MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Gestão de Indicadores e resultados de alta performance

O PAPEL DOS INDICADORES NA GESTÃO DO PORTFÓLIO

Uma das principais funções do PMO (Project Management Office) é a de monitoramento dos
KPI’s ou indicadores de desempenho do portfólio de projetos de sua organização ou
departamento.

Mas quais indicadores devem ser controlados e comunicados em relatórios de Status? Como
monitorar e melhorar os resultados obtidos? Como estimular, no longo prazo, a evolução contínua
da empresa na Gestão de Projetos?

Uma solução está em adaptar a estrutura do BSC (Balanced Scorecard) ao portfólio de projetos,
balanceando os resultados (prazo e custo, por exemplo) com a geração de valor para o longo
prazo (capacitação da equipe, maturidade de gestão de projetos, etc).

A organização do BSC do portfólio de projetos pode tomar diversas formas, dependendo dos
objetivos de cada empresa. Utilizaremos as seguintes perspectivas: Resultados, Controle e
Pessoas/Maturidade.

Na perspectiva de Resultados, monitoramos os indicadores que medem o nível de sucesso do

portfólio. Tipicamente, desvio de prazo/custo e satisfação dos clientes atendem a quase todos os
tipos de empresas. Se a sua organização obtém receita diretamente dos projetos (exemplos:
serviços de consultoria, desenvolvimento de software, etc), esta é a perspectiva para incluir os
indicadores de margem dos projetos. Se os projetos da sua empresa têm riscos de segurança do
trabalho e/ou de impacto ao meio ambiente, inclua nesta perspectiva os indicadores relacionados.

Na perspectiva Controle, vamos incluir o acompanhamento da execução dos projetos, buscando

guardar forte relação de causa e efeito com os resultados.

Por exemplo, em projetos que dependem das atividades de fornecedores externos, as avaliações
de desempenho dos mesmos estão diretamente relacionadas aos resultados gerados no médio
prazo.

Exemplos de indicadores para essa perspectiva: desvio de avanço físico, desempenho de

fornecedores e número de não conformidades.

Finalmente, na perspectiva Pessoas/Maturidade, incluímos os ativos intangíveis da Gestão de

Projetos da organização, que tendem a perpetuar a geração de valor.

A ideia é contemplar medições relacionadas à maturidade da empresa e o nível de qualificação da

equipe na gestão de projetos. Exemplos: aderência dos projetos ao processo da empresa,
maturidade da organização em Gestão de Projetos e qualificação/certificação da equipe.

Abaixo, alguns indicadores que podem ser utilizados por qualquer tipo de empresa. Ressalto,
contudo, que cada empresa deve avaliar o seu contexto para definir os indicadores adequados aos
seus objetivos em projetos.

Alguns indicadores:

1. Desvio de Prazo (Perspectiva Resultados)

2. Desvio de Custo (Perspectiva Resultados)
3. Satisfação dos Clientes (Perspectiva Resultados)

Admª Maria Bastos – Professora / Doutora Manaus, junho 2020

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Gestão de Indicadores e resultados de alta performance
4. Desvio de Avanço Físico (Perspectiva Controle)
5. Índice de Desempenho de Fornecedores (Perspectiva Controle)
6. Maturidade Organizacional em Gestão de Projetos (Perspectiva Pessoas/Maturidade)
7. Qualificação da Equipe (Perspectiva Pessoas/Maturidade)

1. Desvio de prazo

Se o projeto gera uma nova fonte de receita, um atraso retarda os novos faturamentos. Se o
objetivo é reduzir custos, terminar depois do combinado significa passar mais tempo gastando
mais. Se o projeto busca reduzir o impacto ambiental de uma indústria, a demora na entrega
resulta em mais dano ao ecossistema. Enfim, de forma geral, terminar dentro da data planejada é
sempre algo desejável. O desvio de prazo é, portanto, um importante indicador de resultados do
projeto.

Projetos distintos, no entanto, têm diferentes limites aceitáveis para atraso. Para um projeto de 2
anos de duração, 1 dia de atraso é irrelevante. Para um projeto de 10 dias, como uma parada de
fábrica, 1 dia de atraso é uma eternidade. Por isso, o ideal é que o desvio de prazo seja um
indicador percentual em relação à duração total do projeto.

2. Desvio de custo
Gastar mais do que o orçado para um projeto é sempre uma má notícia para as organizações.
Assim, monitorar os custos é imprescindível para o sucesso do portfólio.

De forma análoga ao desvio de prazo, o desvio de custo não deve ser um indicador absoluto, mas
sim um percentual em relação ao valor orçado para o projeto.

3. Satisfação dos Clientes

Medir a satisfação dos clientes, sejam eles externos ou internos à organização, é uma importante
medida para o sucesso do projeto. Projetos entregues no prazo e dentro do orçamento, mas que
não atenderam as necessidades e expectativas dos clientes são fracassos.

A forma mais simples de medir a satisfação do cliente é via um formulário de pesquisa de

satisfação. É comum que eles tenham uma lista de perguntas que permitam o cálculo da satisfação
em um valor de 0 a 100%. Quanto maior o valor, maior a satisfação do cliente.

4. Desvio de avanço físico

O desvio de avanço físico é, sem dúvidas, um dos indicadores mais utilizados para controle da
execução dos projetos. Ele foi incluído na perspectiva Controle, pois é mais útil para acompanhar
o andamento da execução do projeto do que para fornecer um resultado em si do projeto.

Em linhas gerais, a ideia do indicador é comparar a quantidade de escopo planejado até o

momento com a efetivamente entregue/realizada.

O grande benefício desse indicador para o controle do andamento do projeto é que ele pode ser
efetivamente medido em um dado momento, não dependendo de uma análise de
tendência/projeção futura, como o desvio de prazo.

5. Índice de desempenho de fornecedores

Admª Maria Bastos – Professora / Doutora Manaus, junho 2020

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Gestão de Indicadores e resultados de alta performance
É comum que os serviços executados por fornecedores/parceiros sejam de extrema relevância
para os projetos, representando, em muitos casos, a maior parte do escopo. Por isso, monitorar o
desempenho dos fornecedores tem uma relação direta com os resultados obtidos no projeto.
Caso os fornecedores atrasem os seus serviços, há grandes chances de impacto no atraso do
projeto. Caso realizem os serviços com baixa qualidade, certamente afetará a satisfação do cliente.

O ideal é identificar os pontos relevantes para os projetos da empresa e avaliá-los periodicamente.

Por exemplo: planejamento adequado das atividades, qualidade dos serviços e comportamento
seguro podem ser avaliados e ponderados para gerar uma nota geral de desempenho dos
fornecedores. Atrelar a avaliação de desempenho dos fornecedores a bônus e/ou penalidades
ajuda a contribuir para que os resultados sejam atingidos.

6. Maturidade organizacional em Gestão de Projetos

Quão capaz em gerenciar seus projetos com sucesso está uma organização? Essa é a pergunta
que os modelos de maturidade buscam responder. Um modelo de maturidade é um mecanismo
capaz de quantificar a capacidade de uma organização gerenciar projetos com sucesso. Por
quantificar numericamente a maturidade, esses modelos são perfeitos para utilização como um
indicador.

Existem vários modelos disponíveis, sendo que alguns deles disponibilizam pesquisas anuais
respondidas por diversas organizações de vários setores e portes. Alguns exemplos:
• Prado MMGP: http://www.maturityresearch.com/novosite/index_br.html

• PM Survey: http://www.pmsurvey.org/

Todos os modelos observam uma correlação direta entre a evolução do nível de maturidade com a
melhoria dos resultados nos projetos.

7. Qualificação da Equipe

Em última instância, as pessoas da empresa são responsáveis pela realização das atividades e,
portanto, são essenciais para o sucesso da organização.

São as pessoas que irão criar os processos, desenvolver os sistemas, planejar os projetos, realizar
os controles e gerar o valor para o negócio. Dessa forma, é fundamental que a equipe esteja bem
qualificada na gestão e nas habilidades técnicas necessárias para os projetos.

E é exatamente essa parte prática a mais importante para a qualificação de algumas pessoas, por
isso, a AEVO Project promove desafios e estimula a participação dos colaboradores.

Fonte: https://blog.aevo.com.br/pmo-7-indicadores-de-desempenho-para-portfolio-de-projetos/

Admª Maria Bastos – Professora / Doutora Manaus, junho 2020