APOSTILA DE

GESTÃO DE ESTOQUES

Prof.ª Ma.: LUCIVANIA BORGES DE MOURA

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 O Surgimento da Logística – Breve História.
O surgimento da logística não tem data definida. Sabe-se que algumas técnicas foram usadas em campanhas de guerras.
Por exemplo, as tropas de Alexandre, o Grande (310a.C.), eram estrategicamente organizadas, como as guerras eram longas e
geralmente distantes e eram necessários grandes e constantes deslocamentos de recursos. Para transportar as tropas, armamentos
e carros de guerra pesados aos locais de combate, eram necessários o planejamento, organização e execução de tarefas logísticas,
que envolviam a definição de uma rota - nem sempre a mais curta, pois era necessário ter uma fonte de água potável próxima -
transporte, armazenagem e distribuição de equipamentos e suprimentos. Na antiga Grécia, Roma e no Império Bizantino, os militares
com o título de Logistikas eram os responsáveis por garantir recursos e suprimentos para a guerra.

A partir do fim da Segunda Guerra Mundial, que é considerada berço da logística moderna, os povos antigos já utilizavam os
conceitos de logística de forma bastante subjetiva, as empresas notaram tão grande era a importância de se ter um departamento
para cuidar da logística onde a demanda crescia num ritmo acelerado, os consumidores tornavam se cada vez mais exigentes. A
partir dos anos 50 e 60, as empresas começaram a se preocupar com a satisfação do cliente. Foi então que surgiu o conceito de
logística empresarial, motivado por uma nova atitude do consumidor.

No ano 2000, quando a conscientização global tomou ênfase, surgiu, então, a preocupação das empresas com seus produtos em
um estágio de supervisionamento além do pós-venda, surgindo assim à logística reversa.

Afinal o que é Logística? Significa contabilidade e organização e é um termo de origem grega, “logos”, que significa razão, também
vem do frânces “logistique” , que significa uma arte que trata do planejamento e realização de vários projetos, muito utilizado
durante as guerras.

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Conceito I: Logística é um ramo da gestão cujas atividades estão voltadas para o planejamento da armazenagem, circulação (terra,
ar e mar) e distribuição de produtos.
Conceito II: Logística é o processo de planejamento do fluxo de materiais, objetivando a entrega das necessidades na qualidade
desejada no tempo certo, otimizando recursos e aumentando a qualidade nos serviços.

GESTÃO DE ESTOQUE
O estoque é um dos ativos mais valiosos que a empresa possui. É uma das principais tarefas que devem ser realizadas em
negócios que lidam com estoque de produtos, sejam matéria-prima, produto acabado ou insumos. A gestão de estoque representa
a capacidade da empresa organizar e controlar a quantidade de cada produto em um determinado momento. Além disso, ela permite
que a empresa entenda seu mix de produtos e suas demandas, que por sua vez irá determinar as necessidades de compra. Outro
ponto importante da gestão de estoque diz respeito a valoração dos estoques, ou seja, quanto o estoque vale para a empresa.

Ter um depósito cheio de mercadorias não é sinônimo de sucesso comercial, pelo contrário, representa um investimento paralisado,
ativo parado.

Assim, a gestão de estoque é uma das chaves para o sucesso das empresas, visto que objetiva garantir o estoque ideal para a
atividade, ou seja, impedindo que haja excesso ou falta de estoques e assegurando que sempre que um cliente solicitar um produto,
ele seja fornecido.

Alguns especialistas defendem que o ideal é que o fluxo de entrada e saída de estoque seja quase idênticos.

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No entanto, dependendo da atividade da empresa, as demandas sofrem grande oscilação durante o ano, o que faz que seja
necessário que a empresa constitua um estoque de segurança, visto que ficar sem produtos em estoque pode impactar
significativamente a atividade da empresa.

Além disso, muitas vezes as empresas conseguem negociações vantajosas com seus fornecedores, caso efetue a compra de
grandes quantidades. A depender da situação, pode ser uma boa oportunidade de negócio.

Portanto, para tomar as melhores decisões para empresa é preciso conhecer em profundidade o funcionamento da atividade e as
peculiaridades do setor, para que a empresa não venha a sofrer nem pelo excesso nem pela falta de produtos e mercadorias.

A gestão de estoque, além de possibilitar que a empresa tome as melhores decisões, impede que ela cometa erros, como comprar
itens desnecessários apenas por estarem com preço atrativo.

Os estoques e armazéns de empresas podem ser próprios ou alugados. Hoje é comum termos empresas terceirizando este serviço
ou mesmo alugando a estrutura. Se a empresa decide investir na compra de um armazém, ela terá um capital parado; e aí entramos
em uma discussão financeira.

Muitas vezes a empresa deve deixar de ganhar dinheiro e investir alto para manter sua própria estrutura. O que podemos observar
é que o transporte agrega um valor geográfico, ou seja, um valor de lugar ao produto, pois é o responsável por levar o produto onde
é necessário; e o estoque agrega valor tempo. Conforme Ronald Ballou, para agregar este valor dinâmico, o estoque deve ser
posicionado próximo aos consumidores ou aos pontos de manufatura (fábrica, indústria). Várias empresas notaram uma melhora
significativa quanto aos serviços e preços depois da instalação de um armazém. Podemos citar como exemplo uma famosa rede de
mercados francesa, (Sagemcom) instalada em Manaus. Enquanto não tinham um armazém que suportasse a capacidade de vendas

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da empresa, seus produtos iam de forma direta para o mercado, o que causava um aumento no valor do frete. Às vezes iam somente
os produtos com necessidade. Ao instalar uma estrutura de estoques a empresa pode notar a possibilidade de redução do preço
dos produtos, por conta da economia que estavam tendo com transporte e um melhor serviço. Agora dificilmente possuem
mercadorias em falta.

O QUE É GESTÃO DE ESTOQUES?

Conceito: É um conjunto de atividades que visa atender as necessidades de material da organização, com o máximo de
eficiência e menor custo, por meio da maior rotatividade possível, tendo como objetivo principal a busca do equilíbrio entre nível de
estoque ideal e redução dos custos gerais do estoque. (Viana, 2000).

Segundo Bruno Paoleschi (2012), estoque é qualquer quantidade de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por
algum intervalo de tempo. Sempre a gestão de estoque vai visar, manter os recursos ociosos expressos pelo inventario, em constante
equilíbrio em relação ao nível econômico ótimo dos investimentos.

Administrar materiais é ter os materiais necessários, na quantidade, local e tempo certos, à disposição dos órgãos de produção
da empresa.
A organização, ou o sistema-Empresa, é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos visando ao
alcance dos objetivos estabelecidos.
A Administração de Materiais é um subsistema do Sistema-Empresa. O seu enfoque fundamental é determinar o que, quanto
e como adquirir ao menor custo desde o momento de sua concepção até seu consumo final - para repor o estoque.

OBJETIVO DA GESTÃO DE ESTOQUES

A função do controle de estoques é maximizar o lucro sobre o capital investido em fábricas, equipamentos e financiamento. O capital
investido nos estoques deve ser o lubrificante necessário para a produção e bom atendimento das vendas, ajudando no ajuste do

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planejamento da produção. "A administração do controle de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele
é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque,
pois sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Minimizar o investimento em estoques;
• Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condições de mercado;
• Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preços, qualidade e outros fatores que
tenham influência no material e nas condições de fornecimento;
• Pesquisar continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores;
• Padronizar materiais, embalagens e fornecedores;
• Controlar disponibilidades de materiais e situação dos pedidos, tanto em relação a fornecedores como em relação à produção da
empresa;
• Obter segurança de fornecimento;
• obter preços mínimos de compra.

FUNÇÕES BÁSICAS DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUES

Suas funções básicas, interligadas pelo Planejamento e controle da produção, são:
1. Programação;
2. Aquisição;
3. Estocagem;
4. Distribuição.

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PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES
Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas principais funções:
a) Determinar o que deve permanecer em estoque" número de itens;
b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade;
c) Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-determinado;
d) Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque;
e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;
f) Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre sua posição;
g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados;
h) Identificar e retirar do estoque os itens danificados.
Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles
refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fábrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial
são: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e peças de manutenção.

MÉTODOS DE CONTROLE
A seguir são apresentados alguns métodos de controle utilizados no Almoxarifado. O controle pode ser considerado o cérebro
do almoxarifado, ou seja trata-se da função mais importante deste setor. Dentre as principais decisões do setor estão:

• Quanto pedir?
• Quando pedir?
• Quando manter em estoque de segurança?
• Onde armazenar?

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 O inadequado gerenciamento dos estoques da empresa pode acarretar:
• Altos custos de manutenção
• Dificuldades na produção
• Perda de vendas
• Obsolescência dos estoques
• Altos custos financeiros.
Para que isto não ocorra é necessário ter um controle de estoque, seja ele mecânico ou informatizado. Pode-se citar como
exemplo “Ficha de Controle de Estoque” abaixo que pode auxiliar o controle do mesmo.

Outras Rotinas:

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 Entrega: além de realizar a distribuição física dos materiais, a mesma deve controlar tal procedimento através da Requisição
de Materiais. Tal procedimento permite ao gestor levantar os custos de cada departamento da organização.
Inventário: É uma forma de identificar as quantidades de produtos ou materiais disponíveis nas dependências da empresa.
Pode-se avaliar perdas em mercadorias que se tornam obsoletas, o excesso de estoque, as prováveis faltas que ocasionarão
parada de produção. Outra finalidade é a avaliação financeira e contábil.

POLÍTICA INTELIGENTE NOS ESTOQUES:

A ausência de padronização nos materiais adquiridos pela empresa ocasiona um aumento considerável de itens com a mesma
finalidade. Produtos, cujos fins e metodologia de ação estão ultrapassados, são adquiridos muitas vezes a preços absurdos, para
satisfazer necessidades pouco significativas. Esse procedimento “incha” o Almoxarifado ocasionando um desgaste desnecessário
de pessoal e de maquinário.
Quando se fala de uma política inteligente de estoques, não estamos apontando apenas para as formas de estocagem, mas
na maneira de compra que gera esse estoque. Estocar produtos ultrapassados implica em aumento de gastos e dispêndio de
recursos que poderiam ser utilizados de outra forma.
Comprar demais sem realizar uma avaliação criteriosa do consumo, e sem levar em conta as normas mínimas de segurança,
fazem do Almoxarifado um lugar cheio de produtos, mas vazio de utilidade.
Uma política inteligente de Estoque é aquela que respeita os limites físicos do Almoxarifado e o dinheiro da empresa,
atendendo a todas as necessidades, sem desperdício.
O Objetivo de uma política inteligente nos estoques tem como objetivo:
. Assegurar o suprimento adequado de materiais;
•Manter os estoques o mais baixo possível;
•Identificar os itens obsoletos e defeituosos;
•Não permitir condições de falta ou excesso em relação a demanda de vendas;

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•Prevenir-se contra perdas, danos extravios ou mau uso;
•Manter as quantidades em relação /s necessidades e aos registros;
•Fornecer bases concretas para elaboração de dados do planejamento;
•Manter os custos aos níveis mais baixos possíveis.
A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a
serem atingidos, isto é, estabelece certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios
para medir o desenvolvimento do departamento.
Estas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes:
a) Metas de empresas quando há tempo de entrega dos produtos ao cliente;
b) Definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles;
c) Até que nível deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alteração de consumo;
As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoques. Percebe-se,
então, que uma gestão inadequada pode resultar em efeitos danosos, tais como, insegurança na empresa, elevados
custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funcionários, fornecedores e clientes. Resultando o possível fechamento
da empresa.

PRINCIPAIS MÉTODOS DE GESTÃO DE ESTOQUES:

Existem diferentes métodos de gestão de estoques. Saiba um pouco mais sobre cinco tipos mais tradicionais e, ao mesmo tempo,
os mais utilizados pelas empresas:

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PEPS

Essa metodologia segue o princípio de que as mercadorias mais antigas do estoque são as que devem ser vendidas primeiro,
evitando que os itens fiquem obsoletos. Daí o emprego da sigla PEPS, que significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Trata-se de um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados pelas empresas na atualidade. Com a tendência de aumento
constante dos preços dos itens de estoque, esse modelo tende a valorizar o estoque pelo valor mais próximo ao praticado no
mercado, uma vez que ele será composto pelos itens que foram adquiridos mais recentemente.

UEPS

O UEPS é o contrário da metodologia anterior. Sua sigla significa “último a entrar, primeiro a sair”. Dessa forma, o produto mais
recentemente incorporado ao estoque da empresa é o primeiro que deve ser disponibilizado para as vendas.

Esse método de controle de estoque não é recomendado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, e exigem métodos
de controle ainda mais elaborados para que a empresa não venha a sofrer com avarias e perda de produtos.

Uma vez que os custos das mercadorias vendidas são calculados pelo valor dos produtos mais novos, essa metodologia faz com
que o lucro contábil das empresas seja menor e, por isso, essa prática é vedada pela Receita Federal para fins cálculo do Imposto
de Renda, podendo ser utilizada somente para objetivos gerenciais.

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CUSTO MÉDIO

Também chamado de Média Ponderada Móvel, esse método renova os valores do estoque a cada vez que há uma nova entrada de
itens, por meio do cálculo de uma média ponderada.

A média é o resultado da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos, dividida pela quantidade total
de itens disponíveis no estoque.

Esse método é ideal para empresas cujos valores de seus itens de estoques não sofram grandes oscilações. Mesmo assim, é preciso
adotar controles adicionais para verificar se o estoque não está super ou subavaliado.

Vale lembrar que o Custo Médio e o PEPS são os únicos métodos de gestão de estoque aceitos pelo Ministério da Fazenda para
fins de cálculo do Imposto de Renda.

JUST IN TIME

O Just in Time (literalmente traduzido como “no momento exato”) é um método de gestão desenvolvido especialmente para promover
a redução de custos, no qual o nível do estoque é mantido no menor nível capaz de atender as demandas da empresa.

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Essa metodologia requer um acompanhamento rigoroso por parte dos gestores, a fim de evitar que a empresa perca boas
oportunidades de vendas por não ter estoque suficiente de produtos para atender às demandas. Esse que é um dos principais
“pecados” cometidos na gestão de estoque.

Para que esse método funcione, é preciso contar com bons fornecedores como parceiros, para que as requisições sejam atendidas
com agilidade e na frequência necessária.

CURVA ABC

Esse método de gestão baseia-se em três pilares fundamentais para estabelecer a importância da manutenção de cada produto no
estoque. São eles: o giro, o faturamento e a lucratividade.

De acordo com esses critérios, os itens de estoque são classificados em três tipos:

Itens de tipo A: são as mercadorias mais importantes e com maior valor. É preciso ter controle absoluto, visto que trata-se dos itens
mais valiosos para a empresa, embora possam não ser os mais numerosos. São produtos com giro razoável, mas que geram alta
lucratividade e faturamento.

Itens do tipo B: são os bens de valor médio e, por isso, não são aplicados controles tão rigorosos como aqueles aplicados aos itens
classificados como A. No entanto, é preciso controlar, principalmente, a quantidade desses itens em estoque, visto que eles tendem
a ser os mais numerosos.

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Itens do tipo C: são os menos valiosos para a empresa, de modo que não é tão importante adotar muitos controles para eles. Esses
itens, frequentemente, podem ser excluídos dos inventários rotativos, por exemplo. Eles devem ser mantidos em pequenas
quantidades no estoque, apenas para garantir o atendimento de eventuais demandas.

Gestão de estoque para pequenas empresas: boas práticas

Gestão de estoque para micro e pequenas empresas

A boa gestão de estoque é uma tarefa um tanto complexa, pois há muitos problemas que devem ser analisados e controles que
devem ser implementados. No entanto, os benefícios são muitos, especialmente para empresas de pequeno porte, que passam a
ter uma maior eficiência e, consequentemente, lucratividade. Confira algumas boas práticas a serem implementadas:

1. Realize inventários

O primeiro passo é crucial. Você deve fazer o levantamento físico de todos os itens presentes em seu estoque por meio de um
inventário. Durante esse procedimento, é importante que você aproveite para organizar a disposição de seus produtos. Separe-os
por tipo, cada qual em localidade específica. Esse mapeamento melhora a movimentação de mercadorias no estoque e dá mais
agilidade a diversos processos.

Além disso, é importante, nessa etapa, fazer o levantamento da data de vencimento de produtos perecíveis, caso haja, e verificar o
estado de conservação dos produtos.

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Como registrar os dados de inventário?

Existem diferentes formas de compilar os dados do inventário. As mais comuns são:

Manualmente, utilizando lápis / caneta e papel;

Utilizando planilhas eletrônicas;

Com um sistema de gerenciamento de estoque.

Embora a última opção exija investimento, no longo prazo ela fará com que sua empresa se torne muito mais ágil e competitiva, com
controles muito mais elaborados e eficazes.

2. Destaque todas as informações importantes

Qualquer que seja a forma que você decida utilizar para compilar suas informações de inventário, é crucial estabelecer as
informações relevantes a serem levantadas. Se você não conseguir registrar as informações com precisão, poderá acabar tomando
decisões incorretas, que impactarão negativamente a saúde financeira de seu negócio.

Cada item de estoque tem muitas informações que podem ser relevantes para tomada de decisões. Dentre as principais, destacam-
se:

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Número de referência ou número de controle do bem

Custo / Fabricante / Categoria / Localização / Validade

Além disso, podem ser incluídas informações específicas do fornecedor, como o número do pedido e quaisquer outros critérios úteis
para o seu negócio (cor, tamanho, modelo, etc.).

Para conhecer a fundo o seu estoque é preciso entender como a mercadoria se movimenta, e isso implica em acompanhar o ciclo
de vida de cada item, desde a data de compra do fornecedor até as datas de venda, bem como o custo e o preço de venda.

3. Preste atenção aos custos e às receitas

O gerenciamento de estoque não se limita apenas ao controle físico. Para que o negócio seja bem sucedido, é preciso monitorar o
estoque levando em consideração o valor de seus produtos e, também, seu giro e sua margem de lucro.

Para gerenciar o estoque dessa maneira é necessário saber não apenas o produto que mais vende, mas, também, qual gera maiores
lucros. Para isso você precisa considerar o preço de venda (incluindo os descontos aplicados) de seus itens.

Sistemas de gestão mais completos possuem integração com a gestão de compras e de vendas, possibilitando obter maior precisão
do seu controle de estoque.

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Com estas informações você será capaz de:

Concentrar-se nos produtos com maiores lucratividades.

Conhecer os produtos de maior e pior desempenho por quantidade e por margem.

Gerenciar melhor seus descontos, com uma informação precisa do custo do item.

4. Gerencie seu estoque com um único sistema

Gerir o seu estoque a partir de sistemas diferentes é uma enorme perda de tempo, além de ser muito fácil cometer erros. Escolher
um único sistema para controlar seus inventários tornará tudo muito mais fácil.

Um sistema de gestão de estoque centralizado permitirá que você:

Centralize suas informações e automatize processos

Reduza os erros

Acompanhe toda a movimentação dos itens de estoque, da entrada até a venda

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Controle os insumos utilizados na produção de seus produtos

Monitore os níveis de estoque.

5. Monitore suas vendas para que você nunca fique sem mercadoria

De todos os problemas que as lojas podem encontrar, ficar sem estoque é um dos mais perigosos. Monitorar as vendas é uma
estratégia vital para o crescimento dos negócios, não apenas para controlar o estoque.

Com base nessa informação, você pode prever melhor suas necessidades de compra e garantir que a empresa tenha encomendado
o suficiente para determinado período, por meio de análise do histórico de vendas e levando em conta projeções de crescimento da
economia e do seu setor de atuação.

Analise os seus principais produtos. Eles estão vendendo mais rápido do que o esperado? Você pode ter que fazer um pedido
especial. Estão vendendo menos que o esperado? Talvez você tenha que oferecer descontos ou condições diferenciadas de
pagamento para não ficar com o item parado em estoque.

6. Gerencie suas mercadorias antigas

Administrar o estoque antigo corretamente irá ajudá-lo a evitar a perda de mercadorias, seja por obsolescência ou perda da validade
e ajudará a empresa a não incorrer em prejuízos.

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Analisar os itens com baixa movimentação em estoque também é uma boa estratégia para evitar produção em excesso ou mesmo
elaborar estratégias para aumentar o giro do produto.

Com um sistema de gerenciamento de estoque adequado e seguindo as práticas recomendadas anteriormente, você irá manter seu
estoque atualizado e, consequentemente, seus clientes satisfeitos com a disponibilidade dos produtos.

Principais erros na gestão de estoque

Devido à complexidade da atividade, é comum que ocorra erros na gestão de estoque. Saiba quais são os principais e como evitá-
los:

1.Excesso de estoque

Excesso de estoque é um dos grandes problemas enfrentado nas empresas, principalmente em épocas de crise. Quando refere-se
a produtos perecíveis, o problema se traduz, literalmente, em perdas totais.

Em qualquer caso, não deixa de ser uma despesa desnecessária, porque a empresa deixa de ter um capital líquido disponível para
investimento e passa a ter um investimento paralisado. Isso sem falar nos custos de armazenamento.

Para evitar que isso aconteça, é preciso concentrar os investimentos em produtos mais lucrativos e que vendem melhor. A única
maneira de fazer isso corretamente é começar a analisar suas vendas mês a mês.

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E não apenas no ano corrente, mas também comparativamente com o mesmo mês do ano anterior, períodos de férias, etc. para
identificar possíveis sazonalidades.

2.Estoque insuficiente

Quando uma gestão de estoque não é bem feita, você acaba correndo vários riscos. A falta de produtos, por exemplo, acaba gerando
prejuízos que muitas vezes você nem percebe.

Esse tipo de situação pode acarretar, por exemplo, na perda da confiança do cliente, de vendas atreladas e de vendas futuras.

A falta de estoque é tão maléfica para a empresa quanto o excesso. Por isso, é importante ter um controle adequado para que
nenhum dos casos venha a acontecer.

3.Problemas de sazonalidade (é uma situação ou um fenómeno que costuma ocorrer na mesma época do ano, sempre com
características similares).

Você está ciente das oscilações que ocorrem na demanda de sua empresa? A oferta de produtos deve ser adaptada às necessidades
de seus clientes, em cada estação e época do ano.

Você não pode comprar os mesmos bens em um período de tempo em que, talvez, seus clientes saiam de férias e não estejam
pensando em comprá-los.

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O contrário também acontece. Existem épocas, geralmente datas festivas, em que há um aumento muito grande da demanda.

As empresas precisam, além de captar essas informações, fazer um bom planejamento para não sofrer com problemas externos,
como atrasos de fornecedores.

4.Uso de ferramentas de gerenciamento de estoque ineficientes

Outro problema comum no gerenciamento de estoque é usar ferramentas inadequadas de controle.

Não basta apenas de utilizar soluções para o controle de lotes e séries de produtos. É necessário contar com ferramentas que
estejam integradas com as áreas de compra e vendas e que possibilitem controlar o valor real de seus estoques.

Se você não tiver as ferramentas adequadas, você poderá tomar uma série de decisões equivocadas que só serão identificadas
muito posteriormente. Em muitos casos, será muito tarde para revertê-las e você as verá traduzidas na forma de perdas ou custos
muito altos.

Além disso, a automação dos procedimentos de controle de estoque ajudam a minimizar o tempo e os custos operacionais.

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5.Falta de inventário físico

Muitas empresas acabam não realizando inventários regularmente e acreditam que a quantidade que consta em seus controles é a
real. Isso pode gerar problemas de compra indevidas ou falta de estoque em momentos cruciais para a empresa.

Perdas de estoque, como evitar?

Primeiro de tudo, é preciso levar em conta as principais causas de perdas de estoque:

6.Furto de clientes

O furto efetuado por clientes é uma das principais causas de perdas em lojas, por exemplo. Nesse sentido, é importante que a
empresa adote sistemas antirroubo, mantenha-os em boas condições e cuide da colocação dos alarmes nos produtos para evitar
sua desativação.

Além disso, é preciso se atentar para as áreas mais propensas ao furto, como é o caso das gôndolas.

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7.Furto interno de funcionários

A equipe também é uma das causas de perdas desconhecidas em empresas de varejo, seja por meio do furto de produtos ou na
concessão de descontos abusivos, com a ajuda de funcionários responsáveis pelas vendas. Ambas ocorrências, sem dúvida,
reduzem a rentabilidade do negócio.

8.Erros administrativos

Os registros de mercadorias erradas podem ser a causa de uma grande quantidade de perda, da mesma forma que o preço incorreto
também aumenta a perda de lucratividade.

Qualquer movimentação de produtos em estoque precisa ser corretamente refletido no sistema de gerenciamento, se possível,
efetuando a integração com o sistema de compras, para evitar erros.

9.Erros no recebimento de mercadorias

Pode acontecer de fornecedores entregarem produtos incorretos ou em quantidade inferior a que foi comprada. Nesse sentido, é
importante estipular controles no processo de recebimento das mercadorias.

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10.Avaria ou vencimento de produtos

Armazenar produtos indevidamente, causando avarias, ou não controlar os produtos perecíveis também são causas frequentes de
perda de mercadoria.

Confira agora as 7 melhores maneiras de evitar as perdas de estoque:

1. Investimento em gestão de estoque

Para ter uma ideia clara do que está acontecendo com seus produtos e suas vendas, é necessário gerenciar o estoque. Um bom
software rastreará os produtos com mais confiabilidade, desde a entrada no estoque, até a venda.

Além disso, permitirá que você veja onde estão ocorrendo as discrepâncias e, assim, obter algumas pistas sobre as áreas a serem
investigadas primeiro.

2. Identifique quais produtos causam as maiores discrepâncias

Isso pode envolver uma série de controles, tais como mudança da localidade do produto, limitação ao acesso, etc.

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3. Instale soluções de segurança

Os elementos de segurança, como câmeras ou alarmes, são um impedimento para potenciais ladrões, além de facilitar o
monitoramento de possíveis furtos, tanto por clientes quanto por funcionários.

4. Controle os recebimentos

O cuidado com possíveis perdas de estoque começa no momento em que os fornecedores entregam seus produtos à empresa. É
neste momento que importantes informações como quantidade, validade e estado de conservação das mercadorias entregues já
devem ser observados e registrados.

Com base nestes dados, as equipes de controle de estoque poderão tomar as melhores decisões para armazenar, distribuir e colocar
em exposição os itens comprados, contribuindo para evitar possíveis perdas.

5. Controle de validade

Produtos perecíveis precisam contar com controle rigoroso da validade. Nesse sentido, convém, muitas vezes, vender os produtos
com margem de lucro reduzida em vez de perdê-los em estoque. Além disso, é preciso adequar a produção à demanda, para evitar
excesso de estoque desses produtos.

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6. Fazer o inventário periodicamente

Fazer regularmente o inventário do estoque é imprescindível para garantir a consolidação das informações físicas (o estoque
propriamente dito) com as bases virtuais dos dados de estoque, como os sistemas de gestão da empresa (ERP, BI, outros).

O controle regular do inventário é a principal ferramenta de prevenção contra as perdas não conhecidas, como furtos e mercadorias
extraviadas.

Detectar e documentar estas ocorrências são ações que podem ajudar na estratégia de segurança dos estoques, que também deve
estar entre as preocupações dos gestores.

7. Educar os funcionários

Informe aos funcionários sobre as consequências de ações indevidas e treine-os para ajudá-los a proceder em suas tarefas, como
fazer pedidos, recebê-los, armazená-los de forma adequada.

Ao mesmo tempo, é necessário educá-los para monitorar certos comportamentos suspeitos, saber o que fazer quando o furto ocorre,
etc.

Além disso, estabeleça uma cultura empresarial baseada em valores sólidos.

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Planilha de controle de estoque x Sistema de controle de estoque

As planilhas de controle de estoque ainda são amplamente utilizadas pelas empresas, em especial, por aquelas de pequeno porte.
Dentre suas principais vantagens, destacam-se o baixo custo e sua popularidade dessa ferramenta, o que faz com que quase todos
os funcionários consigam utilizá-la.

No entanto, essa ferramenta não foi projetada para fins gerenciais e, por isso, conta com uma série de limitações e, em certa medida,
pode contribuir para que os gestores tomem decisões inadequadas.

Previsão de Demanda e Gestão de Estoques

Demanda (Manifestação de um desejo, pedido, solicitação).

A previsão de demanda futura é a base para todas as decisões estratégicas e de planejamento em uma cadeia de suprimentos.

O excesso de estoque significa dinheiro parado e a falta dele significa perda de vendas. Afinal, como saber qual o nível correto de
estoque? A resposta é por meio da previsão de demanda. Esta técnica tem como objetivo fazer uma estimativa da futura demanda
por produtos de uma empresa.

Neste artigo, será apresentada a importância da previsão de demanda e de uma gestão de estoque eficiente, além da sugestão de
implantação de um software capaz de gerenciar as informações de maneira integrada, levando benefícios à sua empresa.

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O que é previsão de demanda?

Consiste basicamente em tentar prever o futuro do seu estoque. Mas, obviamente, essa tentativa não se baseia em “achismos”, e
sim numa análise de especialistas ou do histórico da empresa. Sua responsabilidade é definir o lugar, o tempo e a quantidade em
que um produto será solicitado pelo cliente, com o objetivo de atender esta demanda de forma eficiente.

É importante destacar que cada mercado possui suas necessidades particulares. Em alguns, a previsão de demanda é direcionada
pelas ações da área de marketing. Já em outros, é necessário que todas as áreas da organização colaborem para a previsão.

Todavia, em qualquer mercado é preciso agregar ações qualitativas e quantitativas para se obter uma boa previsão de demanda. E
cada empresa deve colocar estas ações em prática de acordo com seus objetivos e necessidades.

Em muitos casos, as empresas fazem seus pedidos sem conhecerem totalmente a demanda, então, a previsão busca ajudar nesta
tomada de decisões, para que não sobrem nem faltem produtos.

Como colocar a previsão de demanda em prática?

Há dois modelos de previsão de demanda: quantitativos e qualitativos, sendo possível ainda uma combinação entre os dois:

Quantitativos
Utilizam a matemática e a estatística que, por meio da análise do histórico de demanda, permitem a identificação de padrões. Esses
padrões podem sugerir a futura demanda. Existem os métodos causais e temporais, alguns deles são: médias móveis, regressão
linear e análise de correlação, método sazonal multiplicativo e suavização exponencial.

Qualitativos
São baseados em análises e avaliações feitas por especialistas. Possuem um nível de precisão mais baixo e são geralmente
utilizados devido à insuficiência ou inexistência de dados históricos. Alguns dos métodos são: Delphi, pesquisa de mercado, júri de
executivos e força de vendas.

É preciso estabelecer o tempo considerado para o planejamento baseado na previsão, pois é isso que defini o melhor método a ser
utilizado.

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Por exemplo, em previsões de curto prazo é possível utilizar um método simples do grupo quantitativo, pois não haverá grandes
mudanças. Já de longo prazo, diversas variáveis devem ser consideradas, então, é recomendado focar mais nos métodos
qualitativos, com especialistas no assunto.

Temos ainda algumas dicas que podem evitar erros recorrentes na tentativa de aplicação da previsão de demanda: não considere
apenas a previsão sem nenhuma margem de erro; não desperdice tempo buscando culpar alguém pelos erros – procure corrigi-los
– e, principalmente, não confunda previsão com metas.

Uma boa execução do processo de previsão de demanda possibilita um planejamento mais eficiente e eficaz, além de desenvolver
a capacidade da empresa de atender seus clientes com excelência. São necessários esforços, mas as recompensas geram um
grande retorno de investimento.

Por que um software integrado de gestão é altamente recomendado?

Com um software integrado (ERP é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um
único sistema), que realize o gerenciamento eficiente das informações entre as áreas, você poderá controlar seu estoque
analisando melhor as compras e as vendas. Dessa forma, será possível identificar com mais agilidade os produtos de maior
rotatividade, atuando preventivamente nas reposições.

Além do mais, o software integrado automatiza processos, otimizando a eficiência operacional e proporcionando informações
financeiras em tempo real. Com isso, será possível aumentar substancialmente a produtividade e rentabilidade em curto prazo.

Veja agora alguns benefícios que um software de gestão trará para sua empresa:

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Histórico de vendas dos períodos anteriores

Ao optar por gerenciar os processos da sua empresa por meio de um software, todas as suas vendas estarão registradas, sendo
possível analisar o histórico e emitir relatórios com as variações de faturamento. Ter esse acesso rápido fará com que a gestão de
estoque seja bastante eficiente.

Além do mais, conhecer as preferências de aquisição dos seus clientes fornece embasamento para campanhas de marketing mais
direcionadas e estratégicas.

Segurança dos dados

As planilhas de Excel são ferramentas eficientes, mas há um bom tempo deixaram de ser confiáveis para empresas com acelerado
crescimento. Para comportar todas as informações e dados gerados, não são consideradas mais um recurso seguro. A opção por
um sistema de gestão assegura o armazenamento das informações com backups constantes, sem produzir saturação nos
computadores locais.

O avanço tecnológico que a implantação de um software de gestão proporciona faz com que o investimento em um servidor para
armazenamento seja rapidamente recuperado. Sem contar que o fato da empresa dispor de informações sobre o cliente e suas
aquisições a faz caminhar um passo à frente da concorrência quanto à excelência no atendimento.

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Planejamento e controle

Um bom software permitirá planejar melhor o dia, semanas, meses e até os anos da empresa. Permitirá também a descentralização
e melhor administração do tempo. A geração de relatórios permite que você tenha em mãos informações integradas para a tomada
mais eficiente de decisões.

O controle das compras e vendas permitirá um fluxo de caixa mais apurado e saudável. De acordo com a demanda de atendimento
mensal, suas previsões serão mais assertivas quanto à reposição, permitindo um estoque de segurança, além de sustentar suas
projeções de lucratividade.

Automatização e padronização

Com a implantação de um software integrado, todos os processos serão automatizados e padronizados. Da Recepção ao
Atendimento Técnico, passando por Vendas, Recursos Humanos e Departamento de Pessoal, Contabilidade e Fiscal, desaguando
na Diretoria o comportamento processual será o mesmo. Os relatórios terão a mesma cara e as informações serão confiáveis.

Acompanhamento do crescimento da empresa

Quando o controle da movimentação da sua empresa estiver em suas mãos e a comunicação entre os setores envolvidos for
claramente identificada, você saberá que todo gasto com implantação e adequação de um software de gestão terá sido o melhor
investimento para um sólido crescimento.

A instabilidade do mercado, a concorrência e o avanço tecnológico são variáveis que você precisa considerar na hora de estudar
os melhores rumos para sua empresa, e um software de gestão de estoque pode ser de grande ajudar nessa tarefa.

As empresas, de uma maneira geral, direcionam suas atividades de acordo com o rumo que seu negócio andará. Esse rumo é
determinado a partir de previsões, e a previsão da demanda talvez seja a mais importante delas, pois é a base do planejamento

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estratégico das áreas de produção, vendas e finanças de uma empresa, e permitem que os administradores planejem
adequadamente suas ações.
Independentemente de o modelo de produção ser empurrado ou puxado a primeira medida a ser tomada é prever qual será a
demanda dos clientes no futuro. Dessa forma, é possível utilizar a capacidade eficientemente, reduzindo o tempo de reação dos
clientes, evitar perdas de vendas e diminuir os estoques.

• Todos os processos empurrados (push) são desempenhados em antecipação à demanda dos clientes;
• Para os processos push, os gerentes devem planejar o nível de produção;
• Todos os processos puxados (pull) ocorrem em resposta à demanda do cliente;
• Para os processos pull, os gerentes devem planejar o nível da capacidade que será disponibilizada.

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Nas empresas, importantes decisões por área funcional se baseiam em previsão de demanda. Veja:
• Produção: Programação, controle de estoque e planejamento agregado;
• Comercial e Marketing: Alocação da força de vendas, promoções, lançamento de novos produtos;
• Finanças: Investimento na fábrica e em equipamentos e planejamento orçamentário;
• Pessoal: Planejamento da mão de obra, contratações e demissões.
O ideal é que essas decisões não sejam segregadas por área funcional, pois exercem influência entre si e são mais bem realizadas
em conjunto.
Para utilizar os métodos de previsão de demanda e gerenciar adequadamente os estoques que garantam a otimização dos custos
logísticos e o nível de serviço prestado aos clientes, os gerentes devem tomar 3 decisões importantes:
• O que prever;
• Qual tipo de técnica de previsão de demanda utilizar;
• Que tipo de software utilizar.

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Logística Reversa

A logística reversa é um ramo da logística que remete para a movimentação de um determinado produto, desde o ponto onde foi
consumido até o ponto onde foi produzido. A recolha de alguns tipos de lixo reciclável (como garrafas de plástico) é um dos exemplos
de logística reversa. Outro exemplo de logística reversa pode ser verificado no serviço dos Correios, mais concretamente na remessa
de documentos e mercadorias em devolução.

A logística reversa (LR) tem como objetivo reaproveitar alguns resíduos sólidos, diminuindo a necessidade de utilizar matéria prima,
reduzindo consequentemente o impacto ambiental.

Atualmente as empresas encontram-se inseridas em um ambiente de grande competição devido ao advento da globalização.
Para se tornarem mais competitivas e sobreviverem à concorrência acirrada é importante que as empresas tenham um bom controle
sobre suas atividades, obtendo, assim, bons lucros com o mínimo de custos possível. Sendo assim, planejar a produção se torna
um fator crucial para uma boa atuação no mercado.
Dentre as atividades de planejamento da produção estão as políticas de gestão de estoques. Saber gerenciar bem os estoques de
matéria-prima e produtos acabados é um fator que pode garantir um melhor desempenho para qualquer empresa, pois estes
envolvem custos de grande relevância em um ambiente competitivo.
Uma forma de gerir os estoques de forma eficiente é baseando-se na previsão de demanda. Esta é capaz de oferecer noções bem
aproximadas da necessidade de estoque da empresa, viabilizando investimentos corretos na capacidade de produção, na aquisição
de matéria-prima, na manutenção de estoques de produtos acabados, evitando, assim, custos desnecessários e garantindo o
atendimento eficaz ao mercado.
Dentre as finalidades da administração de estoques, as principais são:
-Reduzir perdas e furtos de mercadorias;

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-Assegurar a quantidade e a qualidade das mercadorias;
-Reduzir o excesso de compras;
-Evitar a estocagem desnecessária;
-Fornecer elementos para cálculo das mercadorias.
Administrar estoque é evitar o excesso ou insuficiência de abastecimento ou extravio de insumos ou mercadorias o excesso de
estoques representa maiores custos para a empresa, não só operacionais (espaço, cuidados, entre outros), como financeiros
(recursos investidos) por outro lado, a insuficiência representa paralisações no processo produtivo, queda de produtividade, perda
de venda, ou seja, menores retornos para o empresário.
Finalmente, os controles evitam perdas, extravios ou até roubo de produtos e ou mercadorias, significando redução de custos na
empresa.

Confira a seguir dez dicas fundamentais para um controle de estoque eficiente!

1. Planeje compras fazendo projeções de demanda

A previsão de demanda é um ponto importante para as estratégias de otimização do controle de estoque. Prevendo a quantidade
exata de produtos e serviços que precisará em cada período, você garantirá uma compra mais enxuta. O que faz a mercadoria girar
mais rápido e liberar espaços importantes no estoque.

Melhor do que isso. Você garantirá que não falte os produtos e serviços certos no momento em que mais são procurados. Assim,
então, aumentando o volume de vendas.

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Para isso acontecer, analise o histórico de saídas de mercadorias cruzando as informações do volume com o período. Dessa forma,
você descobre o período sazonal de cada um.

E assim, você poderá projetar demandas futuras, planejar compras melhores, negociar descontos e custos de entrega. Além de
eliminar os riscos de receber produtos atrasados.

2. Considere os prazos de entrega no planejamento

Muitos gestores não consideram os prazos reais em que devem receber as compras após a encomenda. E acabam culpando os
fornecedores por não lhes darem a devida atenção. Isso significa falta de planejamento de compras.

Não considerar o prazo de entrega faz com que as encomendas sejam feitas em cima da hora. O que faz impossível de serem
atendidas pelos fornecedores, que também possuem seus métodos e padrões de entrega.

Você pode até mudar de fornecedor para um mais próximo ou que atenda mais rápido, mas o problema continuará. Isso, pois ele
também terá o seu prazo para entregar as encomendas.

O prazo de entrega deve ser contado a partir do momento em que você realiza a encomenda (fecha o negócio de compra com o
fornecedor) até realmente recebê-la em seu estoque. Então, pesquise junto aos fornecedores quais são os prazos reais, com margem
para atrasos.

Em alguns casos, é possível negociar um prazo menor, mas dependerá do volume e frequência de compra.

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3. Escolha os fornecedores que melhor te atendam

O fornecedor não deve ser escolhido apenas pelos preços de vendas, mas também pela qualidade dos produtos e serviços
oferecidos, pelos prazos de entrega, pelas condições de pagamento, pelo relacionamento etc. São muitos fatores a serem
considerados, e cada um tem a sua devida importância para o negócio.

Por isso, faça uma análise mais detalhada deles. Liste cada fornecedor na vertical com os atributos na horizontal. Dê um peso para
cada atributo (nota, pontos etc.). Por exemplo: se considerar o prazo de entrega mais importante, dê uma pontuação superior a esse
fator para o fornecedor que entregar mais rápido.

Um bom relacionamento e uma boa negociação de prazos de entrega com seus fornecedores pode ser um grande diferencial para
a sua empresa. A pronta entrega pode fazer com que sua empresa possua determinado produto antes de seus concorrentes.

Agora, pesquise essas informações com os fornecedores, pontuando cada fator de acordo com o peso que tem para o seu negócio.
Some as pontuações e descubra quais são os melhores fornecedores para a sua empresa. Lembrando que essa pesquisa deve ser
feita periodicamente.

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4. Tenha ajuda de uma consultoria
Se você não tem uma equipe estruturada para fazer o controle de estoque, possivelmente faltará tempo para executar todas as
tarefas e ainda pensar na gestão estratégica. Mas isso não precisa ser assim. Você pode contar com uma consultoria para ajudar
você a colocar tudo nos eixos.
Alguém que entenda bem sobre controle de estoque, leis, regulamentações, tributações e incentivos fiscais pode ajudar a empresa
a economizar muito dinheiro e contribuir para a implementação de uma gestão mais eficiente e com menos erros. De modo geral, é
importante para trazer know how para o negócio.
5. Cadastre os seus produtos

Cadastrando todos os seus produtos no estoque, sua gestão neste processo fica muito mais organizada e facilitada. É importante
fazer a atualização da contagem de estoque a cada nova entrada ou saída de produto.

Fazendo isso, você saberá exatamente quando há falta ou excesso de produtos, e terá a noção precisa do momento certo para
realizar novas compras com seus fornecedores, ou então o momento para fazer liquidação de possíveis produtos em excesso.

Para fazer um controle de estoque eficiente é importante que você delimite o estoque máximo e mínimo de cada produto de acordo
com a demanda de cada um.

Separando os seus produtos por suas respectivas categorias fica muito mais fácil organizar e fazer um bom controle de estoque.
Dessa maneira, você poderá saber a natureza, especificações, características e tipos de produtos que estão disponíveis no seu
estoque.

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6. Faça um inventário de estoque

A partir da contagem, cadastro e categorização de todos os seus produtos, é recomendável fazer um inventário de estoque. Ou seja,
é preciso calcular o valor somado de todos os produtos disponíveis no estoque.

Com o inventário, fazer um controle de estoque eficiente se torna uma tarefa mais fácil. Isso porque possibilita ao empresário o
planejamento e realização de ações estratégicas. Assim, visando a otimização do giro de estoque, de forma a não deixar produtos
parados por muito tempo.

7. Fique atento aos indicadores de resultados

É importante fazer um constante e rigoroso registro de suas vendas a cada nova saída de seus produtos. Isso permite identificar
quais os seus produtos que possuem uma maior demanda no mercado e quais deles não obtém o retorno esperado.

Esse controle de produtos mais e menos vendidos é o que chamamos de ABC de vendas por produtos. Isso é essencial para que
sua empresa foque na compra de produtos realmente necessários para o estoque e reduza gastos desnecessários.

Outro importante indicador para fazer um controle de estoque eficiente é o que chamamos de cobertura de estoque. Ela serve para
apontar se o seu estoque é suficiente ou não para atender as médias de compra de acordo com o registro de todas as saídas de
seus produtos.

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Para calcular a cobertura de estoque, é preciso fazer o cruzamento do número de produtos que você possui em seu estoque com a
sua previsão média de vendas.

8. Integre os setores de sua empresa

O estoque não deve em hipótese alguma ser tratado como um setor isolado dentro da empresa. Isso porque um controle de estoque
eficiente é essencial para o bom funcionamento de todos os setores da organização em si e vice-versa. Já que todos eles precisam
trabalhar em torno de uma boa gestão de estoque.

Vamos a exemplos práticos dessa necessidade de integração entre os setores da empresa: vamos supor que o setor de vendas
verificou um aumento significativo da demanda para determinado produto.

Neste caso, essa informação precisa ser devidamente repassada ao setor de produção ou o setor responsável pela negociação com
fornecedores. De forma a aumentar a quantidade daquele determinado produto no estoque.

Se os profissionais responsáveis por cuidar da saúde financeira do empreendimento demonstram preocupação com o atual
orçamento empresarial, é preciso haver um diálogo. Isso, de forma a reduzir o estoque e evitar gastos excessivos, evitando assim
possíveis situações de endividamento da empresa.

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9. Categorize os seus produtos

Como existem estoques de vários tamanhos, é preciso administrar esses itens da forma mais abrangente possível.

Talvez você já tenha ouvido falar na Curva ABC, também conhecida como Ótimo de Pareto. O economista italiano Vilfredo Pareto
ficou famoso pelo seu trabalho, que trata a respeito do conceito de eficiência. É com base em seus estudos que chegamos à Curva
ABC.

Sendo uma representação gráfica de itens em análise, essa definição de grupos ou categorias avalia a importância de cada um deles
dentro do contexto em que se encontram.

Assim, é possível identificar o que é mais importante ter na sua empresa. É com base nesses parâmetros que a gestão de estoque
costuma trabalhar. Ou seja, minimizando a margem de erro da compra de produtos ou insumos, mas sem perder de vista aqueles
que realmente fazem a empresa girar.

Para que você possa aplicar essa metodologia em seu negócio, é necessário identificar itens ou grupos de itens e a sua
movimentação média. Lembre-se que estamos tratando de velocidade de reposição de estoques e margem de resultados.

Vamos, então, separar cada item em um grupo, entre A, B e C. Em alguns casos, existe ainda a categorização em um quarto grupo,
o D. Mas tal grupo não é tão comum de ser encontrado em literaturas técnicas nacionais.

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Grupo A

Esses itens são o que podemos chamar de carro-chefe dentro do negócio, representando o maior volume de reposições da empresa.
Como já falamos, podem ser:

• produtos que você revende;

• compras que faz de suprimentos, como material de escritório e limpeza, por exemplo;
• insumos para a sua produção.

O fato é que se sua empresa ficar sem esse tipo de material, tudo para — pois eles são os seus principais itens. Pela teoria de
Pareto, eles representam em torno de 20% de todo o seu inventário, no que diz respeito à quantidade de itens que você compra.

Por outro lado, eles correspondem a 80% do seu gasto de verba e têm a maior rotatividade.

Grupo B

Itens intermediários. Não são nem os mais demandados, mas também não ficam muito tempo parados. Em comparação aos do
grupo A, possuem uma quantidade um pouco maior: giram em torno de 30% de tudo que você costuma comprar.

Contudo, com relação ao investimento, eles ficam somente na casa dos 15%. Para facilitar a logística, os componentes dessa
categoria ficam também armazenados no meio do caminho. Não são nem os mais facilmente acessados, mas também não podem
ficar lá fundo.

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Grupo C

Essa categoria de produtos é o que sobra quando retiramos os outros dois grupos anteriores. Representa 50% do número de itens,
mas corresponde somente a 5% do custo do estoque.

Normalmente, como eles têm uma rotatividade menor, você não precisa comprar sempre. E só vai adquirir uma quantidade maior se
o desconto que estiver negociando for realmente alto; já que o seu investimento, nesse caso, provavelmente vai demorar mais a
retornar.

Se forem produtos para revenda, acabam sendo aqueles com maior lucratividade, afinal, é preciso compensar o espaço e o gasto
de manutenção de estoque.

Como falamos, em alguns casos você pode encontrar uma categoria D. Basicamente, ela se refere ao excesso de estoque ou
produtos e insumos obsoletos. O ideal é que esse volume seja sempre o mínimo possível, pois não tem muita utilidade para a
empresa e ainda acaba demandando algumas despesas.

10. Conte com ferramentas de gestão

Com o avanço das tecnologias de internet, você não precisa mais fazer todo o trabalho manualmente. Um sistema de
gestão na nuvem pode automatizar diversas tarefas, liberando mais tempo para você se dedicar ao planejamento estratégico do
negócio.

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O controle de estoque ganhou muito com essa novidade e agora pode ser totalmente gerido. Assim, reduzindo os riscos de erros e
até de retrabalhos. Os gestores podem analisar os relatórios emitidos e compreender como está o andamento dos processos como
um todo e também por setor.

O próprio software pode indicar quando houver necessidade de aquisição de novos produtos. Isso, de acordo com a saída deles do
estoque e o valor que precisa ser disponibilizado para sua aquisição.

Esse tipo de ferramenta traz vantagens para toda a empresa. Uma vez que pode controlar melhor as vendas, as compras, as finanças
e a administração de setores. Tudo baseado em relatórios detalhados ou simplificados, diários ou mensais, de acordo com a
necessidade.

Dessa forma, quantidade de mercadorias em estoque, ordens de compras, dados históricos e outros podem ser atualizadas em
tempo real. Além disso, um software de gestão baseado em nuvem possibilita que todos os seus dados sejam acessíveis.
Independentemente da hora e local que estiver.

Ou seja, não importa onde você está ou qual dispositivo móvel está usando. Se tiver uma conexão com internet, poderá acessar o
sistema, verificar dados e realizar tarefas — tudo em tempo real. Imagine o tempo e dinheiro que poderia economizar com locomoção
ao agregar essa mobilidade aos dados do estoque.

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CONTROLE DE ESTOQUES, DEMANDA DEPENDENTE E INDEPENDENTE
Quais as dificuldades nas organizações na atual conjuntura macroeconômica e política?

Uma delas é reduzir custos e adequar as empresas ao tamanho do mercado. Logo você recebe uma pressão grande para
redução dos seus estoques.

A velha máxima que ouvimos várias vezes: “Quando os ventos mudam, temos que ajustar as velas do barco” é uma grande
verdade!

Mas como ajustar as velas do barco no turbilhão que estamos passando?

Como disse um dos mestres da Administração:

“O planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro de decisões presentes. ” Peter Drucker

Portanto, estamos pagando hoje com problemas, das más decisões que tomamos ontem!

No Brasil o custo do dinheiro é o mais alto do mundo e um planejamento errado custa caro para as companhias. Uma da forma
de pagar os erros que tomamos é através do excesso e do desbalanceamento dos estoques.

Na atual crise, você já teve a necessidade de reduzir os estoques?

Abaixo vou ensinar 5 regras para um bom controle de estoques:

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Regra #1: Crie Standards de armazenagem

Para um bom controle de estoque nada melhor que além de confiarmos em nosso sistema, termos também regras de armazenagem,
ou seja, crie tamanhos e tipos de embalagens para cada produto, assim quando aumentamos os estoques, as embalagens nos
avisam de forma visual onde está o excesso. Como funciona isto, basicamente não temos mais onde colocar produtos, logo
visualmente o estoque “gritam”: ei, aqui não cabe mais nada, chega!

Portanto, a dica 1: Crie tipos de embalagens para cada tipo de produto e estabeleça o máximo de quantidade de embalagens por
produto. Estabeleça a regra e divulgue para o seu time.

Regra #2: Revise os estoques de segurança

Os ERP´s nas organizações possuem regras de estoques de segurança, ou seja, estabelecem um mínimo de quantidade de
produtos por tipo de dificuldade de reabastecimento, reposição do estoque.

O tempo vai passando e quando vemos, os estoques estão aumentando, porque falta uma revisão detalhada dos estoques de
segurança. Não perca tempo, reduza o estoque de segurança e se não for possível rever, renegocie também com os seus
fornecedores para reduzir os lotes mínimos.

Regra #3: Controle melhor seus estoques

É importante salientar que o controle dos estoques é primordial para você obter o máximo de rendimento das aplicações financeiras
da companhia.

Como controlar os estoques de forma eficiente?

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Um caminho é aplicar tecnologias de controle como o WMS, códigos de barras, VMI entre outros, ou seja, fazer uso de tecnologia,
que a curto prazo faz-se necessário investimentos, mas que a longo prazo o retorno é evidente com ganhos de redução dos estoques
e eficiência na acuracidade dos mesmos.

Um caminho é você implementar o inventário cíclico, que nada mais é do que conferir com certa periodicidade os principais itens
que compõem o seu estoque.

Regra #4: O que fazer com a demanda dependente e independente

Primeiramente, o conceito de demanda dependente e independente deve estar presente na companhia.

Quando falamos de demanda dentro de um sistema MRP/MRPII, devemos ter em mente que existe uma divisão desta. Entendendo
o que é demanda dependente e independente facilitará a programação de fornecedores e da fábrica, principalmente quando temos
itens críticos e com longo lead time de fabricação.

Os itens de demanda dependente são aqueles que estão ligados aos planos de produção ou a itens pai, estes estão também dentro
de uma estrutura de produto e logicamente dependem da demanda deste nível hierárquico para serem programados, sendo assim,
por exemplo, todos os itens comprados ou componentes fabricados internamente seriam de demanda dependente, porque
necessitam que sua fabricação seja acionada por outro produto final.

Já os itens acabados, o produto final, são de demanda independente não dependendo de outro nível de estrutura para serem
calculados e fabricados. Outro exemplo de demanda independente são as peças de reposição, pois são fabricadas de acordo com
um pedido direto do cliente.

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Cuidado para não misturar itens ou produtos que são de demanda dependente com os que são de demanda independente e estes
dependem somente da necessidade do mercado.

Regra #5: Quais os tipos de estoques

Uma forma de classificar os estoques é separar por tipos. Uma ferramenta que você pode seguir é usar a famosa curva ABC de
estoques, ou seja, quais são os itens que mais giram em valor em um determinado tempo, por exemplo. Você pode calcular as
entradas de materiais no período de 12 meses e saber quais são os 20% em valor que mais movimentaram neste tempo. Com estas
informações em mãos, pode-se avaliar quais os restantes dos materiais movimentam pouco e cuidar as compras destes. Também
fazer promoções de venda dos itens de baixo giro, tendo como consequência a redução do valor total de estoque da organização.

Demanda dependente é aquela relativamente previsível porque depende de alguns fatores para acontecer. Um item é
considerado de demanda dependente se o seu consumo puder ser programado internamente, ou seja, os itens da demanda
dependente são usados na produção interna de outros itens. A quantidade programada para consumo depende das expectativas da
empresa em relação ao comportamento do mercado, onde através de uma previsão de demanda de um ou mais itens de demanda
independente, a programação da produção é estabelecida. A demanda dependente procura fazer uma estimativa da demanda futura,
prevendo os recursos que possam suprir essa demanda e tentando responder rapidamente se a demanda real não corresponder à
prevista. Os itens da demanda dependente dependem da previsão de consumo dos itens A abordagem a seguir é a de requisição,
onde a quantidade pedida e o momento em que ela deve estar disponível na produção estão relacionadas as previsões de mercado
ou encomendas realizadas por clientes. Ex.: O item pneus em uma montadora é dependente do número de veículos demandados
pelo público (5 pneus por carro).

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Demanda Independente é aquela que depende das condições de mercado e que está fora do controle imediato da empresa.
Mesmo que a empresa possa interferir ou estimular essa demanda através de alguns eventos como promoções ou reduções de
preços, a quantidade final demandada do item dependerá do mercado. Terão que suprir a demanda sem ter qualquer visibilidade
concreta antecipada dos pedidos dos consumidores.

Os itens da demanda independente são os produtos acabados e as peças, e outros materiais para reposição. Qualquer empresa
que tenha como negócio a venda de produtos (como lojas e distribuidores) terá em seus estoques somente itens de demanda
independente. Os consumos desses itens podem ser advindos de uma previsão da demanda, sujeita a riscos e incertezas. É uma
situação diferente daquela onde a empresa pode programar o consumo de quantidades determinadas de pelos menos alguns de
seus itens. A abordagem é de reposição de estoque, pois quando um item é usado deve ser reposto, onde é necessário conhecer a
estimativa de demanda futura para se saber o momento da reposição e também a quantidade que deve ser adquirida ou fabricada
para estoque, são as matérias-primas componentes dos produtos, e as peças para montagem.

Ex.: veículos montados.

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CONSTRUÇÃO DE CALENDÁRIOS E ORÇAMENTOS DE COMPRAS
Com a atual crise financeira vivida no Brasil, realizar o planejamento de compras é extremamente importante para o funcionamento
de qualquer empresa, seja grande ou pequena, e de qualquer segmento. Os gestores das organizações precisam entender a
necessidade da aquisição e dominá-la para evitar prejuízos.
Por meio do planejamento de compras é possível calcular o preço da venda, sendo fundamental para o sucesso da ação, sem contar
que é através deste planejamento que os empresários, gestores e gerentes conseguem organizar as contas da instituição, tanto
para receber e pagar.

Além de pedir cotações para novos fornecedores e os tradicionais, é preciso analisar criteriosamente cada orçamento, saber
identificar os pontos fracos, os gargalos logísticos, fazer questionamentos e negociar condições que sejam favoráveis para seu
negócio.

No momento em que se encontra o país, o resultado da empresa, com lucro ou prejuízo pode sofrer interferência pela realização do
processo de compra. Para fugir dos resultados negativos e alcançar o sucesso do seu negócio, confira dicas de como fazer o
planejamento de compras, nos tópicos abaixo.

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Previsão de vendas

A primeira etapa para a construção de um bom planejamento de compras é identificar como deve ser a sua demanda de vendas.
Para isto, é necessário pensar no futuro e verificar o potencial de vendas da sua empresa, tendo em mente a comercialização, para
que assim, possa ter conhecimento de quanto deverá ser a produção.

A previsão de vendas varia conforme o segmento de atuação e o prazo estabelecido pela empresa. Algumas informações são
adquiridas ao longo do tempo, quando já se tem mais experiência, pois se trata de uma projeção de uma demanda importante para
o futuro. Mesmo que seja realizada apenas uma estimativa.

Depois de projetar o que irá produzir, é essencial incluir itens ou insumos que farão parte da sua cadeia de produção. A partir disto,
conta-se com uma lista de itens e quantidades, que devem ser adquiridas para suprir a demanda projetada.

Planejar e controlar a produção

Realizar o planejamento e controle da produção permite identificar os detalhes do processo produtivo, fazendo com que saiba
quando, como e quais as quantidades de insumos podem ser aproveitadas. É importante ajustar o orçamento da empresa às suas
necessidades, ou seja, mesmo definindo o que irá comprar e como, é preciso sempre levar em conta o fluxo de caixa, as previsões
de orçamentos e os lucros que serão projetados.

A frequência também é fundamental para que seja formalizado vários prazos de entrega, que devem ser monitorados
minuciosamente. Toda empresa tem sua própria maneira de realizar a sua produção, em algumas delas, este processo faz parte do

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segredo do negócio, o sucesso dela. Por sua vez, em outras o sistema ‘just-in-time’ relata o exato momento, em que o insumo será
usado na linha de produção. Com isso, é preciso manter um controle e assertividade maior com relação a aquisição, transporte e
recebimento.

Deve-se ter o maior cuidado para não contar com falhas, pois pode interromper toda a rede de produção, fazendo com que a empresa
tenha muito prejuízo financeiro ou de imagem organizacional, que sem os devidos planejamentos, pode colocar tudo a perder. Essas
questões irão depender de como sua empresa está posicionada dentro da cadeia de suprimentos, que pode contar com diversas
plantas fabris, várias instituições, chegando até a conglomerados industriais localizados em diversos ambientes.

Lista de fornecedores
Não adianta planejar todo o processo de produção, sem ter fornecedores confiáveis, que possam cumprir os prazos e tenham um
atendimento de qualidade. Contar com bons fornecedores é fundamental para o planejamento de compras, eles serão essenciais
para as demais etapas da gestão de compras, sua escolha deve ser minuciosa.

É necessário conhecer os fornecedores pessoalmente e seus locais de trabalho, atrás de informações sobre a empresa, levando em
conta sua idoneidade, e experimentar suas matérias primas são imprescindíveis. Sem dúvidas, trará qualidade e conceito para ele.
Para que a escolha dos parceiros seja ainda melhor, sugere-se a atribuição de ‘score’ para os fornecedores.

Deve ser feito uma lista com todos os requisitos que devem ser contemplados por eles, levando em conta: menor preço, cumprimento
do prazo de entrega, qualidade das mercadorias, disponibilidade e comprometimento. Depois que é adquirido o produto do parceiro,

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atribui-se uma nota para cada item da lista. O score do fornecedor pode ser a soma das notas ou uma média, depende da sua
preferência, o importante é conseguir fazer uma comparação com todos os fornecedores.

Fique atento aos prazos de entrega

Os prazos de entrega devem atender à gestão de estoque da empresa. Mesmo que tenham bons preços, se os produtos não
estiverem disponíveis para venda e consumo no prazo determinado, o orçamento não é viável.

Otimizar a gestão do estoque

É comum que as organizações tenham um local para realizar o reabastecimento das mercadorias, que é um número mínimo que
determinado insumo deve ter estocado. Depois desse número, é preciso que a empresa faça a reposição do produto.

Otimizar o estoque faz com que menos produtos sejam armazenados, e estoque parado, nada mais é que seu dinheiro parado. Ele
deve estar sempre em rotatividade. A solução é ter uma ferramenta que possa controlar a produção e que esteja interligada com o
estoque, fazendo com que o pedido de compras seja gerado automaticamente, tornando-se um diferencial para as empresas.

Se informatizar é quase uma obrigação, tratando-se de uma produção mais complexa, dependendo da quantidade de processos e
itens do estoque. Quando a empresa é de porte menor, ela pode realizar o controle de estoque por meio de planilhas eletrônicas e
com anotações manuais.

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Capacitação dos colaboradores
Ter um sistema que auxilie a gestão do estoque da empresa altamente informatizado é fundamental, mas de nada vale se a equipe
de colaboradores não sabe operar essas ferramentas. Faça com que seus funcionários fiquem atualizados em relação aos processos
da empresa e as questões tecnológicas. É importante que o responsável pela empresa esteja preparado para esta capacitação,
assim como o departamento pessoal.

Segurança do estoque

O planejamento de compras engloba manter a segurança do estoque, de acordo com o tipo de produto, em alguns casos, como por
exemplos, os itens inflamáveis, necessitam ser mantidos bem longe de fontes de fogo, já quando o assunto é os alimentos, estes
devem ser armazenados em locais limpos e que circule mais ar.

O ambiente onde o estoque deve ser armazenado, precisa ter a proteção contra quaisquer problemas que possam aparecer que
provoquem prejuízos como enchentes e incêndios, assim, é evitado a perda de materiais em meio à crise do país, em que o momento
é de pensar em como manter o lucro.

Fornecedores: Negociação

Com uma quantidade de fornecedores, chegou a hora de negociar as aquisições. As quantidades devem ser calculadas levando em
conta o estoque atual. É preferível se reunir pessoalmente com a pessoa responsável pela empresa fornecedora e discutir como

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será feita a compra, mesmo que isto leve a exaustão. Para este momento, todas as informações precisam ser transparentes, o
responsável pela aquisição deve ser ciente de toda a negociação e ter o maior esclarecimento possível.

Negocie valores com argumentos reais

Um bom gestor de compras sabe argumentar e negociar valores de forma justa. Para isto, ele coloca na negociação o destaque
que um produto e fornecedor terão ao serem oferecidos para os clientes da sua empresa.

Além disso, ele não desconsidera novos fornecedores apenas por seu pouco tempo de mercado, mas negocia um valor justo para
a mercadoria considerando o risco da não aceitação da novidade por seus clientes.

Por isso, ao negociar valores e orçamentos, tenha em mente que existe uma troca de “imagem”, e isso é fundamental para as duas
empresas. Quando uma empresa entrega produtos de baixa qualidade ou que não cumprem o que foi previamente acordado, trai a
confiança do comprador e coloca em risco a sua reputação com os clientes.

Considere as formas de pagamento diferenciadas

Valorize sempre os orçamentos que apresentam mais de uma forma de pagamento, preferencialmente aqueles que não cobram
juros em eventuais parcelamentos.

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Elas são boas opções para fazer a gestão financeira alinhada com a gestão de compras. Realizar grandes investimentos em um
pedido e ficar descapitalizado pode representar um risco para a saúde financeira da empresa, ou pelo menos a indisponibilidade de
poder aceitar oportunidades de compra de última hora no mercado.

Os pagamentos à vista precisam ter bons descontos justamente para compensar eventuais perdas e riscos inerentes ao setor de
compras ou proporcionar compras maiores para criação de estoques de segurança.

Outros fornecedores

Algumas pessoas afirmam que quem tem um único fornecedor, não possui nenhum. É fundamental contar com outro fornecedor
para o fornecimento dos insumos para a empresa. Ter uma carteira de fornecedores faz com que sua empresa nunca fique sem
produzir por conta de insumos.

Contar somente com um fornecedor é um risco tremendo para a empresa, pois pode haver problemas com o prazo de entrega, e até
mesmo, com o aumento de preço que não estava esperando. Por isso, é sempre bom contar com uma segunda, terceira e quarta
opção. Mas vale ressaltar que o fornecedor alternativo apresente as mesmas características do principal, ainda mais em se tratando
de qualidade. Não se deve arriscar a diminuição no padrão da mercadoria por conta da troca de fornecedor. Lembre-se, o cliente
preza pela qualidade!

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Reunindo a concorrência

Não é difícil ver empresas que possuem de incluir no seu planejamento de compras uma reunião com os fornecedores para
apresentar todas as suas necessidades para àqueles que se interessarem. O benefício deste tipo de ação é juntar todas as
informações e sanar as dúvidas de todos no mesmo local.

É imprescindível que todas as exigências do fornecimento sejam passadas, assim como toda a parte financeira. É necessário
detalhar todos os critérios que deverão ser levados em conta para a escolha do fornecedor, que se torna essencial para manter a
transparência, e a ética na negociação com os demais.

Depois de definido o parceiro, pode ser personalizado um contrato de fornecimento, contendo todas as responsabilidades e
penalizações em caso de descumprimento. É claro que isto irá depender do grau de importância, prazo de entrega e do material que
será cobrado.

Tenha em mente um segundo plano

Embora faça um planejamento de compras que abranja muitos detalhes, que não dê brechas para muitos erros, imprevistos podem
acontecer. Diante desta situação, recomenda-se que você tenha em mãos um segundo plano, que seja capaz de cumprir com uma
emergência, até que consiga voltar para aquilo que planejou desde o início.

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COMPRAS ANTECIPADAS
Atualmente, a função de compras, também conhecida como gestão de aquisição, é de extrema importância estratégica em
face do volume de recursos, principalmente financeiros, deixando de ser uma atividade burocrática e repetitiva e um centro de
despesas e não de lucros como era vista antigamente. Tal função é também parte do processo de logística das empresas, ou seja,
é parte integrante da cadeia de suprimentos. É de responsabilidade da área de compras o cuidado com os níveis de estoque da
empresa.

Com o crescimento e o aperfeiçoamento da Big Date no Brasil, nota-se cada vez mais que a curva de compras para o Natal
tem sido alterada, as vendas para a principal data do varejo, até então, estão sendo antecipadas na Black Friday. "Tem sido uma
tendência, mas isso não significa que as vendas de Natal diminuíram, e sim que o calendário de vendas, que antes durava 15 dias,
agora tem que ser encarado como sendo de um mês” afirma Ricardo Bove, Diretor da Black Friday, lojistas, tanto do e-commerce,
como do físico, devem aproveitar para "fidelizar" ou atrair novos clientes através de ações promocionais.

A área de compras em três pilares fundamentais:

• Excelência do time de compras: time de alta performance com objetivos alinhados com a estratégia da empresa para ser um
catalisador não só para a geração de valor, mas para a sustentabilidade dos mesmos.
• Excelência nas categorias: aplicação do strategic sourcing (fonte estratégica - tem papel fundamental para o equilíbrio
financeiro de um negócio, já que é um método de aquisições que avalia o custo total dos insumos (e não somente o menor
preço oferecido) antes de ocorrer a efetivação de cada compra).

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 • Excelência dos Fornecedores: gestão do relacionamento com fornecedores como diferenciador para gerar vantagem
competitiva.

Nesse contexto, acreditamos que a área de Compras do futuro deva ter as seguintes características:

a) Colaborativa: maior relação de participação cotidiana entre o fornecedor e comprador, troca de dados online e eletrônica,
planejamento e metas alinhadas e compromissadas, responsabilização definida e negociada com indicadores de performance
exigentes com foco em resultado e eficiência operacional com o objetivo de gerar maior influência no planejamento de produção do
fornecedor e redução de custo na cadeia.

b) Ágil e eficaz: fluxo de compra e abastecimento com fluidez e sem interferências comerciais, financeiras, tributárias que são
inerentes ao processo de renegociação de ônus e bônus bilaterais;

c) Preditivo: (Que se pode predizer, prever por antecipação, com antecedência) alavancagem de big data e inteligência artificial
para evolução do planejamento de compras através da gestão, acurácia e cruzamento de dados do produto, performance e
segmentação cliente/consumidor (perfil e comportamento), compras planejadas/antecipadas para diferentes canais de venda;

d) Evolução ao modelo no ambiente Omnicanal: (Omnical significa ter uma comunicação que atua de forma linear em todos
os canais, sejam eles online (web, app, redes sociais) ou off-line (TV, lojas físicas, rádio) ter um processo de compra que permita
que o cliente possa ser atendido da forma desejada com o prazo e custo escolhido;

e) Agente catalisador de mudanças através da liderança de esforços multidisciplinares na organização;

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 f) Maior papel estratégico: maior influência e participação nas decisões estratégicas da companhia, por exemplo, inovação,
portfólio de produtos/ categorias, margens, precificação e desenvolvimento de fornecedores;

ACURÁCIA DOS ESTOQUE

A acuracidade tem sua origem da palavra em inglês “acurate” que significa “preciso, exato”, ou seja, podemos dizer que
significa o grau de ausência de erro ou um grau de conformidade com um padrão. Então podemos dizer que acuracidade dos
estoques é o resultado de uma apuração pontual das quantidades físicas em comparação com as quantidades registradas no sistema
de controle das entradas e saídas do estoque. São índices baseados na relação existente entre as informações levantadas nos
inventários.

É a apuração e análise do estoque do varejista daquilo que está presente fisicamente na loja e, também, o que está registrado no
sistema de controle de mercadorias. Aliás, em alguns lugares do país essa operação é chamada de “auditoria de estoque”.

Ou seja, acuracidade é a precisão dos dados e informações de um estoque.

Só é possível obter acuracidade no inventário de uma loja quando as informações apuradas no estoque físico são exatamente
compatíveis com as que estão registradas no sistema de controle de mercadorias do estabelecimento.

Inventário: é um documento contabilístico que consiste em uma listagem de bens que pertencem a uma pessoa, entidade ou
comunidade.

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Por que promover um alto nível de acurácia em seu estoque?
Para aumentar a assertividade no planejamento de suas compras, reduzir os indicadores de ruptura, minimizar e reverter a curva
de perdas e extravios, ganhar maior confiabilidade do estoque contábil (sistêmico), melhorar o resultado da empresa, baixar o risco
de inconsistências nos saldos sistêmicos e poder enxergar melhor os níveis de diferenças de estoque.
E como calcular um indicador quantitativo de acurácia?
Para isso, é preciso encontrar o valor do indicador de acurácia pelo método quantitativo. Utilize a quantidade de estoque físico
apurado no inventário e divida-o pelo estoque físico. O resultado definirá seu nível de exatidão dos saldos de estoque, da média ou
de um SKU em específico se desejar.

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Ou Acuracidade = Quantidade de itens com saldo correto / Quantidade de itens verificados X 100.
Divergência = Quantidade física – Quantidade sistema / Quantidade no sistema X 100.

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A importância do cálculo das divergências é para identificar se os erros de estoque têm grande relevância em relação aos saldos
controlados pelo sistema ou se as diferenças são residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem.
As divergências podem em alguns casos, não serem consideradas como erros de inventários quando o item inventariado está sujeito
a apresentar erros pelo próprio processo de contagem. Esta tolerância é muito comum ser definida para itens cujas unidades de
medida são baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o método de conferência quantitativa
ser feito através de pesagem, em virtude das peças serem de muito pequeno tamanho (contagem por balança conta-peças).
A tolerância é o grau de aceitação do erro, isto é, da divergência conceituada no item anterior, sem que este desvio seja ajustado.
Itens típicos de serem tratados com tolerância de medição são os itens higroscópicos, que sofrem influência do grau de umidade do
ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenças quantitativas quando pesados.
Quando acontecem erros na confrontação dos registros de estoque com as quantidades físicas existentes, algumas
pessoas preferem colocar a culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema conseguisse
trabalhar sozinho. Se as informações estão erradas é porque o sistema não está sendo utilizado da maneira correta e,
portanto, a culpa é dos usuários que não colocam as informações corretas no sistema. Não será a implantação de
sofisticados sistemas de processamento de dados que aumentará a precisão das informações de estoque. O estoque é
responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os itens, desde o cadastramento até a entrega ao
usuário final.
Inventários físicos e inventários contábeis
É importante esclarecer que a medição da acuracidade que interessa ao processo de planejamento dos estoques e atendimento aos
clientes internos e externos é a comparação entre as quantidades físicas dos materiais existentes nos depósitos e as registradas
nos sistemas computadorizados.

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Nesta maneira de calcular a acuracidade, não se dá exagerada importância aos aspectos financeiros envolvidos na contabilização
dos ativos. Do ponto de vista operacional, o que interessa é a existência ou não de itens com erro. Se o erro é positivo ou negativo,
não importa; existem erros que poderão causar problemas às operações da empresa.
Vemos muitas empresas que alardeiam um alto índice de acuracidade porque o total da diferença encontrada no final do ano foi um
valor muito pequeno. Ora, isto não tem nada a ver com a problemática da acuracidade sendo somente um indicador de que o total
contabilizado não está muito diferente da soma dos valores dos itens existentes em estoque. É uma visão puramente patrimonialista
e não de perfeição de processos. Podemos estar com itens com divergências positivas (sobras) e outros itens com divergências
negativas (faltas), mas no final estas diferenças podem se anular do ponto de vista contábil.
Devemos substituir a prática de inventários gerais anuais por sistemas de inventário permanente para manter sempre corretas as
quantidades e valores dos sistemas de controle. Não adianta ter tais quantidades corretas somente uma ou algumas vezes ao ano.
2. Métodos de realização de inventários físicos
Existem quatro tipos de procedimentos para inventários. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se coaduna ao seu ambiente.
O que vamos demonstrar no próximo quadro são as diversas visões de cada um destes métodos de inventário:

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Inventário geral
É um processo de contagem física de todos os itens da empresa em uma data pré-fixada. É utilizado, usualmente, no fechamento
contábil do exercício anual ou em inventários mensais/trimestrais, para “fechamento” dos custos de produção.

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Inventário dinâmico
É um processo de contagem física de um item sempre que este atinge alguma situação pré-definida.
Uma oportunidade de contagem poderá acontecer quando o estoque ou o endereço de armazenagem do item fica zerado. Neste
momento então se processa uma verificação do estoque para ver se realmente o estoque do item ou do endereço se esgotou.
Outra oportunidade de contagem seria quando o item atingisse o nível de seu estoque de segurança registrado no sistema de
controle. Este pressuposto se baseia no fato de que se o item já está igual ou abaixo do estoque de segurança, qualquer erro que
haja poderá aumentar o risco de algum desserviço aos clientes in ternos ou externos.

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Raciocínio semelhante ao anterior é quando se realiza um inventário do item quando este atinge o ponto de reposição registrado no
sistema.
A vantagem deste tipo de inventário é economizar os recursos do pessoal do depósito, que só aplicarão esforços em fazer contagens
quando os itens estiverem em situação próxima à ruptura o que também vem a trazer uma redução de tal risco.
Inventário rotativo:
É uma contagem física, feita de maneira contínua, dos itens em estoque, programada de modo que os itens sejam contados, de
acordo com sua popularidade, a uma frequência pré-determinada.
Estas contagens são feitas normalmente na temporalidade diária, quase sempre ao iniciar o dia de trabalho.

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Uma desvantagem que pode ser levantada é a dificuldade de utilizar os funcionários dos depósitos diariamente para fazer as
contagens. Neste caso o melhor a fazer é estabelecer uma pequena quantidade de horas diariamente, em um horário de menor nível
de operações, para fazer o inventário rotativo de alguns itens de forma a não prejudicar o andamento do trabalho.
Inventário por amostragem
É empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística. Neste caso são contados apenas alguns
itens que representem uma boa amostra do universo de itens da empresa e, pelo resultado da amostragem, se infere se os métodos
de controle estão sendo bem executados.
Este método é muito recomendado quando a acuracidade dos estoques é mantida através de inventários rotativos e há uma
exigência de auditoria ao final do exercício contábil para que sejam feitos inventários gerais (que são então substituídos pelos
amostrais).
3. Modelo de programa de acuracidade de estoques
Quando uma organização toma a decisão de examinar seus procedimentos de controle de estoques em virtude de estar se
deparando com a ocorrência de muitos erros, é recomendado que se faça um planejamento das ações a serem tomadas para
implementação de um Programa de Acuracidade de Estoques.
Um modelo de tal programa, com três etapas para implementação e que proporciona excelentes resultados, pode ser visto no quadro
seguinte:

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PROGRAMA DE ACURACIDADE DE ESTOQUES

Vamos em seguida detalhar as etapas deste método de manutenção da acuracidade de estoques:

Primeira etapa: Identificação das causas dos erros de estoque
Conforme pode ser visto no modelo acima, inicia-se o programa com a seleção de um grupo de itens, procurando-se mesclar aqueles
mais movimentados com alguns de menor popularidade e de características físicas ou de localização especiais, para que sejam
inventariados continuadamente, diariamente.
Normalmente é possível se trabalhar com uma seleção de 50 a 100 itens diferentes ou 50 a 100 endereços diferentes (se o modelo
escolhido for de inventários por endereços e não por itens).

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Estes itens ou endereços são contados diariamente e todas as diferenças encontradas de um dia para outro deverão ser investigadas
em busca da causa da divergência, o que se torna mais fácil devido ao conceito de “trilha fresca”, pois um erro aparece logo no dia
seguinte a uma contagem achada correta.
Depois de encontrada a causa do erro, é necessário que se avalie o processo causador do erro para se descobrir a maneira de evitar
sua ocorrência através de uma mudança de procedimento ou, se o erro é de causa puramente humana, deve-se proporcionar ao
pessoal o devido treinamento para que o fato não mais ocorra.
Assim que as contagens diárias sucessivas param de ter diferenças, dá-se esta primeira etapa como encerrada e passa-se para a
etapa dos inventários rotativos. É interessante notar que, se param de haver diferenças naquela amostra fixa, é que conseguimos
implementar processos e treinar o pessoal de maneira a evitar a ocorrência de erros com a frequência indesejada que havia antes
do início do programa.
Segunda etapa: Implementação do método de inventário rotativo
Nesta segunda etapa, inicia-se o inventário rotativo segundo as premissas decididas no planejamento do mesmo.
Estas premissas são as seguintes:
• Tipo de contagem: as contagens podem ser feitas por item ou por endereço.
• Temporalidade: através de um processo de classificação dos itens em termos de sua popularidade, definem-se quantas contagens
deverão ser feitas de cada item ao longo de um período anual. Caso a contagem seja por endereços, podemos aumentar a frequência
de contagens já que esta maneira de inventariar é mais produtiva, consumindo menos tempo do pessoal do depósito.
• Equipe e horário de contagem: é importante que seja selecionada uma equipe constituída de pessoal com experiência nas
operações do depósito, preocupando-se também em ter na equipe alguém com habilidade para conciliação das transações de
estoque no sentido de descobrir causas das diferenças eventualmente encontradas. Quanto ao horário de efetuar a contagem,

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sugere-se sempre o horário de início de expediente, porém, outros horários podem ser definidos se no início do expediente a
possibilidade de trabalho da equipe for muito prejudicada pelas operações do depósito. O tamanho da equipe e o intervalo de tempo
de dedicação diária devem ser ajustados ao longo do tempo, de maneira a se adequarem a temporalidade definida anteriormente.
• Definir método de ajuste e auditoria: após o processo de conciliação de informações e encontrando-se ou não razões claras que
expliquem as diferenças percebidas no inventário rotativo, efetuar o ajuste do estoque no sistema com a devida anuência do pessoal
da área de contabilidade ou auditoria, de acordo com as normas da empresa. Na impossibilidade deste ajuste ser feito
imediatamente, deve-se providenciar uma transação no sistema colocando aquela quantidade faltante ou sobrante em uma situação
de bloqueio, para que o sistema não venha a autorizar transações que possam causar cancelamentos de notas fiscais ou ordens de
serviço. É importante manter registros estatísticos do número de itens e endereços contados, corretos e errados, assim como as
quantidades e percentuais de diferença, também em valor.
Terceira etapa: Inventário por amostragem anual
Este processo de aferir se o método de inventário rotativo está proporcionando os resultados esperados, deve ser aplicado
anualmente ou em qualquer época em que se desconfie da acuracidade dos estoques pela repetição continuada de divergências.
Para esta terceira etapa, devemos atender às seguintes premissas:
• Selecionar amostra: escolher um grupo de itens segundo critérios amostrais de relevância, para realizar contagens e comparações
com os registros do sistema. Estas comparações devem levar em consideração as tolerâncias de contagem admitidas para os itens
da amostra.
• Planejar e realizar o inventário: Como se trata de um procedimento típico de auditoria, é necessário que haja um planejamento
eficiente das contagens para garantir a segurança dos dados levantados.

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• Decidir necessidade de mudanças no inventário rotativo: De acordo com o resultado da amostragem feita, poderá ser necessário
aumentar a rigidez e frequência das contagens do inventário rotativo, ajustar pessoal da equipe de contagem ou mesmo, na hipótese
de resultados acima da expectativa, reduzir a intensidade das contagens rotativas.
4. Principais causas de erros na realização dos inventários
A falta de planejamento para realização dos inventários é um dos principais motivos para o seu insucesso. A preparação prévia do
ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens.

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5. Identificando as causas da inacuracidade dos estoques
Para identificar as causas dos erros de inventário pode-se utilizar o diagrama de Ishikawa, conhecido também por diagrama espinha
de peixe.
Este diagrama pode ser utilizado para a análise de problemas organizacionais genéricos, como a análise de acuracidade de
estoques. É muito utilizado em situações onde existe um efeito indesejável bem identificado.

Em empresas industriais que utilizam sistema de baixa automática das quantidades dos componentes quando da abertura ou
fechamento das ordens de produção, o cadastramento deficiente das estruturas de produto é uma das causas da ocorrência de erros
de inventário. Também nos casos de retrabalhos na produção, muitos materiais são consumidos à mais, sem a devida baixa em
estoque de tais quantidades perdidas.

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6. Dicas para o sucesso do processo de inventário
Abaixo informamos algumas providências que podem facilitar e reduzir as possibilidades de erros durante os inventários:

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SUPRIMENTO
Suprimento é o item administrado, movimentado, armazenado, processado e transportado pela logística.
Segundo Ballou, a logística de suprimentos é o ramo da logística empresarial que trata dos fluxos de matéria-prima e de produtos
para a organização, sendo o objetivo da logística de suprimentos e satisfazer às necessidades de materiais da operação. A boa
administração da logística de suprimentos significa coordenar a movimentação de suprimentos com as exigências de operação.
Logística de suprimentos é um meio de gerenciar e planejar quais itens serão necessários durante todo o processo até a chegada
ao cliente final, ou seja, para planejar o seu negócio e executar as tarefas de forma eficiente é recomendado obter alguns indicadores
de cada etapa, isto é, requer apoio tecnológico ou algum sistema de gerenciamento que ofereça esses dados de forma sistêmica.
Alguns conceitos empregados na logística de suprimentos:
Matéria-Prima
A matéria-prima é a material fonte que irá sofrer transformação, ou seja, o material que vai ser transformado para um produto
acabado. Um exemplo disto é o algodão, que vai ser transformar em fio para depois virar uma camisa ou roupa.
Sendo assim, a matéria-prima é a principal substância utilizada na fabricação na maioria das vezes, ou seja, é essencial para o
desenvolvimento ou produção de algo.
Insumo
O insumo neste caso vai ser o tipo de material, máquina ou equipamento que irá servir como suporte para o produto final, isto é,
cada um dos componentes ou elementos usados na produção de mercadorias.
Isso significa que o insumo é fundamental para o desenvolvimento ou para a produção de algo (matéria-prima, força de trabalho ou
consumo de energia).

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A logística de suprimentos é basicamente aplicada em toda a cadeia de logística, isto é, desenvolve em diversos processos até a
chegada ao cliente final.
Esses suprimentos citados acima são aplicados na maioria das cadeias, ou seja, nas indústrias de alimentos, indústria de
automobilística entre muitas outras.
A aquisição de materiais funciona basicamente no planejamento de diferentes cenários antes mesmo do pedido da matéria-prima,
isto é, fazer uma avaliação de fornecedores na interação de serviços de compra, planejamento na previsão de tempo até a chegada
do pedido e também a demanda dos materiais, ou seja, uma análise sistêmica no pedido de materiais.
Por exemplo, algumas empresas utilizam o conceito do just in time (produto certo, na quantidade certa, na hora certa) como estratégia
na aquisição de materiais.

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Logística de Suprimentos:

Entrada: O suprimento entra na cadeia como matéria-prima, isto é, fica no estoque ou almoxarifado.
Produto em Processo: O início da produção é feito pelo processo de insumo com a matéria-prima, ou seja, transformado para um
produto acabado.
Cliente: A fase final do produto é a entrega para o consumidor, ou seja, a resposta da promessa de entrega referente ao valor pago
pelo produto solicitado.

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TEORIA DOS CUSTOS DE TRANSAÇÃO
A Teoria do custo de transação é a consideração de que a empresa não possui apenas os custos de produção, mas também
os custos de transação. Esses custos podem ser definidos como custos de negociar, redigir e garantir o cumprimento de um contrato.

São os valores ocasionados à empresa por meio de transações para captação de recursos ou manutenção de sua atividade.
Em geral, quando uma companhia recorre ao mercado em busca de insumo, equipamentos, ou serviços são estes os gastos que
elas enfrentam.

Entretanto, quando as companhias recorrem ao mercado para conseguir aquilo que precisam podem encontrar custos mais
altos do que os pretendidos.

A Teoria dos Custos de Transação (TCT) foi criada por Ronald Coase, que a publicou no livro “The Nature of the Firm”, em
1937. Sua popularidade, porém, só chegou em meados dos anos 1970. Na época, Oliver Williamson passou a abordá-la em seus
trabalhos. Para Coase, sem os custos de transação, as partes envolvidas na negociação podem chegar à melhor forma de alocar
seus recursos por meio da barganha. Porém, para isso, é preciso que os direitos de ambas estejam claros.

Fatores que afetam os custos de transação

Alguns fatores afetam ou geram custos de transação:

Racionalidade limitada; (implica em uma dificuldade em processar os dados e informações que envolvem a transação).

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 Especificidade de ativos; (se refere à exclusividade do fornecedor do produto ou serviço, visa à minimização dos custos de
transação caso haja troca de fornecedor haverá aumento de custo na troca desse fornecedor).

e Oportunismo.(talvez o mais conhecido dentre os três, aborda a possibilidade de rompimento do contrato por uma das
partes).

REFERÊNCIAS:
MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 3 ed. São Paulo:
Saraiva, 2006.
https://inbrasc.liveuniversity.com/2017/07/18/como-estara-a-area-de-compras-daqui-a-5-anos/
VIANA, João José. Administração de Materiais: um Enfoque Prático. São Paulo: Atlas, 2000.
Bruno Paoleschi (2012),
https://www.sunoresearch.com.br/artigos/custos-de-transacao/
COASE, R. The nature of the firm (1937).
BALLOU Ronald H.; Logística Empresarial. Transportes, Administração de Materiais e Distribuição Física. Ed. Atlas S.A. São Paulo.
2007.

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