ASSISTENTE

ADMINISTRATIVO-
FINANCEIRO
Módulo 3: Gestão de
Tempo e de Tarefas

sa-formacao.pt

Elaborado por: Rita Fernandes | Em vigor desde: 20-02-2019 | Atualizado a: 13-03-2020

Como gerir o
tempo
Módulo 3 – Como gerir o tempo

O Tempo é um conceito abstrato e subjetivo que decorre do interesse pela atividade

exercida.

Quando bem vivido corre muito depressa, quando mal vivido passa com uma lentidão
desesperante!
TÍTULO
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Existem três mitos em relação ao tempo:

• O mito dos acontecimentos externos

• O mito das expetativas

• O mito dos nossos limites TÍTULO

Módulo 3 – Como gerir o tempo

• O mito dos acontecimentos externos

“ A minha vida/tempo é completamente controlada por acontecimentos externos.”

O facto é que não temos controlo sobre tudo o que acontece na nossa vida.

TÍTULO
É importante ter consciência de que existem situações que podemos controlar e outras
não.

A partir daí é mais fácil determinar o que podemos fazer e em que período de tempo.
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Como exercício para ultrapassar este mito, podemos nos colocar as seguintes
questões:

✓ Quem… … controla a minha

vida/tempo?
✓ O quê… TÍTULO
Módulo 3 – Como gerir o tempo

• O mito das expetativas

“ Tenho que corresponder às expetativas de toda a gente.”

O facto é que ao tentar corresponder às exigências e expectativas dos outros estamos a

TÍTULO
limitar os nossos projetos e não respeitar as nossas prioridades e valores.
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Como exercício para ultrapassar este mito, podemos nos colocar as seguintes
questões:

✓ Quais são os meus valores?

✓ Quais são as minhas prioridades? TÍTULO

Módulo 3 – Como gerir o tempo

• O mito dos nossos limites

“Eu não devo criar limites em relação ao tempo.”

O facto é que todos temos limites. E não os respeitar pode originar erros repetidos na
gestão do nosso tempo. TÍTULO
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Como exercício para ultrapassar este mito, podemos nos colocar a seguinte questão:

✓ Quais são os meus limites?

TÍTULO
Módulo 3 – Como gerir o tempo

A Gestão do Tempo passa por se ter a noção de quais atividades e/ou comportamentos
que o consomem e que afectam negativamente a produtividade.

TÍTULO
A realidade é que todos dispomos da mesma quantidade de tempo, diferindo apenas o
modo como cada um o utiliza.
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Gestão de tempo é a arte de organizar a vida, com o intuito de controlar os

acontecimentos, evitando os períodos de tempo desperdiçados.

Consegue-se, definindo objetivos, identificando o que é importante e estabelecendo

prioridades.
TÍTULO
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Uma boa gestão do tempo implica uma correcta organização pessoal e uma constante
monitorização das tarefas e do tempo despendido com as mesmas.

O que normalmente fazemos em relação à distribuição do tempo:

TÍTULO
✓ Fazemos primeiro o que gostamos antes do que não gostamos;

✓ O que é mais rápido antes do que demora mais tempo;

Módulo 3 – Como gerir o tempo

✓ O que é mais fácil antes do que é mais difícil;

✓ O que sabemos antes do que é novo;

✓ O que é urgente antes do que é importante;

TÍTULO
✓ O que os outros nos impõem antes do que nós escolhemos;

✓ O que está anotado na agenda antes do que não está anotado;

✓ O que os outros precisam antes das nossas prioridades;

Módulo 3 – Como gerir o tempo

✓ O que está à nossa frente antes do que é importante;

✓ Adiamos a execução de uma tarefa até ao limite máximo;

✓ Fazemos as coisas em função das suas consequências.

TÍTULO
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Definir objectivos auxilia na gestão do tempo, pois torna possível:

✓ Desafiar-nos a nós próprios

✓ Mantermo-nos focados no que pretendemos alcançar

✓ Concretizar o que pretendemos TÍTULO

✓ Sentirmo-nos realizados

✓ estabelecer prioridades
Módulo 3 – Como gerir o tempo

Uma excelente ferramenta para a definição de objectivos, é aplicando o objectivo

S.M.A.R.T.

S (E)SPECIFICO

M ENSURAVEL

A TINGIVEL TÍTULO
R EALISTA

T EMPORIZAVEL
Módulo 3 – Como gerir o tempo

S (E)SPECIFICO: tem de ser objectivo e especifico. Concreto.

M ENSURAVEL: deve poder ser medido.

A TINGIVEL: tem de ter a possibilidade de ser concretizado.

TÍTULO
R EALISTA: deve ter em conta os meios disponíveis de que se dispõe por forma a que o
objectivo não seja superior ao que os meios permitem.

T EMPORIZAVEL: devem ter um termo de duração. Um prazo para se concretizar.

Barreiras na Gestão
de Tempo
Módulo 3 – Barreiras na gestão de tempo

Para que a Gestão do Tempo seja efetiva, há que ser responsável nas horas de
trabalho, não desperdiçando tempo em tarefas colaterais ou ineficientes.

É essencial compreender exatamente como se deve utilizar o tempo e através de um

planeamento de tempo diário, podemos tornar o nosso dia mais produtivo.
TÍTULO
Módulo 3 – Barreiras na gestão de tempo

Cronógrafos ou Desperdiçadores de tempo são fatores que desperdiçam o nosso tempo

e nos fazem gastá-lo sem qualquer proveito, constituindo por isso barreiras na gestão
do nosso tempo.

Alguns exemplos:
TÍTULO
✓ Colaboradores e colegas que não respeitam prazos

✓ Interrupções frequentes
Módulo 3 – Barreiras na gestão de tempo

✓ Trabalhar sem plano de ação e sem fixar prioridades

✓ Adiar as coisas desagradáveis (procrastinação)

✓ Interrupções frequentes provocadas por visitas interna

✓ Fadiga e falta de autodisciplina TÍTULO

Módulo 3 – Barreiras na gestão de tempo

Como saber se estou a fazer uma má gestão do meu tempo?

Existem alguns “sintomas” que nos podem alertar:

✓ horários sobrecarregados

✓ prazos não respeitados TÍTULO

✓ referência constante ao passado
Módulo 3 – Barreiras na gestão de tempo

✓ nunca recusar seja o que for

✓ impossibilidade de marcar um encontro antes de dois meses

✓ anular compromissos à última hora

TÍTULO
✓ discutir assuntos profissionais durante as refeições
Módulo 3 – Barreiras na gestão de tempo

✓ fadiga/cansaço

✓ lamentações/queixas

✓ aborrecimento

TÍTULO
 Definir prioridades e
distinguir o que é
urgente do importante
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

Uma Prioridade é uma tarefa que fazemos antes de outra.

Estabelecer prioridades não é mais que distinguir o que é importante do que é urgente.

TÍTULO
Urgência e Importância são qualidades distintas das tarefas
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

• Tarefa Importante: A que vai contribuir para os seus objetivos.

• Tarefa Urgente: A que tem um prazo de finalização imediato.

TÍTULO
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

O grau de importância diz-nos quanto tempo vamos gastar.

O grau de urgência diz-nos quando vamos fazer.

TÍTULO
As tarefas podem então ser ou não urgentes e ser ou não importantes.
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante
Para gerir correctamente o tempo, convém começar por definir e separar quais as
tarefas que são importantes e as que são urgentes.

Assim, devemos separar as tarefas em:

• Categoria A

• Categoria B TÍTULO
• Categoria C
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

• Categoria A

Tarefas e actividades com grande impacto no trabalho/dia/vida

• Categoria B

TÍTULO
Tarefas e actividades com pouco impacto no trabalho/dia/vida

• Categoria C

Tarefas e actividades com sem qualquer impacto no trabalho/dia/vida

Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

TÍTULO
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

A Gestão do Tempo auxilia no planeamento, pois passa por se ter a noção de quais
atividades e/ou comportamentos que o consomem e que afectam negativamente o
planeamento e a produtividade.

TÍTULO
Consegue-se, definindo objetivos, identificando o que é importante e estabelecendo
prioridades.
Módulo 3 – Definir prioridades e distinguir o que é urgente do
importante

Uma boa gestão do tempo implica uma correcta organização pessoal e uma constante
monitorização das tarefas e do tempo despendido com as mesmas.

TÍTULO
Planeamento das
Tarefas Diárias
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

O planeamento encarrega-se da execução dos planos, tarefas e actividades que

contribuem para a realização eficiente e eficaz do trabalho.

TÍTULO
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

O planeamento deve responder às seguintes questões:

• O quê? • Quem?
• Porquê? • Quando?
• Como? • Quanto?
• Onde? TÍTULO
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Passos simples para definir um planeamento e o concretizar:

✓ Começar por organizar o dia de trabalho

✓ Definir metas e objectivos e escrever o objectivo S.M.A.R.T

TÍTULO
✓ Anotar a data de inicio do planeamento e a data de concretização do objectivo na
agenda

✓ Fazer uma lista de tarefas diárias ou semanais e colocar na agenda

Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

✓ Atribuir um determinado tempo

✓ Fixar prazos

✓ Medir o tempo efetivamente utilizado

✓ Fazer uma lista de competências que necessite adquirir e agendar

✓ Fazer gestão do tempo TÍTULO

AGIR TODOS OS DIAS!
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Podemos então dizer que o planeamento é o pensamento que antecede a ação e

planear é estabelecer metas e fixar objetivos, determinar as atividades a realizar, a sua
sequência de execução e os prazos de cumprimento.

No entanto, o planeamento também pode encontrar alguns obstáculos que impedem de

o realizar.
TÍTULO
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Obstáculos ao planeamento:

• Dificuldade em pensar em termos de futuro

• Existência de rotinas obsoletas

• Ausência de motivação

• Dificuldade em trabalhar em grupo TÍTULO

• Dificuldade em aceitar a necessidade de mudar
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Para ajudar a ultrapassar e/ou evitar esses obstáculos, podemos seguir as seguintes
etapas do planeamento:

✓ Identificar todas as etapas da acção

TÍTULO
✓ Determinar a melhor sequência para a execução e o tempo necessário para cada
etapa
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

✓ Proceder à contabilização em termos de custos dos recursos e meios envolvidos no

plano

✓ Estipular os procedimentos para controlar o cumprimento do plano nas suas etapas

TÍTULO
Cumprir rigorosamente o plano!
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

TÍTULO
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Dizer que o planeamento contribui para a realização eficiente e eficaz do trabalho,

significa que nos ajuda a ser mais produtivos. E ser mais produtivo é gerar mais
resultados em menos tempo.

TÍTULO
Produtividade é a capacidade para aplicar um conjunto de hábitos positivos que nos
permitem retirar o melhor da nossa vida e de nós próprios.
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Muitas horas de trabalho não é sinónimo de alta produtividade

TÍTULO
Poucas horas de trabalho não está associado a baixa produtividade
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Para que haja produtividade, há que ser responsável nas horas de trabalho, não
desperdiçando tempo em tarefas colaterais ou ineficientes.

TÍTULO
É essencial compreender exatamente como se deve utilizar o tempo e através de um
planeamento de tempo diário, podemos tornar o nosso dia mais produtivo.
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Algo que “atrapalha” muito a nossa produtividade é a procrastinação.

Ela revela-se através de trabalhar sem plano de acção, sem se fixar prioridades, adiar
as coisas desagradáveis, interrupções frequentes ou fadiga e falta de autodisciplina.

TÍTULO
Procrastinação é o acto de adiar a realização de tarefas/actividades.
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

Dicas para ser mais produtivo:

✓ Analisar em que momento do dia é mais produtivo

✓ Saber claramente quais são os seus objectivos e definir prioridades

TÍTULO
✓ Concentrar-se em conquistar os melhores resultados e não em despender o maior
número de horas no trabalho
Módulo 3 – Planeamento das tarefas diárias

✓ Parar de procrastinar e passar à acção

✓ Dar prioridade ao mais importante

✓ Para cada meta e consequente tarefa, definir um tempo para executar

✓ Estabelecer prazos para cumprir

TÍTULO
✓ Utilizar uma agenda diária com notas sobre as metas e objectivos

✓ Preparar o dia seguinte, rever a agenda

✓ Fazer uma lista de prioridades diárias