Principios

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Visión General

Principios basados En los últimos 20 años, investigadores de diversos centros de investigación

en investigaciones han estado estudiando sobre cómo las personas leen y entienden la
información.

Debido a que la retórica tradicional no atie nde las necesidades de la

revolución de la información que toma lugar a nuestro alrededor, se desarrolló
una nueva forma de organizar y presentar información basados en modernos
principios de comunicación.

Importancia de los A continuación se les presentará un conjunto de principios básicos de

principios comunicación. Los principios (y las sugerencias para aplicarlos) aseguran un
estilo de escritura basado en el lector y orientado a tareas que satisface las
necesidades tanto de escritores como de lectores.

Un entendimiento de estos principios básicos es esencial para la implantación

efectiva de una Tecnología de Textos.

Contenido El contenido de la presente sección ha sido dividido en los siguientes temas:

El Principio de Agrupamiento............................................... 2
El Principio de Relevancia ................................................... 3
El Principio de Etiqueta ....................................................... 5
El Principio de Consistencia ................................................. 7
El Principio de Gráficos Integrados ...................................... 8
El Principio de Acceso al Detalle ......................................... 10
El Principio de Jerarquía...................................................... 12

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El Principio de Agrupamiento

Principio Los escritores deberían agrupar la información en unidades pequeñas y

manejables.

¿Qué es una unidad Una unidad manejable de información es aquella que consiste en no más de
manejable? nueve (9) piezas de información.

Justificación: Investigadores sugieren que las personas pueden procesar y

recordar no más de siete más menos dos (7+-2) unidades de información en
un momento dado.

Nota: Debe tenerse en cuenta que mientras la complejidad de la información

aumenta, el límite del agrupamiento (7+-2) disminuye.

Implicación La implicación de este principio es que los escritores deberían redactar

utilizando unidades de información que no excedan el límite del agrupamiento
(7+-2 elementos), creando así “unidades manejables de información”.
Además, este límite debe ser aplicado a cada nivel del documento, vale decir,
párrafos, capítulos, secciones, etc.

Justificación Al aceptar que los lectores no pueden retener más de 5 a 9 piezas de

información en la memoria a corto plazo, los escritores agrupando la
información, mejoran la comprensión del lector, así como su velocidad de
acceso y de consulta.

Ejemplo Un ejemplo que muestra una aplicación de este principio, es el siguiente:

Un gerente dividió un manual de políticas corporativas que originalmente

contenía 25 normas en las siguientes categorías:
Ø Sección I: Políticas Financieras (10 normas).
Ø Sección II: Políticas de Seguridad (5 normas).
Ø Sección III: Políticas de Planificación. (10 normas).

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 Principios 3/3

El Principio de Relevancia

Principio Para agrupar la información, los escritores deben utilizar un criterio. El

criterio adecuado es la relevancia que tiene para el lector, la informació n del
agrupamiento.

Los escritores deberían asegurar que toda la información en un agrupamiento

está relacionada a un punto principal basado en el propósito o función que
tiene la información para el lector.

En otras palabras, al momento de redactar:

Ø coloque junto lo que es similar, y
Ø excluya de cada agrupamiento la información que no esté
relacionada.

Implicación La utilización de este principio implica que toda la información (oraciones y

diagramas) en un grupo, deben pertenecer a un simple tópico.

Como consecuencia, los escritores deben dejar fuera del grupo la información
irrelevante. Todo aquello que es "transitorio", las cosas que "son buenas de
saber" o "que ayudan al flujo de lectura" deben estar en otros agrupamientos.

Justificación El empleo del Principio de Relevancia asiste a la comprensión y ahorra

tiempo.

Si se incluye información irrelevante, o de distintos propósitos para el lector,

éstos tendrán la actividad adicional de imaginarse porque el material extraño
está allí, que hacer con él y a donde pertenece. Este trabajo adicional retrasa la
labor del lector, afectándose la compresión de la información.

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El Principio de Relevancia (continuación)

Ejemplo: Como ejemplo veamos el siguiente caso: Un escritor utilizando este método
separando creó este borrador:
funciones
La presión de formación es la presión a la cual están los fluidos
dentro de los poros de la formación. La presión de formación a una
profundidad determinada, en un área particular, proviene de la
presión hidrostática originada por una columna de agua de un
densidad promedio que va desde la superficie hasta la profundidad
considerada.

Al revisar el borrador el escritor pensó, "no es muy largo porque sólo tiene
dos oraciones, sin embargo son dos puntos separados. Estoy definiendo un
término y explicando una característica asociada a él en el mismo
agrupamiento".

Aplicando el Principio de Relevancia, el escritor redactó la información en

estos dos agrupamientos:

La presión de formación es la presión a la cual están los fluidos

dentro de los poros de la formación.

La presión de formación a una profundidad determinada, en un área

particular, proviene de la presión hidrostática originada por una
columna de agua de un densidad promedio que va desde la superficie
hasta la profundidad considerada.

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 Principios 5/5

El Principio de Etiqueta

Principio Luego de haber organizado las oraciones en unidades manejables que le

presentan un único propósito al lector, los escritores deberían proveer de una
etiqueta a cada unidad de información.

Justificación Las etiquetas facilitan la comprensión y la búsqueda de la información.

La investigación indica que las personas entienden y acceden a la

información más rápido cuando tienen una introducción sobre lo que viene.
Una etiqueta provee de una pequeña introducción para cada unidad de
información y funciona como un organizador avanzado (“advance
organizer”) para el lector.

Las etiquetas también destacan fuera del texto y permiten un fácil rastreo. Los
lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar la información que
necesitan rápidamente.

Observación Se debe aclarar que la aplicación de este principio no implica que las
etiquetas deben estar en una posición específica, ni en un único formato.

Los atributos de estilo y espacio que acompañan a una etiqueta pueden variar,
de acuerdo a otros criterios de organización.

Ejemplo El escritor utilizó el mismo ejemplo anterior y creó los siguientes dos
agrupamientos, uno para la definición y otro para la característica:

Definición La presión de formación es la presión a la cual están los

fluidos dentro de los poros de la formación.

Característica La presión de formación a una profundidad determinada, en

un área particular, proviene de la presión hidrostática
originada por una columna de agua de un densidad
promedio que va desde la superficie hasta la profundidad
considerada.

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El Principio de Etiqueta (continuación)

Un documento Vale la pena destacar que la utilización del principio de etiquetas abarca
etiquetado agrupamiento, títulos, páginas, capítulos, etc.

A continuación aparece un ejemplo de documento al que se le ha aplicado el

principio de etiquetas en varios niveles de su estructura.

Como Utilizar el
Equipo de Control

Cuando Derrames Petroleros

Usar
Definición
Propósito
Norma de Seguridad
Ejemplos
Procedimiento Norma
Visión General

Diagrama Justificación
Introducción

Comentarios
Equipos Manual de
Prevención de

Contenido Derrames Petroleros

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 Principios 7/7

El Principio de Consistencia

Principio En documentos de contenidos similares, los escritores deberían utilizar

similares palabras, etiquetas, formatos, organizaciones y secuencias.

Justificación La consistencia le ahorra tiempo al lector porque así puede:

Ø encontrar la información necesitada rápidamente
Ø localizar información similar, evitando ambigüedad
Ø concentrarse en contenido en vez de en formato.

Comentario Mucho de la retórica tradicional (y del adiestramiento tradicional) incita a

escritores a utilizar variedad en los documentos para entretener a los lectores.

Sin embargo, el valor de un documento técnico o de negocios, reside en la

habilidad del lector de utilizar el documento "para hacer el trabajo".

Por lo tanto, en este tipo de documentos, la variedad es a menudo un elemento

distractor que aumenta el tiempo de lectura y que debe ser utilizado con
mucho cuidado.

Ejemplo Al momento de presentar los principios de esta sección, se han utilizado las
etiquetas Principio y Justificación. También se ha organizado la información
de la misma forma para cada principio. Aun más, cada principio ha sido
redactado en forma de parecer una indicación sobre lo que debería o no
debería hacer.

Estos ejemplos ilustran consistencia a los niveles de palabras, etiquetas,

formato y organización.

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El Principio de Gráficos Integrados

Principio Los escritores deberían utilizar diagramas, tablas, dibujos, etc. Como parte
integral del texto, no como elementos que son añadidos una vez finalizado el
proceso de escritura.

Justificación Resultados de investigaciones indican que aproximadamente el 50% de la

población adulta aprende más y mejor de dibujos y otras formas gráficas que
de palabras.

Si los gráficos, tales como diagramas, tablas y dibujos son parte integral del
texto, los lectores no deben saltar adelante y atrás del documento para
encontrar lo que necesitan, perdiendo tiempo e interés.

Aprender con todo Quizás la mayor atención que ha recibido el estudio del cerebro en los últimos
el cerebro años se refiere a su división en hemisferio derecho e izquierdo.

Se ha llegado a demostrar científicamente que los dos hemisferios funcionan

de manera distinta. La manera de asimilar información del hemisferio derecho
es diferente a la del izquierdo. sin embargo se complementan.

También está demostrado que todas las personas tienen desarrollados los
hemisferios de forma distinta, existen preferencias individuales por lo tanto
los procesos de interpretación son variados.

Diferencias Es mucho lo que se ha escrito sobre los hemisferios del cerebro, pero sus
características más importantes están claras.

Hemisferio Izquierdo Hemisferio Derecho

Análisis. Síntesis.
Cifras. Globalidad.
Lógica. Visualización.
Similar a un computador. Imágenes.
Similar a un caleidoscopio.

Impacto en Esta información tiene un impacto inmediato en la manera que tenemos que
escritura escribir. si decíamos que debemos satisfacer al lector por ser nuestro cliente,
ahora sabemos que una manera de lograrlo es estimulando ambos hemisferios
en él, así aumentarán las posibilidades de éxito en su asimilación y
comprensión.

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 Principios 9/9

El Principio de Gráficos Integrados (continuación)

Ejemplo de una En un método de escritura tradicional, dos o más oraciones SI-ENTONCES

forma tradicional usualmente aparecen en un párrafo. Al siguie nte es un ejemplo de este caso:

Versión en párrafo:

Todas las solicitudes de pasajes aéreos nacionales deben estar

firmadas por el solicitante y aprobadas por el Gerente de la División
o personal autorizado, de acuerdo con los niveles de delegación
financiera. En el caso de boletos internacionales, estos deberán ser
firmados por el solicitante y el Gerente de la Función, y aprobados
por la Presidencia o Vicepresidencia; o en el caso de las Divisiones,
los boletos nacionales e internacionales, serán aprobados por los
niveles de delegación financiera.

Ejemplo de gráficos Ahora la misma información presentada con gráficos integrados, en este caso
integrados con una herramienta llamada Tabla SI-ENTONCES.

Versión Tecnología de Textos:

Utilice la siguiente tabla para determinar quienes deben firmar y aprobar las
solicitudes de pasajes.

SI el pasaje es ... ENTONCES las Y aprobadas por ...

solicitudes deberán
ser firmadas por ...

Nacional Solicitante • Gerente de la División.

Internacional Solicitante y Gerente • Presidente

Función
• Vicepresidente.

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El Principio de Acceso al Detalle

Principio Los escritores deberían escribir al nivel de detalle que hace la información
accesible al lector que la necesita, y que a la vez hace el documento útil para
todos los tipos de lectores.

En otras palabras el escritor debería colocar lo que el lector necesita, donde el

lector lo necesita.

Justificación El procesador de información humano, el cerebro, funciona mejor cuando los

principios, conceptos y procedimientos abstractos están respaldados y
explicados por ejemplos concretos.

Evite Como escritor debe evitar que los lectores expertos en contenidos tengan que
leer información que les es conocida antes de encontrar aquella información
específica que buscan.

También debe evitar que los lectores novatos al contenido se enfrenten a

información especializada sin haber sido preparados para ello.

¿Cómo hacerlo? Incluir claramente etiquetadas introducciones, revisiones, descripciones,

diagramas y ejemplos para todas las presentaciones abstractas. Coloque los
diagramas y los ejemplos cerca del texto al que se refieren.

Estas son algunas maneras disponibles para el escritor para facilitar el acceso
al detalle.

Ejemplo sin detalle A continuación aparece un procedimiento que no utiliza diagramas ni

ejemplos. Este puede ser útil sólo para personas con experiencia en el área de
contenido.

Paso Acción
1 Realizar la prueba de presión al revestidor
2 Perforar el tapón de cemento (cuello, cemento, zapata)
3 Perforar 30 pies de hoyo nuevo debajo de la zapata

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 Principios 11 / 11

El Principio de Acceso al Detalle (continuación)

Ejemplo con detalle A continuación un ejemplo del mismo procedimiento anterior dirigido a
personas de poca experiencia en el área de contenido.
Paso Acción Ilustración

1 Realizar la prueba de
presión al revestidor

2 Perforar el tapón de
cemento (cuello,
cemento, zapata)

3 Perforar 30 pies de
hoyo nuevo debajo de
la zapata

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El Principio de Jerarquía

Principio Los escritores deberían organizar pequeñas y relevantes unidades de

información jerárquicamente y proveer a los grupos más grandes de etiquetas.

Justificación Cuando el número de cualquier grupo de elementos está más allá del límite
de agrupamiento, los lectores tienen dificultad comprendiendo y recordando
la información.

Resultados de investigaciones sugieren que las personas recuerdan y

comprenden mejor grandes cantidades de información si la información está
organizada en grupos relacionados de 5 a 9 elementos cada uno.

Ejemplo no Un escritor creó un procedimiento para darle servicio a un microcomputador.

jerárquico Una vez finalizado el procedimiento, el técnico debía seguir 28 pasos.

Diagrama:

Mantenimiento de Micros

1.- 6.- 11.- 16.- 21.- 26.-

___
2.- ___
7.- ___
12.- ___
17.- ___
22.- ___
27.-
___ ___ ___ ___ ___ ___
3.- 8.- 13.- 18.- 23.- 28.-
___
4.- ___
9.- ___
14.- ___
19.- ___
24.- ___
___
5.- ___
10.- ___
15.- ___
20.- ___
25.-
___ ___ ___ ___ ___

El escritor se dio cuenta que el material excedía el límite de agrupamiento y

que sería difícil para los lectores entender la información.

Por lo tanto el escritor buscó por relaciones entre los pasos individuales,
reagrupó las unidades en distintos procedimientos y le otorgó a cada
procedimiento de una etiqueta para facilitarle al lector la labor de búsqueda de
información específica.

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 Principios 13 / 13

El Principio de Jerarquía (continuación)

Ejemplo aplicando El escritor combinó las unidades individuales de información para aplicar los
jerarquía principios de Agrupamiento y Relevancia y creo las unidades más grandes en
la jerarquía. Luego creó etiquetas para cada una de las nuevas unidades.

Diagrama: Estas son las nuevas unidades creadas por el escritor.

Mantenimiento de Micros

Revisión de Desarmar Chequeo de

Conexiones Unidad CPU Impresores
1.- 1.- 1.-
2.- 2.- 2.-
etc etc etc
. . .

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