DEFINIÇÃO E GESTÃO DE

PROJETOS DE MELHORIA
FUNDAMENTOS DE GESTÃO DE PROJETOS: PMI
(Project Management Institute)

RELAÇÃO ENTRE PMBOK (livro de referência mundial,

base de conhecimento) e ESTE CURSO
 Segundo o PMBOK, projeto é o “esforço
temporário empreendido para criar um
produto, um serviço ou um resultado
DEFINIÇÃO DE
exclusivo.”
PROJETOS
 TEMPORÁRIO:
Todo projeto tem um início e um fim;

DEFINIÇÃO DE EXCLUSIVO:
PROJETOS Cada projeto é único, mesmo que com características
similares outros projetos já existentes;

RELEVANTE:
Iniciativa de alto impacto financeiro e operacional para
a organização
CARACTERÍSTICAS DE PROJETOS

Planejamento; Importância de todas as funções/áreas envolvidas;

Definição das Metas; Repasse do conhecimento (Gestão do Conhecimento);
Confiança da equipe; Lições Aprendidas;
Ferramentas adequadas; Entrega do projeto (prazo, qualidade, custo).
Visão do todo – todos
participam;
 •O Gerente de Projetos é a pessoa designada pela
GERENTE OU LÍDER organização executora para atingir os objetivos de um
DE PROJETO determinado projeto.
 • Geralmente o Gerente de Projetos não é responsável
pela gestão da carreira dos membros do time de projeto,
e sim apenas pelo desempenho dos mesmos visando
GERENTE DE atingimento dos objetivos do projeto.
PROJETO
• Também pode ser chamado de Líder de Projetos.
 Um bom gerente de projetos é aquele que:

Conhece bem seus recursos (rotinas, prioridades, forma de

GERENTE DE trabalhar, perfil);

PROJETO Promove senso de equipe;

Mantém todo o time de projeto na mesma temperatura ao

longo do projeto.
 Metas e objetivos mal estabelecidos;
Projeto com muitas atividades (complexo) e com tempo

POR QUE OS incompatível;

Estimativas financeiras mal realizadas;
PROJETOS Falta de informações relevantes, ou informações
FALHAM? insuficientes para execução do projeto;

Sistema de controle inadequado.

 Falta de um Gerente de Projetos;
Projeto estimado com base na experiência empírica, ou
feeling dos envolvidos, e não em dados;
POR QUE OS
Falta de treinamento e capacitação dos membros do
PROJETOS time de projeto;

FALHAM? Pouco tempo destinado ao planejamento;

Estimativa de recursos (pessoas, materiais, equipamentos)

mal realizada;
 • Para facilitar o estudo do Gerenciamento de Projetos,
o PMI organizou o Guia PMBOK em nove áreas de
conhecimento:
ÁREAS DE
CONHECIMENTO
 •Gerenciamento de Integração;

•Gerenciamento do Escopo;

•Gerenciamento do Tempo;

ÁREAS DE •Gerenciamento de Custos;

CONHECIMENTO •Gerenciamento da Qualidade;

•Gerenciamento de Recursos Humanos;

•Gerenciamento das Comunicações;

•Gerenciamento de Riscos;

•Gerenciamento de Aquisições.
 • O gerenciamento de integração do projeto inclui os processos
necessários para identificar, definir, combinar, unificar e
coordenar os vários processos e atividades dos grupos de
processos de gerenciamento.

GERENCIAMENTO
DA INTEGRAÇÃO •Seu objetivo é garantir que todas as demais áreas
estejam integradas em um todo único, estruturar todo o
projeto para que as necessidades dos envolvidos sejam
atendidas, ou até mesmo superadas, pelo projeto.
 •Seu objetivo é definir e controlar os trabalhos a serem realizados pelo
projeto de modo a garantir que o produto, processo ou serviço desejado seja
obtido através da menor quantidade de trabalho possível, sem abandonar
nenhuma premissa estabelecida no objetivo do projeto.
GERENCIAMENTO
DO ESCOPO
 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)

GERENCIAMENTO •É uma ferramenta visual que permite a estruturação de um projeto de

DO ESCOPO forma simples, similar a um organograma.

•O principal objetivo é identificar todas as partes que compõe o projeto.

 •A EAP pode ser construída de diversas formas conforme o propósito e tipo

GERENCIAMENTO de projeto. As formas mais comuns de montagem da EAP são: Por Fases e

DO ESCOPO Por Equipes.

 EAP POR FASES:
GERENCIAMENTO
DO ESCOPO
• Oferece uma visão “cronológica” dos acontecimentos no projeto;

Estrutura analítica do • Facilita o entendimento do projeto;

projeto (EAP)
• Facilita o posterior gerenciamento das atividades.
 PROJETO

1. Fase A 2. Fase B 3. Fase C

1.1. Pacote A

1.2. Pacote B

1.3. Pacote C
 APRENDA
FAZENDO
Dinâmica Estrutura analítica do projeto (EAP por fases)

ORGANIZAÇÃO DE SHOW DE ROCK

 SHOW DE ROCK

Pré Show Execução Pós Show

Controle do fluxo de
Identificação do local Liberação do palco
pessoas

Transporte dos
Definição das bandas Controle de iluminação
equipamentos

Busca de Patrocinadores Execução das músicas

Venda de Ingressos
 EAP POR EQUIPES:
GERENCIAMENTO
DO ESCOPO
• Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com

Estrutura analítica do responsabilidades muito diferentes.

projeto (EAP)
 REDE DE COMPUTADOR

Equipe Equipe Equipe

Equipe TI
Engenharia Transporte Operacional

Definição de Empacotar
... ...
diretivas equipamentos

Backup de Transporte ao
servidores novo local

Links alternativos Remontagem

 •Cronograma detalhado do projeto:

•Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações

de dependência, que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a
análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais, possibilita a
GERENCIAMENTO identificação e controle da data de realização de atividades.
DO TEMPO
 •O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é
GERENCIAMENTO uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do
DO TEMPO tempo.
 • Algumas ferramentas para elaboração de cronogramas:

GERENCIAMENTO
• MS PROJECT;
DO TEMPO
• OPEN PROJECT (free software);

• GANTT PROJECT (free software);

• EXCEL...
 •O planejamento de custos tem por objetivo a elaboração do orçamento do
projeto, definindo-se os recursos que serão utilizados (pessoas,
equipamentos e materiais de consumo), suas respectivas quantidades e as
datas em que serão necessários.

GERENCIAMENTO
DE CUSTOS •O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em
estimativas e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser
terminado dentro do orçamento aprovado.
 •O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos e as atividades da
organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e
as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as
quais foi empreendido.
GERENCIAMENTO
DA QUALIDADE
 •O gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que
organizam e gerenciam a equipe do projeto.

GERENCIAMENTO
•Pode-se usar o próprio cronograma (MS Project) para este gerenciamento,
DE RECURSOS
dimensionando o esforço necessário e participação de cada recurso.
HUMANOS
 •O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos
necessários para assegurar que as informações do projeto sejam
geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e
organizadas de maneira oportuna e apropriada.
GERENCIAMENTO
DAS
COMUNICAÇÕES
 •O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos de
planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas,
monitoramento e controle de riscos de um projeto.

GERENCIAMENTO
•Os objetivos do gerenciamento de riscos são aumentar a
DE RISCOS
probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a
probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.
 APRENDA
FAZENDO
ORGANIZAÇÃO DE SHOW DE ROCK

1. Defina o cronograma de projeto

2. Analise os potenciais riscos e elabore um plano para mitigá-los
 COMO ESTRUTURAR UM PROJETO?

FORMULARIO A3 – O PRINCIPAL DOCUMENTO PARA SEU

PROJETO PFPL
 FORMULÁRIO A3
Requisitos do Negócio Situação Alvo

A3 Final
• Ser uma empresa organizada, rentável, que garanta a entrega ao
cliente com qualidade, produtividade, no tempo programado de
acordo com os princípios JIT.
• Realizar analise crítica mensal
dos processos
• Monitoramento de indicadores
• Zero acidentes
• Gestão visual em monitoramento
• Ter em seus processos padrão e eficiência, através de pessoas • Implantar metodologia MASP e
engajadas e qualificadas, que gerem valor aos clientes e sejam analise de desvios
multiplicadores, criando um ambiente voltado à melhoria contínua
e interface entre os departamentos. Entrega: 100% | Rentabilidade: 13% | Segurança: 0 acidentes | Qualidade: 08% de refugos

ATENDIMENTO

Situação Atual
• Indicadores não confiáveis
• Não há analise crítica de resultados
• Clientes insatisfeitos
• Riscos de acidentes

RENTABILIDADE ACIDENTES REFUGOS

%
Indicadores
 Specific (eSpecíficas)

Measurable (Mensuráveis)
DEFINIÇÃO
DE METAS Achievable (Alcançáveis)

Realistic (Realistas)

Time Definite (Temporais)

IDEIAS DE PROJETOS
 ÁREA MANUFATURA

•Redução do tempo de set up

•Redução dos índices de refugo

•Aumento de produtividade

IDEIAS DE •Redução de horas extras

PROJETO •Redução do lead time de processamento

 ÁREA FINANCEIRA / CONTROLADORIA

•Redução do tempo de fechamento contábil

•Aumento da acuracidade do Forecast

•Redução de custos de horas extras

IDEIAS DE •Redução de custos de terceiros

PROJETO •Redução do tempo médio de pagamentos dos clientes

•Redução de erros do processo de folha de pagamento

 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

•Redução do tempo de contratação;

•Redução de absenteísmo;

•Aumento do índice de satisfação dos colaboradores;

IDEIAS DE •Redução de turnover;

PROJETO •Redução de horas extras;

 ÁREA DE VENDAS

•Redução de tempo de entrada de ordens de venda;

•Redução do número de ordens incorretas (% de
retrabalho);

•Redução do tempo de ciclo de ordens de venda.

IDEIAS DE
PROJETO
 ÁREA DE TI OU PROCESSOS

•Redução de tempo de atendimento;

•Redução do tempo de espera;

•Aumento do % de chamados/solicitações fechados

IDEIAS DE dentro do prazo;

•Redução do número de retrabalhos (reabertura de
PROJETO chamados/solicitações).
DICAS PARA PROJETOS
 •O objetivo do projeto precisa estar atrelado aos indicadores e métricas
que serão utilizados no projeto: redução de X, aumento de Y, etc.

DICAS
 •Utilize o template Gemba ou da sua empresa para organização das

DICAS informações do projeto (PowerPoint), pois facilita a apresentação.

•Utilize também o formulário A3 enviado neste curso.

 •Procure utilizar gráficos ao invés de tabelas sempre que possível. E tente
DICAS incluir comentários / conclusões ao lado de cada gráfico.
 •O projeto precisa estar organizado na ordem temporal e
DICAS conforme raciocínio (ferramenta A3).
 •Utilize imagens e dados que mostrem o antes/depois da melhoria, baseado
DICAS sempre nos indicadores mencionados no A3, e não deixe de fazer um bom
marketing dos resultados obtidos (vender seu projeto).
 Referências •www.pmi.org;
Bibliográficas •PMBOK 4ª ed;
Obrigado!