NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO Administração: “É o processo de tomar e colocar em prática, decisões sobre objetivos e utilização de recursos”.

Maximiniano (2000) Funções básicas do administrador: planejamento, a organização, a direção e o controle (PODC). - Constituem o chamado processo administrativo. - Cíclico, dinâmico e interativo. Habilidades necessárias para que o administrador possa trabalhar eficazmente: - Habilidade técnica: consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de tarefas específicas, por meio da experiência. - Habilidade humana: consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e desenvolver uma liderança eficaz. - Habilidade conceitual: consiste na habilidade para lidar com idéias e conceitos abstratos. Esta habilidade permite que a pessoa faça abstrações, desenvolva filosofias e princípios de ação. • PLANEJAMENTO As organizações não trabalham na base da improvisação. Tudo nelas é planejado antecipadamente. O planejamento é a primeira função administrativa, por servir de base para as demais funções. O planejamento é a função administrativa que define quais os objetivos a atingir e como se deve fazer para alcançá-los. - Estabelecimento de objetivos O planejamento é um processo que começa com os objetivos e define os planos para alcança-los. O estabelecimento dos objetivos a serem alcançados é o ponto de partida do planejamento. A fixação dos objetivos é a primeira coisa a ser feita: saber onde se pretende chegar para se saber exatamente como chegar até lá. - Desdobramento dos objetivos Os objetivos das organizações podem ser visualizados em uma hierarquia que vai desde os objetivos globais da organização (no topo da hierarquia) até os objetivos operativos ou operacionais, os quais envolvem simples instruções para a rotina cotidiana (na base da hierarquia). - Abrangência do planejamento Além da hierarquia de objetivos, existe também uma hierarquia do planejamento. Nesse sentido, existem três níveis distintos de planejamento: o planejamento estratégico, o tático e o operacional.

em cada departamento da empresa.Envolve a empresa como uma totalidade. Procedimentos. para cada tarefa ou atividade. abrange todos os recursos e áreas de atividade.É definido no nível intermediário. São planos relacionados a métodos de trabalho ou de execução. São planos relacionados a dinheiro. Planejamento Operacional: É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. táticos ou operacionais. e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional. abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. que podem ser estratégicos. Planejamento Estratégico: É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização. cinco) pela frente. São os planos relacionados a tempo. Existem quatro tipos distintos de planos. 3. para o imediato. receita ou despesa. . Programas ou programações. dentro de um determinado espaço de tempo. 2. 2.É projetado para o curto prazo. como. Quase sempre.Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas. onde e por quem. . quando. geralmente para o exercício anual. .Tipos de planos O planejamento produz um resultado imediato: o plano. . .É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados. conforme seu nível de abrangência: 1. • ORGANIZAÇÃO . . Orçamentos. 3. 4.Envolve cada departamento. O plano é o produto do planejamento e constitui o evento intermediário entre os processos de elaboração e de implementação do planejamento. .1. Planejamento Tático: É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Especificam como as pessoas devem se comportar em determinadas situações. . Os programas se baseiam na correlação entre duas variáveis: tempo e atividades a serem executadas. O plano descreve um curso de ação para alcançar um objetivo e proporciona respostas às questões: o quê.É projetado para o médio prazo. São representados por gráficos denominados fluxogramas.É definido no nível operacional. os procedimentos são planos operacionais. .É projetado no longo prazo e seus efeitos e conseqüências são estendidos para vários anos (em geral. Regras ou regulamentos: São planos operacionais relacionados a comportamentos solicitados às pessoas. .

É a organização social dirigida para objetivos específicos e deliberadamente estruturada. Trataremos aqui da organização sob o segundo ponto de vista. a organização como a segunda função administrativa e que depende do planejamento.Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização).Designar as atividades às pessoas específicas (cargos e tarefas). É a organização planejada definida no organograma. Nesse sentido. . sacramentada pela direção e comunicada a todos por meio dos manuais de organização. É a organização que focaliza cada tarefa. da direção e do controle para formar o processo administrativo. É o chamado desenho dos cargos ou tarefas. • DIREÇÃO . É feito por meio da descrição e análise dos cargos.Determinar as atividades necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização).Organização informal: É a organização que emerge espontânea e naturalmente entre os ocupantes de posições na organização formal e a partir dos relacionamentos humanos como ocupantes de cargos. É a organização que abrange cada departamento da empresa. atividade ouoperação. 3. Organização como uma entidade social. a organização funcional e a organização do tipo linha/staff. .A palavra organização pode assumir vários significados: 1. É a organização que abrange a empresa como uma totalidade. Organização em nível departamental. É o desenho organizacional que pode assumir três tipos: a organização linear. Organização como função administrativa e parte integrante do processo administrativo. É a organização formalizada oficialmente. 2. . organização significa o ato de organizar. Organização em nível das operações. estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles. 2. É o chamado desenho departamental ou departamentalização. Organização em nível global. ou seja. Forma-se a partir das relações de amizade (ou de antagonismos) e do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento formal.Organização formal: É a organização baseada em uma divisão de trabalho racional que especializa órgãos e pessoas em determinadas atividades. organizar consiste em: .Abrangência da organização A organização pode ser estruturada em três níveis diferentes: 1. . Assim. .

Envolve o pessoal da base do organograma. e os supervisores dirigem os funcionários ou operários. A direção está relacionada à ação e tem a ver com as pessoas.Controle como função restritiva e coercitiva. É a chamada gerência. a saber: 1.Definido o planejamento e estabelecida a organização. 3. Direção em nível departamental. Direção em nível global. Abrange a organização como uma totalidade. Abrange cada grupo de pessoas ou de tarefas. como o planejamento. organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos. a organização e a direção. os gerentes dirigem os supervisores. • CONTROLE A palavra controle pode assumir vários significados em Administração. a saber: . aqui. Cabe ao presidente da empresa e a cada diretor em sua respectiva área. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido. Observação do desempenho. Envolve o pessoal do meio do campo. 3. . do meio do organograma.Abrangência da direção Dirigir significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir. A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado. Quando algo está sob controle significa que está dentro do normal. Corresponde ao nível tático. Os diretores dirigem os gerentes. isto é. . . resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Corresponde ao nível estratégico da organização. 2. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção pode se dar em três níveis distintos: 1.Fases do controle O controle é um processo cíclico composto por quatro fases. Estabelecimento de padrões ou critérios. o controle como a quarta função administrativa do processo administrativo. Tratar-se-á. É a direção propriamente dita. Abrange cada departamento ou unidade da organização. .Controle como função administrativa. Utilizado no sentido de coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não-aceitos. É o controle como parte do processo administrativo. . Direção em nível operacional. 2.Controle como um sistema automático de regulação. O controle detecta desvios e proporciona automaticamente ação corretiva para voltar à normalidade. ou seja. Ela está diretamente relacionada à atuação sobre as pessoas. do controle sob o terceiro ponto de vista. Corresponde ao nível operacional da organização. É a chamada supervisão.

Departamentalização por Produto/Serviço: divide a empresa em unidades de produção.Departamentalização por Função: corresponde à reunião de todos os especialistas em um único órgão.Departamentalização Geográfica: indicada para empresas que cobrem grandes áreas. DEPARTAMENTALIZAÇÃO . Ação corretiva. o controle serve de fechamento. departamental ou operacional. . . respectivamente. A abrangência do controle pode ser em nível global. . . tático e operacional. Esse tipo é indicado para situações onde a flexibilidade é sucesso.Abrangência do controle Enquanto o planejamento abre o processo administrativo. dentro dos planos estratégico.4.

) .). uma interação entre a organização e as pessoas.Utilidade dos incentivos: cada incentivo possui determinado valor de utilidade que varia de um indivíduo para outro. dedicação.Departamentalização por Processo: a Departamentalização corresponde à seqüência do processo produtivo. esforço. benefícios..Departamentalização por Projeto: indicado para empresas que produzem por “encomendas”. cada produto é um projeto especializado. voltado para atender a necessidade do requisitante. elogios. etc. Nessas empresas. pontualidade. assiduidade. COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL Comportamento organizacional é o estudo do funcionamento e da dinâmica das organizações e como os grupos e os indivíduos se comportam dentro delas. Estabelece-se. etc. lealdade. reconhecimento. Indicada para situações onde o foco é a tecnologia. . Cada departamento é um centro de produção. promoções. que demandam grandes investimentos.Incentivos ou alicientes: são os "pagamentos" que a organização faz aos seus participantes (ex. prêmios de produção.Contribuições: são os "pagamentos" que cada participante efetua à organização (ex. assim. A organização tem expectativas em relação às pessoas e vice-versa.: trabalho.: salários. reconhecimento. (estaleiros. construtoras etc. Teoria do Equilíbrio Organizacional Conceitos básicos desta teoria: . .) . a qual é chamada de processo de reciprocidade.

. a autoridade depende.Fornecedores. o que coloca o comportamento em constante dinâmica. pela necessidade de auto-realização (caso de um . mas da decisão do subordinado de aceitá-la ou não. Pressupostos da teoria da aceitação da autoridade: Um subordinado somente aceita uma ordem como autoritária quando quatro condições ocorrem simultaneamente: .Cada participante e cada grupo de participantes recebe incentivos (recompensas) em troca dos quais faz contribuições à organização. . .Quando o subordinado pode entender ou compreender a ordem. a satisfação de cada nível é pré-requisito para que o nível seguinte influa no comportamento.Todo o participante manterá sua participação na organização enquanto os incentivos que lhe são oferecidos forem iguais ou maiores do que as contribuições que lhe são exigidos. sob certas condições. mas todos eles mantêm uma relação de reciprocidade com ela.Empregados. . . A MOTIVAÇÃO HUMANA • Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow Segundo Abraham Maslow. não do superior. já que pode num momento. . .Utilidade das contribuições: é o valor que o esforço de cada indivíduo tem para a organização. Assim. Existem cinco classes de participantes: .Consumidores.Investidores.Quando não a julga incompatível com seus objetivos pessoais.Quando não a julga incompatível com os objetivos da organização. Tipos de participantes Os participantes da organização são todos aqueles que dela recebem incentivos e que trazem contribuições para sua existência. pois se elas não forem entendidas não gerarão autoridade. Desse novo conceito de autoridade decorre a enorme importância das comunicações..Quando é mental e fisicamente capaz de cumpri-la.Distribuidores. . . Nem todos os participantes atuam dentro da organização. Teoria da aceitação da autoridade Autoridade: é um fenômeno psicológico. ser guiado por exemplo. através do qual as pessoas aceitam as ordens e decisões dos superiores. a fim de que esta alcance seus objetivos.

quando ótimos. não elevando a satisfação ou. mas quando precários. . apenas evitam a insatisfação. Fatores Motivacionais (intrínsecos) são aqueles relacionados ao cargo e a natureza da tarefa desempenhada. São exemplos deles: .Políticas e Diretrizes Organizacionais Quando os fatores higiênicos são ótimos. um divórcio.Salários e Benefícios . a saber: Os Higiênicos e os Motivacionais. Por outro lado. quando são péssimos. controlável pelo indivíduo e que devem levar ao reconhecimento e à valorização profissional. pela necessidade de afetividade/amor (supondo-se que o mesmo indivíduo tenha sofrido uma perda de um relacionamento pessoal. por exemplo). não depende apenas de condições oferecidas. culminando com a auto-realização.Tipo de Chefia . levam à satisfação. provocam a insatisfação. sendo portanto. Estes fatores (profundos e estáveis). A escalada da pirâmide. não a mantém continuadamente. Fatores Higiênicos (extrínsecos) são aqueles definidos pelo contexto que envolve o empregado e que fogem ao seu controle. se a elevam.mestrando/doutorando) e no momento seguinte. • Teoria dos Dois Fatores de Herzberg Frederick Herzberg afirma que o comportamento humano no trabalho é orientado por dois grupos de fatores. mas também das circunstâncias de vida de cada pessoa.

A sua dependência o torna incapaz de autocontrole e disciplina. . . em geral. . A Administração segundo a teoria X. aos objetivos da organização.bloqueiam a satisfação.Processo de dirigir os esforços das pessoas (controle das ações para modificar o seu comportamento) . caracteriza-se pelos seguintes aspetos: .O homem é indolente e preguiçoso por natureza. recompensas e punição (suas atividades são dirigidas em função dos objetivos e necessidades da empresa). . .Não gosta de assumir responsabilidade e prefere ser dirigido. através da Teoria da Motivação pelo Êxito e/ou Medo.Políticas de persuasão. • Teoria X e Y (Douglas McGregor) Teoria X A teoria X caracteriza-se por ter um estilo autocrático que pretende que as pessoas fazerem exatamente aquilo que a organização pretende que elas façam. poder . afiliação . • Abordagem de McClelland David McClelland.Responsabilidade pelos recursos da empresa (organização). destaca três motivos (necessidades) que orientam a dinâmica do comportamento humano: realização.O homem é fundamentalmente egocêntrico e seus objetivos pessoais opõem-se.relacionar-se cordial e afetuosamente.competir como forma de auto-avaliação. .exercer influência.

2 – Achatamento da estrutura..Desaparecimento dos departamentos – as equipes são orientadas para os processos e para os clientes. O líder (natural) corresponde ao indivíduo percebido pelo grupo como possuidor dos meios para a satisfação de suas necessidades (do grupo). favorecendo a criatividade e motivando o trabalhador. na medida em que órgãos deixam de existir. em seu trabalho é tão natural quanto jogar e descansar.As pessoas têm motivação básica e padrões de comportamento adequados e capacidades para assumir responsabilidades. 6 . 3 – Trabalho multidimensional – a ênfase volta-se para a responsabilidade global e coletiva. Teoria Y Ë a moderna concepção de Administração. È dada em função das necessidades existentes em uma determinada situação e consiste numa relação entre um indivíduo e um grupo. Conseqüências: 1 . . LIDERANÇA Liderança é a influência interpessoal exercida numa situação e dirigida por meio do processo de comunicação humana à consecução de um ou diversos objetivos específicos.Os gerentes passam a ser instrutores e educadores dotados de habilidades interpessoais. através da substituição de processos antigos por outros inteiramente novos e revolucionários.Ele não só aceita responsabilidades. REENGENHARIA A Reengenharia é uma espécie de reorganização onde a estrutura organizacional é redesenhada.Remuneração como um meio de recompensa. da atividade realizada para os resultados obtidos e o valor criado.As pessoas não são resistentes as necessidades da empresa. .As capacidades de imaginação e de criatividade na solução de problemas é distribuída entre as pessoas. 5 – Mudança na medida de avaliação. Caracteriza-se por ser uma ação radical. Os antigos departamentos com suas funções típicas são substituídos por uma complexa rede de equipes de processos. em vez de supervisores de ação. . .O homem meio não tem desprazer inerente em trabalhar a aplicação do esforço físico ou mental. 4 – Maior autonomia. sem preocupar-se com os limites impostos por órgãos/departamentos. seus principais aspetos são: . . também as procura. se baseia na eliminação de preconceitos sobre a natureza humana. baseando-se na tecnologia de informação.

Liberal (Talsseztálre) * Há liberdade completa para individuais. as pessoas confundem os termos eficiência. por exemplo) e logramos êxito nesse projeto. * O líder procura ser um membro * O líder não tenta avaliar ou normal do grupo. As tarefas os debates. somos eficazes. Dessa forma. esclarecendo e fornecendo informações solicitados. na medida em que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo. solicitando aconselhamento técnico ao líder quando necessário. regular o curso dos acontecimentos. * Tanto a divisão das tarefas como a escolha dos companheiros fica totalmente a cargo do grupo. Se desejamos fazer algo (ser aprovados em um concurso público. apresentando materiais variados ao grupo. com participação mínima do líder. cada uma por vez. O líder faz comentários irregulares sobre as atividades dos membros quando perguntado. * A divisão das tarefas fica a critério do grupo e cada membro tem liberdade de escolher seus companheiros de trabalho.Estilos de liderança (ou Estilos Gerenciais) Democrática Autocrática * Apenas o líder fixa as diretrizes * As diretrizes são debatidas e e * O líder determina as providências e técnicas para execução das tarefas. evidencia o cumprimento da missão. Assim. eficácia e efetividade. * O líder determina qual a tarefa que cada um deve executar e qual o seu companheiro de trabalho. A eficácia consiste em fazer a coisa certa (não necessariamente da maneira certa). Por estarmos tratando de gestão. O líder é “objetivo”e limita-se aos “fatos” em suas críticas e elogios. julgamos pertinente destacar o conceito de cada um destes termos. assistido pelo líder * O próprio grupo esboça providências e técnicas para atingir o alvo. está relacionada ao grau de atingimento do objetivo. chegar ao resultado desejado. * O líder é dominador e é “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro. * A participação do líder no debate é limitada. . Absoluta falta de participação do líder. sem encarregarse de tarefas. decididas pelo grupo. estimulado as decisões grupais ou ganham novas perspectivas com quando EFICIÊNCIA. EFICÁCIA E EFETIVIDADE Não raro.

mas não recebida. o método. A comunicação é um processo cíclico composto de seis etapas. A informação simplesmente transmitida.O conceito de eficiência relaciona-se com a maneira pela qual fazemos a coisa. Ruído significa todo e . bem provavelmente seremos aprovados em menos tempo. também. tornando a comunicação menos eficaz. Há autores que defendem que a efetividade decorre do alcance da eficácia e da eficiência. a recepção é garantida por uma boa audição. Se a comunicação é oral. é necessário que o destinatário da informação a receba e a compreenda. pode ser entendida. simultaneamente. 2) Transmissor ou codificador: É o equipamento que liga a fonte ao canal. coisa. Nas organizações bem-sucedidas. É uma interferência estranha à mensagem. que a recebe e a compreende. a saber: 1) Emissor ou fonte: É a pessoa. COMUNICAÇÃO A comunicação é uma prioridade estratégica para a empresa. Aí está a eficiência: a economia de meios. que transporta a mensagem devidamente codificada por algum canal até o receptor que a recebe (destino). que geralmente constitui dois pontos fisicamente distantes entre si. Para compreender adequadamente o conceito de comunicação. Trata-se do destinatário da mensagem. 3) Canal: É o espaço situado entre o transmissor e o receptor. coisa ou processo que emite a mensagem. como satisfação do usuário. Mais que isso: trata-se da saída do sistema e que determina seu grau de eficácia. a efetividade ocorre quando um produto ou serviço foi percebido pelo usuário como satisfatório. a melhor equipe docente e estudarmos de forma pró-ativa. não foi comunicada. então. Numa outra acepção. É o como fazemos. 6) Ruído: É um elemento intrometido no sistema e altamente prejudicial ao seu funcionamento. 5) Destino: É a pessoa. precisamos envolvê-lo em mais dois conceitos: o de dados (registro ou anotação de um determinado evento ou ocorrência) e o de informação (conjunto de dados com um determinado significado). Na “ponta da linha”. decodificá-la. se escolhermos corretamente o melhor material. o caminho. isto é. o menor consumo de recursos dado um determinado grau de eficácia. 4) Receptor ou decodificador: É o equipamento que liga o canal ao destino. a comunicação recebe a máxima prioridade de todos os executivos. No projeto anterior (aprovação em um certame). O receptor sintoniza a mensagem codificada no canal e a capta para. ou processo para o qual a mensagem é enviada. Importante! Para que haja comunicação.

pois cada etapa constitui um subsistema ou parte integrante do conjunto. Em todo processo de comunicação está sempre presente algum grau de ruído. Uma informação ambígua ou que induz a erros contém ruído.qualquer barulho indesejável. O processo de comunicação é sistêmico. A figura a seguir representa graficamente o processo de comunicação como um todo. .

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