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CODELCO - CHILE
MANUAL DE ADMINISTRACION
DE CONTRATOS
(Rev. 0)
Septiembre 2004
INDICE
1. OBJETIVO……………………. ...................................................................................................... .3
2. INTRODUCCION: ¿QUÉ ES ADMINISTRAR EXITOSAMENTE? ...................................................... 3
3. EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO........................................................................................ 4
3.1. ¿Qué es un Administrador de Contrato?............................................................................. 4
3.2. ¿Cuál es la Mision del Administrador de Contrato? .............................................................. 4
3.3. ¿Qué hace el Administrador de Contrato? .......................................................................... 5
3.4. ¿Para obtener Resultados, el fin justifica los medios?.......................................................... 6
3.5. ¿Cómo debe actuar el Administrador de Contrato? ............................................................. 6
3.6. ¿Cuáles son las actividades Clave para Administrar bien un Contrato? .................................. 7
4. CONOCIMIENTOS QUE DEBE TENER EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO .................................. 7
4.1. Del Marco Legal y Normativo Externo de la Administración de Contratos .............................. 7
4.2. Del Marco Normativo Interno (Corporativo y Divisional) ...................................................... 8
4.3. Del Contrato y sus Documentos Integrantes ...................................................................... 8
4.4. De los Tipos de Contratos y sus Riesgos asociados, más Conceptos Básicos de
Negociación y Manejo de Controversias ............................................................................. 9
4.5. Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente...................................................................... 9
5. NOCIONES NORMATIVAS BASICAS DE LOS CONTRATOS (MARCO INTERNO Y EXTERNO) ...........10
5.1. ¿Qué Dice la Ley sobre los Contratos? ..............................................................................10
5.2. ¿Nuestras Normas también definen los Contratos? ............................................................10
5.3. ¿Cuáles son los Elementos esenciales de un Contrato?.......................................................11
5.4. ¿Qué relación hay entre los Contratos y la Responsabilidad de las Partes?...........................12
5.5. ¿Los Contratos pueden ser interpretados? ........................................................................12
5.6. ¿Los Contratos contemplan Políticas Ambientales o de Protección de los Recursos? ..............13
5.7. ¿Y la Responsabilidad Subsidiaria? ¿Qué es? ¿Es materia del Contrato? ...............................14
6. TIPOS DE CONTRATOS Y RIESGOS ASOCIADOS ......................................................................16
6.1. Contratos a suma alzada .................................................................................................17
6.2. Contratos a serie de precios unitarios ...............................................................................19
6.3. Contratos a costos reembolsables ....................................................................................20
6.4. La otra perspectiva ¿Qué es lo contratado?......................................................................21
7. NOCIONES BASICAS PARA NEGOCIACIONES Y RECLAMOS .......................................................22
7.1. ¿Qué se entiende por Negociación? ¿Qué se Negocia? .......................................................22
7.2. ¿Cómo se negocian los Cambios al Contrato? ¿Qué se entiende por “Cambios”?...................23
7.3. ¿Dicen algo las Bases Corporativas sobre los cambios? ......................................................23
7.4. ¿Se le pagan los Cambios al Contratista? ¿De qué forma? ..................................................24
7.5. ¿Qué se debe tener presente además a propósito de los cambios?......................................24
7.6. Los Reclamos .................................................................................................................25
7.7. El Procedimiento de Reclamos ¿Dónde está?.....................................................................26
7.8. Otras consideraciones a tener presente a propósito de los Reclamos...................................27
7.9. ¿Por qué se originan los Reclamos?..................................................................................28
7.10. Recomendaciones prácticas frente a un Reclamo ¿Qué hacer? .......................................28
7.11. Las Actas de Cierre Parcial ¿Qué son?..........................................................................29
8. ANEXO 1: CHECK LIST 30
9. ANEXO 2: ATRIBUTOS DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS .................................................32
10. ANEXO 3: NORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS APLICABLES AL CONTRATO..........................34
1. OBJETIVO
El presente Manual tiene por objeto entregar orientaciones generales al Administrador de contratos
de Codelco, para el mejor desarrollo de una gestión enfocada a los resultados, de manera
informada, ordenada, documentada y estandarizada, acorde con las políticas de la Corporación.
Si bien las partes procuran dejar por escrito todas las regulaciones que representan el acuerdo
adoptado entre ambas, lo normal es que al contratar se exprese sólo su parte esencial y algunas
disposiciones accidentales de aplicación especial, en la medida que ellas puedan ser previstas por
los contratantes.
De allí resulta que un contrato no puede regular todas las posibles situaciones que se pueden dar
durante su desarrollo.
Dichas situaciones son las que generan el campo de acción del Administrador, cuya gestión debiese
tomar en consideración el marco global tratado en este Manual.
Resulta de lo anterior que, tanto lo explícito como lo implícito del contrato, así como todo lo que
pase durante su desarrollo sin haber sido previsto, será el espacio para la gestión del Administrador
del contrato. Un desafío y un compromiso, que requieren lo mejor de nuestras capacidades,
conocimientos y competencias.
Desde hace ya algunos años, la tendencia en casi todas las empresas es asignar personal y
recursos propios a los procesos centrales del negocio y abastecer desde afuera los bienes y
servicios requeridos para apoyar esos procesos. Esa tendencia es parte de la adaptabilidad que las
organizaciones requieren para mantenerse vigentes en un ambiente cada vez más competitivo.
Por su parte, también están cambiando las competencias necesarias para administrar con éxito los
procesos de negocio de cada compañía. En adelante, administrar exitosamente los contratos
implicará desarrollar nuevas competencias, tanto más cuando la sociedad se vuelve cada vez más
litigante.
Los procesos de negocio tienden a ser menos predecibles que muchos de los procesos productivos
que hasta ahora han determinado las estructuras organizacionales que conocemos. Actualmente,
el conocimiento requerido para un alto desempeño se torna cada vez más evolutivo que
acumulativo, y por ello las organizaciones verticales y jerárquicas han reaccionado "aplanando" su
estructura para alinear sus procesos clave a la estrategia del negocio.
En una organización de alto desempeño, los nuevos cargos tenderán a definirse en mayor medida
por la creación, aseguramiento y realización de valor a través de procesos integrales y completos,
más que por la división funcional del trabajo con el foco puesto en la especialización y en la tarea.
De otra manera, al fraccionar esos procesos se diluyen y se delega inversamente la responsabilidad
por los resultados finales y por la creación de valor.
Administrar un contrato es administrar un negocio. La gestión por el resultado del negocio debe
quedar en manos de una sola persona, de principio a fin. La organización funcional de la empresa
será el soporte y rodamiento que facilita transversalmente el desarrollo de esa gestión.
Esta lógica tan simple como verdadera, debe ser compartida por las personas con las que
trabajamos. Conseguir su compromiso es administrar exitosamente.
3. EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO
En este mismo sentido, el artículo 1.2 de las Bases Administrativas Generales lo define como:
Para estos efectos, Codelco dota al Administrador de la facultad para representarla frente el
contratista. En consecuencia, los actos efectuados por el Administrador se entienden como
efectuados por Codelco, con toda la responsabilidad que ello implica, que se traduce en velar
permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato.
No obstante esta definición esencial, su ámbito de acción se extiende más allá del desarrollo
mismo del contrato, en una perspectiva que abarca desde el proceso completo de un
negocio, hasta la gestión del conocimiento. Esto es:
b. Participa en el proceso de contratación del producto o servicio desde sus etapas más
tempranas, con el apoyo o soporte de las unidades especializadas de la organización.
c. Administra el contrato, hasta su finiquito.
d. Optimiza los resultados del contrato en términos de costo, plazo y calidad, en la
perspectiva del cliente interno, y con equidad para las partes.
e. Contribuye a la difusión de las mejores prácticas obtenidas como resultado de la gestión
realizada.
a. El contrato propiamente tal y todos los documentos que lo integran, tales como las bases
técnicas y administrativas, las especificaciones, aclaraciones, ofertas, planos, etc. Esta
documentación, que forma un todo, debe ser obtenida completa, mantenida, y
principalmente conocida en profundidad por el Administrador.
b. Que a nivel interno (Divisional o Corporativo) debe tratar usualmente con las áreas de:
- Gestión Territorial
- Protección Industrial (control acceso)
- Gestión Riesgo/Calidad/M. Ambiente (inducción/pases, prevención)
- Higiene y Salud Ocupacional
- Abastecimiento (contratos, bodegas, compras)
- Contraloría (control egresos/custodia de garantías)
- Control Laboral (resguardo responsabilidad subsidiaria)
- Servicios (comunicaciones, instalaciones, suministros)
- Legal (interpretación, controversias)
- Auditoria
c. Que debe hacer frente a entidades externas que por disposiciones legales y/o normativas
se relacionan con el contrato que administra, tales como:
- Servicio Nacional de Geología y Minería (SERNAGEOMIN)
- Dirección/Inspección del Trabajo
- Organismos administradores del seguro de accidentes del trabajo
- Dirección de Obras Municipales (comuna que corresponda)
- Guarnición Militar (uso y control de explosivos, si es el caso)
- Comisión Nacional del Medio Ambiente CONAMA (si los trabajos se asocian con
DIA/EIA)
- Dirección de Obras Hidráulicas (si los trabajos afectan cauces de agua)
- Ministerio de Bienes Nacionales (si hay uso de bienes nacionales de uso público)
- Servicio de Salud
- Servicio Agrícola y Ganadero
Tener presente:
a. Delegar la administración, o delegar parte de ella sin ejercer control y supervisión sobre lo
delegado.
a. Transparencia: Supone aplicar reglas claras, conocidas, válidas para todos, y sobre todo
respetadas. Esto sólo es posible en un ambiente de equidad y formalidad.
En términos generales, las acciones que debe emprender el Administrador de Contrato para
el cumplimiento de su misión deben guiarse a lo menos, de acuerdo con las siguientes
directrices:
a. Tener muy buen conocimiento del contenido de los documentos que forman parte del
contrato, y remitirse a ellos cada vez que se analice un tema contractual.
f. Actuar con equidad y criterio profesional de acuerdo con las obligaciones que impone el
contrato, exigiendo el cumplimiento de las obligaciones del contratista en términos de
costo, plazo, calidad y seguridad.
3.6. ¿Cuáles son las actividades Clave para Administrar bien un Contrato?
La base del éxito de su gestión será el cumplimiento de esas actividades principales, que se
resumen en el ANEXO Nº 1 de este Manual.
Para administrar correctamente un contrato no basta sólo con el manejo de los documentos
contractuales, pues existen, por una parte, ciertos derechos y obligaciones implícitas o
“naturales” que sin estar expresamente señalados en el contrato se entienden formar parte
integrante del mismo y, por otra, existe una normativa legal y/o administrativa aplicable, sea
porque el contrato se refiere a ella, o bien, porque se encuentra dentro de su ámbito de
aplicación.
Ejemplos de lo anterior son el Código Civil, cuyas disposiciones se aplican al contenido del
contrato; el Reglamento de Seguridad Minera (D.S. 72, Minería, 1986 y sus
modificaciones), al tratarse de labores mineras o complementarias a la labor minera; el
Código del Trabajo y otras disposiciones legales que refieren a la responsabilidad
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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE Manual
GERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO Nº Doc. : GCAB-A-001
Rev. :0
MANUAL DE ADMINISTRACION Vigencia : 01-09-2004
DE CONTRATOS Pág. : 8 de 37
subsidiaria o solidaria del dueño de la obra o establecimiento, las Normas Chilenas para la
ejecución de ciertos trabajos o prestación de servicios, de acuerdo con su especialidad, la
regulación de los seguros para cubrir los riesgos del contrato, dependiendo de su
naturaleza. etc.
El Administrador debe tener presente que todo contrato civil está subordinado a la Ley, y
cualquier obligación o responsabilidad que exista en virtud y por mandato de la ley, estará
siempre por sobre el contrato. En consecuencia, el Administrador debe tener, a lo menos, un
conocimiento general del marco legal y normativo involucrado y, en caso de duda, debe
consultar con los especialistas de Codelco en cada materia.
La normativa interna antes referida no forma parte de los documentos contractuales, y por lo
tanto su cumplimiento no puede ser exigido al contratista, salvo en lo que se haya
incorporado expresa, especial, o genéricamente en el contrato o en sus respectivas bases.
Sin embargo resultan obligatorios en la gestión del Administrador, por tanto, su accionar
debe ser consistente con dichas normas.
El contrato no existe sólo desde el momento en que las partes lo firman. Hay contrato desde
que el aceptante comunica por escrito al oferente que acepta su oferta, lo que ocurre con la
adjudicación y/o con una carta de intención, lo que ocurra primero.
Los contratos son en general consensuales, vale decir, se entienden existentes y vigentes
desde el momento en que las partes se ponen de acuerdo en los derechos y obligaciones
esenciales, por ejemplo, en el trabajo a desarrollar y el monto que se pagará por él, sin
necesidad de ninguna otra formalidad adicional. De tal modo, aceptada la oferta por escrito,
ya se han acordado los elementos esenciales y el contratista adjudicado puede exigir desde
ese mismo instante el cumplimiento del contrato.
Por esa razón los servicios deben iniciarse con el contrato ya firmado, excepto en caso de
una urgencia que justifique asumir el riesgo ya señalado.
4.4. De los Tipos de Contratos y sus Riesgos asociados, más Conceptos Básicos de
Negociación y Manejo de Controversias
El presente Manual entrega algunos elementos generales sobre los aspectos referidos. Sin
embargo, para contar con un nivel adecuado de las competencias necesarias, se deben
adquirir ciertos conocimientos en la materia mediante procesos de capacitación especial. Ello,
no obstante que en la práctica, el Administrador se pueda apoyar y asesorar con
especialistas, lo cual siempre será recomendable.
Codelco tiene una política corporativa de protección de los recursos. Normalmente ella no
forma parte del contrato, excepto si existe una cláusula accidental para tal objeto. Sin
embargo, el Administrador de contratos tiene la obligación de ceñirse a la política de
protección de los recursos de su organización
El Código Civil es el cuerpo legal principal que regula las relaciones entre los particulares al
interior de la República de Chile.
Lo anterior es sin perjuicio de que existan leyes o cuerpos normativos de aplicación general
que traten en forma más específica algunas relaciones entre privados o parte de ellas.
Uno de los aspectos regulados por el Código Civil es precisamente el contrato y sus
contenidos, considerándolo desde una perspectiva básica como un acuerdo de voluntades
que produce el efecto de crear o modificar derechos y obligaciones entre dos o más
personas.
“Un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa”,
aclarando que “cada parte puede ser una o muchas personas”.
El mismo Código señala que en cualquier contrato, sus elementos pueden ser de tres
categorías:
Esenciales: Aquellos que, si no están en el contrato, éste último no produce efecto alguno,
o degenera en uno diferente; por ejemplo, el pago del precio o la ejecución del trabajo.
“Documento que establece el acuerdo de voluntades entre Codelco y el contratista, para que
este último ejecute una obra material, trabajo o servicio por encargo del primero. Este acuerdo
se perfecciona y formaliza por escrito, con la identificación de las partes, la especificación del
encargo y su aceptación, la contraprestación o pago, el plazo de ejecución y las demás
condiciones acordadas entre las partes. Mediante el contrato se expresan los derechos y
obligaciones de las partes contratantes y su contenido prevalecerá sobre lo expresado en
cualquier otro documento”.
Para efectos del presente Manual, los elementos esenciales que debe contener cualquier
contrato son:
En todo contrato, el objeto debe cumplir a lo menos con las siguientes propiedades: ser
determinado o determinable, ser posible (en el hecho y el derecho) y ser lícito, entendiendo
por ello aquel que no es contrario a la ley, al orden público y a las buenas costumbres. Un
objeto ilícito produce la nulidad del contrato.
Y el Precio?
Para los contratos es un elemento básico. Por “precio” entenderemos la cantidad de dinero
que el contratista recibe a cambio de la prestación del servicio y/o ejecución del trabajo
contratado. Este precio deberá ser siempre cierto y en dinero.
5.4. ¿Qué relación hay entre los Contratos y la Responsabilidad de las Partes?
El contrato es ley para las partes. Si alguna de las partes no cumple con alguna obligación
que le impone el contrato, el acreedor tiene la opción de exigir el cumplimiento forzado de la
obligación, o bien dar por terminado el contrato por incumplimiento de la otra parte, en
ambos casos con el derecho a demandar la indemnización de todos los perjuicios que le
causa el incumplimiento.
Por otro lado, la responsabilidad penal se refiere a reparación a la sociedad con la privación
de libertad y otras medidas punitivas, por delitos cometidos, y aplica sólo a personas
naturales. Los delitos son los que la ley define como tales.
En resumen, si alguna de las partes no cumple con las obligaciones que le impone el contrato
tendrá que asumir su responsabilidad por este hecho. Esta responsabilidad podrá ser:
Así es. Para poder argumentar un derecho, sustentar una posición contractual o rebatirla, es
necesario haber desarrollado un proceso interpretativo de la disposición contractual sobre la cual
se trata.
En efecto, los artículos 1560 a 1566 del Código Civil establecen las normas básicas que deben
ser respetadas al momento de interpretar los contratos y que, sin profundizar en su análisis,
podemos resumirlas en los siguientes principios, que no guardan precedencia entre ellos:
a. Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a lo
literal del contrato.
b. Por generales que sean los términos, solo se aplican a la materia sobre la que se ha
contratado.
c. El sentido en que una cláusula produce efecto, se prefiere al sentido que no produce
efecto alguno.
g. Las cláusulas podrán interpretarse por las de otro contrato entre las mismas partes y
sobre la misma materia, o por la aplicación práctica que previamente hayan efecuado las
partes, de común acuerdo.
Muy importante!! Las normas de interpretación recién indicadas no tienen una aplicación
facultativa, vale decir, las partes no eligen si las aplican o no; sino que su aplicación es
obligatoria.
- Para Codelco el contrato es un medio que le permite alcanzar objetivos que apoyan a la
parte central de su negocio, por lo que su interés será obtener lo máximo pagando lo
mínimo. En cambio, para el contratista el contrato es parte central de su negocio, por lo
que su interés será entregar lo mínimo y cobrar lo máximo. El contrato es el marco
regulatorio para contener esta divergencia de intereses.
- El contrato debe ser beneficioso y equilibrado para ambas partes, no sólo para una de
ellas. Esto es especialmente importante para evitar y/o administrar futuros reclamos
generados por un desequilibrio en la relación contractual.
Codelco cuenta con una política corporativa de protección de los recursos, establecida a
partir de la normativa legal vigente. El contratista puede tener su propia política.
Normalmente ellas no forman parte del contrato, excepto si existe una cláusula expresa
(accidental) para tal objeto. Sin embargo, el Administrador de contratos tiene la obligación
de ceñirse a la política de protección de los recursos de su organización, la que en términos
generales tiene por propósito:
Lo anterior significa que el Administrador del Contrato debe, entre otras actividades….
Por otra parte, en materia de seguridad la ley señala que el dueño de la obra o
establecimiento está obligado a tomar TODAS las medidas para evitar la ocurrencia de
accidentes.
Por esta razón es que, ante la ocurrencia de perjuicios sufridos por trabajadores, Codelco
puede ser también parte demandada en una acción judicial interpuesta por los afectados,
que pueden ser el mismo trabajador o sus familiares. Aún cuando no hubiera responsabilidad
directa de Codelco, igual puede ser obligado a responder en subsidio del contratista, cuando
éste no es capaz de pagar total o parcialmente con sus bienes, conforme a la sentencia.
La responsabilidad subsidiaria se establece en los artículos 64, 64 bis y 194 del Código del
Trabajo, en el artículo 4 de la Ley Nº 16.744 (Normas sobre Accidentes del Trabajo y
Enfermedades Profesionales) del año 1968 y en el inciso final del artículo 20 de la Ley Nº
17.322.
Este especial tipo de responsabilidad debe ser conocido y manejado por el Administrador,
pues tiene incidencia directa en el contrato, y no sólo es importante que el tema sea tratado
y regulado por el contrato y sus documentos integrantes. Lo más importante es que el
Administrador tenga una permanente coordinación, y retroalimentación, con las unidades de
su organización que lo pueden asesorar y apoyar en el control laboral y en la prevención de
riesgos del contratista.
b. Revisar, o hacer revisar, los contratos de trabajo individuales y colectivos, el libro auxiliar
de remuneraciones, los comprobantes de pago de remuneraciones, el pago de
vacaciones, las liquidaciones de sueldo, el pago o la declaración de imposiciones
previsionales, los finiquitos del personal, entre otros.
f. Verificar que el personal del contratista tiene el debido conocimiento de los riesgos
potenciales asociados a los trabajos propios del lugar de la obra y de las actividades
relacionadas con el desarrollo del contrato o los servicios contratados, y verificar que el
g. Controlar el cumplimiento por parte del personal del contratista, de todas las
disposiciones legales, reglamentos internos específicos y normativas aplicables de Codelco
que corresponda.
h. Asegurar que quede constancia escrita de lo anterior, que permita demostrar ante un
tribunal, que Codelco ha tomado TODAS las medidas necesarias para evitar accidentes.
Los contratos son clasificables bajo distintos criterios, algunos de los cuales ya se encuentran
definidos en la ley (Código Civil), como los onerosos y gratuitos, principales y accesorios, reales,
consensuales y solemnes, entre otros.
Sin embargo, dentro de la clase de contratos que son materia de este Manual, existe una
clasificación que se basa en el riesgo que toma cada parte contratante con respecto al monto de la
contraprestación o precio y al grado de definición del encargo requerido al contratista, utilizando
formas de contratación que obedecen a tres criterios principales: precio, cantidad y costo.
Los riesgos señalados en la tabla anterior se refieren a los riesgos que puede tomar el contratista
en razón de su oficio, como la administración, la productividad, los rendimientos, el costo
capital/mano de obra/materiales, etc.
Debe tenerse presente que hay riesgos propios del cliente o dueño, que no se transfieren al
contratista bajo ninguna de las modalidades de contratación, tales como los efectos de las
interferencias con producción, o de las condiciones geológicas imprevistas, de fallas de calidad del
suelo, de la omisión o error de ingeniería básica, etc.
Además de las tres formas básicas de contratación ya señaladas, es posible diferenciar los
contratos según la forma en que se desagrega el monto o precio a pagar al contratista,
desagregación que se relaciona principalmente con la mayor o menor adaptabilidad del contrato
para incorporar los cambios necesarios durante su desarrollo, y también con las necesidades de
control por parte del dueño.
La forma del quiebre debe responder al tipo de riesgo que se entrega al contratista. En esta
perspectiva, se desagregan hasta diferentes niveles, los costos directos, los gastos generales, los
gastos reembolsables y las utilidades.
De lo anterior resultan las diversas modalidades de contrato, que combinan las tres formas básicas
de contratación con las formas de desagregación del precio. Por ejemplo, un contrato cuyo costo
directo está pactado a serie de precios unitarios, con sus gastos generales y utilidades pactadas a
suma alzada.
A continuación se tratarán en forma breve las tres formas básicas de contratación ya referidas.
Concepto
La suma alzada incluye todo costo que sea necesario para la correcta ejecución y cumplimiento
íntegro del encargo. Las cantidades o volúmenes y los recursos necesarios, calculados o
supuestos para fijar el precio total son determinados por el contratista bajo su total
responsabilidad. De este modo, no importa la cantidad de trabajo, o de recursos, que en
definitiva el contratista ejecute, o utilice, pues la suma alzada pactada es fija... si es que no se
hacen cambios al encargo.
Aunque resulte obvio, este tipo de contratos es más efectivo cuando menos incertidumbre
exista en el alcance y la especificación del encargo al momento de contratar. El precio de la
certidumbre nunca es gratis, se paga antes o después, antes es más barato y después es más
caro.
En un contrato a suma alzada, los cambios, las supresiones o los trabajos adicionales a los
contratados, constituyen una situación diversa del pacto inicial y se deben formalizar mediante
órdenes o notas de cambio, que tendrán su efecto en la suma alzada, y eventualmente en el
plazo.
A su vez, las Ordenes o Notas de Cambio se formalizan mediante un acuerdo escrito entre el
Administrador de contrato por Codelco y quien el Contratista designe en su representación, en
las condiciones y con los requisitos exigidos en las Bases Administrativas Generales.
Para realizar el pago de la suma alzada acordada, las obras materiales, trabajos o servicios se
dividen en etapas bien definidas, y contra la verificación de su avance, o a su término, se
realizan abonos o pagos parciales.
Ventajas
- Se conocen tempranamente los costos finales del contrato con un alto grado de certeza.
Riesgos asociados
En general, este tipo de contratos, por definición, implica menores riesgos para el mandante
y su aplicación se recomienda para los contratos de construcción, con ingeniería de detalles
completa, o bien, contratos de ingeniería o servicios con un alcance bien acotado, que no
dependa de factores que Codelco no pueda controlar.
Concepto
Es un contrato basado en el acuerdo de un precio fijo, invariable y obligatorio para las partes,
determinado por el oferente bajo su total responsabilidad y que se pagará a éste por cada
unidad mensurable de la obra material, trabajo o servicio que haya sido correctamente
ejecutado en cada una de las partidas establecidas en el itemizado de presupuesto.
El precio unitario pactado incluye todo costo que sea necesario para la correcta ejecución de la
partida, los gastos generales necesarios para el cumplimiento íntegro del contrato y las
utilidades del contratista. Las cantidades especificadas en el itemizado de presupuesto son de
carácter provisional. El monto inicial del contrato si se indica, es de carácter provisional.
Este tipo de contrato tiene una variante, consistente en una serie de precios unitarios
con suma alzada de gastos generales y honorarios, definido como “un contrato a serie
de precios unitarios, en el cual los precios unitarios no incluyen los gastos generales ni las
utilidades del contratista, por estar ellos contenidos por separado en una suma alzada fija, la
cual se pagará al contratista durante el desarrollo del contrato, sea en proporción al avance
efectivo de las obras materiales, trabajos o servicios contratados, o en proporción al plazo
transcurrido, o en otra forma, según se señale en las bases.
A diferencia de los contratos a suma alzada, en los contratos por precio unitario el monto
inicial del contrato es sólo provisional, pues la suma que se pagará en definitiva resultará de
multiplicar los precios unitarios respectivos indicados en el itemizado de presupuesto o
listado de partidas, por las cantidades que realmente haya ejecutado el contratista.
Los volúmenes de obra para calcular la oferta en este tipo de contratos son cantidades
estimadas inicialmente por el cliente o dueño. Es muy importante que la estimación sea lo
más aproximada posible, pues ello permitirá contar con una mejor estimación del precio
real, y una mejor definición de los métodos de trabajo y de los recursos que influirán en los
costos.
Riesgos asociados
- Por su parte, Codelco asume el riesgo de mayores costos por variación de cantidades, lo
que hace incierto el precio final y, eventualmente, el plazo para terminar los trabajos.
- Debido a que este tipo de contratos se utiliza cuando no se cuenta con una ingeniería
totalmente terminada, es frecuente que durante su desarrollo sea necesario incorporar
cambios y/o mejoramientos, mediante Órdenes o Notas de Cambio, lo cual aumenta la
incertidumbre del precio final. Por ello y, en general, este tipo de contratos es percibido
como muy incierto respecto de su precio final, lo cual hace que la organización presione
equivocadamente a contratar bajo suma alzada aún cuando no se tenga los altos grados
de definición que esta última modalidad exige para ser realmente efectiva.
El contrato a serie de precios unitarios se recomienda para los contratos de ingeniería por
disciplinas, de ingeniería básica, de movimientos de tierra, o de construcción u otros servicios
en que no se tenga un alto grado de definición o certidumbre del alcance.
Concepto
Están definidos por el artículo 1.2 de las Bases Administrativas Generales como “un contrato
en el cual el contratista toma la responsabilidad de administrar y ejecutar una obra material,
trabajo o servicio dentro de un plazo acordado y sobre la base de un presupuesto estimado
de común acuerdo por las partes. Por su parte, Codelco se obliga a reintegrar al contratista
todo desembolso comprobado y previamente autorizado. Bajo esta modalidad, también se
pactan por separado los honorarios por los servicios del contratista, así como algunas tarifas
por gastos generales u otros gastos cuyo control y/o documentación resulte dificultoso para
las partes”.
Riesgos asociados
Codelco asume el mayor riesgo en este tipo de contrato, pues al rembolsar los costos
efectivos demostrados por el contratista, está pagando ineficiencia, improductividad, fallas de
calidad, incluso los conflictos laborales. La condición de mayor riesgo para el dueño de la
obra ocurre cuando se pactan honorarios y gastos generales como porcentaje del costo.
Para disminuir el grado de perversión que puede tener esta modalidad, se acostumbra pactar
los gastos generales a suma alzada, básicamente en función del plazo pactado, y los
honorarios fijos. También es frecuente que se incorpore el llamado “costo meta”, bajo el cual
las partes se reparten los ahorros, y sobre el cual las partes concurren al sobrecosto en
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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE Manual
GERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO Nº Doc. : GCAB-A-001
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Se recomienda sólo en casos de urgencia e incertidumbre tal que no sea posible evitarlo, por
no existir información suficiente para que algún contratista se interese en contratar
responsablemente bajo otra modalidad.
Bajo esta perspectiva es posible identificar otra forma de clasificar los contratos, del siguiente
modo:
- Ingeniería
- Construcción
- E - C (Ingeniería de detalle más construcción)
- E - P - C (Ingeniería de detalle, suministros, y construcción)
- E - P - CM (Ingeniería de detalle, suministros, y administración de la construcción)
- Llave en mano. (Ingeniería básica y de detalle, suministros, y construcción) Todo lo
desarrolla el contratista hasta la construcción y puesta en marcha, excepto el
financiamiento y la operación.
- BOT. (Construcción, Operación y Transferencia) Todo lo desarrolla el contratista, incluido
financiamiento y operación. La inversión, su costo financiero, el costo operacional, los
gastos generales y las utilidades, se pagan en las tarifas o las cuotas de pago que se
pacten.
- BLT o BT (Construcción, Leasing y Transferencia). Este contrato es similar al anterior,
pero excluye la operación.
Es importante que el Administrador maneje estos conceptos, pues uno de los factores
importantes de éxito en la administración de contratos pasa por haber captado cuál es el
nivel de incertidumbre latente con que las partes contrataron.
Ello ayudará a entender lo aproximado o alejado que está el tipo de contrato elegido
normalmente por el dueño y, por ende, cuál es el grado de adhesión del contratista al
respecto.
Un contrato bien definido desde un principio, es decir, aquel que mejor corresponde con el
nivel de incertidumbre al momento de contratar, será el resultado de haber resuelto
correctamente la estrategia de contratación; la misma que forma parte del trabajo de
planificación.
Para efectos del presente Manual se entenderá por “negociación”, un proceso desarrollado
por voluntad de las partes, con el objeto de alcanzar un acuerdo, mediante concesiones
recíprocas, para la resolución de alguna discrepancia, en forma satisfactoria para las partes.
- La negociación debe resolver diferencias entre las partes: Las diferencias pueden surgir
de múltiples situaciones, por ejemplo, el cierre de una asignación directa, el acuerdo de
una Orden de Cambio, un reclamo, la terminación anticipada del contrato en forma
amigable, etc. Toda diferencia entre las partes requiere de una acción al respecto, una de
las cuales es precisamente negociar (la otra es imponer)
- La negociación debe ser satisfactoria para las partes: No existe negociación si las partes
no quedan con la sensación de ganar ambas y perder ambas al mismo tiempo. Si una de
ellas queda como “triunfadora”, es muy posible que, al igual que en el caso de la
imposición, la parte sometida quiera resarcirse o tomarse revancha, lo que ya enturbia la
relación contractual.
Toda diferencia entre partes debiese pasar por un proceso de negociación. Estas diferencias
no necesariamente son conflictivas; muchas veces provienen de consideraciones técnicas que
son resueltas directamente en terreno.
En consecuencia, frente a la pregunta ¿qué se negocia? La respuesta es: todo aquello que
represente una diferencia entre las partes.
Lo anterior, sin perjuicio que pueda apoyarse en los especialistas o instancias disponibles en
la Corporación, o con asesores externos autorizados, para negociar mejores términos y
condiciones con los contratistas.
7.2. ¿Cómo se negocian los Cambios al Contrato? ¿Qué se entiende por “Cambios”?
Ya hemos precisado que el objeto de toda negociación es la diferencia entre partes sobre
algún aspecto relacionado con el contrato.
En el origen de dichas diferencias, los cambios al contrato son seguramente, las que más
deben interesarnos por su frecuencia, impacto e importancia.
En general, los cambios son toda alteración producida en alguno de los términos originales
del contrato. Dicha alteración debe ser negociada, pudiendo llevar dicha negociación un
curso consensual y formalizarse en una Orden de Cambio o en una Modificación de Contrato,
ambos acuerdos entre partes, o bien, seguir una vía controversial a través del sistema de
reclamos, mediación y arbitraje/tribunales, que veremos más adelante, en los casos en que
no se logra dicho acuerdo.
Los cambios son un elemento de la naturaleza de todo contrato; el Administrador debe estar
capacitado para entender este hecho y manejar adecuadamente los cambios que se le
presentan. Esto significa tener presente que no es mejor Administrador el que no muestra
cambios en su contrato sino que aquel que los sabe conducir mejor, pues eso precisamente
muestra sus aptitudes de administración y permite poder evaluar sus habilidades y destrezas.
Asimismo, el manejo de cambios significa saber equilibrar las oportunidades en que vale la
pena sacrificar parte de las pretensiones propias para seguir la vía consensual, con aquellas
en que es mejor entregar el asunto a la decisión de un tercero imparcial, tribunal o árbitro.
El artículo 26 de las Bases Administrativas Generales establece algunas causales que dan
origen a Órdenes de Cambio:
Las Bases no indican qué sucede en el caso de las obras, trabajos o servicios extraordinarios, ya
que no existen precios acordados para ello en el contrato. Por lo tanto, todo acuerdo en este
sentido debe pasar por un proceso de negociación. No obstante, una recomendación útil es
tratar de utilizar los precios que componen las partidas del contrato, en la medida que éstos
sean asimilables.
En el caso de las Órdenes de Cambio, las Bases en su artículo 26 regulan en detalle los
conceptos por los cuales se le pagará al contratista una compensación adicional por sobre lo
indicado en el contrato y que obedece a los siguientes aspectos:
- Que el itemizado de presupuesto debe estar siempre actualizado con las Órdenes de
Cambio, pues el mismo itemizado con esta información sirve como herramienta de control
para revisar el presupuesto del contrato y evita encontrarse con sorpresas posteriores; en
- Que las Órdenes de Cambio deben estar registradas con números correlativos y mediante
sistemas que permitan identificar su estado y condición de aprobación interna.
- Que el contratista tiene SIEMPRE derecho a que se le paguen los cambios ordenados y/o
originados por Codelco, cuando estos no se hayan producido por causas de su
responsabilidad. Este pago comprende el efecto derivado de los mismos cambios, tales
como la alteración de las condiciones del terreno, del proyecto, del programa de trabajo;
la suspensión o término de las faenas, mayores interferencias con instalaciones,
operaciones u otros contratistas, atrasos en entrega de planos o suministros. Todo lo
anterior se traduce en mayores costos directos, gastos generales o utilidades que deben
ser pagados en los términos indicados en las Bases Administrativas Generales. El no
cumplir esta premisa significa exponerse a un reclamo seguro.
- Que existen motivos recurrentes por los que se originan, en la práctica, las Órdenes de
Cambio y que pueden ser perfectamente evitados, entre los cuales se cuentan:
• Contratista con precios “caídos” o bajo el costo. Debe tenerse especial atención al
momento de revisar la adjudicación con las propuestas demasiado económicas;
puede ser que el contratista no haya entendido el alcance del encargo, por lo que,
adjudicarle el trabajo puede resultar en que trate de recuperar sus precios
precisamente mediante Ordenes de Cambio.
Un reclamo o claim es, en general, una pretensión manifestada por una de las partes en el
marco de un procedimiento preestablecido, originada por un cambio en las condiciones del
contrato y cuyo impacto en plazo y/o costos, en términos de quién debiera asumirlos, no ha
podido ser acordado por las partes por vía consensual.
Algunas observaciones:
- El cambio en las condiciones del contrato podrá ser cualquier alteración al mismo, tanto
de sus elementos escritos como de aquellos que emanan de su propia naturaleza (ya
indicados en otra parte de este Manual).
- Los reclamos buscan esencialmente dos objetivos, que pueden o no ser copulativos:
cambios en los plazos contractuales o cambios en los montos del contrato (ya sea en los
precios unitarios, en el monto total a suma alzada, por concepto de indemnizaciones,
etc.).
Cómo se puede apreciar, de los puntos anteriores se desprende que los reclamos siguen un
procedimiento. Dicho procedimiento se regula en el artículo 29 de las Bases
Administrativas Generales, cuyo contenido veremos brevemente a continuación.
Tal como se indicó previamente, el reclamo forma parte de un procedimiento, que se inicia
en una instancia de solicitudes iniciales. El tema se encuentra tratado en el artículo 29, ya
referido, cuyo contenido podemos resumir del siguiente modo:
Cuando el contratista considere que existe algún acto o hecho que se aparta de las
condiciones del contrato y le produce mayores costos y/o requiere variaciones en el plazo
contractual, debe avisarle por escrito al Administrador de esta circunstancia, en el plazo de 5
días corridos contados desde el acto o hecho que le afecta, prorrogables por 5 días corridos
adicionales si así los solicita.
Recibida la solicitud, el Administrador tendrá 10 días corridos para responderla por escrito. Si
la respuesta no satisface el contratista, podrá presentar un reclamo, que corresponde a la
siguiente etapa de este proceso.
En esta etapa, el contratista deberá volver a presentar su pretensión, dentro de los 10 días
corridos contados desde la respuesta de Codelco, esta vez acompañando toda los
antecedentes e información necesaria para conocer de manera completa y objetiva los
fundamentos y alcances del reclamo, indicando las disposiciones contractuales en que se
apoya, las circunstancias que originan el reclamo, además de la documentación probatoria
que acredite la veracidad y la magnitud de lo reclamado. Además, debe entregar al
Administrador del contrato, un detallado informe diario de los recursos utilizados en las
actividades materia del reclamo (el Administrador del contrato podrá liberar al contratista de
esta obligación si por la naturaleza del reclamo no es aplicable el control diario de recursos
utilizados).
Ejemplar Vigente en Biblioteca Electrónica
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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE Manual
GERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO Nº Doc. : GCAB-A-001
Rev. :0
MANUAL DE ADMINISTRACION Vigencia : 01-09-2004
DE CONTRATOS Pág. : 27 de 37
Etapa 3 - Mediación
Desde la fecha de esta notificación, corre un plazo de 10 días corridos para que los
representantes legales de cada parte designen por escrito a dos personas para integrar una
comisión mediadora encargada de conocer los antecedentes de la controversia y los
respectivos fundamentos, y de proponer un acuerdo que satisfaga a las partes.
La primera reunión de la comisión será convocada por Codelco una vez designada la
Comisión.
- Todos los plazos indicados en el procedimiento descrito son plazos de caducidad, vale
decir, una vez transcurridos los plazos sin que el contratista presente por escrito sus
pretensiones o requerimientos, se entiende que renuncia a ellos.
Como hemos visto, los reclamos se originan por una negativa del Administrador de Contrato
por Codelco a la solicitud de mayores costos y/o plazos presentada por el contratista.
Si bien puede resultar difícil efectuar una categorización, en la práctica, las solicitudes de
mayores costos y/o plazos provienen de problemas de documentación o problemas de
gestión, que producen perjuicios al contratista. Dentro de ambos factores se encuentran
algunas de las siguientes situaciones, probablemente las más usuales:
Muy importante: no hay reclamos “sorpresa”; siempre hay señales de alerta temprana,
mediante los avisos y las solicitudes contemplados en las bases. Por esto, es imprescindible
que el Administrador esté atento y revise periódicamente la inexistencia de los factores
recién indicados o bien, en caso de estar presente alguno de ellos, solucionarlo a la
brevedad.
Sin perjuicio de recordar y aplicar las reglas indicadas al tratar el tema de la negociación, en
especial, despersonalizar el conflicto, pues la instancia de reclamo ya supone un rechazo
previo a la solicitud del contratista, existen ciertas medidas prácticas que pueden ayudar a
llevar el reclamo a mejor término y tratarlo de forma objetiva y profesionalizada. Entre ellas,
podemos destacar las siguientes:
• Informarse con quienes conocen directamente cada tema reclamado y buscar soporte
especializado en negociaciones en caso que la complejidad o monto del asunto lo amerite,
en especial, en lo relativo a las normas de interpretación de los contratos
• Obtener las aprobaciones correspondientes para definir los márgenes de negociación
• Acordar quienes serán los interlocutores de cada parte en la negociación del reclamo
• Fijar una agenda de reuniones para resolver el reclamo
• Estudiar en profundidad la documentación contractual relacionada con el reclamo
• Fijar en la primera reunión las reglas y método de trabajo a seguir
• Llevar una pauta de trabajo en cada tema, exigiendo fundamentos legales y contractuales
y un desglose detallado de cada costo reclamado
• Responder cada fundamento según las condiciones del contrato y en caso que la situación
del conflicto no está prevista en el contrato, aplicar equidad
• En relación con lo anterior, nunca aceptar que el contrato se ha viciado, mantener las
reglas y ceñirse siempre a las condiciones establecidas en el mismo
• Acordar lo que sea justo, ni más ni menos
• Mantener informado al Gerente o superior que corresponda
• Cerrar los acuerdos parciales por escrito
Las BAG contemplan este instrumento, que permite al administrador ir cerrando los temas,
por períodos, dejando constancia escrita, firmada por las partes y de plena validez
contractual.
Este instrumento es una valiosa prueba de haberse desarrollado el contrato en armonía con
las bases, lo cual impide que a futuro se alegue su vicio o nulidad.
Los cierres parciales deben ser una práctica obligatoria en todo contrato con más de un año
de duración, y en todo contrato cuyo monto sea significativo.
Nº Actividad Cumplida No
cumplida
A continuación se indican los atributos que idealmente debe cumplir quien desempeñe el rol de
Administrador de contratos al interior de la Corporación.
• Saber aprender.
• Experiencia en crear, liderar y utilizar trabajo en equipo.
• Buen manejo de reuniones, documentando acuerdos y compromisos.
• Saber delegar (sin desentenderse), ejerciendo control y supervisión selectiva.
• Saber integrar conocimientos de distintas áreas, y asesorarse, para la solución de problemas.
• Experiencia y buen manejo en presentaciones a los diversos niveles facultados de la organización.
• Con al menos 5 años de experiencia en administración de contratos de servicios a proyectos de
operación o inversión.
Todo Administrador de Contratos debe conocer, cumplir y hacer cumplir a los contratistas y a sus
subcontratistas, las normativas y disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables. En
especial, deberá conocer y cumplir lo estipulado en las Normas Chilenas Oficiales emitidas por el
Instituto Nacional de Normalización (INN), especialmente las del área C, “Calidad de Vida,
Prevención de Riesgo y Salud” y del ärea F, “Construcción”. Sin perjuicio de lo anterior, dentro de
las normas referidas se destacan las siguientes, incluyendo sus adiciones y modificaciones:
1. Ley N 16.744 – “Establece Normas sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades
Profesionales”, publicada en el Diario Oficial del 1 de febrero de 1968, Ministerio del Trabajo y
Previsión Social.
2. Código del Trabajo, D.F.L. Nº 1, publicado en el Diario Oficial el 24 de enero de 1994. “Fija
texto refundido y coordinado y sistematizado del Código del Trabajo”, principalmente:
Libro I Título III del Reglamento Interno.
Libro II Título I de la protección de los trabajadores.
Título III del Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y
Enfermedades Profesionales.
3. Decreto Supremo Nº 72, Minería, 1986 - “Reglamento de Seguridad Minera del Ministerio de
Minería” y sus modificaciones posteriores.
9. Decreto Supremo Nº 67, Trabajo, 2000 – “Reglamento para Aplicación de los Artículos nos.
15 y 16 de la Ley Nº 16.744”.
10. Decreto Supremo Nº 594, Salud, 2000 – “Aprueba Reglamento sobre Condiciones Sanitarias
y Ambientales Básicas en los Lugares de Trabajo”, modificado por el Decreto Supremo Nº 201
del 27 de abril de 2001.
11. Decreto Supremo Nº 133, Salud, 1984 – “Reglamento sobre Autorizaciones para
Instalaciones Radiactivas o Equipos Generadores de Radiaciones Ionizantes, personal que se
desempeña en ellas, u opera tales equipos y otras actividades afines”.
12. Resolución Nº 02444, Salud, 1981 - Normas Mínimas para la Operación de Basurales o la
resolución actualizada en la materia.
14. Decreto Supremo Nº 351, Obras Públicas, 1992 – “Reglamento para la Neutralización de los
Residuos Líquidos Industriales de la Ley Nº 3.133.
17. Decreto Supremo Nº 144, Salud, 1961 – “Reglamento sobre Normas para Evitar
Emanaciones o Contaminantes Atmosféricos de Cualquier Naturaleza”.
18. Decreto Supremo Nº 90, Economía, 1996 – “Aprueba el Reglamento de Seguridad para el
Almacenamiento, Refinación, Transporte y Expendio al Público de Combustibles y Líquidos
Derivados del Petróleo”.
20. Decreto Supremo Nº 18, Salud, 1982 – “Certificación de Calidad de Elementos de Protección
Personal contra Riesgos Ocupacionales”.
21. Decreto Supremo Nº 73, Minería, 1992 – “Reglamento Especial de Explosivos para Faenas
Mineras”.
22. Decreto Supremo Nº 48, Salud, 1984 – “Aprueba Reglamento de Calderas y Generadores de
Vapor”.
25. Todas las Normas Chilenas publicadas como oficiales del Instituto Nacional de Normalización.
27. Ley Nº 19.300, Secretaría General de la Presidencia, 1994 – “Sobre Bases Generales del
Medio Ambiente”.
29. Decreto Supremo Nº 286, Salud, 1984 – “Niveles Máximos Permisibles para Ruidos
Molestos”.
34. Norma Chilena Nº 1.333 – “Calidad de Agua para Riego, Recreación y Vía Acuática”.
35. Decreto Nº 226, Economía, 1982 – “Requisitos de Seguridad para Instalaciones y Locales de
Almacenamiento de Combustible”.
38. Decreto Supremo Nº 296, Economía, 1982 – “Requisitos de Seguridad para Instalaciones y
Locales de Almacenamiento de Combustibles”.
39. Decreto Supremo Nº 379, Economía, 1985 – “Aprueba el Reglamento sobre Requisitos
Mínimos de Seguridad para el Almacenamiento y Manipulación de Combustibles derivados del
Petróleo, destinados a Consumos Propios”.
40. Decreto Nº 30, Secretaría General de la República, 1997 – “Reglamento del Sistema de
Evaluación de Impacto Ambiental”.
41. Resolución Nº 1.215, Salud, 1978 – “Normas Sanitarias Mínimas destinadas a Prevenir y
Controlar la Contaminación Atmosférica”.
44. Decreto Supremo Nº 298, Transporte, 1994 – “Reglamento de Cargas Peligrosas por Calles
y Caminos”.
45. Norma Chilena Nº 2190, Instituto Nacional de Normalización, 1993 – “Etiquetado y Rotulado
de Sustancias Peligrosas para el Transporte”.
46. Norma Chilena Nº 2245, Of. 93, 1993 – “Hojas de Datos de Seguridad de Productos y
Sustancias Químicas Peligrosas”.
48. Código Sanitario, Salud, 1931, Artículos Nos. 71, 72 y 73. Dice relación a la Normativa y
estándares de Aguas Continentales.
50. N° 351 del Ministerio de Obras Públicas. Reglamento para Neutralización y Depuración de
los Residuos Industriales Líquidos. Publicado el 23/02/93.
Los Reglamentos Internos Específicos de Minería de Codelco, son documentos aprobados por el
SERNAGEOMIN, que garantizan el cumplimiento del Reglamento de Seguridad Minera, Decreto
Supremo Nº 72.
El Administrador de contratos debe verificar que las empresas contratistas cumplan y hagan cumplir
las disposiciones y normas que regulan las materias de Seguridad y Salud Ocupacional y Prevención
y Gestión de Riesgos contenidas en las normas internas de Codelco que le sean aplicables.