche risposta ai critici”. Archivi & computer, San Miniato, 4, 1993, pág. 260-279-