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Access 2016 - Módulo I

COD.: TE 1769_0_WEB
Access 2016 -
Módulo I
Créditos

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Access 2016 - Módulo I


Coordenação Geral Revisão Ortográfica e Gramatical
Marcia M. Rosa Cristiana Hoffmann Pavan

Coordenação Editorial Diagramação


Henrique Thomaz Bruscagin Carla Cristina de Souza

Autoria
Luciana Silva Souza Edição nº 1 | 1769_0_WEB
fevereiro/ 2016

Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original,
produzida por TechnoEdition Editora Ltda., em Dez/2013: Access – Módulo I
Autoria: Luciana Silva Souza
Sumário

Informações sobre o treinamento........................................................................................ 11

Capítulo 1 - Introdução ao Access ....................................................................................... 13


1.1.  Introdução........................................................................................14
1.2.  Conceitos básicos.............................................................................14
1.2.1.  Bancos de dados...............................................................................14
1.2.2.  Objetos de um banco de dados......................................................... 17
1.2.2.1. Tabelas.............................................................................................17
1.2.2.2. Registros..........................................................................................18
1.2.2.3. Campos............................................................................................18
1.2.2.4. Formulários.......................................................................................19
1.2.2.5. Relatórios.........................................................................................19
1.2.2.6. Consultas..........................................................................................20
1.2.2.7. Macros..............................................................................................21
1.2.2.8. Módulos............................................................................................21
1.2.3.  Relacionamentos...............................................................................22
1.3.  Requisitos básicos de sistema e hardware.........................................22
1.4.  Iniciando o Access............................................................................24
1.4.1.  Criando um banco de dados.............................................................. 26
1.4.1.1. Criando um banco de dados da Web................................................. 28
1.4.1.2. Criando um banco de dados a partir de um modelo..........................28
1.4.1.3. Criando um banco de dados a partir de um modelo do Office.com....29
1.4.2.  Abrindo um banco de dados............................................................. 31
1.5.  Interface...........................................................................................34
1.5.1.  Faixa de Opções................................................................................35
1.5.1.1. Guias de comandos........................................................................... 35
1.5.1.2. Guias de comandos contextuais........................................................ 37
1.5.1.3. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido............................................38
1.5.1.4. Galerias.............................................................................................40
1.5.1.5. Botão de Ajuda..................................................................................40
1.5.1.6. Novidade do Access 2016 – Barra Diga-me o que você deseja fazer.......41
1.5.2.  Guia Arquivo.....................................................................................41
1.5.3.  Painel de Navegação......................................................................... 44
1.5.4.  Documentos com guias..................................................................... 46
1.5.5.  Barra de Título..................................................................................47
1.5.6.  Barra de Status..................................................................................47
Pontos principais................................................................................................. 49
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 51

Capítulo 2 - Trabalhando com tabelas .............................................................................. 55


2.1.  Introdução........................................................................................56
2.2.  Criação de tabelas.............................................................................56
2.2.1.  Criando uma tabela no modo Folha de Dados...................................57
2.3.  Inserindo campos em uma tabela...................................................... 59
2.3.1.  Nome do campo................................................................................61
2.4.  Tipos de dados.................................................................................61
2.4.1.  Como utilizar o tipo de dado Assistente de pesquisa.........................64
2.4.1.1. Dados obtidos por meio de uma consulta ou tabela..........................65
2.4.1.2. Dados obtidos por meio de digitação................................................ 69
Access 2016 - Módulo I

2.4.2.  Descrição..........................................................................................71
2.4.3.  Propriedades dos campos................................................................. 72
2.4.3.1. Propriedade Tamanho do campo....................................................... 72
2.4.3.2. Propriedade Formato......................................................................... 73
2.4.3.3. Propriedade Alinhamento do texto.................................................... 74
2.4.3.4. Propriedade Acrescentar Somente..................................................... 75
2.4.3.5. Propriedade Mostrar Selecionador de Data........................................76
2.4.3.6. Propriedade Máscara de Entrada....................................................... 76
2.4.3.7. Propriedade Legenda........................................................................ 80
2.4.3.8. Propriedade Valor padrão.................................................................. 80
2.4.3.9. Propriedade Regra de validação......................................................... 80
2.4.3.10. Propriedade Texto de validação......................................................... 80
2.4.3.11. Propriedade Requerido...................................................................... 81
2.4.3.12. Propriedade Permitir comprimento zero............................................81
2.4.3.13. Propriedade Indexado....................................................................... 81
2.4.3.14. Propriedade Exibir controle............................................................... 82
2.5.  Registros..........................................................................................82
2.5.1.  Visualizando dados da tabela............................................................ 82
2.5.2.  Inserindo registros............................................................................83
2.5.3.  Alterando registros...........................................................................83
2.5.4.  Excluindo registros...........................................................................84
2.5.5.  Barra de navegação........................................................................... 84
2.5.6.  Classificando registros...................................................................... 85
2.5.7.  Localizando registros........................................................................ 86
2.5.8.  Aplicando filtros...............................................................................87
Pontos principais................................................................................................. 91
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 93
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 97

Capítulo 3 - Relacionamentos ................................................................................................ 105


3.1.  Introdução........................................................................................106
3.2.  Chave primária..................................................................................107
3.3.  Chave estrangeira.............................................................................111
3.4.  Tipos de relacionamento................................................................... 112
3.4.1.  Relacionamento de um para um........................................................ 112
3.4.2.  Relacionamento de um para muitos.................................................. 113
3.4.3.  Relacionamento de muitos para muitos............................................. 114
3.5.  Definição de relacionamentos........................................................... 115
3.6.  Integridade referencial...................................................................... 120
3.7.  Tipos de junção................................................................................121
3.8.  Impressão dos relacionamentos........................................................ 122
Pontos principais................................................................................................. 124
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 127
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 131

Capítulo 4 - Consultas de seleção ....................................................................................... 135


4.1.  Introdução........................................................................................136
4.2.  Criando uma consulta....................................................................... 136
4.3.  Criando consulta no Modo Design..................................................... 140
4.3.1.  Incluindo campos..............................................................................142

6
Sumário

4.3.2.  Excluindo campos.............................................................................143


4.3.3.  Movimentando campos..................................................................... 144
4.3.4.  Ocultando campos............................................................................144
4.3.5.  Classificando um ou mais campos..................................................... 145
4.3.6.  Exibindo dados da consulta.............................................................. 145
4.3.7.  Salvando a consulta.......................................................................... 146
4.4.  Trabalhando com consultas no Modo Design....................................146
4.5.  Critérios em consultas...................................................................... 147
4.6.  Expressões em consultas.................................................................. 148
4.6.1.  Operadores matemáticos.................................................................. 149
4.6.2.  Operadores de concatenação............................................................ 149
4.6.3.  Operadores de comparação............................................................... 150
4.6.4.  Operadores lógicos........................................................................... 150
4.6.5.  Criando expressões.......................................................................... 150
4.6.5.1. Caracteres Curinga............................................................................151
4.6.5.2. Exemplos de expressões................................................................... 151
4.6.6.  Consultas com Agrupamento............................................................ 154
4.6.7.  Construtor de expressões................................................................. 155
4.6.7.1. Utilizando o Construtor de expressões.............................................. 159
4.6.8.  Utilizando funções em consultas....................................................... 161
4.6.8.1. Funções de Data...............................................................................162
4.6.8.2. Função de Fluxo de Programa........................................................... 162
4.6.8.3. Funções de Texto..............................................................................162
4.6.9.  Consultas de parâmetros.................................................................. 163
4.6.9.1. Criando uma consulta de parâmetros................................................ 163
Pontos principais................................................................................................. 165
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 167
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 171

Capítulo 5 - Consultas de ação ............................................................................................. 175


5.1.  Introdução........................................................................................176
5.2.  Consultas de atualização................................................................... 176
5.3.  Consultas de criação de tabela.......................................................... 183
5.4.  Consultas de acréscimo.................................................................... 186
5.5.  Consultas de exclusão...................................................................... 189
Pontos principais................................................................................................. 193
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 195
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 199

Capítulo 6 - Consultas especiais .......................................................................................... 203


6.1.  Introdução........................................................................................204
6.2.  Consulta de referência cruzada......................................................... 204
6.3.  Consulta para localização de duplicatas............................................212
6.4.  Consulta para localização de registros não coincidentes...................217
Pontos principais................................................................................................. 221
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 223

7
Access 2016 - Módulo I

Capítulo 7 - Importação, vinculação e exportação ....................................................... 227


7.1.  Introdução........................................................................................228
7.2.  Formato dos dados...........................................................................228
7.3.  Vinculação e importação de dados.................................................... 229
7.4.  Gerenciando tabelas vinculadas........................................................ 238
7.5.  Exportando dados.............................................................................240
7.6.  Trocando informações entre aplicativos do Office.............................245
7.6.1.  Importação de dados do Access........................................................ 246
7.6.2.  Mesclando dados do Microsoft Word................................................. 249
7.6.3.  Exportando dados para o Excel......................................................... 260
7.6.4.  Importação de dados do Excel........................................................... 264
Pontos principais................................................................................................. 270
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 271
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 275

Capítulo 8 - Formulários........................................................................................................... 277


8.1.  Introdução........................................................................................278
8.2.  Criando formulários com o assistente............................................... 278
8.3.  Modos de exibição............................................................................281
8.3.1.  Modo Formulário...............................................................................282
8.3.2.  Modo de Exibição de Layout.............................................................. 283
8.3.3.  Modo Design.....................................................................................284
8.4.  Seções..............................................................................................285
8.5.  Utilizando temas no formulário......................................................... 287
8.6.  Controles..........................................................................................288
8.6.1.  Manipulando controles...................................................................... 290
8.6.1.1. Criando um controle......................................................................... 290
8.6.1.2. Excluindo um controle...................................................................... 291
8.6.1.3. Selecionando um único controle........................................................ 291
8.6.1.4. Selecionando múltiplos controles...................................................... 291
8.6.1.5. Redimensionando controles.............................................................. 292
8.6.1.6. Alinhando controles.......................................................................... 293
8.6.1.7. Movimentando controles................................................................... 293
8.6.1.8. Modificando a aparência do controle................................................. 294
8.6.1.9. Agrupando controles......................................................................... 299
8.6.1.10. Desagrupando controles................................................................... 300
8.6.1.11. Alterando a ordem de tabulação dos controles..................................301
8.6.2.  Rótulos.............................................................................................302
8.6.3.  Caixas de texto.................................................................................302
8.6.4.  Grupo de Opções..............................................................................305
8.6.5.  Caixas de combinação...................................................................... 308
8.6.5.1. Criando uma caixa de combinação através do assistente...................309
8.6.6.  Botões de comando........................................................................... 312
8.6.6.1. Criando um botão de comando através do assistente........................312
8.6.7.  Guias ...............................................................................................315
8.6.7.1. Adicionando guias............................................................................316
8.6.7.2. Alterando as legendas exibidas nas guias.........................................317
8.6.7.3. Inserindo controles na página de guia............................................... 317
8.6.7.4. Movendo controles existentes para uma página de guia....................318
8.6.7.5. Arrastando campos do painel de tarefas Lista de Campos
para uma página da guia................................................................... 318

8
Sumário

8.6.7.6. Reordenando as páginas da guia....................................................... 319


8.6.7.7. Renomeando uma página da guia..................................................... 319
8.6.7.8. Excluindo uma página da guia........................................................... 319
8.6.8.  Inserindo imagens e objetos............................................................. 320
8.6.9.  Inserindo figura no Modo Design do formulário................................321
8.6.10.  Inserindo figura com características de marca d’água em
formulários.......................................................................................323
8.7.  Criando formulários com subformulários..........................................324
8.8.  Folha de Propriedades....................................................................... 329
8.8.1.  Propriedades do formulário............................................................... 330
8.8.2.  Propriedades dos controles Caixa de Texto, Caixa de
Combinação e Caixa de Listagem...................................................... 332
Pontos principais................................................................................................. 333
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 335
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 339

Capítulo 9 - Relatórios............................................................................................................... 341


9.1.  Introdução .......................................................................................342
9.2.  Seções do relatório...........................................................................342
9.3.  Criando relatórios.............................................................................344
9.3.1.  Criando relatório por meio do Assistente de Relatório
(sem níveis de grupo)........................................................................ 344
9.3.2.  Criando relatório por meio do Assistente de Relatório
(com níveis de grupo)....................................................................... 347
9.3.2.1. Complementando definições de agrupamento...................................352
9.4.  Personalizando relatórios.................................................................. 352
9.5.  Campos calculados em relatórios...................................................... 353
9.6.  Relatório de etiquetas de endereçamento..........................................355
9.6.1.  Propriedades de relatórios................................................................ 359
Pontos principais................................................................................................. 360
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 361
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 365

Capítulo 10 - Eventos e macros ............................................................................................ 367


10.1.  O que são eventos............................................................................368
10.1.1.  Lista dos eventos mais utilizados...................................................... 368
10.2.  O que são macros.............................................................................369
10.2.1.  Criando macros.................................................................................370
10.2.2.  Criando macros a partir de um formulário ou relatório......................375
10.2.3.  Associando macros a um evento de formulário ou relatório..............379
10.2.4.  Executando macros........................................................................... 380
10.2.5.  Executando macros passo a passo.................................................... 381
10.3.  Macros com submacros..................................................................... 382
10.3.1.  Criando macro com submacros......................................................... 382
10.4.  Macros com condição........................................................................ 388
10.4.1.  Criando macros condicionais............................................................ 388
10.5.  Macros AutoExec...............................................................................394
10.6.  Ações de macro comuns................................................................... 396
10.6.1.  AbrirConsulta....................................................................................397
10.6.2.  AbrirFormulário................................................................................398
10.6.3.  AbrirRelatório...................................................................................400

9
Access 2016 - Módulo I

10.6.4.  AplicarFiltro......................................................................................402
10.6.5.  MostrarTodosRegistros..................................................................... 403
10.6.6.  CaixadeMensagem............................................................................403
10.6.7.  CancelarEvento.................................................................................404
10.6.8.  MaximizarJanela................................................................................404
10.6.9.  MinimizarJanela................................................................................405
10.7.  Lista completa de macros.................................................................. 405
Pontos principais................................................................................................. 413
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 415
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 419

Capítulo 11 - Inicialização do sistema ............................................................................. 423


11.1.  Introdução........................................................................................424
11.2.  Definindo as opções de inicialização................................................. 424
11.2.1.  Seção Opções do Aplicativo............................................................... 425
11.2.2.  Seção Navegação...............................................................................428
11.2.3.  Seção Opções da Barra de Ferramentas e Faixa de Opções................429
11.2.4.  Seção Opções de AutoCorreção de Nomes........................................430
11.2.5.  Seção Opções de filtrar pesquisa para o banco de dados atual..........430
11.2.6.  Opções de Armazenando em Cache o Serviço Web e as tabelas
do SharePoint....................................................................................432
Pontos principais................................................................................................. 433
Teste seus conhecimentos ..................................................................................................... 435
Mãos à obra! .................................................................................................................................. 439

10
Informações sobre este treinamento

Para o melhor aproveitamento do curso Access 2016 –


Módulo I, é imprescindível ter participado do curso de
Ambiente Windows, ou possuir conhecimentos equivalentes.

11
Introdução ao
Access
1
99 Conceitos básicos;
99 Requisitos básicos de sistema e hardware;
99 Iniciando o Access;
99 Interface.
Access 2016 - Módulo I

1.1. Introdução
Atualmente, o controle de informações importantes torna-se cada vez mais
crucial. O Access 2016 pode suprir essa necessidade de monitoramento de
informações, pois é uma ferramenta que permite construir, aplicar e distribuir
bancos de dados.

Os dados do Access podem ser mantidos em um computador ou publicados


para a Web. A finalidade da publicação é permitir que outros usuários utilizem,
por meio de um browser da Web, o banco de dados de um computador. É
importante frisar, também, que, com respeito à compatibilidade, a versão 2016
do Access somente poderá ler arquivos e objetos a partir das versões 2000,
2007, 2010 e 2013. Em todas as versões anteriores a estas, os arquivos devem
ser abertos e convertidos a partir da versão 2000, porque as versões 2013
e 2016 não conseguem abrir e nem vincular objetos da versão 97 e versões
anteriores à ela.

Neste capítulo, trataremos de conceitos, recursos e tarefas básicas do Access


2016.

1.2. Conceitos básicos
Antes de começarmos a trabalhar com os recursos do Access 2016, é importante
conhecermos alguns conceitos que são a base para uma boa compreensão e
utilização desse programa.

1.2.1. Bancos de dados

Bancos de dados são conjuntos de informações sobre um determinado assunto,


armazenados de forma organizada e acessível aos usuários. As informações
armazenadas em um banco de dados podem ser consultadas, comparadas,
impressas ou alteradas.

14
Introdução ao Access
1
Os bancos de dados oferecem uma otimização na manutenção de informações,
uma vez que é possível atualizar um dado em um único local, mesmo que ele
seja utilizado por vários arquivos diferentes. Além disso, podemos adicionar
aos bancos de dados recursos que facilitam a manutenção e organização das
informações armazenadas.

Os bancos de dados podem armazenar informações de naturezas diversas.


Alguns exemplos simples são um cadastro de produtos vendidos por uma
empresa e uma lista de clientes.

1.2.1.1. Planejando um banco de dados

Ao criar um banco de dados, é fundamental que haja um planejamento voltado


para o objetivo e utilização do banco de dados, ou seja, é necessário considerar
que tipos de informações serão extraídos e como serão extraídos, para que
o armazenamento seja feito de forma adequada. Além disso, o planejamento
pode resultar em uma economia de trabalho e, consequentemente, de tempo.
Os passos a seguir podem guiar esse trabalho de análise:

1. Defina a finalidade, a forma de utilização e as questões que devem ser


respondidas pelo banco de dados;

2. Crie um esboço da estrutura do banco de dados, isto é, das tabelas que


serão criadas para armazenar os dados. É importante que o armazenamento
seja organizado de forma eficiente, para que o banco de dados não cresça de
maneira descontrolada e para que não existam informações redundantes ou
duplicadas;

3. Esboce os formulários nos quais as informações serão inseridas pelos usuários


e os relatórios que serão produzidos a partir dos dados armazenados;

4. Considere que o banco de dados deve ter uma manutenção rápida e de fácil
acesso, além de possibilitar futuras alterações na estrutura.

15
Access 2016 - Módulo I

Agora que temos uma ideia dos pontos que devem ser observados no
planejamento, precisamos considerar as etapas de construção de um banco de
dados, tão importantes quanto o planejamento para obtermos um resultado
satisfatório.

Nas etapas de construção, também é importante determinarmos a finalidade


do banco de dados. Isso ajudará em todas as etapas posteriores, a começar
pela organização das informações que desejamos gravar no banco de dados.
Tais informações podem ser de vários tipos, como um nome de produto, por
exemplo.

Em seguida, devemos dividir as informações em tabelas a fim de criar uma


certa hierarquia. É importante que os itens de uma determinada informação
sejam agrupados por afinidade. Cada um desses grupos se tornará uma tabela
posteriormente. Cada item da informação se transforma em um campo, que
é exibido como uma coluna na tabela, ou seja, um campo é o mesmo que
uma coluna. Portanto, é importante definirmos quais informações desejamos
armazenar em cada tabela; elas serão convertidas em colunas.

O próximo ponto importante é determinar a chave primária de cada tabela. Essa


chave nada mais é do que uma coluna utilizada para identificar cada registro.

Em seguida, precisamos estabelecer os relacionamentos que existirão entre


dados de uma tabela e os das outras tabelas. Para tornar os relacionamentos
mais claros, podemos acrescentar campos às tabelas ou, ainda, criar novas
tabelas.

Não podemos nos esquecer de analisar a construção sendo feita a fim de


refiná-la, visando evitar possíveis erros. Um método prático é criar as tabelas e
acrescentar alguns registros de dados de amostra, apenas para verificar se os
resultados desejados serão atingidos. Então, conforme necessário, podemos
fazer ajustes na construção.

Por fim, para verificar se as tabelas estão estruturadas da maneira correta,


devemos aplicar as regras de normalização de dados (explicadas no próximo
subtópico deste capítulo). Se houver necessidade, basta realizarmos ajustes
nas tabelas.

16
Introdução ao Access
1
1.2.2. Objetos de um banco de dados

Um banco de dados comum do Access é composto por alguns objetos, que


consistem nos seus elementos de construção. Eles serão tratados detalhadamente
em capítulos posteriores e são apresentados a seguir:

1.2.2.1. Tabelas

Dos objetos que podem compor um banco de dados do Access, a tabela é o


mais importante, pois é ela que armazena as informações. O desempenho e a
funcionalidade do banco de dados dependem das definições da tabela.

As tabelas são compostas por linhas, consideradas como registros, e colunas,


consideradas como campos. Cada campo contém um tipo de dado, ou seja, no
momento da criação da tabela, é importante informar o que cada coluna poderá
armazenar, de forma que teremos uma validação de dados. A seguinte imagem
ilustra uma tabela e destaca essa estrutura:

Cada coluna é
denominada campo

Cada linha é
denominada registro

Ao planejarmos uma tabela, é recomendável analisarmos as necessidades dos


formulários, das consultas e dos relatórios do banco de dados e lembrarmos
que a tabela deve armazenar apenas informações sobre o mesmo assunto.

17
Access 2016 - Módulo I

Outro ponto importante é evitar a duplicação de dados na mesma tabela ou em


tabelas diferentes. Isso contribui para uma melhor flexibilidade de um banco
de dados. Essa duplicação pode ser evitada ao armazenarmos informações em
uma única tabela de bancos de dados relacionais.

Conhecemos como normalização esse processo de organização que visa evitar


dados duplicados.

Bancos de dados relacionais são bancos de dados que possuem


tabelas relacionadas entre si com o objetivo principal de eliminar
o cadastro de registros duplicados.

1.2.2.2. Registros

Os registros correspondem às linhas da tabela, em que cada linha é um registro


diferente. Para exemplificar, em um cadastro de empresas fornecedoras, cada
linha da tabela contém um registro com informações sobre uma empresa, como
seu nome, seu endereço, o produto que fornece etc.

1.2.2.3. Campos

Os campos correspondem às colunas da tabela, em que cada coluna é um


campo diferente, uma informação específica dentro de um registro. Utilizando
o mesmo exemplo de um cadastro de empresas fornecedoras, cada coluna da
tabela conterá um tipo de informação sobre as empresas.

A criação dos campos de uma tabela também exige um planejamento, para


o qual podemos fazer duas considerações importantes. A primeira é que os
campos não devem armazenar dados calculados, mas devem conter informações
que possam ser utilizadas em cálculos futuros. A segunda consideração é que,
para facilitar a inserção e extração dos dados, recomenda-se dividir campos
em partes menores, como um campo Endereço, por exemplo, que pode ser
dividido em Rua, Número e Complemento.

18
Introdução ao Access
1
1.2.2.4. Formulários

É por meio dos formulários que conseguimos criar uma interface de usuário
na qual podemos inserir os dados e editá-los. Diversas tarefas podem ser
executadas através dos botões de comando e de outros controles que os
formulários costumam possuir.

Utilizar formulários para a visualização, inserção e edição de dados nas tabelas é


uma preferência de grande parte dos usuários de bancos de dados. Naturalmente,
um banco de dados pode ser criado sem a utilização dos formulários, bastando,
simplesmente, editar os dados nas folhas de dados da tabela.

Os botões de comando de uma interface criada por meio de um formulário


podem ser programados para realizar, entre diversas outras tarefas, as seguintes
ações:

•• Definir quais dados serão exibidos no formulário;

•• Abrir outros formulários ou relatórios.

Por meio dos formulários, temos um certo tipo de controle sobre as ações que
outros usuários podem realizar com os dados. Isso contribui para a proteção
dos dados e garantia de que eles sejam inseridos adequadamente. É possível,
por exemplo, criar um formulário que exiba apenas alguns campos e permita
que determinadas ações sejam executadas.

1.2.2.5. Relatórios

A utilização dos relatórios tem a finalidade de exibir informações de forma


resumida e facilitada nas tabelas. Dados como o valor que um estabelecimento
recebe de cada cliente por ano e a localização dos clientes, por exemplo, são
demonstrados por meio dos relatórios.

Podemos executar um relatório quando quisermos. Os dados atuais de um banco


de dados serão demonstrados no relatório, que pode ser exportado para outro
programa, enviado por e-mail ou simplesmente exibido na tela. Geralmente, o
relatório surge no formato de impressão.

19
Access 2016 - Módulo I

1.2.2.6. Consultas

As consultas são úteis porque permitem recuperar dados específicos espalhados


pelas tabelas e exibi-los em uma única folha de dados. Essa busca é a função
mais comum das consultas. Elas permitem realizar outras ações também, como
a filtragem de dados para obter somente os registros desejados (em vez de
todos) e a edição de dados nas tabelas base. Esta última ação é possível por
meio da folha de dados da consulta. As consultas que permitem fazer essa
edição em sua folha de dados são conhecidas como consultas atualizáveis; suas
alterações serão refletidas não só na folha de dados, mas também na tabela.

Existem dois tipos de consulta: consultas de seleção e consultas de ação. O


primeiro tipo é o que recupera os dados e os disponibiliza para utilização. O
resultado da consulta realizada pode ser simplesmente exibido na tela, impresso
ou colocado na área de transferência (copiado). Como fonte de registros para
um formulário ou relatório, podemos utilizar a saída da consulta.

Já as consultas de ação executam, com os dados, uma determinada tarefa. Veja


para quais finalidades esse tipo de consulta pode ser utilizado:

•• Criar novas tabelas;

•• Adicionar dados a tabelas existentes;

•• Atualizar dados;

•• Excluir dados.

20
Introdução ao Access
1
1.2.2.7. Macros

Macros são sequências de operações predefinidas pelo Access e que são


montadas pelo usuário de acordo com a finalidade pretendida. As macros
substituem a programação em tarefas costumeiras e relativamente simples.

Podemos anexar uma macro a um botão de comando em um formulário,


permitindo, assim, que ela seja executada por um simples clique nesse botão.
Logo, as macros servem como atalho para realizar tarefas no banco de dados
porque as automatizam, eliminando a necessidade de executar a maioria delas
manualmente.

1.2.2.8. Módulos

Um módulo é o componente do Access no qual é escrita e armazenada uma


programação em linguagem VBA (Visual Basic for Applications) para efetuar uma
automação no uso do banco de dados. Essas programações podem ser utilizadas
quando as macros não suficientes para realizar a automação pretendida.

Como outras linguagens, o VBA do Access também é constituído por palavras,


símbolos, regras de escrita e conceitos. A programação fica armazenada no
banco de dados, em módulos, e pode ser modificada ou excluída a qualquer
momento.

Há dois tipos de módulo: módulos de classe e módulos padrão. A programação


armazenada em módulos de classe é utilizada apenas em um determinado
formulário ou relatório, enquanto a programação armazenada em módulos
padrão pode ser estendida a qualquer formulário ou relatório. Os dois tipos de
armazenamento podem ser visualizados no painel de programação do Access.

21
Access 2016 - Módulo I

1.2.3. Relacionamentos

Os relacionamentos, feitos a partir de campos comuns a duas ou mais tabelas,


permitem que consultas, formulários e relatórios apresentem informações que
estejam armazenadas em tabelas diferentes.

O exemplo a seguir, obtido no banco de dados Northwind, que integra o


Access, foi alterado e recebeu o nome de Banco_SistemaDePedidos, ilustrando
algumas tabelas e relacionamentos entre elas:

1.3. Requisitos básicos de sistema e hardware


Vamos conferir, adiante, os requisitos de sistema e de hardware do Access
2016:

•• Processador de x86 bits ou x64 bits de 1 GHz ou mais rápido, com conjunto
de instruções SSE2;

•• Memória RAM de 2 GB;

•• 3 GB de espaço disponível em disco;

22
Introdução ao Access
1
•• Resolução de tela de 1.280 x 800;

•• A aceleração de hardware gráfico requer uma placa gráfica DirectX 10;

•• Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows


10 Server, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 ou Windows
Server 2008 R2, mas para obter uma melhor experiência, use a versão mais
recente de qualquer sistema operacional;

•• A versão atual ou imediatamente anterior dos seguintes navegadores:


Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox ou Microsoft Edge;

•• .NET 3.5. Alguns recursos podem exigir que o .NET 4.0 ou 4.5 CLR também
sejam instalados.

Algumas funcionalidades avançadas podem requerer a conectividade com as


seguintes aplicações:

•• Microsoft Exchange Server 2016, Exchange Server 2013, Exchange Server


2010 ou Exchange Online. O Outlook 2016 não dá suporte a conexões com
o Exchange Server 2007;

•• Microsoft SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2010 ou SharePoint


Online e/ou Microsoft SharePoint Foundation 2013 ou SharePoint Foundation
2010;

•• Para integração com o Skype for Business/Microsoft Lync (opcional), é


necessário Skype for Business Online, Lync 2013, Lync 2010 e Office
Communicator 2007 R2. O Office Communicator 2005 e o Office
Communicator 2007 não têm suporte;

•• OneDrive ou OneDrive for Business.

23
Access 2016 - Módulo I

1.4. Iniciando o Access
O Access 2016 pode ser iniciado a partir de um clique no botão Iniciar, na barra
de tarefas do Windows, opção Todos os Programas / Microsoft Office 2016 /
Microsoft Access 2016.

Assim que o Access 2016 for iniciado, será exibida a visualização Backstage.
É por meio dela que podemos obter informações acerca do respectivo banco
de dados, abrir um banco existente e criar um novo. Além disso, conteúdos de
destaque do Office.com poderão ser conferidos.

Diversos outros comandos estão agregados na visualização Backstage.


Comandos que permitem ajustar, manter ou compartilhar os bancos de dados
estão presentes nessa visualização. De um modo geral, tais comandos não se
aplicam a objetos que estejam no interior de um banco dados, mas sim a bancos
de dados inteiros.

A visualização Backstage, que é exibida quando iniciamos o Access 2016, está


ilustrada a seguir:

24
Introdução ao Access
1
Logo em seguida, será exibida a seguinte janela:

Basta clicar na guia Arquivo / Novo para ter acesso à visualização


Backstage a qualquer momento.

Nesta janela, encontramos diversas opções para abrir um banco de dados, tais
como:

•• Campo de pesquisa Procurar modelos online;

•• Pesquisas sugeridas: Contatos, Negócios, Funcionários, Vendas, Ativos


e Projetos;

•• Aplicativo Web personalizado;

•• Banco de dados do desktop em branco;

•• Acompanhamento de Ativos.

Além disso, há uma série de modelos do Office.com que podem ser selecionados.

25
Access 2016 - Módulo I

1.4.1. Criando um banco de dados

É a partir da visualização Backstage que podemos criar um banco de dados.


Para essa criação, devemos realizar o seguinte procedimento:

1. Clique em Banco de dados do desktop em branco, que está sob Modelos


Disponíveis, conforme mostra a imagem a seguir:

26
Introdução ao Access
1
Logo em seguida, será apresentada a seguinte janela:

Os elementos desse painel estão descritos adiante:

•• Nome do Arquivo: É a caixa que permite definir o nome do banco de dados


a ser criado;

•• Botão Procurar um local: É o botão à direita da caixa Nome do Arquivo.


Define o local em que o banco de dados será salvo;

•• Botão Criar: Cria o banco de dados utilizando as informações fornecidas


no painel.

2. Digite, na caixa Nome do Arquivo, o nome desejado para o banco de dados


a ser criado ou utilize o nome fornecido e clique em Criar.

Será criado, então, um novo banco de dados. Uma nova tabela, de nome padrão
Tabela1, será aberta no modo Folha de Dados. A tabela é o ponto inicial do
processo de criação de um banco de dados.

27
Access 2016 - Módulo I

1.4.1.1. Criando um banco de dados da Web

Também é possível, por meio da visualização Backstage, criar um banco de


dados da Web. Para isso, devemos adotar os seguintes passos:

1. Clique em Banco de dados da Web em branco, que está sob Modelos


Disponíveis, para que seja exibido o painel Banco de dados da Web em branco
à direita;

2. Digite, na caixa Nome do Arquivo, o nome desejado para o banco de dados


a ser criado ou utilize o nome fornecido e clique em Criar.

Feito isso, será criado um novo banco de dados. Uma nova tabela será aberta
no modo Folha de Dados, com o mesmo nome padrão Tabela1.

1.4.1.2. Criando um banco de dados a partir de um


modelo

O Access dispõe de diversos modelos (templates), que nada mais são do que
completos bancos de dados pré-construídos, contendo tabelas, formulários e
relatórios feitos de forma profissional. Portanto, ao criarmos um novo banco
de dados, os modelos podem servir como um ótimo ponto de partida. Uma
certa quantidade deles acompanha o Access 2016, por padrão. No Office.com,
encontramos mais modelos disponíveis. É possível fazer o download deles
diretamente a partir da visualização Backstage.

Veja a maneira de criar um novo banco de dados a partir de um modelo de


exemplo:

1. Abra o Access 2016 para que seja exibida a visualização Backstage;

2. Sob Modelos Disponíveis, clique em Modelos de exemplo e navegue pelos


modelos disponíveis até encontrar o desejado. Clique nele;

3. Digite, na caixa Nome do Arquivo, que está à direita, um nome de arquivo


desejado ou utilize o fornecido e clique em Criar.

A partir do modelo escolhido, o novo banco de dados será criado e aberto pelo
Access.

28
Introdução ao Access
1
1.4.1.3. Criando um banco de dados a partir de um
modelo do Office.com

Também é possível criar um novo banco de dados a partir de um modelo do


Office.com. Vamos verificar como isso é feito:

1. Abra o Access 2016 para que seja exibida a visualização Backstage;

2. Clique em uma das categorias que estão sob Modelos do Office.com. Em


seguida, selecione um dos modelos exibidos pela categoria (devemos observar
que existem modelos Desktop e modelos Web);

•• Modelo desktop

3. Digite, na caixa Nome do Arquivo, um nome de arquivo desejado ou utilize


o fornecido e clique em Baixar.

29
Access 2016 - Módulo I

O download do modelo escolhido será feito automaticamente pelo Access,


que, com base nesse modelo, criará um novo banco de dados, o qual será
armazenado na pasta de documentos – como a pasta Meus Documentos, por
exemplo. Em seguida, o banco de dados será aberto pelo Access.

Para fechar um banco de dados, basta selecionar a opção Fechar


Banco de Dados, no painel esquerdo da visualização Backstage.

•• Modelo Web

Nesse modelo, devemos informar o Local da Web para podermos compartilhar


o aplicativo que iremos utilizar como modelo no Access 2016.

Toda vez que abrirmos um banco de dados, o nome do arquivo e o local em


que está salvo serão adicionados à lista exibida na guia Recente, que agrega os
documentos mais utilizados recentemente. Essa lista torna prática a abertura
dos bancos de dados com os quais mais trabalhamos atualmente.

30
Introdução ao Access
1
1.4.2. Abrindo um banco de dados

A seguir, listamos alguns modos para abrir um banco de dados no Access 2016:

•• Selecione a opção Abrir, localizada no painel esquerdo da visualização


Backstage. Ela abrirá uma caixa de diálogo, na qual podemos procurar e
selecionar o arquivo do banco de dados a ser aberto:

31
Access 2016 - Módulo I

•• Selecione a opção Recentes, que exibe, no painel esquerdo, uma lista dos
bancos de dados abertos recentemente:

•• Quando existe um banco aberto, clique na guia Arquivo, escolha a opção


Abrir e, em seguida, clique em Recentes;

32
Introdução ao Access
1
•• Selecione um banco de dados na lista do OneDrive do seu usuário, localizado
no painel esquerdo, abaixo da opção Recentes:

•• Selecione um banco de dados na opção Computador, que está abaixo da


opção OneDrive de usuário, podendo escolher o banco de dados na lista
da Pasta Atual, Pastas Recentes ou, tendo acesso às unidades de disco do
desktop, localizada no botão Procurar;

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Access 2016 - Módulo I

•• Selecione um banco de dados na opção Adicionar um local, para ter acesso


ao Office 365 Share Point ou ter acesso ao OneDrive. Estas ferramentas de
colaboração facilitam o acesso aos serviços de nuvens da Microsoft:

1.5. Interface
A interface de usuário do Access 2016 possui três elementos principais, descritos
a seguir, que fornecem o ambiente para a criação e utilização de bancos de
dados:

•• Faixa de Opções: Trata-se da faixa de guias que fica na parte de cima da


janela. Cada guia possui diversos grupos de comandos;

•• Visualização Backstage: Reúne os comandos existentes na guia Arquivo;

•• Painel de Navegação: É o painel que permite trabalhar com os objetos


de bancos de dados, localizado do lado esquerdo na janela do Access.
Esse painel é o substituto da janela Banco de Dados, presente nas versões
anteriores (2007 e 2010).

Abordaremos, nos próximos subtópicos, esses três elementos principais e


alguns outros que também fazem parte da interface do Access 2016.

34
Introdução ao Access
1
1.5.1. Faixa de Opções

A Faixa de Opções, também conhecida como Ribbon, substitui os menus e as


barras de ferramentas por grupos de comandos organizados em guias. Além das
guias, que agrupam as principais tarefas do Access, a Faixa de Opções contém
grupos, que possuem diversos comandos relacionados entre si, e comandos que
são funcionalidades (um menu, um botão ou uma caixa para inserir informações).
Vários grupos possuem um menu ou uma janela que apresenta comandos ou
funcionalidades. Tais menus e janelas podem ser exibidos a partir de um clique
na seta localizada ao lado do nome do grupo.

A Faixa de Opções fica na parte de cima da janela principal do Access. Cada


guia da faixa exibe diversos comandos.

É possível ocultar as opções de cada guia para ocasiões em que necessitarmos


de mais espaço para trabalhar. Somente as opções da guia ficarão ocultas; a
guia de comando em si permanecerá. Basta aplicar um clique duplo na guia de
comando ativa para ocultá-la e, para voltar a exibi-la, aplicar outro clique duplo.

1.5.1.1. Guias de comandos

As principais guias de comandos no Access 2016 são: Arquivo, Página Inicial,


Criar, Dados Externos e Ferramentas de Banco de Dados. Cada guia apresenta
grupos contendo uma série de comandos relacionados, como podemos conferir
adiante:

•• Guia Página Inicial: Disponibiliza comandos como opções de modos de


exibição, comandos para trabalhar com registros, aplicar filtros, entre
outros:

35
Access 2016 - Módulo I

•• Guia Criar: Disponibiliza comandos para a criação de objetos de bancos de


dados:

•• Guia Dados Externos: Disponibiliza comandos para trabalhar com dados


externos:

•• Guia Ferramentas de Banco de Dados: Disponibiliza comandos para criar


relacionamentos entre tabelas, analisar um banco de dados e mover dados,
entre outros:

Para selecionar uma guia de comando, é necessário clicar nela. Uma alternativa
é pressionar a teclar ALT e soltar, fazendo com que teclas apareçam na parte
de cima, próximas ou exatamente na guia de comando desejada. Basta, então,
pressionar a tecla correspondente para acessar a guia de comando.

Com a guia de comando aberta, devemos clicar no controle que representa


o comando desejado para executá-lo. Se, por acaso, soubermos o atalho de
teclado para aquele comando (pode ser de uma versão anterior do Access),
podemos utilizar o teclado para fazer uso do atalho e executar o comando.

36
Introdução ao Access
1
1.5.1.2. Guias de comandos contextuais

As guias de comandos contextuais são aquelas que surgem de acordo com o


contexto do ambiente de trabalho atual do Access 2016.

Tais guias podem surgir próximas às guias padrão, dependendo do que


estivermos fazendo e do objeto com o qual estivermos trabalhando. Podemos
conferir algumas guias de comandos contextuais na imagem a seguir:

Essas guias agrupam comandos e recursos necessários para um contexto


específico de trabalho. Uma guia de comando contextual pode ser ativada a
partir de um simples clique. Uma alternativa é pressionar a tecla ALT e soltar,
fazendo com que as teclas de acesso sejam exibidas próximas ou exatamente
na guia de comando contextual. Basta, então, pressionar a tecla correspondente
à guia de comando contextual desejada para acessá-la.

37
Access 2016 - Módulo I

1.5.1.3. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

No canto superior esquerdo, temos a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, que


agrupa comandos acessados por um clique. Comandos como Salvar, Desfazer
e Refazer estão na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, por padrão, como
podemos conferir na imagem adiante:

Outros comandos que utilizamos frequentemente podem ser acrescentados à


Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

É possível, também, alterar o local da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido


para que fique sob a Faixa de Opções. Basta clicar na seta drop-down à direita
e selecionar a última opção, Mostrar Abaixo da Faixa de Opções. A Barra
de Ferramentas de Acesso Rápido ficará estendida em seu tamanho máximo
quando estiver nessa posição. Para retorná-la ao local padrão, isto é, no canto
superior esquerdo da janela, basta clicar novamente na seta drop-down à direita
e selecionar a última opção, Mostrar Acima da Faixa de Opções.

38
Introdução ao Access
1
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido pode ser personalizada da seguinte
forma:

1. Clique na seta drop-down que está à direita da barra e selecione o comando


desejado para que ele seja adicionado à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:

2. Nessa seta drop-down, clique em Mais Comandos... para encontrar outros


comandos que não estejam listados:

3. Selecione, na caixa de diálogo Opções do Access exibida, os comandos


desejados e clique em Adicionar. Eles ficarão na lista à direita;

4. Se assim desejado, selecione um comando nessa lista à direita e clique em


Remover para retirá-lo da lista. Uma alternativa para isso é aplicar um clique
duplo no comando;

5. Por fim, clique em OK.

39
Access 2016 - Módulo I

1.5.1.4. Galerias

As galerias são um outro tipo de controle que a Faixa de Opções utiliza. Esse
controle foca na exibição dos resultados desejados, provenientes dos comandos,
e não simplesmente na exibição dos comandos em si. Em palavras resumidas, o
objetivo das galerias é permitir a navegação e visualização das capacidades do
Access 2016 focando nos resultados dos comandos.

A imagem a seguir ilustra uma galeria:

Existem diversos tamanhos e formas diferentes de galerias. Elas podem, por


exemplo, aparecer como um menu drop-down ou exibir o conteúdo na própria
Faixa de Opções.

1.5.1.5. Botão de Ajuda

É por meio do Botão de Ajuda que podemos obter auxílio para eventuais dúvidas
que surgirem. Esse botão – com o ícone em forma de interrogação – localiza-se
no canto superior direito da janela, antes dos botões Minimizar, Restaurar e
Fechar, como podemos conferir na imagem adiante:

Existem outras duas maneiras de acionar a ajuda: pressionando F1 ou, na


visualização Backstage (guia Arquivo), clicando na opção Ajuda. Isso fará com
que seja exibida uma lista de recursos de ajuda.

40
Introdução ao Access
1
1.5.1.6. Novidade do Access 2016 – Barra Diga-me o que
você deseja fazer

Esta novidade do Access 2016, que também faz parte da Faixa de Opções de
outros aplicativos do Office 2016, é uma caixa de texto que possibilita digitar uma
mensagem, seja uma palavra ou uma frase, relacionada ao assunto desejado.
Este recurso oferece uma Pesquisa Inteligente não apenas para pesquisar
dúvidas, mas também para definir o termo que você inseriu.

1.5.2. Guia Arquivo

A guia Arquivo substitui:

•• O Botão Office, presente no Access 2007 e em outras aplicações do pacote


Office 2007;

•• O menu Arquivo, existente em alguns programas do Office 2016 e versões


anteriores.

A guia Arquivo agrupa os mesmos comandos básicos presentes no Botão


Office, da versão 2007. Em alguns programas que compõem o Office 2007,
bem como no Office 2003 e versões anteriores, esses comandos básicos podem
ser encontrados no menu Arquivo.

Imediatamente após clicar na guia Arquivo, a visualização Backstage é exibida.

Além dos comandos vindos do menu Arquivo de edições anteriores, a


visualização Backstage possui outros comandos, que são aplicáveis a todo um
banco de dados.

41
Access 2016 - Módulo I

A visualização Backstage é exibida sempre que abrimos o Access (mas não o


banco de dados). É quando o acessamos por meio do menu Iniciar, por exemplo.

A imagem a seguir ilustra a visualização Backstage quando estamos com um


arquivo aberto e selecionamos a guia Arquivo:

É necessário clicar na seta ( ), localizada à esquerda na parte superior do


Backstage, para retornar à janela que contém a barra com as guias.

42
Introdução ao Access
1
Os comandos da visualização Backstage estão descritos na tabela a seguir:

Comando Descrição
Apresenta duas opções:
Informações
•• Compactar e Reparar;
•• Criptografar com Senha.
Novo Cria um novo banco de dados.

Abre um banco de dados de maneiras diferentes:

•• Recentes;
Abrir
•• SkyDrive;
•• Computador;
•• Adicionar um local.
Salvar Salva o banco de dados aberto atualmente.

•• Salvar Banco de Dados como: Permite salvar o banco


de dados atual, definindo o nome, o formato e o local
de armazenamento;
Salvar como

•• Salvar Objeto como: Permite salvar o objeto selecionado


atualmente, definindo seu nome e tipo.
Fechar Fecha o banco de dados atual.
Conta Fecha o Microsoft Access.
Exibe um menu que contém opções de configuração do
Opções
Access.

43
Access 2016 - Módulo I

1.5.3. Painel de Navegação

O Painel de Navegação é útil na porque auxilia na organização dos objetos de


um banco de dados. Tal painel é o principal meio pelo qual podemos abrir um
objeto de um banco de dados.

A seguinte imagem ilustra o Painel de Navegação:

É por categorias e grupos que o Painel de Navegação se organiza. Um novo


banco de dados utiliza, por padrão, a categoria Tipo de Objeto, a qual possui
grupos que correspondem aos diversos tipos de objeto do banco de dados. Tal
categoria organiza esses objetos de um modo semelhante ao da janela Banco
de Dados, de versões anteriores do Access.

No Painel de Navegação, é possível escolher entre diversas opções organizacionais


e também criar um esquema próprio e personalizado de organização. Podemos
minimizar e até mesmo ocultar o Painel de Navegação, mas não é possível
encobri-lo abrindo objetos de um banco de dados na sua frente.

Os nomes dos objetos de um banco de dados aparecerão no Painel de Navegação


sempre que abrirmos ou criarmos um banco de dados. Esses objetos nada mais
são do que os componentes de um banco de dados: tabelas, relatórios, páginas,
formulários, módulos e macros.

Em um browser da Web, o Painel de Navegação não estará


disponível. Para poder utilizá-lo quando quisermos trabalhar
em um banco de dados da Web, primeiramente, devemos abrir
o banco de dados por meio do Access.

44
Introdução ao Access
1
As tarefas antes realizadas na janela Banco de Dados são, agora, executadas
por meio do Painel de Navegação. Se desejarmos adicionar um registro a uma
tabela no modo Folha de Dados, por exemplo, é a partir do Painel de Navegação
que essa tabela será aberta.

Para abrir um objeto de banco de dados – como um formulário, um relatório ou


uma tabela – no Painel de Navegação, basta aplicar um clique duplo no objeto
ou selecioná-lo e pressionar ENTER, ou, ainda, clicar com o botão direito sobre
o objeto e selecionar Abrir.

É possível fazer com que um objeto seja aberto com um único clique. Para isso,
devemos clicar com o botão direito sobre qualquer local do Painel de Navegação
e selecionar Opções de Navegação. Na caixa de diálogo exibida, no canto
inferior direito, selecionar a opção Clique Único na seção Abrir Objetos com.

Aplicar um comando a um objeto de banco de dados é simples: basta clicar


com o botão direito sobre o objeto e, no menu de contexto exibido, selecionar
um dos itens. Vale ressaltar que, de acordo com o tipo de objeto, os comandos
nesse menu de contexto variam.

Sempre que abrimos um banco de dados, o Painel de Navegação é exibido, por


padrão. Bancos de dados criados em versões anteriores à versão 2016 também
terão o Painel de Navegação exibido ao serem abertos. Para ocultá-lo, devemos
clicar no botão que está em seu canto superior direito ( ) ou pressionar F11.

É possível estabelecer que, por padrão, o Painel de Navegação não seja exibido
ao abrir o Access 2016. Para isso, devemos fazer o seguinte procedimento:

1. Acesse a guia Arquivo e selecione Opções para fazer com que a caixa de
diálogo Opções do Access seja exibida;

2. Clique em Banco de Dados Atual no painel à esquerda;

3. Desmarque, na seção Navegação, a caixa de verificação Exibir Painel de


Navegação;

4. Clique em OK.

45
Access 2016 - Módulo I

1.5.4. Documentos com guias

Os documentos com guias são práticos meios de exibição dos objetos de um


banco de dados. Em vez de sobrepormos janelas, podemos exibir tais objetos
em documentos com guias, que podem ser vantajosos para uma utilização
diária e interativa, em que trabalhamos com mais dinamismo.

A imagem a seguir exibe objetos de banco de dados em documentos com guias:

Veja como exibir ou ocultar guias de documento:

1. Acesse a guia Arquivo e selecione Opções para fazer com que a caixa de
diálogo Opções do Access seja exibida;

2. Clique em Banco de Dados Atual no painel à esquerda;

3. Selecione a opção Documentos com Guias, localizada em Opções de Janela


de Documento, que está na seção Opções do Aplicativo;

46
Introdução ao Access
1
4. Marque ou desmarque a caixa de verificação Exibir Guias de Documento
(desmarcar essa caixa fará com que as guias de documento sejam desativadas)
e clique em OK.

É preciso ter em mente que a caixa de verificação Exibir Guias de Documento é


um ajuste que deve ser realizado em cada banco de dados independentemente.
Para que as mudanças dessa caixa de verificação tenham efeito, devemos fechar
o banco de dados e abri-lo novamente.

1.5.5. Barra de Título

Esta barra exibe o nome do banco de dados ativo e o nome do software Microsoft
Access. Na extremidade direita, encontramos os botões Minimizar, Maximizar
(ou Restaurar, de acordo com o estado atual da janela) e Fechar.

1.5.6. Barra de Status

A Barra de Status, que fica na parte inferior da janela – tal qual em edições
anteriores à 2010 –, continua a ser o local em que visualizamos mensagens
acerca do status, indicadores do progresso de um trabalho etc.

No Access 2016, bem como em outros programas do Office 2016, a Barra de


Status assume duas funções padrão: a alternância entre modos de visualização
e o zoom. A primeira é aquela em que, por meio de controles presentes na
barra de status, podemos rapidamente alternar entre uma das visualizações
disponíveis.

A outra função padrão é o zoom, disponível nas situações em que estivermos


visualizando um objeto que suporta zoom variável. É por meio de um controle
deslizante que podemos ajustar o nível de zoom, aumentando-o ou diminuindo-o.

47
Access 2016 - Módulo I

É possível deixar a Barra de Status habilitada ou desabilitada. Para isso, devemos


realizar os seguintes passos:

1. Acesse a guia Arquivo e clique em Opções, fazendo com que a caixa de


diálogo Opções do Access seja exibida;

2. Clique em Banco de Dados Atual no painel à esquerda;

3. Marque ou desmarque a caixa de verificação Exibir Barra de Status, que está


na seção Opções do Aplicativo, e clique em OK.

A Barra de Status não será exibida quando essa caixa de verificação estiver
desmarcada. Vale lembrar que, para que a mudança tenha efeito, é necessário
fechar o banco de dados e abri-lo novamente.

48
Introdução ao Access
1
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Bancos de dados são conjuntos de informações sobre um determinado


assunto, armazenados de forma adequada e acessível aos usuários. Os
bancos de dados podem armazenar informações de naturezas diversas e
exigem um planejamento para a sua construção e suas finalidades, a fim de
facilitar o processo de organização dos dados;

•• Os objetos de um banco de dados são: tabelas, registros, campos,


formulários, relatórios, consultas, macros e módulos;

•• Por meio da visualização Backstage, exibida assim que o Access 2016 for
iniciado, podemos obter informações acerca do respectivo banco de dados,
abrir um banco de dados existente e criar um novo. Comandos que permitem
ajustar, manter ou compartilhar os bancos de dados estão presentes nessa
visualização;

•• A interface de usuário do Access 2016 possui três elementos principais, os


quais fornecem o ambiente para a criação e utilização de bancos de dados:
a Faixa de Opções, que possui diversos grupos de comandos, a visualização
Backstage, que reúne os comandos existentes na guia Arquivo, e o Painel
de Navegação, que é onde trabalhamos com os objetos de um banco de
dados;

•• Os documentos com guias são práticos meios de exibição dos objetos de


um banco de dados. Em vez de sobrepormos janelas, podemos exibir tais
objetos em documentos com guias, que podem ser vantajosos para uma
utilização diária e interativa, em que trabalhamos com mais dinamismo;

•• A Barra de Status, que fica na parte inferior da janela, continua a ser o local
em que visualizamos mensagens acerca do status, indicadores do progresso
de um trabalho etc. No Access 2016, bem como em outros programas do
Office 2016, a Barra de Status assume duas funções padrão: a alternância
entre modos de visualização e o zoom.

49
Introdução ao
Access 1
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. A que se destina um banco de dados?

☐☐ a) Coletar informações.

☐☐ b) Apenas armazenar as informações.

☐☐ c) Somente listar informações.

☐☐ d) Incluir, excluir, alterar, calcular, imprimir, listar informações.

☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

2. Qual é a alternativa correta, com relação à versão 2016 do


Access?

☐☐ a) Não lê arquivos de versões mais antigas.

☐☐ b) Lê arquivos e objetos de todas as versões.

☐☐ c) Lê arquivos a partir da versão 2000 em diante.

☐☐ d) Lê dados de todas as versões, mas não aceita os demais


objetos.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

52
Introdução ao Access
1
3. O que o planejamento de um banco de dados possibilita?

☐☐ a) Criar estruturas adequadas à finalidade do banco de


dados.

☐☐ b) Identificar a natureza das informações e separá-las em


tabelas.

☐☐ c) Estabelecer os relacionamentos entre os dados de diversas


tabelas.

☐☐ d) Economizar tempo e trabalho.

☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

4. Quais objetos permitem a digitação de dados diretamente


nas tabelas?

☐☐ a) Formulários e consultas.

☐☐ b) Consultas e macros.

☐☐ c) Relatórios e formulários.

☐☐ d) Formulários e módulos.

☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

53
Access 2016 - Módulo I

5. Que objeto é utilizado para visualizar e gravar dados


por meio de uma interface gráfica do Access?

☐☐ a) Formulário

☐☐ b) Tabela

☐☐ c) Relatório

☐☐ d) Página

☐☐ e) OLE

54
Trabalhando com
2
tabelas
99 Criação de tabelas;
99 Inserindo campos em uma tabela;
99 Tipos de dados;
99 Registros.
Access 2016 - Módulo I

2.1. Introdução
Dentre todos os objetos que podem constituir um banco de dados, o mais
importante é a tabela, pois é onde os dados são armazenados. Assim, o
desempenho de um banco de dados depende de uma estrutura de tabela
adequada.

Neste capítulo, abordaremos os tópicos principais relacionados ao trabalho com


tabelas no Access 2016.

2.2. Criação de tabelas
Como vimos anteriormente, sempre que criamos um banco de dados em branco,
ele possui, por padrão, uma tabela com o nome Tabela1.

Para criar uma nova tabela em um banco de dados, dispomos do grupo Tabelas,
na guia Criar da Faixa de Opções. Nela, encontramos os comandos Tabela,
Design da Tabela e Listas do SharePoint, que nos proporcionam diferentes
maneiras de criar uma tabela:

No presente módulo deste treinamento, abordaremos apenas


o modo mais comum de criação de tabelas – o modo Folha de
Dados.

56
Trabalhando com tabelas
2
2.2.1. Criando uma tabela no modo Folha de Dados

Quando criamos uma tabela no modo Folha de Dados, a construção de sua


estrutura pode ser feita em segundo plano pelo Access mediante a digitação
dos dados, que são usados como base para a configuração do tipo de dado do
campo. A partir desse processo, os campos são designados numericamente,
isto é, como Campo1, Campo2, Campo3 e assim por diante.

Para criarmos uma tabela no modo Folha de Dados, basta acessarmos o grupo
Tabelas, localizado na guia Criar, e clicarmos em Tabela. Isso fará com que
a tabela seja criada. Em seguida, o cursor será posicionado na coluna Clique
para Adicionar, em sua primeira célula vazia.

Podemos realizar algumas manipulações nessa tabela, como incluir dados,


renomear ou mover uma coluna e adicionar campos à tabela. Essas atividades
e seus respectivos procedimentos estão descritos a seguir:

•• Incluir dados: Adicionamos dados quando os digitamos na primeira célula


vazia ou ao colarmos dados provenientes de outra fonte;

•• Renomear uma coluna: Para isso, devemos dar um duplo-clique no


cabeçalho da coluna e, então, digitar o novo nome. Para que não seja
necessário visualizar os dados para conhecer seu conteúdo, é recomendável
nomeá-los com um nome significativo, que remeta a seu conteúdo;

•• Mover uma coluna: Essa modificação é realizada mediante duas ações


principais – selecionar e arrastar. Selecionamos a coluna clicando em seu
cabeçalho e, em seguida, a arrastamos para a posição desejada. Também
podemos promover o reposicionamento de várias colunas juntas. Para isso,
é necessário selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las, todas juntas,
para a posição desejada;

•• Adicionar campos à tabela: Temos duas alternativas para adicionarmos


campos à tabela. Uma delas é digitar na coluna Clique para Adicionar, no
modo Folha de Dados, enquanto a outra consiste em usar os comandos no
grupo Adicionar e Excluir, na guia Campos, exibidos na imagem a seguir:

57
Access 2016 - Módulo I

Os exemplos a seguir demonstram a criação de tabela no modo Folha de Dados:

58
Trabalhando com tabelas
2
2.3. Inserindo campos em uma tabela
A melhor forma de criarmos uma tabela é pela opção Design da Tabela, que
encontramos no grupo Tabelas da guia Criar. Dessa forma, inserirmos campos
em uma tabela.

Devemos considerar a relação entre o conteúdo da tabela e seus dados. Tabelas


de contatos e tabelas de produto, por exemplo, possuem conteúdos diferentes
e, sendo assim, devem apresentar campos distintos, que se relacionem com
seu conteúdo – a tabela de contato possuirá um campo Endereço, enquanto a
tabela de produto possuirá um campo Preço.

Outro ponto crucial no que diz respeito aos campos de uma tabela é a medida
com que as informações apresentadas serão objetos de busca. Isto é, devemos
avaliar se nós iremos rastrear aqueles pedaços de dados; em caso afirmativo,
eles devem ser armazenados na tabela. Podemos controlar a aparência e os
ajustes do campo configurando suas propriedades após criá-lo.

Para contribuirmos com a organização dos dados e, assim, termos resultados


mais eficientes, devemos fragmentar os dados. Levando em conta fatores como
utilidade e relevância, isolamos em um campo os itens de dados sobre os quais
pretendemos fazer relatórios, classificações, buscas ou cálculos.

Dessa forma, temos acesso a dados separados e podemos combiná-los depois,


o que é melhor do que realizar o procedimento contrário, ou seja, separar os
dados posteriormente. Na prática, isso significa fragmentar o que seria um
campo Nome Completo, por exemplo, em dois campos, o Primeiro Nome e o
Último Nome. A busca ou classificação pode, então, ser realizada em ambos os
campos ou em apenas um deles.

A inserção de um campo pode ser feita em uma tabela nova ou em uma já


existente do modo Folha de Dados, quando aberta. Para adicionarmos o campo,
basta realizar o procedimento visto anteriormente.

A outra forma de criar campos em uma tabela é no modo de visualização Desing.


Esta forma pode ser considerada mais simples, pois você tem à sua disposição
todas as propriedades necessárias para configurar um campo, em um só lugar.

59
Access 2016 - Módulo I

Para digitar esses dados, siga os passos adiante:

1. Abra ou crie uma tabela no Modo Desing;

2. Digite, na coluna Campo, o nome do campo que desejamos criar. Para facilitar
a identificação do campo, é recomendável seguir as dicas de nomenclaturas
que você verá adiante;

3. Informe o tipo de dado e digite uma explicação do campo na coluna descrição.

Veja a tela:

60
Trabalhando com tabelas
2
2.3.1. Nome do campo

Existem algumas regras que devem ser observadas ao nomearmos os campos


de uma tabela:

•• É recomendável que os campos não possuam nomes muito longos, com


espaços ou acentuação;

•• O nome do campo pode ter no máximo 64 caracteres, incluindo os espaços


em branco, porém, é recomendado não utilizar espaços nos nomes de
campos. Assim sendo, você deve optar por nomes compostos juntos ou
separados por um underline. Por exemplo: NomeCli ou Nome_Cli;

•• O nome do campo não pode conter caracteres especiais como ponto (.),
exclamação (!), acento grave (`) e colchetes ([ ]);

•• De preferência, devemos inserir no nome de cada campo uma sigla que


represente a tabela a que ele pertence.

2.4. Tipos de dados
Devemos definir o tipo de dado que será inserido em cada um dos campos. Cada
um desses tipos de dados determina propriedades específicas, que incluem,
por exemplo, o formato usado no campo, a maneira como podemos utilizar o
campo em expressões, a possibilidade de indexação do campo e o tamanho
máximo para um valor de campo.

O tipo de dado é configurado automaticamente pelo Access ao digitarmos os


dados no modo Folha de Dados e criarmos um campo. O Access faz essa
configuração com base no valor digitado, sendo que o tipo de dado é configurado
como Texto Curto, tipo mostrado adiante, caso o dado não coincida com outros
tipos.

61
Access 2016 - Módulo I

A tabela a seguir exibe a descrição de cada um dos tipos de dados básicos


disponíveis:

Tipo de
Descrição
dado
Em um campo desse tipo, podemos inserir textos, números e
outros caracteres. São aceitos até 255 caracteres.
Esse tipo de campo, normalmente, é utilizado para armazenar
Texto Curto
nomes, endereços ou números que não são utilizados em cálculos
(números de telefone ou de documentos, por exemplo). Equivale
ao tipo de dado Texto das versões anteriores.
Esse tipo de campo é usado para textos com formatação rich
text ou que contém caracteres numéricos e alfabéticos, desde
que com mais de 255 caracteres. Contam como exemplos longas
descrições, parágrafos com formatações, tais como itálico ou
Texto
negrito, e anotações. O tamanho desse campo consiste em até
Longo
2 gigabytes de armazenamento, sendo que são 2 bytes por
caractere, ou 1 gigabyte de caracteres. Podemos exibir, em um
controle, 65.535 desses caracteres. Equivale ao tipo de dado
Memorando das versões anteriores.
Utilizado para armazenar dados numéricos (valores inteiros ou
fracionados) que podem ser utilizados em cálculos, com exceção
de valores monetários, para os quais existe um tipo de campo
Número
específico. Esse tipo de campo possui a propriedade Tamanho
do Campo, que controla a sua capacidade de armazenamento,
que pode ser de 1, 2, 4, 8 ou 16 bytes.
Nesse tipo de campo, que conta com um tamanho de 8 bytes,
Data/Hora armazenamos valores de data/hora, sendo que há um componente
de data e um de hora em cada valor.
Com tamanho de 8 bytes, este tipo de campo é usado para o
Moeda
armazenamento de valores monetários.
Campos desse tipo podem ter 4 bytes ou, se usados para o código
de replicação, 16 bytes. Ao adicionarmos um registro, um valor
numérico exclusivo é inserido pelo Access de forma automática.
Numeração Esse tipo de campo não aceita digitação direta de números.
Automática Fazemos uso dele quando buscamos gerar valores exclusivos,
que podem assumir a posição de uma chave primária. Os valores
para novos campos desse tipo podem ser gerados aleatoriamente
ou por um incremento de valor específico.

62
Trabalhando com tabelas
2
Tipo de
Descrição
dado
Com tamanho de 1 bit, este tipo é usado nos campos que contêm
valores Boolean. Nesses campos, de dois valores possíveis
Sim/Não
(como Verdadeiro/Falso ou Sim/Não, por exemplo), podemos
encontrar apenas um valor.
Esse campo armazena um objeto que possa ser incorporado ou
vinculado a uma tabela (como sons, imagens, gráficos, planilhas
do Excel e documentos do Word). Campos desse tipo, nos quais
Objeto OLE o tamanho é de até 1 gigabyte, criam imagens de bitmap do
objeto ou documento original e as exibem, posteriormente, nos
campos da tabela, controles de formulário ou relatório em que
foram inseridos.
São armazenados hiperlinks, que nos permitem vincular objetos
do Access localizados em um banco de dados e, principalmente,
acessar arquivos (fazemos isso com um nome de formato UNC,
ou seja, convenção de nomenclatura universal), ou páginas da
Web (o que fazemos com uma URL, sigla para Uniform Resource
Hyperlink
Locator, que significa localizador de recursos uniformes). A
quantidade de espaço apresentada por esse campo é de 1 gigabyte
de caracteres ou 2 gigabytes de armazenamento, sendo 2 bytes
por caractere. É permitida a exibição, em um controle, de até
65.535 caracteres.
É o armazenamento de gráficos, imagens, documentos, arquivos
de planilha ou qualquer arquivo compatível anexado aos registros
de um banco de dados (semelhante aos arquivos anexados em um
e-mail). No que diz respeito ao tamanho, há uma diferenciação
Anexo
quanto à compactação dos arquivos: caso o anexo não seja
compactado, o tamanho é de cerca de 700kb, dependendo do
grau de compactação, e caso o anexo seja compactado, ele é de
2 gigabytes.
Apresenta os resultados de um cálculo, que pode ser criado com
Calculado o Construtor de Expressões, e que precisa se referir a outros
campos pertencentes à mesma tabela.

63
Access 2016 - Módulo I

Tipo de
Descrição
dado
Apresenta os dados de outra tabela, ou de uma lista de valores
digitada previamente, em forma de caixa de listagem ou de
combinação. O tamanho desse tipo de campo depende se ele
Assistente
é baseado em tabela ou consulta, ou em valor: se em tabela ou
de pesquisa
consulta, é o tamanho da coluna acoplada, enquanto, no segundo
caso (em que o valor é tomado como base), é o tamanho do
campo Texto usado para que o valor seja armazenado.

2.4.1. Como utilizar o tipo de dado Assistente de


pesquisa

Para criar um campo utilizando o Assistente de pesquisa, devemos escolher o


tipo de dado Assistente de pesquisa e responder às solicitações do assistente.
A primeira tela do assistente oferece duas opções. A escolha de uma delas é o
que determina as próximas telas do Assistente de pesquisa.

Conheceremos, adiante, os procedimentos para cada uma dessas opções.

64
Trabalhando com tabelas
2
2.4.1.1. Dados obtidos por meio de uma consulta ou
tabela

1. Selecione a opção Desejo que o(a) campo de pesquisa obtenha os valores


de outra tabela ou consulta., como mostra a próxima imagem, e clique em
Avançar:

2. Selecione a tabela ou consulta que servirá como base de dados:

65
Access 2016 - Módulo I

3. Selecione, na caixa Exibir, o que deve ser exibido – apenas as tabelas, as


consultas ou ambas e, em seguida, clique em Avançar;

4. Defina o campo ou os campos que serão apresentados, acrescentando-os à


lista de campos selecionados, e clique em Avançar:

66
Trabalhando com tabelas
2
5. Defina a ordem e o tipo de classificação (crescente ou decrescente) para
os itens da caixa de listagem. Para definir a ordem, basta selecionar o item
desejado nas listas drop-down localizadas à esquerda da caixa de diálogo. O
tipo de classificação de cada item é definido por meio dos botões localizados à
direita das listas:

6. Clique em Avançar;

67
Access 2016 - Módulo I

7. Escolha se o campo Chave Primária ficará oculto (se houver), e clique em


Avançar:

8. Digite um rótulo, ou mantenha o mesmo indicado na barra. A opção Habilitar


Integridade de Dados servirá para relacionar as tabelas, assunto que será
tratado no capítulo sobre relacionamento. Quando a opção Permitir Vários
Valores estiver selecionada, será possível escolher mais do que uma opção:

68
Trabalhando com tabelas
2
2.4.1.2. Dados obtidos por meio de digitação

1. Selecione a opção Digitarei os valores que desejo., como mostra a próxima


imagem, e clique em Avançar:

2. Digite as informações na folha de dados apresentada e clique em Avançar:

69
Access 2016 - Módulo I

Logo em seguida, você deve digitar o conteúdo:

3. Será exibida uma tela confirmando os campos disponíveis. Clique em


Avançar:

70
Trabalhando com tabelas
2
Para os dois métodos apresentados anteriormente, a seguinte tela será exibida
ao final dos procedimentos:

Nessa tela, devemos digitar um rótulo ou legenda para o novo campo e marcar
a opção Permitir Vários Valores caso desejemos permitir a seleção de vários
valores. Em seguida, basta clicarmos em Concluir.

2.4.2. Descrição

A descrição é utilizada para inserirmos uma instrução ao usuário. O conteúdo


digitado nesse campo será exibido sempre que o campo da tabela do banco de
dados for focalizado.

71
Access 2016 - Módulo I

2.4.3. Propriedades dos campos

As propriedades dos campos controlam como cada campo será armazenado


e exibido, e até mesmo como os dados serão validados. Estas propriedades
variam dependendo do tipo de dado escolhido, e uma vez definidas em tabelas,
os demais objetos (formulários, relatórios, etc.) herdam essas propriedades,
não sendo necessário aplicá-las posteriormente.

Vale lembrar que podemos lidar com as tabelas no Modo Design e,


simultaneamente, configurar essas propriedades. O tipo de dado de um campo
é definido na grade de design de tabela, enquanto outras propriedades são
definidas no painel Propriedades do campo.

A seguir, listamos as propriedades mais utilizadas.

2.4.3.1. Propriedade Tamanho do campo

Há, para cada tipo de dado, um tamanho específico, que é determinado pela
propriedade Tamanho do campo. Veja quais são eles:

Tipo de Dado Tamanho


Texto Curto Até 255 caracteres.
Texto Longo Até 65.535 caracteres.
Um número inteiro de 1 byte contendo valores
Byte
de 0 a 255.
Um número inteiro de 2 bytes contendo valores
Inteiro
de –32.768 a 32.767.
Um número inteiro de 4 bytes contendo valores
Inteiro Longo
de –2.147.483.648 a 2.147.483.647.
Um número inteiro de 4 bytes contendo valores
Número Único de -3.4 x 1038 a +3.4 x 1038 e até 7 dígitos
significativos.
Um número de ponto flutuante de 8 bytes
Duplo contendo valores de -1.797 x 10308 a +1.797 x
10308 e até 15 dígitos significativos.
ID de Replicação Um identificador exclusivo (GUID) de 16 bytes.
Um valor numérico de 12 bytes de -9.999... x
Decimal
1027 a 9.999... x 1027.

72
Trabalhando com tabelas
2
2.4.3.2. Propriedade Formato

Essa propriedade define como o conteúdo do campo será apresentado na tela


ou como será impresso. O formato será definido conforme o tipo de dado do
campo, como vemos a seguir:

•• Propriedade Formato para campos Texto Curto e Texto Longo

Formato Descrição
> Apresenta os caracteres em letras maiúsculas.
< Apresenta os caracteres em letras minúsculas.

•• Propriedade Formato para campos Data/Hora

Formato
Descrição Exemplo
predefinido
Valor padrão. Apresenta apenas a data, 2/1/2016 ou
a hora ou, se o valor digitado tiver duas 18:30:00 ou
Data geral
informações, apresenta a data e, logo em 2/1/2016
seguida, a hora. 18:30:00.
Segue as definições de Data Completa Quarta Feira, 02
Data
encontradas nas configurações regionais do de janeiro de
completa
Windows. 2008.
Data
Apresenta a data no formato dd-mmm-aa. 05-mai-13.
normal
Data Igual à configuração Data Abreviada nas
01/01/08.
abreviada configurações regionais do Windows.
Nesse formato, as horas e os minutos são
Hora
exibidos, mas com um caractere separador 9:45 PM.
normal
entre eles, e um indicador AM/PM depois.
Hora Igual à configuração na guia Hora das
18:30:23.
completa configurações regionais do Windows.
Com base em um parâmetro de horário de
Hora 24 horas, esse formato apresenta as horas
23:45.
abreviada e os minutos, separados por um separador
de horário.

73
Access 2016 - Módulo I

•• Propriedade Formato para campos Sim/Não

Os campos Sim/Não apresentam, como padrão, o controle Caixa de Verificação.


Nenhum formato terá efeito enquanto a propriedade Exibir Controle (guia
Pesquisa) não tiver sido alterada para Caixa de Texto. Os formatos disponíveis
são: Sim/Não, Verdadeiro/Falso e Ativado/Desativado.

•• Propriedade Formato para campos Número e Moeda

Formato Descrição
Número geral Mostra o número exatamente como foi digitado.
Mostra um separador de milhares e o símbolo monetário
Moeda
definido nas configurações regionais do Windows.
Utiliza o símbolo de euro (€), independentemente do símbolo
Euro
monetário definido nas configurações regionais do Windows.
Mostra, no mínimo, um dígito. O padrão de casas decimais é
Fixo
2.
Mostra um separador de milhares. O padrão de casas decimais
Padrão
é 2.
Mostra o valor multiplicado por 100, acrescentando o símbolo
Porcentagem
%. O padrão de casas decimais é 2.
Científico Mostra o valor com formato de notação científica.

2.4.3.3. Propriedade Alinhamento do texto

Determina o alinhamento dos dados em um campo Memorando:

Opção Descrição
Geral Alinha o texto à esquerda, os números e as datas à direita.
À Esquerda Alinha o texto, as datas e os números à esquerda.
Ao Centro Centraliza o texto, as datas e os números.
À Direita Alinha o texto, as datas e os números à direita.
Justifica o texto, as datas e os números uniformemente entre
Distribuir
ambos os lados do campo ou da caixa de texto.

74
Trabalhando com tabelas
2
2.4.3.4. Propriedade Acrescentar Somente

Aplicável aos tipos de dados Texto Longo e Hyperlink. Se definida com o Sim,
rastreia o histórico do valor do campo. Para visualizar o histórico de um campo
cuja propriedade Acrescentar Somente esteja definida como Sim, clique com
o botão direito do mouse sobre o campo e, no menu de atalho apresentado,
clique em Mostrar histórico de coluna..., como vemos nas imagens a seguir:

O histórico será exibido da seguinte maneira:

75
Access 2016 - Módulo I

2.4.3.5. Propriedade Mostrar Selecionador de Data

Aplicável a campos do tipo Data/Hora, indica se o Access exibirá um


selecionador de datas no momento do preenchimento dos dados, como no
exemplo a seguir:

Esta propriedade não pode ser utilizada conjuntamente com a


propriedade Máscara de Entrada.

2.4.3.6. Propriedade Máscara de Entrada

A propriedade Máscara de Entrada tem o objetivo de facilitar a entrada de


dados e também validar os dados digitados em um controle Caixa de Texto.
Pode ser personalizada de acordo com a necessidade do usuário ou pode ser
criada com a utilização de um assistente.

Esta propriedade é dividida em 3 seções, separadas por ponto e vírgula:

•• Primeira seção: Define a máscara propriamente dita. Considere, por


exemplo, uma máscara para CEP, cujo formato será 00000-000;0;. A primeira
seção será: 00000-000;;

76
Trabalhando com tabelas
2
•• Segunda seção: Especifica se os símbolos literais utilizados na máscara
serão armazenados no campo. Zero (0) indica que os símbolos serão
armazenados com o campo, um (1) ou vazio indica que os símbolos não
serão armazenados. No exemplo de máscara de CEP 00000-00, o símbolo
literal é o hífen;

•• Terceira seção: Indica o caractere que será apresentado no espaço indicado


para a digitação dos dados.

Alguns caracteres que poderão ser utilizados na criação de máscaras de entrada


são os seguintes:

Caractere Descrição
0 Aceita dígitos de 0 a 9. Entrada obrigatória.
9 Aceita dígitos de 0 a 9 ou espaço.
? Letras de A a Z. Entrada opcional.
> Converte os caracteres para letras maiúsculas.
< Converte os caracteres para letras minúsculas.
A máscara sempre apresenta os dados digitados da esquerda para
a direita. Com a inclusão desse símbolo, os caracteres digitados
!
na máscara sempre irão preencher o espaço da direita para a
esquerda.
\ Indica que o caractere à direita é um caractere literal.
Senha Apresenta os dados digitados usando asteriscos (*).

Para auxiliar a criação de uma máscara de entrada, temos à disposição um


Assistente de Máscara de Entrada. Para utilizá-lo, basta seguir os passos
descritos adiante:

1. Abra a tabela no Modo Design;

2. Clique no campo que receberá a máscara de entrada;

3. Na janela de propriedades do campo, Guia Geral, clique na propriedade


Máscara de Entrada;

4. Clique no botão Construir ( );

77
Access 2016 - Módulo I

5. Escolha uma máscara que se aproxime da aparência que se deseja para os


dados:

6. Clique em Avançar;

7. Se necessário, altere a máscara de entrada. Selecione, também, um caractere


marcador para ser exibido no campo no momento da digitação:

8. Clique em Avançar;

78
Trabalhando com tabelas
2
9. Escolha se o campo irá armazenar os símbolos literais da máscara:

10. Clique em Avançar:

11. Clique em Concluir.

79
Access 2016 - Módulo I

2.4.3.7. Propriedade Legenda

É a legenda que será mostrada quando o campo for utilizado em um relatório


ou formulário. Se não houver definição, o nome do campo será definido como
legenda.

2.4.3.8. Propriedade Valor padrão

Essa propriedade será utilizada para determinar um valor que será apresentado
no campo quando um novo registro for criado. Os registros existentes não
serão afetados por esse valor. Pode ser inserido um texto, um número, uma
data ou mesmo o resultado de uma expressão.

2.4.3.9. Propriedade Regra de validação

Regra definida para a entrada de dados em um campo. Pode ser um texto, um


número, uma data ou uma expressão.

Veja alguns exemplos de expressões que podem ser utilizadas em regras de


validação:

Expressão Validação
>0 Só aceita valores maiores que zero.
Entre #01/01/2007# E
Só aceita datas do ano 2007.
#31/12/2007#
>=data() Só aceita datas maiores ou iguais à data de hoje.
<> 0 Só aceita valores diferentes de zero.

2.4.3.10. Propriedade Texto de validação

O texto de validação será apresentado quando os dados digitados no campo


violarem a regra de validação. O texto pode utilizar até 255 caracteres.

80
Trabalhando com tabelas
2
2.4.3.11. Propriedade Requerido

Propriedade utilizada para especificar se um valor é obrigatório em um campo.


Neste caso, não serão permitidos valores nulos.

2.4.3.12. Propriedade Permitir comprimento zero

Determina se será possível inserir uma string de comprimento zero no campo.


Esta string será identificada com duas aspas sequenciais sem espaço em branco
(“”). Esta forma de preenchimento é utilizada para identificar um campo que
não tem valor, mas não é um campo com valor Nulo.

2.4.3.13. Propriedade Indexado

Propriedade utilizada para determinar um índice. A pesquisa e a classificação em


campos indexados será muito mais rápida do que em campos não indexados.

As definições para os índices são as seguintes:

Definição Descrição
Não O campo não está indexado. É o padrão.
Sim
(Duplicação O índice permite que o campo receba valores duplicados.
Autorizada)
Sim
(Duplicação Não O índice não permite que o campo receba valores duplicados.
Autorizada)

Campos com tipos de dados Memorando, Hyperlink, Anexo e


Objeto OLE não poderão ser indexados.

81
Access 2016 - Módulo I

2.4.3.14. Propriedade Exibir controle

Esta propriedade, acessível a partir da guia Pesquisa do painel Propriedades


do campo, define que tipo de controle será utilizado para exibição do campo.
Como vemos a seguir, são três os controles disponíveis: Caixa de texto, Caixa
de listagem e Caixa de combinação.

2.5. Registros
Como vimos, os registros equivalem às linhas de uma tabela. A seguir,
trataremos brevemente dos aspectos básicos referentes ao trabalho com
registros.

2.5.1. Visualizando dados da tabela

Para visualizar, inserir, alterar ou excluir dados em uma tabela, devemos clicar
na guia Página Inicial. Após isso, clicamos no botão Modo de Exibição e, em
seguida, na opção Modo de Exibição de Folha de Dados, mostrada a seguir:

82
Trabalhando com tabelas
2
Ao inserirmos dados na tabela, podemos visualizar dois símbolos na linha do
registro atual:

Símbolo Descrição
Quando apresentado, indica que o registro está sendo editado. As
alterações no registro não são salvas enquanto esse símbolo for
exibido. Para salvá-lo, basta clicarmos em outro registro.
Indica um novo registro, ou seja, um registro não preenchido.

2.5.2. Inserindo registros

Para inserir um novo registro, devemos executar os seguintes passos:

1. Clique sobre o botão Novo Registro ( );

2. Digite as informações;

3. Salve o registro movendo o cursor para outro registro.

2.5.3. Alterando registros

Para alterar um registro, devemos executar os seguintes passos:

1. Posicione o cursor sobre o registro a ser editado;

2. Clique sobre o campo desejado e faça a alteração.

É importante observar o ícone à esquerda do registro ( ), indicando que as


alterações ainda não foram salvas.

83
Access 2016 - Módulo I

2.5.4. Excluindo registros

Para excluir um registro, devemos executar os seguintes passos:

1. Selecione o registro ou os registros que serão excluídos;

2. Clique no ícone Excluir ( ), no grupo Registros da guia Página Inicial,


ou pressione a tecla DELETE.

2.5.5. Barra de navegação

Na parte inferior da tela, podemos visualizar a barra de navegação, ilustrada a


seguir, que é utilizada para navegar entre os registros, selecionar um registro
específico ou criar um novo registro:

Os botões da barra de navegação são descritos a seguir:

Botão Descrição
Ao clicarmos nesse botão, somos redirecionados ao primeiro
registro.
Ao clicarmos nesse botão, somos redirecionados ao registro
anterior. 
Representa a caixa Registro Atual.
Ao clicarmos nesse botão, somos redirecionados ao próximo
registro.
Ao clicarmos nesse botão, somos redirecionados ao último registro.

Responsável pela abertura de um registro novo, isto é, em branco.


Representa o indicador de filtro.
A caixa Pesquisar, representada por esse botão, proporciona uma
busca mais rápida ao permitir que, enquanto digitamos na caixa
cada caractere do texto que será pesquisado, sejam mostrados, em
tempo real, os resultados com valores compatíveis aos digitados
por nós.

84
Trabalhando com tabelas
2
Também é possível movimentar o cursor por meio de teclas. A tabela a seguir
exibe alguns atalhos que podem ser utilizados para navegarmos entre os
registros:

Atalho Ação
Move o cursor para o último campo do último registro da
CTRL + END
tabela.
Move o cursor para o primeiro campo do primeiro registro da
CTRL + HOME
tabela.
END Move o cursor para o último campo do registro atual.
HOME Move o cursor para o primeiro campo do registro atual.
SHIFT + TAB Move o cursor para o campo da esquerda.
TAB Move o cursor para o campo da direita.

2.5.6. Classificando registros
É possível classificar os registros de uma tabela no modo de exibição Folha de
Dados. Para isso, basta selecionar o campo que será utilizado para classificar a
tabela e clicar na guia Página Inicial, grupo Classificar e Filtrar. Em seguida,
escolher um dos ícones para classificação, Crescente ou Decrescente, exibidos
na próxima imagem:

85
Access 2016 - Módulo I

Também é possível classificar usando a seta localizada ao lado do campo que


se deseja classificar:

Para remover a classificação dos registros, basta selecionar


o botão Remover Classificação ( ), no grupo
Classificar e Filtrar.

2.5.7. Localizando registros

Podemos utilizar o recurso de localização de registros para pesquisar informações


em uma tabela. Para isso, utilizamos os passos a seguir:

1. Clique sobre o campo que será pesquisado;

2. Clique na guia Página Inicial, grupo Localizar, botão Localizar, exibido a


seguir:

86
Trabalhando com tabelas
2
A caixa de diálogo Localizar e substituir será exibida:

3. Digite a informação desejada no campo Localizar e, em seguida, clique em


Localizar Próxima. A primeira ocorrência localizada será selecionada;

4. Clique em Localizar Próxima para que o Access selecione a próxima


ocorrência. Essa ação pode ser repetida quantas vezes forem necessárias,
até que a ocorrência desejada seja localizada. Após a última ocorrência para
os critérios informados, o Access exibirá uma mensagem informando que a
pesquisa foi concluída.

2.5.8. Aplicando filtros

É possível restringir a visualização dos registros e, assim, visualizarmos apenas


aqueles que atendem aos operadores de comparação e critérios específicos.
Fazemos isso por meio da aplicação de filtros, que, por se limitarem a restringir
a exibição a determinados registros, diferenciam-se da pesquisa. Vale lembrar
que é permitido alterar entre o modo filtrado e o não filtrado dos mesmos
dados, visto que um filtro pode ser ativado e desativado.

87
Access 2016 - Módulo I

Para aplicarmos um filtro, devemos clicar com o botão direito no campo que
possui o valor que será o critério de comparação e, em seguida, selecionar, no
menu de contexto, É Igual a..., É Diferente de..., Contém..., ou Não Contém...,
opções exibidas na imagem a seguir:

Veja, a seguir, o procedimento que deve ser realizado para, com base em uma
seleção, aplicarmos um filtro:

1. Abra um formulário ou uma tabela;

2. Clique em Opções Avançadas de Filtro, no grupo Classificar e Filtrar,


presente na guia Página Inicial;

88
Trabalhando com tabelas
2
3. Caso o comando Limpar Todos os Filtros sob a opção Avançado esteja
disponível, clique nele. Com isso, nos certificamos de que o formulário ou a
tabela não estão filtrados:

4. Navegue até o registro em que o valor que fará parte do filtro se encontra;

5. Clique, no modo Folha de Dados, dentro da coluna ou, no modo Formulário,


Relatório ou Layout, dentro do controle;

6. Selecione os caracteres pretendidos, caso o filtro deva ser aplicado em uma


seleção parcial;

7. Clique em Seleção, no grupo Classificar e Filtrar, que se encontra na guia


Página Inicial;

8. Clique no filtro que deseja aplicar.

89
Access 2016 - Módulo I

Podemos repetir a aplicação de filtros baseada em seleção em outros campos,


repetindo os passos 4 a 8.

Para remover um filtro aplicado, basta clicar no botão Alternar Filtro


( ). O Access removerá qualquer filtro aplicado. Caso esse botão seja
pressionado novamente, será ativado o último filtro imposto.

90
Trabalhando com tabelas
2
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• A tabela é o objeto mais importante dentre aqueles que compõem um banco


de dados, porque é nela em que armazenamos os dados. Precisamos, então,
de uma tabela com uma estrutura adequada para que o banco de dados
apresente um desempenho favorável;

•• A criação de uma nova tabela em um banco de dados é feita com o grupo


Tabelas, composto pelos comandos Tabela, Design da Tabela e Listas do
SharePoint, que nos proporcionam diferentes maneiras de criar uma tabela.
O modo mais comum de criação de tabelas é o modo Folha de Dados;

•• Ao inserirmos campos em uma tabela, devemos considerar a relação entre o


conteúdo da tabela e seus dados. Assim, tabelas com conteúdos diferentes
devem apresentar campos distintos. É recomendável fragmentar os dados –
considerando fatores como utilidade e relevância –, o que ajuda a organizá-
los;

•• Os dados incluídos nos campos devem ser definidos em tipos. Cada um


desses tipos de dados determina propriedades, que incluem o formato
usado no campo, a maneira como podemos utilizar o campo em expressões,
a possibilidade de indexação do campo e o tamanho máximo para um valor
de campo;

•• O tipo de dado é configurado automaticamente pelo Access quando


digitamos os dados e criamos os campos no modo Folha de Dados, sendo
que essa configuração é feita com base no valor digitado. Os tipos de
dados básicos disponíveis são: Texto Curto, Texto Longo, Número, Data/
Hora, Moeda, Numeração Automática, Sim/Não, Objeto OLE, Hyperlink,
Anexo, Calculado e Assistente de pesquisa;

•• Os registros equivalem às linhas de uma tabela e podem ser inseridos,


alterados, excluídos, classificados e localizados. Além disso, é possível
navegar entre os registros, selecionar um registro específico ou criar um
novo registro, atividades feitas com a barra de navegação. A visualização
dos registros pode ser restringida por meio da aplicação de filtros.

91
Trabalhando
com tabelas 2
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Quais são os elementos de uma tabela?

☐☐ a) Chave estrangeira e campos.

☐☐ b) Chave estrangeira, registros e chave mestra.

☐☐ c) Campos e relacionamentos.

☐☐ d) Linhas e colunas.

☐☐ e) As alternativas B e C estão corretas.

2. Por meio de qual tipo de dado podemos vincular planilhas


do Excel, documentos do Word ou uma imagem a uma
tabela?

☐☐ a) Hyperlink

☐☐ b) Href

☐☐ c) Link

☐☐ d) OLE

☐☐ e) Anexo

94
Trabalhando com tabelas
2
3. Como são chamadas, respectivamente, as linhas e colunas
de uma tabela?

☐☐ a) Campo e registro.

☐☐ b) Conjunto e registro.

☐☐ c) Registro e campo.

☐☐ d) Tabela e banco de dados.

☐☐ e) Banco de dados e campo.

4. Qual das alternativas a seguir não corresponde a um tipo


de campo que armazena as casas decimais de um número?

☐☐ a) Texto curto

☐☐ b) Data e Hora

☐☐ c) Byte

☐☐ d) Moeda

☐☐ e) Número

95
Access 2016 - Módulo I

5. Que tipo de campo não aceita a digitação de números?

☐☐ a) Moeda

☐☐ b) Texto Curto

☐☐ c) Texto Longo

☐☐ d) Numeração automática

☐☐ e) Número

96
Trabalhando
com tabelas
Mãos à obra!
2
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Desenvolvendo um sistema para o registro de pedidos vendidos pela


empresa

O nome do sistema desenvolvido deve ser Sistema de Pedidos.

1. Crie as tabelas solicitadas a seguir conforme as definições:

•• Tabela tbl_UF

Nome da tabela: tbl_UF


Chave Primária: Cod_UF
Nome Tipo Tamanho Propriedades do Campo
Numeração Inteiro
Cod_UF
Automática longo
Formato: Letras maiúsculas
Requerido: Sim
UF Texto Curto 2
Permitir comprimento
Zero: Não

98
Trabalhando com tabelas
2

•• Tabela tbl_Cidade

Nome da tabela: tbl_Cidade


Chave Primária: Cod_Cid
Nome Tipo Tamanho Propriedades do Campo
Cod_ Numeração Inteiro
Legenda: Código
Cid Automática longo
Cidade Texto Curto 45 Formato: Letras maiúsculas
Número
Assistente de
Pesquisa: Com
a tabela tbl_UF,
Cod_ Inteiro
escolhendo os Legenda: UF
UF longo
campos Cod_UF e UF,
ocultando o campo
Cod_UF e exibindo o
conteúdo UF.
Formato: Letras maiúsculas
Valor Padrão: BRASIL
Requerido: Sim
País Texto Curto 45
Permitir comprimento Zero:
Não
Legenda: País

99
Access 2016 - Módulo I

•• Tabela tbl_Empresa

Nome da Tabela: tbl_Empresa


Chave Primária: Cod_Emp
Nome Tipo Tamanho Propriedades do Campo
Numeração Inteiro
Cod_Emp Legenda: Código
Automática longo
Nome_ Formato: Letras maiúsculas
Texto Curto 60
Emp Legenda: Nome
Formato: Letras maiúsculas
CNPJ Texto Curto 18 Máscara de Entrada: CNPJ
Requerido: Sim
Rua Texto Curto 40 Formato: Letras maiúsculas
Formato: Letras maiúsculas
Numero Texto Curto 10
Legenda: Número
Formato: Letras maiúsculas
Compl Texto Curto 30
Legenda: Complemento
Número
Assistente
Inteiro Formato: Letras maiúsculas
Cod_Cid de pesquisa:
longo Legenda: Cidade
Escolha a tabela
tbl_Cidade.
Máscara de Entrada: Código
CEP Texto Curto 9
Postal
Máscara de Entrada: (0000)
Cod_Tel Texto Curto 6
Legenda: Telefone
Máscara de Entrada: 90000-
Telefone Texto Curto 10
0000
Email Hyperlink Formato: Letras minúsculas
Formato: Sim/Não
Pref Sim/Não
Legenda: Preferencial

100
Trabalhando com tabelas
2
•• Tabela tbl_TipoProd

Nome da tabela: tbl_TipoProd


Chave Primária: Cod_Tipo
Nome Tipo Tamanho Propriedades do Campo
Numeração Inteiro
Cod_Tipo Legenda: Código
Automática longo
Formato: Letras maiúsculas
Tipo_Prod Texto Curto 40
Legenda: Tipo do Produto
Formato: Letras maiúsculas
Desc Texto Longo
Legenda: Descrição

•• Tabela tbl_Produto

Nome da tabela: tbl_Produto


Chave Primária: Cod_Prod
Nome Tipo Tamanho Formato
Numeração Inteiro
Cod_Prod Legenda: Código
Automática longo
Formato: Letras maiúsculas
Nome_Prod Texto Curto 50
Legenda: Produto
Assistente de
pesquisa: Na Inteiro Formato: Letras maiúsculas
Cod_Tipo
tabela tb_Tipo_ longo Legenda: Tipo do Produto
Prod
Formato: Unidade monetária
Preco_Unit Moeda Moeda
Legenda: Preço Unitário
Estoque Número Duplo
Figura Anexo

101
Access 2016 - Módulo I

•• Tabela tbl_Pedido

Nome da tabela: tbl_Pedido


Chave Primária: Num_Ped
Nome Tipo Tamanho Propriedades do Campo
Numeração Inteiro
Num_Ped Legenda: Número do Pedido
Automática longo
Número
Assistente
Inteiro
Cod_Emp de pesquisa: Legenda: Empresa
longo
Escolha a tabela
tbl_Empresa.
Formato: Data Abreviada
Máscara de Entrada: Data
Abreviada
Data_Ped Data/Hora
Valor Padrão: Data()
Regra de Validação: <=Data()
Legenda: Data do Pedido
Formato: Data Abreviada
Máscara de Entrada: Data
Data_Envio Data/Hora
Abreviada
Legenda: Data de Envio
Formato: Data Abreviada
Data_ Máscara de Entrada: Data
Data/Hora
Entrega Abreviada
Legenda: Data de Entrega

102
Trabalhando com tabelas
2
•• Tabela tbl_Item_Ped

Nome tabela: tbl_Item_Ped


Chave Primária Composta: Num_Ped e Cod_Prod
Nome Tipo Tamanho Propriedades do Campo
Assistente de
Inteiro Legenda: Número do
Num_Ped pesquisa: Escolha a
longo Pedido
tabela tb_Pedido.
Assistente de
Inteiro
Cod_Prod pesquisa: Escolha a Legenda: Produto
longo
tabela tb_Produto.
Desconto Número Simples Formato: Percentual
Legenda: Quantidade
Qtde_Venda Número Simples
vendida
Formato:Moeda
PrUnit_Venda Moeda
Legenda: Preço de venda

103
Relacionamentos
3
99 Chave primária;
99 Chave estrangeira;
99 Tipos de relacionamento;
99 Definição de relacionamentos;
99 Integridade referencial;
99 Tipos de junção;
99 Impressão de relacionamentos.
Access 2016 - Módulo I

3.1. Introdução
Para que o Access encontre dados comuns entre tabelas, é necessário definir
relacionamentos entre elas. Esse relacionamento é estabelecido entre dois
campos existentes em diferentes tabelas. Sendo assim, ao realizarmos uma
consulta, o Access consegue identificar quais registros são correspondentes
em cada tabela. Uma vantagem de utilizar relacionamentos é que os dados
excluídos são mantidos em sincronia, o que evita que eles sejam perdidos.

É altamente recomendável que os relacionamentos de tabelas sejam criados


antes dos demais objetos de banco de dados, pois eles oferecem:

•• Informações para o escopo da consulta

Quando precisamos trabalhar com registros provenientes de mais de uma tabela,


geralmente, criamos uma consulta para relacionar tais tabelas. Essa consulta
compara os valores contidos no campo de chave primária de uma tabela com
um campo de chave estrangeira da outra tabela.

É possível especificar, manualmente, os campos que se quer relacionar por meio


da janela Relações. Caso já haja um relacionamento definido entre as tabelas,
o Access promove a junção padrão, de acordo com esse relacionamento. Além
disso, podemos utilizar os assistentes de consulta. Neste caso, o Access utiliza
as informações que foram combinadas a partir dos relacionamentos definidos
previamente, com o intuito de oferecer opções baseadas nessas informações e
preencher as configurações de propriedade com os devidos valores padrão.

•• Informações para os escopos de relatórios e de formulários

Ao empregarmos relatórios ou formulários, o Access utiliza as informações


que estes combinam a partir dos relacionamentos que definimos previamente.
O intuito é oferecer opções baseadas nessas informações e preencher as
configurações de propriedade com os devidos valores padrão.

106
Relacionamentos
3
•• Reforço da integridade referencial

A integridade referencial tem como finalidade evitar a existência de registros


órfãos no banco de dados. A designação registro órfão é dada àqueles registros
que possuem referência a registros inexistentes. Um exemplo disso é um pedido
preenchido com um código de cliente que não está cadastrado na tabela de
clientes.

Os campos que relacionam duas tabelas são a chave primária e a chave


estrangeira. Trataremos desses elementos a seguir.

3.2. Chave primária
Toda tabela deve possuir uma ou mais colunas que tenham a função única
de identificar as linhas que essa tabela armazena. Geralmente, a identificação
é composta por um conjunto exclusivo de números que, na terminologia de
banco de dados, chama-se chave primária. Por intermédio dos campos de chave
primária, o Access consegue associar rapidamente dados de diversas tabelas,
disponibilizando-os ao usuário.

Caso já tenhamos um identificador único em uma tabela, podemos utilizá-lo


como sua chave primária. Contudo, os valores presentes na coluna deverão
ser diferentes para cada registro. Outra observação importante é que a chave
primária não pode ser composta por valores duplicados, razão pela qual não
devemos utilizar nomes de pessoas, por exemplo, uma vez que, em uma mesma
tabela, teríamos a grande probabilidade de haver mais de uma ocorrência do
mesmo nome.

As chaves primárias devem, obrigatoriamente, conter um valor. Além disso, não


podemos utilizar como componente da chave primária um valor de coluna que
estiver sujeito a alterações, pois, quando um banco de dados utiliza mais de
uma tabela, a chave primária de cada tabela pode ser usada como referência nas
demais. Se a chave primária for alterada, é necessário reproduzir tal alteração
em todos os lugares em que a chave estiver referenciada. Por isso, ao utilizarmos
uma chave que não corre o risco de sofrer alterações, evitamos que ela fique
fora de sincronia em relação às tabelas que a têm como referência.

107
Access 2016 - Módulo I

As empresas, por exemplo, usam, geralmente, numerações únicas e arbitrárias


para identificar seus pedidos de compra e venda. Nestes casos, tais numerações
correspondem a chaves primárias cuja função é exclusivamente identificar o
pedido a que se referem, não podendo mais ser alteradas após essa vinculação.

Quando não sabemos ao certo qual coluna devemos usar como chave primária,
é aconselhável utilizarmos uma que possua o tipo de dado Numeração
Automática, pois, dessa forma, o Access atribui um valor automaticamente. Esse
tipo de identificador é genérico, ou seja, não apresenta informações específicas
a respeito da linha que representa. Isso se deve ao fato de que as informações
específicas estão sujeitas a alterações, não constituindo, portanto, uma boa
opção de chave primária.

Podemos definir dois tipos de chaves primárias:

•• Chave primária de campo único: Trata-se de um campo da tabela que


contém valores exclusivos. O campo único não pode conter valores
duplicados e valores nulos. Os campos com o tipo de dado definido como
Numeração Automática são recomendados para a definição dessas chaves
primárias;

•• Múltiplos campos: Às vezes, não é possível garantir a exclusividade do


registro por meio de um único campo. Nesse caso, o usuário pode escolher
dois ou mais campos como chave primária, contanto que a combinação
deles determine essa exclusividade.

Assim que criamos uma nova tabela no modo Folha de Dados, o Access cria,
de maneira automática, uma chave primária, já com um nome de campo de ID
e um tipo de dado Numeração Automática atribuídos a ela.

A chave primária pode ser removida ou alterada ou, ainda, configurada para
uma tabela que não possua uma chave primária. Tudo isso é feito por meio do
Modo Design, conforme veremos a seguir.

108
Relacionamentos
3
O procedimento adiante mostra como configurar ou alterar uma chave primária:

1. Selecione a tabela para a qual se quer configurar ou alterar a chave primária;

2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de


Exibição e, em seguida, clique em Modo Design;

3. Selecione, na grade de design da tabela, o(s) campo(s) que se quer utilizar


como chave primária, sendo que:

•• Para selecionar somente um campo, basta clicar no cabeçalho à esquerda


do campo em questão;

•• Para selecionar mais de um campo, basta pressionar a tecla CTRL e clicar no


cabeçalho à esquerda de cada campo.

4. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária. Aparecerá


um indicador de chave à esquerda do campo especificado como chave primária:

Já para remover uma chave primária, o procedimento é o seguinte:

1. Selecione a tabela cuja chave primária se quer remover;

2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de


Exibição e, em seguida, clique em Modo Design;

3. Clique no cabeçalho da chave primária em questão. Caso a chave primária


seja composta por diversos campos, pressione CTRL e clique no cabeçalho de
cada campo;

4. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária. O


indicador de chave será removido do(s) campo(s) definido(s) como chave
primária.

109
Access 2016 - Módulo I

Se, ao salvarmos uma nova tabela, não definirmos uma chave primária, o
Access nos envia uma notificação para que um campo seja criado para a chave
primária. Temos, então, as opções Sim e Não. Ao escolhermos Sim, o Access
cria um campo de ID com o tipo de dado Numeração Automática, de modo
que se possa dispor de um valor único para cada registro. Já se optarmos por
Não, o Access não cria nenhum campo e não se estabelece nenhuma chave
primária. É importante frisar que, mesmo sem chaves primárias, pode haver
relacionamento entre tabelas.

Os exemplos a seguir mostram, respectivamente, uma tabela modo de exibição


Folha e sem a definição da chave primária, e uma tabela no modo de exibição
Design e um campo como chave única:

•• Tabela sem chave primária

•• Tabela com um campo definido como chave primária

110
Relacionamentos
3
•• Tabela com chave primária composta por mais do que um campo

3.3. Chave estrangeira
A chave estrangeira é identificada como um ou mais campos relacionados ao
campo de chave primária de outra tabela. Os dados entre a chave estrangeira
e a chave primária devem ser do mesmo tipo de dado e do mesmo tamanho.
Entretanto, não é necessário que o nome dos campos seja o mesmo. Porém,
deixamos os mesmos nomes apenas para facilitar a identificação desses campos
no momento de relacionar as tabelas.

Temos uma chave estrangeira no exemplo a seguir:

Na imagem, o CodigoDoCliente é chave primária para a tabela tbl_Clientes, e


chave estrangeira para a tabela tbl_Pedidos. Podemos concluir que esse campo
foi utilizado como elemento de ligação entre as duas tabelas.

111
Access 2016 - Módulo I

3.4. Tipos de relacionamento
O Access oferece diversas formas de relacionar os campos das tabelas de um
banco de dados. Muitos são os fatores que influenciarão na escolha do tipo de
relacionamento. Nos tópicos a seguir, abordaremos os tipos de relacionamento
e suas utilizações.

3.4.1. Relacionamento de um para um

Neste tipo de relacionamento, cada registro de uma tabela A tem apenas um


registro correspondente em uma tabela B, e vice-versa. Não é um relacionamento
muito comum, já que, neste caso, todos os registros poderiam estar em uma
única tabela.

O relacionamento de um para um deve ser utilizado, eventualmente, para dividir


uma tabela em duas, geralmente quando a tabela contém muitos campos, ou
quando é necessário separar informações confidenciais em outra tabela, ou
armazenar dados aplicáveis a apenas uma parte da tabela.

A imagem a seguir ilustra a simbologia do relacionamento de um para um:

No exemplo a seguir, as tabelas tbl_Conjuge e tbl_Clientes ilustram esse tipo


de relacionamento:

112
Relacionamentos
3
3.4.2. Relacionamento de um para muitos

Neste tipo de relacionamento, o mais frequente, um registro de uma tabela A


pode ter muitos registros coincidentes em uma tabela B, porém, um registro
da tabela B não poderá ter muitos registros coincidentes na tabela A. Para
estabelecer esse relacionamento, a chave primária da tabela A é acrescentada
como um campo adicional na tabela B.

A imagem a seguir ilustra a simbologia do relacionamento de um para muitos:

Temos, no exemplo a seguir, uma ilustração desse tipo de relacionamento:

O exemplo permite a seguinte leitura: Um cliente pode ter vários pedidos.

113
Access 2016 - Módulo I

3.4.3. Relacionamento de muitos para muitos

Neste tipo de relacionamento, um registro na tabela A pode conter muitos


registros na tabela B, e um registro na tabela B pode conter muitos registros na
tabela A. Para empregar este relacionamento, é necessário criar uma tabela C,
que é a chamada tabela de junção. A função desta terceira tabela é transformar
um relacionamento de muitos para muitos em dois relacionamentos de um
para muitos. Neste caso, as chaves primárias das tabelas A e B são inseridas na
tabela C, de forma que esta última conterá todos os relacionamentos das outras
duas.

Temos, no exemplo a seguir, uma ilustração desse tipo de relacionamento:

Se considerarmos as tabelas aos pares, teremos a união um para muitos entre


elas. Se, porém, analisarmos as tabelas tbl_Pedidos e tbl_Produtos, teremos a
união chamada muitos para muitos. O exemplo apresentado permite a seguinte
leitura: muitos pedidos contêm muitos produtos, ou muitos produtos estão em
muitos pedidos.

114
Relacionamentos
3
3.5. Definição de relacionamentos
Ao clicarmos na opção Relações, da guia Ferramentas de Banco de Dados, a
janela Relações é aberta. Nela, podemos visualizar todos os relacionamentos de
tabela existentes. Porém, caso nenhum relacionamento tenha sido estabelecido
ainda, o Access emite uma notificação para que adicionemos uma tabela ou
uma consulta à janela Relações, quando esta é aberta pela primeira vez.

Ainda na janela Relações, há uma linha de relacionamento desenhada entre


as tabelas que representa o relacionamento propriamente dito. No caso de um
relacionamento que não impõe integridade referencial, a linha que aparece
entre os campos envolvidos é uma linha fina. Veja no exemplo adiante:

Para selecionarmos o relacionamento em questão, basta clicarmos em sua linha.


Quando isso acontece, a linha engrossa para indicar a seleção.

115
Access 2016 - Módulo I

Ao impormos a integridade referencial para o relacionamento, a linha se torna


mais grossa em cada extremidade, além de aparecer um número 1 sobre a
parte grossa de um lado do relacionamento e um símbolo de infinito (∞) sobre
a outra parte. Veja como ficou:

Os passos a seguir demonstram como definir um relacionamento:

1. Selecione a guia Ferramentas de Banco de Dados e, no grupo Relações,


clique em Relações:

2. Caso nenhum relacionamento tenha sido definido, a caixa de diálogo Mostrar


Tabela aparece automaticamente. Porém, se ela não aparecer, basta selecionar
a guia Design, grupo Relações e clicar em Mostrar Tabela:

116
Relacionamentos
3
A partir da caixa de diálogo Mostrar Tabela, é possível visualizar todas as
tabelas e consultas no banco de dados. Como os próprios nomes já dizem, a
guia Tabelas exibe somente as tabelas, a guia Consultas exibe somente as
consultas, e a guia Ambas exibe tanto as tabelas quanto as consultas:

3. Aqui, basta selecionar as tabelas ou consultas que se quer adicionar e, em


seguida, clicar em Adicionar. Ao finalizar o processo de adição, clique em
Fechar;

117
Access 2016 - Módulo I

4. Arraste um campo de uma tabela, que geralmente é a chave primária, para


o campo comum de outra tabela, que corresponde à chave estrangeira. Para
arrastar mais de um campo, basta pressionar a tecla CTRL, clicar em cada campo
e arrastá-los. A caixa de diálogo Editar Relações é, então, aberta:

5. Confirme se os nomes dos campos exibidos de fato correspondem aos


campos em comum da relação. Caso haja algum incorreto, clique no nome do
campo e selecione um novo campo da lista. Nesta janela, é possível impor a
integridade referencial para o relacionamento em questão selecionando a caixa
de seleção Impor integridade referencial;

6. Clique no botão Criar.

Vale ressaltar que há algumas observações dependendo do tipo de


relacionamento que criamos:

•• Relacionamento um para um: Aqui, ambos os campos em comum, que, em


geral, correspondem às chaves primária e estrangeira, devem possuir um
índice exclusivo. Sendo assim, devemos definir a propriedade Indexado de
cada campo como Sim (Duplicação não autorizada), pois, quando ambos
os campos possuem índices exclusivos, o Access cria um relacionamento
um para um;

118
Relacionamentos
3
•• Relacionamento um para muitos: Neste caso, o campo do lado um, em
geral, a chave primária, deve apresentar um índice exclusivo, logo, devemos
definir sua propriedade Indexado como Sim (Duplicação não autorizada).
Em contrapartida, o campo do lado muitos até pode possuir um índice, mas
deve permitir duplicação, razão pela qual devemos definir sua propriedade
Indexado como Não ou Sim (Duplicação autorizada). Quando um campo
apresenta um índice exclusivo e o outro não, o Access cria um relacionamento
um para muitos.

O exemplo a seguir ilustra um relacionamento entre tabelas:

119
Access 2016 - Módulo I

3.6. Integridade referencial
Ao projetarmos um banco de dados, é interessante dividirmos as informações
por assunto, em diversas tabelas, com o intuito de evitar a ocorrência de
redundâncias. Desta forma, o Access dispõe de meios para conciliar os dados
estabelecendo campos em comum nas tabelas que se encontram relacionadas.
Um exemplo disso é o relacionamento de um para muitos, em que a chave
primária da tabela A é adicionada à tabela B, conforme vimos anteriormente.
Para conciliar os dados, o Access analisa os valores da tabela B procurando
seus correspondentes na tabela A. Sendo assim, é possível dizer que a tabela B
possui referências de valores da tabela A.

A integridade referencial tem como objetivo impedir a existência de registros


órfãos, mantendo, portanto, a sincronia entre as referências estabelecidas. Para
impor a integridade referencial, as seguintes condições devem ser estabelecidas:

•• Um dos campos do relacionamento deve ser uma chave primária ou um


índice de duplicação não autorizada;

•• Os campos relacionados devem ser do mesmo tipo de dado. Os campos


cujos tipos de dado são Numeração Automática e Número precisam
apenas ter o mesmo tamanho de campo.

Após definir a integridade referencial, o usuário deve atentar para as regras


descritas adiante:

•• Se um valor não existe na tabela que possui a chave primária, ele não poderá
ser inserido na tabela que possui a chave estrangeira;

•• Caso um registro da tabela primária possua registros relacionados na tabela


relacionada, ele não poderá ser apagado.

É possível, no entanto, que tenhamos a necessidade de alterar a chave primária


para um determinado registro. Sendo assim, é necessário que o Access atualize
automaticamente todas as linhas envolvidas como parte de uma única operação.

120
Relacionamentos
3
Em casos como esse, o Access se certifica de que a atualização seja finalizada
com sucesso para que o banco de dados não fique em um estado inconsistente,
com algumas linhas atualizadas e outras não. Além disso, podemos ter que
excluir uma linha e todos os registros relacionados a ela. Nestes casos, para
reforçar a integridade referencial, o Access disponibiliza as seguintes opções:

•• Propagar Atualização dos Campos Relacionados: Quando esta caixa de


verificação é marcada, a alteração de um campo chave primária de uma
tabela primária atualiza automaticamente os valores coincidentes em todas
as tabelas relacionadas;

•• Propagar Exclusão dos Registros Relacionados: Quando esta caixa de


verificação é marcada, a exclusão de um registro de uma tabela primária
exclui também todos os registros relacionados nas tabelas envolvidas pelo
relacionamento.

3.7. Tipos de junção
O tipo de junção, ou associação, entre as tabelas mostra como os dados estão
relacionados e como serão exibidos em consultas, formulários e relatórios. Os
tipos de associação existentes são disponibilizados por meio da opção Tipo de
Junção..., na janela Editar Relações. Veja as opções da janela:

121
Access 2016 - Módulo I

Vamos conhecer cada opção na tabela a seguir:

Tipo de Junção Descrição


1: Somente incluir as linhas Se marcarmos esta opção, os registros de
quando os campos unidos de duas tabelas serão exibidos caso os valores
ambas as tabelas forem iguais. dos campos associados sejam iguais.
2: Incluir TODOS os registros
Se marcarmos esta opção, todos os registros
de “primeira_tabela” e
da primeira tabela serão exibidos, mesmo
somente os registros de
que não haja registros correspondentes na
“segunda_tabela” quando os
segunda tabela.
campos unidos forem iguais.
3: Incluir TODOS os registros
Se marcarmos esta opção, todos os registros
de “segunda_tabela” e
da segunda tabela serão exibidos, mesmo
somente os registros de
que não haja registros correspondentes na
“primeira_tabela” quando os
primeira tabela.
campos unidos forem iguais.

3.8. Impressão dos relacionamentos


É possível imprimir um relatório contendo a estrutura de relacionamento do
banco de dados. Para isso, podemos adotar os seguintes procedimentos:

1. Acesse a guia Design. No grupo Ferramentas, clique no botão Relatório de


Relações. Um relatório no modo de visualização de impressão será criado.

122
Relacionamentos
3

2. Salve o relatório, para caso seja necessário visualizá-lo posteriormente. Assim


que o ícone Salvar for pressionado, a seguinte janela será apresentada:

3. Se for necessário imprimir esse relatório, clique em Imprimir. Caso contrário,


clique em Fechar Visualização de Impressão para sair do relatório.

Se a opção Fechar Visualização de Impressão for escolhida,


será perguntado ao usuário se ele deseja salvar o relatório. É
recomendável imprimir o relatório logo após os relacionamentos
terem sido atualizados.

123
Access 2016 - Módulo I

Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Para que o Access encontre dados comuns entre tabelas, é necessário definir
relacionamentos entre elas. Esse relacionamento é estabelecido entre dois
campos existentes em diferentes tabelas. Sendo assim, ao realizamos uma
consulta, o Access consegue identificar quais registros são correspondentes
em cada tabela;

•• Toda tabela deve possuir uma ou mais colunas que tenham a função única de
identificar as linhas que essa tabela armazena. Geralmente, a identificação
é composta por um conjunto de números único que, na terminologia de
banco de dados, chama-se chave primária. Por intermédio dos campos de
chave primária, o Access consegue associar rapidamente dados de diversas
tabelas, disponibilizando-os ao usuário;

•• A chave estrangeira é identificada como um ou mais campos relacionados ao


campo de chave primária de outra tabela. Os dados entre a chave estrangeira
e a chave primária devem coincidir, bem como o tamanho dos campos.
Entretanto, não é necessário que o nome dos campos seja o mesmo;

•• No relacionamento de um para um, cada registro de uma tabela A tem


apenas um registro correspondente em uma tabela B, e vice-versa. Não é
um relacionamento muito comum, já que, neste caso, todos os registros
poderiam estar em uma única tabela;

•• No relacionamento de um para muitos, tido como o mais comum, um


registro de uma tabela A pode ter muitos registros coincidentes em uma
tabela B, porém, um registro da tabela B não poderá ter muitos registros
coincidentes na tabela A. Para estabelecer esse relacionamento, a chave
primária da tabela A é acrescentada como um campo adicional na tabela B;

124
Relacionamentos
3
•• No relacionamento de muitos para muitos, um registro na tabela A pode
conter muitos registros na tabela B, e um registro na tabela B pode conter
muitos registros na tabela A. Para empregar este relacionamento, é
necessário criar uma tabela C, que é a chamada tabela de junção. A função
desta terceira tabela é transformar um relacionamento de muitos para
muitos em dois relacionamentos de um para muitos;

•• O Access dispõe de meios para conciliar os dados estabelecendo campos


em comum nas tabelas que se encontram relacionadas. A integridade
referencial tem como objetivo impedir a existência de registros órfãos,
mantendo, portanto, a sincronia entre as referências estabelecidas;

•• O tipo de junção, ou associação, entre as tabelas mostra como os dados


estão relacionados e como serão exibidos em consultas, formulários e
relatórios. São três os tipos de associação existentes.

125
Relacionamentos
3
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Qual das alternativas a seguir é correta quanto à chave


primária?

☐☐ a) Aceita campos duplicados.

☐☐ b) Não é aconselhável utilizarmos o campo Numeração


Automática.

☐☐ c) Aceita campos nulos.

☐☐ d) Pode existir mais de um campo para ela.

☐☐ e) Sua existência é obrigatória.

2. Qual das alternativas a seguir é correta quanto aos


relacionamentos entre tabelas?

☐☐ a) Podem existir, mesmo sem chaves primárias.

☐☐ b) Não podem ser criados automaticamente.

☐☐ c) Não ocorrem entre chaves primárias.

☐☐ d) Somente ocorrem entre chaves estrangeiras.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

128
Relacionamentos
3
3. Qual das alternativas a seguir é correta quanto à integridade
referencial?

☐☐ a) Não é necessário ter chaves primárias em nenhuma das


tabelas, obrigatoriamente.

☐☐ b) Um dos campos do relacionamento deve ser uma chave


primária ou um índice com duplicação não autorizada.

☐☐ c) Os campos relacionados não precisam ser do mesmo tipo


de dados.

☐☐ d) Todos os campos relacionados das tabelas deverão ser,


obrigatoriamente, chaves primárias.

☐☐ e) Podemos excluir registros mesmo que as tabelas estejam


relacionadas.

4. Quando é possível construir um relatório que apresente


informações digitadas em tabelas diferentes?

☐☐ a) Quando as tabelas estiverem corretamente relacionadas.

☐☐ b) Quando as condições de filtragem resultarem em conjuntos


não nulos.

☐☐ c) Quando existirem formulários já prontos.

☐☐ d) Quando o assistente de relatórios estiver funcionando.

☐☐ e) As alternativas A e D estão corretas.

129
Access 2016 - Módulo I

5. Qual a alternativa correta quanto à afirmação adiante?

“Mesmo existindo a integridade referencial nas tabelas,


ainda é possível efetuar alterações e exclusões dos
registros.”

☐☐ a) Está totalmente incorreta.

☐☐ b) Está correta, desde que selecionemos as opções de


propagação de atualização ou exclusão de campos
relacionados.

☐☐ c) Está incorreta, pois a integridade referencial deixaria de


existir.

☐☐ d) Está correta, independente das tabelas estarem


relacionadas ou não.

☐☐ e) Está incorreta, porque o Access não é um banco de dados


relacional.

130
Relacionamentos
3
Mãos à obra!
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Criando relacionamentos entre tabelas

1. Clique em Ferramentas do Banco de Dados / Relações / Relações e adicione


as tabelas criadas no laboratório anterior:

As linhas que ligam as tabelas representam as associações e


foram criadas pelos assistentes de pesquisa.

2. Aplique um clique duplo sobre a linha entre as tabelas tbl_UF e tbl_Cidade;

3. Na janela Editar relações, defina a Integridade Referencial como Propagação


de Atualização dos Campos Relacionados;

132
Relacionamentos
3
4. Repita os passos 2 e 3 para a ligação entre as tabelas tbl_Cidade e tbl_
Empresa, bem como tbl_Empresa e tbl_Pedido;

5. Aplique um clique duplo sobre a linha entre tbl_Pedido e tbl_Item_Ped. Defina


a Integridade Referencial como Propagação de Atualização dos Campos
Relacionados e Propagação de Exclusão dos Registros Relacionados;

6. Repita os passos 2 e 3 para a ligação das tabelas tbl_Item_Ped e tbl_Produto;

7. Repita os passos 2 e 3 para a ligação das tabelas tbl_Produto e tbl_TipoProd.

Observe a janela de relacionamentos, cuja aparência deve ser similar à da


imagem a seguir:

O sistema está pronto para ser utilizado.

133
Consultas de seleção
4
99 Criando uma consulta;
99 Criando consulta no Modo Design;
99 Trabalhando com consultas no Modo Design;
99 Critérios em consultas;
99 Expressões em consultas.
Access 2016 - Módulo I

4.1. Introdução
As consultas de seleção são utilizadas sempre que é necessário filtrar informações
do banco de dados, visualizar, ou mesmo analisar os dados sob diferentes
aspectos. Por meio de uma consulta de seleção é possível unir dados de várias
tabelas, classificá-los de diversas formas e calcular seus valores, entre outras
operações.

Neste capítulo, trataremos dos aspectos básicos referentes a consultas de


seleção, tais como: a criação e edição de consultas, e a utilização de critérios e
expressões em consultas.

4.2. Criando uma consulta


Podemos criar consultas de diversas maneiras. Elas podem ser criadas a partir de
tabelas ou de outras consultas. Embora vários assistentes estejam disponíveis
para criá-las, recomendamos utilizar o Assistente de consulta simples, como
forma de adquirir um melhor aprendizado. Veja como utilizá-lo:

1. Com o banco de dados aberto, clique sobre a guia Criar:

2. No grupo Consultas, clique no botão Assistente de Consulta:

136
Consultas de seleção
4
Será exibida a caixa de diálogo Nova consulta:

3. Selecione a opção Assistente de consulta simples;

4. Clique no botão OK;

5. Na janela Assistente de consulta simples, informe a tabela ou consulta que


será a origem da nova consulta. Para tal, especifique a tabela ou consulta de
origem no campo Tabelas/consultas:

137
Access 2016 - Módulo I

6. Na lista Campos disponíveis, selecione os campos da tabela a serem exibidos


na consulta;

7. Clique no botão Adicionar um ( ) para incluir somente o campo selecionado


ou clique em Adicionar todos ( ) para incluir todos os campos da lista;

Para remover campos da lista Campos selecionados, selecione


o campo e clique em Remover um ( ) para remover somente
o campo selecionado ou clique em Remover todos ( ) para
remover todos os campos da lista.

8. Clique no botão Avançar:

138
Consultas de seleção
4
9. Observe que, quando há campo numérico incluído na consulta, será
perguntado se a intenção é exibir uma consulta com detalhes de dados ou
apenas um resumo. Selecione, então, Detalhe e clique no botão Avançar:

Caso os campos que foram escolhidos não possuam campos numéricos, será
exibida somente a seguinte caixa de diálogo:

139
Access 2016 - Módulo I

10. Ao especificar o nome da consulta criada, selecione uma das seguintes


opções: Abrir a consulta para visualizar as informações. ou Modificar o
design da consulta.;

11. Clique no botão Concluir para finalizar a criação da consulta.

É possível, também, criar consultas diretamente no Modo Design,


clicando no botão Design da Consulta, do grupo Consulta.

4.3. Criando consulta no Modo Design


Para criar uma consulta no Modo Design, você deve clicar no botão Design da
Consulta da guia Criar:

140
Consultas de seleção
4
Após a janela mostrar tabela ser exibida, clique em uma tabela que está na lista
e, logo em seguida, clique no botão Adicionar, ou aplique um duplo-clique
sobre o nome do objeto desejado:  

O Modo Design é subdividido em duas partes:

141
Access 2016 - Módulo I

•• Área de trabalho: Exibe a(s) tabela(s) ou a(s) consulta(s) que compõe(m) a


consulta, bem como os relacionamentos existentes entre elas;

•• Grade de Consulta: É a estrutura da consulta propriamente dita. Apresenta


os campos que definem a consulta e determina a forma como os dados
serão apresentados, bem como os critérios utilizados para filtrá-los.

4.3.1. Incluindo campos

Caso nenhum campo tenha sido incluído no assistente, poderemos incluí-lo


efetuando um clique duplo sobre o campo desejado, na tabela presente na área
de trabalho do Access.

Para incluir todos os campos da tabela na grade, temos duas opções: em uma
delas, é necessário dar um clique duplo sobre o asterisco (*) localizado no início
da tabela da área de trabalho:

142
Consultas de seleção
4
A outra opção é escolher o campo diretamente na grade. Para isso, basta clicar
sobre a lista Campo, conforme indicado na imagem anterior, e escolher o campo
desejado a partir da lista exibida:

4.3.2. Excluindo campos

Para a exclusão de campos de uma consulta, realizamos o seguinte procedimento:

1. No Modo Design da consulta, selecione a coluna referente ao campo a ser


excluído. Posicionando o mouse na parte superior do campo, o formato do
cursor do mouse assume uma seta para baixo, como mostra a seguir:

2. Pressione a tecla DELETE.

143
Access 2016 - Módulo I

4.3.3. Movimentando campos

Para mover campos de uma consulta, adotamos o seguinte procedimento:

1. No Modo Design da consulta, selecione a coluna referente ao campo a ser


movido:

2. Clique sobre a barra acima do nome do campo e, com o botão do mouse


ainda pressionado, arraste o campo para a posição desejada. Em seguida, solte
o botão do mouse.

4.3.4. Ocultando campos

Para ocultarmos campos de uma consulta no Modo Design, devemos desmarcar


a caixa de verificação no item Mostrar do campo a ser oculto:

Feito isso, o campo não será exibido no Modo de Exibição de Folha de


Dados, porém, os critérios ou a classificação especificada para o campo serão
respeitados.

144
Consultas de seleção
4
4.3.5. Classificando um ou mais campos

Para classificarmos um ou mais campos no Modo Design da consulta, devemos


selecionar, no item Classificação do campo escolhido, a opção Crescente ou
Decrescente:

Se mais de um campo for classificado, o Access respeitará a classificação da


esquerda para a direita, ou seja, a primeira chave de classificação será o primeiro
campo classificado a contar a partir da esquerda da grade da consulta.

4.3.6. Exibindo dados da consulta

Para exibirmos os dados resultantes da consulta, devemos acessar o Modo de


Exibição de Folhas de Dados. Isso é feito da seguinte maneira:

1. Na guia Design ou na guia Página Inicial, clique no botão Modo de Exibição;

2. Escolha a opção Modo de Exibição de Folhas de Dados:

145
Access 2016 - Módulo I

4.3.7. Salvando a consulta

Para salvar a consulta, devemos executar os seguintes passos:

1. Clique com o botão direito do mouse sobre a guia referente à consulta;

2. Selecione a opção Salvar, disponível na Barra de Ferramentas de Acesso


Rápido ou a partir de um clique com o botão direito na guia atual, como mostram
as imagens a seguir:

4.4. Trabalhando com consultas no Modo Design


É possível utilizar o Modo Design para editar consultas. No entanto, este pode
não ser o modo de visualização atualmente definido para a consulta. Nesse
caso, podemos acessá-lo por meio da opção Modo Design, no botão Modo de
Exibição da guia Página Inicial:

146
Consultas de seleção
4
4.5. Critérios em consultas
A filtragem de dados em uma consulta é feita por meio de uma expressão na
linha de critério do campo especificado. Os critérios são especificações alocadas
em uma consulta ou um filtro avançado com o intuito de selecionar registros a
serem utilizados.

Especificar critérios para um campo na grade de estrutura é uma tarefa simples.


Basta digitar os critérios na célula Critérios do campo em questão:

147
Access 2016 - Módulo I

4.6. Expressões em consultas
As expressões, muito importantes para a realização de inúmeras operações no
Access, podem ser entendidas como combinações de operadores matemáticos
ou lógicos, identificadores, funções nativas ou definidas pelo usuário e valores,
a fim de se obter um determinado resultado.

O exemplo a seguir demonstra a utilização de expressões em uma consulta:

Neste exemplo, a expressão multiplica o valor unitário de um determinado


produto pela quantidade em estoque, calculando o total investido por produto.
A consulta poderá afetar a todos os registros da tabela ou apenas aos restritos
pelos critérios.

148
Consultas de seleção
4
4.6.1. Operadores matemáticos

Os operadores matemáticos das expressões utilizadas em consultas são


descritos na tabela adiante:

Operador Símbolo
Adição +
Subtração -
Multiplicação *
Divisão /

A seguinte ordem define a realização das operações aritméticas. Ela é chamada


de Precedência de operadores:

•• Operadores que estão entre parênteses;

•• Operadores de multiplicação e divisão;

•• Operadores de adição e subtração.

4.6.2. Operadores de concatenação

Além dos operadores de cálculo simples, dispomos dos operadores de


concatenação, os quais permitem que dois ou mais valores possam ser alocados
a fim de formarem uma única string dentro de uma expressão concatenada.

É possível concatenar dados não caractere com dados caractere. A concatenação


de valores é feita por meio do seguinte caractere: &.

149
Access 2016 - Módulo I

4.6.3. Operadores de comparação

Os operadores de comparação são utilizados para comparar valores. A tabela a


seguir descreve alguns deles:

Operador Símbolo
Menor que <
Maior que >
Igual a =
Diferente de <>
Menor ou igual a <=
Maior ou igual a >=
Entre Entre (valor) E (valor)
Similar a Como
Até -

4.6.4. Operadores lógicos

Estes operadores são utilizados para que valores provenientes de mais de uma
expressão possam ser combinados. Os operadores lógicos são E, Ou e Negado.

4.6.5. Criando expressões

A criação de uma expressão pode envolver a combinação de identificadores,


operadores e valores. Porém, uma expressão também pode ser criada por uma
única palavra, o que caracteriza uma forma mais simples de criação. Essa palavra
pode ser uma data, um número ou um nome de cidade, por exemplo.

O próprio usuário pode criar a expressão. Esta também pode ser criada pelo
Construtor de expressões.

Para selecionar grupos específicos de registros, o usuário precisará inserir a


expressão na célula referente ao critério de um ou mais campos na grade da
consulta.

150
Consultas de seleção
4
4.6.5.1. Caracteres Curinga

Os caracteres curinga podem ser utilizados em expressões para encontrar


um valor que se deseja pesquisar, mas não se conhece o valor completo. São
listados na tabela a seguir:

Sinal Descrição Exemplo


Coincide com qualquer número de M* localiza qualquer ocorrência que
*
caracteres. inicie com a letra M.
Coincide com qualquer caractere
? M?LA localiza Mala, Mola, Mula.
isolado.
Coincide com qualquer caractere A-C localiza ocorrências que vão de
-
de um intervalo de caracteres. A a C.

4.6.5.2. Exemplos de expressões

As tabelas a seguir apresentam exemplos de expressões utilizadas como critério,


de acordo com os diferentes tipos de campos.

•• Texto

Para campos de texto, apresentamos as seguintes:

Expressão na
Descrição
linha do critério
Somente registros que contenham o texto indicado no
campo (coluna) indicado. Não é obrigatório o sinal de igual
São Paulo
ou de aspas quando se digita a expressão inteira de uma
única vez.
Somente registros que contenham um dos textos designados
no campo (coluna) indicado. Os diversos nomes podem ser
São Paulo OU
colocados na mesma linha e separados pelo operador OU,
Rio de Janeiro
e também um em cada linha (há diversas linhas para indicar
os critérios).
Somente registros que não contenham o texto indicado.
Negado França
Também poderia ser <> França.

151
Access 2016 - Módulo I

Expressão na
Descrição
linha do critério
Somente registros em que a primeira palavra do texto do
m* campo comece com a letra indicada. Não vale para o início
das demais palavras.
Somente registros em que a última palavra do texto do
*m campo comece com a letra indicada. Não vale para o final
das demais palavras.
Todos os registros que contenham em alguma palavra do
*m*
texto a letra indicada.
Todos os registros que não contenham em qualquer palavra
negado *m*
do texto a letra indicada.
Somente registros em que a primeira letra da primeira
>=m* palavra seja a letra indicada ou as próximas letras na ordem
alfabética.
Somente registros em que a primeira letra da primeira palavra
Como “[e-s]*”
seja uma das letras indicadas na sequência entre colchetes.
Todos os registros em que a primeira letra da primeira
k* ou s*
palavra seja uma das indicadas.

•• Data

Para campos de data, apresentamos as seguintes:

Expressão na linha do
Descrição
critério
Todos os registros em que a data do campo
é igual à data indicada. A escrita do sinal #
=#1/9/1999# (sustenido, numeral, tralha, cerquilha, jogo
da velha) não é obrigatória quando se digita a
expressão inteira de uma única vez.
Todos os registros em que a data do campo
<>#1/9/1999#
não é igual à data indicada.
Todos os registros em que a data do campo é
>=#1/9/1999#
igual ou posterior à data indicada.
Todos os registros em que a data do campo é
<=#1/9/1999#
igual ou anterior à data indicada.

152
Consultas de seleção
4
Expressão na linha do
Descrição
critério
>=#1/9/1999# E Todos os registros em que a data do campo
<=#30/9/1999# está entre as datas indicadas.
Todos os registros em que a data do campo é
<=Data()
igual ou anterior à data de hoje.
Todos os registros em que o mês da data do
Mês([datadopedido])=9
campo é igual ao mês indicado.
Todos os registros em que o ano da data do
Ano([DataDoPedido])=1999
campo é igual ao mês indicado.

•• Número

Para campos de número, apresentamos as seguintes:

Expressão
na linha do Descrição
critério
Todos os registros em que o valor do campo indicado é menor
<=10
ou igual ao valor indicado na linha do critério.
Todos os registros em que o valor do campo indicado é maior
>=10
ou igual ao valor indicado na linha do critério.
Todos os registros em que o valor do campo indicado é diferente
<>10
do valor indicado na linha do critério.
Todos os registros em que o valor do campo indicado é igual
=10
ao valor indicado na linha do critério.
Todos os registros em que o valor do campo indicado está
Entre 10 E 20 dentro do intervalo indicado na linha do critério. A expressão
corresponde a >=10 e <=20.
Todos os registros em que o valor do campo indicado é menor
<5 Ou >10
ou igual a 5 ou maior ou igual a 10.

153
Access 2016 - Módulo I

4.6.6. Consultas com Agrupamento

É possível agrupar campos e criar cálculos para grupos de registros. Para isso,
devemos executar os seguintes passos:

1. Adicione à consulta os campos que serão calculados;

2. Clique em Totais ( ) na Guia Design. Será exibida uma linha denominada


Total na grade da consulta;

3. Selecione o campo ou os campos que serão agrupados, escolhendo Agrupar


Por na célula Total;

4. Para os campos que serão calculados, escolha na célula correspondente da


linha Total a função específica para o cálculo (Soma, Média, Máx, Mín, Contar,
entre outras).

Veja o exemplo a seguir:

154
Consultas de seleção
4
Os resultados da utilização das funções citadas se apresentam da seguinte
forma:

4.6.7. Construtor de expressões

Funcionando do mesmo modo que as fórmulas do Microsoft Office Excel, as


expressões do Access 2016 podem ser utilizadas em diferentes situações, e
podem ser criadas por meio do Construtor de expressões, que fornece fácil
acesso aos nomes dos campos e dos controles no banco de dados. O Construtor
de expressões também nos permite acessar diversas funções nativas disponíveis
na criação de expressões.

A inserção de expressões pode ser feita mais rapidamente e de modo mais


preciso no Access 2016 com a ajuda de novas ferramentas disponíveis no
Construtor de expressões, na Folha de Propriedades e em quaisquer lugares
onde seja possível adicionar expressões. São elas:

155
Access 2016 - Módulo I

•• IntelliSense e Dicas Rápidas

Na imagem seguinte, podemos visualizar o Construtor de expressões. Nele, é


possível encontrarmos o recurso IntelliSense e as Dicas Rápidas:

156
Consultas de seleção
4
•• Informações Rápidas e Ajuda

O argumento
Informações atualmente
Rápidas: Mostra a digitado aparece
sintaxe da função em negrito e
e permite acessar, argumentos
com um clique, um opcionais, entre
tópico da Ajuda colchetes.
relativo a ela.

157
Access 2016 - Módulo I

Podemos ver na imagem seguinte as principais partes em que se divide o


Construtor de expressões do Access 2016. Veremos brevemente a função de
cada uma delas:

5
4

•• 1 – Link de Instruções e Ajuda: Este link nos fornece informações sobre o


contexto no qual a expressão está sendo inserida;

•• 2 – Caixa de expressão: É o local onde a expressão deve ser inserida. Nesta


caixa, também podemos adicionar elementos de expressão ao aplicarmos
clique duplo nas listas de elementos logo abaixo. Caso as listas de elementos
não estejam sendo exibidas, devemos clicar em Mais >>, localizado do lado
direito da Caixa de expressão;

•• 3 – Lista Elementos de Expressão: Mostra os tipos de elementos disponíveis.


Ao clicarmos em um deles, suas categorias são exibidas na lista Categorias
de Expressão;

158
Consultas de seleção
4
•• 4 – Lista Categorias de Expressão: Esta lista contém as categorias de
expressão referentes ao elemento de expressão previamente selecionado. Ao
clicarmos em uma das categorias, podemos ver seus valores na lista Valores
de Expressão. Caso não apareçam os valores nessa lista, adicionamos a
categoria à Caixa de expressão aplicando-lhe um clique duplo;

•• 5 – Lista Valores de Expressão: A lista demonstra os valores de expressão


de uma categoria, que são adicionados à Caixa de expressão por meio de
um clique duplo;

•• 6 – Ajuda e informações sobre o valor de expressão selecionado: Um


artigo de ajuda sobre o valor de expressão escolhido pode ser acessado,
caso disponível, por meio de um link na parte de baixo do Construtor de
expressões.

4.6.7.1. Utilizando o Construtor de expressões


As etapas a seguir descrevem como utilizar o Construtor de expressões para
criar expressões:

1. Clique com o botão direito do mouse sobre a linha Critérios do campo a ser
especificado para a expressão;

2. No menu de contexto, clique em Construir... para abrir a janela Construtor


de expressões:

159
Access 2016 - Módulo I

3. Na lista Elementos de Expressão, clique em um item. A visualização das


listas do meio e da direita se altera, mostrando os valores apropriados:

4. Selecione uma categoria, caso esteja disponível, na lista Categorias de


Expressão. A visualização da lista à direita altera-se, mostrando os valores
apropriados:

160
Consultas de seleção
4
5. Escolha um item na lista Valores de Expressão e aplique um clique duplo
para adicioná-lo à Caixa de expressão;

6. Substitua os textos de espaço reservado com valores de argumento válidos.


Clique no texto de espaço reservado, indicado por sinais de maior e menor (<<
>>), na Caixa de expressão. Feito isso, é possível, então, digitar o argumento
manualmente ou selecionar um elemento das listas de elementos;

É possível, ainda, consultar a Ajuda para obter informações


sobre os argumentos válidos para uma função. Para isso, basta
selecionar a função desejada na lista Valores de Expressão
para disponibilizar um link na parte de baixo do Construtor de
expressões. Clicando nesse link, temos acesso a um tópico da
Ajuda sobre a função selecionada.

7. Use o espaço reservado <<Expr>> para separar elementos, caso a expressão


possua mais de um. Esse espaço reservado deve ser substituído por um operador
antes de a expressão completa estar válida.

4.6.8. Utilizando funções em consultas

Funções podem ser utilizadas para criação de campos calculados em consultas


de seleção ou mesmo como expressões de atualização em consultas de ação,
as quais serão estudadas futuramente.

Nos tópicos adiante, apresentamos algumas das funções mais utilizadas:

161
Access 2016 - Módulo I

4.6.8.1. Funções de Data

Função Descrição
Data() Retorna a data do Sistema Operacional.
Agora() Retorna a data e hora do Sistema Operacional.

4.6.8.2. Função de Fluxo de Programa

Função Descrição Exemplo


SeImed([UnidadesEmEstoque]
Avalia uma expressão e
SeImed <10;”Estoque Baixo”;”Estoque
retorna uma das duas partes.
Ok”)

4.6.8.3. Funções de Texto

Função Descrição Exemplo


Retorna o número específico A função retorna os dois primeiros
Esquerda de caracteres do lado caracteres do campo Nome_Emp:
esquerdo de um texto. Esquerda([Nome_Emp];2)

Retorna o número específico A função retorna os dois últimos


Direita de caracteres do lado direito caracteres do campo Nome_Emp:
de um texto. Direita([Nome_Emp];2)

A função retorna um número de


Retorna o número específico caracteres especificados (2), a
Meio de caracteres do meio de um partir de uma posição especificada
texto. (3):
Meio([Nome_Emp];3;2)

162
Consultas de seleção
4
4.6.9. Consultas de parâmetros

Informações como critérios e valores podem ser solicitadas por uma consulta
que possui uma caixa de diálogo própria para armazená-las. Uma consulta
desse tipo é chamada de consulta de parâmetro. Os parâmetros são um recurso
que permite ao operador utilizar a mesma consulta para diferentes conjuntos
de informações. Relatórios e formulários podem ter como base uma consulta
de parâmetro.

4.6.9.1. Criando uma consulta de parâmetros

Para criar uma consulta de parâmetros, é necessário, primeiramente, criar uma


consulta de seleção, como vimos nos tópicos anteriores. Para utilizar, então, os
parâmetros, basta digitar uma expressão entre colchetes ([ ]) no item Critérios
de um campo ou de cada campo que será utilizado como parâmetro (no caso
de se utilizar mais de um parâmetro).

Quando a consulta de parâmetros é executada, uma caixa de diálogo exibe o


prompt sem as chaves ([ ]). Os prompts de parâmetro utilizados podem ser os
do próprio usuário, e cada prompt é exibido em uma caixa de diálogo separada.

Podemos usar os passos anteriores para adicionar um parâmetro


a qualquer um dos seguintes tipos de consulta: consultas de
seleção, consultas de tabela de referência cruzada, consultas
de acréscimo, consultas de criação de tabela e consultas de
atualização.

Se o operador Like e o símbolo curinga (*) forem adotados em uma consulta


de parâmetro, poderemos utilizá-la para localizar caracteres ou registros que
contenham ou sejam iniciados por determinados caracteres.

163
Access 2016 - Módulo I

A seguir, apresentamos um exemplo de consulta de parâmetros:

Este exemplo permite mostrar os pedidos efetuados entre duas datas


consecutivas. Quando a consulta for ativada, uma caixa de diálogo perguntará
a data inicial; outra caixa, logo em seguida, pedirá a data final:

164
Consultas de seleção
4
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Podemos utilizar as consultas de seleção do Access 2016 quando for


necessário filtrar informações do banco de dados, visualizar ou analisar
os dados sob diferentes aspectos. A consulta de seleção nos permite unir
dados de diversas tabelas e classificá-los de diversas maneiras, além de
calcular seus valores, entre diversas outras opções disponíveis;

•• As consultas podem ser criadas de vários modos, seja a partir de tabelas ou


de outras consultas. Dentre os vários meios de criação de consultas, para
se adquirir um melhor aprendizado é recomendado o uso do Assistente
de consulta simples;

•• É possível realizarmos a edição de consultas pelo Modo Design, que pode


não estar definido como o modo de visualização para a consulta. Em uma
consulta por meio do Modo Design, podemos incluir, excluir, movimentar,
ocultar e classificar um ou mais campos, além de podermos exibir dados e
salvar a consulta;

•• Por meio de uma expressão na linha de Critério do campo especificado,


podemos fazer a filtragem de dados em uma consulta, na qual os critérios
são especificações alocadas em uma consulta, ou um filtro avançado, com
o intuito de selecionar registros a serem utilizados;

•• As expressões são muito importantes para a realização de diversas


operações no Access 2016. Elas podem ser entendidas como combinações
de operadores matemáticos ou lógicos, identificadores, funções nativas
ou definidas pelo usuário e valores, a fim de se obter um determinado
resultado.

165
Consultas de seleção
4
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Segundo a precedência dos operadores aritméticos, qual


o resultado para a expressão ((12/4)*2)+((25/5)-3+5*3)?

☐☐ a) 41

☐☐ b) 23

☐☐ c) 5

☐☐ d) 11

☐☐ e) 12

2. Qual é a ordem de cálculo dos operadores aritméticos?

☐☐ a) Não há ordem para processar um cálculo.

☐☐ b) Parênteses, raiz ou potência, multiplicação ou divisão,


soma ou subtração.

☐☐ c) Multiplicação, adição, soma e divisão.

☐☐ d) Da esquerda para a direita.

☐☐ e) Divisão, multiplicação, subtração, soma.

168
Consultas de seleção
4
3. Qual(is) das alternativas abaixo corresponde(m) ao critério
para a seleção dos pedidos entre 01/03/2015 e 31/03/2015?

☐☐ a) DataPedido entre 01/03/2015 e 31/03/2015

☐☐ b) DataPedido>=01/03/2015 e DataPedido<=31/03/2015

☐☐ c) DataPedido>28/02/2015 e DataPedido<01/04/2015

☐☐ d) DataPedido>28/02/2015 e DataPedido<=31/03/2015

☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

4. Qual das expressões representa o critério para obter o


conjunto de dados de todas as cidades, exceto as que começam
por A?

☐☐ a) Entre [b-z]

☐☐ b) Como [a-z]

☐☐ c) Negado <> “A”

☐☐ d) Como “A*”

☐☐ e) Negado “A*”

169
Access 2016 - Módulo I

5. Qual das expressões representa o critério para obter o


conjunto de dados de todos os pedidos do dia 15, de qualquer
mês ou ano?

☐☐ a) Dia=15

☐☐ b) Dia(Data())=15

☐☐ c) Dia(DataDoPedido)=15

☐☐ d) DataDoPedido(Dia(15))

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

170
Consultas
de seleção
Mãos à obra!
4
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Criando consultas a partir de uma ou mais tabelas

1. Crie uma consulta que liste as 6 primeiras cidades disponíveis que possuem
UF cadastrada. Para isso, utilize as colunas Cod_Cid, Cidade, País da tabela tbl_
Cidade, com a coluna UF da tabela tbl_UF, considerando os seguintes critérios:

•• Cod_Cid entre 1 e 6;

•• Nomes das cidades em ordem crescente.

2. Salve com o nome qry_Lista_Cod_Cid_1_Ate_6.

3. Crie uma consulta com todas as colunas da tabela tbl_Cidade e com a coluna
UF da tbl_UF, exibindo os registros de cidades que tenham UF diferente de RJ;

4. Salve como qry_Lista_UFs_Diferentes_RJ;

5. Liste as empresas situadas em cidades que começam com a letra S. Para


isso, crie uma consulta com as tabelas tb_Cidade e tb_Empresa, utilizando os
seguintes critérios:

•• Inclua na consulta apenas os campos Nome_Emp, CNPJ, Cidade e País;

•• Exiba apenas as cidades que comecem com a letra S.

6. Salve como qry_Lista_Cidades_Iniciam_Letra_S;

172
Consultas de seleção
4

7. Crie uma consulta que liste os pedidos realizados nas cidades de Sorocaba e
Montevidéu. Para isso, utilize as tabelas tbl_Cidade, tbl_Empresa, tbl_Pedido,
respeitando os seguintes critérios:

•• Inclua na consulta apenas os campos Cidade, Num_Ped e Data_Ped;

•• Exiba apenas as cidades Sorocaba e Montevidéu.

8. Salve como qry_Lista_Pedidos_Sorocaba_E_Montevidéu;

9. Liste, em ordem crescente, o tipo e nome dos produtos que possuem um


estoque maior que 50 unidades. Para isso, utilize as tabelas tbl_Produto e
tbl_TipoProd, considerando os seguintes critérios:

•• Inclua na consulta apenas os campos Tipo_Prod, Nome_Prod e Estoque;

•• Organize as tabelas Tipo_prod e Nome_Prod em ordem crescente, exibindo


produtos com Estoque maior do que 50.

10. Salve como qry_Estoque_Acima_50_Unidades.

173
5
Consultas de ação
99 Consultas de atualização;
99 Consultas de criação de tabela;
99 Consultas de acréscimo;
99 Consultas de exclusão.
Access 2016 - Módulo I

5.1. Introdução
Ao fazermos uma consulta, podemos realizar determinadas alterações
simultaneamente em diversos registros, por meio de uma única ação. As
consultas com essa característica são chamadas de consultas de ação, e serão
estudadas neste capítulo.

5.2. Consultas de atualização
Consultas de atualização permitem alterar um determinado grupo de registros
de maneira global, registros estes que podem estar dispostos em mais de uma
tabela. É preciso criar uma consulta que contenha as tabelas ou consultas nas
quais os registros em atualização serão armazenados.

Existem alguns campos em que não podemos usar uma consulta de atualização
para atualizar os dados. Esses campos são:

•• Campo Calculado: Não é possível atualizar os valores desse tipo de campo


devido à ausência de um local de armazenamento permanente. Após serem
calculados, eles ficam na memória temporária do computador, mas não
permanentemente em tabelas;

•• Campo AutoNumeração:  A inserção de um registro na tabela faz com


que os valores desse tipo de campo mudem, o que é uma característica
estrutural;

•• Campo de uma consulta de totais ou de uma consulta tabela de referência


cruzada: A impossibilidade de atualização deve-se ao fato de que, nesse
tipo de consulta, os valores são calculados;

176
Consultas de ação
5
•• Campo chave primária: É necessário, em certos casos, fazer uma
configuração para atualizações em cascata automáticas para que seja possível
usar uma consulta para atualizar o campo. Isso acontece, por exemplo,
quando usamos esse campo em uma relação de tabela – precisamos, então,
configurar essa relação como mencionado;

•• Campo em uma consulta união: Na consulta união, os registros que


aparecem em pelo menos duas fontes de dados são exibidos apenas uma
vez. Nem todos os registros necessários podem ser atualizados devido à
remoção, do resultado da consulta união, de alguns registros duplicados;

•• Campo em consultas de valor e registro único: Essas consultas possuem


valores que, além de serem resumidos, podem ser identificados como
representantes de apenas um registro ou como representantes de vários
registros. Nem todos os registros necessários podem ser atualizados por
causa da impossibilidade de se determinar os registros que foram excluídos
como duplicatas. Essa condição é válida tanto para a atualização manual
dos dados, na qual digitamos valores em uma folha de dados ou formulário,
como para a consulta de atualização.

Para criarmos uma consulta de atualização, devemos seguir os passos adiante:

1. Com o banco de dados aberto, clique sobre a guia Criar;

2. No grupo Consultas, clique no botão Design da Consulta:

177
Access 2016 - Módulo I

Será exibida a janela do modo Design da nova consulta:

3. Selecione as tabelas que irão fazer parte da consulta, clique em Adicionar e,


em seguida, clique no botão Fechar;

178
Consultas de ação
5
4. No Modo Design da consulta, após ter selecionado as tabelas ou consultas
de origem nas guias Tabelas, Consultas e Ambas, escolha os campos que irão
fazer parte da consulta:

179
Access 2016 - Módulo I

5. Clique duas vezes sobre os Campos disponíveis, para que esses campos se
posicionem na grade, e, logo depois, insira os critérios necessários:

6. Altere o Modo de exibição da guia Design, escolhendo Modo de Exibição de


Folha de Dados, para verificar se os dados filtrados estão corretos, atendendo
o critério imposto na grade:

180
Consultas de ação
5
Veja o resultado:

7. Agora que já nos certificamos de que o resultado da consulta está correto,


vamos mudar novamente para o Modo Design, clicando no botão Modo de
Exibição e escolhendo a opção Modo Design:

8. Selecione a guia Design e, no grupo Tipo de Consulta, selecione Atualizar:

181
Access 2016 - Módulo I

9. No item Atualizar para dos campos em questão, digite o valor ou a expressão


utilizada para a atualização dos campos:

A seguir, temos um exemplo de consulta de atualização com a expressão que


atualiza o valor do PrecoUnitario aumentando 10%:

182
Consultas de ação
5
10. Agora, atualize os registros selecionados. Para isso, basta clicar no botão
Executar, presente no grupo Resultados, que se localiza na guia Design:

Irá aparecer a seguinte mensagem:

11. Clique no botão Sim para confirmar a atualização. Após clicar no botão Sim,
não é possível recorrer ao comando Desfazer.

5.3. Consultas de criação de tabela


Esse tipo de consulta cria uma tabela por meio de dados disponibilizados por
uma ou várias tabelas existentes. Para isso, o usuário deve selecionar as tabelas
ou consultas nas quais estão contidos os registros a serem inseridos na tabela
em criação, como explicado nos passos descritos adiante.

Antes, porém, de executar os passos a seguir, é preciso repetir o procedimento


de criação de consultas demonstrado nos passos 1 a 7 do tópico anterior,
Consultas de atualização. Após ter feito isso, o procedimento é o seguinte:

1. Selecione a guia Ferramentas de Consulta e, no grupo Tipo de consulta da


subguia Design, selecione o tipo de consulta Criar Tabela:

183
Access 2016 - Módulo I

2. Na caixa Nome da tabela, na janela Criar tabela (aberta em decorrência do


passo anterior), digite o nome da tabela a ser criada ou alterada;

3. Selecione a opção Banco de dados atual, para criar a tabela no banco de


dados atualmente em uso, ou Outro banco de dados:, para criar a tabela em um
banco de dados diferente. Neste último caso, indique, em Nome do arquivo:, a
localização do banco de dados desejado ou clique em Procurar... para selecioná-
lo a partir de sua pasta de origem:

Mesmo que o nome da nova tabela já exista em outro banco de


dados, ela será criada, já que o banco não é o mesmo.

4. Após ter digitado o nome da tabela e escolhido o local onde a tabela será
criada, clique em OK;

5. A partir da lista de campos, arraste e solte na grade de estrutura da consulta


os campos a serem inclusos na nova tabela;

6. Especifique critérios, caso desejado, na célula Critérios referente aos campos


que acabaram de ser arrastados para a grade de estrutura;

7. No grupo Resultados, na guia Design, clique no botão Executar para criar a


tabela contendo os campos e os registros selecionados;

184
Consultas de ação
5
8. Uma caixa de mensagem informará a quantidade de linhas que serão
acrescentadas e perguntará se o usuário realmente deseja acrescentá-las. Clique
em Sim para acrescentar as linhas. O botão Não irá cancelar a operação.

A seguir, temos um exemplo de consulta de criação de tabelas:

Se observarmos a imagem, na grade, temos selecionados todos os campos da


tabela tbl_Produtos e somente o campo NomeDaCategoria que tem um critério
Bebidas na linha de critérios. No entanto, o campo NomeDaCategoria não será
incluído na nova tabela, porque a opção Mostrar da grade está desmarcada.
Sendo assim, esta consulta carrega somente os produtos com nome da categoria
Bebidas, totalizando 12 registros.

185
Access 2016 - Módulo I

5.4. Consultas de acréscimo
A consulta de acréscimo é utilizada para adicionar um grupo de registros a uma
ou várias tabelas. Quando usamos uma consulta para copiar dados, a operação
de cópia é facilitada, pois podemos selecionar todos os dados de uma vez antes
de copiá-los, e não recorrer ao recurso de copiar e colar, o que precisaríamos
fazer caso fôssemos copiar os dados manualmente.

A seleção, no caso, pode ser refinada por meio de critérios, como localização,
por exemplo. Assim, podemos estabelecer, como critério, a residência em uma
cidade específica, e acrescentar apenas os registros daqueles consumidores
que atenderem a esse critério.

Além disso, antes de copiarmos os dados, podemos, no modo Folha de Dados,


visualizar e realizar ajustes na seleção. Isso nos é conveniente especialmente
se houver expressões ou critérios na consulta, e se considerarmos que uma
consulta de acréscimo não pode ser desfeita. Por isso, se cometermos algum
erro, precisaremos corrigi-lo manualmente ou com uma consulta de exclusão,
ou restaurar o banco de dados por backup.

Outra vantagem em copiar dados usando uma consulta de acréscimo é que,


no caso de a tabela de destino não ter alguns campos das fontes de dados,
podemos acrescentar registros. Para isso, copiamos os dados dos campos que
são comuns à tabela de destino e à fonte. Os campos restantes ficarão em
branco. Assim, se uma tabela de consumidores já existente tiver quinze campos,
e a nova tabela a partir da qual queremos fazer a cópia tiver onze desses quinze
campos, copiamos os dados dos onze campos compatíveis, enquanto os outros
quatro campos permanecem em branco.

As etapas adiante descrevem a criação de uma consulta de acréscimo. No


procedimento descrito, será criada uma consulta na qual os registros da tabela
serão inseridos em outra tabela do banco de dados.

186
Consultas de ação
5
Antes, porém, de executar os passos, é preciso repetir o procedimento de
criação de consultas demonstrado nos passos 1 a 7 do tópico Consultas de
atualização. Após ter feito isso, devemos, então proceder com os seguintes
passos:

1. Selecione a guia Ferramentas de consulta e, no grupo Tipo de consulta da


subguia Design, selecione o tipo de consulta Acrescentar:

2. Na janela Acrescentar, digite, na caixa Nome da tabela, o nome da tabela


na qual os registros serão acrescentados;

3. Selecione a opção Banco de dados atual, se a tabela estiver no banco de


dados atual, ou Outro banco de dados:, caso a tabela esteja em outro. Se esta
última opção for selecionada, é preciso indicar a localização do banco de dados
desejado ou clicar no botão Procurar... para selecioná-lo a partir de sua pasta
de origem:

4. Clique em OK;

5. Na lista de campos de consulta, selecione os campos a serem acrescentados,


assim como aqueles a serem utilizados na definição de critérios.

187
Access 2016 - Módulo I

É possível que um ou mais campos possuam o tipo de dados Numeração


automática. Se esse for o caso, há possibilidade de que os valores sejam
acrescentados a esse(s) campo(s) automaticamente. Para que isso não ocorra,
não arraste o campo Numeração automática para a grade de estrutura da
consulta no momento em que esta é criada.

Além disso, os nomes dos campos selecionados podem ou não coincidir


nas tabelas de origem e de destino. Se coincidirem, o nome coincidente será
automaticamente especificado no item Acrescentar a. Se não houver coincidência
dos nomes, será necessário especificar manualmente em Acrescentar a os
nomes dos campos da tabela nos quais os acréscimos serão feitos:

188
Consultas de ação
5
6. Na guia Design / grupo Resultados, clique no botão Executar para acrescentar
os registros selecionados:

7. Uma caixa de mensagem informará a quantidade de linhas que serão


acrescentadas e perguntará se o usuário realmente deseja acrescentá-las. Clique
em Sim para acrescentar as linhas. O botão Não irá cancelar a operação:

Devemos clicar no botão Sim para confirmar o acréscimo dos registros na tabela
indicada na consulta. Após essa confirmação, não é mais possível utilizar o
comando Desfazer.

5.5. Consultas de exclusão
As consultas de exclusão são indicadas para excluir registros de tabelas do
banco de dados. Com elas, o valor-chave especificador do registro é removido,
bem como os outros dados dos campos.

Vale lembrar que a execução da consulta de exclusão talvez precise ser antecedida
por uma alteração de relação. Isso ocorre quando temos um relacionamento de
um para muitos, e o registro que queremos excluir faz parte de uma tabela e
corresponde a vários registros da outra tabela.

189
Access 2016 - Módulo I

O procedimento adiante demonstra como criar uma consulta de exclusão. Antes,


porém, de executar os passos, é preciso repetir o procedimento de criação de
consultas demonstrado nos passos 1 a 7 do tópico Consultas de atualização.
Chegaremos na seguinte janela:

Após ter feito isso, devemos, então, realizar o procedimento a seguir:

1. Selecione a guia Ferramentas de consulta e, no grupo Tipo de consulta da


subguia Design, selecione Excluir:

190
Consultas de ação
5
2. Arraste o asterisco localizado na lista de campos da tabela para a grade
de estrutura da consulta. O item Excluir exibirá a opção De, como mostra a
imagem a seguir:

3. Arraste, para a grade de consulta, um ou mais campos a serem utilizados


como critérios de exclusão. O item Excluir exibirá a opção Onde, como mostra
a imagem a seguir:

191
Access 2016 - Módulo I

4. Na guia Design, clique no botão Executar para excluir os registros


selecionados:

Como é uma consulta em que o usuário deve informar um parâmetro (nesse


caso, um código do fornecedor que deverá ser excluído na tabela), será
apresentada a seguinte mensagem:

5. Uma caixa de mensagem informará a quantidade de linhas que serão


excluídas e perguntará se o usuário realmente deseja excluí-las. Clique em Sim
para excluir as linhas. O botão Não irá cancelar a operação:

192
Consultas de ação
5
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Consultas de ação são consultas em que podemos realizar determinadas


alterações simultaneamente em diversos registros por meio de uma única
ação;

•• As consultas de atualização permitem alterar um determinado grupo de


registros de maneira global, registros estes que podem estar dispostos em
mais de uma tabela. É preciso criar uma consulta que contenha as tabelas
ou consultas nas quais os registros em atualização serão armazenados;

•• As consultas de criação de tabela criam uma tabela por meio de dados


disponibilizados por uma ou várias tabelas existentes. Para isso, o usuário
deve selecionar as tabelas ou consultas nas quais estão contidos os registros
a serem inseridos na tabela em criação;

•• A consulta de acréscimo é utilizada para adicionar um grupo de registros


a uma ou várias tabelas. Existem algumas vantagens em usar a consulta
de acréscimo para copiar dados, como selecionar todos os dados de uma
vez antes de copiá-los, fazer uma seleção refinada por meio de critérios,
visualizar e ajustar a seleção antes de copiar os dados, e acrescentar registros
caso a tabela de destino não tenha alguns campos das fontes de dados;

•• As consultas de exclusão são indicadas para excluir registros de tabelas


do banco de dados. Com elas, o valor-chave especificador do registro é
removido, bem como os outros dados dos campos.

193
Consultas de ação
5
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Após concluirmos uma consulta de exclusão de


registros de uma tabela, é possível recuperar os registros
excluídos nesta consulta?

☐☐ a) Sim

☐☐ b) Não

☐☐ c) Sim, se o botão Desfazer estiver ativo.

☐☐ d) Sim, se a tabela for salva anteriormente.

☐☐ e) Sim, se a exclusão foi apenas lógica.

2. Em qual botão devemos clicar para obter o resultado


de uma consulta de ação?

☐☐ a) Exibir

☐☐ b) Play

☐☐ c) Rodar

☐☐ d) Consultar

☐☐ e) Executar

196
Consultas de ação
5
3. Quais são os objetos utilizados nas consultas de ação?

☐☐ a) Relatórios

☐☐ b) Somente tabelas.

☐☐ c) Macros

☐☐ d) Tabelas e consultas.

☐☐ e) Formulários

4. Suponha que, em uma consulta de ação Criar Tabela,


você escolha a opção Outro banco de dados, porém, no
banco atual, exista uma tabela com o mesmo nome dessa
nova tabela que você está criando. O que pode acontecer?

☐☐ a) Não será permitida a criação da tabela.

☐☐ b) A tabela já existente será sobreposta pela nova.

☐☐ c) A tabela será criada, pois o banco é outro.

☐☐ d) A tabela será criada, mas o Access acrescentará o


algarismo 1 ao nome.

☐☐ e) O Access solicitará um novo nome.

197
Consultas de ação
5
Mãos à obra!
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Criando consultas de ação

1. Crie uma consulta de ação do tipo Criar tabela que armazene os registros
das empresas situadas em SP, respeitando os seguintes critérios:

•• Nome da tabela: tb_Empresa_SP;

•• Campos: Nome_Emp, CNPJ, Cidade e UF;

•• Utilize apenas registros com UF igual a SP.

2. Salve como qry_Cria_tbl_Empresa_SP;

3. Crie uma consulta de ação do tipo Exclusão que remova os registros das
empresas de Sorocaba da tabela tbl_Empresa_SP e utilize somente CNPJ que
comece com 1. Observe os seguintes critérios:

•• Exclua registros da tabela tbl_Empresa_SP;

•• Utilize apenas registros com CNPJ começando por 1;

•• Utilize apenas registros com cidade de Sorocaba;

4. Salve como qry_Exclui_Empresa_Sorocaba;

200
Consultas de ação
5

5. Crie uma consulta de ação do tipo Atualizar que reajuste em 50% mais caro
o preço de produtos de código igual a 1, respeitando os seguintes critérios:

•• Utilize a tabela tbl_Produto;

•• Restrinja-se aos produtos de Cod_Prod igual a 1 apenas;

•• Atualize preco_unit para 50% mais caro.

6. Salve como qry_Atualiza_Cod_Prod_1;

7. Crie uma consulta de ação do tipo Acréscimo, acrescentando na tabela tbl_


Empresa_SP somente registros com UF igual a AL;

8. Então, selecione os campos Nome_Emp e CNPJ da tabela tbl_Empresa, e


selecione o campo cidade da tbl_Cidade e o campo UF da tbl_UF;

9. Por fim, salve como qry_Acrescenta_Registro_tbl_Empresa_SP.

201
6
Consultas especiais
99 Consulta de referência cruzada;
99 Consulta para localização de duplicatas;
99 Consulta para localização de registros não coincidentes.
Access 2016 - Módulo I

6.1. Introdução
Neste capítulo, abordaremos alguns tipos de consulta que atendem a fins
específicos: consultas de referência cruzada, consultas para localização de
duplicatas e consultas para localização de registros não coincidentes.

6.2. Consulta de referência cruzada


As consultas de referência cruzada apresentam totais para campos agrupados,
como uma soma, média, contagem, entre outros, por meio das linhas e das
colunas. Ou seja, esse tipo de consulta produz uma tabela que possui nomes
nas linhas e nomes nas colunas (assemelhando-se às tabelas do Excel), também
chamadas de tabelas de dupla entrada (localização pela coluna ou pela linha). A
consulta de referência cruzada pode ser criada no modo Estrutura ou através
de um assistente.

Se, na consulta de referência cruzada, for necessário utilizar campos calculados,


a maneira mais adequada é criando uma consulta de seleção, que servirá como
base de registro no assistente da consulta. Veja, a seguir, um modelo de consulta
de seleção que contém o cálculo necessário para uso posterior:

Essa consulta foi salva com o nome qry_Base_Tabela_Cruzada_


Cliente.

204
Consultas especiais
6
Para criar uma consulta de tabela de referência cruzada, devemos executar o
procedimento a seguir:

1. Com o banco de dados aberto, clique sobre a guia Criar;

2. No grupo Consultas, escolha o botão Assistente de Consulta:

Será exibida a caixa de diálogo Nova consulta:

Os quatro tipos de consultas criadas com o assistente de


consulta podem ser modificados posteriormente, desde que as
alterações sejam feitas corretamente.

205
Access 2016 - Módulo I

3. Selecione a opção Assistente de consulta de tabela de referência cruzada


e clique em OK;

4. Clique sobre o nome da tabela que contém os dados e clique em Avançar:

5. Clique sobre os campos da tabela que serão títulos de linha e, em seguida,


clique em Avançar:

206
Consultas especiais
6
6. Clique sobre o campo da tabela que será título de coluna e, a seguir, clique
em Avançar:

Como o campo escolhido para coluna é um campo do tipo Data/Hora, será


exibida a janela para escolher o período em que será exibido esse campo:

207
Access 2016 - Módulo I

7. Clique sobre o campo da tabela para aplicar uma função de cálculo da lista de
Funções. O resultado será apresentado na interseção de linha e coluna. Logo
em seguida, clique em Avançar:

8. Digite, em Como você deseja chamar sua consulta?, um nome para a


consulta de tabela de referência cruzada:

208
Consultas especiais
6
9. Escolha a opção Exibir a consulta, o que irá executar a consulta, ou Modificar
o design, o que permitirá visualizar a estrutura da consulta no modo Design.
Se esta última opção for selecionada, o usuário poderá alterar a consulta, caso
ache necessário;

10. Clique em Concluir.

Em situações mais complexas, que envolvam informações de


várias tabelas, o usuário deverá criar uma consulta base e, a
partir dela, a consulta de referência cruzada.

A seguir, temos um exemplo de consulta de referência cruzada:

209
Access 2016 - Módulo I

Na imagem anterior, pode-se visualizar o valor faturado por ano com cada cliente.
Esse tipo de informação permite, por exemplo, planejar a meta de faturamento
para o próximo ano e analisar o crescimento ou não nas vendas. Porém, o
formato dos valores monetários não ficou adequado. Portanto, devemos, através
da folha de propriedade, alterar a formatação, como no exemplo a seguir:

210
Consultas especiais
6
Alterando para as colunas que contêm valores monetários, o resultado final
ficará assim:

211
Access 2016 - Módulo I

6.3. Consulta para localização de duplicatas


Os registros duplicados em uma tabela são chamados de duplicatas, que não
constituem exatamente duas cópias idênticas da mesma informação, mas
sim dados que possuem a mesma referência, mesmo que sejam levemente
diferentes entre si.

As duplicatas podem ser encontradas em vários níveis, como entre dois ou mais
registros, e não é necessário que todos seus campos sejam iguais para que sejam
considerados duplicatas. Podemos também nos deparar com dados similares
em duas ou mais tabelas que, mesmo que contenham estruturas diferentes,
podem conter dados duplicados. Neste caso, é recomendada a criação de uma
nova tabela para combinar essas informações e evitar as duplicatas.

Outra situação em que encontramos duplicatas é quando há dois ou mais


bancos de dados, que podem conter informações similares. Bancos de dados
herdados podem sobrepor informações, confundindo-se com dados de bancos
já existentes.

Podemos, também, encontrar dois ou mais registros que compartilham um


mesmo conjunto de valores, mas que não possuem a mesma referência. Nesses
casos, não há risco de duplicarmos dados, desde que outros campos de seu
banco de dados contenham informações exclusivas suficientes para evitar que
os registros sejam considerados duplicatas.

Para localizar duplicatas, podemos criar uma consulta de seleção utilizando


o Assistente de consulta localizar duplicatas. As etapas adiante descrevem
como localizar duplicatas por meio de uma consulta:

1. Com o banco de dados aberto, clique sobre a guia Criar;

2. No grupo Consultas, escolha o botão Assistente de Consulta:

212
Consultas especiais
6
Será exibida a caixa de diálogo Nova consulta:

3. Selecione a opção Assistente de consulta localizar duplicatas e clique em


OK;

4. No Assistente de consulta localizar duplicatas, selecione a tabela onde


serão localizadas as duplicatas e clique em Avançar:

213
Access 2016 - Módulo I

5. Selecione os campos a serem pesquisados e clique em Avançar:

Apenas escolha o campo que deverá ser analisado se houver


duplicidade.

214
Consultas especiais
6
6. Escolha os campos a serem exibidos na consulta (estes campos não serão
pesquisados, mas apenas exibidos na consulta) e clique em Avançar:

7. Especifique um nome para a consulta no campo Como você deseja chamar


sua consulta?;

8. Escolha a opção Exibir os resultados, para exibir os registros resgatados


pela consulta, ou Modificar o design, para alterar o design da consulta no
modo Design:

215
Access 2016 - Módulo I

9. Clique em Concluir.

A seguir, temos um exemplo de consulta para localização de duplicatas, em


que são exibidos somente os registros das cidades que contêm mais do que um
cliente. Veja o resultado:

Ter registros com informações repetidas em determinados campos não significa


necessariamente um erro. Na imagem anterior, por exemplo, temos as cidades
de determinadas empresas.

216
Consultas especiais
6
6.4. Consulta para localização de registros
não coincidentes
Podemos criar uma consulta de seleção por meio do Assistente de consulta
localizar não coincidente com o objetivo de localizar registros não coincidentes
entre tabelas.

As etapas adiante descrevem como utilizar o Assistente de consulta localizar


não coincidente para criar uma consulta que localize registros não coincidentes:

1. Com o banco de dados aberto, clique sobre a guia Criar;

2. No grupo Consultas, escolha o botão Assistente de Consulta:

Será exibida a caixa de diálogo Nova consulta:

217
Access 2016 - Módulo I

3. Selecione a opção Assistente de consulta localizar não coincidente e clique


em OK;

4. Selecione a tabela que possui os dados não coincidentes com a tabela a ser
utilizada para comparação (a ser especificada no passo seguinte) e clique em
Avançar:

5. Selecione a tabela relacionada à tabela especificada no passo anterior e clique


em Avançar:

218
Consultas especiais
6
6. Selecione os campos que estão relacionados nas duas tabelas e clique em
Avançar:

7. Selecione os campos a serem exibidos na consulta e clique em Avançar:

8. Digite um nome para a consulta;

219
Access 2016 - Módulo I

9. Escolha a opção Exibir os resultados para exibir os registros resgatados


pela consulta, ou Modificar o design para alterar o design da consulta no
Modo Design:

10. Clique em Concluir.

A seguir, temos um exemplo de consulta para localização de registros não


coincidentes:

Neste exemplo, os funcionários listados são funcionários que não estão


cadastrados na tabela de colaboradores. É importante notar que, com o
sobrenome identificado, a comunicação para pesquisas torna-se mais fácil.

O ideal seria um documento específico, como um CPF ou um número de registro,


porém, como não havia esses dados em ambas as tabelas, foi necessário encontrar
outro campo que caracterizava a individualidade de cada funcionário, ou seja,
não há nenhum funcionário nessas duas tabelas com o mesmo sobrenome,
somente se for o mesmo funcionário cadastrado nas duas tabelas.

220
Consultas especiais
6
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• A tabela de referência cruzada é definida como uma consulta capaz de somar


determinados valores ou calcular uma média por meio do cruzamento de
dados em linhas e colunas;

•• Os registros duplicados em uma tabela são denominados duplicatas. O


usuário pode utilizar o Assistente de consulta localizar duplicatas para
criar uma consulta de seleção que localize duplicatas;

•• O usuário pode criar uma consulta de seleção por meio do Assistente de


consulta localizar não coincidente com o objetivo de localizar registros
não coincidentes entre tabelas.

221
Consultas especiais
6
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Em determinado banco de dados, temos uma tabela de


vendedores e uma de carros vendidos, ligadas entre si pelo
código do vendedor. Que consulta deve ser utilizada para
encontrar os nomes dos vendedores que não venderam em
determinado período?

☐☐ a) Consulta para localização avançada.

☐☐ b) Assistente de localização de registros.

☐☐ c) Consulta para localização de registros coincidentes e nulos.

☐☐ d) Consulta para localização de registros não coincidentes.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Uma consulta de referência cruzada deverá utilizar três


tabelas diferentes. Qual o procedimento indicado?

☐☐ a) Referenciar as três tabelas pelo Assistente de consultas


especiais.

☐☐ b) Criar uma nova tabela e digitar as informações a serem


pesquisadas.

☐☐ c) Criar uma consulta de seleção com os campos e registros


necessários, salvá-la e aplicar a referência cruzada sobre essa
consulta previamente criada.

☐☐ d) Não é possível realizar esse procedimento.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

224
Consultas especiais
6
3. Qual tipo de consulta criada pelo Assistente de Consulta
aceita modificações (desde que corretamente construídas)
em sua construção?

☐☐ a) Consulta simples.

☐☐ b) Consulta de referência cruzada.

☐☐ c) Consulta para localização de registros não


coincidentes.

☐☐ d) Consulta para localização de duplicatas.

☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

4. Na consulta de referência cruzada, quando o campo


utilizado como cabeçalho de coluna é do tipo Data, quais
são as opções de agrupamento?

☐☐ a) Dia, mês, ano.

☐☐ b) Hora, minuto, dia, mês.

☐☐ c) Hora, minuto, trimestre.

☐☐ d) Ano, mês, quadrimestre.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

225
Access 2016 - Módulo I

5. Na consulta de referência cruzada, qual das alternativas


a seguir contém funções que estão disponíveis para
cálculos?

☐☐ a) Soma, subtração, divisão.

☐☐ b) Soma, contagem, média.

☐☐ c) Soma, máximo, variômetro.

☐☐ d) Soma, primeiro, percentual.

☐☐ e) Soma, último, próximo.

226
Importação,
vinculação e
exportação
7
99 Formato dos dados;
99 Vinculação e importação de dados;
99 Gerenciando tabelas vinculadas;
99 Exportando dados;
99 Trocando informações entre aplicativos do Office.
Access 2016 - Módulo I

7.1. Introdução
Os bancos de dados do Access podem ser utilizados em conjunto com outros
aplicativos. É possível importar ou vincular dados de outras tabelas do próprio
Access, de outros programas e aplicativos, tais como arquivos de texto, do
Microsoft Excel, do Microsoft Outlook, do Microsoft SQL Server e de tabelas e
listas HTML localizadas em um servidor local, intranet ou Internet.

Também é possível importar um programa cujos dados não estejam armazenados


em um desses formatos, desde que esse programa possa exportar ou salvar os
dados em qualquer formato lido pelo Access.

Veremos no decorrer deste capítulo alguns aspectos que tratam da vinculação,


importação e exportação de dados no Access 2016.

7.2. Formato dos dados


Estas são as fontes externas das quais você pode importar ou vincular dados:

IMPORTAR VINCULAR
Microsoft Excel ✓ ✓ (somente leitura)
Microsoft Access ✓ ✓
Bancos de dados ODBC,
✓ ✓
como o SQL Server
Arquivos de texto ou CSV ✓ (apenas adicionar

(valor separado por vírgula) novos registros)
Lista do SharePoint ✓ ✓
XML ✓ X
Serviços de Dados X ✓ (somente leitura)
Documento HTML ✓ ✓
Pasta do Outlook ✓ ✓

228
Importação, vinculação e exportação
7
É preciso instalar o Microsoft .NET 3.5 ou posterior para que o botão
Serviço de Dados seja habilitado. Para que a funcionalidade da
Internet do Access 2016 não tenha problemas, é exigida conexão
com a Internet, sendo necessário o Internet Explorer 8 ou o
Internet Explorer 9; já para ter acesso à funcionalidade de Pesquisa
Instantânea, é necessário Windows Search 4.0.

7.3. Vinculação e importação de dados


As características da importação e da vinculação de dados são as seguintes:

•• A importação de dados cria uma cópia dos dados em uma tabela, e os


dados de origem não são afetados nessa operação;

•• A vinculação mantém os dados no seu local original, sendo que eles poderão
ser utilizados por meio de uma tabela do Access.

Quando os dados forem utilizados apenas no Access, é mais conveniente optar


pela importação, pois, além de o gerenciamento da informação ser mais rápido,
é possível modificar a estrutura da tabela de acordo com as necessidades do
sistema.

Contudo, a vinculação de tabelas de outros bancos de dados do próprio Access


é muito comum. Esse procedimento é muito utilizado, por exemplo, quando
as tabelas são armazenadas em um servidor de rede, e os demais objetos
(formulários, relatórios etc.) são armazenados em outros bancos de dados
compartilhados nas estações de trabalho. A atualização dos dados pode ser
feita tanto no programa de origem como na tabela vinculada, porém, a estrutura
da tabela não poderá ser totalmente modificada no Access.

As tabelas vinculadas poderão ser gerenciadas da mesma forma que as tabelas do


próprio sistema, sendo possível criar relacionamentos, consultas, formulários,
relatórios e demais objetos utilizando os dados externos. Devemos optar pela
vinculação quando for necessário utilizar dados constantemente atualizados por
outro programa. Além disso, como não gera uma cópia dos dados, a vinculação
não ocupa um espaço significativo.

229
Access 2016 - Módulo I

O exemplo a seguir demonstra os passos necessários para a importação ou


vinculação de dados utilizando o assistente:

1. Abra o banco de dados de destino da importação ou da vinculação e, na guia


Dados Externos, grupo Importar e Vincular, selecione a opção desejada para
a importação ou vinculação como arquivo de texto:

Para importar ou vincular temos as seguintes ferramentas:

230
Importação, vinculação e exportação
7
2. Clique na ferramenta Arquivo de Texto do grupo Importar e Vincular da
guia Dados Externos. Será aberta a seguinte janela:

As opções dessa janela dependem do tipo de arquivo que está sendo importado
ou vinculado. Há opções para importar o arquivo para uma nova tabela, para
copiar os dados do arquivo para uma tabela já existente no banco de dados
ou para vincular os dados do arquivo à fonte de dados, criando uma tabela
vinculada que será atualizada sempre que os dados forem alterados no aplicativo
de origem.

3. Selecione o modo de importação, o nome e o local onde está armazenado o


arquivo de texto;

231
Access 2016 - Módulo I

4. De acordo com as características do arquivo, selecione entre as opções


Delimitado ou Largura fixa:

Na opção Delimitado, os campos são separados pelos


delimitadores de campo, que consistem em símbolos, caracteres
ou tabulação.

232
Importação, vinculação e exportação
7
5. Indique as opções para delimitador, qualificador e defina se a primeira linha
deverá conter os títulos das colunas:

6. Se necessário, mude o nome das colunas e indique qual a natureza da


informação:

233
Access 2016 - Módulo I

7. Aceite ou não a chave primária definida automaticamente:

8. Indique o nome da tabela que receberá as informações:

234
Importação, vinculação e exportação
7
Se a importação for rotineira, é recomendável salvar os passos da importação
para uso posterior:

235
Access 2016 - Módulo I

Se necessário, é possível importar novamente as informações selecionando o


nome da importação, e clicando no ícone Importações Salvas ( ) da guia
Dados Externos. Feito isso, a seguinte janela é exibida:

Logo em seguida, é apresentada a seguinte janela:

236
Importação, vinculação e exportação
7
O resultado final é uma tabela do Access:

É preciso ressaltar que o Access notifica sobre quaisquer problemas que podem
ter ocorrido durante o processo de importação assim que o assistente é concluído.
Ele pode criar, em algumas situações, uma nova tabela para relacionar os dados
que o programa não foi capaz de importar de modo bem sucedido. Essa tabela
chama-se ImportErrors, e é através dela que temos acesso aos dados que não
puderam ser importados. Assim, é possível tentarmos descobrir os motivos
pelos quais esses dados não puderam ser importados corretamente.

237
Access 2016 - Módulo I

Vale notar ainda que, ao utilizar o Access para abrir diretamente um arquivo
criado em aplicativos que tenham formatos sustentados pelo software (Excel,
dBase, Texto etc.), um novo banco de dados será criado com a respectiva tabela
vinculada.

Esses mesmos passos podem ser utilizados para vincular, porém, como o
arquivo está vinculado no Access, você não pode modificar o nome nem o local
de origem. Caso isso seja necessário, deve ser atualizado no Gerenciador de
Tabelas Vinculadas o novo nome ou o novo local do arquivo, conforme veremos
no tópico a seguir.

7.4. Gerenciando tabelas vinculadas


Por meio do gerenciador disponível para gerenciar tabelas vinculadas, podemos
exibir os caminhos de todas as tabelas vinculadas do banco de dados e também
atualizar os vínculos quando a estrutura ou a localização de uma tabela vinculada
tiver sido modificada.

Para utilizar o gerenciador, devemos fazer o seguinte:

1. Na guia Dados Externos, grupo Importar e Vincular, clique no ícone


Gerenciador de Tabelas Vinculadas:

238
Importação, vinculação e exportação
7
Outra maneira de solicitar o gerenciador é pelo Painel de Navegação. Basta
clicar com o botão direito do mouse sobre a tabela vinculada desejada, que será
exibido um menu de contexto. Nesse menu, selecione a opção Gerenciador de
Tabelas Vinculadas:

Será exibida a janela Gerenciador de tabelas vinculadas:

239
Access 2016 - Módulo I

2. Selecione as tabelas a serem atualizadas e clique em OK. Uma mensagem


de erro será mostrada pelo Access caso a atualização não seja bem-sucedida.
Caso tudo ocorra corretamente, o Access também exibirá uma mensagem
informando esse efeito:

3. Para concluir o gerenciamento de tabelas vinculadas, clique em Fechar.

7.5. Exportando dados
É possível exportar dados de tabelas ou consultas para diversos formatos, tais
como Microsoft Excel, arquivos de texto, HTML e, naturalmente, para outros
bancos de dados do Access.

240
Importação, vinculação e exportação
7
O exemplo a seguir demonstra a exportação de dados utilizando o assistente. A
ilustração mostra uma consulta de totalização com a soma do valor dos pedidos,
por empresa. O resultado da consulta deverá ser exportado para o Excel. Para
isso, são necessários os seguintes passos:

1. Selecione a consulta e clique no ícone de exportação para o Excel, na guia


Dados Externos, grupo Exportar:

241
Access 2016 - Módulo I

2. Digite, na janela Exportar, um nome para o arquivo no final da linha de


endereço e, em seguida, selecione o formato de arquivo (caso essa opção esteja
disponível):

3. Clique em OK;

4. Siga as instruções do assistente, conforme necessário;

242
Importação, vinculação e exportação
7
5. Salve as operações de exportações, indicando nome e descrição. Este
salvamento não é obrigatório, mas é recomendável se a exportação for rotineira:

243
Access 2016 - Módulo I

Se for necessário exportar novamente a consulta (com dados diferentes), basta


selecionar o nome da exportação salva anteriormente no ícone Exportações
Salvas ( ) e clicar no botão Executar da tela:

Após clicar no botão Executar, será apresentada a seguinte mensagem:

244
Importação, vinculação e exportação
7
O resultado final é uma planilha no Excel, como ilustrado a seguir:

7.6. Trocando informações entre aplicativos


do Office
O Office oferece compatibilidade entre seus aplicativos, permitindo a importação,
exportação e mesclagem de dados. Os dois aplicativos mais usados para a
integração com o Access são o Microsoft Word e o Microsoft Excel.

Veremos, a seguir, como importar dados de um banco de dados do próprio


Access, como mesclar dados do Word e como exportar dados para o Excel.

245
Access 2016 - Módulo I

7.6.1. Importação de dados do Access

Podemos importar ou vincular dados a partir de outro banco de dados do


Access. Esse recurso é muito útil quando há a necessidade de obter uma grande
quantidade de registros de uma tabela de outro banco de dados, por exemplo.
Quando importamos dados entre dois bancos do Access, todos os objetos
podem ser importados.

Para importar dados de outro banco de dados do Access, devemos estar com o
banco de dados de destino da importação aberto e utilizar os seguintes passos:

1. Clique na guia Dados Externos, grupo Importar e Vincular, botão Access,


exibido a seguir:

O assistente Obter Dados Externos – Banco de Dados do Access será aberto:

246
Importação, vinculação e exportação
7
2. Selecione uma das seguintes opções, defina um nome e um local de
armazenamento e clique em OK:

•• Importar tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos


no banco de dados atual: Abre a caixa de diálogo exibida a seguir, na qual
podemos escolher o objeto a ser importado. Se o objeto importado tiver
o mesmo nome de um objeto já existente no banco de dados, o Access
acrescentará um número a seu nome. As alterações feitas no banco de
dados de origem não serão refletidas no banco de dados de destino;

•• Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada: Podemos


vincular uma tabela do banco de dados de origem com o de destino através
desta opção. Quando vinculamos tabelas de banco de dados diferentes, as
alterações feitas nos dados de qualquer uma das tabelas são refletidas na
tabela de origem e de destino.

3. Uma vez aberto o banco, selecione, sucessivamente, os objetos que serão


importados;

4. Após escolher todos os objetos (entre tabelas, relatórios, macros), clique no


botão OK:

247
Access 2016 - Módulo I

Se a importação for rotineira, é recomendável salvar a sequência de importação


para utilizar posteriormente:

Caso seja necessário realizar uma nova importação, devemos selecionar o nome
da importação e clicar no botão Executar:

248
Importação, vinculação e exportação
7
O resultado final será uma tabela do Access:

7.6.2. Mesclando dados do Microsoft Word

É possível mesclar os dados de uma tabela ou consulta do Access e utilizá-los


com o Assistente de Mala Direta do Word. Os dados permanecerão vinculados
ao banco de dados original.

249
Access 2016 - Módulo I

O exemplo a seguir demonstra como realizar a mesclagem de dados para serem


utilizados pelo Assistente de mala direta do Microsoft Word:

1. Selecione a consulta ou tabela que contém as informações a serem utilizadas


na mesclagem:

2. Selecione entre as seguintes opções:

250
Importação, vinculação e exportação
7
•• Vincular os dados a um documento do Microsoft Word já existente:
Exibe a janela Selecionar documento do Microsoft Word para que um
documento previamente criado com o recurso da mala direta e que possua
espaços reservados para os dados exportados seja escolhido;

•• Criar um novo documento e, em seguida, vincular os dados a ele: Abre


o aplicativo Microsoft Word com um documento em branco e o painel
de tarefas de mala direta abertos para que a criação da mala direta seja
iniciada, como mostra a próxima figura. Os campos do objeto exportado
servirão como espaços reservados para os documentos da mala direta.

O foco passa, então, para o Word, deixando o Access em segundo plano:

251
Access 2016 - Módulo I

3. Clique no item Próxima: Documento inicial. Será exibida a seguinte tela:

4. Clique no item Próxima: Selecione os destinatários. Será exibida uma tela


que permite selecionar os destinatários. Esta é a etapa 3 do Word;

Essa seleção pode ser feita também no Access.

252
Importação, vinculação e exportação
7
5. Digite o texto e, em seguida, insira os campos conforme o local desejado.
Veja como:

253
Access 2016 - Módulo I

6. Clique em Editar Lista de Destinatários, que está na guia Correspondências:

Será exibida a seguinte janela:

254
Importação, vinculação e exportação
7
7. Clique no item Filtrar, para filtrar as informações. O Word abrirá uma tela
onde os critérios do filtro poderão ser impostos, como, por exemplo, somente
clientes cujo país é igual a Brasil:

8. Clique na opção Classificar... para classificar pelo campo cidade:

255
Access 2016 - Módulo I

9. Clique em OK. O Word apresentará os registros resultantes da filtragem:

10. Clique no ícone Visualizar Resultados:

256
Importação, vinculação e exportação
7
Assim, é possível perceber que o texto não contém mais o nome do campo,
mas sim o registro:

Para visualizar outros registros, basta clicar nos botões de navegação que estão
no grupo Visualizar Resultados, da guia Correspondências:

257
Access 2016 - Módulo I

11. Mescle os documentos, escolhendo entre criar arquivos para posterior


impressão (uma carta para cada registro) ou imprimir imediatamente as
informações:

Antes da impressão, outra seleção de informações pode ser feita por meio da
seguinte caixa, que permite indicar a sequência de registros a ser impressa:

258
Importação, vinculação e exportação
7

O resultado será um arquivo digital (ou folha impressa) com as informações


fixas (digitadas) e variáveis (mescladas do banco):

259
Access 2016 - Módulo I

7.6.3. Exportando dados para o Excel

Através do recurso de exportação do Access, é possível exportar os dados de


um banco de dados para planilhas do Excel através de um assistente. Para isso,
devemos estar com o banco de dados aberto.

O exemplo a seguir demonstra a exportação de dados de um objeto tabela ou


consulta do Access para uma planilha do Excel. Os passos necessários para isso
são os seguintes:

1. Clique na tabela ou consulta (no Painel de Navegação) que você deseja


exportar:

260
Importação, vinculação e exportação
7
2. Ative o Assistente para importação de dados do Excel, na guia Dados Externos
/ grupo Exportar / botão Excel:

Os ícones existentes no grupo Exportar referem-se aos formatos


de arquivos que podem ser exportados do Access para o Excel.
Se uma tabela exportada contiver uma imagem, por exemplo, o
campo da imagem não será exportado.

A janela do assistente Exportar - Planilha do Excel será aberta:

261
Access 2016 - Módulo I

Essa janela possui os seguintes elementos:

Opção Descrição
Exibe o local de armazenamento e o nome do
Nome do arquivo
arquivo no final da linha do caminho.
Devemos especificar o formato da versão do
Formato do arquivo Microsoft Excel em que o arquivo final será
salvo.
Exportar dados com Define se os dados deverão manter a formatação
formatação e layout e o layout de exibição do Access.
Abrir o arquivo de destino
Abre o Microsoft Excel e exibe os dados
depois que a operação de
exportados.
exportação for concluída
Exportar somente os Exporta os registros previamente selecionados
registros selecionados no objeto de banco de dados.

3. Selecione a opção desejada e o arquivo que contém as informações.

262
Importação, vinculação e exportação
7
Caso as opções Exportar dados com formatação e layout e Abrir o arquivo
destino depois que a operação de exportação for concluída tenham sido
selecionadas, o resultado aparecerá da seguinte forma, com o Excel aberto
contendo dados do objeto selecionado:

263
Access 2016 - Módulo I

7.6.4. Importação de dados do Excel

1. Selecione Excel no grupo Importar e Vincular da guia Dados Externos:

2. Logo em seguida, será apresentada a seguinte janela:

3. Nessa janela, é possível escolher o arquivo do Excel que deverá ser importado.
Para isso, clique no botão Procurar...;

264
Importação, vinculação e exportação
7
4. Após escolher o arquivo e a opção de vincular ou importar, clique no botão
OK. Será apresentada a janela adiante:

5. Clique no botão Avançar. Na janela que abrir, será possível definir o nome
e o tipo de dado de cada campo, bem como qual campo será indexado ou não
importado. Veja:

265
Access 2016 - Módulo I

6. Nessa próxima janela, defina uma entre as três opções relacionadas à chave
primária a ser usada na tabela que está sendo importada a partir do Excel:

7. Defina o nome da futura tabela:

266
Importação, vinculação e exportação
7
Se for uma importação rotineira, é recomendável salvar as definições e nomes:

8. Conforme visto anteriormente, para executar a mesma tarefa novamente,


utilize a opção Importações Salvas, da guia Dados Externos. Feito isso, será
apresentada a seguinte janela:

267
Access 2016 - Módulo I

O resultado final é uma tabela do Access:

268
Importação, vinculação e exportação
7
A estrutura da tabela importada é a seguinte:

269
Access 2016 - Módulo I

Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Podemos utilizar os bancos de dados do Access em conjunto com outros


aplicativos. É possível importar ou vincular dados de outras tabelas do próprio
Access, de outros programas, aplicativos e outras fontes compatíveis com o
Access. É possível importar, vincular ou exportar formatos no Access 2016
de acordo com o programa ou o formato utilizado;

•• Recomenda-se a importação de dados em casos em que os mesmos serão


utilizados apenas pelo Access. A vinculação torna o gerenciamento da
informação mais lento e não permite a modificação da estrutura da tabela
de acordo com as necessidades do sistema;

•• Podemos exibir os caminhos de todas as tabelas vinculadas do banco de


dados por meio do gerenciador disponível para gerenciar tabelas vinculadas.
O gerenciador também pode atualizar os vínculos quando a estrutura ou a
localização de uma tabela vinculada tiver sido modificada;

•• É possível, também, exportar dados de tabelas ou consultas para diversos


formatos, tais como Excel, arquivos de texto, HTML e, naturalmente, para
outros bancos de dados do Access;

•• O Office oferece compatibilidade entre seus aplicativos, permitindo a


importação, exportação e mesclagem de dados. Os dois aplicativos mais
usados para a integração com o Access são o Word e o Excel.

270
7
Importação, vinculação
e exportação
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Na importação de um arquivo de texto, o que significa um


delimitador de campo?

☐☐ a) Um símbolo ou caractere que separa um campo do


outro.

☐☐ b) Um tipo de dado para campos de natureza imagem.

☐☐ c) Número máximo de caracteres para os campos de texto.

☐☐ d) Magnitude de um campo numérico.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Acerca da vinculação, qual das alternativas a seguir é


correta?

☐☐ a) A vinculação ocupa tanto espaço no banco de dados


quanto no aplicativo de origem.

☐☐ b) A vinculação ocupa 15% do tamanho original (para


textos), ou 40% (para números).

☐☐ c) A vinculação não ocupa espaço significativo.

☐☐ d) O tamanho do banco vinculado poderá ser definido.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

272
Importação, vinculação e exportação
7
3. Qual das alternativas a seguir corresponde à ferramenta
por meio da qual podem ser exibidos os caminhos de todas
as tabelas vinculadas do banco de dados?

☐☐ a) Analisar com o MS Excel

☐☐ b) Mesclar / Word

☐☐ c) Exportação de Dados

☐☐ d) Gerenciador de Tabelas Vinculadas

☐☐ e) Importação de arquivos texto

4. O que acontecerá ao exportarmos para o Excel uma tabela


com imagens?

☐☐ a) A tabela não poderá ser exportada.

☐☐ b) O campo imagem não será exportado.

☐☐ c) O campo imagem será exportado.

☐☐ d) A tabela poderá ser exportada normalmente.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

273
Access 2016 - Módulo I

5. O que é correto dizer sobre a importação de objetos


entre dois bancos Access?

☐☐ a) Todos os objetos podem ser importados.

☐☐ b) Somente se o banco fornecedor não tiver senha, os


objetos podem ser importados.

☐☐ c) As macros não podem ser importadas, somente


copiadas.

☐☐ d) As consultas não funcionam.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

274
Importação,
vinculação e
exportação
7
Mãos à obra!
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Exportando dados do Access

1. Crie uma consulta que liste os produtos com estoque abaixo de 40 unidades
da tabela tbl_Produto e, em seguida, exporte o resultado para um arquivo do
Excel chamado qry_Produtos_Estoque_Abaixo_40_Unidades.xlsx. Para isso,
utilize os campos Cod_Prod, Nome_Prod, Cod_Tipo, Preco_Unit e Estoque da
tabela tbl_Produto;

2. Dê o nome qry_Produtos_Estoque_Abaixo_40_Unidades para a consulta;

3. Exporte para um arquivo texto a listagem de pedidos de Sorocaba e de


Montevidéu, utilizando a consulta qry_Lista_Pedidos_Sorocaba_E_Montevidéu
(criada anteriormente).

Laboratório 2

A – Importando uma planilha

1. Importe a planilha Faturamento, disponível em ArquivosAuxiliares.xlsx,


para uma tabela que se chamará tbl_Faturamento_Importado.

B – Vinculando uma planilha

1. Vincule a planilha Alunos de ArquivosAuxiliares.xlsx a uma tabela que se


chamará tbl_Alunos_Vinculado.

276
Formulários
99
8
Criação de formulários com o assistente;
99 Modos de exibição;
99 Seções;
99 Utilizando temas no formulário;
99 Controles;
99 Criando formulários com subformulários;
99 Folha de propriedades.
Access 2016 - Módulo I

8.1. Introdução
Um formulário é um objeto de banco de dados por meio do qual podemos exibir
e inserir os dados armazenados em tabelas ou consultas. O formulário também
pode ser utilizado como uma caixa de diálogo na qual podemos entrar com
informações que culminam na execução de determinadas tarefas ou, então,
como um menu de controle, para o acesso a outros formulários e relatórios.

Veremos, ao longo deste capítulo, como criar formulários e trabalhar com eles.

8.2. Criando formulários com o assistente


O Assistente de Formulário tem a finalidade de auxiliar na criação de um
formulário. Com esse assistente, é possível obter informações detalhadas sobre
um formulário, como a origem do registro, os campos que deverão ser criados,
seu formato e o layout que lhe será atribuído.

O exemplo a seguir apresenta os passos para criar um formulário utilizando o


Assistente de Formulário:

1. No grupo Formulários da guia Criar, selecione a opção Assistente de


Formulário:

278
Formulários
8
2. Na janela Assistente de formulário, selecione, na caixa de combinação
Tabelas/consultas, as tabelas ou consultas a serem exibidas nos formulários:

3. Na lista Campos disponíveis, selecione os campos desejados:

4. Clique em Avançar;

279
Access 2016 - Módulo I

5. Escolha o layout do formulário entre Coluna, Tabela, Folha de dados e


Justificado e clique em Avançar:

6. No campo Que título você deseja para o seu formulário?, especifique um


nome para o formulário:

7. Selecione Abrir o formulário para visualizar ou inserir informações;

8. Clique em Concluir.

280
Formulários
8
O resultado é visto na imagem adiante:

8.3. Modos de exibição
No Access, podemos escolher a maneira de exibição do formulário de acordo
com a necessidade. Dentre os modos de exibição disponíveis, temos:

281
Access 2016 - Módulo I

8.3.1. Modo Formulário

O Modo Formulário permite visualizar um formulário após sua criação,


utilizando os botões de navegação para mover de um registro para outro. Esse
modo exibe um único registro por vez.

A seguir, temos um exemplo de formulário no Modo Formulário:

282
Formulários
8
8.3.2. Modo de Exibição de Layout

O Modo de Exibição de Layout é o principal meio utilizado para fazer alterações


em um formulário do Access. Isso porque, nesse modo, os dados podem ser
visualizados exatamente como são exibidos durante a utilização do formulário,
pois este estará em execução nesse modo.

A vantagem desse modo é que, pelo fato de conseguirmos visualizar os dados


enquanto modificamos o formulário, podemos alterar o design do formulário. É
possível definir o tamanho dos controles ou executar demais tarefas que dizem
respeito à aparência do formulário e à utilização dele. Se for preciso alternar
para o Modo Design – descrito no próximo subtópico – a fim de possibilitar uma
alteração específica, será exibida uma mensagem informando essa necessidade.

A seguir, temos um exemplo de formulário no Modo de Exibição de Layout:

283
Access 2016 - Módulo I

8.3.3. Modo Design

Este modo, bem como o Modo de Exibição de Layout, é utilizado para criar e
modelar o formulário. A diferença é que, no Modo Design, o formulário não
está efetivamente em execução, tal qual no Modo de Exibição de Layout. Logo,
não é possível visualizar os dados subjacentes enquanto realizamos alterações
relacionadas ao design.

A vantagem do Modo Design é uma exibição com mais detalhes da estrutura do


formulário, uma vez que conseguimos visualizar as seções Cabeçalho, Detalhe
e Rodapé.

Tanto no Modo Design quanto no Modo de Exibição de Layout, há ferramentas


que permitem realizar tarefas como as seguintes:

•• Modificar o alinhamento de texto;

•• Manipular controles;

•• Alterar linhas e bordas;

•• Modificar a formatação das fontes;

•• Editar cores e efeitos.

Vamos conferir, adiante, algumas vantagens exclusivas do Modo Design:

•• Alteração de determinadas propriedades do formulário que não podem ser


modificadas no Modo de Exibição de Layout;

•• Edição, nas próprias caixas, do controle da caixa de texto, sem que a folha
de propriedades seja utilizada;

284
Formulários
8
•• Adição de diversos controles ao formulário, como gráficos, quadros de
objeto associados, entre outros;

•• Redimensionamento das seções do formulário, como Cabeçalho do


Formulário ou Detalhe, por exemplo.

A seguir, temos um exemplo de formulário no Modo Design:

8.4. Seções
Um formulário pode conter diversas seções que serão responsáveis por alocar
as informações nele contidas. A seção Detalhe é obrigatória, mas é possível
criar outras seções opcionais, como:

•• Seções de cabeçalho do formulário;

•• Seções de rodapé do formulário;

•• Seções de cabeçalho da página;

•• Seções de rodapé da página.

285
Access 2016 - Módulo I

Todas essas seções, que apresentam funções bem distintas, são ordenadas
logicamente no formulário. Na imagem a seguir, vemos a ordenação das seções
Cabeçalho do formulário, Detalhe e Rodapé do formulário:

Veja a explicação de cada uma delas:

•• Seção Detalhe: É nesta seção que se localiza a parte principal do formulário


ou de um relatório. A seção Detalhe também apresenta controles acoplados
ou não aos campos na origem de registros, além de ser responsável pela
exibição e impressão dos registros;

•• Cabeçalho do formulário: Esta seção é responsável por informações que


farão parte de todos os registros, sendo impressa no topo da primeira página;

•• Cabeçalho de página: Esta seção é responsável pela exibição de informações


no topo de cada página impressa, podendo ser visualizada somente na
impressão das páginas;

•• Rodapé de página: Os dados contidos nesta seção, geralmente números de


página ou datas, são visualizados somente quando o formulário é impresso;

•• Rodapé do formulário: Esta seção contém informações comuns a todos os


registros. Dentre elas, temos controles que executam diferentes ações ou
instruções que ajudam a utilizar o formulário. Podemos visualizar o Rodapé
do formulário de duas formas:

286
Formulários
8
•• Na parte inferior da tela, no Modo Formulário;

•• Na última página impressa, após a última seção Detalhe.

8.5. Utilizando temas no formulário


É possível alterar o layout do formulário como um todo, através de um comando
disponível nos modos de visualização Design e Layout. Para isso, devemos
executar os seguintes passos:

1. Exiba o formulário no Modo de Exibição de Layout ou no Modo Design;

2. Clique sobre Temas, no grupo Temas da subguia Design, na guia Ferramentas


de Design de Formulário ou Ferramentas de Layout de Formulário:

3. Escolha entre os formatos apresentados.

287
Access 2016 - Módulo I

8.6. Controles
Os controles são objetos destinados a realizar diversas operações, exibir dados
ou proporcionar uma estética mais arrojada aos formulários, relatórios ou
páginas em que estão inseridos.

No Access, os controles mais utilizados são: caixa de texto, rótulo, grupo de


opção, botão de opção, caixa de seleção, caixa de listagem, botão de comando,
controle de imagem, linha e retângulo.

Os controles descritos adiante podem ser acessados por meio do grupo


Controles, localizado na subguia Design da guia Ferramentas de Design de
Formulário, quando um relatório ou formulário estiver no Modo Design:

Por meio dessa guia, temos à disposição uma galeria de controles:

288
Formulários
8
Os tipos de controle são: controle associado, controle não associado ou controle
calculado. A seguir, vamos conferir a descrição de cada:

•• Controle associado: Trata-se de um controle em que um campo em uma


tabela ou consulta é a fonte de dados. Valores como figuras, texto, números,
datas, gráficos ou valores Sim/Não, provenientes de campos do banco de
dados, podem ser exibidos por meio de controles associados;

•• Controle não associado: Ao contrário do controle associado, o não associado


não possui uma fonte de dados, como um campo ou uma expressão
(expressão é a fonte de dados do controle calculado, explicado adiante).
Quando a finalidade for exibir informações, figuras, linhas ou retângulos,
podemos utilizar os controles não associados;

•• Controle calculado: Este é o controle que tem, como fonte de dados, uma
expressão. Tal controle é calculado porque podemos definir uma expressão
para especificar o valor que desejamos utilizar como a fonte de dados no
controle. Uma expressão utiliza dados das seguintes fontes:

•• De um campo da tabela subjacente do formulário ou relatório;

•• De uma consulta subjacente do formulário ou relatório;

•• De outro controle do formulário ou relatório.

No que diz respeito aos cálculos, vale ressaltar que também podemos executá-
los em tabelas ou em consultas. Quando quisermos executá-los em tabelas,
devemos adicionar um campo Calculado; já no caso das consultas, devemos
inserir uma expressão na linha Campo da grade de consulta. Tais métodos
vinculam formulários e relatórios a tabelas ou consultas com praticidade,
eliminando a necessidade de criar um controle calculado. Os cálculos serão
exibidos nos formulários ou relatórios diretamente.

289
Access 2016 - Módulo I

8.6.1. Manipulando controles

Podemos criar, excluir, movimentar e modificar as características de um controle


por meio de suas propriedades. Os subtópicos a seguir abordam várias ações
que podemos aplicar aos controles.

8.6.1.1. Criando um controle

A criação de um controle se dá por meio do seguinte procedimento:

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário e,


no grupo Controles, clique sobre o controle desejado;

2. Clique na posição em que o controle deverá aparecer no formulário.

O controle será criado. Uma vez criado, poderemos excluí-lo, redimensioná-lo


ou movimentá-lo.

A imagem a seguir ilustra um controle Caixa de texto ainda sem definição de


propriedades e genericamente nomeado como Texto17:

290
Formulários
8
8.6.1.2. Excluindo um controle

Para excluir um controle, basta clicar sobre o controle ou sobre os controles


que serão excluídos e pressionar DELETE.

8.6.1.3. Selecionando um único controle

Para selecionar um único controle, basta clicar sobre ele. O controle é


apresentado com alças, indicando que está selecionado:

8.6.1.4. Selecionando múltiplos controles

Podemos selecionar vários controles de uma vez, como vemos na próxima


imagem. Isso pode ser útil quando a intenção é alterar simultaneamente uma
propriedade comum aos controles:

Podemos selecionar múltiplos controles de duas maneiras:

•• Pressionando a tecla SHIFT e clicando sobre os controles que serão


selecionados;

•• Posicionando o ponteiro do mouse sobre a régua (horizontal ou vertical)


até que uma seta preta seja exibida. Em seguida, clicando na direção dos
controles a serem selecionados.

291
Access 2016 - Módulo I

8.6.1.5. Redimensionando controles

Para alterar o tamanho de um único controle, devemos fazer o seguinte:

1. Selecione o controle a ser redimensionado;

2. Posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de seleção até que uma seta de
ponta dupla seja exibida;

3. Clique e arraste o mouse para redimensionar o controle.

Também é possível redimensionar diversos controles de uma só vez. Para isso,


o procedimento é o seguinte:

1. Selecione os controles a serem redimensionados;

2. Acesse a subguia Organizar da guia Ferramentas de Design de Formulário


e, no grupo Dimensionamento e Classificação, escolha uma das várias opções
disponíveis em Tamanho/Espaço:

Os controles serão redimensionados de acordo com o comando escolhido.

292
Formulários
8
8.6.1.6. Alinhando controles

Para alinharmos vários controles simultaneamente, utilizamos os comandos


disponíveis a partir do botão Alinhar, no grupo Dimensionamento e
Classificação:

8.6.1.7. Movimentando controles

Para mover um controle pela área do formulário, adotamos os seguintes passos:

1. Selecione o controle a ser movido;

2. Clique sobre a borda do controle e arraste o mouse para a nova posição do


controle.

293
Access 2016 - Módulo I

8.6.1.8. Modificando a aparência do controle

Podemos modificar a aparência dos controles por meio de suas propriedades.


Algumas dessas propriedades podem ser definidas diretamente pelo grupo
Fonte, localizado na subguia Formato da guia Ferramentas de Design de
Formulário:

É possível, também, formatar um controle de acordo com uma ou mais condições


definidas. Para isso, devemos acessar o controle Condicional, no grupo
Formatação de Controle da subguia Formato, exibido na próxima imagem.
Dentre os controles que podem ser condicionalmente formatados, temos as
caixas de texto e de combinação:

294
Formulários
8
O procedimento a seguir descreve como aplicar a formatação condicional:

1. Mude a visualização para Modo Design:

2. Após selecionar o campo a ser formatado, clique no ícone de formatação


Condicional:

295
Access 2016 - Módulo I

3. Na janela seguinte, clique no botão Nova Regra:

4. Na janela adiante, configure, de maneira adequada ao objetivo da formatação,


os itens abaixo de Formatar apenas as células em que, tendo o cuidado de
observar que são muitas as combinações possíveis:

296
Formulários
8
5. Em seguida, defina a aparência (negrito, itálico, cor da célula, entre outros) do
campo para quando a situação definida anteriormente for verdadeira e, depois,
clique em OK;

6. Repita os passos 4 e 5 até que todas as situações possíveis estejam


identificadas e formatadas.

297
Access 2016 - Módulo I

O resultado deverá ficar com o seguinte formato, caso esteja no Modo


Formulário:

298
Formulários
8
8.6.1.9. Agrupando controles

Ao agruparmos controles, podemos aplicar, simultaneamente, o mesmo formato


a todos eles, bem como podemos movimentá-los ao mesmo tempo. Assim, o
agrupamento facilita a formatação e movimentação dos controles.

Os passos seguintes descrevem como agrupar controles no Access:

1. Mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique sobre os controles a serem


agrupados;

2. Acesse Tamanho/Espaço, no grupo Dimensionamento e Classificação da


subguia Organizar, e clique na opção Agrupar:

299
Access 2016 - Módulo I

8.6.1.10. Desagrupando controles

Para desagrupar controles anteriormente agrupados, devemos seguir o


procedimento adiante:

1. Selecione o grupo a ser desagrupado;

2. Acesse Tamanho/Espaço, no grupo Dimensionamento e Classificação da


subguia Organizar, e clique na opção Desagrupar:

300
Formulários
8
8.6.1.11. Alterando a ordem de tabulação dos controles

Ao digitarmos dados em um formulário, o cursor assume uma sequência de


movimentação ao utilizarmos as teclas TAB ou ENTER. A ordem de tabulação dos
controles é definida no momento da criação do formulário. Se algum controle
tiver sua posição modificada, a ordem de tabulação deverá ser alterada. Para
tal, adotamos o seguinte procedimento:

1. Certifique-se de que o formulário esteja exibido no Modo Design;

2. Acesse a guia Design e clique em Ordem de Tabulação, presente no grupo


Ferramentas:

3. Clique na seção que se deseja alterar no painel Seção da caixa de diálogo


Ordem de tabulação, exibida a seguir:

301
Access 2016 - Módulo I

4. Clique em AutoOrdenar caso queira criar uma ordem de tabulação de cima


para baixo e da esquerda para a direita;

Também é possível criar uma ordem de tabulação própria e personalizada. Para


isso, devemos clicar no seletor para o controle que desejamos mover e arrastar
o controle até o local pretendido na lista. Se assim desejado, clique e arraste
para selecionar mais de um controle.

5. Clique em OK.

8.6.2. Rótulos

Os rótulos são objetos não acoplados utilizados para a visualização de textos


descritivos. No entanto, não podem ser utilizados para visualizar valores
atribuídos a campos ou expressões.

Os rótulos aceitam a exibição de valores pela programação e, eventualmente,


macros. Eles aceitam mostrar valores (números, textos, datas) predeterminados,
mas não aceitam a edição desses valores pelo formulário, como acontece com
as caixas de texto.

8.6.3. Caixas de texto

Uma caixa de texto acoplada tem a função de visualizar dados provenientes de


uma origem do registro. Essa caixa encontra-se acoplada a um campo de um
determinado registro.

Uma caixa de texto não acoplada é responsável por visualizar o resultado de um


cálculo, e os dados exibidos por ela não são armazenados em nenhum local.

•• Campos calculados em caixas de texto

Qualquer controle que possua a propriedade Fonte do Controle pode estar


acoplado a uma expressão de campo calculado.

302
Formulários
8
A criação de um campo calculado se dá pelo seguinte procedimento:

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário e,


no grupo Controles, selecione Caixa de Texto;

2. Clique na posição em que o controle deverá aparecer no formulário;

3. Clique em Folha de Propriedades, no grupo Ferramentas da subguia Design:

Isso abrirá o painel de tarefas Folha de Propriedades:

303
Access 2016 - Módulo I

4. Na guia Dados, selecione a propriedade Fonte do Controle e clique no botão


do Construtor de Expressões ( );

5. Construa a expressão por meio do Construtor de Expressões;

6. Para finalizar a expressão, clique em OK;

7. Altere para o Modo Formulário a fim de visualizar o resultado da expressão.

Em formulários e relatórios, as expressões de campos calculados


podem envolver os controles localizados no próprio formulário
ou relatório.

304
Formulários
8
8.6.4. Grupo de Opções

Para criar um grupo de opções, devemos realizar o procedimento a seguir:

1. Na galeria de controles do grupo Controles, localizado na subguia Design


da guia Ferramentas de Design de Formulário, selecione Grupo de Opções:

2. Clique na posição em que o controle deverá aparecer no formulário;

3. Após a exibição do Assistente de grupo de opções, digite os rótulos que


irão compor o Grupo de Opções:

4. Clique em Avançar;

305
Access 2016 - Módulo I

5. Defina se haverá um valor padrão para o grupo, isto é, um botão que já virá
pressionado nos novos registros. Em caso positivo, defina qual será o valor:

6. Clique em Avançar;

O Access atribui, a cada rótulo digitado, um valor que poderá ser utilizado
posteriormente em referências de macros ou procedimentos de evento. Esse
valor será sempre numérico e, embora seja possível, deve-se evitar modificá-lo:

7. Configure os valores conforme desejado e clique em Avançar;

306
Formulários
8
8. Escolha entre salvar o valor para uso posterior (como utilizar em uma pesquisa,
por exemplo) ou armazená-lo no campo correspondente da tabela:

9. Clique em Avançar;

10. Selecione o tipo de botão que será incorporado ao grupo (botões de opção,
caixas de seleção ou botões de alternância) e o estilo desejado:

11. Clique em Avançar;

307
Access 2016 - Módulo I

12. Insira a legenda que será apresentada junto ao controle:

13. Por fim, clique em Concluir.

8.6.5. Caixas de combinação

Uma caixa de combinação é formada por linhas de dados que poderão contar
com diversas colunas, as quais podem ou não exibir títulos.

Uma caixa de combinação acoplada é responsável por inserir um valor no


campo ao qual está acoplada, no momento em que esse valor é digitado ou
selecionado.

Já uma caixa de combinação não acoplada pode ser utilizada para os seguintes
propósitos:

•• Armazenar temporariamente um valor que outro controle irá utilizar;

•• Localizar um registro com base em um valor selecionado na caixa não


acoplada.

308
Formulários
8
8.6.5.1. Criando uma caixa de combinação através do
assistente

Uma caixa de combinação pode ser criada através do Assistente de pesquisa,


como já vimos durante a criação das tabelas.

A grande vantagem de utilizarmos o assistente para criação de uma caixa de


combinação dentro de um formulário é a possibilidade de associarmos uma
ação para encontrarmos um registro baseado no valor selecionado. Para tal,
devemos seguir o procedimento adiante:

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário e,


na galeria de controles do grupo Controles, selecione Caixa de Combinação:

2. Clique na posição em que o controle será posicionado no formulário;

309
Access 2016 - Módulo I

3. Após a exibição do Assistente de caixa de combinação, escolha Encontre


um registro no meu formulário baseado no valor que eu selecionei em
caixa de combinação:

4. Clique em Avançar;

5. Escolha o campo ou os campos que serão apresentados como coluna na


caixa de combinação:

6. Clique em Avançar;

310
Formulários
8
7. Ajuste a largura de uma coluna e escolha se a coluna chave primária ficará
oculta (se houver):

8. Clique em Avançar;

9. Digite um rótulo para o novo controle:

10. Por fim, clique em Concluir.

311
Access 2016 - Módulo I

8.6.6. Botões de comando

Um botão de comando pode ser criado para executar ações em formulários.


A criação do botão de comando através do assistente propicia a escolha de
diversas ações que ficam associadas ao evento AoClicar do botão.

8.6.6.1. Criando um botão de comando através do


assistente

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário


e, na galeria de controles do grupo Controles, clique no controle Botão de
Comando:

2. Clique na posição em que o botão será posicionado no formulário;

3. Após a exibição do Assistente de botão de comando, escolha a categoria


do comando e a ação correspondente que o botão irá executar:

312
Formulários
8
4. Clique em Avançar;

5. Escolha se deseja apresentar texto ou imagem no botão:

Caso seja selecionada a opção Imagem, o texto digitado será exibido apenas
como Texto das Dicas sobre Controles (propriedade do controle).

6. Clique em Avançar;

7. Dê um nome ao botão (de preferência condizente com o comando desejado)


ou crie o botão com o nome sugerido:

313
Access 2016 - Módulo I

Desde a versão 2007 do Access, o assistente cria macros,


incorporadas associadas aos eventos, que não podem ser
executadas ou editadas em versões anteriores à versão 2007.

8. Clique em Concluir.

Depois de todos esses recursos aplicados no formulário, temos o seguinte


resultado:

314
Formulários
8
8.6.7. Guias

O controle Guia facilita a apresentação dos controles e campos em um


formulário. Formulários com muitos campos podem ser divididos em diversas
categorias, cada uma delas em uma guia específica, apresentando uma
interface mais clara e funcional. Seria possível, por exemplo, separar os campos
referentes aos funcionários de uma empresa em duas guias: Informações
Pessoais e Informações Profissionais.

Para criar guias em um formulário, devemos realizar os seguintes passos:

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário e,


na galeria de controles do grupo Controles, clique no controle Guia:

2. Clique sobre o formulário e, mantendo pressionado o botão esquerdo do


mouse, desenhe sobre a área do formulário. Solte o botão do mouse assim que
atingir o tamanho desejado.

A imagem a seguir ilustra guias de um formulário:

A seguir, abordamos diversas maneiras de personalizar o controle Guia no


Modo Design.

315
Access 2016 - Módulo I

8.6.7.1. Adicionando guias

1. Selecione uma guia qualquer ou clique na área em branco (na parte superior
do controle Guia) para que todo o controle seja selecionado;

2. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário e


clique em Inserir Página, presente no grupo Controles.

Também é possível encontrar a opção Inserir Página quando clicamos com


o botão direito do mouse sobre o controle Guia. Assim que clicarmos nessa
opção, será adicionada, no final das páginas existentes, uma nova página em
branco. Veja como:

316
Formulários
8
8.6.7.2. Alterando as legendas exibidas nas guias

1. Selecione a guia desejada;

2. No painel de tarefas Folha de Propriedades, digite o texto a ser exibido na


caixa Legenda da guia Formato.

Caso não seja especificada uma legenda, o Access exibirá o texto que aparece
na propriedade Nome da guia Outra.

8.6.7.3. Inserindo controles na página de guia

Podemos inserir qualquer tipo de controle na página de guia, com exceção do


controle Guia. Isso é feito da seguinte maneira:

1. Selecione a página de guia na qual deseja inserir o controle;

2. Acesse o grupo Controles, presente na subguia Design da guia Ferramentas


de Design de Formulário, e clique na ferramenta que corresponde ao tipo de
controle a ser inserido;

3. Mova o cursor para a página de guia, o que fará com que a página sobre a
qual o cursor está sendo movido fique preta (conforme esse cursor é movido),
a fim de indicar que o controle será anexado à página;

4. Agora, basta clicar na guia página na qual deseja inserir o controle.

317
Access 2016 - Módulo I

8.6.7.4. Movendo controles existentes para uma página


de guia

1. Selecione os controles a serem movidos para a página de guia. Basta manter


pressionada a tecla SHIFT e clicar nos controles desejados, caso queira selecionar
mais de um controle;

2. Acesse a guia Página Inicial e clique em Cortar, presente no grupo Área de


Transferência;

3. Clique no texto do rótulo na guia que corresponde à página para a qual os


controles serão movidos, fazendo com que surja, na página da guia, uma caixa
de seleção;

4. Acesse a guia Página Inicial e clique em Colar, presente no grupo Área de


Transferência.

É importante certificar-se de que a caixa de seleção mencionada no passo


3 seja exibida na página de guia, pois, do contrário, os controles não serão
corretamente anexados à página, quando acionarmos o comando Colar.

Para assegurar-se de que os controles estão corretamente anexados à página,


basta clicar em qualquer outra guia no controle Guia. Os controles que foram
movidos (colados) somem e, quando retornamos para a guia original, eles
voltam a aparecer.

8.6.7.5. Arrastando campos do painel de tarefas Lista de


Campos para uma página da guia

1. Selecione a página de guia para a qual deseja arrastar os campos;

2. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário,


clique em Adicionar Campo Existente, presente no grupo Ferramentas, e
navegue até a tabela que possui os campos a serem arrastados;

3. Utilize o mouse para selecionar e arrastar cada campo do painel de tarefas


Lista de Campos à página da guia. Para arrastar vários campos de uma só vez,
basta selecioná-los enquanto a tecla CTRL ou SHIFT estiver pressionada;

318
Formulários
8
4. Ao término do processo de arrastar, solte o botão do mouse para que o
campo ou os campos sejam colocados na página da guia.

Para indicar que os campos serão anexados à página da guia, ela


ficará preta enquanto os campos são arrastados sobre ela.

8.6.7.6. Reordenando as páginas da guia

1. Clique com o botão direito sobre uma guia qualquer ou sobre a área em branco
que fica na parte superior do controle Guia e selecione Ordem de Página;

2. Selecione a página que deseja mover na caixa de diálogo Ordem da Página


exibida;

3. Agora, basta utilizar os comandos Mover para Cima ou Mover para Baixo a
fim de deixar a página na ordem desejada.

8.6.7.7. Renomeando uma página da guia

1. Clique na guia que quer renomear. Caso o painel de tarefas Folha de


Propriedades não seja exibido, pressione F4;

2. Nesse painel, na guia Todas, altere o texto da caixa Nome e pressione ENTER.

8.6.7.8. Excluindo uma página da guia

Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a página da guia que
desejamos excluir e selecionar Excluir Página. Vale ressaltar que a página e
todos os controles contidos nela serão excluídos.

319
Access 2016 - Módulo I

8.6.8. Inserindo imagens e objetos

É possível adicionar objetos criados em outros aplicativos a formulários e


relatórios do Access por meio de uma tecnologia conhecida como OLE (Object
Linking and Embedding), ou Vinculação e Incorporação de Objetos.

Esses objetos podem ser figuras criadas no Paint, documentos criados no Word,
planilhas do Excel, entre outros.

Podemos adicionar figuras e objetos de maneira acoplada ou não acoplada:

•• Objeto acoplado: É armazenado na tabela e reflete as alterações todas as


vezes em que é movido para um novo registro. Por exemplo, é possível
armazenar uma fotografia para cada produto cadastrado na tabela;

•• Objeto não acoplado: É inserido na estrutura do formulário ou relatório e


é fixo, ou seja, não se modifica. Podemos, por exemplo, inserir uma figura
que seja o logotipo da empresa.

Quando um formulário é criado, os campos do tipo de dados Objeto OLE


recebem, automaticamente, o Quadro do Objeto Associado. Para inserir o
objeto, devemos seguir as etapas adiante:

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário


e, na galeria de controles do grupo Controles, clique no controle Quadro de
Objeto Não Associado:

320
Formulários
8
2. Selecione entre Criar novo ou Criar do arquivo:

3. Caso tenha sido escolhida a opção Criar novo, selecione o tipo de objeto
que será criado. No caso de Criar do arquivo, procure o caminho e o nome do
arquivo desejado;

4. Clique em OK.

O objeto será inserido na moldura.

8.6.9. Inserindo figura no Modo Design do formulário

Podemos inserir uma figura no Modo Design por meio do controle Imagem
ou por meio de um Quadro de Objeto Não Associado. A escolha deve ser
feita em função da necessidade ou não de se editar a figura diretamente a
partir do formulário. Se não houver necessidade dessa edição, é preferível optar
pelo controle Imagem, já que é carregado muito mais rapidamente do que os
demais objetos.

321
Access 2016 - Módulo I

Para inserir um controle Imagem no formulário, devemos executar o


procedimento adiante:

1. Acesse a subguia Design da guia Ferramentas de Design de Formulário e,


na galeria de controles do grupo Controles, clique no controle Imagem:

2. Clique na posição em que o controle deverá aparecer no formulário. A janela


Inserir Imagem será exibida;

3. Especifique o caminho e o arquivo correspondente;

4. Clique em OK.

322
Formulários
8
8.6.10. Inserindo figura com características de marca
d’água em formulários

Uma figura pode ser inserida em segundo plano e ser apresentada em toda a
extensão do formulário. Para tal, basta seguirmos o procedimento adiante:

1. A partir do Modo Design, exiba as propriedades do formulário:

323
Access 2016 - Módulo I

2. Na propriedade Imagem, na guia Formato, digite o caminho e o nome do


arquivo a ser utilizado como marca d’água.

Utilize o botão Construtor, se necessário, para localizar


o arquivo.

8.7. Criando formulários com subformulários


Em uma hierarquia de formulário mestre/detalhe (ou formulário hierárquico, ou
até mesmo formulário pai/filho), o subformulário é aquele que está subordinado
ao primeiro formulário.

O subformulário exibe os registros que têm relação com o registro atual


presente no formulário principal. Quando é necessário exibir dados
provenientes de tabelas ou de consultas com um relacionamento Um para
Muitos, os subformulários exercem um papel de grande importância.

Antes de criar um subformulário, é necessário relacionar as origens do registro


base, caso o subformulário e o formulário principal tenham vínculos.

Dentre as várias formas de criação de um subformulário, podemos executar os


passos descritos adiante.

Antes de iniciar os passos, é preciso considerar que os subformulários podem


conter campos de duas ou mais tabelas. Porém, de acordo com a construção do
banco, pode haver entre elas um relacionamento. Esse planejamento deve ser
considerado na construção de um subformulário. Utilizaremos, como exemplo,
uma tabela de pedidos e outra tabela com os itens desses pedidos.

324
Formulários
8
1. Selecione todos os campos da tabela principal, tbl_Pedidos:

2. Selecione os campos da tabela secundária:

325
Access 2016 - Módulo I

Podemos observar que o Access inclui o nome da tabela quando o nome dos
campos é igual:

3. Neste modo de construção, escolha entre três combinações:

•• Formulário com subformulário(s)

326
Formulários
8
•• Formulários vinculados

•• Formulário simples

327
Access 2016 - Módulo I

4. Escolha o layout, que muda conforme a combinação escolhida:

5. Defina os nomes dos formulários:

É recomendável que os nomes dos formulários sejam


parecidos.

328
Formulários
8
6. Clique em Concluir.

O resultado das escolhas anteriores é ilustrado a seguir. De acordo com o registro


escolhido no formulário principal, o Access seleciona os itens correspondentes
na tabela associada.

8.8. Folha de Propriedades
As propriedades são características que cada objeto assume durante a exibição
de um formulário ou de um relatório.

A Folha de Propriedades pode ser ativada por meio do botão Folha de


Propriedades, localizado no grupo Ferramentas, da subguia Design, na guia
Ferramentas de Design de Formulário. Ela também pode ser exibida ou
ocultada pressionando-se F4.

Algumas propriedades são comuns a todos os objetos, enquanto outras são


específicas para cada um deles.

329
Access 2016 - Módulo I

8.8.1. Propriedades do formulário

As tabelas a seguir descrevem os itens mais utilizados da Folha de Propriedades:

•• Guia Formato

Propriedade Descrição
Legenda a ser exibida na Barra de Título do
Legenda
formulário.
Insere uma imagem como plano de fundo do
Imagem
formulário.
Imagem Lado a Lado Exibe a imagem distribuída lado a lado no formulário.
Alinhamento da
Define a posição da imagem no formulário.
Imagem
Define se a imagem será inserida, compartilhada ou
Tipo de Imagem vinculada, ou seja, determina o modo de inserção
da figura.
Oferece as seguintes opções:

•• Clipe: A imagem é exibida em seu tamanho real;

•• Alongar/Alongar Horizontal/Alongar Vertical:


Modo do Tamanho da A imagem é apresentada de forma estendida por
Imagem toda a área do formulário. Pode ser alongada
horizontal e verticalmente, podendo sofrer
distorção;

•• Zoom: A imagem será ampliada


proporcionalmente, horizontal e verticalmente.
AutoCentralizar O formulário é centralizado ou não na tela.
Permite redimensionar automaticamente o
AutoRedimensionar formulário para apresentar o registro completo, sem
cortar informações.

330
Formulários
8
Propriedade Descrição
Permite escolher um estilo de borda. Se a escolha for
Estilo da Borda Fino, não será permitido redimensionar o formulário
durante a exibição no Modo Formulário.
Exibe ou não os Seletores de Registro (barra vertical
Seletores de Registro
apresentada à esquerda do formulário).
Exibe ou não os Botões de Navegação na parte
Botões de Navegação
inferior do formulário.
Exibe ou não as Linhas Divisórias entre cabeçalho,
Linhas divisórias
rodapé e detalhes.
Exibe ou não a Caixa de Controle do formulário. Se
Caixa de Controle estiver oculta, oculta também os botões Minimizar,
Maximizar e Fechar.
Botão Fechar Habilita ou não o botão Fechar.
Botões Min Max Habilita ou não os botões Maximizar e Minimizar.

•• Guia Dados

Propriedade Descrição
Fonte do Registro Tabela ou consulta de origem do formulário.
Permite escolher se o formulário será utilizado
Entrada de dados
apenas como entrada de novos registros.
Possibilita escolher se será permitido adicionar
Permitir adições
novos registros.
Possibilita escolher se será permitido excluir
Permitir exclusões
registros.
Possibilita escolher se será permitido alterar dados
Permitir edições
no formulário.

331
Access 2016 - Módulo I

8.8.2. Propriedades dos controles Caixa de Texto, Caixa


de Combinação e Caixa de Listagem

A tabela a seguir descreve as propriedades, disponíveis na guia Dados, que


são mais utilizadas para a Caixa de Texto, Caixa de Combinação e Caixa de
Listagem:

Propriedade Descrição
Define o que será apresentado no controle (um
Fonte do
campo ou uma expressão), na exibição Modo
controle
Formulário.
Habilita ou não o controle na exibição Modo
Ativado
Formulário.
Se ajustado para Sim, esta propriedade bloqueia
Bloqueado o controle para alterações dos dados no Modo
Formulário.

332
Formulários
8
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• O assistente de formulário tem a finalidade de auxiliar na criação de um


formulário por meio de informações detalhadas sobre ele, como a origem
do registro, os campos que deverão ser criados, seu formato e o layout que
lhe será atribuído;

•• Os modos de exibição disponíveis no Access são: Modo Formulário, Modo


de Exibição de Folha de Dados, Modo de Exibição de Layout e Modo
Design;

•• Um formulário pode conter diversas seções que serão responsáveis por


alocar as informações nele contidas. A seção Detalhe é obrigatória, mas
é possível criar outras seções opcionais como: seções de cabeçalho do
formulário, seções de rodapé do formulário, seções de cabeçalho da página
e seções de rodapé da página;

•• É possível alterar o layout do formulário como um todo por meio do comando


Temas, disponível nos modos de visualização Design e Layout;

•• Os controles são objetos destinados a realizar diversas operações, exibir


dados ou proporcionar uma estética mais arrojada aos formulários, relatórios
ou páginas em que estão inseridos. Os mais utilizados são: caixa de texto,
rótulo, grupo de opção, botão de opção, caixa de seleção, caixa de listagem,
botão de comando, controle de imagem, linha e retângulo;

•• Um subformulário é aquele que está subordinado ao primeiro formulário.


Tal subformulário exibe os registros que têm relação com o registro atual
presente no formulário principal;

•• As propriedades são características que cada objeto assume durante a


exibição de um formulário ou de um relatório. Algumas propriedades são
comuns a todos os objetos, enquanto outras são específicas para cada um
deles. A Folha de Propriedades pode ser ativada por meio do botão Folha
de Propriedades, localizado no grupo Ferramentas, da subguia Design,
na guia Ferramentas de Design de Formulário.

333
Formulários 8
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Em qual seção do formulário podemos inserir um


cálculo que faça a soma de um campo na parte inferior?

☐☐ a) Rodapé

☐☐ b) Cabeçalho

☐☐ c) Detalhe

☐☐ d) Corpo do formulário

☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

2. Qual controle devemos utilizar para escrever um


título na seção Cabeçalho do formulário, ou mesmo uma
mensagem na seção Detalhe?

☐☐ a) Caixa de texto

☐☐ b) Rótulo

☐☐ c) Botão de comando

☐☐ d) Caixa de combinação

☐☐ e) Grupo de opções

336
Formulários
8
3. Qual propriedade do objeto Formulário devemos alterar
para ele seja centralizado na tela?

☐☐ a) Redimensionar

☐☐ b) Centralizar

☐☐ c) AutoRedimencionar

☐☐ d) AutoCentralizar

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Que controle deve ser utilizado para a digitação de


números ou textos?

☐☐ a) Rótulo

☐☐ b) Caixa de combinação

☐☐ c) Botão de comando

☐☐ d) Grupo de opções

☐☐ e) Caixa de texto

337
Access 2016 - Módulo I

5. O que podemos fazer para formatarmos mais de um


controle de uma única vez?

☐☐ a) Não é possível tal operação.

☐☐ b) Manter a tecla SHIFT pressionada enquanto


clicamos sobre os controles a serem formatados e
selecionar Agrupar.

☐☐ c) Na margem direita do formulário, clicar na direção


de uma linha de objetos, selecionando todos eles.

☐☐ d) As alternativas B e C estão corretas.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

338
Formulários
Mãos à obra! 8
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Criando um formulário com subformulário

1. Crie um formulário com subformulário para as tabelas tbl_Empresa, tbl_


Pedido e tbl_Item_Ped, utilizando, para isso, os seguintes campos:

•• Nome_Emp e CNPJ da tabela tbl_Empresa;

•• Num_Ped e Data_Ped da tabela tbl_Pedido;

•• Cod_Prod, Qtde_Venda,PrUnit_Venda e Desconto da tabela tbl_Item_Ped.

2. Salve o formulário frm_Pedido_Mestre e o subformulário frmSub_Item_Ped;

3. Desligue, do subformulário, as propriedades: Botões de Navegação e


Seletores de Registros;

4. Desligue, do formulário, a propriedade Seletores de Registros.

B – Criando um formulário para cadastrar empresas da tabela tbl_Empresa

1. No Assistente de formulário, selecione todos os campos;

2. Escolha o layout Coluna;

3. Desligue as propriedades Seletores derRegistros e Botões denNavegação;

4. Crie alguns botões de navegação de registros, por meio do assistente;

5. Salve como frm_Cadastro_Empresa.

340
Relatórios
99 Seções do relatório;
9
99 Criando relatórios;
99 Personalizando relatórios;
99 Campos calculados em relatórios;
99 Relatório de etiquetas de endereçamento.
Access 2016 - Módulo I

9.1. Introdução
Um relatório, que costuma estar vinculado a tabelas ou consultas, é uma
representação impressa de dados, podendo ter seu layout totalmente
padronizado pelo usuário.

Os campos constantes nas tabelas e nas consultas base consistem na origem do


registro de um relatório, mas os campos das colunas ou consultas que servem
de base para um relatório não estão todos, necessariamente, presentes neste
último. A origem do registro base a que o relatório se refere é que fornece os
dados a ele. A estrutura do relatório armazena informações como títulos, datas
e número de página. Os controles podem ser utilizados para que sejam criados
vínculos entre um relatório e sua origem do registro.

9.2. Seções do relatório
Existem diversas seções que compõem um relatório, sendo que cada uma delas
possui uma função peculiar. A seção de detalhes é obrigatória em qualquer
relatório. Já outras seções, como a seção de cabeçalho do relatório, a seção
de cabeçalho da página, a seção de rodapé da página e a seção de rodapé do
relatório, são opcionais.

A tabela seguinte descreve essas seções:

Seção Descrição
Essa seção aparecerá dependendo do número de registros
Detalhe presentes no registro base do relatório. É formada pelo
corpo principal dos dados do relatório.
A exibição dessa seção ocorre somente na primeira página do
Cabeçalho do
relatório. Quando impresso, ele a exibe antes do cabeçalho
relatório
da primeira página.
Cabeçalho da O cabeçalho da página é exibido no topo de todas as páginas
página do relatório.

342
9
Seção Descrição
Rodapé da O rodapé da página é exibido na parte inferior de todas as
página páginas do relatório.
O rodapé do relatório aparece somente na última página
do relatório. Ele exibe, por exemplo, os totais dos valores
Rodapé do
presentes e, embora constitua a última seção da estrutura
relatório
do relatório, quando este é impresso, aparece na folha antes
do rodapé da página.

Além das seções descritas na tabela anterior, também é possível agrupar


registros semelhantes em um relatório atribuindo-lhes cabeçalhos ou rodapés
de grupo. O cabeçalho será responsável pela exibição de informações que se
refiram a todo o grupo e aparecerá no início desse grupo. Já o rodapé será
responsável pela exibição de valores totais e aparecerá no final do grupo.

A seguir, podemos observar a disposição das seções em um relatório:

343
Access 2016 - Módulo I

9.3. Criando relatórios
Para facilitar a tarefa de criação de relatórios, dispomos de um Assistente de
Relatório. Veremos, a seguir, como utilizá-lo para criar relatórios com ou sem
níveis de grupo.

9.3.1. Criando relatório por meio do Assistente de


Relatório (sem níveis de grupo)

Para criar um relatório sem níveis de grupo, utilizamos os passos a seguir:

1. Clique na guia Criar e, em seguida, no grupo Relatórios, clique no botão


Assistente de Relatório:

2. Selecione, na caixa Assistente de relatório, os campos que irão compor o


relatório e clique em Avançar:

344
9
3. Clique, na janela seguinte, em Avançar, sem escolher campos para nível de
grupo (ação que criará um relatório simples, sem agrupamentos):

4. Escolha, na próxima janela, a ordem de classificação dos campos (até 4 chaves


de classificação) e clique em Avançar:

345
Access 2016 - Módulo I

5. Escolha o layout de apresentação do relatório (existem as opções Vertical,


Tabela e Justificado), a orientação da página e o ajuste dos campos na página,
como exibido na imagem a seguir. Depois disso, clique em Avançar:

6. Digite, na janela seguinte, um nome para o relatório, e escolha se este será


modificado ou visualizado. Após isso, clique em Concluir:

346
9
O exemplo a seguir apresenta um relatório sem níveis de grupo:

9.3.2. Criando relatório por meio do Assistente de


Relatório (com níveis de grupo)

Os níveis de grupo permitem o agrupamento dos registros cujo campo agrupado


contenha as mesmas informações. Por exemplo, pode-se criar um relatório de
pedidos agrupando os pedidos por data, por código do cliente, por produto
solicitado etc.

Utilizaremos os passos a seguir para criar um relatório com níveis de grupo:

1. Clique na guia Criar e, em seguida, no grupo Relatórios, clique no botão


Assistente de Relatório, ilustrado adiante:

347
Access 2016 - Módulo I

2. Selecione, na janela a seguir, os campos que irão compor o relatório e clique


em Avançar:

3. Selecione, na janela a seguir, os campos para nível de grupo e, após isso,


clique no botão Opções de agrupamento para alterar a forma de agrupamento:

348
9
4. Escolha, na janela Intervalos de agrupamento, a forma de agrupamento
desejada, de acordo com os dados que foram determinados e, em seguida,
clique em OK para voltar à janela Assistente de relatório:

5. Clique em Avançar;

6. Selecione, na janela a seguir, a ordem de classificação dos campos e clique


no botão Opções de resumo para calcular campos numéricos:

349
Access 2016 - Módulo I

7. Selecione, na janela Opções de resumo, o campo que será calculado. Depois


disso, clique em OK para voltar à janela Assistente de relatório:

8. Clique em Avançar;

9. Escolha o layout de apresentação do relatório, a orientação da página e o


ajuste dos campos na página:

10. Clique em Avançar;

350
9
11. Digite o nome do relatório e clique em Concluir:

O exemplo a seguir apresenta um relatório com níveis de grupo:

351
Access 2016 - Módulo I

9.3.2.1. Complementando definições de agrupamento

Algumas opções de agrupamento podem ser alteradas através do botão


Agrupar e Classificar, ilustrado a seguir. Esse botão está disponível na
guia Ferramentas de Design de Relatório, da subguia Design, no grupo
Agrupamento e Totais.

Ao clicarmos nesse botão, é exibido o painel Agrupar, Classificar e Total na


parte inferior no Modo Design do relatório. Neste painel, ilustrado a seguir,
podemos configurar a ordem de classificação através das setas Mover para
cima e Mover para baixo e também a forma de agrupamento dos dados:

9.4. Personalizando relatórios
Após criados, os relatórios podem ser personalizados nos modos Design e
Layout.

Uma vez que um relatório padrão já tenha sido criado com a ajuda do assistente,
é possível fazer as seguintes personalizações:

Personalização Descrição
É possível alterar as tabelas e as consultas utilizadas
Fonte de Registro
como base para o relatório.
A classificação pode ser feita em ordem crescente ou
Classificar por
decrescente.

352
9
Personalização Descrição
Diversos elementos presentes na janela Relatório
Janela Relatório
podem ser adicionados, removidos ou alterados.
As propriedades de seção do relatório podem ser
definidas de modo que o seu layout possa ser alterado
Seções conforme a necessidade, assim como é possível
adicionar, remover, ocultar ou redimensionar seções
de detalhe de um relatório.
É possível mover, redimensionar, adicionar ou remover
Controles controles, assim como definir as propriedades da
fonte de um controle.

9.5. Campos calculados em relatórios


Qualquer controle que possua a propriedade Fonte do controle pode estar
acoplado a uma expressão de campo calculado.

Para criar um campo calculado em um relatório, podemos utilizar os seguintes


passos:

1. No grupo Controles, localizado na subguia Design da guia Ferramentas de


Design de Relatório, clique em Controles e selecione Caixa de Texto:

2. Clique na posição do formulário onde o controle deve ser exibido;

3. Clique com o botão direito do mouse sobre o controle e escolha a opção


Propriedades no menu de contexto;

353
Access 2016 - Módulo I

4. Selecione, na Folha de Propriedades, a guia Dados e a propriedade Fonte


do controle;

5. Abra a janela Construtor de expressões, clicando sobre o botão com


reticências ( );

6. Construa a expressão e clique em OK.

Para observar o resultado da expressão, basta alternarmos para o Modo de


Exibição de Relatório.

Em formulários e relatórios, as expressões de campos calculados


envolvem controles do próprio formulário ou relatório.

354
9
9.6. Relatório de etiquetas de endereçamento
Etiquetas de endereçamento são relatórios destinados à impressão de grupos
de dados de vários campos. O número de linhas e de colunas que irão constar
em cada página dependerá do modelo de etiqueta que o relatório utilizará para
impressão. É possível, com muita facilidade, criar relatórios de etiquetas para
os dados das tabelas.

Para criar etiquetas com os dados do banco de dados, utilizamos os passos a


seguir:

1. Selecione a guia Criar e, em seguida, no grupo Relatórios, clique no botão


Etiquetas:

2. Selecione, na janela Assistente de etiqueta, o modelo da etiqueta de


endereçamento e clique em Avançar. Caso nenhum tipo apresentado
corresponda ao modelo de etiquetas que será utilizado, devemos aplicar um
clique em Personalizar para criar um modelo:

355
Access 2016 - Módulo I

3. Defina as características de fonte para a etiqueta, como o nome da fonte,


tamanho etc. e, após isso, clique em Avançar:

4. Selecione os campos que irão compor a etiqueta e clique em Avançar. Se


necessário, digite um texto para ser exibido em todas as etiquetas, como
ilustrado na próxima imagem. Os campos delimitados por chaves ({}) são
espaços reservados para os campos de cada registro, e o texto sem delimitação
é um texto fixo para cada etiqueta:

356
9
5. Selecione os campos para classificação das etiquetas e clique em Avançar:

6. Nomeie o relatório de etiquetas e clique em Concluir:

357
Access 2016 - Módulo I

O exemplo a seguir apresenta um relatório de etiquetas:

358
9
9.6.1. Propriedades de relatórios

A tabela a seguir descreve algumas propriedades da guia Formato:

Propriedade Descrição
Imagem Acrescenta uma figura ao relatório.
Tipo de Imagem Modo de inserção da figura (incorporada ou vinculada).
Oferece as seguintes opções:

•• Clipe: Apresenta a imagem no seu tamanho real;

Modo do Tamanho •• Alongar: Apresenta a imagem estendida por toda a


da Imagem área do relatório, ou alonga horizontal e verticalmente,
podendo provocar distorção;

•• Zoom: A imagem será ampliada horizontal e


verticalmente de forma proporcional.
Alinhamento da
Permite escolher a posição da figura no relatório.
Imagem
Imagem lado a lado Apresenta a figura distribuída lado a lado no relatório.
Indica em quais páginas a figura deve ser apresentada:
Páginas da imagem em todas as páginas, na primeira página ou em nenhuma
página.

359
Access 2016 - Módulo I

Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Um relatório é uma representação impressa de dados que costuma estar


vinculada a tabelas ou consultas, podendo ter seu layout totalmente
padronizado pelo usuário. A estrutura do relatório armazena informações
como títulos, datas e número de página;

•• Existem diversas seções que compõem um relatório, e cada uma delas


possui uma função peculiar. Enquanto a seção de detalhes é obrigatória em
qualquer relatório, outras seções, como a seção de cabeçalho do relatório,
a seção de cabeçalho da página, a seção de rodapé da página e a seção de
rodapé do relatório, são opcionais;

•• A criação de relatórios é facilitada por um Assistente de Relatório. Podemos


criar um relatório sem níveis de grupo ou com níveis de grupo. Níveis
de grupo permitem o agrupamento dos registros cujo campo agrupado
contenha as mesmas informações;

•• A personalização dos relatórios pode ser feita nos modos Design e Layout.
Uma vez que um relatório padrão já tenha sido criado com a ajuda do
assistente, é possível fazer algumas personalizações, como: Fonte de
Registro, Classificar por, Janela Relatório, Seções e Controles;

•• Uma expressão de campo calculado pode ter um controle acoplado a ela,


desde que esse controle possua a propriedade Fonte do controle. Em
formulários e relatórios, as expressões de campos calculados envolvem
controles do próprio formulário ou relatório;

•• Etiquetas de endereçamento são relatórios destinados à impressão de


grupos de dados de vários campos. O modelo de etiqueta utilizado para
impressão influencia no número de linhas e de colunas que irão constar
em cada página. Podemos facilmente criar relatórios de etiquetas para os
dados da tabela.

360
Relatórios 9
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Qual das seções a seguir é obrigatória em um relatório?

☐☐ a) Detalhe

☐☐ b) Cabeçalho do relatório

☐☐ c) Cabeçalho da página

☐☐ d) Rodapé da página

☐☐ e) Rodapé do relatório

2. Ao agruparmos registros em um relatório, qual a


propriedade do grupo que exibe as informações referentes
a todo o grupo?

☐☐ a) Manter junto

☐☐ b) Número de caracteres

☐☐ c) Reagrupar

☐☐ d) Rodapé do grupo

☐☐ e) Cabeçalho do grupo

362
Relatórios
9
3. A que se destinam os relatórios de etiquetas de
endereçamento?

☐☐ a) Ao agrupamento de informações de diferentes campos.

☐☐ b) À impressão de grupos de dados de vários campos.

☐☐ c) À exibição dos dados nos devidos campos.

☐☐ d) As alternativas A e C estão corretas.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Qual das alternativas a seguir contém um requisito para o


agrupamento de registros com níveis de grupos?

☐☐ a) Os registros devem pertencer à mesma tabela ou


consulta.

☐☐ b) Só é possível especificar um campo por relatório.

☐☐ c) Os registros dos campos agrupados devem conter o


mesmo tipo de informação.

☐☐ d) Para agrupar registros de diferentes tabelas, o processo


deve ser feito manualmente.

☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

363
Access 2016 - Módulo I

5. Em que guia encontramos as propriedades de


imagem?

☐☐ a) Ferramentas de Design do Relatório

☐☐ b) Criar

☐☐ c) Dados

☐☐ d) Formato

☐☐ e) Não há propriedades de imagem no Access.

364
Relatórios
Mãos à obra! 9
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Criando um relatório com níveis de grupo

1. Crie um relatório com níveis de grupo, atendendo aos seguintes critérios:

•• Utilize apenas os campos Cidade, UF e País das tabelas tbl_UF e tbl_Cidade;

•• Agrupe por País e UF;

•• Ordene por cidade, em ordem crescente;

•• Não exiba rodapé dos grupos;

•• Não quebre página no meio dos grupos.2. Salve o relatório com o nome
rpt_Cidades.

B – Criando um relatório de etiquetas

1. Crie um relatório de etiquetas, atendendo aos seguintes critérios:

•• Utilize os campos Cidade, UF, CEP, Nome_Emp e País das tabelas tbl_
UF, tbl_Cidade e tbl_Empresa para criar uma consulta que será a base do
relatório;

•• Classifique as etiquetas pelo nome da cidade;

•• Apresente os campos na seguinte ordem:

•• 1 – Nome_Emp;

•• 2 – Cidade – UF;

•• 3 – País;

•• 4 – CEP.

2. Salve como rpt_Etiquetas_Empresas.

366
Eventos e macros
10
99 O que são eventos;
99 O que são macros;
99 Macros com submacros;
99 Macros com condição;
99 Macros AutoExec;
99 Ações de macro comuns;
99 Lista completa de macros.
Access 2016 - Módulo I

10.1. O que são eventos


Os aplicativos do Access são direcionados a eventos, cuja programação exerce
influência sobre a forma como os objetos se comportam. É importante conhecer
o funcionamento e a ocorrência dos eventos para criarmos aplicativos avançados
e ágeis.

O Access responde automaticamente a eventos internos dos objetos. Por


exemplo, ao digitar uma informação numa caixa de texto, verifica se os dados
são do tipo correto; ao clicar em um botão de comando, o botão apresenta-se
momentaneamente pressionado. Além disso, podem ocorrer eventos provocados
pelo usuário, cuja resposta pode estar associada a uma macro, uma expressão
(por exemplo, uma função) ou um procedimento de evento.

10.1.1. Lista dos eventos mais utilizados

Evento Quando ocorre


Antes de Antes de os dados alterados em um controle ou registro
atualizar serem atualizados.
Quando um formulário é aberto, mas antes do primeiro
Ao abrir registro ser exibido. Para relatórios, o evento ocorre antes de
um relatório ser visualizado ou impresso.
Quando o conteúdo de uma caixa de texto ou a parte texto
de uma caixa de combinação é alterada. Também ocorre na
Ao alterar
movimentação de uma página para outra em um controle
guia.
Quando o usuário clica em Aplicar Filtro, Filtrar por Seleção
Ao aplicar filtro
ou Remover Filtro.
Ao carregar Quando um formulário é aberto e seus registros são exibidos.
Quando o usuário pressiona e depois libera um botão do
Ao clicar
mouse sobre um objeto.

368
Eventos e macros
10
Evento Quando ocorre
Ao clicar duas
Quando o usuário aplica um clique duplo sobre um objeto.
vezes
Antes de um controle receber o foco de outro controle do
Ao entrar
mesmo formulário.
Quando o usuário efetua alguma ação, como pressionar a
Ao excluir tecla DELETE para excluir um registro, mas antes do registro
ser realmente excluído.
Quando um formulário ou relatório é fechado e removido da
Ao fechar
tela.
Ao liberar
Quando o botão do mouse é liberado.
mouse
Antes de um controle perder o foco para outro, no mesmo
Ao sair
formulário.
Depois que os dados alterados em um controle ou registro
Após atualizar
são atualizados.
Quando o foco é movido para um registro, tornando-o o
No atual registro atual, quando o formulário é atualizado ou quando
uma consulta é repetida.

10.2. O que são macros


No Access, podemos criar uma macro a fim de executar ações sequenciais.
Uma macro pode também servir para realizar ações de acordo com condições
específicas. Outra possibilidade é criar grupos de macros relacionadas. Neste
capítulo, estudaremos detalhadamente as macros.

369
Access 2016 - Módulo I

10.2.1. Criando macros

O Access 2016 possui um novo construtor de macros, com recursos que facilitam
a tarefa de adicionar lógica básica ao banco de dados, tornam mais intuitiva a
criação de lógica complexa e permitem ampliar o aplicativo de banco de dados.

O procedimento a seguir descreve como criar uma macro no Access:

1. No grupo Macros e Código da guia Criar, clique no ícone Macro:

Sua interface, exibida a seguir, tornou-se mais simples e objetiva:


370
Eventos e macros
10
2. Digite as iniciais de cada comando escolhido na caixa Adicionar Nova Ação
para que ele seja exibido. Veja o exemplo:

3. Preencha os argumentos necessários para criar uma caixa de mensagem:

Em que:

•• Mensagem: Neste argumento, é necessário digitar a mensagem que você


deseja que seja apresentada;

•• AlarmeSonoro: É o som do próprio sistema operacional;

•• Tipo: Equivale aos ícones que vão sendo modificados;

•• Título: Será apresentado na parte superior da caixa de mensagem.

371
Access 2016 - Módulo I

4. Agora que você já preencheu essas opções, vamos salvar a macro. Para isso,
clique no ícone Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Com isso, a
seguinte janela será apresentada:

5. Após ter salvado a macro (de preferência com um nome que inicie com mcr),
vamos executá-la. Clique no ícone Executar, que está no grupo Ferramentas
da guia Design:

Será apresentada a janela contendo a Caixa de Mensagem:

372
Eventos e macros
10
Após salvar a macro, esse objeto ficará disponível no Painel de Navegação:

6. Para atribuir a macro a um controle, devemos escolher qual o melhor evento,


de forma que, ao ocorrer o evento, essa macro seja executada. Para tanto, crie
um formulário e um botão de comando;

373
Access 2016 - Módulo I

7. Depois, escolha um evento, na guia Evento da Folha de Propriedades. Em


seguida, clique na seta drop-down desse evento e escolha o nome da macro
que já está salva. O resultado é ilustrado a seguir:

8. Para provocar o evento, exiba o formulário no Modo Formulário e, em


seguida, clique no botão ao qual atribuímos a macro:

Essa forma de criar uma macro deixa visível o nome do objeto macro no Painel
de Navegação, porém, para abrir novamente essa macro e fazer qualquer tipo
de alteração, é necessário clicar com o botão direito do mouse e escolher a
opção Modo Design. Caso você queira abrir a macro clicando duas vezes sobre
o nome do objeto, os comandos que estão nessa macro serão executados, mas
não será possível visualizá-los.

374
Eventos e macros
10
10.2.2. Criando macros a partir de um formulário ou
relatório

É possível, também, criar macros a partir de relatórios e formulários do Access.


Para tal, dispomos do seguinte procedimento:

1. Em um formulário para a tabela de pedidos, mude para Design:

2. Crie um botão de comando, cancelando o assistente. Deixe o botão selecionado


e, na Folha de Propriedades, escolha a guia Formato / opção Legenda e, logo
em seguida, digite reticências (...). Estes caracteres irão ficar internos no botão
que foi criado;

3. Logo em seguida, escolha a guia Evento e selecione a opção Ao Clicar.


Com isso, para ter acesso à folha da macro, você deve clicar no botão com as
reticências referente ao evento:

375
Access 2016 - Módulo I

Será apresentada a seguinte janela:

4. Na janela de construção da macro, clique na seta da caixa Adicionar Nova


Ação e selecione AbrirFormulário:

376
Eventos e macros
10
5. Preencha os campos como na imagem a seguir:

6. Faça uma expressão para filtrar os dados do formulário que serão abertos
assim que o usuário clicar no botão em que você está criando a macro:

377
Access 2016 - Módulo I

7. Assim que você clicar no botão OK, salve a macro. Perceba que não foi
solicitado o nome da macro já que ela foi incorporada ao botão, portanto, não
irá aparecer no Painel de Navegação. A macro ficará desta forma:

8. Feche a macro e, quando voltar para o formulário, modifique o Modo de


Exibição para Modo Formulário. Veremos o seguinte resultado:

378
Eventos e macros
10
10.2.3. Associando macros a um evento de formulário ou
relatório

O usuário pode associar uma macro a um ou a vários eventos de relatórios,


controles ou formulários, assim que ela tiver sido gerada. Então, toda vez que o
evento for disparado, as ações existentes nessa macro serão executadas.

As etapas adiante descrevem como associar uma macro a um evento de


formulário ou relatório:

1. No Modo Design do formulário ou relatório, exiba as propriedades do objeto


ao qual deseja anexar uma macro. Esse objeto pode ser um formulário, um
relatório, seções ou controles;

2. Selecione a guia Evento da Folha de Propriedades;

3. Clique na seta à direita do evento que acionará a macro:

4. Na lista exibida, selecione uma macro.

Se a macro tiver sido criada a partir do próprio evento, ela já


estará automaticamente associada a ele.

379
Access 2016 - Módulo I

10.2.4. Executando macros

Podemos executar uma macro de diversas maneiras. Veja:

•• Modo 1

Aplique um clique duplo sobre a macro desejada, na seção Macros do Painel


de Navegação:

•• Modo 2

No Modo Design da macro, clique no botão Executar, localizado no grupo


Ferramentas, que está presente na subguia Design da guia Ferramentas de
Macro:

•• Modo 3

Anexe a macro ao evento de um relatório, formulário ou controle. Feito isso, a


macro será executada no momento em que o evento for disparado.

380
Eventos e macros
10
10.2.5. Executando macros passo a passo

Quando for necessário identificar erros ou verificar os resultados obtidos em


cada ação, o usuário pode executar uma macro etapa por etapa. Isso é feito da
seguinte forma:

1. No Modo Design, abra a macro a ser executada passo a passo;

2. Clique em Passo a Passo, no grupo Ferramentas, que está na subguia


Design da guia Ferramentas de Macro:

3. Para executar a macro, clique em Executar:

A caixa de diálogo Macro Passo a Passo será exibida:

381
Access 2016 - Módulo I

Por meio dela, você pode:

•• Executar a ação que a caixa de diálogo exibe. Para isso, clique no botão
Passo;

•• Interromper a execução da macro. Para isso, clique no botão Parar Todas


as Macros;

•• Desativar a escolha do passo a passo e continuar a executar a macro. Para


isso, clique no botão Continuar.

10.3. Macros com submacros


Podemos, também, organizar as macros em submacros, facilitando seu
gerenciamento. Quando organizadas dessa maneira, as macros relacionadas
são salvas em um mesmo objeto.

10.3.1. Criando macro com submacros

Para criar macros com submacros, basta seguir o procedimento adiante:

1. Clique na guia Criar / grupo Macros e Códigos / ícone Macro, conforme


ilustrado a seguir:

382
Eventos e macros
10
2. Ative os recursos Catálogo de Ações e Mostrar Todas as Ações e, em
seguida, aplique um clique duplo sobre o item Agrupar, dentro do segmento
Fluxo do Programa:

3. Na caixa Grupo, digite o nome da submacro e, depois, clique no item


Adicionar Nova Ação:

383
Access 2016 - Módulo I

No exemplo a seguir, foram adicionadas duas ações, AbrirFormulário: frm_


Clientes e AbrirFormulário:frm_Pedidos_Mestre, com seus respectivos
argumentos. Para cada submacro, foi inserida a ação Maximizar Janela. Veja
como ficou:

É importante observar que a ação Maximizar janela não tem


argumentos.

384
Eventos e macros
10
4. Após adicionar as ações necessárias, salve a macro, atribuindo um nome
que, de preferência, inicie com a sigla mcr, podendo ser seguida de qualquer
outro nome. Dessa forma, os nomes dados aos objetos do banco ficam mais
organizados. Veja a janela apresentada para salvar a macro:

385
Access 2016 - Módulo I

5. Para utilizar as submacros, insira um controle do tipo botão de comando em


um formulário:

386
Eventos e macros
10
6. Abra a janela de propriedades para esse controle e, na Folha de Propriedades,
selecione a guia Evento, escolhendo o evento AoClicar. Depois, clique na
seta de listagem e selecione o nome que representa a submacro criada
anteriormente:

Quando o botão for clicado, as ações agrupadas serão executadas


sequencialmente.

O nome utilizado pelo Access para salvar a macro é o nome do grupo de macros.
Para se referir a uma macro que faz parte da submacro, o usuário deve digitar o
nome da macro, seguido de um ponto (.) e do nome da submacro, especificado
na coluna Nome da Macro. Assim, por exemplo, Mcr_Abrir.FormCliente refere-
se à submacro FormCliente da folha de macro Mcr_Abrir.

387
Access 2016 - Módulo I

10.4. Macros com condição


O Access permite a criação de macros com condições, ou seja, o usuário pode
definir que uma ou diversas ações de uma macro sejam executadas somente se
uma condição específica for verdadeira.

Podemos aplicar condições para controlar o fluxo da macro, como no caso de


uma macro de validação de dados em um formulário, que pode apresentar
diferentes mensagens de acordo com os valores digitados em um controle.

10.4.1. Criando macros condicionais

Podemos criar uma macro de condição seguindo o procedimento apresentado


no exemplo adiante:

1. Crie um formulário como ilustrado a seguir, incluindo um controle do tipo


grupo de opções:

388
Eventos e macros
10
2. Através do assistente, crie um grupo com opções de intervalos de letras,
que serão usados para filtrar os clientes cujo nome da empresa comece com as
letras escolhidas através do botão clicado, como se fosse uma agenda. Veja o
Assistente do grupo de opções:

O Assistente do grupo de opções automaticamente cria um número para cada


sequência de letras que nós criamos:

389
Access 2016 - Módulo I

3. Salve, para uso posterior, o resultado escolhido pelo usuário:

4. Selecione a opção Botões de alternância:

390
Eventos e macros
10
Após a criação do grupo de opções, o formulário ficará dessa forma:

5. Clique no grupo de opções e modifique o nome para grpFiltro na guia


Outra da Folha de Propriedades. Assim, teremos acesso ao número do botão
escolhido pelo usuário, através do nome do controle. O número gerado no
controle será utilizado para a identificação do botão escolhido pelo usuário:

391
Access 2016 - Módulo I

6. Para ter acesso ao Construtor de Macro, mantenha o controle grupo de


opções selecionado e clique na guia Evento. Escolha o evento Após atualizar
e, logo em seguida, clique em no botão com reticências ( );

7. Na janela de construção da macro, clique na seta da caixa Adicionar Nova


Ação e selecione o comando Se:

8. Logo após incluir a condição do comando Se e impor a condição de filtro para


o comando AplicarFiltro, pressione a opção Adicionar Senão Se. Assim, será
possível continuar a checagem das demais condições. Em seguida, preencha os
campos conforme a imagem:

O passo 8 pode ser repetido inúmeras vezes. No presente


exemplo, ele foi repetido mais 5 vezes.

392
Eventos e macros
10
Veja o resultado:

9. Salve e feche a macro.

393
Access 2016 - Módulo I

Para verificar o resultado final, salve o formulário, mude para o Modo Formulário
e clique em um dos botões do grupo de opções. Serão exibidos somente os
registros cujo nome da empresa inicia com uma letra do intervalo de letras
escolhido. Veja:

10.5. Macros AutoExec
A AutoExec é definida como uma macro especial caracterizada pela execução
de uma ou várias ações no momento da abertura do banco de dados. Quando
o banco de dados é aberto, o Access verifica a existência da macro AutoExec.
Se ela existir, o programa a executará.

No entanto, podemos evitar que a macro AutoExec seja executada. Para isso,
basta pressionarmos a tecla SHIFT no momento em que o banco de dados é
aberto.

Uma macro AutoExec é construída separadamente dos objetos e é exatamente


igual a qualquer outra, na forma de criação e nos elementos de construção,
sendo diferente apenas no nome.

394
Eventos e macros
10
Como exemplo, construiremos, a seguir, uma macro AutoExec que dá as boas
vindas ao operador e, em seguida, abre um determinado formulário:

1. Clique na guia Criar / grupo Macros e Código / item Macro. Na janela de


construção, na caixa da primeira ação, selecione CaixadeMensagem;

2. Preencha os argumentos conforme mostra a seguinte imagem:

3. Adicione quantas ações forem necessárias, preenchendo os argumentos


adequadamente;

4. Salve e feche a janela;

O nome deverá ser, necessariamente, AutoExec:

5. Teste a macro, fechando e reabrindo o banco, enquanto observa o resultado.

Além da macro AutoExec, há outras opções de inicialização,


que veremos mais adiante.

395
Access 2016 - Módulo I

10.6. Ações de macro comuns


Podemos utilizar as macros para executar diversas ações que o Access oferece.
As ações utilizadas em macros de bancos de dados podem ser acessadas a
partir da caixa de seleção Adicionar Nova Ação, exibida adiante:

Nos subtópicos seguintes, serão abordadas as ações mais comumente


utilizadas.

396
Eventos e macros
10
10.6.1. AbrirConsulta

Para abrir uma consulta de seleção ou referência, ou para executar uma


consulta de ação, o usuário dispõe da ação AbrirConsulta, cujos argumentos
são descritos na tabela a seguir:

Argumento Descrição
Esse argumento especifica o nome da consulta. Então, quando
a macro for executada, teremos o seguinte:

•• Se a consulta for de ação, o programa executará o tipo


Nome da de consulta de ação especificado, ou seja, Criar Tabela,
consulta Exclusão, Acréscimo ou Atualização;

•• Se a consulta for de referência cruzada ou de seleção, os


dados serão exibidos pelo programa como o resultado da
consulta.
Esse argumento especifica o modo de abertura da consulta,
ou seja, se ela será aberta no modo Design, Folha de
Exibir
dados, Visualizar impressão, Tabela dinâmica ou Gráfico
dinâmico.
Por meio desse argumento, especificamos o modo de
visualização dos dados no momento em que a consulta é
aberta. Temos as seguintes opções:

•• Adicionar: O usuário poderá somente incluir novos


Modo de dados registros;

•• Editar: O usuário poderá adicionar, alterar e excluir registros;

•• Somente Leitura: O usuário poderá apenas visualizar os


dados.

397
Access 2016 - Módulo I

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

10.6.2. AbrirFormulário

Para abrir um formulário, o usuário dispõe da ação AbrirFormulário, cujos


argumentos são descritos na tabela adiante:

Argumento Descrição
Nome do
Esse argumento define o nome do formulário que abriremos.
formulário
Por meio desse argumento, especificamos em qual modo de
exibição o formulário será aberto: Design, Formulário, Folha
Exibir
de Dados, Visualização de Impressão, Tabela Dinâmica,
Gráfico Dinâmico ou Layout.
Com esse argumento, especificamos o nome de uma consulta
Nome do filtro que possua critérios de seleção ou o nome de um filtro salvo
como consulta, a fim de abrir o formulário filtrado.
Por meio desse argumento, podemos incluir uma expressão a
Condição fim de selecionar registros a partir da tabela ou consulta base
Where do formulário. É possível utilizar o Construtor de expressões
para criar a expressão.

398
Eventos e macros
10
Argumento Descrição
Esse argumento nos permite especificar qual será o modo de
entrada de dados do formulário. As opções são:

•• Adicionar: O usuário poderá somente incluir novos


registros;
Modo de dados

•• Editar: O usuário poderá adicionar, alterar e excluir registros;

•• Somente Leitura: O usuário poderá apenas visualizar os


dados.
Por meio desse argumento, definimos uma das seguintes
opções:

•• Normal: Na abertura do formulário, são consideradas as


propriedades especificadas na Folha de Propriedades;

•• Oculto: Essa opção abre o formulário oculto;


Modo janela
•• Ícone: Se escolhermos essa opção, o formulário será aberto
de maneira minimizada, apresentando uma barra de título
na parte inferior da tela;

•• Diálogo: Se escolhermos essa opção, o formulário será


aberto com as propriedades JanelaRestrita e PopUp
ajustadas para Sim.

399
Access 2016 - Módulo I

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

10.6.3. AbrirRelatório
Para abrir um relatório, o usuário dispõe da ação AbrirRelatório, cujos
argumentos são descritos na tabela adiante:

Argumento Descrição
Nome do
Esse argumento define o nome do relatório que abriremos.
relatório
Por meio desse argumento, especificamos em qual modo
de exibição o relatório será aberto: Relatório, Design,
Exibir
Visualização de Impressão, Layout ou Imprimir. Este último
imprime diretamente o relatório.
Por meio desse argumento, especificamos o nome de uma
Nome do filtro consulta que possua critérios de seleção ou o nome de um
filtro salvo como consulta, a fim de abrir o relatório filtrado.
Com esse argumento, podemos incluir uma expressão a fim
Condição de selecionar registros a partir da tabela ou consulta base
Where do relatório. É possível utilizar o Construtor de expressões
para criar a expressão.

400
Eventos e macros
10
Argumento Descrição
Esse argumento apresenta as seguintes opções:

•• Normal: Na abertura do relatório, é considerado o modo


especificado nas propriedades do relatório;

•• Oculto: Essa opção abre o relatório oculto;


Modo janela
•• Ícone: Se escolhermos essa opção, o relatório será aberto
de maneira minimizada;

•• Diálogo: Se escolhermos essa opção, o relatório será aberto


com as propriedades JanelaRestrita e PopUp ajustadas
para Sim.

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

401
Access 2016 - Módulo I

10.6.4. AplicarFiltro

Essa ação tem a finalidade de aplicar um filtro em um formulário, relatório ou


tabela, de maneira a limitar a exibição dos dados conforme os critérios que
foram especificados. A ação AplicarFiltro tem os seguintes argumentos:

Argumento Descrição
Por meio desse argumento, especificamos o nome de uma
Nome do
consulta que possua critérios de seleção ou o nome de um
filtro
filtro salvo como consulta.
Com esse argumento, especificamos uma expressão para
Condição
definir critérios de seleção. É possível utilizar o Construtor de
Where
expressões para criar a expressão.
Por meio desse argumento, definimos o controle correspondente
Nome do
ao subformulário ou sub-relatório que será filtrado. Para o
Controle
formulário pai, basta deixar em branco.

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

402
Eventos e macros
10
10.6.5. MostrarTodosRegistros

Para removermos filtros aplicados a consultas, formulários ou tabelas,


utilizamos a ação MostrarTodosRegistros, que não exige argumentos para
ser utilizada.

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

10.6.6. CaixadeMensagem
Utilizada com frequência em macros de validação de dados, a ação
CaixadeMensagem exibe um aviso ou mensagem. Seus argumentos são os
seguintes:

Argumento Descrição
Por meio desse argumento, especificamos o texto a ser
Mensagem
exibido na caixa de mensagem.
Se especificarmos Sim para essa opção, um som será
AlarmeSonoro
executado antes da caixa de mensagem ser exibida.
Por meio desse argumento, definimos o ícone a ser exibido
na caixa de mensagem. As opções são as seguintes: Crítico,
Tipo Nenhum, Informação, Aviso? e Aviso!. Os ícones disponíveis
para escolha adotam o padrão das caixas de diálogo do
Windows.
O texto a ser exibido na Barra de Títulos da caixa de
Título
mensagem é especificado por meio desse argumento.

403
Access 2016 - Módulo I

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

10.6.7. CancelarEvento

Essa ação tem a finalidade de cancelar o evento responsável por executar a


macro que possui essa ação. A ação CancelarEvento não exige argumentos
para ser executada.

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

10.6.8. MaximizarJanela

Se quisermos maximizar a janela ativa, utilizamos a ação MaximizarJanela, a


qual não necessita de argumentos para ser utilizada.

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

404
Eventos e macros
10
10.6.9. MinimizarJanela

Se quisermos minimizar a janela ativa, utilizamos a ação MinimizarJanela.


Assim como MaximizarJanela, essa ação não necessita de argumentos para
ser utilizada.

O exemplo a seguir ilustra essa ação:

10.7. Lista completa de macros


Caso não sejam apresentados todos os comando da macro na opção Adicionar
Nova Ação, será necessário clicar o ícone Mostrar Todas as Ações que está no
grupo Mostrar/Ocultar da guia Design:

405
Access 2016 - Módulo I

Temos, na tabela a seguir, a relação de todas as ações de macro disponíveis no


Access 2016:

Ação de macro Definição


Responsável por abrir uma consulta,
seleção ou tabela de referência cruzada
AbrirConsulta nos modos Design, Folha de dados,
Visualizar impressão, Tabela dinâmica
ou Gráfico dinâmico.
Abre um formulário nos modos
Design, Formulário, Folha de Dados,
AbrirFormulário
Visualização de Impressão, Tabela
Dinâmica, Gráfico Dinâmico ou Layout.
Permite imprimir o relatório ou abri-lo nos
AbrirRelatório modos Relatório, Design, Visualização
de Impressão, Layout ou Imprimir.
Abre uma tabela nos modos Design,
AbrirTabela Folha de dados, Visualizar impressão,
Tabela dinâmica e Gráfico dinâmico.
AdicionarContatodoOutlook Adiciona um contato do Outlook.
Por meio de ações separadas:

•• Adiciona um menu a uma barra de


menus personalizada;

AdicionarMenu
•• Adiciona um menu de atalho
personalizado;

•• Adiciona uma barra de menu global ou


um atalho global a todas as janelas.
O computador emite um sinal sonoro
AlarmeSonoro para sinalizar erros ou para alterações
visuais importantes.
Essa opção define como será o tratamento
AoOcorrerErro
de erros.

406
Eventos e macros
10
Ação de macro Definição
Para restringir ou classificar registros na
tabela, registros da tabela ou consultar
base do formulário ou relatório, aplica:
AplicarFiltro
•• Filtro;
•• Consulta;
•• Cláusula SQL WHERE.
Responsável pela atualização dos
Atualizar
registros no modo de exibição.
Responsável pela atualização do registro
AtualizarRegistro
atual.
Essa opção bloqueia ou desbloqueia o
BloquearPainelDeNavegação
Painel de Navegação.
Apresenta uma caixa de mensagem
CaixadeMensagem
exibindo avisos ou dados informativos.
Responsável por cancelar o evento que
CancelarEvento
fez o Access executar a macro dessa ação.
Coleta, com formulário HTML ou do
ColetarDadosViaEmail
InfoPath, dados via Outlook.
Especifica as categorias que serão
DefinirCategoriasExibidas
exibidas no Painel de Navegação.
Com essa opção, é aplicada uma
classificação aos registros na tabela,
DefinirClassificadoPor
ou aos registros da tabela ou consulta
subjacente do formulário ou relatório.
Com a finalidade de restringir ou classificar
registros na tabela, ou registros da tabela
ou consulta subjacente do formulário ou
relatório, aplica um dos seguintes itens:
DefinirFiltro

•• Filtro;
•• Consulta;
•• Cláusula SQL WHERE.

407
Access 2016 - Módulo I

Ação de macro Definição


Essa ação, que funciona apenas nos
menus personalizados, especifica os
seguintes estados para os itens de menu:
DefinirItemDoMenu

•• Ativado ou desativado;
•• Marcado ou desmarcado.
Tem por finalidade definir uma
DefinirPropriedade
propriedade de controle.
Permite criar uma variável temporária
DefinirVariávelTemporária
com um valor específico.
Determina um valor específico para uma
DefinirVarLocal
variável local.
Possibilita que a última ação do usuário
DesfazerRegistro
seja desfeita.
Com essa opção, os itens na lista de
EditarItensDeLista
pesquisa são editados.
O Access é encerrado, sendo que uma
Encerrar Access das opções de salvamento deve ser
selecionada.
Responsável por encontrar o primeiro ou
EncontrarRegistro próximo registro que atenda o critério de
localização definido.
Essa opção engloba o objeto de banco de
dados que, sendo especificado em uma
mensagem de e-mail, pode ser exibido e
EnviarObjetodeBancodeDadosporEMail
encaminhado por ela. Caso um aplicativo
de e-mail use a interface padrão do MAPI,
ele é capaz de receber objetos.
Responsável pela exclusão do registro
ExcluirRegistro
atual.
Tem por finalidade executar um
ExecutarCódigo
procedimento Function do Visual Basic.
É utilizada para executar um comando de
menu do Access, comando esse que deve
ExecutarComandodeMenu ser consonante com o modo de exibição
que, ao executar o comando, a macro
usa.

408
Eventos e macros
10
Ação de macro Definição
Essa ação executa uma macro. A
ExecutarMacro pode ser utilizada para
repetir uma macro, anexar uma macro a
ExecutarMacro
um comando de menu personalizado pelo
usuário, executar macros pertencentes a
outras macros, entre outras tarefas.
ExecutarMacrodeDados Essa ação executa uma macro de dados.
No período de execução da macro, o
ponteiro normal assume a forma de uma
ExibirPonteirodeAmpulheta ampulheta, ou de outro ícone escolhido,
voltando à sua forma de ponteiro normal
com a conclusão da macro.
Essa ação tem por finalidade gerar a saída
dos dados no objeto de banco de dados
especificado em um desses formatos:

ExportarComFormatação •• Formato do Excel (.xls);


•• HTML (.htm);
•• Rich-text (.rtf);
•• Texto MS-DOS (.txt);
•• Instantâneo (.snp).
Utilizamos essa ação de macro para
FecharBancoDeDados
fechar o banco de dados atual.
Essa ação fecha a janela especificada.
Caso nenhuma janela seja especificada,
FecharJanela
FecharJanela fechará a janela ativa no
momento.
Responsável pela impressão do objeto
ImprimirObjeto
atual.
Permite que um novo fluxo de trabalho
IniciarNovoFluxoDeTrabalho
seja iniciado para um item.
Em um formulário ou folha de dados
IrParaControle atual, move o foco para outro controle ou
para um determinado campo.
Por meio dessa ação, o foco é movido
IrParaPágina para o primeiro controle na página
especificada do formulário atual.

409
Access 2016 - Módulo I

Ação de macro Definição


Em tabela, formulário ou em um resultado
IrParaRegistro de consulta, essa opção transforma o
registro especificado em registro atual.
Essa opção limpa o último erro do objeto
LimparErroDeMacro
MacroError.
Essa opção baseia-se nos critérios
especificados já que localiza o próximo
registro (e os próximos após este,
LocalizarPróximoRegistro sucessivamente) que satisfaz esses
critérios. Isso é feito com a ação
LocalizarRegistro mais recente ou na
caixa de diálogo Localizar.
Essa ação executa uma Operação de Mala
MalaDiretaDoWord
Direta.
Maximiza a janela atual preenchendo
MaximizarJanela
toda a tela.
Minimiza a janela atual em uma barra de
MinimizarJanela
título na parte inferior da tela.
Essa opção mostra todos os registros
na tabela ou conjunto de resultados ou
MostrarTodosRegistros consulta base do formulário. Também
remove os filtros aplicados da tabela,
consulta ou formulário ativos.
Essa opção permite mover e dimensionar
a janela atual (as medidas estão no
MovereDimensionarJanela
conjunto de unidades padrão no Painel
de Controle do Windows).
Essa opção navega até:

•• Grupo especificado no Painel de


NavegarPara Navegação;

•• Categoria especificada no Painel de


Navegação.

410
Eventos e macros
10
Ação de macro Definição
Quando ocorrer uma determinada
condição:

PararMacro •• Para a macro em execução;

•• Ativa o eco e a exibição de mensagens


de sistemas quando desativados.
Para de executar as macros ativas; aciona
PararTodasMacros o eco e a exibição de mensagens do
sistema quando estiverem desativados.
Essa opção para de executar a macro e
PassoÚnico abre a caixa de diálogo Macro Passo a
Passo.
Essa opção faz com que o objeto carregado
ProcurarEm seja alterado de um subformulário para
um controle de subformulário.
Baseada em um critério, essa opção
ProcurarRegistro
procura um registro em um objeto.
No objeto especificado ou no objeto ativo:

RedesenharObjeto •• Completa as atualizações de tela;

•• Completa os cálculos pendentes.


Permite que a última ação do usuário seja
Refazer
refeita.
RemoverFiltroClassificação Com essa ação, o filtro atual é excluído.
Essa opção remove todas as variáveis
RemoverTodasVariáveisTemporárias
temporárias.
Essa opção remove uma variável
RemoverVariávelTemporária
temporária.

411
Access 2016 - Módulo I

Ação de macro Definição


Realiza uma das seguintes ações:

•• Repetição da consulta de um controle


especificado no objeto ativo;

RepetirConsulta •• Repetição da consulta no objeto, se


não for especificado um controle;

•• Recálculo do controle, caso o controle


especificado não seja baseado em
tabela ou consulta.
Essa opção restaura para o tamanho
RestaurarJanela anterior as janelas maximizadas ou
minimizadas.
Com ela, o registro atual é salvo como
SalvarComoContatoDoOutlook
Contato do Outlook.
Por meio dessa opção, podemos salvar o
SalvarRegistro
registro atual.
Essa opção seleciona um objeto de
banco de dados específico para que se
SelecionarObjeto possa aplicar uma ação a ele. Para abrir
o objeto, devemos selecioná-lo no Painel
de Navegação.
Por meio dessa opção, a caixa de diálogo
TarefasDeFluxoDeTrabalho
Tarefa de Fluxo de Trabalho é exibida.
Essa opção refere-se à visualização de
VisualizarImpressão
impressão do objeto atual.

412
Eventos e macros
10
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• A programação dos eventos influencia o comportamento dos objetos, cujos


eventos internos são respondidos automaticamente pelo Access. A resposta
a cada um dos eventos provocados pelo usuário pode estar associada a uma
macro, uma expressão (por exemplo, uma função) ou um procedimento de
evento;

•• No Access, uma macro pode ser criada visando executar ações sequenciais
e ações de acordo com condições específicas. Outra possibilidade é criar
grupos de macros relacionadas;

•• As macros podem ser organizadas em grupos; essa maneira de organização


facilita seu gerenciamento e faz com que as macros relacionadas sejam
salvas em um mesmo objeto;

•• As macros com condições permitem que o usuário estabeleça que uma


condição específica precise ser verdadeira para a execução de uma ou várias
ações de uma macro. As condições podem ser aplicadas para o controle do
fluxo da macro;

•• A AutoExec é uma macro especial caracterizada pela execução de uma ou


várias ações no momento da abertura do banco de dados. Quando o banco
de dados é aberto, o Access verifica a existência dessa macro e, se ela
existir, o programa a executará;

•• Por meio das macros, podemos executar diversas ações; as mais comuns
possibilitam: a abertura de um formulário, de um relatório ou de uma
consulta, a maximização ou minimização da janela ativa, a exibição de um
aviso ou mensagem, a aplicação ou remoção de filtros, a execução de uma
consulta de ação e o cancelamento de eventos;

•• Existem diversas ações de macro disponíveis no Access 2016. Elas nos


permitem realizar atividades que incluem, além das mais comuns, adicionar
menus ou contatos, encontrar, atualizar, classificar ou salvar registros,
visualizar impressões, especificar categorias, selecionar ou fechar um banco
de dados e encerrar o Access.

413
Eventos e macros
10
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. A partir de quais objetos de um banco de dados podemos


executar uma macro?

☐☐ a) Relatórios e consultas.

☐☐ b) Consultas e tabelas.

☐☐ c) Formulários e relatórios.

☐☐ d) Formulários e tabelas.

☐☐ e) Controles e consultas.

2. Que ação usamos para selecionar os registros que serão


utilizados pela ação de uma macro, restringindo-a?

☐☐ a) AbrirFormulario

☐☐ b) FiltrarConsulta

☐☐ c) AutoFiltro

☐☐ d) AplicarFiltro

☐☐ e) AutoFormulário

416
Eventos e macros
10
3. Qual ação podemos executar para exibir alertas para o
usuário por meio de uma caixa de diálogo?

☐☐ a) AplicarMensagem

☐☐ b) MostrarDialogo

☐☐ c) CaixadeMensagem

☐☐ d) ExibirAlerta

☐☐ e) CaixaDeDialogo

4. Qual das afirmativas a seguir é correta, com relação à


ação AbrirConsulta?

☐☐ a) Não possui argumentos.

☐☐ b) Um dos argumentos é TextoExplicacao.

☐☐ c) Esta ação só pode exibir as informações no modo


Folha de dados.

☐☐ d) NomeDaConsulta, Exibir, ModoVisualização são


argumentos desta ação.

☐☐ e) Podemos definir o nível de acesso aos dados, como


Adicionar, Editar e Somente leitura.

417
Access 2016 - Módulo I

5. Qual das seguintes ações de macro possui o argumento


Condição Where?

☐☐ a) CaixadeMensagem

☐☐ b) AbrirFormulário

☐☐ c) AbrirConsulta

☐☐ d) CancelarEvento

☐☐ e) MostrarTodosRegistros

418
Eventos e macros
10
Mãos à obra!
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Criando um formulário com botões de comando associados a macros

1. Crie um formulário em branco e altere para o Modo Design;

2. Ainda no Modo Design:

•• Inclua dois controles do tipo Botão em branco. Para isso, basta cancelar o
Assistente de botão de comando logo na primeira etapa de configuração;

•• Insira um controle do tipo Grupo de Opções, habilitando a opção de botões


de alternância e sem uma opção padrão selecionada;

•• Adicione uma caixa de Rótulo com o título Sistema de Pedidos;

•• Inclua, na imagem de fundo do formulário, um desenho da sua preferência;

•• Desligue as propriedades Seletores de registros e Botões de navegação


na Folha de Propriedades.

420
Eventos e macros
10
3. Utilize o layout adiante como um guia para a sua construção e salve o
formulário como frm_Menu_Principal:

4. Crie uma macro a partir da guia Criar. Essa primeira macro deve conter
submacros e seu nome deve ser mcr_Abrir. Sendo assim, nessa folha de macro,
crie duas submacros: uma com o nome FormEmpresa, cujo objetivo será abrir
o formulário frm_Cadastro_Empresa, e a outra com o nome FormPedidos,
que terá o objetivo de abrir o formulário frm_Pedidos_Mestre;

421
Access 2016 - Módulo I

5. Crie outra macro com o nome mcr_AbreRel contendo o comando Se para


checar o valor do controle grpRel, que representa o grupo de opções. Se grpRel
for igual a 1, isso quer dizer que o usuário quer abrir o relatório rpt_Cidades; já
se for diferente de 1, o relatório de etiquetas rpt_Etiquetas_Empresas deverá
ser aberto; Para que não seja exibida a mensagem de alerta referente às margens
das etiquetas, devemos desativar a mensagem automática do Access; porém,
assim que for exibido o relatório de etiqueta, devemos ativá-la novamente;

6. Para habilitar a ação de macro DefinirAvisos, clique em Mostrar Todas


as Ações no grupo Mostrar/Ocultar da guia Design. Além disso, o banco de
dados precisa ser um arquivo seguro;

7. Atribua as macros a cada controle do formulário frm_Menu_Principal.

422
Inicialização
do sistema 11
99 Definindo as opções de inicialização.
Access 2016 - Módulo I

11.1. Introdução
As opções de inicialização são muito importantes na utilização do Access.
Quando lidamos com um arquivo do Access e desejamos controlar os aspectos
referentes ao seu comportamento e aparência, podemos utilizar essas opções
para realizar tal controle.

11.2. Definindo as opções de inicialização


Podemos definir opções que serão lidas na inicialização do sistema. Para isso,
devemos utilizar os passos a seguir:

1. Clique na guia Arquivo, abrindo a vista Backstage;

2. Selecione Opções, no painel esquerdo. Isso abrirá a janela Opções do Access;

3. Selecione a opção Banco de Dados Atual, conforme a imagem a seguir:

424
Inicialização do sistema
11
As seções e respectivas funções da opção Banco de Dados Atual serão abordadas
nos próximos tópicos. É importante notar que algumas funções serão aplicadas
apenas quando o banco de dados for aberto novamente, e que todas as opções
de Banco de Dados Atual exercem efeito apenas sobre o banco de dados
aberto atualmente.

Para fazer com que o Access desconsidere as opções de


inicialização e permita o acesso completo ao arquivo do banco
de dados, basta mantermos a tecla SHIFT pressionada enquanto
o banco de dados é aberto.

11.2.1. Seção Opções do Aplicativo

Podemos visualizar a seção Opções do Aplicativo na imagem a seguir:

425
Access 2016 - Módulo I

As opções dessa seção são descritas na seguinte tabela:

Opção Descrição
Especifica um nome para o banco de dados, que será
Título do Aplicativo
exibido na barra de título do Windows.
Especifica um arquivo bitmap (.bmp) ou de ícone
(.ico) como ícone para ser exibido na barra de título
do Windows. Para localizar o arquivo de imagem,
basta clicar no botão Procurar, que exibirá a caixa de
diálogo Pesquisador de Ícone.
Ícone do Aplicativo
A opção Usar como Ícone de Formulário e Relatório,
quando ativada, exibe o ícone nas guias superiores
dos formulários e relatórios do banco de dados. É
importante lembrar que o ícone não será exibido caso
as guias dos documentos sejam desativadas.
Formulário de Especifica, altera ou remove o formulário que é exibido
Exibição quando um banco de dados é iniciado.
Permite definir o formulário exibido por padrão no
Formulário para
navegador, quando criamos um banco de dados para
Exibição na Web
Web.
Ativa ou desativa a exibição da barra de status,
Exibir Barra de Status localizada na parte inferior do espaço de trabalho do
Access.
As opções são as seguintes:

•• Janelas Sobrepostas: Possibilita a abertura e


exibição de várias janelas simultaneamente;

•• Documentos com Guias: Possibilita a exibição


Opções de Janela de de guias para alternar entre os objetos abertos do
Documento banco de dados. Com essa opção marcada (que é o
padrão de instalação do pacote Office), apenas um
objeto é exibido por vez;

•• Exibir Guias de Documento: Ativa ou desativa a


exibição das guias na parte superior de qualquer
objeto de banco de dados aberto.

426
Inicialização do sistema
11
Opção Descrição
Ativa ou desativa os atalhos a seguir:

•• F11: Exibe ou oculta o Painel de Navegação;

•• CTRL+G: Exibe a janela atual no Editor do Visual


Usar Teclas Especiais Basic;
do Access
•• ALT+F11: Abre o Editor do Visual Basic;

•• CTRL+BREAK: Impede o Access de recuperar


registros do servidor quando trabalhamos em um
projeto.
Executa automaticamente a compactação e a reparação
Compactar ao Fechar
quando o banco de dados é fechado.
Remover informações
pessoais das
Remove as informações pessoais das propriedades de
propriedades de
arquivo automaticamente, sempre que ele é salvo.
arquivo durante o
salvamento
Usar Controles com Ativa ou desativa a utilização do tema do Windows
Temas do Windows nos controles dos formulários e relatórios quando o
em Formulários tema atual é diferente do padrão.
Ativa ou desativa a exibição do botão Modo Layout
na barra de status do Access e nos menus de atalho
exibidos ao clicarmos com o botão direito do mouse
Habilitar o modo
em uma guia de objeto. Vale lembrar que a ativação
Layout
dessa opção não garante a disponibilidade do modo
Layout, já que este pode ser desabilitado em objetos
de banco de dados individuais.
Habilitar alterações de
design para tabelas Ativa ou desativa a alteração do design das tabelas no
no modo Folha de modo Folha de Dados.
Dados
Quando ativada, exibe números que excedam o
Procurar campos de tamanho da coluna como #####, e quando desativada,
números truncados exibe apenas parte dos valores (até o limite da largura
da coluna).

427
Access 2016 - Módulo I

Opção Descrição
As opções são as seguintes:

•• Preservar formato da imagem de origem (arquivo


menor): Armazena imagens utilizadas em seu
formato original, reduzindo o tamanho do banco
Formato do de dados;
Armazenamento
de Propriedades da •• Converter todos os dados de imagem em
Imagem bitmaps (compatível com o Access 2003 e
versões anteriores): Utilizada para exibir imagens
em bancos de dados criados em versões anteriores
do Access, cria uma cópia do arquivo de imagem
original no formato Bitmap do Windows ou Bitmap
de Dispositivo Independente.

11.2.2. Seção Navegação

A seção Navegação possui as seguintes opções:

•• Exibir Painel de Navegação: Ativa ou desativa a exibição do Painel de


Navegação. Para exibir o painel quando este foi oculto, basta pressionar a
tecla F11;

•• Opções de Navegação: Abre a caixa de diálogo Opções de Navegação,


utilizada para alterar as categorias e grupos que são exibidos no Painel de
Navegação.

428
Inicialização do sistema
11
11.2.3. Seção Opções da Barra de Ferramentas e Faixa de
Opções

As opções da seção Opções da Barra de Ferramentas e Faixa de Opções são


descritas na tabela a seguir:

Opção Descrição
Nome da Faixa de Permite selecionar, na lista, o nome de um grupo de
Opções faixas de opções personalizadas.
Barra de Menus de Permite selecionar a barra de menus padrão dos menus
Atalho de atalho.
Permitir Menus Exibe menus completos, ao invés de exibir apenas os
Completos comandos utilizados com mais frequência.
Ativa ou desativa os menus de atalho exibidos ao
Permitir Menus de clicarmos com o botão direito do mouse nos objetos
Atalho Padrão do banco de dados, no Painel de Navegação ou em um
controle em um formulário ou relatório.

429
Access 2016 - Módulo I

11.2.4. Seção Opções de AutoCorreção de Nomes

As opções da seção Opções de AutoCorreção de Nomes são descritas na


tabela a seguir:

Opção Descrição
Ativa o armazenamento de informações necessárias
Rastrear informações para a correção de erros de nomeação. É importante
sobre AutoCorreção notar que os erros só são reparados quando
de nomes selecionamos a opção Executar AutoCorreção de
nomes.
Executar
AutoCorreção de Repara automaticamente os erros de nomeação.
nomes
Criar log de
Armazena as alterações efetuadas durante a reparação
alterações de
dos erros de nomeação em uma tabela chamada
AutoCorreção de
AutoCorrect.log.
nomes

11.2.5. Seção Opções de filtrar pesquisa para o banco de


dados atual

As opções da seção Opções de filtrar pesquisa para Dados Externos são


descritas na tabela a seguir:

430
Inicialização do sistema
11
Opção Descrição
As opções são as seguintes:

•• Campos locais indexados: Exibe, nas listas de valores que


aparecem na janela Filtrar Por Formulário, os valores de
campos indexados locais;
Mostrar lista
de valores em: •• Campos locais não indexados: Exibe, nas listas de valores
que aparecem na janela Filtrar Por Formulário, os valores
de campos não indexados locais;

•• Campos ODBC: Exibe os valores de tabelas vinculadas por


meio de uma conexão ODBC.
Define a quantidade máxima de registros que serão lidos pelo
Access enquanto a lista de valores para a operação Filtrar por
Não exibir
Formulário é criada. Caso o número de registros necessários
listas quando
para concluir uma lista seja maior que a quantidade de
o número de
registros especificada nesse campo, cujo valor padrão é
registros lido
1000, a lista de valores não será exibida. Vale lembrar que as
for maior que:
listas de valores só exibem valores exclusivos, independente
de seus campos serem ou não indexados.

A quantidade de tipos de valores utilizados nas operações de


filtragem aumenta à medida que mais opções dessa seção são
selecionadas.

431
Access 2016 - Módulo I

11.2.6. Opções de Armazenando em Cache o Serviço Web


e as tabelas do SharePoint

As opções da seção Armazenando em Cache o Serviço Web e as tabelas do


SharePoint são descritas a seguir:

•• Use formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e


posterior: Um arquivo do Access versão 2010 ou posterior pode incluir
funções que salvam informações como nome de usuário e de login, endereço
de e-mail ou informações sobre grupos de usuários de um site SharePoint.
Essas informações, por padrão, são armazenadas em modo offline no
arquivo do Access. Quando selecionamos essa caixa, essas informações
não são armazenadas no arquivo. Ela possui as seguintes opções:

•• Limpar Cache ao Fechar: Limpa as informações em cache ao fechar o


arquivo;

•• Nunca armazenar em Cache: Nunca armazena as informações em


cache.

432
Inicialização do sistema
11
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

•• Quando lidamos com um arquivo do Access e desejamos controlar os


aspectos referentes ao seu comportamento e aparência, podemos utilizar
as opções de inicialização;

•• É importante lembrar que todas as opções de Banco de Dados Atual, na


janela Opções do Access, exercem efeito apenas sobre o banco de dados
aberto atualmente.

433
Inicialização
do sistema
11
Teste seus conhecimentos
Access 2016 - Módulo I

1. Quais tipos de arquivos de imagem podem ser


utilizados como ícones do aplicativo?

☐☐ a) .ico e .bmp

☐☐ b) .jpg e .exe

☐☐ c) .bmp e .xml

☐☐ d) .xml e .jpg

☐☐ e) .uml e .xml

2. Qual tecla deve ser mantida pressionada para que


o Access ignore as opções de inicialização adotadas?

☐☐ a) CTRL

☐☐ b) ALT

☐☐ c) SHIFT

☐☐ d) F1

☐☐ e) F2

436
Inicialização do sistema
11

3. Quais são as opções para Janela de Documentos?

☐☐ a) Janelas Sobrepostas e Lado a Lado.

☐☐ b) Documentos com Guias e Janelas Sobrepostas.

☐☐ c) Documentos com Guias e Grupos de Opção.

☐☐ d) Habilitar o modo Layout.

☐☐ e) Preservar formato da imagem de origem.

437
Inicialização
do sistema
Mãos à obra!
11
Access 2016 - Módulo I

Laboratório 1

A – Configurando o banco de dados atual

1. Mude o título do banco para Sistema de Pedidos;

2. Insira um ícone no aplicativo;

3. Faça as configurações necessárias para que o formulário frm_Menu_Principal


seja aberto junto com o arquivo e desligue a barra de navegação.

440

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