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Manual de Gestão Financeira

Fortaleza – Ceará
2014
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
Reitor: Prof. Jesualdo Pereira Farias
Vice-Reitor: Prof. Henry de Holanda Campos

Pró-Reitoria de Administração
Pró-Reitora: Profa. Denise Maria Moreira Chagas Correa
Pró-Reitor Adjunto: Francisco Ferreira Neto

Diretoria de Controle
Diretora: Profa. Sueli Maria de Araújo Cavalcante

Assessoria Técnica de Legislação


Diretor: Prof. José Adriano Pinto

Assessoria Executiva
Diretora: Márcia Maria Bezerra Araújo

Secretaria Executiva
Secretária: Ana Paula da Cruz Holanda Barros

Departamento de Contratos, Convênios e Execução Orçamentária


Diretora: Ivonilde Mendes Falcão Reis

Departamento de Contabilidade e Finanças


Diretora: Lúcia Lêda Rodrigues Lima

Departamento de Administração
Diretora: Adênia Maria Augusto Guimarães

Departamento de Licitação
Diretora: Horácio Luiz de Sousa

Imprensa Universitária
Diretor: Joaquim Melo de Albuquerque

2
Elaboração:
Profa. Denise Maria Moreira Chagas Corrêa
Profa. Sueli Maria de Araújo Cavalcante
Luana Batista Rodrigues
Kécia Maria Mendes Carneiro
Valdeci Evangelista Fernandes
Maria Vilani Martins
Alci Mary Rubens de Souza

Versão: 1.6
Data: 10/07/14

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SUMÁRIO

1. OBJETIVO ......................................................................................................................................................... 5
2. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................... 6
3. POLÍTICAS GERAIS ......................................................................................................................................... 7
4. NOTAÇÃO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS ............................................................. 9
5. NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO FINANCEIRA. ................................................................................... 11
5.1 PAGAMENTO DE DESPESAS ............................................................................................................................... 12

5.2. RECEBIMENTOS POR ARRECADAÇÃO PRÓPRIA .......................................................................................... 28

5.3 - RECEBIMENTOS ATRAVÉS DE REPASSE ....................................................................................................... 30

6. EQUIPE ........................................................................................................................................................... 32
7. VIGÊNCIA ....................................................................................................................................................... 34
8. ATUALIZAÇÕES DO MANUAL...................................................................................................................... 35

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1. OBJETIVO

Este manual tem como objetivo descrever as atividades, normas e políticas que
compõe a Gestão Financeira da Universidade Federal do Ceará, que tem como função básica:
i) assegurar adequada execução financeira, possibilitando aumento da eficiência
operacional e reduzindo os riscos associados à movimentação financeira;
ii) manter o controle das operações financeiras, garantindo assim o pleno
funcionamento da instituição e a satisfação dos clientes internos e externos; sempre
observadas as legislações a que a instituição deve obedecer.

5
2. RESPONSABILIDADES

Todas as atividades e políticas aqui demonstradas apresentam princípios orientadores


básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis.
As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento da
Universidade. Caso o servidor possua alguma dúvida e/ou sugestão, esta deve ser
encaminhada à Pró-Reitoria de Administração, responsável por avaliar a possibilidade de
incorporá-la à instituição.
É de responsabilidade de cada servidor envolvido nas atividades da Gestão Financeira
da Universidade Federal do Ceará conhecer e entender os processos, normas e políticas
existentes. Os servidores deverão atuar de forma alinhada, em coordenação técnica e
funcional com as normas, políticas e procedimentos divulgados. Toda comunicação por e-
mail deve sempre ser realizada pelo e-mail institucional da Universidade.
A Pró-Reitoria de Administração deverá atuar e orientar todos os servidores e
colaboradores terceirizados, em todos os níveis hierárquicos, com vistas à conduta ética e
respeito aos valores da Universidade Federal do Ceará e à legislação vigente.

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3. POLÍTICAS GERAIS

As atividades de Acompanhamento de Gestão Financeira são baseadas na ética e na


defesa dos interesses da Universidade Federal do Ceará e no cumprimento das normas
definidas pelos órgãos competentes.

As comunicações via e-mail devem sempre ser realizadas através do e-mail


institucional da Universidade: dcf@pradm.ufc.br.

A Universidade Federal do Ceará deve assegurar o pleno exercício dos direitos


individuais e sociais dos servidores portadores de toda e qualquer necessidade especial,
estabelecendo mecanismos e disponibilizando ferramentas que assegurem à pessoa o pleno
exercício de suas funções e seus direitos básicos, decorrentes da Constituição e das leis,
propiciando seu bem-estar pessoal e social. Além disto, deverá garantir o respeito às pessoas
portadoras de necessidade especial, que devem receber igualdade de oportunidades na
sociedade por reconhecimento dos direitos que lhe são assegurados.

Apresenta-se abaixo os principais termos técnicos e expressões necessários ao bom


entendimento deste manual:

 Documento de Origem: É o recibo, a nota fiscal ou qualquer outro documento


(papel), emitido pela unidade ou pelo fornecedor, e que será cadastrado no sistema SIAFI.
 Documento Hábil: É o documento cadastrado no sistema que gera compromissos
de pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão (nota de empenho, contrato,
proposta de programação financeira, dentre outros) ou de realização (nota fiscal/ fatura,
recibo, folha de pagamento, programação financeira aprovada, dentre outros).
 Documento de Referência: É um documento hábil, cujos dados servirão de base
para outro documento hábil, que, ao ser cadastrado, baixará os compromissos do primeiro no
valor correspondente; ex.: A Nota de Empenho é um documento de referência para a Nota
Fiscal de Pagamento. O primeiro documento gera compromissos de previsão que serão
substituídos pelos compromissos do segundo, já líquidos e certos.
 UG Emitente: É a unidade gestora que cadastra o documento.
 Emitente do Documento de Origem: É o CPF, CNPJ ou UG da entidade que
emitiu o documento de origem.
 Situação: É a indicação do fato que está sendo registrado quando do cadastramento
do documento hábil, determinando os eventos contábeis envolvidos. Por exemplo, a nota

7
fiscal pode apresentar situações de despesas com serviço, com material, com obras e assim
por diante.
 UG Emitente do Documento de Referência: É a unidade gestora que emitiu o
documento de referência (em geral o empenho).
 UG Pagadora/ Recebedora: É a unidade gestora responsável pelo pagamento/
recebimento dos compromissos gerados por um documento hábil de realização.
 Credor/ Devedor: Identifica a entidade credora do compromisso, em caso de
documento de pagamento, ou devedora, em caso de documento de recebimento;
 Dedução/ Encargos: corresponde às retenções de impostos e contribuições, aos
descontos e também aos encargos da unidade relacionados ao documento hábil. As retenções
e descontos são deduzidos do valor a pagar ao credor. Já os encargos são acréscimos e
correspondem a despesas da unidade em decorrência do compromisso principal (ex. encargos
patronais).
 Compromissos: são os valores a pagar ou a receber gerados a partir do
cadastramento de um documento hábil. Os compromissos podem ser: i) de previsão; ii) que
não podem ser realizados; ou iii) de realização.

8
4. NOTAÇÃO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS

Definição Representação gráfica


O evento de início é representado por um círculo e simboliza
o começo da execução do processo. O evento de fim é
representado por um círculo com borda em negrito e simboliza
o final do processo.

O processo é representado por um retângulo, que simboliza


uma etapa de um processo formado pela realização sequencial
de um determinado conjunto de atividades afins.

A atividade é representada por um retângulo arredondado e


simboliza uma determinada quantidade de tarefas que devem
ser efetuadas dentro de um processo. Cada atividade possui
uma identificação referente à como as ações são realizadas.
Esta identificação está localizada no canto superior esquerdo
do retângulo, conforme demonstrado nas linhas baixo.

As atividades manuais, realizadas sem a utilização de um


sistema, são representadas por uma mão.

As atividades sistêmicas, realizadas por um usuário no


sistema, são representadas por um boneco.

As atividades automáticas, realizadas pelo sistema com base


numa parametrização prévia são representadas por duas
engrenagens.

Os eventos intermediários são representados por círculos que


simbolizam a interligação de atividades na mesma página do
fluxo. Estes eventos sinalizam tanto saídas como entradas, no
caso de saídas as setas são preenchida enquanto que nas
entradas as setas são vazias. Caso haja mais de uma
interligação dentro do fluxo os círculos possuirão cores
diferentes, de forma a facilitar a visualização. Os eventos
intermediários podem também sinalizar uma ação específica
como à espera dentro de um mesmo processo sendo
demonstrada por um relógio dentro do círculo.

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Definição Representação gráfica
Os gateways podem representar a escolha entre duas ou mais
atividades adjacentes ou as possíveis rotas condicionais
geradas por uma decisão. Os gateways podem representar
também atividades desempenhadas de forma paralela. A
condicional é representada por um losango enquanto o
paralelismo é representado por um losango preenchido por
uma cruz.

A linha de fluxo é representada por uma linha com uma seta e


é utilizada para demonstrar a ordem sequencial na qual cada
atividade é desempenhada.

A raia é representada por um retângulo nomeado e é utilizada


para organizar e delimitar as diferentes atividades de um
mesmo setor.

NOTA: É importante ressaltar que o termo processo é utilizado com dois significados
distintos neste manual, a saber:
1) Conjunto de documentos destinados a um pagamento, solicitação, informação, etc.
2) Grupo de atividades realizadas numa sequência determinada que produz um bem
ou um serviço. Pode ser encarado, também, como qualquer conjunto de atividades onde existe
uma entrada, uma transformação (processo) e uma saída. Por exemplo, o processo financeiro
de uma organização é o conjunto das atividades necessárias à administração de pagamentos,
recebimentos, fluxo de caixa, cobrança, dentre outros. Notar que este conceito não é o mesmo
que unidade organizacional (“setor” ou “área”): um processo organizacional é transversal aos
setores da organização, facilitando a compreensão do fluxo de informações e conferindo uma
visão sistêmica.

10
5. NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO FINANCEIRA.

A Figura I a seguir representa o mapa da Gestão Financeira, na qual estão organizadas


e descritas as seguintes atividades:

Figura I – Mapa de subprocessos

Gestão Financeira

GF02 – GF03 – Recebimento


GF01 - Pagamento
Recebimentos por via Repasse do
de Despesas
arrecadação própria Tesouro

Fonte: Dados oriundos do levantamento

11
5.1 PAGAMENTO DE DESPESAS

5.1.1 Descrição do Subprocesso

O subprocesso de Pagamento de Despesas se inicia com o envio da documentação para


pagamento, por parte das unidades da UFC, para a Pró-Reitoria de Administração, que a
encaminha ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF. Quando se trata de despesas
referentes a contratos, a Divisão de Execução Orçamentária analisa a documentação recebida.
Caso esta não esteja correta, a referida Divisão devolve o processo à unidade que o enviou
para que providencie os ajustes necessários.
Uma vez que a documentação esteja correta, a Divisão de Execução Orçamentária
preenche o Formulário de Substituição ao Processo e envia a documentação física à Divisão
de Gestão de Contratos Atas e Convênios (DGCAC).
A Divisão de Gestão de Contratos Atas e Convênios realiza a conferência dos registros
no SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira) e SIASG (Sistema Integrado de
Administração de Serviços Gerais). No primeiro é verificado o saldo do empenho, enquanto
no segundo é conferida a vigência e o cronograma do contrato associado à Nota Fiscal.
Após a conferência dos registros, a documentação física é encaminhada à Divisão de
Contabilidade, que confere a documentação suporte do processo. Se houver alguma
inconsistência, a documentação é encaminhada de volta ao DGCAC.
Finalizadas a classificação e apropriação das notas fiscais pela Divisão de
Contabilidade, estas são encaminhadas para Divisão de Execução Financeira, para apropriar
as retenções dos impostos e realizar os pagamentos.
Quando os recursos para pagamento estiverem disponíveis, sejam recursos próprios ou
do Tesouro Nacional, a Divisão de Execução Financeira deverá gerenciar o compromisso no
SIAFI, de modo a proceder com a liquidação do processo.
A Divisão de Execução Financeira deverá consultar o Razão das contas transitórias,
que deverá ser zerado diariamente.
A Divisão de Execução Financeira providencia as assinaturas devidas, envia a Relação
Externa de pagamentos ao Banco e encaminha a documentação física à Contabilidade.
A Divisão de Contabilidade verifica a conformidade do processo, realizando os
questionamentos necessários e, por fim, encaminha a documentação ao Departamento de
Controle Interno.

12
5.1.2 – Fluxo – GF01 – Pagamento de Despesas

13
5.1.3 – Quadro de Tarefas.
Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
1 Encaminha O subprocesso de Pagamento de Processo Unidades
processo para a Despesas se inicia pelo envio do UFC
Pró-Reitoria de processo pelas Unidades à Pró-
Administração Reitoria de Administração.
2 Protocola A Pró-Reitoria de Administração Processo Pró-Reitoria
recebimento protocola o recebimento do de
do processo processo. Administração
3 Analisa o tipo Caso seja uma demanda de Processo Pró-Reitoria
de demanda pagamento de contrato, convênio de
e auxílio funeral encaminha o Administração
processo para o Departamento de
Contrato e Execução
Orçamentária – DCEO. Os demais
tipos de pagamentos encaminha o
processo para o Departamento de
Contabilidade e Finanças – DCF.
4 Analisa Notas Fiscais das unidades da Documentação Divisão de
documentação UFC: para Execução
recebida Quando do recebimento da pagamento Orçamentária
documentação física e no Sistema
de Gestão de Documentos,
contendo.
 - Nota fiscal;
 - Nota de Empenho;
 - Certifico na nota do fiscal do
contrato previamente divulgado
na portaria de designação;
 - Ofício;
 - Documento de recolhimento

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
tributário (se necessário),
A Divisão de Execução
Orçamentária efetua a análise
inicial da documentação recebida,
verificando se os impostos estão
sendo destacados corretamente na
nota fiscal e se os dados bancários
do fornecedor estão devidamente
preenchidos.
Para pagamento de prestadores de
serviço de construção civil, a
Divisão de Execução
Orçamentária efetua a verificação
no sistema SIAFI do saldo do
empenho e o saldo do contrato.

Quando se tratar de pagamento de


Auxílio Funeral, :
Para os pagamentos de Auxílio
Funeral, conforme Lei 8.112 de
11/12/1990 ART. 226 Seção
VIII, faz se necessário o
recebimento da documentação
suporte abaixo para
prosseguimento da liberação do
valor. O processo é acompanhado
por meio do Sistema de Gestão de
Documentos.
 - Formulário de solicitação do
auxílio funeral;

15
Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
 - Atestado de óbito;
 - Cópia da identidade e do CPF do
requerente;
 - Cópia da identidade e do CPF do
falecido;
 - Último contracheque do
falecido;
 - Certidão de casamento, no caso
de cônjuge;
 - Nota fiscal das despesas
efetuadas com o funeral;
 - Nota de Empenho
Adicionalmente, para composição
da documentação suporte na
Universidade, é necessária adição
dos seguintes documentos ao
processo:
 - Capa de abertura de processo;
 Boletim de entrada para nota de
empenho;
 - Nota de Empenho.
Após o recebimento da
documentação suporte acima
mencionada, a Divisão de
Execução Orçamentária envia
uma mensagem para a
Subsecretaria de Planejamento e
Orçamento no sistema SIAFI, a
qual será responsável por liberar o
recurso financeiro para a

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
Universidade efetuar o pagamento
ao requerente do auxílio. Após
recebimento do recurso
financeiro, a área de Execução
Orçamentária protocola o auxílio
e envia a documentação física
para a Divisão de Execução
Financeira. O trâmite do
documento é gerenciado
eletronicamente.
5 Verifica A Divisão de Execução SIAFI / SIASG Divisão de
registros no Orçamentária checa no sistema Execução
SIAFI e SIAFI o saldo do empenho e Orçamentária
SIASG verifica no sistema SIASG a
vigência do contrato que está
associado à nota fiscal.
Em caso de não existência de
saldo do empenho, faz-se
necessário o reforço do empenho.
Para isso, o fiscal do contrato
deve abrir processo administrativo
a fim de solicitar e justificar a
necessidade de reforço.
De posse do número do contrato
consultado no sistema SIASG,
efetua-se a checagem da validade
da garantia do fornecedor.
6 Confere a Notas Fiscais das unidades da Documentação Divisão de
documentação UFC: Suporte Execução
suporte do O recebimento e conferência dos Financeira

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
processo processos de pagamento de Notas
Fiscais das unidades da UFC são
iniciados com o recebimento do
Formulário de Substituição ao
Processo. É necessário que a
Divisão de Execução Financeira
verifique e anexe ao formulário a
classificação tributária do
fornecedor através do sistema
SIAFI.
Após a verificação tributária do
fornecedor, a Divisão de
Execução Financeira identifica o
elemento da despesa no empenho
vinculado ao formulário de
substituição ao processo,
classificando a despesa a fim de
identificar o documento hábil
(número de controle do sistema
associado ao processo) e a
situação. Posteriormente, a
Divisão de Execução Financeira
verifica:
 - Valor constante no formulário e
na nota fiscal;
 - Dados bancários;
 - Número da nota fiscal;
 - Data de emissão da nota;
 - Assinatura do certifico.
 - Data da assinatura do certifico.

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Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
Se os dados estiverem de acordo
com a nota fiscal, iniciam-se as
retenções ou deduções fiscais ao
valor bruto da nota fiscal.

Bolsas e auxílio financeiro


O recebimento e conferência dos
processos de concessão de bolsas
e auxílio financeiro para
estudantes, servidores docentes e
técnico-administrativos se inicia
pelo recebimento do Formulário
de Substituição ao Processo. É
necessário que a Divisão de
Execução Financeira verifique se
todos os documentos necessários
estão anexos, sendo:
 - Ofício de solicitação do
pagamento;
 - Lista dos beneficiados;
 - Dados bancários (conforme o
art. 14 da resolução CEPE no. 08,
de 26/04/2013, o pagamento será
realizado por meio de crédito em
conta corrente do estudante ou
servidor beneficiário);
 - CPF dos beneficiados
 - Valores a pagar;
 - Assinaturas da Coordenadoria e
Pró-Reitoria.

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
Caso a documentação acima
mencionada não esteja completa
ou devidamente preenchida, o
Formulário de Substituição ao
Processo é protocolado e
devolvido ao setor remetente.
Se a documentação estiver
conforme, serão realizadas as
atividades de classificação,
apropriação e pagamento.
7 Devolve o Caso a documentação suporte do Processo Divisão de
processo para a processo não esteja completa ou Execução
unidade devidamente preenchida, o Financeira
solicitante Formulário de Substituição ao
Processo é protocolado e
devolvido à unidade solicitante da
bolsa.
8 Ajusta o A Unidade responsável pelo Processo Unidades
processo processo realiza os ajustes UFC
conforme identificados.
necessidade
9 Solicita Se o ajuste identificado for de N/A Divisão de
regularização responsabilidade do DCEO, ou de Execução
ao DCEO/ outra unidade do DCF, a Divisão Financeira
DCF de Execução Financeira solicita a
regularização à unidade
correspondente.
10 Efetua ajustes A área responsável realiza os N/A DCEO / DCF
necessários ajustes sinalizados pela Divisão
de Execução Financeira.

20
Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
11 Classifica o Quando se tratar de Notas SIAFI Divisão de
processo Fiscais das unidades da UFC, a Contabilidade
Divisão de Contabilidade
classifica e apropria a Nota
Fiscal pelo valor bruto:
A Divisão de Execução financeira
realiza, ainda, a revisão da
tributação dos pagamentos,
destacada pela área de
Contabilidade, seguindo a
Instrução Normativa RFB 1234,
de 11 de Janeiro de 2012, que
trata da retenção dos seguintes
tributos Federais:
 - IR;
 - CSLL;
 - CONFINS;
 - PIS/PASEP.
Ademais, as seguintes legislações
referentes a impostos e retenções
devem ser observadas:
- ISS: De acordo com a Lei
Complementar 116, de 31 de
Julho de 2003 que trata da
retenção do Imposto Sobre
Serviço (ISS).
- INSS: De acordo com a
Instrução Normativa INSS 971, de
13 de novembro de 2009, alterada
pela Instrução Normativa RFB

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
1.453, de 24 de fevereiro de 2014,
que trata da retenção do Instituto
Nacional do Seguro Social
(INSS). O INSS deve ser
recolhido e pago até o dia 20 do
mês subsequente da emissão da
nota fiscal.
Quando se tratar de bolsas,
auxílio funeral, auxílio Divisão de
financeiro , a Divisão de Execução
Execução Financeira classifica, Financeira
apropria e paga.
A classificação financeira dos
processos de concessão de bolsas
e auxílio financeiro para
estudantes, servidores docentes e
técnico-administrativos é
realizada preenchendo-se os dados
constantes no Formulário de
Substituição ao Processo,
conforme abaixo:
 - Documento hábil;
 - Situação;
 - Importância (valor);
 - CNPJ do Banco Brasil (se lista)
ou CPF do credor;
 - Código do Banco (se lista) ou
dados bancários do credor;
 - Número da agência da
Universidade (se lista);

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
 - Conta Corrente (Banco) (se
lista);
 - Numeração da lista credora (se
lista);
 - Emissão (Sempre será a data do
ofício);
 - Certifico (Sempre será a data do
ofício).
- Em caso de lista de credores, é
necessário o cadastramento da
lista de beneficiários no sistema
SIAFI, no comando ATULC,
registrando as seguintes
informações do Credor/
Favorecido:
 - CPFs;
 - Valores;
 - Dados bancários (se pagamento
em conta corrente).
Após a verificação e registro dos
dados acima citados, a Divisão de
Execução Financeira inicia a
atividade de apropriação do
processo no sistema SIAFI
NOVO.
A classificação destes processos
segue o manual SIAFI.

Auxílio Funeral
A classificação financeira dos

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
processos de pagamento de
Auxílio Funeral se inicia pelo
preenchimento dos seguintes
dados constantes no Formulário
de Substituição ao Processo:
 - Documento hábil;
 - Situação;
 - Empenho;
 - Classificação;
 - Fonte;
 - Valor;
 - CPF do requerente.
12 Apropria o A Apropriação é realizada após a SIAFI Divisão de
processo classificação financeira do Execução
processo de pagamento. A Financeira
liquidação é gerenciada e efetuada
no próprio sistema SIAFI.
A Divisão de Execução
Financeira inclui o documento
hábil no sistema de acordo com a
classificação do processo e,
posteriormente, preenche os
seguintes campos com base no
processo:
- Dados básicos:
 - Data de vencimento;
 - Número do processo;
 - Data do atesto;
 - Valor bruto do processo;
 - Código do credor (CNPJ);

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
 - Data de emissão;
 - Número do documento de
origem;
- Principal com orçamento:
 - Situação;
 - Número do empenho;
 - Subitem;
 - Valor.
 - Dados de pagamentos:
 - Favorecido;
 - Valor;
 - Pré-doc (tipo de OB).
13 Verifica a Realiza consulta ao Sistema de SIAFI Divisão de
regularidade Cadastramento Unificado de Execução
do Fornecedor Fornecedores - SICAF para Financeira
no SICAF verificar a regularidade fiscal
federal, estadual/municipal, como
também a qualificação técnica,
econômico-financeira e validade.
14 Inclui Após a verificação da SIAFI Divisão de
impostos regularidade fiscal, a Divisão de Execução
incidentes no Execução Financeira inclui os Financeira
pagamento impostos incidentes ao pagamento
no SIAFI.
15 Efetua o Para efetuar o pagamento por SIAFI Divisão de
pagamento parte do Tesouro Nacional, a Execução
Divisão de Execução Financeira Financeira
deve esperar a disponibilização
financeira do governo federal, por
meio do repasse.

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
Quando do recebimento
financeiro para pagamento, a
Divisão de Execução Financeira
deve acessar o sistema SIAFI e
gerenciar os compromissos de
pagamento, priorizando os
pagamentos que estão envolvidos
em contratos e podem gerar algum
tipo de multa ou juros de alto
valor em caso de não
cumprimento na data de
vencimento. Logo, o
gerenciamento de compromissos é
também o gerenciamento de fluxo
de caixa da Universidade.
Após o gerenciamento do
compromisso, ainda no sistema
SIAFI NOVO, a Divisão de
Execução Financeira deve liquidar
o pagamento e após esta etapa,
imprimir os pagamentos em duas
vias.
16 Confere os A Divisão de Execução N/A Divisão de
pagamentos Financeira imprime uma relação Execução
efetuados de ordem bancária externa (RE) e Financeira
faz a conferência de todos os
pagamentos diários, conferindo a
classificação e cálculos efetuados.
17 Providencia as Após a conferência dos N/A Divisão de
assinaturas de pagamentos executados, a Divisão Execução

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Subprocesso: Pagamento de Despesas
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
aprovação de Execução Financeira Financeira
providencia as assinaturas
necessárias.
18 Envia a Após as assinaturas, no dia N/A Divisão de
Relação seguinte da realização do Execução
Externa ao pagamento, a Divisão de Financeira
Banco Execução Financeira envia a
Relação Externa ao Banco do
Brasil, com os pagamentos a
serem liberados pelo Banco.
19 Envia a A documentação financeira é Documentação Divisão de
documentação enviada à Divisão de Financeira Execução
financeira à Contabilidade. Financeira
Contabilidade
20 Verifica A Divisão de Contabilidade Processo Divisão de
conformidade realiza a análise da conformidade Contabilidade
do processo do processo.
21 Envia a A documentação é encaminhada N/A Divisão de
documentação ao Departamento de Controle Contabilidade
do pagamento Interno.
para o
Controle
Interno

27
5.2. RECEBIMENTOS POR ARRECADAÇÃO PRÓPRIA

5.2.1 Descrição do Subprocesso

O subprocesso de arrecadação própria ocorre através dos recolhimentos via GRU


(Guia de Recolhimento da União) pagas na rede bancária ou no SIAFI, das retificações e das
Ordens Bancárias emitidas com o propósito de restituição dessas receitas ao contribuinte.
Vale ressaltar que, para a emissão de GRU em favor da Universidade, deve ser
observado a UG/ Gestão, o código de recolhimento e o número de referência a fim de que o
recurso seja corretamente classificado.
Quando do recebimento desses recursos, estes são registrados automaticamente pelo
SIAFI através da Nota de Registro de Arrecadação (RA), que é um documento que representa
a classificação e destinação das receitas arrecadadas por meio da GRU, e são direcionados
para a conta corrente de limite de saque na fonte 0250. Em seguida, os recursos ficam à
disposição da Universidade para as rotinas de pagamento apresentadas no fluxo GF01 –
Pagamento de despesas.

5.2.2 GF02 – Recebimentos por Arrecadação Própria

28
5.2.3 Quadro de Tarefas
Subprocesso: Recebimentos por Arrecadação Própria
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
1 Arrecada o recurso Os recursos financeiros SIAFI Divisão de
financeiro arrecadados via GRU são Execução
registrados por Nota de Registro Financeira
de Arrecadação (RA)
automaticamente pelo SIAFI.
2 Recurso financeiro Quando do recebimento dos SIAFI Divisão de
creditado na conta recursos próprios no sistema Execução
limite de saque no SIAFI, estes são automaticamente Financeira
sistema SIAFI direcionados para a conta corrente
de limite de saque.
O direcionamento dos recursos é
realizado através da fonte 0250,
via pagamento de GRU. Este
recurso é vinculado às
classificações contábeis que deram
origem ao pagamento, como, por
exemplo, recebimento de aluguéis,
serviços educacionais e
administrativos;

29
5.3 - RECEBIMENTOS ATRAVÉS DE REPASSE

5.3.1 Descrição do Subprocesso

O repasse do recurso ocorre de acordo com as apropriações de despesas, as quais


retratam a fonte de recurso associada ao empenho. Após a apropriação, o Tesouro Nacional
toma conhecimento do tipo de despesa, fonte do recurso, fornecedor associado, valor e data da
apropriação. Enquanto isso, a Divisão de Execução Financeira aguarda a liberação dos
recursos para realizar os pagamentos.

5.3.2 GF03 – Recebimentos através de Repasse

5.3.3 Quadro de Tarefas

Subprocesso: Recebimentos através de Repasse


Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
1 Realiza apropriação Nos casos de apropriação de bolsas, Divisão de
da despesa auxílios financeiros e serviços Contabilidade
prestados por pessoa física. /

Divisão de Contabilidade realiza Divisão de


apropriação das despesas registradas Execução
em Nota Fiscal. Financeira

2 Toma conhecimento O Tesouro Nacional toma SIAFI Tesouro

30
Subprocesso: Recebimentos através de Repasse
Sistema/
Seq. Atividade Tarefa Responsável
documento
da necessidade de conhecimento da necessidade de Nacional
repasse do recurso repasse de recursos por meio das
financeiro conforme informações registradas no momento
apropriação da apropriação da despesa.

3 Disponibiliza O recurso financeiro torna-se SIAFI Divisão de


recurso financeiro na disponível na fonte devida, de acordo Execução
fonte em que a com o empenho registrado durante a Financeira
despesa foi apropriação da despesa.
apropriada

31
6. EQUIPE

A equipe diretamente responsável pela Divisão de Execução Financeira da UFC é


composta pelos cargos e profissionais relacionados abaixo. A tabela ilustra a atuação dos
profissionais, no que diz respeito às principais responsabilidades, relacionadas ao descrito
neste Manual:
Subprocessos que
Cargo Principais Responsabilidades
executa*
 Representar a universidade, defendendo
seus interesses.
 Participar ativamente do planejamento
estratégico da universidade.
Pró-Reitor(a) de
 Realizar acompanhamento dos resultados -
Administração
de indicadores estratégicos de desempenho
da área.
 Resolver demandas não solucionados
pelas áreas subordinadas.
 Acompanhar todas as atividades da área.
 Orientar a equipe na execução das normas,
políticas e procedimentos do
Departamento.
 Organizar, controlar e executar as
Diretor do
atividades referentes à administração
Departamento de
contábil e financeira da UFC. -
Contabilidade e
 Participar do planejamento estratégico da
Finanças
Universidade.
 Acompanhar indicadores estratégicos de
desempenho da área.
 Resolver demandas não solucionadas pelas
áreas subordinadas.
Diretor da  Realizar o acompanhamento e controle do
Divisão de fluxo de caixa. -
Execução  Coordenar, supervisionar, orientar e dirigir

32
Subprocessos que
Cargo Principais Responsabilidades
executa*
Financeira as atividades relativas à execução
financeira.
 Emitir ordens bancárias.
 Diligenciar sobre a emissão de
documentos destinados ao levantamento
de finanças.
 Conferir documentação de processos.
 Executar pagamentos (fornecedores,
diárias, folha de pagamento, auxílios,
tributos, etc.).
 Verificar a entrada de recursos próprios e
de repasses.
GF01 - Contas a Pagar
Servidor da  Gerar arquivos eletrônicos dos
Contas a receber
Divisão de pagamentos.
Arrecadação Própria GF03
Execução  Verificar necessidades de reforço de
- Contas a Receber -
Financeira empenho referentes a bolsas e auxílios
Repasse
financeiros.
 Atender ao público, prestando
informações sobre andamento de
processos.
 Emitir comprovantes de retenção de
tributos para os fornecedores.
(*) Refere-se àquelas atividades pelas quais o profissional é responsável pela execução de
80% ou mais das tarefas descritas nos fluxogramas do tópico 05 deste Manual.

33
7. VIGÊNCIA

Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se


disposições em contrário.

34
8. ATUALIZAÇÕES DO MANUAL

A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações,


revisões e aprovações do manual, a serem preenchidos sempre que julgado necessário.

CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES

Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador

*-*-*-*-*

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