NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO E DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO 1.

FINALIDADE A norma de procedimentos gerais de utilização dos serviços de protocolo do CEFET-SP visa a uniformizar os procedimentos ligados a processos, documentação, correspondência e arquivo, bem como controlar a produção e movimentação do fluxo da massa documental, conforme Portaria Normativa n.º 5, de 19.12.2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e resoluções n.º 1, de 18.10.1995, e n.º 4, de 28.04.1996, revogada pela resolução n.º 14, de 24.10.2001 – CONARQ, do Arquivo Nacional. As normas atentam, ainda, para os limites de responsabilidade no desempenho das atividades ligadas a registro, movimentação, aumento da eficiência e eficácia na recuperação de informações, assegurando a qualidade e excelência no atendimento ao usuário final. 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO Todas as Unidades do Centro Federal de Educação Tecnológica de São Paulo. As coordenadorias responsáveis pelo Protocolo das Unidades de Ensino estão vinculadas à Coordenadoria de Documentação e Arquivo Central. 3. COMPETÊNCIAS 3.1. Competências do Protocolo Geral 3.1.1. Receber os documentos encaminhados à CDA/Central. 3.1.2. Encaminhar os documentos de âmbito interno e externo. 3.1.3. Padronizar os procedimentos dos serviços de protocolos das unidades. 3.1.4. Acompanhar o fluxo da distribuição única de número de processo, bem como da tramitação dos processos. 3.1.5. Instituir mecanismos de controle das correspondências da instituição. 3.1.6. Administrar despesas com postagens, bem como o controle do fluxo das correspondências enviadas diariamente ao correio das unidades de ensino. 3.1.7. Orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas ao serviço de protocolo. 3.1.8. Organizar e modernizar o Arquivo Central do CEFET-SP. 3.1.9. Controlar a produção, trato, prazos de guarda e formas de armazenamento da massa documental por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos. 3.2. Competências das Unidades de Ensino 3.2.1. Serviços de protocolo da unidade protocolizadora. 3.2.2. Receber, triar e distribuir as correspondências enviadas à Unidade de Ensino devidamente postadas pela ECT aos diversos setores da escola. 3.2.3. Controlar o envio de correspondências à ECT. 3.2.4. Controlar a produção e trato da massa documental. 3.2.5. Acompanhar os serviços do contínuo, quando houver.

Atividade-meio: ação. Atividade-fim: ação. encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função. e rubrica do protocolista.1. encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. Cartão de protocolo: papel encorpado (tipo papel cartão) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante. servidor público. utilizada para formalizar juntada de documentos. Desapensação . O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador. despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo número. Sobre Processos Anexar: união definitiva a um processo. DE 30 DE MAIO DE 2008 4. a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurídica relacionados ao mesmo assunto. Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo ou expediente. data do protocolo. Autuar/formação de processo: ato de reunir em uma só pasta. . correspondências e documentos. triagem e distribuição interna. Correspondência: a CDA é responsável pelo encaminhamento das correspondências aos Correios. que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábil-financeiras. local para fixar a etiqueta. resumo do assunto. para trâmite generalizado. também. CONCEITOS BÁSICOS O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas. mediante determinação de uma autoridade competente.é a separação física de processos apensados por já terem se encerrado as ações pelas quais foram apensados. informações. Por isso. Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. é um invólucro utilizado para proteger o conjunto de folhas que compõem um processo e. bem como pelo recebimento. Atividade: ação. 4. Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. ou requeira análises. Apensar: união temporária a um processo. encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. é importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trâmites de processos. guarda.

Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física. manuscrito. informáticos. b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos. Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos. constitui elemento de prova ou de informação. medalha. temos: a) Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. memorando. . circular. revistas. que é incorporada ao processo para dar prosseguimento. Também são aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. iconográficos. os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie. notificação. expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. fotografia. e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte. Forma um conjunto orgânico. cartográficos. decisões etc. consubstanciado assentamento sobre fatos ou ocorrências. como aviso. ofício. carta. jornais. a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determina a sua condição de arquivo. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo. São as duas faces de uma página do processo. unidade administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo. como textuais. tamanho A4 com impressos (padrão utilizado pela CDA da Unidade São Paulo). telex. Gênero: define a representação nos diferentes suportes. São fontes: livros. informações. refletindo as atividades a que se vincula. disco e fita magnética etc. alvará. micro gráficos. filmográficos. telefax. c) Atos de Assentamento: são os configurados por registros. produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Juntada: união de um processo a outro. d) Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos. estudo. telegrama. selo. Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato. ou de um documento a um processo. Juntada por anexação: união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto. jurídica ou privada. Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto. De acordo com seus diversos elementos. Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta. Realiza-se por anexação ou apensação. filme. natureza do suporte ou formato. no exercício de suas atividades. visando a fundamentar uma solução. que deverá ser em papel sulfite branco. formas e conteúdos. f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. prova e pesquisa. edital. Interessado/solicitante/procedência: pessoa física ou instituição. DE 30 DE MAIO DE 2008 Distribuição: remessa do processo às Diretorias. exposição de motivos. Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos. mensagem. intimação. Assim. sonoros. pareceres.

contratos. 3º.o terceiro grupo. Procedência . Livro de envio de documentação para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado às Unidades. entre outros. indica o ano de formação do processo. separado do segundo grupo por uma barra. de 16. Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondência (ofícios. número do processo e sigla do setor de destino. conforme Portaria nº. Peça do processo: o documento que. Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo.CEFET-SP II . Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo. Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. constituído de quatro dígitos. conforme a seguinte descrição: I . III . devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV). Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios. resultando em 17 dígitos. Ex: folha. É formada por 15 dígitos. devendo número ser reiniciado a cada ano. Os campos em branco deverão ser preenchidos pelo protocolista.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Ex. da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento.o segundo grupo é constituído de seis dígitos.05. destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes. caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal. convênios) cuja responsabilidade é da CDA de cada Unidade. integra o processo. e atribui valor perante a Administração Pública Federal.o quarto grupo. termo de convênio. fita de vídeo. 23000 a 23999 . separados do primeiro por um ponto e determina o registro seqüencial dos processos autuados. devendo constar do recebimento a data. 3.2003. separado do terceiro grupo por hífen. folha de talão de cheque. assunto.o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos. Numeração de peças: é a numeração atribuída às partes integrantes do processo.000000 . referentes ao código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo. . de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. interessado.MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO 23059. apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção para subsidiá-lo. contrato.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal. nota fiscal. DE 30 DE MAIO DE 2008 Juntada por apensação: união provisória de um ou mais processos a um mais antigo. passagem aérea. indica os Dígitos Verificadores (DV). IV . constituído de dois dígitos. utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas. sob diversas formas. mantendo-se inalterado.instituição que originou o documento. editais. brochura.

Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por meio de carimbo específico. fita magnética. filme. Termo de retirada de folha ou peça: registra a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. financeira ou administrativa. Pode ser por intermédio de carimbo específico. Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação. Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio. papel. Pode ser por meio de carimbo específico. disco ótico. Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente principal. Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo. isto é. . DE 30 DE MAIO DE 2008 Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica. por meio de sistema próprio. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios. papiro. Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da Unidade a qual se pertence. originado por um documento que. Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo. destinada a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. vídeo disco e outros). disco magnético. Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a documentação a ser enviados às Unidades. pergaminho. durante a sua tramitação. ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. necessário ao esclarecimento de um mesmo assunto. Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências. com a finalidade de análise. Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico. Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco. Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos. Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra. Pode ser por meio de carimbo específico. Termo de desapensação: registra a separação física de dois ou mais processos apensados. interna ou externa.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. informações e decisões.

Unidade de procedência: local de origem do documento. Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco freqüente que aguardam destinação final. arquivamento. Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos. Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados. qualquer que seja o suporte da informação. recuperação e destinação. instituições de caráter público. Classe: Cada divisão que compõe o sistema de classificação. que. Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor. Avaliação de documentos: processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos. Arquivo central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos. Classificação: analisa. identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corrente. a elaboração do plano de . Sobre Termos Arquivísticos Armazenamento: guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. Código de classificação: Sistema de código derivado de um plano de classificação. mediante uma convenção. 4. Código: conjunto de símbolos. para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. DE 30 DE MAIO DE 2008 Trâmite: seqüência de diligência e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução. Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD): comissão de caráter permanente cuja competência é orientar e normalizar a produção e o fluxo de documentos. entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades. normalmente letras e/ou números. Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em média 300 folhas. representam dados.2. de acordo com as diferentes funções e atividades da instituição. com o objetivo de facilitar a sua captura.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais. Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produção à guarda permanente ou eliminação.

O registro.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso. fundo ou coleção. dotada de organicidade. assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos Arquivos Setoriais. e propor e acompanhar a organização de Arquivos Setoriais nas Unidades. como scanner. de acordo com o grau de proteção que exige. seleção. Documento ativo: cuja ação não foi encerrada. Destinação final: ações baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a identificação. Documento-base: referência formal para abertura de um processo ou de um expediente. dossiê. Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada. operacionais ou técnicos. sempre que convocada. “confidencial” e “reservado”. Digitalização: conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital. “secreto”. Desapensamento: retirada de processo apensado a outro por ter encerrado a ação pela qual foi apensado. Empréstimo: procedimento de ceder. por meio de dispositivo apropriado. temporariamente. Documento Arquivístico: ação registrada independentemente da forma ou do suporte. eliminação e/ou reprodução e guarda permanente dos documentos. Data-limite: identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo. feito pelos responsáveis do . produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa. a órgãos e entidades autorizadas os documentos correntes e intermediários de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle de devoluções. fiscais. elaborando as tabelas de temporalidade. podendo ser classificado como “ultra-secreto”. assessorar a CCAD no processo de avaliação de documentos. a incorporação de acervos ao Arquivo Central e a preservação do patrimônio documental do CEFET-SP. não sendo permitidos juntadas e despachos complementares. Comissões Setoriais de Arquivos das Unidades de Ensino (CSArqs): propõe à CCAD prazos de guarda dos documentos em função dos valores que apresentem para fins administrativos. e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades. Eliminação: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo. legais. DE 30 DE MAIO DE 2008 destinação de documentos. Conservação de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. Destinação do documento: determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente. série. Encerramento: determina a finalização da ação que desencadeou o documento ou documentos.

Lei 8. Série documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo órgão. . funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. em decorrência do exercício de igual função. recolhimento. bem como a preservação e o acesso ao patrimônio documental público. eliminação e reprodução de documentos. Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade. vedado. sendo o Arquivo Central responsável pelo acesso. subfunção e atividade e que resultam de produção e tramitação de maneira análoga e obedecem à equivalente temporalidade e destinação. Plano de classificação de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo. Plano de classificação: esquema de distribuição de documentos em classes. Permite juntada e despacho. Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferência. no entanto. Preservação de documentos: assegura as atividades de acondicionamento. Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organização dos documentos/processos em níveis que representam a estrutura física e conceitual do arquivo. divulgação e publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. geralmente adotada em arquivos correntes. Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. de acordo com métodos de arquivamento específicos.159/91). 3. Guarda permanente: recolhe à guarda permanente documentos de valor informativo/histórico. pública ou privada que. Localizar: rastreia documentos registrados que estejam em trâmite ou em arquivo. eliminação ou guarda permanente. Juntada de documento: anexa formalmente um documento ou folha contendo informações e despachos a um expediente ou processo. visando à gestão documental. Reativação: determina a continuidade da ação já dada como encerrada. tramitação. podendo ser providenciado por qualquer órgão envolvido nas decisões. uso. o empréstimo de originais. Pedido de vista: solicitação de acesso ao processo/expediente pelo interessado. Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. armazenamento. independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas. exceto em casos previstos em lei. isto é. condicionamento e restauração de documentos. DE 30 DE MAIO DE 2008 encerramento no sistema. aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinação final.

o protocolista deve seguir as seguintes instruções: 5. Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de guarda permanente. 5. conforme ordem ou seqüência numérica. 5. .1. por seu representante legal ou procurador. clara e objetiva.3.2. 5. 5. caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração. se for o caso. Ler o documento. contendo número de processo data e assinatura do protocolista. apondo o carimbo de protocolo.2. Verificar se está assinado pelo próprio remetente. DE 30 DE MAIO DE 2008 Termo de abertura de volume de processo: utilizada para informar a abertura de um volume de processo. serviços. Termo de empréstimo de documentos: registra as informações relativas à cessão temporária de documentos para fins de consulta. reprodução ou exposição.1. específico da CDA. Se está acompanhado dos respectivos anexos. Quando não tiver que ser atestada. de forma sucinta.2. Via CDA/Central e de Unidades de Ensino: Pelo SIGA.2.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. deve-se providenciar devolução desta.5. também chamada formação de processo.2.2. 5. Termo de eliminação: reúne informações sucintas sobre os documentos que. 5.3. Via usuário do SIGA: Todo setor do CEFET-SP terá um usuário e senha para operar o sistema e deverá proceder conforme o manual de uso do SIGA. é um ato restrito àqueles servidores designados pela direção ou empregados contratados para tal determinação e inclui a abertura de um novo número de processo que será gerado pelo Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA). deverá ser entregue no endereço da CDA/Central. serão eliminados. As notas fiscais (de contrato. 5. Avaliar se a correspondência deve ser autuada ou não. compras) deverão ser entregues diretamente na unidade onde se encontra o fiscal para o ateste. A autuação do processo se dará por meio da seqüência única de numeração de processo gerada pelo SIGA. a fim de extrair o assunto. Caso haja uma cópia de recebimento. 5. Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um arquivo. AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO A autuação.2.4. Termo de transferência de documentos: registra a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário. do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente. que constará da capa e na primeira folha do processo. Tipo de documento: espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade.

6. Memorando: correspondência interna utilizada para encaminhar ou solicitar algo. 6.1. Transferência Externa ao CEFET-SP/Unidade 7.2. pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento. É vedado o encaminhamento de processos por parte da CDA/Central e ou das Unidades de Ensino para mais de um destinatário. TIPOS DE PROTOCOLO 7. Os fac-símiles de documentos não poderão ser aceitos como peças de processos. A formalidade é direcionada ao: a) Diretor Geral do CEFET-SP b) Diretor da Unidade de Ensino c) Gerente de Recursos Humanos d) CPPD – Comissão Permanente de Pessoal Docente Nos dois últimos itens. o destinatário possa identificar como um processo irá receber por meio do comando “entrada”. Requerimento: requere algo à autoridade competente. entregar cópias do documento de abertura do processo. 7. no sistema. o remetente poderá pedir uma assinatura de entrega do processo no livro de recebimento. até a chegada da versão original.1.1. Em caso de ausência do destinatário.5. 6.1. a menos que o constitua provisoriamente a fim de dar prosseguimento aos trâmites. que ficará aguardando o usuário dar o encaminhamento.1. considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. Quando o usuário entregar o processo.4. eventualmente.1.5. preferencialmente. Deverá obedecer à formalidade do protocolo quando envolver petição para que se faça justiça ou se dê o que a lei concede ou autoriza pedir. DE 30 DE MAIO DE 2008 5. basta não usar o comando de “saída” (2. 5. O processo deve ser autuado.4.1. Caso não seja possível.5. 7.2. devendo o destinatário proceder à informação ao via sistema o mais rapidamente possível.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Após imprimir a capa e montar a pasta. A comprovação da entrega deverá ser prioritariamente pelo SIGA.17) do SIGA. 6. 7. o processo deverá ser entregue à sua chefia imediata. no entanto. 7. Os tipos de protocolo mais freqüentes são: 7. para os setores que julgar necessário.3. Não será permitida a tramitação de processo entre setores sem os despachos via sistema e comandos de “entrada” e “saída” do SIGA.17) para que. deverá usar a opção de “saída” (2.1. 6. Antes de efetuar o protocolo. se for do seu interesse. se faz necessário o preenchimento do formulário específico da gerência e da comissão. o solicitante poderá. Ofício: correspondência entre autoridades de caráter informativo ou solicitação ao dirigente máximo. DA TRAMITAÇÃO 6. 6. Notas Fiscais ou Faturas de Serviços . por um documento original. o usuário poderá optar por não mandar imediatamente o processo.3. Todo processo tem destinatário único.4. Para isso.6.

transferências de turnos/cursos. com o devido recebimento dado.1.4. 9. A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser registrada em sistema próprio e encaminhada ao setor responsável por sua abertura ou destinatário.1.1. 8. Os requerimentos acadêmicos. Correspondência Expedida .2. os comprovantes deverão ser anexados ao novo processo. carnês de IPTU. Não serão autuados os documentos que não necessitam de tramitação. 9. luz. conta de água. Caso seja necessária autuação. como. em caso negativo. conforme procedimento interno do setor. compras e contratação de serviços. A CDA/Central e as coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino não são responsáveis por correspondências de caráter pessoal e ou particular dos servidores ou dos prestadores de serviços terceirizados. RECEBIMENTO. 8. 9. por exemplo.3.1. REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA.1.6. controlando por meio de sistema próprio. jornais) e entrega de compras feitas pela Internet. Documento Protocolado Solicitação entre setores que não envolvam recursos financeiros. O aluno somente poderá abrir processo se a Secretaria ou a Coordenadoria de Ensino não solucionar o problema. pedido de cópia de processo e desarquivamento de processo. 9. A CDA/Central e as coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino farão a triagem e verificarão se o destinatário pertence àquela Unidade. Toda correspondência recebida por meio do serviço da ECT será entregue ao Protocolo Central ou às coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino do CEFET-SP. telefone fixo ou móvel.2. DE 30 DE MAIO DE 2008 7. Em caso de recesso ou horário especial.7. devolverá ao remetente. solicitação de revisão de notas e faltas. como. extratos bancários. PROCEDIMENTOS ACADÊMICOS 8. a portaria receberá todas as correspondências registradas que exijam notificação de entrega. diplomas. 9. 9.1. remessa para publicação. dentre outros serviços. tais como convites para festividades. 9. comunicação de posse. registrando-as em livro e encaminhando-as à CDA para as providências. gerências e coordenadorias a qual pertença o destinatário.1. por exemplo. 9.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. serão solicitados na respectiva Secretaria do curso ou na Gerência de Apoio ao Ensino.2. tais como cartão de banco. 9. A CDA/Central e as coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino remeterão a correspondência lacrada às diretorias.2. assinaturas de periódicos (revistas. apondo o carimbo e identificando o motivo da devolução.1. deverá ser realizada via SIGA por meio de abertura de processo do tipo “protocolado”.1.5.

devendo esta encaminhar os recibos dos gastos com a ECT à CDA/Central para providências necessárias. Nenhum documento.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. de 24/10/2001. processo autuado ou correspondência recebida permanecerá por mais de 24 horas nos setores de protocolo.3.1. Caberá a cada Unidade de Ensino instituir uma subcomissão de Avaliação e Classificação de Documentos para ordenar a massa documental acumulada. alterada pela Resolução N.2. O controle da expedição de correspondência caberá a cada unidade de ensino.º 14.º 04 do CONARQ. 10. de 1997.2. A Diretoria Geral instituirá uma Comissão Central de Avaliação e Classificação de Documentos. . vinculada à Comissão Central. DE 30 DE MAIO DE 2008 9. salvo aquelas recebidas às sextas-feiras. 9.2.2. 10. 10. A CDA/Central do ou das Unidades de Ensino manterão o controle da expedição de correspondência por meio de sistema próprio. 10. véspera de feriados ou em pontos facultativos.1. Casos omissos serão resolvidos pelo Diretor Geral.4. conforme o que determina a Resolução N. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 10.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful