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5W2H:

Execução e Prática
Sumário 5W2H: execução e prática

Introdução....................................................................................................................................................................................... 3

O que é 5W2H?................................................................................................................................................................................ 4

Por que utilizar o 5W2H para gerenciar suas atividades?............................................................................................................... 5

Gerenciando a solução de problemas............................................................................................................................................. 6

Como o 5W2H pode contribuir com a gestão de projetos?............................................................................................................. 7

Como criar um plano de ação?........................................................................................................................................................ 9

Como o plano de ação contribui para a alta produtividade?.........................................................................................................10

Um exemplo de aplicação de 5W2H.............................................................................................................................................. 11

5W2H: gestão das atividades de um PDSA em projeto de melhoria.............................................................................................12

Riscos de não utilizar o 5W2H para suas atividades.....................................................................................................................13

Utilizando o 5W2H em seu planejamento estratégico...................................................................................................................14

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Introdução 5W2H: execução e prática

Introdução ao 5W2H Dentro desses projetos de melhoria, uma das grandes dificuldades que temos
é a entrega das suas atividades. Muitas vezes, mesmo sabendo o que deve
Quem acompanha nosso blog sabe ser feito contatamos que depois de um determinado tempo NADA foi feito.
que trabalhamos ajudando pessoas Muitas vezes isso acontece pois a delegação da atividade não foi feita de forma
e organizações a tomar melhores adequada. Conhece a frase “cachorro com muitos donos morre de fome”? Pois é
decisões utilizando-se de análise de exatamente isso que acontece com as tarefas quando elas tem muitos donos…
dados. Uma das principais metodologias ninguém a executa. E isso pode minar seu projeto de melhoria.
com esse objetivo é o Lean Seis Sigma, Por isso o 5W2H é uma ferramenta de gestão de atividades que contribui para
que também utiliza o 5W2H. Se quiser que as tarefas realmente sejam executadas e, com isso, as empresas tenham
conhecer mais sobre ele tem um alta produtividade e os projetos de Lean Seis-Sigma aumentam em muito sua
excelente texto: Conheça o Seis Sigma. taxa de sucesso. Sabe aqueles projetos que ficam parados em uma etapa,
porque falta um plano de ação para que sejam postos em prática? Com o 5W2H,
esse tipo de gargalo tende a diminuir de forma significativa, pois a técnica
permite que as atividades sejam planejadas e controladas com maior eficiência.

Confira, em seguida, o que é o 5W2H e como ele pode ser útil para aumentar a
produtividade nas empresas.

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O que é 5W2H? 5W2H: execução e prática

O que é 5W2H? What (o que será feito?);


O 5W2H é um método de
gerenciamento de atividades de um
When (quando será feito?);
projeto (ou da sua rotina!). O nome
dessa ferramenta de gestão vem de cinco Where (onde será feito?);
perguntas, em inglês, que começam
com a letra “W”, e duas questões que
começam com a letra “H”. Veja, a
Why (por que será feito?);
seguir, quais os significados de
cada letra: Who (quem fará?);

How (como será feito?);

Muitas vezes pode ser exagerado especificar todos os Ws e How much (quanto custará?).
todos os Hs e nesses casos é possível utilizar somente What
(o que); When (quando) e Who (quem) que já servem para uma
boa delegação das atividades.

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Por que utilizar o 5W2H para gerenciar suas atividades? 5W2H: execução e prática

Por que utilizar o 5W2H para gerenciar processamento para transformação e saída de resultados. Em alguns casos,
suas atividades? as empresas têm processos contínuos, que fazem parte do funcionamento do
próprio negócio.
No dia a dia de uma empresa, o Geralmente os processos são divididos em atividades, as quais podem ser
gestor ou o gerente de projetos subdivididas em tarefas. Na maior parte dos casos tanto umas quanto outras
precisa acompanhar uma série de envolvem pessoas e recursos.
acontecimentos. Nesse sentido, Conforme o porte da empresa, várias operações podem ocorrer ao mesmo tempo. Por
como garantir que as atividades serão isso, o gestor ou o gerente deve saber de quem deve cobrar o cumprimento dos resultados.
realizadas com êxito, se não se está
perto para monitorar o andamento?
Perceba, então, que a ferramenta 5W2H
é muito útil na delegação de tarefas.
Se uma atividade não está bem detalhada, ou seja, se as
Ao distribuir competências, o
perguntas do 5W2H não estiverem respondidas, correm-se
responsável por uma área ou um
riscos de atrasos. Ao contrário, se a tabela está preenchida
projeto otimiza os recursos, como
corretamente e o responsável pela tarefa está ciente,
força de trabalho e tempo. Como um
a chance de acerto é maior.
projeto precisa ter começo, meio e
fim, a ferramenta 5W2H se adapta
perfeitamente a essa característica.
Os processos são conjuntos de
atividades, com entrada de insumos,

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Gerenciando a solução de problemas 5W2H: execução e prática

Gerenciando a solução de problemas

Muitas vezes o 5W2H é utilizado em conjunto com outras


ferramentas. Por exemplo, é muito comum nas organizações
a necessidade de resolver um problema. Muitas vezes, para
identificar a causa raiz do problema são utilizadas as famosas
7 Ferramentas da Qualidade. Nesse caso, o 5W2H serve
como uma estruturar para organizar as atividades e garantir a
execução nos prazos acordados.
Se você tem interesse em conhecer mais sobre as 7
Ferramentas da Qualidade, baixe o eBook gratuitamente no
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Como o 5W2H pode contribuir com a gestão de projetos? 5W2H: execução e prática

5W2H e gestão de projetos A construção do plano de ação, por meio do 5W2H,


compreende metas, pessoas responsáveis pela execução,
Um projeto também abrange um conjunto de atividades, modo de agir, cronograma, custos etc. Como o projeto deve
porém, nesse caso o trabalho é temporário. Para que o ter duração determinada, essa ferramenta contribui para a
esforço realmente tenha começo, meio e fim, a gestão agilidade dos processos. Se no meio do caminho há algum
de projetos deve ser eficiente. Cabe ao gerente alocar conflito, o gerente pode consultar rapidamente a tabela do
recursos e coordenar tarefas de modo a favorecer 5W2H da respectiva atividade.
a conquista dos objetivos propostos. Para tanto, a
ferramenta 5W2H é de grande utilidade para a organização
e o monitoramento das atividades.
De modo geral, os projetos possuem os processos de
iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.
O uso do 5W2H pode ser mais notável na execução
das atividades, embora também possa abranger outros
momentos do projeto.
A vantagem dessa ferramenta é que ela contribui tanto para
a eficiência do trabalho do gerente quanto do colaborador.
A descrição completa das tarefas facilita a execução e o
controle. Quando as sete perguntas são respondidas com
antecedência, não há margens para dúvidas básicas e,
consequentemente, existem menos entraves nas operações.

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Como o 5W2H pode contribuir com a gestão de projetos? 5W2H: execução e prática

De uma maneira simples, as


sete perguntas abrangem
praticamente todos os
aspectos ligados às atividades
e até mesmo ao projeto inteiro.
Se alguma das questões
deixa de ser respondida,
É bem que verdade que as perguntas
podem ocorrer empecilhos
A frase “se você “como?”, “quem?” e “quanto?” também
para a conquista do resultado
não sabe onde quer ir, são essenciais para a execução de
esperado no projeto.
qualquer caminho serve” qualquer atividade. Afinal, sem recursos
Por exemplo, se não há
pode ilustrar bem a falta e sem profissionais capacitados fica
prazo definido para a entrega
da resposta do difícil, senão impossível, tirar projetos do
de um trabalho, a falta de
“o quê?”. papel.
prioridade pode sabotar a
execução. Se a pergunta “o
quê?” não for respondida
corretamente, faltará foco no
desenvolvimento das tarefas e
o resultado ficará aquém das
expectativas.

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Como criar um plano de ação? 5W2H: execução e prática

Como criar um plano de ação? eletrônica. Geralmente, o 5W2H é realizado em tabelas. Você lista as atividades
nas linhas e nas colunas as perguntas (5W2H – se preferir pode utilizar a forma
O 5W2H pode ser aplicado a projetos,
resumida 3W sugerida anteriormente) e começa a respondê-las.
a processos ou a atividades, tanto
Assim, a ferramenta pode ser usada para planejar a execução de apenas uma
pessoais quanto profissionais. Além
tarefa ou de um conjunto de atividades. O 5W2H também pode ser utilizado como
dessa versatilidade, a ferramenta
uma espécie de check list, para controle do andamento de um projeto. Quando a
pode ser criada numa folha de papel,
equipe da EDTI atua em projetos, todas as nossas atividades são monitoradas em
num editor de texto ou numa planilha
uma planilha 5W2H, como a que exibida abaixo.

O Que? Quem? Quando? Onde? Por que? Como? Quanto?


What? Who? When? Where? Why? How? How Much?

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Como o plano de ação contribui para a alta produtividade? 5W2H: execução e prática

Plano de Ação e Produtividade

No dia a dia de uma empresa, tempo e


recursos de diversas ordens podem ser
desperdiçados por falta de eficiência nos
processos. Quando uma tarefa fica parada
porque o colaborador não sabe o que fazer,
ele fica ocioso e há atrasos na entrega.
Porém, quando o gestor planeja as
atividades de um setor ou o gerente
de projetos organiza as atividades
sob a própria coordenação, fica mais
fácil saber os passos de como fazer
determinado trabalho.
Além disso, como cada tarefa possui um
responsável, é mais rápido monitorar o
andamento da execução e checar eventuais
causas de atrasos. Dessa maneira, não
existe “tarefa sem dono” e a produtividade
da empresa tende a ser otimizada.

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Um exemplo de aplicação de 5W2H 5W2H: execução e prática

Um exemplo de aplicação de 5W2H O quê: Capacitação dos colaboradores do setor de controle de estoque.

Para ajudar você apresentamos Quando: 1º de agosto de 2016 (segunda-feira), às 9h30.


um exemplo de aplicação do 5W2H.
Utilizando esse como modelo será Onde: Auditório da empresa e setor de controle de estoque.
mais fácil para você criar sua própria
tabela de gestão das atividades para Por quê: Melhorar o manuseio, o transporte e o armazenamento de mercadorias
poder garantir que as atividades sejam no depósito, para evitar perdas e aumentar a segurança.
executadas dentro do tempo desejado.
Quem: setor de Recursos Humanos (responsável), instrutores do curso
(treinamento) e equipe do setor de controle de estoque (participantes).

Como: Capacitação teórica, no auditório, e treinamento prático, no setor.

Quanto: R$ 5 mil.

Embora possa parecer simples, o 5W2H possibilita uma visão geral de uma atividade.
Logo, facilita o trabalho de monitoramento das ações da empresa por um gestor. Ou
o andamento de um projeto por parte de um gerente.

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5W2H: gestão das atividades de um PDSA em projeto de melhoria 5W2H: execução e prática

5W2H: gestão das atividades de um PDSA em projeto de melhoria Dessa maneira você vai conseguir deixar
explícito a responsabilidade de cada integrante
Nos cursos de Lean Seis Sigma é utilizado o ciclo PDSA para estruturar as coletas de do time e ganhar velocidade de execução em
dados e testes de mudanças e se você quiser aprender mais sobre isso pode ler o post seus projetos!
Modelo de Melhoria: 3 questões fundamentais e ciclo PDSA. Todas essas atividades Uma metodologia bastante poderosa para
precisam ser executadas dentro do tempo estipulado para que o projeto seja finalizado melhorar processo é o Seis Sigma. Nesse
no prazo e como muitas vezes o trabalho é feito em equipe todos acabam ficando método é utilizado um roteiro de projeto
responsáveis por todas as atividades e o que acaba acontecendo é que… o cachorro chamado DMAIC (Definir – Medir – Analisar
morre de fome. – Melhorar (improve) – Controlar) e o 5W2H é
Para evitar esse problema você pode utilizar 3Ws, aquele 5W2H resumido, para muito utilizado na gestão das atividades (PDSA)
toda a atividade. Por exemplo, em um projeto um PDSA realizado tinha o objetivo de que são realizadas durante o projeto.
testar se um nova matéria-prima iria aumentar a durabilidade da peça produzida. Para Integrar o 5W2H com outras ferramentas
realizar os testes era necessário completar 3 atividades: de melhoria, como é feito no Seis Sigma, é
possível ganhar um maior poder de impacto nas
melhorias realizadas em qualquer organização.
O que: disponibilizar um lote da nova matéria; Quem: Paulo; Quando: 22/08/2015;

O que: organizar hora de produção; Quem: Marcelo; Quando: 26/08/2015; Uma boa maneira de começar sua jornada
no Seis Sigma é realizar o curso gratuito de
O que: coletar e analisar resultados do teste; Quem: Ivan; Quando: 30/08/2015.
certificação Seis Sigma White Belt da Escola
EDTI. Quer aproveitar? Saiba mais!

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Riscos de não utilizar o 5W2H para suas atividades 5W2H: execução e prática

Riscos de não utilizar o 5W2H para suas atividades

A falta de planejamento e de organização pode ser a causa


fatal da morte de um projeto. Em qualquer receita não basta
ter somente os ingredientes, é preciso saber o modo de fazer.
Na realização de um projeto, se o gerente não responde às
perguntas do 5W2H, as chances de erros são grandes. Nesse
caso, mesmo que o resultado seja alcançado, a eficiência será
prejudicada. Como consequência da falta de planejamento, os
custos serão altos.
A qualidade das atividades fica comprometida quando os
responsáveis pela execução não conhecem os requisitos que devem
atender. Por isso, o 5W2H deve ser compartilhado entre todos os
membros de uma equipe. Se somente o gerente está a par das
tabelas preenchidas, a ferramenta terá poucos resultados práticos.
A falta de eficiência e o controle pouco efetivo atrasam entregas
e dificultam a conquista dos resultados esperados pela empresa.
Para romper esse tipo de barreira, os profissionais certificados
Black Belt e Green Belt agem de modo a melhorar processos. Ao
descobrir as causas dos problemas, eles desenvolvem soluções
que tornam as atividades mais ágeis.

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Utilizando o 5W2H em seu planejamento estratégico 5W2H: execução e prática

Utilizando o 5W2H em seu planejamento estratégico

Os planejamentos estratégico, tático e operacional nem sempre


se comunicam de maneira efetiva nas organizações. Para que os
objetivos de longo, médio e curto prazo sejam alcançados, todos os
envolvidos nas operações devem estar sintonizados.
Vale lembrar que o 5W2H não precisa, necessariamente, ser
usado apenas no nível operacional. Pelo contrário, a ferramenta
é bem ampla e, por isso, pode ser aplicada nos três contextos de
planejamento. Nesse sentido, as noções de missão, visão e valores
podem estar alinhadas ao 5W2H na definição dos rumos do negócio.
É bem verdade que o nível de certeza para as sete respostas, no
longo prazo, nem sempre é preciso. Afinal, a organização está
sujeita às oportunidades e às ameaças do âmbito externo, sobre as
quais não têm controle. Mesmo assim, o 5W2H é essencial para a
conquista de metas.
Perceba que perguntas como “o que será realizado?” e “por que será
feito?” estão diretamente relacionadas ao planejamento estratégico.
Sem um ponto de partida claro, a empresa sequer consegue sair
do lugar. Para definir aonde quer chegar, a organização pode usar o
5W2H para traçar rotas seguras de desenvolvimento.

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Utilizando o 5W2H em seu planejamento estratégico 5W2H: execução e prática

Se você precisa lidar com a execução de


atividades em processos rotineiros ou
projetos específicos, pode ser muito útil
para o seu desenvolvimento profissional
obter as certificações Green Belt e Black
Belt.
Com elas, você dominará várias
ferramentas práticas para otimizar os
resultados do seu trabalho.
Quer começar a se aperfeiçoar?

Leia agora
Então, confira o post
“Por que ser
“Por que ser Green Belt?”.
Green Belt?”.

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Acreditamos que podemos ajudar na transformação da
economia do Brasil por meio da educação em ferramentas
de melhoria de processos e análise de dados, tornando
nossas empresas mais produtivas e competitivas.
Procuramos trazer valor por meio de 3 pilares:

1) Materiais educativos gratuitos;


2) Cursos;
3) Consultorias.

Aplicamos o que ensinamos e com isso temos crescido


4 vezes ao ano.Pensamos que divulgando esse
conhecimento podemos ajudar outras empresas a atingir
os mesmos resultados. Por isso sonhamos transferir
conhecimento sobre melhoria de processos e análise de
dados para 1 milhão de brasileiros até o ano de 2020.

Conheça mais materiais educativos


Outros links úteis:

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