PLANEJAMENTO DE EVENTOS

AULA 4

ETAPAS DO PLANEJAMENTO DE EVENTOS – CONCEPÇÃO

- O QUE É PLANEJAMENTO?
Na sua forma mais simplificada, o processo de planejamento consiste em estabelecer em que
ponto uma organização se encontra no presente e para que ponto seria mais aconselhável que
ela se dirigisse no futuro, com as estratégias ou táticas necessárias para atingir aquele ponto.
Em outras palavras, o processo de planejamento se interessa pelos fins e pelos meios para
atingir tais fins.

Talvez o valor do planejamento seja melhor descrito pelo famoso general americano Douglas
MacArthur, que fez a seguinte observação: "Sem um plano, não passamos de turistas."

O comentário de MacArthur faz alusão ao valor do planejamento em fazer com que uma
organização (tal como um comitê organizador de evento) se concentre em objetivos específicos
e crie caminhos através dos quais esses objetivos possam ser alcançados. Para a definição
desses caminhos, é fundamental compreender os fatores internos (por exemplo, recursos
disponíveis) e externos (por exemplo, condições econômicas atuais) que irão condicionar
quaisquer decisões a serem tomadas.

Por exemplo, seria provavelmente irreal estabelecer como objetivo a ampliação do número de
participantes de uma conferência internacional voltada a executivos da indústria farmacêutica
se a mesma estivesse experimentando uma recessão global na demanda por seus produtos.

A fim de se engajar produtivamente no processo de planejamento, o gerente de eventos

precisa ter em mente uma série de questões. Dentre elas, é fundamental a necessidade de
monitorar e avaliar o progresso; coordenar decisões em todas as áreas de forma que os
objetivos do evento avancem; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela
execução dos vários elementos do plano.

Ao reconhecer o poder do planejamento como uma ferramenta de gerenciamento, deve-se

também notar que o engajamento efetivo nessa atividade implica alguma dose de disciplina da
parte do gerente de eventos.

Conforme observa Sir John Harvey-Jones, ex-presidente da ICI no Reino Unido:

O planejamento é um processo antinatural: é muito mais interessante não fazer nada. O

melhor da falta de planejamento é que o fracasso chega inteiramente de surpresa, em vez
de ser precedido de um período de preocupação e depressão.

Segundo Hannagan (1998) e Thompson (1997), os gerentes de eventos também precisam ter
em mente que os planos devem ser adaptados à dinâmica das circunstâncias. Além disso, eles
precisam estar atentos para não entrarem em conflito com "armadilhas" em seus planos.

Dentre elas, o excesso de planejamento e a preocupação com detalhes, em vez de atentar ao

conjunto de considerações estratégicas; a visão dos planos como imutáveis quando, na
verdade, eles são documentos que devem ser consultados e adaptados com freqüência; a
consideração dos planos como conclusivos, desconsiderando seu caráter eminentemente
direcional (Johnson & Scholes, 1999).
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- PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Onde começa o processo de planejamento do evento? A resposta a essa pergunta depende do

fato de o evento estar sendo feito pela primeira vez ou de ser preexistente. No caso de um
novo evento, o organizador pode ser obrigado a começar pelo conceito mais amplo do evento
realizando um estudo de viabilidade. Se esse estudo garantir que o evento tem a possibilidade
de atender a certos critérios decisivos (tais como lucratividade), ele então passa para a fase de
desenvolvimento dos planos para sua criação e aplicação.

O planejamento é a espinha dorsal do evento. É ele que dá o norte, que define o rumo para
onde se deve ir, onde obter a sustentação econômica. O planejamento visa permitir que a
indispensável interação entre todos os fornecedores envolvidos possa acontecer sem atropelos
e que a informação possa fluir melhor entre todos os envolvidos, maximizando os resultados e
melhorando o relacionamento entre todos os que participam do evento. Isso só acontecerá
quando se tiver a visão geral do evento, para só então poder visualizar melhor os pormenores.

Para oferecer um serviço mais eficiente e elaborar um produto mais adequado para o cliente na
área de eventos, é preciso compreender como a área trabalha em toda sua extensão, qual a
relação dos objetivos propostos para o evento com a execução dele, como e quando são
escolhidos os fornecedores, etc.

Não existem bons eventos sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também o
sejam. Para que isso se torne realidade, o início de um evento é sinônimo de trabalho
cuidadoso e bem delineado e envolve a definição de todos os aspectos de seu planejamento e
organização.

Canton menciona um importante aspecto na compra de um evento:

"clientes não compram produtos, mas expectativas. E isso significa atenção, afetividade,
simpatia, reconhecimento e sinceridade".

"Evento é um produto de extremo valor, que não pode ser testado adiantadamente, e o que
induz o cliente a comprá-lo é simplesmente a perspectiva de satisfação de suas expectativas".

Para ela, eventos, como todos os demais serviços, são bens intangíveis; não se podem
segurá-los, nem levá-los para casa. A motivação de quem o compra e que também deve ser de
quem o organiza e produz, está em ser encantado, está na possibilidade de ter suas
expectativas e necessidades satisfeitas, em sensações e experiências memoráveis.

Para motivar, é preciso conseguir chegar "dentro" de seus clientes, ajudando-os a alcançar
seus sonhos. Todo evento é a realização de um sonho, que pode ter motivação comercial,
social, cultural, política ou religiosa, entre outros, mas vai ser sempre um sonho, um desejo que
precisa ser realizado. Quer a força da motivação, quer pela incontestável necessidade que todo
ser humano tem de promoção e aceitação, quem se propõe a assumir as funções de organizar
um evento, principalmente para terceiros, deve entender que é preciso deslumbrar, cativar,
fascinar e seduzir não só seu cliente (ou quem paga por seus serviços), mas também quem vai
participar do evento.

Só que, ao realizar a apresentação, ao concretizar um sonho, transformando-o num evento, ele

também é um produto. Por isso, não há como transformar sonhos em eventos de sucesso sem
muito profissionalismo, atenção, cuidado com a enorme riqueza de detalhes envolvidos e

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muita, muita criatividade. Por conseguinte, aos eventos aplicam-se todas as leis econômicas
para um produto tangível (um produto que pode ser tocado, apalpado, levado para casa).

Análise de mercado, oferta, demanda, estudo de viabilidade econômica e controles diversos

são atividades indispensáveis e fundamentais.

- COMPONENTES DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE EVENTO

 Fases de um Planejamento de Evento

Existem algumas diferenciações entre os autores brasileiros, no tocante às denominações das

fases que constituem o evento. Este estudo considerará que todo evento, independentemente
da classificação, do tipo, tamanho, objetivo, abrangência, freqüência, dimensão passa por
quatro fases distintas, conforme esquema apresentado abaixo:

 Concepção – Briefing
É a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se elabora alternativas
para supri-las, identifica os objetivos, coleta as informações necessárias para a execução do
evento, estabelecem diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que
muitos profissionais denominam de visita técnica.

 Pré-evento
É a fase essencial do evento, onde haverá a definição do projeto e o planejamento de
todas as atividades, bem como o detalhamento de receitas e despesas esperadas, com a
decisão de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Também são
equacionados os controles administrativos e financeiros. Tudo isso girará em função dos
objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de receitas estimadas.

 Trans-evento
Se a fase o pré-evento for bem-feita, a realização do evento tem grande possibilidades
de ser um sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura
operacional do evento possa acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem
do evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Também
vão operar todos os fornecedores e profissionais contratados durante o pré-evento.

 Pós-evento
Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase anterior, dos
acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores. É o momento também de acertar as
contas com o cliente (dono do evento): devolver todos os materiais não utilizados e as
correspondências oficiais catalogadas e arquivadas corretamente da apresentação dos
relatórios financeiros e de desempenho evento. É a fase da avaliação dos resultados.

Para Andrade, o planejamento "começa sempre com uma análise da conjuntura, ou mais
precisamente, com o levantamento de mercado, seu potencial de demanda e sua capacidade
de oferta, a fim de traçar objetivos e metas".

Segundo Canton,

"o planejamento não é um ato isolado, deve ser visualizado como um processo composto de
ações inter-relacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente
estabelecidos".
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Meirelles considera o planejamento um:

"fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a

organização de eventos, permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos
recursos disponíveis e a implantação do projeto".

Concepção – Briefing Pré-evento Trans-evento Pós-evento

Planejamento – Organização – Execução

Luiz Cláudio Campos, em seu livro “Eventos: oportunidade de novos negócios” menciona que
planejar o evento é ganhar agilidade no desempenho, é melhorar a eficiência na execução das
tarefas, é mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los.

Além disso:

"ganha-se tempo;
despendem-se menos esforços;
evita-se desperdício;
tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem;
atingem os objetivos propostos”.

Todas essas vantagens e facilidades ganham força proporcional às dimensões do evento. Ou

seja, quanto maior o evento, mais necessário e indispensável se torna planejamento que
considere os detalhes e pormenores de todas as atividades fundamentais e necessárias para
sua realização.

A cada ano, são criados vários eventos de menor porte para atender à tendência de
especialização de várias áreas profissionais, como por exemplo: médica. Também se
destacam as novas feiras de negócios segmentados, destinadas principalmente à
comercialização de produtos.

Assim, quando é vislumbrado um novo nicho de mercado, ou uma ocasião propícia para aquele
evento surgi expectativas e novas criatividades em torno do desenvolvimento e execução.
Por exemplo, a crise energética ocorrida em 2001, abriu espaço, entre outros, para diversos
pequenos eventos, como os fóruns de debate sobre o assunto.

Seja qual for o ângulo analisado, o tamanho do evento, e sua natureza, para se alcançarem
plenamente os objetivos do evento, é preciso entender que ele é um veículo de comunicação
dirigida.

Waldir Ferreira, em seu livro “Evento como veículo de comunicação dirigida” afirma que:

"comunicação dirigida é o processo que tem por finalidade transmitir ou conduzir informações
para estabelecer comunicação limitada, orientada e frequente com determinado número de
pessoas homogêneas e identificadas".

Ou seja, cada evento tem um público específico, que requer uma mensagem, uma formatação
e uma linguagem também específicas e bem definidas.
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- CONCEPÇÃO E BRIEFING

 Concepção - a fase inicial

A etapa inicial de um planejamento de eventos acontece com a concepção, que é a geração da
idéia do evento e a obtenção das informações preliminares para o desenvolvimento do
planejamento de evento.

Na área de eventos, a concepção e o briefing são somente um apanhado de informações

básicas de direcionamento de eventos, que devem representar praticamente um
“interrogatório” da expectativa e da idéia de evento do cliente para o desenvolvimento das
outras etapas do planejamento.

Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser concretizado com a identificação de
uma ou várias necessidades e/ou oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para
isso, após essas constatações, devem-se identificar com clareza e acuidade quais objetivos e
resultados o evento buscará alcançar.

 Aspectos básicos utilizados para o levantamento da concepção:

 Reconhecimento das oportunidades;
 Reconhecimento das necessidade do evento;
 Elaboração de alternativas para suprir as necessidades;
 Coleta de informações a respeito da empresa, participantes, patrocinadores, entidades e
outras instituições em potencial;
 Estimativas de tempo e recursos necessários;
 Estabelecimento de diretrizes;
 Estimativa dos resultados desejados.

Essa etapa deve ser descrita sucintamente. Será um breve relato dos aspectos básicos
acima mencionados. Em suma, é a introdução do planejamento de eventos, o motivo
pelo qual acontecerá. Elaborado pelo organizador do evento para ter um horizonte de
todos os passos e intenções do que se deseja no planejamento, organização, execução
e resultados.

OBS: Pesquise seu cliente, conheça o que já foi feito na área de eventos e possíveis empresas
que atenderam e executaram os mesmos anteriormente. Conheça a verba disponível. Existem
casos que as empresas não divulgam a totalidade, sendo assim, faça um comparativo com
eventos anteriores buscando saber qual foi o gasto do evento. Tenha sempre a transparência e
agilidade nas informações a serem repassadas ao cliente.

 Briefing
É um conjunto de informações e instruções facultadas e necessárias para o desenvolvimento
do planejamento de eventos. São os aspectos relevantes do evento listados entre o
organizador e o cliente.

Esse instrumento é aplicado não só para buscar as informações dos itens a compor o
planejamento mas também, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente,
do andamento do processo ou de qualquer problema que não está solucionado.

O organizador busca colher junto ao cliente os desejos, as expectativas e os aspectos mais

relevantes para o planejamento de evento e por conseqüência a execução do mesmo. É
através do briefing que o organizador desenvolvera todas as ações do planejamento para sua
melhor execução.
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 MODELO DE PLANEAMENTO DE EVENTOS

Empresa contratante:

Razão Social:

Endereço:

Distrito: CP.:

Cidade: EMAIL:

Fone: FAX:

Contato: TELEMOVEL:

Cargo: Departamento:

Segmento de atuação da empresa:

Marca, produto/serviço:

Empresa organizadora do evento:

Razão Social:

Endereço:

Bairro: CP.:

Cidade: EMAIL:

Fone: FAX:

Contato: TELEMOVEL

Cargo: Departamento:

Existe uma comissão organizadora? ( ) Sim ( ) Não

Quem são os contatos?
Nome: Celular:

Cargo: Departamento:

1 – EVENTO
1.1 – Tema
Há tema definido? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?
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1.2 - Objetivo específico
Relacionar os objetivos do evento.

1.3 – Classificação do evento

1.3.1 - Por área de interesse
Existe uma classificação para o evento por área de interesse? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

1.3.2 – Em relação ao público

Com relação ao público o evento será?
( ) Fechado ( ) Aberto por adesão ( ) Aberto em geral

1.3.3 – Por abrangência

Qual será o alcance do evento?

1.3.4 – Por data ou freqüência

Qual será a freqüência do evento?

1.3.5 – Por sua dimensão

Qual será a dimensão prevista do evento?

1.4 – Tipologia de evento

Há um tipo de evento definido? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

2 – DATA – HORÁRIO – DURAÇÃO

2.1 – Data
Existe uma data pré estabelecida? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

2.2 – Horário
Existe um horário definido? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

2.3 – Duração
Existe uma duração prevista para o evento? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

3 – LOCAL
3.1 - Existe um local determinado para o evento? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é o local, a cidade e o estado?

3.2 - Qual será a estrutura utilizada no local?

3.3 – O local conta com infra-estrutura para acolher pessoas portadoras de deficiência física?
( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja negativa, como será disponibilizada essa estrutura?

4 – PÚBLICO-ALVO
4.1 – Perfil do público-alvo
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4.1.1 – Sexo: ( ) Masculino ( ) Feminino ( ) Ambos os sexos

4.2 – Qual a faixa etária do público-alvo?

4.3 – Qual o grau de escolaridade do público-alvo?

4.4 – Qual o nível socioeconômico dos participantes?

4.5 – Qual a origem geográfica predominante dos participantes?

4.5.1 – País: Distrito: Cidade:

4.6 – Qual o número estimado de participantes?

4.7 – Convidados e Autoridades

4.7.1 - Quem são os convidados e as autoridades presentes?

4.7.2 – Qual o diferencial de serviços e as honras que serão oferecidas a eles?

5 – PROGRAMAÇAO
5.1 – Existe uma programação prevista para o evento? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?

6 – SERVIÇOS
6.1 – Qual será o critério de adesão do evento?
( ) Taxa de inscrição ( ) Aquisição de ingresso ( ) Convite ( ) Outros. Especificar:

6.1.1 – Sendo o evento aderido por meio de taxa de inscrição ou aquisição de ingresso, como
será definido os critérios de valor, forma e prazo de pagamento?

6.1.2 – Como será a forma de credenciamento do evento.

( ) Local ( ) Internet ( ) E-mail ( ) Outros. Especificar:

6.1.3 Como será disponibilizado o credenciamento, ingresso, convite ao participante.

( ) Local ( ) Correio/Sedex ( ) Outros. Especificar.

6.1.4 – Como será a forma de identificação e entrada do participante no evento.

( ) Crachá ( ) Cartão magnético ( ) Lista de presença ( ) Ingresso ( ) Outros.
Especificar:

6.2 – Será oferecido material administrativo e de apoio? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, quais?
( ) Pasta ( ) Caneta ( ) Bloco de anotações ( ) Certificado ( ) Outros. Especificar:

6.3 – Será oferecido press-kit e brindes? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, quais?

6.4 – Qual o idioma oficial do evento?

6.5 – Será oferecido atividades sociais, culturais e turísticas? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, quais serão as atividades?
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6.5.1 – Será oferecida outras atividades? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, quais serão as atividades?

6.6 – O evento contará com secretaria de apoio? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, quais serão as atividades pertinentes?

7 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
7.1 – Será oferecida alimentação? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é o tipo de alimentação a ser servido?

7.1.1 – Qual será o cardápio oferecido no evento?

7.1.2 – Qual será a empresa fornecedora do serviço de buffet?

7.2 – Existe agência de viagem oficial do evento? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual?

7.3 – Será oferecido traslado? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual o meio de transporte que será utilizado na locomoção
dos participantes?

7.3.1 – Existe empresa transportadora oficial do evento? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual?

7.4 – O evento inclui hospedagem? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual será a relação de hotéis serem disponibilizados?

7.5 – Será necessário contratar pessoal especializado? ( ) Sim ( ) Não.

Caso a resposta seja afirmativa, quais?

7.6 – Será necessário contratar empresa prestadora de serviço? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, quais?

7.7 – Será necessário alugar equipamentos, instrumentos, utensílios de uso móveis e

instalações? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, quais?

7.7 – Será necessária a aquisição de material de apoio: escritório, higiene, limpeza?

( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, quais?

9 – VERBA / DESPESAS
9.1 – Existe verba prevista? ( ) Sim ( ) Não
9.1.1 – Qual o valor?

9.2 – Existe previsão de despesas? ( ) Sim ( ) Não

9.2.1 – Qual o valor?

8 – COMUNICAÇÃO / DIVULGAÇÃO
8.1 – Existe logotipo do evento? ( ) Sim ( ) Não
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Caso a resposta seja negativa, é necessário criar um logotipo para o evento?

8.1 – Como será feita a divulgação?

8.2 – Quais veículos de comunicação serão utilizados?

8.3 – O evento terá ações promocionais? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual?

10 – DOAÇÕES E AUXÍLIOS MUNICIPAIS

10.1 – O evento contará com doações de empresas públicas? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual?

10.2 – O evento contará com auxílio governamental? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual?

11 – COMERCIALIZAÇÃO, COTAS DE PATROCÍNIO, APOIO E PARCERIA

11.1 – O evento contará com patrocínio? ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual será a empresa patrocinadora?

11.2 – O evento contará com apoio e parceria? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, qual será a empresa apoiadora e parceira?

11.3 – Será comercializado anúncios e/ou marcas de produtos e empresas? (Exceto

patrocínios). ( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual a previsão?

11.3 – Será comercializado produtos e objetos relacionados ao evento? ( ) Sim ( ) Não

Caso a resposta seja afirmativa, quais?

12 – ALVARÁ, IMPOSTOS, TRIBUTOS E TAXAS

12.1 – Será necessária a autorização da Prefeitura através de Alvará? ( ) Sim ( ) Não

12.2 – Será necessário recolhimento, pagamento de impostos, tributos e taxas?

( ) Sim ( ) Não.
Caso a resposta seja afirmativa, quais são os tipos?

12.3 – Quais são os órgãos públicos dos recolhimentos dos impostos, tributos e taxas?

13 – AUTORIZAÇÔES
13.1 – Será necessária a autorização de outros órgãos público-governamentais?
( ) Sim ( ) Não. Quais?
( ) Policia Militar ( ) Corpo de Bombeiros ( ) Transito ( ) Outros. Especificar:

14- DIVERSOS
14.1 – Relacionar itens relevantes não listados anteriormente.

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REFERÊNCIA BIBLIOGRÀFICA

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização.

São Paulo: Atlas, 2006. (p. 35 - 113).

GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira, 2004.
(p. 69 - 182).

MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Manole, 2002.
(p. 97 - 136).

MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).

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