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Comment gérer votre

temps au sein de votre


cabinet ?

Jean Marie Conter


Trésorier de l’I.P.C.F.
Président de la C.F.P de la C.B.C.E.C.

IPCF 2010
Introduction

IPCF 2010
Schéma de la gestion du temps

Gérer son temps , c’est :


- S’adapter aux ENJEUX.
- S’adapter aux AUTRES.
- S’adapter à SOI.
- S’adapter aux MOYENS ET
SUPPORTS DISPONIBLES.

IPCF 2010
I. S’adapter aux enjeux:
- Évolution permanente des missions
et des nouvelles lois concernant
notre métier.
- Développement de l’informatique et
les conséquences sur notre façon de
travailler.
- Nécessité d’innovation, de créativité.

IPCF 2010
II. S’adapter aux autres:
- Savoir dire non.
- Savoir préserver l’esprit d’équipe.
- Optimiser le temps partagé.
- Négocier son temps.
- Déléguer en toute sérénité.
- Confiance en ses collaborateurs et
sous-traitants.

IPCF 2010
III. S’adapter à soi:
- Ses rythmes.
- Ses besoins et sa raison d’être.
- Ce qui donne du sens à son action.
- Ses envies et ses motivations.
- Ses travers (ses failles!!!).
- Son style plus ou moins :
méthodique,organisé ou informel.

IPCF 2010
IV. S’adapter aux moyens
et supports disponibles
- Agenda - Organisateur papier.
- Organisateurs électroniques.
- Logiciels GT.
- PL de la journée , semaine ,mois….
- Logiciels contrôle Timesheet.
- Téléphone ,multimédia , messagerie.
- Intranet, internet et réseaux etc.
IPCF 2010
QUELQUES PRINCIPES !
- Plus on dispose de temps pour
accomplir un travail, plus ce travail
prend du temps.

- Quand les urgences représentent


50% du travail quotidien, les
priorités et l’efficacité se perdent.

IPCF 2010
QUELQUES PRINCIPES !
- Faire un travail en continu prend
moins de temps que faire le même
travail en plusieurs fois.

- Rien n’est aussi simple qu’il n’y


paraît, chaque chose prend plus de
temps qu’il n’y paraît.

IPCF 2010
QUELQUES PRINCIPES !

- Au-delà d’un seuil de travail horaire,


l’efficacité du temps passé décroît.

- Il y a un moment pour tout, et un


temps pour chaque chose.

IPCF 2010
La technique des 3 G
1. Gestion du stress

2. Gestion du temps

3. Gestion de la rentabilité

IPCF 2010
DEFINITION STRESS ET BURN-OUT

- Stress:
Blocage des réactions naturelles de
défense de l’être humain sous l’effet d’un
choc physique ou nerveux.

- Burn-out:
Épuisement professionnel total.

- Professions à risque : les professionnels


du chiffre ???

IPCF 2010
Gestion du temps

Dans quel but?


- Eviter le stress
- Maintenir la productivité
- Améliorer son efficacité
- Augmenter la rentabilité de
l’entreprise.

IPCF 2010
Rentabilité
- Nombre d’heures de travail par semaine.

- Nombre de semaines prestées sur 52


semaines.

- Nombre d’heures improductives ?

- Chiffre d’affaires avant la mise en


pratique d’une bonne gestion du temps .

- Chiffre d’affaires après mise en pratique


d’une bonne gestion du temps .
IPCF 2010
Quelles sont les techniques
permettant d’obtenir une rentabilité
maximale ?

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L’horloge biologique
- 6hoo: Augmentation de la
pression sanguine et arrêt
de la sécrétion de la
mélatonine.(régularisation
rythme éveil sommeil)

- 9h00: Niveau élevé d’attention

- 15h00: Temps de réaction le plus


rapide
IPCF 2010
L’horloge biologique
- 18h00: Température et
pression sanguine la
plus élevée

- 21h00: Début de la sécrétion de la


mélatonine.

- 2/3h00: Sommeil profond

IPCF 2010
Mauvaise gestion de votre temps

Engendre:
- La désorganisation
- Le non- respect des délais qui nous
sont imposés et leurs conséquences
néfastes
- L’oubli de rendez-vous, des retards,
ce qui entraîne du mécontentement
(administrations – clientèle -
collaborateurs)
IPCF 2010
Quelques conseils

- Votre planning professionnel et


votre vie privée.
- Courrier et lecture
- Logistique
- Téléphone
- Réunions

IPCF 2010
Planning professionnel et privé

- Planifier vos tâches et rendez-vous


- Utiliser un agenda
papier/électronique
- Respecter des délais raisonnables
- Savoir dire non!
- Respecter son propre biorythme
- Vie privée : loisirs - sommeil -
vacances
IPCF 2010
Courrier et lecture
- Ne pas laisser s’entasser le
courrier dans le bac de
classement
- Lecture des courriels
- Documentation professionnelle
et sélection des articles à lire.

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Logistique
- Investir dans des logiciels de
gestion
- Timesheet = Rentabilité
- Matériel informatique de pointe
- Site internet
- Classement électronique

IPCF 2010
Téléphone ! ! !

- Plage horaire
- Éviter la perte de temps
- Savoir convenir d’un autre
moment pour se parler
- Carnet d’adresses

IPCF 2010
Réunions
- Limiter le nombre des participants
- Préparer l’ordre du jour et l’envoyer
à chaque participant à temps
- Choix du jour et de l’heure
- Commencer et terminer à l’heure
prévue
- Gestion du temps de parole.

IPCF 2010
Le T T U !!!
TTU : le très très urgent
- Faire face au TTU proposer un délai
exemples demande de crédits ou
contrôles .
- S’il n’est pas possible de finir un
travail à temps ,se concentrer sur
l’essentiel
- Esquisser des solutions compatibles
avec les délais.
IPCF 2010
RPOA
Réel, Problème, Options, Accord
- Les gens qui vous dérangent .
- Ils arrivent sans rendez-vous en
mobilisant votre temps.
- Ils téléphonent pour de soi-disant
problèmes.
- Ils vous dérangent !!!

IPCF 2010
1. RÉEL
La situation, le contexte
- De quoi s’agit-il ?
- Qui? Quoi? Où ?
- Quand? Comment ?
- Combien ?
- Pourquoi ?

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2. PROBLÈME
La situation souhaitée

- Quel est le problème?

- Si votre problème était résolu, à


quoi le verriez-vous ?

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3. OPTIONS
Proposer – Demander – Décider - Négocier
- Que faire pour résoudre le problème?
- Que proposez-vous pour ce qui vous
concerne?
- Qu’attendez-vous de moi?
- Voici ce que je propose.
- Je peux faire ceci si……

IPCF 2010
4. ACCORD
Accord sur le contenu et le processus

- Voici ce que nous allons faire: vous ;


moi.

- Voici comment nous allons le faire:


votre tâche ; la mienne

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Les 8 règles d’or
- Définir le but.
- Définir les priorités.
- Décider.
- Terminer les choses.
- Chercher à comprendre.
- Croire en soi.
- Respecter les autres.
- Savoir déléguer.
IPCF 2010
Partenaires extérieurs
- Sous-traitants / confrères spécialisés

- Notaire et Réviseur d’entreprises

- Avocats - fiscalistes - droit social -


contentieux

- Banquiers & organismes de financement

- Secrétariats sociaux

IPCF 2010
EN CONCLUSION

Une bonne gestion de votre temps


diminue votre stress au minimum et
augmente votre
RENTABILITE AU MAXIMUM !!!

IPCF 2010
MERCI DE VOTRE ATTENTION

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