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História

A origem da arquivística não é conhecida. No entanto, as duas primeiras obras sobre o


assunto, de que se tem conhecimento, foram dois manuais de autoria do nobre alemão Jacob
von Ramingen. Esses antecessores da ciência arquivística foram impressos em 1571, sob o
título "Von Registratur" (O Registrador), e provavelmente foram escritos durante a primeira
metade do século XVI, por isto Ramingen pode ser considerado o "pai" (antecessor) desta
disciplina, e seus manuais podem ser considerados os responsáveis pelo surgimento de uma
tradição arquivística que continuou a existir na Alemanha durante pelo menos mais dois
séculos. Em 2010, os manuais de Ramingen foram traduzidos do alemão para o inglês por
JBLD Strömberg.[4]

Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a arquivologia gere a


informação que tem por objetivo tornar-se evidência ou prova de que algum evento ocorreu.
Também a este campo do conhecimento cabe estudar a informação ligada a processos de
trabalho. Ainda hoje há aqueles que confundem as funções e práticas
de bibliotecas, museus e arquivos, visto que essas três instituições se ocupam da guarda,
conservação e processamento de documentos para uso futuro ou corrente. No entanto, a
natureza do documento e a finalidade de cada instituição difere e caracteriza cada uma delas,
distintamente. Essas três entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser
chamadas de órgãos de documentação.

[editar]Definições

[editar]Arquivologia ou Arquivística
Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas
em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e
procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise,
identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação,
fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.

[editar]Arquivo

O termo arquivo pode se referir tanto a um conjunto de documentos quanto à instituição que o
armazena[3].

[editar]Documento

Unidade de registro de informações (ideias e fatos), qualquer que seja


o suporte ou formato utilizado[3]. É suscetível de consultas, pesquisas ou estudos, e também
pode ser utilizado como evidência ou prova, neste caso servindo para, respectivamente,
evidenciar ou comprovar a ocorrência ou existência de fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem, em uma determinada época ou lugar.

[editar]Documentação
É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos,
servindo para evidenciá-los ou comprová-los. Alternativamente, também pode se referir à
disciplina que trata das atividades de manipulação das informações contidas nos documentos,
para posteriormente disponibilizá-las aos usuários.

[editar]Formato

É a união de todas as características de um documento: suas características físicas, as


técnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informação nele registrada, e seu
conteúdo informativo[3].

[editar]Fundo

Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma proveniência. O mesmo
que arquivo[3].

[editar]Suporte

É o material no qual as informações são registradas.[3]

[editar]A profissão de arquivista


O arquivista é um profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência
reconhecida pelo Estado[3]. Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de
documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc. É o responsável pelo
gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação
da informação contida nos documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio
documental de um pessoa (física ou jurídica), institução e, em última instância, da sociedade
como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da elaboração de
instrumentos de pesquisa, observando as três idades dos
arquivos: corrente, intermediária e permanente.

O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e técnicas de organização


sistemática e conservação de arquivos, na elaboração de projetos e na implantação de
instituições e sistemas arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e
organização de atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos
arquivos públicos e privados. Eventualmente, este profissional trabalha com documentos
empoeirados, com fungos, umidade e em ambientes que facilitam o risco de contrair doenças
respiratórias. Isto ocorre principalmente com quem trabalha em arquivos permanentes ou com
a restauração de documentos. Uma outra dificuldade é que muitas organizações não se
preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste
profissional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto
provoca problemas quanto à qualidade do serviço e de tudo o que, direta ou indiretamente,
depende dela.

[editar]Regulamentação da profissão
[editar]Brasil

No Brasil, a profissão foi instituída pela Lei Federal nº 6.546, de 4 de julho de 1978 e
regulamentada pelo Decreto Federal nº 82.590, de 6 de novembro de 1978.

[editar]Os referenciais teóricos arquivísticos


[editar]As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a arquivística pode ser abordada de três
maneiras:

1. Maneira administrativa (records management), cuja principal preocupação é ter


em conta o valor primário do documento;
2. Maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do
documento; ou
3. Maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.

Segundo Faria (2006, p. 29), entre os referenciais arquivísticos destacam-se os princípios


fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos,
os conceitos de valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as funções
de classificação documental e avaliação documental, e a definição de instrumento de gestão
arquivística.

Ciclo de vida dos documentos ou a teoria das três idades


arquivos correntes, intermediários e permanentes

1.Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído de


documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso entenda-se
que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou
seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a
qual foram criados.

1.Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de documentos


que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos
idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de
serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou
purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta
fase.

1.Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia: constituído de


documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos
propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitva.

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para
outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os
documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de
acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas
por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente .

Classificação segundo a valoração dos documentos

Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o


funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento
nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento
quando de sua criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da
instituição.

Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para


fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser
considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria
administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir
valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais
serem eliminados.

[editar]Notas

1. ↑ Neste caso, "arquivo" refere-se à instituição ou serviço que tem por


finalidade custodiar, processar tecnicamente, conservar e gerir o acesso a
documentos ou conjuntos de documentos.[3]
2. ↑ Neste caso, "arquivo" refere-se ao conjunto de documentos que são
produzidos e acumulados por uma pessoa, física ou jurídica, ou por uma família,
no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte[3]
Referências

1. ↑ Vocabulário Eletrônico da Academia Brasileira de Letras. Acesso em

09/01/2011.

2. ↑ Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. Acesso em 09/01/2011.

3. ↑ a b c d e f g h i Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Acesso em

09/01/2011.

4. ↑ RAMINGEN, Jacob von. Von der Registratur. 2 ed. 2010. Stockholm: JBLD

Strömberg. 188 p. (em inglês). Acesso em 14/01/2011.

[editar]Bibliografia

[editar]Brasil

 BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento Documental.


Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. 320 p.
 BERWANGER, Ana Regina; LEAL, João Eurípedes Franklin. Noções de
Paleografia e Diplomática. Santa Maria: Editora da UFSM, 1995. 96 p.
 DUCHEIN, Michel. O Respeito aos fundos em Arquivística: Princípios teóricos
e problemas práticos. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, 10-14(1): p. 14-33,
abr 1982/ago 1986.
 DURANTI, Luciana. Registros Documentais como prova de ação. Estudos
Históricos, Rio de Janeiro, v.7, n.13, jan/jun.1994, p. 49-64.
 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística
no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos
arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da
Informação) – Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da
Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e
Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006.- A normalização de
instrumentos de gestão arquivística no Brasil -
 FONSECA, Maria Odila. Direito à informação: acesso aos arquivos públicos
municipais. 1996. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) Universidade
Federal do Rio de Janeiro - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e
Tecnologia. Rio de Janeiro, 1996.
 ______. Arquivologia e Ciência da Informação. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2005.
124 p.
 JARDIM, José Maria. Sistemas e Políticas Públicas de arquivos no Brasil.
Niterói: EdUFF, 1995. 196 p.
 ______. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da Informação,
v. 5, n. 2, 1995.
 ______. Transparência e Opacidade do Estado no Brasil: usos e desusos da
informação governamental. Niterói: EdUFF, 1999. 239 p.
 LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói/São
Carlos: EdUFF et EDUFSCar, 1996. 142 p.
 ______. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática
aplicada. Rio de Janeiro: APERJ, 1997. 143 p.
 ______. A imagem e a sombra da Arquivística. Rio de Janeiro: APERJ, 1998.
110 p.
 LUZ, Andre; CARDOSO, Julio. Os arquivos e os sistemas de gestão da
qualidade.Arquivistica.net, Brasília, DF, 1.1, 04 07 2005. Disponível em:
<http://www.arquivistica.net/ojs/viewarticle.php?id=6>. Acesso em: 21 03 2009.
 PAES, Marilena Leite. Arquivo Teoria e Prática. 5ª reimp. Rio de Janeiro: Ed.
FGV, 2005. 228 p.
 RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivístico de Documentos
Eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 3ª
ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2005
 SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de Documentos Eletrônicos: uma
visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2005. 223 p.
 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: princípios e
técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004.
388 p.

[editar]Legislações

 Lei nº 8.159, de 08/01/1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos


públicos e privados e dá outras providências. Regulamentada pelo Decreto nº 4.073,
de 03/01/2002.
 Lei nº 5.433, de 08/05/1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e
dá outras providências. Regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30/01/1996.
 Decreto nº 4.553, de 27/12/2002 - Dispõe sobre a salvaguarda de dados,
informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da
sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras
providências.
 Decreto nº 4.915, de 12/12/2003 - Dispõe sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal, e dá outras
providências.
[editar]Portugal

 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os Fundamentos da Disciplina


Arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998. 357 p.
 SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda. Das Ciências documentais
à ciência da informação. Porto: Edições Afrontamento, 2002. 174 p.
 SILVA, Armando Malheiro da. A Informação: da compreensão do fenômeno e
construção do objeto científico. Porto: Edições Afrontamento, 2006. 176 p.

[editar]Ver também

 Anexo:Arquivos públicos nos países de língua portuguesa


 Anexo:Lista de escolas de arquivologia
 Biblioteconomia
 Gestão documental

[editar]Ligações externas

 Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia


 Associação dos Arquivistas Brasileiros
 Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas
 Arquivista.net - Portal do Arquivista - O portal dos estudantes e profissionais da
arquivologia
 Arquivista.org - Núcleo pesquisa e debate sobre arquivística dos graduandos
da UFF - Universidade Federal Fluminense

Categorias: Arquivologia | Ciência da informação

Tabela de temporalidade
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um


documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem
ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil,fiscal, financeira e pessoal.
Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de
arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por
todos os órgãos integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento
de gestão arquivística que determina:

1. os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo


corrente (setorial);
2. quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);

3. e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e
para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Índice
[esconder]

• 1 Comissão permanente de avaliação de documentos

• 2 Características

• 3 Vantagens

• 4 Dicas

• 5 Bibliografia de referência

• 6 Ligações externas

[editar]Comissão permanente de avaliação de documentos


É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.
A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de
Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e
realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser
formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

[editar]Características

Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo,
servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no
arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD,
necessitam freqüentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não
ter limites, ser descontrolado e desordenado.

A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem freqüentes,
pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida
pela organização, maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa
responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as
ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.

[editar]Vantagens

São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação
do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com
a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da
massa documental, eficácia sobre a gestão documental.

[editar]Dicas

As organizações devem levar em consideração algumas orientações práticas para efetivação das
TTDs que são as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execução, a
participação de todos da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da organização, de seu
objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida
pela organização.

[editar]Bibliografia de referência

 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística.


Lisboa: Dom Quixote, 1998. 357 p.

 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil:


um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça
Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de
Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação.
Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB),
Brasília, 2006.- A normalização de instrumentos de gestão arquivística no Brasil -

 LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói/São Carlos:


EdUFF et EDUFSCar, 1996. 142 p.

 A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de


Janeiro: APERJ, 1997. 143 p.

 A imagem e a sombra da Arquivística. Rio de Janeiro: APERJ, 1998. 110 p.

 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: princípios e técnicas.


Tradução de Nilza Teixeira Soares. 4. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. 388 p.

[editar]Ligações externas

 http://www.mp.rs.gov.br/temporalidade/

 Exemplo
 Conarq

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