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A multidisciplinaridade e a complexidade do ambiente de projetos exigem uma


mudança de foco no que diz respeito a disponibilização da informação aos envolvidos
no projeto.

Gestão de Documentos em Projetos

Não se fazem necessários grandes investigações, no cenário empresarial, para constatarmos


que vivemos um momento de grandes mudanças, principalmente no que tange o
Gerenciamento de Projetos. Os projetos estão se tornando, cada vez mais,
multidisciplinares e mais complexos. O grande desenvolvimento na área de comunicação
veio, por um lado, permitir contatos rápidos entre quaisquer pontos do planeta e, por outro,
possibilitar a troca desordenada de documentos entre as partes envolvidas. O
desenvolvimento tecnológico criou um cenário no qual é muito pouco provável juntar
numa mesma equipe de projetos pessoas que dominem todas as tecnologias. O volume e a
diversidade de tipos de documentos gerados por um projeto são cada vez maiores. A
dispersão geográfica das equipes de projeto vem tornando-se mais um fator complicador,
pois traz dificuldades para a realização de reuniões e gera um aumento nos custos do
projeto em função das necessidades de deslocamento.

Neste cenário, a Gestão de Documentos torna-se primordial, pois vem desempenhar um


papel fundamental de integração entre a equipe de projetos e os stakeholders (todos os
envolvidos no projeto), além de possibilitar a segurança e o controle de todo o fluxo de
documentos.

Tecnologias

Uma série de soluções tecnológicas como EDMS (Enterprise Document Management


System) e sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) são disponibilizados pelo
mercado a cada dia com o objetivo de atender a demanda por soluções integradas, e
possibilitar o controle das versões e a garantia de informações atualizadas. Com o
surgimento dos ASP (Aplication Server Providers) tornou-se possível a criação dos
Ambientes Colaborativos, baseados na integração de diversas aplicações utilizadas em
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projetos com o sistema de documentação. Seu objetivo é manter e controlar o conteúdo de


arquivos, permitindo que estes estejam disponíveis, via internet, com acesso controlado e
seguro. Os Ambientes Colaborativos permitem agilizar o processo de tomada de decisões,
onde profissionais de vários campos, além de poderem agregar conhecimento, agregam
valor aos documentos de uma forma bem mais ágil e otimizada.

O surgimento do XML (eXtensible Markup Language) na indústria de software veio trazer,


também, benefícios para a Gestão de Documentos. O XML é um padrão desenvolvido pelo
World Wide Web Consortium (W3C) e endossado pela indústria como a IBM, Microsoft,
SAP, Software Ag, GM e outros, e é visto como a mudança mais radical na área de
Tecnologia de Informação desde a invenção dos Bancos de Dados Relacionais e do SQL.
Junto com o padrão XML surgiram vários softwares, como o TAMINO XML Server, que
tem como principal função armazenar os mais diversos tipos de documentos, quer sejam
eles em formato texto, imagem, som, vídeo, e integrar estes documentos ao ambiente
corporativo da empresa, permitindo atualizações dinâmicas e garantia de disponibilidade
da última versão do documento, trazendo eficiência, compatibilidade, segurança,
produtividade, economia e qualidade à Gestão de Documentos.

Mudança de foco

Com o surgimento das novas tecnologias podemos observar uma mudança no foco da
Gestão de documentos. Inicialmente a função de enviar documentos era a mais priorizada,
agora o foco mudou para o compartilhamento dos documentos, o que possibilita agilizar os
processos de disseminação e recuperação de informações, permitindo que os stakeholdes
tenham acesso à documentação de qualquer lugar, a qualquer hora, podendo visualizar,
elaborar, comentar, revisar e aprovar qualquer tipo de documento (desenhos, relatórios,
especificações, etc).

Conclusão

Constatamos que o desenvolvimento tecnológico tem acompanhado as mudanças e


disponibilizado um grande arsenal de softwares e técnicas, mas ainda há uma grande
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dificuldade por parte das empresas na utilização destas tecnologias. O erro mais comum é
que elas são vistas como a solução para a Gestão de Documentos, e não como ferramentas
de trabalho poderosas que permitem a todos os envolvidos no projeto compartilhar
documentos e informações em tempo real.

A Gestão de Documentos não pode ser vista apenas como um Software com
especificações, características e performance para atender nossas necessidades, mas
também como um Conceito onde o foco está voltado para o compartilhamento do
documento e não no seu envio. Deve ser vista também como Processo, ou seja, uma
revisão e otimização dos processos relacionados à documentação. E, finalmente, como um
Comportamento, ou seja, uma mudança de comportamento e até de cultura da empresa
visando adequar-se a esta nova realidade.

Autor: Marcos Vojciechovski


Email: marcos@pm21.com.br
Biografia: Marcos Vojciechovski é graduado em Processamento de Dados pela UFPR,
pós-graduado em Análise de Sistemas pela PUC-PR, em Gestão de Projetos pela FGV, e
NETTSI Tecnical Solutions Instrutor pelo Centro de Competência de Software de Curitiba
(www.Institutoxml.org.br). Atualmente atua como professor na PM21 Soluções em
Projetos, e como Gerente de Projetos na Consist consultoria.