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PLANO DE DESTINAÇÃO DE
DOCUMENTOS DA UNIVERSIDADE
FEDERAL DA FRONTEIRA SUL – UFFS
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SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO.........................................................................................................................04
2 CONCEITOS BÁSICOS E IMPORTÂNCIA.............................................................................05
3 INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................06
3.1 Tipos de Instrumentos de Destinação.................................................................................07
3.1.1Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)...............................................08
3.1.2 Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento.............................08
3.1.3 Relação de Transferência e Relação de Recolhimento......................................08
3.1.4 Termo de Eliminação (Lista de Eliminação/Descarte)......................................08
3.1.5 Ata de Eliminação de Documentos....................................................................09
3.1.6 Edital de Ciência de Eliminação de Documentos..............................................09
4 APLICAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (T.T.D)............10
5 ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS...........................................................12
5.1 Destinação de Documentos na Fase Corrente..............................................................12
5.2 Destinação de Documentos na Fase Intermediária.....................................................12
6 RECOMENDAÇÕES SOBRE A GUARDA DE DOCUMENTOS...........................................14
6.1 Documentos de Guarda Temporária............................................................................14
6.2 Documentos de Guarda Eventual.................................................................................14
6.3 Documentos de Guarda Eventual.................................................................................14
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LISTA DE ANEXOS
1. APRESENTAÇÃO
Arquivistas da UFFS.
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EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO – ato publicado em periódicos oficiais que tem por
altamente reduzido.
uso, em que documentos permanecem nos arquivo corrente e no arquivo intermediário, ao fim do
PRESCRIÇÃO – extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.
permanentes.
intermediários.
documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. Comprova e especifica que um
determinado conjunto de documentos foi eliminado. Os documentos devem ser descritos por grupos
ou unidades, em relação às funções, atividades, ou assuntos a que se referem; ao tipo físico de que
consiste, datas abrangentes, quantidades. Deve ser datado e assinado pelo responsável pela
operação.
- Documentos que reflitam fatos da vida da instituição: registros visuais e sonoros – filmes, fotos,
etc...
- Documentos legislativos, que firmam jurisprudência, bem como normas gerais: sentenças,
pareceres normativos que não constem em textos legais (leis), interpretações, memorandos,
delegação de autoridade (decisão legal).
- Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural: documentos que
possuem iluminúrias, vinhetas, caligrafias.
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ANEXOS
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ANEXOS
Modelos de Instrumentos de Destinação de Documentos
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ANEXO A
ANEXO B
20-25
21-26
23
ANEXO C
20-25
21-26
25
ANEXO D
ANEXO E
ANEXO F
Aos ______ dias do mês de _______________ do ano de ________, o (indicar o nome do órgão ou
entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de
Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de
Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição
arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o
periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação
de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos
documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade
produtor /acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
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ANEXO G
LOCAL/DATA
LOCAL/DATA
LOCAL/DATA ______________, ___/___/2010
______________, ___/___/2009
______________, ___/___/2009 AUTORIZO:
__________________________________________
____________________________
_________________________________________ DIRETOR DO ARQUIVO GERAL
RESPONSÁVEL PELA
PRESIDENTE DA COMISSÃO AUTORIDADE DO ÓRGÃO A
SELEÇÃO
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO QUEM COMPETE AUTORIZAR
DATAS-LIMITE: (Informar a data-limite geral, englobando todos os conjuntos documentais)
TOTAL DE CAIXAS:
TOTAL EM METROS LINEARES:
AUTORIZO: ___________________________________________
DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL
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ANEXO H
Unidade Produtora/Código:
Série Documental/Código:
Datas-limite:
Metros Lineares:
Aos ______ dias do mês de __________, de dois mil e_______, procedeu-se à eliminação de
documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul, em conformidade com os prazos definidos
nas Tabelas de Temporalidade, aprovadas pela Diretoria desta Universidade. Acompanha esta Ata a
relação dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a presente Ata que vai pelos
responsáveis assinada.
__________________________________
__________________________________
__________________________________ __________________________________
Assinaturas dos produtores dos documentos Assinatura do responsável pelo Arquivo Central
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ANEXO I
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
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Nº __________/ ______
(Local e data)
ANEXOS
Resoluções do CONARQ sobre Avaliação e
Destinação de documentos
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ANEXO J
ARQUIVO NACIONAL
Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos
documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na
documentação governamental;
RESOLVE:
Presidente do CONARQ
ANEXO K
ARQUIVO NACIONAL
RESOLVE:
Parágrafo único. O instrumento descritivo deverá conter data e assinatura do responsável pelo
órgão que procede a transferência ou o recolhimento.
Presidente do CONARQ
ANEXO L
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLVE:
Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público farão publicar nos Diários Oficiais
da União, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação,
os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de
Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Parágrafo único. Os editais referidos neste artigo serão publicados em outro veículo de
divulgação local quando a administração pública municipal não editar Diário Oficial.
Presidente do CONARQ
ANEXO M
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE 1997
Art. 1º As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta pelos órgãos e
entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de
responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, conforme determina o disposto no art.
2º do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, sendo vedada a eliminação de documentos sem
prévia autorização da instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação, conforme determina
o disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/91.
Art. 2º A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder
Público, visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem ônus, para a
administração e para o cidadão.
Art. 3º Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares,
desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e
entidades produtores e acumuladores dos documentos.
Art. 4º Para efeitos desta Resolução, a gestão de documentos, conforme preconiza o art. 3º da
Lei nº 8.159/91, compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Presidente do CONARQ
ANEXO N
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Considerando o disposto no art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata
da política nacional de arquivos públicos e privados;
Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após
concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de
Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de
Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.
a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens
documentais listados;
campos, ou justificativa, quando se tratar dos órgãos e entidades aos quais se refere o art. 5º desta
resolução; e
III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor
responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem como da
autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.
I - data da eliminação;
Art. 5º Os órgãos e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e
pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões Permanentes de
Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades referidos no caput deste artigo deverão elaborar, além
da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, o Edital de
Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos
oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda, devendo conter
necessariamente as seguintes informações:
I - cabeçalho:
b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;
e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e
cinco) dias subseqüentes à publicação do edital, e
III - encerramento:
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5º, parágrafo único, item II, alínea "a"
desta resolução.
Art. 6º A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual
ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.
Presidente do CONARQ
ANEXO O
CASA CIVIL
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das
classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas
pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias
para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de
suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.
§ 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de
guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os
quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de
competência.
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Presidente do CONARQ