Você está na página 1de 33

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND
2010-2011
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan

A. Pendahuluan Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah


sebagai berikut :
HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga
1. Mempermudah pelaksanaan tugas
kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa
2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang
Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya
tindih pekerjaan.
amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen
pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.
kepengurusan HIMA TEKPEND.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah
D. Fungsi
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode
kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan

Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP. permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan

yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan

Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). strategis organisasi.


3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan

B. Pengertian hasil organisasi.

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian


standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA
TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 1
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I First Line Level Management


SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan
dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.
fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan semua Kepala Bidang.
sebagai berikut:
Top Level Management A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, 1. Pengantar
dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta
organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu
kebijakan secara keseluruhan organisasi. dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.
Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan
2. Macam Rapat
Bendahara Umum.
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut
Middle Level Management
a. Rapat Kerja
Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada
berada di antara top level management dan first line management.
awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode
Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta
kepengurusan.
keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker.
2) Agenda
Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang
a) Rapat Kerja I

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 2
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi
HIMA.
ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. c. Rapat Pengurus Inti
iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP. 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. bulan.
v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja. 2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
vi. Pembahasan anggaran keuangan. semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan
b) Rapat Kerja II sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).
i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). 3) Agenda
ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. a) Silaturahim pengurus inti.
iii. Analisis dan Pembahasan program. b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
iv. Rekomitmen Pengurus. dilaksanakan.
v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

b. Rapat Pimpinan
d. Rapat Bidang
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.
bulan
2) Agenda
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara
a) Silaturahim anggota Bidang.
Umum.
b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
3) Agenda
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
d) Strategi pencapaian program.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

e. Rapat Koordinasi a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi


1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
2) Agenda semua Ketua Bidang.
a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-
2011. B. Mekanisme Kerja Organisasi
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. 1. Pelaksanaan
c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur
d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode
e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010- 2010-2011.
2011.
2. Hierarki Kepengurusan
f. Rapat Kepanitiaan Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah
1) Dilaksanakan secara Insidental komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
2) Agenda
a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.
b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.
c) Pembahasan manajemen kegiatan.
d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang
bersangkutan.

g. Rapat Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda:

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

3. Mekanisme Laporan e. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa


a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan
TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya organisasi(situasional).
wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1
bulan setelah melaksanakan kegiatan.
b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan,
maka DPM berhak mengajukan surat teguran.

5. Mekanisme Resuffle Pengurus


Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :
- Memberhentikan diri
- Meninggal dunia
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi - Tidak Aktif dalam kepengurusan.
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai - Mencemarkan nama baik HIMA TEKPEND
dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan diberikan - Kebijakan Organisasi
pertama teguran secara lisan. Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan kepengurusan.
peringatan kedua berupa surat teguran. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak,
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. dan atas kebijakan pimpinan organisasi.
d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang
bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB II Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap


keberhasilan kegiatan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan
digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai
A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
tujuan kegiatan.
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan
8. Materi kegiatan
menentukan :
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian
1. Dasar penyelenggaraan
dari isi kegiatan.
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
9. Waktu dan tempat
2. Kriteria keberhasilan kegiatan
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan
berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
serta setelah kegiatan dilaksanakan.
10. Biaya
3. Tujuan kegiatan
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya
Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan
yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.
khusus.
4. Peserta kegiatan
B. Pembentukan Panitia Kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta,
Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain:
dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).
1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang
5. Nara sumber acara
oleh Ketua HIMA.
Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil
kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.
musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag
6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan
oleh Ketua HIMA.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun 4) Tema kegiatan


metode lainnya. Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
C. Persiapan Kegiatan 5) Tujuan Kegiatan
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa
1. Penyusunan proposal juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan
a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan khusus kegiatan.
kesekretariatan. 6) Sasaran Kegiatan
b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
dilaksanakan. dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.
c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat 7) Peserta Kegiatan
persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena
d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur,
kegiatan sebagai berikut: maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.
1) Latar Belakang 8) Waktu dan tempat
Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat
kemahasiswaan yang diajukan. yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada
2) Landasan Kegiatan fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan
Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi
keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi bentrokan dengan kegiatan lain.
kegiatan yang kan diselenggarakan. 9) Materi Kegiatan
3) Nama Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi
diselenggarakan. kegiatan.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

10) Jadwal acara/kegiatan Tingkat Fakultas : Pembantu Dekan I


Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan b) Pembimbing
kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam Tingkat Univesitas : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I
hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para Tingkat Fakultas : Kajur, Dosen Pembimbing
pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. c) Penanggung jawab : Ketua HIMA
11) Anggaran Biaya d) Panitia Pelaksana
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris,
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. .
sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. 13) Penutup
Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah 14) Lampiran
diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya
Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya
berikut : di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari.
a. Iuran Kemahasiswaan 2. Persiapan teknis
b. SPP/DPP a. Rapat panitia
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak b. Perencanaan waktu
mengikat c. Pembagian tugas
12) Susunan Kepanitiaan d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
a) Pelindung terlibat
Tingkat Universitas : Rektor e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi.
Tingkat Fakultas : Dekan Format Persiapan Kegiatan
NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK PJ
a) Pembina
TEKNIS
Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan Format Pasca Kegiatan
pada rapat panitia yang pertama.
PETUNJUK
WAKTU &
NO KEGIATAN SARANA TEKNIS PJ
TEMPAT
D. Pelaksanaan Kegiatan KEGIATAN
1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah
Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun
dipersiapkan laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan
mencatat hal-hal yang dianggap penting. F. Laporan Kegiatan

Format Pelaksanaan Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun
laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN
N WAKTU & SARA P (staf Sekretaris) dan Bendahara.
KEGIATAN
O TEMPAT NA PRA PELAKSAAAN PASCA J
ACARA ACARA 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND
periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :
Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, 1) Susunan Kepanitiaan
oleh ketua pelaksana dan panitia. 2) Susunan Acara

E. Evaluasi Kegiatan 3) Realisasi Anggaran Biaya


1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. 4) Proposal Kegiatan

2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 5) Bukti transaksi pengeluaran

3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan 6) Daftar hadir peserta dan panitia

dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. 7) Administrasi dan arsip surat menyurat
4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis 8) Pamplet dan hasil dokumentasi

di waktu mendatang. b. Laporan file dokumen di komputer

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada X. Fortopolio :


Bendahara Umum Proposal
4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 Realisasi Anggaran Biaya
(dua) minggu setelah pelaksanaan. Makalah pemateri
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan Nota
nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode Arsip/berkas
2010-2011. Surat
Printout publikasi dan dokumentasi
Format Laporan Kegiatan
Dan hal-hal penting
Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan) XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : ____________________________
Bidang ........ HIMA TEKPEND
Periode 2010-2011 XII. Lembar Pengesahan : ____________________________

I. Pendahuluan : _____________________________
II. Nama Kegiatan : _____________________________
III. Tujuan Kegiatan : _____________________________
IV. Waktu dan Tempat : _____________________________
V. Peserta Kegiatan : _____________________________
VI. Nara Sumber Kegiatan : _____________________________
VII. Gambaran Kegiatan : _____________________________
(persiapan, pengorganisasian dan
pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________
IX. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

G. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib


dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi
dengan Kestari dan Bendahara.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB III a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di


HIMA Tekpend.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana
ADMINISTRASI
pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan
kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend.
A. Pendahuluan
c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris,
administratif
baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro.
d. Melaksanakan kegiatan administrasi
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam
e. Pengadaan dan inventarisasi
mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu
f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk
kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.
kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend
Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan
periode 2010-2011
dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.
3. Sekretaris Bidang
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk
a. Menggantikan fungsi Kepala Bidang apabila Kepala Bidang
regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa
berhalangan
pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.
c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan
B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris
wewenang kerjanya.
Bidang dalam hal Kesekretariatan
d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan
1. Sekretaris Umum
kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND
e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua
periode 2010-2011
kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA
2. Staf Kestari
TEKPEND periode 2010-2011.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
a) Sumber Daya Manusia pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA
Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.
Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat
b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas- masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan :
kertas. a) Nomor urut
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal) b) Tanggal masuk
c. Peralatan kantor/alat tulis c) Nomor surat
d. Papan tulis/papan pengumuman d) Asal surat (pengirim)
e. Meja/kursi/tikar/spanduk e) Tujuan
f. Alat-alat kebersihan f) Perihal
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone. g) Keterangan

D. Pengelolaan Surat
Format Buku Registrasi Surat Masuk
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat
disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung No. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Lampiran Ket
Masuk dan dan No.
jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.
Alamat Surat
1. Surat masuk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu
disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat
pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi 3) Penyampaian Surat

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu


diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian 2) Pencatatan Surat
disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat
4) Penindaklanjutan Surat keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah
Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat sebagai berikut :
balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada Staf a) Nomor Urut
Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang b) Tanggal keluar
bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat c) Nomor surat
sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu Staf d) Asal surat (pengirim)
Kestari untuk meminta nomor surat. e) Tujuan
5) Penyimpanan Surat f) Perihal
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh g) Keterangan
Kesekretariatan.
Format Buku Registrasi Surat Keluar
2. Surat Keluar
1) Pembuatan Surat No. Tanggal Tujuan Tanggal Perihal Lampiran Ket
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat Keluar dan No.
balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas Surat
permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika
diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Staf Kestari
dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya
dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor E. Penomoran Surat
surat.
SURAT UMUM

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G


A. Nomor Surat C. Lingkup surat
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan 1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND
kepada Staf Kestari. 2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA
B. Kode Berkas Surat TEKPEND
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: D. Pihak yang mengeluarkan
1. SPM = Surat Permohonan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:
2. STG = Surat Tugas
A1 = Ketua HIMA
3. SBA = Surat Berita Acara
A2 = Sekretaris Umum
4. SPJ = Surat Perjanjian
A3 = Bendahara Umum
5. SRD = Surat Rekomendasi
B1 = Bidang Agama
6. SPR = Surat Perintah
B2 = Bidang PSDO
7. SPT = Surat Pengantar
B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat
8. SUD = Surat Undangan
B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi
9. SPB = Surat Pemberitahuan
B5 = Bidang Pengembangan Multimedia
10. SAD = Surat Pengambilan Dana
B6 = Bidang Hubungan Masyarakat
11. SUL = Surat Usulan
12. SPH = Surat Penghargaan
E. Kode lembaga
13. SKT = Surat Keterangan
Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND
14. SPN = Surat Pernyataan
F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
15. SKA = Surat Kuasa
G. Tahun pembuatan surat (4 digit)
16. SUS = Surat Ucapan Selamat
Contoh :
17. SBL = Surat Balasan
1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus B. Kode berkas surat (SKP)
HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010. C. Pihak yang mengeluarkan
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010 D. Kode lembaga
2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
TekPend. F. Tahun pembuatan surat
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M Contoh :
untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011
Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008
BP3M).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KEPANITIAAN
Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G
SURAT KHUSUS A. Nomor Surat
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan
surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010- tersebut.
2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : B. Kode Berkas Surat
1) Memperhatikan C. Lingkup Surat
2) Menimbang D. Pihak Yang Mengeluarkan
3) Mengingat Panitia kegiatan
4) Memutuskan E. Kode Lembaga
5) Menetapkan F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
G. Tahun Pembuatan Surat
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F Contoh:
A. Nomor surat

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam


kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA Bandung, 1 Juli 2008
KETUA HIMA TEKPEND
TekPend pada bulan September tahun 2008.
CAP
Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 HIMAXXXXXXXXXX

NIM : …………..
F. Wewenang Pembuatan Surat
1. Pihak yang membuat b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat
Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau
dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Pada intinya, setiap surat Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan
yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari. dan Ketua HIMA.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki
Bandung, 1 Juli 2008
kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
Ketua HIMA TEKPEND, Ketua Bidang
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab
untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi
bantuan yang diperlukan. xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx
NIM…………. NIM ………
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani
yaitu : oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND
PERIODE 2010-2011.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika
ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan
langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang

Bandung, 1 Juli 2008 menggantikan.


Ketua HIMA TEKPEND, Sekretaris Umum,
CAP
Contoh:
HIMA
Bandung, 1 Juli 2008
xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx a.n. Ketua HIMATEKPEND
NIM…………. NIM ……… Sekretaris Umum Sekretaris Kegiatan
CAP
HIMA
d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang, xxx xxx xxx xxx xxx xxx
surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, dan NIM ……… NIM ………
Ketua HIMA TEKPEND.

Bandung, 1 Juli 2008


Ketua Pelaksana Sekretaris Kegiatan, H. Administrasi Tiap Bidang
1. Pendahuluan

Cap Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris


xxx xxx
xxx xxx xxx xxx
Kegiatan Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
NIM ……… NIM ………
organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi
Mengetahui,
Ketua HIMA TEKPEND serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011.
CAP
HIMA 2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.
a. Berita Acara Rapat Bidang
xxx xxx xxx
NIM ………

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA
HIMA Tekpend. TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out
3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang dan file.
kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan
tiap Bidang. c. Laporan Akhir Tiap Bidang
Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang. Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi
1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara dengan sistematika laporan sebagai berikut :
tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya 1) Pendahuluan
disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang
TEKPEND PERIODE 2010 - 2011. melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : dengan aktivitas Bidang.
a) Pendahuluan 2) Deskripsi Tugas
b) Laporan Perkembangan Bidang Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA
c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka
d) Laporan keuangan mendukung keberlangsungan organisasi.
e) Evaluasi 3) Kondisi Objektif
f) Saran Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang,
g) Lampiran: biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil,
i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi
ii. Berita Acara rapat Bidang yang diemban Bidang.
4) Program Kerja

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya
saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan
selama periode kepengurusan. organisasi.
5) Realisasi Program Kerja 8) Penutup
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima
kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian- kasih.
bagian berikut : Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu
a) Nama Kegiatan sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan.
b) Tujuan Kegiatan Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
d) Peserta Kegiatan I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND
e) Narasumber kegiatan
Pengantar
f) Gambaran kegiatan
Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam
g) Alokasi dana
kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset
h) Hambatan-hambatan atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.
i) Evaluasi dan rekomendasi Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam
kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota
yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki
Himpunan khususnya staff kesekretariatan.
kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang
garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris


a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak
yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan
b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam
c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah
berlangsungnya acara
d. Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan
apabila inventaris sudah dikembalikan

Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan


a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang
sudah ditetapkan
b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan
c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap
harinya
Sanksi-sanksi:
a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam
wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut
b. Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang
bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB IV g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau
pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
3. Undangan Rapat
RAPAT
a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh
Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HIMA.
1. Pengantar
b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif
mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-
lainnya.
hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut
c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas
juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 2010-
mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Ketua
2011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
Bidang.
d. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris
2. Pimpinan Rapat
Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau
anggota Bidangnya.
pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.
e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh
b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.
Ketua HIMA.
c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau
f. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan
Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau
g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat
anggota Bidang yang diberikan wewenang.
dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti
e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum
lainnya.
atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HIMA.
f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh
Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

4. Berita Acara Rapat


a. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung
oleh Ketua HIMA.
b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.
c. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum.
d. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.
e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk
langsung oleh Ketua HIMA.
f. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.
g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.

5. Format Berita Acara Rapat


Berita Acara Rapat
(nama rapat......)

I. Waktu dan Tempat : _____________________________


II. Tempat : _____________________________
III. Pimpinan Rapat : _____________________________
IV. Notulen : _____________________________
V. Jumlah Peserta Rapat : _____________________________
VI. Agenda Rapat : _____________________________
VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : _____________________________
_____________________________
*Lampirkan Absensi Peserta Rapat

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB V 4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang
diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR donatur.
KEUANGAN
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.

A. Dana Taktis dan Sumber Dana


B. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana
Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan
1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:
untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan
a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam
pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.
program kerja yang disahkan dalam raker.
Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut:
b. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp
1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.
500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,- maka
Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat
diajukan minimal 2 x 24 jam
bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh
Catatan :
Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus
Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus
mahasiswa masih aktif.
jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.
2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus
Contoh :
HIMA TEKPEND selama periode bejalan.
Berita duka, musibah, atau bencana alam.
3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak
2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang
mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi
sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara
dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana
umum.
dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan
SOP kepada bendahara umum.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

b. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam 2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya
pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah belum diserahkan.
ditentukan. D. Laporan Keuangan
c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan 1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai
pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu format yang telah ditentukan (Lampiran A).
rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu 2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang
rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan
anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan a. Bukti-bukti pemasukan dana
ketua hima bersama bendahara umum). b. Bukti-bukti pengeluaran dana
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka 3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu
waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya
waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua 4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali
Hima. kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2
e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan minggu setelah berakhirnya kegiatan.
diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan 5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
ditambahkan. Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
E. Loss Sharing
C. Ketentuan Pencairan Dana 1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan
1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik lebih kecil daripada pengeluarannya
itu proposal, surat menyurat. 2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H- b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket
1 sebelum kegiatan atau kupon
b. Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat
acara, yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
terlaksana. d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
yang masih tersisa (subsidi silang) e. MoU harus memiliki atribut sbb :
- Diberi nomor urut
F. Aturan Tambahan - Tanggal penerimaan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan - Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. penerima uang tercantum dengan jelas
Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : - Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
1. Umum - Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dilengkapi dengan materai Rp 3.000
dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai - Cap lunas atau cap perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. - Tanda tangan pihak yang berkepentingan
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang - Nama jelas pihak yang berkepentingan
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh - Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus
HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi perusahaan.
yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang 3. Bukti Pengeluaran
dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut
keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan harus mengungkapkan :
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. - Nama Wartel
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, - Jumlah biaya telepon
faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. - Nomor telepon yang dituju
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat - Nama penelepon
permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca. - Siapa yang dituju
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas - Untuk keperluan apa
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan - Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
bantuan orang lain). - Program kerja yang dilakukan
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan - Tanggal perjalanan
pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non- - Tujuan perjalanan
operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki - Sarana serta biaya
keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. Contoh :
g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta
mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
- Kepala (kop) surat
- Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan
dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal
Nama : Kiki Pratama
Kegiatan : Ngorbit Ormawa transaksi.
Tanggal : 25 Juni 2010
Tujuan : kampus Daerah Cibiru G. Penutup
Rute : Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-Cibiru (Rp
4000) Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini
akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum
Bandung, 25 Juni 2010
kemudian.
(TTD)
Kiki Pratama
NIM

k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti


transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat
dipertanggungjawabkan (lampiran B)
l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai
bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota
kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima
uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan
tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat
mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam
tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

(Lampiran A)
Contoh:
Catatan:
LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
“PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND”

Hari/Tgl Keterangan Harga Jumlah Debet Kredit Saldo


Rp Rp
Kas Hima
Senin, 250.000,- 250.000,-
25 Fotokopi Rp Rp Rp
100
Agustus handout 100,- 10.000,- 240.000,-
2010 Snack Rp Rp Rp
5
pemateri 5.000,- 25.000,- 215.000,-
Rp Rp Rp
Plakat 5
15.000,- 75.000,- 140.000,-
Selasa,
Rp Rp
26 Sewa Tempat
75.000,- 65.000,-
Agustus
Fotokopi
2010 Rp Rp Rp
laporan 20
100,- 2.000,- 63.000,-
kegiatan
Rp
Saldo akhir
63.000,-

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

(Lampiran B)
Contoh:

MEMO

Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah


Nama : Contoh Nama Lengkap
NIM : 123456
Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan
Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan
saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember 2010.
Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Bandung, 25 Desember 2010

Ttd

Contoh Nama Lengkap

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB VI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana


informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR tiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban
SISTEM KOMUNIKASI
untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang
dipimpinnya (tree branch).
A. Pengantar Alurnya adalah:
Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah
bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian
informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya
dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan
menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:
 Jaringan Komunikasi Statis
Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya
informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada *Sekbid sifatnya opsional
target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all) *Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan
Alurnya adalah: C. Kode Pesan / Informasi
Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi
tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana
berikut:

* Target sesuai kode Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat /
izin oleh pimpinan:
 Jaringan Komunikasi Dinamis

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 31
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Jaringan Komunikasi Statis b. Undangan ( Wajib / Biasa)


Kode Lingkup Pihak Yang Menerima c. Pemberitahuan
JTS1 Pimpinan Eksekutif
JTS2 Pimpinan Eks + Kepala Bidang
JTS3 Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
JTS4 Seluruh Pengurus sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian
sebagaimana mestinya.
Jaringan Komunikasi Dinamis
Kode Batasan Pihak Yang Menerima
JTD1 Kabir&Kastaf
JTD2 Staf Ditetapkan di Bandung, Desember 2010

D. Isi
Mengetahui,
Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan Ketua HIMA TEKPEND
ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar
minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
1. Kode pesan / informasi.
2. Salam / kata sapaan lainnya. Lutfi Maulidi
NIM.0809244
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud)
4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud)
5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan)

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 32