Você está na página 1de 14

Project

Gestão de projetos
Construindo a planilha
administrativa de seu projeto
Progresso
Aprenda a analisar seu
trabalho constantemente
palmente para quem nunca o utilizou e não o conhece. Sempre
que começamos a utilizar um programa novo, sem
nunca ter utilizado algo similar anteriormen-
te, ficamos completamente perdidos comaquela interface. É por isso que esta nova
versão do Project já vem com o Project
Guide, uma ferramenta que facilita
a vida de quem nunca utilizou
o software. Qualquer pessoa
pode usar o programa de-
pois de passar por todas as
etapas de configuração de
um projeto, que estão des-
critas no Project Guide.
palmente para quem nunca o utilizou e não o conhece. Sempre
que começamos a utilizar um programa novo, sem
nunca ter utilizado algo similar anteriormen-
te, ficamos completamente perdidos comaquela interface. É por isso que esta nova
versão do Project já vem com o Project
Guide, uma ferramenta que facilita
a vida de quem nunca utilizou
o software. Qualquer pessoa
pode usar o programa de-
pois de passar por todas as
etapas de configuração de
um projeto, que estão des-
critas no Project Guide.
DPIsGestão de projetos dificuldade 1 2 3
Trabalhando com

o Project 2007
Como construir, passo a passo, a planilha administrativa de seu projeto
Nesta revista, vimos diversas funcionalidades do
Microsoft Office Project 2007. A maioria delas
vimos separadamente: novidades do programa,
funcionamento do Project Guide e também como
está distribuída a informação na interface do programa. A
leitura dos outros tutoriais serve como introdução ao Project
2007. Se você nunca utilizou e não conhece o programa, os tutoriais
o ajudarão a se familiarizar com o programa, a começar
a olhar para a tela do Project e identificar como se dividem as
seções, porque ele é construído desta maneira.
Esse primeiro contato com o software é importante. Princi-
Por José Augusto Nascimento Reis
E uma vez que já se tem um contato maior com o programa, é
necessário se aprofundar, passar a conhecer mais ferramentas,
opções de nível avançado, interface com outros programas dalinha Office. É tudo questão de
empo e de um pouco de paciência.
A maioria dos programas hoje em dia já tem suas funções
mais básicas bem detalhadas em seu sistema de ajuda. Não é
preciso perder muito tempo fuçando e fazendo experimentos
para chegar ao resultado desejado.
Este passo-a-passo é um pouco mais longo. Uma vez que você
já conhece um pouco mais a interface do programa, já tem um
pouco mais de contato com o Office Project 2007 e já conheceu
algumas das funções do Project Guide, é hora de experimentar
um tutorial um pouco mais longo. Você irá configurar todas as
principais etapas de inserção de dados de um projeto que estão
descritas no Project Guide. Você pode partir das informações
de um projeto real que está para realizar ou que foi realizado.
Assim, pode comparar como teria administrado o projeto e
solucionado os problemas caso tivesse utilizado o software na
época. Se for um projeto que ainda será realizado, poderá visualizar
como a interface do programa facilita o gerenciamento das
etapas do projeto.
O Office Project 2007 é um programa de fácil utilização.
Uma vez que você consiga cumprir os passos deste tutorial
sem problemas, da próxima vez que for utilizar o programa
passará as informações de seu projeto com muita facilidade
e com muito mais rapidez. E passará, com o tempo, a administrar
também as informações mais complexas, vinculadas
à gestão de seu projeto, tais como: tabelas orçamentárias
vinculadas a etapas específicas do projeto, levantamento
de número de pessoal necessário para a realização de cada
etapa etc. Também passará a emitir relatórios muito mais
funcionais, que o auxiliarão na difícil tarefa de explicar um
projeto tão detalhado, em poucos minutos, com opções de
visualização que dispensam muitas explicações.
1 Inicie seu Office Project 2007 e crie um novo documen-2 O programa abrirá a jane
la New Project, com as opções
to. Para isso, acesse o menu File e clique na opção New (ou de criação de um novo docume
nto. Clique na primeira opção:
pressione CTRL + N). Blank Project. A planilha do novo documento será aberta.
3 Como é a primeira vez que vamos usar o programa para ge-
renciar um projeto, utilizaremos o Project Guide. Acesse o menu
View e clique em Turn On Project Guide.

4 A janela do Project Guide aparece ao lado da planilha de


trabalho. Ela contém as instruções, etapa por etapa, sobre
como inserir os dados do seu projeto no Office Projetc 2007.

5 Clique na primeira opção da lista de etapas que estão


descritas no Project Guide: Define the project. Elas estão
dispostas na ordem em que devem ser realizadas.

6 Será aberta a primeira tela de configuração do pro-


jeto. Nesta tela, você deve inserir a data de início de seu
projeto. Feito isso, clique em Continue to Step 2.
7 Na tela seguinte, você deve escolher se utilizará o Projetc 8 Você finalizou a prime
ira etapa de configuração do projeto.
Server ou o Project Web Access. Por enquanto, trabalharemos É melhor salvar o que
fizemos até aqui, não foi muito mas asoff-
line. Selecione a opção No e clique em Continue to Step 3. sim não temos de fazer de n
ovo. Clique em Save and Finish.

9 Vamos para a segunda etapa da configuração do pro-


jeto. Você voltou para a tela inicial do Project Guide, agora
clique na segunda etapa: Define general working times.

10 Na primeira tela desta etapa, você define se a rotina


de trabalho será Standard (8 horas), 24 horas ou Night Shift
(Período Noturno). Escolha e clique em Continue to Step 2.

11 Na tela seguinte, escolha os dias da semana em que


haverá atividades do projeto. Basta deixar os dias selecio-
nados. Feito isso, clique em Continue to Step 3.

12 Agora, você pode selecionar dias em que haverá feriados


ou considerados folgas clicando no link Change working Time.
Passe para o próximo passo clicando em Continue to Step 4.
13 Na última janela de configuração desta etapa, você 14 Mais uma etapa finalizada. Ass
m como fizemos na pripode
alterar a quantidade de horas que correspondem a cada meira etapa, clique em Sav
e and Finish. Você voltará para a
unidade (dia, semana, mês). Clique em Continue to Step 5.
tela inicial do Project Guide para continuar a configuração.
15 Na próxima etapa, clique em List the tasks in the pro-
ject. Agora você deve começar a inserir as etapas de seu pro-
jeto na planilha, seguindo as orientações do Project Guide.

16 Se você já tiver uma planilha estruturada com as tare-


fas no Excel, basta clicar no link Import wizard para impor-
tar esta planilha e adaptá-la ao seu documento do Project.

17 Agora, comece a inserir as etapas de seu projeto:


nome da etapa (Task Name), duração (Duration), data de
início (Start) e data de término (Finish).

18 Você deve ter algo parecido com o que vê na imagem. Os


dados inseridos um abaixo do outro e o gráfico de barras sen-
do construído automaticamente, ao lado. Clique em Done.
19 Voltamos novamente para a tela inicial do Project Gui-20 Nesta tela, você poderá
organizar as tarefas, agrupando
de. Vamos para a próxima etapa. Clique no link da quarta eta-pequenas tarefas que
fazem parte de uma mesma etapa de trapa,
Organize tasks into phases, para iniciar o procedimento. balho, em um só módulo, e s
eparando de novo se for preciso.
21 Se quiser tornar uma tarefa um subitem de uma ta-
refa que está acima, basta selecionar a célula desta tarefa
e clicar na seta verde que aponta para a direita.

22 A célula selecionada terá a informação deslocada e passa-


rá a ser um subitem da célula de tarefa da célula de cima. Para
voltar à formatação anterior, clique na seta verde contrária.

23 Para finalizar esta etapa de configuração clique em


Done. Você retornará para a tela inicial do Project Guide. Cli-
que no link da quinta etapa: Schedule tasks.

24 Nesta tela, você pode vincular tarefas. Existem botões


para vincular o final de uma etapa com o início de outra, iní-
cio com início etc. Para finalizar, clique em Done.
25 Todas as outras etapas que estão listadas no Project 26 Experimente visualizar
as informações de seu proje-
Guide são complementares e também são auto-explicati-to nas diversas opções de visualização
programa. Basta
vas. Configure aquelas que julgar necessárias. acessar o menu View e escolher o mo
do de visualização.
27 O modo calendário com as barras de duração de
cada tarefa dão uma idéia bem precisa de toda a estrutu-
ra do projeto e da seqüência de etapas.

28 Nos menus da barra de ferramentas do Project Gui-


de, você pode acessar diversas ferramentas adicionais, as
quais o ajudarão a administrar seu projeto.

29 Em Resources, por exemplo, você pode passar para eta-


pas posteriores à configuração das etapas do projeto, como es-
tabelecer o número de pessoal necessário para sua realização.

30 E, em Report, você pode escolher entre as diversas opções


de criação de relatórios, desde imediatos, até relatórios mais
complexos, como de riscos, por exemplo.
DPIsProgressodificuldade123
Desenvolvimento
do projeto
Com o projeto feito, aprenda como analisá-lo constantemente
Afinalização de um projeto certamente é a realização de
qualquer usuário, porém algo para que muitos não se
atentam é a continuidade na manutenção e atualização
dos dados, bem como a devida análise de como o
projeto e a realização das tarefas estão sendo executadas.
O Microsoft Project 2007 possui algumas ferramentas e
modelos para você administrar seus projetos, fazendo com
que estes não se danifiquem no decorrer do tempo. Uma
destas ferramentas são as chamadas linhas de andamento
de atividades, que nada mais são que um check-up do andamento
do projeto, apresentando as tarefas que foram concluídas,
as que estão em andamento, as atrasadas e as que
estão em processo de finalização.
Se, por exemplo, foi desenvolvido um projeto para verificar
o processo de compra dos materiais, montagem do produto,
teste, embalagem, estocagem e entrega, você pode dividir
todas as tarefas em etapas, acompanhar o andamento
percentual de cada uma delas, dando prioridade para a que
você achar mais conveniente.
Caso alguma tarefa esteja concluída no prazo, pode-se verificar
o andamento das outras partes do projeto. O Project
também disponibiliza um recurso denominado de Gráfico
de Gantt, que desenha uma linha de andamento das tarefas
que foram ou não iniciadas, indicando como está o desenvolvimento
de cada etapa em forma de gráfico.
Você fará, neste tutorial, uma análise do valor agregado
embutido em seu produto, utilizando funções do Project
2007. Este valor representa o benefício alcançado pelo
cliente ao comprar seu produto diante do recurso que você
empregou para realizar uma atividade. Esses valores são divididos
em valor de custo, valor de uso, valor de estima e o
último é o valor de troca. Cada um destes valores vinculados
ao projeto tem uma forma de medição e o objetivo é mostrar
como checar cada um deles.
É interessante que o administrados analise estes custos
para saber onde poderá diminuir e economizar. O valor de
custo representa a quantidade de dinheiro investida em
cada uma das etapas do projeto.
Já o valor de uso representa o quanto este produto trará
de benefício para o cliente, ou seja, não importa quanto ele
pagou para adquirir o produto, mas sim como este será útil
para seu dia a dia ou qual problema solucionará. Valor de estima
nada mais é que o significado representativo daquele
produto, a importância que ele tem, o status. Por fim, quando
um produto custa um valor relativamente alto, como
imóveis, carros, motos e outros bens duráveis, e podem
ser utilizados como moeda de troca por outro bem de valor
aproximado, chamamos este processo de valor de troca.
Veja, no passo-a-passo a seguir, a utilização do Microsoft
Project para realizar a verificação destes custos, bem como o
acompanhamento de seu projeto com as linhas de andamentos
de suas tarefas e outras interessantes funções.
1 O primeiro passo que deve ser executado é selecionar, 2 Em seguida, no menu Tool
s, você deverá selecionar
no menu superior do programa, a opção View. Depois, esco-Tracking e Progress Line. E
ste processo criará uma reprelha
Tracking Gantt. sentação visual do projeto.
3 Uma janela nomeada de Progress Lines se abrirá auto-
maticamente. Clique em Always display current progress
line e, depois, selecione a opção At project status date.

4 Selecione Display progress lines at recurring intervals


para especificar os intervalos de tempo de exibição na linha de
andamento. Marque Weekly, Fri, para exibir as sextas-feiras.

5 É possível, também, exibir as linhas de andamento na


data que você quiser. Para isso, selecione a opção indicada
na imagem acima e coloque a data desejada.

6 Clicando em Display selected progress line, é possível digi-


tar ou selecionar as datas em que as linhas de andamento sejam
exibidas. Coloque a data que você desejar e pressione Enter.
7 Selecione, no menu superior, a opção Tools, Tracking 8 Clique em Update work as co
mplete through para deter-
e Update Project. Esta função é para atualizar os dados de minar em qual data os dados
serão atualizados. Deixe a opção
todo o projeto. Set 0% - 100% complete selecionada e clique em OK.
9 Em seguida, visualize na planilha as atualizações reali-
zadas, como o percentual da tarefa que já foi realizado e as
datas de início e fim de cada uma delas.

10 Crie valores agregados em um mesmo projeto, inserindo


custos de uso em recursos de uma tarefa, agregando um valor
neste recurso. Para isso, clique no menu View, Resource Sheet.

11 Depois, selecione novamente o menu View, Table: Entry.


Na coluna Cost/Use, coloque o valor de custo para um determi-
nado recurso. Este será o custo-padrão de sua tarefa.

12 Feito isso, clique no botão da barra de ferramentas


superior do programa Microsoft Project 2007, identificado
como Resource Information.
13 Observe que uma janela será aberta. Selecione o menu 14 Na coluna Effective Dat
e, coloque a data em que a altera-
Costs e, na coluna Per Use Cost, coloque o custo estimado ção da taxa de seu recurso
será efetuada. O procedimento podepor
uso de seu recurso. rá ser realizado com todas as tarefas do projeto. Pressione OK
.
15 Pode-se, também, inserir o custo total de uma atribuição
de um determinado recurso. Para isso, clique em View, Track-
ing Gantt. Feito isso, selecione o menu Windows, Split.

16 Na parte inferior da tela, selecione a tarefa a que você


deseja inserir um custo de atribuição especial, depois, pres-
sione Enter.

17 No menu superior, selecione a opção Format, Details, Re-


source Cost. No exemplo, está sendo efetuada a operação ape-
nas com uma tarefa, mas este processo pode variar.

18 Na parte inferior da tela, coloque na coluna Units o nú-


mero 0. Na opção Task type selecione Fixed Duration. Em
Cost aparecerá o custo desta tarefa especificamente.