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Arquivologia | Material de Apoio

Professor Kátia Quadros

CONCEITOS INICIAIS

ARQUIVOLOGIA
É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento,
seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor
histórico.
Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA


O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o
conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e
documento.

INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um
acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.


Por exemplo: pen drive, folha A4.

DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que
possa ser utilizado para consulta.

Destacamos:

Informação registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta

SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à
preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo.

Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:

 o Arquivo Nacional;
 os arquivos do Poder Executivo Federal;
 os arquivos do Poder Legislativo Federal;
 os arquivos do Poder Judiciário Federal;
 os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
 os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos
Poderes Executivo e Legislativo.

CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado1, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da
Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um

1 Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em grupo, com o
aproveitamento de experiências diferenciadas.

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Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.

Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas
outras informações sobre Arquivologia.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

ARQUIVO NACIONAL - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

ARQUIVO
Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos
por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros.

Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos,
visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.

Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que
poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado,
organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de
arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue.

Desse conceito é importante destacar:


1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser também recebidos pela
mesma e nunca comprados, trocados, etc.
2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários tipos (sonoro,
cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte papel.
3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de
arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma
atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela
organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades
realizadas por aquele órgão.

Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um documento será produzido em
razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não produz certidão de nascimento, mas documentos
pertinentes a uma instituição financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que
se trata de uma instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo.

Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.

Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159 é bastante cobrado.

Decreto Nº 4.073, De 3 De Janeiro De 2002


Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.

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O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR:


 Móvel destinado à guarda de documentos.
 Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos.
 Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o
uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas.

RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO


1. Reconstituição e preservação da memória;
2. Apoio administrativo;
3. Fonte de informação;
4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica.

Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de documentos que se


acumulam naturalmente ao longo do tempo.
As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção, utilização e destinação dos
documentos.

FINALIDADE DO ARQUIVO
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição
de maneira eficiente.

Requisitos para garantir a Finalidade:

1) Pessoal qualificado e em número suficiente;


2) Instalações em local apropriado;
3) Materiais adequados;
4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;
5) Normas de funcionamento;
6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar
disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.

Fundo Aberto – recebe e produz novos documentos.


Fundo Fechado – não recebe nem produz documentos, a instituição não se encontra mais em atividade.

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos distintos.

Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do

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exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está
inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e
seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são
produzidos ou recebidos pela própria instituição. Segunda Heloísa Bellotto, a forma usual dos documentos é a
impressa e múltipla.

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição
do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Segundo Heloísa Bellotto, as características dos documentos de um museu é serem tridimensionais, ou seja, objetos.

Arquivo Museu Biblioteca


Documentos Únicos Coleções
Valor Valor Cultural/Histórico Valor Cultural
Administrativo/Funcional
Documentos Compra/permuta/doação Compra/permuta/doação
produzidos/recebidos

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

GÊNERO

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

 Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações


geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.

 Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens
estáticas. Ex: Fotografias.

 Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.


Necessitam de computador para serem acessados. Ex: documentos eletrônicos: word, excel.

 Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante


utilização de técnicas específicas. Ex: Microficha, microfilme em rolo.

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 Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos, folha de


pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões,
tabela, questionários, correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos.

 Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes),


conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
Ex: Filmes e fitas videomagnéticas.

 Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex:
Discos e fitas audiomagnéticas.

NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a administração quando


divulgadas.

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio
legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.

Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto,
necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação.

Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua
imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

O grau de sigilo divide-se em três categorias:


 ultrassecreto: 25 anos.
 secreto: 15 anos
 reservado: 5 anos.

Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que regulamenta o


Acesso a Informações.
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012, regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011.

ESPÉCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA

 Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma).

Algumas classificações:

1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e


deliberar sobre matérias específicas. Ex. Medida provisória, decreto, estatuto, regimento,
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regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão,


despacho decisório, lei;

2. Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar


uma solução. Ex: parecer, relatório. voto, despacho interlocutório;

3. Atos de assentamento: são configurados por registros, consubstanciando assentamento


sobre fatos ou ocorrências. Ex: apostila, ata, termo, auto de infração;

4. Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex: traslado,
certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica.

5. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal,
Estadual ou Municipal – é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc);

6. Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex:
aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação,
telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

 Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o documento. Exemplo: de serviço, de
posse, de concurso.

 Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo
de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta precatória é um tipo
documental.
E se fosse um Contrato de Prestação de Serviço?

 Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de
microfilme, mapa.

 Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cópia.

Obs
Tradição documental: estudo das formas do documento e seus estágios de transmissão.

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Técnica de registro: técnica que permite a anotação sistemática em livro próprio ou que gera a unidade de
informação logicamente indivisível.

NATUREZA DO DOCUMENTO

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-
se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar
informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração
pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo: leis,
decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

ENTIDADES MANTENEDORAS

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma:

Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito
federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou
legislativas.
Federal: Central e Regional
Estadual
Municipal

Arquivos Institucionais: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais,
famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas.
Instituições educacionais
Igrejas
Corporações não – lucrativas
Sociedades, associações

Arquivos Comerciais: Firmas, corporações, companhias.

Familiais ou pessoais.

NATUREZA DOS DOCUMENTOS

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Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos –
iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD,
documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da
forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de
engenharia.

Arquivo especial  Depende do SUPORTE


Arquivo especializado  Depende do ASSUNTO

TIPOS DE ACESSO

Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.


Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que determina prazos ou exclusões
gerais.

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou
escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros.

EXTENSÃO DE ATUAÇÃO

Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos, cumprindo funções
de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente – junto aos órgãos operacionais.

Competências dos Arquivos Setoriais:


» racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos órgãos que
compõem as unidades aos quais estão subordinados;
» conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados;
» manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
» atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
» participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a
documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos, das atividades – meio e fim,
para o Arquivo Central;
» elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;
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» elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de
Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos);
» orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
» zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua
custódia;
» exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.

Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais. Centraliza as atividades
de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam reunidos em um único local, mas
também há a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e
expedição – de documentos de uso corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas atividades são
realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.

Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito
à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica apenas à
fase corrente de arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados,
embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e frequentemente consultados. Por
isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem localizados nos próprios setores em que os mesmos foram
produzidos/recebidos ou próximos a estes.

Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo central) as atividades do
arquivo corrente.

Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação devem, necessariamente, ser


centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da
mesma instituição.

ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO

Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).

Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a
administração e a história numa sequência temporal.

TEORIA DAS 3 IDADES

Teoria das 3 idades


1. Arquivo de primeira idade ou corrente
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário
3. Arquivo de terceira idade ou permanente
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Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas


repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em
curso entende-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser
emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Também são chamados de: 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo;
1ª Fase; 1º Ciclo.

Atividades do Arquivo Corrente:

• Protocolo
• Expedição
• Arquivamento
• Empréstimo e Consulta
• Destinação

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Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas


repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em
curso entende-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser
emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Também são chamados de: 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo;
1ª Fase; 1º Ciclo.

Atividades do Arquivo Corrente:

• Protocolo
• Expedição
• Arquivamento
• Empréstimo e Consulta
• Destinação

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PROTOCOLO

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de
partida, ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.
(Marilena Leite Paes)
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso,
frequentemente encontra- se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e
Arquivo, Arquivo e comunicação ou outra denominação similar.
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à
informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante.

O PROTOCOLO é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma


empresa.

ROTINAS

Recebimento e Classificação:

• Receber a correspondência.
• Separar a correspondência oficial da particular.
• Distribuir a correspondência particular.
• Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
• Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários.
• Abrir a correspondência ostensiva.
• Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes.
• Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lá, o setor encarregado de registro e movimentação
informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais
documentos, ou processos.
• Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo
arquivista.
• Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o
documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.
• Elaborar o resumo do assunto tratado no documento.
• Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.

Registro e Movimentação

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Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser
assim descritas:
• Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência,
espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição.
• Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes,
após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso.
• Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em
seguida:

• Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica


• Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o
novo destino.
• Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Expedição

• Receber a correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e quantidades
determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepará-
las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a expedição.
• Verificar a falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
• Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cópias.
• Separar o original das cópias.
• Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
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• Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

Expedição: Documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora da empresa.


Distribuição ou redistribuição: Documentos remetidos a outros setores da mesma instituição.
Distribuição => 1º Setor.
Redistribuição => 2º Setor em diante.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A classificação dos documentos se dá utilizando o “código de classificação de documentos” de arquivo, que é um


instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão
no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os
documentos sob um mesmo tema.

Tal medida tem a finalidade de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a
avaliação, a eliminação, a transferência, o recolhimento e o acesso a esses documentos.

Isso é feito considerando que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, as atividades, as espécies e os tipos documentais, genericamente


denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e as atividades
desempenhadas pelo órgão.

Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia funcional do órgão, definida
por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

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A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais
as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo
do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

1. Receber o documento para classificação;


2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.

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Arquivamento

Terminologia Arquivística:

http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por
objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados
adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-
os previamente para o arquivamento.

Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu
conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de
forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimensões.

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Esta operação possibilita:

Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês
correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.

Exemplo:

Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar,
sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto.

Exemplo:

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo
com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente
poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);


2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais
recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

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3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica,
alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original
não exista, manter uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o
registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a
operação sempre que chegar um novo número.

d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos
são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.

Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo, no qual são registradas
informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor
responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso,
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s).

O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:

1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da
devolução do documento;
2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo de
devolução.

Equipamentos e Acessórios do Arquivo

INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS

É de grande importância a escolha do local adequado para exercer as atividades de um arquivo. Incluímos então as
condições físicas como temperatura e umidade adequadas. Um local limpo e com iluminação adequada. A área deve
ser capaz de manter o arquivo com possibilidade de ampliações.

MATERIAL DE ARQUIVO

De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus
objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material
arquivístico.

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O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona
todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois
tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.

Materiais de Consumo: é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras
de inserção e outros.

 Ficha: Retângulo de cartolina onde se registra uma informação.

 Guia Divisória: Retângulo de papel resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou
fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca do
documento e o seu rearquivamento.

Elementos da Guia Divisória:

1. Projeção: É a saliência na parte superior da guia. A abertura na projeção que recebe a tira de
inserção chama-se janela.

2. Pé: É a saliência na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Esse orifício tem a
função de prender as guias à gaveta através de uma vareta.

3. Janela: A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.

4. Notação: É a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.


5. Tira de inserção: É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.

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A notação pode ser ainda aberta ou fechada.


Aberta: Quando indica somente o início da seção.
Fechada: Quando indica o princípio e o fim.

Posição: É o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da
guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Por isso recebem a denominação de primeira posição, segunda
posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.

Guia- Fora: É a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.

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 Pastas: É uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para guardar e proteger o documento.
Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeção.

Pasta Suspensa Pasta Lisa Pasta com Projeção

Pasta miscelânea: É aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Materiais Permanentes: O material permanente tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo
fim. Na sua escolha devem-se levar em consideração os seguintes quesitos:

 Economia de espaço
 Capacidade de expansão
 Segurança
 Condições estéticas
 Resistência

Alguns materiais permanentes:

 Armário de Aço: Móvel de aço utilizado para guardar documentos sigilosos ou volumes encadernados.

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 Arquivo: Móvel de aço ou madeira com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes onde são guardados
os documentos.

 Arquivo de Fole: Arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos são guardados
horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.

 Estante: Móvel aberto, com prateleiras.

 Fichário: Próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas.

Equipamento: É a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho


arquivístico.

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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o
especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo
assunto, nome, local, data e número.
Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os
documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir qual o método principal a ser adotado e quais os seus
auxiliares.
O método de arquivamento será escolhido com base na natureza dos documentos e na estrutura da organização.

Podem-se dividir os métodos de arquivamento em três grandes sistemas:

Sistema Direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Sistema Indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um
código. É o caso da utilização de fichários.

Semi-Indireto: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela.

Segundo Marilena Leite Paes, pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes:

Básicos e Padronizados. Veja:

Básicos:
1)Alfabético e Geográfico

2)Numéricos:
Simples
Cronológico
Dígito-terminal

3)Ideográficos (Assunto):

Alfabéticos
Enciclopédico
Dicionário
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Numéricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexação coordenada

Padronizados:
1)Variadex
2)Soundex
3)Mnemônico

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e
padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

MÉTODOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as
fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação. É um
método direto.
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REGRAS DE ALFABETAÇÃO

O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetação, veremos as principais:

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.


Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos

Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.


Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira

Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.


Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
3

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Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por
um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo

Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.


Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira

Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José

5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº
9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara

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Arnaldo do Couto

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte
integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
5

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Ministro Milton Campos


Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e
orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt

Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como
parte integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien

Arquivam-se:
Capri, Giulio di

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De Penedo, Esteban
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do
pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos

Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang

Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial

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The Library of Congress


Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda

Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)

13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos
ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia

Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)

Regras de Ordenação
Pode ser adotado o critério letra por letra ou palavra por palavra, consideradas uma após a outra, na ordem em que
aparecem no elemento a ordenar:

1 - Letra por letra

Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro

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Monte Mór
Montenegro
Monte Sinai

2 – Palavra por palavra

Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mór
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro

MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido
quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores
ordenações geográficas são:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser
alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades,
que deverão estar dispostas após as capitais.

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o
estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.

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c) Correspondências de outros países: alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do


correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a
que se referem.

MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes
métodos: numérico simples, numérico cronológico ou dígito terminal.

Numérico Simples: Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem
recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. Como no momento da busca a procura acontecerá
a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chamado onosmático (Relativo
aos nomes próprios), que permitirá identificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização. É
um método indireto.

Numérico Cronológico: Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim,
além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se
o documento e não a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número
de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo. Além da ficha
numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-
onomástico (Relativo aos nomes próprios), de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da
documentação.

Método Dígito-terminal
Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de
documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente,
mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de
dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

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Exemplo 1: o número 831.423, será lido 23.14.83


Exemplo 2:

O Documento referente a tal assunto foi gerado com o certo número de registro: 190683 e esse documento foi
arquivado em uma sala, em uma estante e em uma caixa.

A separação do número: 190683 em grupos de três ficaria assim:

(19) (06) (83) – o qual se lê de trás para frente.

Nesse exemplo esses números querem dizer o seguinte:

1º (83) É o número da sala que foi arquivado o documento;


2º (06) É o número da estante;
3º (19) É o número da caixa.

Este método tem a vantagem de redução de erros de arquivamento, com rápida localização dos arquivos.

Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de
complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na
localização e arquivamento.

MÉTODOS POR ASSUNTO - IDEOGRÁFICO

O método de arquivamento por assunto não é fácil de aplicar, pois depende de interpretação dos documentos sob
análise, além de amplo conhecimento da instituição.
Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica. É um método indireto.

Métodos Alfabético Ideográficos

Alfabético Dicionário: Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética.

Exemplo:
Cursos de doutorado
Cursos de especialização
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Cursos de formação
Exposições de publicações
Pesquisas de administração
Pesquisas de ciência política

Alfabético Enciclopédico: Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.
Exemplo:

Cursos
Doutorado
Especialização
Formação

Pesquisas
Administração
Ciência política

Publicações
Exposições

Métodos Numéricos Ideográficos

Método Ideográfico Numérico – Duplex


Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. São,
portanto métodos indiretos. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do
geral para o particular.
Exemplo:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
1-1-3 Aplicada à educação
1-2 Ciência política
1-3 Administração
1-4 Economia

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Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

Método Ideográfico Numérico – Decimal


Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o conhecimento
humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não
podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove
subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente.

Exemplo:
a) Classes

000 – Administração Geral


100 – Pessoal
200 – Organização
.
.
.
900 – Divulgação

b) Subclasses

100 – Pessoal
110 - Seleção
120 – Aperfeiçoamento
130 – Preenchimento de Cargos

c) Divisão 130

130 – Preenchimento de Cargos


131 – Nomeação
131.1 – Interina
131.2 – Efetiva
132 – Vacância de Cargos

Método Ideográfico Numérico Unitermo (ou indexação coordenada)


O método consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente
(número de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade é identificar e localizar o documento
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quando solicitado. Uma vez numerado, através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou
descritores, que servirão posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma
ficha-índice, como mostra o exemplo a seguir:

Nº 0004

CONSELHO DIRETOR E CURADOR

Palavras Chaves
Descritores

RESUMO: Reunião conjunta dos Conselhos Diretor e Conselho Curador (FGV)


Curador, para deliberar sobre Relatório e Prestação de
Conselho Diretor (FGV)
Contas, relativos a 1982. Rio de Janeiro, auditório do 12º
andar, 24 de março de 1983. Reuniões
Barbosa, Manoel
Brito, Oswaldo

Marilena Leite Paes

Para cada palavra prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. O número de registro é
transcrito nas fichas correspondentes às palavras chave.

REUNIÕES

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0110 0011 0172 0073 0004 0225 0126 0227 0078 0369
0193 0098

As fichas-índice são arquivadas em ordem numérica e as demais em ordem alfabética das palavras-chave.
Os documentos são arquivados em ordem numérica.

MÉTODOS PADRONIZADOS

Método Soundex

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Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções, foi inventado o sistema soundex, segundo o qual
as unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de o serem pela sequência estritamente
alfabética. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento são assim
agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma.

Método Variadex
Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares
para facilitar não só o arquivamento, como a localização de documentos. Nesse método trabalha-se com uma
chave constituída de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira.
Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse método é possível
reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético.

Método Mnemônico

• Mnemônico é um auxiliar de memória.


• Este método procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória.

Deve-se relacionar 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando significado a cada uma, por meio de uma palavra chave.
Cada palavra chave corresponde um assunto.

Exemplo
A – Aluguel
B – Administração
C – Compra
F – Financiamento
V – Venda

Outros Métodos
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Método Alfanumérico

Esse método não é considerado básico nem padronizado. Esse método trabalha com uma tabela constituída de
divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notações fechadas, para
evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas.

Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.

Assim, as pastas individuais teriam como notação os nomes colocados após o número correspondente à sua divisão
alfabética.

Exemplo:
1 – Acrísio, Paulo (Aa-Af = 1)
1 – Afonseca, João (Aa-Af = 1)
– Almeida, Mário (Ag-Al = 2)

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Equipamentos e Acessórios do Arquivo

INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS

É de grande importância a escolha do local adequado para exercer as atividades de um arquivo. Incluímos então as
condições físicas como temperatura e umidade adequadas. Um local limpo e com iluminação adequada. A área deve
ser capaz de manter o arquivo com possibilidade de ampliações.

MATERIAL DE ARQUIVO

De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos,
dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona
todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois
tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.

Materiais de Consumo: é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras
de inserção e outros.

 Ficha: Retângulo de cartolina onde se registra uma informação.

 Guia Divisória: Retângulo de papel resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou
fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca do documento
e o seu rearquivamento.

Elementos da Guia Divisória:

1. Projeção: É a saliência na parte superior da guia. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção
chama-se janela.

2. Pé: É a saliência na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Esse orifício tem a função
de prender as guias à gaveta através de uma vareta.

3. Janela: A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.

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4. Notação: É a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.


5. Tira de inserção: É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações.
Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.

A notação pode ser ainda aberta ou fechada.


Aberta: Quando indica somente o início da seção.
Fechada: Quando indica o princípio e o fim.

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Posição: É o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da
guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Por isso recebem a denominação de primeira posição, segunda
posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.

Guia- Fora: É a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.

 Pastas: É uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para guardar e proteger o documento.
Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeção.

Pasta Lisa Pasta com Projeção


Pasta Suspensa

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Pasta miscelânea: É aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Materiais Permanentes: O material permanente tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo
fim. Na sua escolha devem-se levar em consideração os seguintes quesitos:

 Economia de espaço
 Capacidade de expansão
 Segurança
 Condições estéticas
 Resistência

Alguns materiais permanentes:

 Armário de Aço: Móvel de aço utilizado para guardar documentos sigilosos ou volumes encadernados.

 Arquivo: Móvel de aço ou madeira com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes onde são guardados
os documentos.

 Arquivo de Fole: Arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos são guardados
horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.

 Estante: Móvel aberto, com prateleiras.

 Fichário: Próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas.

Equipamento: É a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico.

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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu
ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos
arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de
arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou
qualquer outro.
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a
acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.

PRAZO DE GUARDA

Prazo de guarda (ou período de retenção) é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermediário.

O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

• frequência de uso das informações contidas nos documentos;


• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos
precaucionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de
guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de
guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a
soma das duas fases em questão.

DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no
momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser:
eliminação ou guarda permanente.

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LISTA DE ELIMINAÇÃO

É uma relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação e que necessita ser aprovada
pela autoridade competente.

Exemplo:

Especificação do Documento Datas Quantidade

Controle Orçamentário 1980-1981 3 pastas

Notas de Remessa de Material 1947-1981 43 pastas

Prestação de Contas de Malotes 1955-1977 348 pastas

Critérios que Regulam a Retenção de Documentos

Devem ser conservados documentos que provem como a instituição foi organizada e como funciona e que possam
responder funções técnicas relativas a operações da organização, como pesquisas e projetos.

Critérios que Regulam a Eliminação de Documentos

 Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja reproduzido em outro;
 Cópias cujos originais sejam conservados;
 Documento cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro;
 Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros;
 Documentos que se tornaram obsoletos e não representam interesse para a administração.

Após determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes,
os quais devem conter a identificação dos conjuntos documentais, datas, natureza do documento e quantidade, bem
como a indicação do instrumento de destinação (tabela de temporalidade ou lista de eliminação) que autoriza a
destruição.

Os processos mais indicados de eliminação são: fragmentação, maceração, alienação por venda ou doação.

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O processo de incineração deve ser evitado por não ser ecologicamente correto. Observe: Não é proibido,
mas os autores dizem que não é recomendável.
SELEÇÃO DE DOCUMENTOS

É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o
estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos
documentos para tarefas como:

1) Eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo
ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.

2) Transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão
o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

3) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar
instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público. No arquivo
permanente, o tratamento técnico dos documentos é feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que
poderão ser subdivididos em séries e subséries.

ATUALIZAÇÃO DE ARQUIVO

Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro:

1. Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos


inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

2. Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer


planejamento. Normalmente, acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a
atrapalhar o bom andamento do serviço.

3. Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.

Tabela da Temporalidade

A Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o
prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas
fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos ou Comissão de Análise de Documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para
que possa ser aplicada na instituição.

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Decreto 4073
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de
avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e
seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos
documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Veja a importância da Tabela da Temporalidade e a responsabilidade de quem a elabora: Definir se um


documento deve ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente. Quando um documento é eliminado
erroneamente ele pode fazer falta à administração, principalmente se o prazo de guarda dele também foi avaliado
de forma equivocada. Também não deixa de trazer consequências o fato de um documento que deveria ter sido
eliminado ser arquivado permanentemente. Isso ocasionará custos para preservação, armazenamento desse
documento. Por isso a importância de uma avaliação sem erros e por isso a Tabela da Temporalidade deverá ser
aprovada por autoridade competente do órgão.

O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro e sua possível destinação.

Quando um documento está no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa fase, ele poderá ser
eliminado, transferido ao arquivo intermediário ou recolhido ao arquivo permanente.
Quando um documento está no arquivo intermediário, decorrido seu prazo de guarda nessa fase, ele poderá ser
eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais será eliminado.

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Exemplo Tabela de Temporalidade

Assunto Prazos de Guarda Destinação OBS


Final
Corrente Intermediário
000 Administração Geral
Modernização e Reforma Guarda
5 anos 5 anos
Administrativa Permanente
Planos, programas e São passíveis de eliminação documentos
Guarda
projetos de trabalho 5 anos 9 anos que se encontrem recapitulados em
Permanente
outros.
Registro nos órgãos
3 anos Eliminação
competentes

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Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário

É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam
e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente
focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória.

Também são chamados de: 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatório; Temporário;
Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo.

Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema é a economia de espaço e de recursos material e
humano. Este arquivo evita a eliminação descontrolada e permite melhor conservação dos documentos.

Os documentos transferidos aos arquivos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos
correntes.

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Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de
seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os
arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.

Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º
Ciclo.

São classificados como permanentes os documentos:

 que revelam a origem e a constituição da instituição;


 que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
 normas e regulamentos;
 demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.

ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação; conservação e referência:

1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos.


O Arranjo de documentos arquivísticos é definido pelo DBTA (Dicionário Brasileiro de Técnicas Arquivísticas) como
“sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção,
de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecidos”.
O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos, e, se necessário,
dos itens documentais dentro das séries.

Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.


Série: Divisões de um Fundo Arquivístico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível.

Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos
documentos dos setores, mas também dos documentos de outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o
arquivista deve obedecer ao princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo
fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da Proveniência
corresponde à expressão francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil.

Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas Holandeses

 Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto e
nome.

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 O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que corresponde à organização da
entidade que produziu o arquivo.
 No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária, ou
seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois
de um levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração.
 O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto.
 Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, podem reassumir o seu
lugar, se ficar bem clara a sua origem.

2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear, localizar


dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características
dos documentos. Vários são os instrumentos de que pode dispor um arquivo.

3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu acondicionamento, visando
impedir sua deterioração.

4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da atividade de Referência.
Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser consultado, e não permitir a
consulta de informações com restrições.
Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais usuários terão acesso ao acervo e
elaborando o regulamento da sala de consultas.

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INSTRUMENTOS DE PESQUISA

GUIA: É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de
um arquivo permanente. É o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade
de informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante
do acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de funcionamento, condução para o local, regulamento de
consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.

INVENTÁRIO: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e descritas.

Sumário: onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões são identificadas e descritas
sucintamente. Reflete o arranjo, sua finalidade é descrever a composição do fundo. Possui introdução com breve
histórico sobre a instituição.

Exemplo:

Analítico: onde as unidades de arquivamento são descritas pormenorizadamente, proporcionando ao usuário o


conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

Exemplo:

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CATÁLOGO: Instrumento de Pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou


geográfico. Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou
sumária. Sua finalidade é agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época,
digam respeito à mesma pessoa, etc.

REPERTÓRIO: Trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos previamente


selecionados. Os documentos têm valor específico sobre determinados assuntos. Tem a intenção de ressaltar
documentos individuais.

ÍNDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos elementos do conteúdo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. Remete
o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado.

TABELA DE EQUIVALÊNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para novas
que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no
sistema de arranjo.

LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO: Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em
arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

Exemplo:

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NOBRADE

Esta norma estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas
internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em
âmbito nacional e internacional.
Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode também ser aplicada
à descrição em fases corrente e intermediária.

Normas para descrição de documentos arquivísticos visam garantir descrições consistentes, apropriadas e auto-
explicativas.
A padronização da descrição, além de proporcionar maior qualidade ao trabalho técnico, contribui para a economia
dos recursos aplicados e para a otimização das informações recuperadas.
Tem por objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo
possível na forma final em que as descrições são apresentadas.

Cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos utilizados para a descrição,
bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas imprescindível a presença dos
elementos de descrição obrigatórios.

A NOBRADE prevê a existência de oito áreas compreendendo 28 elementos de descrição.

Todos os elementos de descrição apresentam:

a - título;
b - objetivo;
c - regra(s) geral(is) aplicável(is);
d - comentários, em que são fornecidas informações sobre a importância e o funcionamento do elemento de
descrição;
e - procedimentos, que detalham a(s) regra(s) geral(is);
f - exemplos ilustrativos de maneiras de uso do elemento e de interpretação de sua(s) regra(s).

Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:

- código de referência;
- título;
- data(s);
- nível de descrição;
- dimensão e suporte;
- nome(s) do(s) produtor(es);

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- condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).

Esta Norma deve ser aplicada à descrição de qualquer documento, independentemente de seu suporte ou gênero.

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VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce
com objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor
temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor
administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da
instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

Também pode ser chamado de:

VALOR PRIMÁRIO (Imediato): manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução
das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;

2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos
cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;

3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa
geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.

Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos
para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de
pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor
administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o
documento jamais o perderá.

Também pode ser chamado de:

VALOR SECUNDÁRIO (Mediato): subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de uma
administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;

2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em função
de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex:
Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos
etc.

Veja:

Ciclo Vital dos Documentos:

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ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em:

LEVANTAMENTO DE DADOS

• Legislação pertinente:

a) Âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos.


b) Âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
c) Âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.

 Organização:

a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo
a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um
de seus órgãos.

• Documentação:

a) Gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.


b) Tipo e espécies documentais: cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador.
c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês.
d) Estado físico: necessidade de restauração.

• Processos:

a) Rotinas e formulários em uso na empresa.


b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no
código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data).
c) Arranjo e classificação documental.

• Recursos:

a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas,
escolaridade).
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b) Físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento.


c) Ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.

ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente
a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais
indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua
realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas
existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima
etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução –
corrente, intermediário e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da
instituição.

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu


acompanhamento.

*************** Ainda sobre Organização de Arquivos:

Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão,
simplicidade, flexibilidade e acesso:

Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção
contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo,
impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de
qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas
em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo
complexo e de difícil entendimento.

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Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público,


ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de
classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos
documentos.

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MICROFILMAGEM

A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em
1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio
centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para
microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias. Hoje, o
microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular:

Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas


ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as
tarefas de rotina administrativa.

O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato
original.
Pelo seu tamanho não é legível a olho nu.
Apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da
imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de
recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou
ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.

O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato
original.

 Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. Pode ser de
forma fotográfica ou eletrônica.
 Visa economia com espaços físicos.
 É um instrumento de consulta – preservar os originais do manuseio.
 Segurança.
 Racionalização da informação.
 Formas: filme, jaqueta, microficha.
 Possui validade legal.
 LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996.
 Possuem imagem de abertura e de encerramento.
 Sempre é feito filme cópia.

Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 2.000 documentos que é igual a 6
caixas padrão de documento, ou seja, em um armário de parede comum será armazenado todo o documento de um
arquivo do tamanho de um salão de festas.

LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.


Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

Art. 1º
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
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§2°Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração,
destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura
de termo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo,


vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de
termo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu
arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados
documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Art 2º

Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da
repartição detentora dos mesmos.

Art 3º

O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades
competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de
microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para
efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por
aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos
jurídicos, em juízo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação
de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.

Art 4º

É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para
efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.

DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.


Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá
outras providências.

Art. 1°

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A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos
documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos
dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal
e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 4°

A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a
utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto,
tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração
sequencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.

Art. 5°
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por
milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a
extração de cópias.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6°

Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de
reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do
equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da
imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre
as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7°

Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;

IV - registro no Ministério da Justiça;

V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série
contida em microfilme anterior;

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VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem
microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa
executora da microfilmagem.

Art. 8º

No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o
último documento, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa
executora da microfilmagem.

Art. 9°

Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas
imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos
posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes
elementos:

a) identificação do microfilme, local e data;

b) descrição das irregularidades constatadas;

c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa
executora da microfilmagem.

2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos
documentos.

3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de
documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 13º

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Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a
microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio
órgão detentor.

Art. 14º

Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos
legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Art. 15º
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere
este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à
fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16º

As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão,


obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

Art. 17º

Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver
autenticado;

III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18º

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Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou


necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus
respectivos originais.

Sinalética

O Glossário da Micrográfica não registra o termo sinalética, mas sim alvo (em inglês: target) que define como:

(1) Qualquer documento ou gráfico contendo informação identificadora, codificadora ou gráfico de teste. (2) Um
recurso auxiliar para controle técnico ou bibliográfico que é fotografado no filme precedendo ou sucedendo o
documento.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, define sinalética, também designada por alvo, como:

Recurso de comunicação utilizado no processo de microfilmagem, contendo informações pertinentes ao conteúdo


do rolo, seja para fornecer dados relativos ao teor intrínseco e extrínseco do documento (sinalética bibliográfica),
seja para funcionar como sinal de alerta (sinalética visual).

Uma boa explicação para o termo é dada por Lisa FOX:

Sinalética, em microfilmagem, designa um conjunto de informações técnicas e bibliográficas, acompanhados ou não


de ícones, denominadas também alvos, que são microfilmadas em folha própria junto aos documentos, com os
objetivos de oferecer informações adicionais de forma a proporcionar maior qualidade informacional ao produto
que está sendo gerado, o rolo de microfilme e orientação para os leitores.

Símbolos Utilizados

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Diplomática

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Diplomática é:

Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.
A diplomática nos leva a estudar a estrutura dos documentos. Analisando elementos como: formato, suporte,
espécie, etc. Ela preocupa-se em informar o que é o documento, quais são as suas características externas (físicas) e
internas (de informação).
De acordo com a autora Ana Célia Rodrigues (2002), “A diplomática, como ciência, existe pelo fato de atestar,
através do seu método de análise, a autenticidade dos documentos arquivísticos. Autenticidade atribuída a vários
ambientes e a características diversas que apresenta o documento”. É essa análise das estruturas que nos permite
perceber e garantir a autenticidade do documento arquivístico.
O documento diplomático é aquele que é “testemunho escrito de natureza jurídica, redigido com observância a
certas formas estabelecidas que se destinam a dar-lhe força probatória”. Desse modo, ele terá sua construção
semântica obrigatória, na qual cabem dados fixos, que ocorrerão em todos os documentos que utilizaram como
veículo a mesma espécie documental e os dados variáveis, próprios de cada documento indivíduo da mesma espécie
documental.
Assim, o objeto da Diplomática é a estrutura formal do documento. O documento deve conter a mesma construção
semântica de discurso para a mesma problemática jurídica.
O campo de aplicação da Diplomática gira em torno do verídico quanto à estrutura e à finalidade do ato jurídico. Já o
da Tipologia gira em torno da relação dos documentos com as atividades institucionais/pessoais.
Na identificação diplomática do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer, sequencialmente:
1) a sua autenticidade relativamente à espécie, ao conteúdo e à finalidade;
2) a datação (datas tópica e cronológica);
3) a sua origem/proveniência;
4) a transmissão/tradição documental;
5) a fixação do texto.
Na identificação tipológica do documento, a sequência é distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:
1) a sua origem/proveniência;
2) a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora;
3) a associação entre a espécie em causa e o tipo documental;
4) o conteúdo;
5) a datação.
Para que se chegue à compreensão das análises diplomática e tipológica, cujas metodologias e aplicações são
extremamente úteis para a concretização das tarefas arquivísticas básicas (classificação, avaliação e descrição), é
preciso que se reiterem as conceituações essenciais desde sua raiz, isto é, da informação ao documento, do
documento à espécie, e da espécie ao tipo.

Saiba mais em: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf8.pdf

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Gerenciamento da Informação

Gestão de Documentos

Lei nº 8159/91: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Ou seja, a Gestão de Documentos envolve tudo que diz respeito ao documento, desde a sua produção até seu
destino final. Aqui podemos falar de técnicas de arquivamento, conservação ou qualquer assunto pertinente ao
documento.

Fases
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

1ª Fase: Produção

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase,
deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a
ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reprografia
e de automação. Recomenda-se nessa fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo
desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo.

2ª Fase: Utilização

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim
como sua guarda após cessar seu trâmite.
Essa fase envolve os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para
classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também
será controlado nesta etapa. Desenvolve-se também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a
implantação de sistemas de arquivo e recuperação da informação.

3ª Fase: Avaliação e Destinação

Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir
quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Perceba que na letra da Lei temos:


[...] produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento [..]
Que são as mesmas fases que acabamos de estudar.

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DOCUMENTO DIGITAL

LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.


Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Art. 1º

A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos


públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Art. 3º

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário,
a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura
de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso,
alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Art. 4º

As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de
armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação
que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo
adotado.

E-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade
e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão
arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou implantado.

O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de
documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

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O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais.

No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os
documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos.


Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e
possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os
conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais.

Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de
documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e
sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD).

Sistema de informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que
produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para
apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

Gestão arquivística de documentos


Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente, conforme já estudamos.

Sistema de gestão arquivística de documentos


Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a
eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.


Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que
pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se
por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio
eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.

Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar
seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel,
microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

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As principais tecnologias relacionadas a GED são:


••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o
digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de
processo de digitalização com aparelhos scanners.

••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com
mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.

••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo vital de um documento,
independente da mídia em que se encontre.

Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e


descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam
executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
É um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita dentro da sua organização.
Consiste em um gerenciamento eletrônico de qualquer processo de informação de uma empresa, gerando aos
usuários rotinas e ações pré-definidas, de forma organizada e monitoramento automático do fluxo dos documentos
através dos diferentes departamentos da organização. O Workflow garante maior produtividade, segurança e
controle total de possíveis gargalos operacionais.

••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e
relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Muito utilizado em bancos.

••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento,
gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-
se sua forma original.

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho


(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.

Metadados ou Metainformação: A concepção adotada neste trabalho baseou-se na definição do termo metadado
conforme estabelecido no Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de
Arquivos, isto é, “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”.

São descritores de informação:


– identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados).
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– identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.).

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PRINCÍPIOS TEÓRICOS

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há
que se respeitar a origem do documento – princípio intimamente ligado ao organograma da instituição.
De acordo com Marilena Leite Paes este é um princípio básico da arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos
reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O
princípio da proveniência corresponde à expressão inglesa provenance e à francesa respect des fonds, também
muito usada no Brasil.
Quando o fundo é constituído de documentos de gêneros diversos como filmes, fotografias, desenhos e outros estes
podem ser fisicamente armazenados em local diverso, desde que sejam feitas referências correspondentes no fundo
ao qual pertencem.

PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE OU INDIVISIBILIDADE


É a preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.

PRINCÍPIO DA UNICIDADE
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a
preservação de um único exemplar.
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos.

UNICIDADE DO DOCUMENTO
Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas
preservada - o documento original.

UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a
preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.

Em um arquivo, muitas vezes há a necessidade de vias ou cópias e documentos, mas isso é a exceção. A
regra é sempre que um documento é único. As vias ou cópias existem apenas quando necessário e enquanto
necessário.

PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE / ORDEM ORIGINAL


Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o
produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos
arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
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Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua
entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE / NATURALIDADE


Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.

PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e
a classificação original. Também chamado princípio temático.

PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
Princípio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território em que foram
produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações
militares. Também conhecido como Princípio da Proveniência Territorial.

PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos deveria poder, se necessário,
ser desfeito.

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PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

Preservação: Em um sentido geral, trata-se de toda a ação que se destina à salvaguarda dos registros documentais.

Conservação: Compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao seu local de guarda.

Conservação Preventiva: É um conjunto de medidas e estratégias administrativas, políticas e operacionais que


contribuem direta ou indiretamente para a conservação da integridade dos acervos e dos prédios que os abrigam.
São ações para adequar o meio ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a
degradação.

Conservação reparadora: Trata-se de toda intervenção na estrutura dos materiais que compõem os documentos,
visando melhorar o seu estado físico.

Principais Operações de Conservação:


 Desinfestação
 Limpeza
 Alisamento
 Restauração ou Reparo

Restauração: Considerada como um conjunto de ações técnicas de caráter intervencionista nos suportes dos
documentos, a restauração se propõe a executar o trabalho de reversão de danos físicos ou químicos que tenham
ocorrido nos documentos ao longo do tempo. Segundo Marilena Leite Paes, a restauração é uma operação de
conservação que exige muito conhecimento dos papéis de tintas utilizados.
Espera-se que as técnicas de restauração aumentem a resistência do papel ao envelhecimento natural e agressões
causadas por mofo, pragas dentre outros, sem prejudicar a visibilidade da informação ou amente o volume e o peso
do documento.

Higienização: Trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes
considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os
itens generalizados utilizados como marcadores de páginas, as poeiras e, todos os elementos espúrios à estrutura
física dos documentos.

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO PAPEL

O conhecimento das principais características do papel, independente do seu tipo, ajuda a detectar e determinar
eventuais problemas e, a escolher em cada caso o procedimento e os materiais mais adequados para seu
tratamento.

O ph

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O ph é o valor que se usa para indicar o grau de acidez ou alcalinidade de uma substância, que é determinado pelo
cálculo de íons de hidrogênio presente nela. Mede-se numa escala de 0 a 14, sendo o meio, 7, a neutralidade. Os
valores de 0 a 6.9 indicam o grau de acidez, a partir dos 7.1 até o 14 o grau de alcalinidade. Os valores do ph podem
variar com a temperatura. Um tratamento passa pelo processo de desacidificação do papel.

Alguns tipos de deterioração

A preservação e a conservação de documentos em papel exigem um conhecimento amplo sobre as deteriorações


que os atingem.
Estas em geral são de naturezas diversas e, também costumam apresentar diferentes causas.
Na maioria das vezes acarretam imperfeições capazes de, em determinados casos, gerarem a destruição total do
documento ou peça. Assim, o conhecimento destas deteriorações determina diretrizes a serem seguidas para a
realização de ações corretas quanto a conservação, bem como a adoção de medidas ideais de prevenção contra
futuros danos.

Sujidades
As sujidades são formadas por partículas e materiais estranhos depositados sobre os documentos, que interferem
em seu aspecto geral e, por vezes, causam alterações em sua leitura, propiciando uma aparência de descuido com o
documento.

Poeiras
São os acúmulos de partículas que se depositam sobre a superfície dos papéis, que em decorrência dos tipos de
elementos e materiais que as compõem, costumam favorecer diversas deteriorações. Como por exemplo, o
aumento da umidade na superfície dos papéis e nos cortes superiores ou cabeça dos livros, possibilitando o
desenvolvimento de microorganismos e o aumento dos efeitos de uma contaminação atmosférica, propiciando o
surgimento de oxidações e acidificações.

Gorduras
O manuseio e a limpeza inadequadas geram o surgimento e o acúmulo de substanciais gordurosas sobre a superfície
dos papéis.
Estes depósitos de gordura podem oxidar com o passar do tempo e provocar o aparecimento de manchas que
tentem a escurecer e amarelecer os papéis e, também favorecer um possível ataque biológico.

Manchas
As manchas têm as mais diversas causas. Afetam diretamente a integridade física e a aparência estética dos
documentos. Aquelas provocadas por oxidações e por colas são as mais comuns.
Devem ser tratadas adequadamente, eliminando as causas que as provocam para que não se transformem em
deteriorações para os documentos.

Manchas de ferrugem

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As manchas de ferrugem nos papéis são geralmente provocadas pela oxidação de elementos metálicos aderidos e
em contato com eles. Estes elementos podem ser grampos, clipes, fechos, etc que em determinadas condições de
umidade oxidam e geram manchas de ferrugem nos papéis.

Manchas de cola
São ocasionadas pelo uso incorreto de colas e também de fitas adesivas, tipo durex, impróprias aos papéis. Com o
tempo o papel, que é higroscópico, absorve a cola ácida deste tipo de fita e, esta perde seu poder de adesão e se
desprende do papel gerando manchas irreversíveis no mesmo. Por outro lado as colas não aconselhadas para
atividades de conservação, podem provocar ou mesmo acelerar algumas reações químicas nos papéis como
oxidações e mudanças de cor.

Deformações
Num sentido comum, as deformações que afetam os papéis enquanto suporte de documentos são provocadas
devido a manuseios inadequados, como também em decorrência de intervenções incorretas. Um exemplo clássico
são as dobras feitas nos cantos superiores de livros e documentos pra marcar a página de leitura. O correto é o uso
de marcadores de papel de qualidade, criados para esta finalidade.

Rasgos e rupturas
Os rasgos são rompimentos em partes do papel e, não implicam necessariamente, em perdas. Podem ocorrer a
partir de ações de manuseios e armazenamentos inadequados. Quando acontecem deixam a vista, suas fibras na
margem do rasgo. O que irá viabilizar sua recomposição por meio de ações de conservação reparadora. As rupturas
acarretam perdas de partes dos papéis e comprometem a integridade dos documentos.

Auréolas
São conhecidas como auréolas de umidade e, aparecem nos papéis (documentos) a partir da penetração de
qualquer tipo de líquido, frequentemente, de água. Quando esta penetra no papel arrasta as sujidades e as
partículas depositadas sobre ele, gerando o aparecimento de manchas e de áreas com tonalidades diferentes. Uma
das causas é atribuída ao armazenamento de documentos em áreas excessivamente úmidas.

Amarelecimento
Entre algumas causas que geram o amarelecimento dos papéis (documentos), duas se destacam:
1º) o grau de acidez do papel que pode gerar escurecimento, amarelecimento e fragilidade;
2º) a luz que como é um dos principais agentes de degradação dos papéis, facilita o surgimento do processo de
oxidação, que é acentuado quanto maior for a quantidade de lignina existente no papel.

Descoloração
Trata-se da perda de intensidade da cor original do papel, como consequência imediata das ações dos raios UV e IR
da luz. Os efeitos da luz (seja natural ou artificial) são cumulativos e tendem a aumentar com aumento do tempo de
exposição. Assim a prevenção é reduzir ao máximo a exposição dos documentos e obras à luz. É sabido e aceito que
o parâmetro ideal de intensidade de luz em exposições deve ser de 50 lux, valor obtido com o auxílio do
equipamento luxímetro.

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Biodeterioração
Trata-se das deteriorações e deformações causadas por agentes biológicos, notadamente fungos, insetos e roedores.
As causas destas deteriorações são decorrentes principalmente de dois fatores:

1º) a existência de alimentos nos componentes formadores do papel, como celulose, açucares e glicose.

2º) o encontro de ambientes adequados em termos de umidade e temperatura que favorecem a vida, o
desenvolvimento e a reprodução destes agentes. Deste modo, a prevenção imediata é o controle dos parâmetros
ambientais de UR e temperatura das áreas de guarda de acervos.

Fungos
São microorganismos que se alimentam das substâncias orgânicas do papel. De modo geral, se desenvolvem em
condições de umidade e temperatura elevadas. Os fungos possuem uns filamentos que podem promover alguns
tipos de rasgos nos papéis. Porém, o pior dano são as manchas deixadas como resultado de sua atividade de
metabolização das substâncias que os alimentam. Esta ação gera a ruptura da cadeia molecular da celulose,
ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves podem acarretar o apodrecimento e a perda total do papel. A
disseminação dos fungos se dá através dos esporos (células reprodutoras), que são carregados por meio de diversos
veículos, p.ex. correntes aéreas, gotas d’água, insetos, vestuários, etc.

Foxing
Trata-se de uma deterioração que se caracteriza pelo surgimento de manchas de cor castanha no papel
(documento). Até hoje sua origem gera controvérsias. Há pesquisadores que pensam tratar-se de um
microorganismo, porém outros defendem que são manchas originárias do processo de oxidação de impurezas
metálicas que ficaram nos papéis durante sua formação. Este tipo de deterioração tende a aparecer em documentos
que tenham ficado em contato direto com papeis ácidos, ou em obras que tenham sido emolduradas com cartões e
papéis de baixaqualidade arquivística.

Insetos
Os insetos tal como os fungos alimentam-se de substâncias formadoras dos papéis, fundamentalmente a celulose.
Desenvolvem-se em condições de umidade e temperatura elevadas e na ausência de luz.

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Roedores
São geralmente perigosos. Além de atacarem os materiais documentais, tendem a atacar também o revestimento
isolante dos condutores elétricos, favorecendo a instalação de sinistros. O aparecimento de roedores se dá devido a
presença de resíduos de alimentos nas áreas de guarda de acervos. O hábito de levar e comer qualquer tipo de
guloseimas nas áreas de guarda e consulta, deve ser combatido, tanto para aos funcionários quanto para os usuários
dos acervos.

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS:

Físicos (ambientais):

Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo:

Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiação da Luz, Qualidade do Ar.

1. Luminosidade - Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de
acervos, provocando consideráveis danos através da oxidação. O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido,
escurecido. As tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos
iconográficos e das encadernações.

O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Qualquer exposição à luz, mesmo que
por pouco tempo, é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial,
proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz
natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes geradoras de UV. A intensidade da luz é medida através de um
aparelho denominado luxímetro ou fotômetro.

Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:

• As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; essa medida
também ajuda no controle de temperatura, minimizando a geração de calor durante o dia.
• Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos vidros de janelas
quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado).

2. Temperatura e umidade relativa - O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos
documentos, principalmente quando em suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O
calor acelera a deterioração. A velocidade de muitas reações químicas, inclusive as de deterioração, é dobrada a
cada aumento de 10°C. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas
reações químicas nos materiais. Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença
de colônias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e ressecados.

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As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos
considerados ideais, desde que estáveis e constantes. Todos os materiais encontrados nos acervos são
higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as
variações de temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos,
ocasionando o craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas
emulsões de fotos etc.

MUITO IMPORTANTE:

A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade
relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados,
resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia.

A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e
umidade relativa elevadas.
A medição da temperatura se faz com o uso de termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo-se utilizar
também o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos).

Químicos:

1. Poluição atmosférica: representada pela poeira e fumaça.

2. Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração.

3. Gordura e oleosidade: o manuseio dos documentos acaba por danificá-los.

4. Objetos metálicos: devem-se evitar grampos, clipes etc, pois os mesmos tendem a enferrujar e danificar os
documentos. A melhor opção é utilizar clipes de plástico.

Biológicos:

1. Insetos: baratas, traças, brocas, cupins.

O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos
documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos insetos.

2. Microorganismos: fungos.
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Os fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em
diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos, são mais comuns
aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são:
• estabelecer política de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e ar circulante,
mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas;
• praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas adequadas;
• instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local;
• manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água, secando-os imediatamente caso
ocorram.

Observações importantes:

• O uso de fungicidas não é recomendado; os danos causados superam em muito a eficiência dos produtos
sobre os documentos.
• Caso se detecte situação de infestação, chamar profissionais especializados em conservação de acervos.
• Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a
proliferação de colônias de fungos.
• Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.

Alguns conselhos para limpeza de material com fungos:

• Usar proteção pessoal: luvas de látex, máscaras, aventais, toucas e óculos de proteção (nos casos de
sensibilidade alérgica).
• Luvas, toucas e máscaras devem ser descartáveis.

3. Roedores: ratos.
A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar
obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscas são válidas, mas para que
surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que não
provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e
umidade relativa controladas, além de higiene periódica.

4. Homem: por utilizá-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los.

Higienização de documentos

Corresponde à limpeza de superfície, ou seja, retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos.

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A higienização trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes
considerados agressores, tais como os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os
elementos generalizados utilizados como marcadores de folhas, as poeiras, as partículas sólidas, e todos os
elementos espúrios à estrutura física dos documentos. A consolidação do suporte consiste na recomposição das
partes faltantes e na união dos rasgos e cortes, e a planificação consiste na correção de dobras e amassados.

Materiais usados para limpeza de superfície


A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis, flanela macia,
aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica.
• Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza mecânica, de diferentes formas, tamanhos, qualidade
e tipos de cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas contra o nylon, material sintético ou lã);
• Flanela: serve para remover sujidade de encadernações, por exemplo;
• Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada;
• Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete.

Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica:

• raladores de plástico ou aço inox; borrachas de vinil;


• fita-crepe;
• lápis de borracha;
• luvas de látex ou algodão;
• máscaras;
• papel mata-borrão (papel muito absorvente);
• pesos;
• poliéster (mylar);
• folhas de papel siliconado;
• microscópios;
• cola metilcelulose
• lápis HB etc.

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Mesa de Higienização

Já foi questão de prova:

Com a utilização de pó de borracha, resultante da ação de ralar borracha plástica branca em um ralador de aço inox.
Esta ação será efetivamente mais usada nos documentos impressos. Deve ser executada com o máximo de cuidado
e sobre mesas de grande formato. Coloca-se um punhado desse pó de borracha sobre o documento e, com
movimentos leves e circulares, partindo do centro para as bordas, executa-se a limpeza com o auxílio de uma boneca
(espécie de chumaço feito com algodão e gaze). Este procedimento pode ser repetido tantas vezes quantas forem
necessárias até a limpeza total do documento. Ao final este pó de borracha deve ser bem retirado com um pincel de
pelos macios.

Retirada de grampos

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Principais operações de Conservação:

1. Desinfestação: método de combate mais eficiente contra os insetos: fumigação. São utilizados produtos
como Timol, DDT, fluoreto de sódio etc.

2. Limpeza: fase posterior à fumigação.

3. Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar


com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante 1 hora, em uma câmera de umidificação. Em
seguida, são passadas a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Na falta desse equipamento usa-se o
ferro caseiro.

4. Encadernação e reencadernação: No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver


fragilizada, deverá ser feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de
época, a obra deverá ser apenas acondicionada.

Principais operações de Restauração:

1. Banho de Gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a
resistência, sem prejudicar a visibilidade. O documento fica suscetível a ataques de insetos e fungos.

2. Tecido: processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de
amido. Aumenta a durabilidade do papel. O documento fica suscetível a ataques de insetos e fungos, além
de ficarem reduzidas a legibilidade e flexibilidade.

3. Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade e o processo é semelhante ao
do Tecido.

4. Laminação Mecanizada: processo em que envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel
seda e outra de acetato de celulose, colocando numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8 kg/cm
a uma temperatura entre 145 a 155º C. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são
asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas.
Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com agua e sabão. O volume do documento é
reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria prima, de fácil
obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infra-
vermelhos. As características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal.

5. Laminação Manual: Igual a Laminação Mecanizada, porém não utiliza calor nem pressão, utiliza acetona que
em contato com o acetato, transforma-se em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento,
juntamente com o papel seda.

6. Encapsulação: utiliza películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. É considerada um dos mais
modernos processos de restauração de documentos.

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7. Planificação: é a prensagem do documento.


Os documentos que apresentarem deformações devem ser planificados.

8. Montagem: compreende a reorganização das folhas conforme a sequência do original sobrepondo as folhas,
obedecendo a ordem de numeração do original.

9. Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose
nova.

10. Reintegração cromática: é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de
remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária
uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento.

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11. Costura: é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos;

12. Velatura: é um novo suporte em papel ou tecido, agregado ao original. Um reforço.

Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo, elaborado pelo Conselho


Nacional De Arquivos (CONARQ)

As recomendações a seguir têm como objetivo possibilitar o planejamento de estratégias de guarda e de


preservação de documentos de arquivo, de acordo com sua temporalidade e destinação.

Estrutura
A estrutura contempla seis princípios que devem ser observados para assegurar a preservação dos documentos de
arquivo:

• Produção e acesso
• Áreas de Armazenamento
• Condições Ambientais
• Acondicionamento
• Manuseio e transporte
• Segurança

Produção e Acesso

Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados
procedimentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua
preservação durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
Alguns documentos, conforme as normas vigentes, deverão ser produzidos em formatos padronizados. Os
documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de valor permanente deverão ser
produzidos em papéis alcalinos.
Cabe acrescentar que:
• Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos;
• As presilhas devem ser em plástico ou metal não oxidável;
• As práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas;
• Os dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com
suas dimensões.

A informação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que a localização e a devolução
ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios. Para que esses

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procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a manutenção das condições de acesso, eles devem ser
regularmente revistos.

Áreas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas
necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

Áreas Externas

A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes,
evitando-se, por exemplo:
• áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos;
• áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e
construções irregulares;
• áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo;
• áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e
aeroportos.

Áreas Internas

O terreno destinado à construção de um edifício para arquivo deve ser seco, livre de risco de inundação,
deslizamentos e infestações de térmitas. Assim, devem ser evitadas áreas propensas a perigos para a segurança e a
preservação dos acervos, tais como:
• proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações;
• terrenos e subsolos úmidos;
• regiões de fortes ventos e tempestades;
• regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos;
• proximidade com indústrias que liberam poluentes;
• proximidade com usinas químicas, elétricas e nucleares;
• proximidade com linhas de alta tensão;
• proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos;
• terminais de tráfego aéreo e terrestre; e
• áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição.

Áreas de Depósito

Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:

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• evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a
terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático. No caso de depósitos em andares térreos, prever pisos mais
elevados em relação ao solo e com boas condições de drenagem deste, pelas mesmas razões;
• prever condições estruturais de resistência a cargas, de acordo com as Recomendações para a construção de
arquivos, do CONARQ;
• a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Se necessário, os depósitos deverão ser
compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos
equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de
aeração ou de climatização;
• evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito;
• evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como
madeiras, pinturas e revestimentos;
• aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à
ação direta de raios solares, por meio de isolamento.
• térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para
amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor
insolação;

IMPORTANTE:

Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas
especificidades, a saber:
• documentos textuais, como manuscritos e impressos;
• documentos encadernados;
• documentos textuais de grande formato;
• documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
• documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
• documentos em meio micrográfico;
• documentos fotográficos;
• documentos sonoros;
• documentos cinematográficos;
• documentos em meios magnéticos e ópticos.
• Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo
com sua base e condição de preservação.

Condições Ambientais

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Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das
áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades
específicas de preservação para cada tipo de suporte.

A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura e de umidade relativa) exige, nos
climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento
em equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação
promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as
proporções dos danos.

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação.
A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a
disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no
trabalho.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos como mapas, plantas e cartazes, devem ser
armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser
armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos
magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em
mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.

Manuseio e Transporte

O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos
usuários, merecendo recomendações afixadas nas salas de trabalho e de consulta, a saber:
• manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência fazendo uso de luvas. Além de luvas, os
técnicos devem também utilizar guardapós, e máscaras para o manuseio de documentos.
• utilizar também luvas e máscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos
e ópticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteção dos usuários;
• manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões;
• utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como
carrinhos, para o seu transporte entre o depósito e a sala de consulta, visando à segurança no trabalho e à
integridade dos documentos;
• transportar documentos entre seções, para exposições ou para empréstimos externos ou serviços de
terceiros, como microfilmagem e conservação, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e
manuseio, visando à preservação e segurança dos documentos.

Segurança

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Toda instituição arquivística deve contar com um Plano de Emergência escrito, direcionado para a prevenção contra
riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situações de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e
vandalismo.

Este plano deve incluir:

Um programa de manutenção do edifício, partindo de um diagnóstico prévio do prédio e de sua localização, para
identificar:
• riscos geográficos e climáticos que possam ameaçar o prédio e o acervo;
• vulnerabilidades do edifício, quanto à sua função de proteger os acervos;
• níveis de vulnerabilidade dos materiais que compõem o acervo;
• vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segurança).

Um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminação do maior número possível de riscos:
• inspecionar regularmente o prédio;
Um plano de salvamento e de segurança humanos:
• efetuar treinamentos e simulações periódicas de emergência.

Um plano de salvamento de acervos (plano de emergência):


• As instituições depositárias de acervos deverão ter um plano de emergência escrito para salvamento do
acervo em casos de calamidade, atendendo às especificidades de seu acervo e às condições de localização do
mesmo em suas dependências.

Referências

Este curso foi elaborado através de pesquisas na Legislação citada nos conceitos;

CONARQ - http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

Manual Técnico de Preservação e Conservação


http://folivm.files.wordpress.com/2011/04/manual-an-bn-cnj-2011-c3baltima-versc3a3o-2p-folha.pdf

Marilena Leite Paes: ARQUIVO – Teoria e Prática

Galba Di Mambro: Sinalética em microfilmagem de documentos de arquivo

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