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Gestão da Informação e Documentação -

Conceitos Básicos em Gestão Documental


MÓSULI 1

Questão 1
Correto

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Texto da questão
A Gestão da Informação e Documentação é um importante conjunto de ações, que tem como objetivo maior
o aprimoramento da informação, a fim de otimizar os processos institucionais. Trata, ainda, do
gerenciamento de todo o ciclo de vida da documentação, promovendo a segurança da informação e da
comunicação, além do acesso de forma transparente, tempestiva, precisa e com qualidade. Acerca do
conceito de Gestão da Informação e Documentação, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações
abaixo:
Gestão da Informação é um conjunto
de estratégias que visa a identificar as
necessidades de informação,
prevendo o mapeamento dos fluxos
formais de informação nos diferentes
Resposta 1
ambientes da organização, assim
como sua coleta, filtragem, análise,  
organização, armazenagem e
disseminação, com o objetivo de
apoiar o desenvolvimento das
atividades cotidianas e a tomada de
decisão no ambiente corporativo.
A Gestão da Informação diz respeito
à proposição e acompanhamento de
políticas de gestão dos documentos
Resposta 2
pelos órgãos, com vistas à
preservação e à integridade dos  
documentos públicos, bem como a
garantia de acesso a todo acervo
documental.
A Gestão Documental confere à Resposta 3
organização a capacidade de: 
 
 Conduzir as atividades de forma
transparente, possibilitando a
governança e o controle social
das informações; 
 Apoiar e documentar a
elaboração de políticas e o
processo de tomada de decisão; 
 Possibilitar a continuidade das
atividades em caso de sinistros; 
 Fornecer evidência em caso de
litígios; 
 Proteger os interesses do órgão
ou entidade e os direitos dos
funcionários e dos usuários ou
clientes; 
 Assegurar e documentar as
atividades de pesquisa,
desenvolvimento e inovação,
bem como a pesquisa histórica; 

 Manter a memória corporativa e


coletiva da organização.
A gestão da informação pode ser
dissociada da gestão da
documentação, pois manter os
arquivos organizados corretamente Resposta 4
não significa manter a informação
organizada e à disposição, para os  
fins que se fizerem importantes e
necessários, das instituições e da
sociedade.
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - Gestão da Informação é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades de


informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da organização,
assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, com o objetivo de apoiar o
desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo.

Feedback: A afirmativa está correta, pois a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os
recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos
externamente.

Falso - A Gestão da Informação diz respeito à proposição e acompanhamento de políticas de gestão dos
documentos pelos órgãos, com vistas à preservação e à integridade dos documentos públicos, bem como a garantia
de acesso a todo acervo documental.

Feedback: A questão é falsa, pois é a Gestão da Documentação que diz respeito à proposição e ao


acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à preservação e à integridade dos
documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo acervo documental.

Verdadeiro - A Gestão Documental confere à organização a capacidade de: 

 Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das


informações; 
 Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; 

 Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; 

 Fornecer evidência em caso de litígios; 

 Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; 
 Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa
histórica; 

 Manter a memória corporativa e coletiva da organização. 

Feedback:A afirmativa está correta, pois a gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas sob diversos
aspectos: transparência, governança, controle social, tomada de decisão, continuidade das atividades, evidência
quando há litígio, proteção, pesquisa e memória institucional.

Falso - A gestão da informação pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os arquivos
organizados corretamente não significa manter a informação organizada e à disposição, para os fins que se fizerem
importantes e necessários, das instituições e da sociedade.

Feedback: A afirmativa está incorreta, pois a gestão da informação não pode ser dissociada da gestão da
documentação, pois manter os arquivos organizados corretamente significa manter a informação organizada e à
disposição, para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade.
Questão 2
Correto

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Texto da questão
Atualmente, diante das transformações econômicas, políticas e tecnológicas que o mundo vivencia, a informação
vem se configurando como uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizações
públicas. Julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo, acerca do conceito de informação.

Dado é a maior parte da informação.


Um dado pode ser entendido como
Resposta 1
uma unidade de conhecimento.
Normalmente, no conceito geral, ele  
é definido como a própria
informação.
Dado é um elemento que mantém a
sua forma bruta (texto, imagens, Resposta 2
sons, vídeos, etc.), ou seja, ele
sozinho não levará a compreender  
uma determinada situação.
Informação é o dado cuja forma e Resposta 3
conteúdo são apropriados para um
uso específico.  

A informação, em seu sentido amplo, Resposta 4


abrange tudo o que comunica algo.  

Feedback
Sua resposta está correta.

Falso - Dado é a maior parte da informação. Um dado pode ser entendido como uma unidade de conhecimento.
Normalmente, no conceito geral, ele é definido como a própria informação.
Feedback:  A afirmativa é falsa, pois dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido como uma
unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito geral, ele é definido como uma parte da informação.

Verdadeiro - Dado é um elemento que mantém a sua forma bruta (texto, imagens, sons, vídeos, etc.), ou seja, ele
sozinho não levará a compreender uma determinada situação.

Feedback:  Afirmativa correta. Um dado por ele mesmo não é capaz de transmitir uma mensagem, somente dentro de
um contexto é possível compreender o dado como um conteúdo informativo.

Verdadeiro - Informação é o dado cuja forma e conteúdo são apropriados para um uso específico.

Feedback:  Afirmativa correta. Informação é o conjunto de dados que, após tratados e contextualizados, permitem que
a organização os utilize diante de uma situação.

Verdadeiro - A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo.

Feedback:  Afirmativa correta. De forma ampla, podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos
são fontes de informação para nossas vidas.

Questão 3
Correto

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Texto da questão
Suporte é algo, físico ou simbólico, que serve como sustento ou apoio. Por conseguinte, os suportes são
usados para sustentar ou manter uma coisa. Acerca do conceito de documento e dos tipos de suporte, julgue
como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
De uma forma ampla, documento é
toda a informação registrada em
um suporte material (papel, fita,
Resposta 1
disco óptico, etc.) e utilizada para
consulta, estudo, prova ou pesquisa,  
pois comprova fatos, fenômenos,
formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada época.
Resposta 2
Suporte + Informação = Documento
 

SUPORTE: o papel, no qual são


Resposta 3
registradas as informações, é
considerado o único suporte  
disponível atualmente.
De forma objetiva, suporte é o meio
físico empregado para registrar algo
de um documento, ou seja, é a base Resposta 4
na qual se encontra determinada  
informação ou mesmo um
documento.
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, fita,
disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada época. 

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Um documento contém informações que são registradas


em um suporte material, podendo ser papel, fita, disco óptico, etc. Além disso, é uma característica do documento
que ele seja utilizado para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época.

Verdadeiro - Suporte + Informação = Documento

Feedback:  A afirmativa é verdadeira. Esses são os dois atributos que compõem um documento.

Falso - SUPORTE: o papel, no qual são registradas as informações, é considerado o único suporte disponível
atualmente.

Feedback:  A afirmativa é falsa, pois suporte é todo material no qual são registradas as informações, e não só o
papel. O suporte mais conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho e papiro - muito utilizados
antigamente -, fita magnética, disco magnético, disco óptico, disquete, filme de nitrato).

Verdadeiro - De forma objetiva, suporte é o meio físico empregado para registrar algo de um documento, ou seja, é a
base na qual se encontra determinada informação ou mesmo um documento.

Feedback:  A afirmativa é verdadeira. Suporte é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais
conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho e papiro - muito utilizados antigamente -, fita
magnética, disco magnético, disco óptico, disquete, filme de nitrato).
Questão 4
Correto

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Texto da questão
O documento arquivístico tem como principal característica o registro das atividades, a fim de que o cidadão
possa exercer seus direitos. Acerca do conceito de documento arquivístico, relacione as colunas abaixo,
ligando os conceitos à definição correspondente:
É produzido e/ou recebido
por uma pessoa física ou
jurídica, no decorrer de
suas atividades, qualquer Resposta 1
que seja o suporte que ela
utilize, a fim de manter o  
registro da informação
produzida no exercício de
suas competências.
Funciona como o guardião Resposta 2
das informações existentes.
 
É o conjunto de
documentos produzidos e
recebidos por órgãos
públicos, instituições de
caráter público, entidades
privadas e pessoas físicas
em decorrência do
exercício de suas
atividades, qualquer que
seja o suporte da
informação ou a natureza
do documento.
Resposta 3
Material no qual são
registradas as informações.  

Feedback
Sua resposta está correta.

Documento arquivístico - É produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas
atividades, qualquer que seja o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação produzida no
exercício de suas competências.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Esse é o conceito geral de documento arquivístico.

Arquivo - Funciona como o guardião das informações existentes. É o conjunto de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência
do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas
atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Suporte - Material no qual são registradas as informações.

Feedback: Afirmativa correta. Suporte é todo material no qual são registradas as informações.


Questão 5
Correto

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Texto da questão
O documento eletrônico não está vinculado ao meio físico em que foi produzido ou gravado, possuindo autonomia em
relação a ele, não se resumindo a escritos, podendo também ser um desenho, uma fotografia digitalizada, sons,
vídeos, ou seja, tudo que puder representar um fato e que esteja armazenado em um arquivo digital. Acerca do
conceito de Documento Eletrônico, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:

Documento eletrônico é uma unidade


de registro de informações Resposta 1
codificadas de forma analógica ou em
dígitos binários, acessíveis por meio  
de equipamentos eletrônicos.
Existem os documentos eletrônicos Resposta 2
analógicos e os documentos digitais,
como as fitas videomagnéticas em
formato vhs e as páginas  
na web, respectivamente.
Documento eletrônico: todo registro Resposta 3
que tem como meio físico um suporte
eletrônico.  

Não se pode considerar como


documento eletrônico a informação Resposta 4
armazenada em um dispositivo
eletrônico como o disquete, pois este  
não é mais utilizado hoje em dia.
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - Documento eletrônico é uma unidade de registro de informações codificadas de forma analógica ou em
dígitos binários, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. O documento eletrônico é aquele que pode ser lido por um aparelho eletrônico,
como a filmadora, o disquete, o videocassete e computadores. Esses documentos podem ser registrados e
codificados em forma analógica ou em dígitos binários e são acessados por meios eletrônicos.

Verdadeiro - Existem os documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas


videomagnéticas em formato vhs e as páginas na web, respectivamente.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um


equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador). Já um documento digital é um
documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema
computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Exemplos:
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita cassete. 2) documento digital: texto em PDF, planilha de
cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.

Verdadeiro - Documento eletrônico: todo registro que tem como meio físico um suporte eletrônico.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Documento eletrônico é o gênero documental integrado por documentos em


meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos.

Falso - Não se pode considerar como documento eletrônico a informação armazenada em um dispositivo eletrônico
como o disquete, pois este não é mais utilizado hoje em dia.

Feedback: A afirmativa é falsa. Podemos considerar como documento eletrônico toda informação armazenada em
um dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética) ou transmitida através de um método
eletrônico.
Questão 6
Correto

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Texto da questão
Os documentos que contêm caráter híbrido têm características especiais, por serem um composto de elementos de
diferentes naturezas. Acerca do conceito de Documento Híbrido, julgue como verdadeiras ou falsas, as
afirmações abaixo:
Os arquivos podem ter um caráter
híbrido, podendo conter: 
Resposta 1
 documentos analógicos
(convencionais).  

 documentos digitais.
Pode ser citado como exemplo de
documento híbrido: projeto Resposta 2
arquitetônico que apresenta a
descrição em papel e as plantas em  
disco óptico.

A maior diferença entre documento Resposta 3


digital e não digital está no suporte.  

O documento digital é aquele


produzido, tramitado e armazenado
por meio de sistema computacional, Resposta 4
já o digitalizado é o documento
digital (papel, por exemplo),  
capturado e transferido para sistema
computacional.
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - Os arquivos podem ter um caráter híbrido, podendo conter: 

 documentos analógicos (convencionais).


 documentos digitais.

Feedback:  A afirmativa é verdadeira. Os arquivos híbridos podem ser tanto analógicos quanto digitais.

Verdadeiro - Pode ser citado como exemplo de documento híbrido: projeto arquitetônico que apresenta a descrição
em papel e as plantas em disco óptico.

Feedback:  A afirmação está correta, pois o exemplo trata de um dossiê formado por documentos digitais natos e
digitalizados.

Falso - A maior diferença entre documento digital e não digital está no suporte.

Feedback:  A afirmação é falsa, pois a maior diferença entre documento digital e não digital está na forma de acesso,
e não no suporte. O documento digital é acessível e interpretável por meio de recursos computacionais, já um
documento não digital é produzido, tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo, em papel.

Falso - O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por meio de sistema computacional, já o
digitalizado é o documento digital (papel, por exemplo), capturado e transferido para sistema computacional.

Feedback:  A afirmação está incorreta. O documento digitalizado é o documento convencional capturado e


transferido para sistema computacional.
Questão 7
Correto

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Texto da questão
Assinatura digital é um meio pelo qual pode-se conservar, com segurança, a integridade e a procedência de um
documento. Sendo assim, com a assinatura digital, pode-se afirmar que um documento não foi modificado e
realmente procede da pessoa que diz ter enviado tal documento. Acerca do conceito de assinatura digital, assinale a
alternativa incorreta:

Escolha uma opção:

a. A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza
criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.

b. Há restrições para a assinatura digital, sendo que esta não poderá ser utilizada em: contratos, procurações,
laudos, e-mails, certificados, formulários web e relatórios. 

A afirmativa é falsa. A assinatura digital pode ser utilizada em diversas situações, por exemplo: em contratos,
procurações, laudos,  e-mails, certificados, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços,
declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros e arquivos
eletrônicos transferidos entre empresas.

c. A utilização da assinatura ou firma digital providencia a prova inegável de que uma mensagem veio do emissor.

d. A assinatura ou firma digital é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como análoga
à assinatura física em papel.

Feedback
Sua resposta está correta.

Uma assinatura digital é o conjunto de dados que são gerados a partir do processo de assinatura de um arquivo. A
partir da assinatura digital, é possível verificar a integridade e a autoria de um documento eletrônico. Os dados de
uma assinatura digital podem estar anexos ao documento eletrônico ou a outro arquivo externo.

A resposta é:

Há restrições para a assinatura digital, sendo que esta não poderá ser utilizada em: contratos, procurações,
laudos, e-mails, certificados, formulários web e relatórios.
Questão 8
Correto

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Texto da questão
Número Único de Protocolo (NUP) é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos,
avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Acerca do conceito de NUP, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
NUP - Número Único de Protocolo - Resposta 1
é um Código numérico que identifica,
de forma única e exclusiva, cada
documento, avulso ou processo,
produzido, recebido ou autuado no  
âmbito da Administração Pública
Federal, que necessite de tramitação,
independentemente do seu suporte.
De acordo com a Portaria
interministerial nº 2.321, de 2014, as
entidades da Administração
Autárquica adotarão o NUP para os Resposta 2
documentos, avulsos ou processos,
produzidos ou recebidos, que  
necessitem de tramitação,
independentemente do suporte desses
documentos.
O NUP é composto de dezoito Resposta 3
dígitos, separados em grupos
(000000.00000/0000-000).  

O NUP tem uma função de grande


relevância, pois viabiliza a Resposta 4
padronização na gestão documental,
desde a produção ao arquivamento  
dos documentos.
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e exclusiva,
cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da Administração Pública Federal,
que necessite de tramitação, independentemente do seu suporte.

Feedback:  A afirmativa é verdadeira. O NUP - Número Único de Protocolo - é um identificador utilizado no âmbito da
Administração Pública Federal. Esse código não faz distinção entre processos e documentos avulsos.

Falso - De acordo com a Portaria interministerial nº 2.321, de 2014, as entidades da Administração Autárquica
adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação,
independentemente do suporte desses documentos.

Feedback: A afirmação é falsa, pois a Portaria interministerial nº 2.321, de 2014, estabelece a adoção do NUP para
os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente
do suporte desses documentos, no âmbito da Administração Pública Federal, e não nas entidades da
Administração Autárquica.

Falso - O NUP é composto de dezoito dígitos, separados em grupos (000000.00000/0000-000).

Feedback:  A afirmação está incorreta. O NUP é composto de vinte e um dígitos, separados em grupos
(0000000.00000000/0000-00).

Verdadeiro - O NUP tem uma função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental,
desde a produção ao arquivamento dos documentos.

Feedback:  Afirmativa é verdadeira. Essa padronização facilita as comunicações entre as unidades administrativas
dos órgãos e entidades ou delas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os
documentos públicos federais.
Terminar revisão
MÓDULO 2

Questão 1
Correto

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Texto da questão
Na arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos, não podemos confundi-lo com valor financeiro, pois
nos referimos ao seu valor enquanto gênero. Fundamentalmente temos dois valores: o primário e o secundário.
Sobre o valor dos documentos, assinale a alternativa incorreta:

Escolha uma opção:

a. Valor primário ou imediato: é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se
necessária permanentemente.
Valor secundário ou mediato: é inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou
jurídico. 

A afirmação é falsa, pois os conceitos são inversos. 


O valor primário ou imediato é inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou
jurídico. Já o valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento
faz-se necessária permanentemente.

b. Valor administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas, correntes, de quem o criou,
refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento.

c. Valor fiscal: quando o documento é gerado para comprovar operações financeiras, dessa forma, seu valor cessa
quando tal operação se conclui. 
Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo prazo.

d. Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as ações de determinado indivíduo que o
produziu. 
Valor informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou
fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar. 
Valor histórico: documento que representa um acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e
da sociedade.

Feedback
Sua resposta está correta.

A resposta é:
Valor primário ou imediato: é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se
necessária permanentemente.
Valor secundário ou mediato: é inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou
jurídico.
Questão 2
Correto

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Texto da questão
Os atributos da proveniência, organicidade, unicidade e indivisibilidade são importantes para a compreensão
dos documentos. Acerca desses atributos, relacione as colunas abaixo, ligando as definições aos atributos
correspondentes:
Registro da identidade de quem Resposta 1
produziu o documento, ou seja,
de sua origem.  

É a característica que recebe um


documento por ser estruturado e
ter funções e atividades definidas Resposta 2
pela entidade  
produtora/acumuladora, em suas
relações internas e externas.
Compreende que cada Resposta 3
documento é único no conjunto
documental ao qual pertence.  

De acordo com este conceito,


arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa
Resposta 4
devem manter a respectiva
individualidade, dentro de seu  
contexto orgânico de produção,
não devendo ser mesclados a
outros de origem distinta.
Feedback
Sua resposta está correta.

Proveniência - Registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua origem.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Essa característica mostra que os arquivos devem ser organizados em
obediência à competência da instituição ou à pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou
guarda do documento.

Organicidade - É a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter funções e atividades definidas
pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Essa organização advém do Plano de Classificação e da Tabela de


Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que pertencem e definem o tempo de guarda dos
documentos.
Unicidade - Compreende que cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence.

Feedback:A afirmativa é verdadeira. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é
única em seu lugar, pois o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.

Indivisibilidade - De acordo com este conceito, arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a
outros de origem distinta.

Feedback:A afirmativa é verdadeira. Indivisibilidade estabelece que arquivos originários de uma instituição ou de
uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo
ser mesclados a outros de origem distinta.
Questão 3
Correto

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Texto da questão
Os atributos da autenticidade, acessibilidade e confiabilidade são importantes para a compreensão dos documentos.
Acerca desses atributos, assinale a alternativa incorreta.

Escolha uma opção:

a. Autenticidade: um documento autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta,
original ou cópia, e é livre de adulterações.

b. Acessibilidade: um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e
interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade, a gestão deve garantir a transmissão de documentos para
outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade.

c. Confiabilidade: está relacionada à segurança do documento, aos atributos que tornam o documento confiável. 

A afirmação é falsa, pois a confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à
veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser completo, ou seja, a presença de todos os elementos
intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico - administrativo ao qual
pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter seus procedimentos de criação bem controlados.

d. Acessibilidade: para que um documento seja acessível, o sistema deve ser capaz de recuperar qualquer
documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção.

Feedback
Sua resposta está correta.

A resposta é:

Confiabilidade: está relacionada à segurança do documento, aos atributos que tornam o documento
confiável.
Questão 4
Correto

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Texto da questão
São exemplos de gêneros para gestão documental: documentos cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros,
informáticos e micrográficos. Escolha a alternativa incorreta em relação aos gêneros dos documentos

Escolha uma opção:

a. Documentos textuais: são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.: atas, cartas, decretos,
livros, etc.

b. Documentos cartográficos: documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos
celestes e desenhos técnicos. Ex.: mapas, plantas, perfis, etc.

c. Documentos audiovisuais: documentos que contêm imagens fixas, ou em movimento, e registros sonoros.
Integram os iconográficos, filmográficos e sonoros.

d. Documentos iconográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes),
conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Exemplo:
Filmes e Fitas. 

A afirmação é falsa, pois o conceito é referente aos documentos filmográficos, e não iconográficos. Os documentos
iconográficos são aqueles que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogradas. Ex.: fotografias,
desenhos, gravuras, etc.

Feedback
Sua resposta está correta.

A resposta é:

Documentos iconográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem


(tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em
movimento. Exemplo: Filmes e Fitas.
Questão 5
Correto

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Texto da questão
De acordo com o Arquivo Nacional, a espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos
documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme,
folheto, fotografia, memorando, ofício, planta e relatório. Acerca desse tema, relacione as colunas abaixo,
ligando a descrição à definição correspondente:
São expedidos por Resposta 1
autoridades
 
administrativas, com a
finalidade de dispor e
deliberar sobre matérias
específicas. Exemplo:
Medida Provisória, Lei,
Decreto, Estatuto,
Regimento, Regulamento,
Resolução, Portaria,
Instrução Normativa,
Ordem de Serviço,
Decisão, Acórdão.
São os opinativos, que
esclarecem os assuntos, Resposta 2
visando a fundamentar
uma solução. Exemplo:  
Parecer, Relatório, Voto.
Objetivam a execução dos
atos normativos, em
sentido amplo. Exemplo:
Aviso, Ofício, Carta, Resposta 3
Memorando, Circular,
Mensagem, Edital,  
Intimação, Exposição de
Motivos, Notificação,
Telegrama, Telex, Telefax.
São os que comprovam
assentamentos, decisões, Resposta 4
etc. Exemplo: Traslado,
Certidão, Atestado, Cópia  
Autêntica ou Idêntica.
São acordos em que a
administração pública
(federal, estadual, do
Resposta 5
Distrito Federal ou
municipal) é parte.  
Exemplos: tratado,
convênio, contrato, termos
(transação, ajuste).
Feedback
Sua resposta está correta.

Atos normativos - São expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre
matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento, Regulamento, Resolução,
Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, Decisão, Acórdão.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos normativos são expedidos por autoridades administrativas, com a
finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas.

Atos enunciativos - São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo:
Parecer, Relatório, Voto.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos enunciativos são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a
fundamentar uma solução.
Atos de correspondência - Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplo: Aviso, Ofício,
Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex,
Telefax.

Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos de correspondência objetivam a execução dos atos normativos, em
sentido amplo. Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de
Motivos, Notificação, Telegrama, Telex.

Atos comprobatórios - São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado, Certidão,
Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.

Feedback: Os atos comprobatórios são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado,
Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.

Atos de ajuste - São acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é
parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste).

Feedback:A afirmativa é verdadeira. Os atos de ajuste são acordos em que a administração pública (federal,
estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte.
Questão 6
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

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Texto da questão
A classificação quanto à natureza do assunto informa se o conteúdo do documento prejudica a administração ou não
quando divulgado, sendo classificados como ostensivo ou sigiloso. Acerca da natureza do assunto, assinale a
alternativa incorreta:

Escolha uma opção:

a. Documento ostensivo: a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a
instituição, podendo ser de domínio público. Não possui restrição de acesso.

b. Documento sigiloso: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devem ser de
conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

c. Quando classificados como sigilosos, os documentos carregam, para sempre, essa classificação. 

Afirmativa incorreta, pois quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam, para sempre, essa
classificação. Há um tempo definido, conforme a lei.

d. A partir da data de produção do dado ou informação, a classificação perdura por: 

 25 anos, no máximo, se ultrassecreto;

Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.

 15 anos, no máximo, se secreto; 


 5 anos, no máximo, se reservado.
Feedback
Sua resposta está correta.

A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade
à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 

Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir
da data de sua produção e são os seguintes: 

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 

Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.

II - secreta: 15 (quinze) anos; e 

III - reservada: 5 (cinco) anos. 

Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da
informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: 

 I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e 

 II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

A resposta é:

Quando classificados como sigilosos, os documentos carregam, para sempre, essa classificação.
Terminar revisão

MÓDULO 3

Questão 1
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

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Texto da questão
As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de procedimentos e podem ser dividas em 3 (três):
produção, utilização e destinação. Assinale a alternativa que corresponde à fase de PRODUÇÃO do documento:

Escolha uma opção:

a. Essa fase promove a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não
possuam valor secundário.
b. Essa fase compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas
de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

c. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso
adequado dos recursos de reprografia e de automação. 

A afirmação refere-se à fase de Produção, ou seja, essa fase corresponde à produção dos documentos provenientes
da execução das atividades de um órgão ou entidade. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.

d. Essa fase compreende métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de
classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, a gestão de arquivos
correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.

Feedback
Sua resposta está correta.

O ciclo de vida dos documentos diz respeito às fases de uma gestão documental e engloba um conjunto de
procedimentos referentes à produção, utilização e destinação dos documentos, compreendendo desde a criação até
a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente, e tem como objetivos assegurar, de forma eficiente, a
produção, utilização e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja
necessário; contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, levando em conta o seu
valor probatório, científico ou histórico e assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo
fiscal, legal ou para a pesquisa, além de permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e
financeiros.

A resposta é:

Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir
o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
Questão 2
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

Marcar questão
Texto da questão
A destinação dos documentos implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente. Com isso, para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:

Escolha uma opção:

a. Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos. 

O Documento só poderá passar para a fase de destinação caso tenha cumprido o estabelecido na primeira e na
segunda fase.

b. Manter processos contínuos de avaliação, sem aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos
documentos.

c. Não promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não
possuam valor secundário.
d. Não é necessário decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Feedback
Sua resposta está correta.

A resposta é:

Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos.


Questão 3
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

Marcar questão
Texto da questão
A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por três fases, de acordo com a frequência
de uso. Essa teoria determina a destinação de cada documento. Acerca do ciclo de vida dos documentos,
julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
Arquivo permanente: nesta fase
encontramos os documentos que Resposta 1
estão em curso, em trâmite ou que
foram arquivados, mas que são  
objetos de consultas frequentes.
Arquivo Intermediário: a idade
intermediária refere-se aos
documentos que não são mais de uso
corrente, mas, por conservarem
ainda algum interesse administrativo, Resposta 2
aguardam no arquivo intermediário o  
cumprimento do prazo estabelecido
em tabela de temporalidade e
destinação para serem eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente.
Arquivo corrente: refere-se aos
documentos que devem ser
definitivamente preservados devido a
seu valor histórico, probatório ou
informativo. Todo documento possui Resposta 3
valor administrativo, mas nem todo
possui valor histórico. Aqueles que o  
possuem serão recolhidos à idade
permanente, da qual jamais serão
eliminados. Portanto, apenas os
documentos históricos são recolhidos.
No arquivo permanente, temos um
conjunto de documentos originários Resposta 4
de arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguardam sua  
destinação final.
Feedback
Sua resposta está correta.

Falso - Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram
arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.

Feedback:  A afirmativa diz respeito ao arquivo corrente, pois nessa fase encontramos os documentos que estão em
curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.

Verdadeiro - Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso
corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o
cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos
ao arquivo permanente.

Feedback:  A afirmativa descreve o arquivo intermediário, ou seja, refere-se aos documentos que não são mais de
uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o
cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos
ao arquivo permanente.

Falso - Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor
histórico, probatório ou informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico.
Aqueles que o possuem serão recolhidos à idade permanente, da qual jamais serão eliminados. Portanto, apenas os
documentos históricos são recolhidos.

Feedback:  A afirmativa diz respeito ao arquivo permanente, pois essa fase, como o próprio nome sugere, refere-se
aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.

Falso - No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguardam sua destinação final.

Feedback:  Afirmação equivocada, pois no arquivo intermediário é que temos um conjunto de documentos originários
de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
Questão 4
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

Marcar questão
Texto da questão
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos arquivísticos que tratam das
regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo que estes permanecerão no
arquivo. Vimos que existem 3 fases em que os documentos podem estar, são elas: corrente, intermediária e a
permanente. Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definição de qual é o
tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação dos
Documentos e Tabela de Temporalidade. Julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo, acerca da
classificação de documento e do uso do código de classificação e da tabela de temporalidade:
Classificar é organizar, e, neste caso,
é a organização dos documentos em
um arquivo. A classificação é feita a Resposta 1
partir da análise do conteúdo dos  
documentos, para posteriormente
selecionar a categoria do assunto.
O instrumento utilizado para a Resposta 2
classificação do assunto de um
documento é a tabela de
temporalidade, que estabelece as
regras de classificação de todo e  
qualquer documento produzido ou
recebido por um órgão no exercício
de suas funções e atividades.
Uma vez classificado, o documento Resposta 3
pode ser facilmente localizado e
corretamente arquivado.  

A Tabela de temporalidade é o
instrumento que registra o ciclo vital
dos documentos, na qual devem
constar os prazos de guarda dos Resposta 4
documentos de arquivo corrente, sua
transferência ao arquivo  
central/intermediário e sua destinação
final, que seria a eliminação ou o
recolhimento ao arquivo permanente.
A Tabela de Temporalidade não é
construída a partir do Código de
Classificação dos Documentos e é um
instrumento arquivístico resultante de Resposta 5
uma avaliação, que tem por objetivo  
definir prazos de guarda e destinação
de documentos, com vista a garantir o
acesso à informação.
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação
é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto.

Feedback:  A afirmativa é correta, pois classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um
arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a
categoria do assunto.

Falso - O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um documento é a tabela de temporalidade, que
estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades.

Feedback:  O instrumento utilizado para essa análise é o código de classificação, que estabelece as regras de
classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e
atividades.

Verdadeiro - Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado.

Feedback:  Afirmativa correta, pois uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente
arquivado.

Verdadeiro - A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem
constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário
e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

Feedback:  O item descreve a tabela de temporalidade, ou seja, a Tabela de temporalidade é o instrumento que
registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo
corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o
recolhimento ao arquivo permanente.

Falso - A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um
instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de
documentos, com vista a garantir o acesso à informação.

Feedback:  A Tabela de Temporalidade é SIM construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um
instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de
documentos, com vista a garantir o acesso à informação.

Questão 5
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

Marcar questão
Texto da questão
O arquivo da Seção em que você trabalha não comporta mais nenhuma caixa-arquivo. Novas caixas que entram no
arquivo são armazenadas nos corredores, em cima das mesas de trabalho e até no banheiro. Essa situação é
semelhante em outras áreas do Órgão.

Preocupado com esse cenário, seu Chefe, o Sr. Abelardo, decidiu, junto com a Coordenação, descartar diversas
caixas de documentos e processos mais antigos da sua Seção, que, segundo eles, não são consultados. 

Assim, o Sr. Abelardo solicitou a você que separasse as caixas-arquivo dos anos mais antigos e fizesse um relatório,
para aprovação do Coordenador, com uma justificativa para eliminação daquelas caixas com documentos. 

Depois de concluída essa atividade, com autorização do Coordenador, as caixas-arquivo contendo documentos e
processos da sua Seção puderam ser encaminhadas para o descarte. 

Você, que recentemente fez o curso de Gestão da Informação e Documentação - Conceitos básicos sobre Gestão
Documental, enviou um e-mail ao seu Chefe, explicando, entre outras coisas, que os documentos acumulados no
Órgão só podem ser descartados após a elaboração do seguinte documento:

Escolha uma opção:

a. Plano de Classificação de Documentos.

b. Manual de Procedimentos Arquivísticos.

c. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 

d. Plano de Destinação de Documentos.

Feedback
Sua resposta está correta.

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua
estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação
final - eliminação ou guarda permanente. 
A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos da Administração Pública Federal ocorrerá depois de concluído o
processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
- CPAD e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. 

Após obter a autorização para proceder à eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de
Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que, na ausência deste, poderão publicá-los em
outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados
na Listagem de Eliminação de Documentos. 

Os órgãos e entidades deverão encaminhar obrigatoriamente para a instituição arquivística pública, na sua específica
esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de
Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado. 

Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem
por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em
periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico,
encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. 

A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação
manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, nunca por incineração, com garantia de que a
descaracterização dos documentos não possa ser revertida. 

Ainda sobre eliminar documentos sem obedecer a legislação vigente: 

Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. (Art. 25 da Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991). 

1.1 CÓDIGO PENAL - DECRETO LEI Nº 2.848, DE 07 DE DEZEMBRO DE 1940 

Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público
ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: 

Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se
o documento é particular. 

Referências: Resolução nº 14 e nº 40 do CONARQ; Lei nº 8159; Decreto Lei 2848/40.

A resposta é: 

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 


Terminar revisão

MÓDULO 4

Questão 1
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00


Marcar questão

Texto da questão
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como: recepção, registro, classificação da
documentação e da segurança da informação, instrução, etc. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento
dos documentos arquivísticos proporciona à organização, além de muitos outros aspectos, a proteção dos interesses
do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes. Assinale a alternativa incorreta em
relação às etapas do gerenciamento dos documentos arquivísticos:

Escolha uma opção:

a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e
que precisem ser tratados e distribuídos, quando for o caso.

b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão
arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.

c. Classificar a documentação: é um processo que tem por finalidade reunir temas semelhantes. Classificar e
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados com a documentação.

d. Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é acessível somente para uma pessoa. 

A alternativa está incorreta. Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de proteção ou medidas
especiais pelo fato do conhecimento de seu conteúdo ser restringido a um determinado meio ou número de pessoas,
cujo comprometimento possa trazer prejuízo à organização.

e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês. São as informações e
métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, que devem ocorrer de maneira a possibilitar a
rápida solução dos mesmos.

Feedback
Sua resposta está correta.

O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como: recepção, registro, classificação da
documentação e da segurança da informação, instrução. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos
documentos arquivísticos proporciona à organização: proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos
funcionários e dos usuários ou clientes; assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovação, bem como a pesquisa histórica; mantém a memória corporativa e coletiva da organização; recupera
documentos com segurança; proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo; e ainda contribui para a
melhoria do atendimento ao cliente.

A resposta é:

Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é acessível somente para uma
pessoa.
Questão 2
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00


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Texto da questão
Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as atividades de reconstituição, digitalização,
tramitação, acesso e restauração. De acordo com o conteúdo estudado, relacione as colunas abaixo, ligando
cada conceito à etapa correspondente:
Ocorre quando um
documento, dossiê ou
processo é danificado,
extraviado, perdido ou
roubado. No caso de extravio
Resposta 1
ou destruição dos autos de
um processo ou dossiê, sua  
reconstituição será
obrigatória, sendo de
responsabilidade da Unidade
Administrativa onde o
processo extraviou-se.
Processo de conversão de Resposta 2
documentos físicos para o
formato digital.  

Trâmite é o curso do
documento, desde a sua Resposta 3
produção ou recepção até o
cumprimento de sua função  
administrativa.
Consiste na pesquisa e
localização do documento,
processo ou dossiê e na
disponibilização do acesso a
eles, verificando aqueles
documentos que possuem
restrições de acesso e os
Resposta 4
classificados com grau de
sigilo. Tem por finalidade  
disponibilizar a
documentação ou o acesso a
ela, para análise e subsídio de
decisão e encaminhamentos
internos, bem como atender
às requisições de informações
dos clientes externos.
É feita a partir de um Resposta 5
conjunto de medidas que tem
 
como objetivo a reversão de
danos físicos e químicos que
um documento sofreu ao
longo do tempo e do uso.
Objetiva revitalizar a
concepção do documento
original por meio de
intervenção técnica, de modo
a não comprometer a
integridade e o caráter
histórico do material.
Feedback
Sua resposta está correta.

Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No
caso de extravio ou destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de
responsabilidade da Unidade Administrativa onde o processo extraviou-se.

Feedback:  A reconstituição ocorre quando algum documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido
ou roubado.

Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital.

Feedback:  A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital.
Qualquer documento que contenha informação relevante para a instituição pode ser digitalizado e convertido em
formatos digitais.

Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa.

Feedback:  Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Pode ser referido também como tramitação ou movimentação, caracterizado como distribuição, que é
a remessa de documentos, processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles tratada. Tem a
finalidade de movimentar os documentos, processos ou dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou
externamente.

Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na


disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os
classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e
subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes
externos.

Feedback:  Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização
do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de
sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e
encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.

Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos
que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por
meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.

Feedback:  A restauração de um documento é feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a
reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a
concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o
caráter histórico do material.
Questão 3
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00


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Texto da questão
O arquivamento dos documentos compreende a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à
guarda ordenada de documentos, além de assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos,
desde sua formação na fase corrente até a sua destinação final. Para que a guarda dos documentos seja
ordenada, a escolha do método de arquivamento é essencial. Devem-se considerar as características dos
documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente
consultado. Acerca do arquivamento dos documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações
abaixo:
Arquivar não é apenas organizar
fisicamente os documentos
produzidos por uma instituição, mas,
principalmente, organizá-los de Resposta 1
forma lógica e funcional, portanto, é
organizar a documentação produzida  
e recebida por uma instituição de
forma que a informação nela contida
possa ser resgatada com agilidade.
O método de arquivamento alfabético
ocorre quando o elemento principal
para a recuperação da informação é o Resposta 2
nome. Já o método geográfico
considera o local (cidade, estado e  
país) como o elemento principal para
a recuperação da informação.
O método numérico simples acontece
quando o elemento principal para a Resposta 3
recuperação da informação é o  
assunto.
O método de arquivamento mais
usado em sistemas de protocolo é o Resposta 4
cronológico. Nesse método
numeram-se os documentos, e não as  
pastas.
O método ideográfico considera que
o elemento principal para a
recuperação da informação é o Resposta 5
número do documento. A ordenação
dos números deverá seguir a  
modalidade numérica (decimal ou
duplex).
Feedback
Sua resposta está correta.

Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas,
principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida
por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
Feedback:  Essa definição é verdadeira quanto ao arquivamento de documentos, ou seja, arquivar não é apenas
organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas é, principalmente, a sua organização
lógica funcional. É organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição, de forma que a informação
nela contida possa ser resgatada com agilidade.

Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento principal para a recuperação da
informação é o nome. Já o método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o elemento principal
para a recuperação da informação.

Feedback:  A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético de arquivamento ocorre quando o elemento principal
para a recuperação da informação é o nome, já o geográfico ocorre quando o elemento principal para a recuperação
da informação é o local (cidade, estado e país).

Falso - O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o
assunto.

Feedback:  Falso, pois o método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da
informação é o número do documento, e o numérico-cronológico quando o número do documento vier associado à
data.

Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse método
numeram-se os documentos, e não as pastas.

Feedback:  Afirmativa verdadeira, pois o método de arquivamento cronológico é o mais usado em sistemas de
protocolo e é adotado em repartições públicas. Nesse método numera-se os documentos e não as pastas. Os
documentos serão arquivados por ordem cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica.

Falso - O método ideográfico considera que o elemento principal para a recuperação da informação é o número do
documento. A ordenação dos números deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex).

Feedback:  Questão equivocada, pois no método ideográfico o elemento principal para a recuperação da informação
é o assunto.
Questão 4
Correto

Atingiu 1,00 de 1,00

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Texto da questão
O gerenciamento dos documentos proporciona respostas mais precisas, além de contribuir para melhoria do
atendimento ao cliente. As atividades de preservação, desarquivamento, avaliação, destinação e
microfilmagem garantem a guarda ordenada e a proteção da informação contida nos documentos. De acordo
com o conteúdo estudado, julgue os itens abaixo:
A preservação trata de medidas de
longo prazo, pois o acervo carece de
cuidados ininterruptos. Desse modo
as instalações do acervo devem Resposta 1
seguir, em grande parte, as
especificações exigidas para a guarda  
de documentos, não havendo a
necessidade de: controlar iluminação,
umidade e temperatura.
No desarquivamento ocorre a Resposta 2
retomada de um documento, processo
ou dossiê que se encontra finalizado e
que deva voltar à atividade. Trata-se
de retomar o trâmite de documentos
que se encontram arquivados. Isso  
ocorre quando há necessidade de
comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento.
A avaliação consiste
fundamentalmente em identificar
valores e definir prazos de guarda
Resposta 3
para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte ser  
o papel, o filme, a fita magnética, o
disquete, o disco óptico ou qualquer
outro.
Na destinação não se garante o
acondicionamento ou a estocagem do
ativo documental, acumulado em
decorrência do exercício das Resposta 4
atividades, e não se asseguram a
preservação e o acesso de conjuntos  
arquivisticos, desde sua formação, na
fase corrente, até a sua destinação
final.
A Microfilmagem é o serviço de
armazenamento e preservação de Resposta 5
informações, através da captação das
imagens dos documentos por  
processo fotográfico.
Feedback
Sua resposta está correta.

Falso - A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo
as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos,
não havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e temperatura.

Feedback:  Item errado, pois a atividade de preservar trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de
cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações
exigidas para a guarda de documentos, devendo-se prever um local com condições adequadas, com controle de
iluminação, umidade e temperatura, mobiliário correto e acondicionamento apropriados.

Verdadeiro - No desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra
finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados.
Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento.

Feedback:  Afirmação correta, já que no desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê
que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se
encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um
documento.

Verdadeiro - A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os
documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco
óptico ou qualquer outro.
Feedback:  Item correto. A atividade de avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos
de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética,
o disquete, o disco óptico ou qualquer outro.

Falso - Na destinação não se garante o acondicionamento ou a estocagem do ativo documental, acumulado em


decorrência do exercício das atividades, e não se asseguram a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos,
desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final.

Feedback:  Falso, ao contrário da afirmação, na destinação há que se garantir o acondicionamento ou estocagem


do ativo documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação e o
acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final, que poderá
provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo ou recolhimento dos possuidores de valor
informativo, histórico e probatório.

Verdadeiro - A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação


das imagens dos documentos por processo fotográfico.

Feedback:  Verdadeiro. Logo, a microfilmagem se propõe a isto, armazenar e preservar informações, através da
captação das imagens dos documentos por processo fotográfico.
Terminar revisão

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