Ferramentas, Utilitários e Relatórios

TOTVS Gestão Contábil 11.50

 Ferramentas, Utilitários e Relatórios

Sumário

Sumário.................................................................................................................................................. 2
1 Introdução ................................................................................................................................... 3
1.1 Objetivos Instrucionais ................................................................................................................ 3
1.2 Ferramentas e Utilitários – Lançamentos Periódicos ................................................................. 3
1.3 Ferramentas Utilitários e Relatórios – Orçamento Contábil ....................................................... 10
1.4 Relatórios Oficiais e Gerenciais ................................................................................................... 12
1.5 Conclusão .................................................................................................................................... 14

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1 Introdução

Olá!
Bem vindo ao treinamento Ferramentas, Utilitários e Relatórios do curso TOTVS Gestão Contábil.

1.1 Objetivos Instrucionais

Ao término deste treinamento você estará apto a utilizar as principais Ferramentas, Utilitários e Relatórios do sistema. Veja
alguns dos tópicos que serão abordados:

• Lançamentos Periódicos.
• Renumeração de Documentos.
• Controle de Diferenças (Débitos x Créditos).
• Solicitação de Tarefas para exclusão de Lançamentos/Partidas.
• Amarração de Lançamentos.
• Plano de Contas Paralelo.
• Exportação de Lançamentos/Importação por Texto.
• Exportação de Contas Contábeis.
• Balancete.
• Balanço Patrimonial.
• Demonstração de Resultado.
• Conciliação de Lançamentos.

1.2 Ferramentas e Utilitários – Lançamentos Periódicos

A rotina de Lançamentos Periódicos auxilia na criação de lançamentos que se repetem periodicamente (mês a mês, ou mesmo
diariamente), variando de um período para o outro apenas algumas informações, como a data, número de documento ou mesmo a filial,
mas onde a maioria dos dados do lançamento se repete periodicamente.

Em cada uma das estruturas crie seus respectivos moldes com as informações comuns que se repetirão a cada período (tais como
as contas contábeis), assim como as definições das variáveis que serão informadas e alteradas a cada execução do processo de geração
dos lançamentos (tais como data e número do documento). Uma vez criadas as estruturas, quando for necessário incluir os lançamentos,
que neste caso não serão mais cadastrados um a um e sim gerados automaticamente, basta executar o processo de Geração de
Lançamentos Periódicos.

Geração de Lançamentos Periódicos

Neste processo os lançamentos periódicos serão efetivamente gerados, a partir das estruturas criadas, respectivas variáveis, e
moldes nelas definidos.

Atenção: A partir da versão 11.50 o processo de Agendamento de Lançamentos passará a ser efetuado pelo processo de
Lançamentos Periódicos.

A partir desta migração os agendamentos de Lançamentos serão efetuados utilizando a funcionalidade de agendamento de
processo do Framework TOTVS que já está disponível para os produtos da linha RM. No entanto, este recurso só estará disponível
quando o JobServer estiver configurado para executar em modo 3 Camadas.

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A diferença de um Lançamento Periódico agendado é que o mesmo já precisa estar todo pronto. Ao criar um Lançamento
Periódico agendado na pasta Identificação deve possuir o tipo de data = Compor Data. O Lançamento/Partida será gerado no
dia/mês/ano informado.

No caso de dúvidas sobre o processo de Lançamentos Periódicos, acesse o help utilizando a tecla F1.

Renumeração de Documentos
Este processo permite que os números de documentos existentes nas partidas contábeis sejam renumerados, ou seja, que os
números sejam alterados conforme opção escolhida ao utilizar a renumeração.

Para utilizar este processo deve-se acessar o menu Escrituração/Renumeração de Documentos.

Atenção: Uma vez renumerados não há como voltar aos números originais, exceto por restauração de backup do banco de dados.

Controle de Diferenças (Débito x Créditos)

Como demonstrado no capítulo sobre a Escrituração Contábil, um Lançamento Contábil, pode possuir partidas apenas com conta
a Crédito ou apenas com conta a Débito.

Assim, é possível que ocorra (de forma consciente ou não) uma diferença entre o Total de Débitos e o Total de Créditos nas
Partidas do Lançamento.

Quando isso ocorre, o sistema, automaticamente, registra em uma tabela os dados desta Diferença entre Débitos e Créditos,
armazenando: o ID (Identificador do Lançamento), o Usuário que gerou a diferença e o Valor da Diferença.

Além disso, o Lançamento fica bloqueado para o usuário que gerou a diferença até que a mesma seja acertada.

As Diferenças entre Débitos e Créditos dos Lançamentos Contábeis, podem interferir em alguns processos do sistema como, por
exemplo: não permitir a Integração de Lotes com Lançamentos que possua diferença, influenciar na totalização de alguns relatórios, criar
inconsistências na geração das obrigações acessórias, entre outras.

Sendo assim, existem duas formas de identificar facilmente as possíveis diferenças na base de dados:
• Através do Anexo Diferenças no Lote, disponível tanto na visão de Lançamentos, quanto na visão de lotes;
• E através do Utilitário Recálculo de Diferença entre Débitos e Créditos, executando este processo será apresentado
um log com resultado da análise.

Observação: Esta diferenças entre débitos e créditos podem ocorrer somente nos Lançamentos/Partidas incluídos diretamente
no módulo contábil, pois os módulos de origem não podem enviar a contabilização sem fechar os débitos com os créditos.

Para utilizar este processo deve-se acessar o menu Escrituração Contábil/Recálculo de Diferenças entre Débitos e Créditos.

Consistência de Lançamentos e Preferências de Usuários

O processo de Consistência de Lançamentos permite que sejam identificadas possíveis inconsistências na base de dados como,
por exemplo, rateios em contas que não exigem rateios ou rateios sem lançamento etc.

Para utilização deste processo deve-se acessar o menu Escrituração Contábil/Consistência de Lançamento.

As preferências de usuários são opções que podem ser definidas para cada usuário conforme necessidade dos mesmos.

Para acessar as preferências de usuário acesse o menu Utilitários/Preferências.

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Zerar Saldo Anterior

Neste processo o usuário poderá zerar os saldos das contas gerenciais e/ou dos centros de custo de uma ou mais contas
contábeis. Este saldo é zerado no primeiro dia do período contábil. Lembrando que serão zerados os saldos de contas gerenciais ou
centros de custos, este processo não zera o saldo anterior da conta contábil.

Para utilizar este processo acesse o menu Escrituração Contábil/Zerar Saldo anterior Gerencial/C.Custo.

Liberação de Período e Alteração do Período p/Manut. Lctos.

A liberação de período exclui todos os lançamentos/partidas até a data informada pelo usuário. Este processo deve ser utilizado
com muito cuidado, pois este é irreversível. A liberação de período poderá ser feita ao final de cada exercício contábil, ou de acordo com
a necessidade da empresa.

Atenção: Este processo ainda não foi migrado, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.

Para utilizar este processo acesse o menu Lançamentos/Liberação de Período.

Antes de efetuar a liberação é necessário emitir todos os relatórios obrigatórios e verificar a existência de um backup atualizado
da base de dados. Leia as informações da tela antes de Liberar o período.

Alteração do Período para Manutenção de Lançamentos Contábeis

Este processo permite que o responsável pela contabilidade realize a alteração do período de manutenção de Lançamentos para
um ou vários usuários.

A partir da versão 11.50 este processo fica disponível conforme perfil do usuário, anteriormente o processo era disponibilizado
apenas para usuários “supervisores”.

Para acessar este processo deve-se selecionar o menu Utilitários/Alteração do Período para Manutenção de Lançamentos
Contábeis.

Recálculo do Segundo Valor

Neste processo, os lançamentos/partidas selecionados poderão ser recalculados com base no valor de outra Moeda cadastrada
no menu Cadastros / Moedas. Quando o parâmetro Usa segundo valor está marcado, o sistema realiza o cálculo do valor em segunda
moeda, então pode ocorrer por algum motivo o desejo do usuário realizar o recálculo do segundo valor dos lançamentos/partidas
contábeis para outra moeda.

Atenção: Este processo ainda não foi migrado, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.

Para utilizar este processo acesse o menu Lançamentos / Recálculo de Segundo Valor.

Primeiro deve-se cadastrar a moeda que será utilizada para o recálculo com a data correspondente ao período selecionado ou a
data do lançamento/partida.

Em caso de dúvidas consulte o help.

Acerto de Ganho/Perda de 2º Valor

Neste processo será realizado o ajuste nos saldos do 2º valor das contas contábeis. Este procedimento consiste em verificar as
variações sofridas pelas contas devido às variações ocorridas nas cotações da moeda. O sistema calculará o saldo do 1º e do 2º valor das
contas contábeis, o saldo do 1º valor, dividido pelo valor do índice da 2ª moeda no último dia do mês informado é comparado ao saldo
do 2º valor.

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Se houver diferença entre os saldos o sistema criará partidas contábeis utilizando a conta informada no campo Conta destino até
que os saldos sejam acertados. As partidas geradas terão o 1º valor zerado e a diferença lançada no 2º valor. Esta diferença será, então,
debitada ou creditada conforme seu saldo.

Atenção: Este processo ainda não foi migrado, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.

Para utilizar este processo acesse o menu Lançamentos/Acerto de ganho/perda de 2º Valor.

Consulta de Saldo da Conta contábil

Para toda e qualquer conta contábil, seja ela sintética ou analítica, o usuário poderá realizar consultas instantâneas de saldos,
determinando conta, período e tipo de consulta desejada.

O saldo da conta contábil pode ser consultado no lote 0 ou em lote “N”, e também pode ser informado um filtro de lançamentos.
Estes filtros podem ser definidos através dos campos Lote e Lançamento Inicial, Lançamento Final. Nos campos de lançamento inicial e
final, quando desejado, devem ser informados os números de referência das partidas contábeis.

Para utilizar este processo acesse o menu Cadastros/Contábil/Consultar Saldo Contábil.

Consulta do Saldo de Conta Gerencial

Esta ferramenta tem a mesma função da consulta de saldo contábil, porém neste será apresentado o saldo da conta gerencial.

Para utilizar este processo acesse o menu Cadastros/Gerencial/Consultar Saldo Gerencial.

Alteração da Distribuição Gerencial

Esta ferramenta permite efetuar a alteração das distribuições gerenciais existentes nas partidas contábeis automaticamente,
sendo possível a seleção de uma ou mais conta contábil.

O funcionamento deste processo é alterar a distribuição gerencial (rateio) das partidas contábeis conforme forma de distribuição
gerencial que for escolhida, ou seja, esta rotina alterará o rateio as partidas contábeis e portando deve-se executar a mesma com muito
cuidado, pois o processo é irreversível.

Para utilizar este processo acesse o menu Gerencial/Alteração da Distribuição Gerencial/Execução .

Será apresentada a tela para que sejam informados os filtros desejados. Após informar os filtros e clicar em Avançar são
apresentadas várias formas de distribuição gerenciais e o usuário deve selecionar apenas uma para que a alteração seja feita.

Atenção: Algumas formas de distribuição permitem que sejam informadas estruturas que foram criadas anteriormente. As
estruturas são cadastradas acessando o menu Gerencial/Alteração da Distribuição Gerencial/Estrutura.

Mapa de Rateios
Através do Mapa de Rateio é possível cadastrar regras ou critérios de rateio, que poderão ser aplicadas aos Lançamentos
conforme apuração gerencial da empresa. Este processo é muito útil quando no momento de registro da operação contábil, não se tem o
percentual exato do rateio, ou que, só será definido ao final de um período.

Neste processo os Lançamentos de origens serão mantidos, sendo gerado um Lançamento de partida inversa para zerar
(estornar) os valores de origem e em seguida é gerado um novo Lançamento com a mesma partida do Lançamento origem, porém,
considerando o critério de rateio adotado no mapa de rateio.

Através do menu: Escrituração Contábil / Rateio Gerencial, será possível:

• Incluir o Mapas de Rateios (critérios de cada mapa).

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• Executar os Mapas Cadastrados.

• Consultar o Histórico de Execução dos Mapas.

Critérios do Mapa de Rateio: Cada Mapa pode possuir vários critérios de rateio, sendo possível ainda, definir a ordem de
execução de cada critério.

Execução do Mapa: Através do menu Execução, é possível disparar o processo que executa o Mapa de Rateio.
Neste momento deve-se definir: o período (Mês/Ano), Lote que será gerado o lançamento, qual Mapa de Rateio e se for o caso,
quais os critérios do Mapa que serão executados.

Histórico: Após Executar o Mapa de Rateio, será possível através do menu Histórico:
• Consultar o Históricos de Execução do Rateio.
• Ou ainda, Desfazer a Contabilização do Rateio Gerencial. Este processo irá excluir todos os lançamentos gerados pelo
rateio, mesmo que estejam no lote ZERO.

Importante: A grande diferença entre o processo Mapa de Rateio e a Alteração de Distribuição Gerencial é que no Mapa os
registros contábeis de origem são mantidos, ou seja, o responsável da contabilidade consegue saber como foi incluída a distribuição
gerencial e para onde foi rateada. Para algumas empresas este registro histórico é muito importante em seu controle interno.

Solicitação de Tarefas para exclusão de Lançamentos/Partidas

Por regra, lançamentos/partidas oriundos de outros módulos que já foram integrados ao lote zero, não podem sofrer alterações
ou serem excluídos.

Permissão de Acesso a Tarefa

É necessário definir no Módulo de Gestão Contábil, os usuários que receberão as solicitações para exclusão da contabilização, ou
seja, que terão acesso para executar ou cancelar estas tarefas.

Acesse o menu Utilitários / Permissões para adicionar ou remover os usuários com acesso a esta "tarefa".

Solicitação de Exclusão da Contabilidade

Para solicitar a tarefa de exclusão no RM Nucleus o usuário deve selecionar o movimento desejado e clicar em
Movimentos/Solicitar exclusão de toda operação contábil.

Lembrando que a solicitação só poderá ser feita após a geração do estorno da contabilização.

Inclusão Tarefa e Envio de E-mail

Realizado o processo no módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento anterior é criado, no Módulo Contábil, uma
tarefa com a solicitação de exclusão da contabilidade deste movimento e neste mesmo processo, enviado um e-mail para usuário
cadastrado como gerenciador desta "tarefa".

Gerenciando as Tarefas
Ciente da solicitação, o usuário do Módulo Contábil, através do menu Utilitários | Gerenciador poderá acessar a nova tarefa,
visualizar os dados solicitados e após analisar o pedido, decidir qual processo será realizado:
• Executar a Tarefa - Exclui todos os lançamentos relacionados ao movimento, tanto do lote de estorno, quanto do lote 0.
• Cancelar a Tarefa - Não realiza exclusão.

Assim que o usuário do Módulo Contábil realizar um dos 2 processos (Executar ou Cancelar a tarefa) é disparado um e-mail para o
usuário do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento que solicitou a tarefa. No e-mail será informado o resultado da
solicitação.

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Atenção: Todos os módulos de origem que já contabilizam utilizando o novo modelo contábil (Lançamentos e Partidas) só
poderão ter os lançamentos/partidas excluídos através do recurso de Solicitação de Tarefas.

Rastreabilidade Lançamentos/Partidas Contábeis

Com objetivo de auxiliar a Conciliação Contábil, este recurso permite visualizar de forma gráfica a origem dos Lançamentos
Contábeis com facilidade e confiabilidade. Facilita ainda visualizar Lançamentos agrupados e a sua composição.

A partir do menu Anexo, disponível na Visão de Lançamentos em Lote, podemos ter dois tipos de visualização:
• Visualização a partir das “partidas” de Lançamentos Contábeis.
• Visualização a partir da “origem” dos Lançamentos Contábeis.

Bloqueio Lançamentos por Módulo de Origem

Este recurso, disponível nos Parâmetros do Sistema, define datas limites para manutenção dos Lançamentos Contábeis originados
de outros módulos, impede também, que sejam gerados ou enviados novos Lançamentos para o Módulo Contábil, conforme definição do
bloqueio.

O bloqueio é definido por módulo de origem, filial, e data de bloqueio dos Lançamentos Contábeis. Assim, não será possível
incluir ou alterar Lançamentos Contábeis com data até a do bloqueio.

Para visualizar a data de Bloqueio acesse o menu: Ambiente/Parâmetros/TOTVS Gestão Contábil -Etapa 01.04 - Fechamento -
Etapa 2 - Bloqueio de Contabilidade.

Agrupamento de Lançamentos e Partidas

O sistema oferece duas opções Agrupamento de Partidas ou Agrupamento de Lançamentos.

Os Fatos Contábeis são registrados individualmente na contabilidade. Para facilitar o trabalho e reduzir o número de
Lançamentos no Diário, pode-se optar por agrupar os Lançamentos Contábeis. O processo de Agrupamento de Lançamentos tem o
objetivo de agrupar várias partidas comuns existentes nos Lançamentos de um mesmo lote, eliminando assim alguns Lançamentos do
lote.

Outra opção é agrupar somente as Partidas comuns no mesmo Lançamento Contábil, eliminando, algumas partidas de cada
Lançamento.

É importante destacar que: para que ocorra o Agrupamento de Lançamentos, os campos entre as Partidas Agrupadas devem ser
comuns, mesma Data, Filial, Centro de Custo, Contas, Histórico Padrão. Com exceção apenas do campo Valor, sendo que, existe ainda
uma opção na rotina de desconsiderar também os campos: Complemento do Histórico Padrão e Contrapartida.

Observação: A legislação vigente permite que as empresas trabalhem com a escrituração resumida, porém nestes casos exige-se
que a empresa possua livros auxiliares referentes às contas contábeis que foram contabilizadas resumidamente. O SPED Contábil, por
exemplo, solicita que no caso de empresas que trabalhem com escrituração resumida, seja enviado o arquivo do Diário Geral e também o
arquivo com o Diário Auxiliar ou Razão Auxiliar.

Para visualizar o processo de Agrupamento de Lançamentos deve-se acessar a visão de Manutenção de Lotes através do menu
Processos/Agrupamento de Lançamentos.

Amarração de Lançamentos
Através deste processo é possível criar estruturas prévias, cuja finalidade é amarrar campos para limitar ou barrar a criação de
lançamentos, definindo que tipo será permitido e os que não serão permitidos no sistema.

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1. Para o cadastro da amarração de lançamentos, acesse o menu Cadastros / Amarração de Lançamentos.

2. Selecione /crie e execute o filtro.
3. Clique no botão Novo.

Serão apresentados os campos e filtros para cadastro da amarração conforme desejado.

Para que as amarrações criadas façam as devidas consistências é necessário que o campo Regra Ativa esteja marcado e o
parâmetro Usa regra de inclusão de lançamentos esteja ativado nos parâmetros do TOTVS Gestão Contábil (RM Saldus).

Atenção: O sistema também possui o recurso de barrar inclusões de Lançamentos/Partidas utilizando fórmulas de regra de
Lançamentos.

No cadastro da fórmula a opção Formula de Seleção devem estar marcada, além do parâmetro Usa Regra de Inclusão de
Lançamentos.

Para acessar o cadastro de fórmulas deve-se selecionar o módulo de Serviços Globais e acessar o menu Administração/Fórmulas,
na visão do cadastro de fórmulas deve-se selecionar na parte superior o sistema desejado, após deve-se incluir a fórmula conforme
desejado.

Plano de Contas Paralelo

O plano de contas paralelo tem por objetivo agrupar contas analíticas do plano de contas contábil. Ele é muito utilizado por
empresas que têm, por exemplo, a matriz no exterior e cujo plano de contas utilizado é diferente do plano de contas contábil brasileiro
(Por questões jurídicas ou organizacionais da empresa).

Desta forma, pode-se criar um plano de contas paralelo semelhante ao plano de contas utilizado no exterior, e associar a este as
contas analíticas do plano de contas contábil brasileiro. Atualmente o plano de contas paralelo é utilizado também para inserir o plano de
contas referencial da Receita Federal (conforme legislação do SPED Contábil). O usuário tem ainda que vincular as contas contábeis às
contas paralelas existentes do plano da Receita Federal.

O sistema possui o recurso de importação do plano de contas referencial da RECEITA FEDERAL (para associação às contas
contábeis que serão enviadas para o SPED CONTÁBIL). Os procedimentos para importação do plano serão citados no processo
Importação por texto. Na visão de plano de contas paralelo existe o processo que permite copiar associações já feitas em um plano
referencial para um novo plano. Assim quando, por exemplo, a RECEITA FEDERAL realizar alguma atualização em seu plano o usuário tem
a opção de não perder as associações já feitas.

Na visão de plano de contas paralelo existe também o processo chamado Validação de Associação para o Plano Paralelo Para o
SPED Contábil, este recurso verifica e apresenta quais são as contas do plano de contas contábil que possuem o campo Natureza para
emissão do SPED preenchido, que não se encontram associadas ao plano referencial da RECEITA.

Exportação de lançamentos/Importação Por texto

Este utilitário tem por finalidade principal permitir que lançamentos selecionados possam ser exportados para um arquivo texto
que será gerado automaticamente. Este arquivo texto poderá ser utilizado posteriormente através da Importação por texto.

Caso deseje exportar os lançamentos com o objetivo de futura importação no próprio TOTVS Gestão Contábil (RM Saldus), deve-
se, na exportação dos lançamentos, não marcar nenhuma opção disponível nos “check box” e no momento da importação clicar no botão
Padrão. Quando não marcamos nenhuma opção na exportação os lançamentos são exportados com o layout no padrão TOTVS Gestão
Contábil.

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Importação por texto

Este utilitário permite que dados de várias tabelas sejam importados no sistema via arquivo texto. As tabelas disponíveis para
importação no sistema podem ser verificadas no help.

Todos os dados via arquivo texto que podem ser importados no sistema possuem um layout de importação, o mesmo deve ser
verificado no help do sistema, o arquivo texto deve estar conforme layout para que seja importado com sucesso no sistema.

Atenção: Estes dois processos ainda não foram migrados, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.

Exportação de Contas Contábeis

Este utilitário poderá ser utilizado para a exportação total ou parcial das contas contábeis dos planos cadastrados no TOTVS
Gestão Contábil (plano de contas contábil e gerencial).

Atenção: Este processo ainda não foi migrado, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe

1. Para utilizar este utilitário acesse o menu Utilitários / Exportações do RM Saldus/Contas Contábeis.
2. Será apresentada a tela onde se deve informar os campos desejados para exportação das contas contábeis. Em caso de
dúvidas consulte o help.

1.3 Ferramentas Utilitários e Relatórios – Orçamento Contábil

Orçamento é o plano financeiro estratégico de uma administração para determinado exercício. Um orçamento, em contabilidade
e finanças, é a expressão das receitas e despesas de um indivíduo, organização ou governo relativamente a um período de execução (ou
exercício) determinado, geralmente anual, mas que também pode ser mensal, trimestral, plurianual, etc.

O orçamento deriva do processo de planejamento da gestão. A administração de qualquer entidade pública ou privada, com ou
sem fins lucrativos, deve estabelecer objetivos e metas para um período determinado, materializados em um plano financeiro. Isto é,
contendo valores em moeda para o devido acompanhamento e avaliação da gestão.

O orçamento contábil é criado no sistema para que seja possível ter um controle gerencial através de relatórios que apresentem
os valores orçados e realizados das contas contábeis e gerenciais. O orçamento contábil possui 5 operações que são elas:

1º - Inclusão de orçamento através do Cadastro de orçamentos.

2º - Inclusão novos orçamentos copiando orçamentos já existentes.
3º - Alteração de orçamentos já existentes.
4º - Zerar orçamentos
5º - Geração automática de orçamentos

Atenção: O processo para zerar orçamentos e Geração automática de orçamentos está disponível somente no RM Saldus.exe.

Cadastro de Orçamentos
Esta operação tem por finalidade permitir a definição da parte orçamentária, informando os valores a serem orçados nas contas
contábeis e gerenciais. Posteriormente, através de relatórios, será possível fazer comparações entre o valor orçado e o realizado. Os
valores poderão ser informados mês a mês, inclusive com valores diferenciados.

Para a manutenção de orçamento, acesse o menu Orçamento/Cadastro de Orçamentos.

1. Selecione, crie e execute o filtro.

2. Clique no botão Novo.

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3. Será apresentada a tela com a pasta Identificação onde serão informados os campos desejados.
4. Depois de preencher os campos clique no botão Salvar e após em Ok.
Em caso de dúvida consulte o help.

Atenção: Caso os valores sejam iguais para todos os meses, o valor total poderá ser informado no campo Total Orçado. Após a
digitação do valor, marque a opção Distribuir total orçado e clique no botão Salvar. O sistema fará a distribuição do valor entre os meses
do orçamento.

Para o orçamento das contas de natureza credora os valores deverão ser informados com sinal NEGATIVO.

Cópia de Orçamentos
Este processo permite copiar orçamentos já existentes no sistema, para que seus valores sejam utilizados em orçamentos de
outros períodos, ou gerar novos orçamentos a partir de valores obtidos na movimentação de contas que possuam orçamentos.

Para a cópia de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Cópia de Orçamentos.

• Será apresentado um assistente para cópias de orçamentos, clique em Avançar.
• Em seguida, serão apresentadas as opções para cópia de orçamentos da maneira desejada.
• Clique em Avançar e informe a filial, departamento e centro de custo desejado, após clique no botão Concluir para que a
rotina seja executada.

Alteração de Orçamentos
Esse processo permite alterar orçamentos já existentes no sistema. Deverão ser informadas as datas iniciais e finais do período
que será utilizado como base para a alteração, seja ele realizado ou por percentual.

Para a alteração de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Alteração de Orçamentos.

• Será apresentado um assistente para alteração de orçamentos, clique em Avançar.

• Em seguida serão apresentadas as opções para cópia de orçamentos da maneira desejada.
• Após informar os dados, clique no botão Avançar e, em seguida, no botão Concluir.

Atenção: A opção Corrige 2º Valor deve ser marcada se for necessário criar orçamento com correção do 2º valor.

Quando é marcada a opção Por percentual deverá ser informado o sinal da operação (+ e -), sendo “+” para aumentar o
orçamento e “-“ para diminuir o orçamento.

Zerar Orçamentos
Ao final do período contábil, ou a qualquer momento, será possível zerar ou excluir o orçamento para o ano desejado. Este
processo remove ou zera as informações cadastradas no menu Cadastro de Orçamentos, podendo ser parcial ou correspondente a todos
os meses do período.

Atenção: Este processo ainda não foi migrado, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.

Para a alteração de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Zerar Orçamento.

• Após serão apresentados as opções para zerar ou excluir o orçamento desejado.
• Após escolhida a opção desejada clique no botão OK.

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Geração de Orçamentos Automáticos

Este processo permite gerar, de forma automática, novos orçamentos, tomando como base os valores obtidos pela
movimentação das contas em um determinado período de no máximo 12 meses.

Atenção: Este processo ainda não foi migrado, então o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe.

Para a alteração de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Geração de Orçamentos automáticos.

• Em seguida, serão apresentadas as opções para geração dos orçamentos, em caso de dúvidas sobre algum campo consulte
o help.
• Após informar os dados necessários clique no botão OK.

O usuário poderá selecionar Filial/Departamento, Conta Contábil, Conta Gerencial e Centro de Custo. Após a seleção é iniciado o
processo de geração de orçamentos: o sistema fará a combinação de cada conta contábil com cada filial/departamento, conta gerencial e
centro de custo selecionado. Para cada combinação será gerado um orçamento, desde que tenha movimento em pelo menos um dos
meses do período informado. Para as combinações selecionadas que durante o período informado não tiveram movimento em nenhum
mês, o orçamento não será gerado.

Estes orçamentos já serão criados com o primeiro e o segundo valor, baseados no movimento mensal de cada conta com suas
combinações no período informado.

Para a geração automática do orçamento não se faz necessária a seleção obrigatória de Departamento, Conta Gerencial e Centro
de Custo, as únicas informações obrigatórias são Filial e Conta Contábil. Neste caso, quando não se informar nem Departamento, nem
Conta Gerencial, nem Centro de Custo, somente a Filial e a Conta Contábil, o sistema irá gerar o orçamento baseando apenas na
combinação de conta contábil com filial, independente dos demais campos.

1.4 Relatórios Oficiais e Gerenciais

Neste treinamento você conhecerá os principais Relatórios disponíveis no sistema. Vamos abordar alguns relatórios oficiais e
gerenciais, tais como:

• Diário.
• Razão.
• Balancete.
• Balanço Patrimonial.
• Demonstração de Resultado.
• Conciliação de Lançamentos.
• Retrospectiva de Saldos.
• Balancete e Razão - Contábil x Gerencial.

Dentro do processo de relatórios são apresentados todos os relatórios oficiais, contábeis e gerenciais do sistema. Estes relatórios
permitem ao usuário emitir informações de várias maneiras com diversos filtros, possibilitando a apresentação da informação contábil de
forma rápida e eficaz.

Atenção: Os relatórios ainda não se encontram migrados nesta versão, portanto o acesso deve ser feito pelo RM Saldus.exe no
menu Relatórios.

12 TOTVS Gestão Contábil – Ferramentas, Utilitários e Relatórios

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Diário
Este é um dos relatórios obrigatórios (Livro Diário), exigidos pela legislação contábil em vigor. Assim como os demais relatórios, a
visualização ou impressão do Diário é bastante simples e prática. Este relatório apresenta a movimentação contábil diária no período
solicitado.

No Diário serão lançadas em ordem cronológica, com individualização, todas as operações ocorridas a cada dia.

Razão
Este é um relatório oficial, no qual serão impressos todos os lançamentos referentes a cada conta contábil, com opção para
Analítico ou Sintético.

O Livro Razão é o principal agrupamento de registros contábeis de uma empresa que usa o método das partidas dobradas. Devido
a sua organização em contas, o razão permite que se observe o impacto de todas as transações que as movimentam a cada momento.

Balancete Contábil
Balancete Contábil ou Balancete de Verificação é um relatório que apresenta o saldo de todas as Contas Patrimoniais e das Contas
de Resultado em um único demonstrativo. Evidenciando assim, as contas de acordo com seus respectivos saldos e verificando a igualdade
entre a soma dos saldos devedores e credores.

O Balancete de Verificação é uma técnica bastante utilizada pelos responsáveis pela contabilidade para verificar se os
lançamentos contábeis realizados no período estão corretos.

Outra opção disponível em vários relatórios é opção de definir em que grau da conta o relatório será impresso, bem como,
realizar um filtro das contas que farão parte do relatório.

Balanço Patrimonial
Alterando o tipo do balancete para Patrimonial será impresso o relatório: Balanço Patrimonial.

O Balanço Patrimonial é a demonstração contábil que evidência, resumidamente, o patrimônio da empresa, quantitativa e
qualitativamente. Desta forma, serão apresentados os resumos dos Grupos do Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido.

Neste caso, será necessário o preenchimento de alguns detalhes pertinentes a emissão do Balanço.

Demonstrações Resultado
Este relatório permite visualizar a demonstração de resultado do exercício para apresentação do lucro ou prejuízo. O usuário
poderá montar o relatório de acordo com a necessidade específica de sua empresa. A montagem do relatório é simples e exige apenas a
informação dos dados necessários ao processamento solicitado, bem como a definição de alguns recursos opcionais para a geração da
listagem.

A pasta grupos, apresentada neste relatório, é a responsável pela definição dos grupos e contas que serão apresentadas na
demonstração de resultado.

Para mais detalhes sobre a montagem deste relatório, favor consultar o help do sistema.

Conciliação de Lançamentos
Este item tem como principal finalidade facilitar o fechamento de lançamentos com base no número de documento. Desta
forma, o sistema calcula o total de débitos e crédito por período e número de documento.

Retrospectiva de Saldos
Neste relatório o usuário poderá acompanhar a variação do saldo das contas mês a mês, durante o período determinado.

TOTVS Gestão Contábil – Ferramentas, Utilitários e Relatórios 13

Versão 11.50
 Ferramentas, Utilitários e Relatórios

Balancetes e Razão Contábil x Gerencial

A exemplo do Balancete e do Razão contábeis existe ainda a possibilidade de emissão destes e outros relatórios com base nas
Contas Gerenciais. Bem como, realizar combinações do tipo:

• Contábil x Gerencial.
• Gerencial x Contábil.

Histórico de Fechamento nos relatórios

Em quase todos os relatórios do sistema é possível, através da pasta Histórico de Fechamento, desconsiderar os lançamentos
cujos históricos sejam de fechamento, para que os mesmos não sejam visualizados no relatório.

Desta forma, o usuário poderá emitir a qualquer momento os relatórios considerando ou não o fechamento do período.

1.5 Conclusão

Neste treinamento aprendemos sobre as Ferramentas, Utilitários e Relatórios do TOTVS Gestão Contábil. Alguns dos tópicos
abordados foram:

• Lançamentos Periódicos.
• Renumeração de Documentos.
• Controle de Diferenças (Débitos x Créditos).
• Solicitação de Tarefas para exclusão de Lançamentos/Partidas.
• Amarração de Lançamentos.
• Plano de Contas Paralelo.
• Exportação de Lançamentos/Importação por Texto.
• Exportação de Contas Contábeis.
• Balancete.
• Balanço Patrimonial.
• Demonstração de Resultado.
• Conciliação de Lançamentos.

14 TOTVS Gestão Contábil – Ferramentas, Utilitários e Relatórios

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