FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS

PROGRAMA UNIVERSIDADE CORPORATIVA – PROUNICO

CURSO DE FORMAÇÃO DO GRUPO DE MULTIPLICADORES DA
CULTURA GERENCIAL

PROPOSTA DE EXTENSÃO AO SISTEMA DE PROTOCOLO ELETRÔNICO

(SEPNET) DO ESTADO DE GOIÁS

LUDIMILA REZENDE

GOIÂNIA
2010
 FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS
PROGRAMA UNIVERSIDADE CORPORATIVA – PROUNICO
CURSO DE FORMAÇÃO DO GRUPO DE MULTIPLICADORES DA
CULTURA GERENCIAL

PROPOSTA DE EXTENSÃO AO SISTEMA DE PROTOCOLO ELETRÔNICO

(SEPNET) DO ESTADO DE GOIÁS

LUDIMILA REZENDE

Projeto apresentado ao curso de

Formação do Grupo de
Multiplicadores da Cultura
Gerencial, como requisito para
obtenção do Certificado do
curso de pós-graduação lato
sensu da Fundação Getúlio
Vargas.

GOIÂNIA
2010
Dedico esse projeto ao
meu chefe, Sr. Francisco
Assis Loureiro de
Morais, que dedicou boa
parte de sua vida em
prol de um serviço
público de qualidade no
Estado de Goiás.
Agradeço a todos
aqueles que
contribuíram para a
concretização desse
trabalho, em especial aos
amigos Ailton Rocha
Silva, Diogo Borges
Fonseca, José Luiz
Morais e Robson de
Paula Mendes pelo apoio
material.
 SUMÁRIO

1. Introdução .............................................................................................................

2. Sistema Eletrônico de Protocolo – SEPNET ......................................................

3. Aprimoramento do SEPNET ...............................................................................

4. Últimas Considerações .........................................................................................

Anexos ..........................................................................................................................
Referências Bibliográficas ..........................................................................................
 1. Introdução

A apresentação deste trabalho tem como intuito identificar, analisar e propor

soluções para pontos falhos presentes do Sistema Eletrônico de Protocolo – SEPNET,
implantado nos órgãos da administração direta, autárquica e fundacional do Poder
Executivo do Estado de Goiás, em novembro de 2006.
O método utilizado baseou-se em observações empíricas de atividades do
cotidiano vivenciadas por servidores públicos da esfera estadual, em Goiás.
Utilizando dados de domínio público obtidos na administração direta do
Poder Executivo do Estado de Goiás o projeto é lançado como meio de sugerir
mudanças simples, reformulando o projeto anterior, incluindo novas funcionalidades e
mostrando as dificuldades enfrentadas por seus usuários.
De nenhuma forma o presente projeto pretende esgotar o estudo referente ao
assunto proposto. Além disso, reconhecemos o esforço dos criadores e a dificuldade na
adequação das normas e situações diversas enfrentadas para o alcance da satisfação dos
usuários deste sistema.
 2. Sistema Eletrônico de Protocolo – SEPNET

O sistema eletrônico de protocolo é uma ferramenta de gestão de processos

criada por servidores públicos estaduais da Diretoria de Informática, ligada à Diretoria
de Gestão Logística e Patrimônio, pertencente à extinta Agência Goiana de
Administração e Negócios Públicos do Estado de Goiás. A referida ferramenta utiliza a
tecnologia web, podendo ser acessada a partir de qualquer terminal conectado à internet
e à rede pública goiana de informática.
Anteriormente, os processos eram geridos por um sistema com plataforma
mainframe, fisicamente grande, com aquecimento controlado por resfriadores, possuía
funcionalidades restritas e dependia de pessoal técnico-especializado.

1. Mainframe.

Com a evolução da tecnológica, o SEPNET foi concebido com o objetivo de

mudar a plataforma, para uma mais moderna; acrescentar funcionalidades; permitir
maior segurança das informações; dar mais celeridade nos procedimentos; implantar o
workflow; promover a sustentabilidade por meio da economia de recursos (pessoal,
papel).
 Para ser utilizado, o sistema é alimentado por informações que estão
gravadas em um banco de dados monitorado pela Superintendência de Gestão Estadual
e pertencente à estrutura da Secretaria da Fazenda.
Suas principais funcionalidades são: autuação de processos (cadastramento),
distribuição, envio, recebimento, consulta, manutenção, despachos, anexação,
transferência de responsabilidade.

3. Aprimoramento do SEPNET
 Na prática, observamos que as funcionalidades do SEPNET, que veio
substituir o Mainframe, que também sofreram defasagem com o passar do tempo.
Para o bom funcionamento do sistema deveria ser criada uma senha de
acesso no momento em que o servidor fosse lotado em alguma seção, o que de fato, não
ocorre. Esse procedimento fica a cargo do chefe imediato que solicita aos
administradores desta ferramenta quando é determinada a função a ser exercida dentro
da seção. Por praticidade, observamos a adoção de senha única para cada departamento.
Então, todos os colaboradores trabalham com um mesmo registro, impedindo precisar
qual servidor está realmente cuidando de uma tarefa.
O servidor responsável por encaminhar processos via SEPNET precisa
verificar se os autos estão sob sua responsabilidade, identificar o órgão de destino, a
unidade administrativa para onde o processo será remetido e o funcionário cadastrado
na referida seção que ficará responsabilizado pelo recebimento do mesmo. Esse
procedimento não possui uma explicação quanto ao motivo ou razões para se enviar
para um ou outro servidor, ou seja, é escolhido ao acaso seu “recebedor”. Nesse caso,
somente a pessoa para quem o processo foi enviado poderá recebê-lo no sistema. A
proposta para solucionar essa questão seria o cadastramento de uma pessoa responsável
pelo departamento, o chefe, a quem caberia o primeiro recebimento. Os processos
passariam por uma triagem e depois distribuídos para cada servidor, de acordo com suas
funções definidas dentro da seção. Tal medida garantiria o controle mais eficaz da
localização material de cada processo, impediria o desperdício de tempo na busca de
autos desaparecidos, diminuiria o prazo de espera dos requerentes para informar a
situação de seus pedidos.
Na Constituição Federal de 1988, em seu art. 39, §2º, com redação dada pela
Emenda Constitucional n.º 19/98, há previsão legal a respeito da obrigação de cada
estado promover a capacitação e aperfeiçoamento de seus servidores, sendo um dos
requisitos para a promoção na carreira.
Nesse viés, na estrutura da Administração direta do Poder Executivo do
Estado de Goiás temos a Secretaria de Ciência e Tecnologia que, por meio de seu
Centro de Educação Profissional - Escola de Governo, promove cursos de capacitação
para servidores. Uma nova sugestão seria criar turmas específicas para treinamento,
incluindo os próprios inventores do sistema no banco de talentos.
 Na campanha eleitoral desse ano no Estado de Goiás, uma das propostas
mais divulgadas pelos três principais candidatos ao governo foi a “inclusão digital”, que
nada mais é o projeto de permitir a cada goiano a oportunidade de aprender a usar as
novas ferramentas de tecnologia da informação e comunicação ou TIC’s. Segundo o
Professor Antônio Mendes da Silva Filho, do Departamento de Informática da
Universidade Estadual de Maringá, “três pilares formam um tripé fundamental para
que a inclusão digital aconteça: TIC’s, renda e educação.” Esses elementos unidos
seriam responsáveis pela democratização da gestão do conhecimento, levando a todos
os cidadãos a oportunidade de crescimento pessoal e profissional.
Após aplicação de questionário na Gerência de Desenvolvimento de Pessoas
da Secretaria da Segurança Pública, em uma pequena amostragem, pudemos observar
que os servidores desse departamento são treinados pelos próprios colegas e que as
funcionalidades do SEPNET são pouco exploradas. Não há a prática da chefia imediata
encaminhar os novatos ao treinamento específico, pelos funcionários especializados
nessa tarefa. Com isso, o sistema acaba por ser utilizado de maneira pouco satisfatória e
ineficiente.
A maior reclamação dos usuários registrada nessa pesquisa foi a da
dificuldade de localização de processos dentro da seção. Como já dito anteriormente,
criou-se o hábito de utilizar apenas uma senha em cada departamento, portanto, após ser
recebido pelo responsável, a busca de sua localização material torna-se quase
impossível em médio prazo em seções com mais de dez servidores. Mobilizam-se todos
os funcionários para encontrar determinado processo. E quando localizado, o requerente
é comunicado via telefone, caso deixe contato ou esteja registrado nos dados autuados
pelo protocolo, sobre a situação do mesmo. O tempo despendido é claramente
desnecessário, tendo em vista que o simples registro de senhas individuais provocaria a
busca de apenas um servidor.
 4. Últimas Considerações

A Administração Pública no Brasil, e no Estado de Goiás não é diferente, prevalece o

caráter gerencialista, onde prioriza a eficiência (como fazer), a maximização da
qualidade em detrimento do custo, gestão para resultados e o tratamento do cidadão
como cliente.
Mesmo com a mudança do foco, restam lembranças da fase administrativa pública
anterior, da fase burocrática. Ainda é aceitável a uniformidade de rotinas e
procedimentos, a racionalidade, o tratamento isonômico de cidadãos e servidores, etc.
Isso significa que a burocracia mescla-se ao gerencialismo, em um período de transição,
por assim dizer.
O sistema eletrônico de protocolo é um exemplo claro que demonstra a situação
harmônica descrita acima. Tem-se uma ferramenta que foi criada para gerenciar os
processos autuados no Estado de Goiás, implantada via decreto governamental,
seguindo regras, procedimentos, hierarquia pré-estabelecida.
As sugestões apresentadas nesse trabalho servem para mostrar que as mudanças devem
ser discutidas com os indivíduos até atingir a excelência nos serviços prestados à
sociedade. Não é mais aceito o antigo padrão do funcionalismo público, onde os
servidores eram considerados figuras distantes do cidadão.
 ANEXOS

FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS

PROGRAMA UNIVERSIDADE CORPORATIVA - PROUNICO
 CURSO DE FORMAÇÃO DO GRUPO DE MULTIPLICADORES DA
CULTURA GERENCIAL

O Projeto de Conclusão de Curso

PROPOSTA DE EXTENSÃO AO SISTEMA DE PROTOCOLO ELETRÔNICO

(SEPNET) DO ESTADO DE GOIÁS

elaborado por LUDIMILA REZENDE e aprovado pela Coordenação Acadêmica do

Curso de Formação do Grupo de Multiplicadores da Cultura Gerencial – Prounico - foi

aceito como requisito parcial para a obtenção do certificado do curso de pós-graduação

lato sensu, da Fundação Getulio Vargas.

__________________, ___ de _________________ de 20____.

Local Data

______________________________
Dra. Alketa Peci
Coordenadora Acadêmica

FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS

PROGRAMA UNIVERSIDADE CORPORATIVA - PROUNICO
 CURSO DE FORMAÇÃO DO GRUPO DE MULTIPLICADORES DA
CULTURA GERENCIAL

Termo de Autenticidade

A aluna LUDIMILA REZENDE, abaixo-assinado, do Curso de Formação de

Multiplicadores da Cultura Gerencial, Prounico, realizado no período de 27 de janeiro
de 2010 a 04 de outubro de 2010, declara que o conteúdo do projeto de conclusão de
curso intitulado: PROPOSTA DE EXTENSÃO AO SISTEMA DE PROTOCOLO
ELETRÔNICO (SEPNET) DO ESTADO DE GOIÁS, é autêntico, original, e de sua
autoria exclusiva.

Goiânia/GO, 04 de outubro de 2010.

LUDIMILA REZENDE

GLOSSÁRIO
Banco de talentos: servidores estaduais selecionados pela Escola de Governo para
ministrarem cursos de capacitação no próprio estado, com direito à remuneração
compatível com as atividades desenvolvidas.

Escola de Governo: Cabe à Coordenação implementar o Programa de Educação

Corporativa do Estado de Goiás por intermédio do Centro de Educação Profissional
Escola de Governo, que promove ações e projetos com foco na Gestão do
Conhecimento, desenvolvendo competências no servidor público que o habilitem a
desempenhar suas atribuições, contribuindo assim para o desenvolvimento do Estado.

Mainframe: é como um grande computador, dotado de inúmeros processadores,

servindo de apoio aos processadores principais. É capaz de trabalhar com grande
volume de informação e a uma grande velocidade. Permite o processamento de dados
de milhares de usuários que possam a ele estar conectado, quer directamente ou por
rede, sempre com um extremo nível de segurança. Um mainframe tem a capacidade de
executar tarefas onde se exige uma disponibilidade de muita informação interna ou
externa ao seu sistema, como grandes base de dados, de por exemplo, cartões de crédito,
contas bancárias, passagens de avião, entre tantas outras. Bancos e universidades, são
exemplos onde se pode encontrar este tipo de equipamento. Têm a vantagem de permitir
o uso de programas mais antigos e de ser compatíveis com outros programas mais
recentes. Os servidores PC e os servidores Unix, têm vindo a substituir os
mainframes, já que estes têm um custo muito elevado, ocupam muito espaço e precisam
de condições especiais de refrigeração.

Workflow: É a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e

potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS