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MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA

PLANEJADORES INICIANTES

Bruna Caixeta de Barros Guimarães


Luiz Antônio Dumont Junior
Natalia Queiroz de Souza
Rodrigo Calumby Hermont
APRESENTAÇÃO

APRESENTAÇÃO

Este manual destina-se a profissionais que estão ingressando no universo de pla-


nejamento e organização de eventos institucionais. Consiste em um guia para ser
consultado em todas as etapas que constituem a concretização de um evento, desde
a sua idealização até a avaliação pós-evento. Contemplamos ações práticas e os
tipos de eventos mais utilizados no mercado. No entanto, é importante esclarecer
que o foco aqui não são eventos no amplo sentido do termo. Interessam-nos os
eventos institucionais, que não visam ao lucro com o próprio evento, e nem são co-
merciais. O conceito de eventos neste manual se limita aos de perfil organizacional,
compreendendo-os como ferramentas importantes dentro do planejamento estraté-
gico de comunicação.

É importante destacar também que o manual não delimita o porte da organização,


mas sim, teorias e práticas essenciais para o profissional que começa a trabalhar
no mercado de eventos. As ações aqui defendidas são inerentes ao planejamento
e execução de eventos que cabem ao profissional da área, não estabelecendo de-
pendência direta com o perfil da instituição. Dessa forma, esse manual, voltado para
profissionais que estão iniciando na área, tem como objetivo proporcionar conheci-
mentos necessários para a boa prática de eventos sob a ótica da comunicação or-
ganizacional e do planejamento de comunicação que agregam valor às instituições.

Partimos, então, do pressuposto de que os eventos não têm recebido a devida aten-
ção como comprova a autora Maria Cecília Giacaglia:

“As escolas que se propõe a formar administradores de em-


presas e profissionais da área de Marketing também pare-
cem não acompanhar a rapidez com que esses acontecimen-
tos vêm se desenvolvendo e a importância que a área está
assumindo, deixando, como consequência de preparar de
forma adequada seus alunos para exercerem as atividades
de planejamento, organização e avaliação dos eventos que
as empresas possam vir a exigir deles, caso venham a ser
incumbidos dessas tarefas inerentes à sua atividade”. (GIA-
CAGLIA, 2003, p. 15)

Por experiência própria no mercado de trabalho, notamos que muitos profissionais


que começam ou são alocados nessa área sentem dificuldade em implementar suas
ações e não possuem material de consulta e apoio adequado às suas necessidades.
APRESENTAÇÃO
ÍNDICE

Também, grades de ensino da graduação em comunicação social tendem a apre-


sentar um déficit em relação à prática do processo de planejamento de ferramentas
estratégicas, como o de eventos.

É muito comum confundir evento com acontecimentos festivos ou de diversão. En-


tretanto, no cenário empresarial deve ser empregado como ferramenta do mix de
comunicação, ou seja, a realização de qualquer evento se justifica para alcançar
objetivos organizacionais. Segundo Gilda Fleury Meirelles:

“evento é um instrumento institucional e promocional, utiliza-


do na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito
e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços,
idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamen-
te planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com
a aproximação entre participantes, quer seja física, quer seja
por meio de recursos da tecnologia”. (MEIRELLES, 1999)

É imprescindível que os eventos configurem investimentos para a empresa, e não


apenas gastos. Portanto, para quem começa a trabalhar na área é essencial ter a
consciência de que eventos institucionais são ações estratégicas para a organização.

Isso significa dizer que eventos não podem ser acontecimentos isolados ou alea-
tórios de uma empresa. Devem estar inseridos e previstos num planejamento de
comunicação estratégica.

SAIBA MAIS...

A consolidação do setor de eventos no Brasil já é fato consumado. O país ocupa a 7ª posição no


ranking mundial da International Congress and Convention Association (ICCA) entre os destinos de
eventos internacionais. Em 2009, foram 293 eventos internacionais no país. O número de cidades
brasileiras que receberam esses eventos saltou de 22 em 2003, para 49 em 2009.
Em pesquisa divulgada em 2008, a Federação Brasileira de Convention & Visitors Bureaux
(FBC&VB) mostrou que são realizados cerca de 320 mil eventos no país por ano, atraindo mais de
80 milhões de participantes. Com renda anual de R$ 32,7 bilhões, o setor gera, além da criação
de 727.168 empregos diretos e indiretos, a arrecadação de tributos que atinge a quantia de R$ 3,7
bilhões, por meio da promoção de eventos diversos.
ÍNDICE

CAPÍTULO 9 CAPÍTULO 8 CAPÍTULO 7 CAPÍTULO 6 CAPÍTULO 5 CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 3 CAPÍTULO 2 CAPÍTULO 1


COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA
CAPÍTULO 1: COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 09
PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO 09
EVENTO: FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 11
CERIMONIAL 14

PRÉ-EVENTO
CAPÍTULO 2: CONCEPÇÃO DO EVENTO 15
DELIMITAÇÃO DE OBJETIVOS 15
PÚBLICOS 16
ORGANIZAÇÃO 17

CAPÍTULO 3: TIPOS DE EVENTOS 18


DATAS COMEMORATIVAS 20
INAUGURAÇÃO 20
MESA REDONDA 23
PAINEL 23
PALESTRA 25
VISITAS TÉCNICAS 26
SIMPÓSIO 27
SEMINÁRIO 29
WORK-SHOP 31
TREINAMENTO 33
DEBATE 35
FEIRA 36
FÓRUM 38
CONFERÊNCIA 40
CONVENÇÃO 42
CONGRESSO 42
ÍNDICE

CAPÍTULO 4: PROCESSOS ESTRATÉGICOS 45


ESTRATÉGIA 45
PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO 45
ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO 47
Assessoria de imprensa 49
ESTRATÉGIAS PROMOCIONAIS 53
Material promocional 53
Patrocínio 53

IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 5: ESPAÇO FÍSICO 56


ACESSO 56
CARGA E DESCARGA 56
ESTACIONAMENTO 57
COZINHA 57
PISO 58
PAREDES / DIVISÓRIAS 58
INSTALAÇÃO ELÉTRICA 59
SEGURANÇA 59
SINALIZAÇÃO 59
AMBIENTAÇÃO 60

CAPÍTULO 6: RECURSOS HUMANOS 61


CHEFE DE CERIMONIAL 61
MESTRE DE CERIMÔNIAS 62
PALESTRANTES E EXPOSITORES 62
RECEPCIONISTAS 63
GARÇONS 63
BRIGADISTAS 64
SERVIÇOS GERAIS 64
ÍNDICE

CAPÍTULO 9 CAPÍTULO 8 CAPÍTULO 7 CAPÍTULO 6 CAPÍTULO 5 CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 3 CAPÍTULO 2 CAPÍTULO 1


CARREGADORES E MONTADORES 64
“VASSOURINHAS” 65
SEGURANÇAS 65

CAPÍTULO 7: RECURSOS AUDIOVISUAIS 66


UTILIZAÇÃO DE OBRAS AUDIOVISUAIS 67

CAPÍTULO 8: ALIMENTOS E BEBIDAS 68


CARDÁPIOS 69
Café de encerramento, receptivo ou coffee-break 69
Brunch 69
Almoço 69
Jantar 71
Café da manhã 71
Churrasco 71
Coquetel 72

CÁLCULOS 72
Sugestão de cálculo 73

PÓS EVENTO
CAPÍTULO 9: PÓS EVENTO 74
AVALIAÇÃO 74

LEGISLAÇÃO INDICADA 77

BIBLIOGRAFIA 79
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

8 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

CAPÍTULO 1
CAPÍTULO 1 - COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO

“O plano estratégico de comunicação organizacional tem como proposta


básica estabelecer as grandes diretrizes, orientações e estratégias para a
prática da comunicação integrada nas organizações.” (KUNSCH, )

Ter um planejamento de comunicação que leve em consideração o posicionamento


da empresa, o ambiente econômico e seus públicos, tornou-se essencial para so-
breviver e crescer diante da competitividade do mercado. Desta forma, reforçamos
aqui a importância de práticas de comunicação estruturadas e integradas nos seus
vários âmbitos: jornalismo, publicidade e relações públicas. É nesse contexto que os
eventos devem se inserir nas organizações, de forma estrategicamente planejada e
em sintonia com a cultura organizacional.

Aqui adotaremos a concepção de cultura organizacional definida por Schein (1992)


como:

“um padrão de pressuposições básicas partilhadas aprendidas por um grupo


à medida que foram capazes de solucionar seus problemas de adaptação
externa e de integração interna, que têm funcionado bem o bastante para
serem consideradas como válidas e, por essa razão, ensinadas aos novos
membros como sendo o modo correto de perceber, pensar e sentir em rela-
ção àqueles problemas .” (SCHEIN, 1992, p. 12)

Ou seja, a cultura organizacional é um conjunto de regras, valores e normas que


definem as interações dos membros da organização entre si e com o meio externo.
É ela quem determina a maneira como os colaboradores se comportam e agem, e de
que forma tomam decisões e gerenciam o ambiente. A cultura organizacional reflete
o ambiente da organização em um determinado momento e o sentimento daqueles
que a compõem em relação a ela.

Também recomendamos que toda empresa deve ter um planejamento das atividades
de comunicação e uma política que norteie todos os processos. É importante ressal-
tar que a comunicação existe em qualquer empresa, independente do porte. O aten-

COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 9
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

dimento ao cliente ou o contato com o fornecedor, e as próprias relações internas,


por exemplo, são práticas de comunicação. A empresa, mesmo de pequeno porte,
deve estruturar as práticas comunicacionais, delimitando os fluxos da informação e
definindo responsabilidades para otimização do trabalho e obtenção de melhores
resultados.

O plano de comunicação é uma orientação estruturada com base nas análises de


mercado, nas pesquisas em relação aos públicos e no estudo do negócio e seus
produtos. Ou seja, trata-se do planejamento de várias ações que, em conjunto, cons-
tituem uma estratégia maior, “responsável” por manter toda a instituição em uma
mesma sintonia e direcionar projetos para que ele consiga alcançar seus objetivos.
O plano é arquitetado para que a organização consiga cumprir sua missão e alcan-
çar a visão estabelecida, seguindo seus valores. Assim, o plano de comunicação foi
planejado para

“direcionar suas atividades com vistas em resultados eficazes que corres-


pondam às demandas e às necessidades do ambiente” (KUNSCH, 2003,
p. 245)

Logo, não é uma estrutura rígida. Ele traz diretrizes para nortear a organização,
contudo, deve ser adaptado às novas situações vivenciadas. O próprio programa
planejado, por exemplo, pode ser modificado em função das alterações de compor-
tamento e opiniões dos públicos. Assim, verificar constantemente as transformações
do ambiente é decisivo para a empresa.

A análise do desempenho das atividades e a mensuração dos resultados são peças


essenciais de qualquer plano, pois possibilita a visão do que é planejado, do que foi
ou ainda será realizado, e do posicionamento das ações em face aos objetivos traça-
dos. Portanto, é imprescindível que a organização mantenha um processo contínuo
de controle de suas ações para conseguir corrigir erros e também evitá-los.

Apesar de um bom plano de comunicação não substituir a consistência das ações,


ele é essencial para garantir o bom funcionamento interno de uma organização, con-
ferir visibilidade ao trabalho, prestar contas, promover o reconhecimento e a cre-
dibilidade, divulgar resultados, ampliar a rede de parcerias, arrecadar recursos e
conquistar o público-alvo.

10 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

CAPÍTULO 1
EVENTO: FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

“O evento é um instrumento estratégico de comunicação dirigida que tem


como objetivo conseguir resultados planejados para uma organização ou
entidade.” (FERRARI, 2004)

Evento é uma ação planejada que possui finalidade específica e objetiva trazer be-
nefícios para a organização. Em determinadas situações é a técnica mais adequada
para atingir metas organizacionais ou até mesmo para conseguir atingir determinado
público. É necessário ressaltar a importância do planejamento, para que o evento
seja um instrumento de divulgação da cultura da empresa, e da avaliação do mes-
mo, para mensurar sua eficiência e alcance dos públicos. Portanto, o evento além
do caráter social e político também pode ser explorado como uma ferramenta de
comunicação dirigida e estratégica para a instituição. Sugerimos que seja feito um
planejamento anual de eventos para otimizar a distribuição de verba e estabelecer
previamente prazos e ações que devem ser adotadas ao longo do ano.

“Dependendo dos objetivos esperados, os eventos podem ser classificados


em institucionais e promocionais. Vale lembrar que mesmo o evento tendo
caráter institucional de reforçar a marca, de maneira indireta ele gera um
retorno comercial para a empresa.” (FERRARI, 2004)

Além de fortalecer a imagem e credibilidade da organização, os eventos também po-


dem ser utilizados para dar honra e prestígio a quem merece. FERRARI lista vários
benefícios que um evento, sendo ele utilizado como uma ferramenta de comunicação
e planejado como tal, pode trazer para a instituição:

Estreitamento de relacionamento com públicos estratégicos e potenciais;

Oportunidade de promover novas marcas e com isso reforçar os valores organizacionais;

Reforço do conceito institucional da marca;

Estabelecimento de parcerias;

Possibilidade de aumentar o relacionamento com públicos de interesse;

Possibilidade de captar recursos;

Aumento de oportunidade de exposição junto à mídia, entre outros.

COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 11
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

“O evento, ao lado da propaganda, da publicidade, do marketing institucio-


nal, é um dos elementos componentes do mix de comunicação, mas possui
características que o diferem dos demais, pois depende de maior recepção
do receptor.” (GIÁCOMO, 2007)

Ainda segundo FERRARI, ao planejar um evento, o público de interesse é o ele-


mento de maior relevância, pois sem ele o evento não acontece. Para que o evento
configure-se em uma estratégia de comunicação eficiente, é fundamental o interesse
e envolvimento do público. Caso contrário a ação torna-se desprovida de significado
para a organização, afinal, um evento não é apenas um momento de descontração.
Caracteriza-se como uma ferramenta de comunicação que pode ser utilizada por
vários motivos, no entanto, possui um objetivo geral de promover a imagem da or-
ganização.

Os eventos podem ser classificados de diversas formas. Segundo Maria Cecília Gia-
caglia, eventos podem ser classificados quanto à:

Finalidade: eventos institucionais ou promocionais;

Periodicidade: esporádicos, periódicos ou de oportunidade;

Área de abrangência: locais, regionais, nacionais ou internacionais;

Âmbito: Interno ou externo;

Público-alvo desejado: corporativo ou consumidor;

Nível de participação: patrocinado ou realização própria.

É importante destacar que essas classificações não são excludentes, tendo os even-
tos muitas vezes elementos de uma ou mais delas. Já em relação ao planejamento
de eventos, a autora Marisa Canton define os principais pontos que devem ser abor-
dados em sua realização:

Quanto à viabilidade econômica/financeira: prazo e projeção de resultados; captação de


recursos; apoios e patrocinadores;

Quanto à localização e data;

Quanto ao mercado: seleção do produto conveniente em função da necessidade e/ou


objetivos propostos; demanda real e potencial;

Quanto às estratégias/políticas de ação.

12 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

CAPÍTULO 1
Procurando assumir uma postura mais antropológica diante do tema eventos, deve-
mos questionar a respeito do significado do universo simbólico dos ritos nas orga-
nizações. Eles são maneiras de representar e ilustrar a cultura organizacional. Para
Maria Tereza Fleury,

“O rito consiste em um conjunto planejado de atividades, relativamente


elaborado, combinando várias formas de expressão cultural, as quais têm
conseqüências práticas e expressivas. Ao desempenhar um rito, as pesso-
as se expressam através de diversos símbolos: certos gestos, linguagem,
comportamentos ritualizados, artefatos para salientar uma visão consensual
apropriada à ocasião”. (FLEURY, 1996, p.19)

A autora aponta ainda dois estudiosos: Beyer e Harrison (1986) que, ao compararem
os relatos antropológicos dos ritos das sociedades tribais com os da vida das organi-
zações modernas, chegaram a seis tipos de ritos:

Ritos de passagem – ex.: o processo de introdução e treinamento no exército;

Ritos de degradação – ex.: o processo de demitir um alto executivo;

Ritos de confirmação – ex.: seminários para reforçar a identidade social e seu poder de
coesão;

Ritos de reprodução – ex.: atividades de desenvolvimento organizacional;

Ritos para redução de conflito – ex.: processos de negociação coletiva;

Ritos de integração – ex.: festas de Natal nas organizações.

Dessa forma, chegamos ao ponto principal da proposta de trabalho: o objetivo de se


planejar um evento vai além da simples idéia de integração entre os seus públicos e
fortalecimento da imagem institucional. São ritos que podem alcançar níveis estraté-
gicos de grande importância na administração da cultura organizacional.

COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 13
COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

CERIMONIAL

“Cerimonial é a atividade do homem singular ou do homem plural para criar


ou aumentar seu espaço psico- emocional e sócio cultural e/ou para comu-
nicar ao outro ou outros do respeito por aquele espaço que lhe corresponde,
dentro de um contexto motivacional”.

O homem é um ser social, ou seja, está sujeito à interação entre as pessoas, vive em
sociedade. Seja no âmbito pessoal - que engloba círculo familiar, profissional, afetivo
- ou na esfera organizacional, a sociedade é formada pelo o que chamamos de rede
de relacionamentos, a famosa “network”.

Assim, para o “bom funcionamento” social existem regras, códigos de comportamen-


to, que estabelecem, definem e regulam as relações entre as unidades sociais.

“...cabe ao cerimonial, o equilíbrio nas situações de convívio. Nesse sentido


o cerimonial que se destaca entre o convívio com os poderes, convívio na
religião e para não nos estendermos que também se destaca nos múltiplos
panoramas vividos pelo homem evocando a si, sempre, o equilíbrio das si-
tuações”. (FERRARI, 2004)

É nesse momento que aplicar de maneira correta as normas de Cerimonial e Proto-


colo é tão importante para harmonizar a rede de relacionamentos, obedecer a hierar-
quia necessária, estreitar os vínculos e manter uma relação prazerosa.

Pode-se dizer que é no mínimo muito arriscado para a organização realizar um


evento ignorando a importância do cerimonial e desconhecendo regras de protocolo.
Existem normas – ou práticas já consolidadas – que definem protocolos a serem
seguidos em cada tipo de evento.

Ainda, não podemos deixar de enfatizar, existe legislação que regulamenta ordens
de precedência (Decreto 70274/72) e exigências legais para a realização de qual-
quer evento.

Sugerimos, também, a consulta da Lei 9063/05 que regulamenta os procedimentos e


exigências para realização de eventos no município de Belo Horizonte. No fim deste
Manual disponibilizamos uma lista com as leis que consideramos mais importantes
para o setor de eventos.

14 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

CAPÍTULO 2 - CONCEPÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 2
DELIMITAÇÃO DO OBJETIVO

Ao se pensar um evento, deve-se fazer uma consideração primária para nortear seu
planejamento: o seu objetivo, sendo ele a curto ou a longo prazo. Objetivo é aquilo
que se pretende alcançar com o evento.

A definição do objetivo é essencial para criar, estabelecer, firmar e divulgar o conceito


e a imagem da organização. Isso ajudará a concentrar os esforços para uma direção
comum, e resolver todas as questões inerentes ao planejamento, organização, im-
plantação e avaliação.

Os objetivos podem ser vários, e não um só, para atingir áreas de interesse da orga-
nização. Segundo CERTO, as áreas estratégicas de uma organização se consistem
em oito:

Posição no mercado (que se está tentando alcançar);

Inovação (quais metas atingir);

Produtividade, níveis de recursos (quantidade de ativos que devem ser mantidos);

Lucratividade;

Desempenho e desenvolvimento do administrador;

Desempenho e atitude do empregado;

Responsabilidade social (retorno para a sociedade).

Definido os objetivos, parte-se para o planejamento, que é a parte essencial do de-


senvolvimento de um evento. Nessa fase é feito um projeto global de todas as fases
que compõem o evento e caberá a cada envolvido no processo seguir esse plano
ajustando-o às condições do momento.

Para desenvolver o planejamento há dois itens determinantes: o público e as estra-


tégias para atingí-lo.

CONCEPÇÃO DO EVENTO 15
PRÉ-EVENTO

PÚBLICOS

Partindo da definição de que um stakeholder é “qualquer indivíduo ou grupo que


pode influenciar ou ser influenciado pelos atos, decisões, políticas, práticas ou obje-
tivos de uma organização” (Freeman, 1984, p.25), para o planejamento de ações de
comunicação deve-se trabalhar na definição dos públicos estratégicos.

Para Gruning (2009), os públicos consistem em grupos sociais que respondem às


conseqüências que as organizações exercem sobre eles, e que, por sua vez, tentam
participar das decisões que sirvam aos seus interesses. Portanto, segundo o autor, o
primeiro passo na gestão estratégica de relações públicas é identificar e mapear as
pessoas que são vinculadas ou que têm interesses na organização.

Destacamos que cada organização tem seus públicos específicos, mas alguns são
mais importantes que outros para a sobrevivência da empresa. Após o mapeamento,
os gestores devem classificá-los ou atribuir-lhes grau de importância para indicar seu
impacto na organização. Cabe então aos gestores planejar programas contínuos de
comunicação com os mais importantes e estratégicos.

“Idealmente, o estágio comunicação com o stakeholder deve ocorrer antes


dos conflitos, especialmente porque auxilia na construção dos relacionamen-
tos estáveis, de longo prazo, de que tanto necessita uma organização para
obter o apoio dos stakeholders para administrar os problemas quando estes
concorrem.”(GRUNING, 2009, p. 84)

Programas contínuos de comunicação só se efetivam quando existe o relaciona-


mento entre pessoas ou entre uma organização e seus públicos. Para Ferrari (2009),

“o êxito do relacionamento com os públicos está baseado no envolvimento


e no vínculo que deve ocorrer entre os envolvidos no processo. Sem en-
volvimento não há vínculo e participação e sem participação não há ação
comunicacional que seja positiva e benéfica”. (FERRARI, 2009)

Em outras palavras, é necessário envolver as pessoas participantes no processo


comunicacional para garantir a eficiência da construção conceitual sobre a organi-
zação. Nesse contexto identificamos que eventos são estratégias ímpares na apro-
ximação dos públicos, uma vez que incitam o contato físico e ultrapassam as limita-
ções inerentes aos meios de comunicação modernos que priorizam a virtualidade.

16 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

ORGANIZAÇÃO

CAPÍTULO 2
“As atividades relacionadas com a organização englobam todas as provi-
dencias administrativas, como definição de local e data, cadastramento de
participantes, elaboração de mailing list, serviços de som e multimidia, fo-
tografia, seleção de recepcionistas, contratação de serviços de terceiros.”
(KUNSCH, 2003, p. 387)

A organização é considerada o processo mais complexo do evento. Exige que os co-


ordenadores tenham condições de comando e bom relacionamento com sua equipe.

A coordenação é o ato de comandar, controlar e delegar tarefas com a finalidade de


atingir o objetivo proposto. O coordenador tem, então, a responsabilidade de chefiar
a equipe, fazendo cumprir o cronograma proposto e otimizando o trabalho de todos
os envolvidos.

Sugerimos como apoio à construção do cronograma modelos de check list, no ca-


pítulo 3 (Tipos de eventos). No entanto, cada coordenador deve buscar e utilizar
ferramentas com as quais tenha maior familiaridade, visando sempre o trabalho mais
eficaz.

A fase de organização depende de apoio operacional, apoio logístico, apoio de pes-


soal e, em sua maioria, apoio externo. Cada um desses itens listados deve ser de-
legado a pessoas ou grupos que ficarão por eles responsáveis, até porque cada um
deve ter seu check list próprio.

CONCEPÇÃO DO EVENTO 17
PRÉ-EVENTO

CAPÍTULO 3 - TIPOS DE EVENTOS

Observamos alguns tipos de eventos institucionais que merecem destaques, tanto


pela freqüência com que são executados, como com os objetivos estratégicos que
podem ter.

É necessário ter em vista que todo planejamento contempla princípios fundamen-


tais. O primeiro passo é ter um objetivo que justifique a utilização do evento como
a ferramenta mais eficaz para atingi-lo. Definido o objetivo estratégico do evento,
deve-se determinar o público-alvo. Construído o cenário é imprescindível delimitar o
orçamento disponível e, sugerimos, que seja construída uma planilha financeira para
controlar as despesas e também saber o investimento total realizado.

Considerando essas premissas básicas, você começa a planejar o evento em si:


escolher o tipo de evento mais adequado, designar o coordenador responsável pelo
evento, definir hora, local e data, e delimitar a infra-estrutura necessária (física e de
pessoas).

Por fim, é de grande praticidade e otimização das tarefas fazer uma relação de to-
dos os fornecedores e profissionais envolvidos, definindo contato, telefone e prazos
combinados. Essa listagem deve ser de fácil acesso a todas as pessoas envolvidas,
e não apenas do coordenador.

Além de nortear a fase de organização, esses documentos devem ser arquivados,


constituindo, então, uma memória institucional e até mesmo nortear eventos poste-
riores.

Apresentaremos, a seguir, um apanhado geral desses eventos empresariais, suas


características próprias e uma sugestão de check-list para o planejamento de alguns
deles.

É importante ressaltar que a gama de opções de eventos é enorme e cabe a institui-


ção adequar o tipo de evento aos seus objetivos ou, até mesmo, explorar a criativida-
de para surpreender os convidados com novos formatos e atrações.

A planilha de check-list funciona como um roteiro para nortear todas as ações a se-
rem tomadas durante a fase de organização. O ideal é ser o mais detalhista possível,
para evitar que pequenos detalhes comprometam o sucesso do empreendimento.

18 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

É também essencial definir o responsável por cada ação para que não aconteça o
desencontro e “um” ache que o “outro” já tomou as providências necessárias. Nessa
questão é essencial a participação efetiva do responsável pelo evento para orientar
e coordenar toda a equipe envolvida. O campo “PRAZO MÁX.” refere-se ao prazo
limite que ação deve ser executada É claro que nada impede que providências sejam
tomadas antes do prazo previsto. Entretanto, para um controle efetivo da organiza-
ção, sugerimos que nesse campo seja especificada a data (se for o caso, o horário)
em que ação esteja totalmente concluída. Por último, no campo “OBSERVAÇÕES”
deve-se contemplar todas as informações que interfiram diretamente na execução da

CAPÍTULO 3
ação em pauta (como contato dos fornecedores, pessoas que podem dar suporte, o
apoio que será necessário, etc.).

Ao planejar o evento, é imprescindível que seja definido se haverá reserva de lu-


gares, mesa de honra ou composição de mesa, no caso dos eventos expositivos.
Para tal, é importante reservar os melhores lugares e definir, conforme ordem de
precedência, o lugar a ser ocupado por cada autoridade.

Para conhecer a ordem de precedência, consultar Decreto 70.274, de 09/03/72. Já


imaginou o presidente da empresa ficar em pé em um evento de comemoração de
fim de ano ou assentar em local desprestigiado numa composição de mesa?

No planejamento você deverá esboçar os lugares reservados e, se necessário, utilize


da confirmação de presença para minimizar os riscos. É claro que mesmo confir-
mando presença, um convidado confirmado pode não chegar a tempo ou outro que
respondeu negativamente ao convite chegue de ultima hora. A fase de implanta-
ção do evento é marcada por imprevistos e cabe ao coordenador ser eficiente para
contorná-los. Uma boa ferramenta é confeccionar visores com nomes e colocar an-
tecipadamente no local reservado para cada pessoa.

É sempre bom estar precavido para as surpresas de última hora e fazer visores para
pessoas que não responderam à confirmação de presença e/ou deixar a mão mate-
rial para fazer novos visores se for necessário.

É importante ressaltar que cada evento é específico e deve estar alinhado às polí-
ticas da organização. Portanto, ao planejar o evento da sua empresa você deverá
adaptar o roteiro de planejamento, acrescentando (ou retirando) itens, para atender
à sua realidade. O evento é uma ferramenta de comunicação estratégica e, dessa
forma, deve ser realizado visando ao retorno positivo para organização e, principal-
mente, estar alinhado à cultura organizacional.

TIPOS DE EVENTOS 19
PRÉ-EVENTO

DATAS COMEMORATIVAS
No decorrer do ano existem várias datas que são popularmente comemoradas e/ou
comercialmente exploradas. A organização pode também aproveitar desses “pretex-
tos” para organizar diversos tipos de eventos, desde festas comemorativas a eventos
de conscientização social. Os autores Rabaça e Barbosa afirmam que

“Podem-se promover eventos em datas significativas do ano (Dia da Arvore,


Dia da Criança, etc.), em ocasioes importantes para organização (inaugura-
çoes, solenidades, seminarios, lan;amentos, etc.) ou em simples aconteci-
mentos de rotina da instituição”. (RABAÇA e BARBOSA, 1978, p. 193)

Uma boa dica para enaltecer o sentimento dos colaboradores em relação à orga-
nização é criar um calendário de eventos próprios, comemorando datas que sejam
significativas para a história da empresa, como, por exemplo, o “aniversário” da ins-
tituição.

Por fim, é importante ressaltar que para realização de qualquer evento é fundamental
o planejamento minucioso e avaliar a relevância do mesmo para a instituição.

INAUGURAÇÃO
A inauguração é amplamente utilizada e conhecida: trata-se de uma cerimônia na
qual se apresenta ao público (interno, externo ou misto) a nova instalação, unidade
ou aquisição da empresa. Prescinde de placa de identificação, normalmente fundida
em aço, alumínio ou bronze, com data, nome do que é inaugurado, nomes das pes-
soas que colaboraram na obras (e/ou são homenageadas) e dos diretores da atual
gestão. No caso de homenagem às pessoas falecidas (por exemplo, salas e auditó-
rios que levam nome de pessoa que já faleceu) é convencionado que a família deve
ser comunicada – convidada para receber a homenagem em nome do falecido. A
placa deverá estar coberta por um tecido - indicamos o cetim em cor discreta (branco
ou cinza) - e as maiores autoridades, normalmente, duas pessoas (o anfitrião e maior
autoridade presente ou membro da família do homenageado), fazem o descerramen-
to. Não é permitido utilizar a bandeira nacional para cobrir a placa. Pode-se, ainda,
delimitar a área inaugurada com uma fita, de 2 a 3 cm, com as cores da bandeira
nacional, do estado ou da empresa. Atualmente não se usa o corte da fita com a
tesoura e, sim, laço que será desfeito pelas pessoas indicadas.

20 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

Denominamos também “Lançamento de pedra fundamental” a cerimônia que marca


o início de uma obra ou construção. Nesse tipo de rito é comum depositar no solo
uma urna onde serão depositados objetos significantes para a data, como a plan-
ta ou fotografias significantes para o empreendimento. A maior autoridade presente
simbolicamente joga a primeira pá de terra ou massa – e a repassa ao responsável
para o término do processo.

Apesar de ser muito usada, pouco se atenta para detalhes e características estra-
tégicas que um evento como esse pode proporcionar. A inauguração pode ser uma

CAPÍTULO 3
ótima oportunidade para reunir os colaboradores, estimular o sentimento de perten-
cimento e aumentar a coesão interna. Além disso, uma inauguração bem planejada
pode colocar a organização em destaque, contribuir para o aumento da exposição da
marca e transmitir também ao público externo, de forma simples e objetiva, conceitos
associados à empresa como inovação, dinamismo e desenvolvimento.

EVENTO:
OBJETIVO:
COORDENADOR RESPONSÁVEL:
DATA: HORA: LOCAL:
PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.
FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

CONTRATAÇÃO
DE DECORAÇÃO,
FOTÓGRAFO, BUFFET
(CAFÉ RECEPTIVO OU
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS     DE ENCERRAMENTO),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

DESCERRAMENTO DE
PLACA, “CORTE DE
PLANEJAR ATO SIMBÓLICO FITA”, LANÇAMENTO
DE PEDRA FUNDAMEN-
TAL, ETC.

PREPARAR O LOCAL      
ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS      
DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      
DESIGNAR LOCUTOR      
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL      

TIPOS DE EVENTOS 21
PRÉ-EVENTO

RECEPÇÃO E
ENCAMINHAMENTO
DOS CONVIDADOS
( LEMBRANDO DE
LUGARES DE HONRA
PARA AS AUTORIDA-
DES E/OU HOMENAGE-
DEFINIR ROTEIRO     ADOS); AS MAIORES
AUTORIDADES DEVEM
DESEMPENHAR PAPEL
DE DESTAQUE NA
CERIMÔNIA (COMO
DESCERRAR PLACA
OU JOGAR A PRIMEIRA
PÁ NA URNA)

LEMBRAR DE TECIDO
DE PANO QUE DEVERÁ
ENCOMENDAR PLACA ALUSIVA A INAUGURAÇÃO     ENCOBRIR A PLACA
ATÉ O MOMENTO DO
DESCERRAMENTO

PROVIDENCIAR CAVAR
COVA, URNA ONDE
SERÃO DEPOSITADOS
PREPARAÇÃO PARA “LANÇAMENTO DE PEDRA OBJETIVOS RELE-
   
FUNDAMENTAL” VANTES À OBRA E PÁ
(PARA QUE A MAIOR
AUTORIDADE INICIE A
CERIMÔNIA.

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      


CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTERNET,
INTRANET, DISTRIBUI-
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO    
ÇÃO DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLICIDA-
DE, ETC...
ELABORAR PAUTA DO LOCUTOR      
RELEASE, ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA     COBERTURA JORNA-
LÍSTICA, ETC.
FAZER NOMINATAS      
VERIFICAR EQUIPAMENTOS      
EM CASO DE “LAN-
ÇAMENTO DE PEDRA
FUNDAMENTAL”, VERI-
ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO     FICAR COVA E URNA.
EM INAUGURAÇÕES DE
ESPAÇOS, VERIFICAR
PLACA.

ENTREGAR NOMINATAS E PAUTAS PARA LOCUTOR      

22 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

MESA REDONDA

Uma mesa redonda eficiente deve ser composta de quatro a oito pessoas, podendo
ser aberta ou fechada. No caso da aberta, mais comumente usada, a platéia também
participa do debate, enquanto na segunda a participação fica restrita aos debatedo-
res.

Um moderador atua coordenando os trabalhos e costuma-se disponibilizar dez minu-


tos para que cada convidado discorra sobre o tema. Após esse momento, o tema é

CAPÍTULO 3
discutido entre todos os participantes, com direito a réplica.

Como vantagens, a mesa redonda propicia o enriquecimento das discussões devido


à pluralidade de argumentos apresentados, além de facilitar o entendimento e esti-
mular a troca de idéias.

A mesa redonda é uma ótima opção caso a empresa deseje destacar um tema re-
levante que esteja associado ao seu negócio ou razão social. Ela pode ser usada
tanto no âmbito interno (para promover questões relativas à cultura organizacional)
ou externamente, como uma ótima oportunidade para gerar divulgação da empresa,
bem como releases e pautas por meio da assessoria de imprensa para os meios de
comunicação.

PAINEL

O painel tem como característica principal ser um quadro de apresentações, com-


posto por um orador principal a no máximo quatro outros participantes que discorrem
sobre um tema pré-determinado. Possui duas partes: na primeira, o tema é apresen-
tado de forma individual pelos painelistas, com destaque para o orador principal que
dá um foco mais geral ao debate. Já na segunda parte, o painel funciona como uma
mesa-redonda aberta, onde acontece o debate entre os participantes e são respon-
didas as perguntas da platéia.

Sob o ponto de vista organizacional, o painel não possui muita aplicação devido ao
seu formato ser muito específico, sendo mais adequado para o meio acadêmico. As
vantagens proporcionadas pelo debate de idéias e integração com a platéia podem
ser melhor utilizadas em uma mesa-redonda, já que essa abrange uma maior quan-
tidade de pessoas e é mais dinâmica.

TIPOS DE EVENTOS 23
PRÉ-EVENTO

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.
FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      
ALUGUEL
DO ESPAÇO,
CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
BUFFET (CAFÉ
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁ-
    RECEPTIVO OU DE
RIOS
ENCERRAMENTO),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC
DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZA-
     
DORA
RESERVAR O LOCAL      
ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS      
DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO
     
EVENTO
DESIGNAR MODERADOR      
DEFINIR EXPOSITOR(ES)      
CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITOR(ES)    
PRESENÇA
CONSULTAR
NECESSIDA-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL    
DES DO(S)
PALESTRANTE(S)
INFORMAR À PLA-
DEFINIR ROTEIRO     TÉIA AS REGRAS
DO DEBATE
CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      
CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO    
DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES, ETC...
ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      
VERIFICAR EQUIPAMENTOS      
ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      
PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     LISTA DE CONVI-
DADOS, ETC.

24 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

PALESTRA

A palestra trata de um tema pré-determinado, com o qual o público já está familiari-


zado.

Possui um público menor e necessita de um coordenador para introduzir o palestran-


te e fazer a triagem de perguntas. De característica mais informal, pode ser realizada
em diversos locais e possuir um formato mais flexível, podendo o palestrante circular
entre os participantes e operar recursos audiovisuais para enriquecer o conteúdo.

CAPÍTULO 3
Nas organizações, as palestras podem contribuir de forma efetiva na gestão do co-
nhecimento, podendo muitas vezes ter como palestrantes seus próprios colaborado-
res. Isso contribui para valorizar os funcionários e gera um maior interesse do público
interno, que se identifica e assimila melhor a mensagem.

É fundamental que a escolha do tema seja pertinente e de interesse do público,


pois, caso contrário, a palestra pode tornar-se monótona e gerar efeitos até mesmo
contrários.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL DO ESPA-
ÇO, CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
BUFFET (CAFÉ
RECEPTIVO OU DE
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS    
ENCERRAMENTO),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

RESERVAR O LOCAL      

ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS      

TIPOS DE EVENTOS 25
PRÉ-EVENTO

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DESIGNAR MODERADOR      

DEFINIR PALESTRANTE(S)      

CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR PALESTRANTE(S)    
SENÇA

CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     CESSIDADES DO(S)
PALESTRANTE(S)

DEFINIR ROTEIRO      

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUIÇÃO DE
PANFLETOS, CAR-
TAZES, PUBLICIDA-
DE, ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      

RELEASE, ORGANI-
ZAR COBERTURA
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA    
JORNALÍSTICA,
ETC.

FAZER NOMINATAS      

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

ENTREGAR NOMINATAS E PAUTAS PARA LOCUTOR      

PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     LISTA DE CONVIDA-
DOS, ETC.

VISITAS TÉCNICAS

Também conhecida como política de portas abertas, ou open day, a visita técnica
consiste em uma apresentação da empresa, em dia pré-determinado, a um público
específico na própria empresa.

26 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

Ela é classificada em dois tipos: portas abertas (também chamada de open day), e vi-
sitas especiais. Na modalidade portas abertas são convidados stakeholders diversos
como fornecedores, associações de classes, ONGs, representantes da comunidade
ou até mesmo os funcionários recém contratados para um tour.

Já as visitas especiais são reservadas para os visitantes estrangeiros, autoridades,


personalidades e comitivas.

Em ambos os casos, deve-se atentar para sempre elaborar um roteiro, preparar o lo-

CAPÍTULO 3
cal da visita, comunicar o evento aos departamentos, seguir o protocolo e cerimonial
adequado e disponibilizar material informativo como folder ou relatório para que os
visitantes tenham um material tangível para futuras consultas.

As visitas técnicas são interessantes para aproximar a empresa do seu público. Além
disso, possibilitam o contato face-a-face, com maior interação e fornecimento de
feedback imediato.

Empresas bem organizadas e que possuam boa estrutura devem fazer o uso das
visitas empresarias como uma estratégia de diferenciação e vantagem competitiva.

SIMPÓSIO

Este termo etimologicamente designava outro tipo de acontecimento, mais seme-


lhante a um coquetel. Recentemente passou a designar conferências de caráter
marcadamente técnico ou científico, ou um estilo de aula, ministrada em universida-
des, que segue formato abertamente discursivo e não o formato tradicional de uma
palestra ou de perguntas e respostas.

Com temas bem específicos, consiste em vários expositores com a presença de um


coordenador. O simpósio é derivado da mesa-redonda; nele os participantes não
debatem entre si.

Após as apresentações, a platéia participa com perguntas à mesa com o objetivo


de realizar um intercâmbio de informações. Em geral, dura de 1 (um) a 3 (três) dias.

O simpósio pode transmitir uma imagem mais formal e elitista relativamente a uma
reunião do que quando se utiliza jornada ou colóquio, por exemplo. Tem a vantagem
de ter um conteúdo relativamente bem definido, que é entendido pela maioria das
pessoas.

TIPOS DE EVENTOS 27
PRÉ-EVENTO

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


OBSERVA-
AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO MÁX.
ÇÕES
FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL
DO ESPAÇO,
CONTRA-
TAÇÃO DE
FOTÓGRAFO,
BUFFET
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS    
(COFFEE-
-BREAKS),
RECEPCIO-
NISTAS, PRO-
FISSIONAIS
DE LIMPEZA.

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

RESERVAR O LOCAL      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DESIGNAR MODERADOR      

DEFINIR EXPOSITORES      

CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITORES    
PRESENÇA

CONSULTAR
NECESSI-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     DADES DOS
EXPOSITO-
RES

PASTAS,
BRINDES
(BLOCO,
CANETA,
OBJETO COM
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS    
A LOGO DO
EVENTO),
FOLDER INS-
TITUCIONAL,
ETC.

28 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

EXPOSIÇÃO,
DEFINIR ROTEIRO     DISCUSSÃO E
CONCLUSÃO

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUÍDOS      

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFEC-
ÇÃO DE
CONVITES,

CAPÍTULO 3
INTERNET,
INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUI-
ÇÃO DE
PANFLETOS,
CARTAZES,
PUBLICIDADE,
ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      

RELEASE,
ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA     COBERTURA
JORNALÍSTI-
CA, ETC.

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANE-
TA, LISTA DE
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS    
CONVIDADOS,
ETC.

LEVAR MATERIAL QUE SERÁ DISTRIBUÍDO      

SEMINÁRIO

Seminário é um evento metodológico, que supõe o uso de técnicas para o estudo e


pesquisa em grupo sobre um assunto predeterminado. Pode envolver tanto o público
interno, quanto externo à instituição. 

O seminário pode assumir diversas formas, mas o seu objetivo principal deve ser
norteado pela introdução dos participantes na pesquisa e sistematização do conhe-

TIPOS DE EVENTOS 29
PRÉ-EVENTO

cimento sobre o assunto tratado. É composto por três fases: exposição, discussão
e conclusão. Geralmente conduzido por um moderador que conduz as diferentes
etapas.

É um processo amplamente utilizado no ambiente acadêmico, no qual o professor


indica os temas a serem tratados e capacita o educando a estudar por si, permitindo
o domínio da metodologia científica.

A duração de um seminário é de 1 (um) dia – estendendo-se para mais dias, deno-


mina-se jornada.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL DO
ESPAÇO, CONTRA-
TAÇÃO DE FOTÓ-
GRAFO, BUFFET
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS     (COFFE-BREAKS),
RECEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

RESERVAR O LOCAL      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DESIGNAR MODERADOR      

DEFINIR EXPOSITORES      

CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITORES    
PRESENÇA

CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     CESSIDADES DOS
EXPOSITORES

30 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
OBJETO COM
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS     A LOGO DO
EVENTO), FOLDER
INSTITUCIONAL,
ETC.

EXPOSIÇÃO,
DEFINIR ROTEIRO     DISCUSSÃO E
CONCLUSÃO

CAPÍTULO 3
CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUÍDOS      

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLI-
CIDADE, ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      

RELEASE, ORGA-
NIZAR COBERTU-
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA    
RA JORNALÍSTICA,
ETC.

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     LISTA DE CONVI-
DADOS, ETC.

LEVAR MATERIAL QUE SERÁ DISTRIBUÍDO      

WORKSHOP

Evento que reúne segmentos específicos de público, para conhecer novas


tecnologias,disseminação de usos e prática na oficina de trabalho. Os participantes
geralmente têm um mesmo nível de conhecimento e são orientados por especialistas
nas áreas apresentadas. Normalmente, conta com no máximo 30 participantes, que
são do mesmo segmento ou área profissional.

TIPOS DE EVENTOS 31
PRÉ-EVENTO

Este formato de evento é muito utilizado na área das artes em geral ou reuniões
comerciais, para demonstração de produtos ou serviços.

Os workshops compreendem jornadas de 3 (três) a 8 (oito) horas de trabalho, com-


preendendo uma duração total entre 8 (oito) e 30 (trinta) horas.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:

AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO MÁX. OBSERVAÇÕES

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL DO
ESPAÇO, BUFFET
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECES- (LANCHE), RECEP-
   
SÁRIOS CIONISTAS, PROFIS-
SIONAIS DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANI-


     
ZADORA
RESERVAR O LOCAL      
DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO
     
EVENTO
DEFINIR MODERADOR(ES)      

CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR MODERADOR(ES)    
SENÇA

CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     CESSIDADES DO(S)
MODERADOR(ES)

PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
DEFINIR MATERIAIS DIDÁTICOS     OBJETO COM A
LOGO DO EVENTO),
APOSTILAS, ETC.

CONFECCIONAR CERTIFICADOS      

DEFINIR ROTEIRO     TEÓRICO E PRÁTICO

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DIDÁTICOS      

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

32 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUIÇÃO DE
PANFLETOS, CARTA-
ZES, PUBLICIDADE,
ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      

RELEASE, ORGANI-

CAPÍTULO 3
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA     ZAR COBERTURA
JORNALÍSTICA, ETC.

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     LISTA DE PARTICI-
PANTES, ETC.

PAPEL, CANETA, LIS-


CREDENCIAR PARTICIPANTES E ENTREGA DE
    TA DE CONVIDADOS,
MATERIAL DIDÁTICO
ETC.

ENTREGAR CERTIFICADOS      

TREINAMENTO

É um processo de assimilação cultural a curto prazo, que objetiva repassar ou re-


ciclar conhecimentos, habilidades ou atitudes relacionados diretamente à execução
de tarefas ou à sua otimização no trabalho. Têm assuntos específicos e em sua
maioria técnicos.  São altamente recomendados para atualização de conhecimentos
tecnológicos e como resposta a diagnósticos desfavoráveis em determinadas áreas
de atuação.

Na prática, a maior diferenciação para workshops está no público. Com perfil menos
comercial, treinamentos são, em sua maioria, exclusivos, fornecidos para públicos
internos de uma organização. A duração desse tipo de evento é bastante variada,
mas o aconselhável é que não ultrapasse o período de 1 (um) ano.

O treinamento pode ser realizado tanto para o público interno da organização quanto
para o externo, tendo em vista que há casos em que diversos stakeholders necessi-
tam conhecer melhor processos e/ou a cultura institucional.

TIPOS DE EVENTOS 33
PRÉ-EVENTO

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.
FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL DO ESPAÇO,
BUFFET (LANCHE),
RECEPCIONISTAS,
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS    
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

RESERVAR O LOCAL      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DEFINIR TREINADOR(ES)      

CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR TREINADOR(ES)    
SENÇA

CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     CESSIDADES DO(S)
TREINADOR(ES)

PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA, OB-
DEFINIR MATERIAIS DIDÁTICOS     JETO COM A LOGO DO
EVENTO), APOSTILAS,
ETC.

CONFECCIONAR CERTIFICADOS      

DEFINIR ROTEIRO     TEÓRICO E PRÁTICO

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DIDÁTICOS      

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTERNET,
INTRANET, DISTRIBUI-
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO    
ÇÃO DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLICI-
DADE, ETC...

34 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANETA, LISTA


LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     DE PARTICIPANTES,
ETC.

PAPEL, CANETA, LISTA


CREDENCIAR PARTICIPANTES E ENTREGA DE
    DE CONVIDADOS,
MATERIAL DIDÁTICO

CAPÍTULO 3
ETC.

ENTREGAR CERTIFICADOS      

DEBATE

O debate consiste na apresentação e discussão de temas específicos por dois ou


mais debatedores, que defenderão pontos de vistas diferentes, através de argumen-
tações pró e contra, sobre o mesmo tema. Em geral, abordam idéias antagônicas e
polêmicas.

Pode ser aberto ao público ou mesmo transmitido por um ou mais veículos de mídia.

Existe a figura de um moderador ou mediador que fará a apresentação dos temas a


serem abordados e a exposição dos objetivos específicos daquele debate. Ele de-
sempenha a função de coordenador do evento, controlando a sequência e o tempo
de fala dos debatedores e a participação da platéia, se houver.

Normalmente, a platéia não pode interferir diretamente no debate, limitando-se a


protestos ou aplausos moderados. Entretanto, em alguns casos, permite-se que a
assistência faça perguntas aos debatedores, o que deverá também ser dirigido pelo
moderador.

Cabe ainda, ao mediador, promover e intensificar as discussões com objetivo de


estimular maior atenção dos presentes.

Atualmente, esse tipo de evento é mais utilizado em debates políticos ou dirigidos


a técnicos e estudantes. As empresas têm optado por eventos de exposição mais
dirigida e/ou participação da platéia, como mesas redondas, palestras, painéis, entre
outros.

TIPOS DE EVENTOS 35
PRÉ-EVENTO

FEIRA
As feiras são realizadas por uma instituição organizadora que delimitará as regras
gerais e convidará organizações, de acordo com o público-alvo, para expor seu tra-
balho em estandes. Podem ser de pequeno, médio ou grande porte.

O estande consiste no espaço a ser utilizado por cada organização e é delimitado


pela área alugada pela organização participante ou disponibilizada pela instituição
organizadora. Trata-se da materialização do participante na feira. Dessa forma, a
construção do estande define também a visibilidade da organização participante e
deve ser encarada como ferramenta estratégica.

Cada organização expõe os serviços que presta e/ou os produtos que comercializa.
Em geral, visitam a feira os parceiros da organização, os clientes e potenciais clien-
tes.

Assim, é importante ressaltar que, além de uma divulgação mercadológica, trata-se


de uma exposição da imagem da organização. Portanto, é imprescindível que as
pessoas que representem a organização na feira sejam treinadas e conhecedoras do
assunto exposto para fazerem uma divulgação institucional que atenda aos objetivos
organizacionais.

No planejamento da exposição em feiras, o participante precisa estar atento à estru-


tura física do local e certificar-se do que será disponibilizado pela instituição organi-
zadora ou o que deverá ser providenciado, como: divisórias, mobiliários, iluminação,
pontos de rede ou telefone, equipamentos. São muitos detalhes, por isso, é impor-
tante que a organização designe um coordenador para supervisionar e controlar
todos os processos que envolvem a participação numa feira (desde a divulgação
até a construção do estande e atendimento no evento). A coordenação evita a super-
posição de ações, a desorientação dos colaboradores e, ainda, o desperdício com
custos desnecessários.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:

AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO MÁX. OBSERVAÇÕES

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO


     
EVENTO

36 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

MONTADORA,
ORNAMENTAÇÃO,
PROGRAMAÇÃO
VISUAL, ARMAZENA-
MENTO DE MATERIAL,
RECEPÇÃO DOS
VISITANTES, COQUE-
ORÇAR INFRA-ESTRUTURA NECESSÁRIA    
TEL DE ABERTURA,
SERVIÇOS EM GERAL:
TELEFONIA, LUZ E
SOM, EQUIPAMEN-
TOS AUDIOVISUAIS

CAPÍTULO 3
SEGURANÇA, APOIO
MÉDICO, ETC.

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANI-


     
ZADORA

 TAMANHO E LAYOUT
DEFINIR LOCAL DE PARTICIPAÇÃO    
DO STAND

ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO


     
EVENTO

PAINÉIS FOTOGRÁ-
FICOS, PRODUTOS,
DEFINIR O QUE SERÁ EXPOSTO    
BANNERS, TESTEIRAS,
ETC

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE MATERIAIS QUE SERÃO


     
DISTRIBUÍDOS

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTERNET,
INTRANET, DISTRIBUI-
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO    
ÇÃO DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLICI-
DADE, ETC...

RELEASE, ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA     COBERTURA JORNA-
LÍSTICA, ETC.

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      


PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
LEVAR MATERIAIS A SEREM DISTRIBUÍDOS     OBJETO COM A LOGO
DO EVENTO), FOLDER
INSTITUCIONAL, ETC.

TIPOS DE EVENTOS 37
PRÉ-EVENTO

FÓRUM

O fórum é organizado por uma entidade oficial e objetiva debater e proporcionar a


reflexão a respeito de temas abrangentes com um grande número de pessoas na
platéia. Nesse tipo de evento é necessário um moderador para coordenar o deba-
te e também organizar as perguntas e exposição de opiniões do público, evitando
possíveis tumultos. Ou seja, o fórum consiste na apresentação do tema pelo orador,
seguida por comentários, exposições de idéias, debates e perguntas.

Esse tipo de evento pode durar um ou mais dias, geralmente com a integração de
vários fóruns. Nesse caso, é aconselhável um intervalo entre eles, de pelo menos 10
minutos, para que as pessoas não fiquem exauridas e acabem perdendo o interesse
ou o foco do tema abordado. Entretanto, é bastante comum estruturar o fórum para
duração de 1 hora com o seguinte cronograma: 40 minutos de debate e/ou exposição
de idéias dos apresentadores e 20 minutos para o diálogo com a platéia.

Ao final das discussões o moderador apresenta as conclusões finais a todos os par-


ticipantes.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.
FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL DO ESPA-
ÇO, CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁ- BUFFET (COFFE-BRE-
   
RIOS AKS), RECEPCIONIS-
TAS, PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZA-


     
DORA
RESERVAR O LOCAL      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DESIGNAR RESPONSÁVEL POR REGISTRO DOS


     
ANAIS

38 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

DEFINIR EXPOSITORES      

CONFIRMAR PRE-
CONVIDAR EXPOSITORES    
SENÇA

CONSULTAR
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     NECESSIDADES DOS
EXPOSITORES

CAPÍTULO 3
PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
OBJETO COM A
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS    
LOGO DO EVENTO),
FOLDER INSTITUCIO-
NAL, ETC.

EXPOSIÇÃO E PER-
DEFINIR ROTEIRO    
GUNTAS

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUÍDOS      

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUIÇÃO DE
PANFLETOS, CARTA-
ZES, PUBLICIDADE,
ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      

RELEASE, ORGANI-
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA     ZAR COBERTURA
JORNALÍSTICA, ETC.

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANETA, LIS-


LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     TA DE CONVIDADOS,
ETC.

LEVAR MATERIAL QUE SERÁ DISTRIBUÍDO      

TIPOS DE EVENTOS 39
PRÉ-EVENTO

CONFERÊNCIA

A conferência consiste na exposição de tema técnico, científico ou informativo, por


um especialista reconhecidamente qualificado no assunto. Assemelha-se à palestra,
porém segue um rito mais formal.

Nesse tipo de evento é esperado que haja cobertura fotográfica e jornalística.

Existe a figura do presidente da mesa que, em geral, apresenta o conferencista e


o tema a ser debatido. Poderá ainda ter um moderador que auxilia o presidente na
condução dos debates e o conferencista no diálogo com o público.

É dirigida a um público numeroso, diversificado e elevado culturalmente. Prevê-se


quarenta minutos para exposição e vinte para debate, com perguntas da platéia,
geralmente por escrito e identificadas. A conferência pode também integrar eventos
maiores como simpósio ou fórum.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL
DO ESPAÇO,
CONTRATAÇÃO
DE FOTÓGRAFO,
BUFFET (COFFEE
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS    
-BREAKS), RE-
CEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,
SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

DEFINIR MODERADOR      

PESSOA COM
AMPLO CONHECI-
DEFINIR PRESIDENTE DA MESA    
MENTO DO TEMA A
SER DEBATIDO

40 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

RESERVAR O LOCAL      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DEFINIR EXPOSITOR      

CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITOR    
PRESENÇA

CONSULTAR NE-
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL     CESSIDADES DOS

CAPÍTULO 3
EXPOSITORES

PASTAS, BRINDES
(BLOCO, CANETA,
OBJETO COM
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS     A LOGO DO
EVENTO), FOLDER
INSTITUCIONAL,
ETC.

EXPOSIÇÃO E
DEFINIR ROTEIRO    
DEBATE

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUÍDOS      

CONFECÇÃO DE
CONVITES, INTER-
NET, INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES, PUBLI-
CIDADE, ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR      

RELEASE, ORGANI-
ZAR COBERTURA
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA    
JORNALÍSTICA,
ETC.

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     LISTA DE CONVIDA-
DOS, ETC.

LEVAR MATERIAL QUE SERÁ DISTRIBUÍDO      

TIPOS DE EVENTOS 41
PRÉ-EVENTO

CONVENÇÃO

A convenção apresenta características bem semelhantes ao congresso, entretanto


configura-se num evento mais restrito. Ocorre geralmente de forma esporádica e
pode ser promovido por associações de classe, entidades civis ou empresas.

O principal objetivo é a interação das classes ou profissionais da própria instituição


organizadora através de encontros, assembléias, reuniões, ou acontecimentos simi-
lares.

São estimulados debates e discussões técnicas de temas do interesse profissional


e específico das categorias profissionais participantes, podendo também chegar ao
âmbito deliberativo.

CONGRESSO

O congresso é um evento solene promovido por associações ou entidades de classe


com a apresentação e o debate de temas atuais e específicos que permeiam as
atividades dos profissionais por elas representados. Em geral, trata-se de assuntos
variados, dentre os interesses da categoria ou da entidade, abrangendo exposições
no âmbito profissional, técnico, histórico, político, cultural, entre outros. A finalidade é
difundir novas teorias e idéias dentre os temas abordados.

Os trabalhos apresentados são agrupados em conjunto, que recebe a denominação


de anais. Os anais são distribuís à platéia e, segundo o grau de importância, podem
ser divulgados e também entregues às autoridades como pronunciamento oficial da
classe.

Trata-se de evento de grande porte, com grande número de participantes e abran-


gência regional, nacional ou internacional.

Com duração de três a cinco dias, com jornadas de até oito horas, geralmente são
eventos periódicos que alternam os locais-sede.

Num congresso são explorados vários tipos de eventos, como: palestras, workshops,
mesas redondas, conferências, reuniões, debates. Tradicionalmente, são planejadas
também programações complementares de atividades sociais, culturais, gastronômi-
cas e comemorações.

42 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

Devido a complexidade, para a realização dessa solenidade faz-se necessário de-


signar uma comissão organizadora. Essa comissão deverá confeccionar um regula-
mento e um regimento para a realização do evento. Esses documentos abrangem,
respectivamente, normas e conduta para os participantes (como período de inscri-
ções, duração e local do evento) e definem as regras e funções para sua realização
(como o prazo de entrega dos trabalhos pelos apresentadores, cotas de patrocínio e
funções dos membros da própria comissão).

CAPÍTULO 3
EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:


PRAZO
AÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MÁX.

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO      

ALUGUEL DO
ESPAÇO, CON-
TRATAÇÃO DE
FOTÓGRAFO,
BUFFET (CAFÉ
RECEPTIVO
ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS     E/OU DE EN-
CERRAMENTO
E COFFEE-
-BREAKS), RE-
CEPCIONISTAS,
PROFISSIONAIS
DE LIMPEZA,

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA      

RESERVAR O LOCAL      

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO      

DESIGNAR RESPONSÁVEL POR REGISTRO DOS ANAIS      

DEFINIR EXPOSITORES      

CONFIRMAR
CONVIDAR EXPOSITORES    
PRESENÇA

CONSULTAR
NECESSIDADES
DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL    
DOS EXPOSI-
TORES

TIPOS DE EVENTOS 43
PRÉ-EVENTO

PASTAS, BRIN-
DES (BLOCO,
CANETA,
OBJETO COM A
DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS    
LOGO DO EVEN-
TO), FOLDER
INSTITUCIONAL,
ETC.

EXPOSIÇÃO E
ORGANIZAR ROTEIROS DOS EVENTOS ENVOLVIDOS    
PERGUNTAS

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES      

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUÍDOS      

CONFECÇÃO
DE CONVITES,
INTERNET,
INTRANET,
EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO     DISTRIBUIÇÃO
DE PANFLETOS,
CARTAZES,
PUBLICIDADE,
ETC...

ELABORAR PAUTA DOS MODERADORES      

RELEASE,
ORGANIZAR
RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA     COBERTURA
JORNALÍSTICA,
ETC.

FAZER NOMINATAS      

VERIFICAR EQUIPAMENTOS      

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO      

PAPEL, CANETA,
LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS     LISTA DE CONVI-
DADOS, ETC.

LEVAR MATERIAL QUE SERÁ DISTRIBUÍDO      

ENTREGAR NOMINATAS E PAUTAS PARA LOCUTOR      

44 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

CAPÍTULO 4 - PROCESSOS ESTRATÉGICOS

ESTRATÉGIA

Após a definição de públicos, serão elaboradas estratégias para atingi-los. Estraté-


gias são ações realizadas para se alcançar os objetivos propostos e atingir os resul-
tados desejados. Fazem parte da estratégia a localização, data e horário do evento,
a programação, a divulgação, entre outros.

Nossa concepção de estratégico e estratégias baseia-se na definição de Marisa Can-


ton que assim discorre a respeito em sua obra:

CAPÍTULO 4
“Estratégias são políticas de ação visando a determinado fim, como melhora
da imagem e fortalecimento do reconhecimento público. Nesse sentido, po-
derão ser utilizadas as ações de relações públicas que transmitam conceito
e conteúdo do produto/evento ou da empresa, assim como ações conecta-
das com outras empresas e entidade públicas e privadas capazes de criar
sinergias.” (CANTON, 2002; p.73)

Diferentemente do conceito de objetivo, a estratégia permeia ações eficazes para


alcançar os objetivos e metas traçadas no planejamento.

PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

Para o desenvolvimento de qualquer ação institucional é necessário que o depar-


tamento responsável apresente um plano financeiro. Mais do que uma previsão de
custos, recursos materiais e humanos, o orçamento representa uma programação
do que deve ser investido para se alcançar determinado objetivo. Ele desempenha o
controle efetivo de cumprimento de ações. Como define José Fernandes Boucinhas

“O orçamento é um plano operacional que expressa a estratégia a ser se-


guida pela empresa a fim de atingir seus objetivos imediatos. Ele pode ser
definido alternativamente como um plano financeiro das operações da em-
presa em um período de tempo definido e como um instrumento de controle
de custos e mensuração de desempenhos.” (S.d., p. 75)

PROCESSOS ESTRATÉGICOS 45
PRÉ-EVENTO

Focando no campo da comunicação social, é fácil perceber como o planejamento


orçamentário é fase fundamental para toda e qualquer ação estratégica. Ela não dita
os meandros de um projeto, mas possibilita a projeção de perspectivas e de prognós-
ticos no tocante a investimentos, receitas e despesas.

Os modelos de orçamento variam de acordo com o perfil da instituição e do profis-


sional responsável. O mais comum é fazer orçamentos com todo o detalhamento de
estimativas por projetos específicos de ação, mas sempre devem fazer parte de uma
previsão anual de despesas. Dessa forma, não existe uma formula pronta: cada pla-
nejador deve encontrar a melhor maneira para estimar os custos e de aplicação dos
recursos. Para manter a qualidade de um planejamento orçamentário, Kunsch indica
que o procedimento mais adequado é fazer três cotações de preços no mínimo, de
três concorrentes considerando preço, qualidade e experiências anteriores com o
serviço ou produto. No caso de órgãos públicos, o coordenador deverá ter o conhe-
cimento da Lei 8.666/93, que dispõe sobre processos licitatórios. Abaixo um modelo
de orçamento desenvolvido por Kunsch, em seu livro Planejamento de Relações
Opublicas na Comunicação Integrada (p. 348):

PLANILHA DE CUSTOS
RECURSOS HUMANOS
N° FUNÇÃO TAREFA CUSTO OBS.

RECURSOS MATERIAIS
IMOBILIZADOS E PERMANENTES
N° INFRA-ESTRUTURA FÍSICA MATERIAIS / EQUIPAMENTOS CUSTO OBS.

MATERIAIS DE CONSUMO

N° MATERIAL CUSTO OBS.

46 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO

Para a divulgação do evento é necessário analisar o público convidado e a infra-es-


trutura do local. Não adianta veicular em mídia nacional um evento que acontecerá
num auditório que comporte 100 pessoas. Por outro lado, para preencher o mesmo
auditório não se deve convidar menos de 130 pessoas. É preciso ter em mente que
no máximo 90% dos convidados comparecerão ao evento. Em geral, calculamos
uma queda de 20%. Mas há eventos em que a abstenção é bem maior. Portanto, não
há uma fórmula para esse cálculo. É necessário analisar algumas variáveis como o
tema abordado, o público, o horário e local do evento.

Assim, um bom planejamento deve analisar o perfil do público que se pretende atingir
e, então, traçar uma boa estratégia de divulgação. Lembre-se, ainda, que você es-
tará divulgando não apenas um evento, mas também a imagem da instituição. Adé-

CAPÍTULO 4
que as peças de divulgação e as mídias conforme o orçamento disponível. E esteja
atento à antecedência com a qual o evento deve ser divulgado. Existem solenidades
que devem ser divulgadas com bastante antecedência, já outras, é mais indicado
divulgar próximo à data do acontecimento. Lembre-se de prever o tempo de criação
e produção das peças e adequar o calendário à situação da sua empresa.

O primeiro passo é definir os segmentos da sociedade que serão convidados, como


por exemplo autoridades (da área ou em geral); profissionais da área; clientes e/ou
potencias clientes; fornecedores; funcionários; ex-diretores;ex-colaboradores; par-
ceiros; amigos e familiares; imprensa; representantes do governo.

Definido o público no nível macro, partimos para a segunda etapa, construir a estra-
tégia de divulgação mais adequada ao contexto. Conforme Kunsch

“Tem de ser elaborado um plano de comunicação dirigida e de comunicação


para a mídia, dependendo da amplitude dos objetivos do evento (...) defini-
do qual o conteúdo da mensagem e como vendê-la aos públicos previstos.
Definem-se também quais os meios a serem utilizados e de que forma se
fará a veiculação.” (KUNSCH, 2003, p. 387)

Por fim, a construção do mailing, que deverá constar nome, cargos, endereços com-
pletos, telefone e/ou e-mail.

O estilo do convite ou da peça de divulgação deve se adequar à cerimônia e ao


público. É importante ressaltar que será o primeiro contato com o evento, portanto

PROCESSOS ESTRATÉGICOS 47
PRÉ-EVENTO

ele deve apresentar ao convidado exatamente do que se trata e como será o aconte-
cimento. Do mais criativo ao mais tradicional todos os estilos são bem-vindos, desde
que de bom gosto, inseridos na identidade visual da empresa e que transmitam ao
convidado precisamente o que a instituição tem como objetivo. É imprescindível que
no convite conste todos os dados da realização do evento, tais como data, local e
horário.

Os materiais informativos, convites e demais peças de divulgação, podem ser:

Impressos: contêm os dados da cerimônia específica. Abrangem desde os convites tra-


dicionais às peças publicitárias mais ousadas. Por exemplo, se o evento for o lançamento de
um modelo de carro para clientes VIPs, que tal enviar o convite no formato do próprio carro?
Nessa categoria abrangemos folders, anúncios publicitários, cartazes, banners, circulares,
boletins, folheteria, convites individuais, etc. O convite individual, pode ainda conter infor-
mações como nome completo do homenageado, solicitar confirmação de presença, solicitar
apresentação do convite, indicar presença de alta autoridade, definir traje. Mais uma vez
ressaltamos a necessidade de avaliação do evento e do público. Anunciar em revistas e
jornais requer alto investimento, avalie criteriosamente os objetivos institucionais.

Semi-impresso: o convite é impresso com espaços em branco para preencher apenas


o nome do convidado (mais personalizado) ou, ainda, para se preencher também os dados
do evento (local, hora, data, etc). Geralmente, nesse tipo de convite coloca-se uma etiqueta
contendo todas as informações.

Carta ou ofício: um convite muito formal e pouco usado nos dia de hoje. Usado apenas
para convidar um superior e deve ser entregue pessoalmente.
Telefone: Apenas quando não há tempo para entrega do convite impresso. O telefone usu-
almente é uma ferramenta de apoio. A empresa pode ligar para confirmar o recebimento do
impresso e, caso a resposta seja negativa, deve-se desculpar, reforçar o convite e enviar o
convite novamente, ou até mesmo uma versão virtual.

Virtual: é muito comum recebermos convites por e-mail. Por isso, é preciso estar atento
a essa forma de divulgação, pois muitos endereços de e-mail já encaminham esse tipo de
mensagem para a caixa de lixo eletrônico e não há como certificar o recebimento e a leitura
da mensagem. É indicado para divulgação ampla de um evento, para um grande número de
pessoas e segmentos variados. Em geral, enviamos convite dessa forma para pelo menos o
dobro de pessoas que esperamos ter no evento, porque a abstenção costuma ser altíssima.
Além do e-mail, a grande ferramenta moderna para atingir um grande público é a divulgação
nas redes sociais. Caso essa mídia atenda aos objetivos institucionais, invista na peça.

Divulgação em rádio e televisão: só indicamos esses tipos de divulgação para eventos


de grande porte. Além disso, deve ser levado em conta que o orçamento para essa divulga-
ção deve ser grande, pois a produção e veiculação das peças para essas mídias é de custo
bem elevado.

48 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

Claro que os modelos tradicionais oferecem menor risco, mas a ousadia pode im-
pressionar e marcar ainda mais seus convidados. Por fim, destacamos que o convite
ou a peça de divulgação além de informar o acontecimento, tem como objetivo des-
pertar o interesse do público a participar da solenidade. Fique atento à adequação de
estilo (linguagem e layout). Uma boa estratégia é analisar quão atrativo se mostra o
evento através do convite escolhido. Imagine se você recebesse o convite produzido.
Teria vontade de comparecer ao evento? Ou seria mais uma propaganda que você
recebeu no dia? Adapte quantas vezes for necessário e lembre-se daquele ditado: “A
primeira impressão é a que fica!”.

ASSESSORIA DE IMPRENSA

CAPÍTULO 4
“Serviço prestado a instituições públicas e privadas, que se concentra no
envio freqüente de informações jornalísticas, dessas organizações, para os
veículos de comunicação em geral. Esses veículos são os jornais diários;
revistas semanais, revistas mensais, revistas especializadas, emissoras de
rádio, agências de notícias, sites, portais de notícias e emissoras de tevê”.
(Manual de Assessoria de Comunicação – Federação Nacional dos Jorna-
listas)

A imprensa conquistou um espaço consolidado e de credibilidade na informação da


população brasileira, além de uma extraordinária força difusora, atingindo principal-
mente pessoas que exercem maior influência intelectual e que interferem na forma-
ção da opinião pública. Daí surge a importância de um bom relacionamento com a
imprensa, que se torna mais eficiente com colaboração de uma assessoria.

A assessoria de imprensa é o setor responsável pela construção do relacionamento


da empresa junto aos meios de comunicação, e que busca o reconhecimento da
corporação no mercado. Para isso, a assessoria de comunicação realiza o envio
continuo de informações noticiosas (press-releases) e não comerciais, como forma
de atrair o interesse e a cobertura jornalística dos meios de comunicação para o tema
e conquistar espaço editorial espontâneo em mídias eletrônicas ou impressas.

Como a informação de qualidade é uma ferramenta vital para todo e qualquer veículo
de comunicação, o preparo das empresas para produzir informação qualificada se
torna uma ferramenta extraordinária para tornar público as atividades que a mesma
executa. Sendo o assessor de imprensa um profissional que compreende e conhece
as peculiaridades das redações, sabendo captar o que é de interesse dos veículos

PROCESSOS ESTRATÉGICOS 49
PRÉ-EVENTO

e da sociedade, ele poderá atuar de forma eficiente para projetar a importância da


atuação da empresa.

Destaca-se, ainda, a importância da continuidade do trabalho de uma assessoria.


Essa continuidade permitirá à empresa criar um vínculo de confiança com os veícu-
los de comunicação e sedimentar sua imagem de forma positiva na sociedade. Caso
algum veículo de comunicação se interesse pelo assunto divulgado pela assessoria
de imprensa utilizará o texto para publicar notas ou agendar entrevistas, trazendo
mais conhecimento da sociedade a respeito da empresa.

Lembramos que tanto a publicação de notas, como o agendamento de entrevistas e


a publicação posterior de informações, são gratuitas para os tanto para os meios de
comunicação quanto para os sujeitos das matérias. É o que mais acima havíamos
chamado espaço editorial espontâneo. Não se paga por essa publicação. Se paga
para a assessoria trabalhar de forma a atingir tal resultado.

De acordo com o Manual de Assessoria de Comunicação da Federação Nacional de


Jornalistas, são funções da assessoria de imprensa:

elaboração de press-releases, sugestões de pauta e press-kits;

relacionamento formal e informal com os pauteiros, repórteres e editores da mídia;

acompanhamento de entrevistas de suas fontes;

organização de coletivas;

edição de jornais, revistas, sites de notícia e material jornalístico para vídeos;

preparação de textos de apoio, sinopses, súmulas e artigos;

organização do mailling de jornalistas;

clipping de notícias (impressos, Internet e eletrônicos);

arquivo do material jornalístico;

participação na definição de estratégias de comunicação.

O manual também traz pontos específicos sobre os produtos e serviços que podem
ser oferecidos por uma assessoria de imprensa. Essas ferramentas devem ser con-
sideradas pelo coordenador do evento, que irá indicar no planejamento quais são
adequadas para as estratégias traçadas.

50 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

SAIBA MAIS...

Proposta/sugestão de Pauta - Informe sucinto enviado aos veículos de comunicação a respeito


de determinado assunto de interesse para o veículo e à sociedade.
Release – Ferramenta que a Assessoria usa para organizar as informações que está divulgando.
Trata-se de um texto, cuja essência é a informação.
Mailling list de Jornalistas - Listagem atualizada com nome, editoria, fax, telefone, e-mail
de jornalistas.
Contato com a Imprensa - Normalmente feito por telefone para aprofundar informações envia-
das por e-mail ou confirmar presenças em coletivas, marcar encontros com assessorado etc.
Pasta de Imprensa (Press Kit) – Textos e fotos para subsidiar os jornalistas de redação com
informações, normalmente usadas em entrevistas coletivas, individuais ou feiras e eventos.

CAPÍTULO 4
Entrevista Exclusiva – São oferecidas a um único veículo de comunicação. A iniciativa costuma
valorizar a informação e conquistar espaços mais qualificados de mídia espontânea.
Entrevista Coletiva – Convocada quando o assessorado tem informações importantes para
todos os veículos. Só deve ser organizada quando o assunto for muito relevante para o setor
representado e/ou de interesse público.
Clipping Impresso, Clipping Eletrônico e em Tempo Real (on-line) - Levantamento das maté-
rias publicadas nos veículos de comunicação. Organizados a partir da leitura, acompanhamento
e seleção das notícias que interessam ao assessorado.
Súmulas - Relação dos assuntos divulgados indexada por: veículo, título da matéria e página
(quando impresso), programa e horário (TV ou rádio), endereço eletrônico (Internet).
Sinopse - Resumo das notícias veiculadas nos Jornais e Revistas de maior circulação. Também
se faz resumo de publicações específicas da área de interesse do assessorado.
Análise - O assessor faz a sua leitura do material coletado, analisando o teor do que foi publicado.
Textos Técnicos e Científicos - Cabe ao jornalista somente a revisão – e adequação da lingua-
gem, quando for o caso - em conjunto com os profissionais técnicos da área responsável pela
elaboração.
Vídeos e Filmes Institucionais - O assessor deve definir o conteúdo das peças junto com o
assessorado e organizar o briefing a ser passado para o produtor. Deve, ainda, acompanhar e
aprovar o roteiro e a edição da peça.
Discurso – Pesquisa, redação e revisão.
Sites - O jornalista deve atuar na definição do conteúdo e atuar na “edição das páginas”, assim
como na aprovação do design do site feito por profissionais especializados.
Jornais e Revistas – Esses produtos são de cunho jornalístico e voltados para o segmento no
qual o Assessor de Imprensa atua e que serão distribuídos para um público específico. Esses ve-
ículos informam as ações da entidade/empresa e os conceitos e opiniões afeitos ao público leitor.

PROCESSOS ESTRATÉGICOS 51
PRÉ-EVENTO

Outros cenários importantes sobre a assessoria de imprensa

Não é a assessoria que irá impulsionar o projeto do evento. Pelo menos não dire-
tamente, já que a função do setor não é garantir o sucesso do empreendimento,
e sim posicionar e reforçar a imagem da empresa no mercado, tornar suas idéias
conhecidas pelo seu público.

Neste ponto, é importante destacar a importância da inserção do assessor de im-


prensa em uma equipe e/ou setor de comunicação que identifique e conheça bem o
público da empresa.

Como não há garantias que as informações enviadas pelo assessor sejam publica-
das pela mídia, é preciso buscar os veículos que se aproximem do público desejado
pelo evento, aumentando as chances de que as informações enviadas chamem a
atenção do veículo, já que uma matéria sobre o assunto seria de interesse dos seus
leitores, ouvintes, telespectadores, etc. Em resumo, não espere que seu assessor
de imprensa seja um lobista, espaço editorial é diferente de publicidade (pela qual
se paga). Trabalhe com ele para gerar assuntos interessantes o público do evento.

Neste momento você deve estar pensando: então não seria mais fácil e rápido pagar
pela publicidade? A resposta é sim. Entretanto, o espaço editorial possui mais credi-
bilidade. Lá vai estar a opinião do jornalista, algumas vezes do próprio veículo, e por
isso mesmo este espaço não tem preço. Conquistá-lo com informação de conteúdo
e qualidade se torna uma publicidade muito mais forte e marcante do que o espaço
reservado para vendas. Qualquer empresa pode comprar um espaço publicitário.
Ter sua empresa ou seu evento descritos por um jornalista de credibilidade tem um
efeito muito maior.

Quando a imprensa demonstrar interesse em buscar você e sua empresa como fon-
te, é importante estar disponível, atender ao pedido com naturalidade, transparência
e objetividade, principalmente se a situação for de crise. Não adianta buscar um
espaço na imprensa e não ter tempo para atendê-la.

Busque a ajuda do seu assessor de imprensa para não se sentir constrangido ou


com medo de passar informações erradas ao falar com o repórter. Lembre-se que
não é possível pedir ao repórter para ler a matéria antes dela ser publicada. Uma vez
passada ao jornalista, a informação pertence a ele.

Por isso é tão importante estar bem preparado, ter informações seguras e consisten-
tes. Conhecer números a respeito da empresa e do mercado, projeções e tendências
para o futuro, ter em mãos documentos necessários para comprovar fatos aborda-

52 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

dos, tudo isso reforça a posição do entrevistado. Lembre-se de que nem sempre a
entrevista é concedida em períodos positivos e de crescimento dos negócios. Mo-
mentos de crise também podem ser assunto de interesse da mídia e da sociedade.
Dar esclarecimentos em tempo hábil, de forma segura, poderá amenizar os efeitos
do mau momento sobre a imagem da empresa. Por fim, coloque-se à disposição do
repórter para complementar alguma informação necessária após a entrevista.

Após descrever como deve ser a relação da sua empresa com a assessoria de im-
prensa, acreditamos que já tenha ficado clara a necessidade de que o assessor seja
um profissional de confiança da empresa, já que ele deve estar sempre informado
sobre todas as informações relativas à instituição.

CAPÍTULO 4
ESTRATÉGIAS PROMOCIONAIS

MATERIAL PROMOCIONAL

O material promocional de um evento, nada mais é do que brindes que são distribu-
ídos gratuitamente para os participantes. Em geral, são usados cadernos, canetas,
pastas, sempre trazendo neles impressos o nome e o logotipo da empresa. Podem
conter informações complementares, dependendo do material, seu tamanho, etc.

Não existem regras específicas a respeito do uso desse material, contudo, isso não
diminui a importância do seu uso. Sua aplicação deve ser planejada no contexto do
evento e do posicionamento da empresa.

Existe uma gama quase infinita de produtos que podem ser usados, o que vale é a
adequação aos objetivos institucionais. Claro que a imaginação pode contar muito
para a apresentação do material e para que ele atinja o objetivo desejado. No entanto
sugerimos que as aplicações de logomarcas sejam discretas, tornando o objeto mais
elegante e de maior utilidade para o agraciado.

PATROCÍNIO

A escolha de patrocínio de um evento é uma decisão que deve ser tomada de forma
planejada, para que os resultados atinjam os objetivos organizacionais de forma efi-
caz. A escolha em patrocinar determinado evento deve seguir um roteiro básico, que
avalie os seguintes aspectos:

PROCESSOS ESTRATÉGICOS 53
PRÉ-EVENTO

Credibilidade e capacidade gerencial do evento;

Viabilidade técnico-financeira;

Resultados previstos;

Impacto;

Retorno de imagem;

Grau de acesso do público estratégico da organização ao projeto patrocinado.

Para melhor visualização, confira o anexo do roteiro básico de proposta de patrocínio


no final deste item.

O patrocínio vai muito além de um simples investimento financeiro, ele proporciona à


organização a oportunidade de lidar com aspectos intangíveis, conseguindo, dessa
forma, aproximar pessoas, criar empatia e despertar emoções e experiências positi-
vas para o público.

Outro ponto importante a ser considerado é a continuidade das ações de patrocínio


para que essas não se tornem apenas iniciativas isoladas e esporádicas. É neces-
sário que se estabeleça um cronograma de longo prazo para que, dessa forma, a
organização consiga se posicionar de forma consistente e solidificada na percepção
do público.

Já a mensuração do patrocínio é uma questão ainda de difícil implementação, justa-


mente pelo fato de haver muitos benefícios relacionados a valores intangíveis. Sobre
esse aspecto, pode-se adotar duas posições: o método da oferta e o método da
demanda. Segundo Kottler (1998) O primeiro avalia a extensão da cobertura na mí-
dia; o segundo baseia-se na exposição relatada pelo público. É evidente que muitas
vezes esses tipos de avaliação podem ser bastante onerosos e demandar muito tem-
po. Uma alternativa a esse problema é a adoção de ferramentas gratuitas da internet
como o Google Notícias, que permite acompanhar de forma prática a repercussão do
evento que foi alvo de investimento.

Vale a pena ressaltar que é muito comum a confusão e o uso errôneo do termo patro-
cínio na realização de eventos. De forma simplificada, podemos distinguir os termos
patrocínio, apoio e realização.

A principal diferença está no fato de que o patrocínio ocorre quando uma organização
investe dinheiro em um evento. No caso do apoio, esse ocorre quando a organização

54 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PRÉ-EVENTO

fornece elementos como: infra-estrutura, local ou equipamentos. Por fim, a realiza-


ção se refere à empresa, entidade, ou organização que concebeu e está à frente da
implementação do evento.

1. INFORMAÇÕES DA ENTIDADE
NOME C.N.P.J. N°
TELEFONES E-MAIL
ENDEREÇO COMPLETO
2. INFORMAÇÕES DO RESPONSÁVEL PELO PROJETO
NOME CARGO OU FUNÇÃO
TELEFONES PARA CONTATO E-MAIL
3. INFORMAÇÕES SOBRE O EVENTO
TÍTULO

CAPÍTULO 4
LOCAL DE REALIZAÇÃO CIDADE / ESTADO
PERÍODO DE REALIZAÇÃO PÚBLICO - QUANTIDADE ESTIMADA
EMPREGOS DIRETOS E INDIRETOS GERADOS PÚBLICO-ALVO DO EVENTO - PERFIL
ACESSO AO EVENTO (MARCAR UMA OPÇÃO)
GRATUITO
PAGO VALOR DO INGRESSO R$
PARCIALMENTE GRATUITO PERCENTUAL DE INGRESSOS GRATUITOS: %
OBSERVAÇÕES

DESCRIÇÃO DO EVENTO (INCLUINDO OBJETIVOS, METAS E RESULTADOS ESPERADOS)


4. INFORMAÇÕES SOBRE A PROPOSTA DE PATROCÍNIO

VALOR GLOBAL DO EVENTO


DECLARO SEREM VERDADEIRAS AS INFORMAÇÕES FORNECIDAS ACIMA.

__________________________________________________________________
(LOCAL E DATA)

___________________________________________________________________
(ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL)

PROCESSOS ESTRATÉGICOS 55
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 5 - ESPAÇO FÍSICO

A escolha do local do evento deve ser uma das primeiras providencias ao se pensar
a execução de um evento. O ambiente da realização influencia diretamente no clima
do evento e dita as condições de sua realização. Assim que o local for escolhido,
deve-se providenciar a sua Planta Baixa, que será fundamental para o planejamento
e o trabalho de todos os envolvidos no evento. Na Planta Baixa já deve ser espe-
cificado o posicionamento de todos os elementos que compõe o espaço: portas e
janelas, objetos decorativos, parede e divisórias, mobiliários, etc.

Deve-se preocupar em manter a arquitetura original do local afim de sempre pro-


porcionar um visual adequado a cada formato de evento. No planejamento, deve-se
levar em consideração os aspectos descritos a seguir.

ACESSO

É interessante trabalhar a familiaridade de todos os envolvidos - convidados, organi-


zadores, fornecedores e prestadores de serviço – com o acesso ao local do evento.
Deve ser de conhecimento de todos as possíveis rotas, bem como as condições das
mesmas. Possíveis obras, retenções nas vias e congestionamentos do transito de-
vem ser consideradas para que tais percalços não prejudiquem a programação. No
caso de áreas e espaços de pouco conhecimento pelo público, é interessante a dis-
tribuição de mapas explicativos a fim de auxiliá-los no entendimento sobre o acesso.

CARGA E DESCARGA

Como eventos estão condicionados à utilização de um volume considerável de equi-


pamentos, materiais e mobiliários, os momentos de carga e descarga merecem uma
atenção especial. Cabe ao planejador do evento prever os fluxos para o transito des-
ses materiais, refletindo sobre algumas questões: Para o local do evento, veículos
de que porte conseguem acesso? Eventos em locais não urbanos, ou um simples
portão de acesso, podem limitar a passagem de veículos muito grandes. Caso ocor-
ra, deve-se prevenir a transportadora quanto às limitações do local.

56 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

Os horários para Carga e Descarga também devem ser planejados. Em grandes


centros urbanos a prática de carga e descarga de materiais, bem como o transito de
caminhões, são regulamentadas a fim de não influenciar no ritmo normal do fluxo de
veículos. Dessa forma, deve-se atentar às normas das vias ao entorno do local do
evento. Ainda em relação ao horário de carga e descarga, para maior eficiência do
serviço, deve-se combinar com as transportadoras e fornecedores uma escala para
a execução. Isso evitará possíveis congestionamentos nos fluxos de materiais, e da
mão de obra, tornando-o mais eficiente e menos conturbado.

ESTACIONAMENTO

O serviço de estacionamento muitas vezes é um ponto crítico para o sucesso de um


evento. Deve-se averiguar se existe o espaço na área e se ele comporta todos os
participantes previstos. Caso ele atenda a essas condições, deve-se ter conhecimen-
to se o serviço é terceirizado, e caso seja cobrado pelo serviço, poderá ser firmado
um convênio para diminuição de valores, para vagas especiais, etc.

CAPÍTULO 5
É importante analisar o perfil do público que comparecerá ao evento, mas, em geral,
calcula-se um terço de carros para o número de pessoas esperado. Caso o espaço
de estacionamento não seja suficiente para todos os convidados, deve-se estudar
a melhor maneira de disponibilizá-lo: Se será por ordem de chegada, ou reservado
para convidados especiais com nome na lista, etc. Todas essas questões devem ser
informadas previamente aos convidados a fim de se evitar possíveis surpresas e
constrangimentos.

COZINHA

Caso conste na programação do evento serviço de alimentação, é importante que


as dependências do local estejam equipadas para a realização do mesmo. No caso
de cardápios mais elaborados, que exigem o preparo no momento do evento, é ne-
cessário que o espaço do evento ofereça equipamentos de armazenamento, con-
servação e preparo dos alimentos. A empresa responsável pelo fornecimento dos
alimentos deve informar as máquinas necessárias para o preparo dos alimentos e
cabe aos planejadores providenciar.

É comum encontrar locais que não ofereçam o espaço adequado de cozinha para

ESPAÇO FÍSICO 57
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

a estrutura do evento. Nesses casos, prepara-se outro ambiente momentaneamen-


te para atender a essa necessidade, observando os seguintes critérios: Há local
para o armazenamento dos alimentos, como refrigeradores e armários? É possível
o acesso de todo o equipamento necessário? Há pontos de energia e iluminação
suficientes? Possui ventilação adequada, permitindo o escoamento de odores e fu-
maça? Possui armazenamento adequado de resíduos líquidos e sólidos? O lugar
está devidamente asilado, ou seja, os convidados não conseguem visualizá-lo? Caso
todas as perguntas tenham sido respondidas positivamente, o local é adequado para
a montagem da estrutura de cozinha.

PISO

Os pisos dos espaços utilizados para a realização de eventos não deverão ser pin-
tados, perfurados ou escavados. O uso de carpetes ou qualquer tipo de cobertura
deverá ser feito com acabamento especial, afixado de maneira não permanente ou
danosa à estética do piso e de fácil remoção, como através de fitas dupla-face.

Para montagens de pisos e elementos de alvenaria, sugere-se a proteção do piso,


por lona plástica ou material similar. É comum o uso de tablados de madeira para
elevação de pisos de estandes, no caso de feiras e eventos similares. A altura con-
vencional destes tablados é de 10 cm.

Também, no piso de acesso ao local deverá constar rampa de acesso de deficientes


físicos.

PAREDES DIVISÓRIAS

Caso seja necessário a montagem de estandes no local do evento – no caso de


feiras – e o local do evento não disponha de paredes divisórias, a estrutura deve ser
projetada se atentando a algumas conformidades:

A altura mínima padrão das paredes é de 2,20m e a altura máxima padrão é de 3,80m;

Paredes de vidro devem conter sinalização de segurança;

Toda e qualquer abertura que o estande contiver, para encaixe de condicionadores de ar,
circuladores, vídeo-wall, etc., deverá ser devidamente acabada;

A fiação elétrica deverá estar devidamente instalada, acabada, isolada e embutida.

58 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

INSTALAÇÃO ELÉTRICA

Tomadas disponíveis, fontes de energia e a voltagem do local deve ser de conheci-


mento de todos os envolvidos no planejamento, montagem e fornecimento de ma-
teriais.

SEGURANÇA

Atendendo a normas de segurança, os locais de realização de eventos devem res-


ponder a alguns requisitos, apresentando:

Portas de saída de emergência e Rotas de fuga devidamente sinalizadas;

Placa informativa sobre o número limite de pessoas para estas áreas (capacidade física);

Extintores de incêndio devidamente posicionados, identificados e sinalizados, obedecen-


do às normas técnicas do corpo de bombeiros, lembrando que os extintores usados são os
de PÓ QUÍMICO e de CO2;

CAPÍTULO 5
Deve-se restringir o fumo em ambientes fechados;

Disponibilizar acesso a ambientes próprios para o fumo.

Para Equipamentos de Projeção Individual- EPI´s, deve caber ao prestador de ser-


viços e/ou montador, fornecer a seus empregados e/ou contratados os EPI`s ade-
quados aos riscos do ambiente de trabalho de montagem e desmontagem de equi-
pamentos. Estes equipamentos deverão estar em perfeito estado de conservação,
utilização e funcionamento, garantindo a total segurança dos trabalhadores e demais
pessoas que encontrarem-se no local de montagem. A montagem de elementos aé-
reos, tanto em áreas externas, quanto em áreas internas, deverá ser realizada dentro
das normas de segurança do trabalho.

SINALIZAÇÃO

Pode parecer óbvio, mas é comum esse item passar despercebido. Portanto, desta-
camos aqui sua importância. É fundamental produzir uma sinalização clara e visível
para seu evento.

É corriqueira situação em que participantes do evento se atrasem ou se percam num

ESPAÇO FÍSICO 59
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

prédio porque não conseguem achar a sala da reunião ou o auditório da palestra. Por
isso, fique atento a esse detalhe que, sem dúvidas, pode fazer toda a diferença. Uma
boa dica é criar o padrão para sinalizadores que você poderá utilizar nos eventos
organizados pela sua empresa. Ou, se possível, desenvolver a identidade visual do
evento.

Percorra todo o local do evento e tente se imaginar no local pela primeira vez. Pense
nos ambientes, no caminho até a entrada, indicação de sanitários, e assim, por dian-
te. Procure o local de melhor visibilidade e produza toda a sinalização necessária.
Se houver tempo, escolha um colega e leve-o ao local. Ele poderá lhe dizer se ainda
ficaria perdido ou se a operação foi um sucesso. Outro ponto importante sobre a
sinalização é observar os sinais de segurança do espaço, tais como saídas de emer-
gência, extintores de incêndio e escadas.

AMBIENTAÇÃO

É importante ressaltar que a montagem do local reflete o empenho da instituição ao


preparar o evento e, mais, a ambientação deve oferecer conforto para os presentes.
Não se pode esquecer que o evento traduz a imagem da organização, portanto, é
imprescindível que o coordenador esteja atento a detalhes como número de assen-
tos necessários para o tipo de evento, instalação de ventiladores ou ar-condicionado,
infra-estruttura de sanitários, limpeza do local, entre outros. Se forem utilizadas ban-
deiras, é necessário estar atento à legislação que regulamenta a disposição e a utili-
zação da bandeira nacional (Lei 5.700, de 01/09/71, Lei 5.812 de 13/10/72 e Decreto
70.274, de 09/03/72).

São muito utilizadas como peças de decoração as plantas e as flores. É fundamental


certificar que são arranjos discretos e baixos, para não chamarem mais atenção que
a solenidade em si e não obstruir o campo de visão de quem preside a cerimônia
e dos convidados. Além disso, painéis além de informativos e destacar logomarcas
dos envolvidos no projeto, também desempenham importante papel na composição
do ambiente.

A decoração é um dos itens que requer maior investimento na organização dos even-
tos. Entretanto, não estamos falando aqui simplesmente de escolher flores ou a cor
da toalha de mesa. Nos referimos a todo o conjunto de ambientação, que deve ser
adequada ao público, a identidade visual do evento e da instituição e, principalmente,
que seja capaz de construir um ambiente agradável para que os convidados sintam
prazer em participar do empreendimento.

60 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 6 - RECURSOS HUMANOS

A contratação de profissionais ou empresas especializadas para a prestação de ser-


viços pode comprometer ou, ate mesmo, garantir o sucesso do seu evento. Por isso,
sugerimos que antes de contratar você confira a experiência ou até mesmo busque
referências com pessoas de sua confiança ou empresas especializadas na realiza-
ção de eventos.

CHEFE DO CERIMONIAL

“Cerimonial ‘é a técnica de conduzir cerimônias, assim como a seqüência


lógica de programas, recepção, acesso a um evento e outros fatos’, assim
descrito por Estelita Lins (1991). (...) Cerimonial, Protocolo e Etiqueta são
três expressões que reúnem tudo o que é relativo à preparação e execução,
tanto de atos oficiais, como de caráter privado.” (FERRARI, 2004).

É nesse cenário que surge o papel importantíssimo do chefe do cerimonial. Esse


profissional tem o papel de planejar, organizar e coordenar o evento, em todas as
etapas.

CAPÍTULO 6
É ele quem vai verificar se a realização do evento está de acordo com o planejamen-
to e, mais ainda, ele é incumbido de coordenar os demais profissionais e garantir o
sucesso de todas as atividades planejadas.

Por mais minucioso que seja o planejamento e a organização de um evento, impre-


vistos e incidentes podem acontecer. É de sua responsabilidade prever e analisar
todas as variáveis que envolvem a cerimônia. Por exemplo, se um evento será re-
alizado a céu aberto é responsabilidade do chefe do cerimonial prever um segundo
plano caso venha a chover no local. Assim, é responsável por aprovar desde a esco-
lha de horário e local que se dará o evento, até delegar funções e supervisionar os
trabalhos que estão sendo executados.

Cabe ainda ao chefe do cerimonial fazer um levantamento de todos os recursos


necessários: financeiros, de pessoal, logísticos, operacionais, enfim, toda a estrutura
exigida para a implantação do evento. À esse profissional está atrelada também a
responsabilidade de definir o roteiro seguindo o protocolo, normas de precedência e
legislação específica de cada solenidade.

RECURSOS HUMANOS 61
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

MESTRE DE CERIMÔNIAS

A figura do mestre de cerimônias é comumente confundida com a do chefe do ce-


rimonial, culminando no acúmulo de duas funções importantíssimas, que exigem
dedicação total para quem as desempenham, comprometendo, inclusive, o sucesso
do evento.

O chefe do cerimonial exerce a função de coordenador do empreendimento e dos


profissionais nele envolvido. O mestre de cerimônia é quem conduz o evento, exerce
o papel de orador e apresentador. Ele conduzirá o evento seguindo a pauta elabora-
da pelos organizadores.

“Nobres à frente, súditos atrás, assessores ao lado, o anunciador em des-


taque. Era o início do cerimonial, do protocolo, da solenidade e da figura do
mestre de cerimônias.” (MEIRELLES, 1998. Apostila “Mestre de Cerimônias”
- curso ministrado em São Paulo)

O mestre de cerimônias não apenas uma pessoa que lê um texto. Ele é um profissio-
nal que deve conduzir o evento. Portanto, precisa ter postura adequada ao papel que
desempenha, ter boa oratória e saber se dirigir e conquistar a platéia – sem aparecer!

Para exercer bem essa função é essencial conhecer o que faz, ter jogo de cintura
para contornar os imprevistos e se preparar previamente para cada cerimônia. Co-
nhecer a pauta e o local antes do evento são condições primordiais, até mesmo para
que o profissional esteja seguro na hora de desempenhar sua atividade.

PALESTRANTES E EXPOSITORES

É imprescindível que palestrantes e expositores estejam conscientes do objetivo or-


ganizacional com a produção do evento. Portanto é recomendável um briefing antes
da contratação desses profissionais.

Além disso, é determinante o conhecimento da experiência e do currículo desse


profissional antes da sua contratação.

Verificado o gabarito de competência para atingir os objetivos institucionais, cabe


ao organizador do evento verificar e atender às demandas, providenciando a infra-

62 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

-estrutura necessária desse profissional com intuito de garantir o sucesso do em-


preendimento (como testar apresentações e providenciar equipamentos requisitadas
pelo mesmo).

RECEPCIONISTAS

A recepção é a primeira fase de toda cerimônia. Geralmente do sexo feminino, as


recepcionistas prestam serviço de apoio aos convidados de um evento. Cabe a elas
dar informações, e orientar o público de acordo com a própria especificidade do
evento.

As recepcionistas devem ser bem treinadas para receber dar melhor forma possível
os convidados e se colocar à disposição para o que for necessário (como indicar
lugares e dar informações solicitadas pelo público). Portanto, devem conhecer o local
do evento e, de preferência, estarem uniformizadas, com roupas que possibilite a fá-
cil identificação das mesmas - claro, roupas adequadas à função que desempenham
(com cores discretas, não muito justas, curtas ou decotadas).

No caso de mesas ou assentos marcados, elas são fundamentais para direcioná-los


aos lugares corretos, assim como na distribuição de brindes.

No caso de eventos com mesa diretiva, elas podem auxiliar os componentes da

CAPÍTULO 6
mesma, no manuseio de microfones, documentos e cadeiras, durante todo o evento.

GARÇONS

O número de garçons geralmente é estipulado como 1 para cada 15 a 25 convidados


em coquetéis e eventos em que grande parte dos convidados permanecem em trân-
sito ou em pé. Para eventos em que os convidados permanecem predominantemen-
te sentados, como jantares, calcula-se 1 garçom para cada grupo de 12 convidados.

Além disso, em eventos em que haja composição de mesa, seja de autoridades


ou de expositores/palestrantes é indispensável que haja o serviço de garçons para
servir água para os mesmos. Atualmente, é de praxe que o garçom abra a garrafa de
água, e sirva sua respectiva taça, na presença do contemplado, para evitar suspeitas
de sabotagens.

RECURSOS HUMANOS 63
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

BRIGADISTAS

A inobservância de normas e legislações inerentes a um evento pode gerar uma


grande dor de cabeça para os executores, com conseqüências graves para a ima-
gem da instituição.

Muitas vezes os planejadores ignoram os aspectos legais exigidos por órgãos go-
vernamentais a fim de simplificar e desonerar a execução de eventos. Um exemplo
desse descaso é a contratação de brigadistas para resguardar os participantes do
evento, que nem sempre é efetuada por todos os planejadores. Manter equipes de
bombeiros, proporcionais às dimensões do evento, nos termos da legislação em vi-
gor é fundamental para garantir segurança e tranqüilidade.

De acordo com a Norma Regulamentadora NR-23 (Proteção Contra Incêndio) da


portaria 3.214/78 do Ministério do Trabalho, é necessário implementar a gestão da
segurança por medidas técnicas de prevenção.

No entanto, são as leis Estaduais que realmente definem e especificam como isso
deve ser feito. No caso do estado de Minas Gerais se aplicam as Leis estaduais
no 14.130/2001 e no 44.270/2006. O número de brigadistas em relação ao público
estimado obedecerá à proporção de um profissional para cada quinhentas pessoas.

SERVIÇOS GERAIS

É indispensável o serviço desses profissionais pré e pós evento para garantir a


limpeza do espaço utilizado. Além disso, não se pode esquecer a necessidade de
pessoas que fiquem responsáveis pela higienização dos sanitários, garantindo que
papel higiênico, papel toalha e sabonetes sejam repostos durante todo o evento.

CARREGADORES E MONTADORES

Geralmente os próprios fornecedores de materiais já incluem em sua ordem de servi-


ço a previsão de carregadores e montadores. No entanto, em casos especiais pode
ser necessário contratar colaboradores para carregar e montar partes específicas da
infra-estrutura. É interessante buscar pelos profissionais mais habituados a trabalhar
com determinado material, a fim de garantir o manuseio adequado e a eficiência.

64 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

“VASSOURINHAS”

Complementando o serviço dos profissionais de serviços gerais, esta função é muito


importante para eventos que contam com alimentos e bebidas e um público expres-
sivo.

Cabe às “vassourinhas” recolher todos os resíduos de consumo dos convidados:


guardanapos, taças, embalagens, objetos quebrados, etc. Eles não fazem a limpeza
pesada, mas são responsáveis por manter o ambiente limpo e agradável aos olhos.

SEGURANÇA

O número de profissionais de segurança (pessoal e material) geralmente é estipula-


do como 1 (um) para cada 100 (cem) a 150 (cento e cinquenta) convidados.

Entretanto, para a contratação desse serviço é preciso analisar o tipo de evento


em questão e, principalmente, o público. Eventos em que previamente tenha-se co-
nhecimento de rivalidade acirrada é aconselhável contratar um maior número de
seguranças.

Para normas técnicas de segurança, consulte o item “SEGURANÇA“ no capítulo 5.

CAPÍTULO 6

RECURSOS HUMANOS 65
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 7 - RECURSOS AUDIOVISUAIS

A utilização de recursos de som e vídeo é fundamental em praticamente todos os


tipos de eventos.

Desde a simples reprodução de som ambiente até simulações 3D e convidados


virtuais, estimulam o envolvimento de todos no momento e ajudam a esclarecer e
reafirmar qualquer mensagem que se queira transmitir.

É fundamental que para qualquer equipamento de reprodução de som ou imagem


seja acompanhado por técnicos de som e imagem, a fim de garantir a qualidade das
transmissões.

Ë importante que os recursos audiovisuais utilizados sejam adequados ao tipo de


evento. Por exemplo, a escolha do microfone não uma tarefa tão simples assim. Há
diferentes tipos e deve-se analisar qual modelo se adéqua mais ao seu evento. Um
dos tipos mais comuns é o de mão, que pode ser acompanhado por um pedestal de
apoio. Este modelo permite bastante mobilidade, no entanto, caso o usuário tiver que
se movimentar pelo espaço e manusear qualquer objeto ele não é prático.

Imagine um palestrante que se interage muito com a platéia, utiliza bem o espaço
disponível e ainda enriquece o conteúdo apresentado com a demonstração de obje-
tos? Se ele utilizar um microfone de mãos sua palestra pode ficar bem desajeitada.
Nesse caso o ideal seria utilizar o microfone de lapela, que é bastante pequeno e se
prende a roupa do usuário, deixando-o com as mãos livres.

O microfone de lapela também é o mais elegante para o uso de mestres de ceri-


mônia. Ele não cria nenhuma interferência no campo de visão entre a platéia e o
profissional que conduz o evento, deixando-o também de mãos livres para manusear
o programa.

Outro modelo de microfone é o headset, que na verdade é o menos utilizado em


eventos. Ele se apóia na orelha do usuário e uma haste se estende na lateral da face.

A escolha dos estilos musicais a serem reproduzidos em eventos que exigem tal
recurso também deve ser feita com cuidado. A contratação de artistas musicais deve
ser acompanhada de reflexões sobre o perfil do público e do evento. No caso de
incertezas, o ideal é a contratação de um Dj, já que é possibilitado a esse profissional
ajustar instantaneamente o estilo musical, de acordo com a resposta do público.

66 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

UTILIZAÇÃO DE OBRAS AUDIOVISUAIS

Conforme a lei do direito autoral, toda pessoa física ou jurídica que utilize música
publicamente deve solicitar uma autorização prévia ao ECAD (Escritório Central de
Arrecadação e Distribuição), instituição responsável por arrecadar e distribuir os di-
reitos autorais de execução pública musical.

Esta autorização se dá através do pagamento da retribuição autoral, podendo ser


mensal (no caso de sonorização ambiental) ou eventual (no caso de shows/eventos).

SAIBA MAIS...

O cálculo do direito autoral é feito com base em critérios e parâmetros criados pela assembléia geral
do ECAD, composta pelas associações efetivas integrantes. Esses critérios constam do regulamen-
to de arrecadação e da tabela de preços do órgão.
Os valores variam de acordo com a atividade do usuário, com o tipo de utilização da música (ao
vivo ou mecânica), área sonorizada e região sócio-econômica. Podem também ser calculado por
meio de um percentual sobre a receita bruta. O cálculo pode ser feito através do website www.
ecad.org.br .

CAPÍTULO 7

RECURSOS AUDIOVISUAIS 67
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 8 - ALIMENTOS E BEBIDAS

É fundamental adequar o cardápio ao público e ao tipo de evento. Portanto, este-


ja bem atento: não se deve oferecer um banquete num lanche de treinamento ou
usar copos de plástico num coquetel. Outro ponto bastante relevante é o cálculo dos
comes e bebes. Não exagere. O exagero de comida gera a sensação de fracasso
de público. E, em hipótese nenhuma, encomende de maneira escassa. A falta e a
simplicidade exagerada criam a impressão de descaso com o evento e, pior ainda,
com as pessoas presentes.

Também não economize na equipe da cozinha e garçons. Não há nada mais desa-
gradável que as filas ou ter que ficar esperando muito tempo para comer ou beber
alguma coisa. Ninguém gosta e essas são variáveis que denegriram o seu evento.
Mesmo que a palestra seja fenomenal, os convidados, pode ter certeza, vão falar
mal da organização.

Por mais incrível que pareça é um dos alvos de maior reclamação do público. Ofe-
recer qualquer tipo de alimentação ou comemoração festiva deve agregar pontos a
favor da instituição e não gerar impressões negativas. Não consistem em um ele-
mento obrigatório e só deverá ser realizado para agregar ainda mais valor ao evento
e à imagem institucional.

Esse é um item que se enquadra no conselho: “Se não é pra fazer direito, não faça!”.
Caso sua empresa não disponha de verba suficiente, muitas vezes é melhor servir
apenas um café e água. É elegante e minimiza os riscos.

Por fim, é importante lembrar que a escolha do menu deve ser minuciosa. Em qual-
quer tipo de cardápio é obrigatório conter bebidas com e sem açúcar. Além disso,
existem pessoas com alergias gravíssimas a certos tipos de ingredientes, e, com
certeza, uma intoxicação alimentar é item dispensável em qualquer evento. Alergias
mais comuns são a leite e a frutos do mar. Por isso, uma boa saída é sempre colocar
visores que identifiquem as bebidas e os alimentos servidos. Há ainda muitas pes-
soas vegetarianas, outras não comem carne vermelha, tem aquelas que não comem
carne branca e, por aí vai. Por isso, ao elaborar o cardápio é necessário variar. É
de praxe definir no menu opções vegetarianas, com carne vermelha e com carne
branca. Em eventos com menor número de pessoas é delicado perguntar se os con-
vidados têm alguma restrição alimentar.

Uma grande preocupação da maioria dos profissionais da área é se deve ou não

68 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

servir bebidas alcoólicas nos eventos institucionais Não é proibido servir em eventos
comemorativos, entretanto, para tomar essa decisão, é preciso analisar criteriosa-
mente o objetivo do evento e o perfil do público. Caso opte por servir, é imprescindí-
vel estabelecer um método de controle para que menores de idade sejam impedidos
de beber. Por outro lado, não hesite em suspender a bebida, caso o nível alcoólico
dos convidados possa comprometer seu evento.

Não podemos deixar de destacar, ainda, a importância da escolha dos fornecedo-


res. Higiene, utensílios e ingredientes de qualidade são requisitos indispensáveis. Só
sirva bebidas e alimentos para seus convidados se você estiver seguro quanto aos
produtos oferecidos. Por exemplo, se optar por servir caipirinha, utilize uma pinga de
qualidade. Não contrate um buffet que ofereça orçamentos pela metade do preço.
Certamente um processo de intoxicação alimentar lhe custará muito mais que os
gastos com um bom prestador de serviço. Isso, sem dimensionar o rombo que esse
tipo de situação gera na imagem institucional.

CARDÁPIOS

CAFÉ RECEPTIVO, DE ENCERRAMENTO OU COFFEE BREAK

Geralmente, consistem em lanches não muito elaborados e são servidos, respecti-


vamente, para receber os convidados, como fechamento da cerimônia ou então no
intervalo. Pode ser servido no estilo self-service ou ter garçons nos pontos de Buffet.
Uma boa estratégia para evitar aglomeração de pessoas num único ponto é fazer
mesas separadas para os alimentos e as bebidas. Não é indicado servir bebidas
alcoólicas.

BRUNCH

De origem americana, o brunch mescla café da manhã e almoço. Pode ser servido
entre 10:00 e 14:00hrs. Requer um cardápio mais elaborado que o coffe-break pois
CAPÍTULO 8

será servido em substituição ao almoço. Esse tipo de cardápio sempre deve conter
pelo menos 1 (um) item quente. Não é indicado servir bebidas alcoólicas.

ALMOÇO

Os almoços geralmente são oferecidos em datas comemorativas para a instituição


ou para estreitar relacionamentos de negócios.

ALIMENTOS E BEBIDAS 69
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

Existem várias maneiras de servir, mas o mais importante, e indispensável, é obede-


cer a ordem de precedência. O convidado mais importante obrigatoriamente será o
primeiro! Se possível, organize um menu com entrada, prato principal e sobremesa.

Serviço à americana (self-service): os alimentos são dispostos num aparador e, tam-


bém, os talheres, pratos e guardanapos.

Serviço à francesa: mesa posta e o garçom, pela esquerda do convidado, apresenta


travessa com os talheres de serviço para que o próprio convidado se sirva. Deve-se calcular,
em média 1 convidado para cada 8 convidados.

Serviço à inglesa: difere do serviço à francesa porque é o garçom que servirá o alimento
para o convidado, procurando distribuir a refeição harmonicamente no prato.

Serviço à la carte: os pratos são preparados na cozinha e o garçom serve o prato já


pronto para os convidados.

Lembrando os conselhos já dados, se você não dispuser do número adequado de


garçons para desempenhar o serviço à francesa, à inglesa ou à la carte, sugerimos
a primeira opção (à americana). Entretanto, é preciso analisar o perfil do público pois
consiste em um estilo mais informal.

O almoço abrange uma gama enorme de possibilidades de cardápio. Cabe aqui o


bom censo de adequar o menu à cada situação e infra-estrutra que o local disponha.
Por exemplo, no dia mais quente do verão não será adequado servir uma feijoada.
Mas por outro lado, nada impede de servir vinho - desde que harmonize com o car-
dápio servido e seja um bom vinho! Principalmente, é muito elegante em eventos
comemorativos que se faça um brinde, saudando a data. Claro que não é festa, não
se pode esquecer que estamos num evento institucional, por tanto, nunca é demais
ficar atento se algum convidado estiver exagerando. Se preciso for, peça ao garçom
que, discretamente, evite servi-lo ou diminua a circulação da bebida.

Para receber estrangeiros, sugerimos oferecer um cardápio típico da região. Além de


demonstrar o interesse em apresentar sua cultura é uma delicadeza e até mesmo
forma de aproximação. Evite servir comida típica do país do seu convidado. Por
exemplo, se for almoçar com uma comitiva de japoneses, não vá servir comida ja-
ponesa, mesmo que você conheça o melhor sushi man do mundo. Sem dúvida, de
um país para outro, por mais típica e bem feita que seja a comida é comum sofrer
adaptações. Pode ter certeza que os japoneses conhecem muito bem um sushi e
podem comer todo dia se quiserem. Mostre os hábitos culturais da sua região ou do
seu país. Com certeza agregará muito valor ao encontro.

70 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

JANTAR

A organização de um jantar segue regras bem parecidas ao almoço. Entretanto, trata


de um encontro bastante formal. Talvez, por isso, não seja tão comum no mundo dos
negócios.

Portanto, dificilmente caberá um serviço à americana nesse tipo de cerimônia. È


muito importante também ficar atento ao horário, principalmente se no outro dia to-
dos deverão acordar cedo. Analise com atenção o perfil do público. Outro ponto é a
escolha do cardápio. Não se deve servir comidas pesadas à noite.

É permitido servir bebida alcoólica, mas eventos à noite são mais suscetíveis de
exageros com as bebidas. Fique atento!

CAFÉ DA MANHÃ

Tal qual o almoço ou jantar, pode ser oferecido um café da manhã para um público
determinado. Geralmente, são utilizados em eventos que objetivam aproximar os
envolvidos. Por exemplo, o gerente pode convidar sua equipe para tomar o café da
manhã na empresa para fazer uma reunião num cenário mais informal, solicitando
maior empenho e dedicação dos seus funcionários.

O café da manhã deverá ser farto, incluindo frutas, iogurtes, sucos, pães, bolo, por
exemplo. Refrigerantes não são aconselhados e bebida alcoólica é proibido.

CHURRASCO

Os churrascos são eventos marcados pela diversão e informalidade. O cálculo usual


por pessoa é 350g a 450g de carne (lembrando de diversificar carne de boi, porco
e frango), 500ml de refrigerante e 300ml de água. Apesar de churrasco referir-se a
carne não podemos esquecer que existem pessoas vegetarianas e, até mesmo os
mais carnívoros não comeram apenas carne durante todo o evento. Opções mais
comuns são: mussarela, pão de alho, vegetais assados (como pimentão e cebola),
arroz e vinagrete. Como sobremesa temos a banana com leite condensado e canela
CAPÍTULO 8

e abacaxi com provolone.

O mais indicado é que esse tipo de evento seja realizado durante o dia, começando
por volta de 10:00, para que as pessoas tenham tempo de confraternizar, almoçar e
finalizar não muito tarde.

ALIMENTOS E BEBIDAS 71
IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

Caso seja decidido servir bebida alcoólica, a cerveja ou o chopp são os mais indica-
dos. Calculamos por pessoa, respectivamente, 1,8L e 2,5L.

COQUETEL

Os coquetéis são eventos que acontecem no final do dia, para o fechamento de um


evento por exemplo. Por serem realizados à noite, têm curta duração, cerca de 3
horas. Geralmente iniciam às 18:00 e terminam, no máximo, às 22:00.

Caracteriza-se por ser um evento dinâmico no qual os anfitriões procuram a dar


atenção a todos os convidados, que ficam em sua maioria em pé. Trata-se de uma
disposição que favoreça a circulação dos presentes.

Em geral, os comes e bebes são servidos em bandejas pelos garçons, mas pode-se
utilizar um aparador como apoio. O cardápio mais adotado é o de salgados, mas
pode-se servir um prato quente volante. Bebidas alcoólicas são permitidas.

CÁLCULOS

Calcular a quantidade de alimentos e bebidas necessária para a realização de um


evento muitas vezes se configura como um “tiro no escuro”. O planejador se vê
obrigado a adivinhar as quantidades baseado em fundamentos e argumentos incer-
tos, que na maioria das vezes gera grandes sobras ou, no pior dos casos, falta de
produtos a serem servidos. Esta situação pode ser evitada com uma análise mais
aprofundada do perfil do próprio evento, ao considerar fatores como:

O dia da semana: O dia da semana é determinante para o comportamento de pessoas


em um evento. Em dias úteis que compõem o início da semana, as pessoas tendem a ficar
mais comedidas em relação ao consumo de bebidas alcoólicas e ao seu tempo de perma-
nência no evento.

O horário: O horário também é determinante para o consumo de comidas e bebidas. No


período da noite as pessoas geralmente não possuem compromissos posteriores e se sen-
tem mais a vontade para degustar do cardápio, consumir mais massas e bebidas alcoólicas.

A estação do ano: No verão, bebidas como água e cerveja serão mais consumidas. Já
no inverno, o consumo de vinhos e destilados será maior do que no verão.

A sonorização: Festas com música e shows ao vivo tendem a durar mais e o consumo
consequentemente será maior.

72 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

A razão do evento: Eventos comemorativos, como festas de fim de ano ou aniversário


da empresa, tendem a ser menos formais o que deixa os convidados mais a vontade para o
consumo. Em contrapartida, seminários e visitas empresariais raramente serão acompanha-
dos por comportamentos exagerados.

A faixa etária predominante: Em geral os jovens comem mais que pessoas mais velhas
e crianças exigem cardápios especiais.

O gênero predominante: Homens comem e bebem mais do que mulheres.

SUGESTÃO DE CÁLCULO

Após todas essas variáveis de cálculo, fica fácil perceber que não há uma fórmula
exata para se planejar a quantidade de comidas e bebidas a serem servidas. No
entanto, ousamos em estipular uma média. Caso alguma característica apresenta-
da acima predomine em seu evento, faça as adaptações necessárias. Os valores
discriminados abaixo não devem ser considerados separadamente. Deve-se usar o
bom senso e as dicas fornecidas para se criar um cardápio saboroso e balanceado.

PLANILHA DE CÁLCULOS
COMIDA QUANTIDADE / POR PESSOA
SALGADINHOS E CANAPÉS 12 unidades
MASSA 200g
FRUTAS E VEGETAIS 120g
CARNE PARA CHURRASCO 400g
CARNE / PEIXE PARA ALMOÇO OU JANTAR 250g
ARROZ (CRU) 50g
DOCES 6 unidades
BOLO 60g
SORVETE 1 bola
BEBIDA QUANTIDADE / POR PESSOA
VINHO (ALMOÇO OU JANTAR) 1/4 garrafa
CAPÍTULO 8

VINHO (COQUETEL) 1/3 garrafa


ESPUMANTE 1/2 garrafa
UÍSQUE 1/10 garrafa
CERVEJA 2 garrafas
REFRIGERANTE 500ml
ÁGUA 300ml

ALIMENTOS E BEBIDAS 73
PÓS EVENTO

CAPÍTULO 9 - PÓS EVENTO

O término do evento para os convidados não significa o término também para a


equipe organizadora, já que é necessário desmontar toda a estrutura preparada. Os
responsáveis pelos materiais utilizados devem contabilizá-los e prepará-los para a
devolução ao local de origem. No caso de aluguel de materiais, é importante acordar
previamente com o fornecedor como será feito o reparo dos materiais que forem
contabilizados como perdas, quebras ou danos. É responsabilidade da contratária
ressarcir essas perdas, e nessas situações a prática mais comum é o pagamento do
custo do material perdido.

Também, o horário do material alugado ser recolhido pelos fornecedores deve ser
combinado antecipadamente entre o próprio fornecedor, a contrataria e ainda com
os responsáveis pelo local do evento. Um exemplo prático que ilustra a necessidade
dessa prática pode ser observado em eventos que ocorrem nos fins de semana. É
comum que fornecedores não pratiquem o recolhimento de materiais nos dias de
domingo, uma vez que a mão de obra para isso geralmente tem custo maior nesse
dia da semana. Nesses casos, há de se verificar com os responsáveis pelo local do
evento se o adiamento para a busca dos materiais irá atrapalhar o funcionamento do
espaço, já que ele poderá ser utilizado no período para outros eventos.

A limpeza do ambiente após o evento também deve ser planejada. Caso o local do
evento não disponha desse serviço, há de se contratar uma equipe para a tarefa.

AVALIAÇÃO

Após a realização do evento ele deve ser avaliado em uma reunião com os organi-
zadores. A avaliação levará em conta todas as fases do projeto e os resultados são
analisados qualitativamente, assim serão identificadas falhas para serem corrigidas
no próximo evento. Para auxiliar a avaliação pode-se dar um pequeno questionário
– identificado ou anônimo - a cada participante para que ele dê sua opinião sobre o
evento. Esse questionário é importante para que a organização tenha um feedback
de seu trabalho.

A avaliação das atividades desenvolvidas é fundamental para instituição. Apenas


nesse processo será possível certificar se os objetivos foram alcançados, identificar

74 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES


PÓS EVENTO

falhas nos processos e fazer novas projeções para o futuro.

Como foi discutido no manual, cada evento é único e tem especificidades próprias,
de acordo com a situação na qual está inserido e o público envolvido. Portanto, cabe
ao coordenador, no momento do planejamento determinar qual será o processo de
avaliação mais adequado a cada evento.

Sugerimos abaixo alguns pontos que podem ser abordados nessa análise final, mas
são apenas opções e itens comuns à maioria dos eventos. Conhecendo os objetivos
organizacionais estabelecidos para a realização do evento, defina métodos avaliati-
vos que apontem se esses objetivos foram alcançados e a eficiência das estratégias
adotadas e faça um relatório por escrito, para que fiquem registradas todas as infor-
mações relevantes para os próximos eventos.

AVALIAÇÃO PÓS EVENTO


EVENTO:
OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

O NÚMERO DE PARTICIPANTES DO EVENTO CORRESPONDEU AO ESPERADO?

A REAÇÃO DO PÚBLICO CORRESPONDEU AO ESPERADO?

ALGUM PARTICIPANTE APRESENTOU PONTOS NEGATIVOS EM RELAÇÃO AO EVENTO?

HOUVE ALGUM IMPREVISTO DURANTE O EVENTO?

OS SERVIÇOS DOS FORNECEDORES FORAM REALIZADOS COMO CONTRATADO?

OS CONTEÚDOS APRESENTADOS PELOS PALESTRANTES ATENDERAM DE MANEIRA


SATISFATÓRIA AO MOTE DO EVENTO?

A PROGRAMAÇÃO FOI EXECUTADA NOS HORÁRIOS PLANEJADOS?

O ORÇAMENTO RESPEITOU OS LIMITES PROVISIONADOS?

A ESTRUTURA DO LOCAL ATENDEU ÀS NECESSIDADES DO EVENTO?


CAPÍTULO 9

O EVENTO ATINGIU OS OBJETIVOS ESPERADOS?

PÓS EVENTO 75
76
LEGISLAÇÃO INDICADA
LEI ASSUNTO

Dispõe sobre a Política Nacional de Turismo,


define as atribuições do Governo Federal no
planejamento, desenvolvimento e estímulo ao
Lei n° 11.771, de 17 de setem- setor turístico; revoga a Lei no 6.505, de 13
bro de 2008 dedezembro de 1977, o Decreto-Lei no 2.294,
de 21 de novembro de 1986, e dispositivos
da Lei no 8.181, de 28 de março de 1991; e
dá outras providências.

Restabelece princípios da Lei n° 7.505, de 2


Lei n° 8.313, de 23.12.91 - Lei
de julho de 1986, institui o Programa Nacional
Rouanet (Lei federal de incenti-
de Apoio a Cultura - PRONAC e dá outras
vo à cultura)
providências.

Lei n° 9.610, de 19 de feverei- Altera, atualiza e consolida a legislação sobre


ro de 1998 direitos autorais e dá outras providências.

Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Consti-


Lei nº 8.666, de 21 de junho tuição Federal, institui normas para licitações
de 1993 e contratos da Administração Pública e dá
outras providências.

Estabelece normas gerais e critérios básicos


Lei n° 10.098, de 19 de de- para a promoção da acessibilidade das pes-
zembro de 2000 soas portadoras de deficiência ou com mobili-
dade reduzida, e dá outras providências.

Dispõe sobre a forma e a apresentação dos


Lei nº 5.700, de 1 de setembro
Símbolos Nacionais, e dá outras providên-
de 1971.
cias.

77
LEGISLAÇÃO INDICADA
LEI ASSUNTO
Modifica os incisos IV do artigo 13 e III do
artigo 18 da Lei nº 5.700, de 1º de setembro
Lei nº 5.812, de 13 de outubro
de 1971, que dispõe sobre a forma e a apre-
de 1972
sentação dos Símbolos Nacionais e dá outras
providências.

Decreto nº 70.274, de 9 de Aprova as normas do cerimonial público e a


Março de 1972 ordem geral de precedência.

Dispõe sobre a concessão de incentivos fis-


Lei n° 12.733, de 30 de de- cais com o objetivo de estimular a realização
zembro de 1997 de projetos culturais no Estado de Minas
Gerais (Lei estadual de incentivo à Cultura)

Regulamenta a Lei nº 6.498, de 29 de dezem-


bro de 1993, que “dispõe sobre o incentivo
Decreto nº 98634 de Março de
fiscal para a realização de projetos culturais
1999
no âmbito do município de Belo Horizonte e
dá outras providências.

Regula procedimentos e exigências para a


Lei nº 9063 de 17 de janeiro
realização de eventos no município de Belo
de 2005
Horizonte

Lei n° 8.616 de 14 de julho de Contém o Código de Posturas do Município


2003 de Belo Horizonte.

Lei 14.130 de 19 de dezembro Dispõe sobre a prevenção a incêndio e


de 2001 pânico

Regulamenta a Lei nº 14.130, que dispõe


Decreto 44.270 de 31 de
sobre a prevenção contra incêndio e pânico
março de 2006
no Estado e dá outras providências.

78
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