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UFCD 0381 Ano letivo: 2019/2020

Trabalho elaborado por:


Diogo Ribeiro Nº:1648
Francisco Freitas Nº: 1782

Definição de arquivo: Um arquivo e um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma


organização, firma ou individuo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação
para a execução de suas atividades

Importância de um arquivo: um arquivo e importante pois permite ter os documentos de uma


empresa estejam devidamente organizados por diferentes tópicos tais como:

- Data;

- Ordem alfabética;

- Tipo de documento;

Assim fica de mais fácil acesso aos documentos inseridos no mesmo

Funções de um arquivo: as funções de um arquivo são:

- Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;

- Organizar toda a documentação da empresa;

- Avaliar e selecionar os documentos tendo em vista a sua prevenção ou eliminação;

- Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando assim danos que possam
ocasionar a sua perda;

- Gerir e executar as funções especificas conforme a organização e administração da instituição

- Classificar e arquivar os documentos visando a preservação da informação;

- Difundir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.

Classificação de documentos:

Existem vários tipos de classificação de documentos tais como:

- Método alfabético;

- Método numérico;

- Método alfabético-numérico;
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-Método geográfico;

-Método cronológico;

- Método ideológico;

Prazos de conservação e destruição de documentos:

Certos documentos como faturas, recibos, notas de encomendas devem ser guardados no
mínimo ate 10 anos pois podem ser necessários por ordem de um juiz;

Outros documentos como documentos históricos ou escrituras de casas esses devem ser
guardados para a vida toda.

Correspondência comercial
Leitura analítica: Trata-se de um método para possibilitar uma leitura mais proveitosa
de textos, tornando o aprendizado mais rico. 

Comunicação escrita para a escrita como mensagem de venda:

 A aprendizagem e aperfeiçoamento de competências de comunicação escrita em negócios


pode ter um impacto positivo e fundamental no desenvolvimento e sucesso de uma empresa.

Bons canais de comunicação podem ajudar uma organização a funcionar com menos
problemas e com maior eficácia. Escrita de qualidade profissional a ser enviada através destes
canais melhora a produtividade e a capacidade de todas as áreas funcionais para trabalharem
em conjunto, particularmente num ambiente de trabalho cada vez mais global onde a
colaboração é a norma que impera.

Persuasão

Profissionais que trabalham na área de vendas e de marketing são particularmente hábeis em


usar a palavra escrita para convencer clientes a comprar os produtos da empresa e os seus
serviços, ou em último caso, a pelos menos prestarem atenção às suas propagandas. Mas
todos sabemos que no mundo dos negócios, por vezes, torna-se necessário persuadir alguém a
tomar uma acção através de material escrito previamente enviado. E esta persuasão não
acontece apenas no exterior da empresa, mas também nas próprias linhas de comunicação
interna. É por exemplo o caso do diretor financeiro de uma empresa que faz recomendações
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por escrito ao diretor executivo sobre os gastos da empresa ou uma carta de recomendação
dos Recursos Humanos para a contratação de um indivíduo em particular.

Clareza

Clareza na escrita é uma das competências mais difíceis de dominar. A escolha correcta das
palavras a utilizar numa comunicação escrita vem mais facilmente à mente de alguns de nós
do que de outros. O discurso utilizado na comunicação pode fazer toda a diferença no
entendimento e reacção de quem a está a ler. Em alguns casos a falta de domínio desta
capacidade pode dar azo a sentidos dúbios ou até mesmo erros graves a longo ou curto prazo.

Cortesia profissional

Na Era das mensagens por telemóvel e Internet, a comunicação escrita nos seus moldes mais
tradicionais quase que se assume como datada. Hoje em dia, mesmo o e-mail, cada vez mais
utilizado, apresenta um estilo muito menos formal em muitas empresas do que uma
tradicional carta. Levada ao extremo, este tipo de escrita pode parecer até preguiçosa e muito
pouco profissional. Se a comunicação for demasiado abrupta, pode enviar a mensagem de que
a pessoa que a recebe não foi suficientemente importante para o remetente dedicar o seu
tempo a comunicar em frases completas ou verificar a ortografia e gramática. Por outro lado,
um e-mail cuidadosamente escrito pode ser mais impressionante do que uma carta
tradiciomal, pois tem o elemento adicional de transmissão rápida – a outra pessoa era tão
importante que o remetente quis certificar-se que a mensagem chegou rapidamente.

Inspirar confiança

Supervisores e colegas de trabalho que se expressam bem por escrito, inspiraram um


sentimento de confiança, tanto a nível das suas competências como a nível das relações com
os restantes colaboradores da empresa. Uma escrita cuidada e bem elaborada transmite a
impressão de que uma mente inteligente está por detrás de tais palavras. Por outro lado, uma
escrita desleixada pode levar alguns a concluir que quem escreveu não é de todo inteligente.
Alguns podem até questionar a sua competência no âmbito de trabalho.

Estas são apenas algumas das razões porque uma boa comunicação escrita é fundamental para
vingar no competitivo mundo dos negócios.

Formas e modelos de correspondência comercial:

Papel timbrado com as informações necessárias sobre o Remetente: colocar primeiramente


nome, endereço e outras informações de reconhecimento, de forma a tornar a
correspondência facilmente encaminhada e também agilizar a resposta ou devolução.
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Cidade do remetente e data: seguindo essa ordem, você deverá colocar a cidade e data de
emissão da carta.

Destinatário: deve ser colocado o nome do destinatário do lado esquerdo, logo abaixo da
localidade e da data.

Comece o com um vocativo: por exemplo: Prezado Cliente, Senhor Diretor, Caro Filiado etc.

Início do texto: sempre comece tratando do assunto em questão na carta, algo como: com
referência ao…, respondendo a seu pedido…, em relação ao caso…

Texto formal, claro e objetivo: escreve de maneira correta, simples e objetiva, sem fugir do
assunto.

Encerre se despedindo e coloque o nome de quem escreve e o cargo: após encerrar a carta
seja cordial, se despeça amigavelmente e identifique-se com nome e cargo. Use palavras
como Atenciosamente ou Cordialmente.

Regra pratica para a escrita de números:

Como se refere na Gramática do Português (Fundação Calouste Gulbenkian, 2013, p. 945), a


escrita dos numerais nos textos não é uma questão gramatical, mas, sim, uma questão
estilística e de uso. Há, no entanto, alguns pontos que reúnem consenso, a saber:

1. Os numerais cardinais até dez e os numerais terminados em um ou mais zeros escrevem-se,


normalmente, por extenso (ex.: «trezentos lápis» vs. «301 lápis») – exceto os numerais que
ocorrem no início de frase ou de título (ex.: «Cento e cinquenta livros foram oferecidos à
escola»).

2. Os numerais cardinais da ordem de grandeza das dezenas ou centenas de milhares ou de


milhões costumam escrever-se com palavras e algarismos (ex.: «perdão fiscal custou 495
milhões em juros, coimas e custos»). Se não for exigido grande rigor, usa-se um numeral de
valor aproximado: ao numeral 12 552 327 pode corresponder à expressão «cerca de 12,5
milhões» ou «cerca de 12 milhões e meio» ou ainda «cerca de 12 milhões e 552 mil». Note-se
ainda que os chamados números muito grandes dividem-se em grupos de três algarismos,
separados por um espaço. Até quatro algarismos não se usa espaço.

3. Devem usar-se algarismos em percentagens, sobretudo quando contêm casas decimais (ex.:
«12,5 % do volume de negócios»); nos quadros e enumerações, ou quando se comparam
resultados estatísticos; em anos, meses, dias de idade ou de antiguidade (ex.: «tenho 30 anos e
trabalho na empresa há 2 anos e 2 meses»); em datas e horas, exceto em determinados
documentos oficiais; na numeração de documentos legislativos (ex.: «Decreto-Lei n.º
177/99»); em pesos e medidas (ex.: «mede 47 cm e pesa 2,5 quilos»); em somas de dinheiro
(ex.: «são 50 euros»); na numeração das portas; e nos numerais decimais em geral.
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4. Os números fracionários escrevem-se normalmente por extenso (ex.: «apresentaram-se ao


exame três quartos dos alunos»).

5. Milhão, bilião, trilião e milhares são palavras masculinas e, por isso mesmo, aquelas que as
modificam também surgem no masculino. Da mesma forma, o artigo, o numeral, o pronome e
o adjetivo deve constar no masculino e concordar em número – singular ou plural. Ex.: «A
guerra matou dois milhões de pessoas», «Os milhares de crianças presentes vibraram com o
espetáculo».

Abreviaturas mais usadas na correspondência comercial:

Lamento só lhe poder responder agora. Parecem-me aceitáveis, todavia, as formas que
apresenta. Note-se que se não trata de regras gramaticais, mas de etiqueta, e variam de época
para época, de país para país e de empresa para empresa.

Razões práticas de dactilografia levam-me a preferir Exmo. à forma – recomendada no


Ciberdúvidas – Ex.mº (com o m depois do ponto da abreviatura e no mesmo corpo do sinal º).

Quanto ao Sr., o emprego da palavra Senhor (Ex.mº Senhor) revela maior deferência para com
o destinatário.

O uso dos títulos académicos requer algum cuidado. Um doutorado não gosta de que o tratem
por Dr., mas por Doutor. Assim: quando se manda uma carta formal a um licenciado, escreve-
se no início:

Ex.mº Senhor (ou Exmo. Senhor)

Dr. Fulano de Tal

Presidente do Conselho de Administração da (...), S.A.

Rua (...), 43, 1.º, esq.º

1000-345 Lisboa
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Em vez de Dr., de acordo com o grau académico do destinatário, escrever-se-á: Doutor, Eng.º,
Engenheiro, Arq., Prof. Doutor, Prof. Dr., Prof. Engenheiro, Prof. Arquitecto, etc. O emprego de
formas de tratamento com letra inicial maiúscula faz-se como sinal de deferência.

Depois da descrição do destinatário, pode acrescentar-se um vocativo:

Ex.mº Senhor com ou sem vírgula ou sinal de dois pontos. O dr. José Neves Henriques,
atendendo à mudança de linha, considera dispensável qualquer sinal de pontuação neste caso,
ao contrário do que se verifica num texto, em que o vocativo pede sempre vírgula. Por
exemplo: «Amo-te, Teresa.» «Vai para casa, José.».

O remate da carta é variável. Caem em desuso antigas fórmulas como: «Sem outro assunto de
momento, apresentamos os nossos respeitosos cumprimentos e subscrevemo-nos / De V.
Ex.ªs / Muito Atenciosamente / Marques & Silva, Ld.ª / assinatura».

Hoje preferem-se outros finais de carta mais simples: «Com os nossos cordiais cumprimentos /
Marques & Silva, Ld.ª / assinatura». A adjectivação dos cumprimentos requer cuidado: o termo
cordiais revela alguma informalidade. Variantes mais formais: sem adjectivo ou com o
adjectivo respeitosos. O dr. José Neves Henriques discorda de que se empregue a expressão
«melhores cumprimentos», porque ela permite subentender que há cumprimentos piores,
maus. Mas a fórmula, apesar da pertinência da objecção, enraizou-se. Tornou-se num cliché. E,
como acontece com qualquer cliché, já perdeu o significado original. Nem os signatários nem
os destinatários dos "melhores" cumprimentos vêem nesta expressão outra coisa que não seja
uma manifestação de cordialidade.

No correio electrónico para os consulentes do Ciberdúvidas, empregamos em geral um fecho


muito conciso que indica deferência, respeito, atenção:

Atenciosamente. Ou (como prefere o prof. D'Silvas Filho):

Ao seu dispor,

Trabalho administrativo:
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Ficha de cliente:

Por que fazer o cadastro de clientes?

Quem trabalha na área comercial sabe a importância de ter sempre à mão informações sobre
seus clientes, na hora de fechar uma venda. O cadastro de cliente é uma ferramenta que pode
ajudar a fidelizar a clientela e ainda, para além do departamento de vendas, auxiliar na tomada
de decisões na gestão de sua empresa. Como sua empresa tem lidado com essas questões?
Neste artigo vamos falar sobre a importância de cadastrar seus clientes.

Antes de tudo: o que é um cadastro de clientes?

Por cadastro de clientes se entende o processo de coletar dados dos seus clientes, ou seja,
quem compra de você, pessoas físicas ou jurídicas. Essas informações precisam ser
constantemente atualizadas, monitoradas e avaliadas. E para que serve? Descrevemos abaixo:

Conhecer seu cliente

Ao manter um banco de dados sobre seus clientes fica mais fácil na hora de conquistá-lo. Isso
porque acessar às informações como hábito de compras, perfil de consumo, preferência de
produtos, idades, gênero e poder aquisitivo ajuda a direcionar suas estratégias de marketing. E
assim, torna possível identificar demandas “adormecidas”.

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Fidelização

A fidelização de clientes passa pelo relacionamento, significa identificar seus desejos e sempre
que possível atendê-los.

om as informações de seus clientes à disposição de todos os setores, seus colaboradores


poderão desenvolver atendimento mais personalizado, tanto no pré quanto na pós-vendas. Do
mesmo modo, problemas podem ser antecipados e solucionados de maneira mais prática. Isso
leva também à ampliação de sua cartela de clientes. Uma vez que a propaganda boca a boca
ainda é uma das maneiras mais eficientes de conquistar clientes.

Como realizar o cadastro de clientes?


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Existem diferentes maneiras de armazenar essas informações, a seguir vamos indicar quais os
itens que não podem faltar na ficha de cadastro, que deve ser adaptadas às necessidades e
especificidades de sua empresa.

Nome completo (ou razão social)

Nome Fantasia (se empresa)

CNPJ/CPF

Aniversário/fundação

Endereço

Contato (e-mail, telefone, fax)

Atividade econômica/profissão

Total de funcionários (para empresa)

Escolaridade (se pessoa física).

Últimas três compras

Formas de pagamento preferenciais

Essas informações são as mais elementares, como afirmamos, é necessário aumentar o nível
de detalhamento de acordo com os interesses de sua empresa. Outros dados que você pode
buscar são: tipos de produtos que adquire, outras empresas das quais é cliente e o que
interfere na decisão de compra, por exemplo.

O importante mesmo é desenvolver um método de coleta e atualização de dados. Contar com


um sistema de gestão integrado é outra possibilidade bastante promissora, isso porque o
acesso e a gestão das informações é facilitado.

Minutas e atas:

Minuta é a primeira redação de um documento ou de qualquer escrito. É um rascunho, um


esboço de um texto. (Do latim minutu).

Minuta é também um desenho traçado à vista do terreno, no levantamento de plantas.

Ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma
reunião ou outro tipo de assembleia.
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A ata se configura como uma modalidade textual da linguagem escrita, utilizada


principalmente no contexto profissional para manter o registro de decisões e argumentos que
foram previamente apresentados durante as reuniões.

Relatório de atividade:

Um relatório é um conjunto de informações utilizado para reportar resultados parciais ou


totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou outro evento
que esteja acabado ou em andamento. Pode ser oral ou por escrito.

Proposta comercial:

A proposta comercial é um documento que reúne todas as informações sobre um produto ou


serviço para que o consumidor possa conhecer e se interessar ainda mais pelo que está sendo
ofertado.