Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

TREINAMENTO GREEN BELT SIX SIGMA

Módulo Melhorar

13. Gerar ideias de melhoria

14. Avaliar e selecionar soluções

15. Desenvolver plano piloto

16. Comprovar a melhoria e confirmar
Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados
1
o saving
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

1. Plano Piloto
É a tentativa de implementação do todo ou parte do projeto em escala reduzida. As vezes
quando a empresa é muito grande, com muitas filiais, departamentos, faz-se necessário
implementar a melhoria em um departamento primeiro. Dando tudo certo, poderá expandir
para toda a organização.
Proporciona a oportunidade de definir a relação entre causa e efeito das causas-raizes e
soluções.

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

2
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

A equipe precisa explorar muitas questões para encontrar o nível ótimo de planejamento para um
piloto de sucesso.
 Qual o tamanho dos riscos potenciais e os efeitos irreversíveis ( financeiros, segurança, etc.) ?
 Quantas pessoas serão envolvidas e impactadas ?
 Quais operações devemos usar para rodar um piloto e testar nossa solução ?
 Qual tecnologia será usada durante a prova ?
 Quanto de mudança será necessária?

Qual é o planejamento mínimo necessário para fazer uma prova com sucesso?
 Mapas de processo e documentação
 Problemas potenciais (análise de risco)
 Plano de Ação e cronograma
 Necessidades de treinamento

2. Gerenciar a mudança
Quando chegamos nesta etapa, sabemos que algumas mudanças irão ocorrer pois tivemos várias
melhorias implantadas no processo e neste momento temos que buscar o compromisso das pessoas
e saber gerenciar estas mudanças que irão ocorrer na organização.
Criar compromisso significa alcançar um nível de suporte significativo dos empregados que devem
mudar, a fim de obter os benefícios da mudança. Eles são parte da transição, e devem estar
determinados a alcançar o sucesso.

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

3
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

A mudança técnica é bem mais tranquila de gerenciarmos pois envolve alteração de uma
especificação, um mapeamento de processos, etc. Já a mudança comportamental é mais complicada
pois envolve pessoas.
Temos nas empresas de uma forma geral, pessoas de todos os perfis e personalidades. Quando
tentamos fazer alguma mudança, haverá aqueles que terão uma resistência positiva e outras
negativas.
É importante diferenciar as expressões positivas e negativas de resistência.

Nesta fase, você tem todas as condições de desafiar e confrontar respeitosamente qualquer pessoa da
empresa, pois ninguém conhece melhor este processo do que você. Concorda? Você já analisou todo
o processo, mapeou, verificou se os dados eram confiáveis, calculou o nível sigma, entendeu a
variação, ou seja, usou uma série de ferramentas para embasar suas conclusões.

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

4
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

Esta figura é bem interessante. Como dissemos, temos que buscar COMPROMISSO das pessoas e não
apenas a aceitação.
Nas 3 primeiras etapas (Consciência, Compreensão e Envolvimento) existe um entendimento único
sobre a mudança que está sendo proposta.
A partir deste ponto ocorre uma coisa bastante interessante, depois que a pessoa vê a implicação para
ela, alguns vão para o lado da aceitação pois se sente ameaçado. E uma vez nesta curva é difícil ele
voltar. E outras vão para o lado do compromisso pois ele vê esta mudança como uma oportunidade
muito boa para ele se melhorar e melhorar a empresa também.
E assim, cada um segue a sua curva.
Mas, o que podemos fazer para que a pessoa não entre na curva da aceitação?
• Comunique claramente a visão e a necessidade urgente da mudança
• Explique claramente a necessidade de mudança e os riscos potenciais aos que serão afetados
na mudança
• Envolva os empregados em todas as fases da transição e peça sugestões.
• Reconheça /recompense novos comportamentos.

Assista agora o vídeo 108 e 108A. COMPROMETIMENTO

da pasta GB RL&Associados Vídeos

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

5
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

Você pode na tabela abaixo identificar e priorizar aquelas pessoas que você precisa buscar o
compromisso. No exemplo, temos que ter um cuidado especial com o FULANO A, pois ele tem uma
característica de ser oponente, que não aceita facilmente as mudanças e ele tem alto impacto na
mudança pois por exemplo, será no departamento dele.

Assista agora o vídeo 110. MUDANÇA ORGANIZACIONAL

da pasta GB RL&Associados Vídeos

3. Comprovar a melhoria e confirmar o saving

Nesse passo devemos testar a solução aprovada e comprovar se os resultados obtidos atendem o que
especificamos no início do projeto
A comprovação deve ser feita da mesma forma que medimos nosso processo no passo “estudar como
estamos atualmente”
Para fazer a solução acontecer é preciso começar pela obtenção da aprovação.
• A fim de receber as aprovações devidas para a mudança proposta, a equipe deve:
– Ganhar a confiança dos aprovadores, de que a solução pode ser implementada com
sucesso.

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

6
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

– Para fazer isso, a equipe deve ter analisado bem um número suficiente de detalhes para
a implementação do projeto, de modo a poder comunicá-los de maneira coerente à
administração.
Obtendo a aprovação:
Aborde as preocupações da administração, para ganhar o apoio e aceitação de suas soluções.
A visão de seu projeto pela administração provavelmente é diferente da sua.
Algumas das preocupações que a administração pode ter são:
QUANTO TEMPO VÃO LEVAR PARA FAZER AS MELHORIAS?
QUANTO VÃO GASTAR NA IMPELMENTAÇÃO?
VAI TER QUE PARAR AS ATIVIDADES DO DIA-A-DIA?

A administração está preocupada com a maneira como vocês desenvolveram sua recomendação
Tenha certeza de considerar todos os critérios que a administração pode usar para avaliar suas
descobertas.
É possível que eles estejam observando o seguinte:
Seus métodos
Vocês seguiram o processo de melhoria Sigma?
Sua equipe usou as ferramentas apropriadas?
Suas descobertas e conclusões têm fundamento?
Que dados vocês coletaram para suportar suas descobertas?
Como vocês tiraram suas conclusões?
Vocês abordaram as causas-raiz?
Suas recomendações foram baseadas em que?
Qual é o grau de risco de suas recomendações?
Suas recomendações são justificadas?

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

7
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

Chegou o momento de fazer a apresentação.

 Como o tempo de apresentação é pequeno, procure mostrar mais imagens do que textos
 Não há necessidade de ler o que está dentro das caixas de atividades do mapeamento, cite
que o processo tem X etapas, que fizeram a análise de valor, que proporcionou algum tipo de
ganho rápido, etc
 Em um mesmo slide coloque o comparativo do antes e depois
 Evidencie o que é importante no slide aumentando a fonte ou colorindo
 Use o recurso de tirar fotos

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

8
 Desenvolver plano piloto, Comprovar a melhoria e confirmar o saving

Abaixo damos um modelo que poderá seguir.

Dicas importantes:
• Não há necessidade de ler tudo que está dentro das caixas do mapeamento de processos. É
importante dizer que o mapeamento tem X etapas e destas etapas identificaram uma que não
agregava valor e foram retidas e com isto gerou um saving para a empresa de Y. Caso não tenha
identificado alguma coisa que não agregasse valor, cite que fez esta análise.
• Coloque os gráficos antes e depois juntos no mesmo slide.
• Evidencie os números que quer mostrar, ampliando os mesmos e colorindo se achar melhor.
• Mude as escalas para mostrar que existe diferença entre as variações antes e depois.
• Se o valor financeiro foi muito bom, evidencie isto. Amplie o valor, pois é o slide que o dono da
empresa por exemplo está esperando.

Formação em Green Belt Six Sigma | RL Associados

9