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UFCD COORDENAÇÃO DA RECEÇÃO NO

8506 ARMAZÉM
ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Índice

Introdução .................................................................................................................. 4

Âmbito do manual..................................................................................................... 4

Objetivos ................................................................................................................. 4

Conteúdos programáticos .......................................................................................... 4

Carga horária ........................................................................................................... 6

1.Princípios gerais da receção em armazém.................................................................... 7

1.1.Resumo do processo de receção ........................................................................... 8

1.2.Especificidades técnicas impostas aos veículos ..................................................... 14

2.Planeamento da receção .......................................................................................... 17

2.1.Análise do Agendamento de fornecedores ........................................................... 18

2.2.Planeamento da receção tendo em conta ............................................................ 21

2.2.1.Os horários de receção ................................................................................ 21

2.2.2.O agendamento de fornecedores .................................................................. 22

2.3.Alocação de recursos e materiais ..................................................................... 23

2.4.Alocação de espaços para receção ...................................................................... 24

2.5.Gestão das localizações disponíveis para stock ..................................................... 26

2.6.Identificação e proposta de alterações de layout na receção ................................. 29

3. Coordenação e supervisão da receção e conferência da mercadoria ............................ 32

3.1.Verificação do acondicionamento da carga rececionada ........................................ 33

3.1.1.Tipo de veículos .......................................................................................... 33

3.1.2.Inspeção do selo de segurança..................................................................... 36

3.1.3.Critérios de conferência (qualidade, quantidades, rotulagem, conservação,


validade, tradução, certificados oficiais, etc.) ......................................................... 37

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3.1.4.Análise de não conformidades ...................................................................... 39

3.2.Decisão sobre a receção ou devolução de mercadoria, em caso de inconformidades


com temperatura, condições de higiene no transporte, acondicionamento, estiva e
construção de paletes, entre outros. ......................................................................... 42

3.3.Verificação e registo de anomalias nas encomendas e comunicar à Ligação ao


Negócio ................................................................................................................. 44

3.4.Definição do destino na zona de armazenagem (em caso de haver poucas


localizações livres, definição da estratégia de stockagem) .......................................... 46

4.Receção em crossdocking ........................................................................................ 49

4.1.Identificação de mercadoria em crossdocking ...................................................... 50

4.2.Tratamento da componente administrativa .......................................................... 51

4.3.Atribuição de local de carga/expedição ................................................................ 52

5.Coordenação e supervisão do tratamento administrativo............................................. 53

5.1.Supervisão dos procedimentos administrativos..................................................... 54

5.2.Verificação dos documentos necessários para receção .......................................... 57

5.3.Supervisão do fecho da encomenda no sistema informático .................................. 58

6.Documentação associada à receção .......................................................................... 61

6.1.Nota de encomenda/Ordem de compra ............................................................... 62

6.2.Fatura pró-forma/Guia da mercadoria/Outros documentos de receção de mercadoria


............................................................................................................................. 65

7.Sistemas de gestão de stocks ................................................................................... 76

7.1.Definição e justificação da estratégia de stockagem ............................................. 77

7.2.Necessidade de registo e de controlo Versus necessidade de simplicidade e de


flexibilização ........................................................................................................... 79

7.3.Informação necessária para os sistemas de previsão e de informação (gestão de


stocks e planeamento de atividades) ........................................................................ 82

7.3.1.Sistemas facilitadores de circulação de informação ......................................... 82

7.3.2.Ficha logística de produto ............................................................................ 85

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Bibliografia ................................................................................................................ 88

Termos e condições de utilização................................................................................. 90

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Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de


curta duração nº 8506 – Coordenação da receção no armazém, de acordo com o
Catálogo Nacional de Qualificações.

Objetivos

 Identificar os princípios gerais da receção em armazém.


 Planear o processo de receção.
 Coordenar e supervisionar a receção e conferência de mercadoria.
 Validar o tratamento administrativo.
 Definir e justificar a estratégia de stockagem.

Conteúdos programáticos

 Princípios gerais da receção em armazém


o Resumo do processo de receção
o Especificidades técnicas impostas aos veículos
 Planeamento da receção
o Análise do Agendamento de fornecedores
o Planeamento da receção tendo em conta
 - Os horários de receção
 - O agendamento de fornecedores
o Alocação de recursos e materiais
o Alocação de espaços para receção

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o Gestão das localizações disponíveis para stock


o Identificação e proposta de alterações de layout na receção
 Coordenação e supervisão da receção e conferência da mercadoria
o Verificação do acondicionamento da carga rececionada
 - Tipo de veículos
 - Inspeção do selo de segurança
 - Critérios de conferência (qualidade, quantidades, rotulagem,
conservação, validade, tradução, certificados oficiais, etc.)
 - Análise de não conformidades
o Decisão sobre a receção ou devolução de mercadoria, em caso de
inconformidades com temperatura, condições de higiene no transporte,
acondicionamento, estiva e construção de paletes, entre outros.
o Verificação e registo de anomalias nas encomendas e comunicar à Ligação
ao Negócio
o Definição do destino na zona de armazenagem (em caso de haver poucas
localizações livres, definição da estratégia de stockagem)
 Receção em crossdocking
o Identificação de mercadoria em crossdocking
o Tratamento da componente administrativa
o Atribuição de local de carga/expedição
 Coordenação e supervisão do tratamento administrativo
o Supervisão dos procedimentos administrativos (comunicação de mercadoria
específica à Autoridade Tributária; comunicação à equipa de comércio
internacional de anomalias que ocorram com mercadoria encomendada)
o Verificação dos documentos necessários para receção (receção e
conferência, identificação dos dados logísticos e devolução de mercadoria)
o Supervisão do fecho da encomenda no sistema informático
 Documentação associada à receção
o Nota de encomenda/Ordem de compra (em caso de atrasos na entrega da
mercadoria, é necessário solicitar nova ordem de compra à gestão de
stocks)
o Fatura pró-forma/Guia da mercadoria/Outros documentos de receção de
mercadoria (O administrativo confere a fatura e o chefe de equipa apenas

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tem de garantir que, após a receção, a nota de receção e os documentos do


fornecedor – fatura ou guia, são entregues no SAF)
 Sistemas de gestão de stocks
o Definição e justificação da estratégia de stockagem
o Necessidade de registo e de controlo Versus necessidade de simplicidade e
de flexibilização
o Informação necessária para os sistemas de previsão e de informação
(gestão de stocks e planeamento de atividades)
 - Sistemas facilitadores de circulação de informação
 - Ficha logística de produto

Carga horária

 50 horas

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1.Princípios gerais da receção em armazém

1.1.Resumo do processo de receção


1.2.Especificidades técnicas impostas aos veículos

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1.1.Resumo do processo de receção

À função receção dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de


materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respetivas encomendas e com
a legislação e regulamentação aplicáveis.

Pode-se dizer que a receção é, regra geral, um processo aparentemente, muito simples na
maior parte das instalações, pois assume-se que a separação, preparação de pedidos e
expedição são atividades mais exigentes em mão de obra no armazém e, desta forma, irão
receber mais atenção do que a receção.

A ocorrência de um erro na receção, no entanto, pode causar tantos problemas como os


erros na satisfação de pedidos e expedição.

As atividades necessárias para a receção são:


 Contacto do condutor da transportadora com o armazém para marcação de uma
hora para a entrega do material e fornecimento de informação sobre o material
transportado;
 Verificação do funcionário encarregue das receções no armazém do aviso de
entrega e confirmação da informação recebida do condutor da transportadora;
 Atribuição um lugar especifico ao veículo para a descarga;
 Bloqueio as rodas do veículo para assegurar a sua imobilização;
 Verificação do selo do veículo e remoção do mesmo na presença de um
representante da transportadora;
 Inspeção da carga para aprovação ou rejeição;
 Descarregado material paletizado do veículo;
 Descarregado material não-paletizado e solto do veículo;
 O material recebido é disposto no chão e preparado para contagem e inspeção
final;
 Remoção dos artigos danificados;

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 Armazenagem das mercadorias nas zonas indicadas.


 Os requisitos do armazém para a receção são:
 Área suficiente para manobrar e encontrar os veículos;
 Existência de niveladores de cais e ganchos para facilitar a descarrega;
 Área de preparação para paletizar ou contentorizar as mercadorias;
 Área suficiente para colocar as mercadorias antes de serem despachadas;
 Acesso a um sistema informático para o registo eletrónico das encomendas e
produção de relatórios;
 Escritório para guardar documentos e elaborar relatórios.

Seguidamente, vamos analisar um exemplo deste processo.

A receção de materiais em armazém tem início quando o fornecedor, aquando da sua


chegada, se dirige ao escritório em armazém e entrega a guia de remessa no cesto
dedicado a este fim.

De seguida, o colaborador responsável por introduzir os dados no sistema, executa a sua


função e consulta a base de dados dos materiais em corte com o intuito de verificar se
algum do material acabado de chegar fora registado como estando em falta no momento
do picking.

Imediatamente a seguir, faz a impressão das ordens de arrumação dos materiais


(documento onde consta os locais de stock dos materiais que acabaram de chegar) por
consulta da transação e imprime igualmente outro documento onde constam as referências
em corte.

O processo acaba quando o colaborador entrega estes documentos no cesto dedicado a


este fim (v. figura – Etapa A).

O colaborador na receção, após receber a ordem de arrumação e a lista de cortes, procede


à confirmação do material (se as quantidade estão corretas, se foi faturado e se está
conforme).

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No caso de constatar alguma anomalia (as quantidades não estão corretas, por exemplo)
deve contactar a parte administrativa.

Após esta tarefa faz a separação do material colocando os que estão em corte no carro
respetivo (para serem transportados diretamente à linha) e os restantes nos carros de
arrumação (para serem armazenados).

Para os materiais que serão armazenados o colaborador escreve o local de stock no próprio
material (v. figura – Etapa B).

No processo de arrumação de materiais são utilizados dois carros. Enquanto os materiais


de um dos carros estão a ser armazenados o outro carro está na receção a receber
material

Após concluir a arrumação correspondente a um carro, o colaborador responsável coloca o


carro vazio na posição definida na receção e pega num outro carro cheio de material (v.
figura – Etapa C).

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Etapa A

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Etapa B

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Etapa C

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1.2.Especificidades técnicas impostas aos veículos

Qualquer mercadoria que seja destinada ao transporte ocupa um espaço dentro do veículo,
espaço esse que é denominado: volume. Este volume deve ser calculado e passado ao
cliente através de cálculo de cubagem.

A cubagem tem grande importância visto que desta maneira empresa lucra com o volume
ocupado pela mercadoria dentro do veículo e não só com o peso real desta, visto que na
maioria dos casos o peso não é proporcional ao tamanho da embalagem.

O principal objetivo da cubagem no transporte é prevenir que todo o espaço físico do


veículo seja ocupado sem que se consiga utilizar toda a sua capacidade em peso
(toneladas).

Utilizando este conceito, a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística


aconselha que as taxas básicas por tonelada sejam calculadas considerando cargas cuja
densidade permita ao veículo preencher a sua capacidade de peso bruto antes de
preencher a sua capacidade volumétrica.

Também segundo a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística existe


especificamente para cada veículo ou mesma categoria de veículos uma densidade ideal
que corresponde à capacidade de carga líquida dividida pelo volume do compartimento de
carga.

Desta forma, temos com exemplo, um veículo de transporte de mercadorias preparada


para carregar 15 t de peso e 50 m3 de capacidade volumétrica, irá ter a sua densidade
ideal igual a 300 m3, ou também com exemplo uma carrinha de reboque cuja capacidade
de carga é: 27 t de peso e 90 m3 de volume irá ter uma densidade ideal de 300 kg/m3.

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Logo foi definido que quando a densidade de uma mercadoria é igual 1 kg/m3 o seu fator
de cubagem irá ser de 300.

Para se poder calcular o peso cubado necessita-se das medidas do produto a ser cubado:
altura, comprimento e largura.

Em seguida calcula-se o volume (altura*largura*comprimento) e multiplica-se o mesmo por


300 (fator referido anteriormente).

Para demonstrar o cálculo anterior temos com exemplo uma mercadoria com 0,60cm de
altura; 0,23cm largura e 0,62cm de comprimento, com peso bruto de 8 Kg segundo a nota
fiscal. Segundo o cálculo representado a baixo Ira ter um peso cubado de 25,66 Kg.

0,60 x 0,23 x 0,62 x 300 = 25,66 kg

Como se pode observar se esta mercadoria não fosse cubada a empresa se transportes iria
perder 17,66 Kg por embalagem (25,66Kg-8Kg) o que iria acabar num enorme prejuízo
para a empresa, pois como já tinha sido referido no início, a transportadora aplicava a sua
tabela de preços tendo em consideração unicamente o peso real da mercadoria (taxa sobre
o peso).

A cubagem é uma ferramenta imprescindível no transporte rodoviário visto que considera o


volume e não apenas o peso real ocupado pela mercadoria na viatura de transporte, e para
isso calcula o volume excedente torna-o em peso cubado para que a empresa consiga
manter uma margem de lucro com os transportes.

Quando se realiza a cubagem deve se ter em atenção que não se esta a cubar somente
uma mercadoria mas sim várias mercadorias ao dia, por mês e por ano e tendo isso em
conta a cubagem a longo prazo transforma-se numa ferramenta essencial na faturação das
empresas de transporte.

A única coisa que as empresas tem que fazer é simplesmente investir em equipamentos
que já estão disponíveis no mercado, equipamentos esses que devem ser usados para

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medir e pesar a carga aumentando assim os lucros visto que estão a acrescentar mais uma
estratégia de mercado à empresa.

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2.Planeamento da receção

2.1.Análise do Agendamento de fornecedores


2.2.Planeamento da receção tendo em conta
2.3.Alocação de recursos e materiais
2.4.Alocação de espaços para receção
2.5.Gestão das localizações disponíveis para stock
2.6.Identificação e proposta de alterações de layout na receção

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2.1.Análise do Agendamento de fornecedores

O ciclo de encomenda é o intervalo de tempo desde o momento em que o cliente (final ou


não) coloca uma encomenda até que recebe o produto, em condições de aceitação e
colocado no seu stock.

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Como é que as encomendas entram na função “processamento de encomendas” da


empresa?
 Em mão aos comerciais;
 Por telefone ao serviço de clientes;
 Por fax ao serviço de clientes;
 Ou por EDI ao serviço de clientes.

O segundo modo pode apresentar a vantagem do cliente ser logo informado da


disponibilidade ou não em stock dos produtos encomendados. Caso não existam em stock
a produção é de imediato contactada.

A receção da encomenda e o tratamento da informação associada foram dos componentes


da função logística que mais beneficiaram com os desenvolvimentos das tecnologias de
informação.

Como é que as encomendas entram na função “processamento de encomendas” da


empresa?
 O sistema informático do cliente está ligado, via linha telefónica dedicada, ao
sistema do fornecedor;
 Este modo de operação garante o máximo de rapidez e de precisão na troca de
informação - a informação fica desde logo digitalizada!
 O investimento inicial em equipamento e software é elevado, no entanto os custos
de operação são reduzidos;
 A redução dos custos de stock, de armazenamento, de transporte, e de
processamento devem ser comparados com o investimento inicial
 Por outro lado, quanto mais sofisticado for o sistema de comunicações maior
controlo este terá sobre o sistema logístico e consequentemente maior o perigo em
caso de falha;
 De igual modo, os stocks de segurança tendem a ser reduzidos – o cliente fica mais
exposto a uma variabilidade do ciclo de encomenda;
 O cliente também se habitua a mais informação - onde pára o produto
encomendado.

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Atividades logísticas desencadeadas pelo SPE (Sistema de Processamento de Encomendas):


 Determinação do modo de transporte, transportador e sequência de carga;
 Alocação do stock, elaboração de lista de recolha e embalagem;
 Recolha no armazém e embalagem;
 Atualização do inventário do stock;
 Impressão automática de lista de reposição de stock;
 Preparação de documentos legais para o transito do produto;
 Despachar o produto para o cliente;
 Mas também, relatórios de produtividade, relatórios financeiros, etc.

As tecnologias de informação são utilizadas de forma a permitirem uma comunicação


rápida entre duas empresas. A troca eletrónica de dados, também conhecida por Electronic
Data Interchange (EDI), possibilita a troca de informação entre os computadores das duas
empresas.

As encomendas podem ser enviadas diretamente para o computador do fornecedor, o que


permite uma maior rapidez na resposta e evita a ocorrência de erros devidos a múltiplas
entradas de dados.

As empresas clientes enviam os seus programas de produção aos fornecedores para que
estes possam planear o seu próprio trabalho em sincronização com os clientes.

Em alguns casos, os contratos de longo prazo não definem as quantidades exatas de


fornecimento. As empresas clientes comprometem-se a adquirir parte da capacidade de
produção do fornecedor.

As quantidades e os planos de entregas são definidos posteriormente em função do plano


de produção do cliente.

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2.2.Planeamento da receção tendo em conta

2.2.1.Os horários de receção

Determinar o modo como o agendamento das entregas deverá ser feito passa por planear
como será feita a marcação do dia e da hora da entrega do fornecedor e a que critérios
devem obedecer.

O agendamento das entregas é um fator importante para o bom funcionamento de um


armazém e para o bom entendimento com os fornecedores.

Não pode haver um bom relacionamento entre uma organização e os seus fornecedores se
esta sistematicamente obriga a que as viaturas deles fiquem imobilizadas durante horas,
ou, vice-versa, que eles não apareçam atempadamente e obriguem ao desperdício de
horas de recursos humanos de receção.

Posto isto, é necessário pensar o agendamento de uma forma interessada e zelar pelo
cumprimento quer dos critérios estipulados quer do próprio agendamento.

Os critérios a cumprir passam sempre pelo equilíbrio entre os recursos dedicados à receção
e a carga que esta suporta. Como o agendamento deve ser feito com base horária, convém
que este equilíbrio seja respeitado nessa mesma base.

Para que isto possa acontecer é necessário definir rácios de produtividade por famílias de
artigos, por forma a pudermos agendar com algum grau de rigor a hora a que a viatura
será descarregada.

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Estes rácios e o número de recursos alocados à receção determinam a sua capacidade, que
deverá ser respeitada pela equipa de gestão de inventário ou equipa comercial – aquela
que tiver a responsabilidade de fazer os agendamentos.

2.2.2.O agendamento de fornecedores

Procedimento

 O sistema informático tem registado as produtividades médias de receção por


família de artigos e também os recursos alocados à receção em cada turno em cada
dia:
 O computador, depois do gestor de inventário elaborar a encomenda ao fornecedor
e mediante o seu conteúdo deverá calcular o número de horas necessário para a
rececionar;
 Em paralelo o gestor de inventário indica ao computador uma data e uma hora em
que pretende agendar a receção;
 A partir das receções já agendadas e dos recursos disponíveis, o computador
verifica se a receção ainda poderá ser agendada na hora escolhida pelo gestor de
inventário. Quanto a isso poderão ocorrer duas situações:
o Sim: o agendamento está feito;
o Não: o computador deverá indicar dois períodos mais próximos do
pretendido – um anterior e outro posterior – em que será possível agendar a
receção;
 O gestor de inventário poderá aceitar uma das sugestões apresentadas pelo
computador ou, em alternativa, indicar uma terceira hora. Se este último for o caso
o processo de verificação capacidade de receção repete-se, senão o agendamento
fica feito para a alternativa escolhida;
 De seguida o gestor de inventário deverá fechar a encomenda e enviá-la para o
fornecedor, esperando a confirmação da entrega.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento são
as seguintes:
 Sistemas de informação: permitem calcular com cada vez maior rigor o tempo
necessário para as tarefas.

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 Maturidade do mercado: sem que maioria dos fornecedores entenda a importância


do agendamento, dificilmente ele será cumprido.

2.3.Alocação de recursos e materiais

A Receção pode apresentar diferentes modelos organizacionais:


 Pode ser um órgão centralizado, com espaço próprio e independente da
armazenagem;
 Pode ser um órgão repartido, se existirem diferentes armazéns, dispondo cada um
deles de uma área restrita reservada à receção, compensando os menores custos
logísticos com o maior esforço de coordenação exigido.
 Pode ser um órgão descentralizado com as respetivas funções atribuídas ao pessoal
dos armazéns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competência para o
efeito, obtendo-se assim menores custos logísticos de movimentação dos materiais.

Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de receção qualitativa para outras
empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o
que é uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos.

Em qualquer um dos casos, deverá dispor de recursos humanos habilitados para a


realização competente da sua atividade a ritmo compatível com os prazos dos programas
da produção.

O planeamento da utilização de recursos na receção vai ter em conta as horas de maior


atividade, executando a receção de mercadorias a horas diferentes e fazendo as inspeções
das mercadorias em períodos de menor atividade do armazém.

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É importante a coordenação as atividades de receção e dos vendedores e de expedição e


dos clientes. É também importante coordenar as atividades de receção e produção,
produção e expedição e de receção e expedição.

A sequência natural do fluxo de materiais é: fornecedor, receção, armazenamento,


produção, nova armazenagem, expedição e cliente. Em alguns casos, os materiais podem ir
diretamente da receção para a produção e da produção para a expedição.

2.4.Alocação de espaços para receção

Para serem devidamente planeadas, as áreas de receção e expedição devem considerar as


transportadoras como extensões dessas áreas, quando as transportadoras estão no local.

O planeamento de espaço para a receção e expedição requer um estudo prévio para definir
as operações que vão decorrer nessas áreas. Uma vez obtidas essas informações, pode-se
determinar as configurações do cais e o espaço necessário.

Os passos para determinar os requisitos de espaço para a receção e expedição são


 Determinar o que vai ser recebido e expedido;
 Determinar o número e tipo de cais;
 Determinar os requisitos de espaço para a área de receção e expedição no interior
da instalação.

O primeiro passo quando se planeia a área do cais será a movimentação das mercadorias
pelas instalações. Alguns requisitos para as carrinhas transportadoras são:
 Estradas de serviço bidirecionais deverão ter pelo menos 7.3152 metros de largura;
 Estradas de serviço unidirecionais deverão ter pelo menos 3.6576 metros de
largura;
 Caso exista uma via pedonal na estrada de serviço deverá ter pelo menos 1.2192
metros de largura e terá ser separada da estrada de serviço;
 Abertura de portões em caminhos bidirecionais deverá ter pelo menos 8.5344
metros de largura;

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 Abertura de portões em caminhos unidirecionais deverá ter pelo menos 4.8768


metros de largura;
 Abertura de portões deverá ter pelo menos 1.8288 metros de largura se os peões
também usarem o portão;
 Se houver possibilidade, todo o tráfego de viaturas deverá ser no sentido contrário
ao dos ponteiros do relógio;
 As áreas de espera das transportadoras deverão ser atribuídas na extensão das
áreas de carregamento do cais e deverão ser suficientemente grandes para se
necessário carregarem o máximo número possível de transportadoras em qualquer
altura.

Determinação dos requisitos do espaço exterior das instalações para a movimentação das
transportadoras através dos seguintes passos:
 Determinar o número de cais necessários;
 Determinar o padrão de movimentações das transportadoras;
 Determinar se é possível usar cais a 90º, senão for possível então usar cais com
outros ângulos para o espaço disponível;
 Determinar a largura do cais e respetiva profundidade para acomodar as
transportadoras;
 Cálculo do espaço total exterior através do espaço determinado no passo anterior e
do número de cais determinado no primeiro passo.

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2.5.Gestão das localizações disponíveis para stock

Vai ser a combinação de instalações adequadas com manuseamento correto e equipamento


apropriado no cais que resulta num plano eficiente de operações receção e expedição.

Quadro de análise das operações de receção e expedição

(A-dados a inserir)

O quadro deve ser adicionalmente identificado com:


 Nome da empresa;
 Preparado por;
 Data de registo;
 Matéria-prima;
 Produtos acabados;
 Página (inserir número da página atual);
 De (inserir número total de páginas);
 Materiais de consumo corrente.

Para determinar o que vai ser necessário para a receção e expedição e com base no
quadro de análise temos que as primeiras sete colunas do quadro de análise das operações
de receção e expedição do quadro incluem informação sobre o quê, quando e quantos
artigos são recebidos ou expedidos.

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Para uma operação de receção ou uma operação que tem objetivos semelhantes a uma
operação existente, esta informação pode ser obtida a partir de relatórios de receções
realizadas.

Caso seja uma operação nova, deve ser analisada a informação das listas dos componentes
e estudos de mercado para determinar unidades de carga e quantidades de encomendas
razoáveis.

Uma vez obtidas estas informações pode-se completar as primeiras sete colunas do quadro
de análise. A oitava e nona coluna identificam o tipo de camião ou transportadora usados
na receção e expedição de mercadorias.

Devem ser especificados pelo menos: o tipo de transportadora, o comprimento total,


largura total, altura total e altura do chão até ao cais de carregamento.

Para determinar o número e o tipo de cais, e com base no quadro de análise, temos a
possibilidade através da análise de filas de espera de determinar o número de cais que
prestam o serviço exigido se as chegadas ao cais seguirem uma distribuição e se estas não
variarem significativamente com o tempo.

Se as distribuições do número de chegadas e serviço variarem com a hora do dia, dia da


semana ou número de transportadoras à espera no cais, deve-se usar simulações para os
cálculos.

No quadro de análise as duas últimas colunas dizem respeito ao manuseamento de


mercadorias dentro e fora da transportadora:
 Se o quadro for criado para uma área de receção e expedição já existente então os
métodos atuais de descarregamento e carregamento de mercadorias devem ser
avaliados e, se forem aceitáveis, registados no quadro.
 Se o quadro for completado para uma nova operação, os métodos do
manuseamento de cargas devem ser determinados segundo um determinado
procedimento .

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O tempo exigido para descarregar e carregar uma transportadora pode ser determinado
através da análise de dados obtidos anteriormente, tal como uma amostra do processo ou
estudo dos tempos para uma operação existente.

A exatidão das respostas e o esforço necessário para determinar os tempos padrão


utilizando estes métodos proporciona às pessoas encarregues do planeamento da
instalação o uso de períodos de tempo pré-determinados.

Os períodos de tempo pré-determinados são utilizados para novas operações de receção e


expedição. Os períodos de tempo pré-determinados podem variar desde um padrão muito
generalizado (macro) até padrões muito detalhados (micro).

Uma vez completo o quadro de análise estão bem definidas as funções de receção e
expedição, que vão assegurar o correto planeamento das operações.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

2.6.Identificação e proposta de alterações de layout na receção

A receção deverá dispor de espaço próprio para a sua atividade, eventualmente de área
para laboratórios, diferenciado do espaço dos Armazéns, com a capacidade suficiente para
albergar todos os fornecimentos a rececionar e para separar os materiais rejeitados até à
respetiva resolução (devolução ou correção de não-conformidade).

Por forma a determinar os requisitos de espaço no interior do armazém para a receção, o


espaço do armazém deverá possuir locais tais como:

1.Existência de escritórios para a supervisão e atividades de escritório para as


operações de receção e expedição.

 Devem ser proporcionados 11,6 m2 de espaço a cada funcionário do cais que


trabalhe frequentemente no escritório.
 O escritório do supervisor deve ser localizado dentro da área do cais e muitas das
atividades de processamento de dados vão ser juntadas com atividades
semelhantes no resto do armazém.

2.Um espaço de espera para a receção é essencial para acumular mercadorias


recebidas que são rejeitadas durante inspeções e esperam o retorno para o
respetivo fornecedor.

 Nunca deve ser permitido ao material rejeitado acumular na área de espera da


receção, pois assim certamente haverá mercadorias rejeitadas que serão
introduzidas no armazém.
 Deverá existir uma área de espera de receção separada e distinta.
 O espaço exigido para a zona de espera da receção vai depender do tipo de
mercadorias rejeitadas, o processo utilizado para tal e a oportunidade da disposição
das mercadorias rejeitadas;

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

3.Locais para acondicionar dispositivos para coleta e tratamento do lixo e


contentores de reciclagem.

 As operações no cais, especialmente a operação de receção cria uma quantidade


enorme de lixo. Assim deve existir uma zona dentro das áreas de receção e
expedição para a eliminação e reciclagem destes materiais.
 Caso falhem nestas operações resultará em má manutenção do armazém,
congestionamento, condições inseguras de trabalho e uma diminuição na
produtividade.
 As operações de receção e expedição são muitas vezes planeadas sem dar grande
importância à eliminação do lixo e à sua reciclagem, tendo depois que sacrificar
espaço que de outra forma estaria a ser utilizado para outras funções por forma a
guardar estes materiais.
 Visto que as operações do cais criam lixo e outros materiais que devem ser
eliminados, é necessário estar preparado para estas situações;

4.Espaço de armazenagem para guardar paletes e materiais para embalar.

 Um espaço vazio com materiais destes é importante pois é habitual a chegada de


cargas não-paletizadas ou de outras maneiras que requerem uma correta
paletização.
 Deve estar disponível um conjunto de paletes no cais para esta operação.

5.Locais de descanso para os condutores, uma zona destinada para os


condutores quando não estão a trabalhar.

 Esta zona deve incluir bancos, cadeiras ou sofás, revistas e se possível, máquinas
de bebidas, telefones e quartos para descansar para ir de encontro às necessidades
dos condutores enquanto aguardam que os seus camiões estejam a ser
descarregados e carregados.
 O espaço deverá ter 11,6 m2 para o primeiro condutor, e adicionalmente 2,3 m2
para cada condutor adicional esperado na zona ao mesmo tempo.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

 Sendo assim, uma zona de descanso para três condutores terá aproximadamente
16,3 m2;

6.Áreas de preparação ou de espera, são áreas dento do departamento de


receção onde as cargas retiradas das transportadoras são colocadas antes de
serem expedidas.

 A área de espera pode não existir se as cargas forem necessárias imediatamente


após o descarregamento.
 Se a operação consistir em remover as cargas da transportadora e a sua colocação
numa zona de espera antes de serem expedidas, então deve existir uma zona para
guardar a mercadoria.
 De modo semelhante as áreas de espera são áreas dentro do departamento de
expedição onde as mercadorias são colocadas e verificadas antes de serem
carregadas na transportadora. A área de preparação não existe se as cargas
retiradas do armazém forem diretamente carregas para as transportadoras.

7.Área para manobra de equipamento de manuseamento de cargas existe desde


a parte de trás da rampa do cais ao princípio da área de preparação ou de
espera.

 O espaço de manobra vai depender do tipo de equipamento de manuseamento de


carga.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

3. Coordenação e supervisão da receção e conferência


da mercadoria

3.1.Verificação do acondicionamento da carga rececionada


3.2.Decisão sobre a receção ou devolução de mercadoria, em caso de
inconformidades com temperatura, condições de higiene no transporte,
acondicionamento, estiva e construção de paletes, entre outros.
3.3.Verificação e registo de anomalias nas encomendas e comunicar à
Ligação ao Negócio
3.4.Definição do destino na zona de armazenagem (em caso de haver
poucas localizações livres, definição da estratégia de stockagem)

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

3.1.Verificação do acondicionamento da carga rececionada

3.1.1.Tipo de veículos

A classificação europeia de veículos de mercadorias é a seguinte:

N
Veículos a motor concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com, pelo
menos, quatro rodas:
N1 - Veículos concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com
massa máxima não superior a 3,5 t.
N2 - Veículos concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com
massa máxima superior a 3,5 t mas não superior a 12 t.
N3 - Veículos concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com
massa máxima superior a 12 t.

É fundamental assegurar o controlo das viaturas que chegam às instalações, garantindo a


sua correta sequência de entrada. A sequência deverá ser decidida no agendamento das
entregas e respeitada o mais possível. O controlo exato deverá ser feito em contacto direto
com as chefias operacionais do armazém.

Procedimento

 O motorista da viatura chegada deve dirigir-se à portaria para notificar a sua


chegada;
 O segurança ou o colaborador da empresa presente na portaria deve fazer a
validação do agendamento no sentido de garantir que ele estava marcado. Na
prática corresponde a verificar que existe uma receção do fornecedor prevista para
data e hora em causa;

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

 Se existir o agendamento deve-se proceder ao registo de vários dados para


posterior recolha e tratamento estatístico ou mesmo negociação com o fornecedor.

Os dados a recolher são tipicamente:


 Matrícula da viatura;
 Nome do motorista
 Nome da empresa transportadora
 Registo da hora de chegada, esta tarefa deverá ser executada para que possam ser
medidos os avanços ou atrasos face ao que estava planeado para a chegada. De
notar que não é conveniente as viaturas chegarem adiantadas pois pode provocar
entraves à circulação de outras viaturas.

Por princípio, todas as tentativas para fazer entregas que não foram previamente
agendadas devem ser reprimidas, mantendo desta forma uma disciplina de relacionamento.

O ponto de contacto, do ponto de vista operacional, entre os fornecedores e o armazém é


o gestor de inventário ou o gestor comercial. Qualquer um destes papéis pode ser
responsável pela emissão de encomendas e agendamento de entregas.

Para que os volumes possíveis de trabalho sejam respeitados é necessário que haja um
entendimento entre a equipa de gestão de inventário e a equipa operacional, quanto à
capacidade de receção do armazém. Este ponto é uma peça importante no agendamento,
sendo alvo de especial atenção no procedimento.

O suporte desta atividade deverá existir no sistema informático, tornando a informação


recolhida muito mais fiável, disponível mais rapidamente com o aumento da produtividade
dos serviços da portaria, uma vez que não é necessário escrever em papéis para depois
transferir para um computador para tratamento estatístico.

Quando a viatura é solicitada para entrar, devem ser executadas certas tarefas, por forma
a garantir o fluxo normal do trabalho. A decisão de permissão para a viatura entrar, pode
ser tomada pela segurança ou colaborador que estejam a gerir a portaria.

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Se assim for, eles terão de estar completamente entrosados com a equipa operacional –
encarregada de gerir a operação do armazém.

Vejamos em detalhe quais poderão ser elas:


 Registo da hora de entrada, para que possam ser feitas estatísticas comparando a
hora efetiva de entrada com a hora agendada. Esta estatística pode estar
contemplada num contrato logístico e haver penalizações para atrasos provocados
pelo fornecedor ou pelo armazém;
 Atribuição de um cais de descarga, o cais é decidido pela operação do armazém,
conforme as circunstâncias do momento e atendendo ao local onde a mercadoria
transportada pela viatura é guardada no armazém (quanto mais perto for o cais do
local melhor.

A informação recolhida neste passo irá permitir medir o grau de adesão do agendamento
pela realidade da operação. Esta medição é feita por forma a poder-se identificar duas
áreas de responsabilidades: a dos fornecedores e a do armazém.

A responsabilidade é dos fornecedores quando estes chegam atrasados ou demasiado


adiantados, no primeiro caso impedem a receção atempada das mercadorias – o que é
grave por dois motivos:
 As filosofias atuais de JIT exige uma sincronização crescente das várias partes da
cadeia de abastecimento, sob pena de ocorrência de ruturas;
 O atraso de um fornecedor pode provocar um atraso global na receção de
mercadorias, que perdurará pelo resto do dia.

No segundo caso, chegada demasiado adiantada, pode provocar um embaraço na


circulação de viaturas, especialmente se a área reservada para viaturas em espera não for
grande.

As responsabilidades do armazém situam-se quando a viatura chega dentro da janela


prevista – tipicamente esta janela é de mais ou menos trinta minutos face à hora agendada
– e a sua descarga é atrasada por qualquer razão.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Como é natural, a informação recolhida na portaria deve ser de grande importância, os


tempos de espera podem agravar fortemente os custos de transporte, especialmente se
forem longos.

Esta informação será relevante de utilizar na negociação do contrato logísticos com as


empresas ou organizações parceiras na cadeia de abastecimento. É muito vantajoso para
este procedimento quando este processo seja suportado pelo sistema informático da
empresa.

3.1.2.Inspeção do selo de segurança

O termo "selo de segurança" define uma classe de dispositivos de segurança invioláveis.

Os selos de segurança surgiram como uma solução de extrema eficácia, pois ao permitirem
a rastreabilidade dos movimentos das cargas desde a sua origem, durante o transporte, até
ao seu acondicionamento e destino, permitiam também uma análise do nível de risco e
uma atuação em conformidade.

No transporte terrestre, selos de segurança são geralmente fitas ou selos do pacote que
impedem caixas de serem abertas antes de chegar ao seu destino.

Em contentores e caixas de carga, o selo de segurança é geralmente gravado ou impresso


com um número de série especial, que não pode ser facilmente replicada ou substituído se
destruído.

Na verificação do selo da viatura, no caso de ser uma viatura selada (devoluções de


clientes, por exemplo) é necessário verificar que o selo se mantém intacto. Este passo
poderá ser feito aqui na portaria ou então no cais de receção.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento são
as seguintes:

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 EDI: permite conhecer com antecedência quais são as características da viatura,


motorista e restantes dados utilizados para criação do registo de chegada da
viatura. Isto acontece porque a informação é enviada via informática, no momento
que a viatura sai das instalações do fornecedor. O tipo de mensagem utilizada
poderá ser o aviso de expedição.
 Terminais portáteis e sinalizadores rádio: este tipo de tecnologia identifica ou facilita
a identificação da viatura quando esta passa na portaria, incluindo a verificação do
número do selo.

3.1.3.Critérios de conferência (qualidade, quantidades, rotulagem,


conservação, validade, tradução, certificados oficiais, etc.)

Procedimento

No modelo clássico a descarga, a conferência, a receção administrativa e a arrumação


eram passos separados e mais ou menos distantes no tempo.

No modelo JIT as operações aglutinam-se, chegando ao ponto de todas elas serem uma e
a esma operação. O que distingue estes dois modelos é o nível dos sistemas informáticos
envolvidos, nomeadamente a existência ou não de rádioterminais.

Comum aos dois

 Abertura da viatura, esta tarefa é tipicamente da responsabilidade do motorista do


motorista;

Modelo clássico

 Descarga da viatura, é o ato de retirar os artigos da viatura colocando-os dentro do


armazém, em áreas devidamente marcadas e sinalizadas para o efeito. Estas áreas

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

deverão possuir uma relação direta com o número do cais. Elas servirão de ponto
intermédio de estacionamento até à arrumação definitiva;
 Se os artigos forem recebidos a granel, tem que se avaliar a decisão de paletização.
Se a decisão for afirmativa, tem que se decidir se a operação deve ser feita dentro
da viatura ou dentro do armazém. Se a operação for feita dentro da viatura evita-se
o duplo manuseamento, mas o espaço poderá ser um problema. Será ainda
necessário equipamento de movimentação para retirar do veículo a palete
construída;
 Se os artigos são recebidos já paletizados ou em unidades de movimentação
apropriadas para o manuseamento mecânico, a decisão de descarga lateral ou
posterior tem de ser tomada, considerando fatores como o tipo de carga, a rapidez
da operação, o custo da operação e de investimento, o grau de utilização, a
flexibilidade, o espaço e a segurança.

Modelo JIT

 A descarga da viatura é o ato de retirar os artigos da viatura e compreende os


seguintes passos — neste contexto não faz sentido falar de receção de artigos a
granel:
o Leitura do código de barras da palete (ou da caixa e indicando o número de
caixas);
o O computador processa a informação lida e decide logo qual é o melhor
lugar para guardar a palete;
o Impressão da etiqueta a colar na palete (esta impressão poderá ser feita
numa impressora portátil colocada na máquina de movimentação);
o Indicação do local de arrumação da palete através do visor do terminal
portátil colocado na máquina de arrumação;
o Arrumação da mercadoria (descrita à frente).

Como verificamos, o modelo JIT pode aglutinar de forma fácil e elegante todas as tarefas,
esbatendo o ciclo clássico de operações. Ao passo que no modelo clássico ficamos pela
descarga das paletes, no modelo JIT fomos até à sua arrumação.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

É claro que poderão existir alguns entraves ao modelo JIT apresentado. Um deles é a
verificação qualitativa das mercadorias. Se esta operação for complexa, demorada ou
necessitar de alguém específico para a fazer, então não podemos considerar arrumar de
imediato as paletes.

Dependendo do tipo de operação a mercadoria rececionada poderá ser guardada ou


imediatamente disponibilizada para a expedição.

A descarga da mercadoria da viatura para a zona do armazém, propriamente dita, costuma


ser responsabilidade do motorista. Isto acontece salvo quando a operação e aglutinada,
caso do JIT ou interessa fazer a movimentação da mercadoria com máquinas existentes no
armazém e manobradas por algum operador.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento são
as seguintes:
 EDI: com a mensagem de aviso de expedição poderemos fazer trabalho prévio de
preparação antes da chegada da viatura – imprimir s etiquetas para colar nas
paletes e reservar logo o espaço necessário, por exemplo;
 Sistemas de informação: por integração de verdadeiros sistemas de Cross-docking e
Picking-by-line que permitam soluções elegantes e transparentes aos utilizadores.
 Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: permite a absorção
rápida e exata de informação, permitindo um processamento e operação em tempo
real;
 Selos eletrónicos: permitem uma maior segurança na verificação de inviolabilidade
da carga.

3.1.4.Análise de não conformidades

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

A conferência da mercadoria tem por objetivo assegurar que a mercadoria entregue está
conforme o que consta no documento do fornecedor (guia de remessa ou fatura) quer em
quantidade quer em qualidade.

Há que considerar duas alternativas: a conferência cega (onde o conferente não tem
informação sobre a quantidade a receber ou indicada no documento do fornecedor) e a
conferência assistida. Cada um destes dois métodos tem vantagens e desvantagens.

O primeiro assegura um maior rigor mas aumenta o tempo de receção, o segundo é mais
propenso a erros mas é mais rápido.

Atualmente existe um método que resolve todo o problema de uma forma mais produtiva:
a utilização de terminais portáteis juntamente com leitores de códigos de barras.

Estas duas técnicas juntas permitem eliminar os erros associados ao Homem quando
escreve ou lê e aumentar a produtividade, a velocidade de leitura é instantânea e a
disponibilização da informação no sistema informático é imediata.

Por último, se a receção seguir o modelo de JIT, a conferência da mercadoria – pelo menos
a quantitativa e logística – ficam feitas. Nesse caso, este procedimento seria embutido no
procedimento.

A conferência qualitativa deverá ocorrer concomitantemente com a conferência


quantitativa, se tal for possível. Se não for possível o operador deverá despoletar o
processo de conferência qualitativa;

A conferência qualitativa poderá versão sobre um ou vários dos seguintes tópicos:


a) Tempo de vida do artigo (data de validade);
b) Concordância da classe do artigo com a encomendada;
c) Composição do artigo;
d) Especificações técnicas.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

A verificação pode realizar-se através de inspeções, testes e ensaios ou pela aceitação de


certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas
para o efeito.

Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificação de conformidade:

1.Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com


as características exigidas e com os requisitos definidos na encomenda

Exemplos
 Na receção e um equipamento deve verificar-se, através de ensaios, se estão
satisfeitas as exigências técnicas ou requisitos essenciais impostos pelas diretivas
comunitárias e regulamentação aplicável, nomeadamente, os atributos relativos à
segurança e preservação ambiental, e se o equipamento cumpre as funções e
utilidades com o rigor especificado na respetiva encomenda;
 Na receção de um produto químico deve verificar-se, através de testes e ensaios
laboratoriais, se a composição respeita os requisitos da especificação técnica e a
legislação e regulamentação aplicáveis.

2.Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores

Exemplos:
 Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a
validade da conformidade com os requisitos exigidos;
 Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou
condições de utilização.

A conferência qualitativa pode implicar uma quarenta de espera para os artigos, por forma
a garantir que a sua qualidade está conforme as normas ou leis aplicáveis. Este facto pode
levar ao armazenamento de artigos bloqueados para movimentação.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

3.2.Decisão sobre a receção ou devolução de mercadoria, em caso


de inconformidades com temperatura, condições de higiene no
transporte, acondicionamento, estiva e construção de paletes, entre
outros.

A conferência na receção é um processo mais ou menos demorado e custoso, dependendo


dos artigos e quantidades recebidas. Por isso existem métodos que pretendem diminuir
esta demora e custo, sem sacrificar de forma significativa o controle que é necessário.

Assim sendo, temos dois tipos de abordagem a este tema:


 Por completo, toda a mercadoria é verificada. Esta abordagem é pouco apropriada a
grandes volumes de mercadoria;
 Por amostragem, só parte da mercadoria é verificada. Esta amostragem é adequada
a grandes volumes, pode ser apoiada em contratos logísticos e complementada com
verificações à posteriori;

A conferência quantitativa compreende as atividades seguintes:


 Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico;
 Observação do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservação
destas;
 Verificação da rotulagem das embalagens;
 Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s);
 Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda;
 Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a
garantias.
 Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros.

É neste processo de receção que são determinadas as faltas, as trocas de artigos e os


excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em
princípio via Compras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

encomendado. É, ainda, neste processo que deve verificar-se se os rótulos das embalagens
cumprem a legislação e regulamentos aplicáveis, para se poder aceitar o fornecimento.

Apresentamos de seguida e em detalhe os dois processos de conferência quantitativa –


cego e assistido:

Conferência assistida

 O operador de conferência recolhe o documento interno de receção;


 O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de
unidades para cada artigo rececionado. Poderá fazer a contagem por palete
rececionada, ficando a informação de receção detalhada à palete;
 As quantidades assim obtidas são registadas no documento de receção, tendo o
cuidado de comparar com a quantidade prevista. Se forem diferentes deverá contar
de novo para confirmar e manter o corrigir a quantidade anotada anteriormente;
 Durante o processo de conferência quantitativa todas as unidades danificadas
devem ser isoladas para devolução ao fornecedor descontadas nas unidades
recebidas;
 Todas as quantidades que forem encontradas a mais, face ao encomendado, devem
ser isoladas para devolução ao fornecedor e descontadas nas unidades recebidas;

Conferência cega

 O operador de conferência recolhe o documento interno de receção, que não tem


indicadas as quantidades;
 O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de
unidades para cada artigo rececionado. Poderá fazer a contagem por palete
rececionada, ficando a informação de receção detalhada à palete;
 As quantidades assim obtidas são registadas no documento de receção.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

3.3.Verificação e registo de anomalias nas encomendas e comunicar


à Ligação ao Negócio

No capítulo da conferência aleatória é absolutamente importante que exista uma


classificação de fornecedores, por forma a apoiar a decisão de conferência caso a caso.

Deve ser notado que não faz sentido conferir a mercadoria de um fornecedor regular em
que a taxa de erros é nula. Mesmo considerando a hipótese de uma entrega ter erros, o
custo da conferência sistemática provavelmente não compensaria o risco de tal caso.

Por último resta referir a uniformidade de embalagens e unidades de movimentação –


paletes, por exemplo – como um fator importante para o aumento da produtividade da
operação de conferência.

A conferência dos dados logísticos dos artigos também deve ser feita. A não conformidade
com estes dados deverá ser alvo de uma devolução ou de uma notificação ao gestor de
inventário (ou gestor comercial).

Se o motorista ou acompanhante puder e quiser colocar as características logísticas das


paletes no que é esperado, então o problema resolve-se fica resolvido. O operador de
conferência deverá certificar-se que as paletes têm estabilidade suficiente para ser
arrumadas na estantaria.

Todos os artigos novos deverão ser pesados e medidos para que seja feita a sua
caracterização logística. Se for o caso de haverem números de lotes, é neste momento que
ela deve ser recolhido e registado no documento de receção.

Quanto à documentação podem ocorrer duas alternativas:

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

 Neste momento existirá um documento em que consta a quantidade recebida por


artigo ou palete a palete. O documento assim obtido deverá ser introduzido no
sistema informático. Isto acontece no modelo clássico.
 Neste momento não existe documento em papel, mas a informação já reside dentro
do computador, foi lida e processada em simultâneo pela utilização de rádio-
terminais. Este modelo corresponde ao modelo JIT.

No caso da conferência quantitativa

Guia de entrada provisória


 Depois de concluídas com sucesso as atividades deste processo de receção
quantitativa, pode então ser elaborada a guia de entrada a título provisório, a qual
só terá validade definitiva após ser sancionada pela Receção Qualitativa.

Guia de devolução
 Se a receção quantitativa rejeitar o fornecimento, deve ser elaborada uma guia de
devolução e informada a seção de compras.

No caso da conferência qualitativa

Guia de entrada definitiva


 Se o resultado destas verificações for positivo pode sancionar-se a guia de entrada
provisória, a qual passará a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na
empresa (aceitação).
 Caso contrário, os materiais serão rejeitados procedendo-se em seguida à respetiva
devolução ao fornecedor, justificada pela não conformidade com legislação ou
regulamentação aplicáveis e/ou com o que foi especificado na nota de encomenda.

Guia de devolução
 Os materiais devolvidos aos fornecedores devem ser acompanhados das respetivas
guias de devolução.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

3.4.Definição do destino na zona de armazenagem (em caso de


haver poucas localizações livres, definição da estratégia de
stockagem)

A arrumação de mercadoria dá-se após a atribuição de um local de arrumação à palete.


Esta atribuição pode ser feita pelo sistema informático ou pode ser feita manualmente.

Em qualquer dos casos deve obedecer a um conjunto de regras que garantam a


maximização da produtividade.

Independentemente da forma como é decidida a localização pode ser necessário confirmar


que a palete já foi arrumada – para indicar que já está disponível para preparação, por
exemplo.

Também pode ser necessário, no momento da arrumação, indicar um digito ou letra de


controlo da posição, para confirmar que a palete está mesmo arrumada na posição que
deve.

É claro que esta confirmação é muito mais proveitosa se for feita utilizando rádio-terminais.
Por duas razões: pela rapidez de confirmação e pela correção, esta é garantida pela
possibilidade de leitura de um código de barras, que é bastante mais rápido e fiável.

Procedimento

 O processo começa quando, um operador com a sua máquina pega na palete para
a arrumar. Assim, os passos subsequentes são:
o Arrumação da palete
 Verificar que a estabilidade da estiva da palete não oferece perigos
aos processos de movimentação, arrumação, permanência na
posição e respetiva retirada para expedição;

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

 Conduzir a palete até à posição de arrumação;


o Se for necessário confirmar o código de controlo da posição o operador deve
fazê-lo neste momento, da seguinte forma:
 Digitação do código de controlo da posição por rádio-terminal, com
ou sem leitor de código de barras, ou por indicação escrita numa
parte da etiqueta de arrumação;
 Se o código digitado não for o correto – coisa praticamente
impossível com leitores de códigos de barras – verificar se a posição
onde está a ser colocada a palete é correta, corrigir se não é e digitar
o código correto. Este passo só poderá ser executado se tivermos
rádio-terminais. Neste caso será o último, caso contrário é necessário
proceder pelos passos seguintes;
 Se o código foi escrito numa parte da etiqueta de arrumação então
devolver essa parte da etiqueta ao operador administrativo, que se
encarregará de digitar no sistema o código de controlo – contra o
número da palete, por exemplo.
 Se o código for o correto o processo termina. Se não for, o operador
administrativo terá de pedir por uma confirmação do código de
controlo a um operador de movimentação, que se dirigirá ao local
onde a palete está arrumada (que pode ou não ser identificável) e
corrigirá ou não o problema;
o Em qualquer dos casos, desde que exista código de controlo, o sistema
informático não deverá disponibilizar a palete para preparação até que o
código correto tenha sido introduzido;
 Quando o sistema informático exige uma confirmação da arrumação palete, que é
um processo diferente da validação da posição com um código, o passo anterior
deverá servir como validação da arrumação.
 Quando não existe sistema de verificação, é necessário confirmar a arrumação da
palete, mesmo sem indicar nenhum código da localização onde ela foi arrumada.

Resolução de erros

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

 Se acontecer de chegar ao local de arrumação da palete e este estiver já ocupado,


o operador deverá retirar a palete que lá se encontra arrumar a palete numa zona
de casos pendentes será resolvido por uma equipa de controle de qualidade;
 Se acontecer a palete não caber no local indicado, o operador deverá voltar com a
zona de receção – donde a palete tinha saído – e passar o problema para o seu
superior hierárquico, que junto de um operador deverá identificar a origem do
problema – tipicamente má parametrização da posição ou dos dados logísticos da
palete;

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento são
as seguintes:
 Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: com esta tecnologia,
esta função fica praticamente vazia de conteúdo.
 EDI: com a mensagem de aviso de expedição, o registo informático do documento
do fornecedor é automático, esvaziando também esta vertente desta função

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

4.Receção em crossdocking

4.1.Identificação de mercadoria em crossdocking


4.2.Tratamento da componente administrativa
4.3.Atribuição de local de carga/expedição

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

4.1.Identificação de mercadoria em crossdocking

Visto que o objetivo da receção é preparar o material mais rapidamente para ser expedido,
a maneira mais rápida e produtiva será através do cross-docking.

O cross-docking pode ocorrer a vários níveis, seja no produtor, distribuidor, retalhista ou


transportador. Os requisitos são diferentes, variando para cada operador, isto porque,
enquanto uns enviam as encomendas para serem cross-docked, outros recebem
encomendas cross-docked.

O recetor solicita que as encomendas cheguem ordenadas e etiquetadas, enquanto que o


expedidor, para ir de encontro dos requisitos do recetor, tem de realizar o processo de
separação e preparação dos pedidos mais detalhadamente.

Diversos autores fazem uma subdivisão de crossdocking dependendo do tipo de


movimentação das mercadorias ou produtos, tem-se então:
 Movimentação continua inutilizado: verdadeira forma de crossdocking, a mercadoria
flui diretamente dos pontos de receção para os locais de despacho o mais
rapidamente possível.
 Movimento consolidado: as mercadorias recebidas são quebradas e parte destas são
destinadas a determinados clientes enquanto que uma outra parte é destinada a
outros clientes ou então direcionada para estoque podendo ser combinada com
outros itens presentes em estoque tradicional formando assim um pedido completo.
Esta forma de crossdocking é também vulgarmente conhecido por híbrida.
 Movimento de distribuição: Os produtos ao serem recebidos são quebrados e
combinados entre si para serem distribuídos em cargas completas para os
respetivos clientes.

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4.2.Tratamento da componente administrativa

A passagem dos diversos materiais (componentes para subcontratação para tratamentos


superficiais ou componentes para venda) ao longo de um armazém de expedição implica
ocupação e perturbação do espaço físico do armazém, bem como a utilização de recursos
afetos ao mesmo (nomeadamente o empilhador stacker) e envolvem as seguintes etapas:
 Transporte e receção dos produtos e mercadorias
 Verificação da ordem de fabrico associada;
 Registo do material no sistema informático;
 Transporte até ao exterior para a expedição.

O procedimento administrativo associado é o seguinte:


o Leitura do código de barras da palete (ou da caixa e indicando o número de
caixas);
o O computador processa a informação lida e decide logo qual é o melhor
lugar para guardar a palete;
o Impressão da etiqueta a colar na palete (esta impressão poderá ser feita
numa impressora portátil colocada na máquina de movimentação);
o Indicação do local de arrumação da palete através do visor do terminal
portátil colocado na máquina de arrumação;
o Arrumação da mercadoria.

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4.3.Atribuição de local de carga/expedição

A atividade mais simples de cross-docking é a ordenação de uma carga de mercadorias na


sua totalidade e carregamento desta para uma ou mais transportadoras que estejam a
partir.

Às vezes a carga já vem ordenada, assim sendo o trabalho no armazém será menor. Por
vezes as cargas de mais do que uma transportadora que chegam ao armazém devem ser
juntadas para completar a capacidade de cargas que vão partir.

Noutros casos, o cross-docking envolve a adição de mercadorias numa transportadora que


chega ao armazém com mercadorias que já se encontram no armazém.

Quando o material não pode ser cross-docked pode-se poupar alguma movimentação de
material, eliminando a paragem para receção e colocando o material diretamente em locais
de picking ou de reserva, reabastecendo deste modo os locais.

Isto pode ser feito se não houver grandes restrições na rotação do produto, caso contrário
os produtos devem ser colocados nas áreas de armazenagem.

Em sistemas de armazenagem direta, as atividades de preparação das mercadorias


(ordenação) e de inspeção destas mesmas são eliminadas. Os veículos que executam
atividades de descarga de mercadorias e armazenagem de produtos facilitam a atividade
de colocação direta de produtos.

As operações com elevados processos logísticos incluem nesses processos o uso da


armazenagem direta de produtos muito automatizada. Juntamente com a pré-receção, a
preordenação dos fornecedores irá ajudar a eliminar a necessidade da área de preparação
da receção de mercadorias.

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5.Coordenação e supervisão do tratamento


administrativo

5.1.Supervisão dos procedimentos administrativos


5.2.Verificação dos documentos necessários para receção
5.3.Supervisão do fecho da encomenda no sistema informático

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5.1.Supervisão dos procedimentos administrativos

Mercadorias importadas

Se o material for de “importação”, de “descarga direta” e estiver ao abrigo da


“regulamentação aduaneira”, a aguardar despacho, dever-se-á indicar nas embalagens: -
Sujeito à Alfândega – não as abrindo até autorização do despachante ou da autoridade
alfandegária.

Na conferência dos materiais de importação na situação de livres da alfândega ou dos


outros do mercado nacional ou da União Europeia, a sequência operatória deverá ser:
 Identificar os materiais e confrontá-los com os documentos que os acompanham -
guias de remessa, packing-lists e/ou faturas;
 Proceder ao cálculo das quantidades recebidas e confrontar os resultados com as
quantidades que o fornecedor indica nos documentos atrás mencionados;
 Confrontar o que de facto chegou, com a nota de encomenda que deu origem ao
fornecimento e eventualmente, desencadear correções, informando Compras ou
diretamente o fornecedor de eventuais desvios;
 Desencadear a receção qualitativa dos materiais já identificados e conferidos,
acompanhados da respetiva guia de entrada (provisória);
 Após a aceitação e emissão da guia de entrada definitiva, entregar os materiais ao
destino, que pode ser um Armazém ou um Entreposto da Produção;
 Nos casos de rejeição, separar o material e preparar a devolução ao fornecedor,
informando Compras.

Incoterms

Incoterm é a abreviatura da expressão international commerce term. Os incoterms estão


associados a condições standard que reportam à entrega, ao transporte e ao risco
associado ao fornecimento de bens tangíveis (materiais/mercadorias).

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O uso de incoterms em contratos de fornecimento esclarece as responsabilidades das


partes: fornecedor e cliente.

Os incoterms podem subdividir-se em quatro grandes grupos:


• Incoterms de partida;
• Incoterms de envio não pago;
• Incoterms de envio pago;
• Incoterms de chegada.

Incoterm de Partida

EXW (Ex Works): Ex-Fábrica, Ex-Armazém, ...


 Significa que o cliente é responsável pela recolha e transporte e que o fornecedor
apenas se compromete a deixar o material/mercadoria em condições de recolha na
sua fábrica, armazém, em embalagem normal de expedição e não contentorizada
para transporte a longa distância.

Incoterms de Envio Não Pago

FCA (Free Carrier): FOR/FOT - Livre sobre vagão/camião


 Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a transferência do
material para o transportador em local pré-estabelecido.

Incoterms de Envio Pago

CIP (Carriage and Insurance Paid To)


 Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro.

CPT (Carriage Paid To)


 Significa que o fornecedor só paga o transporte e que o cliente suporta o risco do
transporte.

Incoterms de Chegada

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DAF (Delivered At Frontier)


 Significa que o fornecedor é responsável pela entrega na fronteira.

DDU (Delivery Duty Unpaid)


 Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria à porta do cliente, mas é
este que paga as taxas de importação.

DDP (Delivery Duty Paid)


 Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega do
material/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos.

Para que nas relações comerciais entre fornecedores e clientes haja condições para um
bom entendimento, devem ser evitados equívocos ou diferentes interpretações dos termos
usados nos contratos, pelo que se recomenda a preparação de um suplemento a cada
contrato com o significado das expressões utilizadas no respetivo contrato.

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5.2.Verificação dos documentos necessários para receção

A gestão das encomendas aos fornecedores decorre desde o envio da nota de encomenda
até ao pagamento ao fornecedor, de acordo com os seguintes passos:
 Envio da nota de encomenda
 Confirmação da receção da nota de encomenda
 Anulação eventual da nota de encomenda
 Vigilância do prazo de entrega
 Entrada do artigo em armazém
 Receção e verificação da fatura
 Emissão da ordem de pagamento

A compra pressupõe sempre um suporte documental, isto é, um conjunto de documentos


que fornecem as informações necessárias à sua realização.
 O trabalho da compra começa com o pedido ao serviço de compras de um
determinado bem. Este pedido é formalizado por um documento interno. É o
documento o registo de necessidades.
 Escolhido o fornecedor, o serviço de compras emite um documento (nota de
encomenda, requisição, ...)
 Confirmada a encomenda, o fornecedor procede à entrega dos produtos, que dão
entrada na empresa acompanhados do respetivo documento (que pode ser uma
Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve ser conferida sempre com a
Nota de Encomenda.
 É com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede à liquidação dos
produtos vendidos, enviando a respetiva Fatura.
 Ao recebê-la, os serviços de contabilidade conferem com a Guia, procedem aos
registos necessários e emitem o pagamento.
 Sempre que se paga, é preciso exigir o respetivo Recibo.

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Deve observar-se a regra: “nenhum material deve ser entregue ao Armazém ou ao circuito
produtivo, sem que tenha sido objeto de aceitação, sendo então acompanhado por guia de
entrada definitiva”.

Só a partir do processamento das guias de entrada definitivas, é que os materiais ficarão a


integrar o stock da empresa e estará atualizado.

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5.3.Supervisão do fecho da encomenda no sistema informático

Este procedimento tem como objetivo não só dar cumprimento a função administrativa mas
também, e dependendo do caso, indicar ao sistema informático a chegada do artigo
deixando que este decida o que será feito com ele.

Procedimento

Conferência assistida
 O operador administrativo introduz, a partir do documento de receção preenchido
pelo operador de conferência, as quantidades recebidas e rejeitadas de cada artigo;

Conferência cega
 O operador administrativo introduz, a partir do documento de receção preenchido
pelo operador de conferência, as quantidades recebidas e rejeitadas de cada artigo;
 O computador deverá comparar a quantidade introduzida com a prevista, gerando
uma mensagem de erro e pedindo de confirmação da quantidade, no caso delas
serem diferentes;
 O operador deverá solicitar a um operador de conferência uma nova contagem do
artigo, artigos ou paletes com quantidades diferentes. O resultado desta nova
contagem deverá ser introduzido no computador e recomeçado o processo, no caso
da quantidade ainda ser diferente;
 Será também gerada uma mensagem para retirar das paletes recebidas todos os
artigos que foram recebidos a mais, na quantidade em excesso.

Em comum:
 O computador calcula a posição onde colocar cada palete recebida e imprime uma
etiqueta para colocação na palete;
 Se for o caso da mercadoria não poder ficar disponível, o operador administrativo
deverá indicar que a palete está bloqueada, impedindo-a de ser servida. Isto pode

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

acontecer no caso de conferências qualitativas mais elaboradas, demoradas ou


dependentes de terceiros à operação do armazém;
 Após todas as confirmações e correções deverá ser impressa uma etiqueta por
palete recebida, que será colocada na palete e terá o local onde ela deverá ser
arrumada;
 Estas etiquetas deverão ser colocadas nas paletes pelos operadores de receção e
marcarão o início do processo de arrumação;
 Este processo de registo informático dará origem a uma nota de receção, que será
confrontada com a fatura do fornecedor;
 As diferenças verificadas da quantidade recebida contra a quantidade encomendada
serão alvo de um documento de devolução ao fornecedor.

No final do registo informático podem acontecer uma de duas alternativas: a mercadoria


recebida satisfez na íntegra a encomenda colocada ou não satisfez na totalidade.

No primeiro caso a encomenda é fechada no final do registo, no segundo pode ser


encaradas duas alternativas: a encomenda é fechada no final – assumindo-se que o que
não foi entregue é declarado como rutura – ou a encomenda continua aberta – julgando-se
que o remanescente da mercadoria será entregue no totalidade ou parcialmente à
posteriori.

Este procedimento poderá ficar completamente esvaziado de conteúdo, sendo aglutinado à


descarga do veículo – procedimento quando é adotado o método JIT, com as tecnologias
associadas.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento são
as seguintes:
 Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: com esta tecnologia,
esta função fica praticamente vazia de conteúdo.
 EDI: com a mensagem de aviso de expedição, o registo informático do documento
do fornecedor é automático, esvaziando também esta vertente desta função.

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6.Documentação associada à receção

6.1.Nota de encomenda/Ordem de compra


6.2.Fatura pró-forma/Guia da mercadoria/Outros documentos de receção
de mercadoria

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

6.1.Nota de encomenda/Ordem de compra

Nota de encomenda

O processo de compra e venda pressupõe a existência de um contrato de fornecimento


entre fornecedor e cliente.

Uma nota de encomenda é o documento que o comprador entrega ao vendedor para


solicitar certas mercadorias. Neste consta a quantidade a comprar, o tipo de produto, o
preço, as condições/modalidades de pagamento e outros dados importantes para a
operação comercial.

Na verdade, fruto da celeridade da atividade comercial e da circunstância de os montantes


envolvidos nem sempre serem muito significativos, acontece em múltiplos casos existir o
fornecimento sem a celebração, ainda que verbal, de qualquer contrato.

Nestas situações tudo se inicia com a nota de encomenda, a qual valerá, juridicamente,
como um contrato.

Em qualquer dos casos, quer decorra da prévia celebração de um contrato de fornecimento


quer surja como o primeiro ato formalmente praticado pelas partes, a nota de encomenda
não é um documento normalizado.

Ou seja, as partes são livres para estipular o conteúdo da nota de encomenda desde que a
informação nela contida lhes permita, a ambas, realizar o controlo e gestão da encomenda.

Elementos necessários das notas de encomenda são:


o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal da empresa que faz a encomenda;

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação


fiscal do fornecedor;
o Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
o Número e data da encomenda;
o Preço dos bens encomendados;
o Condições de pagamento;
o Data de entrega;
o Indicações específicas relacionadas com o transporte dos bens;
o Outras indicações julgadas úteis por ambas as partes;
o Assinatura da empresa que faz a encomenda.

Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as


condições gerais de compra que definem os termos do contrato de fornecimento.

A nota de encomenda tem pelo menos um duplicado, já que se entrega o original ao


vendedor, ao passo que o comprador fica com o duplicado. Deste modo, ambos têm
constância da operação que se irá processar: o comprador, para demonstrar que
mercadorias/produtos/artigos pediu; e o vendedor, para preparar a encomenda e dar início
ao processo de faturação.

Como mero exemplo, a nota de encomenda poderia ser feita em seis exemplares:
o Original para o fornecedor;
o Cópia a ser devolvida ao comprador, confirmando a receção da encomenda;
o Cópia para o serviço da empresa compradora que fez o pedido de compra;
o Cópia para o serviço de receção das encomendas para que este possa planificar a
sua atividade;
o Cópia para a contabilidade;
o Cópia para arquivo geral.

Neste ponto (tal como acontece, aliás, com os restantes documentos a analisar) existe uma
única certeza: no mínimo, os documentos devem existir em duplicado (original e cópia).

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Exemplo de nota de encomenda:

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

6.2.Fatura pró-forma/Guia da mercadoria/Outros documentos de


receção de mercadoria

Guia de remessa

A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer. Isto não significa
que o Documento de Entrega não se possa apresentar sob outra forma; por exemplo, o
fornecedor ao entregar os bens pode solicitar que a receção dos mesmos lhe seja
confirmada na Nota de encomenda.

A guia de remessa acompanha a circulação, em território nacional, dos bens que possam
ser objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA.

Não existem diferenças de conteúdo entre a guia de transporte, a guia de remessa ou


outros documentos a elas equivalentes, podendo ser utilizados de acordo com os usos
comerciais.
Qualquer daqueles documentos será um documento de transporte se contiver os elementos
referidos no artigo 4º do Regime de Bens em Circulação.

As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:


o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal do remetente;
o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal do destinatário ou adquirente;
o Número e data da guia;
o Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
o Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem
utilizadas como documento de transporte.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

As guias de remessa serão substituídas por guias ou notas de devolução, quando se trate
de devoluções de mercadorias anteriormente transacionadas entre as mesmas pessoas.

A emissão das guias ou notas de devolução processar-se-á, o mais tardar, no 5.º dia útil
seguinte à data da devolução.

Exemplo de guia de remessa:

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Fatura

Os fornecedores de bens e serviços são obrigados a emitir uma fatura por cada
transmissão de bens ou prestação de serviços realizados.

Desde 1 de janeiro de 2013 que a emissão de fatura é obrigatória para todas as


transmissões de bens e prestações de serviços, independentemente da qualidade do
adquirente dos bens ou destinatário dos serviços e ainda que estes não a solicitem,
qualquer que seja o setor de atividade em causa.

A fatura é, assim, o documento contabilístico de venda enviado pelo vendedor ao cliente.

Elementos exigíveis na fatura


As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter:
o Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de
bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os
correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
o A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os
serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à
realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

A falta de um dos elementos referidos impossibilita o direito à dedução do IVA. No entanto,


é dispensada a menção, na fatura, do nome e do domicílio do adquirente ou destinatário
quando este não seja sujeito passivo e o valor seja inferior a 1000€. A obrigação mantém-
se sempre que tal menção seja solicitada.

As faturas podem conter quaisquer outras referências acordadas entre o fornecedor de


bens/prestador de serviços e o destinatário/adquirente, bem como quaisquer referências
que o emissor da fatura entenda dever nelas inscrever.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

As faturas emitidas por meios eletrónicos, todo o seu conteúdo deve ser processado
eletronicamente deixando assim de ser possível a prática habitual do preenchimento de
determinados dados à mão, como o nome e o NIF.

Exemplo de fatura

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Notas de débito

A aquisição dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a
despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu
seguro, despesas alfandegárias, etc..

Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre as partes.
Porém, pode acontecer que tais despesas não tenham sido previstas.

Nessa situação, não se encontrando incluídas na fatura, o fornecedor emitirá uma nota de
débito, através da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas.

Uma outra situação que pode justificar a emissão de notas de débito é aquela em que a
empresa pretende praticar atos não incluídos no seu objeto social. Pode ocorrer, por
exemplo, que uma empresa que se dedica à atividade de fornecimento de bens
informáticos, pretendendo renovar o seu mobiliário de escritório, decida vender o mobiliário
existente.

Trata-se de uma venda de peças de mobília (em 2ª mão), ato que não cabe na previsão do
seu objeto social razão pela qual a empresa não pode cobrar o preço através da emissão
de fatura. Neste caso, o documento apropriado é a nota de débito.

À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos das faturas.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Exemplo de Nota de Débito:

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Notas de crédito

Por sua vez, as notas de crédito são utilizadas para titular um movimento de sentido
inverso. Ou seja, não se trata aqui de debitar (cobrar) uma importância ao comprador mas
sim de lhe creditar (devolver) um determinado montante.

A emissão de uma nota de crédito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao
emitir a fatura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a
pronto e em dinheiro.

Neste caso, a emissão da nota de crédito, a favor do comprador, permitirá regularizar a


conta corrente entre ambos.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Exemplo de Nota de crédito

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Recibo

Paga a fatura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitação
do pagamento.

A quitação é, precisamente, o ato pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a sua
obrigação de pagamento para com o fornecedor. Habitualmente, a propósito da quitação,
usa-se a expressão «passar recibo».

Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o fornecedor


pode escrever no exemplar da nota de encomenda ou da fatura que fica em poder do
comprador que a encomenda se encontra paga.

Em muitos casos o próprio exemplar da fatura que é enviado ao comprador já contém a


indicação de que a mesma servirá de recibo após boa cobrança (trata-se de prática
habitual no domínio dos contratos de seguro).

Apesar disso é obviamente possível emitir recibos através de documentos especialmente


configurados para esse objetivo.

Esses documentos, que conterão a palavra recibo, deverão conter as mesmas indicações
das faturas ou, em alternativa, a referência à fatura a cujo pagamento conferem a
respetiva quitação.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Exemplo de recibo:

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

7.Sistemas de gestão de stocks

7.1.Definição e justificação da estratégia de stockagem


7.2.Necessidade de registo e de controlo Versus necessidade de
simplicidade e de flexibilização
7.3.Informação necessária para os sistemas de previsão e de informação
(gestão de stocks e planeamento de atividades)

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

7.1.Definição e justificação da estratégia de stockagem

A gestão dos stocks e das compras são fatores de relevância na gestão atual das empresas.
Mas a gestão de stocks não constitui uma célula isolada na empresa.

A gestão de stocks, para além de uma organização própria que responda ao conjunto de
economias possíveis de realizar, encontra-se, no seio da empresa, como um órgão
integrado numa organização global que, caso não esteja suficientemente desenvolvida,
bloqueia a sua ação e a concretização dos seus objetivos.

Os stocks desempenham o papel de amortecedores entre as compras e as vendas, entre as


compras e a produção, nas diferentes fases da produção, e também entre a produção e as
vendas.

O stock é útil porque nos defende da escassez, procurando providenciar as faltas que
poderão ocorrer nos diferentes ritmos de necessidade de compra e produção, nas fases de
produção, de consumo ou vendas.

A compra em grandes quantidades pode proporcionar reduções de preço compensadoras


do custo de armazém agora acrescido.

A utilidade dos stocks tem como contrapartida os seus custos, que se subdividem em custo
de compra e custo de armazenagem. Estes custos são importantes e o seu somatório
corresponde ao custo total de aprovisionamento.

Para reduzir o stock é necessário reduzir o ciclo de produção, mas para isso é fundamental:
 Reduzir a dimensão dos lotes
 Fiabilizar o equipamento
 Eliminar as não conformidades
 Reduzir o tempo de mudança de série.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

Os efeitos mais importantes que resultam da existência de stock são:


 Os custos ligados à sua existência
 As ineficiências que não são evidenciadas devido à sua existência.

A organização de um bom arquivo informático na gestão de stocks permite, não só


inventariar, mas também contabilizar, controlar e gerir. Através dele, os serviços
requisitantes passam a automatizar e normalizar as requisições internas de bens de
consumo ao serviço de armazém. O requerente pode consultar as suas requisições e saber
o seu grau de satisfação.

Há uma melhoria drástica do desempenho do serviço de armazém, pois a requisição interna


em papel deixa de existir e a informação registada pelo serviço requisitante passa a estar
disponível, automaticamente, no sistema de gestão de stocks.

Toda a gestão económica e física dos stocks (artigos cuja previsão é serem consumidos
pelos serviços) é efetuada neste suporte.

Ao usar este suporte através de um software, o serviço de armazém gere as entradas,


saídas e existências dos artigos em armazém, tendo em conta:
• A receção das requisições internas de artigos dos serviços;
• A emissão das guias de entrega dos artigos aos serviços;
• O controlo das entregas, com imputação de custos aos serviços;
• A receção dos artigos através de nota de encomenda efetuada ao fornecedor;
• O controlo das encomendas aos fornecedores e o seu grau de satisfação;
• A conta corrente dos artigos;
• As existências dos artigos e sua valorização;
• A previsão dos consumos;
• A lista de compras a efetuar;
• O nível de stock, para evitar ruturas;
• A referenciação física dos artigos no armazém;
• A classificação económica e patrimonial dos artigos de stock.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

7.2.Necessidade de registo e de controlo Versus necessidade de


simplicidade e de flexibilização

Não há justificação para que se continuem a utilizar, no sistema de controlo de existências,


ficheiros manuais ou mecanográficos de inventário permanente. Qualquer micro
processador comporta e justifica uma base de dados de artigos, por muitos ou poucos que
eles sejam.

Mesmo após a vulgarização da informatização dos ficheiros de artigos, era frequente


centralizar o inventário permanente informatizado num órgão distante dos armazéns e
neste permitir que os Fiéis ou Encarregados utilizassem, em duplicação, um segundo
sistema independente (normalmente manual).

Parece óbvio que esta duplicação não era uma forma muito racional de trabalhar mas foi,
durante muito tempo, a única viável para assegurar por um lado o controlo central.

Este sistema tinha ainda outro inconveniente para a gestão previsional de stocks: na
verdade, os movimentos de entrada dos artigos em armazém carecem de um suporte
documental justificativo que normalmente é a Guia de Remessa do Fornecedor de
devidamente corrigida e visada após as Operações de Receção.

Casos havia em que a burocracia justificava o preenchimento de um impresso (Guia ou


Nota de Entrada), transcrevendo e confirmando a Guia de Remessa do Fornecedor. Era
este suporte que, depois de visado, seguia para o Inventário Permanente Centralizado para
aí ser introduzido no sistema informático.

O desfasamento de tempo entre o movimento real e o respetivo registo no sistema


chegava a atingir uma semana ou mais.

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

O mesmo se verificava com as saídas: acontecia, muitas vezes, que a Requisição ao


Armazém não era documento suficiente para suporte justificativo das saídas, que se
burocratizavam com o preenchimento de uma Guia ou Nota de Saída transcrevendo e
confirmando a Requisição.

O envio destes documentos suporte para o sistema informático central ocasionava


desfasamento de vários dias entre o movimento real e o respetivo registo.

Deste modo, o "ficheiro informatizado" acusava saldos que nada tinham com a realidade
agravando-se a situação nos artigos com muito movimento, isto é, os mais importantes,
onde raramente o sistema informático poderia ser usado como instrumento de gestão
previsional, dando indicações úteis e atempadas sobre a necessidade de repor (por
compra) os níveis de stock.

Os sistemas de base de dados atualmente utilizados permitem superar todas estas


dificuldades da seguinte maneira:

Junto aos locais de Receção e Expedição dos Armazéns deverão existir terminais ligados ao
sistema central onde por digitalização ou leitura ótica se registam os movimentos de
entrada e saída no ato em que os mesmos acontecem.

O sistema central assume esses registos com a classificação de provisórios mas regista
imediatamente o saldo das existências para efeitos de gestão previsional. Pode emitir, junto
do sistema central, um documento que reproduz textualmente os registos efetuados.

Quando, posteriormente os documentos originais (Guia de Remessa do Fornecedor visada


ou Requisição visada) chegam ao sistema central, são verificados e comparados com os
documentos emitidos ou com os respetivos "écrans" e, atuando por exceção nos casos
anómalos, os movimentos provisórios são transformados em definitivos por um simples
comando, sem necessidade de repetir a introdução dos dados.

Esta mesma base de dados de artigos (sistemas de materiais) pode ter diversas utilizações
paralelas para além do já citado Sistema de Gestão Previsional. Na verdade, e a partir

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ufcd 8506 – Coordenação da receção no armazém

deste último, pode ter interfaces ao Sistema de Encomendas e ao Sistema de Fornecedores


(compras).

Pode ser suporte do Sistema de Manutenção Industrial em complemento com os ficheiros


de especificações técnicas, pode ter interfaces à contabilidade (geral e analítica) contas de
mercadorias e contas de obras, pode ter também interfaces ao sistema de Planeamento e
Gestão Financeira, etc.

Terá, necessariamente, interface ao Sistema de Informação de Gestão com tratamento


prévio da mesma a partir da assimilação em termos estatísticos dos quantitativos e valores
dos movimentos.

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7.3.Informação necessária para os sistemas de previsão e de


informação (gestão de stocks e planeamento de atividades)

7.3.1.Sistemas facilitadores de circulação de informação

Um Sistema de informação deve satisfazer as seguintes necessidades de gestão:


 Permitir a entrada em novos mercados, segmentos, etc.;
 Permitir alterações à embalagem;
 Permitir possibilidade de escolha entre frota própria ou subcontratada;
 Aumentar ou diminuir stocks;
 Determinar a rendibilidade dos clientes;
 Estabelecer níveis de serviço ao cliente que sejam rentáveis;
 Escolha entre armazém privado ou público;
 Permitir a determinação do número de armazéns;
 Escolher até que ponto se deve ou não automatizar o sistema de processamento de
encomendas;

Desta forma, o sistema de informação da empresa pode funcionar como fonte primária do
processo de decisão tanto ao nível Estratégico como operacional.

Desenho de um sistema de informação:


 Ponto de partida: inquérito às necessidades dos clientes;
 Determinação do nível de serviço ao cliente exigido;
 Definição do desempenho padrão que satisfaça ambas;
 Comparação com desempenho atual da empresa, identificação de áreas que
necessitem de monitorização e de melhorias;
 Exigência de participação dos vários níveis de gestão da empresa;
 Tomada de decisões estratégicas e operacionais: que informações são necessárias?
 Criação de uma base de dados comum, e relatórios tipo. O detalhe tem que ser
determinado em função de uma análise custo benefício;

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Um bom sistema de informação deve ser capaz de captar a informação dispersa, proceder
à sua ”necessária” agregação e de a fazer chegar aos níveis apropriados de gestão.

Fontes de informação para um sistema de informação logístico:


 SPE (Sistema de Processamento de Encomendas);
 Registos da empresa;
 Informações da indústria e de fora da indústria;
 Informação de gestão;
 Informação da operação.

Usualmente as bases de dados contêm informação digitalizada sob a forma de ficheiros.


Por exemplo: ficheiros de fretes, de pagamentos, de encomendas pendentes, status, etc.

Partindo das BD, o SI computadorizado deve ser capaz de:


 Recolher a informação com o nível de desagregação pretendido;
 Processar (tratar) a informação;
 Analisar a informação, isto é, como é que pode acrescentar valor;
 Simulação, criação de modelo que “replica” a realidade do negócio;
 Gerar um relatório com a informação de gestão;

Decisões estratégicas e operacionais típicas nas funções logísticas

Transporte

Estratégico Operacional
 Modo de transporte;  Tarifas;
 Programas de consolidação;  Gestão de reclamações;
 Transportes próprios ou  Horário do veículo;
subcontratados?  Negociação das tarifas;
 Gestão do contentor;
 Percurso e rotas;

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 Medidas de desempenho relativas

Armazenamento da encomenda

Estratégico Operacional
 Número e localização de  Picking (recolha na prateleira);
armazéns;  Embalagem;
 Armazéns públicos ou privados;  Layout do armazém;
 Armazenamento público ou  Equipamento de movimentação;
privado  Medidas de desempenho

Processamento da encomenda

Estratégico Operacional
 Automático;  Seguimento da encomenda;
 Manual;  Validação da encomenda;
 Ou Mix.  Verificação do crédito;
 Reconciliação de faturas;
 Medidas de desempenho.

Stocks/ inventário

Estratégico Operacional
 Sistemas de abastecimento  Modelos de previsão;
 Seguimento do nível e composição
do stock;
 Custos de stocagem;
 Rotação do stock.

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7.3.2.Ficha logística de produto

Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o inventário


contabilístico permanente, apoiado no registo validado das entradas e saídas de modo a
permitir conhecer no curso do exercício, as existências em quantidade e em valor.

Assim a Gestão Administrativa de Stocks tem como objetivos:


 Registar, atempadamente, as entradas e saídas dos bens;
 Conhecer as quantidades dos diversos bens, existentes em armazém;
 Planear a entrega das encomendas dos clientes;
 Manter atualizadas as previsões de receção de encomendas dos fornecedores;
 Analisar desvios entre as quantidades existentes e as que deveriam existir.

A utilização da informática no aprovisionamento permite que a tomada da decisão seja


pronta e eficaz.

As principais aplicações de informática nas compras são, sobretudo, a existência de um


ficheiro de artigos e de um ficheiro de fornecedores, a gestão das encomendas aos
fornecedores e a gestão das encomendas das fábricas.

Ficheiro de fornecedores

Deve conter:
 Nome do fornecedor
 O seu código
 Números de telefone e de fax
 Nome do empregado a contactar
 Principais produtos que fornece
 Contactos anteriores
 Informações diversas: encomendas realizadas, solidez financeira, etc.

Para que os ficheiros possam estar atualizados, torna-se necessário:

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 Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo


 Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer fornecedor
 Introduzir outras informações relevantes

Ficheiro de artigos

Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, a totalidade de artigos


existente em stock e, para cada um deles:
 Nome do artigo
 Nomenclatura
 Formas comerciais do produto
 Propriedades
 Acondicionamento
 Utilização na empresa
 Produtos de substituição
 Fornecedores possíveis
 Encomendas passadas

Para que os ficheiros possam estar atualizados, torna-se necessário:


 Acrescentar uma nova referência
 Modificar as características que definem um produto ( a designação, o preço, … )
 Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido
 Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo
 Listar todos os artigos triados sob qualquer critério

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Exemplo de ficha logística de produto:

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Bibliografia

AA VV., Acondicionamento da carga nos transportes rodoviários - Orientações relativas às


melhores práticas europeias, Comissão Europeia/ Direcção-Geral da Energia e dos
Transportes, 2008

AA VV. Gestão dos aprovisionamentos, Ed. IAPMEI,. Col. O Gestor/ Área da produção, 1994

Carvalho, J. et al., Logística e gestão da cadeia de abastecimento, Ed. Sílabo, 2010

Costa, J., Definição de Requisitos para a Implementação de um Sistema de Gestão de


Armazém, Dissertação de Mestrado, Universidade do Porto, 2011

Ferreira, A., Documentação comercial – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004

Figueira, M., Logística industrial: Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1996

Marques. A; Vieira, P., Logística Operacional: Manual do formando, Ed. Companhia própria,
2004

Tompkins, J. et al., Facilities planning, Ed. John Wiley & Sons, 2003

Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks: Guia do formando, Ed. ISG/ IEFP, 2004

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Sites Consultados

Autoridade tributária e Aduaneira


http://www.portaldasfinancas.gov.pt/

Associação Nacional de Transportadores Públicos e Rodoviários de Mercadorias


http://www.antram.pt/

Instituto da Mobilidade e dos Transportes Terrestres


http://www.imtt.pt/

Transportes XXI
http://www.transportes-xxi.net/

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Termos e condições de utilização

AVISO LEGAL

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